LA COMUNICACIN

TRABAJO FINAL
PRESENTADO POR: ROXANA PINTO

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Curso

Diploma de Especializacin Profesional Direccin Estratgica de Recursos Humanos y Responsabilidad Social.

Tema

LA COMUNICACIN TRABAJO FINAL

Nombre

: Roxana Pinto Garca

Lima, Setiembre 2013

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JUSTIFICACION DEL ESTUDIO

Una buena gestin de las comunicaciones dentro de una organizacin, facilita enormemente las relaciones interpersonales de todos sus actores, creando un clima laboral adecuado, que aporta positivamente al logro de los objetivos trazados. Por eso, Las organizaciones modernas ponen especial nfasis en los procesos requeridos para garantizar que la generacin, la recopilacin y el intercambio de informacin, entre sus colaboradores, tanto vertical como horizontalmente, sea a travs de los canales adecuados, usando los cdigos y las herramientas correctos y en ambientes amigables, que permitan generar una buena comunicacin. En los tiempos modernos, las personas han ido perdiendo la capacidad de saber interactuar con la sociedad, esto se debe a que los humanos no ponemos en prctica ni las normas, ni los medios para poder conseguir un excelente proceso comunicativo, sin tomar en cuenta la importancia de aplicar esta cualidad que tan importante es esta cualidad en nuestras vidas. Es por ello que en el presente trabajo daremos a conocer y comprender el por qu se nos presenta ciertas dificultades al comunicarnos, as mismo destacaremos las diferentes formas de comunicacin, su importancia y entre otros aspectos que nos sern muy til para lograr una buena interrelacin con el entorno que nos rodea. Debido a diversos aspectos que detallaremos a continuacin, los seres humanos generalmente no desarrollamos una buena comunicacin, carecemos de esta habilidad blanda tan importante para evitar conflictos indeseados los que, a su vez, pueden generar impactos negativos dentro de la organizacin. Sin embargo, el saber escuchar de manera activa y eficaz, sondear ideas y situaciones para garantizar una mejor comprensin y promover una comunicacin asertiva, dentro de las empresas, facilitar la integracin de todos sus integrantes, aumentando as las probabilidades de xito. Es importante destacar que los seres humanos la mayora de las veces no tenemos una buena comunicacin, y ni siquiera nos tomamos la molestia de preguntarnos porque, siendo este un grave error que nos perjudica a todos, es por eso que en este trabajo final concluimos que debemos adquirir conocimiento acerca de estos obstculos que no permiten llevar a cabo una agradable comunicacin, pero sobretodo poner en prctica el aprendizaje y tratar al mximo de evitar esas barreras, abriendo as el camino a un mundo comunicativo ms completo y eficiente.

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INTRODUCCIN
La palabra comunicacin deriva del latn communicare, que significa "compartir algo, poner en comn". Los seres humanos necesitamos comunicarnos, compartir nuestras ideas, emociones y sentimientos con nuestros semejantes. Y es que como deca el filsofo Aristteles, el ser humano es un ser social y aquel que vive solo o es un Dios o es un demonio. La comunicacin, por lo tanto, est continuamente presente en nuestras vidas y somos partcipes de actos de comunicacin continuos. Una correcta comunicacin, no solo para el hombre sino para todas las especies, es de suma importancia, ya que es un privilegio que nos permite generar buenas relaciones interpersonales, mejora la autoestima, crea satisfaccin y aumenta la comprensin. Todo esto tiene incidencia positiva en el incremento de la productividad y el aumento de la eficiencia en los centros laborales. relacionarnos unos con otros y convivir en una sociedad donde se afiance o siempre este presente la capacidad comunicativa. Tradicionalmente, la comunicacin se ha definido como "el intercambio de sentimientos, opiniones, o cualquier otro tipo de informacin mediante habla, escritura u otro tipo de seales. La comunicacin, como toda manifestacin de la conducta, impacta positivamente o en forma negativa sobre el comportamiento humano. Antes que la comunicacin tenga lugar, se necesita definir un propsito, el cual se expresa en un mensaje a transmitirse. Este mensaje pasa por un emisor y se dirige a un receptor. Por eso podemos afirmar que la Comunicacin es el proceso mediante el cual se transmite informacin entre dos o ms personas con la finalidad de influir en ellas. Para indicarnos que el mensaje enviado por el emisor ha sido comprendido, se requiere de una retroalimentacin adecuada que nos proporcione la certeza de que el mensaje ha sido entendido cabalmente. Finalmente, existe tambin la comunicacin no verbal, la cual est constituida por los gestos, expresiones faciales y actitudes corporales que influyen en la otra persona por el significado que se le puede atribuir al lenguaje corporal. En nuestra vida podemos tener gestos que transmitan disgustos, y otros que transmitan alegras. Tambin podemos escuchar el mensaje de una persona con los brazos cruzados que nos indica cierta resistencia a lo que nos estn diciendo, como tambin podemos poner una actitud y una expresin mirando a los ojos y afirmando con la cabeza que transmita una actitud de atencin y respeto.

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OBJETIVOS

Conocer la importancia de mantener una buena comunicacin en el centro laboral, para generar una mayor productividad y un incremento de eficiencia. Conocer los elementos que intervienen en la comunicacin, las barreras, los estilos, etc., con el fin de tenerlos en cuenta en nuestra vida diaria, para establecer una buena interrelacin personal.

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QUE ES LA COMUNICACIN?

Es el proceso a travs del cual se trasmite informacin entre dos o ms personas (emisor y receptor) con el propsito de influir en el otro u otros. Adems, se necesita un mecanismo de retroinformacin que le indique al emisor, en qu medida su mensaje ha sido comprendido.

La comunicacin es el proceso mediante el cual se puede transmitir informacin de una entidad a otra. Los procesos de comunicacin son interacciones mediadas por signos entre al menos dos agentes que comparten un mismo repertorio de signos y tienen unas reglas semiticas comunes. Todas las formas de comunicacin requieren un emisor, un mensaje y un receptor destinado, pero el receptor no necesita estar presente ni consciente del intento comunicativo por parte del emisor para que el acto de comunicacin se realice (ests segura de esto?..). En el proceso comunicativo, la informacin es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el receptor a travs del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta.

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Los elementos que intervienen en un acto de comunicacin son los siguientes:

Un emisor enva un mensaje a un receptor a travs de un canal y para ello emplea un cdigo (compartido por emisor y receptor) que adquiere un significado especfico en una situacin determinada. La recepcin de la informacin puede verse afectada por el ruido (perturbaciones que dificultan la comunicacin y que el emisor neutraliza con mecanismos de redundancia). Sin embargo, no slo el ser humano se comunica, tambin lo hacen los animales que obtienen informacin de su entorno y pueden compartirla con el resto.

La comunicacin no verbal:
La connotacin ms comn de la frase comunicacin no verbal equivale a comunicacin realizada por medios distintos a las palabras. Aunque esta definicin parece ser adecuada para un entendimiento general, deben aplicrsele algunas restricciones. Por ejemplo, algunos gestos tienen las mismas caractersticas que las palabras. La lnea divisoria de lo verbal y lo no verbal es borrosa muchas veces. Esto puede resultarle incmodo a algunas personas, pero es un claro reflejo de cmo se desarrolla la comunicacin humana. En resumen la comunicacin no verbal se puede definir como aquella que abarca seales distintas de las palabras, siempre y cuando se entienda que la distincin entre las palabras y otras seales a veces no es muy clara y puede trasladarse.

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Adems, es importante destacar que los mensajes comunicacionales, son hasta en un 80%, no verbales y repetir que esta es la forma principal de definir la relacin que establezco con otros. As como en el comportamiento verbal, cada comportamiento no verbal puede tener varios significados posibles, segn el contexto en que ocurra. A veces, el mismo comportamiento puede significar cosas distintas para diferentes personas o incluso para la misma persona. Algunas seales no verbales (por ejemplo: emblemas), pueden obtener significados semejantes de muchas personas, aunque no tengan ninguna informacin del contexto en que se desarrollan. Pero, tan pronto como el gesto se localiza dentro de un contexto interaccional, el significado libre-de-contexto puede o no aplicarse. Como las palabras, algunas seales no verbales son abstractas y abarcan muchos significados; otras son ms concretas y tienen un menor nivel de significado. El grado en que puede ser controlado un comportamiento no verbal depende del tipo de comportamiento de que se trate. En nuestras interacciones diarias es comn que controlemos algunos de nuestros comportamientos, y otros se realizan en forma habitual. Con retroalimentacin en la cantidad apropiada y del tipo correcto, se podran, probablemente, controlar de manera consciente estos comportamientos. Entre los ejemplos de comportamiento no verbal, se encuentran los emblemas (actos no verbales que tienen una traduccin verbal directa), los ilustradores (son gestos que acompaan e ilustran nuestra habla), las demostraciones de afecto (expresiones de emocin normalmente expuestas por el rostro), los reguladores (comportamientos que nos sirven para mantener el flujo de ida y vuelta del habla y de escuchar en la conversacin) y los articuladores (comportamientos que nosotros llamamos con frecuencia tics nerviosos, como son morderse las uas, enroscar el cabello con un dedo, rascarse, etc.) Si estamos persuadidos de hacer algo por otra persona, es en parte resultado del contenido del mensaje y resultado parcial del contexto dentro del cual fue enviado el mensaje. Pero las seales no verbales pueden desempear tambin un importante papel en el convencimiento de otros. En sntesis, el comportamiento no verbal permite, principalmente, la expresin de emociones y sentimientos, que en definitiva son los que definen la relacin que se establece con los dems. Por lo tanto, es importante hacer consciente este comportamiento, lo cual permitir determinar la relacin que se desea establecer y la observacin del comportamiento no verbal del otro. As se lograr conocer de nuestras contrapartes lo que esperan, sienten, comprenden y de este modo definimos nuestra relacin.

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PRINCIPALES BARRERAS DE LA COMUNICACIN

La comunicacin presenta barreras que impiden que esta fluya de manera adecuada. Tambin posee caractersticas que son necesarias conocer para estar conscientes de las certezas y desviaciones en las que podemos incurrir ante una comunicacin defectuosa y enmendar los contenidos de los mensajes. Las percepciones hacen que la interpretacin de los mensajes tenga distorsiones si es que no hemos sabido traducir adecuadamente los hechos y situaciones que se producen a diario en la organizacin. La presencia de personalidades diferentes tambin nos obligan a conocer a las personas para entender oportunamente sus marcos de referencia, sus puntos de vista y los puntos fuertes en los que su actuacin se apoya. Finalmente podemos afirmar que la jerarqua centraliza y reduce la cantidad de canales. En cuanto a la calidad de las comunicaciones, la cadena de mando es usualmente ineficaz para asegurar que la persona correcta reciba la informacin precisa en el momento oportuno. Se produce, de este modo un proceso de filtracin que puede ser ascendente o descendente.

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TIPOS DE FILTRACIONES EN LA COMUNICACIN

La Filtracin Ascendente: se produce cuando un subordinado tiene la tendencia a sobredimensionar sus logros y a ocultar los fracasos sobre todo si stos pueden ser atribuidos a su persona. Este hecho se percibe con mayor claridad en el tema de cumplimiento de las metas y objetivos por parte de un subordinado. Con frecuencia los subordinados, cuando no han podido cumplir sus metas, ponen excusas y sobredimensionan las dificultades que se produjeron para justificar su ausencia de resultados. De la misma manera, filtran los intentos negativos o fracasos que tuvieron cuando se trata de lograr un objetivo.

La Filtracin Descendente: es producida cuando un superior, jefe o supervisor transfiere una limitada cantidad de informacin a sus subordinados. La razn de esta actitud hacia la comunicacin tiene varias explicaciones. Una de ellas es que el superior puede no comprender del todo la informacin que ha recibido y no desea que los subordinados se den cuenta de esta carencia que lo dejara mal parado. La otra razn es la propia inseguridad del superior, el cual tiene temores escondidos relacionados a la prdida de poder. Finalmente, tambin puede ser posible que el superior tenga serias dificultades en delegar porque siente que otra persona podra hacer las cosas tan bien o mejor que l mismo y eso pondra en riesgo su posicin de poder.

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ACTITUDES QUE FAVORECEN LA BUENA COMUNICACIN

Dentro de las actitudes que favorecen la buena comunicacin podemos mencionar el no interrumpir a la persona que nos est comunicando algn hecho, ya que si la interrumpimos podemos pasar por alto alguna informacin relevante para conocer bien los hechos y tomar mejores decisiones. Es importante tambin poseer la empata necesaria con nuestro emisor y percibir cules son sus sentimientos o que emocin nos transmite al comunicarnos algo para entenderlo mejor. La informacin asimismo, debe ser organizada de una manera que resulte comprensible a nuestro auditorio. Consideremos del mismo modo, que cuando no tengamos la informacin completa de una situacin dada o tengamos dudas suficientes sobre su contenido, es preferible posponer la comunicacin de la informacin para una mejor oportunidad. Debemos tambin mantener y mostrar el inters de la comunicacin y saber escuchar a la persona en forma activa para primero intentar comprender al otro antes de querer ser comprendido. Finalmente, es muy importante proveer retroalimentacin a nuestros colaboradores o subordinados, primero en forma positiva y luego hacindoles ver las fallas pero en sentido constructivo, sin emitir juicios de valor sobre los hechos o situaciones.

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PRINCIPALES PROBLEMAS EN LA COMUNICACIN

1. La Omisin: Con frecuencia, omitimos aspectos de la comunicacin que debemos transmitir. Los superiores, muchas veces, no desean que les den la contra o cuando los plazos son muy cortos para realizar una tarea, el jefe desea que los subordinados slo conozcan la parte de la informacin que no cause ningn desaliento entre los colaboradores. De la misma manera, se omite parte del mensaje cuando el jefe no tiene mucha apertura a que las dems personas emitan su opinin sobre un tema ya que pueden empeorar las cosas. Finalmente, la omisin puede presentarse en la organizacin del superior hacia el subordinado (omisin descendente), o del subordinado hacia el superior (omisin ascendente). 2. La Distorsin: En el tema de la distorsin en las comunicaciones, stas se producen cuando por ejemplo, las personas tienen distintas percepciones de las situaciones. Una persona puede percibir un cambio organizacional importante como una amenaza para su posicin de poder dentro de la empresa y tratar de transmitir mensajes alineados desde su percepcin de las cosas. De igual manera, la misma situacin puede ser percibida por otra persona como una oportunidad para aprender y demostrar sus capacidades y podr adoptar una comunicacin que vaya en el sentido de lo percibido. Finalmente, la posicin jerrquica que ocupan las personas en la organizacin influir en los contenidos de los mensajes y stos sern diferentes. Por ejemplo, un contador tendr un contenido del mensaje ms concreto y situado a situaciones de plazos exactos , en cambio, un vendedor tendr contenidos en los mensajes ms abstractos dejando situaciones que pueden no estar claras dejando ms lugar a la interpretacin de los hechos. Este fenmeno tambin sucede por las diferentes ocupaciones o profesiones de los involucrados en la comunicacin. 3. La Sobrecarga: Hoy en da tenemos que tomar decisiones escogiendo la informacin precisa que nos permita lograr nuestros objetivos en los plazos determinados por la organizacin. Esta informacin proviene de distintas fuentes y es abundante por lo que el riesgo a la sobrecarga en la comunicacin aumenta en forma considerable. Cuando el volumen de los mensajes a transmitir supera la capacidad de procesar la informacin del receptor, estamos frente al problema de tener una sobrecarga en la comunicacin. Ahora percibimos, por ejemplo, que los correos electrnicos que son un excelente medio para transmitir la informacin necesaria a un gran nmero de personas que, al mismo tiempo, requieren conocer los contenidos de los mensajes. Pero, igualmente, es un riesgo de incurrir en una sobrecarga en la comunicacin ya que podemos dar contenidos demasiado abundantes u incluir detalles innecesarios que dificulta la comprensin por el problema de la sobrecarga.

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4. La No Aceptacin: La recepcin de un mensaje no asegura que ste sea aceptado. Esto sucede debido a la: Verosimilitud de la fuente.- Se refiere al grado de confianza que el receptor tiene en el emisor. Ambigedad del mensaje.- Mientras ms ambiguo sea el mensaje menor probabilidad de que sea aceptado. Congruencia personal.- Cuando el mensaje recibido por la persona contradice su sistema de valores, la posibilidad de que acepte dicho mensaje decrece.

5. Falta de Sincronizacin: Finalmente La falta de sincronizacin ocurre cuando los mensajes no son trasmitidos en el momento oportuno o a la persona apropiada. De esta manera, la informacin no llega cuando se le necesita ni a la persona que la requiere.

Las comunicaciones formales estn vinculadas a los procedimientos escritos, a las normas de conducta, a los reglamentos internos y a los procesos que regulan las actividades de las personas en la organizacin. En cambio, las comunicaciones informales no se cien ni se regulan por los reglamentos y normas, sino se ven reflejados por la forma en que las personas se comunican y establecen acuerdos de accin que no estn normados. Esta comunicacin informal tiene una mayor influencia, un mayor impacto e importancia, y un mayor predominio en las comunicaciones al interior de una organizacin. En un escenario de constantes cambios como los que vivimos actualmente, es vital que las personas en la 12

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organizacin tengan una gran riqueza de comunicacin informal que les permita administrar el da a da de una manera ms eficiente.

ESTILOS DE COMUNICACIN INTERPERSONAL: LA VENTANA DE JOHARI

La Ventana de Johari es un mtodo diagnstico de la comunicacin interpersonal que relaciona las dimensiones de revelado (emisor) y retroinformacin (receptor). Esto permite que la comunicacin se pueda clasificar en cuatro reas, cada una de las cuales caracterizan el grado en que una persona conoce o desconoce una informacin y, por otro lado, el grado en que los dems conocen o desconocen la misma informacin. En la ventana de Johari tenemos las siguientes reas: El rea abierta Representa la informacin que la propia persona conoce y que los dems tambin conocen. En esta rea toda la informacin necesaria es conocida tanto por el emisor como por el receptor de los mensajes. Mientras ms grande sea, mejor ser la comunicacin.

El rea encubierta Representa la informacin que la persona conoce pero que no permite que los dems conozcan porque puede ser potencialmente perjudicial para las relaciones interpersonales. Esta informacin se mantiene oculta por temor. Si la zona encubierta crece, disminuye el rea abierta y la comunicacin se dificulta.

El rea ciega El rea ciega representa la informacin que la persona desconoce, pero que los dems si conocen. El individuo se oculta informacin a s mismo, pero, inadvertidamente, la trasmite a los dems. Esta informacin resulta desventajosa para la persona, ella desconoce las causas que motivan ciertas reacciones de los otros y no logra entender las razones del comportamiento ajeno.

El rea desconocida El rea desconocida representa la informacin que tanto la persona como los dems desconocen. 13

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Uno suele referirse a esta rea cuando afirma que los dems no lo entienden y que, al mismo tiempo, l tampoco entiende a los dems. Al observar a dos personas que se estn comunicando a este nivel decimos que es un dilogo de sordos.

ESTRATEGIAS DEL REVELADO Y LA RETROINFORMACIN

REVELADO Consiste en incrementar el rea abierta o libre reduciendo el rea encubierta. Para ello el individuo tiene que ser abierto y honesto con los dems y compartir la informacin mantenida en reserva. Esta estrategia aumenta la vulnerabilidad de la persona, ya que crece el riesgo de que los dems usen la informacin proporcionada en su contra.

RETROINFORMACIN Consiste en incrementar el rea abierta o libre reduciendo el rea ciega. Para lograrlo el individuo debe buscar retroinformacin de parte de quienes poseen la informacin que l no conoce. La persona debe estar dispuesta a escuchar a los dems, y los dems deben estar dispuestos a cooperar con ella.

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ESTILOS DE COMUNICACIN INTERPERSONAL

La combinacin en el uso de tales tcnicas conduce a cuatro estilos de comunicacin interpersonal que son los siguientes: TIPO A Este estilo de comunicacin interpersonal se caracteriza por no utilizar el revelado ni la retroinformacin. Como no da a conocer informacin ni tampoco la busca, predomina la regin desconocida. El individuo con este estilo predominante se muestra fro, ansioso y hostil en sus relaciones interpersonales. Si se trata de un gerente, ejerce un liderazgo autocrtico. Si en una organizacin existen muchos gerentes de este tipo, entonces las relaciones interpersonales se vuelven pobres y la comunicacin poco efectiva.

TIPO B Se sobre emplea la retroinformacin y no se usa el revelado. Como no da a conocer informacin, predomina la regin encubierta. Estas personas son incapaces de abrirse ante los dems para mostrar sus pensamientos, emociones y experiencias. El gerente con este estilo muestra un liderazgo permisivo. Sus subordinados advierten que les oculta informacin y que acta de acuerdo con ideas propias pero inexpugnables, razn por la cual tienden a desconfiar de l.

TIPO C Sobre utiliza el revelado y no la retroinformacin. Dado que no busca la informacin que los dems poseen, predomina la regin ciega. Estas personas son aquellas a las que les gusta hablar y contar cosas propias y que son incapaces de escuchar a los dems. Sus subordinados se percatan de que lo nico que les interesa es destacar y mantener su propio prestigio, razn por la cual tienden a volverse inseguros, hostiles y resentidos.

TIPO D Utiliza tanto la estrategia del revelado como la de retroinformacin. Siempre da a conocer informacin y paralelamente la busca, de manera tal que predomina la regin abierta. El individuo con este estilo predominante se muestra clido, tranquilo y amigable. Si se trata de un gerente, ejerce un liderazgo promotor.

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Cuando en una organizacin existen muchos gerentes de este tipo, las relaciones interpersonales se enriquecen y la comunicacin alcanza su mayor efectividad.

CONCLUSIONES

La importancia de la comunicacin viene desde los inicios de la historia humana. Para ello se han venido usando diversos cdigos como el lenguaje verbal, los gestos y movimientos corporales, en el caso del hombre, A lo largo de la Historia de la humanidad, el hombre y las dems especies siempre han pretendido comunicarse con sus semejantes, ya fuera por medio del lenguaje, como en el caso del hombre, o por medio de sonidos o movimientos corporales, como lo hacen adems del hombre otras especies animales. Las relaciones interpersonales estn basadas en la comunicacin, a cualquier nivel, en cualquier circunstancia, por eso las personas empleamos gran parte de nuestro tiempo comunicndonos verbalmente. Tambin a travs de las expresiones corporales no verbales tales como el movimiento de las manos, las distancias que mantienen las personas entre s, etc. Quien intenta informar tiene como propsito transmitir datos a un receptor, independientemente de la respuesta del destinatario. Quien intenta persuadir desea obtener una determinada respuesta, mediante un proceso comunicacional en el que el otro tambin obtiene lo que desea o lo que "cree" que desea. Causas frecuentes de una mala comunicacin son el uso de cdigos inadecuados, la percepcin personal, canal incorrecto, mala retroalimentacin, ruido, redundancia, entre otros. Estas causan el fracaso o deficiencia en la comunicacin. Es importante que haya una buena empata entre emisor y receptor, adems de saber escuchar y no interrumpir, fomentando la persuasin antes que la imposicin. Estos son algunos aspectos a considerar para lograr una comunicacin asertiva, la misma que generar, a su vez, un excelente clima laboral.

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BIBLIOGRAFIA Robbins Stephen, Comportamiento Organizacional, Decimotercera edicin. La Comunicacin, extraido de: www.wikipedia.com La comunicacin humana, extraido de: www.mcgrawhill.es/bcv/guide/capitulo/8448171527.pdf

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