SISTEMAS INFORMATICOS CONTABLES

INDECI

_Introduccin _Presentacin _Unidad I _Unidad II _Bibliografa

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INTRODUCCION

Est presente monografa tiene por finalidad recaudar informacin sobre los sistemas informticos contables. Aqu presentamos la definicin, el marco terico, las clases de sistemas informticos contables ms utilizados y conocidos por nosotros y sus principales caractersticas y la importancia en nuestra vida diaria. Las definiciones e informacin que se seala en esta monografa est directamente ligada a los sistemas informticos contables.

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PRESENTACION

En este presente trabajo damos a conocer los sistemas informticos contables los cual nos van a reforzar nuestra carrera y va a permitir desarrollar nuestro trabajo con eficiencia y as llegaremos a ser unos buenos profesionales.

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SISTEMA INFORMTICO CONTABLE

Este tema trata sobre los sistemas de informacin y como ha ido evolucionado la tecnologa en la contabilidad as como tambin la evolucin de la misma contabilidad tambin nos indica sobre los programas informativos cuales son y tambin los sistemas informativos como ha ido cambiando el modo de trabajar en las empresas.

SISTEMAS INFORMATICOS CONTABLES UNIDAD I

El objetivo de esta unidad es mas que nada darnos a conocer que es un sistema de informacin y decir como influye la tecnologa en la contabilidad, tambin conocer como ha ido evolucionando la contabilidad con forme pasa el tiempo.

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1.1 SISTEMA DE INFORMACIN CONTABLE
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en informacin, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios. La Contabilidad es un sistema de informacin, ya que captura, procesa, almacena y distribuye informacin vital para la correcta toma de decisiones en la empresa. El papel fundamental que ha desempeado la contabilidad es controlar y organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la situacin en que esta se encuentra, de una manera gil, oportuna y til, para llevar a cabo los propsitos que se quieren realizar y as cumplir con los objetivos. El SIC no slo ha de ser un sistema que suministre informacin, que permita a la direccin de la empresa ejercer un mero control tcnico sobre la misma, sino que debe permitir la toma de decisiones. Es conveniente crear un sistema de informacin contable mas detallado y preciso que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organizacin y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el momento oportuno. Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta tres aspectos: los intangibles, la tecnologa y el riesgo. Los usuarios exigen calidad y confianza en la informacin que le es suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales. Como menciona John Kotter, las empresas estn adoptando "un nuevo modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de alta calidad y el trabajo que aade valor y coloque el conocimiento en el centro de planificacin estratgica" 2. La contabilidad debe plantear un sistema de informacin basado en principios que generen mayor utilidad, ya que esta es una forma para que los entes creen valor. Como indica Kaplan y Norton "las estrategias, que son las nicas formas sostenibles que tienen las organizaciones de crear valor, estn cambiando, pero las herramientas para medirlas no" 3. He aqu el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple tcnica del ejercicio contable sino que debemos estar vidos de conocimiento (vivir en la frontera del conocimiento) y por ende crear un sistema de informacin que satisfaga las necesidades de los usuarios.

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1.2 LAS NUEVAS TECNOLOGAS:
Hoy en da el procesamiento de la informacin desempea un papel fundamental. Las nuevas tecnologas estn contribuyendo a que la informacin contable se mueva de una manera ms rpida y fcil. Estas pueden cambiar las formas en que se recopila, almacena, procesa, distribuye y analiza la informacin. La economa esta basada en la tecnologa y la informacin, ahora las empresas se ven en la necesidad de transmitir informacin de alta calidad y as mismo agilizar el proceso para una buena toma de decisiones y poder tener a disposicin toda la informacin para el momento en que sea requerida por el usuario. Las nuevas tecnologas, y en especial Internet, brindan hoy da a la empresa capacidad para elaborar y ofrecer a los usuarios informacin til y relevante para la toma de dediciones, tanto en cantidad como en calidad. Tanto en trminos histricos como futuros. Tanto en trminos tangibles como intangibles 5. Uno de los problemas es que la informacin no alcanza a ser pertinente y til para ser suministrada como es debido a los interesados. La implementacin de la tecnologa puede facilitar la elaboracin de diferentes informes haciendo ms rpido el ciclo contable y de esta forma tomar la decisin acertada.

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1.3 EVOLUCIN DE LA CONTABILIDAD:
La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades porque su memoria no bastaba para guardar la informacin requerida. Se ha demostrado a travs de diversos historiadores que en pocas como la egipcia o romana, se empleaban tcnicas contables que se derivan del intercambio comercial. La contabilidad de doble entrada se inicio en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad mas antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Gnova, datan del ao 1340, y muestran que, para aquel entonces, las tcnicas contables estaban ya muy avanzadas. El desarrollo en China de los primeros formularios de tesorera y de los bacos, durante los primeros siglos de nuestra era, permitieron el progreso de las tcnicas contables en oriente. El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: " La Summa de Aritmtica, Geometra Proportioni et Proportionalit" en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez. A pesar de que la obra de Pacioli, ms que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro das. Fray Luca Pacioli, quien en el ao 1494, estableci las bases de toda la teora contable. Entre uno de los varios mritos que tuvo este monje, estuvo el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se deban aplicar para el manejo de las cuentas lo cual se conoce hasta hoy como la teora de la partida doble o teora del cargo y del abono. El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta nuestros das, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a travs de la teora de la partida doble. La Revolucin Industrial provoco la necesidad de adoptar las tcnicas contables para poder reflejar la creciente mecanizacin de los procesos, las operaciones tpicas de la fbrica y la produccin masiva de bienes y servicios. Con la aparicin, a mediados del siglo XIX, de corporaciones industriales, propiedades de accionistas annimos, el papel de la contabilidad adquiri aun mayor importancia. La tenedura de libros, parte esencial de cualquier sistema, ha sido informatizndose a partir de la segunda mitad del siglo XX, por lo que, cada vez mas, corresponde a los ordenadores o computadoras la realizacin de estas tareas. El uso generalizado de los equipos informticos permiti sacar mayor

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provecho de la contabilidad utilizndose a menudo el termino procesamiento de datos, actualmente el concepto de tenedura ha decado en desuso. La contabilidad como se conoce actualmente, es el producto de toda una gran cantidad de prcticas mercantiles dismiles que han exigido a travs de los aos, el mejorar la calidad de la informacin financiera en las empresas. La contabilidad hacia el siglo XXI se ve influenciada por tres variables : Tecnologa Complejidad y globalizacin de los negocios. Formacin y educacin. La tecnologa a travs del impacto que genera el aumento en la velocidad con la cual se generan las transacciones financieras, a travs del fenmeno INTERNET. La segunda variable de complejidad y globalizacin de los negocios, requiere que la contabilidad establezca nuevos mtodos para el tratamiento y presentacin de la informacin financiera. La ltima variable relacionada con la formacin y educacin requiere que los futuros gerentes dominen el lenguaje de los negocios.

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1.3.1

CONCEPTO

DE

SISTEMA

DE

INFORMACIN

CONTABLE

Un sistema de informacin contable comprende los mtodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma til para la toma de decisiones. La informacin contable se puede clasificar en dos grandes categoras: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la informacin que se facilita al pblico en general, y que no participa en la administracin de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, losclientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta informacin tambin es de mucho inters para los administradores y directivos de la empresa. Esta contabilidad permite obtener informacin sobre la posicin financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa. La contabilidad de costos estudia las relaciones costos beneficios volumen de produccin, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificacin y el control de la produccin, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la poltica del capital. Esta informacin no suele difundirse al pblico. Mientras que la contabilidad financiera tiene comoobjetivo genrico facilitar al pblico informacin sobre la situacin econmico financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar informacin a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempear sus funciones.

Propsito y naturaleza de la informacin contable. El propsito de la contabilidad es proporcionar informacin financiera sobre una entidad econmica. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa informacin financiera de la empresa para realizar una buena planeacin y control de las actividades de la organizacin. El papel del sistema contable de la organizacin es desarrollar y comunicar esta informacin. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como tambin de registros manuales e informes impresos. En conclusiones respecto a esta unidad es muy importante la tecnologa en la contabilidad ya que con la tecnologa a como esta hoy en da las cosas se hacen en mas poco tiempo y con menos inversin ya sea econmica y pues hoy en da con la tecnologa avanzada no necesitan mucho recursos humanos para poder hacer las cosas ya que antes todo eramanual y hoy lo que antes se hacia por decir en dos horas hoy en da lo hacemos en media hora o incluso hasta en 15 minutos y mas exacto.

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2.1 DEFINIENDO LA TECNOLOGA:
Qu es la tecnologa de la informacin?
Es necesario establecer que la tecnologa de la informacin (TI) se entiende como "aquellas herramientas y mtodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir informacin. La tecnologa de la informacin se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologas afines aplicadas a la toma de decisiones (Bologna y Walsh, 1997: 1). La tecnologa de la Informacin (TI) est cambiando la forma tradicional de hacer las cosas, las personas que trabajan en gobierno, en empresas privadas, que dirigen personal o que trabajan como profesional en cualquier campo utilizan la TI cotidianamente mediante el uso de Internet, las tarjetas de crdito, el pago electrnico de la nmina, entre otras funciones; es por eso que la funcin de la TI en los procesos de la empresa como manufactura y ventas se han expandido grandemente. La primera generacin de computadoras estaba destinada a guardar los registros y monitorear el desempeo operativo de la empresa, pero la informacin no era oportuna ya que el anlisis obtenido en un da determinado en realidad describa lo que haba pasado una semana antes. Los avances actuales hacen posible capturar y utilizar la informacin en el momento que se genera, es decir, tener procesos en lnea. Este hecho no slo ha cambiado la forma de hacer el trabajo y el lugar de trabajo sino que tambin ha tenido un gran impacto en la forma en la que las empresas compiten (Alter, 1999).

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2.2 TRANSFORMACIONES DE LAS ESTRUCTURAS OCUPACIONALES:
La calificacin de la mano de obra en la empresa de base tecnolgica moderna est cambiando por varias razones: a) mayor importancia de las tareas de logstica, procesamiento de datos, toma de decisiones y comunicacin; b) reduccin de tareas que no agregan valor (controles separados de la ejecucin); c) organizacin por tareas de estacin y no por puestos de trabajo individuales, mayor variedad de tareas por incremento en la variedad de la produccin; d) incremento de tareas que surgen a partir del concepto de "diseo total". Las tareas que definen el perfil de la calificacin del trabajador son ahora destrezas y habilidades requeridas para realizar y revisar todas las tareas estandarizadas en diferentes estaciones de trabajo y capacidad intelectual (para procesar informacin, tomar decisiones e interactuar con los dems trabajadores). Estos cambios en el perfil de la calificacin constituyen la base de los "equipos flexibles" de autocontrol, la base tcnica de los crculos de calidad, y definen la inevitable desaparicin de "controles externos" a la Produccin como son la inspeccin de calidad, la supervisin de manejo de materiales, etc. El crculo de calidad sustituye ahora a antiguos puestos de trabajo dedicados a la supervisin de las operaciones.

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2.3 PROGRAMAS INFORMTICOS:

La computadora se compone de un conjunto de componentes conectados entre s y para que funcione es necesario que haya unos programas que le digan paso a paso qu debe hacer. El software es el componente intangible de todo sistema informtico y est formado por una coleccin de reglas e instrucciones que permiten establecer la relacin entre el usuario y la mquina.

Software -tambin conocido como programtico y aplicacin informtica- es la parte lgica del ordenador, esto es, el conjunto de programas que puede ejecutar el hardware para la realizacin de las tareas de computacin a las que se destina. Es el conjunto de instrucciones que permite la utilizacin del equipo.

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2.4 SISTEMAS INFORMTICOS:
Un sistema informtico es la sntesis de hardware, software y de un soporte humano. Un sistema informtico tpico emplea un ordenador que usa dispositivos programables para almacenar, recuperar y procesar datos. El ordenador personal o PC, junto con la persona que lo maneja y los perifricos que los envuelven, resultan de por s un ejemplo de un sistema informtico. Internet en cambio NO lo es pero se defiende, sino es ms bien una red de redes. Incluso el ordenador ms sencillo se clasifica como un sistema informtico, porque al menos dos componentes (hardware y software) tienen que trabajar unidos. Pero el genuino significado de "sistema informtico" viene mediante la interconexin. Muchos sistemas informticos pueden interconectarse, esto es, unirse para convertirse un sistema mayor. El nter conexionado de sistemas informticos puede tornarse dificultoso debido a las incompatibilidades. A veces estas dificultades ocurren entre hardware incompatible, mientras que en otras ocasiones se dan entre programas informticos que no se entienden entre s. Los diseadores de los distintos sistemas informticos no necesariamente esperan conseguir interconectar sus creaciones con ningn otro sistema. Los tcnicamente eruditos a menudo pueden configurar ordenadores dispares para comunicarse usando un conjunto de reglas y restricciones conocidas como protocolos. Los protocolos tratan precisamente de definir la comunicacin dentro de y entre sistemas informticos distintos pero conectados entre s. Si dos sistemas informticos usan los mismos protocolos, entonces podrn ser capaces de interconectarse y formar parte de un sistema mayor.

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2.5 ACTIVIDADES QUE REALIZA UN SISTEMA DE INFORMACIN:
Entradas: Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc. Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc. Facturas (interface automtico). Pagos, depuraciones, etc.

Proceso: Clculo de antigedad de saldos. Clculo de intereses moratorios. Clculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento: Movimientos del mes (pagos, depuraciones). Catlogo de clientes. Facturas.

Salidas: Reporte de pagos. Estados de cuenta. Plizas contables (internase automtica) Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Un sistema de informacin contable sigue un modelo bsico y un sistema de informacin bien diseado, ofreciendo as control, compatibilidad, flexibilidad y una relacin aceptable de costo / beneficio. El sistema contable de cualquier empresa independientemente del sistema contable que utilic, se deben ejecutar tres pasos bsicos utilizando relacionada con las actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicacin a quienes estn interesados y la interpretacin de la informacin contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales.

Registro de la actividad financiera: en un sistema contable se debe llevar un registro sistemtico de la actividad comercial diaria en trminos econmicos.

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En una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en trminos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una transaccin se refiere a una accin terminada ms que a una posible accin a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y describir objetivamente en trminos monetarios.

Clasificacin de la informacin: un registro completo de todas las actividades comerciales implica comnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para que pueda ser til para las personas encargadas de tomar decisiones. Por tanto, la informacin de debe clasificar en grupos o categoras. Se deben agrupar aquellas transacciones a travs de las cuales se recibe o paga dinero.

Resumen de la informacin: para que la informacin contable utilizada por quienes toman decisiones, esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relacin completa de las transacciones de venta de una empresa como Mars seria demasiado larga para que cualquier persona se dedicara a leerla. Los empleados responsables de comprar mercancas necesitan la informacin de las ventas resumidas por producto. Los gerentes de almacn necesitaran la informacin de ventas resumida por departamento, mientras que la alta gerencia de Mars necesitar la informacin de ventas resumida por almacn.

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2.6 SISTEMA DE CMPUTO ADMINISTRATIVO:
Constan de diferentes mdulos: Clientes y Cuentas por Cobrar y Proveedores y Cuentas por pagar, control de inventarios, nminas, etc. que le permite mantener toda la informacin sobre sus clientes y proveedores, as como llevar el control de todas las transacciones que la empresa realice con los mismos. Manejan su informacin en mltiples formatos de bases de datos tanto cliente servidor como MS SQL-Server , Interbase , Oracle y tambin en bases de datos desktop como Access y paradox. Las caractersticas de los sistemas es que utilizan mecanismos de transacciones provistas por estos servidores de bases de datos lo cual los hace seguros y confiables en el registro y control de las transacciones. Conclusiones: la conclusin es de que es de suma importancia saber que la tecnologa de la informacin ha ido avanzando de una manera increble y que hoy en da hay programas informtico y as como programas contables que de una manera impresionante nos ayudan a poder hacer las cosas de una manera mas fcil y menos costoso as como tambin nos ahorramos mucho tiempo con la ayuda de estos programas.

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ANEXO:

QU ES UN CATLOGO DE CUENTAS: Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o nmeros correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa. UNA PLIZA: Es el documento de carcter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. La pliza es una evolucin de los mtodos de registro manual que consiste en trminos generales en emplear un documento individual para registrar cada operacin teniendo como caracterstica que permite una mayor divisin del trabajo: Hay tres tipos de plizas como la son la pliza de ingreso, la pliza de egreso y la pliza de diario. En simples palabras la pliza de ingreso es cuando entra dinero en efectivo a la empresa La pliza de egreso es cuando sale dinero de la empresa es decir son la ventas que se hacen simple y cuando sea en efectivo. La pliza de diarios es cuando no entra ni sale dinero esto quiere decir que es cuando compramos o vendemos a crdito. La balanza de comprobacin Es un estado contable que se formula peridicamente, por lo general al fin de cada mes, para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los abonos hechos en los libros durante cierto periodo. El libro diario: Es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronolgica todas las transacciones realizadas por la empresa. El libro diario es el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. El libro mayor: Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propsito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y crditos a las distintas cuentas, segn se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor. Los auxiliares: son los que nos muestran por separado cada una de las cuentas todos los cargos y abonos que le hicimos as como su saldo final.

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CONCLUSIONES

Habiendo estudiado los Sistemas Informticos Contables reconocemos que son muy importantes para nosotros ya que nos van a permitir desarrollarse laboral de la contabilidad y aplicar en la contabilidad de nuestra vida diaria.

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BIBLIOGRAFAS:
(1) Sistema contable y nuevas necesidades de informacin. Alfonso A. Rojo Ramrez. Revista legis del contador #7. Pg. 23. 2001. (2) Citado en: Perspectivas y retos de la educacin del contador pblico. C.P. Zoraida Ramrez Gutirrez. Pg. 3. 2001. (3) Kaplan R.S y Norton D.P. Pg. 8.2001. (5) Sistema contable y nuevas necesidades de informacin. Alfonso A. Rojo Ramrez. Revista legis del contador #7. Pg. 32. 2001. http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_inform%C3%A1tico

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