SISTEMA DE COMUNICACIONES DOCUMENTALES

Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas

MANUAL DEL USUARIO

ComDoc III

2009

Tabla de Contenidos
Tabla de Contenidos ........................................................................................................................... 1 Introduccin.. ....................................................................................................................................... 3 Sistema ComDoc III ............................................................................................................................ 4

Ingreso al Sistema ComDoc III .......................................................................................... 4 Identificacin y Acceso al Sistema ComDoc III ................................................................ 5 Interfaz con el Usuario ....................................................................................................... 7 Reconexin al Sistema ComDoc III ................................................................................. 11
Concepto Generales ......................................................................................................................... 12

Qu es el CUDAP? ......................................................................................................... 12 Tipo de Documentacin ................................................................................................... 12 Numeracin de los distintos Tipos de Documentacin .................................................... 13 Qu significa ser Responsable de Gestin y Responsable Local?.................................. 13 Qu significa ser Depositario?........................................................................................ 14 Cmo saber qu documentacin se encuentra en mi rea?............................................ 16 Cmo recibir documentacin? ........................................................................................ 16
Creacin de Documentos.................................................................................................................. 17

Cmo Crear Documentos Papel?................................................................................... 17 Cmo Iniciar una Carpeta? ............................................................................................. 19 Como registrar los Documentos, Carpetas y/o papeles que se reciben?......................... 22 Cmo realizar una carga inicial rpida de la Documentacin Recibida? ....................... 27 Cmo realizar Carga de Documentacin con Datos Repetitivos?.................................. 29 Cmo Completar los Datos a la Documentacin? .......................................................... 30
Creacin de Documentos Electrnicos ............................................................................................. 33

Cmo Emitir documentos electrnicos? ......................................................................... 33 Cmo Almacenar documentos electrnicos?.................................................................. 38 Cmo ver los borradores almacenados? ......................................................................... 41 Qu operaciones se pueden hacer sobre un borrador?.................................................... 42 Qu operaciones se pueden hacer sobre un documento electrnico? ............................. 43 Clasificacin y Naturaleza de los Documentos Electrnicos: .......................................... 47 Clasificacin ..................................................................................................................... 47 Naturaleza......................................................................................................................... 48
Combinar o Separar Documentacin................................................................................................ 49

Documentacin No Agregada .......................................................................................... 49 Documentacin Agregada ................................................................................................ 51 Cmo Incluir Documentacin en una Carpeta ................................................................. 54 Cmo Agregar Contenidos a una Carpeta ........................................................................ 55 Cmo Desglosar Documentacin? ................................................................................. 57
Relacionar Documentacin ............................................................................................................... 60

Cmo agregar Referencias a Documentos y/o Carpetas?............................................... 60 Cmo Ver las Referencias de los Documentos?............................................................. 61
Tesauro.. .................................................................................................................................... 65

Qu es el Tesauro?.......................................................................................................... 65 Cmo Administrar el Tesauro?....................................................................................... 65 Cmo Agregar Palabras Claves a un Documento?......................................................... 67 Cmo Ver Palabras Claves de un Documento? .............................................................. 69
Etapas..................................................................................................................................... 70

Qu es la Lista de Etapas? ............................................................................................. 70

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COMDOC III

Cmo Administrar las Etapas? ....................................................................................... 70 Cmo Asignar Etapas a un Documento?.......................................................................... 71 Cmo Ver las Etapas asignadas a un Documento?......................................................... 72
Avances74

Qu es un Avance? ......................................................................................................... 74 Cmo Agregar un Avance en un Documento? ............................................................... 74 Cmo Ver un Avance agregado a un Documento?......................................................... 78
Impresin.................................................................................................................................... 80

Cmo Imprimir Documentos y Carpetas? ...................................................................... 80 Cmo Ver/Reimprimir la Cartula de la Documentacin?............................................. 83

Eliminados.. ................................................................................................................................... 84

Qu hacer con la Documentacin dada de alta errneamente? - El rea DOCERRO... 84

Transferencia de Documentacin ..................................................................................................... 84

Cmo Transferir Documentos y/o Carpetas?.................................................................. 84 Cmo Recibir y/o Rechazar Remitos y/o Documentacin? ........................................... 92 Cmo Notificar Transferencias Manuales? .................................................................... 99
Consulta de reas y Usuarios......................................................................................................... 102

Cmo Consultar reas? ................................................................................................ 102 Cmo Consultar Usuarios? ........................................................................................... 103
Estados de la Documentacin........................................................................................................ 104

Tipos de Estado de la Documentacin ........................................................................... 104 Cmo cambiar los Estados de la Documentacin?....................................................... 104
Archivar/Desarchivar Documentacin............................................................................................. 106

Cmo Archivar la Documentacin? ............................................................................. 106 Cmo Desarchivar la Documentacin? ........................................................................ 108
Cmo Actualizar Depositario?....................................................................................................... 112 Cmo Asignar o Prorrogar el Vencimiento de la Documentacin? .............................................. 114 Cmo Enmendar Errores? ............................................................................................................ 115 Cmo Asignar Numeracin Manual? ............................................................................................ 117 Qu es la Numeracin Interna? .................................................................................................... 120 Bsqueda de Documentacin ......................................................................................................... 121

Cmo Buscar la Documentacin? ................................................................................ 121

Listados. ................................................................................................................................... 135

Qu Listados Existen en el Sistema?.............................................................................. 135

Glosario. ................................................................................................................................... 149

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COMDOC III

Introduccin
ComDoc es un sistema Web de seguimiento electrnico de documentacin, concebido para registrar y brindar todos los detalles importantes de la administracin de los documentos (como expedientes, notas, resoluciones, memorandums, legajos o actuaciones) de una organizacin. Se adapta al Decreto 1883/91, con el que se reglamentaron los procedimientos administrativos, y su particularidad radica en que asigna a cada documento iniciado un nmero nico que servir a lo largo de toda su trayectoria. Este sistema fue desarrollado por el Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas de la Nacin y cedido al SIU para su distribucin entre las universidades nacionales. Se trata de un producto que funciona sobre herramientas de software libre, siguiendo una arquitectura en capas. El sistema COMDOC III es una aplicacin WEB cuyo propsito general es encargarse del registro y seguimiento de expedientes y dems documentacin sea su origen de reas internas, Organismos externos y/o particulares. Surgido de necesidad de organizar la documentacin circulante dentro de un organismo y considerando las prcticas tpicas presentes en la administracin pblica. Su funcin principal es facilitar y agilizar la labor administrativa, permitiendo el registro y permanente seguimiento de la documentacin. Soluciona la Administracin de la Documentacin, brindando informacin de la ubicacin, composicin, relaciones, responsables y estado de la Documentacin existente y circulante dentro de la Organizacin El presente manual intenta hacer un recorrido por todas las operaciones del sistema, mostrando sus principales caractersticas.

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COMDOC III

Sistema ComDoc III

Ingreso al Sistema ComDoc III
Los pasos a seguir para acceder al Sistema COMDOC III son los siguientes: 1. Ejecutar el Navegador de Internet, (Mozilla Firefox, Netscape Navigator, etc.) 2. Escribir la direccin del sitio. Esta direccin depender de cmo ha sido instalado el sitio. La direccin para ingresar al sitio web puede ser:

h Direccin IP/comdocII/webtier/ h http:// dominio //comdocII/webtier/ h Nombre Mquina/ comdocII/webtier/

Ante cualquier duda Consultar Administrador del Sistema. Si la direccin es correcta, se acceder al mdulo visualizando la siguiente pantalla

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Identificacin y Acceso al Sistema ComDoc III

h Usuario: El usuario tiene el formato nombre_usuario@siu, donde usuario
es el definido por el administrador del sistema y siu es el organismo al que pertenece el usuario.

h Password: Clave de ingreso para el usuario indicado.

En esta pantalla inicial se debe ingresar el usuario y la clave y luego presionar el botn En caso de que el usuario ingresado sea de un formato invlido y/o la clave no sea la que corresponda el mensaje de error ser el siguiente:

Una vez que el usuario haya ingresado al Sistema, y en caso de que este usuario pertenezca a ms de un rea, se presentar la siguiente pantalla con la lista de reas a las que el usuario est asignado.

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Debe seleccionar de esa lista el rea a la que desea ingresar y presionar la tecla

A continuacin se mostrar la siguiente pantalla:

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En esta pantalla del sistema, se indica cul es el usuario que ha ingresado al sistema y cul es el rea a la que pertenece. En este lugar, se indica la ltima fecha de actualizacin de las funcionalidades del sistema, esos cambios se muestran al hacer click con el mouse en el cartel indicado como Cambios al dd/mm/aaaa. Si se desea ingresar al sistema se debe clickear en el botn

Interfaz con el Usuario

SMBOLOS Opciones de ayuda en lnea

Texto sobre el que se ha posicionado el cursor indicando que es un vnculo o enlace

Barra del Navegador (Explorer, Netscape, Mozilla...)

VNCULOS Y ENLACES

h Las pantallas poseen resultados, que son enlaces a vnculos a otras pginas con
informacin relacionada y ms detallada de la documentacin.

h Los vnculos o enlaces, se identifican como datos subrayados, los cuales al

posicionarse sobre ellos permiten acceder a un mayor detalle de informacin.

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MEN DE OPCIONES 1 Nivel

1 Nivel de Men

En el Primer Nivel del Men se encuentran las siguientes opciones y funcionalidades del Sistema COMDOC III:

h h h h h h h h h h h h

Registrar o Recibir Papeles Completar Datos Iniciar Carpeta Crear documento papel Emitir documento Almacenar documento Transferir Notificar Transferencia Manual Actualizar Depositario Archivar/Desarchivar Ver Resumen Recibir documentacin
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h h h h h h h h

Buscar Bsqueda simple Listados Administrar Tesauro Administrar Lista de Etapas Ver borradores Cambiar contrasea Salir del sistema

NOTA: Segn los permisos definidos para las reas y para los usuarios que pertenecen a dicha rea se tendr o no se tendr acceso a determinadas opciones del Men de 1 Nivel. 2 Nivel

2 Nivel de Men

En el Segundo Nivel de Men se encuentran las siguientes funcionalidades de COMDOC III:

h h h h h h h h h h h h

Cambiar Responsable Local Asignar/Prorrogar Vencimiento Transferir Notificar Transferencia Manual Actualizar Depositario Agregar Contenidos Desglosar Contenidos Incluir en Carpeta Iniciar Carpeta Cambiar estado Archivar/Desarchivar Imprimir
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h h h h h h h h h h h h h

Enmendar Error Agregar Avance general Agregar Avance particular Ver Avances Agregar Referencias Ver Referencias Reimprimir Cartula Agregar Palabra Clave Ver Palabras Clave Asignar Etapa Ver Etapas Volver a la Carpeta Volver El men de 2 Nivel se activar cuando se haya seleccionado un documento/carpeta en particular.

NOTA: Segn los permisos definidos para las reas y para los usuarios que pertenecen a dicha rea se tendr o no se tendr acceso a determinadas opciones del Men de 2 Nivel.

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Reconexin al Sistema ComDoc III

Por razones de seguridad, si se detiene la actividad y no se registran acciones por parte del usuario durante un perodo prolongado, el sistema automticamente lo desconectar del servidor, mostrndose nuevamente la siguiente pantalla:

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Concepto Generales
Qu es el CUDAP?
Se define como Administracin Pblica. El CUDAP tiene el siguiente formato: XXX SIU:NNNNNNN/ao CUDAP como la Clave nica de Documentacin de la

h Caracteres de tipo Alfabtico, que identifican el tipo de Documentacin, por

ejemplo:

h Expediente: EXP; Trmite Interno: TRI; Disposicin: DISP; Dictamen: DICT,

etc.

h Carcter - h Tres Caracteres de tipo Alfanumrico, que identifican al Servidor donde est
instalado el sistema: SIU para todas las dependencias del Ministerio, incluyendo los Organismos Descentralizados

h Carcter : h Nmero desde 1 hasta 7 dgitos. El formato ser completado con ceros a la
izquierda hasta los 7 dgitos, pero podr referenciarse correctamente sin estos ceros.

h Carcter / h Nmero de 4 dgitos que identifica al ao de creacin de la Documentacin

Ejemplos de CUDAP: EXP-SIU:0000002/2008 TRI-SIU:0000345/2009 DICT-SIU:0000038/2006 NOTA-SIU:0023458/2007 MEMO-SIU:0075678/2006 TRI-SIU:0001111/2006

Tipo de Documentacin
El tipo de documentacin que puede manejarse en el Sistema COMDOC III se pueden agrupar en dos grandes grupos: Electrnicos y Papel. Los documentos electrnicos son los documentos que en su contenido, est escrito el texto sustantivo completo y a los que se les puede agregar archivos anexos ya sean generados por procesadores de texto o imgenes escaneadas. Mientras que los documentos papel son meras representaciones de documentos hechos fuera del sistema, en los cuales se les agrega una identificacin (CUDAP), un ttulo, un extracto de lo que se trata y algunas referencias adicionales.
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Los documentos electrnicos tambin poseen CUDAP y ttulo. Los Documentos papel pueden clasificarse en los de tipo Documento, identificados con la letra (D), y Carpetas, identificados con la letra (C). La diferencia principal entre Documentos y Carpetas es que los Documentos son indivisibles, pueden formar parte de Carpetas, ser agregados a ellas y no pueden contener otros Documentos ni Carpetas, las Carpetas pueden ser contenedoras de otros Documentos y de otras Carpetas. Ejemplo de Documentos: Dictmenes, Notas, etc. Ejemplo de Carpetas: Expedientes, Proyectos, Actuaciones de Pago, Trmites internos, etc. Ejemplo de Documentos Electrnicos: Circulares, Notas, etc.

Numeracin de los distintos Tipos de Documentacin

La numeracin en el Sistema ComDoc III de la distinta documentacin, ser nica, correlativa y automtica para cada tipo de documento/Carpeta dentro del Sistema. A cada documento/carpeta ingresado al sistema se le asignar una identificacin nica denominada CUDAP. (Ver seccin Qu es el CUDAP?) El CUDAP tiene un formato especial, compuesto por 4 parte bsicas, a saber:

Tipo de Documento/Carpeta Servidor Nmero Ao

Qu significa ser Responsable de Gestin y Responsable Local?

El Responsable de Gestin, es el invariable. En la mayora de los casos, el Responsable de Gestin ser el mismo que el Responsable Local. En los casos en los que un trmite pase de un organismo a otro, surge la necesidad de diferenciar al Responsable Local del Responsable de Gestin. Al iniciar un trmite, se debe indicar el cdigo del Responsable Local a los efectos de asignar inicialmente un responsable a la resolucin de un trmite. Por ejemplo: Una Carpeta registrada por un rea de la institucin tendr asignado un Responsable Local. Ahora, si esta documentacin se traslada a un organismo externo, all tendr asignado otro Responsable Local, diferente del anterior.
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rea de competencia inicial para resolver un

trmite dentro del mbito de la Administracin Pblica Nacional y permanece

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Entonces, se observa que el Responsable Local ser diferente a medida que cada organismo por donde pasa la documentacin le vaya asignando competencia a algn rea propia. Adems, dentro de un mismo organismo, el Responsable Local puede variar. Por otro lado, el Responsable de Gestin puede ser el rea competente inicial frente a la Administracin Pblica Nacional, que permanecer invariable.

Qu significa ser Depositario?

El Depositario es el rea o Usuario que posee fsicamente la documentacin. Para saber cul es la Documentacin de la cul se es depositario, se deber seleccionar la opcin Ver Resumen del Men de 1 Nivel.

Documentacin de la cual es Depositario

La documentacin de la cual se es Depositario, puede ser distinta de la cual se es Responsable o Destinatario. La Documentacin de la cual se es Responsable o Destinatario significa aquella documentacin que est bajo nuestra responsabilidad o a la cual est dirigida, aunque no la poseamos fsicamente. Cuando se ingresa a la documentacin, sta estar marcada con letras a su derecha. aparecer. De acuerdo con el listado que se muestra es la marca aclaratoria que

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Tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Documento/Carpeta en Trnsito Documento/Carpeta que fue leda por alguien de su Area

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Cmo saber qu documentacin se encuentra en mi rea?

Para saber cul es la Documentacin que se encuentra en mi rea, se deber seleccionar la opcin Ver Resumen del Men de 1 Nivel.

Documentacin de la cual es Depositario

Cmo recibir documentacin?

Apenas se inicia al sistema se ingresa a la siguiente pantalla de Documentos y carpetas recibidos. Para saber cul es la Documentacin que se encuentra en mi rea, se deber seleccionar la opcin Recibir Documentacin del Men de 1 Nivel.

Recibir Documentacin

Se visualizar la siguiente pantalla:

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En esta pantalla se puede ver el listado de toda la documentacin recibida en los ltimos 5 das hbiles. Es posible filtrar el listado por documentos en papel o slo electrnicos.

Creacin de Documentos
Cmo Crear Documentos Papel?
Para crear nuevos documentos, se deber acceder a la opcin del Men de 1 Nivel Crear documento papel. Esta opcin estar o no disponible de acuerdo a los permisos asignados al usuario y al rea ingresada.

Crear documento papel Al acceder a esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla:

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Los datos que se deben ingresar obligatoriamente para crear un documento, son los siguientes:

h Tipo de Documento (ejemplo: Nota, Memorndum, Resolucin, Acta, etc.) h Ttulo del Documento (Descripcin muy breve del Tema tratado en el
Documento)

h Destinatario (rea Destinataria con el formato area@siu) h Texto (Descripcin ms exhaustiva y detallada, Texto del Documento) h Vencimiento en fecha o Plazo en das (Se debe ingresar el Vencimiento o el
Plazo, alguno de los dos datos) Los datos que pueden ingresarse, pero no son obligatorios, son los siguientes:

h Causante (Persona u Organismo que origina el Documento) h Palabras Clave (palabras clave activas existentes en el Tesauro del rea que
describen la temtica del documento) Para crear efectivamente el documento, se deber presionar el botn

Si los datos obligatorios han sido ingresados y son correctos, el sistema grabar la informacin del nuevo documento, asignndole un nmero nico, correlativo que permitir identificar unvocamente al documento creado.

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El formato del nmero asignado ser de la forma de CUDAP, (ver que es el CUDAP?) Ejemplos de Nmeros de Documentos: MEMO-SIU:0000234/2008 NOTA-SIU:0000006/2009 EXP-SIU:0001678/2008 Creado el documento se mostrar la siguiente pantalla:

CUDAP y cdigo de barras generado correspondiente al nuevo documento creado

Cmo Iniciar una Carpeta?

Para iniciar una nueva Carpeta, se deber acceder a la opcin del Men de 1 Nivel Iniciar Carpeta. Esta opcin estar o no disponible de acuerdo a los permisos asignados al usuario y al rea ingresada.

Iniciar Carpeta
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Al acceder a esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla:

Los datos que se deben ingresar obligatoriamente para iniciar una carpeta, son los siguientes:

h Tipo de Carpeta (ejemplo: Actuacin, Expediente, Proyecto, Trmite Interno,

Legajo de Compra, etc.)

h h h h

Ttulo de la Carpeta (Descripcin muy breve del Tema tratado en la Carpeta) Destinatario (rea Destinataria con el formato area@siu ) Texto (Descripcin ms exhaustiva de lo que trata la Carpeta) Vencimiento en fecha o Plazo en das (Se debe ingresar el Vencimiento o el Plazo, alguno de los dos datos) Los datos que pueden ingresarse, pero no son obligatorios, son los siguientes:

h Causante (Persona u Organismo que origina la Carpeta) h Palabras Clave (palabras clave activas existentes en el Tesauro del rea) h CUDAP de otros Documentos y/o Carpetas contenidos dentro de la Carpeta que
se est iniciando. Para crear efectivamente la Carpeta, se deber presionar el botn
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COMDOC III

A continuacin se pueden presentar dos casos: 1 Caso: No se agreg otra Documentacin a la Carpeta Iniciada

2 Caso: Se agreg otra Documentacin a la Carpeta Iniciada

NOTA: Se pueden ver documentos y carpetas en condiciones de ser agregados, si el documento ya est agregado en otra carpeta o est archivado, NO est en condiciones de incluirse.

Al presionar el botn Si los datos obligatorios han sido ingresados y son correctos, el sistema grabar la informacin de la nueva Carpeta, asignndole un nmero nico, correlativo que permitir identificar unvocamente a la Carpeta iniciada. El formato del nmero asignado ser de la forma de CUDAP (ver que es el CUDAP?) Ejemplos de Nmeros de Carpetas: EXP-SIU:0000234/2008 PRO-SIU:0001369/2009

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Creada la Carpeta, se mostrar la siguiente pantalla:

CUDAP y cdigo de barras generado correspondiente a la nueva carpeta creada

Como registrar los Documentos, Carpetas y/o papeles que se reciben?

Para registrar Documentos y/o Carpetas se debe ingresar a la opcin Registrar o Recibir Papeles del Men de 1 Nivel.

Registrar/recibir papeles

Este Sistema se puede acceder desde cualquier organismo. En el caso de que un organismo no utilice este sistema como sistema primario, los expedientes pueden cargarse en el ComDoc III conservando el nmero de origen tanto en la cartula como en los remitos. En esos casos, el sistema ComDoc III asigna adems un nmero en forma automtica denominado CUDAP. El CUDAP tiene por objeto facilitar el acceso por Internet y utilizar cdigos de barras para identificar la documentacin.
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Cuando un organismo usa permanentemente el sistema ComDoc III, el CUDAP es el nico nmero identificatorio que se asigna a los documentos y/o expedientes. Registrar un Documento o Carpeta sin CUDAP:

Al ingresar a esta opcin se mostrar la siguiente pantalla:

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Los datos que se deben ingresar en esta opcin son los siguientes:

h Procedencia: mediante este campo se indicar si la documentacin a

registrar proviene de otro organismo de la Administracin Pblica o si lo presenta un particular o empresa. Las opciones disponibles son: - Administracin Pblica (A) - Particular (P) Si la documentacin proviene de la Administracin Pblica (A), se debern completar los siguientes datos. Los datos son obligatorios si los documentos a registrar provienen de otro organismo de la Administracin Pblica. No as si la documentacin proviene del mbito privado.

h Nro. Original: es el nmero que le asign el organismo de la

Administracin Pblica que inici el documento

h Fecha Original: es la fecha que figura en la documentacin que se registra

(como por ejemplo: fecha de factura, fecha de la nota, fecha de la carta documento, etc.).

h rea

Iniciadora: se ingresar el cdigo del rea (u organismo) que

asign el nmero original a la documentacin que se registra.

h rea de Procedencia: se ingresar el cdigo del rea que enva la

documentacin que se registra. Es el rea que realiz la transferencia

h Tipo: Distincin de la documentacin en Documentos (D) y Carpetas (C).

- Carpeta (C) es aquella documentacin que contiene o puede contener Documentos (D) de distinto tipo y/o Carpetas (C) - Documento (D) es el elemento mnimo de gestin (memorndum, nota, dictamen, etc.).

h Ttulo: Texto distintivo, mnimamente descriptivo de un documento o de

una carpeta.

h Causante: Autor (persona fsica o jurdica) del documento inicial que

genera el trmite. Equivale al peticionante, requirente o presentante de la documentacin.

h Responsable Loca/Destinatario: Responsable primario asignado dentro del

organismo. Se refiere al rea de competencia inicial para resolver un trmite en el organismo.

h Destinatario: rea a la cual est dirigido el documento.

Este dato surge de la lectura del documento, generalmente en el encabezado.

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h Consulta reas: permite realizar bsquedas de los cdigos de rea

ingresando parte del texto que compone la descripcin de un rea. Se debe seleccionar el organismo previamente.

h Texto: es la descripcin detallada o aclaratoria del contenido esencial del

documento.

h h h h

Vencimiento: Fecha Mxima de Resolucin con formato dd mm aaaa. Plazo: Plazo Mximo de Resolucin en das. Palabras Clave: Palabras clave con la que clasificar la documentacin. Fojas: nmero correspondiente a la ltima hoja foliada que integra la documentacin en trmite. se mostrar la siguiente pantalla:

Si se presiona el botn

Se puede seleccionar el organismo y luego en el recuadro donde se solicita el patrn de bsqueda, se puede ingresar alguna palabra que identifique al rea. Esta palabra se buscar en la Descripcin Larga del rea y se mostrar la siguiente pantalla:

Se puede seleccionar el rea de esta lista, no seleccionar nada, buscar otra rea y adems para ayudar a la bsqueda se puede ordenar el resultado por descripcin o por cdigo. La carga de la documentacin puede dividirse en dos etapas de modo tal que en la primera se carguen unos pocos datos a los efectos de darle rpidamente al

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interesado una constancia impresa a travs del sistema con el CUDAP y en una segunda etapa se completen los datos faltantes. Si se desea Registrar para Completar, los datos a indicar, son los siguientes:

h h h h

Procedencia Tipo de Documento Ttulo Causante

Una vez que se han ingresado estos datos mnimos se presiona el botn

Y se puede emitir una constancia para darle al interesado. Este tipo de registracin se realiza para dar de alta a los papeles o documentos que se reciben de una forma gil y rpida. Luego se debe ingresar a la opcin Completar Datos del Men de 1 Nivel, y terminar la registracin. Si se desea Registrar con todos los Datos obligatorios, se puede guardar al informacin presionando el botn de No necesitando completar datos posteriormente. Recibir Documento o Carpeta con CUDAP Otra opcin puede ser ingresar el nmero de CUDAP, si es que el documento posee este nmero. NOTA: al iniciar un trmite, se debe indicar el cdigo del Responsable Local a los efectos de asignar inicialmente la resolucin de un trmite. Si este trmite se traslada, en el futuro, de un organismo a otro entonces surge la necesidad de diferenciar el Responsable Local del Responsable de Gestin. Se observa que el Responsable Local ser diferente a medida que cada organismo por donde pasa la documentacin le va asignando competencia a algn rea propia. Adems, dentro de un mismo organismo, el Responsable Local puede variar. Por otro lado, el Responsable de Gestin es el rea competente inicial frente a la Administracin Pblica Nacional, por lo que permanecer invariable.

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Cmo realizar una carga inicial rpida de la Documentacin Recibida?

Para realizar una carga inicial rpida de Documentos y/o Carpetas se debe ingresar a la opcin Registrar o Recibir Papeles del Men de 1 Nivel.

Registrar/recibir papeles Se mostrar la siguiente pantalla:

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Para realizar un registro rpido de papeles o documentacin recibida, deben por lo menos registrarse los siguientes datos:

h h h h

Procedencia Tipo de Documento Ttulo Causante

Con esta carga mnima de informacin, se debe presionar el botn

Con lo cual se mostrar la siguiente pantalla:

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Se le asignar un CUDAP, y se podr imprimir un comprobante de recepcin de la documentacin para entregarlo al interesado y en otro momento se podr completar la informacin restante de la documentacin.

Cmo realizar Carga de Documentacin con Datos Repetitivos?

Existe documentacin que posee una cantidad de datos en comn, es por eso que si se desea cambiar solo algunos datos, y crear distintos CUDAP, para los documentos y/o papeles recibidos, se puede utilizar los botones de la barra del navegador con el que se accede al Sistema

o las teclas <ALT>+B , <ALT>+C y cambiar los datos que difieren, dejar los datos repetidos y luego registrar la documentacin (definitivamente o para completar), esta accin generar un nuevo CUDAP, sin necesidad de escribir completamente todos los datos requeridos.
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NOTA: Utilice BACK o ANTERIOR en los siguientes casos: Si cometi un error al cargar
documentacin, no necesita escribir todos los datos nuevamente, presione el botn BACK o ANTERIOR del Navegador y corrija el error. El sistema le otorgar un nmero nuevo (CUDAP) a la documentacin. Tenga en cuenta que el documento anterior igual quedar registrado en el sistema.

Cmo Completar los Datos a la Documentacin?

Para completar datos de la Documentacin ingresada se deber seleccionar la opcin del Men de 1 Nivel Completar Datos

Completar datos En esta opcin se listan aquellos documentos o carpetas que han sido registrados con sus datos mnimos y que pueden ser completados posteriormente. Se mostrar la siguiente pantalla, donde se listan los documentos/carpetas en condiciones de ser completados: Al ingresar a cada uno de los documentos o de las carpetas que se observa en el listado el sistema le permitir completar los datos de aquellos campos que se encuentren vacos. Seleccionar de la lista de la documentacin, el documento que se desea completar.

Despus de seleccionar el documento/carpeta, se mostrar la siguiente pantalla:

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Aqu se mostrarn aquellos datos que ya se haban ingresado y solo estarn habilitados para completarse los datos no ingresados. Cuando se finaliza de completar los datos, se deber presionar el botn

Con lo cual se guardar la informacin completada y se mostrar la siguiente pantalla:

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Creacin de Documentos Electrnicos

En el men principal hay 2 opciones posibles que se pueden utilizar para agregar documentos a la base. Cada una sirve a diferentes fines: Emitir Documentos, para enviarlos a otra rea y Almacenar Documentos, como repositorio de documentacin dentro del rea.

Cmo Emitir documentos electrnicos?

Para emitir un nuevo documento electrnico, se deber acceder a la opcin del Men de 1 Nivel Emitir Documento. Esta opcin estar o no disponible de acuerdo a los permisos asignados al usuario y al rea ingresada.

Emitir Documento

Al acceder a esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla: Paso 1 / 3

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Se utiliza esta opcin para enviar un documento propio a otra u otras reas. Los datos que se deben ingresar obligatoriamente son los siguientes:

h Tipo de Documento (ejemplo: Memo) h Destinatario: Cdigo de rea o Alias destinataria, con el formato area@siu.
Eligiendo el rea destino escribiendo los cdigos de rea si se los conoce, separados por punto y coma, o mediante el botn Un alias es un cdigo de rea que agrupa a un conjunto de dependencias.

h Ttulo del documento (Descripcin muy breve del tema tratado en el

documento)

h Texto del documento, es obligatorio si no se indican anexos. Este es el campo

donde se debe escribir el texto sustantivo o contenido del documento en cuestin. El contenido, ya sea una opinin o un informe tcnico, puede ser copiado y pegado desde algn procesador de texto, pero ste campo slo admite texto sin formato.

h Objetivo: Slo hay dos opciones, Informativo (por defecto) y Requiere

Accin, seleccionar la que corresponda.

h Clasificacin: Seleccionar Documento General (por defecto) o Documento de

Trabajo. La eleccin de la clasificacin tiene efecto en la visibilidad del documento.

h Naturaleza: La eleccin del nivel de naturaleza influye en la visibilidad de la

documentacin. Los datos que pueden ingresarse, pero no son obligatorios, son los siguientes:

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h Copias: Puede dar copia del documento a otras reas y/o personas, en ese
mismo momento o ms adelante. Eligiendo el rea destino mediante la escritura de los cdigos de rea si se los conoce, o mediante el botn Tambin se pueden consultar los cdigos de usuarios seleccionando el botn Todos los cdigos insertados deben estar separados por un ; (punto y coma)

h Vencimiento en fecha o Plazo en das. h Documentos y Carpetas a Referenciar: En este campo se puede ingresar los
CUDAP de uno o varios documentos o carpetas que se quieren relacionar con el documento que se est creando. Ver seccin como crear una referencia?

h Carpetas donde se incluir el documento definitivo: Si el documento que se est

creando formar parte de una carpeta existente (Expediente, Actuacin o Trmite Interno), se puede indicar el CUDAP de la carpeta contenedora para que el documento quede agregado electrnicamente al momento de su grabacin definitiva.

h Anexar Archivos: El sistema permite la incorporacin de hasta tres archivos

anexos por cada documento electrnico que se genere. Los archivos anexos pueden estar guardados en su computadora o en cualquier disco de red, pero una vez insertados y grabados definitivamente en un documento electrnico, pasa a formar parte de la base documental. Los anexos a un documento no pueden eliminarse. Los tipos de archivos que acepta son: .DOC, .XLS, .PDF, .RTF, .SDW, .GIF, .TIFF, .TIF, .JPG, .JPEG

Para crear efectivamente el documento, se deber presionar el botn

Paso 2 / 3 - Confirmacin de datos El segundo paso de este procedimiento sirve para revisar los datos ingresados. Se acceder la siguiente pantalla:

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Al final de esta pantalla aparecer el botn

, y dependiendo de los y/o

permisos de cada usuario, pueden estar presentes los botones

Paso 3 / 3 - 1.Grabar Definitivo Bsicamente el paso tres consta de dos opciones principales, Grabar Definitivo y Grabar Borrador. Si el usuario tiene los permisos parar firmar electrnicamente documentos tendr habilitado el botn grabar definitivo, que al seleccionarlo, el sistema le pedir la contrasea para confirmar la grabacin del mismo. Para grabar un documento como DEFINITIVO deber firmarlo electrnicamente con su contrasea

Una vez finalizado este paso el sistema mostrar en pantalla el documento firmado donde se visualizar el CUDAP, y total de los datos del documento recin creado.

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2do. Grabar Borrador

Pueden ingresarse cdigos de reas que revisen el borrador creado. Cuando los usuarios pueden acceder a los elementos del men principal emitir documentos significa que generalmente podrn grabar borradores de los documentos electrnicos que confeccionen. Estos borradores, tal como los describe su nombre, son documentos que NO estn grabados en forma definitiva, y mientras sigan con ese estado, son susceptibles de ser modificados o eliminados. Cada rea tiene su almacn de borradores, que puede ser visto y operado por cualquier usuario que tenga permisos para operar borradores. El almacn de borradores de cada rea puede ser visualizado haciendo clic en el tem Ver Borradores del Men Principal.

Ver borradores

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3er. Grabar Definitivo por Mandato de El botn Grabar definitivo por mandato de... solo estar disponible si el usuario tiene el permiso especfico para grabar por mandato de su jefe. Esta funcionalidad tiene la finalidad de que ciertas personas puedan firmar documentos rutinarios y de poca importancia sin tener que esperar a que el responsable del rea pueda grabar el documento con su contrasea. Una vez seleccionado este botn el sistema solicitar la contrasea del usuario sesionado y el nombre de la autoridad por la que se est firmando por mandato.

El resultado final es exactamente el mismo que cuando se graba definitivamente un documento. La nica diferencia es que en el documento definitivo se aclara que el mismo fue grabado definitivo por mandato de una persona.

Por mandato de:

Cmo Almacenar documentos electrnicos?

Para almacenar un documento electrnico, se deber acceder a la opcin del Men de 1 Nivel Almacenar Documento. Esta opcin estar o no disponible de acuerdo a los permisos asignados al usuario y al rea ingresada. Se utiliza esta opcin cuando se quiere incorporar alguna documentacin a la base del sistema, sin la obligacin de hacerlo conocer a alguna rea en particular. No es obligatorio especificar un destinatario.

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Puede dar copia del documento a otras reas y/o personas, en ese mismo momento o ms adelante. Cuando se almacena, se puede incorporar datos de procedencia originales del documento en campos especiales.

Almacenar Documento Al acceder a esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla:

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Al igual que en la Emisin de Documentos ste procedimiento cuenta de 3 pasos bsicos: Paso 1 - Ingreso de datos Paso 2 - Confirmacin de datos Paso 3 - Grabar Definitivo o Grabar borrador El paso 2 y 3 son exactamente iguales al de la funcin Emitir Documentos. La nica diferencia est en el paso 1, donde se encuentran algunos campos adicionales, y no existe la obligacin de completar un destinatario. La operacin Almacenar Documentos es comnmente utilizada para el archivo de la documentacin del rea, facilitando la bsqueda gracias a al digitalizacin de la misma. Se puede observar que hay una nueva seccin con dos campos adicionales optativos:

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Estos campos son optativos y pueden utilizados para respetar la identificacin y fecha original de alguna documentacin que pueda provenir o no de algn organismo externo. Tambin se encuentra el campo firmantes y el campo destinatario para uso exclusivo de la carga de resoluciones y disposiciones.

Cmo ver los borradores almacenados?

Cuando los usuarios pueden acceder a los elementos del men principal Emitir documentos o Almacenar documentos, significa que generalmente podrn grabar borradores de los documentos electrnicos que confeccionen. Estos borradores, tal como los describe su nombre, son documentos que NO estn grabados en forma definitiva, y mientras sigan con ese estado, son susceptibles de ser modificados o eliminados. Cada rea tiene su almacn de borradores, que puede ser visto y operado por cualquier usuario que tenga permisos para operar borradores. El almacn de borradores de cada rea puede ser visualizado haciendo clic en el tem Ver Borradores del Men Principal. Todos los usuarios que tienen permisos estndar para la operacin de documentos electrnicos, pueden confeccionar borradores.

Ver borradores

La pantalla de borradores mostrar todos los borradores generados en el rea del usuario activo y que estn a revisin de la misma. Cuando se graba un borrador se puede hacer revisar por cualquier otra rea. Esta funcionalidad permite que ms de un rea puedan ir confeccionando un borrador en conjunto hasta que alguna lo grabe definitivamente. A modo de ejemplo un rea puede poner un borrador a revisin de su rea superior jerrquica cuando el o los responsables no se encuentran disponibles para la emisin definitiva de los documentos.

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Los borradores marcados con un punto estn a revisin del rea del usuario. Una vez guardados, los borradores tienen su propio CUDAP, que comienza con un prefijo alfabtico BORR y con una numeracin nica y consecutiva, que se renueva todos los aos para todos los borradores. Si el usuario sesionado tiene permisos para grabar definitivo de los borradores listados, ver una cajita de seleccin a la izquierda de cada CUDAP. Al seleccionarlas conjuntamente y despus luego elegir el botn Grabar definitivo, podr firmar definitivamente ms de un borrador a la vez. Caso contrario har clic en cada CUDAP individualmente para modificar, eliminar, poner a revisin o grabar definitivamente cada uno de los borradores por separado.

Qu operaciones se pueden hacer sobre un borrador?

Al seleccionar un borrador del listado de borradores se visualiza el siguiente men, siempre dependiendo de los permisos del usuario.

h Modificar Borrador: Elegir est opcin nos permite modificar y cambiar

cualquiera de los datos del documento.

h Eliminar Borrador: Eliminar el borrador del almacn de borradores del

rea y de la base de COMDOC III. Un borrador eliminado no se puede recuperar.

h Poner a Revisin: Esta opcin permite que el borrador est disponible. h Inicialar Borrador: Esta funcionalidad permite a los usuarios inicialar
borradores, de modo que al firmarse electrnicamente un documento, figurar en el mismo el o los usuarios que lo hayan inicialado, el rea a que pertenecen y la fecha en que lo hicieron. Si un borrador es modificado perder las incializaciones anteriores a dicha modificacin y deber volver a inicialarse. Los borradores puestos A revisar por rea podrn ser inicialados por usuarios de otra rea.

h Grabar Definitivo: Este opcin estar visible cuando el usuario

sesionado tenga permisos para grabar definitivo ese tipo de documento. El sistema pedir la contrasea del usuario para que firme electrnicamente el documento.

h Grabar Definitivo por mandato: Esta opcin estar visible cuando el

usuario sesionado tenga permisos para grabar definitivo por mandato para ese tipo de
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documento.

El

sistema

pedir

la

contrasea

del

usuario

para

que

firme

electrnicamente el documento.

h Volver al Documento: Opcin que permite poner en pantalla el

borrador, en caso que se haya seleccionado alguna opcin del men errneamente.

h Volver: Opcin equivalente a seleccionar la funcin atrs (back) del

navegador de Internet.

Qu operaciones se pueden hacer sobre un documento electrnico?

Una vez que los documentos electrnicos estn grabados definitivamente, pueden realizarse diferentes operaciones sobre ellos. A continuacin se exponen brevemente las operaciones que son propias de los documentos electrnicos. Las operaciones especficas de los documentos electrnicos son accesibles desde el men del documento.

Dar Copia Esta opcin permite dar copia del documento en pantalla. La copia se puede dar a cualquier rea, alias y/o usuario del sistema. Se pueden ingresar los cdigos de rea y/o de los usuarios directamente en el campo Copias:

Paso 1 de 2: Ingresar los usuarios, reas o aliases a los que se desea dar copia

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Consulta de reas y Alias En caso de no conocer los cdigos de reas o alias, se los puede consultar seleccionando los botones texto de la descripcin. . Al seleccionar este botn, emerge una pantalla que nos permite consultar los cdigos de rea insertando alguna parte del

Antes de cualquier consulta de reas o alias hay que seleccionar el organismo al cual pertenece el rea que estamos buscando. En la pantalla de consulta de reas y alias, hay tres crculos de seleccin:

h reas: El primero est seleccionado por defecto y sirve para indicarle a

la consulta que estamos buscando cdigos de rea.

h Alias: solo para buscar cdigos de Alias. h reas que componen un alias: el sistema devuelve todos lo cdigos
que de reas que contiene un Alias. Una vez insertado un patrn de bsqueda, ste se buscar en la Descripcin Larga del rea y se mostrarn las reas que coinciden con el patrn de bsqueda. Consulta de Usuarios En caso de no conocer el login de usuario, podemos consultarlo seleccionando el botn . Al hacer clic en ste botn emerge una ventana que nos permite consultar los usuarios con al menos tres letras del apellido del mismo. En sta pantalla se puede consultar el login del usuario insertando parte del apellido y/o parte del nombre conjuntamente. Una vez insertado como mnimo tres letras del apellido, se

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puede hacer clic en el botn buscar, y el sistema devolver todos los usuarios que cumplan con el patrn de bsqueda insertado.

Si entre los usuarios listados, se encuentra el usuario buscado, se lo selecciona de la lista y se presiona el botn .

Paso 2 de 2: Confirmar operacin

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Modificar clasificacin de seguridad Esta opcin permite dar cambiar la clasificacin de seguridad, de General a De trabajo y viceversa.

Revocar En caso de error en la emisin de un documento, ste se podr enviar al archivo de documentos revocados. Esta operacin solo podr ser realizada por usuarios con permiso para emitir documentos con la naturaleza ms alta y que pertenecen al rea de alta.

Dados los elevados privilegios necesarios para esta operacin, es recomendable tomar las precauciones necesarias al momento de grabar definitivamente los documentos electrnicos, especialmente los que sern impresos y firmados holgrafamente porque formarn parte de carpetas papel. En el caso de que los documentos electrnicos no sean impresos, es de mucha utilidad la utilizacin de los avances para hacer las enmiendas y salvedades a los errores u omisiones que se pudieran haber realizado en la emisin de la documentacin.

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Los documentos una vez revocados slo podrn ser visualizados por los usuarios con permisos para ver documentos con la naturaleza ms alta, dependiendo de la clasificacin de los mismos. Para ver los documentos revocados, hay una opcin Consultar documentos revocados en el men principal que slo estar disponible para los usuarios con la naturaleza mas elevada. Tomar Base Su funcin es la de replicar un borrador con los mismos datos que el documento definitivo que se tiene activo en pantalla. Como su denominacin lo indica, se toma como base el documento activo para hacer otro documento con los mismos o similares datos.

Al seleccionar esta opcin en el men del documento, aparece la pantalla para emitir un documento nuevo con los todos los campos completados al igual que el documento seleccionado originalmente. Los datos que se replican son: Ttulo, Texto, Destinatarios y Copia. La Clasificacin, Naturaleza y Objetivos son los mismos que el documento elegido, el campo Documentos y carpetas a referenciar es automticamente completado con el CUDAP del documento original, a fin de referenciar ambos documentos. Esta funcionalidad est diseada para facilitar la confeccin de documentos o carpetas con datos repetitivos.

Clasificacin y Naturaleza de los Documentos Electrnicos:

Todos los documentos electrnicos poseen atributos por Clasificacin y por Naturaleza que se asignan al momento de crear el documento. La Clasificacin corresponde a la visibilidad del documento y solamente hay dos de ellas: General o de Trabajo.

Clasificacin
Clasificacin General El contenido de un documento General puede ser ledo por todos los usuarios del mismo organismo que se conecten al sistema siempre que cuenten con los suficientes permisos para la naturaleza (visto ms adelante) de dicho documento.

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Clasificacin De Trabajo El contenido de un documento de Trabajo slo puede ser visto por los usuarios del rea de origen, por el rea de destino, por las reas/usuarios a los que se les haya dado copia y que adems cuenten con suficientes permisos para la naturaleza (visto ms adelante) del documento.

Naturaleza
Este atributo tambin tiene que ver con la visibilidad de los documentos, y existen 4 naturalezas tipificadas como: A, B, C y D. Donde A es la naturaleza ms alta y D la ms baja. La naturaleza es un atributo que poseen los documentos y los usuarios. Dependiendo del grado de permiso que tengan los usuarios podrn visualizar ms o menos documentos. Por ejemplo, los usuarios que tengan permisos para ver documentos tipo A podrn ver documentos tipo B, C y D y aquellos usuarios que tengan permisos para visualizar documentos de naturaleza tipo C, tambin podrn ver documentos tipo D. Este atributo aplica la regla el que puede ms, puede lo menos. Al mismo tiempo este ejemplo aplica tambin para otras operaciones como las de emitir, almacenar, operar borradores y dar copia. La Naturaleza se complementa con la Clasificacin, por eso es importante entender que un documento de clasificacin General, solo podr ser visto por los usuarios que tengan los permisos para la naturaleza equivalente o superior correspondiente al documento en cuestin. Como ejemplo, si un usuario tiene permisos para documentos de Naturaleza tipo C, no podr ver documentos de Naturaleza tipo A y B, an cuando sean Generales. Ahora supongamos el caso de un usuario con permiso para ver documentos con Naturaleza tipo A. Este usuario puede consultar y visualizar todos los documentos de clasificacin General con Naturaleza de tipo A, B, C, y D. Ahora bien, si los documentos son de clasificacin de Trabajo slo podr verlos, siempre y cuando el rea del usuario sea emisora, receptora y/o destinataria de los mismos, o si el login del usuario recibi copia del documento. El atributo naturaleza de los documentos no puede cambiarse, esto quiere decir que si la naturaleza de un documento siempre ser la misma. Si un usuario con permisos para ver documentos con naturaleza C, se le degrada el permiso a nivel D, no podr ver el contenido de los documentos con naturaleza superior, por ms que hayan sido vistos con anterioridad o que hayan sido grabados definitivos por el mismo.

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Combinar o Separar Documentacin

Documentacin No Agregada
La Documentacin No Agregada, es aquella documentacin que no ha sido incluida en ninguna otra Carpeta. La Documentacin No Agregada puede contener documentos o carpetas, pero ella en s misma NO est contenida en ninguna otra documentacin. Si se presiona la Opcin de Men de 1 Nivel Ver Resumen, se puede observar la Documentacin No Agregada de la que el Usuario es Depositario, tanto la Documentacin en estado Pendiente, como la que est en Estado Terminado.

Documentacin No Agregada, Pendiente o Terminada, depositada en el rea

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Para acceder a esta Documentacin, se clickea en el link No Agregados, y se muestra la documentacin existente en el rea:

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Documentacin Agregada
La Documentacin Agregada, es aquella documentacin que ha sido incluida en alguna Carpeta. La Documentacin Agregada puede a su vez tambin contener documentos o carpetas, y ella en s misma estar contenida en otra Carpeta. Si se presiona la Opcin del Men de 1 Nivel Ver Resumen, se puede observar la Documentacin de la que el Usuario es Depositario, tanto la Documentacin en estado Pendiente, como la que est en Estado Terminado. Tambin se puede acceder a la Documentacin de la cual el usuario es Responsable o Destinatario.

Al

acceder

una

Carpeta

Documento,

se

puede

observar

si

esta

Documentacin est agregada a otra Carpeta.

Por ejemplo:

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Este Documento esta contenido (ha sido agregado) en una Carpeta

Informacin de Fecha, Hora, Usuario y rea del Agregado

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A su vez, si se accede a una Carpeta, se puede observar si la Carpeta tiene agregados de otros Documentos y/o Carpetas.

Documentos y/o carpetas agregadas al CUDAP

Fecha, Usuario y rea del Agregado del Documentos y/o Carpeta

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Cmo Incluir Documentacin en una Carpeta

Para incluir Documentacin que en una Carpeta, se debe acceder al Documento/Carpeta desea incluir en la Carpeta Contenedora, una vez

seleccionada, se debe ingresar en la opcin del Men de 2 Nivel Incluir en Carpeta.

Incluir en Carpeta

Se mostrar la siguiente pantalla: Paso 1 / 2

En este punto, se puede ingresar manualmente el CUDAP de la Carpeta contenedora en el recuadro blanco, o presionar el botn Con lo cual se abrir la siguiente ventana:

Se puede seleccionar el CUDAP correspondiente presionando el botn

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COMDOC III

Se habr seleccionado una carpeta a la que se desea incluir la documentacin elegida previamente. Al presionar el botn Paso 2/2 Se mostrar la siguiente pantalla de confirmacin:

Al presionar el botn la Carpeta indicada.

se incluir el documento/carpeta seleccionado a

Cmo Agregar Contenidos a una Carpeta

Para Agregar Contenidos a una Carpeta, se debe acceder a la Carpeta a la que se le desea agregar Documentacin, una vez seleccionada, se debe ingresar en la opcin del Men de 2 Nivel Agregar Contenidos. Se mostrar la siguiente pantalla: Paso 1/2

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En este punto, se puede ingresar manualmente el CUDAP de la documentacin que se desea agregar, o presionar el botn Con lo cual se abrir la siguiente ventana:

Y se puede seleccionar el CUDAP correspondiente. Al presionar el botn Paso 2/2 Se mostrar la siguiente pantalla de confirmacin

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COMDOC III

Al presionar el botn indicada.

se agregar la documentacin a la carpeta

NOTA: Para Agregar Contenidos en una Carpeta, Se deber ser rea Depositaria de la Documentacin a agregar La Documentacin a Agregar No podr estar agregada a otra Carpeta La Documentacin a Agregar No podr estar Archivada La Documentacin a Agregar No podr estar en Trnsito. La Documentacin a Agregar deber estar Completa.

No podrn realizarse Relaciones Circulares.

Cmo Desglosar Documentacin?

Para Desglosar Documentacin se debe ingresar a la opcin Desglosar Documentacin en el men de 2 Nivel. La opcin de Desglosar Documentacin se utiliza para realizar la separacin (desglose) de documentacin que se encuentra agregada a la carpeta que est visualizando o bien para separar parte del contenido de la carpeta generando un nuevo documento o una nueva carpeta. La operacin inversa es Agregar Contenidos. Luego de seleccionar el documento y de ingresar a la opcin desglosar contenido, se mostrar la siguiente pantalla: Paso 1/2

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Carpeta seleccionada para realizar desgloses

Elementos contenidos, disponibles para desglosar

Las opciones que existen en el desglose son las siguientes:

h Desglosar Documentacin Seleccionada: permite desglosar aquella

documentacin que seleccion (en cada una de las casillas) y que se encuentra agregada actualmente. En este caso se mostrar la siguiente pantalla luego de presionar el botn

Paso 2/2

h Desglosar Documentacin No Registrada: permite desglosar el

contenido de la carpeta generando un nuevo CUDAP. En este caso se mostrar la siguiente pantalla luego de presionar el link:

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Paso 2/2

Aqu se registra el nuevo documento y/o carpeta. (Ver Seccin Cmo Registrar o Recibir Papeles?)

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Relacionar Documentacin
Cmo agregar Referencias a Documentos y/o Carpetas?
Esta opcin permite relacionar o vincular documentos o carpetas que no se encuentren en estado Archivado. Para agregar referencias entre Documentacin, se debe seleccionar un documento o carpeta, y se debe ingresar en la opcin del Men de 2 Nivel Agregar Referencias. Esto significa que el documento seleccionado HACE REFERENCIA al que se va a agregar. NOTA: Referenciar, NO es lo mismo que Agregar Contenidos.

Agregar Referencias

Se mostrar entonces, la siguiente pantalla: Paso 1/2

Se pueden agregar los documentos a referenciar, escribiendo el o los CUDAP en el recuadro blanco, tipendolos, leyndolos con el lector de cdigo de barras o presionando el botn Con lo cual se abrir la siguiente ventana:
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y se puede seleccionar el CUDAP correspondiente que se desea agregar. Luego presionando el botn Se mostrar el siguiente paso: Paso 2/2

Presionando el botn

se agregar la referencia seleccionada.

NOTA: Para agregar Referencias a la Documentacin: La Documentacin debe estar No Archivada. La Documentacin debe estar Completa. Se le puede agregar Referencias a documentacin de la cual soy depositario.

Si se agrega dos veces una referencia a un mismo elemento, slo agrega uno.

Cmo Ver las Referencias de los Documentos?

Mediante la opcin del Men de 2 Nivel Ver Referencias se accede a los CUDAPs relacionados con la documentacin que est visualizando.

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COMDOC III

Ver Referencias

NOTA: Referenciar, NO es lo mismo que Agregar Contenidos. Suponiendo que tenemos los siguientes documentos/carpetas ingresados en el sistema donde se dan las siguientes relaciones. DICT-SIU:0000002/2009 referencia a: EXP-SIU:0000003/2009

EXP-SIU:0000003/2009 referencia a: DICT -SIU:0000001/2009

DICT-SIU:0000002/2009

EXP-SIU:0000003/2009

DICT-SIU:0000001/2009

Notacin: Referencia A

Documento/Carpeta

Documento/Carpeta

Si se selecciona Ver Referencias del Documento EXP-SIU:0000003/2009

Se mostrar la siguiente pantalla:

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Los enlaces "Hace Referencia a" y "Toda la Documentacin Relacionada" le permiten ver toda la lista de la documentacin relacionada.

h Si se accede al enlace Es referenciado por se accede a la siguiente

pantalla:

h Si se accede al enlace Toda la Documentacin Relacionada se accede a

la siguiente pantalla:

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Cuando se est visualizando toda la documentacin relacionada de un documento/carpeta, los documentos relacionados, se mostrarn de diferente color segn la siguiente norma:

h Documentos/Carpetas referenciados por el documento/carpeta consultado

en AZUL

h Documentos/Carpetas que referencian al documento/carpeta consultado

en ROJO.

h Documentos/Carpetas que son referenciados indirectamente por el

documento/carpeta consultado en NEGRO. Se muestra en el siguiente cuadro las referencias del ejemplo planteado con sus relaciones directas e indirectas por color.

DICT-SIU:0000002/2009

EXP-SIU:0000003/2009

DICT-SIU:0000001/2009
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Tesauro
Qu es el Tesauro?
El Tesauro es un conjunto de palabras definido dentro de un rea. Este conjunto de palabras sern las palabras claves de la documentacin manejada por dicha rea. La documentacin que circula en un rea o a la que el rea tiene acceso, generalmente trata o refiere a un conjunto de temas similares. El Tesauro permite tener definidas las palabras que identifican a cada tema y permite uniformar la asignacin de palabras claves o temas a la documentacin.

Cmo Administrar el Tesauro?

La administracin del Tesauro permite activar una palabra clave como tal, o desactivar una palabra clave existente. Solo tendrn acceso a la opcin de administracin del Tesauro aquellos usuarios con su correspondiente permiso. Para dar de alta una palabra clave deber clickearse en la opcin del men de 1 Nivel:

Administrar Tesauro Paso 1/2 Se abrir entonces, la siguiente pantalla:

Palabras Inactivas

Palabras Activas
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h Las palabras activas son aquellas que pueden utilizarse actualmente para
asignar como palabra clave de la documentacin.

h Las palabras inactivas son aquellas que no pueden utilizarse actualmente

para asignar como palabra clave de la documentacin, pero que han sido asignadas en el pasado como palabras claves o que han sido dadas de alta errneamente.

h Slo se pueden ingresar palabras claves enteras (sin blancos), es por esto
que si se quiere asignar como palabra clave a una frase, se sugiere que se separen las palabras de la frase con el carcter _, de forma que el sistema lo reconozca como una sola palabra o string de caracteres, y de esta forma se adopte una regla uniforme dentro de la organizacin para la notacin de palabras claves. Ejemplos: Caja Chica, se notar como Caja_Chica, No Docente se notar como No_Docente, Legajo Personal como Legajo_Personal, etc.

h Para agregar una palabra clave al Tesauro, se escribe la palabra sobre el

recuadro blanco y se presiona la tecla

h Para salir de la administracin del Tesauro y confirmar las Palabras Claves

ingresadas en la sesin, se presiona la tecla Paso 2/2 Si se han ingresado nuevas Palabras Claves, se mostrar la siguiente pantalla donde se lista la composicin actual del Tesauro con Palabras Activas e Inactivas.

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Cmo Agregar Palabras Claves a un Documento?

Para asignar Palabras Claves a un documento, se elige el documento y luego se selecciona la opcin del Men de 2 Nivel Agregar Palabras Claves.

Agregar palabras clave

NOTA: Se pueden agregar palabras claves a documentacin archivada o no archivada, en estado pendiente o terminado y de los cuales soy depositario o no soy depositario pero soy responsable. El tesauro que se mostrar ser el definido en el rea en el que el usuario est asignando Palabras Claves. Se mostrar la siguiente pantalla Paso 1 / 2

En el recuadro blanco, se puede tipear la palabra clave deseada, que se encuentre activa en el Tesauro, si se desea agregar ms de una palabra clave, debern estar separadas por punto y coma. O se puede clickear el botn con lo cual se mostrar la siguiente pantalla:

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Y seleccionando de la lista de palabras activas del Tesauro, presionando en el botn seleccionado. Paso 2/2 Se mostrar la siguiente pantalla se agregar la Palabra Clave deseada al documento

y al confirmar, la/s palabra/s, clave/s se asignarn al documento. NOTA: Para agregar Palabras Claves a Documentacin, La Documentacin puede estar en estado Pendiente, Terminada o Archivada. Si se agrega en una misma rea la misma palabra clave, sta ser dada de alta slo una vez. Para agregarle Palabras Claves a la Documentacin, el rea debe estar involucrada en la misma. Slo se pueden agregar Palabras Claves Activas.

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COMDOC III

Cmo Ver Palabras Claves de un Documento?

Para ver las Palabras Claves de la Documentacin, se selecciona un Documento y se selecciona la opcin Ver Palabras Clave del Men de 2 Nivel.

Ver palabras clave

Con lo cual se mostrar la siguiente pantalla.

NOTA: Se pueden ver palabras claves del rea y de otras reas que hayan asignado palabras claves. Puede suceder que distintas reas hayan asignado las mismas palabras claves, porque han definido las mismas Palabras Claves en sus respectivos Tesauros.

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Etapas
Qu es la Lista de Etapas?
Se define a la Lista de Etapas como una enumeracin de las distintas instancias por las cuales va evolucionando la Documentacin (Documentos y/o Carpetas). Estas instancias de evolucin de la Documentacin (Documentos y/o Carpetas), pueden definirse dentro de cada rea. La Lista de Etapas es un pseudo work flow de la documentacin, es flexible, es decir que puede asignarse o no y no es mandatorio para la registracin de la circulacin de la documentacin. Un ejemplo de Lista de Etapas podra ser la siguiente, en el rea: Direccin de Compras, Lista de Etapas: Pedido de Compra, Licitacin, Adjudicacin, Orden de Compra, etc.

Cmo Administrar las Etapas?

La opcin de Administrar Etapas, est visible y disponible en el Men de 1 Nivel,

Administrar lista de etapas

Est disponible slo en aquellos casos en los que el usuario ha sido provisto de los permisos necesarios para acceder a esta funcionalidad. Se deber clickear en el men de 1 Nivel en la opcin Administrar Etapas. Paso 1/2 Se mostrar la siguiente pantalla:

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COMDOC III

Ingresando la palabra o frase de la etapa, en este recuadro y presionando el botn de la etapa ser incorporada en la lista de Etapas Activas. En la pantalla de Administrar Lista de Etapas, se observan dos listas, la lista de la izquierda, se corresponde con las Etapas Activas o disponibles para ser utilizadas y la lista de la derecha, se corresponde con las Etapas Inactivas o deshabilitadas. Para activar o desactivar Etapas, se selecciona la etapa de la lista correspondiente y presionando las teclas

alternativamente la etapa pasar de etapa activa a inactiva o viceversa. Si se presiona la tecla Paso: Paso 2/2 se pasar al segundo

En esta pantalla se muestra un resumen de la conformacin de la Lista de Etapas definidas para el rea.

Cmo Asignar Etapas a un Documento?

Se podr asignar a la Documentacin (Documentos y/o Carpetas), la etapa en la que se encuentra en determinado momento, clickeando en la opcin Asignar Etapa del men de 2 Nivel, slo en aquellos casos en los que el usuario haya sido provisto de los permisos necesarios. Una vez seleccionado el Documento al que se quiere asignar la etapa, se muestra la siguiente pantalla:

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COMDOC III

En el recuadro blanco seleccionado, se puede agregar una etapa activa que pertenezca a la lista de etapas definidas en el rea, o presionando el botn

NOTA: Para Asignar Etapas: Debo ser Depositario de la Documentacin. La Documentacin no debe estar en Trnsito. La Documentacin debe estar Completa Solo se podrn asignar Etapas Activas

Si se asigna ms de una vez la misma etapa, sta slo se asignar una sola vez.

Cmo Ver las Etapas asignadas a un Documento?

La Opcin de Ver Histrico de Etapas, muestra en orden cronolgico todas las etapas que se asignaron dentro del rea al CUDAP que se est observando. Seleccionando el documento deseado y luego clickeando en la opcin del men de 2 Nivel, el link Ver Histrico de Etapas

Ver etapas

Se mostrarn las Etapas asignadas por su rea en el Documento:

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NOTA: Slo se mostrarn en el Histrico de Etapas, las Etapas asignadas en el rea a la cual pertenece el usuario que est consultando el documento.

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COMDOC III

Avances
Qu es un Avance?
Un Avance es un mensaje o comentario agregado a la documentacin, con el objeto que los usuarios y/o responsables que accedan al documento puedan leer. Podr agregar avances toda rea involucrada en la gestin del trmite, es decir, rea depositaria, rea iniciadora, rea responsable o rea que dio de alta la documentacin.

NOTA: La Documentacin en condiciones de que se le agreguen Avances ser la siguiente: Documentacin Completa Documentacin No Archivada

rea involucrada en la Documentacin.

NOTA: Mximo Nmero de Caracteres de un Avance: 1024.

Cmo Agregar un Avance en un Documento?

Esta opcin permite agregar una anotacin, recordatorio o bien dejar asentado algn comentario que permita diferenciar la documentacin respecto de las dems. Para crear un Avance se debe seleccionar el documento al que se le desea agregar un comentario o mensaje, y luego se debe seleccionar del Men de 2 Nivel la opcin Agregar Avance General o Agregar Avance Particular, de acuerdo con el alcance que se le quiera dar al avance.

h Avance General: podr ser ledo por todas las reas involucradas con el
documento.

h Avance Particular: podr ser ledo por una o ms reas especificadas.

Podr agregar avances toda rea involucrada en la gestin del trmite, es decir, rea depositaria, rea iniciadora, rea responsable o rea que dio de alta la documentacin

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COMDOC III

Agregar Avance General

Agregar Avance General Se abrir entonces, la siguiente pantalla: Paso 1/2

En el recuadro blanco, se podr ingresar el texto del mensaje y/o comentario, cuya longitud mxima ser de 1024 caracteres. Este avance ser guardado si se presiona el botn

Paso 2/2

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COMDOC III

Agregar Avance Particular

Agregar Avance Particular

Se abrir entonces, la siguiente pantalla: Paso 1/2

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Se pueden seleccionar en esta pantalla las reas destino botn: Este avance ser guardado si se presiona el botn Paso 2/2

a las que se quiere

enviar, y las reas a las que se quiere enviar una copia, presionando en cada caso el

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La documentacin que posee Avances Agregados o Nuevos Avances, se mostrar con la siguiente leyenda:

Cmo Ver un Avance agregado a un Documento?

Para ver los Avances que posee un Documento, se deber seleccionar el Documento y luego, eligiendo la opcin del Men de 2 Nivel Ver Avances

Ver avances Se mostrar la siguiente pantalla:

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Muestra todos los avances registrados en este documento, tanto los particulares como los generales. En dos solapas pueden verse por separado cada tipo de avance registrado. Avances generales:

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Avances particulares:

Los avances agregados al documento se vern ordenados cronolgicamente con la fecha descendente. (el ltimo avance agregado, se ver primero) y la informacin que se muestra posee el usuario que agreg el avance, de qu rea es y el texto del avance.

Impresin
Cmo Imprimir Documentos y Carpetas?
Para imprimir Documentacin se debe acceder a la Opcin Imprimir del men de 2 Nivel

Imprimir Esta opcin genera un archivo PDF conteniendo el documento o la carpeta buscado para imprimir con sus respectivos contenidos. Los documentos y carpetas dentro del archivo PDF generado estn ordenados respetando la fecha en que fueron agregados. La documentacin a imprimir comienza con una cartula en la que se puede ver el CUDAP y un ndice con los contenidos en el orden en que fueron agregados.
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NOTA: Para poder ver un archivo PDF es necesario tener instalado el Acrobat Reader en su Computadora. Al acceder a esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla:

Para la impresin se pueden seleccionar diferentes opciones:

h Informacin principal de la documentacin, incluyendo el Texto h Informacin de trmite ( histricos de transferencias, agregados,
desgloses, prrrogas, cambios de responsable)

h No seleccionar ninguna opcin

Si se selecciona el primer caso, se imprimir:

h h h h

CUDAP Fecha y Hora de Impresin Cdigo de Barras del CUDAP Datos de Registracin Fecha Hora rea Procedencia Nro. Original Ttulo
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h Encabezado

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Texto Causante Estado Folios Destinatario Depositario Usuario Descripcin Depositario Desde

Si se selecciona el segundo caso, se imprimir:

h h h h

CUDAP Fecha y Hora de Impresin Cdigo de Barras del CUDAP Datos de Registracin Fecha Hora rea Procedencia Nro. Original Ttulo Texto Causante Estado Folios Destinatario Depositario Usuario Descripcin Depositario Desde

h Encabezado

h Cambios de Estado
Estado Fecha Usuario rea Fecha Usuario rea Operacin
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h Vencimiento Inicial

h Archivados y Desarchivados

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Fecha Usuario rea

h Prrrogas h Cambios Responsable h Histrico Transferencias

Si no se tildan ninguna de las dos opciones, se imprimir la siguiente informacin:

h h h h

CUDAP Fecha y Hora de Impresin Cdigo de Barras del CUDAP Datos de Registracin Fecha Hora rea Procedencia Nro. Original Ttulo Causante Estado Folios Destinatario Depositario Usuario Descripcin Depositario Desde

h Encabezado

Cmo Ver/Reimprimir la Cartula de la Documentacin?

Para Ver/Reimprimir la Cartula de la Documentacin, se deber seleccionar el documento/carpeta y presionar la opcin Reimprimir Cartula del Men de 2 Nivel

Reimprimir cartula Se presentar la siguiente pantalla:

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Para imprimir la cartula, se deber acceder al men del Navegador e imprimir a travs de la opcin de impresin.

Eliminados
Qu hacer con la Documentacin dada de alta errneamente? - El rea DOCERRO
La documentacin ingresada por error, deber ser remitida al rea DOCERRO. Debiendo consignarse en una providencia firmada por la autoridad del rea los motivos del mismo. Es un rea virtual, un recipiente de documentacin desechada.

Transferencia de Documentacin
Cmo Transferir Documentos y/o Carpetas?
Para Transferir Documentacin, se debe seleccionar la opcin Transferir del Men de 1 Nivel, o ya teniendo un documento/carpeta seleccionado para transferir, se puede seleccionar la opcin Transferir del Men de 2 Nivel.

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COMDOC III

Existen dos tipos de transferencias de documentacin:

h Transferencias de Documentacin a un rea. h Transferencias de Documentacin a un usuario perteneciente al rea del

emisor del remito. Transferencias a un rea Se mostrar la siguiente pantalla: Paso 1/2

Los datos que se deben ingresar son los siguientes:

h Destinatario, en el caso de transferencias a reas si no se conoce el

cdigo del rea (con formato area@siu), se debe presionar el botn (Ver Seccin Consultar reas) Para agregar documentos y/o carpetas al remito, se pueden escribir en el cuadro con el formato correcto de CUDAP, se pueden agregar con el botn

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COMDOC III

Con lo que se abrir la siguiente ventana:

Se selecciona en esta pantalla el tipo de documento a agregar, el servidor, el nmero y el ao. Se deber presionar el botn El sistema buscar el documento y lo agregar a la lista del remito que se est confeccionando. Tambin se puede leer el cdigo de barras de la documentacin a travs de un lector de cdigo de barras. Otra forma de seleccionar elementos a ser transferidos es seleccionando el botn

En este caso se mostrar una pantalla, desde donde se puede seleccionar la documentacin a transferir. Luego de incorporar todos los elementos que se desean transferir, se debe presionar el botn Con lo cual se mostrar el siguiente paso:

Paso 2/2

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COMDOC III

La informacin de Fojas deber completarse para Confirmar la Transferencia. En este paso se podr Confirmar la operacin de Transferencia. Existen dos opciones para mostrar el Remito que se ha creado:

h Confirmar Mostrando Agregados

En esta opcin, se mostrar el Remito creado para transferir. En este caso se deber presionar el botn listando adems todos los documentos y/o carpetas que pudieran tener contenidos los elementos seleccionados

h Confirmar Sin Mostrar Agregados

En esta opcin, se mostrar el Remito creado sin listar todos los documentos y/o carpetas que pudieran tener contenidos los elementos seleccionados para transferir. En este caso se deber presionar el botn Luego de realizar la confirmacin de la Transferencia, se mostrar la pantalla con el Remito creado, el cual se deber imprimir como constancia de la accin realizada.

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COMDOC III

Los datos que constan en el Remito son los siguientes:

h h h h h h h h

Nmero de Remito Fecha de Transferencia Destinatario-rea Transferencia Desde Realizada por Motivo de la Transferencia CUDAP transferido, Ttulo del Documento/Carpeta, Folios, Causante Recibido por

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COMDOC III

Transferencias a un Usuario perteneciente al rea del emisor del remito La documentacin puede transferirse para que sea resuelta o tratada por un usuario del rea en la que la documentacin est depositada. En este caso al seleccionar la opcin Transferir del men de 1 Nivel o de 2 Nivel, Se mostrar la siguiente pantalla: Paso 1/2

Los datos que se deben ingresar son los siguientes:

h Destinatario, en el caso de transferencias a usuarios del rea si no se

conoce el cdigo del usuario (con formato usuario@SIUc), se debe presionar el botn (Ver Seccin Cmo Consultar Usuarios)

Para agregar documentos y/o carpetas al remito, se pueden escribir en el cuadro con el formato correcto de CUDAP, se pueden agregar con el botn

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COMDOC III

Con lo que se abrir la ventana para seleccionar un CUDAP. Se selecciona en esta pantalla el tipo de documento a agregar, el servidor, el nmero y el ao. Se deber presionar el botn El sistema buscar el documento y lo agregar a la lista del remito que se est confeccionando. Tambin se puede leer el cdigo de barras de la documentacin a travs de un lector de cdigo de barras. Otra forma de seleccionar elementos a ser transferidos es seleccionando el botn En este caso se una pantalla, desde donde se puede seleccionar la

documentacin a transferir. Luego de incorporar todos los elementos que se desean transferir, se debe presionar el botn Con lo cual se mostrar el siguiente paso: Paso 2/2

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COMDOC III

La informacin de fojas deber completarse para confirmar a transferencia. En este paso se podr Confirmar la operacin de Transferencia. Existen dos opciones para mostrar el Remito que se ha creado:

h Confirmar Mostrando Agregados

En esta opcin, se mostrar el Remito creado para transferir. En este caso, se deber presionar el botn listando adems todos los documentos y/o carpetas que pudieran tener contenidos los elementos seleccionados

h Confirmar Sin Mostrar Agregados

En esta opcin, se mostrar el Remito creado sin listar todos los documentos y/o carpetas que pudieran tener contenidos los elementos seleccionados para transferir. En este caso, se deber presionar el botn Luego de realizar la confirmacin de la Transferencia, se mostrar la pantalla con el Remito creado, el cual se deber imprimir como constancia de la accin realizada. Los datos de los que consta el Remito, son los siguientes:

h h h h h h h h h

Nmero de Remito Fecha de Emisin o Impresin Fecha de Transferencia Destinatario-rea Transferencia Desde Realizada por Motivo de la Transferencia CUDAP transferido, Ttulo del Documento/Carpeta, Folios, Causante Recibido por

Cuando el documento tenga un usuario asignado para que lo resuelva o lo trate, el color del enlace a la documentacin, cambiar de rojo a negro. Tal como se muestra en la siguiente pantalla.

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COMDOC III

Cmo Recibir y/o Rechazar Remitos y/o Documentacin?

Para recibir Documentacin Transferida, se debe ingresar a los Remitos Emitidos por el rea que transfiere. En la opcin del Men de 1 Nivel observan los Remitos Ver Resumen, se

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COMDOC III

Remitos: En Trnsito hacia Ud. o su rea Clickeando en el enlace En Trnsito hacia Ud. o su rea, se mostrar la siguiente pantalla:

Organismo Originador del Remito, Emisor del Remito, Fecha de Envo del Remito

Enlace al Remito en trnsito hacia Ud. o su rea

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En esta ventana, se muestra la lista de los Remitos en Trnsito hacia Ud. o su rea, esta lista posee informacin del CUDAP del Remito, el organismo originador, el emisor y la fecha de envo del Remito. Para acceder al remito, se debe hacer click en el en enlace donde figura el CUDAP del Remito, y se mostrar la siguiente pantalla:

Paso 1 / 2 En la Recepcin del Remito, se debe completar en el recuadro de Recibido Por, el nombre de la persona que recibi el remito. Se observa la lista de documentacin que ha sido registrada en el remito como transferida a Ud o su rea. En las casillas de la columna ACEPTAR, se podrn seleccionar los documentos recibidos, o eventualmente en la columna MOTIVO DE RECHAZO, se podr registrar aquellos documentos rechazados por alguna razn. Si la documentacin que figura en la lista, no ha llegado al destino, entonces se deber marcar la casilla NO LLEGO A DESTINATARIO. NOTA: Si se posee Lector de Cdigo de Barras, se pueden leer los CUDAP de los documentos recibidos, y stos en forma automtica sern incorporados como aceptados.

Si se presiona el botn , se marcarn automticamente las casillas de aceptacin de todos los documentos que figuran en el remito, de la misma forma, si se
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COMDOC III

presiona el botn se completar automticamente en la columna MOTIVO DE RECHAZO, la leyenda Rechazado.

Puede ocurrir que no haya llegado ningn documento, esto se notifica mediante el botn Para terminar con la operacin de recepcin del remito, se deber presionar el botn Con lo cual se pasar a la siguiente pantalla: Paso 2/2

En este paso, se mostrar la siguiente informacin:

h h h h

Carpetas y Documentos Aceptados Carpetas y Documentos Rechazados Carpetas y Documentos que no llegaron a Destino Carpetas y Documentos Actualizados se finalizar con la recepcin del Remito.

Y presionando el botn

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COMDOC III

Remitos: En Trnsito desde Ud. o su rea Clickeando en el enlace En Trnsito desde Ud. o su rea, se mostrar la siguiente pantalla:

Destinatario del Remito, Fecha de Envo del Remito

Enlace al Remito en trnsito desde Ud. o su rea En esta ventana, se muestra la lista de los Remitos en Trnsito desde Ud. o su rea, esta lista posee informacin del CUDAP del Remito, el Destinatario del Remito, y

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COMDOC III

la fecha de envo del Remito. Para acceder al remito, se debe hacer click en el en enlace donde figura el CUDAP del Remito. Aqu, si el emisor del Remito, desea actualizar el estado del remito, es decir, si por alguna razn la oficina destinataria no registr en el Sistema la recepcin del documento, pero s lo hizo fsicamente, (la oficina emisora del remito tiene en su poder, el remito firmado), podr actualizar el estado del remito completando quin fue el responsable de la recepcin, qu documentos fueron recibidos, cules fueron rechazados y cules no llegaron a destino. (ver seccin Remitos en Trnsito a Ud. o su rea) Si el emisor del Remito desea cancelarlo, por algn error, deber marcar la casilla NO LLEGO AL DESTINATARIO, con lo cual el remito ser revertido. Tambin podr REIMPRIMIR el REMITO, clickeando en la opcin Reimprimir el Remito con lo cual se mostrar la siguiente pantalla:

y a travs de las opciones del Navegador de impresin, se podr imprimir el Remito Seleccionado.

Remitos: Rechazados/Revertidos en los ltimos 3 das hbiles

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COMDOC III

Clickeando en el enlace Rechazados/Revertidos en los ltimos 3 das hbiles, se mostrar la siguiente pantalla

En esta ventana, se muestra la lista de los Remitos Transferidos desde Ud. o su rea Rechazados por el Destinatario, esta lista posee informacin del CUDAP del Remito, y un detalle de los documentos contenidos en el Remito y cul fue el motivo del Rechazo y la fecha de recepcin del Remito. Para acceder al remito, se debe hacer click en el en enlace donde figura el CUDAP del Remito. Tambin se puede acceder a la documentacin Rechazada o Revertida, haciendo click en el enlace donde figura el CUDAP correspondiente.

NOTA: Luego de 5 das hbiles de haber sido transferido y no recibido, el Sistema deja sin efecto a los Remitos. De esta forma, la documentacin permanecer en el rea emisora del remito. Este tipo de Remito, es un Remito REVERTIDO.

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COMDOC III

Cmo Notificar Transferencias Manuales?

Esta opcin permite dejar asentado que la documentacin invocada fue transferida fuera del sistema ComDoc III. Esta operacin tambin afectar de manera automtica a los documentos o carpetas que se encontraban agregados hasta ese momento al CUDAP cabecera y que es objeto de la notificacin. Difiere de la opcin Actualizar Depositario ya que NO se modifica el rea depositaria de la documentacin. NOTA: Las reas involucradas en transferencias manuales NO adquieren visibilidad sobre los documentos o carpetas transferidos. Para acceder a esta opcin, se debe seleccionar la opcin Notificar Transferencia Manual en el men de 1 Nivel.

Se mostrar la siguiente pantalla: Paso 1/3

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COMDOC III

Se deber ingresar: Fecha de Transferencia Manual: Fecha (dd/mm/aaaa) y la hora en que se produjo la transferencia. Tener en cuenta que esta fecha y hora debe ser: Posterior a la "fecha y hora de alta" de la documentacin. Inferior a la "fecha y hora en que se efecta esta operacin. Destinatario: rea a la cual se le transfiri la documentacin. Agregar: aqu se indican los CUDAP a los que se deba aplicar la notificacin de su transferencia manual. Motivo: el sistema le ofrece la posibilidad de ingresar el motivo de la operacin. Presionando el botn Paso 2/3 se mostrar la siguiente pantalla:

Se deber completar las fojas de la documentacin y luego presionar y se mostrar el siguiente paso, Paso 3/3 Se mostrar la pantalla de detalle del documento, con las transferencias manuales que ha sufrido.

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COMDOC III

En el documento se puede ver de la siguiente manera:

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COMDOC III

Consulta de reas y Usuarios

Cmo Consultar reas?
La Consulta de reas permite realizar bsquedas de los cdigos de rea ingresando parte del texto que compone la descripcin de un rea. Se debe seleccionar el organismo previamente. En todas las pantallas donde se encuentra el botn se pueden consultar las reas existentes en el sistema. Se mostrar la siguiente pantalla:

Se deber seleccionar el organismo al cual pertenece el rea y el patrn de bsqueda. Si no se ingresa nada, devolver todas las reas existentes en el organismo con un lmite de 50 reas. Tal como muestra la siguiente pantalla: Este resultado tambin se mostrar si el criterio de bsqueda es demasiado amplio.

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COMDOC III

Si se ingresa un patrn de bsqueda, ste se buscar en la Descripcin Larga del rea y se mostrarn las reas que coinciden con el patrn de bsqueda. Se puede ordenar el resultado obtenido por Descripcin, presionando el botn

O por cdigo, presionando el botn Si se desea realizar otra seleccin, porque la ingresada anteriormente trajo resultados que no son los deseados, presionando el botn Si en el resultado obtenido, se encuentra el rea deseada, se selecciona de la lista y finalmente se presiona el botn

Cmo Consultar Usuarios?

La Consulta Usuarios permite encontrar el login del usuario colocando los 3 primeros caracteres del apellido. Se refiere a usuarios definidos dentro del Sistema y habilitados para su uso. En todas las pantallas donde se encuentra el botn se pueden consultar los usuarios existentes en el sistema. Se mostrar la siguiente pantalla:

Se mostrarn los usuarios del rea en la que se encuentra. Si en el resultado obtenido, se encuentra el usuario deseado, se selecciona de la lista y finalmente se presiona el botn

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COMDOC III

Estados de la Documentacin
Tipos de Estado de la Documentacin
Los tipos de Estado de la Documentacin, indican cul es la situacin en la que se encuentran los Documentos/Carpetas. Los estados posibles son los siguientes: PENDIENTE: Esta situacin es el estado inicial de la documentacin y significa que la documentacin debe ser resuelta. TERMINADA: Esta situacin es el estado siguiente al de PENDIENTE y significa que la documentacin est resuelta o ya est tratada. La prxima accin a seguir sera archivar la documentacin. En la siguiente pantalla se muestra como se ve el estado de la documentacin:

Cmo cambiar los Estados de la Documentacin?

Para cambiar el estado de la documentacin, se deber ingresar a la opcin Cambiar Estado, del men de 2 Nivel

Cambiar estado Se mostrar la siguiente pantalla:

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COMDOC III

1 Caso: Pendiente a Terminado

2 Caso: Terminado a Pendiente

Y presionando el botn

se realizar el cambio de estado solicitado.

NOTA: Para Cambiar el Estado a la Documentacin: Debo ser Depositario de la Documentacin. La Documentacin no debe estar en Trnsito. La Documentacin debe estar completa.

La Documentacin no debe estar Archivada.

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COMDOC III

Archivar/Desarchivar Documentacin
Cmo Archivar la Documentacin?
Se puede archivar Documentacin de la cual el rea es Depositaria, no est ya archivada, no est en Trnsito y cuyo estado es Terminado. Para archivar la documentacin, se debe seleccionar la opcin Archivar/Desarchivar del Men de 1 Nivel o de 2 Nivel.

Archivar/desarchivar

Se acceder a la siguiente pantalla: Paso 1/3 Ingresar Datos:

Para agregar documentos y/o carpetas para archivar, se pueden escribir en el cuadro con el formato correcto de CUDAP, se pueden agregar con el botn

Con lo que se abrir la siguiente ventana:

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COMDOC III

Se selecciona en esta pantalla el tipo de documento a agregar, el servidor, el nmero y el ao. Se deber presionar el botn El sistema buscar el documento y lo agregar a la lista de los elementos a archivar que se est confeccionando. Tambin se puede leer el cdigo de barras de la documentacin a travs de un lector ptico de cdigo de barras. Otra forma de seleccionar elementos a ser archivados es seleccionando el botn

En este caso se mostrar la siguiente pantalla, desde donde se puede seleccionar la documentacin a archivar con el formato de la siguiente pantalla:

En esta ventana, se pueden seleccionar los documentos tildando la casilla de la izquierda y presionando el botn presionar el botn Con lo cual se mostrar el siguiente paso: para confirmar la seleccin realizada. Luego de incorporar todos los elementos que se desean archivar, se debe

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COMDOC III

Paso 2/2 Si la documentacin elegida no est en estado Terminado, se deber obligatoriamente cambiar el estado de Pendiente a Terminado para poder archivarla. Si esto sucede, se mostrar la siguiente pantalla, y para cambiar el estado de la documentacin se deber tildar la casilla TERMINAR Si la documentacin est en condiciones de ser siguiente pantalla: archivada, se mostrar la

Luego se visualizar el reporte de la documentacin archivada.

NOTA: Para Archivar Documentacin: Debo ser Depositario de la Documentacin. La Documentacin no debe estar en Trnsito. La Documentacin no debe estar contenida en una Carpeta. La Documentacin debe estar en Estado Terminado y sus Contenidos tambin. La Documentacin no debe estar Archivada. La Documentacin debe estar Completa

El motivo de Archivo tiene un mximo de 1024 caracteres.

Cmo Desarchivar la Documentacin?

Se puede Desarchivar Documentacin que ya est archivada. Para desarchivar la documentacin, se debe seleccionar la opcin Archivar/Desarchivar del Men de 1 Nivel o de 2 Nivel.
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COMDOC III

Archivar/desarchivar

Se acceder a la siguiente pantalla: Paso 1/2 Ingresar Datos:

Para agregar documentos y/o carpetas para desarchivar, se pueden escribir en el cuadro con el formato correcto de CUDAP, se pueden agregar con el botn Con lo que se abrir la siguiente ventana:

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COMDOC III

Se selecciona en esta pantalla el tipo de documento a agregar, el servidor, el nmero y el ao. Se deber presionar el botn El sistema buscar el documento y lo agregar a la lista de los elementos a desarchivar que se est confeccionando. Tambin se puede leer el cdigo de barras de la documentacin a travs de un lector ptico de cdigo de barras. Otra forma de seleccionar elementos a ser desarchivados es seleccionando el botn

En este caso se mostrar la siguiente pantalla, desde donde se puede seleccionar la documentacin a desarchivar con el formato de la siguiente pantalla:

En esta ventana, se pueden seleccionar los documentos tildando la casilla de la izquierda y presionando el botn presionar el botn Si la documentacin est en condiciones de ser siguiente pantalla desarchivada, se mostrar la para confirmar la seleccin realizada. Luego de incorporar todos los elementos que se desean desarchivar, se debe

Paso 2/2

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COMDOC III

Luego se visualizar el reporte de la documentacin archivada.

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COMDOC III

Cmo Actualizar Depositario?

En los casos en los que los documentos o carpetas ingresan al sector sin mediar una transferencia, se utiliza la opcin de Actualizar el Depositario para indicar que la documentacin que se invoca se encuentra en el rea. A partir del momento en el que se realiza esta actualizacin de depositario, la documentacin pasa a formar parte del stock del rea. Para Actualizar el Depositario, se debe ingresar a la opcin Actualizar Depositario del Men de 1 Nivel.

Actualizar depositario Se mostrar entonces la siguiente pantalla: Paso 1/2

Para agregar documentos y/o carpetas para actualizar el depositario, se pueden escribir en el cuadro con el formato correcto de CUDAP o se pueden agregar con el botn con lo que se abrir la siguiente ventana:

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COMDOC III

Se selecciona en esta pantalla el tipo de documento a agregar, el servidor, el nmero y el ao. Se deber presionar el botn El sistema buscar el documento y lo agregar a la lista de los elementos a los que se le desea actualizar el depositario. Luego de incorporar todos los elementos a los que se les desea actualizar el depositario, se debe presionar el botn Paso 1/2

Con lo cual el documento ser actualizado. Se muestra el reporte con los documentos actualizados:

NOTA: : Se puede Actualizar Depositario de Documentacin: Si ya no se es Depositario. Que no est en Trnsito a mi rea o a otra rea.

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COMDOC III

Que No est contenida en una Carpeta.

Cmo Asignar o Prorrogar el Vencimiento de la Documentacin?

Para asignar o prorrogar el vencimiento de la documentacin, se deber seleccionar la opcin de Asignar/Prorrogar Vencimiento del Men de 2 Nivel.

Asignar/ modificar vencimiento

Se mostrar entonces la siguiente pantalla: Paso 1/2

Se mostrar el dato del Vencimiento Actual y se podr ingresar el nuevo vencimiento, tambin se podr describir el motivo de la prrroga o asignacin. Luego para confirmar la operacin, se deber presionar el botn

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COMDOC III

Se mostrar la siguiente pantalla:

Presionando el botn

se podr confirmar la operacin.

NOTA: Para Asignar/Prorrogar Vencimiento: La Documentacin no debe estar Archivada. La Documentacin no debe estar en Trnsito. La Documentacin debe estar en Estado Pendiente La Documentacin debe estar Completa El motivo, slo ser aceptado en caso de prrroga, no de asignacin. La prrroga, deber ser posterior a la actual.

Cmo Enmendar Errores?

Se pueden enmendar errores cometidos en el ingreso de la documentacin en los siguientes datos:

h Ttulo h Causante h Texto

Cabe destacar que ser un enmiendo y no una correccin, puesto que quedar registrado todo lo ingresado en el campo, separado por los caracteres //. Se debe seleccionar la opcin Enmendar Errores del Men de 2 Nivel

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Enmendar error

Se mostrar entonces la siguiente pantalla:

En cada unos de los campos a enmendar, se mostrar el valor actual y permitir ingresar el enmiendo en el recuadro blanco inferior a cada dato. Tambin se indica la cantidad de caracteres que pueden ingresarse en el enmiendo, calculados a partir del dato actual y el lugar que resta del campo. Cuando se finaliza el enmiendo, para confirmarlo se deber presionar el botn Se mostrar entonces la pantalla de confirmacin:

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COMDOC III

Y presionando el botn seguido del dato enmendado separados por //.

se enmendar el dato.

A partir de ese momento, la documentacin se mostrar con el dato anterior

Cmo Asignar Numeracin Manual?

La asignacin de los CUDAP en forma manual, es una opcin que existe en el sistema y que puede darse por alguna razn excepcional. Esta funcionalidad slo existe en aquellas reas y para aquellos usuarios a los que se les haya dado permisos especiales. De todas formas y a los efectos del control, existe un registro en el Administrador del Sistema, con un lapso de tiempo definido para que el usuario pueda realizar este tipo de operacin y con un rango limitado de nmeros por tipo de documento para ser utilizados que tambin estar definido por el Administrador del Sistema. Si existe un usuario de un rea que posea permisos para dar Nmeros de CUDAP manuales por tipo de Documento, ste deber seleccionar la opcin del Men de 1 Nivel Registrar o Recibir Papeles.

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COMDOC III

Registrar/recibir papeles

Se abrir la siguiente pantalla:

Asignar nmero de CUDAP en forma manual

Si el nmero ingresado no es correcto y/o no se encuentra en el rango habilitado, se mostrar un mensaje de error:

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COMDOC III

El campo Nmero no pertenece al rango de nmeros habilitados para su rea

Si el nmero de CUDAP ingresado es correcto, se mostrar la siguiente pantalla:

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Qu es la Numeracin Interna?
La numeracin interna es una numeracin correlativa, nica por tipo de documentacin dada de alta en el rea, interna del rea, independiente del CUDAP. Puesto que la numeracin de la documentacin ingresada al Sistema, es nica para todo el sistema por tipo de documentacin, la numeracin interna sirve como un control interno de la documentacin dada de alta en un rea.

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Bsqueda de Documentacin
Cmo Buscar la Documentacin?
Buscar Esta opcin sistema. Los tipos de bsqueda que se pueden efectuar son muy flexibles y le brindan al usuario una amplia posibilidad de opciones. Para buscar Documentacin, se deber ingresar a la opcin Buscar Documentos o Carpetas del Men de 1 Nivel. permite realizar bsqueda de la documentacin existente en el

Buscar Se mostrar entonces la siguiente pantalla:

Opciones Generales de Bsqueda

Condiciones de bsqueda por tipo de bsqueda seleccionada

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Tipos de Bsqueda

h h h h h h h h h h h h

CUDAP rea de Alta Fecha de Alta / Vencimiento Datos de Procedencia Campos de texto. Tesauro Etapa Depositario Responsable o destinatario Firmante Usuario de alta Transferencias

Al iniciar la Bsqueda se deben seleccionar los siguientes parmetros Usar sinnimos: permite filtrar considerando sinnimos de las reas. Slo documentos electrnicos involucrados en mi rea: permite reducir la bsqueda a solo los documentos electrnicos involucrados en el rea o a todo el conjunto de documentos electrnicos. Slo documentacin no leda: reduce el conjunto de documentos a buscar a solo los documentos que no fueron ledos. Solamente documentacin no agregada: en caso de seleccionar esta Opcin, se estar indicando que el resultado no incluya la documentacin agregada a una carpeta. Situacin: documentacin con esta opcin puede elegir que el resultado incluya la

h Activa (significa que la documentacin puede estar en estado Pendiente o

Terminado).

h Archivada h Todos (por defecto, esta bsqueda toma en cuenta la documentacin que
se encuentre en cualquiera de las dos situaciones) Estado: esta opcin permite restringir la bsqueda por documentacin Pendiente o documentacin Terminada. Por defecto, incluye ambas. NOTA: La situacin ARCHIVO, incluye a la Documentacin en Estado INCOMPLETA y en Estado EN TRANSITO.

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NOTA: Para seleccionar ms de una opcin en los parmetros que son listas, se debe mantener presionada la tecla <CTRL>.

NOTA: En los casos en que se pidan rangos de fecha para la bsqueda, si no se ingresa la Fecha Hasta, sta por defecto se tomar como la fecha del da en el que se efecta la consulta

h Bsqueda Por CUDAP

Permite buscar la Documentacin por el Nmero de CUDAP asignado por el sistema. Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes datos: Tipo de Documentacin Servidor Nmero Ao EXP, NOTA, PRO, DISP, MEMO, etc Servidor donde se almacena la informacin Nmero asignado automticamente por el Sistema Ejercicio de la Documentacin

h rea de alta
Permite buscar la documentacin por el rea en la que fue dada de alta. Puede escribirse el cdigo si es que se lo conoce o con apretar el botn Consultar reas se puede elegir de la lista.

h Bsqueda Por Fecha de Alta/Vencimiento

Permite buscar la Documentacin por la Fecha de Alta de la misma en el Sistema y/o fecha de Vencimiento asignada.

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Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes datos: Fecha de Alta-DesdeHasta Hora de Alta-DesdeHasta Fecha de VencimientoDesde-Hasta Fecha en la que la Documentacin fue registrada en el Sistema Hora en la que la Documentacin fue registrada en el Sistema Fecha de Vencimiento dada a la Documentacin.

h Bsqueda Por Datos de Procedencia

Permite buscar la Documentacin por Procedencia, ingresando si la

documentacin buscada proviene de la Administracin Pblica o de un Particular, el Nmero Original que es el que le asign el organismo de la Administracin Pblica que inici el documento. La fecha original del documento, cul es el rea Iniciadora y/o el rea de Procedencia en el caso de proceder de la Administracin Pblica. Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes datos: Procedencia Nro.Original Fecha Original Desde-Hasta rea Iniciadora rea de Procedencia Administracin Pblica o Particular Numero Asignado por el organismo de la Administracin Pblica que inici la documentacin Fecha original que figura en la documentacin que se registr Cdigo del rea u organismo que asign el nmero original a la documentacin registrada Cdigo del rea que envi la documentacin registrada

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h Bsqueda

Por

Ttulo,

Texto,

Avances,

Causante

Motivo

Archivo/Desarchivo Permite Buscar texto en Ttulo y Texto, ingresando el texto o frase contenida en los datos Ttulo o Texto. Permite Buscar texto en Causante, ingresando el texto o frase contenida en el dato Causante. Permite Buscar texto en Avances, ingresando el texto o frase contenida en los Avances. Permite Buscar en Motivo Archivo/Desarchivo, ingresando el texto o frase contenida en el dato Motivo de Archivo o Desarchivo de la documentacin. Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes datos: Tipo de Bsqueda SIMPLE : se refiere a la bsqueda por palabras o parte de ellas, utilizando el % como comodn. La facilidad de esta bsqueda es que el comodn se puede insertar delante, en el medio y/o detrs de esta condicin de bsqueda. En este caso, la bsqueda no traer los mismos resultados si se ingresa el criterio en maysculas o en minsculas. Ej: Para ubicar un documento o carpeta en cuyo texto se hace referencia a un "crdito hipotecario", podramos escribir en el campo correspondiente al Texto: mismo que: EXTENDIDA: se refiere a la bsqueda de palabras o parte de ellas combinadas por los operadores AND y OR, utilizando el * como comodn. %cred%hipo% . %CRED%HIPO%. que NO es lo

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El comodn puede utilizarse en el medio o a la derecha del criterio de bsqueda, nunca al principio. La facilidad de esta bsqueda consiste en que traer los mismos resultados si se ingresa el criterio en maysculas o en minsculas. Ej: Para ubicar un

documento o carpeta en cuyo texto se hace referencia a un "crdito hipotecario", podramos escribir en el campo correspondiente al Texto: CORRECTO: - Crdito and hipoteca* - Cre*to and hipoteca* -CREDITO and HIPOTECARIO INCORRECTO: - credito *tecario - *credito*tecario - %cred*hipo* Operador Lgico O, Y Titulo Texto Causante Avances Motivo de Archivo/Desarc hivo Bsqueda Experta En aquellos casos en que nos veamos limitados por la consulta simple y extendida, el sistema nos brinda la posibilidad de realizar consultas ms flexibles a travs de la bsqueda experta. Para comprender cmo trabaja, comenzaremos por analizar la forma en que debemos escribirla: NOMBRE DEL CAMPO: (palabra a buscar) - Los campos sobre los cuales podemos buscar son TITULO, TEXTO, CAUSANTE, AVANCE y MOTIVO. El
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Texto o palabra que aparece en Ttulo Texto o Palabra que aparece en Texto Texto o Palabra que aparece en Causante Texto o Palabra que aparece en Avances Texto o Palabra que aparece en Motivo de Archivo/Desarchivo

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nombre de los mismos, debe ir en MAYSCULAS. - Es importante aclarar, que luego de los dos puntos que van detrs de cada campo, debemos dejar un espacio Es indistinto ingresar o Maysculas Ejemplos: TITULO: (Solicitud) CAUSANTE: (Juan) TEXTO: (crdito) Podemos completar nuestra bsqueda, utilizando los Operadores AND, OR, + , - . Supongamos que deseamos buscar por la palabra Solicitud en el campo ttulo y por la palabra Crdito en el campo texto. Ambas condiciones deben darse simultneamente. Entonces escribiremos: TITULO: (Solicitud) AND TEXTO: (Crdito) en la palabra a blanco. buscar en Minsculas.

Supongamos que nos interesa buscar por la palabra crdito, ya sea que la misma aparezca en el campo texto o en el campo avance. TEXTO: (Crdito) OR AVANCE: (Crdito)

Los operadores AND y OR deben ir en MAYUSCULAS y pueden utilizarse tambin, dentro de los parntesis. CAUSANTE: (Juan OR ficitec) AND TEXTO: (Credito) OR AVANCE: (Crdito)

Si se desea que alguna palabra NO aparezca en los campos de la documentacin que estoy buscando,
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deber buscarse asi: TEXTO: (crdito -hipotecario) OR AVANCE: (Crdito)

Al anteponer el operador - a la palabra hipotecario, pido que la misma no aparezca en el documento o carpeta a buscar. De la misma forma si se desea que en los campos aparezcan obligatoriamente ms de una palabra, se deber expresar la bsqueda de la siguiente forma: CAUSANTE: (Juan +Lopez)

En este caso, el operador + requiere que los documentos o carpetas a buscar contengan obligatoriamente la palabra Lopez. Veamos ahora un ejemplo ms complejo. Supongamos que queremos ubicar una Solicitud de Crdito. Sabemos que la misma fue presentada por el Sr. Juan Lpez de la empresa Ambiental S.A. Tambin sabemos que el crdito no es hipotecario y que aun no fue otorgado. CAUSANTE: (Juan OR Ambiental) AND TEXTO: (Crdito) OR AVANCE: (Crdito) AND MOTIVO: (crdito -otorgado)

De esta forma, el sistema me devolver como resultado de la consulta, todos aquellos documentos o carpetas que contengan en CAUSANTE la palabra Juan o la palabra Ambiental; que en texto o en avance, contengan la palabra crdito; y que contengan la palabra crdito y no la palabra otorgado en el campo motivo.

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Cuando se seleccione esta bsqueda, se mostrar la siguiente pantalla:

h Bsqueda Por Tesauro

Permite buscar por la palabra clave asociada al documento o carpeta. Podr optar por realizar una bsqueda por palabras clave del tesauro de su rea o por todos los tesauros existentes. Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes datos: Palabra Clave Cuando se seleccione esta bsqueda, se mostrar la siguiente pantalla:

h Bsqueda Por Etapa

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Permite buscar documentos y carpetas que se encuentren en una determinada etapa en un perodo determinado.

Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes datos: Etapa Fecha Desde Fecha Hasta Cuando se seleccione esta bsqueda, se mostrar la siguiente pantalla:

h Bsqueda Por Depositario

Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes datos: rea Fecha Desde Fecha Hasta Cuando se seleccione esta bsqueda, se mostrar la siguiente pantalla:

h Bsqueda Por Responsable Primario / Destinatario

Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes datos:

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Responsable Primario rea Fecha Desde- Hasta rea Destinataria Cuando se seleccione esta bsqueda, se mostrar la siguiente pantalla:
Fecha en la que la documentacin fue registrada en el Sistema, esto es la fecha en que se le asign el CUDAP.

h Firmantes
Permite buscar las los documentos de acuerdo con el firmante. Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes datos: Firmantes Firmantes de documentos electrnicos de documentos de tipo Resolucin o Disposicin. Cuando se seleccione esta bsqueda, se mostrar la siguiente pantalla:

h Usuario de alta de documentos electrnicos

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Permite buscar los documentos electrnicos de acuerdo con el usuario que lo dio de alta. Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes datos: Usuario Usuario del sistema

Cuando se seleccione esta bsqueda, se mostrar la siguiente pantalla:

h Bsqueda de Elementos Transferidos

Permite Buscar elementos Transferidos Si se selecciona esta opcin de bsqueda, se debern ingresar los siguientes datos: rea Emisora rea Destinataria Fecha de Emisin-Desde_Hasta Fecha de Recepcin-Desde_Hasta Condicin rea Emisora del Remito rea Receptora del Remito Fecha de Emisin del Remito Fecha de Recepcin del Remito Condicin: aceptado, rechazado, no llego a destino, o revertido Cuando se seleccione esta bsqueda, se mostrar la siguiente pantalla:

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Para ejecutar todas las bsquedas mencionadas, se podr presionar el botn Buscar

Bsqueda Simple Otra forma de consulta, es la bsqueda simple, como lo dice el ttulo esta consulta es una versin simplificada con muchos menos criterios de bsqueda para poder aplicar. Para buscar Documentacin, se deber ingresar a la opcin Buscar Documentos o Carpetas del Men de 1 Nivel.

Bsqueda simple La bsqueda funciona exactamente igual a la anterior. Cuando se est buscando documentacin y tenemos mucha informacin de la misma, la bsqueda simple puede ser lo ms ptimo

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Listados
Qu Listados Existen en el Sistema?
Los Listados predefinidos existentes en el sistema son los siguientes:

h Documentos y carpetas originados por su rea h Documentos y carpetas por usuario depositario h Documentos y carpetas originados en su rea mostrando nmeros
internos

h h h h

Promedios de permanencia en rea Promedios de permanencia por Usuario Documentos y Carpetas transferidos a otros organismos Documentos y Carpetas archivados/desarchivados por rea.

Para ingresar a los Listados se debe seleccionar la opcin Listados del Men de 1 Nivel

Listados Se mostrar la siguiente pantalla:

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COMDOC III

Para ingresar a los distintos listados, de debe seleccionar la opcin clickeando en el enlace correspondiente.

h Documentacin por rea originadora

Al seleccionar esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla para ingresar los parmetros de la consulta:

Parmetros de la Consulta Usar sinnimos Incluir reas Subordinadas Fecha de Vencimiento Estado Tipo de Consulta Tipos Si-NO Si-NO Listado Completo o Slo Totales Tipos de Documentos- Para seleccionar varias opciones debe mantener presionada la tecla <CTRL> Fecha de Alta DesdeHasta Fecha de Alta de los documentos en el Sistema. Este Dato es obligatorio ingresarlo
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Si-NO Si-NO

Palabra Clave / Tesauro Si-NO

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Estado Fecha de vencimiento Desde-Hasta

Pendiente / Terminado / Ambos Fecha de vencimiento de los documentos en el Sistema

Para generar el listado debe presionar el botn

El Listado ser del tipo de la siguiente pantalla:

h Documentacin por rea originadota (con nmeros internos)

Esta consulta es similar a la anterior, pero al mostrar la lista de resultados mostrar el nmero interno de los documentos.

h Documentacin por rea depositaria

Al seleccionar esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla para ingresar los parmetros de la consulta:

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COMDOC III

Parmetros de la Consulta Usar sinnimos reas Tipos Si-No reas del sistema Se debe incluir al menos una. Tipos de Documentos Para seleccionar varias opciones debe mantener presionada la tecla <CTRL> Incluir reas subordinadas Fecha de Consulta Desde-Hasta Si-NO. Slo se incluirn las reas subordinadas al rea seleccionada. Fecha de Alta de los documentos en el Sistema. Este Dato es obligatorio ingresarlo

Para generar el listado debe presionar el botn El listado obtenido ser del tipo de la siguiente pantalla:

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h Documentacin por usuario depositario

Al seleccionar esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla para ingresar los parmetros de la consulta:

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Parmetros de la Consulta Tipo de Consulta Usuario Tipos Listado Completo o Slo Totales Usuario del Sistema -Debe incluir al menos un Usuario Tipos de Documentos Para seleccionar varias opciones debe mantener presionada la tecla <CTRL> Incluir Agregados Fecha de Alta DesdeHasta Etapas Si-NO. Slo se incluirn los agregados asignados al usuario. Fecha de Alta de los documentos en el Sistema. Este Dato es obligatorio ingresarlo Etapas de la Documentacin

Para generar el listado debe presionar el botn

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COMDOC III

h Documentacin archivada o desarchivada por rea

Al seleccionar esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla para ingresar los parmetros de la consulta:

Este listado muestra los documentos o carpetas archivadas o desarchivadas en el rea del usuario y que no estn agregados a otras carpetas durante un perodo determinado. Parmetros de la Consulta Usar sinnimos Tipo de Consulta Listado de reas Tipos Si-No Listado Completo o Slo Totales Archivados o Desarchivados Solo pueden indicarse reas subordinadas Tipos de Documentos Para seleccionar varias opciones debe mantener presionada la tecla <CTRL> Fecha Desde-Hasta Fecha de Archivo/Desarchivo de los documentos en el Sistema. Este Dato es obligatorio ingresarlo
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Incluir reas Subordinadas Si-No

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Para generar el listado debe presionar el botn

h Documentacin transferida a otros organismos

Este listado muestra los documentos o carpetas que salen desde el rea del usuario hacia otros organismos. Se incluye en el informe: la documentacin que fue transferida y cuyo remito fue aceptado. los documentos o carpetas que son cabeceras, es decir que no estn agregados en otras carpetas.

Parmetros de la Consulta Usar sinnimos Tipo de Consulta Organismo Tipos Si - No Listado Completo o Slo Totales Organismo-Debe incluir al menos un Organismo Tipos de Documentos Para seleccionar varias opciones debe mantener presionada la tecla <CTRL> Fecha de Emisin Desde-Hasta Fecha de Emisin del Remito. Este Dato es obligatorio ingresarlo
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COMDOC III

Para generar el listado debe presionar el botn

h Promedio de permanencia en rea

Este listado muestra el promedio de tiempo de permanencia de documentos o carpetas, que no se encuentren agregados a otro, en un rea.

El sistema le permite: Seleccionar Tipo de consulta (Listado Completo o Slo Totales - estadstico) Elegir rea ( obligatorio) Especificar Tipo de documento o carpeta (opcional) Indicar Rango de fechas a considerar (obligatorio)

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Escribir palabras o parte de ellas en el campo Ttulo, utilizando el operador '%' como comodn. Diferencia maysculas y minsculas. (opcional) Ejemplo: TIPO DE CONSULTA: AREA: DCOM@SIU TIPOS: expediente - disposicin TITULO: %Prorroga%Cuota% %Cuota% FECHA DE INGRESO: DESDE: 10- Ago- 2009 HASTA: 10-Sep-2009 o bien %Pro%Cuota% o bien Listado completo

Adems se puede tildar la opcin Incluir Subordinadas a los efectos de incluir en el listado las reas dependientes. Si una documentacin ingres y no sali del rea en el perodo considerado, el listado mostrar la fecha de egreso y los das de permanencia vacos y no se incluir en el clculo del promedio. PERMANENCIA "El tiempo que estuvo la documentacin en el rea ,que podra ser, desde que se dio de alta en el rea hasta que sali de all o desde que entr al rea y volvi a salir." Expresado en Das, Horas y Minutos.

NOTA: La documentacin SALE del rea desde el momento en que se recibi el remito correspondiente por el rea Destinataria del Remito. Como el tiempo de permanencia se expresa en das-horas-minutos, no se tendrn en cuenta perodos inferiores a un minuto. EJEMPLOS:

El rea SGEN da de alta el EXP-SIU:0000284/2009 y lo transfiere a otra rea CUDAP: EXP-SIU:0000284/2009 Fecha de alta: 07/05/09 a las 10:15 hs. Fecha Emisin remito: 08/05/09 a las 11:05 hs. Fecha Recepcin remito: 08/05/09 a las 12:20 hs. Tiempo de permanencia: 1 02:05 (1 da, 2 horas, 5 minutos).

El rea DCOM fue depositaria del EXP-SIU:0000285/2009 desde el 07/05/09 a las 10:30 hs. Posteriormente, lo transfiri a SACAD quien recibi el remito el 08/05/07 a las 14:35 hs.
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CUDAP: EXP-SIU:0000285/2009 Fecha Recepcin en DCOM: 07/05/09 a las 10:30 hs. Fecha Recepcin en SACAD: 08/05/09 a las 14:35 hs. Tiempo de permanencia: 1 04:05 (1 da, 4 horas, 5 minutos).

Parmetros de la Consulta Tipo de Consulta reas Tipos Listado Completo o Solo Totales reas del Sistema-Debe incluir al menos un rea Tipos de Documentos Para seleccionar varias opciones debe mantener presionada la tecla <CTRL> Incluir reas Subordinadas Ttulo Fecha de Alta DesdeHasta Puede ingresarse palabras o parte de ellas utilizando el operador % como comodn Fecha de Alta de los documentos en el Sistema. Este Dato es obligatorio ingresarlo Si-NO

Para generar el listado debe presionar el botn

h Promedio de permanencia por Usuario

Este listado muestra el promedio de tiempo de permanencia de documentos o carpetas que no se encuentran agregados a otros y que entraron al dominio de los usuarios en un perodo determinado, como as tambin los que salieron de su dominio en el mismo perodo. En cada caso y para cada tipo de documentacin se indica el promedio de permanencia expresado en das-horas-minutos. El sistema le permite: Seleccionar Tipo de consulta (Listado Completo o Slo Totales) Elegir el o los usuarios Especificar Tipo de documento o carpeta (opcional) Indicar Rango de fechas a considerar

Ejemplo: TIPO DE CONSULTA: Listado completo

USUARIO: usuario@SIU

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TIPOS: expediente - actuacin FECHA DE INGRESO: DESDE: 10- Ago- 2002 HASTA: 10-Sep-2002

Si una documentacin ingres y no sali del dominio del usuario en el perodo considerado, el listado mostrar la fecha de egreso y los das de permanencia vacos y no se incluir en el clculo del promedio. Como el tiempo de permanencia se expresa en das-horas-minutos, no se tendrn en cuenta perodos inferiores a un minuto. Al seleccionar esta opcin, se mostrar la siguiente pantalla para ingresar los parmetros de la consulta:

Parmetros de la Consulta Tipo de Consulta Usuarios Listado Completo o Slo Totales Usuarios del Sistema-Debe incluir al menos un Usuario, si se desean incluir ms de un usuario, debern separarse por punto y coma. Tipos Tipos de Documentos Para seleccionar varias opciones debe mantener
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presionada la tecla <CTRL> Fecha de Ingreso Desde-Hasta Fecha de Ingreso. Este Dato es obligatorio ingresarlo

Para generar el listado debe presionar el botn

h Herencias por rea

Este listado permite consultar para un rea determinada cules son las reas que hered y cules son las reas que la heredaron. Se puede consultar ms de un rea a la vez y stas pueden estar activas o inactivas.

Para generar el listado debe presionar el botn

h Buscar resoluciones y disposiciones

Al final de la seccin de listados se encuentra una consulta especfica que slo busca en los tipos de documentos resoluciones y disposiciones. Se ve a continuacin la pantalla con las opciones de la bsqueda:

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Esta consulta funciona muy parecidamente a la consulta simple, pero con el agregado que uno puede elegir buscar por el nmero original de la norma, como tambin por los firmantes de la misma. Cuando nos referimos a los firmantes de la norma, nos referimos a los funcionarios que firmaron la norma holgrafamente, y no a la persona que grab definitivamente el documento electrnico.

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Glosario
A Activo Estado de la documentacin. Indica que la documentacin no est archivada. Agregado Documentacin (Documentos y/o Carpetas) una Carpeta Alias Un alias es un cdigo de rea que agrupa a un conjunto de dependencias. Archivado Estado de la documentacin Terminada. Indica que la Incorporada a

documentacin est guardada en los archivos. Archivar rea rea Destinataria rea Emisora rea Iniciadora A Vencer Accin de guardar la Documentacin Terminada. Sector u Oficina dentro del Organismo. rea Destino del Remito y que recibe la documentacin. rea que envi la documentacin, que gener el remito. rea que asign el nmero original a la documentacin. Estado de la documentacin. Indica cuando se alcanzar en das el plazo o fecha de vencimiento para que el asunto del que trata la documentacin sea resuelto o terminado. Nota de aviso interna que se puede adjuntar a la documentacin y que est disponible para ser leda por las reas involucradas en los pases de la documentacin.

Avance

B Borrador Documentos que NO estn grabados en forma definitiva, y mientras sigan con ese estado, son susceptibles de ser modificados o eliminados.

C
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Carpeta

Elemento que contiene documentos (D) de distinto tipo, y/o Carpetas (C). Por ejemplo: (Expediente, Actuacin, Proyecto, Trmite Interno ) Una carpeta es un contenedor de otros documentos y/o carpetas. A una carpeta se le pueden agregar y/o desglosar contenidos Autor (persona fsica o jurdica) del documento inicial que genera el trmite. Equivale al peticionante, requirente o presentante de la documentacin.

Causante

Consulta Extendida

Bsqueda de palabras o parte de ellas combinadas por los operadores AND y OR, utilizando el * como comodn. El comodn puede utilizarse en el medio o a la derecha del criterio de bsqueda, nunca al principio. La facilidad de esta bsqueda consiste en que traer los mismos resultados si se ingresa el criterio en maysculas o en minsculas.

Consulta Simple

Bsqueda por palabras o parte de ellas, utilizando el % como comodn. La facilidad de esta bsqueda es que el comodn se puede insertar delante, en el medio y/o detrs de esta condicin de bsqueda. En este caso, la bsqueda no traer los mismos resultados si se ingresa el criterio en maysculas o en minsculas.

CUDAP

Sigla que significa: Clave nica de Documentacin de la Administracin Pblica.

D Depositario Desarchivar rea en la cual se encuentra fsicamente la documentacin. Revertir la accin de guardar la documentacin, dejndola en estado Terminada No Archivada. Destinatario DOCERRO Area a la cual est dirigido el documento. rea virtual a la que se deben enviar los documentos dados de alta errneamente.
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Documento

Elemento

bsico

indivisible

dentro

del

sistema.

Un

documento es una unidad mnima de gestin. Por ejemplo (Memorndum, Nota, Factura, Dictamen, Resolucin, Cdula, Oficio, etc.). Un documento puede ser un elemento en papel y/o un elemento electrnico. Por ejemplo, un documento en papel puede ser una factura de un proveedor, un oficio judicial, etc. Y un documento electrnico puede ser un archivo de texto realizado con el procesador de texto en la computadora, etc. Documento papel Son meras representaciones de documentos hechos fuera del sistema, en los cuales se les agrega una identificacin (CUDAP), un ttulo, un extracto de lo que se trata y algunas referencias adicionales. Documento electrnico Son los documentos que en su contenido est escrito el texto sustantivo completo y a los que se les puede agregar archivos anexos ya sean generados por procesadores de texto o imgenes escaneadas. E En Trnsito Estado de la documentacin. Indica que se ha incluido a la documentacin en un remito para transferir a otra rea y que sta ltima an no ha indicado en el sistema que ha recibido la documentacin de forma tal de hacer efectivo por sistema el cambio de depositario. Etapa Instancia por la cual va pasando o evolucionando la

documentacin. Las etapas son definidas por cada rea en particular, segn le sea til a los efectos de clasificar las instancias por la cuales van pasando los documentos o las carpetas del rea depositaria. Estado Situacin en la que se encuentra la documentacin. Los diferentes estados son los siguientes: Pendiente, Terminado, Archivado, Desarchivado, en Transito. F Fecha Original Fecha en la que la Documentacin fue dada de alta en el Sistema, habindosele asignado un CUDAP
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Folios

Nmero correspondiente a la ltima hoja foliada que integra la documentacin en trmite.

G Grabar mandato de N Naturaleza La naturaleza es un atributo que poseen los documentos y los usuarios. Dependiendo del grado de permiso que tengan los usuarios podrn visualizar ms o menos documentos No Agregado Documentacin (Documentos y/o Carpetas) No Incorporada a una Carpeta No Archivado Documentacin en estado Pendiente o Terminada que no ha sido guardada en los archivos. Nmero Interno Nmero correlativo, interno y nico dado a los documentos y/o carpetas de un mismo tipo, dadas de alta en un rea en particular. Nmero Original Nmero de la documentacin cuya Procedencia sea Particular y que posee un nmero identificatorio ya asignado por otro organismo y/o que posee un nmero por s mismo. Al igual que para la documentacin que proviene de Administracin Pblica, el sistema verificar la existencia de cualquier otra documentacin cuyo nmero original sea igual o similar. por Firmar documentos rutinarios y de poca importancia en nombre de una autoridad.

P Palabra Clave Palabra definida en el Tesauro que permite identificar o clasificar la documentacin de acuerdo al contenido o al tema que se trate en la misma.

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COMDOC III

Pendiente

Estado de la documentacin. Indica que el asunto del que trata la documentacin an no ha sido resuelto o terminado.

Plazo

Nmero del mximo lmite de das en los cuales el documento debe resolverse y/o terminarse.

R Referencia Vinculacin o Relacin de una Documento/Carpeta con otro, en un Documento/ Carpeta pueden existir una o ms referencias o vinculaciones con otras carpetas/documentos. Remito Documento que tiene asignado un CUDAP de tipo RTO, con numeracin propia, donde consta la documentacin transferida a otra rea, la firma del usuario que la recibi, la fecha de la transferencia, el rea que transfiere, el motivo de la transferencia. Remito Aceptado documentacin lleg al rea destino indicada en el remito y fue aceptada por el rea destinataria que ahora se convierte en el rea depositaria de la documentacin. La documentacin no lleg al rea destino indicada en el remito. Estado del Remito. El rea destinataria no acept la

Remito que No Lleg a Destino Remito Rechazado

documentacin incluida en el remito; la documentacin queda entonces en el rea emisora del remito. Responsable de Gestin rea de competencia inicial para resolver un trmite dentro del mbito de la Administracin Pblica Nacional. Se observan las siguientes categoras: - Responsable de Gestin - Responsable Local Al iniciar un trmite, se debe indicar el Responsable Local a los efectos de asignarlo para la resolucin de un trmite. Si este trmite se traslada, en el futuro, de un organismo a otro entonces surge la necesidad de diferenciar el Responsable Local del Responsable de Gestin. Responsable Local Responsable Primario asignado dentro del organismo. rea de competencia inicial para resolver un trmite en el organismo.

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COMDOC III

Responsable Primario Revocar Responsable Primario

Responsable a la cual est dirigido el documento. En caso de error en la emisin de un documento, ste se podr enviar al archivo de documentos revocados Responsable a la cual est dirigido el documento.

S Servidor Nombre definido por el Administrador del Sistema, donde se buscarn los Datos de la Documentacin. Esta definicin se realiza en el LDAP. Documentacin asignada a un usuario. Stock Personal del Usuario. Se reflejar la documentacin Pendiente y Terminada del Usuario.

Stock Personal

T Terminado Estado de la documentacin. Indica que el asunto del que trata la documentacin ha sido resuelto o terminado. Lista de Palabras Claves. El tesauro se define para cada rea. Las palabras claves definidas en el tesauro permitirn clasificar la documentacin que se origina o se da de alta en un rea, o agregar palabras claves a los documentos de los cuales el rea es depositaria o responsable. La Descripcin detallada, descriptiva contenido esencial del documento. y aclaratoria del

Tesauro

Texto

Tipo de Documentos Tipos Documentos

Clase de elementos dentro del sistema. Existen dos tipos: Documentos (D) y Carpetas (C). Clasificacin de la Documentacin que se maneja dentro del Organismo. Esta clasificacin se divide en dos grandes grupos: Carpetas y Documentos. A su vez las carpetas pueden ser de diferente tipo, por ejemplo: Expedientes, Proyectos, etc. y los Documentos tambin pueden ser de diferente tipo, por ejemplo: Notas, Memorandums, Disposiciones, etc. Replicar un borrador con los mismos datos que el documento definitivo que se tiene activo en pantalla.

Tomar Base

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COMDOC III

U Usuario Agente que pertenece al organismo donde est instalado el sistema y que puede acceder al mismo. El usuario pertenece a una o ms reas y posee permisos sobre las acciones a realizar en el Sistema.

V Vencido Estado de la documentacin. Indica que se ha alcanzado el plazo o fecha de vencimiento para que el asunto del que trata la documentacin sea resuelto o terminado. Fecha en la cul el documento debe resolverse y/o terminarse. El formato de la fecha de es dd mm aaaa. Si se ingresa vencimiento no se ingresa plazo en das.

Vencimiento

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