Primeras Jornadas en Archivos y Bibliotecas en La Rioja. El rol de los archivlogos y Biblioteclogos en la Sociedad de la Informacin, Viernes 12 y sbado13 de noviembre de 2010.

El Archivo al servicio de los Usuarios para su reconocimiento.

Notar enseguida los pequeos cambios ayuda a adaptarse a los cambios ms grandes que estn por llegar
Spencer Johnson, 1999 Quin se ha llevado mi Queso?

Nombre y Apellido del autor: Marcela Alejandra Varela Correo Electrnico: varelamarcela@hotmail.es Eje temtico: Gestin organizaciones. Resumen: El profesional archivero, en estos tiempos, debe atender a diferentes tipos de usuarios en el servicio diario que brinda. Sus tareas habituales (ordenacin, descripcin, clasificacin, entre otras) se han ampliado con la finalidad de servir informacin oportuna, de manera eficaz y eficiente, conllevando a comprenderla como un recurso estratgico indispensable para el desarrollo de todo tipo de actividad, debido a que su ausencia o mala calidad, puede ocasionar graves daos a quien dependa de ella. El profesional archivero, desde hace unas dcadas, enfrenta el nuevo reto de interactuar dinmicamente con la entidad productora, para convertirse en gestor de informacin, convirtiendo la informacin que maneja en un recurso estratgico para la organizacin que administra, manteniendo una intervencin activa, dinmica y conjunta con el ente productor. Saber gestionar la informacin conforma un capital de conocimientos en el que se exige el dominio de nuevas habilidades para el correcto desempeo del trabajo archivstico. En este trabajo se plantear el rol del archivero en las organizaciones, su relacin con los usuarios y la poltica de gestin documental en las organizaciones, porque el esfuerzo comienza desde las instancias de la misma planeacin y creacin del documento. 1 documental, su contribucin econmica en las

Palabras claves: USUARIOS GESTIN DE DOCUMENTOS PERSPECTIVA DE LA PROFESIN Introduccin: El presente trabajo tiene por finalidad suministrar informacin sobre el carcter y el valor fundamental de los archivos, buscando describir los beneficios que pueden obtenerse bajo la aplicacin de una correcta poltica documental para cada uno de los diferentes usuarios. Los cambios experimentados en la actividad administrativa actual, plantea que los profesionales de archivos, dejen de lado su visin historicista y se conviertan en un servicio de apoyo a los rganos y la estructura administrativa en general, poniendo nfasis en la intervencin del archivero desde el mismo momento en que los documentos son creados o receptados en las diferentes entidades. Los archivos son un instrumento bsico de administracin y constituyen parte esencial de los recursos de informacin de una organizacin. Actualmente se visualiza que ha tomado mayor importancia su relacin directa en el proceso de toma de decisiones de una entidad. La gestin documental tiene entre sus finalidades la satisfaccin de las necesidades de los usuarios de informacin a los que debe servir. Es por esto, que el archivero debe incluir en su poltica de gestor de informacin a todos los tipos de usuarios con los que debe relacionarse mientras trascurre el ciclo vital de los documentos, buscando dar respuestas a corto, medio y largo plazo a todas las necesidades informativas, como a la aplicacin de criterios uniformes en la organizacin del archivo.

Objetivos: La aplicacin y desarrollo de un mtodo de gestin documental, que regule una actuacin integrada sobre todo el ciclo de vida de los documentos y demuestre los beneficios econmicos sociales y culturales que pueden alcanzarse. Lo cual exige un profesional capaz de desarrollar planes estratgicos y operativos, que asegure la existencia de un sistema viable y aceptado para administrar los documentos en el lugar que se crean y manipulan. Los usuarios a los que debemos satisfacer, un cambio en la visin Desde una concepcin tradicional, quienes generaban el archivo eran los primeros usuarios y en principio los nicos, esto se debe, a que por mucho tiempo se mantuvo una sola finalidad para los archivos: ser fuente de informacin al servicio

de sus detentadores. Es en el siglo XIX, cuando se produce un quiebre en esta estructura, y surge la categora de archivos histricos. Siendo los primeros que acceden a ellos: los historiadores, palegrafos, genealogistas. 1 Es decir, que los archivos quedaban abiertos a la consulta y la realizacin de investigaciones. En la actualidad, por la diversidad de usuarios que pueden concurrir al archivo, se han establecido dos categoras para dirigirse a ellos de manera diferenciada: Usuarios Internos y Usuarios Externos. Los usuarios internos son los: miembros de la entidad que posee el archivo, sea una administracin pblica, empresa, etc. 2, es decir que refiere al grupo de individuos que desempean sus valores en una institucin de cualquier ndole, es decir; hospital, empresa, escuela, ONG, universidad, etc.; en la cual para el desarrollo de sus actividades necesitan de informacin para la toma de decisiones. Por otra parte, la categora usuarios externos, hace referencia a los ciudadanos, entre los que distinguimos los siguientes grupos: los investigadores y cientficos; los aficionados; los estudiantes; los ciudadanos en general 3. Este rango est enfocado, principalmente, para los usuarios de fondos permanentes o archivos histricos, haciendo hincapi en aquellos que ejercen la accin de consultar los documentos en salas de consultas y lo denota como lector o investigador. Pero en este punto, es pertinente incorporar a todas aquellas personas, que si bien no tienen el control directo de los recursos del ente, requieren informacin de la institucin para la toma de decisiones, por ejemplo un banco que solicita el estado de situacin patrimonial de la empresa para decidir la asignacin de un prstamo a la misma. USUARIOS USUARIOS
Individuo que necesita informacin para el Individuo que necesita informacin para el desarrollo de sus actividades desarrollo de sus actividades Miembros de la entidad Miembros de la entidad Necesitan informacin para la toma de decisiones Necesitan informacin para la toma de decisiones

Internos Internos

Externos Externos

Ciudadanos o entidades externas Ciudadanos o entidades externas Requieren informacin de la institucin para la Requieren informacin de la institucin para la toma de decisiones toma de decisiones
Figura 1

Actualmente la archivologa, mantiene dos dficit importantes para el reconocimiento de su profesin: por un lado, su fuerte vinculacin al servicio de la historia, tradicin europea con la que estuvo fuertemente vinculada, y que ocasiona el descuido de los archivos de gestin; y por otro lado, la excesiva
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Jos Ramn Cruz Mundet, Manual de archivstica, Fundacin Germn Snchez Ruiprez, Madrid, 1994, pg. 357. 2 Ibidem, pg. 361. 3 Ibidem, pg. 362.

relacin que mantiene con la administracin pblica, causas que acotan nuestro mbito profesional y nos limita en el campo de posibilidades laborales. Por ende, la ampliacin de nuestro horizonte profesional es un reto que se debe emprender entre todos, mediante la implementacin de un sistema de gestin de documentos, tanto en sectores pblicos como privados. En estos tiempos modernos, todos los seres humanos, de una u otra manera, somos usuarios de informacin puesto que todos la necesitamos para llevar a cabo alguna de las mltiples tareas que realizamos diariamente 4. En la vida diaria siempre buscamos obtener informacin antes de desarrollar alguna actividad; esto implica que para tomar alguna decisin se requiere un previo conocimiento a fin de tener mayor precisin o mayor certeza al ejecutar la actividad. En ningn caso nos animamos a tomar una decisin, sin contar con informacin que nos ayude a decidir qu camino elegir o por cual alternativa optar dentro de todas las disponibles. Pero Qu se entiende por informacin? Podemos decir que la informacin se compone de un conjunto de datos debidamente escogidos, ordenados y procesados segn las necesidades del usuario. Por lo tanto mientras un dato es un elemento objetivo y un conocimiento aislado acerca de algo, lo cual no me sirve para la toma de decisiones, la informacin se constituye en la interpretacin subjetiva de aquel. Pongamos un ejemplo: en una autopartista, el departamento de compras no sabr que elementos necesita comprar, si no tiene la informacin que le brinde el departamento de stock. Por otra parte la gerencia de una empresa no sabr como elaborar el presupuesto del ao prximo, si no se le brinda la informacin de en qu momento est actualmente la empresa, cun lejos estn los objetivos, como crecieron las ventas y los costos respecto al ao anterior. Adoptar una decisin es escoger una alternativa o un camino de accin entre varias posibilidades, destinadas a alcanzar un objetivo. En la gestin de las organizaciones donde se deben tomar decisiones en forma rutinaria, es necesario establecer un mtodo o procedimiento para que la informacin surja sin necesidad de estar pensando su procesamiento. Es por esto que, si la institucin cuenta con un archivo organizado y un buen sistema de gestin documental, la gerencia contar con la informacin de manera oportuna para la toma de decisiones, porque la vida organizacional de una empresa, institucin o entidad, se encuentra permanentemente con controles internos (informes auditores, indicadores de rendimiento del proceso, formularios que controlan los mismos, etc.) o controles externos (auditoras externas, reclamos de ciudadanos, proveedores que solicitan estados contables, etc.). Sera imposible para estas tomar decisiones, si para cada decisin de gestin debieran elaborar desde cero la informacin. De esta manera observamos, que la informacin se ha constituido como un elemento indispensable en su relacin con la toma de decisiones, lo que nos lleva a comprenderla como un recurso estratgico para el desarrollo de todo tipo de
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Elias Sanz Casado, Manual de Estudios de Usuarios, Fundacin Germn Sanchez Ruiperez, Madrid, 1994, pg. 19.

actividades. Pero para brindar un servicio eficiente y eficaz es primordial identificar los diferentes tipos de usuarios, expectativas, grado de satisfaccin en relacin al servicio, sus necesidades de informacin y uso al que esta destinada 5.

Los archivos y la gestin documental. Cuando en archivologa, se plantea la aplicacin prctica de la Gestin Documental, se hace referencia al conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economa en la explotacin de los documentos por parte de las administraciones6. Un sistema integral de gestin de documentos se ocupar de todo el ciclo vital o teora de las tres edades, por el que atraviesan los documentos de una organizacin, desde su "nacimiento", pasando por su vida activa y productiva como medio para cumplir con las funciones de la organizacin, hasta su "muerte" o eliminacin cuando hayan cumplido con todas las finalidades pertinentes, o su "conservacin permanente" si tienen valor secundario 7. La teora de las tres edades no reconoce distincin entre los documentos administrativos y los conservados con fines histricos. El mbito de la gestin de documentos se extiende al ciclo de vida completo de los documentos, con el objeto de asegurar una documentacin adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creacin y uso del papeleo, mejorar la manera en cmo se organizan y recuperan los documentos, proporcionar el cuidado adecuado a bajo coste de los documentos en los archivos intermedios y finalmente asegurar el expurgo adecuado de los documentos. Gracias al ciclo vital de los documentos, el archivero tiene la posibilidad y el deber de desempear un papel ms activo y dinmico en las organizaciones. Desde esta teora el archivero ya no debe esperar en el archivo a que arriben los documentos, sino que debe intervenir en la propia gestin de los mismos fomentando las buenas prcticas y de manera vinculada entre los documentos activos, semiactivos y finalmente con los archivos histricos. El reto de la moderna administracin archivstica, no debe temer a los grandes incrementos del flujo documental, sino que debe iniciar su intervencin mediante la aplicacin de instrumentos de gestin documental que permitan instaurar medidas coherentes respecto a la creacin, organizacin, tratamiento y conservacin de dicha documentacin. La teora de las tres edades fue planteada por wyffels, en 1972, en la cual cada edad dar lugar a las diferentes categoras de archivos:

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Marta Z. Rufeil, Manual de Teora Archivstica y Glosario, Brujas, Crdoba, 2009, pg. 189. Jos Ramn Cruz Mundet, Manual de Archivstica, pg. 143. 7 James B. Rhoads, La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacin: un estudio del RAMP, preparado por James B. Rhoads para el Programa General de Informacin y UNISIST. Pars, Unesco, 1983. Pg. 27.

ARCHIVO DE GESTIN

- - - - - - - - -> (primera edad)

Tambin llamado corriente, sectorial, de oficina. Los documentos estn en fase de tramitacin y constante circulacin, buscando respuesta o solucin para el asunto que los ha iniciado. Son de manejo frecuente y se ubican a la mano del funcionario. Finalizado el trmite que les dio origen pasan a la prxima etapa.

ARCHIVO INTERMEDIO

- - - - - - - - -> (segunda edad)

Conservan documentacin, de antigedad escasa, de consulta espordica. El documento ha perdido la utilidad por el cual haba sido creado, pero es conservado porque puede convertirse en objeto de consulta o antecedente, es decir se encuentra en su etapa de valor preventivo, como seala Manuel Vzquez. Es en esta etapa cuando los documentos comienzan a perder su valor primario y se incrementa, en algunos casos el valor secundario o histrico. Solo en aquellos en los que surja el valor secundario pasaran a la prxima etapa, mientras que los que no sern eliminados.

ARCHIVO HISTRICO

- - - - - - - - -> (tercera edad)

Conserva documentos con valor permanente, los cuales, son consultados, por su valor informativo, histrico y cultural. Son de conservacin permanente.

En un sistema integral de archivos, desde la gestin de documentos, entendida como el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economa en la explotacin de los documentos por parte de las organizaciones8, el archivero iniciara su labor desde el archivo de gestin, incluso antes que los documentos sean generados. Aqu el archivero debe estar atento a la elaboracin de formularios, legajos, y otros tipos documentales para buscar, por una parte, la estandarizacin de formatos, evitar la produccin de documentos innecesarios, establecer el cursograma de cada uno de los diferentes documentos, asesorar en los contenidos a vincularse en las bases de datos a implementar, u otro tipo de registro a utilizar para la descripcin de los documentos y estado en el que se encuentran, porque no nos olvidemos, que es toda esta informacin la que
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Marta Z. Rufeil, Manual de Teora Archivstica , pg.103.

deberemos analizar, cuando arriben al archivo central o intermedio (lugar fsico de rutina en donde trabaja el archivero). Ahora bien si nos quedamos en una posicin cmoda, esperando que nos arribe la documentacin para proceder a organizarla, estaremos obrando mal como profesionales, las causas de esta accin sern: Desconocimiento en la produccin documental Falta de certeza sobre la ruta de la documentacin (cursograma) Dificultades en la toma de decisiones ptimas. Prdida de tiempo en la ordenacin documental. Actividades de reclasificacin Generacin de duplicados innecesarios No se dispondr de la organizacin del archivo de gestin No se brindar informacin de primera edad, en tiempo y forma, para la toma de decisiones El trabajo no ser observado por todos los miembros de la organizacin. Falta de datos para la ordenacin o superposicin de sistemas de ordenacin segn el administrador de turno. Prdida de tiempo en la bsqueda de documentacin que no est sistematizada. Falta de coordinacin en la administracin de los documentos impresos y los archivos electrnicos. Estas son solo algunas de las contras que se pueden visualizar a simple vista, pudiendo hacerse esta lista ms extensa. Cuando se logran identificar los sntomas, es posible adoptar medidas conducentes a la resolucin de los efectos causados por una mala administracin de documentos. De esta forma, los profesionales archiveros deben hablar a sus usuarios (creadores y manipuladores de documentos) para que les posibiliten ejercer el control necesario sobre la gestacin y manipulacin de los documentos para el servicio de la informacin. La aplicacin de una poltica de gestin documental, tendr en cuenta a los diferentes usuarios de la entidad a los que debe servir a lo largo del todo el ciclo vital de los documentos. La propuesta es incluir al archivero desde la planificacin de las tareas, desde el momento en que, en algunas instituciones, se desarrolla su manual de procedimientos, en el caso de que no lo tengan hay que insistir en su elaboracin, por ser una herramienta til para establecer funciones; actividades y responsabilidades de cada uno de los agentes administrativos y mediante el mismo podemos incluir la documentacin que genera cada uno de los agentes, el cursograma de cada trmite administrativo, los plazos de retencin, etc. Buscando 7

eliminar la interpretacin individual acerca de los aspectos mas importantes del trabajo. El manual de procedimiento es un reglamento u hoja instructiva que determina todas las exigencias necesarias para acumular antecedentes imprescindibles para poder decidir con conocimiento de causa, a saber: requisitos de persona habilitada, lugar tiempo, plazos, soporte y formularios de tramitacin, de modo que queden a salvo los derechos de todos los usuarios 9. Constituye de alguna manera el curriculum vitae de la empresa ya que en el se hace un desarrollo resumido de su historia, se presentan los productos, se incluyen los mapas de procesos de la empresa y el de sus interrelaciones. Estos manuales se encuentran estrechamente relacionados con los procesos y actividades de la entidad, buscando que la organizacin funcione de manera eficaz. Es necesario participar activamente en su redaccin con la finalidad de coordinar y liderar la normalizacin. Desde el punto de vista de la archivologa, es importante la confeccin del manual porque es la herramienta que permite homologar los tipos documentales, los modos y estilos de tramitacin, la participacin del archivero en la organizacin y su relacin con los diferentes usuarios. En el caso de la institucin en la que trabajo, se desarroll este trabajo, estableciendo las responsabilidades de cada rea, y la manera en que se realiza cada actividad o trmite administrativo. Se le di el reconocimiento al archivo para que intervenga con polticas de Gestin Documental, como tambin con sugerencias y acciones desde el mismo momento en que los nuevos formularios son elaborados. Con la finalidad de evitar la elaboracin de documentos innecesarios o la produccin de duplicados en exceso, debido a que cada agente quera tener copia de la informacin, o llevan archivos paralelos, por miedo a no encontrar la informacin que necesitan para realizar sus tareas de gestin. Por otra parte la documentacin que ingresa al archivo ya ingresa clasificada, ordenada y descripta, la tarea se inicia desde el mismo momento en que es producido el documento. Realizar este trabajo no es tarea fcil, primero debemos convencer a quien conduce la organizacin del plan de accin que deseamos desarrollar, no olvidemos que siempre el personal administrativo mantiene un cierto recelo con la documentacin que administra, por otra parte contar con el aval del directorio para realizar nuestro proyecto nos abre las puertas a todas las reas de la organizacin. Otro punto importante a considerar es que el archivero debe mantener un buen trato con todas las reas administrativas y demostrar que su trabajo es a los fines de facilitar el trabajo de ellos. Muchas veces, al hacer los primeros contactos con el personal administrativo, este puede ser reacio a brindarnos la informacin que necesitamos o posponer el encuentro con l. Un elemento que ayuda a recabar la informacin necesaria para realizar una poltica de gestin documental es el
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Manuel Vzquez Murillo, Poltica de la administracin de documentos y archivos, Instituto Superior Bancario, Crdoba, 2003, pg. 45.

cuestionario o la encuesta, deberemos escoger entre aquel que se adopte mejor a los objetivos que queremos relevar. Toda esta tarea facilita las labores en el archivo de la organizacin. Tambin podemos optar por utilizar la entrevista, ya sea estructuradas o no, u otra herramienta pertinente para recabar informacin de manera objetiva, analizando los pro y las contras de cada una de estas. Al realizar esta tarea, como ya se dijo, obtendremos como resultado que los documentos corrientes (los que estn en uso administrativo) de la entidad, documentacin de primera edad, se vayan clasificando y ordenando a medida que se van confeccionando. Es necesario tambin incluir en nuestro trabajo profesional los documentos electrnicos brindando directrices bsicas para su gestin, como polticas de almacenamiento y conservacin. Debiendo coordinar en este punto los sistemas de gestin tradicionales, con los de gestin documental automatizados (brindados por los ingenieros en sistema). Siendo este punto clave en estos tiempos modernos. De esta manera, la tradicional concepcin del archivero como guardin de documentos, comienza a perder vigencia, para adentrarnos a la concepcin de un modelo dinmico que comprende y asume las tendencias de la gestin de documentos. Instaurar este sistema de gestin, sirve para definir las polticas que se deben cumplir, los objetivos que se pretenden alcanzar y la forma de implementar diferentes actividades para alcanzar los objetivos. El profesional archivero deber asumir todas las responsabilidades, mediante polticas de actuacin sobre el documento independientemente de la edad en la que se encuentre el mismo. Al implementar un sistema de gestin documental, se busca: Trabajar para alcanzar un servicio que permita su implementacin, mantenimiento y mejora. Colaborar en la toma de decisiones basadas en informacin. Colaborar profesionalmente en las diferentes unidades de trabajo, ofreciendo informacin necesaria para el control de las actividades y el mantenimiento de las mismas. Contribuir a la entidad con informacin que fortalezcan sus acciones de mejora continua. Contribuir al conocimiento de su entorno, brindando respuestas rpidas ante los cambios del entorno. Es importante sealar, que aplicar polticas de gestin documental en empresas o corporaciones brindaran grandes beneficios a las mismas. Esta tarea la realizaremos ya sea trabajando en conjunto con el ingeniero en sistema o bien mediante el manual de procedimientos y entrenamiento del personal sobre la manera en que debe gestionar y administrar la documentacin que producen.

El profesional archivero en la organizacin La propuesta que el archivero realice a la institucin en la cual se desempea, debe ser acorde a las expectativas y directrices institucionales, como tambin al servicio de los usuarios que la integran. Es una realidad que el profesional archivero por mucho tiempo se lo mantuvo en una posicin pasiva en el archivo de la institucin, sin darle lugar en la planeacin estratgica de la empresa, haciendo referencia aqu al mbito del manejo de informacin, permitindole participar en el diseos de sus sistemas de informacin. Lo ms comn es que cuando el archivero arriba a una institucin, generalmente estas ya cuentan con sistemas de informacin que comunican las diferentes reas de la empresa y hace operativo el trabajo lineal entre estas. Al momento de actualizar estos sistemas, se terciariza su confeccin o se da a manos del informtico de la institucin para que confeccione uno mejor o en el peor de los casos se compra un enlatado para aplicar a la empresa. Pero cuando esto ocurre, dnde est el profesional archivero que no interviene?, seguramente no tenga los conocimientos informticos, ni maneje lenguajes de programacin, pero el archivero conoce mejor que nadie las funciones y actividades de los diferentes departamentos, la documentacin que cada uno de estos maneja y en caso de que no lo sepa, debe ser menester y obligacin de su profesin conocerlos. Un sistema de organizacin totalizador no puede iniciarse desde el archivo central o el intermedio, como ya se ha dicho con anterioridad, el trabajo debe iniciarse desde el momento mismo en que inicia la gestin documental o incluso antes cuando estas actividades son programadas. Se habla de conformar un sistema de archivo, con la finalidad de que todos los archivos de la institucin se encuentren relacionados; la visin debe ser totalizadora a los fines de contribuir a la eficacia y eficiencia de la administracin general, como asegurar la conservacin del patrimonio documental. En esta etapa es necesario que el profesional archivero se involucre activamente en la identificacin de los procesos relacionados con cada tipo documental, confeccione herramientas efectivas para volcar toda la informacin necesaria para la organizacin de la documentacin y facilitar su bsqueda y utilizacin en los archivos de gestin, como tambin normalizar las nominaciones de los diferentes tipos documentales como formatos, procesos de elaboracin y camino que recorren por la organizacin, parmetros de descripcin y recuperacin, que permitirn que el sistema de archivo sea efectivo. Las nuevas tecnologas ofrecen un amplio horizonte de posibilidades para la gestin de la informacin empresarial, incluida la produccin de documentos como parte del desarrollo de las funciones de negocio. Todo esto plantea reformular la labor archivstica tradicional, en una participacin interactiva con todo el entorno organizacional y todas sus reas (operativas, tcnicas, administrativas, direccionales, etc.), no basta con solo aconsejar sobre la estandarizacin de documentos, es necesario una integracin del sistema de archivo con las polticas y directivas organizacionales, como los procesos de cada una de las tareas que esta realiza para llevar al mercado sus productos o servicios, buscando alcanzar un sistema de calidad total en la organizacin. 10

Conclusin La produccin documental en cualquier organizacin es inevitable; porque en el desarrollo habitual de sus actividades, estas, producen, reciben, tramitan, responden y archivan documentos para el desarrollo mismo del negocio y con la finalidad de proveer un soporte para la toma de las decisiones. El problema actual, es que los archivos modernos comienzan a ser tratados por el archivero despus que los documentos han dado servicio a sus fines inmediatos. En toda organizacin, principalmente en aquellas en que se reconoce o identifica que tiene problemas con el manejo y administracin de sus documentos, es necesario aplicar un programa de gestin documental que provea una estructura y control de la administracin de su informacin, y facilite la adecuada toma de decisiones y el direccionamiento organizacional. Es necesario que la organizacin asuma una actitud proactiva 10, tarea que debe estar motivada por el profesional archivero, frente al problema documental y reconozca que su resolucin depende de la adopcin de una poltica apropiada, clara y consistente, que garantice la eficiente administracin de sus documentos e informacin. Mediante la gestin de documentos se da una continuidad en el tratamiento de los documentos ms all de su fase o edad. Evidencindose a corto plazo en toda la organizacin beneficios en la mejora de productividad documental, mejor control del proceso de gestin, acceso ms eficiente a los documentos, mayor fluidez en la produccin de nuevos documentos, ahorro de tiempo en las entradas y salidas de documentos, sinergias en el trabajo en colaboracin, asistencia a los directivos en la toma de decisiones, reduccin significativa de tiempo en la tramitacin, ms seguridad y control en la circulacin de la informacin y mayor satisfaccin de clientes y usuarios11. Diremos entonces que la gestin de documentos coincide plenamente con los objetivos de eficacia, eficiencia y rentabilidad asociada a las entidades y el servicio a los usuarios. Cuando se hace referencia al Sistema de Gestin de Documentos, se entiende por el conjunto de elementos relacionados con la gestin documental que interactan en la creacin, conservacin, uso y disposicin de los documentos de una organizacin a partir de la aplicacin de tcnicas administrativas modernas dirigidas a aumentar la eficiencia administrativa, reducir costos y facilitar la gestin administrativa general, a partir de la integracin de las diferentes tecnologas de la informacin y la comunicacin, los sistemas de informacin y la aplicacin de los principios bsicos de la archivstica.

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La administracin proactiva, hace referencia a cuando los problemas se anticipan y se toman acciones correctivas antes de que aquellos surjan, resultando enorme tanto los beneficios tangibles a nivel econmico como los intangibles. 11 Ramon Alberc Fugueras, Los archivos, entre la memoria histrica y la sociedad del conocimiento , editorial UOC, Barcelona, 2003, pg. 184.

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La gestin de documentos requiere un tratamiento adecuado, para normalizar y agilizar el trabajo administrativo y lograr que esos fondos de oficina lleguen en condiciones de reflejar las actuaciones de la entidad creadora y de reproducir el orden original. Los adelantos tecnolgicos, aplicados a la gestin de informacin, se convirtieron en tema obligado de anlisis para gerentes, administradores y empleados, porque para garantizar el xito de una empresa, se debe disponer de informacin oportuna, confiable y acertada en el lugar y momento indicado. Por lo anterior, comenzaron a proliferar todo tipo de sistemas de informacin, diseados y planificados por ingenieros de sistema y administradores, pero careciendo de la participacin del archivero. Es necesario que en las organizaciones se comiencen a implementar Sistemas de Gestin de Documentos que respondan a las necesidades de las empresas y resuelvan los problemas asociados al manejo de los documentos. El archivero al realizar su trabajo mantendr un doble objetivo: preservar la documentacin y mantenerla disponible para su utilizacin. Por esto necesitara la ayuda de las reas jerrquicas que lo avalen, para alcanzar la generacin de conciencia acerca de la importancia de los documentos para la gestin organizacional e introducir las tecnologas de la informacin para favorecer el acceso rpido y eficiente a grandes volmenes de informacin. Organizar un sistema de gestin documental para una entidad que nunca lo ha posedo es necesario conocer con precisin: cules son sus fines y cmo est organizada; que documentacin posee; cul es la cantidad, donde se encuentra, quienes la producen y cmo, cuales son las necesidades de aquellos respecto a esta. La gestin de documentos para los administrativos debe ser un instrumento til y la documentacin debe estar al servicio de la toma de decisiones, por esto el archivero deber organizar la documentacin y hacerla recuperable a los diferentes usuarios. Mediante una buena poltica de gestin de documentos, se formulan los objetivos y se proponen los medios apropiados para servir a los derechos y necesidades de la entidad. Es fundamental en toda institucin aplicar una poltica de manejo de documentos, a los fines de controlar y administrar los documentos en su tramitacin como la informacin que contienen. Actualmente las estrategias de mejora de los lderes empresariales giran en torno a una organizacin efectiva de las tecnologas de la informacin. Todos estos esfuerzos tienden a reducir el manejo de informacin en papel, proporcionar un acceso fcil e inmediato de los empleados y del mismo cliente a la informacin y automatizar cualquier elemento del proceso que sea repetitivo. En este contexto, el archivero debe ser capaz de ejercer como gestor de recursos de la informacin, mediante la aplicacin de polticas de gestin documental, en un entorno altamente tecnificado.

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