PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION

MANUAL DE COMPRAS Y CONTROL DE INVENTARIOS

X, Comayagua.

Marzo, 2008 1

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________

INTRODUCCION

El presente Manual de Compras y Control de Inventarios, contiene las polticas, procedimientos y los formularios de registro y reporte, que los Proveedores Descentralizados de Servicios de Salud, certificados por la Secretaria de Salud, debern utilizar como gua (Ejemplos) para la gestin de sus inventarios de medicamentos, materiales de uso clnico y otros bienes no duraderos utilizados en los diferentes servicios que brinda cada proveedor. El documento ha sido estructurado en captulos; en el primero se detallan las polticas generales sobre el manejo del Manual y de la Gestin de los Inventarios; en el segundo se indican los procedimientos de planificacin y adquisicin; en el tercero, los procedimientos para el manejo de Almacn, Farmacia, y Sala de Emergencia; finalmente en el capitulo cuarto se describen los procedimientos de Control y Registro del Inventario, as como los ejemplos de reportes que se sugiere utilizar para la toma de decisiones que contribuyan a manejar en forma eficiente, econmica y eficaz los servicios de salud.

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________

CAPITULO I POLITICAS SOBRE EL MANEJO DEL MANUAL Y LA GESTION DE LOS INVENTARIOS DE MEDICAMENTOS, MEDICO-QUIRURGICO Y OTROS),

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________ 1.1.1 1.1.1 polticas sobre el manejo del manual y sobre la gestin de los inventarios Polticas sobre el Manejo del Manual Aprobacin del Manual El presente Manual fue aprobado por MAFE. 1.1.2 Administracin del Manual El Manual ser administrado y manejado por el Director de la Red y el Administrador del Proyecto. 1.1.3 Actualizacin del Manual El Manual ser actualizado por el Director de la Red y el Administrador del Proyecto, atendiendo solicitud de los interesados llenando el Formulario indicado en el 1.2. 1.2.1 Manual de Procedimientos Administrativos y de Control Interno.

Polticas Sobre la Gestin del Inventario Planificacin La planificacin de compras del inventario (Medicamentos, Medico-Quirrgico y otros), se har anualmente al elaborar el presupuesto en base a los siguientes indicadores: a. Demanda de los Servicios b. Rotacin del Inventario c. Cuadro Bsico de Medicamentos, Medico-Quirrgico y otros), convenido con los clientes.

1.2.2

Adquisicin Los inventarios se compraran directamente a las drogueras y laboratorios y otros proveedores de tal forma que se aprovechan las economas por los conceptos siguientes: a. Descuentos por volumen de compras b. Bonificacin por volumen en cantidad de un producto c. Descuento por pronto pago.

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________ 1.2.3 Economas de Escala En caso que las compras no alcanzan el volumen requerido por las drogueras y laboratorios, se coordinara con los proveedores que operan en la zona, la adquisicin centralizada para aprovechar las economas de escala y por consiguiente los descuentos vigentes. 1.2.4 Tipo de Inventario El tipo de inventario de medicamentos y material medico, se realizara tomando en consideracin los siguientes criterios:

a. Compra de medicamentos, de acuerdo al cuadro bsico aprobado por la secretaria de Salud, en base a la cobertura y demanda de servicios y con apoyo del Comit de Compras. b. Por Donaciones que se reciban, de acuerdo al cuadro bsico aprobado por la l Secretaria de Salud, en base a la cobertura y demanda de servicios y con apoyo del Comit de Compras. 1.2.5 Comit de Compras de Medicamentos. La coordinacin de la compra de los inventarios estar a cargo del Director de la Red, con apoyo del Comit de compra de Medicamentos el que estar integrado por: a. Director de la Red b. El Administrador del Proyecto c. Un Medico del rea de Servicios d. Una Auxiliar de Enfermera Este Comit ser coordinado por el Director de la Red, y tendr en esta materia las responsabilidades siguientes: Aplicar para la compra los Formularios indicados en el Capitulo VII, procedimientos de Compra de Bienes y Servicios del Manual de Procedimientos Administrativos y de Control Interno. Adquirir solamente los productos aprobados en el Cuadro Bsico debidamente autorizado. Orientar la seleccin del proveedor de acuerdo a los factores autorizados. Verificar que los productos que se reciban, cumplan con las especificaciones tcnicas y que son manejados en la recepcin de acuerdo a las normas autorizadas.

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________ 1.2.6 Vencimiento de los Productos Los medicamentos y material medico que se compran, no deber tener al momento de su recepcin un vencimiento no menor a un (1) ao calendario, en el caso de productos provenientes de donaciones, el vencimiento de los mismos no debern ser menor a los seis meses. 1.2.7 Existencias Las existencias de medicamento y material medico en Farmacia y Almacn, siempre ser igual o mayor al punto mnimo de existencia el que ser calculado en base a: a. En Farmacia cinco das. (Se revisa la existencia los Lunes y Viernes) b. En el Almacn cada dos meses (Se realizara compra bimensual, as mismo se realizara una revisin mensualmente de existencia). 1.2.8 Compras de Emergencias Las compras de medicamentos y material medico sern autorizados por el Director de la Red, en base al cuadro bsico debidamente autorizado, siempre y cuando se cumpla con lo indicado en este Manual y los aspectos siguientes: a. Que no haya existencia del producto b. Que las compras de emergencia acumuladas no sobrepasan el 5% del presupuesto anual autorizado en este rubro. 1.2.9 Manejo y Almacenamiento Los medicamentos y material medico, ser manejado y almacenado de acuerdo a las normas aprobadas por el comit de compras y la Administracin del Proyecto.

1.2.10 Productos por Vencer Los productos que vayan a vencer en un periodo menor o igual a dos meses sern devueltos al proveedor para su restitucin en productos o mediante nota de crdito. 1.2.11 Descargo de Productos Los medicamentos y material medico que sea descargado del inventario por un concepto que no pueda ser repuesto por el proveedor, sern destruidos aplicando las normas de pasos indicados en el Manual de Procedimientos Administrativos y de Control Interno. 1.2.12 Faltantes Los faltantes de los inventarios que se detecten, ser cargados al precio de Compra del mercado local a los responsable de su custodia. 6

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________ 1.2.13 Control de Inventario Para el control individual de los productos, se llevara un tarjetero mediante el uso de un Software o un Kardex, este deber ser conciliado mensualmente con el saldo de la Cuenta Mayor de los Estados Financieros. 1.2.14 Valuacin del Inventario El inventario de medicamentos y material medico, ser registrado y valuado al costo promedio.

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________

CAPITULO II PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACION Y ADQUISICION DE INVENTARIOS

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________ 2. Procedimiento de Planificacin y Adquisicin de Inventario 2.1 Cuadro bsico de medicamentos El cuadro bsico de medicamentos que usara el Proyecto Salud MAFE, ser elaborado y actualizado por el Director de la Red y el Administrador del Proyecto con apoyo del Comit de Compras en base a los lineamientos de la Secretaria de Salud segn convenio, para ello utilizara el ejemplo del formulario I-130 el que ser autorizado por el Director de la Red. 2.2 Plan anual de Compras El Director de la Red al momento de elaborar el presupuesto anual, deber tener en cuenta los siguientes factores: a. b. acuerdo a convenio) c. servicios en salud d. Los precios de compra estimarlos de acuerdo a la demanda de servicios en salud y en caso de productos nuevos en base a cotizaciones obtenidos en el mes de diciembre del periodo fiscal anterior. Para calcular el precio unitario de compra incluir un incremento porcentual en base al ndice de inflacin que han obtenido los productos en el periodo anterior. Calcular la cantidad de productos en base a la demanda de Utilizar el formulario I-131 Elaborar un cuadro en bases a las patologas prevalentes. ( o de

e.

2.3 Aprobacin de Compras Una vez que se hayan cumplido con todo lo establecido en los incisos anteriores, el Director de la Red aprobara la Compra de Medicamentos. 2.4 Bases de la Compra El Administrador del proyecto someter las bases de la compra utilizando el formulario I-132, a la Direccin de la Red para su respectiva revisin. 2.5 Tipo de Compra Las compras de medicamentos y/o material medico se har mediante los siguientes tipos: 2.5.1 a. Compra de emergencia sin cotizacin Las compras sin cotizacin se harn considerando lo siguiente: Cuando se dae un medicamento y de poca existencia en Almacn y que sea de uso diario 9

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________ b. Por Aumento de la demanda, en caso de catstrofe natural (Terremoto, Inundaciones, Accidentes, etc.).

c. Ante el surgimiento de una epidemia. 2.5.2 Compra por Cotizacin Todas las compras se deben realizar a travs de cotizacin, (o bases de acuerdo al monto) cumpliendo con lo siguiente: a. b. c. Se invitara a las drogueras y laboratorios seleccionados por el comit de compras, y para ello se elaborara el formulario I-134. Se obtendrn por lo menos tres cotizaciones escritas. La seleccin del Proveedor se har en base a los siguientes factores: Que los productos cumplan con las especificaciones tcnicas (Descritas con mayor Precisin) El precio de los productos Fecha de vencimiento Entrega oportuna Que la entrega sea en la sede del Proyecto Que proporcionen bonificaciones y descuentos Que el proveedor se compromete a reemplazar todo aquel producto que este prximo a vencer en menos de dos (2) meses Mejores condiciones en cuanto a lnea de crdito. Otros.

2.6 Procedimientos de Compras Los procedimientos y formularios de compras de productos que se aplicaran, sern los detallados, en Manual de Procedimientos Administrativos y de Control Interno. 2.7 Negociacin con Drogueras y Laboratorios Las Negociaciones de descuentos y/o bonificaciones con los Proveedores las harn el Director de la Red con el Administrador del Proyecto, y para ello utilizara el formulario I-134.

10

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________

11

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________ FORMULARIO I-130 EJEMPLO PARA ELABORAR CUADRO BSICO DE MEDICAMENTOS Nombre de la Clnica: Vigente del _________________ al ________________ No. Correlativo Cdigo Presentacin Cantidad Descripciones del Producto

______________ Miembro Comit

__ __________ Miembro Comit

___________________ Miembro Comit

_________________ Miembro Comit

___________________ Aprobado por

12

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________ FORMULARIO I-130-A EJEMPLO PARA ELABORAR CUADRO BSICO DE MEDICAMENTOS SEGN PROVEEDOR Nombre del Proveedor: _____________________________________________________________________________________ Vigente del _________________ al ________________ No. Correlativo Cdigo Presentacin Cantidad Descripciones del Producto Costo Unitario Costo Total

______________ Miembro Comit

__ __________ Miembro Comit

___________________ Miembro Comit

_________________ Miembro Comit

___________________ Aprobado por

13

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________ FORMULARIO I-131

Plan Anual Compra de Inventarios

Cuadro Bsico de: ________________________________________________________ Periodo Fiscal:___________________________________________________________ Numero Cdigo Correlativo Descripcin del Producto Numero Patologa Cantidad Producto Ao Este Variacin Ao Este Variacin Anterior Ao Porcentual Anterior Ao Porcentual Precio Unitario Valor Total (8 x 10 )

________________________ Elaborado por

___________________________ Autorizado Director de la Red

14

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ______________________________________________________________________ __ FORMULARIO I-132 Ejemplo de Bases para la Adquisicin de Medicamentos y/o Material Medico 1. Seores _______________________________________ srvase cotizarnos los productos que se detallan en el formulario I-133 a mas tardar el _________ de __________________ de _______________ el que debern enviar va correo electrnico a la direccin email ___________________ o entregarlo en sobre cerrado a ___________________________________________________________ Para su facilidad se acompaa un CD incluyendo el archivo electrnico del formulario I-133. Condiciones Especiales Especificaciones tcnicas de los productos. (Detallarles por el comit de compras) ________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ___________________. Entrega de los productos Los productos debern ser entregados en _______________________________ a ms tardar ____________ das hbiles despus de que ustedes reciban la orden de compra. Recepcin de los productos No se recibirn productos que tengan un vencimiento menor o igual a ____________ meses calendario. Traslado de los productos. El Proveedor seleccionado, asumir los costos y riesgos en que se incurra en el traslado de los productos desde sus oficinas hasta el lugar de entrega. Pago de los Productos Los productos se pagaran en los siguientes ____________ das hbiles despus de haberse recibido en ______________________________________________ _______________________________________________. Reposicin de Productos Los productos que se daen por _______________________________________ ______________________________________________________________________ ________________________________________________________ sern reembolsados por el Proveedor durante un periodo que no exceda la fecha de vencimiento de los mismos. _____________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _________. 15

2. a.

b.

c.

d.

e.

f.

g.

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ______________________________________________________________________ __ h. _____________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ _________. i. Consultas Cualquier consulta relativa a esta cotizacin favor hacerla a ______________________ _____________________________________________________________________ a la siguiente direccin: ____________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________. Ordenes de Compra Al ser seleccionado el Proveedor se emitir la orden de compra a la cual se le adjuntaran estas bases las que pasaran a formar parte de la misma. ________________ Nombre _______________ Cargo _____________________ Firma y Sello

j.

16

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ______________________________________________________________________ __

17

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios ________________________________________________________________________ FORMULARIO I-133 Nombre del Proveedor: _________________________________________________________________________________________________ Numero de la Compra: ____________________________ Fecha: ______________________________

Cotizacin de Medicamentos y/o Material Medico

Numero Correlativo Descripcin Cdigo Presentacin Cantidad Precio Unitario Valor Total Cantidad Bonificable Otros Descuentos

_________________ Nombre

_________________ Cargo

____________________________ Firma y Sello Proveedor 18

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULARIO I-134 Registro de Proveedores de Medicamento y/o Material Medico Vigente para el Ao ____________________ Numero Correlativo 1 2 3 4 5 6 7 8 Nombre Miembro Miembro Miembro Miembro Cargo Firma Fecha Condiciones de Negociacin

Nombre del Proveedor

Direccin

19

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios

CAPITULO III PROCEDIMIENTOS DEL INVENTARIO EN ALMACEN Y FARMACIA

20

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios 3. Procedimiento del Inventario en Almacn y Farmacia 3.1. 3.1.1 Control del Inventario en Almacn Recepcin de Productos Solamente se recibirn productos de los proveedores que cumplan con las condiciones de la Orden de Compra y de las Bases Tcnicas. Para ello el Administrador, emitir el Acta de Recepcin, vease Formulario I-138. Registro de Productos Inmediatamente despus de recibido los productos a satisfaccin, el Administrador proceder a su registro en el Auxiliar de Inventario, para ello utilizara el formulario I-139, teniendo el cuidado de: En la primera columna, anotar la fecha en que realiza la transaccin. En la segunda columna anotar en el caso que se trate de compras, el nombre del proveedor, en caso de salidas a nombre de la oficina que lo solicito. En la tercera columna, anotar el numero de documento que origina la transaccin como ser; Cheques, Factura, Requisicin, Orden de Compra, etc. En la cuarta columna, anotar las cantidades segn entrada (Compras, Devoluciones, Donaciones), en el caso de salidas (Requisiciones, Devoluciones, Descargos), el saldo se obtiene sumando el saldo anterior ms las entradas menos las salidas. El costo promedio se obtiene de dividir el saldo en Lempiras entre el saldo en cantidad. 3.1.3 Productos Bonificables Los productos bonificables, sern registrados en el Formulario I-139 al precio de compra de los productos recibidos y sern cargados a la Cuenta de Inventario, acreditndose la Cuenta de Ingresos que corresponde. Salida de Inventario La salida de productos en el Almacn se har mediante lo siguiente: a. Por requisicin de productos, para ser entregados a la Farmacia, las que sern autorizadas por Administrador del Proyecto, por lo que deber utilizar Formulario I140, b. Por descargo de productos en mal estado, vease el Manual de Procedimientos Administrativos y de Control Interno. c. Por devolucin de productos al proveedor para cambio, vease Formulario I-141. 21

3.1.2

a. b. c. d.

e.

3.1.4

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios

3.1.5

Muestras medicas En el caso de Muestras Mdicas, estas sern recepcionadas por el Administrador del Proyecto, las que deben ser ingresas al Almacn y registrada en inventario, para ello deber utilizar el formulario I-142. Inventarios Fsicos El Administrador del Proyecto, cada mes realizara inventarios fsicos de los productos, y para ello utilizara el Formulario I-143. Control del inventario en farmacia Recepcin La recepcin de los productos en Farmacia, se documentaran mediante el Formulario I140. Salida de Productos por Entrega a Pacientes Los productos que se entreguen a pacientes de la Clnica y US sern en base a la prescripcin firmada y sellada por el Medico General (Receta), seguidamente el Auxiliar de Enfermera o encargado de Farmacia una vez entregado el producto, este lo registrara en el Kardex respectivo. Al final del da, el Administrador realizara un resumen de todas estas salidas, por lo que utilizara el formulario I-147

3.1.6

3.2 3.2.1

3.2.2

3.2.3

Procedimiento para el Descargo y Devolucin del Inventario en Farmacia. Los descargos, devolucin de los inventarios fsicos de productos en la Farmacia, se harn siguiendo los pasos detallados en el numeral 3.2. De este Capitulo. Control del inventario cuando exista cambio de turno. La Auxiliar de Enfermera, al finalizar su turno, deber calcular el saldo de productos del Formulario I-150, luego verificar las existencias, teniendo el cuidado de determinar la diferencia, y luego entregar el inventario a la Auxiliar de Enfermera del turno siguiente. Faltantes Los faltantes sern determinados por el Administrador, quien elaborara el Formulario I152, para que el Auxiliar de Enfermera responsable del turno, lo cancele en un periodo y forma aprobada por el Director de la Red. Manejo de Documentos Los responsables de cada inventario debern entregar a ms tardar el da siguiente hbil al Administrador, las Requisiciones y comprobantes de entrega en forma correlativa incluyendo las anuladas, para su registro respectivo.

3.2.4

3.2.5

3.2.6

22

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios

23

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios

FORMULARIO I-138 EJEMPLO ACTA DE RECEPCION DE MEDICAMENTOS y/o MATERIAL MEDICO Nombre del Proveedor: ____________________________________________________ Numero Orden de Compra: _______________ Fecha: _____ /___________/ _________ Numero Correlativo Descripcin DETALLE DE PRODUCTOS RECIBIDOS Cdigo Presentacin Cantidades Segn Bonificacin Muestra Orden

Vencimiento

______________________________ Fecha Original: Proveedor Copia: Archivo Almacn

________________________ Nombre

________________________ Firma

24

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULARIO I-139 EJEMPLO REGISTRO DEL INVENTARIO Nombre del Producto: _________________________________________________________________________________________ Presentacin: ___________________________________________________________ Cdigo: ______________________________ Fecha Anotar en caso de compra al Proveedor y salida (Destino) REGISTRO DEL PRODUCTO No. De Cantidades Documento Entrada Salida Saldo Lempiras Entrada Salida

Costo Promedio

Saldo

25

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULARIO I-140 REQUISICION DE MEDICAMENTOS y/o MATERIAL MEDICO No. __________ Nombre del rea: _______________________________________________________________ Nombre Responsable: ____________________________________________ Fecha ______ /________________/ _______________ Numero Correlativo Descripcin Cdigo DETALLE DE PRODUCTOS Presentacin Cantidad Solicitada Entregada Costo Unitario Valor

____________________________ Solicito Original: Almacn Copia: Oficina Beneficiaria Copia: Contador

_____________________________ Autorizo

___________________________________ Entrego

26

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULALRIO I-141 Formulario para Devolucin de Productos al Proveedor Fecha ___________________________ Seores Presente Estimados Seores: Por este medio les entregamos para cambio los productos que a continuaron detallamos: No. Descripcin Correlativo Cdigo Presentacin Cantidad Precio Compra Valor Total No. _______________

TOTALES MOTIVO DEL CAMBIO

____________________ _____________________ ____________________________ Entrego Autorizo Recibido por el Proveedor 27

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULARIO I-142 CONTROL Y REGISTRO DE MUESTRAS MDICAS Nombre del Proveedor: ____________________________________________________ Fecha: _____________________________ No. Correlativo Nombre Producto Cantidades Distribuidas a: Total Distribuido

_____________________________ ________________________________ Firma de Recibido Firma de Aprobado 28

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULARIO I-143 INSTRUCTIVO PARA LEVANTAR INVENTARIO FISICO 1.Instrucciones Generales previas a. b. c. d. Informar con cuatro (4) das calendario a las reas interesadas la fecha del inventario, indicndoles que da (s) permanecer cerrado el Almacn. Ordenar el inventario de productos, teniendo el cuidado de separar los productos vencidos y en mal estado. Actualizar el registro del inventario en cuanto a saldos en cantidades y Lempiras. Realizar el corte de documentos de Acta de Recepcin y/ o Requisiciones. Detallar el producto que se ha entregado a los proveedores para cambio. Preparar la papelera requerida para levantar el inventario

e.

f. 2.-

Durante el Inventario a. EL Administrador junto con el Auditor Social de la Gestin, contaran fsicamente los productos y los anotaran en el Formulario I-144. b. Al finalizar el inventario, enumerar las hojas con numero correlativos. c. Firmaran todas las hojas del inventario d. Conciliarn las cantidades del inventario fsico contra el saldo en cantidades segn Formulario I-139. e. Investigar de inmediato las diferencias en cantidades. f. Valuar las diferencias del inventario y en caso de faltantes, sern cargados al Administrador del Proyecto, las que sern pagados por este en un periodo no mayor a 30 das calendario o deducidos en su sueldo, prestaciones u otro valor a su favor.

29

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios g. Procesar los ajustes en el Auxiliar de Inventario, Formulario I-139 y luego proceder a sumar las cantidades en Lempiras. 3.Conciliacin del Inventario Completada la etapa numero 2, sacar la suma en Lempiras del saldo individual de productos y conciliar este total con el saldo de la Cuenta Mayor de Inventario de los Estados Financieros.

30

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULARO I-144 LISTADO PARA LEVANTAR INVENTARIO FISICO Nombre del Almacn: _________________________________________________________________________________________ /Responsable: _____________________________________________ Fecha:___________________ Hoja ______ de ________ Numero Descripcin Presentacin Cantidades Costo Lempiras Precio Total a Correlativo Unitario Sobrante Faltante Unitario Cobrar Fsico Auxiliar Diferencia Faltante Sobrante Faltante

____________________________ _______________________________ Entregado por:

______________________________ Verificado por: Aprobado por: 31

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULARIO I-147 RESUMEN DE ENTREGA DE MEDICAMENTOS DE FARMACIA A PACIENTES Lugar y Fecha: ______________________________________________________ Nombre de la Clnica: _________________________________________________ Cdigo Descripcin Cantidad Costo Unitario Total

Totales Original: Farmacia Copia: Administracin ____________________________ Elaborado por: ____________________________ Revisado por:

32

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULARIO I-150 HOJA DE CONTROL DE PRODUCTOS EN FARMACIA POR CAMBIO DE TURNO CORRESPONDE AL DIA __________ DE _________________________ DE _______________________ Numero Descripcin Cdigo Correlativo Producto Saldo Anterio r E Turno A S SA D E Turno B S SA D E Turno C S SA D

____________________ Firma Turno A E. Entrada

____________________________ ___________________________ ___________________ Firma Turno B Firma Turno C Aprobado por: SA. Saldo Actual D. Diferencia Fsica contra saldo actual

S. Salidas

33

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULALRIO I-152 HOJA DE FALTANTES DE PRODUCTOS EN FARMACIA Lugar y Fecha: ___________________________________ Fecha: _________________ Numero Descripcin Correlativo Segn Registros Cantidad Segn Fsico Faltante Precio de Cobro Total

Total a Cobrar Cargar : ________________________________________________________________ ________________________________________________________________________

____________________________ Acepto

___________________________ Aprobado por:

34

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios

CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS DE GESTION DEL INVENTARIO

35

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios 4. Procedimiento para la gestin del Inventario 4.1 Rotacin del Inventario Para establecer la rotacin de inventario de productos, el Administrador determinara la frecuencia, dividiendo el costo de los productos utilizados segn estados financieros entre el promedio del Inventario manejado durante el ao. 4.2 Costos de Medicamentos anual por paciente Mensualmente el Administrador con apoyo del Coordinador de la unidad llevaran el registro de medicamentos utilizados por paciente, para ello utilizara el ejemplo del formulario I-155 mediante el uso de Excel o un modulo de inventario. 4.3 Utilizacin de Productos El Administrador deber actualizar mensualmente el cuadro de utilizacin de productos que durante el ao han tenido movimiento, para ello utilizara el ejemplo del Formulario I-157. 4.4 Inventario de Productos prximo a vencer El Administrador y el Auxiliar de Enfermera de cada US, responsables de los inventarios en el Almacn y Farmacia, elaboraran a mas tardar 5 (cinco) das despus de finalizado el mes anterior, el reporte de los productos que vencern en los prximos dos meses, por lo que debern llenar el formulario I-158, el cual ser entregado al Director de la Red para su revisin y posterior comunicacin al Medico General para que este los utilice en los diferentes servicios.

36

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULARIO I-155 HOJA CONTROL DE COSTOS DE MEDICAMENTOS POR PACIENTE Nombre del Paciente:_____________________________________ Numero expediente:________________________________ sexo ________________ Contrato con:__________________________________________________________ Edad ______________________ Tarjeta Identidad _____________________________ Lugar ________________________________________________________________ En Lempiras Aos Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Total

37

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULARIO I-157 Cuadro de Utilizacin Anual de Productos Aos _________________ Cdigo Producto Nombre del Producto Saldo Actual en Cantidades Meses E F M A M J J A S O N D

38

PROYECTO DE SALUD, ASOCIACION MADRE FELIZ MAFE Manual de Compras y Control de Inventarios FORMULARIO I-158 Detalle de Productos a Vencer los Prximos dos meses Al _______________ de _______________ de _________________ Cdigo Productos Nombre del Producto Cantidad Existencia Fecha de ingreso al Almacn Fecha Vencimiento Nombre Proveedor

_______________ Administrador

___________________ ______________________ Auxiliar de Enfermera Director de la Red

39