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Agenda
Contexto do Gerenciamento de Projetos Iniciao do projeto
Desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto (TAP) Declarao do escopo preliminar do projeto

Planejamento do projeto Execuo e Controle do projeto Encerramento do projeto

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

o documento inicial do projeto. Dever servir de diretriz para o desenvolvimento dos trabalhos. Autoriza formalmente a iniciao do Projeto, como uma espcie de Contrato; Reconhece e comunica o TAP aprovado aos envolvidos; Pode ser emitido por envolvido externo, ou pelo Gerente Snior; Um gerente de projetos identificado e designado o mais cedo possvel no projeto. O gerente de projetos sempre deve ser designado antes do incio do planejamento e, de preferncia, enquanto o TAP estiver sendo desenvolvido.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Pode ser o resultado de um ou mais dos seguintes itens: Uma demanda de mercado Uma necessidade de negcios Uma solicitao de um cliente Um avano tecnolgico Um requisito legal Uma necessidade social

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Trata principalmente: Documentao das necessidades do negcio Justificativa do projeto Entendimento atual das necessidades do cliente Entendimento do novo produto, servio ou resultado que deve satisfazer os requisitos

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Deve abordar: Requisitos que satisfazem as necessidades, desejos e expectativas do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas Necessidades de negcio, descrio de alto nvel do projeto ou requisitos do produto Objetivo ou justificativa Gerente de projetos designado e nvel de autoridade atribuda Cronograma de marcos sumarizadas Influncia das partes interessadas Organizaes funcionais e sua participao Premissas organizacionais, ambientais e externas Restries organizacionais, ambientais e externas Caso de negcio justificando o projeto, incluindo o ROI Oramento sumarizado
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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

1. Declarao do trabalho do projeto 2. Business case 3. Contrato 4. Fatores ambientais da empresa 5. Ativos de processos organizacionais

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Entradas: .1 Contrato (quando aplicvel) Um contrato da organizao contratante do cliente uma entrada se o projeto est sendo realizado para um cliente externo.

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Entradas: .2 Declarao do trabalho do projeto A DT uma descrio dos produtos ou servios que sero fornecidos pelo projeto. A DT indica: necessidade de negcio ( necessrio, demanda de mercado); descrio do escopo do produto (caractersticas do produto ou servio).

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Entradas: .3 Fatores ambientais da empresa Deve-se considerar todos e quaisquer sistemas e fatores ambientais da empresa que cercam e influenciam o sucesso do projeto. Isso inclui, mas no se limita a itens como: cultura e estrutura organizacional ou da empresa; normas governamentais ou do setor (ex: normas de produtos); infra-estrutura (ex: equipamentos e instalaes existentes);

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.3 Fatores ambientais da empresa
recursos humanos existentes (ex: habilidades, conhecimento); administrao de pessoal (ex: diretrizes de contratao e demisso, anlises de desempenho dos funcionrios e registros de treinamento); condies do mercado; bancos de dados comerciais (ex: dados de estimativa de custos, informaes sobre estudos de risco do setor e bancos de dados de riscos); sistemas de informaes do gerenciamento de projetos.
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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Entradas: .4 Ativos de processos organizacionais Todas e quaisquer organizaes envolvidas no projeto podem ter polticas, procedimentos, planos e diretrizes formais e informais cujos efeitos devem ser considerados. Os ativos tambm representam o aprendizado e o conhecimento das organizaes obtidos de projetos anteriores; por exemplo, cronogramas terminados, dados de risco e dados de valor agregado.
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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Entradas: .4 Ativos de processos organizacionais Podem ser agrupados em duas categorias: - Processos e procedimentos da organizao para realizar o trabalho: - Processos padro, normas, polticas, diretrizes, critrios de avaliao, modelos, procedimentos - Base de conhecimento corporativo - Banco de dados, arquivos de projeto, informaes histrica e lies aprendidas.
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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Ferramentas e Tcnicas: .1 Mtodos de seleo de projetos So usados para determinar qual projeto a organizao selecionar. Estes mtodos esto normalmente includos em duas categorias: mtodos de medio de benefcios (ex: modelos de pontuao, modelos econmicos); ou modelos matemticos.
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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Ferramentas e Tcnicas: .2 Metodologia de gerenciamento de projetos Define um conjunto de grupos de processos de gerenciamento de projetos, bem como seus processos relacionados; Pode ser ou no uma elaborao de uma norma de gerenciamento de projetos; Pode ser um processo maduro formal ou uma tcnica informal que auxilia uma equipe de gerenciamento de projetos no desenvolvimento eficaz de um termo de abertura do projeto.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Ferramentas e Tcnicas: .3 Sistema de informaes do gerenciamento de projetos (SIGP) um conjunto padronizado de ferramentas automatizadas disponvel dentro da organizao e integrado a um sistema; O SIGP usado pela equipe de gerenciamento de projetos para dar suporte gerao de um termo de abertura do projeto, facilitar o feedback conforme o documento refinado, controlar as mudanas feitas no TAP e liberar o documento aprovado.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Ferramentas e Tcnicas: .4 Opinio especializada frequentemente usada para avaliar as entradas necessrias para desenvolver o TAP. Essa opinio e especializao so aplicadas a qualquer detalhe tcnico e de gerenciamento durante esse processo. Pode ser oferecida por qualquer grupo ou pessoa com conhecimento ou treinamento especializado.
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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Sadas: .1 Termo de Abertura do Projeto o documento que autoriza formalmente um projeto.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Elementos do TAP:
Nome do Projeto e Descrio; Justificativa; Objetivos ou Metas; Expectativas; Principais Produtos e Servios; Premissas; Restries; Investimento; Prazo; Gerente do Projeto; Principais Envolvidos (stakeholders internos e externos); Aprovao Documento.
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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Nome e descrio do projeto O nome a espcie de marca do projeto, onde com poucas palavras pode-se identific-lo; A descrio do projeto deve ser apresentada de forma resumida, contextualizando o ambiente do projeto de forma a facilitar a compreenso do todo.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Exemplo de nome e descrio:
Nome do Projeto: BelleVille Descrio: Projeto para construo do edifcio BelleVille em terreno situado a Avenida Helmut Falgater; Nome Projeto: Release 5.05 Descrio: Projeto para liberao da Release 5.05 do produto X.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Justificativa do projeto
Conhecido tambm como Necessidade do Negcio ou da Empresa; a razo de ser do Projeto; Demonstra as necessidades ou demandas que impulsionam a criao de um novo projeto; Normalmente acontecem como resultado de uma dentre seis necessidades ou demandas: Demanda do mercado; Necessidade empresarial; Solicitao de cliente (interno ou externo); Avano tecnolgico; Exigncia Legal; Necessidade social.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Exemplos de justificativas:
No planejamento estratgico visualizamos a necessidade de aumentarmos em 30% o market share de nossa empresa no sul do pas estabelecendo uma base para futuras expanses para outros pases do Mercosul. Com a crescente evoluo da Tecnologia da Informao (e-mail, Chat, vdeo-conferncia, etc.), associada s telecomunicaes (Internet, telefonia celular, etc.), vem diminuindo, ano a ano, o volume de documentos transportados pelos Correios. Para que a empresa acompanhe e se valha dessa evoluo tecnolgica, necessrio buscar alternativas de servios aos seus clientes. Dessa forma, o servio de Correspondncia Eletrnica se posiciona como estratgico para a empresa, tendo sido aprovado pelo Conselho de Administrao.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Objetivos do projeto So critrios quantificveis usados para mensurar o xito do projeto. Esses critrios devem incluir prazos e custos (se houver). De acordo com a regra SMART (em ingls, esperta), todo objetivo deve ser ou ter:

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Objetivos do projeto Specific (especfico): objetivos redigidos em termos claros e compreensveis; Measurable (mensurvel): objetivos devem ser dimensveis; Accurate (acurado): objetivos devem ser exatos e descrever com preciso o que necessrio; Realistic and tangible (realista e tangvel): objetivos devem ter a realidade em vista; Time bound (tempo limitado): objetivos devem ter um prazo com uma data de trmino.
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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Exemplos de objetivos:
Se o objetivo aumentar o espao de armazenagem, melhor dizer que o objetivo construir quatro novos espaos de armazenagem, j que o nmero de construes especfico e tangvel. O objetivo de aumentar o tempo de resposta para os pedidos de emprstimo pode ser melhor definido da seguinte forma: disponibilizar solicitaes de emprstimo pela internet para aumentar a velocidade do processo em 25% at o final do ano civil. A Beer ir produzir dois milhes de engradados da cerveja comemorativa para ser entregue aos distribuidores em 30 de outubro ao custo de $ 1,5 milho ou menos. Os critrios so claros e o alcance do objetivo pode ser facilmente mensurado. Os stakeholders sabero que o objetivo foi alcanado quando dois milhes de engradados tiverem sido produzidos e entregues no prazo final e dentro do oramento.
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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Expectativas do projeto (opcional) a representao formal daquilo que se quer atingir com o trmino de um projeto; Normalmente definido por verbos de ao; Parmetros numricos de tempo, custo e performance podem estar descritos na expectativa. Importante: Conhecer o planejamento estratgico da organizao para identificar necessidades intrnsecas que podem impactar direta ou indiretamente o cumprimento das expectativas do projeto.
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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Exemplos de expectativas:
Montar em Porto Alegre, uma filial da empresa com toda a infra-estrutura da matriz, dentro do prazo mximo de 18 meses e um custo total de $ 350.000; Prover uma soluo que permita o recebimento de documentos (contas, cartas, fatura, telegramas, propagandas, etc) dos clientes em meio magntico (e-mail, site dos Correios na Internet ou EDI Eletronic Data Interchange) para que estes sejam transmitidos eletronicamente com maior rapidez e segurana, reduzindo o custo para os clientes;

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Principais produtos e servios
So as entregas do Projeto; Tambm conhecido como PBS (Product Breakdown Structure); um agrupamento de componentes do projeto orientados a resultados prticos, que organiza e define o escopo total do projeto; Podem ser descritos na forma de rvore para demonstrar hierarquia ou precedncia; Imprescindvel fase de planejamento para a definio da WBS (Work Breakdown Structure) exemplo:

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Exemplo dos principais produtos:
1.0 Correspondncia Eletrnica nos Correios S.A. 1.1 Estudo de Viabilidade 1.2 Plano Projeto 1.2.1 Plano Sumrio Projeto 1.2.2 Plano Projeto 1.2.3 Plano Riscos 1.3 Soluo Implementada 1.4 Soluo Implantada 1.5 Encerramento 1.5.1 Relatrio Lies Aprendidas 1.5.2 Apresentao Resultados Diretoria

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Premissas para o projeto
So suposies que, para os propsitos do planejamento, so considerados verdadeiros, reais ou certos; Afetam todos os aspectos do planejamento; Devem ser validadas junto aos envolvidos e documentadas para que fique claro que sem comprovao destas as expectativas do projeto podem no ser alcanadas.
Importante: Cada premissa identificada pode gerar um ou mais riscos para o projeto, devendo ser avaliados os riscos e impactos caso esta no seja cumprida. Por exemplo, se uma premissa que o recurso A estar disponvel para participar do projeto no perodo X, deve-se avaliar o risco da no disponibilidade deste recurso exatamente no perodo necessrio ao projeto, prevendo formas de mitigar a ocorrncia deste risco.
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Exemplos de premissas:
Ser disponibilizado pessoal full time da rea de marketing, logstica e distribuio para desenvolvimento do projeto; Somente os documentos identificados no primeiro momento de levantamento sero disponibilizados para envio eletrnico; Nos prximos seis meses ser regulamentada a correspondncia eletrnica dos Correios, passando a ter validade jurdica.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Restries para o projeto
So os fatores que vo limitar as opes da equipe de gerenciamento de projetos; Fazem com que sejam descartadas solues para o projeto que estejam fora desses limites; Obriga a equipe e o gerente do projeto a usar criatividade para alcanar os objetivos; Podem ser referentes a recursos, oramento, cronograma ou datas, qualidade, escopo, tecnologia e diretrizes estratgicas da organizao.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

As restries muitas vezes podem gerar dilemas dos quais o gerente do projeto dever saber como lidar, negociando com o patrocinador do projeto durante a fase de iniciao, as aes corretivas. Por exemplo: Existe uma restrio de quantidade de stakeholders num projeto, compreendendo uma equipe de no mnimo 2 e no mximo 3 integrantes.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Outros exemplos de restries:
Tecnologia: a tecnologia utilizada deve ser de ponta, garantindo a integridade, autenticidade e segurana das correspondncias; Recursos: no sero contratados recursos humanos externos a organizao; Oramentrias: o custo mximo do projeto no poder exceder R$ 4.000.000,00; Prazo: O projeto deve estar implantado at 31/12/2011; Outras: retorno financeiro em at 5 anos.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Investimento e prazo O Investimento define o oramento total previsto para o projeto; Este valor dever servir como base para a fase planejamento do projeto, mas no forte o suficiente para ser considerado uma restrio; Serve como um comprometimento dos patrocinadores de que os recursos financeiros destinados ao projeto sejam mantidos at sua concluso; Local onde o patrocinador do projeto indica a expectativa de incio e fim do projeto para ser utilizado como base no planejamento; J o prazo ou cronograma preliminar define os principais marcos (entregas) do projeto. 35

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Stakeholders do projeto Relaciona os participantes iniciais do projeto; Os envolvidos ou stakeholders, so pessoas fsicas ou jurdicas que tem interesse no resultado do projeto; Exercem influncia ou so influenciados pelo projeto; Tm algo a ganhar ou perder, com o resultado do projeto; Podem ser internos ou externos a organizao.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Stakeholders externos: So passveis de se envolver se tudo no correr bem, do ponto de vista deles; So afetados pelo projeto medida que este se desdobra, ou pelos resultados finais do projeto; Podem influenciar o andamento de um projeto; Algumas dessas influncias externas podem no ser gerenciveis pela equipe designada para o projeto. Nesses casos, necessrio apoio de alguma outra parte da organizao; Exemplos: ambientalistas, lderes comunitrios, grupos sociais, a mdia e rgos pblicos.
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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Gerente do Projeto Em relao ao gerente do projeto, sugerido um nome ao cargo de gerente e definido o seu nvel de autoridade no projeto.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Aprovao do TAP Consiste na assinatura do documento pelo seguintes stakeholders: Patrocinador do Projeto: quem assina o cheque; Gerente de Projeto: caracterizando nomeao do Gerente do Projeto; formalmente a

Responsvel pelo Gerente de Projetos (PMO, Gerncia Snior, etc.); Outros stakeholders chave, desde que vivel.

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Exemplos de TAP:
Passeio ecolgico Rio Natal Corup; Canil para treinamento de ces para PM; Projeto produo limpa (depto Mov.); Projeto pr-vestibular Udesc; Machu Picchu; Festa dos calouros; Festa incio semestre 5 fase; Projeto para aumentar lucro da empresa X; Mudana de casa; Informtica bsica s crianas carentes; etc.
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Desenvolvimento do Termo de Abertura do Projeto (TAP) Declarao do escopo preliminar do projeto

Planejamento do projeto Execuo e Controle do projeto Encerramento do projeto

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Declarao do escopo preliminar

a definio do projeto, fornecendo uma viso geral dos seus objetivos e entregas, ou seja, do que precisa ser realizado. Seu propsito documentar as caractersticas e limites do projeto e seus produtos e servios associados, alm dos mtodos de aceitao e controle do escopo. O contedo da declarao do escopo do projeto ir variar dependendo da rea de aplicao e complexidade do projeto e poder incluir alguns ou todos os componentes (identificados a seguir).
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Declarao do escopo preliminar

Pode incluir:
Objetivos do produto e do projeto; Caractersticas e requisitos do produto ou servio (por exemplo: requisitos funcionais e no funcionais); Critrios de aceitao do produto; Limites do projeto; Entregas e requisitos do projeto; Restries do projeto; Premissas do projeto; Organizao inicial do projeto; Riscos iniciais definidos; Marcos do cronograma; EAP inicial; Estimativa aproximada de custos; Requisitos de gerenciamento de configurao do projeto (garantia de descrio precisa e completa, exemplo: contratos com recursos; ainda, descreve como o GP conduzir o projeto); Requisitos de aprovao. 43

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Declarao do escopo preliminar

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Declarao do escopo preliminar

Ferramentas e Tcnicas: .1 Metodologia de gerenciamento de projetos Define um conjunto de grupos de processos de gerenciamento de projetos, bem como seus processos relacionados; Pode ser ou no uma elaborao de uma norma de gerenciamento de projetos; Pode ser um processo maduro formal ou uma tcnica informal que auxilia uma equipe de gerenciamento de projetos no desenvolvimento eficaz da declarao do escopo preliminar.

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Declarao do escopo preliminar

Ferramentas e Tcnicas: .2 Sistema de informaes do gerenciamento de projetos (SIGP) um conjunto padronizado de ferramentas automatizadas disponvel dentro da organizao e integrado a um sistema; O SIGP usado pela equipe de gerenciamento de projetos para dar suporte gerao de um termo de abertura do projeto, facilitar o feedback conforme o documento refinado, controlar as mudanas feitas na declarao do escopo preliminar e liberar o documento aprovado.

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Declarao do escopo preliminar

Ferramentas e Tcnicas: .3 Opinio especializada A opinio especializada aplicada a qualquer detalhe tcnico e de gerenciamento a ser includo na declarao do escopo preliminar do projeto. Sadas: .1 Declarao do escopo preliminar do projeto
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Projeto Final
Sugesto do tema: Comece a pensar no seu TCC...

Agora voc j pode elaborar o TAP e a Declarao do escopo preliminar...

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Termo de Abertura do Projeto (TAP)

Exerccio: Individual, desenvolver um TAP para um projeto qualquer (ver exemplos de temas no slide 40). Veja outros exemplos de TAPs no Moodle.

Apresentao do TAP: Data da apresentao: 06/09/2012 Preparar apresentaes em PowerPoint Enviar o arquivo PPT das apresentaes via moodle Ordem de apresentao por sorteio

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Questes para reflexo

1. Como so iniciados os projetos em sua empresa? 2. Identifique documentos comumente empregados para o registro dos dados iniciais de um projeto que deve ser desenvolvido em sua empresa. 3. Como acontece a formao da equipe nos projetos que voc gerencia ou participa? 4. Identifique os procedimentos-padro para iniciar um projeto em sua empresa. 5. Qual o propsito de desenvolver o TAP? 6. O que e qual o propsito da declarao preliminar de escopo?

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