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Estudando: Assistente Administrativo

Diversos Tipos de Documentos
CONCEITO DE PROTOCOLO:

O controle de entrada e sada dos documentos na empresa previne imprevistos desagradveis. Suponhamos que um cliente tenha escrito, solicitando a remessa de determinada mercadoria em um prazo preestabelecido. Por um motivo qualquer, a correspondncia somente chegou aps ter expirado esse prazo. Fazendo-se o controle da chegada de correspondncia, pode-se justificar o no atendimento da solicitao, mostrando- se o carimbo do protocolo, onde consta a data em que recebeu a carta. Pode ocorrer ainda que, em virtude de ter a carta demorado a chegar ao destinatrio, haja um grande perodo de tempo entre a resposta e a emisso da correspondncia. Data de entrada, anotada na carta, justificar o atraso na respost Este controle a que nos referimos denomina-se protocolo e apresenta tambm a vantagem de controlar a movimentao do papel dentro da prpria organizao, possibilitando a sua localizao rpida. O protocolo de tamanha importncia que, nas grandes organizaes, existe uma seo denominada Seo de Protocolo, onde todos os documentos destinados empresa so entregues.

FUNCIONAMETO DO PROTOCOLO

Ao se receber uma documentao deve-se primeiro conferi-la, para verificar se no faltam anexos mencionados, se o nmero est correto, se, realmente, ela deve ser entregue naquele Departamento. Aps a verificao, providencia-se um recibo, para ser entregue ao remetente. Os dados contidos neste recibo variam de lugar para lugar. Entretanto, sempre se colocam a data, o nome de quem recebeu e o nmero do protocolo. Algumas organizaes acrescentam o assunto tratado na documentao. Apresentamos abaixo alguns modelos de protocolo: SECO DE ARQUIVO Protocolo n__________ Data:___/___/____ Assinatura____________ TINTAS RUBI Protocolo Assunto: Pedido de catlogo Nome: Empresa Dois Irmos N 007 Data: 03/04/78 Recebido por: Anota-se, no documento, a data de entrada, o nmero seqencial e o nome da seo. Normalmente, confecciona-se um carimbo com estes dados e ele utilizado para facilitar a anotao. Existem tambm cadernos de protocolo, que circulam de uma seo para outra. Neles, registra-se a data de entrega
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do documento, o assunto de que trata e nome quem recebeu. Substituem o recibo de protocolo, cuja desvantagem ser feito em folha solta, podendo-se perder facilmente.

CARGA o nome que se d ao registro cumulativo das entradas e sadas do documento de cada seo. Este registro feito na prpria pasta ou envelope onde se coloca o documento. Quando o funcionrio recebe o documento, risca a anotao relativa seo onde ele se encontrava.

ARQUIVO Alm de ser um mvel de escritrio onde so guardados documentos, tambm conjunto de documentos recebidos ou produzidos oficialmente por uma pessoa fsica ou jurdica no decorrer de suas atividades e conservadas por essa pessoa ou assessores, para consultas futuras. SISTEMA DE ARQUIVAMENTO Deve ser determinado de acordo com o elemento mais importante e mais freqentemente procurado pela empresa. Podem ser classificados como: a) em ordem alfabtica, feito sempre dentro de uma rigorosa seqncia alfabtica, ou seja, considerando letra por letra; b) em ordem geogrfica, prevalecendo a ordenao dos documentos dentro de uma diviso geogrfica, seja por pases, estados, cidades, municpios, bairros, etc... c) em ordem numrica, dispondo os documentos em seqncia numrica; d) em ordem cronolgica, a arrumao dos documentos em ordem de data de emisso ou de chegada; e) em ordem de assunto, consiste em grupar os documentos de acordo com o assunto neles tratados. Toda empresa dispe de um certo numero de documentos que devem, com vantagem, ser arquivados por assunto; os que se referem direo geral dos negcios, suas relaes etc. Existem vrios tipos de cheques: a) portador__________ qualquer pessoa que o apresentar ao caixa de banco poder retirar o dinheiro. Da a preocupao em no perder este tipo de cheque; b) nominal___________ o que consta o nome da pessoa que deve receb-lo. O banco pagar a essa pessoa, mediante identificao (porm, se essa pessoa assinar no verso, isto , endoss-lo, outro pessoa poder receb-lo, desde que identificada a assinatura do endossante); c) cruzado_____________ este cheque carimbado ou riscado com dois traos transversais. d) visado____________ aquele que recebe um visto do banco. Este visto garante que a pessoa que o emitiu tem dinheiro suficiente para pag-lo. Um cheque visado como dinheiro; e) especial_________ um cheque que o banco garante o pagamento at um certo limite. A pessoa que emite um cheque especial tem um carto de identificao que determina o limite garantido pelo banco.

NOTA PROMISSRIA

Quando voc faz uma compra a prazo, ou vai a um banco fazer um emprstimo, assina uma Nota Promissria, prometendo pagar a dvida ou emprstimo determinada data. Portanto, Nota Promissria uma promessa de pagamento, que aceita, isto , assinada pelo devedor.

EXERCCIO
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1) Coloque em uma folha de papel parte, em ordem alfabtica os seguintes nomes de pessoas fsicas. a) Carlos Drumond de Andrade b) Francisco Jos Sobrinho c) Lin Yun Tan d) Alberto Luiz de Oliveira e) Lcio da Gama f) Adalberto Jos de Oliveira g) Eduardo So Thom h) Carlos Villa Nova i) Maria de Castro Xavier j) Amarilldo da Silva k) Diogo Costa e Silva l) Professor Paulo Celso M. de Paula m) Jos Calvalcante Neto n) Julien E`Lion

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