Administracin de Proyectos

Unidad 6: Gestin de Costos

Profesores: Lic. Marisa Gouget Lic. Pablo Werner Profesores adjuntos, jefes de TP y ayudantes: Lic. Claudia Iaconis Lic. Adriana Morando Lic. Cecilia Collazo Lic. Horacio Medina Lic. Andrs Mumhentaler Ing. Ariel Astorino Basado en PMBoK cuarta edicin - 2011 Versin 1.0 1

Gestin del Costo del Proyecto

Esta rea de conocimiento contiene los procesos que se requieren para completar el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Est formada por tres procesos, dos de los cuales tienen el objetivo estimar los costos de las actividades del cronograma y totalizar los costos para establecer una lnea base, y son parte del grupo de procesos de Planificacin. El tercer proceso, de Seguimiento y Control, realizar el control sobre los costos una vez iniciado el proyecto.

Procesos de la Gestin del Costo

Grupos de Procesos Procesos de Iniciacin Procesos de Planificacin Procesos de Ejecucin Procesos de Seguimiento y Control Procesos de Cierre

Estimar los Costos 7.1 Gestin del Costo Determinar el Presupuesto 7.2 Controlar los Costos 7.3

Procesos de la Gestin del Costo

Lnea Base del Alcance Cronograma del Proyecto Planificacin de los Recursos Humanos Registro de Riesgos Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organizacin Estimaciones de Costos de las Actividades Base de las Estimaciones Lnea Base del Alcance Cronograma del Proyecto Calendario de recursos Contratos Activos de los Procesos de la Organizacin

7.1. Estimar los Costos

Estimaciones de Costos de las Actividades Base de los Estimados Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

7.2. Determinar el Presupuesto

Plan para la Direccin del Proyecto Requisitos de Financiamiento del Proyecto Informacin sobre el Desempeo del Trabajo Activos de los Procesos de la Organizacin

7.3. Controlar los Costos

Lnea Base del Desempeo de Costos Requisitos para la financiacin del proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Mediciones del Desempeo del Trabajo Proyecciones del Presupuesto Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Estimar los Costos

Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto. Se aconseja considerar causas posibles de variacin , incluyendo los riesgos. Se expresan en unidades monetarias.

Se realiza una evaluacin cuantitativa de una actividad considerando los recursos requeridos para completarla. Se estiman estos costos para todos los recursos que van a ser cargados al proyecto (trabajo, materiales, equipos, servicios, tolerancia a la inflacin, costos de contingencia).

Procesos de la Gestin de Costos

Estimar los Costos
Entradas
Lnea

Herramientas y Tcnicas
Juicio

Salidas
Estimacin

Base del Alcance Cronograma del Proyecto Planificacin de los Recursos Humanos Registro de Riesgos Factores Ambientales de la Empresa Activos de los Procesos de la Organizacin

de expertos Estimacin por Analoga Estimacin Paramtrica Estimacin Botton-Up Estimacin por tres Puntos Anlisis de Reserva Costo de la Calidad Software de Estimacin de costos para la Direccin de Proyectos Anlisis de Propuestas para Licitaciones

de Costos de las Actividades Base de los Estimados Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Estimar los Costos

Entradas:

Lnea Base del Alcance

Enunciado del alcance. Estructura de desglose del trabajo. Diccionario de la EDT.

Cronograma del Proyecto Planificacin de los Recursos Humanos Registro de Riesgos Factores Ambientales de la Empresa

Las condiciones del mercado. La informacin comercial publicada. Las polticas de estimacin de costos Las plantillas de estimacin de costos La informacin histrica Las lecciones aprendidas

Activos de los Procesos de la Organizacin

Estimar los Costos

Tcnicas y herramientas:

Juicio de expertos Estimacin por analoga: proyectos similares anteriores como base de estimacin. Estimacin paramtrica: relaciones estadsticas entre informaciones histricas y otras variables (ej.:metro cuadrado en la construccin). Estimacin botton-up: se estima el costo individual de cada wp con el mayor detalle posible y luego se sumariza hacia niveles superiores. Estimacin por 3 puntos: calcular el costo esperado considerando un promedio ponderado de 3 estimaciones (pesimista, optimista, mas probable). Anlisis de reserva: un porcentaje del costo estimado, un nmero fijo o un clculo utilizando algn mtodo de anlisis cuantitativo, como reserva de contingencia. Costo de la calidad: supuestos sobre el costo de la calidad usados para calcular los costos. Software de estimacin de proyectos: sw de estimacin de costos. Anlisis de oferta de proveedores

Estimar los Costos

Salidas:

Estimaciones de Costos de las Actividades

Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la estimacin de costos de las actividades. Los costos indirectos, si se incluyen en el estimado del proyecto, pueden incluirse en el nivel de la actividad o en niveles superiores. Detalle de respaldo de las estimaciones.

Base de los Estimados

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto que pueden ser actualizados incluyen, entre otros, el registro de riesgos.

Estimar los Costos

Tipos de Costos: Se puede considerar la siguiente clasificacin de costos:

Costos Variables : son costos que cambian con la cantidad de produccin o de trabajo. Por ejemplo cantidad de materiales. Costos Fijos: costos que no cambian con la produccin. Por ejemplo costos de lanzamiento.. Costos Directos: se atribuyen directamente al trabajo de un proyecto. Por ejemplo alquiler de una gra. Costos Indirectos: gastos generales o costos que se realizan en beneficio de ms de un proyecto. Por ejemplo training de personal de un help desk. Costos de Capital: disminuye por el uso. En contabilidad, son amortizables en el tiempo. Costos Operacionales: son gastos del da a da.

Estimar los Costos

Estimacin por 3 puntos :

Considera incertidumbre y riesgos Se origina en el PERT Considera 3 estimaciones para definir una aproximacin:

Calcula el costo esperado considerando un promedio ponderado de las 3 estimaciones anteriores:

Costo ms probable: basado en una estimacin realista del esfuerzo y cualquier gasto previsto. Costo optimista: costo basado en el anlisis del escenario del mejor caso. Costo pesimista: costo basado en el anlisis del escenario del peor caso.

Costo esperado = Costo optimista + 4 x Costo ms probable + Costo pesimista ---------------------------------------------------------------------------------------6

Determinar el presupuesto

Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costo autorizada.
Slo los costos asociados con el proyecto forman parte del presupuesto del proyecto.

Procesos de la Gestin de Costos

Determinar el Presupuesto
Entradas
Estimacin

Herramientas y Tcnicas
Suma

Salidas
Lnea

de Costos de las Actividades Lnea Base del Alcance Cronograma del Proyecto Calendarios de Recursos Contratos Activos de los Procesos de la Organizacin

de Costos Anlisis de Reserva Juicio de Expertos Relaciones Histricas Conciliacin del Lmite de Financiamiento

Base del Desempeo de Costos Requisitos de Financiamiento del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Determinar el presupuesto

Entradas:

Estimaciones de Costos de las Actividades Base de las Estimaciones Lnea Base del Alcance

Enunciado del alcance. Diccionario de la EDT.

Cronograma del Proyecto Calendarios de Recursos Contratos Activos de los Procesos de la Organizacin

las polticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales, relacionados con la preparacin del presupuesto de costos las herramientas para la preparacin del presupuesto de costos los mtodos para la preparacin de informes

Determinar el presupuesto

Tcnicas y herramientas: Suma de Costos Anlisis de reserva: un porcentaje del costo estimado, un nmero fijo o
un clculo utilizando algn mtodo de anlisis cuantitativo, como reserva de contingencia. Las reservas no forman parte de la lnea base de costo, pero pueden incluirse en el presupuesto total del proyecto. Las reservas no se incluyen como parte de los clculos de la medicin del valor ganado.

Relaciones histricas: cualquier relacin histrica que d como

resultado estimaciones paramtricas o anlogas implica el uso de caractersticas (parmetros) del proyecto para desarrollar modelos matemticos que permitan predecir los costos totales del proyecto.

Conciliacin del Lmite del Financiamiento: el gasto de fondos debe

conciliarse con los lmites de financiamiento establecidos sobre el desembolso de fondos para el proyecto.

Determinar el presupuesto

Salidas: Lnea Base del Desempeo de Costos : es un presupuesto hasta la

conclusin (BAC) aprobado y distribuido en el tiempo, que se utiliza para medir, monitorear y controlar el desempeo global del costo del proyecto.

Requisitos de Financiamiento del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto: entre otros

el registro de riesgos los estimados de costos el cronograma del proyecto

Determinar el presupuesto

Reserva de contingencia:

Es una asignacin para cambios no planificados que puedan resultar de la realizacin de los riesgos identificados.

Reserva de administracin:

Es un presupuesto reservado para cambios no planificados al alcance y los costos. No son parte de la lnea de base y no se consideran para el anlisis del valor ganado.

Determinar el presupuesto Lnea Base Cost Baseline

Es un presupuesto distribuido en el tiempo, es utilizado como base para medir, seguir y controlar el desempeo de costos general del proyecto. Es parte del Plan de Administracin de Proyecto. Generalmente se representa por una curva S. El presupuesto contiene la reserva de administracin La lnea de base contiene la reserva de contingencia

Presupuesto del Proyecto / Requerimientos de Fondos

Los fondos totales requeridos son los incluidos en la lnea de base ms el monto de reservas para contingencia de administracin. En general los requerimientos de fondos se dan en medidas incrementales que no son continuos, se representan como escalones .

Controlar los Costos 1/2

Es el proceso que consiste en monitorear la situacin del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo. Es parte del Control Integrado de Cambios. Incluye: Influenciar los factores que crean cambios a la Lnea Base de Costos del proyecto Asegurar el acuerdo en los requerimientos de cambios Administrar los cambios reales a medida que ocurren. Asegurar que los excesos potenciales de costos no superen la financiacin peridica y total para el proyecto.

Controlar los Costos 2/2

Incluye:

Monitorear la performance de costos para detectar variaciones de la lnea base. Registrar los cambios (apropiados) a la lnea base con exactitud. Prevenir cambios incorrectos, impropios o no aprobados de ser incluidos en los reportes de costos o en la utilizacin de recursos. Informar a los stakeholders de los cambios aprobados. Actuar para mantener los excesos de costos esperados dentro de lmites aceptables.

Procesos de la Gestin de Costos

Controlar los Costos
Entradas
Plan

Herramientas y Tcnicas
Gestin

Salidas
Mediciones

para la Direccin del Proyecto Requisitos de Financiamiento del Proyecto Informacin sobre el Desempeo del Trabajo Activos de los Procesos de la Organizacin

del Valor Ganado Proyecciones ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI) Revisiones de Desempeo Anlisis de Variacin Software de Gestin de Proyectos

del Desempeo del Trabajo Proyecciones del Presupuesto Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organizacin Solicitudes de Cambio Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Controlar los Costos

Entradas:

Plan para la Direccin del Proyecto

Lnea base del desempeo de costos. Plan de gestin de costos.

Requisitos de Financiamiento del Proyecto Informacin sobre el Desempeo del Trabajo Activos de los Procesos de la Organizacin

las polticas, procedimientos y lineamientos existentes, formales e informales, relacionados con la preparacin del presupuesto de costos las herramientas para EL control de costos los mtodos de seguimiento e informacin que se utilizarn

Controlar los Costos

Tcnicas y Herramientas:

Gestin del Valor Ganado

Valor planificado. (PV) Valor ganado.(EV) Costo real.(AC) Variacin del cronograma.(SV) Variacin del costo.(CV) ndice de desempeo del cronograma.(SPI) ndice del desempeo del costo.(CPI) Proyeccin de la EAC basada en el trabajo correspondiente a la ETC,

Proyecciones

ndice de Desempeo del Trabajo por Completar (TCPI) Revisiones del Desempeo

Anlisis de variacin: compara el desempeo real del proyecto con respecto al

desempeo planificado o esperado.

Anlisis de tendencias. Desempeo del valor ganado.

Anlisis de Variacin: Las mediciones del desempeo del costo (CV, CPI) se
Software de Gestin de Proyectos:

utilizan para evaluar la magnitud de variacin con respecto a la lnea base original de costo.

Controlar los Costos

Salidas:

Mediciones del Desempeo del Trabajo

Los valores calculados del CV, SV, CPI y SPI para los componentes de la EDT. El valor de una EAC calculada o de una EAC ascendente debe documentarse y comunicarse a los interesados. las causas de las variaciones las acciones correctivas seleccionadas y la razn de su seleccin otros tipos de lecciones aprendidas procedentes del control de costos del proyecto.

Proyecciones del Presupuesto

Actualizacin de los Activos de los Procesos de la Organizacin

Solicitudes de Cambio: Las solicitudes de cambio pueden incluir acciones Actualizaciones al Plan para la Direccin del Proyecto

preventivas o correctivas y se procesan para su revisin y tratamiento por medio del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.

Lnea base del desempeo de costos. Plan de gestin de costos. los estimados de costos base de las estimaciones

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Controlar los Costos

Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT Concepto

Ayuda a evaluar la magnitud de las variaciones que van a ocurrir indefectiblemente. EVT compara el valor del costo presupuestado del trabajo realizado (ganado) contra:
a)

el costo presupuestado del trabajo planeado. b) el costo real del trabajo realizado.

Controlar los Costos

Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT Mtricas Planned Value (PV): presupuesto asignado y aprobado al trabajo que
deba completarse en un periodo determinado, para una actividad o componente de la WBS. El PV acumulado al final del proyecto, da como resultado el BAC o Budget at completion

Actual Cost (AC): costo total incurrido a la fecha, para realizar el

trabajo de una actividad o componente de la WBS

Earned Value (EV): valor del trabajo completado a la fecha, al

actividad.

compararlo con el monto presupuestado, para un componente de la WBS o

EV=PV * % avance
Si una actividad tiene $1300 de costo presupuestado y tiene un 70% de avance realizado entonces $910 es lo que se puede acreditar como valor ganado

Controlar los Costos

Slo muestra el dinero gastado. No da informacin de todo el proyecto. Es un dato muy parcial.

Controlar los Costos

Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT

Hoy Muestra el dinero gastado. Muestra el valor ganado del trabajo realizado. Proporciona informacin ms real de la salud del proyecto.

Controlar los Costos

Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT

Controlar los Costos

Tcnica de Valor Ganado/ Earned Value/EVT Mtricas Variaciones de Costos y Cronogramas

Cost variance (CV): representa las variaciones en los costos CV= EV-AC. CV>=0 no hay desviacin , CV<0 se gast ms de lo previsto. Schedule variance (SV): representa las variaciones en el cronograma SV=EV-PV. SV >=0 el proyecto avanza de acuerdo a la planificado, SV < 0 el proyecto est atrasado.

Controlar los Costos

Mtricas Pronsticos Indices de Desempeo Cost Performance Index (CPI) CPI=EV/AC. Representa los pesos obtenidos de trabajo por cada peso gastado. Schedule Performance Index(SPI) SPI=EV/PV. Representa el porcentaje del progreso del trabajo realizado.

Controlar los Costos

Mtricas Pronsticos

Estimate to complete (ETC): predice cunto va a costar

completar todo el trabajo remanente para una actividad o componente de la WBS o para el proyecto completo. Representa cunto ms creemos, en la actualidad, que va a costar el proyecto.

Estimate at completion (EAC): es el pronstico del costo total

cunto se espera, en la actualidad, que cueste todo el proyecto.

esperado (o ms probable) de un componente de la WBS o actividad o del proyecto al momento de su culminacin (del proyecto). Representa

Variance at completion (VAC). Representa cunto por encima o

por debajo del presupuesto vamos a encontrarnos cuando termine el proyecto. Se utiliza para anlisis de variaciones. VAC = BAC - EAC

Controlar los Costos

Mtricas Pronsticos

Controlar los Costos

Ventajas de su utilizacin

Muestra el estado del desempeo de los costos.

Provee seales de problemas de costos y de cronograma.

Integra el estado de cronograma y costos. Provee un mtodo de medicin y terminologa estndares. Provee un mecanismo para aumentar la exactitud y validez de las estimaciones para terminar el proyecto.