PROCEDIMIENTO PARA LA COMPETENCIA, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA

SGA-PR-004-01

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la garantizar la competencia y optimizar la formacin y toma de conciencia de las personas involucradas en las actividades productos y servicios de la organizacin que generan impactos ambientales. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas las personas, tanto internas como externas, que desarrollan actividades o servicios que causen o tengan el potencial de causar algn impacto ambiental. 3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGA 3.1 Capacitacin. Proceso mediante el cual se logra alcanzar un grado de respuesta cognitiva respecto a los temas tratados. 3.2 Capacitador/a. Persona(s) designada(s) para realizar el proceso de capacitacin respecto al tema a tratar considerando su formacin profesional, educacin, experiencia y habilidades para comunicar. 3.3 Concientizacin. Proceso para desarrollar la conciencia ambiental en forma personal y/o colectiva en base a la toma de actitudes positivas del cuidado del ambiente. 3.4 Competencia. Actitud del personal en base a su formacin profesional, educacin, experiencia y nivel de capacitacin logrado por su participacin en los cursos y actividades respecto a los temas tratados. 3.5 Formacin. Actividad destinada a ensear los conocimientos generales o especficos que una persona necesita para desarrollar una labor determinada en un puesto de trabajo. 3.6 Sensibilizacin. Actividades encaminadas a concienciar al personal sobre la afectacin al medio ambiente que pueden generar las actividades de la organizacin y las suyas propias, as como la necesidad de un mejor comportamiento individual como parte fundamental del principio de respeto al medio ambiente.

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4. RESPONSABILIDADES 4.1 Es responsabilidad del Coordinador de Gestin Ambiental La identificacin de las necesidades de capacitacin en materia medioambiental de todo el personal de la compaa, de acuerdo con los aspectos e impactos ambientales de la misma. La elaboracin, ejecucin y evaluacin del programa de formacin, capacitacin y toma de conciencia. 4.2 Es responsabilidad de los Subgerentes Establecer las necesidades de formacin para garantizar que cada uno de los trabajadores tenga los conocimientos generales o especficos que necesita para desarrollar una labor determinada en un puesto de trabajo y de una forma ambientalmente amigable. Garantizar la asistencia del personal a su cargo a todas y cada una de las actividades del programa de formacin que requieran de acuerdo con las necesidades establecidas. 4.3 Es responsabilidad del Jefe de Recursos Humanos Establecer las necesidades de formacin para garantizar que cada uno de los trabajadores tenga los conocimientos generales o especficos que necesita para desarrollar una labor determinada en un puesto de trabajo y de una forma ambientalmente amigable. 4.4 Es responsabilidad de los trabajadores de Cromacol S.A. Asistir y participar activamente en cada uno de los cursos a los cuales sea programado. 5. DESCRIPCIN 5.1 IDENTIFICACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA 5.1.1 El Coordinador de Gestin ambiental identifica las necesidades de capacitacin en materia medio ambiental, de acuerdo con los aspectos e impactos ambientales identificados dentro del Sistema de Gestin Ambiental.

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5.1.2 Por otra parte el Jefe de Recursos Humanos en conjunto con los Subgerentes debern realizar la revisin de los perfiles por cargo y establecer las necesidades de formacin para garantizar que cada uno de ellos tenga los conocimientos generales o especficos que necesita para desarrollar una labor determinada en un puesto de trabajo y de una forma ambientalmente amigable. Para esta identificacin debern tener en cuenta los perfiles de cargo de cada una de las personas que laboran en la compaa. 5.1.3 La identificacin de necesidades de capacitacin ser realizada una vez al ao , con el fin de contar con la informacin actualizada para la elaboracin del plan anual de formacin de la empresa. 5.1.4 Cuando se cree un nuevo cargo al interior de la Compaa, la Subgerencia a la cual pertenezca el nuevo cargo, el Jefe de Recursos Humanos y el Coordinador de Gestin Ambiental, debern establecer el perfil del cargo teniendo en cuenta los conocimientos en materia medio ambiental necesarios para el desarrollo de la labor de una forma ambientalmente amigable. Tambin se debern identificar las necesidades de capacitacin en materia medio ambiental, de acuerdo con los aspectos e impactos ambientales identificados y la forma en que la persona que ingrese a ocupar ese nuevo cargo ser capacitada en los temas en que ya ha sido formado el resto del personal. 5.1.5 Cuando un trabajador sea ascendido o reubicado, la Subgerencia a la cual pertenezca el nuevo cargo, el Jefe de Recursos Humanos y el Coordinador de Gestin Ambiental, debern establecer la forma en que esa persona ser capacitada en los temas en que ya ha sido formado el resto del personal y que sean necesarios para el desarrollo de la labor de una forma ambientalmente amigable. 5.2. ELABORACIN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIN, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA 5.2.1 Una vez determinadas las necesidades de capacitacin, formacin y toma de conciencia de todo el personal, estas debern ser informadas a cada una de las Subgerencias con el fin de que ellas determinen la disponibilidad de tiempo para el desarrollo de las actividades de formacin. 5.2.2 De acuerdo con las necesidades de capacitacin, formacin y toma de conciencia y con la disponibilidad de tiempo para la ejecucin de actividades, se proceder de la siguiente manera: Determinar la secuencia de los cursos o capacitaciones. Seleccionar las fechas e intensidad horaria de los cursos. Seleccionar el (los) instructores que desarrollaran cada uno de los cursos. Divulgar el plan de formacin a todo el personal de la empresa.

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5.3. EJECUCIN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIN, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA 5.3.1 Cuando el instructor encargado del curso sea una persona diferente al Coordinador de Gestin Ambiental, este deber preparar el plan de capacitacin, elaborar una lista de los materiales o recursos necesarios para el desarrollo del mismo y enviarlo al Coordinador de Gestin Ambiental, por lo menos una semana antes de la fecha programada para el desarrollo del curso. 5.3.2 El Coordinador de Gestin Ambiental gestionar los recursos necesarios para la ejecucin del curso. 5.3.3 Citar al personal programado para asistir al curso. La citacin ser realizada mediante la publicacin en las carteleras informativas de la empresa. 5.3.4 Realizar el curso de acuerdo a lo planeado 5.3.5 Registrar la asistencia de los participantes. 5.3.6 Al finalizar el curso, el instructor deber entregar a cada uno de los participantes la evaluacin del curso para su diligenciamiento inmediato. Posteriormente deber calificar las evaluaciones e informar los resultados al Coordinador de Gestin Ambiental. 5.3.7 Por otra parte, al finalizar el curso el Coordinador de Gestin Ambiental deber entregar a por lo menos el 20% de los participantes el formato en que ser evaluado el instructor y el curso en general. Posteriormente deber tabular los resultados y realizar una retroalimentacin al instructor. 5.4. INFORME DE EJECUCIN Y EVALUACIN CAPACITACIN, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA DEL PROGRAMA DE

5.4.1 Mediante las listas de asistencia se verifica el porcentaje de cubrimiento de la actividad, para lo cual se tendr en cuenta la cantidad de personas que haban sido citadas y la cantidad de asistentes. 5.4.2 Mediante los formatos de evaluacin se verifican los conocimientos adquiridos por los asistentes, se establece si existe la necesidad de que repitan la actividad y se actualiza la identificacin de necesidades. 5.4.3 Trimestralmente el Coordinador de Gestin Ambiental elaborar un informe del avance del programa de capacitacin y junto con el Jefe de Recursos Humanos y los Subgerentes, evaluaran si existe o no la necesidad de implementar nuevas acciones para el desarrollo del programa.

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5.4.4 Anualmente el Coordinador de Gestin Ambiental elaborar un informe del desarrollo del programa de capacitacin y lo presentar ante la Gerencia y la Subgerencias. 6. DOCUMENTACIN DE REFERENCIA Perfiles de cargo 7. FORMATOS Y REGISTROS Matriz de identificacin de necesidades de capacitacin y formacin. Formato de asistencia Formato de evaluacin de capacitaciones Formato de evaluacin de conocimientos 8. ANEXOS Programa anual de formacin Cronograma anual de formacin 9. DISPONIBILIDAD Y DISTRIBUCIN DEL DOCUMENTO REA Subgerencia HSEQ Subgerencia HSEQ CARGO Subgerente HSEQ Coordinador de Gestin Ambiental Subgerencia Administrativa Subgerente Administrativa y y Financiera Financiera Subgerencia de produccin Subgerente de produccin Recursos Humanos Jefe Recursos Humanos 10. CUADRO DE EDICIONES
PGINAS AFECTADAS DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE DEL CAMBIO FECHA FIRMA

FIRMA

EDICIN N

Todas

Elaboracin del documento

15/06/2013

11.

APROBACIN

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APROB

FECHA:16/06/2013

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