DESARROLLO GUIA (BLOG)

JOHN ALEXANDER CRUZ

(ELABORAR MAPAS DE PROCESOS PARA DEFINIR REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN)

INSTRUCTOR: HENRY GARZON

MERCADEO, LOGISTICA Y TECNOLOGIAS DE INFORMACION, FONTIBON

PUNTO 1. ISO 9001

1-Sintetice en que consiste la norma ISO 9001 y que informacin contiene sobre Enfoque Basado en Procesos. Adicional en este punto, prepare con su grupo de proyecto, una presentacin sobre el tema. Se seleccionar un solo grupo para la presentacin de este tema, al que le aportarn los grupos no seleccionados.

NORMA ISO 9001 Es la base del sistema de gestin de calidad (SGC), es la norma internacional y especifica los requisitos para un sistema de gestin de calidad, se centra en todos los elementos de administracin de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo, que administre y mejore la calidad de los productos o servicios de las empresas. Su implantacin en estas organizaciones, ofrece una gran cantidad de ventajas, estos beneficios principales son.

ESTRUCTURA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Alcance referencias Normativas Trminos y definiciones Sistema de gestin de la calidad Responsabilidad de la Direccin Gestin de los Recursos Realizacin del producto y/o servicio Medicin, anlisis y mejora

Las secciones 4, 5, 6, 7 y 8 contienen los requisitos para su sistema de gestin de calidad (QMS). Las primeras 3 secciones de la norma (1, 2 y 3) no contienen requisitos.

VENTAJAS -Reduccin de rechazos e incidencias en la produccin o prestacin del servicio. -Aumento de la productividad -Mayor compromiso con los requisitos del cliente. -Mejora continua.

Una forma de que el cliente se incline por los proveedores para conocer la acreditacin y de esta forma se asegure de que la empresa escogida tenga un buen sistema de gestin de calidad.

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Este es el cuarto de los ocho principios bsicos de gestin de calidad, Tiene como objetivo conseguir mejoras para la satisfaccin de los clientes se forma por un conjunto de procesos relacionados entre s.

El enfoque a procesos consiste en dividir el sistema de procesos, conocerlo para gestionar las relaciones que existen entre ellos, mejorar cada uno de los procesos es decir un mejoramiento continuo.

MODELO DE MEJORA CONTINA DE UN SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Las actividades agrupadas entre si constituyendo procesos permite centrar una organizacin sobre el rea de resultados, por lo que un proceso debe obtener resultados, que son importantes para controlar el conjunto de actividades para llegar al objetivo de obtencin de resultados deseados.

Este enfoque lleva a una organizacin hacia una serie de actuaciones como:

Definir de manera sistemtica las actividades que componen el proceso. Identificar la interrelacin con otros procesos. Definir las responsabilidades respecto al proceso. Analizar y medir los resultados de la capacidad y eficacia del proceso. Centrarse en los recursos y mtodos que permiten la mejora del proceso BIBLIOGRAFIA

http://www.normas9000.com/que-es-iso-9000.html http://hederaconsultores.blogspot.com/2009/06/enfoque-procesos-principios-iso9001.html http://www.eqa.org/productos/9001.htm http://calidadgestion.wordpress.com/2013/03/11/enfoque-basado-en-procesoscomo-principio-de-gestion/

PUNTO 2. DEFINICION CONCEPTOS BASICOS 2. Definicin de Proceso, Tipos de Procesos y sus caractersticas, metodologas de anlisis de Procesos. PROCESO Es un conjunto de actividades o eventos planificadas que implican la participacin de personas y de recursos materiales para conseguir o lograr un objetivo especifico, un proceso estudia la forma en que el servicio disea, gestiona e intenta mejorar sus procesos (acciones) para una estrategia para satisfacer a los clientes y grupos de inters. La palabra proceso lleva a pensar en ambientes industriales pero tambin existen procesos de empresa o servicio. Un proceso tiene como origen unas entradas y como fin una salida, el objetivo del proceso es apotrar valor en cada etapa para el cliente, si tenemos algn procesos que no aade valor hay que eliminarlo, Siempre y cuando sea posible y necesario.

TIPOS DE PROCESOS

Los procesos pueden ser clasificados en funcin de varios criterios. Pero quiz la clasificacin de los procesos ms habitual en la prctica es distinguir entre: estratgicos, claves o de apoyo.

1. LOS PROCESOS CLAVE Son denominados operativos y son propios de la actividad de la empresa, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de produccin, el proceso de prestacin del servicio, el proceso de comercializacin, etc.

2. LOS PROCESOS ESTRATGICOS Son aquellos procesos mediante los cuales la empresa desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el proceso de planificacin presupuestaria, proceso de diseo de producto y/o servicio, etc.

3. LOS PROCESOS DE APOYO, O DE SOPORTE Son los que proporcionan los medios (recursos) y el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan llevar a cabo, tales como proceso de formacin, proceso informtico, proceso de logstica, etc.

Tambin, podemos distinguir entre procesos clave y procesos crticos. En general, los procesos clave atienden a la definicin anterior. Estn principalmente orientados hacia la satisfaccin del cliente y en ellos se emplean una gran cantidad de los recursos disponibles por la empresa. Por otro lado, un proceso es crtico cuando en gran medida la consecucin de los objetivos y los niveles de calidad de la empresa dependen de su desarrollo.

METODOLOGIAS DE ANALISIS DE PROCESOS

Las metodologas de anlisis de procesos consisten en un conjunto de diferentes tcnicas que se utilizan en las distintas etapas del anlisis

Cul metodologa utilizar?

Para la seleccin de las tcnicas a utilizar se deben considerar los siguientes atributos: Que faciliten la comunicacin a travs de un lenguaje fcil de entender y sobre todo, utilizando sistemas grficos. Que incentiven al grupo a pensar en trminos del problema y no de la solucin. La solucin debe ser un resultado. Que permitan alternativas contrapuestas, alertando al grupo sobre su exist encia. Que promuevan que los participantes puedan modifica r sus paradigmas, sus modos de pensar y ampliar sus conocimientos.

El tener los procesos documentados, facilita el trabajo. Tambin puede realizarse el anlisis y la mejora de procesos que an no se han documentado, aprovechando esta instancia para recin luego, documentarlos con la mejora. Como detallamos a continuacin, a travs de un diagrama de flujo (Figura N 1) y un cuadro explicativo (Cuadro N 1), debemos seguir una serie de pasos en la metodologa de anlisis y mejora de procesos.

BIBLIOGRAFIA

http://www10.ujaen.es/sites/default/files/users/archivo/Calidad/Criterio5.pdf http://www.pymesyautonomos.com/management/que-es-un-proceso http://www.buenastareas.com/ensayos/Tipos-De-Procesos-y-SusCaracteristicas/1612990.html http://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/985/4/Capitulo_1.pdf http://www.ucu.edu.uy/Facultades/CienciasEmpresariales/RevistaFCE/Revista5/pd f/CLAVESPARALAMEJORADELOSPROCESOSENLASORGANIZACIONES.pdf

PUNTO 3. CUADRO DE MANDO 3. Qu sentido tiene la expresin Identificacin de procesos crticos a mejorar?, Mencione enfoques de mejoramiento con relacin a procesos. Explique que es en Cuadro de Mando y que logran sus indicadores. Qu sentido tiene la expresin Identificacin de procesos crticos a mejorar? RTA: La organizacin deber identificar y cuidar los procesos crticos, es decir, aquellos que por su estado actual o predecible, es conveniente prestarles una atencin particular, hasta que se normalicen o estabilicen. Tambin son procesos crticos, los que por su propia naturaleza o por su dependencia de recursos, medios tcnicos u operativa, deben ser considerados como tales. Est tipo de procesos inciden de forma directa en los resultados qu alcanza la organizacin, como son: la atencin al ciudadano, formacin del personal, planificacin estratgica, planificacin de la calidad, etc.

MENCIONE ENFOQUES DE MEJORAMIENTO CON RELACIN A PROCESOS

- Enfoque Harrington para el mejoramiento de procesos Existen cinco fases para el mejoramiento continuo de los procesos de organizaciones, cada una de las cuales est determinada por actividades especficas: Fase I: Organizacin para el mejoramiento. Fase II: Conocimiento del proceso. Fase III: Modernizacin del proceso. Fase IV: Mediciones y Controles. Fase V: Mejoramiento contino.

-Metodologa ISO 9004 para el mejoramiento de la calidad La metodologa para el mejoramiento de la calidad planteada en laNTC- ISO 9004 versin 2000, determina una serie coherente y disciplinada de pasos para la recoleccin y anlisis de los datos en los que se basar la estrategia de mejoramiento. Estos pasos se presentan a continuacin: Reconocimiento de una oportunidad de mejoramiento. Iniciacin de los proyectos o actividades de mejoramiento. Investigacin de las causas posibles. Establecimiento de las relaciones causa efecto. Aplicacin d e acciones preventivas y correctivas. Confirmacin del mejoramiento. Sostenimiento de las ganancias. Continuacin del mejoramiento. La Norma ISO 9001:2000 contempla, entre sus ocho (8) principios dela gestin de calidad, el de la mejora continua, y ampla las directrices para el mejoramiento del desempeo en la ISO 9004:2000

CUADRO DE MANDO El Cuadro de Mando es una herramienta de gestin que facilita la toma de decisiones. Recoge un conjunto coherente de indicadores que proporciona a la alta direccin y al equipo de direccin, una visin comprensible del conjunto de una organizacin y de cada rea de responsabilidad. La informacin aportada por el Cuadro de Mando permite enfocar y alinear el equipo de colaboradores, las unidades y los procesos, con las estrategias de la organizacin. En consecuencia, el Cuadro de Mando se convierte en una herramienta de gestin que permite controlar, mediante indicadores, el cumplimiento de la estrategia desarrollada por el equipo de gobierno, a la vez que permite tomar decisiones rpidas y acertadas para alcanzar los objetivos que figuran en el plan estratgico de las organizaciones

Un Modelo De CM

INDICADORES

Los ms comunes que se incluyen en un cuadro de mando seran: -Indicadores de Finanzas: Margen, Retorno de la inversin, Rentabilidad, Das de Cuentas por cobrar (DCC) y por Pagar (DCP)... -Indicadores Comerciales: Indicadores de ventas... -Indicadores Marketing Cuota de mercado... -Indicadores de Compras: Diagrama de Pareto de los proveedores (calculado segn el Principio de Pareto) -Indicadores de Produccin: Defectos por oportunidad por milln de unidades (DPMO), Eficiencia General de los Equipos (OEE)

-Indicadores de la Logstica: Rotacin del inventario, Tasa de capacidad de transporte utilizada, Tasa de rupturas de stock... -Indicadores de Calidad: Tasa de servicio... -Indicadores de Recursos Humanos: Crecimiento de la nmina, Accidentalidad laboral (ndice de frecuencia, ndice de gravedad)... -Indicadores de Informtica y Mantenimiento: Tiempo Medio Entre Fallas (TMEF MTBF) -Otros indicadores debern ser elaborados expresamente para analizar una empresa concreta

http://www.monografias.com/trabajos81/bsc-y-gestion-empresarial/bsc-y-gestionempresarial2.shtml http://html.rincondelvago.com/mejoramiento-integral-de-procesos.html

PUNTO 4. DEBATE SOBRE HERRAMINETAS DE BUSINESS PROCESS MODELING 4- En un corto prrafo debata en el foro DEBATE SOBRE HERRAMINETAS DE BUSINESS PROCESS MODELING, habilitado en la plataforma Blackboard, sobre cal es el propsito de la siguiente pgina y mencione que le aporta en su aprendizaje como Analista. Opine o debata sobre la participacin de dos de sus compaeros, responda a los comentarios que otros hagan sobre su opinin: http://www.visual-paradigm.com/product/bpva/provides/bpmodeling.jsp

PUNTO 5. CUESTIONARIO

5.

Responda a las siguientes preguntas. a. Que es un Mapa de Procesos y cuales son sus utilidades. b. Por qu y para qu se deben realizar los Mapas de Procesos. c. Que permite identificar los Mapas de Procesos. d. Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos. e. Cuales son las dos alternativas que existen para representar un proceso y explquelas. f. Explique las alternativas para representar los procesos cruzados y grafquelos. g. Cuales son los smbolos utilizados en los Mapas de Procesos y explique cada uno.

MAPA DE PROCESOS El mapa de procesos ofrece una visin general de un sistema de gestin o entidad, tambin llamado red de procesos o supuestos operacionales es la estructura donde se evidencia la interaccin de los procesos que posee una empresa para la prestacin de sus servicios.

UTILIDADES: Con esta herramienta se puede analizar la cadena de entradas Salidas en la cual la salida de cualquier proceso se convierte en entrada del otro; tambin podemos analizar que una actividad especfica muchas veces es un cliente, en otras situaciones es un proceso y otras veces es un proveedor b-Por qu y para qu se deben realizar los Mapas de Procesos. Porque proporcionan una perspectiva global - local, obligando a posicionar cada proceso respecto a la cadena de valor. Al mismo tiempo, relacionan el propsito de la organizacin con los procesos que lo gestionan, utilizndose tambin como herramienta de consenso y aprendizaje. -Permiten conocer como se llevan a cabo las actividades en el proceso real -Analizan los pasos de procesos para reducir el ciclo de tiempo o aumentar la calidad -Permite utilizar el proceso actual como punto de partida para llevar acabo procesos de mejora -Ayuda a estandarizar procesos -Permite identificar los procedimientos a documentar -Ayuda a orientar a los nuevos colaboradores en la organizacin -Sirve para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores de gestin

c-Que permite identificar los Mapas de Procesos.

Los mapas de procesos permiten identificar que esta fallando o en que se puede mejorar el proceso, tambin es una gua sencilla para cuando empleados nuevos clientes nuevos ya que un mapa de proceso de una actividad este bien hecho. -Procesos interfuncionales -Conexiones y relaciones entre las unidades de trabajo -Panorama de las actividades, tareas, pasos y medidas de un proceso -La manera de como se interconectan las actividades y sus posibles fallas d- Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos Ya cuando los resultados no son deseados, cuando se necesita recolectar informacin sin perder tiempo en una informacin innecesaria, o si el proceso es viable o no.

-Cuando se interesa automatizar la informacin a travs de la adquisicin de equipos de computadoras y aplicaciones es indispensable preparar un mapa de los procesos. De esta forma, pueden identificarse aquellos pasos o tareas que son crticos para completar el trabajo correctamente y aquellos que debern modificarse para obtener un mayor beneficio de la nueva tecnologa. -Cuando las quejas o los sealamientos que se reciben se relacionan con el tiempo que debe esperar el cliente para obtener algn servicio resultado, es un buen indicio de que el problema pudiera radicar en que el proceso o ciclo de trabajo es ineficiente. -Cuando se reciben sealamientos o quejas de errores en el resultado del trabajo, estos pueden ser ocasionados por un empleado que no posee el conocimiento o la destreza necesaria. En stos casos, obviamente la primera opcin es el adiestramiento al empleado. -Cuando es necesario establecer indicadores para medir la efectividad o eficiencia del trabajo, resulta de gran valor conocer los pasos o tareas que lo componen. As, cuando se determinan las tareas que sern medidas, se seleccionan solo aquellas qu verdaderamente impactan el resultado y se evita recopilar datos innecesarios

e- Cules son las dos alternativas que existen para representar un proceso y explquela

-MAPA DE PROCESOS CRUZADO Contiene los recursos, personas, materiales, y productos, junto a los pasos necesarios para transformarlos en un resultado final. Se representan mediante smbolos y flechas.

-MAPA FUNCIONAL: Muestra la organizacin del trabajo, paso a paso, a travs del proceso, identificando la manera como las actividades cruzan los lmites de una unidad a otra, para que pueda ser completado el proceso

-MAPA DE TIEMPO: Representa el ciclo de tiempo a travs del proceso. Este mapa se usa cuando se necesita disminuir el ciclo de tiempo de los procesos. Puede resultar recargado cuando se intenta representar procesos complejos

-MAPA DE FLUJOGRAMA (DIAGRAMAS DE FLUJO) Son los que ilustran el flujo del proceso que se analiza. Son apropiados para entender la manera como se configuran las entradas, proceso y salidas; permite mejorar la comunicacin y creacin de conocimiento seguro, claro y preciso del proceso. Se usa adems para disear un nuevo proceso, incorporando las mejoras (situacin deseada).

f- Explique las alternativas para representar los procesos cruzados y grafquelos.

El mapa de procesos cruzados es una representacin de un diagrama de flujo no tan extenso ya que se debe pensar en el primer da la propuesta para procesarla luego al segundo da toman una decisin si funciona o no, si no funciona se corrige, si funciona se procesa y se refiere al siguiente da se organiza una visita y se presta el servicio.

g- Cules son los smbolos utilizados en los Mapas de Procesos y explique cada uno.

Terminador: indica el inicio y el fin del proceso

Actividad: indica qu se realiza en este paso en particular

Decisin: indica distintos pasos a seguir, dependiendo del resultado

Subproceso: indica otro proceso, descrito en otro mapa de procesos

Espera: indica que el proceso es interrumpido por alguna razn

Sentido del flujo: Significa el sentido y la secuencia de las etapas del Proceso

http://adsi150754.blogspot.com/2011/02/normal-0-21-false-false-false-es-xnone.html http://www.slideshare.net/WYLYB/solucion-guia-mapa-de-procesos http://maicolromeroadsi.blogspot.com/p/mapas-de-procesos.html http://www.elistas.net/cgi-bin/eGruposDMime.cgi?K9D9K9Q8L8xumopxC-qjduluCWRSXSUCvthCnoqdy-qlhhyCUXYSQkfb7

PUNTO 6. ESTUDIOS DE CASO 6. Realice un mapa conceptual con base en los siguientes dos prrafos:

"El manejo de la informacin y su automatizacin dentro de una organizacin deben contribuir a la misin de esta, no se debe considerar aislado de su razn de ser, por tanto, tener claro en donde se ubican dentro de una organizacin el o los "procesos funcionales" a ser considerados dentro de un Sistema de Informacin es vital para que aporten real valor a los objetivos estratgicos."

Citando: "Proceso funcional: Es un componente elemental de un conjunto de requerimientos de usuario que comprende un nico conjunto de movimientos de datos cohesivo e independientemente ejecutable; es disparado por uno o ms eventos disparadores directa o indirectamente por medio de un actor; est completo cuando ha ejecutado todo lo que era necesario hacer en respuesta al evento disparador. "