Catalogacin de los Materiales.

Conceptos de Catalogacin de Materiales Podemos denominar catalogacin de un material a la numeracin, nominacin y especificacin del mismo, de manera de poder identificarlo mediante un cdigo, un nombre y una descripcin. Con la catalogacin se persigue la creacin de un lenguaje nico que simplifique todo el control administrativo de los artculos y especialmente la adquisicin de los mismos. En el proceso de catalogacin, por un lado se especifican datos tcnicos de dimensin, calidad, estructura, etc. que definen las caractersticas de los materiales/ objetos considerados y por otro se realiza la normalizacin de dichos elementos, o sea se establece un estndar que define cada producto normal o tipo. Fundamentos de la Catalogacin: Clasificacin de los materiales/objetos considerados, con posibilidad de presentar subclasificaciones de manera de organizarlos de manera jerrquica, facilitando su ubicacin. A la estructura de clasificacin podramos denominarla de grupos/subgrupos. Un ejemplo de clasificacin de productos y servicios es el promovido por las Naciones Unidas. Generacin de descripciones a partir de la definicin de plantillas de informacin. Generacin de un cdigo, en base a los grupos, plantillas, e informacin del artculo. Mediante la catalogacin se busca ordenar la informacin y eliminar variedades innecesarias, as como la reduccin de inventarios. No se debe permitir el aumento de variedades por el empleo de diferentes marcas y especificaciones. La catalogacin permite disminuir costos. Catalogacin: Significa, inventario de todos los artculos existentes sin omitir ninguno. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin. Simplificacin: Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma finalidad. Cuando existen dos o ms piezas para un mismo fin, se recomienda que la simplificacin favorezca la normalizacin. Especificacin: es la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contar con ms informacin sobre el artculo y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprar. Facilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto, etc. Normalizacin: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. Estandarizacin: significa establecer idnticos estndares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarizacin hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificacin, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entren innecesariamente en existencias. 6.1. Procedimientos de Catalogacin. Se pueden distinguir varias etapas. 1) Determinar las normas que regirn la catalogacin. 2) Identificacin de cada uno de los materiales existentes. 3) Preparacin de la catalogacin, seleccionando clases, subclases, secciones, etc. 4) Ordenamiento de los materiales. 5) Distribucin de los materiales de acuerdo a la norma y las clases definidas. 6) Eleccin de los smbolos de la catalogacin. 7) Asignacin del cdigo a cada artculo.

8) Generar el catlogo de materiales. 6.2. El Programa de Catalogacin. Se emplea para preparar el proceso e catalogacin. Se deben tener las siguientes condiciones: 1) Preparacin Apoyo de la alta direccin. Nombramiento del comit de normas. Designacin del equipo de trabajo. Preparacin del programa de ejecucin. 2) Ejecucin. Guiarse por los hechos. Informar a la Direccin. Nombrar Comit de Normas. Definir las metas.- duracin de la etapa de normalizacin y siguientes, examen de todas las reas. 3) Responsabilidad Debe ser dirigida por una sola persona, que debe conocer la empresa y sus procesos. 4) Participacin Solicitar la colaboracin de personal del rea tcnica en la etapa de identificacin. Difundir los objetivos y metas que se esperan alcanzar. Objetivos del Programa de Catalogacin. 1) Ayudar con la catalogacin en la solucin de ineficiencias y costos excesivos. 2) Obtener la colaboracin del personal. 3) Fijar y distribuir las normas. 4) Difundir el conocimiento de las normas. 5) Resolver los procedimientos relacionados con los materiales. 6) Difundir los resultados. 7) Evaluar la ejecucin. 6.3. El Proceso de Catalogacin. Para facilitar la administracin de los materiales se deben clasificar los artculos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado y operativo, operacionalizacin de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificacin de artculos a la catalogacin, simplificacin, especificacin, normalizacin, esquematizacin y codificacin de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Catalogacin: Significa inventario de todos los artculos existentes sin omitir ninguno. La catalogacin permite la presentacin conjunta de todo los artculos proporcionando una idea general de la coleccin. 6.3.1. Normalizacin. La normalizacin en materia de catalogacin presenta actualmente una compleja y, a veces, controvertida interrelacin de factores. Ella es una actividad de creciente inters en este marco, al favorecer el fcil acceso a los materiales en el mbito del almacn. La catalogacin moderna sustenta sus bases en la normalizacin de reas especficas: reglas de encabezamientos, reglas de descripcin. Tiene como objetivo disminuir las variedades existentes estableciendo normas. Hay que seleccionar los materiales que se deben emplear y los productos a fabricar. Todas las empresas tienen ciertas especialidades que procuran mantener, por lo que hay que observarlas y analizarlas.

La normalizacin es el proceso de elaboracin, aplicacin y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades cientficas, industriales o econmicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. La asociacin estadounidense para pruebas de materiales (ASTM), define la normalizacin como el proceso de formular y aplicar reglas para una aproximacin ordenada a una actividad especfica para el beneficio y con la cooperacin de todos los involucrados. Segn la ISO (International Organization for Standarization) la Normalizacin es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento ptimo en un contexto dado, que puede ser tecnolgico, poltico o econmico. La normalizacin persigue fundamentalmente tres objetivos: Simplificacin: Se trata de reducir los modelos quedndose nicamente con los ms necesarios. Significa la reduccin de la gran diversidad de artculos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificacin favorece la normalizacin. Unificacin: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional. Especificacin: Se persigue evitar errores de identificacin creando un lenguaje claro y preciso Normalizacin de los materiales. i) Materiales de Produccin. a. Materiales de metal.- planchas, varillas, tubos, barras, platinas, etc., de acero, acero inoxidable, fierro, bronce, cobre. b. Alambres y cables.- variedad de dimensiones, hilos, tipos y material. c. Repuestos.- mecnicos, elctricos, etc. d. Dispositivos de fijacin. ii) Materiales de Construccin. iii) Materiales de embalaje y manipulacin. iv) Equipos de manipulacin y sus repuestos. v) Materiales y equipos de mantenimiento y sus repuestos. vi) Equipos de oficina y tiles de escritorio. Tambin hay que clasificarlos por. a) Materiales activos. b) Materiales de movimiento moderado. c) Materiales miscelneos. d) Materiales de proteccin. e) Materiales sin movimiento 6.3.2. Identificacin. La Identificacin: significa elaborar la descripcin detallada de un artculo, como sus medidas, formato, tamao, peso, etc. Cuando mayor es la especificacin, se contara con ms informaciones sobre los artculos y menos dudas con respecto de su composicin y caractersticas. La especificacin facilita las compras del artculo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspeccin al recibir el material, el trabajo de ingeniera del producto, etc. A cada material se le da una denominacin nica y se definen sus especificaciones. Esto permitir ubicar a la familia y clase a la que pertenece el tem. Se tiene que evitar duplicidades y variedades excesivas.

6.3.3. Clasificacin. Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensin, forma, peso, tipo, caractersticas, utilizacin etc. La clasificacin debe hacerse de tal modo que cada gnero de material ocupe un legar especfico, que facilite su identificacin y localizacin de la bodega Consiste en el ordenamiento sistemtico de todas las existencias similares. Se deben analizar las descripciones y caractersticas consideradas en la identificacin. Se clasifican por familias, clases, subclases, grupos, subgrupos, etc. Ejemplo de clases: o Materiales de ferretera en general. o Rodamientos, repuestos y accesorios. o Pinturas, barnices y otros revestimientos de proteccin, equipos para pintar, repuestos y accesorios. o Productos bsicos de metal. o Material para instalaciones elctricas. o Vehculos, automviles, repuestos y accesorios. Ejemplo: o Clase: Materiales de ferretera en general. o Subclases: Aseguradores.- clavos, tachuelas, pernos, prisioneros, tornillos, etc. Cerrajera.- cerrojos, picaportes, chapas, aldabas, etc. Arandelas, anillos, huachas y similares. Poleas, soportes, tecles y similares. Bocinas, pines, pasadores y similares. 6.3.4. Codificacin. La codificacin es una consecuencia de la clasificacin de los artculos. Codificar significa representar cada artculo por medio de un cdigo que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de nmeros y letras. Los sistemas de codificacin mas usadas son: cdigos alfabticos, numricos y alfanumricos. El sistema alfabtico codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas caractersticas y especificacin. El sistema alfanumrico limita el nmero de artculos y es de difcil memorizacin, razn por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema alfanumrico es una combinacin de letras y nmeros y abarca un mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros representan el cdigo indicador del artculo. Consiste en asignar cdigos nicos a cada uno de los artculos con la finalidad de diferenciarlos. Hay que elaborar tablas de equivalencias con el sistema anterior. Se definen cdigos que permitan futuras expansiones en la codificacin. Antes que nada se tiene que hacer una revisin completa de los materiales. Se pueden emplear smbolos: numricos, alfabticos o nombres nemotcnicos. Considere que usualmente se presentan ms equivocaciones al emplear letras. Se debe decidir entre emplear cdigos inteligentes o simples correlativos. Ejemplo: o 18

Material elctrico.

o o

1806 18060025

Lmparas incandescentes. Lmparas incandescentes de 25 Watts.

Ejemplo: o 100HC2016B0 o 120T0N5

Hilado de alpaca baby en cono, dos hilos ttulo 2016 blanco. Top de alpaca superfine, negro teido.

Se puede considerar el empleo de: a) Cdigos en secuencia. b) Cdigos en bloques.- se reservan smbolos en la secuencia. c) Cdigo de grupo.- donde se ordena por campos Ejemplo.- 31082467 31 Clase 08 Subclase 2467 Correlativo del tem d) Cdigos Decimal.- es un sistema muy empleado para clasificar libros en las bibliotecas (sistema Dewey). Ejemplo: 15-28-35-49-0778 15 Familia 28 Clase 35 Subclase 49 Grupo 0778 Correlativo Para obtener un cdigo nico: a) Basar el cdigo en caractersticas permanentes del artculo. b) Basar el cdigo en una combinacin de caractersticas y no en una sola. c) Se pueden usar cdigos con caractersticas contables. 6.4. Factores que afectan el Plan de Codificacin. Los siguientes aspectos pueden afectar a la Codificacin: a) Material que se va a codificar. Hay que empezar viendo las necesidades de informacin que necesita la empresa. Si se tienen pocos tems se puede emplear un cdigo secuencial. Si hay gran variedad y cantidad, conviene un cdigo ms complejo. Se requerir elaborar un catlogo. El cdigo debe ser flexible, de forma tal que permita introducir nuevos tems sin problemas. b) El empleo que se dar a los datos del cdigo. Generalmente sirven para varios objetos => en este caso se requieren cdigos flexibles. c) Ahorro en el trabajo del personal. Los cdigos empleados deben facilitar y simplificar las funciones del almacn. d) Adaptabilidad del personal. El cdigo debe adaptarse al personal que lo va a utilizar. Hay que definir quien tendr a cargo el mantenimiento del catlogo as como los procedimientos a seguir en el caso de ingresar nuevos tems o darles de baja. El personal deber estar entrenado en el uso del cdigo. 6.5. Ventajas de la Catalogacin. Simplifica los inventarios reduciendo el nmero de artculos y su variedad. Disminuyen los errores, pues se logra una clara identificacin de los artculos. Permite ordenar mejor el inventario.

Mejora el clculo de necesidades. Elimina los artculos obsoletos. Mejora el control de las operaciones logsticas. Todas estas ventajas inciden en los resultados econmicos de la empresa.

Beneficios de la Catalogacin: Generar un lenguaje nico para la definicin de tems de manera simple y accesible para todos los usuarios. Generar descripciones estndar de cada uno de los elementos de una familia. Prevenir la generacin de descripciones incompletas de los mismos. Facilitar el proceso de compra de dichos elementos. Posibilidad de evaluar el intercambio de artculos provenientes de distintos fabricantes. Permitir la correcta identificacin y control de los artculos, posibilitando la racionalizacin de sus inventarios. Reducir el nmero de tems duplicados. Beneficios Adicionales si se utiliza un Sistema Informtico de Catalogacin Generacin automtica del cdigo y la descripcin de los distintos tems. Rpida catalogacin y recatalogacin. Posibilidad de tratamiento masivo de las descripciones. Facilidad para la participacin de varios supervisores, catalogadores, auditores, etc. sin desvos en la normalizacin del catlogo, inclusive trabajando en distintas ubicaciones geogrficas. Posibilidad de generar automticamente las descripciones en un idioma alternativo.