ASIGNACIN DE RECURSOS, COSTO DE LA IMPLEMENTACIN DEL PLAN Y PRESUPUESTO

MISIN Proveer todo el apoyo necesario a los Gerentes de Proyecto en el lanzamiento, implementacin y conclusin exitosa de todos sus emprendimientos.
Asegurar que los proyectos son ejecutados alineados con las estrategias de la organizacin y respetando los procedimientos establecidos

Proveer visin sistmica y metodologa.

Semana 07, sesiones 13 y 14
1

Mag. Toms Barreto B.

1.-Concepcin Generacin

Generado internamente organizacin

como

iniciativa

de

la

Iniciado por un cliente a travs de un requerimiento

La organizacin formaliza su intencin

2.- Desarrollo Preliminar

Se revelan los requerimientos

HOJA DE RUTA

3.- Planeamiento

Project Charter Se construye la Estructura del Proyecto WBS (Work Breakdown Structure)

4.- Programacin

5.-Ejecucin Monitoreo

Se Se Se Se Se Se

desarrolla el Cronograma del Proyecto definen los recursos y su organizacin especifican materiales, equipos e instalaciones establece el Presupuesto calculan los riesgos contratan los recursos Se ejecuta el Plan Se monitorean los resultados

6.- Cambios

Se introducen los cambios y modificaciones y mejoras necesarias

Se cierran formalmente todos los documentos Se registran las lecciones aprendidas

7.- Cierre del Proyecto

Uso de Recursos / Costos

2.- Desarrollo
5.-Ejecucin Monitoreo

1.-Concepcin Generacin

3.- Planeamiento

7.- Cierre del Proyecto

6.- Cambios
4.- Programacin Riesgos

Cierre
Implementacin

Concepcin Desarrollo
Tiempo

Soporte a los equipos Consultora

Mtodos y Estndares

Capacitacin

Project Managers
4

Beneficios
Reconocimiento Mejora Rentabilidad Efectividad de Equipos Mejora en la Organizacin Cambio cultural Profesionalismo Herramientas Validadas
5

Soporte Administrativo
Soporte a los equipos

Programacin Proyectos Actualizacin diagramas Reportes de Progreso Visibilidad Proyectos Base de datos Auditoras Registro modificaciones Operacin Soft
6

Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Nombr e de tar ea 1 Obtener especificaciones de Equipos 2 Definicin de s toc k de P.T. 3 Selec cin de equipos 4 Compra de equipos 5 Ins talac in de equipos 6 Selec cin 7 Ac ondic ionamiento 8 Obtener especificac. de Prod, M.P. Y Materiales 9 Definicin de Stoc k para materia pr ima 10 Loc alizar y /o desarrollar proveedor es 11 Selecc ionar proveedor es 12 Apr obar pr ov eedores 13 Firma de contratos 14 Obt ener especificaciones de procesos 15 Definic in de perfiles 16 Bs queda de pers onal 17 Selecc in de pers onal 18 Capac itacin

may 25 '03 jun 1 '03 jun 8 '03 D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S

Consultora
Mtodos y Estndares

15 16 17 18

Recursos Humanos

Project Management - Caso

Productos Seleccionados S.A. 29

Capacitacin Project Managers

Actividades semanales
A realizar

Con Atraso

Crticas

Consultora
Soporte a los equipos

Soporte desarrollo de propuestas

procedimientos desarrollo para requerimientos de propuestas de trabajo revisiones de propuestas
revisin desde el punto de vista externo fortalezas y debilidades
8

Consultora
Mtodos y Estndares

Capacitacin Project Managers

Consultora
Asistencia en el lanzamiento.

Disponibilidad ante eventualidades.

Evaluacin de riesgos. Recuperacin de Proyectos.
9

Consultores
Estndar Ms de cinco aos de experiencia Expertos en:
programacin presupuestos asignacin de recursos
10

Senior De diez a quince aos de experiencia Certificado Project Management Professional

Consultores
Marketing Finanzas

Slida Visin General

Suministros

Relaciones Humanas

11

Mtodos y Estndares
Soporte a los equipos
Consultora

Preparacin procedimientos
responsable equipo apoyo programacin tareas aprobacin divulgacin
12

Mtodos y Estndares Capacitacin

Project Managers

Procedimientos
Seleccin de Proyectos Construccin Estructura de Trabajo Cambios Camino Crtico Evaluacin de Riesgos

Documentacin apoyo
13

Capacitacin
Soporte a los equipos

Consultora Mtodos y Estndares

Capacitacin

Project Managers

Bsico Avanzado Preparacin para el examen de certificacin PMI Software Visin General de Negocios
14

Project Managers
Identificar competencias requeridas
Soporte a los equipos
Consultora Mtodos y Estndares

Identificar personas competentes Asignar personas a proyectos Incorporacin de lderes de proyecto Evaluar las capacidades project ......managers

Capacitacin
Project Managers

15

Oficina de Proyectos
VARIABLES A TENER EN CUENTA
Contexto , tipo de organizacin y antecedentes Ubicacin dentro de la Organizacin

Cobertura de responsabilidades
Origen del personal Tamao del rea

16

Oficina de Proyectos
VARIABLES A TENER EN CUENTA
Alcance de las funciones de soporte

desarrollo
implementacin Sistema de Informacin a mantener Alcance de la Ejecucin Carcter de la Gestin de Cambio
17

18

Visin Futura
Enfoques Organizacionales
Tradicional
Pocos Proyectos Rentabilidad de la Produccin
Largos ciclos de vida Organizacin funcional por islas

Project Management
Proyectos generadores de Ingresos PM responsable de la rentabilidad
PM reconocido como profesin

Orientada a Producto
19

Orientada a Proyectos

Los 6 componentes de la Excelencia

Integracin Procesos

Comportamiento

Cultura

PM Educacin & Entrenamiento

20

Apoyo de la Gerencia

Concepto
Sueldos y honor.

Mes1 Mes2

Mes3

Mes 4

Total x rubro

Org.a cargo

Administracion

Insumos

Equipo

Totales por mes

TOTAL TOTAL

Con la ayuda del cronograma de Gantt, pueden analizarse los costos en retribucin de trabajo y pago de recursos materiales. Los mismos se pueden obtener as con su distribucin en el tiempo.
21 El trabajo voluntario o las donaciones en especies o servicios, deben valorizarse.

MOVILIZACIN DE RECURSOS
Recursos econmicos: Pueden ser internos de la organizacin ejecutora, o bien externos. Para movilizar recursos econmicos externos para el proyecto, hay procedimientos especficos para buscar y motivar eventuales donantes o financiadores (desarrollo de fondos). Debe tomarse en cuenta, que un donante externo o contraparte, tiene determinadas expectativas sobre el proyecto. Si esto no es bien manejado, la organizacin puede perder su independencia y alejarse de su misin. Movilizacin de personas: Las personas que trabjarn en las distintas funciones del proyecto, tambin pueden ser internas o externas a la organizacin ejecutora, y adems pueden ser remunerados o voluntarios. Para la captacin del trabajo voluntario es fundamental la motivacin, y para esta ltima, es esencial involucrar a las personas, sean de laorganizacin o externas a la misma, participativamente desde el propio proceso de diseo del proyecto. Tambin es clave la capacitacin. Permisos: Algunos proyectos requieren de autorizacin por parte del gobierno para su realizacin o para disponer de determinados recursos.

Las actividades de captacin de recursos son previas a la ejecucin del proyecto y

no deben incluirse en el cronograma. El cronograma parte de la disponibilidad total de los recursos

Para la movilizacin de recursos (dinero, 22especies, permisos, trabajo voluntario) es esencial contar con el Documento del Proyecto

1.Cartula -Ttulo o Nombre del proyecto (representativo del objetivo) -Comunidad y mbito de aplicacin
2. Hoja de datos -Organizacin que lo presenta -Personas de contacto, referencias , fecha -Eventualmente: presupuesto total 3. Contenidos (indice). 4. Resumen ejecutivo -El Objetivo General o Propsito y Objetivos Especficos -Principales estrategias en las que se basa -Beneficios esperados

5. Antecedentes y Justificacin -El problema detectado y la oportunidad que se presenta para solucionarlo -Los datos confirmatorios recolectados en la etapa de diagnstico (participativo) -Algo de la metodologa a emplear
6. Descripcin General del Proyecto y sus Actividades Objetivos. Actividades Meta. Otras Actividades Importantes y Metodologa. Cuadro de Marco Lgico Cronograma de Actividades 7. Monitoreo Descripcin del Proceso Previsto e Indicadores

8. Gerencia del Proyecto 9. Presupuesto 10. Elementos estratgicos promovidos y conclusin Participacin, equidad de gnero, 23 sostenibilidad, capacidades instaladas