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Concepto Funciones gerenciales El gobierno de las organizaciones: propietario, directivo y equipo La toma de decisiones La naturaleza del trabajo administrativo Objetivos Estrategias Diseo organizativo Liderazgo y motivacin Proceso de control
CONCEPTO DE ORGANIZACIN Una organizacin es una unidad social o agrupacin de personas constituidas esencialmente para alcanzar objetivos especficos lo que significa que las organizaciones se proponen y construyen con planeacin y se elabora para conseguir determinados objetivos.
La organizacin como sistema debe verse como un todo constituido por muchos subsistemas que estn en interaccin dinmica entre s.
Clientes
Necesidad expresada
Entradas
Clientes
Salidas
Satisfaccin Expresada
CONCEPTO DE ORGANIZACIN
La administracin se define como el proceso de disear y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Esta se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicios.
El concepto hace referencia al funcionamiento, la estructura y el rendimiento de las organizaciones - actividades que se deben realizar para alcanzar una metas u objetivos. QU?
Manejo cientfico de los recursos y de la direccin del trabajo humano enfocado a la satisfaccin de un inters.
MISIN: Simplemente Complacerte... Todos los Das" VISION: Nuestra finalidad es convertirnos en la primera opcin de productos de panadera y pastelera tanto para el consumidor como para el cliente
MISION: lder gracias a la innovacin, a la buena comercializacin de los productos, a sus campaas publicitarias, a su equipo de trabajadores, y a su orientacin, siempre buscando la satisfaccin del cliente VISION: referente mundial en el deporte
MISION: organizar la informacin mundial para que resulte universalmente accesible y til VISION: el motor de bsqueda ms importante del mundo: un servicio gratuito fcil de utilizar MISION: El lder mundial en belleza, la eleccin de compra de las mujeres, la principal compaa de venta directa, la mejor compaa donde trabajar VISION: Ser la empresa que mejor entienda y satisfaga las necesidades de producto, servicio y realizacin personal de la mujer globalmente
CONCEPTO DE ORGANIZACIN
1. Materiales: Son aquellos bienes tangibles propiedad de la empresa: - Edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipos, instrumentos, herramientas, etc. - Materias primas, materias auxiliares que forman parte del producto, productos en proceso, productos terminados, etc. 2. Tcnicos. Son aquellos que sirven como herramienta e instrumentos auxiliares en la coordinacin de otros recursos: Sistemas de produccin, sistemas de ventas, sistemas de finanzas, sistemas administrativos, etc. Frmulas, patentes, etc. 3. Financieros. La financiacin tiene por objeto dotar a la empresa de los capitales necesarios para su creacin y funcionamiento. 4. Econmicos. analiza toda la gama de bienes, derechos y obligaciones en la empresa, tanto de los bienes que se adquieren y de los medios para su transformacin y distribucin como de los recursos financieros que lo hacen posible. 5. Humanos. Es la estructura organizativa de la empresa. RRHH
CONCEPTO DE ORGANIZACIN El PROCESO ADMINISTRATIVO es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin.
Objetivos de la Administracin:
Eficacia. Cuando la empresa alcanza sus metas Eficiencia. Cuando logra sus objetivos con el mnimo de sus recursos
3. Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios conforme a su misin (quienes somos, presente) y visin (la imagen de la empresa, imagen de futuro) 2. Esto se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industria manufactureras y a las de servicio .
EFICACIA Capacidad y habilidad para lograr determinados objetivos y metas. Es el qu hacer. EFICIENCIA Es el cmo lo hacemos para alcanzar los objetivos y metas. La idea es que sea con la menor inversin de tiempo, esfuerzos y recursos.
EFICACIA
+
EXCELENCIA
EFICIENCIA
CONCEPTO DE ORGANIZACIN
Eficiencia
Baja Se alcanzan lo objetivos. Recursos se utilizan precariamente. EL FIN JUSTIFICA LOS MEDIOS
RECURSOS
Alta
Alta
Se alcanzan los objetivos. Las cosas se hacen bien (se utilizan bien los recursos). BIEN EXCELENCIA Dificultades para lograr los objetivos, no estrategia definida. Se hacen bien las cosas. TRAMPA DE LA ACTIVIDAD
Eficacia
OBJETIVOS
Dificultad para lograr objetivos, mal definidos, falta de estrtegia. Recursos no se utilizan bien. CAOS
Baja
FUNCIONES GERENCIALES
La administracin busca el logro de objetivos a travs de las personas, mediante tcnicas dentro de una organizacin.
Ella es el subsistema clave dentro de un sistema organizacional. Comprende a toda organizacin y es fuerza vital que enlaza todos los dems subsistemas.
Un Gerente es una persona responsable de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones para alcanzar sus metas. La medida de la eficiencia y la eficacia de un Gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos de la organizacin.
Las capacidades tcnicas (capacidad para aplicar conocimientos especializados o experiencia) son necesarias pero insuficientes para tener xito en la organizacin.
EL GOBIERNO DE LAS ORGANIZACIONES Qu hacen los administradores? Hacen cosas a travs de otras personas. Toman decisiones, asignan recursos y dirigen y supervisan las actividades de los dems para conseguir metas dentro de la organizacin. Las empresas industriales y de servicios, las no lucrativas, escuelas, hospitales, departamento de polica, etc. son organizaciones que tienen administradores con funciones gerenciales.
Planean. Definir los objetivos de la organizacin, Misin y visin. Las estrategias para alcanzarlos, y la planificacin de actividades integradas para ejecutarlos y controlarlos. Organizan. Qu tareas se deben hacer y quin las va a ejecutar as como los responsables de coordinar las mismas. Dirigen. Dirigen a las personas, las motivan, resuelven conflictos, eligen los mejores canales de comunicacin, etc. (liderazgo) Controlan. Supervisar los resultados de acuerdo a las metas/objetivos planteados. Comprobar si hay desviaciones significativas y, en tal caso, el por qu. Supervisar, comparar y, eventualmente, corregir VERIFICACION PLANIFICAR. EJECUTAR / CONTROL
ACTUAR
Conceptos previos
ORGANIZACIN
Grupo de personas que trabajan juntas, de manera estructurada y metdica (COORDINADA), para alcanzar un propsito o meta especfica.
PROPSITO
Fin que se pretende alcanzar por la organizacin. Objetivos
ADMINISTRACIN
La administracin consiste en todas las actividades que se llevan a cabo en la organizacin y mediante las que se desarrolla el proceso de fijacin y posterior logro de los objetivos de la organizacin.
La administracin tambin se considera como un proceso, un camino sistemtico y organizado para hacer las cosas, que comprende una serie de actividades y operaciones que conducen a un cierto fin.
EL PROCESO DE ADMINISTRACION Y SUS FUNCIONES Proceso de planificacin, organizacin, direccin y control del trabajo de los miembros de la organizacin y de usar eficientemente los recursos disponibles en la organizacin para alcanzar las metas establecidas.
Planificacin. Proceso racional de toma de decisiones que incluye la determinacin de la jerarqua de objetivos y la seleccin de los cursos de accin que debe seguir una empresa y cada unidad de la misma. Organizacin. Comprende una serie de actividades encaminadas a identificar, estructurar y asignar convenientemente todas las clases de tareas que han de ejecutarse para el logro de los propsitos de la empresa.
Direccin. Funcin que trata de influir en las personas de la organizacin para que, de forma voluntaria y con inters, contribuyan al logro de los objetivos globales, en su conjunto, y de sus unidades funcionales, en particular. Control. Actividad de seguimiento encaminada a evitar y corregir las desviaciones que puedan darse con respecto a los objetivos, proveyendo de retroalimentacin al sistema.
El proceso de administracin puede ser representado con la siguiente secuencia, la cual es cclica (no lineal). ESTABLECER EL FUTURO DESEADO Y CMO LLEGAR A L (OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS) Planificacin
Control
ADMINISTRACIN
Direccin
ALTA DIRECCIN
NIVEL MEDIO
Diversos niveles. Dirigen empleados y gerentes y son dirigidos por otros gerentes. Adecan la estrategia a su unidad.
Director de sucursal, jefe de zona, jefes de seccin, mandos intermedios en general,...
PRIMERA LNEA
PERSONAL DE LA EMPRESA
OPERATIVO DIRECTIVO
NIVEL ESTRATGICO
ALTA DIRECCIN
NIVEL DE GESTIN
NIVEL OPERATIVO
1) Cspide estratgica o administracin superior: es la persona que tuvo la idea que dio origen a la organizacin. Emprendedor / empresario 2) Lnea Media: administradores intermedios entre el ejecutivo superior y los operarios. Responsables de rea. 3) Estructura tcnica: son los analistas que disean sistemas referidos al planteamiento formal y al control del trabajo. Ingenieros, etc. 4) Centro operativo: que esta compuesto por las personas que realizan los trabajos medulares o bsicos de la organizacin.
5) Personal de apoyo: proporcionan servicios indirectos al resto de la organizacin. Administrativos, informticos de mantenimiento, etc.
No todas las organizaciones requieren de los 5 componentes. El propsito fundamental de la estructura es coordinar el trabajo que se ha dividido.
Un rol (papel) en el sentido sociolgico del trmino, es un conjunto organizado de comportamientos correspondientes a un oficio, puesto, posicin o personaje determinado.
- la posicin de cada miembro en el grupo conlleva a una valoracin o prestigio que denominamos ESTATUS - siendo el status la valoracin que los dems miembros conceden a la posicin del individuo
a) en las tareas asignada se valora la competencia en su desempeo y el grado de compromiso del sujeto con ella. b) respecto al poder, el estatus se le otorga a un miembro en virtud de su influencia en el proceso de toma de decisiones. c) en el rea socio afectivo la atribucin de estatus se relaciona con las atracciones y rechazos afectivos que en el grupo siguen pautas que permiten la jerarquizacin de los miembros .
administrativo
Roles directivos (MINTZBERG) Roles interpersonales Roles informativos Roles de decisin Empresario Gestor de anomalas Asignador de recursos Negociador
Relativos a la toma de DECISIONES ADMINISTRATIVAS
Capacidad para aplicar conocimientos especializados o experiencia, son necesarias pero insuficientes para tener xito en la organizacin. Capacidades humanas Capacidad para trabajar con las personas, comprenderlas y motivarlas tanto en lo individual como en grupo. Implica saber comunicar, motivar, dirigir y entusiasmar. Capacidades conceptuales Capacidad del administrador para diagnosticar y analizar situaciones complicadas. Ej. para tomar un decisin hay que detectar el problema, encontrar la alternativa que lo corrija, evaluarlo y escoger la mejor.
ALTA DIRECCIN
NIVEL MEDIO
PRIMERA LNEA
La responsabilidad ms grande del administrador es la toma de decisiones. Con frecuencia se dice que la toma de decisiones es algo as como el motor de los negocios; y, en efecto, de la adecuada eleccin de las alternativas de pende en gran parte el xito de cualquier organizacin.
Robbins, S.P.
1.-Certeza: el decisor conoce con absoluta seguridad los estados de la naturaleza que van a presentarse.
2.-Riesgo: el decisor sabe qu estados de la naturaleza se pueden presentar y la probabilidad que tiene cada uno de ellos de presentarse.
3.-Incertidumbre estructurada: se conocen los estados de la naturaleza, pero no la probabilidad de cada uno de ellos.
5.-Incertidumbre no estructurada : Aqul en el que ni siquiera se conocen los posibles estados de la naturaleza
Establecimiento de Objetivos
Los OBJETIVOS se podran definir como los resultados especficos que pretende alcanzar una organizacin por medio de su misin bsica. Son esenciales para el xito la organizacin.
Sirven para: generar sinergias, revelar prioridades, coordinar y sentar bases para planificar, organizar motivar y controlar con eficacia. Deben ser: desafiantes, mensurables, consistentes, razonables y claros. En una empresa con muchas divisiones se deben establecer objetivos para la compaa entera y para cada una de las divisiones.
Misin es "una definicin duradera del objeto de una empresa que la distingue de su competencia.
Seala el alcance de las operaciones de una empresa en trminos de productos y mercados".
Ello implica integrar la administracin, la mercadotecnia, las finanzas y la contabilidad, la produccin y las operaciones, la investigacin y el desarrollo y los sistemas informatizados de informacin (ERP, CRM, etc.) para obtener el xito de la organizacin.
Algunas estrategias empresariales seran la expansin geogrfica, la diversificacin, la adquisicin, el desarrollo de productos, la penetracin en el mercado, el encogimiento, la desinversin, la liquidacin y las empresas en riesgo compartido.
La estrategia
La estrategia
ADMIN. ESTRATEGICA Formulacin de la estrategia Puesta en marcha de la misma
1. hacer un anlisis de situacin: interno y externo (Anlisis DAFO) 2. Vista a largo plazo de un futuro posible (VISION)
1.
Asignacin de recursos suficientes (financieros, personal, tiempo, tecnologa) Establecimiento funcional. de una estructura
2. 3.
Asignar la responsabilidad de tareas o de procesos especficos a los individuos o a grupos especficos. Control del proceso. Incluye la supervisin de resultados, comparar con estndares y con las mejores prcticas, la evaluacin de la eficacia del proceso, controlar los desvos y realizar los ajustes necesarios al proceso.
4.
Capacidad de innovacin Habilidades del personal Estructura financiera Capacidad comercial Economas de escala Innovacin tecnolgica Buena imagen corporativa
Tecnologa obsoleta Mala imagen Escasa capacidad de innovacin Ausencia de estrategia clara Escasez de recursos Problemas laborales
OPORTUNIDADES ANLISIS EXTERNO Nuevos mercados Posibilidad de crecimiento Escasa rivalidad competitiva Innovaciones tecnolgicas Nuevas regulaciones ambientales Cambio en las necesidades de los consumidores
AMENZAS
Regulaciones Cambio en la demanda Entrada de nuevos competidores Mala situacin econmica internacional Presin sindical
Diseo
Compras
Produccin
Inventarios
Calidad
Productos
Control Mejoramiento
Procesos
Servicios
Cunto comprar
A quin comprar?
Cunto producir?
Cundo producir? Dnde producir?
Enfoque estratgico
Decisiones Estratgicas
Largo plazo Fija las condiciones bajo las cuales la empresa debe operar, coordona con otras reas: MK, finanzas, RRHH,
Medio plazo
Obj: planificar la produccin para satisfacer la dmd del mercado y maximizar el b Programacin de materiales y trabajo Corto plazo Programacin del trabajo en una escala de tiempo corta
Estrategia de Operaciones
Estrategia y ciclo de vida
Ventas Fax Reproductores DVD Discos de 3 1/2
Grabadoras DVD
INTRODUCCIN Lotes de produccin muy pequeos Elevados costes Cambios frecuentes en producto y proceso Atencin a la calidad Productos no estandarizados
CRECIMIENTO Lotes de produccin pequeos Comienza la estandarizacin del producto Aumento de la capacidad Atencin a la distribucin
MADUREZ Lotes de produccin grandes Productos estandarizados Capacidad ptima de produccin Reduccin de costes y mejoras continuas del producto Lneas de produccin
DECLIVE Lotes de produccin muy grandes Productos altamente estandarizados Exceso de capacidad Eliminacin de productos poco rentables
Diseo organizativo El diseo es la definicin de la estructura de la organizacin para conseguir los objetivos.
Se organizan: - Procesos productivos - Las tareas
El liderazgo est basado fundamentalmente en una comunicacin bilateral entre el lder y las dems personas que conforman el grupo. - es un estilo de direccin particular, - prevalece una conducta de apoyo y un alto nivel de participacin de las personas en los procesos de toma de decisiones.
El lider debe motivar al grupo, como? Promoviendo - la dignidad personal y el trato humano - la posibilidad de mejorar la situacin laboral, - la estabilidad en el trabajo con un mnimo de seguridad, - la participacin en el grupo de trabajo y en la toma de decisiones, - sentimiento de pertenencia
(b) Comunicacin Ascendente. fluye desde niveles ms bajos hasta los ms altos. Incluye buzones de sugerencias, reuniones de grupo y procedimientos de presentacin de quejas.
(c) Comunicacin Horizontal. Es la comunicacin que fluye entre funciones y es necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en una organizacin (a nivel de equipo).
(d) Comunicacin Diagonal. Es la que cruza distintas funciones y niveles de una organizacin y es importante cuando los miembros de la misma no pueden comunicarse por medio de los dems canales de comunicacin.
El rumor como canal informal de comunicacin. El rumor es una idea no comprobada que circula en una organizacin o en el entorno de la misma. Es un poderoso medio de comunicacin que utiliza todos los canales establecidos, a modo de ejemplo:
Organizacin Manufactura
Organizacin de Servicios