GUIA PRACTICA

DE LOS PROCEDIMIENTOS APLICABLES A LOS

PRESUPUESTOS - PROGRAMA

Dr. Benigno Rojas Zambrana ASISTENTE TCNICO INTERNACIONAL UNIN EUROPEA

ANTECEDENTES
El Convenio de Financiacin
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Suscrito entre el Estado Boliviano a travs del Min de Minera y Metalurgia y la Comisin de la Unin Europea El financiamiento es de 11-000.000 Euros de los cuales .. millones corresponden a la donacin de la UE y millones de contraparte nacional- El monto del financiamiento es destinado para el Programa de Proyecto de Mejora de las Condiciones de Trabajo y Generacin de Empleo en Areas Mineras de Bolivia EMPLEOMIN, bajo la modalidad de Presupuesto-Programa. Los criterios que debe respetar el beneficiario son: - Sistemas de control eficaz y eficiente - Sistema contable seguro - Procedimientos de contratacin de la UE - Auditoria externa - Publicacin anual de nombres de beneficiarios

EL Convenio de Financiacin
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El CF est compuesto por: (prevalencia) - Las Condiciones particulares (firmas de las partes) - Las Condiciones Generales (Anexo I) - Las Disposiciones tcnicas y administrativas (Anexo II) El perodo de aplicacin del CF es de ..meses desde la ltima firma - Fase 1 de ejecucin operativa PP1, PP2 (N + 3) - Fase 2 de cierre desde la finalizacin de la fase de ejecucin operativa (auditorias, evaluaciones finales, cierre tcnico y financiero, transferencias) Los gastos de las actividades principales, solo se reconocern si se contratan dentro la fase 1 El saldo restante se devuelve o libera a favor de la UE Todos los contratos que se apliquen al CF, deben utilizar procedimientos y documentos de la UE Los fondos de la UE, no reconocen impuestos Obligatorias las acciones de comunicacin y visibilidad

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GUIA PRCTICA DEL PP

INTRODUCCIN

La GUIA establece las normas y procedimientos que debern aplicarse a los proyectos y programas ejecutados en el rgimen de gestin parcialmente descentralizada - Se descentralizan los pagos hasta determinados valores mximos - Proyectos de ayuda: enfoque por proyecto

(actividades, plazo, presupuesto, resultado y cumplimiento de objetivos) NO APOYO PRESUPUESTARIO

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Las instrucciones de la Gua, deben ser aplicadas por la TOTALIDAD de los actores que intervengan en su ejecucin y control de los PP que deben respetar las normas y procedimientos de la Gua

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MARCO JURDICO
Gua Prctica de los procedimientos aplicables a los Presupuestos Programa l Gua Prctica de los procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la Comunidad Europea v. 2012 l Reglamento Financiero aplicable al presupuesto general de la U.E. v. 2011
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DEFINICIN

Es un documento por el que se fijan: - el programa de las acciones que deben ejecutarse
los medios materiales los recursos humanos necesarios el presupuesto correspondiente las disposiciones tcnica administrativas que deben aplicarse para la ejecucin descentralizada - un plazo determinado. -

Operacin descentralizada indirecta pblica l El DN y ADM, deben preparar cada presupuesto programa con arreglo a la Gua del PP, el mismo que debe ser aprobado por el Ministerio de Minera y Metalurgia y el Jefe de la Delegacinl

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Buy Now to Create PDF without Trial Watermark!! CARACTERSTICAS DEL PRESUPUESTO PROGRAMA
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El PP es un documento destinado a la ejecucin de un tramo del proyecto cubierto por un CF. El PP incluye un programa de accin, un presupuesto, plan de financiacin, disposiciones tcnicas y administrativas El PP es un documento peridico en principio anual El PP, consta de una ejecucin fsica y financiera El PP debe ser preparado y firmado por el DN y el ADM, aprobado y firmado por el Representante del pas y Jefe de la Delegacin La responsabilidad financiera de ejecutar los PP ante la CE, es del representante del pas beneficiario EST PROHIBIDA LA CREACIN DE SUB-REGMENES DE Created by eDocPrinter PDF Pro!! GESTIN ADMINISTRATIVA

Buy Now to Create PDF without Trial Watermark!! CARACTERSTICAS DEL PP..
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Existe delegacin de facultades al Administrador y al Contable, que determina:

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Las Disposiciones para control de uso de recursos por la CE y la OLAF Los procedimientos que deben seguirse para el ejercicio de las competencias y la seleccin de acciones que sern financiadas (subvenciones) La posibilidad de revisin a posteriori y de sancin financiera si las subvenciones y las adjudicaciones de contratos no se ajustan a la G.P. Un sistema de control interno eficaz y eficiente Un sistema contable que permita asegurarse de la buena utilizacin de los recursos Las tareas de ejecucin financiera se definen en las disposiciones tcnicas y administrativas del Convenio (Programa de accin, normas y condiciones de ejecucin, calendario, plan de trabajo y el presupuesto)

Buy Now to Create PDF without Trial Watermark!! Atribuciones del DN y Administrador
En aplicacin del PP, se establecen las siguientes atribuciones: l Director Nacional: Prepara PP desde el punto de vista tcnico y operativo para su aprobacin, ejecuta, compromete gastos, firma rdenes de pedido y contratos, recibe obras, suministros y servicios, remite los documentos al Contable, firma con ste los cheques, transferencias y desembolsos l Administrador: Responsable conjunto de la gestin financiera del presupuesto, prepara los PP desde el punto de vista financiero y contractual, verifica correcta aplicacin de procedimientos, ejecucin de pagos y cobros, comprueba facturas firma con el Administrador los cheques, transferencias y desembolsos, elabora ya actualiza listas del personal y remuneraciones, inventario de material y equipos Created by eDocPrinter PDF Pro!!

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Los contratos incluidos en los PP por los que se aplican los CF deben celebrarse en un plazo de 3 aos a partir de la entrada en vigor del CF. Este plazo, no podr prorrogarse. l Los contratos sobre auditora y evaluacin podrn celebrarse con posterioridad l Las clusulas adicionales a los contratos pueden celebrarse despus del plazo, si incluye aumento del importe debe verificarse disponibilidad Created by eDocPrinter PDF Pro!!

NORMA N + 3

Buy Now to Create PDF without Trial Watermark!! ELABORACIN DEL PRESUPUESTO PROGRAMA
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La parte del presupuesto en rgimen de gestin administrativa del PP corresponde a la estimacin de los importes destinados a cubrir el conjunto de gastos:

Necesarios para la ejecucin del Programa: Servicios ,suministros, obras, subvenciones, gastos de funcionamiento, gastos bancarios Referentes al perodo cubierto por el PP De inicio: tareas de preparacin del primer presupuesto, mximo 6 meses De ejecucin plena: Son anuales, podr ser superior a 12 meses, pero no exceder de 18 meses (calendario de ejecucin) Acciones no concluidas, pasan al siguiente PP (ojo mal) De cierre: 6 meses como mximo, clculo final de gastos, auditora, transferencias.- Solo financia gastos de cierre.

Fases del presupuesto-programa

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l Fondos

Fuentes de financiamiento del PP

- Fondos de contraparte (norma nacional)

nacionales

l Contribucin

- Financian costos recurrentes, sueldos funcionarios

l Cubierta anterior (datos elementales) l El contenido (Programa de accin, presupuesto, plan de

Contenido del Presupuesto-programa

financiacin, tesorera, disposiciones tcnicas y administrativas)

Fuente principal de financiacin - Financian ejecucin de los PP en servicios, obras, suministros subvenciones

Unin Europea

l El programa de accin (marco Lgico, objetivos, resultados) l El presupuesto (partidas de actividades y subactividades) l El plan de financiacin (origen de los fondos) l Las disposiciones tcnicas y administrativas

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Aprobacin y firma del PP

Circuito de aprobacin
- DN y Adm preparan PP
- Si procede comprobacin por el Comit Director - Firma del PP por el DN y Adm - Comprobacin, aprobacin y firma del rep. del pas beneficiario - Comprobacin por los servicios de la Delegacin - Aprobacin y firma por el Jefe de la Delegacin La firma de la DUE, implica compromiso de financiacin, pero siempre y cuando se respeten las normas y procedimientos de la Gua Prctica

Observaciones

- Si hubieran observaciones, se modifica y un nuevo circuito

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Plazo para preparacin y aprobacin del PP

- Es aconsejable la presentacin de la propuesta del PP en una sesin con participacin de todas las partes interesadas

- Se deben fijar plazos para cada fase del circuito - Se debe preparar con suficiente antelacin - No debiera exceder de 4 meses - Deben estar completamente firmados antes del comienzo de las actividades

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Ejecucin de los PP
financiera

l Ejecucin

- Gastos previstos en el PP cuyo pago ejecute el DN y el Adm - Gastos previstos de contratos y subvenciones administrada por el rep. del pas o jefe DUE - Garanta de prefinaciacin para ejecucin del PP , solo de entidades de derecho privado - La solicitudes de reposicin de fondos con la documentacin necesaria, para evitar la iliquidz debe realizarse con antelacin y oportunamente - Los gastos para ser elegibles debe estar vinculados a la realizacin de las acciones previstas en los PP

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Cierre del Presupuesto-programa

l La

solicitud de cierre con el clculo final de los gastos del presupuesto est sujeta a la aprobacin del representante del pas y del Jefe de la Delegacin a ms tardar 3 meses despus del final del perodo cubierto por el PP - En caso de incumplimiento del plazo, los sueldos y salarios no son elegibles - El cierre deber efectuarse a ms tardar 6 mes despus del perodo que cubre el PP l Presupuesto de cierre l Auditora externa de cierre l Transferencia del material y equipos, de acuerdo a disposiciones tcnicas y administrativas
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Conservacin de justificantes 7 aos despus del cierre del compromiso financiero

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Licitacin, adjudicacin y ejecucin de los contratos pblicos

La convocatoria, licitacin, adjudicacin y ejecucin de los contratos pblicos, se rigen por la Gua prctica de procedimientos contractuales para las acciones exteriores de la Unin Europea que ser el prximo mdulo a exponer

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Buy Now to Create PDF without Trial Watermark!! NORMAS BASICAS APLICABLES A LOS CONTRATOS DE SUBVENCIONES l Definicin
Una subvencin es un pago directo de los fondos provenientes de la donacin de la UE, para financiar - Una accin para realizar algn objetivo (educativo, formatico, informativo, de innovacin, investigacin, estudio, derechos humanos, normalizacin, etc - El funcionamiento de un organismo sin fines de lucro que persiga un objetivo comn Adopta forma reembolso, coste mximo gastos elegibles

Beneficiario
- Beneficiario de la subvencin (ONG, etc) - Beneficiario final (poblacin boliviana de una zona) - Grupo destinatario (Sectores productivos) Created by eDocPrinter PDF Pro!!

Buy Now to Create PDF without Trial Watermark!! Caractersticas de la subvencin

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El beneficiario es responsable de la subvencin, realiza la accin y conserva propiedad de resultados El beneficiario cofinancia la accin El beneficiario propone la accin (TDRs) El beneficiario no debe generar utilidades(equilibrio entre ingresos y gastos, (salvo refuerzo a la capacidad financiera) El beneficiario invierte en costes elegibles (impuestos NO, salvo como contribucin del beneficiario) El rgano de contratacin elabora la Gua del solicitante En el PP, se debe elaborar para cada lnea presupuestaria La Convocatoria debe ser siempre publicada (excepciones) A las etapas del proceso, se debe siempre invitar a la DUE

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Buy Now to Create PDF without Trial Watermark!! Caractersticas..

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La convocatoria es abierta y luego restringida Abierta para la seleccin (criterios de co financiamiento y capacidad de gestin) Restringida para la concesn (calidad en relacin a objetivos y prioridades) Puntuacin: 1 Deficiente 2 Insatisfactorio 3 Aceptable 4 Satisfactorio 5 Muy satisfactorio Si la puntuacin en capacidad financiera es inferior a 12 /20, se debe rechazar No se puede dividir una accin con la intencin de sustraerla a las normas de la UE La Gua del solicitante, el expediente, el informe y el contrato, se debe enviar a la DUE para su aprobacin y refrendo si pasa de 50.000 euros

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PRINCIPIOS

- Programacin

Se debe realizar la Programacin con arreglo a objetivos claramente definidos, debe ser de conocimiento de la DUE

- Transparencia

Convocatorias deben ser objeto de publicidad y fcil acceso Anualmente se deben publicar las subvenciones concedidas

- Igualdad de trato

Todos iguales, con imparcialidad Comit puede tener asesoramiento de expertos externos Evaluacin con criterios de elegibilidad, evaluacin (seleccin y concesin) publicados

- Carcter no acumulativo

Ningn beneficiario puede recibir ms de una subvencin para una misma accin.

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PRINCIPIOS..

Irretroactividad Cofinanciacin

La subvencin solo puede cubrir costes que se hayan incurrido despus de la fecha de la firma del contrato

Carcter no lucrativo

Por regla general, la subvencin no puede cubrir la totalidad de los costes de una accin
La subvencin no puede generar beneficio (excedente de ingresos o de presupuesto) al beneficiario

Aplicacin de normas

Cuando se tenga que contratar dentro una subvencin servicios, obras o suministros se aplica normas de la UE

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Eso es todo por hoy..

Gracias.

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