Pacal Procedimientos Administrativos Obras Rev 03..

Constructora Pacal S.A.
Rev. 03 Enero 2013
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PARA OBRAS
El presente Manual de Procedimientos implementa la normativa usual para las Administraciones en las obras de Constructora PACAL S.A. Las materias instruidas en ste, estn dirigidas para el conocimiento, y aplicacin en lo pertinente por el Profesional Director o Encargado de obra y el Supervisor de las mismas, ms los mismos fines y la ejecucin de los procesos por el Administrativo designado. Los objetivos sustentados en el presente Manual son el ejecutar adecuadamente las normas administrativas de la Empresa que deben aplicarse en las obras, y en lo fundamental son; El correcto y oportuno cumplimiento de la Legislacin Laboral y Previsional vigente, El programar, ejecutar, y rendir a la Oficina Central las remesas, cajas chicas y Estados de Pago que generen las obras dentro de los plazos previamente establecidos. El Controlar y verificar rigurosamente el cumplimiento de la Legislacin laboral y Previsional referido a los Subcontratistas participantes en las mismas, y El efectuar los procedimientos documentales necesarios para el cierre administrativo de las obras. La Empresa propicia al personal de Profesionales, directivos y de administracin a conocer, interpretar, y aplicar las exigencias y mtodos contenidos en este texto, ser a travs de estos mecanismos establecidos la practica de auditorias internas y posibles externas a las obras, y les facilitar a los responsables cumplir con sus obligaciones con buenos y concretos resultados por la gestin que se les encomienda.
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INDICE
Pgina 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 5. . 6. Formatos / Anexos 55
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Inicio de las faenas Estructura administrativa, Vs Bs Equipamiento de la obra Habilitacin Claves y Otros Comunicaciones del inicio Ordenamiento y clasificacin documental Administracin Laboral Contratacin del personal Jornadas de Trabajo y Control de Asistencia El trabajo en horas extraordinarias Proceso de las Remuneraciones Estructura de las Remuneraciones y pagos al personal Trminos de Contratos Disposiciones laborales/ legales adicionales Procedimientos previsionales Otros procedimientos especiales Normativa documental e instrucciones Oficina Central 29 29 29 30 30 31 34 35 06 11 13 14 15 17 19 24 28 03 03 03 03 04
Plan Seguro Pacal Calendario de las Remesas Arriendos habitacionales Obras Fondos fijos, cajas chicas Generacin Facturas de Compra Solicitud de Remesas Rendicin de Remesas Reintegro de valores no cobrados Subcontratacin laboral Definiciones legales Los Subcontratos de especialidad y anexos La generacin de los Estados de pago Los controles documentales de los subcontratos Los controles internos de la administracin de los subcontratos Registros digitales de control de los Subcontratistas Otros Procedimientos excepcionales Cierre administrativo de las obras
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Estructura administrativa, Vs Bs
La dependencia del administrativo designado a las obras ser: Del profesional Encargado de Obra, del Supervisor zonal de las mismas, y administrativamente del Supervisor de Administracin Central de la Empresa, y a quienes en conjunto o por separado responder de las obligaciones instruidas en este Manual, y por otras que en futuro se dicten o modifiquen. El administrativo encargado tendr tambin relacin administrativa con la Oficina Central con los Departamentos: Contralora, Contabilidad, Personal, Informtica y Abastecimientos. Conformada ya la organizacin de mandos superiores y medios en la obra, el Administrativo encargado debe enviar al Supervisor de Administracin registro en formato que indique los nombres completos, firma, y V B, del Profesional Encargado de la obra, Administrativo, Bodeguero, Jefe de Obra y Prevencionista designado en obra. De este registro debe mantenerse copia o fotocopia en la administracin de la obra. Si se agregan personas firmantes, se actualizar este documento enviando nuevo formato slo con los nuevos nombres, firmas y Vs Bs, si se eliminan personas, igualmente se informa en el formato quienes ya no pertenecen a la obra. Se acompaa formato: REGISTRO FIRMAS Y VISTO BUENO DE OBRAS (Ex) 1.2 Equipamiento de la Obra
Al inicio de las obras El Supervisor zonal y el director de la misma sern los encargados de habilitar el equipamiento administrativo necesario para su funcionamiento, y los administrativos dirigirn a estos sus necesidades de equipamiento e insumos necesarios 1.3 Habilitacin Claves y otros
El Administrativo encargado debe solicitar a la oficina Central lo siguiente: - Dpto. Contabilidad; 2 copias legalizadas del RUT. (Rol nico Tributario) de la Empresa. Clave de acceso al portal del SII., para verificacin situacin de facturas. - Dpto. Informtica; habilitacin de correo electrnico. - Dpto. Personal: Claves de Sistema Payroll y, Previred, Estas habilitaciones se solicitan por correo con el apoyo del Supervisor de Administracin - Las claves Internet actuales; para Inspeccin del Trabajo es: 200875, y AFC 7070 Estas habilitaciones se solicitan por correo con el apoyo del Supervisor de Administracin.
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1.4 Comunicaciones del inicio Al comenzar las obras, la administracin enviar por carta a La Inspeccin del Trabajo la comunicacin del inicio de sta: se acompaa formato: COMUNICACIN DE INICIO DE OBRAS (W) La comunicacin de inicio de las obras a la Mutual de Seguridad de la localidad pertinente, la efecta el Prevencionista de Riesgos de la obra. Ante dudas en estas comunicaciones consultar a Supervisor de Administracin o Jefe de Prevencin de Riesgos Central. 1.5 Ordenamiento y clasificacin de los documentos administrativos.-
La generalidad de la documentacin que se maneje en las obras, desde sus inicios debe estar permanentemente dispuesta y ordenada, tanto para facilitar el trabajo habitual, las fiscalizaciones internas y externas que se practiquen, y as tambin para preparar y efectuar los cierres de obras cuando correspondan. Se indican las pautas bsicas y fundamentales de la clasificacin y ordenamientos: 1) La documentacin laboral del personal contratado por la Empresa, (indicada en el punto 2.1 siguiente) se conserva en Carpetas individuales por cada trabajador, y que deben estar dispuestas en el kardex metlico de cada obra, adems se incluir en estas carpetas: - Anexo para contratos (Payroll) = ficha personal. - Contrato de trabajo correspondiente, y sus actualizaciones o modificaciones - Copia firmada de las liquidaciones de remuneracin de cada mes del trabajador. - Pacto individual para trabajo en horas extraordinarias y sus renovaciones. - Avisos individuales de comunicacin, inicio y trmino de servicios a las AFC. - Copias de licencias mdicas o denuncias de accidente que correspondan. - Recibo de entrega del Reglamento Interno de la Empresa. - Comprobante de permiso pagado por nacimiento o defuncin si corresponde. - Aviso de terminacin de Contrato de Trabajo que sea procedente. - Copia de aviso individual de trmino de enviado por Internet a la Inspeccin del Trabajo. - Copia del finiquito laboral correspondiente. - Cualquier otro antecedente laboral o previsional del trabajador que se tenga. 2) Los archivadores administrativos que maneje la obra en su rotulacin deben indicar en el orden que se indica lo siguiente: - Empresa - Nombre de la obra y Centro de Costo - Materias o documentacin que contiene el archivador, - Mes ao de inicio, y mes ao de trmino (se inserta al cierre de obra).
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La rotulacin puede graficarse en lomos adhesivos o manuscrito, lo importante es que el archivador contenga ordenadamente todas las descripciones indicadas. Si un archivador tiene espacio suficiente para incluir ms de una materia documental, se puede subdividir con separadores, indicando igualmente en la rotulacin todos sus contenidos. Ejemplos de materias administrativas en archivadores: - Copia de los Estados de pago, Copias de las Remesas, Copia de las Cajas Chicas, Copia de las Rendiciones de las Remesas, Copia de los Libros de Remuneraciones, Copia de las Leyes Sociales, De los listados de anticipos, Avisos masivos de Trminos de Contrato a la Inspeccin del Trabajo, Avisos masivos de inicio y trmino de contrato a la AFC, Antecedentes de los procesos de remuneraciones por mes, Autorizaciones para trabajar en horas extraordinarias, etc. 3) La documentacin de administracin debe separarse de la que corresponde al Departamento de Prevencin de Riesgos de la obra.
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Administracin Laboral Contratacin de personal
Para la contratacin del personal en las obras se debe contar con la autorizacin previa del Profesional encargado de la obra, normalmente es el Jefe de Obras o de Terreno quien solicita el personal, debe solicitarse por escrito la autorizacin correspondiente mediante formato: AUTORIZACION DE CONTRATACION DE PERSONAL (Ex) que se acompaa, es obligatoria su utilizacin y registro en obra. La administracin contratar personal slo con dicho formulario autorizado, no debe aceptar instrucciones verbales, ni de otros mandos medios para las contrataciones, responsabilizndose el administrativo cabalmente de la ejecucin de este procedimiento Los antecedentes que debe reunir el trabajador para ser contratado son: - Cdula de Identidad al da. * - Licencia de Conducir al da. * (Para Choferes, y Operadores de Maquinaria) - Certificado de Antecedentes para fines especiales (dos meses antigedad mxima) - Certificado de afiliacin a la AFP, vigente. - Certificado de afiliacin a la ISAPRE., o FONASA, vigente. - Autorizacin Notarial de los Padres o Tutores (para menores de 18 aos) - ltimos finiquitos, si se necesita comprobar experiencia - N Cuenta Rut Banco Estado *, para el depsito de remuneraciones * Pedir fotocopia. En el caso que l o los trabajadores, pertenezcan al Rgimen Antiguo INP, debern igualmente presentar la certificacin correspondiente donde se constate dicha afiliacin, a mayor abundamiento un trabajador ya pensionado por cualquier rgimen previsional debe presentar un documento en fotocopia que acredite su condicin de pensionado. Estos antecedentes se conservan adjuntos al Contrato de Trabajo vigente, y pasan a integrar los antecedentes de la Carpeta Personal del Trabajador. La administracin no est autorizada para celebrar Contratos de Trabajo que no renan los requisitos indicados, debiendo adoptar esta instruccin rigurosamente, ser el Profesional encargado de obra y el Administrativo quienes asumirn la responsabilidad por documentacin incompleta que se advierta en la contratacin de trabajadores cuando la Empresa practique las auditorias internas a la obra. Cuando se produzcan recontrataciones en la misma obra dentro de un plazo no superior a un mes de desvinculacin laboral del trabajador contratado nuevamente, servirn los mismos antecedentes solicitados en la contratacin anterior, para ello se utilizar la misma carpeta individual del trabajador, separando y quedando ms abajo los antecedentes que correspondieron a la primera contratacin dentro de la misma obra.
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2.1.2 Cargos de trabajadores con categora de Polifuncionalidad a Contratar en las Obras. La legislacin laboral permite la contratacin de trabajadores en rgimen de Polifuncionalidad y ello permite al empleador encomendarles que ejecuten dos o ms funciones especficas alternativas o complementarias. La relacin laboral para el trabajador contratado en rgimen de Polifuncionalidad no altera ninguna condicin inherente a los derechos y obligaciones que les compete a trabajadores y empleadores. Requisitos para Contratar en rgimen de Polifuncionalidad: Deben especificarse en trminos concretos y precisos las funciones que cumplir el trabajador en la obra. - Debe sealarse el en el Contrato de Trabajo en forma precisa el sueldo base que se conviene con el trabajador. - El sueldo base debe ser superior y diferente al trabajador que cumple slo una funcin de acuerdo a su Contrato de Trabajo - Pueden estipularse los nuevos Contratos en rgimen de polifuncionalidad desde el inicio de la obra, o modificar los contratos vigentes, actualizando estos, pero a contar de un inicio de mes. - Debe considerarse que los cargos que se contraten en polifuncionalidad son restrictivos, y solo sirve para algunos trabajadores en especial y que realmente requiera la obra.
La condicin adicional a considerar para un Contrato de Trabajo en rgimen de Polifuncionalidad es que el sueldo base debe ser mayor al trabajador que cumple slo una funcin. Existen actualmente en las obras en general tres categoras de sueldos base para cargos de una sola funcin; Maestros, Ayudantes, Jornales. En los futuros Contratos que se establezcan para una sola funcin debe sealarse especficamente el cargo que desempea el trabajador Ej: Albail, Carpintero, Ayudante Carpintero, Ayudante Trazador, Jornal. El calificativo de Maestro o Ayudante, sin su definicin especfica, es irregular en nuestra legislacin laboral, el cargo de Jornal o Jornalero si es aceptable. Se citan algunos los cargos propuestos desde las obras, estructurados en el Sistema de remuneraciones, que pueden comenzar a utilizarse: Cargo Electromecnico y Soldador Operador Maquinaria, Chofer, Cargador Albail y Operador herramientas elctricas Soldador y Electricista Carpintero y Pintor Elctrico y encargado de Mantencin Albail y Estucador Sueldo Base mayor que el maestro mayor que el maestro mayor que el maestro mayor que el maestro mayor que el maestro mayor que el maestro mayor que el maestro
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Chofer y Jnior Albail y rematador hmedo Ayudante trazador y Jornal Ayudante carpintero y jornal Colocador andamios y jornal Concretero y jornal 2.1.3 Tipos de Contrato de Trabajo
mayor que el maestro mayor que el maestro mayor que el ayudante mayor que el ayudante mayor que el jornal mayor que el jornal
Contratos a Plazo Fijo El personal ingresar las obras con un Contrato a Plazo Fijo como perodo de prueba, dicho contrato podr ser flexible y variable en su lapso de duracin, siendo necesario que la suma de das que en ste se convengan coincidan con la finalizacin del mes calendario en que el trabajador fue contratado, y en el caso que los das que restan para finalizar el mes, contabilizados desde la fecha de inicio de la contratacin se estimen insuficientes como perodo de prueba, se fijar como plazo de vencimiento el ltimo da calendario del mes siguiente. El control de los vencimientos de estos contratos, que siempre sern el ltimo da calendario del mes, lo informar directamente la administracin a los Jefes de Obra o de Terreno, pudiendo estos renovarse slo por una vez, (con un plazo que coincida tambin con el siguiente fin de mes calendario), y a la fecha de trmino del Contrato original a plazo, o del a plazo ms su eventual renovacin, debe celebrarse obligatoriamente el finiquito correspondiente. Al personal que tiene trayectoria conocida en obras anteriores de la Empresa, podr ingresar al trabajo desde sus inicios con un contrato de Faena Determinada y Transitoria, con la aprobacin del Profesional encargado de Obras o Supervisor zonal, con las condiciones documentales y autorizacin de contratacin que corresponde. Contratos por Faena Determinada y Transitoria Una faena determinada y transitoria, tiene dentro de su ejecucin etapas o sectorizaciones previamente proyectadas en nmero de trabajadores y plazos estimados de duracin. El Profesional encargado de la obra establecer las etapas o sectores especficos, asignndoles definiciones de carcter tcnico global y demostrable, lo que permite contratar, y posteriormente finiquitar al personal de acuerdo a las etapas precedentemente indicadas, establecindolas en el Contrato de Trabajo en la clusula pertinente. Por lo tanto, durante el desarrollo de las faenas, es usual o contratar al personal por la obra ms el tramo, u etapa especfica, al comenzar a concluirse estas actividades o a su trmino total, finiquitarles, y si para el siguiente tramo o etapa especfica es necesario recontratar los trabajadores, o parte de ellos, se procede a celebrar nuevos Contratos de Trabajo por obra Determinada y Transitoria. Es importante considerar que, para la aplicacin de este procedimiento, es necesario adoptar una adecuada planificacin de todos los mandos intervinientes en el manejo de personal en la obra, debiendo adoptar entre ellos y la administracin vas de comunicacin escritas oportunas de las
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fechas precisas de los trminos de contratos transitorios, dado que es obligatorio enviar dentro de plazos perentorios las comunicaciones de trmino establecidas en la legislacin laboral. Tambin se indica como fundamental el ordenamiento interno de los recursos de personal que se asignen a los tramos o etapas especficas, a modo de ejemplo, el trasladar uno o ms trabajadores, a otro sector o tramo determinado distinto a lo que expresa el Contrato de Trabajo,, desvirta y vulnera el alcance legal del Contrato Especfico, lo que sera de mayor gravedad, y posiblemente sujeto a interpretaciones judiciales adversas para la Empresa. Se acompaa formato OBRAS TRANSITORIAS (Ex) (diagrama de aplicacin) que define y clarifica el procedimiento. Contratos a Plazo Fijo a transformarlos en Contratos de duracin indefinida En las obras se contratarn los cargos de mandos medios que se indican; Jefes de Obra, Administrativos, Ayudantes administrativos, digitadores y Bodegueros, con un primer contrato a plazo fijo igualmente coincidente su plazo fijado en principio con la finalizacin de un mes calendario. A continuacin del plazo originalmente fijado, si continan prestando sus servicios este personal y slo para los cargos antes indicados, dicho contrato a plazo fijo debe transformarse automticamente en indefinido como lo indica la legislacin vigente. Para modificar el Contrato a Plazo fijo en uno de duracin indefinida, se proceder a celebrar en un formato adjunto CONTRATO DE TRABAJO INDEFINIDO (W), Se indica en su encabezamiento la fecha de la emisin del mismo, y en la clusula DECIMO PRIMERO que rige desde la misma fecha de emisin, dejando constancia que el trabajador ingres al servicio el; (la fecha original del Contrato a plazo fijo) En el Sistema de Remuneraciones deber modificarse el movimiento de personal accesando a la opcin transformacin de contrato a plazo fijo en indefinido Los avisos de trmino correspondientes se instruyen en el Punto posterior: Trminos de Contrato. - Formalidades adicionales Los Contratos de Trabajo en su encabezamiento deben indicar como representante al Profesional encargado de obra, y firmar ste como Empleador, el Administrativo como responsable, adems de la firma del trabajador que, en el mismo documento deja constancia de recibo de su copia. Suscritos los Contratos de Trabajo, deber entregarse a cada interesado su respectiva copia a la mayor brevedad posible, dado que el plazo legal de suscripcin, firma de las partes y entrega al trabajador de su copia de contrato, es de cinco das corridos. Como medida precautoria ante eventuales siniestros por accidentes, imprescindible que el trabajador firme su contrato de trabajo, ms su impresin digital, en el mismo da del inicio de sus labores en la obra, la administracin debe dar prioridad inmediata a esta ejecucin. Los formatos y tipos de Contratos de Trabajo si estn insertos en el Programa de Remuneraciones, (pero deshabilitada su ejecucin a la generacin de este manual) por tanto se debe utilizar transitoriamente formatos: CONTRATO A PLAZO FIJO (W) , CONTRATO A PLAZO FIJO RENOVACION (W), CONTRATO POR OBRA DETERMINADA Y TRANSITORIA (W) , parte integrante del presente instructivo de procedimientos. Tambin, se acompaa formulario ANEXO PARA CONTRATOS PAYROLL (Ex), para su trascripcin de datos del personal a incorporar al Sistema de Remuneraciones.
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2.1.4 La contratacin de menores de edad. El condicionamiento para contratar menores de edad en las obras se expone a continuacin: - Debe existir autorizacin Notarial de los padres o tutor legal del menor. - En ningn caso el trabajador menor de edad debe trabajar ms de ocho horas diarias. - Si el menor est estudiando (vespertino o Sbados), el lmite de su trabajo obligatorio a cumplir para la obra, son treinta horas semanales. - En ningn caso el trabajo encomendado por el cual se le contrata puede comprender efectuar fuerza fsica excesiva - Debe enviarse por carta a la Inspeccin del Trabajo copia del Contrato de Trabajo del menor de edad dentro del plazo de diez das corridos siguientes a su fecha de ingreso. La infraccin a las disposiciones ya indicadas expone al Empleador a Multas administrativas. 2.1.5 Las Notificaciones del personal a la AFC La normativa previsional vigente exige el informar a la Administradora de Fondos de Cesanta la Contratacin de Personal, y as tambin la Cesacin de Servicios, con la exigencia de los datos personales propios del trabajador. Para ello, la Empresa tiene habilitado en el portal de Internet, en la pgina de la AFC, una clave Empresa, que debe solicitarse al Dpto. Personal Central. Deben enviarse los datos por Internet e imprimirse las constancias, dejando copias impresas de las notificaciones en la Carpeta del Trabajador, o en el archivo pertinente si son masivas. En el caso que la Administracin de la obra tuviere imposibilidad de enviar las Notificaciones de las AFC por Internet, deben conseguirse formularios de llenado manual en las AFP. , y presentar stos en las mismas AFP, El plazo legal para la presentacin de estas informaciones a la AFC es de quince das corridos desde la contratacin, o del cese de funciones del trabajador. 2.1.6 La Celebracin de Anexos o Modificaciones al Contrato de Trabajo. En ciertas oportunidades, es necesario convenir con los trabajadores modificaciones temporales o definitivas a las estipulaciones originales que expresa el Contrato de Trabajo; pueden ser stas, por reajustabilidad del ingreso mnimo o del sueldo base, cambio del cargo a desempear, cambios de horarios por pocas estacionales, por turnos rotativos, por recuperacin de das para obtener descansos ms prolongados, por condicionamientos de traslados temporales, u otras circunstancias posibles. Para celebrar estos instrumentos, se utilizan mecanismos permitidos por la Legislacin Laboral, planteando estas necesidades por correo electrnico al Supervisor de Administracin, quin entregar al Administrativo solicitante la redaccin, modelos de anexos con las estipulaciones adecuadas, dada la necesidad de la obra y motivo de su utilizacin.
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Jornadas de Trabajo y Control de Asistencia
Las Jornadas de Trabajo que se establezcan en las obras sern dependientes de su ubicacin geogrfica o localidad, lo que genera las necesidades propias de stas mismas, ser el Profesional encargado de la obra quien instruir los horarios que se establezcan. En las obras de la Empresa la Jornada Ordinaria Semanal es de 45 horas, distribuidas entre lunes y viernes , pudiendo adoptarse horarios distintos de ingreso o salida para determinados das de la semana, pero el cmputo semanal debe considerar 45 horas normales de trabajo. El Control de Asistencia para el personal de Terreno, mayoritariamente se registra por medio de Reloj Control, en algunas obras donde no sea posible la instalacin o funcionamiento del reloj, se registra la asistencia en libros manuales. El Profesional Encargado de obra, legalmente est liberado de registrar su asistencia en la obra. Para el personal de Mandos medios; Jefes de Obra, Administrativo, Bodeguero, Prevencionista u otro cargo relacionado con gastos generales, registrarn su asistencia en libro especial que debe estar a disposicin de firmas diarias de entrada y salida, en la oficina de administracin de la obra. Para el caso de desperfectos transitorios del reloj control, debe tenerse dispuesto siempre un libro de asistencia manual alternativo, que permita continuar de inmediato con el registro de la asistencia del personal, al habilitarse nuevamente el reloj, se contina de inmediato con ste, dejando de utilizarse el registro en el libro manual transitorio. 2.2.2 De la jornada establecida Por las jornadas y horarios de trabajo que se establezcan, o sus eventuales modificaciones, la legislacin laboral exige que se publiquen a lo menos, en dos lugares visibles a los trabajadores de la obra, puede ser en portera, fuera de las oficinas, o fuera de la bodega, al pi de horario publicado se indica la fecha de la publicacin y la firma del Profesional encargado de obra. La omisin de esta publicacin de horario de trabajo expone a la obra a multas ante eventuales fiscalizaciones de la Inspeccin del Trabajo. 2.2.3 Permisos al trabajador para ausentarse de la obra en horario de trabajo Los trabajadores de obra en ciertas oportunidades requieren permiso para ausentarse de la obra por motivos personales, y tambin a otros, que no siendo jnior o chofer de obra, se les encomienda por sus jefes superiores en la obra, encargos o mandados que ejecutan fuera del recinto de la obra. Para regular administrativamente estas ausencias transitorias del trabajador en su puesto de trabajo, y a la vez proteger a los mismos ante un eventual percance, accidente o enfermedad que puedan sufrir con ocasin de su salida fuera de la obra en horario de trabajo es que debe autorizarse debidamente su salida de obra, con la firma de autorizacin de permiso o salida de obra con las firmas del Jefe de Obra y Administracin, cada vez que ocurra esta circunstancia.
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Se acompaa formato AUTORIZACIN PERMISO/SALIDA DE OBRA (ex) que comprende las variables de llenado de acuerdo al tipo de permiso o salida que se autorice, y que debe entregar el trabajador en portera. Al trmino de la jornada laboral debe entregarse a administracin para el registro y control de tiempo que sea necesario. Este documento se archiva en la Carpeta individual del Trabajador. 2.2.4 Permisos especiales al trabajador En algunas obras es necesario otorgar a algn trabajador un permiso de un da (s) pagado, (que no corresponde a da (s) de feriado a cuenta). Es facultad exclusiva del Profesional encargado de la Obra su otorgamiento, y slo para casos muy calificados y restrictivos. Debe ser el trabajador quien lo solicite, y se firme previo al permiso el documento AUTORIZACION DE PERMISO ESPECIAL (W), formato adjunto. Con posterioridad al otorgamiento del permiso el administrativo tendr la obligacin de refrendar el V B de este permiso con la firma del Supervisor Zonal al momento de las firmas de las remesas. En el registro de asistencia se indicar PERMISO PAGADO, y se archiva en la carpeta del trabajador
2.2.5 De la sumatoria de las tarjetas de asistencia o libros de asistencia Las disposiciones laborales vigentes obligan al Empleador a registrar el cmputo de las horas de trabajo o extraordinarias que se trabajen, Indicamos tambin que disposiciones legales vigentes permiten que los trabajadores registren solamente su horario de entrada en la maana y su horario de salida en la tarde, no siendo necesario el registro de salida y entrada al medio da cuando se interrumpe la jornada de trabajo para la colacin. Tarjetas reloj control Se suman quincenalmente, tanto en la columna total de la derecha, registro diario, y en el pi se registra la sumatoria de la quincena por las horas ordinarias y por el sobretiempo trabajado. Importante y fundamental que el total de horas trabajadas (normales y extraordinarias) trabajadas en cada semana se registren en los recuadros superiores correspondientes con la firma del trabajador. Las tarjetas reloj tienen dos caras; del 1 al 15 y del 16 a fin de mes, en ambas debe practicarse las sumatorias y firmas del trabajador que corresponden. La tolerancia para los trabajadores para comenzar a timbrar sus tarjetas de control de asistencia ser de diez minutos antes del inicio de la jornada de trabajo, por tanto la administracin debe disponer que las tarjetas dispuestas para su registro deban colocarse en los tarjeteros quince minutos antes del inicio de la jornada diaria.
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Libros de Asistencia Debe registrar diariamente el trabajador su hora de entrada con su firma inmediata, y la hora de salida tambin con su firma inmediata, la administracin diariamente debe registrar en cada da, en los recuadros del lado derecho la suma de las horas trabajadas, y su desglose si corresponde en horas ordinarias y horas extraordinarias. Al finalizar el mes calendario deben sumarse las columnas de las horas, estableciendo la totalizacin por horas trabajadas, horas ordinarias, y horas extraordinarias si corresponde, La inobservancia de este procedimiento habitual de registro por tarjetas y libros de asistencia mal llevados o incompletos exponen a la obra a posibles multas de la Inspeccin del Trabajo por estos conceptos, que seran estas de responsabilidad del administrativo encargado en la obra. 2.2.6 Tarja de control de asistencia El tiempo trabajado por el personal se debe registrar en el formato: TARJA CONTROL ASISTENCIA
(Ex)
En ste, se registra paulatinamente el tiempo trabajado por el personal, se efecta una fecha de corte o cierre lo ms prximo al proceso de las remuneraciones, el tiempo que falte para computar los das hasta el fin de un mes se supondr trabajado, y las ausencias o inasistencias se descuentan en el mes siguiente, las horas extraordinarias se consideran hasta la fecha de cierre antes indicada, y las que se trabajen entre el cierre y el fin de mes se consideran para el mes siguiente. Es conveniente llevar separadamente una tarja por trabajadores de costo directo obra, y otro por personal de gastos generales. De este registro debe quedar copia impresa en la obra, y adems enviarlo mensualmente por correo electrnico al Supervisor de Administracin de la Empresa. 2.3 El trabajo en horas extraordinarias La Legislacin Laboral vigente, exige que, para trabajar el personal sobre la jornada normal en tiempo extraordinario, algunos requisitos fundamentales para su regulacin, y los ms importantes son: Deben pactarse por escrito, en un anexo adicional al Contrato de Trabajo. Deben contemplar estos pactos como lmite doce horas extraordinarias dentro de una semana. Deben convenirse para atender situaciones temporales de la Empresa. Deben renovarse obligatoriamente cada tres meses dichos pactos. Se acompaa el formato PACTO DE HORAS EXTRAORDINARIAS (W), el cual forma parte integrante del presente instructivo. 2.3.2 De la autorizacin para trabajar horas extraordinarias Los Jefes de obra, con conocimiento del Profesional encargado sern los responsables de autorizar por escrito el trabajo en tiempo extraordinario para cierto personal y en forma espordica. Para ello entregarn previamente al administrativo (a lo menos dos horas antes) listado de trabajadores que trabajarn sobretiempo, el administrativo llevar el listado a portera, para dejar a disposicin de timbrase al finalizar el trabajo slo las tarjetas que indica dicho listado.
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Se entiende que los trabajadores que no considera dicho listado, no estn autorizados para trabajar horas extraordinarias, se adjunta formato AUTORIZACION DE TRABAJO EN HORAS EXTRAORDINARIAS
(Ex)
2.3.3 De la relevancia de pactar las horas extraordinarias, y registrar su asistencia y pago. El convenir pactos de horas extraordinarias con los trabajadores es una obligacin expresa de la legislacin laboral, y es habitualmente fiscalizada por los Inspectores del Trabajo, que a falta de estos pactos escritos pueden cursar multas administrativas a la obra. Por otra parte el registro de las horas extraordinarias controladas y el correspondiente pago, protegen al trabajador de eventuales prestaciones en la Mutual de Seguridad por posibles accidentes durante el trabajo extraordinario, y tambin por eventuales accidentes de trayecto desde su trabajo a su domicilio terminadas sus labores en tiempo extraordinario. Esta prohibido por la Gerencia de la Empresa acordar con el personal trabajos extras, sin que se registre y pague a los trabajadores las horas extraordinarias que les corresponde. 2.3.4 Del clculo y administracin de las horas extraordinarias La base para el clculo de las horas extraordinarias comprende el sueldo base + el tem Bono Sueldo, (ver punto 2.5 siguiente), por lo cual las labores extraordinarias que se convengan en obras deben ser restrictivas y ajustar sus necesidades a tareas adicionales a la jornada normal de trabajo, rigurosamente necesarias.
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Proceso de las Remuneraciones
Las remuneraciones se procesan en Sistema en Red Payroll, contempla un procedimiento en anexo especial preparado en la Empresa: SISTEMA PAYROLL, versin el cual se actualiza cada vez que requerimientos de modificaciones al sistema lo hacen necesario, envindose a las obras la actualizacin a este procedimiento cuando se genere. Esta aplicacin considera todas las variables necesarias a los usuarios para la ejecucin del sistema. El Procedimiento Sistema Payroll con su versin vigente, se enva a los usuarios en forma separada y adicional al presente Manual de Procedimientos. Los perodos de liquidacin de las remuneraciones sern por mes calendario, desde el 1 y hasta el fin del mismo, independiente de las fechas de pago que se fijen en los calendarios de remesas. 2.4.2 Suples o Anticipos del personal Se otorgan a los trabajadores una vez en el mes, en una fecha intermedia entre dos pagos de liquidaciones coincidentes con el calendario de remesas y pagos que fija la Empresa. Los valores de los anticipos al personal los fija el Supervisor zonal de acuerdo a la realidad de cada una de las obras que controle, entregando instrucciones de valores y gradualidad de sus montos de acuerdo a escalafones de cargos contratados, al Profesional encargado de obra y/o administrativo designado.
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2.4.3 Los cierres de haberes adicionales al sueldo mensual El Profesional encargado de obra establecer los sistemas de clculos de bonos tratos o incentivos de los trabajadores en la obra, y los aprobar cada mes con su V B. El mismo instruir la participacin parcial o total de la administracin en los clculos previos, de acuerdo a la capacidad u organizacin administrativa con que se cuente. Las horas extraordinarias, bonos o tratos, se efectuarn con un perodo de cierre, siendo prudente a lo menos entregar los listados de estos emolumentos y a la vez recepcionar por la administracin dichos haberes adicionales, a lo menos con dos das hbiles antes del procesamiento de las remuneraciones mensuales correspondientes. Es fundamental que se respete la fecha de entrega de los haberes visados indicados, pues los retrasos dificultan el ingreso de datos al sistema, no posibilitan las adecuadas revisiones o comprobaciones que deben efectuar el administrativo, y la prctica indica que el trabajar con apresuramientos conduce a errores en las liquidaciones mismas, con consecuencias imprevisibles que deben evitarse. Por otra parte las remesas que se entregan a la oficina central origen del pago de remuneraciones al personal y otros, deben efectuarse en plazos perentorios e inmodificables, y los retrasos provocan trastornos e inconvenientes que como consecuencia perjudican a las obras. Tambin dentro de este mismo plazo previamente dicho, deber instruirse al administrativo indicndole los trabajadores que sern finiquitados a fin de mes. Para el siguiente mes, el perodo que comprende la cuantificacin de estos haberes adicionales ser desde el da posterior al cierre anterior y hasta el da que se fije como limite de cierre para el nuevo mes. Para el cmputo de la asistencia de los trabajadores en el mes, el tiempo comprendido entre el cierre y el fin de mes calendario se supondr trabajado, y las impugnaciones resultantes en ese lapso se descontarn al mes siguiente. La administracin conservar en archivador apropiado y en orden los respaldos documentales que certifiquen la aprobacin del Profesional encargado de obra por los haberes adicionales que se pagan mensualmente a los trabajadores, (segn prximo punto 2.5) como tambin los listados de trabajadores que se instruy fueran finiquitados, en cada proceso mensual. 2.5 Estructura de las remuneraciones para las obras. Deben estructurarse los ingresos de los trabajadores a partir de un lquido pactado previamente establecido para cada una de las distintas categoras que necesite la obra, incluyendo los cargos de polifuncionalidad, y que adems comprenda en el lquido definido los valores de movilizacin y colacin. Para conformar la remuneracin mensual, deben considerarse los haberes adicionales y/o tems del Sistema de Remuneraciones que se indican:
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Utilizar el concepto e tem. BONO SUELDO, para completar el liquido pactado cuando proceda, ESTE ITEM CONJUNTAMENTE CON EL SUELDO BASE, conforman la base de clculo de las horas extraordinarias Utilizar el concepto e tem BONO, para adicionar al trabajador una bonificacin totalmente justificable, de atribucin y V B del Director de Obra. BONO TRATO, exclusivamente para la liquidacin de tratos medibles, segn esquema adicional que se propone. Utilizar el concepto e tem BONO TRASLADO, de atribucin y V B previo del Supervisor Regional, que perduran durante la permanencia del trabajador en obra Utilizar el concepto e tem BONO PRODUCCION, de atribucin y V B del Supervisor Regional ,por premios de cumplimientos de meta, o bonos de trmino de obra. Los valores de movilizacin y colacin se consideran mensuales por treinta das, y los montos sealados en la tabla adjunta difieren en un mayor valor a las categoras ms altas. De acuerdo a la legislacin, cuando ocurra modificacin en el valor anual del ingreso mnimo, deber modificarse la estructura de las remuneraciones conservando la diferencia porcentual entre las categoras que seala el archivo LIBRO DE REMUNERACIONES Tipo Vo3 Excel. (Formulado y explicativo), y que se acompaa para ser utilizado en las obras para los fines precedentemente sealados. 2.5.2 Calculo de los tratos en obra. Para proceder al clculo de los tratos, su distribucin por cuadrilla, y el nmero de estos que resulten en el mes se establece el utilizar planilla formulada para estos efectos, y que comprende toda variable de cuantificacin, distribucin y control de estos haberes, y un resumen mensual de los mismos que permite su adecuado control para ser incorporada a las remuneraciones mensuales del personal a quienes se les asign trabajos a trato. Considera adems la firma del trabajador en el recuadro correspondiente al trato asignado. Se acompaa formato PLANILLA DE TRATOS OFICIAL (ex), para los fines indicados.
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2.5.3 Pagos al personal Se entiende por pagos al personal todo emolumento con que se retribuye la prestacin de servicios de los trabajadores, y los que generen las obras, deben sujetarse a los mtodos de ordenamiento que se indican: En el contrato de trabajo celebrado al trabajador se conviene entre las partes de pagar sus remuneraciones por el sistema Cuenta Vista, para la operatividad de esta aplicacin debe considerarse lo siguiente: Los trabajadores contratados que tienen activa una Cuenta Vista deben entregar fotocopia de sta. Los trabajadores postulantes a contratacin y que no tienen Cuenta Vista, o Bancuenta Banco Estado deben obtenerla previamente su Bancuenta Banco Estado, antes de ser contratados. Los trabajadores que tienen una Cuenta Corriente Bancaria activa de cualquier Banco del pas, si as lo requieren se les depositarn sus remuneraciones en dicha cuenta, pedir comprobacin de N de Cuenta Corriente y Banco correspondiente. Transitoriamente en casos muy calificados y restrictivos podra pagrseles slo a ciertos trabajadores en forma transitoria su remuneracin en dinero efectivo. Los anticipos por prstamos a descuento en una sola vez o en cuotas mensuales no estn permitidos por la Gerencia de la Empresa, una emergencia o fuerza mayor que afecte o apremie a un trabajador, debe calificarla y resolverla directamente el Profesional encargado de obra en conjunto con el Supervisor zonal. Para pagar los finiquitos al personal aunque tengan habilitadas cualesquiera de las opciones antes indicadas, debe modificarse en el Sistema de Remuneraciones en las opciones de pago: Vale Vista BCI Ello significa que todo pago de finiquito a los trabajadores se har exclusivamente con Vale Vista BCI se genera y enva a las obras des la Oficina Central en conjunto con las remesas quincenales. 2.6 Trminos de Contratos
La terminacin de los Contratos de Trabajo del Personal en las obras se sujetar a las disposiciones contempladas en la Legislacin Laboral y a las formalidades dispuestas por la Empresa, que se indican a continuacin: 2.6.2 Comunicaciones Legales Los trminos de contrato por; Vencimiento del Plazo convenido, Conclusin del trabajo que dio origen el Contrato, Necesidades de funcionamiento de la Empresa fundamentadas, y as tambin los trminos de contratos por causales imputables al trabajador sealadas en el Art. 160 del Cdigo del Trabajo; todas ellas deben ceirse al aviso escrito y oportuno al trabajador, teniendo presente que si el trabajador se negare a firmar la comunicacin de trmino de contrato debe envirsele a ste a la brevedad por correo certificado al domicilio que indica el Contrato de Trabajo. Las comunicaciones de terminacin de contrato al trabajador estn reguladas en el Art. 162 del Cdigo del Trabajo, debe informarse al trabajador conjuntamente con la carta de trmino de sus servicios, la
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certificacin sobre el Estado de las imposiciones previsionales por el perodo de un ao a lo menos, o menor porcin de tiempo si la relacin laboral con la Empresa es inferior. Se imprimen dos copias de la certificacin por las imposiciones pagadas desde el portal Previred, una para acompaar a la comunicacin al trabajador, y la segunda para ser presentada al Ministro de fe que ratificar el finiquito. Los plazos para entregar la comunicacin al trabajador y los avisos a la Inspeccin del Trabajo tienen como lmite de presentacin dentro de los tres das hbiles siguientes a la separacin del trabajador. A la Inspeccin del Trabajo se avisa regularmente a la brevedad por Internet la comunicacin de trmino de contrato individualmente, imprimiendo una copia de dicha comunicacin que se archiva en la carpeta individual correspondiente. Si no existiere conectividad oportuna para comunicar estos avisos por Internet, se enviar por carta estos avisos a la Inspeccin del Trabajo de la localidad de la obra, se adjuntan formatos; AVISO DE TERMINACION DE CONTRATO DE TRABAJO (W), (al trabajador) y el de COMUNICACIN DE TERMINO A LA INSPECCION DEL TRABAJO (W). (de utilizacin eventual 2.6.3 Fundamento de los despidos Las causales que se invoquen por terminacin de faenas, tramos o etapas, como as tambin las de los vencimientos de los plazos convenidos son obvias, y la programacin de dichos trminos de contratos los decide e instruye el Profesional encargado de obra. Los Jefes de Obra u otros mandos medios asignados en la obra no tienen facultades para despedir trabajadores, a lo ms pueden indicarle al trabajador que se ponga a disposicin de la administracin, quin evaluar, consultar y resolver con el Profesional encargado el procedimiento para finalizar un Contrato de Trabajo. Las causales de trmino que le sean imputables al trabajador deben aplicarse con fundamentos objetivos e inexcusables. Es necesario en ciertas oportunidades investigar rpida y cuidadosamente los hechos que originan el despido, dado que, consideraciones ambiguas o arbitrarias que se invoquen para respaldar una causal, pueden significar reclamos del trabajador, prdidas de tiempo de la administracin de la obra y de administracin central, y el pago de posibles acuerdos econmicos en avenimientos por los que no hubiere correspondido su pago. Ante dudas a situaciones no habituales en los Trminos de Contrato, por aplicacin de causales o situaciones no habituales contactarse de inmediato por telfono o correo electrnico con el Supervisor de Administracin para recibir la asesora correspondiente.
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2.6.4 Proceso de los finiquitos Para procesar los finiquitos la administracin debe contar con los antecedentes necesarios; el tiempo trabajado, bonos o tratos y horas extraordinarias que comprendan hasta el ltimo da de trabajo, y cualquier otro haber pendiente que corresponda liquidar, as tambin debe cautelar el efectuar todos los descuentos obligados sean estos por retenciones legales o cualquier tipo de anticipos, como as mismo el descontar los cargos pendientes en bodega que no fueron devueltos por el trabajador. La ejecucin y obtencin de los finiquitos y el clculo de feriado proporcional estn comprendidos en el Sistema de Remuneraciones y su aplicacin en la Versin remuneraciones Payroll correspondiente. 2.6.5 Ratificacin de los finiquitos Los pagos y ratificacin de finiquitos del personal deben hacerse preferentemente en la Inspeccin del Trabajo, en Notaras, o tambin con un Oficial de Registro Civil de la localidad que corresponda a la obra. Cuando el nmero de personal a finiquitar sea masivo es conveniente solicitar previamente uno de los Ministros de fe antes mencionados en visita a la faena para las ratificaciones correspondientes, y que normalmente, estos representantes facultados, acceden a estas solicitudes de las obras. Las infracciones que detecten los Inspectores o Fiscalizadores de la Direccin del Trabajo por irregularidades en el cumplimiento de los procedimientos de terminacin de contrato de trabajos antes indicados, son sancionadas cada vez, con multas que sern de responsabilidad del administrativo encargado en la obra. 2.7 Disposiciones Laborales/Legales adicionales
En este procedimiento se instruyen algunas disposiciones laborales legales que sern recurrentes para las administraciones de las obras, que deben conocerse para su aplicacin habitual. 2.7.2 Los Descuentos Legales pertinentes. Los descuentos legales de las remuneraciones deben, distinguirse, aplicarse y precaver su proceder, como se indica a continuacin: Los indicados expresamente en la legislacin laboral : Por ausencias, inasistencias y tiempo de retrasos en el trabajo, por los tres primeros das de enfermedad del trabajador, por los Suples o Anticipos de Sueldo, por Leyes Sociales e Impuesto nico de Segunda Categora, por obligaciones con Instituciones de Previsin; ahorros previsionales, pactados de Salud con las Isapres, por prstamos de la Caja de Compensacin, por prstamos del Fonasa, y los que dicte una Orden Judicial.
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Descuento de una Orden de Retencin Judicial Con especial precaucin deben atender las administraciones de obras una Orden de Retencin Judicial que recepcionen ya sea directamente al domicilio de la obra, o a travs del envo desde la Oficina Central. El descuento se efecta por el monto exacto mensual que dicta la Orden, se avisa al Departamento Personal central, en un correo electrnico especfico de su descuento en planilla en el mes, Ser este Departamento quien enviar a pagar directamente esta retencin a los Juzgados correspondientes, o enviar el cheque correspondiente a la obra al nombre de la persona que indica la Orden de Retencin, para que lo entregue el administrativo por carta al Juzgado de la localidad correspondiente quin deber recepcionar el acuse de recibo de dicha entrega. Los descuentos especiales con tope de 15% de la remuneracin bruta del mes : Prstamos mdicos otorgados por las Isapres o Servicios Mdicos, Cuotas de Ahorro Habitacional o Leasing, por Plizas de Seguro individuales, por deudas contradas con el Comercio; todo ello con respaldo escrito de cobranza de la Institucin acreedora, y por erogaciones voluntarias solicitadas por iniciativa de los trabajadores. Los descuentos improcedentes : Los siguientes beneficios que pudieren otorgarse a los trabajadores; casa habitacin, campamentos, consumo de alimentos o casinos, calzado o implementos de seguridad, entrega de medicinas o atencin mdica, y multas no autorizadas en el Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad. Todo lo indicado no deben descontarse de las Remuneraciones. 2.7.3 Del Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad Segn las disposiciones legales vigentes es obligatorio entregar un ejemplar del Reglamento Interno a cada trabajador contratado para la faena. Esta responsabilidad le corresponde directamente a la administracin, no obstante en la prctica en las obras es el Prevencionista quien entrega a los trabajadores al ingreso a su trabajo este Reglamento, conjuntamente con la Charla de Induccin, Debe procederse de acuerdo a las siguientes indicaciones: - Se deben timbrar (timbre Empresa y obra) los Reglamentos Internos en la Primera (desprendible), y Segunda hoja de cada ejemplar. - Para la entrega misma, se deben indicar individualmente en dichas hojas los nombres y apellidos completos del trabajador, la fecha de entrega y el lugar (de la obra). - Deben firmarse estas hojas (p. Empresa) por el Administrativo o Prevencionista a cargo. .- Debe hacerse firmar al trabajador la hoja original desprendible, y este recibo pasa a integrar la documentacin de la carpeta individual del trabajador. Eventualmente la comprobacin de la entrega del Reglamento Interno puede ser fiscalizada por Inspectores del Trabajo o Inspectores del Seremi de Salud.
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2.7.4 El otorgamiento de feriados y das a cuenta de feriado: La Legislacin Laboral permite otorgar a los trabajadores das a cuenta de la futura anualidad por cumplir, siempre que el descanso de este adelanto de das, signifique al trabajador un descanso continuo de a lo menos diez das hbiles, y este tiempo otorgado a cuenta de feriado, debe descontarse del feriado legal correspondiente, o del feriado proporcional, si al trmino del contrato de trabajo, no hubiere completado el trabajador el ao de cumplimiento de servicios, o de relacin laboral vigente. El procedimiento para regular el Control legal de las vacaciones es el siguiente: El personal de mandos medios, administrativos, u otros cargos contratados por Oficina Central, y que cumplen sus funciones en las obras, en primer lugar debe autorizarles El Profesional encargado de obra conjuntamente con el Supervisor zonal, la utilizacin de los das destinados a feriado, en segundo lugar deben avisar en antelacin a la utilizacin del feriado los das que comprender este descanso, por correo al Departamento de Personal Central quien les generar el correspondiente comprobante de vacaciones, les enviar el comprobante correspondiente por correo, para su devolucin firmada a Oficina Central. En el caso de feriados que se otorguen para personal administrativo sean contratados por oficina central o por la obra, deben avisar por correo al Supervisor de Administracin, al Departamento Personal Central y al Departamento Contabilidad indicando la persona que quedar en su reemplazo en su ausencia y as tambin la oficina central estar informada por si corresponde asignar un nuevo nombre de reemplazo en los valores que se giran para las remesas a las obras. Para el caso de personal de mandos medios, administrativos, y otros cargos contratados por las Obras, y que tomen feriados parciales o totales el procedimiento para regular el Control legal de las vacaciones es el siguiente: Se solicita con antelacin autorizacin previa al Profesional encargado de obras y/o Supervisor de zonal de obras correspondiente, quien les autoriza el tiempo destinado a feriado, y se destina a una persona que estar en su reemplazo en su perodo de vacaciones. Se genera en el Sistema de Remuneraciones Payroll el Comprobante de Feriado correspondiente (ver procedimiento payroll), y que con las firmas del Director de Obras e interesado, se deja este comprobante en la carpeta del trabajador. Al generarse el finiquito al trmino de la relacin laboral por obra, el Sistema de Remuneraciones descontar automticamente lo das de feriado dados a cuenta, pagando en proporcin el saldo restante que le corresponde al trabajador. Las autorizaciones de Feriado, para el caso de los Prevencionistas de Riesgos en obras deben resolverse entre el Profesional encargado de obra y Supervisor zonal, con el Jefe de Prevencin de Riesgos Central.
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2.7.5 Derecho a permiso pagado por Nacimiento de Hijo Los trabajadores tienen derecho a un permiso pagado de cinco das, independiente de que exista o no, filiacin de matrimonio con la madre del menor. Estos das son hbiles para efectos del cmputo de stos, podr otorgarse este permiso en forma continua o discontinua, pero dentro del primer mes, a contar de la fecha de nacimiento del hijo (a). Para tener derecho a este permiso slo es necesario que el trabajador tenga relacin laboral vigente con la Empresa, sin importar permanencia en la misma. Es un derecho laboral irrenunciable, por tanto no puede compensarse en dinero. Utilizar formato: COMP. PERMISO PAGADO POR NACIMIENTO DE HIJO.(W) 2.7.6 Derecho a permiso pagado por Defuncin de familiar consanguneo
El artculo 66 del Cdigo del Trabajo fue modificado por la ley 20.137 de Diciembre de 2006, dispone lo siguiente: En el caso de muerte de un hijo as como en el de muerte del cnyuge, todo trabajador tendr derecho a siete das corridos de permiso pagado, adicional al feriado anual. Igual permiso se aplicar por tres das hbiles en el caso de muerte de un hijo en perodo de gestacin, as como en el de muerte del padre o madre del trabajador. Estos permisos debern hacerse efectivos a partir del da del respectivo fallecimiento. No obstante, tratndose de una defuncin fetal, el permiso se har efectivo desde el momento de acreditarse la muerte, con el respectivo certificado de defuncin fetal. Los trabajadores afectados por este beneficio gozarn de fuero laboral por un mes a contar del respectivo fallecimiento. Sin embargo, tratndose de trabajadores con Contrato a Plazo fijo o por faena Determinada el fuero los ampara hasta el trmino de los respectivos Contratos de Trabajos si estos fueren inferiores a un mes. Para tener derecho a este permiso slo es necesario que el trabajador tenga relacin laboral vigente con la Empresa, sin importar permanencia en la misma. Es un derecho laboral irrenunciable, por tanto no puede compensarse en dinero. Utilizar formato: COMP. PERMISO PAGADO POR DEFUNCION (W) Si el suceso de Nacimiento o Defuncin se produce previo a la terminacin del Contrato a Plazo fijo o por Obra Determinada y Transitoria y los das de permiso regulados ya en sus plazos sobrepasan el trmino del Contrato de Trabajo, su otorgamiento ser slo por los das faltantes a sus vencimientos. 2.7.7 Las Amonestaciones escritas: Es dable que un trabajador incurra reiteradamente en ciertas conductas que, sin infringir abiertamente la legislacin laboral, provoca situaciones contrarias a la disciplina laboral de la faena, tales como ausencias espordicas, atrasos a su trabajo, bajo rendimiento o descuido en sus obligaciones, ante la ocurrencia de estas situaciones, es lcito amonestarlo por escrito hacindole presente su proceder, y enviando copia de dicha amonestacin a la Inspeccin del Trabajo local. De persistir el trabajador despus de ser amonestado, en su comportamiento, dicho comprobante servir como prueba de negligencia para poner trmino al Contrato de Trabajo, por el incumplimiento de las obligaciones del mismo.
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Ante este requerimiento, el Supervisor de Administracin les asesorar o enviar modelos de amonestacin de acuerdo a la necesidad puntual que se solicita. 2.7.8 El otorgamiento de Certificados al personal: Los Certificados de renta y/o permanencia que soliciten los trabajadores, sean estos para fines especficos o indeterminados, deben ajustarse estrictamente a la realidad que originan sus estipulaciones, y deben entregarse slo al interesado, u a otra persona slo con la autorizacin expresa del solicitante, debe firmarlos por la Empresa Profesional encargado de la obra. 2.7.9 Las citaciones a comparendos: La Direccin del Trabajo, de acuerdo a sus propias facultades, cita a los empleadores a travs de su Representante Legal para responder por reclamos interpuestos por sus trabajadores o ex trabajadores, normalmente estos reclamos se generan cuando no existi acuerdo por el monto del pago del finiquito, y/o por la causal de trmino de contrato que invoc el Empleador al finiquitarles En estos comparendos, las atribuciones con que cuentan los Inspectores del Trabajo son de carcter conciliador y no resolutivas, y despus de escuchar las argumentaciones y examinar pruebas escritas o escuchar versiones orales de las partes, debe el Inspector llamar a un avenimiento de conciliacin. Ante una citacin a comparendo, el Administrativo de la obra, proceder como se indica: Comunicar al Profesional encargado de la obra la recepcin de este documento. Enviar la Notificacin del reclamo escaneada por correo electrnico al Contralor de la Empresa con copia al Supervisor de Administracin. Se le enviar desde la oficina central la citacin devuelta, con la autorizacin y firma del Representante Legal de la Empresa, para responder al reclamo y darle solucin. . Reunir la documentacin consignada en la citacin, para ser exhibida en el comparendo, en el da y hora en l fijado. Si por motivos de fuerza mayor ineludibles no fuere posible asistir al comparendo en el plazo sealado, debe justificarse previamente y por escrito a la Inspeccin del Trabajo, los motivos de la no comparecencia al mismo, solicitando en la misma carta una fecha de prrroga para una nueva citacin. Es de suma importancia la oportuna concurrencia o justificacin antes sealada, dado que el desistimiento u olvido de estas citaciones, pueden significar la aplicacin de multas administrativas, y quedar sta registrada en el Boletn de infracciones laborales pendientes, lo que es de suma gravedad para la Empresa. Y la responsabilidad ser en este caso del Profesional encargado y del administrativo designado en la obra. 2.7.10 Las Fiscalizaciones de la Direccin del Trabajo:
Las Inspecciones del Trabajo cuentan con atribuciones para fiscalizar a los Empleadores el cumplimiento de la Legislacin Laboral y Previsional, y tambin la normativa por el cumplimiento de la Prevencin de Riesgos, Higiene y Salubridad, tanto del personal contratado por la Empresa como del personal de trabajadores de las Empresas Subcontratistas.
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Estas revisiones las ejecutan funcionarios fiscalizadores, quienes pueden solicitar la documentacin administrativa pertinente, y debe responderse adecuadamente a las consultas que estos formulen. Tambin pueden aplicar multas inmediatas, y/o requerir la presentacin de alguna documentacin a sus oficinas, dejando instrucciones para corregir y constatar la solucin de alguna observacin por ellos indicada. Es importante precaver que ante la ausencia parcial del administrativo encargado, por cualquier motivo, debe considerarse a otra persona que pudiere ser el Prevencionista de Riesgos o el mismo Profesional encargado, para atender adecuadamente a los funcionarios de la Inspeccin del Trabajo. 2.7.11 Los Pagos de Multas y apelaciones:
Las posibles multas que puedan aplicar los Inspectores del Trabajo a la administracin de la faena, deben pagarse dentro de los plazos exigidos. Con posterioridad se resolver con Contralora de la Empresa, si existen fundamentos o mritos para apelar de aquellas, y su procedimiento. La omisin de estos pagos es de suma gravedad, pues la Empresa quedara reflejada con deuda Fiscal en el Boletn de Infractores de La Direccin del Trabajo. 2.8 Procedimientos Previsionales
2.8.1 Afiliaciones Previsionales y de Salud; La eleccin de los trabajadores de su sistema previsional y/o de Salud es de su propia responsabilidad, El Administrativo tiene la obligacin como se indic en los requisitos de contratacin, de la exigencia de presentacin y entrega por parte del trabajador de documentacin previsional correspondiente. Ser responsabilidad del trabajador el modificar si as lo estima de su afiliacin previsional, y la contratacin y/ o modificaciones de Planes de Salud, suscritos directamente por los interesados con las Isapres. Las notificaciones de estas modificaciones de afiliacin las hacen llegar a las obras el Departamento de personal de la Oficina Central, registrando la administracin de obra el cambio para el mes correspondiente, e integrando el documento a la carpeta individual del trabajador. Trabajadores Pensionados; Los trabajadores pensionados en el Rgimen Antiguo, pueden continuar trabajando, pero su descuento previsional en las remuneraciones es el mismo que aportaban cuando eran trabajadores activos. Ello les permite el reclculo futuro de su pensin en el INP. Los trabajadores pensionados en el Sistema de AFP, tienen dos opciones; o continan aportando al fondo de pensiones, que les permite incrementar futuramente su pensin, o no aportan a este fondo, y
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para este caso slo se les descuenta el aporte de Salud. Para esto ltimo, debe hacrsele firmar al trabajador el formato: SOLICITUD DE EXCENCION DE COTIZACIONES (W), que permite al Empleador resguardo por el descuento solicitado por el trabajador. 2.8.2 Los movimientos de personal (en el sistema de remuneraciones), y/o avisos por Previred Los movimientos de personal se reflejan en el Sistema de Remuneraciones, y es obligatoria su adecuada aplicacin para que se refleje el correcto estado previsional en las Cotizaciones Previsionales que se pagan mensualmente, por lo que se instruye en especial en este procedimiento de su correcta aplicacin. En Payroll en la ficha del trabajador y la pestaa LLSS se indica: tipo de contrato: - Por obra o faena = se accesa cuando se contrata al trabajador por faena determinada y transitoria. - Plazo fijo = se accesa cuando se contrata el trabajador a plazo. - Plazo indefinido = se accesa cuando se contrata el trabajador indefinido. - Cambio a indefinido = se accesa cuando se contrat originalmente a plazo y al siguiente mes se Cambia a contrato indefinido En la fecha de inicio: se digita la fecha de ingreso del trabajador En la fecha de trmino: se digita la fecha de termino cuando terminar el contrato a plazo fijo Se digita la nueva fecha de trmino al renovar el contrato a plazo fijo Se digita 01.01.3000 para los contratos por obra, inesefinidos y de cambio A los que tienen fecha de trmino 01.01.3000, se digita su real fecha de Trmino al concluir realmente su contrato de trabajo. Si se va a finiquitar un trabajador a fin de mes y no se alcanz a procesar su finiquito, igualmente antes de cerrar el proceso del mes, digitar la fecha de trmino. Uno o ms trabajadores que, con posterioridad al cierre de la remesa deja de prestar servicios a la obra entre el cierre de las remuneraciones y el fin de mes, igual y obligadamente deben sealarse su fecha de trmino a fin de mes y el procedimiento es lo que se indica: Alternativa A: Se avisa por correo electrnico al Departamento Personal de la oficina Central hbil del mes, identificando el o los trabajadores que dejaron de prestar Si no seservicios. avis a personal of central, y el trabajador no aparece a su trabajo en el nuevo mes se opta por : Alternativa B: En el nuevo mes ya en proceso existe la certeza que el trabajador no concurrir ms a la obra (no est con licencia) se informa la fecha de trmino a travs del portal de Previred con los siguientes pasos: * Registro Movimiento Personal
* Manual * Datos del Trabajador (los que se solicitan) * Seleccione una causa * Retiro (cese de funciones)
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Ser de responsabilidad directa del Administrativo de la obra el sealar correcta y oportunamente los movimientos de personal en la forma instruida, dado que su inobservancia representara multas previsionales para la obra y Empresa. 2.8.3 La Asignacin Familiar
Los pagos de cargas familiares estn condicionados por la Legislacin Previsional a su autorizacin pertinente, en el caso de la Empresa, por la Caja de Compensacin de Los Andes, La administracin debe consultar a los trabajadores que ingresan a la obra de la Empresa, si estuvo con su empleador anterior afiliacin a la Caja Los Andes y si le autorizaron all sus cargas, si es as, se facilita el trmite pues se enva a la Caja el formulario de Nomina de Movimiento de Personal, y de este modo se consiguen con prontitud las autorizaciones respectivas. Caso contrario debe solicitarse la documentacin civil pertinente y as confeccionar la Solicitud de Asignacin Familiar. Los formularios movimientos de personal y las solicitudes de asignacin familiar con sus antecedentes de respaldo, se enviarn al Departamento de Personal Central para la firma del Empleador en estos formularios, y ya firmados los devolver a la obra para su presentacin a la Caja de Compensacin que corresponde a la localidad de la obra. La obra podr retirar las autorizaciones de cargas de la Caja de Compensacin local para tenerlas de respaldo en la carpeta individual, pero su ingreso al sistema payroll y su pago correspondiente se podr efectuar slo y exclusivamente con el listado Valorizacin de cargas que enviar el Departamento Personal de la oficina central mes a mes a las obras. La normativa vigente, condiciona estos pagos a tramos de rentas, que se modifican una vez en el ao en el mes de Julio. El Dpto. Personal informa a las faenas en su oportunidad las variaciones y condiciones que rigen para el nuevo perodo, adems del respaldo legal especfico que edita esta Institucin en cada ao. Al trabajador que no present sus antecedentes oportunamente y ya fue finiquitado en la obra, debe instrursele que presente su documentacin directamente a las oficinas de la Caja de Compensacin Los Andes acompaando su finiquito laboral, donde le pagarn directamente las cargas familiares no compensadas por intermedio de su Empleador. 2.8.4 Los Crditos Sociales; La tramitacin de Prstamos de la Caja de Compensacin a los trabajadores estar condicionada a las siguientes instrucciones: * La Empresa, en ningn caso es aval por un Crdito Social que se solicite. * Antes de encauzarlos, la administracin debe comprobar la capacidad de pago del trabajador solicitante, considerando adems la estabilidad proyectada que tiene el interesado en sus funciones para la obra.
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* No obstante lo indicado, El Profesional encargado de obra conjuntamente con el Supervisor zonal autorizarn en definitiva la tramitacin del Crdito Social, y que debe ser restrictiva por las implicancias que generan sus descuentos, en especial al trmino de los Contratos de Trabajo. Los descuentos de los Crditos Sociales y Full Ahorro de la Caja de Compensacin Los Andes Mensualmente el Departamento Personal de la oficina central enva a las obras nminas de descuento por las deducciones que corresponden a los trabajadores de obras.Los administrativos procedern a los descuentos mensuales indicados por los montos instruidos, utilizando en el Sistema Payroll los tems de deducciones PRECAJ para el descuento del crdito social y AHOCAJ para el descuento del full ahorro. 2.8.5 Las Licencias Mdicas La licencia mdica es el derecho que tiene el trabajador de ausentarse de su jornada de trabajo durante un determinado lapso de tiempo, en cumplimiento a una prescripcin certificada por un mdico profesional, durante cuya vigencia podr gozar de subsidio de incapacidad laboral. Los trabajadores deben presentar al Empleador la respectiva licencia mdica con la certificacin y firma del mdico tratante, ms la firma del interesado, dentro del plazo de dos das hbiles contados desde el inicio del reposo. El Empleador dispone para completar sus datos y presentarla a tramitacin en la respectiva Institucin de Salud de un plazo mximo de tres das hbiles contados desde la fecha en que ste, recepcion la licencia. La regulacin de los pagos de subsidios de enfermedad indica que, por las licencias de enfermedad inferiores a diez das, la Institucin de Salud respectiva pagar a contar del cuarto. Las licencias de once das o ms, estas Instituciones las pagan completas. La presentacin de la licencia, por parte del trabajador, fuera de plazo, esto es, despus de transcurridos dos das hbiles desde la fecha de su inicio, habilita al Empleador para rechazarla. Sin embargo, el Empleador podr admitirla a tramitacin siempre que el trabajador acredite que no pudo presentarla por fuerza mayor. En todo caso, el atraso no podr excederse ms all del perodo de vigencia de la respectiva licencia; por ejemplo, si un trabajador tuvo licencia de seis das de reposo y presenta la documentacin a su Empleador tres das despus del trmino del reposo, no podr el Empleador aceptarla para su tramitacin. Si las licencias mdicas por parte de un trabajador son reiterativas y al Empleador le merecen duda estas reincidencias, indicamos que existen los mecanismos legales que facultan a la Empresa para la investigacin de las mismas, cuyo procedimiento deben consultarlo al Dpto. Personal o Contralora de la Oficina Central.
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2.8.6 Del trmino de las licencias medicas por expiracin del Contrato de Trabajo. A los trabajadores con contrato de trabajo indefinido la legislacin impide ponerles trmino al contrato de trabajo mientras estn con reposo otorgado por un mdico tratante y en tramitacin o pago regular de la licencia mdica por la entidad de salud a que se encuentre afiliado el trabajador, de acuerdo a lo indicado en el Art. 161 del Cdigo del Trabajo. A los trabajadores que tengan Contrato a Plazo Fijo o por Obra Determinada y Transitoria, que se encuentran en la condicin de licencia mdica, no estando ella concluida a la terminacin de sus respectivos Contratos de Trabajo, la legislacin permite al Empleador para estos casos, poner trmino al Contrato de Trabajo en los plazos prefijados dado el efecto de conclusin previamente conocido por las partes y convenido en el contrato de trabajo original. La Institucin de Salud donde est afiliado el Trabajador continuar con las prestaciones de salud regulares, y los pagos de los subsidios de incapacidad laboral al dependiente, desde el da siguiente al finiquito laboral y hasta que obtenga el ex trabajador su alta mdica en definitiva. 2.9 Otros procedimientos especiales
Excepcionalmente en las obras pudieren necesitar la Contratacin de un Servicio a Honorarios de un Prestador de Servicios externo a la Empresa, en este exclusivo caso el Profesional encargado de obra y/o administrativo plantearn dicha necesidad por correo electrnico al Supervisor de Administracin de la Empresa, quin conocer previamente el origen del servicio a contratar, y si es pertinente la contratacin de este servicio entregar en especial a la obra y caso puntual el procedimiento para documentar y pagar dicho posible servicio. Existe formato que se acompaar a las remesas para solicitar el servicio de honorario, que se solicitar en la oportunidad que requiera la obra, al Supervisor de Administracin.
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Normativa documental e Instrucciones de Oficina Central
3.1 Plan de Seguro Pacal La Empresa ha contratado, estando ya vigente, una Pliza de Seguros extensa que cubre Todo Riesgo Construccin, Responsabilidad Civil, y Accidentes Personales, tanto para trabajadores contratados por la Empresa, como para los trabajadores dependientes de los subcontratistas que participan en una obra. El Director de obras. Prevencionista de Riesgos y su administracin, dada la pliza en vigencia, debern extremar los procedimientos de control, directos y documentales ya establecidos, tanto para el personal de la Empresa como para los trabajadores de los subcontratistas. Ante un accidente grave u hecho fortuito acaecido en una obra, se deber respaldar el denuncio del siniestro con todos los antecedentes y documentos que condicionar la Compaa de Seguros. La falta de rigurosidad de una obra en los cumplimientos ya sealados, expone a la Empresa a la invalidacin de un eventual siniestro por parte de la Aseguradora, posible de ocurrir. 3.2 Calendario de remesas La Gerencia de Administracin de la Empresa programa a principios de cada ao, el calendario de remesas que considera todas las fechas por las que deben regirse todas las obras para su presentacin y/o recepcin en la Oficina Central, y tambin las fechas de pago de estas mismas donde estarn los fondos disponibles para los pagos pertinentes. Los Seores Profesionales Encargados de obra y Supervisores zonales deben precaver el tiempo necesario para la revisin y V B de estas remesas a presentar, e instruirn a los Administrativos de obra para la confeccin y disposicin oportuna de la documentacin que compete presentar como parte integrante de estas mismas. Las fechas previamente establecidas de recepcin de las remesas son lmite, y en ningn caso puede postergarse su presentacin a la Oficina Central, si as fuere ocasionara perjuicios directos a la obra por los retrasos que se originaran en sus compromisos de pago. Se acompaa: CALENDARIO DE REMESAS 2013 (Ex), en vigencia para el presente ao. 3.3 Arriendos habitacionales en obra. En algunas obras es necesario y usual celebrar Contratos de Arrendamiento, previamente autorizados por la Gerencia de Construccin, para la habitacin de: Profesionales, algunos cargos de mandos medios, u otros trabajadores especializados que grupalmente utilizarn viviendas aledaas a la ubicacin de la obra. En representacin de la Empresa, celebrar este tipo de Contratos de Arriendo el Director de obra encargado, previendo el tiempo necesario a la utilizacin de estas viviendas por quienes estn destinados a su uso.
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El monto exacto del canon de arrendamiento establecido, se solicitar en las Solicitudes de Remesas correspondientes, acompaando en la primera solicitud de fondos para pago de arriendo, una copia original del contrato mismo ratificado en Notaria. Tributariamente, no es procedente en ningn caso celebrar un contrato de arrendamiento por un monto, y solicitar en remesa un valor inferior, cobrndoles directamente a los trabajadores el residual para completar el monto establecido en el Contrato. A la solicitud en remesa del penltimo valor de canon de arrendamiento, el Director de Obra y administrativo deben avisar por escrito, si el mes de garanta pagado en origen al arrendador se consumir como ltimo mes de arrendamiento, o se proceder a la devolucin al arrendador dicha garanta, imputndole este ltimo al arrendatario, los deterioros o consumos que puedan estar pendientes a la finalizacin del arrendamiento. Se acompaa formato: CONTRATO DE ARRENDAMIENTO PACAL S.A. (W), para su utilizacin. 3.4 Fondos fijos; Cajas chicas Estos fondos son asignados al Profesional encargado de obra y destinados a financiar gastos menores necesarios a la obra, en general se rendirn como parte integrante de las solicitudes de remesas quincenales que presentar la obra. El procedimiento completo de sus ejecuciones, reintegros, operatividad de las cajas chicas, entrega de estos fondos a los usuarios autorizados es de atribucin para su entrega en Contralora de la Empresa, se acompaa formato: RENDICION DE GASTOS DE CAJA CHICA (Ex), para su utilizacin correspondiente. 3.5 Generacin de facturas de Compra a Subcontratistas emitidas
Los Estados de pago a los Subcontratistas generan su facturacin con Facturas de Compra por la Empresa en su calidad de agente retenedor.
Est directamente asociado al Sistema de Subcontratos SIP, su procedimiento (archivo separado), la coherencia de este Sistema con Dpto. Contabilidad of. Central y las obras, se indica en lo principal. Los Estados de Pago que se envan de obras a of. Central con las remesas quincenales, acompaaran las aprobaciones escritas del Director de la obra, del Administrativo, y del Subcontratista. El Dpto. Contabilidad procesa los tipos de Facturas que se adjuntan en las remesas, y la emisin correspondiente a facturas de compra se genera en oficina central, y remite a las obras los ejemplares que se indican a continuacin, conjuntamente con la remesa y cheques correspondientes. La distribucin de las copias de las facturas de compra que se emiten en of. Central es la siguiente: Original y Control Tributario = quedan en poder de oficina central. Duplicado SII = para entregar al subcontratista, conjuntamente al cheque de su pago. Cobro ejecutivo cedible = para que firme el subcontratista dando conformidad a la recepcin de su pago (se devuelve con la rendicin de la remesa a oficina central) siempre y cuando haya recibido el cheque correspondiente.
Constructora Pacal S.A. Copia obra = tambin la firma
Rev. 03 Enero 2013 el subcontratista para control de la obra.
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La distribucin de las facturas de retenedores de IVA en papel, y que deben ser recepcionadas por la obra, es la siguiente; Original y Control Tributario = se envan a of. Central conjuntamente con el Estado de pago y remesa. Cobro ejecutivo cedible = para que firme el subcontratista dando conformidad a la recepcin de su pago, este ejemplar se devuelve a oficina central. Existen algunos Subcontratistas que pueden Generar sus propias Facturas Electrnicas, y/o papel Siempre y cuando sean: a) Agente Retenedor, debe encontrarse en la nmina autorizada por el SII. y/o b) Ser emisor de DTE, (Documento tributario electrnico) y en ese caso slo puede enviar factura electrnica y no en papel. Ambas opciones tanto de Agente Retenedor como emisin de Factura electrnica , son verificables en la Pgina de Internet del SII, , y la factura electrnica se le recepciona y acepta digitalmente ,que debe enviar a la obra. La distribucin de las facturas de retenedores de IVA electrnicas, y que deben ser recepcionadas por la obra, es la siguiente; Dos ejemplares en Original = se envan a of. Central conjuntamente con el Estado de pago y remesa. Se reitera a los administrativos que deben en este caso enviarse dos ejemplares Una copia adicional = para que firme el subcontratista dando conformidad a la recepcin de su pago, este ejemplar queda para el control de la obra. 3.6 Solicitud de remesas Las remesas quincenales de las obras comprendern toda documentacin contable con sus respaldos correspondientes., las remesas tiene la siguiente distribucin en su presentacin: Al Departamento Contabilidad se debe entregar el total de los documentos mencionados en la cartula de la remesa, y estos sern los responsables de distribuir internamente todos los documentos adjuntos, se deben acompaar toda la documentacin que comprende la remesa, separados por: 1. Anticipos de sueldos o remuneraciones Dentro de la documentacin laboral que se presenta, excepcionalmente podra necesitarse solicitar los anticipos de sueldo en formato Excel, (por no estar habilitado en la oportunidad del proceso de las remesas el Sistema de Remuneraciones), para ese exclusivo caso debern presentarse en la remesa el formato: ANTICIPO DE SUELDO EN EXCEL (Ex), que considera las variables para su ejecucin. 2. Cartula con documentos originales que comprendan facturas. 3. Triplicado SII con documentos con V B, controles tributarios (consulta de documentos autorizados) 4. Subcontratos; los estados de pago deben contener el 100% de las firmas que corresponden a: El subcontratista, el administrativo a cargo, el Director de la obra, y el Supervisor Zonal, tener adems la precaucin en determinacin si se realizara retencin de IVA, acompaando la situacin tributaria del
Constructora subcontratista.Pacal S.A.
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Se debe acompaar la declaracin de revisin de documentacin a subcontratistas, con las firmas mismas firmas de autorizacin sealadas anteriormente. En caso de las guas de despacho se deben remitir al anexo adjunto. En el caso que l subcontratista sea agente retenedor, y/o facturador electrnico deben enviar la factura junto con el estado de pago respectivo, Al momento de entregar los cheques a los subcontratistas estos deben retirarlos conjuntamente con la copia de la factura de compra. En el caso que los cheques no sean retirados hasta el da de 12 (da del vencimiento tributario) deben devolverse conjuntamente, tanto la factura emitida como el cheque para proceder a su anulacin y remisin. 5. Rendicin de caja chica: deben comprender las facturas originales, triplicados y cuarta copia, cumplir con todo lo ya indicado en el procedimiento de caja chica y que es: a) Facturas: Todas las facturas que se enven debe venir adjunto la situacin tributaria del contribuyente y adems debe tener obligadamente los siguientes datos de emisin: NOMBRE : CONSTRUCTORA PACAL S.A. RUT: 84.439.900-6 DIRECCION: SAN PIO X 2460 OFICINA 404 COMUNA: PROVIDENCIA CIUDAD: SANTIAGO FECHA: En este punto debemos reiterar, que las facturas deben ser rendidas en el mes del gasto, debido a que dentro de nuestra estructura, el 19% de IVA se debe recuperar siempre, caso contrario este monto no recuperado ser descontado directamente a la persona responsable (administrativo o bodeguero) que no cumpli, con el envo oportuno de la documentacin. b) Otros documentos: Se deben ingresar todos los documentos no contenidos en el punto a) anterior, deben identificar su destino, centro de costo y el tipo de uso, ya sea materiales u otros. c) Para las rendiciones de arriendos y finiquitos de trabajadores NO se rinden mediante caja chica, estos deben incluirse en las remesas, slo para el caso de necesidades de urgencia impostergable por estos pagos, se deber mandar la informacin aparte y se girara un cheque a nombre del prestador del servicio o trabajador finiquitado. d) Cuando la rendicin es recepcionada, se enviara desde oficina central un correo a la obra informando de su recepcin. e) Toda compra por valor superior a $10.000.- deben ser rendida con facturas, por tanto, si alguna obra no cuenta copia de Rut legalizado de la Empresa debe solicitarse a oficina central.
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f) Si algunos de los documentos rendidos, no cumpliera con alguno de los puntos anteriores, su valor ser descontado de la caja chica para no entorpecer el pago de la misma, y cuando se regularice la situacin del documento objetado, se girara un cheque por este saldo pendiente, o se anexara a la rendicin no reembolsada. e) Se exige a las administraciones de las obras orden en l envi de la documentacin, que este sea por tipo y cronolgico. g) Las rendiciones de caja chica se depositaran los viernes en que se entregan las remesas. Todo documento mencionado en los puntos precedentes debe siempre contener los timbres de autorizacin, el cual se debe estampar en los originales y copias enviados. Se reitera a los administrativos que no se aceptarn documentos sin los timbres mencionados. Adems la documentacin general que comprende la remesa debe ser acompaada en la misma. Cumpliendo las formalidades de horario de entrega que son a las 10:,oo AM. Se suprime el envo desde las obras a oficina central de los siguientes documentos anexos; copias de guas de despacho de clientes, formas de entrega, boletas de servicios bsicos, Esta documentacin anexa debe ser remplazadas por listados en Excel con su monto individual y totalizacin, con el timbre de centro de costo y los V B autorizados, todo lo anterior para disminuir el peso de las remesas. Sin embargo esta documentacin anexa debe permanecer ordenadamente durante el transcurso de la obra, y ser parte del cierre administrativo de la misma. Se solicita especialmente a todas las obras, el da anterior a la recepcin de la remesa, enven la cartula de la remesa escaneada a Contabilidad (control de pagos) est con sus firmas completas o no, ello permite provisionar adecuadamente los recursos de fondos necesarios que deben disponerse para sus pagos. El formato: SOLICITUD DE REMESA N (Ex) considera todos los conceptos posibles de documentacin a incluirse en stas con su codificacin correspondiente, con columnas para montos parciales y montos totales, de no existir montos parciales se repiten las mismas cifras en ambas columnas. Se incorpora en este nuevo formato, recuadros de uso exclusivo de control de pagos de oficina central, se adjunta versin 02 del mismo, que considera recuadro 10, Servicios bsicos. Al pie del formato estn considerados los Vistos Buenos de las personas intervinientes en el proceso. Los administrativos deben presentar obligadamente, acompaando a toda factura que se presente en las remesas, anexo de consulta de timbraje de documentos, y adems para las facturas de compra que se efectan a los subcontratistas, anexo Consulta de situacin tributaria de terceros.
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Estos respaldos se obtienen ingresando a la pgina de Internet del SII, con la clave entregada por la Empresa al administrativo en el link SITUACION TRIBUTARIA, y las opciones ya indicadas. Para el caso de retenciones a los Subcontratistas por incumplimientos documentales, se detallar en la columna parcial los montos divididos de su generacin de cheque, el mayor en la primera fila y el menor en la segunda, del parcial. La recuperacin del segundo cheque retenido al subcontratista, se trata su procedimiento en el Capitulo Subcontratos. Dentro de la documentacin laboral que se presenta, excepcionalmente podra necesitarse solicitar los anticipos de sueldo en formato Excel, (por no estar habilitado en la oportunidad del proceso de las remesas el Sistema de Remuneraciones), para ese exclusivo caso debern presentarse en la remesa el formato: ANTICIPO DE SUELDO EN EXCEL (Ex), que considera las variables para su ejecucin. 3.7 Rendicin de las remesas Las remesas a pago deben rendirse a la Oficina Central dentro de plazos establecidos y los procedimientos para esta finalidad son los siguientes: De las remuneraciones: Deben rendirse al Departamento de personal de acuerdo a las pautas contenidas en el formato: RENDICION DE REMESAS DE REMUNERACIONES (Ex), acompaando la documentacin correspondiente y considerando las pautas indicadas en el formato mismo. Importante es sealar que el plazo lmite para rendir las remesas de remuneraciones es de diez das corridos contados desde la entrega de la remesa o su despacho desde la Oficina Central. De los vouchers que respaldaron otros gastos: Deben rendirse al Departamento Contabilidad con las firmas de quienes recibieron los pagos correspondientes. El Plazo para rendir los vouchers indicados, es de quince das corridos contados desde la entrega de la remesa, o su despacho desde la Oficina central. 3.8 Reintegros de valores no cobrados a Oficina Central En vale vista: contado desde la fecha de recepcin en la obra de vales vista, tienen un plazo lmite de devolucin de diez das hbiles (o lo mismo una quincena completa) para su reintegro a oficina central, el procedimiento es para este caso: Se les toma fotocopia a los vale vista. Se deposita su monto en la Cuenta 440. 22 182 del Banco BCI de Constructora Pacal, Una vez efectuado el depsito, debe ser avisado de inmediato por email a Capital Humano, quien ser responsable de la contabilizacin del depsito. La informacin que se enva por email, debe ir con copia a los Departamentos Contabilidad , Control de Pagos y Contador General, Posteriormente el original del depsito debe enviarse al Jefe de Capital Humano, y en obra dejarse fotocopia.
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Pagos eventuales con cheque: a trabajadores por remuneraciones y finiquitos.El plazo de devolucin a oficina central es el mismo que para los vale vista, lo distinto es que deben devolverse, o enviarse los cheques devueltos por Chile Express a Oficina Central al Jefe Dpto. Capital Humano, y avisar por email, al igual que el punto anterior. Para el caso que; un trabajador concurra a la obra con posterioridad a las devoluciones efectuadas a cobrar sus emolumentos pendientes, se le indica a este que debe esperar hasta la recepcin de la siguiente remesa en obra, y se solicitar nuevamente este valor dentro de la siguiente remesa, acompaando copia del correo donde se avis anteriormente de este reintegro a Capital Humano. CHEQUES NO COBRADOS POR PROVEEDORES, SERVICIOS U OTROS.1 La obra debe avisar con prontitud al proveedor del cheque a su disposicin. 2 An as, cuando haya transcurrido un mes como plazo lmite contado desde la recepcin de la remesa en obra, y el documento an no ha sido retirado por el interesado, debe procederse a la devolucin a Oficina Central, siguiendo el mismo procedimiento antes indicado para los cheques a los trabajadores, Lo distinto est en que para este tipo de devolucin del documento a la Oficina Central el plazo es de un mes, a diferencia de los pagos de remuneraciones que es de dos semanas. y debe enviarse el cheque por Chile Express a Control de Pagos. La informacin que se enva por email debe hacerse en este caso Control de Pagos, con copia a Contabilidad y Contador General.. Se solicita conseguir en oficina Central el nombre de las personas vigentes de los Departamentos correspondientes para copiar a ellos en los correos antes indicados. CHEQUES NO COBRADOS POR FACTURAS DE COMPRA EMITIDAS
Especial precaucin debe tenerse en las obras por los cheques que se emiten por pago de una Factura de Compra emitida por la Empresa. En el caso que el o los cheques no sean entregados al Subcontratista dentro del mes de Emisin de la Factura de compra, se debe proceder a anular la factura y el cheque correspondiente devolviendo ambos documentos a Oficina Central Control de Pagos, El plazo lmite para esta devolucin por parte de la obra ser cuando se cumpla una semana del siguiente mes de la fecha de emisin de la factura dado que, deben despacharse va Chile Express estos documentos originales, para anularlos en oficina central, cuyo plazo tributario vence impostergablemente el da 12 del mes siguiente a la fecha de emisin del documento.
Julin Vicencio V. Contador General

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La Subcontratacin laboral Definiciones legales
De la responsabilidad legal del dueo de la obra o contratista De acuerdo a lo indicado en la Ley 20.123 que regula el trabajo en Rgimen de Subcontratacin, se reproducen en sntesis los prrafos ms importantes referentes a las responsabilidades que afectan al Contratista con respecto a las obligaciones de los subcontratistas. Titulo VII , Prrafo 1 Del trabajo en Rgimen de Subcontratacin, Art. 183 a) del Cdigo del Trabajo. Es trabajo en rgimen de subcontratacin, aquel realizado en virtud de un contrato de trabajo por un trabajador para un empleador, denominado contratista o subcontratista, cuando este, en razn de un acuerdo contractual , se encarga de ejecutar obras o servicios, por su cuenta y riesgo y con trabajadores bajo su dependencia, para una tercera persona natural o jurdica duea de la obra, empresa o faena , denominada la empresa principal, en la que se desarrollan los servicios o ejecutan las obras contratadas. Art. 183 b) del Cdigo del Trabajo. La empresa principal ser solidariamente responsable de las obligaciones laborales y previsionales de dar que afecten a los subcontratistas a favor de los trabajadores de stos, incluidas las eventuales indemnizaciones legales que correspondan por trmino de la relacin laboral . Tal responsabilidad estar limitada al tiempo o perodo durante el cual el o los trabajadores prestaron servicios en rgimen de subcontratacin para la empresa principal. En los mismos trminos, el contratista ser solidariamente responsable de las obligaciones que afecten a sus subcontratistas, a favor de los trabajadores de stos. La Empresa principal responder de iguales obligaciones que afecten a los subcontratistas cuando no pudiere hacerse efectiva la responsabilidad a que se refiere el inciso siguiente. El trabajador, al entablar demanda en contra de su empleador directo, podr hacerlo en contra de todos aquellos que puedan responder de sus derechos, en conformidad a las normas de este Prrafo. Art. 183 e) del Cdigo del Trabajo. Sin perjuicio de las obligaciones de la empresa principal, contratista y subcontratista respecto de sus propios trabajadores en virtud de lo dispuesto en el articulo 184, la empresa principal deber adoptar las medidas necesarias para proteger eficazmente la vida y salud de todos los trabajadores que laboran en su obra, empresa o faena, cualquiera sea su dependencia en conformidad al articulo 66 bis de la ley 16.744 y el articulo 3 del decreto supremo N 594, de 1999 , del Ministerio de Salud. Art. 166 bis de la Ley 16.744. Los Empleadores que contraten o subcontraten con otros la realizacin de una obra, faenas o servicios de su propio giro, debern vigilar el cumplimiento por parte de dichos contratistas o subcontratistas de la normativa relativa a higiene y seguridad, debiendo para ello implementar un sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo para todos los trabajadores involucrados, cualquiera sea su dependencia, cuando en su conjunto agrupen a ms de 50 trabajadores.
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Definicin de la responsabilidad legal del dueo de la obra o contratista La reforma laboral indicada en la Ley 20.087, y la entrada en vigencia gradual de acuerdo a lo contemplado en la Ley 20.164, que al 31 de Agosto de 2009 entr en vigencia en todo el territorio nacional sobre el procedimiento de la nueva Justicia laboral, y que permite la vigencia efectiva de los derechos laborales seala los siguientes objetivos principales: Modernizacin del Sistema de administracin de justicia laboral Garantizar tutela judicial efectiva a los derechos de los trabajadores Aumenta el nmero de tribunales laborales especializados y jueces laborales Garantiza defensora laboral Garantiza justicia rpida, pblica, oral y eficiente Facilita el cobro de deudas laborales y previsionales La reforma laboral ms previamente indicada responsabiliza a la Empresa principal en forma solidaria, para dar cumplimiento con los trabajadores de sus Subcontratistas, en los mismos trminos sealados en el Art. 183 B del Cdigo del Trabajo tambin ya reproducido, Alcance y definicin de la calidad de Subcontratistas. Son Subcontratistas, quienes prestan sus servicios y participen directamente en la ejecucin de la obra con personal propio, y con medios materiales, maquinarias y elementos que les pertenecen, y/o arrendados por ellos y que, fundamentalmente organizan y dirigen su personal en la elaboracin y desarrollo de las faenas encomendadas 4.2 Los Subcontratos de Especialidad y anexos
El Contrato de Especialidad es el acuerdo comercial de la Empresa con el Subcontratista para ejecutar una obra material dentro de una Obra. Pueden ser estos Subcontratos de Mano de Obra, o de Obra Vendida. Para celebrar el Contrato de Especialidad, convenido el condicionamiento econmico con el proponente que regular este instrumento, es decisin del Supervisor zonal de obras, conjuntamente con el V B de Gerente de Construccin de la Empresa, la aceptacin del Subcontratista. 4.2.1 La generacin material de los Subcontratos. Se procede a la firma en obra del Subcontrato de Especialidad por parte del Subcontratista en cuatro copias, una de ellas queda de inmediato en obra con Visto Bueno del Supervisor zonal, y las otras tres se envan a la Oficina Central al Departamento Estudio y Gestin desde donde se gestionar la firma del Gerente de Construccin. Tambin se utilizara para los fines necesarios a la obra, la celebracin del Contrato de Prestacin de Servicios y Vigilancia, que incluye dentro sus estipulaciones los resguardos de la Empresa por el cumplimiento de la Ley de Subcontratacin laboral, y as mismo las retenciones mensuales peridicas que la Empresa practicar en los Estados de Pago, y el procedimiento de las devoluciones de stas.
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Ambos formatos estn a disposicin de las obras para su utilizacin a travs de la generacin y ejecucin del Software propio de la Empresa denominado SIP. El Procedimiento de Subcontratos SIP, se enva a las obras en archivo especial y separado. Firmadas las copias en Oficina Central, quedar una en el Departamento Estudio y Gestin en Oficina Central, y dos de ellas se remiten a la obra; una para el Subcontratista, y la otra para el archivo oficial de la Obra. Importante es conocer que en la obra debe permanecer siempre una copia original del Subcontrato de Especialidad firmado por las partes, debiendo resguardar este documento el administrativo de obra. Est dentro de las atribuciones Fiscalizadoras de los Inspectores del Trabajo el solicitar la exhibicin de este instrumento. 4.2.2 Addendum de Subcontrato de Especialidad La celebracin de este anexo o addendum regular los aumentos y/o disminuciones de obras Contratadas y sus posibilidades de aplicacin se exponen a continuacin: En las clusulas Primero, Segundo, y Tercero de este instrumento estn insertos los trminos: Aumento y Disminucin, se debe tarjar el que no se utilice, quedando graficado el que sea pertinente. Para el caso de aumento de la obra originalmente contratada, deben sealarse en el recuadro los tems, su concepto, unidad, precio unitario, cantidad (es) y valor neto. A la Suma de la totalidad de los tems considerado(s) se les agrega el IVA. Se enva a Of. Central con el mismo procedimiento indicado para el Subcontrato Original. Se acompaa una fotocopia del Addendum en el Estado de Pago donde se solicita la remesa, y donde est considerado este aumento. Para el caso de disminucin efectiva de la obra contratada, se procede igualmente a lo sealado en el prrafo anterior, acompaando copia del Addendum al Estado de Pago donde se consider la disminucin. Este formato al igual que el de los Subcontratos est a disposicin de las obras para su utilizacin a travs de la generacin y ejecucin del Software propio de la Empresa denominado SIP. 4.2.3 Descuentos a los Subcontratistas de sus Estado de Pago mensuales. Los descuentos a los Subcontratistas de sus Estados de Pago, por entrega de materiales, elementos de proteccin personal, herramientas u cualquier otro insumo que se proporcione al subcontratista con ocasin de sus servicios para la obra dentro del mes, representarn una venta de Pacal al Subcontratista, es decir los descuentos que se ejecuten al subcontratista de sus Estados de Pago deben ser facturados, con el procedimiento que se indica:
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La Bodega de la obra emitir los vales de salida de los materiales o elementos que se le proporcionan al subcontratista, previa autorizacin escrita del profesional encargado de la obra de la entrega, cantidades y descripcin de dichos materiales o elementos. Previo a la confeccin del Estado de Pago quincenal en la obra, el bodeguero entregar los vales de salida correspondientes al administrativo de obra, quien y en conjunto con el profesional encargado de obra, darn conformidad a los vales recibidos del bodeguero. Las Guas de Despacho que enva la oficina central especialmente a la administracin, son para el uso exclusivo de emitir Guas de Despacho para generar la venta, y el correcto llenado de esta es de responsabilidad del administrativo de obra. Las Guas de despacho que utiliza usualmente la bodega para despacho de materiales, son independientes de las Guas de Venta ms arriba indicadas, y continan operativas sin variaciones para ese fin en el manejo de la solicitud de estas, emisiones y envo de copias a oficina central, por tanto stas, continan a cargo del bodeguero de obra. La Gua de Despacho debe contener en su detalle de emisin todos los datos de identificacin completos del subcontratista, y en espacio detalle, las cantidades, detalle de especificacin de los materiales o elementos, valor unitario de los productos, a valor neto, es decir sin IVA. Las descripciones sealadas en la forma antes dicha se calcularn y sumarn, colocando una lnea de cierre, donde bajo de esta lnea se totaliza el total NETO resultante de la valorizacin de la Gua de Despacho. En el Estado de pago quincenal mismo que se cursa al subcontratista, no se menciona el descuento de los materiales o elementos entregados. En la cartula de rendicin de la remesa, bajo la columna donde se grafica la cifra del estado de pago debe mencionarse descuento segn gua N.. pero slo en ese espacio, y en ningn otro, se debe indicar el valor de venta correspondiente ms IVA, es decir el valor bruto. Si tuviere ms de una gua de venta un subcontratista para una misma quincena, deben mencionarse separadas las que corresponde de acuerdo a lo anteriormente indicado. Obligatoriamente el Subcontratista debe firmar el acuse recibo que seala de la Gua de Despacho por los materiales o elementos que recibi, sin la firma de la Gua por parte del subcontratista no puede cursarse el Estado de Pago que comprende este tipo de descuentos. Las Guas de despacho emitidas, se distribuyen en sus ejemplares como se indica: * Original: se entrega al Subcontratista. * Duplicado SII. , Triplicado Control Tributario, y Cuadruplicado, se enva a Oficina Central, adjunto al Estado de Pago *. Quintuplicado: para control de administracin de obra. Recepcionadas las Guas de Despacho en Oficina Central, se efectuar por la Empresa la facturacin correspondiente, generando una factura de venta a favor del Subcontratista, la cual sealar como detalle la frase Segn Gua de Despacho nmero xxxx.
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La entrega a la obra por parte de la Oficina Central del proceso del Estado de Pago contenido en la remesa contendr la documentacin y forma de pago (s) habituales, ms la factura de venta ms arriba sealada. La factura de venta que se entrega al Subcontratista debe ser firmada por el interesado en seal de recepcin, entregndole el Original y la Copia Control Tributario, las copias restantes se devuelven o Oficina Central, dejando la administracin de la obra fotocopia para su control. 4.3 Generacin de los Estados de Pago
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La ejecucin de los Estados de pago de los Subcontratistas de obra es determinada por el Profesional encargado de la obra quien establece los avances materiales reales del Subcontratista, en la quincena que se procesa. Regularmente los avances de obra son instruidos al administrativo por el Profesional Encargado de la Obra, quien procesar stos y sus acumulados a travs del procedimiento de Subcontratos SIP desde donde se determinan los Estado de pago que se presentan en las remesas con los Vistos Buenos correspondientes y que deriva en la facturacin pertinente. Los Contratos de Especialidad y vigilancia comprenden dentro de sus estipulaciones las retenciones que se indican: Especialidad = 5% de retencin tcnica y 5% de retencin laboral. Vigilancia = 5 % de retencin laboral. El 5% de retencin tcnica se devuelve despus de seis meses contados desde la recepcin Municipal de la obra. El 5% de retencin laboral para los Contratos de Especialidad, y para los Contratos de Vigilancia, se devuelve a lo menos, a los sesenta das de haber concluido el Subcontratista o Prestador de Servicios , su participacin material en la obra. El procedimiento de devolucin de estas retenciones se indican en capitulo posterior Devolucin de Retenciones. 4.3.2 Retenciones Subcontratistas. por incumplimientos documentales mensuales a los
Se acompaar a cada Estado de Pago de los Subcontratistas Formato: DECLARACION DE REVISION DE DOCUMENTACION A SUBCONTRATISTAS (W), con nmero de centro de costo y n de Estado de Pago con el llenado que indica el formato, indicando con una X en el recuadro correspondiente en la lnea frente al documento revisado la opcin que corresponda, no deben quedar lneas en blanco frente a la opcin de cada documento indicado. Si la declaracin contiene solo documentos conformes y/o la opcin no aplica, no se genera retencin porcentual del Estado de pago.
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Si la declaracin contiene documentos faltantes y/o con reparos generar retencin porcentual del Estado de pago, y el criterio del porcentaje de retencin para este caso lo decidir el Profesional de la obra, con la aprobacin del Supervisor de la misma. En el punto 4.4.4 de este procedimiento se proponen criterios porcentuales para aplicar las retenciones y, entendiendo que las reincidencias incrementaran los valores propuestos. Los Cheques por retenciones en un Estado de Pago quedarn en poder de la oficina Central, y a contar del siguiente Estado de pago las obras pueden solicitar a la Oficina la devolucin de las retenciones siempre que el subcontratista haya regularizado la documentacin faltante o con reparos antes observada, para ello es necesario que enven conjuntamente con los siguientes Estado de Pago Formato: DECLARACION DE CUMPLIMIENTO CONFORME DE REPAROS A SUBCONTRATISTAS (W) con nmero de centro costo y n de Estado de Pago.. La Oficina Central devolver estas retenciones slo al adjuntar el Documento antes sealado en la presentacin de las remesas, y slo en la entrega de la siguiente o subsiguiente remesa.
NO SE ENTREGARN CHEQUES POR RETENCIONES PENDIENTES A LAS OBRAS NI A SUBCONTRATISTAS EN FECHAS INTERMEDIAS.
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En las cartulas de las remesas se detallarn en las columnas parciales el monto del cheque a entrega al subcontratista, y en la siguiente lnea el monto retenido. Para solicitar en la siguiente quincena el cheque retenido en la anterior, cumplidas ya las observaciones objeto de la retencin, bastar con acompaar el formato dando conformidad: DECLARACION DE CUMPLIMIENTO CONFORME DE REPAROS DE SUBCONTRATISTAS. Las obras debern conservar una copia impresa de estas declaraciones tanto de revisin de Documentacin, como de Declaracin de Cumplimiento, que sern auditadas en fiscalizaciones a las administraciones de las obras. 4.4 Los controles documentales a los Subcontratistas
Para resguardar el apropiado control documental que deben presentar a la administracin de la obra los Subcontratistas, entregamos a Uds. el procedimiento de control a que estarn sometidos estos mismos. Las exigencias de control dispuestas forman parte de las clusulas convenidas en del Subcontrato de Especialidad convenido entre la Empresa y el Subcontratista, por tanto no existe motivo alguno para excusar las exigencias, o parte de ellas, que se imparten en los siguientes puntos.
4.4.1 N de Priorid. RECEPCION DE DOCUMENTACION SUBCONTRATISTAS EN OBRAS.-
PARA DECLARACIN DE REVISIN EN LA PRIMERA QUINCENA.-
8 5 7
FICHAS INDIVIDUALES DE TODO EL PERSONAL VIGENTE CONTRATOS DE TRABAJO DE TODO EL PERSONAL VIGENTE PACTOS DE HORAS EXTRAS DE TODO EL PERSONAL VIGENTE
AL DIA 1 AL DIA 1 AL DIA 1 41
Constructora Pacal S.A. Rev. 03 Enero 2013 REVISION LIBRO DE ASISTENCIA COMPLETO TODO EL PERSONAL 10 VIGENTE AL DIA 1 9 COMPROBANTE ENTREGA REGLAMENTO TODO PERSONAL VIGENTE. AL DIA 1 3 4 6 1 LIBRO DE REMUNERACIONES DEL MES ANTERIOR COMPROBANTES PAGO SUELDO MES ANTERIOR FINIQUITOS O ANEXOS TRASLADO MES ANTERIOR CERTIFICADO F30-1 DE LA INSPECCIN DEL TRABAJO DEL PENULTIMO MES ANTERIOR PARA DECLARACIN QUINCENA.DE REVISIN EN SEGUNDA
2 8 5 7 10 9
LEYES SOCIALES PAGADAS DEL MES ANTERIOR FICHAS INDIVIDUALES DE TODO EL PERSONAL VIGENTE CONTRATOS DE TRABAJO DE TODO EL PERSONAL VIGENTE PACTOS DE HORAS EXTRAS DE TODO EL PERSONAL VIGENTE REVISION LIBRO DE ASISTENCIA COMPLETO TODO EL PERSONAL VIGENTE COMPROBANTE ENTREGA REGLAMENTO TODO PERSONAL VIGENTE.
AL DIA AL DIA AL DIA AL DIA AL DIA AL DIA
15 15 15 15 15 15
LAS ADMINISTRACIONES DE OBRA EXIGIRAN A LOS SUBCONTRATISTAS LA DOCUMENTACION CON EL RESGUARDO DEL TIEMPO NECESARIO PARA ANALIZAR Y REVISAR STA, EN TODO CASO COMO LIMITE DE TIEMPO SE RECEPCIONARN Y REVISARAN LOS DOCUMENTOS HATA EL PENULTIMO DIA ANTERIOR A LA ENTREGA DE LA REMESA PARA OFICINA CENTRAL.CON ESTE PROCEDIMIENTO SE CONFECCIONA LA DECLARACION DE REVISION DE DOCUMENTACION A SUBCONTRATISTAS.POR LOS DOCUMENTOS QUE NO CORRESPONDEN A LA QUINCENA, COMO TAMBIEN SI NO EXISTE MOVIMIENTO POR LOS PUNTOS 5, 6, 7, 8 Y 9 ,SE DEMARCAR NO APLICA SI UN SUBCONTRATISTA SE INICIA EN UN PRINCIPIO DE MES, Y GENERA ESTADO DE PAGO PARA LA LA PRIMERA QUINCENA, DEBEN EXIGIRSE LOS PUNTOS 5, 7 ,8,9 Y 1O, SI UN SUBCONTRATISTA SE INICIA A MEDIADOS DEL DE MES, Y GENERA ESTADO DE PAGO PARA LA SEGUNDA QUINCENA, DEBEN EXIGIRSE LOS PUNTOS 3, 4, 5, 7 ,8, 9 Y 1O, POSTERIORMENTE EL SUBCONTRATISTA ENTRA A LA SECUENCIA NORMAL DE LA EXIGENCIA DOCUMENTAL
4.4.3 FISCALIZACION DE LA DOCUMENTACION QUE PRESENTEN LOS SUBCONTRATISTAS
Certificado Inspeccin del Trabajo F-30-1 Corresponde por los trabajadores que prestaron servicios a la obra en el mes anterior, tomando como base el n de trabajadores por los que se certifica en dicho perodo, independiente que
exista o no, proporcin de das trabajados. Este certificado es en original, debe ser para la obra propiamente tal, debe indicar el representante legal de la Empresa Pacal que indica el Subcontrato firmado. . El comprobante de solicitud de Certificado F 30-1 entregado por la Inspeccin del Trabajo al Subcontratista, no debe aceptarse. Reparos del Certificado: Tendr reparos este documento si seala menos trabajadores que los que trabajaron en la obra en el mes anterior, Si expresa reclamos pendientes por trabajadores que participaron en la obra Pacal. Si expresa deudas previsionales pendientes por trabajadores que participaron en la obra Pacal. Si expresa multas pendientes, pedir al subcontratista que demuestre que dichas multas no son de trabajadores que prestaron servicios en obras Pacal.,si las multas si corresponden a su personal en Pacal, sealarle que debe solucionarlo a brevedad pues le significa retencin por su E. de pago que se procesa.
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Documentacin por las cuales solo se exigir fotocopias, (si traen originales tambin se aceptan como documentos vlidos.) Cotizaciones Previsionales.Se reciben solamente las cotizaciones previsionales pagadas, en papel o por Internet, si son en papel, revisar la razn social, cdigo de actividad econmica, rut de los trabajadores, aportes coincidentes con libro de remuneraciones y liquidaciones de sueldo, aportes a la AFC, movimientos de personal, si estn adheridos a mutualidad tambin exigir el pago de dichos aportes. No se deben recibir las cotizaciones declaradas, para ese caso es documento faltante, no es documento con reparos. Libro de Remuneraciones.El libro de remuneraciones es exigencia legal para todo empleador que contrate para su actividad 5 o mas trabajadores, por tanto a los subcontratistas debe exigrseles la presentacin mensual de este registro como est dicho en fotocopia. Si el libro de remuneraciones contiene trabajadores que no han pertenecido a la obra objeto del Contrato de especialidad con Pacal, se destacan solo los que corresponden. Debe coincidir el nmero de trabajadores de la obra con los los imponibles de las Leyes Sociales y de las liquidaciones de remuneracin. Si se registrare un menor nmero de trabajadores en este documento, este estar con reparos lo mismo si no coinciden las cifras imponibles con las leyes sociales y liquidaciones de sueldo. Si un subcontratista tiene como actividad cuatro o menos trabajadores no se exige este registro.
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Liquidaciones de Remuneracin.Las copias de los comprobantes de pago de sueldos por los trabajadores (u originales) que participaron en la obra en el mes recin vencido se exigirn todos firmados. (debe chequearse muestreadamente que las firmas correspondan a las de los contratos de trabajo), Estas liquidaciones no deben incluir el concepto vitico no imponible, (no es aceptable) , y los valores que se reflejen por movilizacin y colacin no podrn superar a un 25% del imponible. Especial precaucin debe tenerse que los imponibles o su proporcin cumplan con la exigencia legal del pago del sueldo mnimo. (Valores incorrectos segn lo mencionado se considera como reparo). . Para el caso que las liquidaciones comprendan pago de gratificacin legal mes a mes, del 25% Debe ser uniforme para todos, la discriminacin de esta forma de pagar tambin es un reparo. Como se indic en puntos anteriores estos imponibles se cotejan con las Leyes Sociales y el Libro de remuneraciones. Declaracin de Pago de Remuneraciones de Trabajador de Empresa Subcontratista El subcontratista debe presentar mensualmente y en conjunto con los comprobante de pago de remuneraciones esta declaracin individual que est dirigida por el trabajador del Subcontratista a la obra de la empresa es de carcter obligatorio su exigencia a cada subcontratista. Se acompaa formato
DECLARAC. PAGO SUBCONTRATISTA(W) REM. DE TRABAJADOR DE EMP.
Contratos de Trabajo.Las copias de los contratos de trabajo (u originales) que presenten los subcontratistas, deben cumplir con las exigencias mnimas legales para esta documentacin, lugar y fecha de celebracin; Identificacin de las partes, domicilio de los contratantes, tipo de trabajo a ejecutar remuneracin convenida, periodicidad y lugar de pago, tipo de contrato; obra especfica , si es a plazo el nmero de das o fecha de trmino, tambin pudieren ser indefinidos AFP y Sistema de Salud al cual est afiliado el trabajador, fecha de ingreso y firma del empleador y trabajador. Es vlido aceptar copias de contratos a plazo o indefinidos, celebrados con anterioridad al ingreso a la Obra de Pacal . Si son contratos nuevos para la obra de Pacal donde se prestarn los servicios, sealarles a los subcontratistas si dieron los avisos a las AFC, si no es as, dejar registro para que demuestren el cumplimiento posterior de esta obligacin legal. Finiquitos de trabajo, (o anexo de traslado)
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Por los trabajadores que dejaron de pertenecer a la obra Pacal, el subcontratista debe
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presentar en un plazo mximo de diez das los finiquitos correspondientes, firmados por las partes y ratificados ante ministro de fe , con la presentacin de estos finiquitos el subcontratista debe acompaar copia del aviso de trmino que exige la ley al trabajador y a la Inspeccin del Trabajo. Si no presentan estas formalidades de trmino de contrato, el finiquito estar pendiente lo que puede retrasar hasta seis meses la devolucin de las retenciones laborales . Libera al subcontratista de la obligacin de presentar el finiquito el formato "anexo de traslado de trabajador subcontratista" , en original y firmado por las partes Pacto de Horas extraordinarias.Por los trabajadores de subcontratistas que trabajen horas extraordinarias en la obra Pacal, debe quedar su registro en el libro de asistencia , liquidacin de remuneraciones y establecer de forma obligada los pactos que exige la ley , las administraciones pueden ayudarles en como se efectan estos pactos. Horas extraordinarias sin pacto indicadas en libro asistencia o liquidaciones significan reparo. Ficha del Personal dependiente del Subcontratista. Se exigir a todo trabajador de subcontratista que ingrese a prestar sus servicios a una obra de Pacal , el llenado previo y obligatorio de un ficha especial con sus datos personales laborales y previsionales, firmado por el trabajador dependiente . Esta ficha contendr adems el registro de los datos de Prevencin de Riesgos bsicos: induccin, derecho a saber, registro de entrega reglamento interno. Su exigencia de ingreso es obligatoria para el subcontratista que ingrese a la obra trabajadores de su dependencia, la falta de este requisito significar documento faltante. Entrega de Reglamento Interno a Trabajadores de los Subcontratistas.Todo empleador con 10 (diez) o ms trabajadores de su dependencia, tiene la obligacin legal de tener su propio reglamento interno , para ese caso es exigible que el subcontratista exhiba el comprobante de entrega al trabajador de su propio reglamento, pues la falta de este requisito tendra el empleador subcontratista una falta legal a su actividad que desarrolla, y que afecta directamente a la obra y empresa Pacal. La no entrega a sus trabajadores de este reglamento, significar documento faltante, y la reiteracin de no entrega a sus trabajadores duplicar al doble su retencin de sus estados de pago. Para los subcontratistas que tengan 9 (nueve) o menos trabajadores de su dependencia, no es exigible el Reglamento Interno, pero si se les proporcionar en este caso un ejemplar del
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Reglamento de Pacal, sealando en la tapa, contratapa , y acuse de recibo del trabajador: . " Para Subcontratista obra .. " con ello se resguarda la Empresa de dar a conocer al trabajador sus obligaciones, prohibiciones y normas de prevencin por mientras permanezca en el recinto de la obra de Pacal.
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Control completo.-
de
Asistencia
Las obras proporcionarn a los subcontratistas un libro de asistencia para llevar los registros legales correspondientes, en la tapa y contratapa se indicar, Constructora Pacal S.A., obra para Subcontratista Es obligacin de la administracin de la obra revisar peridicamente el cumplimiento de las firmas horas trabajadas insertas y sumatoria mensual de este registro. . El tener retrasado o incompleto esta obligacin significar altas multas para el subcontratista que, repercutirn en el normal desarrollo del subcontrato en la obra. Su funcionamiento mal llevado o irregular significar documento faltante o reparo, y adems descuentos o retenciones provisorias de su Estado de Pago quincenales, de acuerdo a la tabla de criterios de descuento de este procedimiento. Este libro de asistencia es de propiedad de Pacal y es el documento legal vlido que certifica la participacin de estos trabajadores de dependencia del subcontratista en la obra. Si el subcontratista necesita llevar en paralelo su propio registro, nada le impide hacerlo pero debe advertrsele a ste , que el libro que proporciona la Empresa no podrn llevrselo al trmino de su participacin en la obra. Para el caso que uno o ms trabajadores no registre asistencia en un o unos das determinados en la obra, debe registrarse en el libro de asistencia en el da correspondiente SIN PERMANENCIA EN LA OBRA Si uno o ms trabajadores de un subcontratista dejan de prestar servicios a la obra debe registrarse en el libro a contar del da correspondiente TERMINO DE SERVICIOS EN LA OBRA
4..4.4 CRITERIOS CONTRATISTAS
PARA
APLICAR
RETENCIONES
PORCENTUALES
SUB
Faltante %
Reparos %
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Constructora Pacal S.A. F30-1 Certificado Insp. Del Trabajo
30
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Cotizac Previsionales Libro de Remuneraciones Comprob. Pago sueldos Finiquitos o anexo traslado Pacto horas extras Nmina personal (fichas ingreso) Entrega de Reglamentos internos Control asistencia incompleto Declaracin de trabajador de Subcontratista
25 15 15 15 10 15 15 15 15
15 10 10 10 5 10 10 10 10
4.5
Los controles internos de la Administracin de obra de los Subcontratistas
Los antecedentes documentales de los Subcontratistas deben llevarse en archivador especial por cada uno de ellos. Debe escriturarse en el lomo del Archivador: Constructora Pacal S.A. obra la Razn Social del Subcontratista, la especialidad, y el mes de inicio del subcontrato. Posteriormente, al trmino del servicio para la obra, se indica el mes de la finalizacin de los servicios.Debe ordenarse la documentacin con separadores por materia o tipo de documento, ordenados estos por fecha de documento, los del primer mes primero, encima los del segundo mes, y as sucesivamente, quedando a la vista visualmente los ltimos documentos que se han entregado a la administracin. 1er Separador: Copia del Contrato de Especialidad, Registro Mensual de Los Subcontratistas vigentes. 2 Separador: Control esquemtico de los Subcontratos 1 y 2 Quincena. Nmina de Control del personal Subcontratista mensual. 3er Separador:
Certificado F 30-1 de la Inspeccin del Trabajo. 4 Separador: Leyes Sociales pagadas del Subcontratista. 5 Separador: Libro de Remuneraciones del Subcontratista. 6 Separador: Fichas de ingreso individuales ms Contratos de trabajo de personal, por orden de ingreso a la obra. 7 Separador: Liquidaciones de sueldo ordenadas por mes. 8 Separador: Finiquitos de trabajo y/o anexos de traslado por orden de trmino de servicios 9 Separador: Pacto de horas extraordinarias que pudiere haber. 10 Separador: Comprobante de entrega de Reglamento Interno propio del Subcontratista para sus trabajadores.
Se acompaan formatos; FICHA DE TRABAJADOR SUBCONTRATISTA (Ex) y ANEXO DE TRASLADO DE TRABAJADOR DE SUBCONTRATISTA (W) para la utilizacin que corresponde. Si la cantidad de informacin del subcontratista es extensa, se abrir un nuevo archivador especial, dejando en el primero los separadores de acuerdo a su capacidad (Ej separador 1 al 5) Y en el Segundo (separador del 6 al 10). Para los documentos de Prevencin de Riesgos de exigencia al Subcontratista por sus trabajadores, el prevencionista de la obra llevar sus propios archivos. 4.6 Registros digitales obligatorios de control mensual de los subcontratistas La administracin de la obra debe confeccionar regularmente y en forma mensual los registros relativos a los subcontratistas, y que se indican: Formato: REGISTRO MENSUAL DE LOS SUBCONTRATISTAS (Ex) para mantener mes a mes actualizado la nmina de los Subcontratistas que se encuentran vigentes en la obra, esta informacin es de facultad de los Inspectores del Trabajo exigir su presentacin o exhibicin al fiscalizar la obra. . Formato: CONTROL ESQUEMATICO PARA V B DE PAGOS Y RETENCIONES A SUBCONTRATISTAS (ex), este formato fue modificado en relacin al anterior de forma que en un archivo se consolide individualmente la permanencia y se controle grficamente en un mismo archivo mes a mes el estado de entrega documental laboral previsional de los subcontratistas, la utilizacin del formato mismo est inserto al pi de pgina de ste.
De su presentacin al Profesional encargado de obra se decidirn los montos de retenciones provisorias de los Estado de Pago. Este formato debe enviarse mensualmente al Supervisor de Administracin en reemplazo del formato CONTROL ESQUEMATICO anterior Formato: CONTROL DOCUMENTAL Y DE
SUBCONTRATISTA (Ex) PERMANENCIA MENSUAL DE PERSONAL DEL
Este formato fue modificado en relacin al anterior de forma que en un archivo se consolide individualmente la permanencia y se controle grficamente en un mismo archivo todos los meses el estado de entrega documental laboral Especial importancia y relevancia tiene para la Empresa y las obras el registro indicado:, 1 Es el reflejo del asiduo control regular y documental que deben practicar los administrativos a los Subcontratistas. 2 Con el riguroso cumplimiento y respaldos que refleja este informe, se contar con la documentacin necesaria para demostrar alguna contingencia protegida por el Seguro Pacal segn lo indicado en el Punto 3.1 de este procedimiento. 3 De ste, se extrae la informacin para Consolidarla mensualmente y presentar informe de carcter obligatorio para la Empresa, al Instituto Nacional de Estadsticas, mensualmente. 4. El Profesional encargado de obra decidir en base a la informacin de este formato ms el Control Esquemtico para V B, los montos por retenciones provisorias de los Estado de Pago. por falta de cumplimientos que en ste se detecten. 5 Para las devoluciones de Retenciones laborales ser el elemento fundamental de verificacin del total cumplimiento documental pertinente por parte de los Subcontratistas. El Administrativo debe mantener copia impresa en la obra, para su fiscalizacin o auditoria. Se acompaa formato INSTRUCTIVO INFORME DOCUMENTAL MENSUAL PARA SUBCONTRATISTAS pautas necesarias para la generacin del informe indicado Donde estn las necesario para el INE. . 4.6.2 Envo de informes digitales a Supervisin de Administracin. La obligacin de la obra es enviar los informes requeridos en plazos perentorios y que se indican a continuacin:
1 CONTROL DOCUMENTAL SUBCONTRATISTA Y DE PERMANENCIA MENSUAL DE PERSONAL DEL
Este informe debe recepcionarse obligadamente a ms tardar el da 7 del mes siguiente al mes informado, para el caso que el da siete sea inhbil, (Sbado, Domingo o Festivo) el plazo se pospone para el siguiente da hbil. 2 CONTROL ESQUEMATICO PARA V B DE PAGOS Y RETENCIONES A
SUBCONTRATISTAS 3 TARJA CONTROL PACAL ASISTENCIA PERSONAL
Estos informes deben recepcionarse obligadamente a ms tardar el da 10 del mes siguiente al mes informado, para el caso que el da diez sea inhbil, (Sbado, Domingo o Festivo) el plazo se pospone para el siguiente da hbil.
Es de suma importancia que los administrativos programen adecuadamente la generacin de los tres informes ya indicados, pues todos ellos deben consolidarse para entrega de informacin a otras entidades, y el incumplimiento o retraso pudiere en algn caso significar multas para la Empresa. 4.6.3 Devolucin de retenciones a Subcontratistas. 5% Retencin Laboral Especialidad y Vigilancia El procedimiento de devolucin de estas retenciones est automatizado a travs del Sistema Subcontratos SIP. Se debe tener presente que estas devoluciones se efectan a los subcontratistas a los sesenta das de haber concluido el trabajo material en la obra. El Prefiniquito del Subcontrato de Especialidad, debe firmarlo el subcontratista y director de obras para acompaarlo dentro de la solicitud de remesas. La administracin de la obra generar a travs del SIP el Cierre laboral de Subcontratos y El prefiniquito laboral, pasan al aprobador uno, y posteriormente al aprobador dos, El Supervisor de Administracin (aprobador tres) revisar que absolutamente toda la documentacin laboral y previsional del Subcontratista por su participacin en la obra est conforme en base a los informes CONTROL DOCUMENTAL Y CONTROL ESQUEMTICO. antes enviados por las obras, si ste tiene documentos faltantes o finiquitos laborales de sus trabajadores con carcter de PENDIENTE, no procede solicitar estas devoluciones de retencin. En este ltimo caso se deber esperarse la prescripcin de las eventuales reclamaciones econmicas que pudiere ejercer el trabajador del Subcontratista con este incumplimiento, y en esta eventualidad el plazo de devolucin de las retenciones laborales se ampla a 180 das posteriores a la finalizacin del subcontrato en la obra. Las administraciones de obras debe avisar por correo al Supervisor de Administracin con la debida antelacin (para que sea incorporado en las solicitudes de remesas) la necesidad de procesar las retenciones laborales, indicando el o los subcontratistas a quienes se les cursar la devolucin El Supervisor de Administracin aprobar (o rechazar) a travs del SIP la devolucin de retenciones laborales, informando a la obra a vuelta del correo previamente enviado el estado de la solicitud.
5% Devolucin tcnica Contratos Especialidad.

El cierre del total de las retenciones tcnicas a los Subcontratistas se generar a travs del sistema Subcontratos SIP y comprende; primeramente estar ya aprobadas y devueltas al Contratista las retenciones laborales de Subcontrato de Especialidad por el Aprobador 3.
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El procedimiento de cierre definitivo ser Dirigido por el Profesional Encargado de obra, para su ejecucin por el administrativo de la misma, y deber incluirse la siguiente documentacin: - Copia de Subcontrato de Especialidad. - Original del Pre finiquito de Subcontrato de Especialidad. - Copia de ltimo Estado de Pago cursado. - Formato de Retenciones de obra con la valorizacin mes a mes de todas las retenciones efectuadas - Copia de Descuentos realizados a cuenta de las retenciones con el respectivo comprobante (mail o correo certificado) donde se inform al contratista de dicho descuento. La documentacin debe enviarse en archivador especial con separadores por cada Subcontratista. Se debe enviar al Departamento Abastecimientos de la Oficina Central. Si bien es cierto el plazo de las devoluciones 5% tcnico, estn establecidas despus de seis meses contados desde la Recepcin Municipal de la obra, debe precaverse que este procedimiento de cierre definitivo debe efectuarse con la mayor antelacin posible, dados otros futuros destinos de obra del Profesional Encargado y Administrativo de la misma. 4.6.4 Formato de descuento por ejecuciones de obra a subcontratistas Las retenciones de los Subcontratos se devuelven seis meses despus de la recepcin Municipal de la obra, pero el Subcontrato puede haber concluido su ejecucin con el trmino efectivo de las obras, o tambin antes de dicha oportunidad. En estos casos ocurre que la obra puede incurrir en gastos de mano de obra o materiales para subsanar posibles deficiencias que dej el Subcontratista, y as obtener la aprobacin Municipal de la obra. Si estas circunstancias as ocurrieren, tambin debe valorizarse en un FORMATO A CUENTA RETENCIONES SUBCONTRATISTAS, los valores resultantes, contactarse con el Subcontratista para que tome conocimiento y firme el documento, o en su defecto envirselo por correo electrnico, Adems enviar de inmediato este documento a Of. Central, al Departamento Abastecimiento para su toma de conocimiento y su descuento de las retenciones pendientes del Subcontratista. Esta responsabilidad del Profesional de la obra, concluye al momento que se aprueba la Recepcin Municipal, Con posterioridad a la Recepcin Municipal es el Departamento Post-Venta se hace cargo de corregir futuras anomalas que pudieren presentarse en las obras terminadas, hacindose cargo dicho Departamento de la generacin, firmas y/o envos de estos formatos de descuentos. Se acompaa formato: DESCUENTO A CUENTA RETENCIONES SUBCONTRATISTAS (Ex) , para los fines indicados.
52
4.7 Otros Procedimientos excepcionales Para algunas actividades especiales de Subcontratacin material a convenirse en las obras, pudieren stas enmarcarse como eventualmente transitorias o espordicas en el nmero de personal que interviene en su desarrollo, En este exclusivo caso el Profesional encargado de obra plantear el contexto de dicha especialidad que pudiere necesitar la obra, planteando este hecho por correo electrnico al Supervisor de Administracin de la Empresa, quin conocer los pormenores de este condicionamiento, y en el caso de ser procedente un tratamiento especial para dicha Subcontratacin, en exclusiva entregar a la obra los mecanismos legales de aplicacin que sean procedentes.
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Cierre Administrativo de las Obras.
Para el cierre administrativo de las obras se distinguen la separaciones documentales que se indican a continuacin: Presentacin de Carpeta Tcnica a Contralora de la Empresa con los antecedentes que se sealan: La confeccin y presentacin de esta carpeta es de responsabilidad del Profesional encargado de la obra 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
CERTIFICADO DE RECEPCION DEFINITIVA N ???? RESOLUCION N????, RECEPCION DE URBANIZACION CERTIFICADO DE COPROPIEDAD INMOBILIARIA N ??? RESOLUCION ???? ACOGER COPROPIEDAD INMOBILIARIA PERMISO EDIFICACION N ????? OFICIO MODIFICACION ENTREGA DE ETAPAS N ???? CERTIFICADO N ???? ASIGNACION ROLES DE AVALUO EN TRAMITE CERTIFICADO SEC N ???? SELLO VERDE DE GAS ANEXO C SEC DECLARACION INSTALACION GAS INTERIOR ANEXO SEC DECLARACION DE CENTRAL Y RED DE GAS MEDIA PRESION ANEXO 1 SEC INSTALACION ELECTRICA INTERIOR CERTIFICADO DE RECEPCION ???? SALAS DE BASURA INDIVIDUAL CERTIFICADO DE RECEPCION SEALES DE TRANSITO CERTIFICADO N ???? DE EMELARI REDES Y ALUMBRADO PUBLICO CERTIFICADO N ???? DE IMA DE NO EXPROPIACION CERTIFICADO N ??? NO EXPROPIACION SERVIU CERTIFICADO N 1795 DE IMA VIVIENDAS SOCIALES CERTIFICADO N 007 DE AGUAS DEL ALTIPLANO COLECT OR PUBLICO CERTIFICADO N 008 DOTACION SERVICIOS SANITARIOS CERTIFICADO N 102 SERVIU RECEPCION DE PAVIMENTAC ION PLANO DE COPROPIEDAD INMOBILIARIO ARCHIVADO CBR ARICA PLANO ( 3 ) INSTALACIONES ELECTRICAS INTERIORES PLANO PROYECTO DE PAVIMENTACION PLANO RED MEDIA PRESION Y ESTANQUE DE GAS PLANO ( 2 ) DE INSTALACION INTERIOR DE GAS PLANO DE URBANIZACION ELECTRICA
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Documentacin laboral del personal contratado por la Empresa en la Obra. Las carpetas de los trabajadores, del personal deben enviarse en Cajas Memphis, a Contralora de la Empresa, graficando la informacin contenida en dichas carpetas con el formato PLANTILLA CIERRE DE OBRAS (Ex) dispuesto por Contralora de la Empresa para estos efectos. Especial atencin deben dispensar los administrativos al llenado del plantilla de cierre de obras, dado que en este formato se contemplan todas las variables documentales implcitas y atingentes al trmino administrativo documental de la obra que se tuvo a cargo. Con posterioridad a la revisin de Contralora en Oficina Central de esta documentacin, sta es derivada a la Bodega Documental de la Empresa, en las instalaciones de Vivaceta. Libros de Asistencia y archivadores con documentacin laboral y previsional de trabajadores contratados por la Empresa, no obstante estar graficado su llenado y contenidos en la PLANTILLA CIERRE DE OBRA debe enviarse separadamente en cajas Memphis a la Bodega documental de Vivaceta, con un listado grfico de sus contenidos , ms una copia de la PLANTILLA CIERRE DE OBRA antes indicada. Si quedan Carpetas pendientes en la obra por trabajadores que an no han terminado sus servicios, informar quienes son, a cargo de que administrativo quedan y por cuanto tiempo aproximado seguirn vigentes estas relaciones laborales. Informar por correo electrnico a Contralora con copia al Supervisor de Administracin. Documentacin de los Subcontratistas Los archivadores de Antecedentes de los Estado de Pago de los Subcontratistas, los de Control laboral de estos mismos en la obra, los libros de asistencia, deben enviarse ordenados con listado grfico de su contenido en cajas Memphis, y a la Bodega documental de Vivaceta. Deben incluirse en el cierre de los antecedentes de los Subcontratistas formatos completos de: CONTROL DE SUBCONTRATOS CIERRE DE OBRA (Ex), , que se adjunta para su utilizacin.
Santiago, Enero de 2013.-
Jorge Gmez J. Gerente de Construccin
Luis Andrade Q. Supervisor de Administracin
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Formatos de Procedimientos en Excel
- ANEXO PARA CONTRATOS PAYROLL - ANTICIPO DE SUELDO EN EXCEL - AUTORIZACION DE CONTRATACION DE PERSONAL - AUTORIZACION DE TRABAJO EN HORAS EXTRAORDINARIAS - AUTORIZACION PERMISO/SALIDA OBRAS - CALENDARIO DE REMESAS 2013 - CONTROL DE SUBCONTRATOS CIERRE DE OBRA - CONTROL DOCUMENTAL Y PERMANECIA MENSUAL DE PERSONAL SUBCONTRATISTAS - CONTROL ESQUEMATICO PARA V B Y RETENCIONES DE LOS SUBCONTRATOS - DESCUENTO A CUENTA RETENCIONES SUBCONTRATISTAS - FICHA DE INGRESO TRABAJADOR SUBCONTRATISTA - INSTRUCTIVO INFORMES MENSUALES (INE) DE SUBCONTRATISTAS - LIBRO DE REMUNERACIONES v03 - OBRAS TRANSITORIAS - PLANILLA DE TRATOS OFICIAL - PLANTILLA CIERRE DE OBRAS - REGISTRO FIRMAS Y VISTO BUENO DE OBRAS - REGISTRO MENSUAL DE LOS SUBCONTRATISTAS - RENDICION DE GASTOS DE CAJA CHICA - RENDICIONDE REMESAS DE REMUNERACIONES - SOLICITUD DE REMESA N - TARJA CONTROL ASISTENCIA Formatos de Procedimientos en Word
- ANEXO DE TRASLADO DE TRABAJADOR DE SUBCONTRATISTA - AUTORIZACION DE PERMISO ESPECIAL - AVISO DE TERMINACION DE CONTRATO DE TRABAJO - COMP. PERMISO PAGADO POR DEFUNCION - COMP. PERMISO PAGADO POR NACIMIENTO - COMUNICACIN DE INICIO DE OBRAS - COMUNICACIN DE TRMINO A LA INSPECCION DEL TRABAJO - CONTRATO A PLAZO FIJO - CONTRATO A PLAZO FIJO RENOVACION - CONTRATO DE TRABAJO INDEFINIDO - CONTRATO POR OBRA DETERMINADA Y TRANSITORIA - CONTRATO ARRENDAMIENTO PACAL S.A. - DECLARACION DE PAGO DE REMUNERACIONES TRABAJADOR EMPRESA SUBCONTRATISTA - DECLARACION DE CUMPLIMIENTO CONFORME DE REPAROS A SUBCONTRATISTAS. - DECLARACION DE REVISION DE DOCUMENTACION A SUBCONTRATISTAS - PACTO DE HORAS EXTRAORDINARIAS - SOLICITUD DE EXENCION DE COTIZACIONES
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San Po X 2460 Oficina 404 Providencia Santiago - fono 4302000

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Jornadas de Trabajo y Control de Asistencia

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Proceso de las Remuneraciones

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