CAPITULO V APLICACIN DE UN ESTUDIO DE REINGENIERA EN AUTO MOTO SA. DE CV.

MISIN
Brindar a nuestro clientes productos y servicios especializados, con los mejores niveles de calidad y con un personal altamente competitivo que respondan a todas las exigencias de nuestro mercado.

VISION
Proporcionar una atencin integral a nuestros clientes con eficiencia y equidad formando un grupo empresarial dinmico e influyente, que aporte bienestar econmico y social a nuestros clientes, empleados, proveedores y accionistas.

DISEO Y PROPUESTA DE UN PROGRAMA DE REINGENIERA DE PROCESOS PARA LA EMPRESA AUTO MOTO SA DE CV

Satisfacer las necesidades de sus clientes es la razn fundamental de la existencia de todas las organizaciones, sin importar su tipo. Es por ello que la identificacin de errores en los procesos es de vital importancia para cualquier empresa, por lo cual se presenta un Diseo de Reingeniera de Procesos en Auto Moto S.A. de C.V., con el fin de proporcionar un mejor servicio a clientes.

El contenido de la propuesta comprende los siguientes aspectos: CONTORNO DE LOS PROCESOS A REDISEAR DEFINICIN DEL EQUIPO DE REINGENIERA DE PROCESOS REDISEO DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJOS

5.1.

OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE REINGENIERA DE PROCESOS

5.1.1. Convertir los departamentos administrativos en equipos de procesos.

5.1.2. Formular procesos basados en tareas multidimensionales, eliminando actividades que no agregan valor al proceso.

5.1.3. Transformar los procesos con el fin de liberar tiempos a los lideres de cada equipo de proceso, con el propsito de que estos se involucren en actividades relacionadas con la prestacin de un mejor servicio.

5.2.

METAS DE LA REINGENIERA DE PROCESOS

5.2.1.Organizar la empresa obedeciendo al 100% a los nuevos procesos.

5.2.2. Eliminar en un 80% las operaciones que dentro de los procesos no le agregan valor.

5.2.3. Lograr que los lideres se involucren en un 50% en actividades relacionadas con la atencin al cliente.

5.3.

AREA DE APLICACIN DE LOS PROCESOS A REDISEAR

La Empresa Auto Moto S.A. de C.V., las diversas actividades que la empresa efecta diariamente se desprenden una serie de procedimientos, de los cuales la Reingeniera de Procesos tendr como objetivo primordial redisear de los cuales se desprender sus principales procesos que se presentan a continuacin:

VENTAS RECUPERACIN DE CRDITO CORTE DE CAJA REPARACIN DE TALLERES SUPERVISIN DE SUCURSALES SISTEMAS DE INVENTARIOS

5.4.

CARACTERSTICAS DE LOS PROCESOS A REDISEAR

Los procesos propuestos cumplen las caractersticas siguientes:

5.4.1. VARIOS OFICIOS SE COMBINAN EN UNO

Los procesos rediseados, permiten que muchas tareas se integran y comprimen en uno solo.

5.4.2. LOS TRABAJADORES TOMAN DECISIONES

Esto significa que la toma de decisiones es parte de trabajo, con el propsito de que los trabajadores ya no tengan que acudir al nivel jerrquico superior y facultad y capacidad de tomar decisiones.

5.4.3. SE REDUCEN LAS VERIFICACIONES Y LOS CONTROLES

Los procesos rediseados toleran controles globales o diferidos en lugar de verificar estrictamente el trabajo en la medida que se realiza.

5.5.

EQUIPO DE REINGENIERA PARA LA EMPRESA AUTO MOTO, S.A. DE C.V. Ante un nuevo contexto, surgen nuevas modalidades de administracin,

entre ellos esta la Reingeniera, fundamentada en la premisa de que son los productos, sino los procesos que crean, los que llevan a las empresas al xito a largo plazo. Los buenos productos no hacen ganadores; los ganadores hacen buenos productos. Lo que tienen que hacer las compaas es organizarse en torno al proceso, es por ello que al realizar un programa de Reingeniera de Procesos, es necesario contar con un equipo que tenga los siguientes requisitos: CONOCIMIENTO AUTORIDAD AGILIDAD BUENAS RELACIONES HUMANAS CREATIVIDAD DINAMISMO INTERS VISIONARIA FLEXIBLE

En base a ello es necesario un LIDER, quien ser el Director Administrativo, este se encargar de motivar el esfuerzo y mantener el objetivo final del proceso, necesita la visin para mantener a la empresa bajo nuevos esquemas competitivos, adems de mantener comunicados a los empleados y directores o accionistas de los propsitos a logra; as como los avances logrados.

Un ENCARGADO O DUEO DE LOS PROCESOS que ser ocupado por el director, por ser este un alto ejecutivo con autoridad, de categora y poder dentro del establecimiento.

Un EQUIPO DE REINGENIERA que pueda ser una firma consultora con amplios conocimientos de Reingeniera integrados por los distintos Gerentes ( Administrativo, Ventas, Compras ), que tienen que ver con los servicios que se les prestan de los clientes.

Un COMIT DIRECTIVO formado por un grupo de asesores ( Asesor Tcnico, Asesor Externo y Asesor Jurdico ) que supervisarn el Proceso de Reingeniera . Este comit propone el orden de prioridades de los diversas procesos de Reingeniera y de que manera determinan los recursos necesarios disponibles.

Finalmente, el ZAR DE LA REINGENIERA quien tienen que ser un experto de Reingeniera este ser personal externo, cuya responsabilidad es desarrollar tcnicas e instrumentos de Reingeniera y el equipo quedar estructurado de la siguiente manera:

5.6.

ORGANIZACIN DEL EQUIPO DE REINGENIERA

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

LIDER COMITE DE DIRECTORES ZAR DE REINGENIERIA

ASESOR TECNICO

ASESOR EXTERNO

ASESOR JURIDICO

GERENTE GENERAL

EQUIPO DE REINGENIERIA

GERENTE ADMINISTRATIVO

GERENTE DE VENTAS

GERENTE DE COMPRAS

5.7.

AREA DE APLICACIN DE LOS PROCESOS A REDISEAR ( ACTUALES Y PROPUESTO )

5.7.1. DIAGRAMACION

Para lograr fcil una interpretacin de los procesos sern representados grficamente en un diagrama de flujo, conocido tcnicamente, como cursograma analtico, en el cual se muestra la trayectoria del proceso,

sealando todas la operaciones de los procesos mediante la simbologa sealada posteriormente, asimismo ser ubicado el tiempo correspondiente necesario para desarrollar cada operacin.

5.7.2. SIMBOLOGIA

Operacin o desarrollo de una actividad

Almacenamiento: Archivo o almacenamiento de cualquier tipo de documento. Se utiliza para indicar cuando se almacena, archiva o guarda un documento dentro de un proceso.

Transporte: Accin que se realiza para llevar, trasladar dentro de un procedimiento.

Demora: Tiempo de espera de cualquier operacin.

Operacin e Inspeccin: Indica la verificacin o supervisin durante las fases del proceso, mtodo o procedimiento de sus componentes.

5.7.3 CRONOGRAMA PARA LA IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE REINGENIERIA DE PROCESOS

ACTIVIDADES TIEMPO 1 RECLUTAMIENTO Y SELECCIN DEL EQUIPO DE REINGENIERIA

PRIMER MES SEGUNDO MES TERCER MES CUARTO MES QUINTO MES SEXTO MES SEPTIMO MES OCTAVO MES

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

2 ADQUISICION DEL SOFTWARE 3 IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE 4 CAPACITACIN DEL PERSONAL 5 PRUEBAS DE CONCEPTO 6 IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE REINGENIERIA

5.7.3 DESCRIPCION DEL CRONOGRAMA PARA LA IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE REINGENIERA DE PROCESOS

5.7.3.1

RECLUTAMIENTO Y SELECCION DEL EQUIPO DE REINGENIERA

En esta fase debern de visualizar miembros de la organizacin cumplen con los requisitos; para formar parte del Equipo de Reingeniera de acuerdo al siguiente perfil: Autoridad para comprometer los recursos de la empresa Tiempo para participar en el proceso de Implementacin del Programa de Reingeniera de Procesos. Tiempo para realizar labores de seguimiento posteriores a la implementacin. Conocimiento practico y real del proceso. Confianza y credibilidad en los miembros de la organizacin que participan en dicho Programa de Reingeniera. Motivacin , inters y deseo de formar parte de las actividades relacionadas con el Programa de Reingeniera de Procesos. Confianza en que la implementacin del Programa de Reingeniera de procesos puede mejorar el funcionamiento de la empresa. Disposicin para adoptar y dirigir el cambio.

5.7.3.2

ADQUISICION DEL EQUIPO DE SOFTWARE

Para la adquisicin del Software para la Empresa Auto Moto, S.A. de C.V. se verific de una serie de programas que cubran con las necesidades de la empresa y entre estas se encuentran: Clientes, Proveedores y Vendedores Facturacin de Ventas Inventarios Recuperacin de Ventas (ventas al crdito) Cuentas por Pagar.

Las necesidades que se han presentado anteriormente, son de principal importancia para la Empresa Auto Moto, S.A. de C.V., es por ello que se requiere de un programa que tienda a tener con las principales especificaciones que para la empresa requiere.

5.7.3.3

IMPLEMENTACION DEL SOFTWARE En la implementacin del Software se requiere que se realizan la instalacin del Hardware o sea del equipo que ocupar la empresa. Y adems se requiere de lo siguiente: La Alimentacin de la base de datos en lo referente a los clientes Antiguos y Nuevos, la codificacin de los clientes que poseen crdito con la Empresa. La alimentacin de la base de datos en lo referente a los proveedores nacionales y extranjeros.

 La forma de realizar la facturacin tanto al contado como al crdito. Ordenes de compras realizadas en el extranjero como locales. Manejo de inventarios en lo referente a la codificacin de los artculos, entradas y salidas de accesorios que se hacen a las diversas sucursales. Manejo de Cuentas por Cobrar en lo referentes las ventas realizadas al crdito, y las Cuentas por Pagar en lo referente a las compras realizadas con nuestros proveedores al crdito.

5.7.3.4

ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL El personal debe de ser entrenado, en primer lugar, en el funcionamiento de los nuevos procesos; as como tambin en el manejo del equipo de

software. Dicha asesoria estar a cargo del la empresa que les proporcione el equipo.

5.7.3.5

PRUEBAS DE CONCEPTO La motivacin es importante en el desarrollo del inters y entusiasmo de los patrocinadores y los miembros del equipo de Reingeniera para estimularlos a buscar y entender la oportunidad de cambios decisivos.

La gestin del cambio empieza aqu con el desarrollo del Plan de Cambio. En su forma original se establecen espacios de tiempo aproximada para cada actividad del proyecto y se fijan hitos especficos o fechas de

revisin. El Plan de Cambio evolucionar en sustancia y detalle a medida avance el proyecto.

La auto evaluacin analiza los puntos fuertes y los puntos dbiles de la organizacin. La evaluacin ambiental se encamina a identificar las fuerzas externas con las cuales tiene que vrselas el negocio. Estas fuerzas econmicas, polticas, legales, sociales, ticas y tecnolgicas en los niveles racional y global.

La medida de rendimiento y el anlisis de tiempo de ciclo se usan en dos formas: Para definir las expectativas de rendimiento de los clientes Para cuantificar las medidas de la manera como se esta realizando el trabajo en la actualidad.

El anlisis del valor del proceso se emplea para fijar las prioridades de los procesos sobre la base del potencial que se supone tiene un proceso que cumplir las metas y los objetivos corporativos. El anlisis tambin tiene en cuenta la magnitud de la oportunidad de mejora y los factores de tiempo, costo, riesgo relacionado con un cambio radical.

La visualizacin es la actividad global de describe la naturaleza de un proceso radicalmente cambiado, compuesto nicamente de aquellas tareas y actividades que realmente agregan valor. En el proceso de visualizacin de pueden describir y evaluar varias visiones alternas.

La etapa final produce versiones piloto y de produccin completa de los procesos rediseados y los mecanismos de cambio continuo. Las matrices de destreza en su utilizacin final se aplican a personas especificas y las estrategias necesarias para construirlas o recapacitarlas a fin de colocarlas en la posicin adecuada en los nuevos equipos.

La mejora continua se inicia ahora con un programa para identificar y capitalizar oportunidades de mejoras incremental, despus de la

implementacin de los procesos rediseados. La medida de rendimiento evala las mejoras cuantificables reales que se han realizado.

5.7.3.6

IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE REINGENIERA

ETAPA 1: RAZONES PARA MEJORAR

El primer paso en cualquier esfuerzo de mejora es identificar las razones para mejorar (fallas, desviaciones, objetivos, antecedentes de esfuerzos anteriores, como se ve afectado el cliente). En seguida, en funcin de tipo de problema y los objetivos se eligen, la ruta de mejor que se conceder la ms adecuada: rediseo

del problema o solucin del problema. Pretendiendo crear un nuevo proceso.

ETAPA 2: ANALISIS DEL PROCESO ACTUAL

Antes de proceder a redisear el proceso, el equipo debe de entender el proceso actual. Para ello debe hacer un anlisis de que una visin general sobre lo que hace el proceso y la manera como lo hace. Como el objetivo es mejorar el proceso, no es necesario un anlisis minucioso, ms bien se requiere un anlisis general que detecte los aspectos crticos que demuestren las acusas de las deficiencias del proceso actual. En lugar de estudiar a detalle los hechos o fallas particulares, es mejor enfocarse en la estructura general del proceso que causa el problema, dando repuesta a las preguntas como, Por que hacemos lo que estamos haciendo? Y Por que lo hacemos de esta forma?

ETAPA 3: INVESTIGAR LOS NUEVOS PARADIGMAS

En esta etapa es preciso desechar los viejos esquemas de pensamientos acerca de cmo debe ser un proceso, y de generar nuevas formas de operacin y nuevas posibilidades que

modifiquen de fondo el proceso actual. Una manera de romper las viejas creencias y pensamientos acerca de cmo debe de funcionar un proceso, es por medio de lo que se conoce como benchmarking, el cual permite estudiar la manera en que las organizaciones lideres hacen las cosas, y de esta manera abandonar las viejas ideas acerca de cmo debe de ser un

proceso y as generar nuevas. ( La Reingeniera, no pretende computarizar los procesos actuales para hacerlos ms rpidos, ms bien busca crear un nuevo proceso gil que sea capaz de satisfacer las necesidades el cliente interno-externo.)

ETAPA 4: DESEAR EL PROCESO

Basndose en las dos etapas anteriores, seleccionar un tipo de proceso bsico y continuar el trabajo de diseo del nuevo proceso, aplicando los principios bsicos de Reingeniera, teniendo como meta eliminar de las tareas que no agregan valor al producto o al servicio, los procesos deficientes de retroalimentacin, las demoras y pasos laterales, etc. Es decir, reducir las tareas que no agregan valor a los productos.

ETAPA 5: CONSTRUIR UN NUEVO PROCESO

En esta fase,

se crea el nuevo proceso, tomando en cuenta los

resultados de las fases anteriores. La creacin final del nuevo proceso se completa con los siguientes cuatros pasos:

PASO 1 Con base en los resultado de la investigacin de los nuevos paradigmas y en el conocimiento de los tipo de procediendo, seleccionar un proceso bsico.

PASO 2 Usando las regla de oro y los mandamientos, disear la organizacin del proceso, flujo de trabajo y las actividades.

PASO 3 Documentar el diseo con diagramas de flujo, grficas, procedimientos y grficas de control de procesos.

PASO 4 Realizar una prueba piloto del nuevo proceso, si es posible.

ETAPA 6: PUESTA EN PRACTICA

En la puesta en prctica de los nuevos procesos se deben involucrar ampliamente a todas las partes afectadas; como proveedores, trabajadores y clientes; explicndoles y

comunicndoles las razones del cambio, convencindolos de las bondades del nuevo proceso, hacindoles participes de la puesta en prctica. La direccin de la empresa debe saber claramente que se requiere una gran voluntad para aplicar la Reingeniera, pues tiene que saber que los resultados de la Reingeniera se refleja en cambios de los flujos de trabajos, combinacin de etapas, modificacin de responsabilidades y eliminacin de tareas en que los empleados tienen nuevas tareas y responsabilidades.

5.7.4

DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS ( ACTUALES Y PROPUESTOS)

NOMBRE DEL PROCESO: VENTA DE REPUESTO AL CONTADO PROCESO ACTUAL RESPONSABLE

VENDEDOR-CLIENTE

TIEMPO
3 MINUTOS

No.
1

OPERACINES
Solicitar la tarjeta de circulacin al cliente y verificar :
Marca motocicleta Modelo motocicleta Ao motocicleta de de de

VENDEDOR

8 MINUTOS

VENDEDOR

5 MINUTOS

CLIENTE VENDEDOR VENDEDOR VENDEDOR

1 MINUTO 2 MINUTOS 2 MINUTOS 3 MINUTOS

4 5 6 7

Buscar en los catlogos correspondiente el cdigo del repuesto. Buscar en la lista de precio para drselo a conocer al cliente e investigar si realizar la compra. Decisin de compra. Buscar el producto en la bodega. Elaborar la factura y entregarla al cliente. Depositar el producto en el rea del despacho. Revisar y cobrar factura Archivar la factura. Entregar del producto.

CAJERA-CLIENTE CAJERA
DESPACHO-CLIENTE TOTAL

3 MINUTOS 2 MINUTOS 1 MINUTO 30 MINUTOS

8 9 10 10

VENTAS DE REPUESTOS AL CONTADO ( PROCESO ACTUAL )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO

OBSERVACION

1 Solicita la tarjeta de circulacin al cliente

para verificar marca, modelo y ao de motocicleta

3 min.

2 Buscar en los catlogos correspondiente el codigo del repuesto

8 min.

3 Buscar en la lista de precio para darselo a conocer 5 min.

al cliente e investigar si realizar la compra

4 Decisin de compra 5 Buscar el producto en la bodega 6 Elaborar factura y entregarla al cliente

1 min. 2 min. 2 min.

7 Depositar el producto en el area de despacho 3 min. 8 Revisar y cobrar la factura 9 Archivar factura
10 Entrega el producto

3 min. 2 min. 1 min. 30 min.

TOTAL

NOMBRE DEL PROCESO VENTA DE REPUESTO AL CREDITO PROCESO ACTUAL RESPONSABLE VENDEDOR TIEMPO 3 MINUTOS No. 1 OPERACIONES
Solicitar la tarjeta de circulacin al cliente y verificar: marca de la motocicleta, modelo,

ao de la motocicleta.

VENDEDOR

8 MINUTOS

Buscar en el catalogo correspondiente cdigo del el

repuesto

solicitado.

VENDEDOR

5 MINUTOS

Buscar en la lista de precios para drselo al cliente, e investigar si realizara la compra.

CLIENTE VENDEDOR

1 MINUTO 2 MINUTOS

4 5

Decisin de compra al crdito. Verificar el registro de clientes al crdito

activos; el nombre y limite del cliente que solicita la compra.

VENDEDOR VENDEDOR
VENDEDOR

2 MINUTOS 3 MINUTOS 3 MINUTOS

6 7
8

Buscar bodega.

producto

en

Elaborar la

factura y

entregar al cliente

CAJERA-CLIENTE 3 MINUTOS CAJERA

DESPACHO-CLIENTE TOTAL

9 10 11 11

2 MINUTOS 1 MINUTO 33 MINUTOS

Depositar el producto en el rea del despacho. Revisar y registrar factura al crdito Archivar factura. Entregar producto. del

VENTA DE REPUESTO AL CREDITO ( PROCESO ACTUAL )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION
Solicita la tarjeta de circulacin al cliente para verificar marca, modelo y ao de motocicleta

TIEMPO 3 min.

OBSERVACION

2 Buscar en los catlogos correspondiente el codigo del repuesto 3 Buscar en la lista de precio para darselo a conocer al cliente e investigar si realizar la compra 4 Decisin de compra al credito 5 Verificar en el listado de clientes activos de crdito 6 Buscar el producto en la bodega 7 Elaborar factura y entregarla al cliente 8 Depositar el producto en el area de despacho 9 Revisar y registrar la factura al crdito 10 Archivar factura 11 Entregar el producto TOTAL

8 min.

5 min.

1 min. 2 min. 2 min. 3 min. 3 min. 3 min. 2 min. 1 min. 33 min.

NOMBRE DEL PROCESO VENTA DE REPUESTO GENERAL PROCESO PROPUESTO RESPONSABLE

VENDEDOR

TIEMPO
3 MINUTOS

No.
1

OPERACIONES
Solicitar la tarjeta de decisin al cliente y verificar marca de la motocicleta, modelo,

ao de la motocicleta.

VENDEDOR

1MINUTOS

Ingresar los datos al sistema para iniciar la bsqueda.

VENDEDOR

1 MINUTOS

Verificar la existencia y el precio del repuesto solicitado.

CLIENTE VENDEDOR

1 MINUTO 2 MINUTOS

4 5

Decisin de compra Preparar la factura en el sistema., y registrarla al crdito o al contado y entregar al cliente.

VENDEDOR

3 MINUTOS

6 7

Buscar bodega.

producto

en

CAJERA-CLIENTE 2 MINUTOS

Buscar e imprimir la factura y la cobrar al cliente.

CAJERA VENDEDOR

2 MINUTOS 2 MINUTOS

8 9 10
10

Archivar factura. Depositar el producto en el rea del despacho. Entregar el producto

CAJERA-CLIENTE 1 MINUTOS TOTAL 18 MINUTOS

VENTA EN GENERAL ( PROCESO PROPUESTO )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO 3 min.

OBSERVACION

1 Solicita la tarjeta de circulacin al cliente

para verificar marca, modelo y ao de motocicleta

2 Ingresar datos al sistema 3 Verificar existencia y el precio 4 Decisin de compra (Crdito o Contado) 5 Preparar factura ( Crdito o Contado) 6 Buscar el producto en la bodega 7 Buscar e imprimir factura y cobrar al cliente 8 Depositar el producto en el despacho 9 Archivar factura 10 Entragar el producto TOTAL

1 min. 1 min. 1 min. 2 min. 3 min. 2 min. 2 min. 2 min. 1 min. 18 min.

NOMBRE DEL PROCESO VENTAS A MAYOREO PROCESO ACTUAL RESPONSABLE

VENDEDOR MAYORISTA VENDEDOR MAYORISTACLIENTE MAYORISTA VENDEDOR MAYORISTACLIENTE MAYORISTA VENDEDOR MAYORISTA

TIEMPO
90 MINUTOS

No. 1

OPERACIONES Visitar a cliente

mayoristas.
60 MINUTOS

Tomar el pedido

2 MINUTOS

Archivar el pedido solicitado cliente. por el

120 MINUTOS

Verificar existencia y cotizacin. preparar

VENDEDOR MAYORISTA VENDEDOR MAYORISTA

1 MINUTO

Enviar cotizacin al cliente.

2 MINUTOS

Archivar

la

cotizacin enviada al mayorista. cliente

VENDEDOR MAYORISTA

5 MINUTOS

Verificar

la

informacin con el cliente.

VENDEDOR MAYORISTA

1 MINUTO

Referir bodeguero

al el

pedido y archivar el pedido despachado.

VENDEDOR MAYORISTA BODEGUERO

2 MINUTOS

9 10

Buscar la cotizacin y preparar la factura.

60 MINUTOS

Preparar y enviar el pedido.

VENDEDOR MAYORISTA

2 MINUTOS

11

Remitir el pedido al cliente junto con

los documentos ( Factura y pedido )

CLIENTE MAYORISTAVENDEDOR MAYORISTA VENDEDOR MAYORISTA TOTAL 367 MINUTOS 13

20 MINUTOS

12

Revisin cancelacin factura

y de contra

entrega. ( cheque )
2 MINUTOS

13

Archivar cancelada.

factura

VENTA DE MAYOREO ( PROCESO ACTUAL )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO 90 min. 60 min. 2 min. 120 min. 1 min. 2 min. 5 min. 1 min. 2 min. 60 min.

OBSERVACION

1 Visita al cliente 2 Tomar el pedido 3 Archivar el pedido solicitado por el cliente 4 Verificar existencia y preparar cotizacin 5 Enviar cotizacin al cliente 6 Archivar la cotizacin enviada al cliente 7 Verificar la informacin con el cliente 8 Referir al bodeguero el pedido 9 Buscar la cotizacin y preparar la factura 10 Preparar y enviar el pedido

11 Remitir el pedido al cliente con los documentos 2 min. 12 Revisn y cancelacin de factura contra entrega 20 min. 13 Archivar factura cancelada TOTAL 2 min.
367 min.

NOMBRE DE PROCESO VENTAS A MAYOREO PROCESO PROPUESTO RESPONSABLE

VENDEDOR MAYORISTA VENDEDOR MAYORISTACLIENTE MAYORISTA VENDEDOR MAYORISTA

TIEMPO
90 MINUTOS 60 MINUTOS

No. 1 2

OPERACIONES
Visita a cliente Tomar el pedido

2 MINUTOS

Archivar el pedido solicitado cliente. por el

VENDEDOR MAYORISTA VENDEDOR MAYORISTA VENDEDOR MAYORIS TA VENDEDOR MAYORISTA

25 MINUTOS

4 5 6

Preparar

cotizacin

en el sistema 1 MINUTO Enviar cotizacin al cliente. 1 MINUTOS Archivar la

cotizacin enviada al cliente mayorista. 5 MINUTOS

Verificar

la

informacin con el cliente.

VENDEDOR MAYORISTA

2 MINUTOS

Verifica la remesa enviada cliente. por el

VENDEDOR MAYORISTA

1 MINUTO

10

Referir al bodeguero el pedido y archivar el despachado. pedido

VENDEDOR MAYORISTA

2 MINUTOS

11

Solicitar

en

el

sistema la factura de acuerdo cotizacin. a la

BODEGUERO

40 MINUTOS

12 13

Preparar y enviar el pedido.

VENDEDOR MAYORISTA

2 MINUTOS

Remitir el pedido al cliente junto con los documentos ( Factura y Pedido )

TOTAL

351 MINUTOS

13

VENTA DE MAYOREO ( PROCESO PROPUESTO )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO 90 min. 60 min. 2 min. 25 min. 1 min. 1 min. 5 min. 120 min. 2 min. 1 min. 2 min. 40 min. 2 min.
351 min.

OBSERVACION

1 Visita al cliente 2 Tomar el pedido 3 Archivar el pedido solicitado por el cliente 4 Preparar cotizacin en sistema 5 Enviar cotizacin al cliente 6 Archivar la cotizacin enviada al cliente 7 Verificar la informacin con el cliente 8 Esperar que el cliente haga remesa 9 Verificar la remesa enviada por el cliente 10 Referir al bodeguero el pedido 11 Solicitar en el sistema la factura 12 Preparar y enviar el pedido 13 Remitir el pedido con los documentos al cliente TOTAL

NOMBRE DEL PROCESO OTORGAMIENTO DE CRDITO PROCESO ACTUAL RESPONSABLE

ENCARGADO CREDITO-CLIENTE ENCARGADO CREDITO DE 2 MINUTOS

TIEMPO

No. 1 2

OPERACIONES
Llenar el formulario de solicitud de crdito Revisa la solicitud y los documentos

DE 20 MINUTOS

(Fotocopia de C.I.P, Fotocopia de N.I.T y Recibo de agua)

ENCARGADO CREDITO ENCARGADO CREDITO ENCARGADO CREDITO ENCARGADO CREDITO DE 5 MINUTOS DE 5 MINUTOS DE 5 MINUTOS DE 30 MINUTOS

3 4 5 6

Solicita a Procrdito el record del solicitante. Otorga o rechaza el crdito Clasificar la solicitud rechazadas Archivar solicitudes rechazadas.. las

ENCARGADO CREDITO

DE 5 MINUTOS

Archivar expedientes nuevos activos. de

los los

clientes

ENCARGADO CREDITO

DE 2400 MINUTOS

Elaborar semanalmente un

reporte de los clientes de crdito activos. TOTAL 2462 MINUTOS 8

OTORGAMIENTO DE CREDITO ( PROCESO ACTUAL )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO 20 min. 2 min. 30 min. 5 min. 5 min. 5 min.

OBSERVACION

1 Llenar el formulario 2 Revisar la solicitud y documentos 3 Solicitar record a Procrdito 4 Otorgar o rechazar el crdito 5 Clasificar las solicitudes rechazadas 6 Archivar las solicitudes rechazadas

7 Archivar los expedientes de nuevos clientes 5 min. 8 Elaborar semanalmente un reporte clientes activos 2400min. TOTAL
2472 min.

NOMBRE DEL PROCESO OTORGAMIENTO DE CREDITO RESPONSABLE

ENCARGADO CREDITO-CLIENTE ENCARGADO CREDITO DE 30 MINUTOS

PROCESO PROPUESTO TIEMPO No. 1 2

OPERACIONES
Llenar solicitud de crdito. Revisa la solicitud de crdito y los (

DE 20 MINUTOS

documentos

fotocopia de C.I.P., NIT, Recibo de agua )

ENCARGADO CREDITO DE 30 MINUTOS

Solicita a Procrdito el record del

solicitante.
ENCARGADO CREDITO ENCARGADO CREDITO DE 5 MINUTOS DE 5 MINUTOS

4 5

Otorga o rechaza el crdito. Archivar solicitudes rechazadas. las

ENCARGADO CREDITO ENCARGADO CREDITO

DE 2 MINUTOS

6 7

Ingresar los datos del cliente en el sistema.

DE 5 MINUTOS

Archivar expedientes nuevos activos.

los de clientes

TOTAL

97 MINUTOS

OTORGAMIENTO DE CREDITO ( PROCESO PROPUESTO )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO 20 min. 30 min. 30 min. 5 min. 5 min. 2 min.

OBSERVACION

1 Llenar solicitud de crdito 2 Revisar la solicitud y documentos 3 Solicitar record a Procrdito 4 Otorga o rechaza el crdito 5 Archivar las solicitudes rechazadas 6 Ingresar los datos del cliente en el sistema

7 Archivar expedientes de los nuevos clientes activos 5 min. TOTAL

97 min.

NOMBRE DEL PROCESO RECUPERACIN DE CRDITO PROCESO ACTUAL RESPONSABLE

ENCARGADO CREDITO

TIEMPO

No. 1

OPERACIONES
Registrar las compras al crdito segn

DE 60 MINUTOS

facturas
ENCARGADO CREDITO ENCARGADO CREDITO ENCARGADO CREDITO DE 20MINUTOS DE 10 MINUTOS DE 30 MINUTOS

2 3 4

Registrar las fechas de vencimiento Archivar las facturas al crdito Revisa las facturas vencidas y ordena por rutas

ENCARGADO CREDITO ENCARGADO CREDITO ENCARGADO CREDITO

DE 60 MINUTOS

5 6 7

Enviar a cobrar la factura

DE 60 MINUTOS

Descargar la factura a cada cliente

DE 10 MINUTOS

Archivar comprobantes

los de

pagos de los crditos

TOTAL

250 M1NUTOS

RECUPERACION DE CREDITO ( PROCESO ACTUAL )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO 60 min. 30 min. 10 min.

OBSERVACION

1 Registrar las compras al crdito 2 Registrar las fechas de vencimiento 3 Archivar las facturas al crdito

4 Revisa las facturas vencidas y ordena por ruta 20 min. 5 Envia a cobrar las facturas 6 Descargar la factura a cada cliente 60 min. 60 min.

7 Archivar los comprobantes de pago de crdito 10 min. TOTAL

250 min.

NOMBRE DEL PROCESO RECUPERACIN DE CRDITO PROCESO PROPUESTO RESPONSABLE

ENCARGADO CREDITO

TIEMPO

No. 1

OPERACIONES
Solicitar en el sistema diariamente los vencimiento

DE 2 MINUTOS

ENCARGADO CREDITO

DE 20 MINUTOS

Revisar las facturas vencidas y ordena por rutas

ENCARGADO CREDITO ENCARGADO CREDITO

DE 60 MINUTOS

3 4

Enviar a cobrar la factura

DE 30 MINUTOS

Descargar la factura recuperadas sistema. en el

ENCARGADO CREDITO

DE 10 MINUTOS

Archivar comprobantes pagos

los de

TOTAL

122 MINUTOS

RECUPERACIN DE CRDITO ( PROCESO PROPUESTO)

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO

OBSERVACION

1 Solicita al sistema diriamente los vencimiento 2 min. 2 Revisa las facturas vencidas y ordena por ruta 20 min. 3 Enviar a cobrar las facturas 60 min.

4 Descargar las facturas recupedas en el sistema 30 min. 5 Archivar los comprobantes de pago TOTAL 10 min.
122 mts.

NOMBRE DEL PROCESO REPARACIN CON GARANTIA PROCESO ACTUAL RESPONSABLE

MECANICO

TIEMPO
60 MINUTOS

No. 1 2

OPERACIONES
Realiza diagnostico de la motocicleta.

MECANICO-CLIENTE

5 MINUTOS

Dar de

especificacin reparacin y

presupuesto.
MECANICO- CLIENTE

5 MINUTOS

Verifica reparacin

si

la est

cubierta por garanta.

MECANICO

90 MINUTOS

4 5

Reparacin motocicleta.

de

MECANICO

10 MINUTOS

Archivar datos de reparacin garanta. con

CLIENTE

2 MINUTOS

6 6

Retiro

de

motocicleta de taller.
TOTAL

172 MINUTOS

REPARACION CON GARANTIA ( PROCESO ACTUAL )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO 60 min. 5 min. 5 min. 90 min. 10 min. 2 min. 172min.

OBSERVACION

1 Realiza diagnostico de motocicleta 2 Dar especificacin de reparacin y presupuesto 3 Verifica si la garanta cubre reparacin 4 Reparacin de motocicleta 5 Archivar datos de reparacin con garanta 6 Retiro de motocicleta TOTAL

NOMBRE DEL PROCESO REPARACIN CON GARANTIA PROCESO PROPUESTO RESPONSABLE

MECANICO

TIEMPO
60 MINUTOS

No. 1

OPERACIONES
Revisin verificacin garanta reparacin motocicleta. si y la la la

cubre de

MECANICO

60 MINUTOS

Reparacin motocicleta.

de

MECANICO

5 MINUTOS

Ingresa datos en el sistema de reparacin de motocicleta.

MECANICOCLIENTE

3 MINUTOS

Revisin recordatorio prxima

y de

reparacin

de motocicleta cada 500 Km. o ao de garanta

TOTAL

128 MINUTOS

REPARACION CON GARANTIA ( PROCESO PROPUESTO )

SIMBOLOS NO. DESCRIPCION TIEMPO

OBSERVACION

1 Revisin y verificacin si la garanta cubre reparacin de motocicleta 60 min. 2 Repacin de m otocicleta 3 Ingresa los datos en el sistema la reparacin de motocicleta 4 Revisin y recordarorio de reparacin de m otocileta TOTAL

60 min. 5 min. 3 min.

128 min.

NOMBRE DEL PROCESO REPARACIN SIN GARANTIA RESPONSABLE

MECANICO

PROCESO ACTUAL TIEMPO No.

60 MINUTOS

OPERACIONES
Reparacin motocicleta de

1 2

MECANICO

20 MINUTOS

Elaboracin listado de

de piezas para la

requeridas reparacin.
CLIENTE

10 MINUTOS

Cancelacin reparacin motocicleta.

de de

MECANICOCLIENTE CLIENTE

10 MINUTOS

4 5 5

Entrega motocicleta

de

10 MINUTOS

Revisa

saca

motocicleta del taller

TOTAL

110 MINUTOS

REPARACION SIN GARANTIA ( PROCESO ACTUAL )

SIMBOLOS NO. DESCRIPCION TIEMPO

OBSERVACION

1 Reparacin de motocicleta 2 Elaboracin del listado de repuesto requeridos en reparacin 3 Cancelacin de reparacin de motocicletas 4 Entrega de motocicleta 5 Revisa y saca motocicleta del taller TOTAL

60 min. 20 min. 10 min. 10 min. 10 min.

110 min.

NOMBRE DEL PROCESO REPARACIN SIN GARANTIA PROCESO PROPUESTO RESPONSABLE

MECANICO

TIEMPO
45 MINUTOS

No. 1

OPERACIONES
Reparacin descripcin piezas utilizadas. y de

CLIENTE

10 MINUTOS

2 3 4 5 5

Cancelacin reparacin.

de

CAJERA

2 MINUTOS

Archivar las facturas canceladas

MECANICO-CLIENTE

5 MINUTOS

Entrega motocicleta

de

CLIENTE

5 MINUTOS

Revisa

saca

motocicleta del taller

TOTAL

67 MINUTOS

REPARACION SIN GARANTIA ( PROCESO PROPUESTO )

SIMBOLOS NO. DESCRIPCION TIEMPO

OBSERVACION

1 Repacin y descripcin de repuestos utilizado en reparacin de motocicletas 2 Cancelacin de repacin de motocicletas 3 Archivar factura cancelada 4 Entrega de motocicleta 5 Revisa y saca motocicleta del taller TOTAL

45 min.

10 min. 2 min. 5 min. 5 min.

67 min.

NOMBRE DEL PROCESO CORTE DE CAJA PROCESO ACTUAL RESPONSABLE

CAJERA

TIEMPO
35 MINUTOS

No. 1

OPERACIONES
Separacin comprobantes ventas. de de

CAJERA

25 MINUTOS

Revisar, contabilizar y cuadrar el efectivo, remesas y ventas.

CAJERA

15 MINUTOS

Elaborar reporte de ventas diarias. de caja

CAJERA

10 MINUTOS

4 4

Archivar reporte y facturas.

TOTAL

85 MINUTOS

CORTE DE CAJA ( PROCESO ACTUAL )

SIMBOLOS NO. DESCRIPCION TIEMPO

OBSERVACION

1 Separacin de comprobantes contables 2 Revisar, contabilizar facturas y cuadrar efectivo remesas y ventas 3 Elabora reportes de ventas de caja diaria 4 Archivar reportes y facturas.

35 min. 25 min.

15 min. 10 min.
85 min.

TOTAL

NOMBRE DEL PROCESO CORTE DE CAJA PROCESO PROPUESTO RESPONSABLE

CAJERA

TIEMPO
1 MINUTO

No. 1

OPERACIONES
Solicitar en el sistema reporte de ventas diarias.

CAJERA

25 MINUTOS

Revisar, contabilizar y cuadrar el efectivo, remesas y ventas.

TOTAL

26 MINUTOS

CORTE DE CAJA ( PROCESO PROPUESTO )

SIMBOLOS NO. DESCRIPCION TIEMPO

OBSERVACION

1 Solicita en el sistema el reporte de ventas diaria 2 Revisar, contabilizar facturas y cuadrar efectivo remesas y ventas TOTAL

1 min. 25 min.

26 min.

NOMBRE DEL PROCESO MANTENIMIENTO DE INVENTARIO RESPONSABLE

GERENTE GENERAL

PROCESO ACTUAL TIEMPO No.

960 MINUTOS

OPERACIONES
Elaborar pedidos a proveedores

1 2 3

GERENTE GENERAL CONTADOR GENERAL

86400 MINUTOS 1440 MINUTOS

Esperar por pedido Recibir contabilizar pedido y el

AUXILIAR CONTABLE

60 MINUTOS

Archivar comprobantes contables del pedido.

AUXILIAR CONTABLEBODEGUERO

480 MINUTOS

Despachar contabilizar mercadera sucursales a

y la las

AUXILIAR CONTABLE ENCARGADO SUCURSALBODEGUERO ENCARGADO SUCURSAL

30 MINUTOS

6 7

Archivar remisin de mercadera

DE 240 MINUTOS

Recibir y registrar la mercanca sucursales en las

DE 10 MINUTOS

Archivar

los

comprobantes de la mercadera recibida.

AUXILIAR CONTABLE

240 MINUTOS

Registrar mercadera

venta de en

Kardex de todas las sucursales.

TOTAL

89860 MINUTOS

MATENIMIENTO DE INVENTARIO ( PROCESO ACTUAL )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO 960 min.

86400 min.

OBSERVACION

1 Elaborar pedido a proveedores 2 Esperar por pedido 3 Recibir y contabilizar el pedido

1440 min.

4 Archivar comprobantes contables del pedido 60 min. 5 Despachar y contabilizar la mercaderia a las sucursales 6 Archivar remision de mercaderia 30 min. 480 min.

7 Recibir y registrar la mercaderia en las sursales 240 min. 8 Archivar los comprobantes de la mercaderia recivida 10 min. 9 Registrar venta de mercaderia en Kardex TOTAL
240 min.
89860 min.

NOMBRE DEL PROCESO MANTENIMIENTO DE INVENTARIO RESPONSABLE

GERENTE GENERAL

PROCESO PROPUESTO TIEMPO No.

480 MINUTOS

OPERACIONES
Elaborar pedidos a proveedores

1 2

GERENTE GENERAL

10 MINUTOS

Archivar el pedido solicitado proveedor al

GERENTE GENERAL AUXILIAR CONTABLE

86400 MINUTOS 480 MINUTOS

3 4 5

Esperar por pedido Recibir e ingresar en el sistema el pedido

BODEGUERO

240 MINUTOS

Despachar mercadera sucursales a las

AUXILIAR CONTABLE

10 MINUTOS

Archivar comprobantes remisin . de

ENCARGADO SUCURSALBODEGUERO ENCARGADO SUCURSALBODEGUERO TOTAL

DE 240 MINUTOS

Recibir y registrar la mercanca sucursales en las

DE 10 MINUTOS

Archivar

los

comprobantes de los pedidos recibidos

87870 MINUTOS

MATENIMIENTO DE INVENTARIO ( PROCESO PROPUESTO )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO 480 min. 10 min.

86400 min.

OBSERVACION

1 Elaborar pedido a proveedores 2 Archivar el pedido solicitado al proveedor 3 Esperar por pedido 4 Recibir e ingresar en el sistema el pedido 5 Despachar a sucursales 6 Archivar comprobantes de remisin

480 min. 240 min. 10 min.

7 Recibir y registrar la mercaderia en sucursal 240 min. 8 Archivar los comprobantes de los pedidos recibidos 10 min. TOTAL
87870 min.

NOMBRE DEL PROCESO SUPERVISIN DE SUCURSAL RESPONSABLE

GERENTE GENERAL

PROCESO ACTUAL TIEMPO No.

45 MINUTOS

OPERACIONES
Inspeccionar visualmente el local.

1 2 3

GERENTE GENERAL

20 MINUTOS

Revisar y registrar los niveles de ventas.

GERENTE GENERAL

20 MINUTOS

Verificar los estados de resultados de la Sucursal y elaborar los reportes Correspondientes

GERENTE GENERAL

20 MINUTOS

Verificar comportamiento del personal ( asistencia, niveles de

rendimiento, rotacin
GERENTE GENERAL

20 MINUTOS

Elaborar

referir en

sugerencias sucursales.

TOTAL

115 MINUTOS

SUPERVISION DE SUCURSALES ( PROCESO ACTUAL )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO 45 min. 20 min.

OBSERVACION

1 Inspeccionar visualmente el local 2 Revisar y registrar los niveles de venta

3 Verificar los estados de resultados de sucursales 20 min. 4 Verificar el comportamiento del personal 5 Elaborar y referir sugerencias en sucursal TOTAL 20 min. 20 min.
115 min.

NOMBRE DEL PROCESO SUPERVISIN DE SUCURSAL RESPONSABLE

GERENTE GENERAL

PROCESO PROPUESTO TIEMPO No.

45 MINUTOS

OPERACIONES
Inspeccionar visualmente el local.

1 2 3

GERENTE GENERAL

5 MINUTOS

Solicitar reporte de ventas de sucursal.

GERENTE GENERAL

20 MINUTOS

Verificar comportamiento del personal ( asistencia, niveles de

rendimiento, rotacin
GERENTE GENERAL

20 MINUTOS

Elaborar

referir en

sugerencias sucursales.
TOTAL

90 MINUTOS

SUPERVISION DE SUCURSALES ( PROCESO PROPUESTO )

SIMBOLOS
NO.

DESCRIPCION

TIEMPO 45 min. 5 min. 20 min. 20 min. 90 min.

OBSERVACION

1 Inspeccionar visualmente el local 2 Solicitar reportes de ventas de sucursal 3 Verificar comportamiento de el personal 4 Elaborar y referir sugerencias en sucursal TOTAL

BIBLIOGRAFIA

Amaya, Sandra Noem y otros. Tesis sobre : Proyecto de Reingeniera de Procesos aplicado al rea de bienestar magisterial del Ministerio de Educacin . Universidad de Oriente. Octubre de 1998, marco terico, Pag. 14-24.

Gutirrez Pulido, Humberto. (1998). Calidad Total y Productividad, Mxico D.F.: Mc Grand Hill Interamericana, S.A. de C.V. como aplicar la Reingeniera, Pag. 378.

Hill W. L., Charles / Gareth R., Jones (1996). Administracin Estratgica, un enfoque integrado, Santa F de Bogot, Colombia: Mc Grand Hill Interamericana, S.A. de C.V. tercera Edicin.

Martnez, Douglas Palacios y otros. Tesis sobre: La Reingeniera de Procesos Aplicados a las universidades privadas en la Zona Oriental como mecanismo para mejorar el servicio prestado al usuario. Caso Prctico. Universidad de Oriente . marco terico Pag. 21.

Monografas.com.reingeniera.htm.

Reingeniera en los Procesos.htm.

Stoner, James A. F. (1995). Administracion, Mxico, Ciudad Jurez: Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. sexta edicin en espaol. Diseo y Estructura Organizacional, Pag. 345.

www.orbita.starmedia.com.