ANLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS El anlisis de los estados financieros mediante el uso de razones financieras se utiliza principalmente para detectar

las deficiencias ms comunes en las empresas, entre las que se encuentran las siguientes: 1.- EXCESO DE INVERSIN EN CLIENTES En el ciclo anual de toda empresa, la cuenta de clientes: a) debe ser proporcional a los dems elementos financieros; y b) debe recuperarse en el plazo normal de crdito que se concede. La falta oportuna del cobro de un saldo puede llegar a causar la prdida parcial o hasta total de los importes de los crditos. Por lo general, mientras ms corto es el plazo del crdito, menor es el riesgo de perderlo. Causas del exceso: a) mala situacin econmica en general. b) mala situacin econmica del mercado en el cual est la empresa. c) generosidad en la concesin de crditos. d) poltica equvoca de ventas. e) alta competencia. f) deficiente poltica de cobros. 2.- EXCESO DE INVERSIN EN INVENTARIOS Muchas empresas presentan deficiencias en la inversin en inventarios, por lo que es necesario vigilar estricta y continuamente desde diferentes ngulos, las existencias de mercancas. Esta deficiencia se presenta cuando no se guarda la proporcin adecuada: a) con el tiempo normal de su recuperacin; y b) con los otros elementos financieros de la empresa, fundamentalmente con el importe y volumen de ventas.

El desequilibrio financiero causado por el exceso en inventarios puede ser originado por diferentes causas, por lo cual, una vez reconocida su existencia, es necesario identificar las causas que lo originaron, para adoptar procedimientos y eliminarlas. Entre las principales causas que pueden originar esta deficiencia se tienen las siguientes: a) Deseo de no perder la reputacin mercantil, por falta de existencias. Se hacen grandes inversiones, ms all de lo necesario, en existencias de mercancas. b) c) d) Falta de coordinacin adecuada entre departamentos (compras, produccin, ventas) Inclinacin a la especulacin, compra anticipada de mercancas, cantidades superiores a las normales. Deseo de aprovechar ventajas ofrecidas por proveedores: descuentos, bonificaciones y facilidades de pago. Efectos del exceso: a) Gastos de manejo, almacenaje y seguros. b) Intereses sobre el capital tomado en prstamo para este fin. c) Ganancias que se obtendran si el excedente se colocara en otra inversin. d) Mercancas que se deterioren. e) Mercancas anticuadas o fuera de uso. f) Aumento del desperdicio motivado por la abundancia de un artculo. 3.- EXCESO DE INVERSIN EN ACTIVO FIJO Se tiene desequilibrio por exceso de inversin en activo fijo: a) cuando el importe de dicha inversin no guarda la debida proporcin con los elementos del balance: activo total, pasivo y capital contable; y b) cuando la capacidad de produccin es considerablemente superior a la capacidad de produccin utilizada.

Causas del exceso: a) Deficiente administracin financiera en la adquisicin e instalacin de los activos. b) Adquisicin e instalacin de activo fijo sin suficiente o adecuadas bases. c) Falta de conocimientos para su operacin. d) Deseo de eliminar factor humano. Efectos del exceso: a) La venta de activos a precio razonable es difcil. b) Su retencin significa en incurrir en un desperdicio constante de recursos: costo de financiamiento, depreciacin, mantenimiento, seguros, rentas, etc. 4.- CAPITAL INSUFICIENTE La situacin financiera de una empresa con respecto de su capital y pasivo se considera satisfactoria, cuando es mayor el capital que el pasivo. El desequilibrio financiero de las empresas es: a) un problema relativo a las fuentes de financiamiento del capital total empleado en una empresa y a la debida proporcin de cada una de ellas; y b) la intensidad est en funcin de la magnitud del exceso de pasivo sobre el capital contable. Causas de la deficiencia: a) b) c) d) Presencia de una o varias de las deficiencias financieras antes indicadas. lo que significa una inadecuada distribucin de los recursos. Presencia de una depresin econmica general o particular a la actividad a la que pertenece la empresa. Conveniencia de acudir al capital ajeno (mercado de dinero) en lugar de acudir a un aumento de capital propio Ineficiencia financiera, por operar con ms recursos que los necesarios.

Efectos de la deficiencia: Afecta desfavorablemente a las utilidades de tres formas: a) Por el aumento de atencin en forma continua, que la administracin debe poner para el cumplimiento satisfactorio de las obligaciones y sostener el crdito de la empresa, con la consiguiente reduccin de la atencin en los otros aspectos de sta. b) Por las restricciones que los acreedores impongan a la empresa en sus libre administracin. c) Por el costo del capital tomado en prstamo, costo que se incrementa a medida que los acreedores se percatan de la necesidad que tiene la empresa de un financiamiento, o a medida que la insuficiencia de capital se vuelve crnica. 5.- VENTAS INSUFICIENTES Las ventas son la generatriz de las utilidades; por lo tanto, de las funciones de una empresa, la ms importante es la funcin de ventas. La funcin de ventas es la de mayor importancia y es la esencia de todo negocio. A la funcin de ventas deben sujetarse todas las dems actividades de la empresa. Cualquier variacin en las ventas debe ser investigada hasta encontrar los motivos que la originaron. 6.- EXCESIVO COSTO DE VENTAS El costo de ventas es el conjunto de esfuerzos y recursos invertidos hasta tener un bien en condiciones para venderse. Ya que las ventas son la esencia de todo negocio y la causa determinante de los costos, para poder llegar a una conclusin adecuada respecto al descenso de la utilidad bruta, el estudio analtico del costo de ventas debe hacerse simultneamente y en relacin con el estudio analtico de las ventas. La utilidad bruta es la diferencia entre el producto de las ventas y el costo de las mismas; y como en toda diferencia, las variaciones en la utilidad bruta estn

en funcin de cada uno de los elementos que se comparan. Por eso es necesario hacer el estudio analtico de las ventas y el costo de las mismas. Los cambios en el costo de ventas, como los cambios en las ventas estn en funcin de dos variables independientes y de influencia recproca: precios y unidades de mercanca. Por lo tanto, al hacer el estudio analtico de las variaciones del costo de ventas es necesario considerar que dichas variaciones se deben: a) A cambios en el volumen de unidades vendidas, o b) a cambios en el costo de ventas, o c) a una combinacin de cambios en las dos variables. Causas del exceso: a) Deficiente poltica de compras. b) Inadecuado almacenaje y manejo de materiales. c) Deficiente contratacin y manejo de capital humano. d) Incremento continuo de los costos fijos. e) Inadecuado financiamiento. f) Ventas insuficientes. g) Inadecuada tcnica de produccin. 7.- EXCESIVO GASTO TOTAL El gasto total comprende: a) Gastos de administracin. b) Gastos de venta. c) Gastos financieros. El anlisis del gasto total debe hacerse con los siguientes propsitos: a) determinacin del gasto; b) control del gasto. El gasto total se traduce en erogaciones de bastante significado para las empresas, erogaciones que con frecuencia en su origen son insignificantes:

timbres postales, sobres y hojas de papel, desperdicio de energa, conferencias telefnicas, etc. Causas del exceso: a) Desconocimiento del mercado. b) Mala poltica administrativa. c) Mala poltica de ventas. d) Mala poltica financiera.

Las deficiencias mencionadas anteriormente traen cono resultado una Utilidad insuficiente. La utilidad es el resumen de las partidas de productos obtenidos y costos incurridos en las operaciones hechas por un negocio durante cierto tiempo, resumen que se presenta en el estado de resultados. La organizacin y operacin de una empresa tiene como fin inmediato obtener suficientes utilidades, como parte del sistema de empresa libre que rige en la economa nacional; por lo tanto, la conclusin fundamental del anlisis de los estados financieros, es la referente a la suficiencia o insuficiencia de las utilidades.