INTRODUCCIN AL CASO

La empresa Desarrollo de Software, Soporte y Asesora, S.A. de C.V. (DESSA S.A. de C.V.), dedicada a proveer desarrollos integrales de software, asesora y soporte tcnico, recientemente dio a conocer a todos sus empleados un documento con su plan de accin para los prximos 5 aos, resultado de la junta de planeacin estratgica. Entre las prioridades del plan de accin encontramos el proyecto de cambio de oficinas, pues debido al crecimiento que la empresa ha tenido durante los ltimos dos aos y al incremento de personal en un 40%, se requiere aumentar el nmero de estaciones de trabajo y ciertas reas comunes para que la operacin sea ms eficiente. Adems de las necesidades de espacio, el contrato de las oficinas que actualmente renta, termina dentro de 7 meses y acaba de recibir un comunicado solicitndole la entrega del local al finalizar este plazo. DESSA opera con cinco departamentos: Consultora Ventas y soluciones Soporte Administracin Recursos humanos

Actualmente cuenta con 35 empleados, en el organigrama siguiente se muestra como estn asignadas las personas a cada departamento:

Inicio de Caso El Consejo Directivo (Director General, Gerente de Consultora, Gerente de Ventas y soluciones, Gerente de Soporte, Gerente de Administracin y Gerente de Recursos Humanos), se reuni para iniciar el proyecto del cambio de oficinas y determinar los requerimientos que deber considerar. A continuacin se presenta el documento que result de la junta: Cambio de oficinas Junta de Consejo Directivo No. 1 Fecha Inicio 28-01 8:30 a.m. Objetivo Inicio del proyecto Asistente Enrique Gonzlez Pedro Lpez Julio Martnez Paty Morales Laura Garza Nancy Ruiz No. de proyecto 010100 Fin 11:00 a.m. Prx. Junta 6-02 DESSA Hora Elabor 8:30 a.m. Nancy Ruiz Ubicacin Sala principal de juntas Clave Departamento DG Direccin GC Consultora GVS Ventas y Soluciones GS Soporte GA Administracin GRH Recursos Humanos

Puesto Director General Gerente de Consultora Gerente de Ventas y Soluciones Gerente de Soporte Gerente de Administracin Gerente de Recursos Humanos

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Descripcin Este proyecto incluye la adaptacin de un edificio de 500 m2 aproximadamente, el cambio de edificio nuevo (mudanza), y de papelera, el desarrollo de la infraestructura de sistemas y los eventos de inauguracin de las oficinas. El edificio deber entregarse dentro del costo y tiempo planeado. No aceptaremos que el cambio afecte la relacin con los clientes y proveedores. Al concluir los 7 meses deber estar operando toda la empresa al 100% en las nuevas oficinas. Debemos inaugurar el edificio una semana despus de que empiece a operar. Tendremos dos eventos, uno para empleados y, una semana despus, otro para clientes y proveedores. El evento interno deber integrar al personal. El edificio debe proyectar la nueva imagen corporativa y enfatizar que DESSA es una empresa innovadora y profesional. No deber disminuir la productividad del personal con este proyecto. Los espacios debern ser funcionales y que promuevan la integracin y la comunicacin de todo el personal. La mudanza deber ser eficiente, sin obstaculizar la operacin. Los equipos y muebles debern estar protegidos y asegurados para no daarlos. En todo este movimiento no debemos afectar a nuestros clientes. Se espera que el evento de inauguracin para empleados integre al personal. El edificio tendr la infraestructura necesaria para los equipos especializados, voz y datos, y servidor, as como satisfacer las necesidades de cada uno de los departamentos. Capacitacin espera contar con un rea que se adapte para entrenamiento, tanto interno como externo. Antes del cambio, debern estar funcionando todos los servicios. En el evento de inauguracin esperamos que haya servicio de alimentos y bebidas variados. Es conveniente contar con espacios agradables para las juntas con clientes y para las juntas de trabajo. Las estaciones de trabajo de ben ser amplias y esperamos que haya un ambiente con la iluminacin, acstica, aire acondicionado y calefaccin, adecuados. La mudanza deber hacerse rpidamente y con un orden preestablecido. Dentro del evento de inauguracin interno sugerimos que llevemos a cabo alguna actividad para promover la convivencia. Este proyecto puede ser utilizado para promover la empresa ante clientes y proveedores. El espacio asignado para el Departamento de Administracin deber estar ubicado en un lugar con acceso controlado. Es necesario que el sistema de voz y datos est operando antes del cambio para poder trasladar los equipos del departamento. El proyecto deber terminarse sin sobrepasar el monto de inversin asignado que es el siguiente: $1,600,000 pesos para adaptacin y construccin; $500,000 para mobiliario y equipamiento; $200,000 para los eventos, comunicacin y papelera, y $230,000 para sistemas. Hay que monitorear los costos y esperamos realizar buenas negociaciones para generar ahorros. Esperamos que la

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recuperacin de la inversin sea a corto plazo. Sugerimos que los costos de los dos eventos de inauguracin se planeen juntos, para negociar mejores precios. El cambio de domicilio fiscal deber realizarse sin problemas. La papelera para facturacin deber entregarse a tiempo. Las oficinas deben contar con espacio para entrevistar a candidatos y aplicar exmenes. Esperamos que al momento de realizar el cambio, la mudanza llevar a cabo su trabajo a tiempo, en orden y manejar con cuidado las cosas. Esperamos la asistencia de todo el personal de la empresa a los eventos de inauguracin, que colaboren con sugerencias para planear el evento y que lo disfruten. El cambio de oficinas no podr interferir ni en la operacin ni en el servicio a los clientes, as que requerimos incluir en la planeacin una logstica de cambio de oficinas que facilite la operacin. Debemos aprovechar este proyecto y organizar nuestro sistema de archivos y documentos para la biblioteca de la empresa. Las decisiones sobre el proyecto las tomar el Consejo Directivo. El patrocinador es Enrique Gonzlez, DG, y se design como responsable de todo el proyecto y de la adaptacin a Mauricio Torres, Integrador de Ventas y Soluciones. La responsable de los sistemas ser Carla Valdez, Ingeniero de Soporte; la responsable de los eventos e imagen ser Nancy Ruiz, GRH; y Laura Garza, GA quedar encargado del cambio.

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Mapa mental de Expectativas La figura siguiente muestra el mapa mental de involucrados clave y expectativas. Cada rama principal representa a los involucrados claves, y las ramas secundarias; entregables finales y expectativas de cada uno de ellos.

Cuestionario

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Cules son las cinco causas que originan los proyectos? Cundo elaboramos el charter? Qu elementos incluye el charter? Qu preguntas debemos formular para obtener las expectativas de los involucrados? Qu entendemos por supuestos? Qu entendemos por restricciones? Quin prepara y quin autoriza el charter? Cules son las posibles consecuencias de no elaborar el charter? Qu beneficios aporta el charter? Qu entendemos por informacin histrica y para qu nos sirve?