CONTABILIDAD COMPUTARIZADA

Introduccin La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicacin de los procedimientos tecnolgicos de la computacin y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemtica y automatizada, de las operaciones y dems hechos contables que se suceden dentro de la organizacin. Objetivo Instruir a nuestros estudiantes en el campo de la contabilidad y computacin para que puedan desempearse como tcnicos en contabilidad en cualquier empresa. Dirigido a Contadores, tecnicos medios en contabilidad, estudiantes de contabilidad o carreras a fines, o publico en general con conocimientos de contabilidad que tengan interes en automatizar, haciendo uso de las tecnologias de la informacion y comonicaciones, el trabajo diario en la contabilidad. Contenido

Introduccin a GnuCash. Usando GnuCash. Pe rsonalizando GnuCash.

La Contabilidad Computarizada (contabilidad con Excel y Outlook principalmente) se refiere a la relacin entre la Contabilidad y la Informtica. El propsito principal del presente curso es capacitar al alumno en el estudio de la Contabilidad y posibilitar el uso adecuado de los paquetes informticos de mayor difusin en el mercado para obtener un ptimo resultado dentro de una organizacin con el objetivo de ser ms eficiente en sus funciones y mejor capacitado para un trabajo como contable. En este primer curso aprenderemos el concepto e historia de la Contabilidad y haremos una introduccin a la Contabilidad . Estudiaremos el activo, pasivo y patrimonio, los libros de contabilidad y el Balance de una empresa Importancia de la Contabilidad Computarizada

La importancia de la contabilidad computarizada es que es ms veloz; ya que por medio de la creacin del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los contadore s. Se puede proporcionar informacin con mayor rapidez que uno manual, por que la computadorarealiza en forma instantnea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; Se puede manejar un volumen de operaciones mayor; Se reduce mucho el nmero de errores, por que la computadora hace los clculos con mayor exactitud que un ser humano; El uso de la computadora asegura cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un dbito como un crdito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administracin a tomar decisiones. Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prcticamente intelectual. El contador nada mas deber asegurarse de que la configuracin y entrada de una transaccin sean conectadas, el sistema har el resto. Aqu podemos entender ms de la computacin informtica: Veremos lo siguiente: FACTURACION DE VENTAS .REGISTROS CONTABLES. Ventas Se concepta como ventas, las operaciones comerciales, mediante las cuales una empresa transfiere a sus clientes, los bienes o servicios que dispone para su comercializacin, se considera que se ha realizado una venta, cuando se emite la respectiva factura y el cliente demuestra conformidad con el negocio realizado y paga o se compromete a pagar en un determinado tiempo por este concepto. Cada empresa organiza en su momento su propio departamento de ventas, nombrando un jefe para que se encargue de todos los detalles que implica la comercializacin de los bienes o servicios que preste la empresa, as como de dictar las polticas de comisiones para los vendedores, trmites y dems operaciones que permitan cerrar adecuadamente las ventas. A continuacin vamos a examinar 3 hojas de un mismo archivo de Excel que actan en forma conjunta para realizar la facturacin. En este caso vamos a exponer un sistema de facturacin de servicios, que tiene 4 rubros: cursos de conduccin, exmenes psicosensomtricos, manuales del conductor y permisos de aprendizaje, se pueden facturar todos o por separado.

Como vemos las 3 hojas del archivo son: base, factura y control. En la primera hoja base disponemos de una base de datos para la facturacin, es decir, todos estos datos son necesarios para completar ciertos campos de la factura, vamos a observar los datos de la fila 9 o la persona que se encuentra con el nmero 5, AVILA FLORES JOSE LUIS. Tomando como referencia las frmulas aplicadas en el rol de pagos, vamos a observar que en base al nmero 5, Excel puede encontrar con la frmula =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;2), el nombre del cliente, de la misma forma puede localizar los otros datos para que se reflejen en la siguiente hoja factura

Aqu podemos observar que la informacin de la hoja base, la hemos recuperado aplicando las frmulas: =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;2) para obtener el nombre del cliente =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;3) para que aparezca la cdula del cliente =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;4) para ver la direccin =BUSCARV($A$4;base!$A$5:$E$14;5) para ver el telfono De esta forma estamos en capacidad de facturar a todos los clientes de la hoja base, en la parte inferior en cambio hemos detallado los servicios con los valores respectivos, es necesario aclarar que el manual del conductor y el permiso de aprendizaje no estn grabados con el impuesto del iva, de tal forma que, estos rubros sumados constan en base 0, una vez completa la factura, se procede a imprimir, por lo general el original es para el cliente, una copia para Contabilidad y otra para archivo.

En esta tercera hoja control, observamos un detalle con el nmero de factura, fecha, nombre del cliente, la facturacin con base 0%, base 12%, iva y total. Es necesario anotar que en ocasiones por fallas propias o por causas ajenas a la voluntad de la persona que realiza la facturacin suele suceder que hay facturas que se imprimen con errores, si esto sucede es necesario anular el documento, con todas sus copias y hacer constar en el detalle como ANULADA y sin valores, tal como se muestra en el detalle. Para agilitar el registro de esta hoja, segn se puede observar a partir de la columna B, existen frmulas para traer los datos de la hoja anterior factura y son las siguientes: =factura!$G$4 para actualizar la fecha =factura!$C$4 para registrar el nombre del cliente =factura!$I$19 para los valores de base 0% =factura!$I$17 para los valores de base 12% =factura!$I$20 para ver el valor del iva =factura!$I$21 para ver el total de la factura Para llevar un buen control de este sistema es necesario anotar que inmediatamente despus de realizar la factura, nos trasladamos a la hoja control, anotamos el rango de la factura impresa, luego escogemos pegado especial, valores, aceptar; de esta forma quedan fijos los valores en la hoja control. Una vez terminado el mes es necesario realizar totalizar los valores, para realizar el asiento contable, debitando clientes por el total y acreditando ventas base 0%, ventas base 12% y el iva en ventas por los valores respectivos, de acuerdo a la referencia del rango D2:G2.

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