Administracin pblica electrnica y certi cacin digital al interior de trmites notariales

Tabla de contenidos
Introduccin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Marco regulatorio de la administracin pblica electrnica. . . . . . . 7
La nueva gestin pblica y la implantacin de un modelo de administracin relacional con valores gerenciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Un nuevo concepto: la administracin electrnica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Tipos de administracin electrnica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Fases de desarrollo de sitios web. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Rafael Orduz Director Ejecutivo Eril Rincon Crdenas Autor Eugenia Vallejo Coordinacin editorial Felipe del Rio Diseo y diagramacin Camilo Perez Corrector de estilo Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales ISBN. 978-958-57829-3-8 Se autoriza la libre consulta, descarga y distribucin total o parcial de este documento, con fines no comerciales y sin obras derivadas. Bogot D.C. , Colombia Mayo de 2013 www.colombiadigital.net Grado de implantacin de los servicios de la administracin electrnica . . . . . . . . . . . . 11 Administracin electrnica y beneficios en la racionalizacin de trmites . . . . . . . . . . . 12 Marco regulatorio de la administracin pblica electrnica en colombia. . . . . . . . . . . . 12 Regulacin de aspectos tecnolgicos, actuaciones administrativas por medios electrnicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Contratacin pblica por medios electrnicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Intervencin de la firma digital y de los servicios de certificacin digital. . . . . . . . . . . . . 24 Bibliografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Manual de validez y seguridad de la informacin electrnica al interior de trmites notariales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Validez jurdica y probatoria de los mensajes de datos en colombia. . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Parte 2. Procedimiento de uso de las firmas digitales emitidas por certicmara a la unin colegiada del notariado colombiano. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 I Objetivo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 II Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 III Requerimientos tcnicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 IV Instalacin e-token pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 V Instalacin certitool. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 VI Manuales y videos de configuracin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 VII Requerimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 VIII Soporte tcnico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

INTRODUCCIN
La Corporacin Colombia Digital tiene como propsito principal promover el uso y apropiacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC) en Colombia. En esta ocasin, dentro de su programa de publicaciones digitales ofrece al pblico, en primer lugar, la obra Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales, del doctor Erick Rincn Crdenas. Una de las caractersticas bsicas de las TIC es su aplicacin de uso general en la sociedad, incluyendo mbitos como educacin, salud, justicia, empresas y, desde luego, la administracin pblica. En circunstancias en que la conectividad a Internet en Colombia cubre alrededor de treinta millones de colombianos, el uso y aplicacin de las tecnologas de la informacin es un imperativo en la gestin pblica. Ello vale no slo para la mejora de la gestin interna de procesos en las dependencias gubernamentales delos distintos rdenes territoriales. Es imprescindible para la buena prestacin de servicios a la comunidad, organizaciones y empresas en un marco de intercambio permanente entre administracin pblica y agentes de la sociedad.
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La administracin pblica electrnica busca la efectiva prestacin de servicios pblicos en un contexto de interactividad con los distintos tipos de usuarios. De all la pertinencia que tiene la divulgacin del texto del doctor Rincn Crdenas, en la actualidad Gerente General de la Sociedad Cameral de Certificacin Digital, Certicmara S.A., tanto para funcionarios pblicos como para la ciudadana, empresas y organizaciones en general. En segundo lugar, se publica, del mismo autor, un texto clave para disipar prejuicios y percepciones errneas relacionadas con la seguridad en el uso de las TIC. Se trata del Administracin pblica electrnica y certificacin digital al interior de trmites notariales. Dirigido a la comunidad notarial y los usuarios, el texto busca construir confianza alrededor de la validez jurdica y probatoria de la informacin electrnica asociada a los trmites en referencia.

Marco regulatorio de la administracin pblica electrnica

Por: Erick Rincn Crdenas Director de la Especializacin en Derecho y Tecnologas de la Informacin de la Universidad del Rosario y Gerente General de la Sociedad Cameral de Certificacin Digital, Certicmara S.A. Presentado en: III Simposio Las sociedades ante el reto digital Ctedra Europa2010

En un contexto de globalizacin econmica, la competencia exige actualmente una gestin ms eficaz, integrada y completa de los recursos de un pas. Los gobiernos se estn enfrentando a las aspiraciones de una mejor calidad de vida y de mayor transparencia, y en ese escenario aparecen, de manera fundamental, las nuevas Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin (TIC), que influyen en una nueva concepcin del sector pblico y del sector privado, indistintamente. En tal sentido, se han modificado ostensiblemente los paradigmas que gobernaban las concepciones de vida, la gestin de las empresas y las formas de adquisicin de bienes y prestacin de servicios de pocas antiguas. La sociedad ha modificado sus parmetros educacionales y ha incentivado la capacitacin para hacer ms eficiente al individuo, toda vez que la necesidad del mercado as lo requiere, sin contar, obviamente, con aspectos culturales como la mutacin de los medios de interaccin de los miembros del conglomerado social. La sociedad ya no est sustentada en la vieja concepcin de tenencia de bienes, sino que se encuentra soportada en la adquisicin y aplicacin prctica del conocimiento, a lo cual, en trminos generales, se le ha denominado la sociedad de la informacin. En este marco se encuentra el uso de las TIC por parte de la administracin pblica, que genera el denominado gobierno en lnea o gobierno electrnico con la prestacin de los servicios y la realizacin de trmites de la administracin a travs de medios electrnicos para usuarios nacionales o extranjeros.

La nueva gestin pblica y la implantacin de un modelo de administracin relacional con valores gerenciales
La nueva gestin pblica tiene un impacto en dos elementos, tericamente positivos, que estn generando muchos problemas y desajustes en la administracin estatal de Amrica Latina. Estas dos variables problemticas (Rami, 2001) son: a) la flexibilizacin institucional y b) la gestin indirecta de servicios pblicos mediante la participacin de redes de organizaciones privadas.
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Las estrategias de modernizacin de la nueva gestin pblica tienen como principal logro disear sistemas administrativos flexibles. Aunque es cierto que la flexibilidad puede contribuir a conseguir los distintos objetivos atendiendo a los principios de economa, eficacia y eficiencia, no es menos cierto que la escasa institucionalizacin de estos sistemas organizativos permite una discrecionalidad que puede favorecer dinmicas poco deseables y perversas. En los aos ochenta y principios de los noventa, la administracin pblica de Amrica Latina estaba en un proceso de transformacin para conseguir instituciones plenamente weberianas y en un punto medio de este proceso apareci la nueva gestin pblica que da pie para relajar y flexibilizar las reglas y los procesos e introducir valores de empresa. El resultado lgico de esta poco afortunada

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intromisin no es el de unas instituciones postburocrticas sino ms bien unas instituciones pre-burocrticas, en las que predominan el clientelismo y la inseguridad jurdica1. Otra de las consecuencias ms relevantes de la nueva gestin pblica es la configuracin de lo que se ha denominado la administracin relacional, que supone la ruptura con el modelo de administracin pblica, uniforme en la dimensin organizativa que se encarga de gestionar directamente todos los servicios pblicos. La administracin relacional responde a un modelo en que el aparato administrativo tradicional reduce de forma drstica sus dimensiones, reservndose la capacidad de planificacin, decisin, control y evaluacin, y difiriendo la gestin directa de los servicios pblicos a una red de instituciones pblicas y, fundamentalmente, privadas. La externalizacin de los servicios pblicos es la estrategia fundamental que edifica el modelo de administracin relacional. En buena parte de los pases latinos se externaliza de forma muy deficiente, ya que no se invierte mucho esfuerzo en la planificacin, el control y la evaluacin de los servicios externalizados. Hace falta definir, en primer lugar, qu servicios pblicos pueden ser objeto de externalizacin y cules no2.
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Las organizaciones privadas que prestan estos servicios pblicos, siempre deseosas de conseguir plusvalas (este objetivo tambin es perseguido por buena parte de las ONG), al no sentirse controladas ni evaluadas, perciben que son las dueas reales de la agenda pblica. Esta situacin privilegiada de las organizaciones privadas prestadoras de servicios pblicos tiene como consecuencia, casi inevitable, el encarecimiento del sistema para la administracin y unos niveles de calidad muy bajos en la prestacin de los servicios pblicos3.

Un nuevo concepto: la administracin electrnica

Las organizaciones pblicas tienen un importante papel en la nueva economa: facilitar el desarrollo econmico y la inclusin social, conceptos que van unidos en esta nueva sociedad. De hecho, slo las personas con habilidades digitales podrn aprovechar todos los beneficios que la revolucin de la informacin puede proporcionar. La administracin electrnica se define como una nueva forma de gestin pblica, basada en el uso interactivo de las TIC (Internet) con el doble objetivo de la prestacin de mejores servicios para los ciudadanos y para las empresas, as como la mejora de los procesos internos de las organizaciones pblicas. Ello implica la mejora de la gestin interna y de la prestacin de los servicios electrnicos4. La administracin electrnica implica el uso de Internet para el desarrollo de servicios pblicos rpidos e interactivos. Esta acepcin incluye dos aspectos complementarios. Por un lado,
3 Es decir, si no hay planificacin ni control y no hay evaluacin de las redes privadas que prestan los servicios pblicos, no se consigue a medio y largo plazo la mejora de la eficacia y de la eficiencia, que son los dos objetivos fundamentales que deberan perseguir las estrategias de externalizacin. 4 Un estudio profundo sobre la eadministracin europea se puede ver en Leitner y Criado (2007, p.263).

Todos estos requisitos de la externalizacin brillan por su ausencia en la mayora de los pases de Amrica Latina, ya que ni se planifica (se externaliza de forma reactiva, en el sentido de que no se busca de forma deliberada ms eficacia y eficiencia sino que se hace, por ejemplo, para evitar contratar directamente ms personal), ni se controla, ni se evala. El control y la evaluacin de los servicios externalizados son dos actividades complicadas y caras. Evidentemente, si no se controla ni evala, la administracin no puede garantizar unos mnimos estndares de calidad de los servicios externalizados.
1 Si damos por bueno el principio de que la nueva riqueza de las naciones se va hoy en funcin, principalmente, de la calidad de las instituciones y de sus capacidades de accin colectiva, se puede afirmar que la nueva gestin pblica no ha contribuido ni est contribuyendo, sino ms bien lo contrario, al desarrollo humano en nuestros pases. 2 Una vez externalizados determinados servicios pblicos en organizaciones privadas, con o sin nimo de lucro, la administracin pblica debe asegurar y, por lo tanto, invertir recursos en la preservacin del control y de la evaluacin de estas organizaciones privadas que prestan servicios de titularidad y con financiacin pblica.

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los ciudadanos estn bien informados y bien atendidos (e-goverment services); por otro, los ciudadanos pueden participar activamente en los procesos pblicos, este segundo aspecto nos lleva al concepto de democracia electrnica (e-democracy processes).5

Tipos de administracin electrnica

La administracin electrnica ha facilitado la transformacin de las relaciones entre los ciudadanos, las empresas y la propia administracin. Hoy en da los ciudadanos y las empresas esperan que la administracin proporcione servicios y soluciones adecuados a sus necesidades. Esta exigencia ha generado la aparicin en los sitios Web de una segmentacin de servicios y contenidos por usuarios6. La administracin tradicional ha cambiado la gestin interna para responder a las demandas de las empresas (B2A) y los ciudadanos (C2A), dando lugar a nuevas formas de interaccin, tal y como podemos observar en la siguiente Tabla No. 001. G2C de Gobierno a Ciudadano G2B de Gobierno a Administracin-empresa G2G de Gobierno a Administracin-Administracin G2E de Gobierno a Administracin-empleados internos

Fases de desarrollo de sitios web

En los diferentes estudios se propone una clasificacin de los sitios web dependiendo de su nivel de sofisticacin, calidad de los contenidos o posibilidades de interaccin. Una clasificacin integradora propondra cuatro tipologas de sitios web para la oferta de servicios de la administracin electrnica. La Tabla 002 nos muestra a continuacin la tipologa aplicable al respecto: Sitio web promocional Portal Ventanilla nica e-administracin Informacin bsica sobre la organizacin sin posibilidad de interaccin Transaccin bidireccional de poca complejidad de una organizacin con sus usuarios. Integracin con la Intranet y posibilidad de gestionar y efectuar pagos on line. Integracin de todas las organizaciones pblicas y gestin global.
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5 La administracin electrnica abarca cualquier tipo de servicio, en cualquier momento, 24 horas al da y 7 das a la semana (24X7), desde cualquier lugar y desde multitud de dispositivos de acceso, tales como el ordenador, el telfono mvil, la televisin digital, el PDA, etc. La democracia electrnica consiste en un conjunto de aplicaciones de Internet que intentan ofrecer canales para la participacin de los ciudadanos en la toma de decisiones de la administracin pblica. 6 En el comercio electrnico se identificaron cuatro tipos de interaccin: B2B (business to business), B2C (business to consumer), B2A (business to administration) y C2A (consumer to administration). De la evolucin de los dos ltimos surgen las bases de la administracin electrnica.

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Teniendo en cuenta lo anterior, se puede representar grficamente cada uno de los niveles de desarrollo de la administracin electrnica con relacin a los beneficios que aporta y la complejidad en su desarrollo e implementacin. Adems, se han especificado las caractersticas esenciales de cada uno de los posibles niveles de desarrollo: Bene cios PORTAL Comunicacin Trmites sencillos (bidireccional) e- ADMINISTRACIN Interaccin entre administraciones Gestin global de procesos y de trmites Firma digital

VENTANILLA NICA SITIO WEB Informacin (unidireccional) Ventanilla nica de trmites Pago on line Integracin con intranet

En marzo de 2001 el Consejo Europeo aprob el listado de veinte servicios pblicos bsicos (doce para ciudadanos y ocho para empresas). La lista aprobada de servicios pblicos bsicos para prestar por va electrnica clasificados segn su naturaleza fue la siguiente: Ingreso de impuestos Impuestos de sociedades: declaracin, presentacin IVA: declaracin, presentacin Declaraciones de aduanas Contribuciones a la Seguridad Social por empleados Matriculacin de coches (nuevos, usados e importados) Certificados (nacimiento, matrimonio, etc.) Declaracin de cambio de domicilio, Registro de nuevas sociedades Envo de datos para estadsticas Bsqueda de de trabajo a travs de las oficinas de empleo Bibliotecas pblicas (disponibilidad de catlogos) Denuncias a la Polica Servicios relacionados con la salud Ayudas de la Seguridad Social, subsidio de desempleo Ayuda familiar, gastos mdicos (reembolso o pago directo) Becas de estudio Compras pblicas Documentos: personales (pasaporte y permiso de conducir) Matriculacin en la universidad Solicitud de licencias de obra Permisos relativos al medioambiente (incluidos informes)

Recaudatorios

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Registrales

Facilidades para el ciudadano

Ingresos econmicos

Tramitacin documental, permisos y licencias

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La administracin electrnica se consolida a travs de la voluntad poltica y de la incidencia de tres aspectos fundamentales: La presin social y econmica que demanda nuevos servicios y prestaciones por parte de la administracin. El desarrollo tecnolgico suficiente para la adquisicin de tecnologa consolidada que permita el desarrollo de nuevos servicios va Web. La tendencia a la incorporacin de las TIC en la gestin integral de las organizaciones pblicas (por ejemplo, el Libro blanco para la mejora de los servicios pblicos). Todo lo anterior ha provocado un cambio en las tcnicas de gestin interna de la administracin pblica. En las organizaciones del sector estatal se ha llevado a cabo un proceso de benchmarking sobre las tcnicas de gestin caractersticas de las organizaciones privadas, mucho ms orientado a la obtencin de resultados y a la gestin del cambio. La tendencia generalizada pasa por la asimilacin por parte de las organizaciones pblicas de los modelos de comercio electrnico; esto es, de las tecnologas y metodologas de gestin, caractersticas del comercio electrnico. Las organizaciones pblicas estn introduciendo estos nuevos modelos de gestin, tanto para la organizacin interna (back office) como para el desarrollo de servicios electrnicos (front office)7. Finalmente, los conceptos de seguridad, relacin con los usuarios, gestin de contenidos, usabilidad y accesibilidad web deben estar contenidos en el marco de la estrategia organizacional para la oferta de servicios caractersticos de la administracin electrnica.

Grado de implantacin de los servicios de la administracin electrnica

Para analizar cul es la situacin actual se debe recurrir a la primera Encuesta sobre servicios pblicos electrnicos, realizada por Cap Gemini Ernst & Young en octubre de 2001, que midi el grado en el que los diferentes pases estn implementando la lista de los veinte indicadores. El universo de la encuesta fueron los quince pases miembros de la Unin Europea, ms Noruega e Islandia. Para la medicin del grado de avance en estos indicadores se fijaron cuatro etapas o fases, dependiendo del grado de desarrollo electrnico del servicio. Dichas fases fueron las siguientes: Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Informacin Interaccin Interaccin bilateral Transaccin Informacin en lnea sobre el servicio pblico. Descarga en lnea de formularios. Permite la cumplimentacin y envo de formularios, el acceso a bases de datos, etc. Permite la formalizacin y entrega de formularios, con acuse de recibo de la administracin, y el pago del servicio.

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7 La reorganizacin y simplificacin de la gestin debe actuar como un factor potenciador de nuevos servicios que, de forma funcional, se pueden dividir en: servicios pblicos electrnicos, democracia electrnica y servicios de informacin.

Marco regulatorio de la administracin pblica electrnica en Colombia

Ley 527 de 1999
Uno de los principales obstculos para el desarrollo de los medios electrnicos lo constituye la inseguridad que genera el uso de las nuevas tecnologas frente al marco jurdico existente. Los partcipes en una operacin de comercio electrnico deben tener la confianza suficiente de que todas las operaciones que van a realizar tienen valor jurdico. Buscando otorgar al sector empresarial del pas esa seguridad, las cmaras de comercio impulsaron la expedicin de la Ley 527 de 1999 llamada Ley de Comercio Electrnico (Rincn, 2004). El objetivo central de la Ley es otorgarle pleno valor probatorio a los mensajes de datos, como denomina la misma a la informacin digital. Hoy en da no se le pueden negar efectos jurdicos, validez o fuerza obligatoria a informacin alguna por el slo hecho de estar en forma de mensajes de datos. La informacin que se encuentra almacenada en un formato digital tiene el mismo valor jurdico que la informacin que se consigna en hojas de papel o en cualquier otro soporte escrito (Rincn, 2006). Es importante recordar el mbito de aplicacin de la Ley:

Administracin electrnica y beneficios en la racionalizacin de trmites

Las lneas de actuacin fundamentales de cualquier proyecto de administracin electrnica se apoyan en tres elementos esenciales: El acceso pblico de los usuarios a los servicios. La reorganizacin interna de la propia administracin. El intercambio de informacin entre administraciones. La administracin electrnica va ms all de un simple servicio telemtico y se sustenta en dos pilares fundamentales: la seguridad, proporcionada por las infraestructuras tcnicas y la validez jurdica, impulsada por un desarrollo normativo paralelo. Sus principales beneficios son los siguientes: Recorte de gastos. Con el ahorro de papel derivado de los envos y de los almacenamientos se reducen drsticamente los costes del proceso. Agilidad en la tramitacin. Los diferentes pasos de un trmite se pueden realizar en pocos minutos y cmodamente, sin necesidad de desplazamiento alguno. Ahorro de espacio. Los documentos generados pueden ser almacenados fcilmente en medios de almacenamiento magntico u ptico. Procedimiento seguro. Mediante el empleo de certificados y firmas digitales se garantiza en todo momento la autenticidad, la integridad y el no repudio de los documentos.

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Artculo 1. mbito de aplicacin. La presente Ley ser aplicable a todo tipo de informacin en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos: a) en las obligaciones contradas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales; b) en las advertencias escritas que por disposicin legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razn al riesgo que implica su comercializacin, uso o consumo.

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De la redaccin de este artculo se desprende fcilmente que la Ley 527 es de aplicacin general. El criterio para determinar el mbito de aplicacin es que se trate de informacin que se encuentra en cierta forma (de mensaje de datos), independientemente del tipo de contenido de la misma. La interpretacin del artculo 1. debe respetar este propsito y no restringirse ilegtimamente. Dicha posicin fue adoptada expresamente por la Corte Constitucional en la sentencia C-831 de 2001. Una ltima reflexin confirma estas conclusiones: los artculos 6, 7, 8, y 12 son los que desarrollan el criterio del equivalente funcional.

en los principios Unidroit para los contratos comerciales internacionales. El artculo 6, como los dems de la parte primera de la Ley, desarrolla el principio de neutralidad tecnolgica, de acuerdo con el cual no se requiere el uso de una tecnologa particular para que el legislador considere que existe un escrito desde el punto de vista jurdico8. En la expresin accesible para su posterior consulta subyace una importante caracterstica de los documentos, cuya relevancia se magnifica cuando se utilizan medios electrnicos. A la informacin que est almacenada en un medio fsico se tiene acceso directo por nuestros sentidos; para leer la informacin impresa en una hoja de papel basta observarla, no se requiere de ningn elemento adicional.
8 Tampoco se establece como requisito un formato especfico; puede usarse, por ejemplo, cualquier tipo de procesador de texto para el cumplimiento de la funcin.

El equivalente funcional de escrito.

El artculo 6 constituye el nivel probatorio ms bajo dentro de la escala establecida en la Ley 527:

Artculo 6. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la informacin conste por escrito, ese requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos, si la informacin que ste contiene es accesible para su posterior consulta. Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligacin, como si las normas prevn consecuencias en el caso de que la informacin no conste por escrito.
Un escrito puede cumplir con muchas funciones, pero en lo que concierne a la prueba de un hecho, el legislador consider que su funcin primordial es permitir el acceso a la informacin consignada en el mismo en forma posterior a la creacin del mensaje. Los mensajes de datos, por tanto, deben cumplir con esa misma funcin para ser considerados escritos. Esta definicin coincide con las que se han dado en el mbito internacional, como por ejemplo la que se incluye

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Pero si se desea tener acceso a la informacin que reposa en un determinado medio electrnico, se debe contar esencialmente con dos cosas: 1. el hardware que permite tener acceso al archivo electrnico y 2. el software que permite traducir la informacin que est contenida en el mensaje de datos al lenguaje inteligible por el usuario. Si quiero tener acceso a un archivo que est en el formato de un procesador de texto convencional y que se encuentra almacenado en un disquete, necesitar, al menos, un computador personal que lo pueda leer y el software procesador de texto que interprete el archivo y lo traduzca al lenguaje que comprendo. Si no tengo alguna de estas dos cosas, la informacin no ser accesible.

Cualquiera de los sistemas de firma (Rincn, 2008) disponibles en el mercado puede ser utilizado para firmar electrnicamente los mensajes de datos. No existe una restriccin para usar solo ciertos dispositivos para determinadas operaciones. ste, sin duda, es un desarrollo del principio de neutralidad tecnolgica. Pero esto no significa que el tratamiento de todos los sistemas de firma sea el mismo. A diferencia de lo que ocurre en los medios fsicos tradicionales, en donde el mecanismo por excelencia para firmar es la firma manuscrita, sin que haya una verdadera preocupacin por ahondar en las posibles clasificaciones de este concepto, la Ley consider importante diferenciar los efectos jurdicos del uso de los distintos sistemas o dispositivos de firma.

El equivalente funcional de la firma

El artculo 7 de la Ley 527 de 1999 consagra el siguiente grado dentro de la escala probatoria, al establecer el equivalente funcional de firma:

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Artculo 7. Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en ausencia de la misma, en relacin con un mensaje de datos, se entender satisfecho dicho requerimiento si: a) se ha utilizado un mtodo que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobacin. b) que el mtodo sea tanto confiable como apropiado para el propsito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.9
9 Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligacin, como si las normas simplemente prevn consecuencias en el caso de que no exista una firma.

El literal b) del artculo 7 establece una importante restriccin al uso de los dispositivos electrnicos de creacin de firmas: el mtodo que se utiliza para firmar debe ser tanto confiable como apropiado para el propsito por el cual el mensaje fue generado o comunicado. No todos los dispositivos de firma tienen los mismos efectos jurdicos.

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De lo anterior se colige una importante consecuencia en materia de carga probatoria. Quien afirme que un mensaje de datos est firmado, no solamente debe probar la existencia del mensaje de datos, sino que debe probar igualmente que el documento se encuentra firmado, es decir, la existencia de la firma. Esta es una verdadera carga probatoria adicional para quien pretende darle fuerza probatoria a un mensaje de datos; quien afirme que un mensaje de datos se encuentra firmado, debe allegar las pruebas: 1. Del mtodo de firma utilizado, 2. Que permitan probar que ese mtodo es confiable para el tipo de transaccin y 3. Que el mtodo es apropiado para el tipo de transaccin. Ahora bien, se dijo que el mtodo debe cumplir con dos caractersticas: ser confiable y apropiado. La Ley 527 utiliz dos conceptos jurdicos indeterminados para condicionar la existencia de una firma electrnica y no estableci expresamente un sistema de valoracin de los mismos que pudiera dar una gua sobre su interpretacin. Luego, en principio, la definicin de cundo el mtodo de firma es confiable y apropiado para la transaccin que se est realizando o para el mensaje de datos que se est firmando es un asunto que estar sujeto a la sana crtica del juez. La ley colombiana que regula el comercio electrnico (Ley 527 de 1999), en la parte tcnica sobre firma digital y entidades prestadoras de servicios de certificacin establece condiciones adicionales de seguridad tcnica jurdica a las transacciones electrnicas, que garantizan confidencialidad, integridad, identificacin o autenticacin y no rechazo. Estos cuatro pilares son los garantes de que las transacciones electrnicas cuenten con la seguridad necesaria para su ejecucin y son estudiados y resueltos por la criptografa10. Con la confidencialidad se garantiza que los mensajes de datos lleguen, exclusivamente, a las personas autorizadas para ello; con la integridad, que el mensaje de datos no sea interceptado y modificado durante el envo; con la autenticacin y mediante el uso de una firma digital (sistema
10 Ciencia de las Matemticas que estudia la ocultacin; disimulacin cifrada de la informacin de tal manera que cifrar o encriptar es transformar una informacin en ininteligible, al utilizar un procedimiento matemtico conocido y una clave determinada; consiste en que quien conozca y aplique el procedimiento y la clave determinada podr acceder a la informacin originalmente.

de clave pblica), que se reconozca al titular de la firma y del mensaje, y, con el no rechazo y a travs del uso de los servicios de certificacin digital, se podr tener claridad de que el destinatario de un mensaje no desconocer su recepcin y que el autor no negar su autora. El modelo de las normas colombianas se pueden ver de tres tipos de equivalencia, a saber: a) firma, b) firma digital y c) firma digital con certificado de entidad de certificacin abierta. La firma digital11 es una de las especies de la llamada firma electrnica y consiste en un conjunto de caracteres que acompaa a un documento o texto y dos claves, una pblica y otra privada, por medio de las cuales se encripta el contenido12. Este procedimiento asegura la autenticidad y la integridad, y determina la autora y la recepcin, as como el contenido de los datos transmitidos. El funcionamiento de la firma digital se podra verificar en los siguientes pasos: El autor firma el documento13 por medio de la clave privada (sistema de claves asimtrico); con esto no puede negar la autora, pues, solo l tiene el conocimiento de esa clave, lo que aminora el riesgo por revocacin del mensaje transmitido. El receptor comprueba la validez de la firma por medio de la utilizacin de la clave pblica vinculada a la clave privada, con lo cual es posible descifrar el mensaje.
11 En materia de comercio electrnico, ms concretamente acerca de las firmas digitales, las normas aplicables en Colombia son las siguientes: - Ley 527 de 1999, la cual define y reglamenta el acceso y el uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. - Decreto 1747 de 2000, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999 en lo relacionado con las entidades de certificacin, los certificados y las firmas digitales. - Circular externa nmero 10 de 2001, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, en el captulo V, ttulo VIII. Al respecto, ver el concepto 01101080 de 10 de enero de 2002, de la Superintendencia de Industria y Comercio. 12 Ley 527 de 1999, artculo 2. Definiciones. Para los efectos de la presente Ley se entender por: (...) c) Firma digital. Se entender como un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin. 13 En el anlisis del documento electrnico ser importante tener en cuenta a Rincn & Ibez (2004, p. 119).

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El software del firmante aplica un algoritmo hash sobre el texto a firmar (algoritmo matemtico unidireccional, es decir, lo encriptado no se puede desencriptar), y obtiene un extracto de longitud fija y absolutamente especfico para ese mensaje. Un mnimo cambio en el mensaje producira un extracto completamente diferente y, por tanto, no correspondera con el que originalmente firm el autor14.

El equivalente funcional del original

A continuacin, en el artculo 8, se define en la Ley 527 lo que se conoce como el concepto de original:

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Artculo 8. Original. Cuando cualquier norma requiera que la informacin sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos, si: a) existe alguna garanta confiable de que se ha conservado la integridad de la informacin, a partir del momento en que se gener por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma; b) de requerirse que la informacin sea presentada, si dicha informacin puede ser mostrada a la persona que se deba presentar.
Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligacin, como si las normas simplemente prevn consecuencias en el caso de que la informacin no sea presentada o conservada en su forma original.

El concepto de original es uno de los que mayor modificacin sufre en el contexto electrnico. La razn esencial para ello es el hecho de que el simple acceso a la informacin digital involucra realizar una copia de la misma. Si el concepto original se asocia al soporte en el que por primera vez se incorpor la informacin, no podra hablarse nunca de un original en los medios electrnicos. Siempre estar en presencia de una copia de la informacin. No puede identificarse un original en este sentido, tal como se hace en los medios fsicos tradicionales. El legislador, consciente de esta dificultad, estableci nuevos criterios para determinar cundo se est en presencia de un original en el contexto de los mensajes de datos. El literal b) establece el requisito propio de todo escrito, al que ya se hizo referencia, de que la informacin pueda ser mostrada cuando se desea consultarla. Pero es el literal a) el que establece una verdadera innovacin. De acuerdo con ste, se entender satisfecho el requisito de original siempre que exista una garanta confiable de que la informacin se ha conservado ntegra desde el momento en que por primera vez se gener en su forma definitiva. Esto quiere decir que, en principio, cualquiera de las copias realizadas de un documento podra ser considerada un original para efectos probatorios. Resultara indiferente establecer cuntas copias se han realizado o si el archivo electrnico que se examina es una copia de una copia o una copia del primer archivo que se cre.

14 El algoritmo ms utilizado en este procedimiento de encriptacin asimtrica es el RSA. Hasta este momento se ha obtenido un extracto final cifrado con la clave privada del autor, el cual se aadir al final del texto o mensaje para que se pueda verificar la autora e integridad del documento por aquella persona interesada que disponga de la clave pblica del autor.

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Para determinar cundo se entiende que un mensaje de datos es ntegro, se consagr en el artculo 9 una definicin del concepto de integridad:

Artculo 9. Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artculo anterior, se considerar que la informacin consignada en un mensaje de datos es ntegra si sta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adicin de algn endoso o de algn cambio que sea inherente al proceso de comunicacin, archivo o presentacin. El grado de confiabilidad requerido ser determinado a la luz de los fines para los que se gener la informacin y de todas las circunstancias relevantes del caso.
La integridad de la informacin deriva del hecho positivo de que est completa y del hecho negativo de que no haya sido alterada. Esto exige no solamente una prueba esttica de que se garantiz la identidad del mensaje de datos al momento de su creacin, el almacenamiento del mismo tiene tanta o ms importancia que la creacin; esto quiere decir que debe probarse la forma como se ha garantizado la integridad de la informacin a lo largo del tiempo. Existen ciertas tecnologas que permiten garantizar los dos aspectos, con lo que esta diferenciacin pierde importancia. Tal sera el caso de la firma digital, cuya utilizacin garantiza la integridad de la informacin independientemente de las condiciones de almacenamiento. La presencia de sta en un documento permite afirmar que la informacin ha permanecido ntegra y que permanecer as, por lo menos, mientras la firma conserve la caracterstica de unicidad.

El equivalente funcional de archivo y conservacin

Respecto a la conservacin de los mensajes de datos y documentos, la Ley 527, en sus artculos 12 y 13 establece claramente que cuando la Ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedar satisfecho siempre y cuando se cumpla con las siguientes condiciones: La informacin debe ser accesible para su posterior consulta. El mensaje de datos o documento conservado, debe estar en el formato en el que se haya generado, enviado o recibido, o en un formato que permita verificar que se reprodujo con exactitud la informacin conservada. Se debe conservar la informacin que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado, o recibido el mensaje o reproducido el documento.

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Y dice el inciso final expresamente: los libros y papeles del comerciante podrn ser conservados en cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta.

Decreto 1747 de 2000

Con el fin de reglamentar el funcionamiento de las entidades de certificacin digital a que se refiri la Ley 527 de 1999, el Gobierno Nacional expidi el Decreto 1747 de 2000. Se destacan los siguientes aspectos: Distingue entre entidades de certificacin cerradas y entidades de certificacin abiertas:15 Los certificados digitales que expiden las primeras deben ser gratuitos y solo pueden ser usados para las comunicaciones entre el suscriptor y la entidad de certificacin. Por el contrario, los certificados digitales de las entidades de certificacin abierta se pueden utilizar para cualquier tipo de comunicacin, independientemente de su remitente o destinatario. El Decreto 1747 de 2000 establece que pueden existir dos clases de entidades de certificacin: las cerradas y las abiertas. Las primeras fueron definidas como aquellas que prestan servicios propios de entidades de certificacin solo para el intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, sin exigir remuneracin por ello, y las segundas, son aquellas que, a contrario sensu, ofrecen servicios propios de entidades de certificacin, tales que su uso: i) no se limita al intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, y ii) reciben remuneracin por ello. Los requisitos de esta ltima modalidad son ms exigentes que los previstos para las entidades cerradas, ya que su actividad puede tener efectos frente a terceros. En general, los certificados digitales son documentos electrnicos expedidos por una entidad de certificacin, que identifican al suscriptor y le permiten firmar digitalmente mensajes de datos. La ventaja jurdica de las firmas digitales es que permiten presumir que quien las impuso en un mensaje de
15 Al respecto, revisar www.certicamara.com

datos tena la intencin de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo. Este es el efecto jurdico de la propiedad de o repudio de mensajes de datos que tiene la certificacin digital. Dicha presuncin garantiza que quien observe una firma digital en un mensaje de datos puede suponer vlidamente y de manera inequvoca que el firmante es quien dice ser y que se vincula con el contenido del mensaje. Sin embargo, los certificados digitales emitidos por una entidad de certificacin cerrada no pueden, de manera directa, aplicar esta presuncin a las firmas digitales que se imponen en los mensajes intercambiados entre la entidad cerrada y el suscriptor del servicio. En caso de controversia (usualmente causada por repudiacin judicial o administrativa del mensaje) se hace necesario que la entidad demuestre adicionalmente, entre otros aspectos, que la firma ha estado bajo el control exclusivo de la persona que la usa de manera permanente.

Circular nica No. 10

Siguiendo lo preceptuado por el decreto reglamentario, la Superintendencia de Industria y Comercio expidi en octubre de 2000 la Resolucin 26930, que estableca los estndares que deban seguir las entidades de certificacin. Esta circular fue recogida por la Circular nica No. 10 de la Superintendencia en el captulo VIII del ttulo V. Fija los estndares internacionales que deben cumplir las entidades de certificacin para la prestacin del servicio de certificacin digital. Establece los requisitos para aquellas empresas que deseen convertirse en firmas auditoras de entidades de certificacin. Detalla los deberes de las entidades de certificacin y el contenido de la Declaracin de prcticas de certificacin. Regula la presentacin de los informes de auditora por parte de las firmas auditoras.

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Ley 962 de 2005 de simplificacin y racionalizacin de trmites

El pasado mes de julio de 2005 el Congreso de la Repblica expidi la Ley 962, por la cual se dictaron disposiciones sobre la racionalizacin de trmites y los procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos. Se dispuso en el artculo 1 que su objeto sera el de facilitar las relaciones de los particulares con la administracin pblica, de tal forma que las actuaciones que deban surtirse ante ella para el ejercicio de actividades, derechos o el cumplimiento de obligaciones se desarrollen de conformidad con los principios establecidos en los artculos 83, 84, 209 y 333 de la Carta Poltica. As mismo, se consagr como principio orientador el fortalecimiento tecnolgico, segn el cual, con el fin de articular la actuacin de la administracin pblica y de disminuir los tiempos y los costos de realizacin de los trmites por parte de los administrados, se incentivar el uso de medios tecnolgicos integrados, para lo cual el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en coordinacin con el Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones Ministerio de Comunicaciones, orientar el apoyo tcnico requerido por las entidades y por los organismos de la administracin pblica16. En relacin con la divulgacin y la gratuidad de los formularios oficiales, el pargrafo 2 del artculo 4 de la Ley que se analiza dispuso que en todo caso las entidades de la administracin pblica debern colocar en medio electrnico, a disposicin de los particulares, todos los formularios cuya diligencia se exija por las disposiciones legales.

Regulacin de aspectos tecnolgicos, actuaciones administrativas por medios electrnicos

El artculo 6 de la Ley 962 de 2005 estableci que para atender los trmites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la administracin pblica debern ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnolgico o documento electrnico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la funcin administrativa. Para el efecto, podrn implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas. As mismo, la norma seal que la sustanciacin de las actuaciones y la expedicin de los actos administrativos tendrn lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trmite, notificacin y publicacin de tales actuaciones y actos, podrn adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrnicas. Igualmente, estableci como derecho de toda persona el de presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos mediante cualquier medio tecnolgico o electrnico del cual dispongan las entidades y organismos de la administracin pblica. No obstante, la norma aclara que en los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una prestacin econmica, en todo caso, deben allegarse los documentos fsicos que soporten el derecho exigido. En relacin con la utilizacin de medios electrnicos, la norma hizo una remisin expresa a la Ley 527 de 1999, al consagrar que el uso de aquellos medios se regir por lo dispuesto en la Ley sobre comercio electrnico, al igual que en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del captulo 8 del ttulo XIII, seccin tercera, libro segundo, artculos 251 a 293, del Cdigo de Procedimiento Civil, y dems normas aplicables, siempre que

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16 Lo anterior es un gran avance para el desarrollo e implementacin de sistemas que permitan aplicar el concepto de acto administrativo a travs de medios electrnicos, pues, por primera vez, se consagra en una ley de la Repblica el fortalecimiento tecnolgico como principio orientador de las actuaciones de la administracin pblica con sus administrados.

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sea posible verificar la identidad del remitente, as como la fecha de recibo del documento. La Ley consagr, en forma expresa, la obligacin de las entidades y de los organismos de la administracin pblica de dar a conocer los medios tecnolgicos o electrnicos de que dispongan para permitir su utilizacin17. Igualmente seal que, en todo caso, el uso de los medios tecnolgicos y electrnicos para adelantar trmites y competencias de la administracin pblica deber garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad18. Finalmente, el pargrafo 3 estableci que cuando la sustanciacin de las actuaciones y actos administrativos se realice por medios electrnicos, las firmas autgrafas que los mismos requieran, podrn ser sustituidas por un certificado digital que asegure la identidad del suscriptor, de conformidad con lo que para el efecto establezca el Gobierno Nacional19. En lo que hace referencia a la factura electrnica, se dispuso que para todos los efectos legales sta podr expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de medio digital disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnologa que garantice la autenticidad e integridad desde su expedicin y durante todo el tiempo de su conservacin (ver Decreto 1929 de 2007).

la Ley 527 de 1999, la sustanciacin de las actuaciones, la expedicin de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrn tener lugar por medios electrnicos. Para el trmite, notificacin y publicacin de tales actos, podrn utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrnicas. Igualmente se estableci en la Ley que los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirn con las obligaciones de publicidad del proceso contractual sern sealados por el Gobierno Nacional, sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993. As mismo, consagr que con el fin de materializar los objetivos a que se refiere lo anterior, el Gobierno Nacional desarrollar el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP) que tendr las siguientes caractersticas: Dispondr de las funcionalidades tecnolgicas para realizar procesos de contratacin electrnicos bajo los mtodos de seleccin sealados en el artculo 2 de la presente Ley, segn lo defina el reglamento. Servir de punto nico de ingreso de informacin y de generacin de reportes para las entidades estatales y la ciudadana. Contar con la informacin oficial de la contratacin realizada con dineros pblicos, para lo cual establecer los patrones a que haya lugar y se encargar de su difusin a travs de canales electrnicos. Integrar el Registro nico Empresarial de las Cmaras de Comercio, el Diario nico de Contratacin Estatal y los dems sistemas que involucren la gestin contractual pblica. As mismo, se articular con el Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, creado por la Ley 598 de 2000, sin que ste pierda su autonoma para el ejercicio del control fiscal de la contratacin pblica.

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Contratacin pblica por medios electrnicos

El Congreso de la Repblica expidi el 16 de julio de 2007 la Ley 1150 (Diario Oficial, 2007), por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos. Dicha Ley seal en su artculo 3 que, de conformidad con lo dispuesto en
17 Pargrafo 1, artculo 6. 18 Pargrafo 2, artculo 6. 19 Pargrafo 3, artculo 6.

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En ese orden de ideas, el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica, SECOP, es un instrumento de apoyo a la gestin de la contratacin estatal que permitir la interaccin entre las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los rganos de control. Para tal fin, seala que se dispondr de herramientas que permitan facilitar la contratacin en lnea, garantizar la seleccin objetiva, divulgar los procesos contractuales y permitir un control posterior con transparencia y eficiencia, as como ofrecer al ciudadano la capacidad de opinar sobre la forma como se prioriza la ejecucin de los recursos pblicos. El artculo 6 de la Ley 962 de 2005 estableci que para atender los trmites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la administracin pblica debern ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnolgico o documento electrnico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la funcin administrativa. Para el efecto, podrn implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas. La norma seal que la sustanciacin de las actuaciones y la expedicin de los actos administrativos tendrn lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trmite, notificacin y publicacin de tales actuaciones y actos podrn utilizarse, adems, soportes, medios y aplicaciones electrnicas. Igualmente, estableci como derecho de toda persona el de presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos mediante cualquier medio tecnolgico o electrnico del cual dispongan las entidades y organismos de la administracin pblica. Posteriormente, mediante el Decreto 2178 de 2006, el Gobierno Nacional cre el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica como un instrumento de apoyo a la gestin contractual de las entidades estatales, que

permitir la interaccin de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los rganos de control a travs de la articulacin de los servicios electrnicos ofrecidos por el Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal (SICE) y los sistemas de informacin relacionados con la contratacin pblica que se encuentren a cargo del Gobierno Nacional. El objetivo fundamental de dicho sistema se centra en brindar uniformidad a la informacin sobre la contratacin pblica, para lo cual servir de punto nico de ingreso de informacin y de generacin de reportes para las entidades pblicas, los organismos de control, los contratistas, proveedores y la ciudadana en general. Lo anterior se expuso en atencin a los antecedentes que en materia de contratacin pblica electrnica se han venido

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desarrollando en nuestro pas, entre ellos, el hecho de que a partir de marzo de 2003 se encuentra funcionando el Portal nico de Contratacin, cuya implementacin se encuentra a cargo del Programa Agenda de Conectividad del Ministerio de Tecnologas de Informacin y las Comunicaciones y que corresponde a una iniciativa inscrita en los propsitos de transparencia, eficiencia y promocin del desarrollo, cuyo objetivo consiste en integrar la informacin contractual de las entidades para que los proponentes y la ciudadana en general puedan informarse respecto de los procesos contractuales del Estado.

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El Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, fue creado por la Ley 598 de 2000, a cargo de la Contralora General de la Repblica y del Comit para la Operacin del SICE, creado por el Decreto 3512 de 2003. Con base en lo anterior, el Gobierno Nacional consider necesario implementar un sistema gestor contractual electrnico para el Estado colombiano. Esta ltima etapa se complementa con la expedicin de la Ley 1150 de 2007, en la que se establece de manera puntual:

a) Dispondr de las funcionalidades tecnolgicas para realizar procesos de contratacin electrnicos bajo los mtodos de seleccin sealados en el artculo 2. de la presente Ley segn lo defina el reglamento. b) Servir de punto nico de ingreso de informacin y de generacin de reportes para las entidades estatales y la ciudadana. c) Contar con la informacin oficial de la contratacin realizada con dineros pblicos, para lo cual establecer los patrones a que haya lugar y se encargar de su difusin a travs de canales electrnicos. d) Integrar el Registro nico Empresarial de las Cmaras de Comercio, el Diario nico de Contratacin Estatal y los dems sistemas que involucren la gestin contractual pblica. As mismo, se articular con el Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, creado por la Ley 598 de 2000, sin que ste pierda su autonoma para el ejercicio del control fiscal a la contratacin pblica. Pargrafo 1. En ningn caso la administracin del SECOP supondr la creacin de una nueva entidad. El SECOP ser administrado por el organismo que designe el Gobierno Nacional, sin perjuicio de la autonoma que respecto del SICE confiere la Ley 598 de 2000 a la Contralora General de la Repblica. Pargrafo 2. En el marco de lo dispuesto en los artculos 59, 60, 61 y 62 de la Ley 190 de 1995 los recursos que se generen por el pago de los derechos de publicacin de los contratos se destinarn en un diez por ciento (10%) a la operacin del Sistema que trata el presente artculo. Una vez sancionada y publicada la Ley 1150 de 2007, el Gobierno Nacional expidi el Decreto No. 066 de 2008, por el cual se reglament parcialmente dicha Ley sobre las modalidades de seleccin, publicidad y seleccin objetiva.

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Artculo 3. De la contratacin pblica electrnica. De conformidad con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la sustanciacin de las actuaciones, la expedicin de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrn tener lugar por medios electrnicos. Para el trmite, notificacin y publicacin de tales actos, podrn utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrnicas. Los mecanismos e instrumentos por medio de los cuales las entidades cumplirn con las obligaciones de publicidad del proceso contractual sern sealados por el Gobierno Nacional.
Lo anterior sin perjuicio de las publicaciones previstas en el numeral 3 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993. Con el fin de materializar los objetivos a que se refiere el inciso anterior, el Gobierno Nacional desarrollar el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica, SECOP, el cual:

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All se estableci en el artculo 8 que la entidad contratante ser responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratacin salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva. La informacin contenida en los actos del proceso se consider oponible cuando aparezca publicada por el medio sealado en el presente artculo. Igualmente, seal que la publicidad a que se refiere el mencionado artculo se har en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP) a travs del Portal nico de Contratacin, cuyo sitio web ser indicado por su administrador. Con base en lo anterior, seal la norma, se publicarn los siguientes documentos, segn corresponda a cada modalidad de seleccin: El aviso de la convocatoria pblica. Los proyectos de pliegos de condiciones. Las observaciones y sugerencias a los proyectos a que se refiere el numeral anterior y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas. El acto que dispone la apertura del proceso de seleccin, para el cual no ser necesaria ninguna otra publicacin. Los pliegos de condiciones definitivos. El acta de la audiencia de aclaracin de los pliegos de condiciones y, en general, las aclaraciones que se presenten durante el proceso de seleccin y las respuestas a las mismas. Las adendas a los pliegos de condiciones. El informe de evaluacin a que se refiere el numeral 8 del artculo 30 de la Ley 80 de 1993, as como el de evaluacin del concurso de meritos a que se refiere el artculo 68 del presente decreto. El acto de adjudicacin y el acta de la audiencia pblica de adjudicacin en los casos de licitacin pblica. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de seleccin. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la informacin sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecucin contractual o con posterioridad a sta.

El acta de liquidacin de mutuo acuerdo o el acto administrativo de liquidacin unilateral. As mismo el mencionado artculo dispuso que las entidades pblicas que no cuenten con los recursos tecnolgicos que provean una adecuada conectividad para el uso del SECOP debern reportar esta situacin al Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones dentro de los dos meses siguientes a la entrada en vigencia del decreto. Dicho reporte deber sealar, adems de la dificultad o imposibilidad de acceder al sistema, la estrategia y el plan de accin que desarrollarn a efecto de cumplir con la obligacin del uso del sistema electrnico. Semestralmente la entidad actualizar este reporte.

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Intervencin de la firma digital y de los servicios de certificacin digital

Sobre los atributos solicitados por la Ley 962 ser importante tener en cuenta que la autenticidad implica la correspondencia entre quien firma el documento y el documento en s, en otras palabras, significa que con la mencionada caracterstica que reviste la firma digital se permite constatar que quien enva el documento es su titular o, lo que es lo mismo, que el funcionario pblico que ha elaborado el acto y debe firmarlo es quien realmente lo ha hecho y lo ha remitido. La autenticidad es un valor necesario y sumamente importante, ya que con ella se le garantiza a la parte receptora que el documento que recibe fue firmado efectivamente por quien aparece como remitente en el mencionado instrumento. La integridad implica garantizar que la informacin contenida en un documento lase acto administrativo amparado por la firma digital es la que desde un inicio se introdujo y que no ha sido alterada o modificada, es decir, el documento que se suscribi sigue manifestando exactamente lo mismo que en un principio y no ha sido alterado. De conformidad con el rgimen aplicable a las firmas y a los certificados digitales de las entidades de certificacin, los dos atributos aludidos se pueden desprender de la utilizacin de dicho tipo de firmas. La ley colombiana que regula el comercio electrnico (Ley 527 de 1999), en la parte tcnica sobre firma digital y entidades prestadoras de servicios de certificacin, establece condiciones adicionales de seguridad tcnica jurdica a las transacciones electrnicas, que garantizan confidencialidad, integridad, identificacin o autenticacin y no rechazo. Estos cuatro pilares son los garantes de que las transacciones electrnicas cuenten con la seguridad necesaria para su ejecucin, los cuales son estudiados y resueltos por la criptografa. Con la confidencialidad se garantiza que los mensajes de datos lleguen, exclusivamente, a las personas autorizadas para ello; con la integridad, que el mensaje de datos no sea interceptado y modificado durante el envo; con la

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autenticacin y mediante el uso de una firma digital (sistema de clave pblica), que se reconozca al titular de la firma y del mensaje y, con el no rechazo y a travs del uso de los servicios de certificacin digital, se podr tener seguridad de que el destinatario de un mensaje no desconocer su recepcin y que el autor no negar su autora.

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MANUAL DE VALIDEZ Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIN ELECTRNICA AL INTERIOR DE TRMITES NOTARIALES

Por ERICK RINCN CRDENAS Gerente General de CERTICMARA S.A.

Validez jurdica y probatoria de los Mensajes de Datos en Colombia

PARTE 1. CONCEPTOS GENERALES ALREDEDOR DEL USO DE LOS SERVICIOS DE CERTIFICACIN DIGITAL Introduccin
Uno de los principales obstculos para el desarrollo de los negocios electrnicos lo constituye la equivocada percepcin de inseguridad en el uso de las nuevas tecnologas, frente al marco jurdico existente. En ese sentido, los partcipes en una operacin de comercio electrnico pueden tener la confianza suficiente de que todas las operaciones que van a realizar tienen valor jurdico. Por lo anterior, presentamos a la comunidad notarial del pas un trabajo cuyo propsito es resaltar, desde la perspectiva acadmica, las caractersticas del marco jurdico vigente alrededor de la validez jurdica y probatoria de los mensajes de datos e informacin electrnica en todo tipo de trmites y actuaciones.

ARTICULO 1o. MBITO DE APLICACIN. La presente Ley ser aplicable a todo tipo de informacin en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos: a) En las obligaciones contradas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales; b) En las advertencias escritas que por disposicin legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razn al riesgo que implica su comercializacin, uso o consumo.
De la redaccin de este artculo se desprende fcilmente que la Ley 527 es de aplicacin general. Establece que se aplica a todo tipo de informacin disponible en forma de mensajes de datos, estableciendo dos excepciones: las obligaciones pactadas en tratados internacionales y las advertencias escritas que deben ir impresas en los productos para cumplir con los objetivos de proteccin al consumidor. Las excepciones son obvias y razonables, pero es importante destacar que son restrictivas. Igualmente, dicha normativa pretende cerrar el problema del uso de medios electrnicos como medio de prueba para cualquier tipo de transaccin, contrato, actuacin, operacin o similar.

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1. Explicacin sumaria de la estructura de Ley 527 de 1999;

En materia de validez jurdica y probatoria de informacin electrnica de todo tipo, la norma paradigmtica es la Ley 527 de 1999, ms conocida dentro de nuestro mbito como Ley de Comercio Electrnico. Es importante recordar el mbito de aplicacin de la Ley:

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El criterio para determinar el mbito de aplicacin de la norma es que se trate de informacin que se encuentra cierta forma, (mensaje de datos), independientemente del tipo o del contenido de la misma. La interpretacin del artculo 1o debe respetar este propsito y no restringirse ilegtimamente. Esta posicin fue adoptada expresamente por la Corte Constitucional, en sentencia C-831 de 2001. La Ley consta de cuatro partes principales, que se pueden resumir de la siguiente manera: Primera Parte o Parte General: Definicin de conceptos bsicos usados en la Ley, dentro de los que cabe destacar los de mensajes de datos, comercio electrnico, firma digital, y entidad de certificacin. A continuacin se establecen los principios bsicos que rigen el uso de medios electrnicos: La Ley se aplica de manera general a todo tipo de relaciones jurdicas, y no slo a relaciones jurdicas comerciales. Por ejemplo, se aplica a las relaciones jurdicas entre los particulares y el Estado, incluyendo los trmites administrativos ante autoridades pblicas. Si un mensaje de datos cumple con los mismos objetivos y tiene las mismas funciones que un medio tradicional o fsico de transmisin de informacin, tendr las mismas consecuencias jurdicas que el medio tradicional al que reemplaza. Este principio se conoce en la doctrina como el Principio del Equivalente Funcional, y existen cuatro manifestaciones expresas del mismo en la Ley: Escrito, Original, Firma y Archivo. Se reconoce expresamente la posibilidad de que los documentos se firmen digitalmente. Se deja a libertad contractual la posibilidad de establecer las reglas que rijan la comunicacin de los mensajes de datos entre las partes. No obstante, se establecen reglas supletivas para determinar cundo un mensaje de datos ha sido enviado o recibido, y cul es su contenido.

Segunda Parte: Se reconoce la posibilidad de utilizar medios electrnicos en materia de transporte de mercancas. Tercera Parte: Se le reconoce un valor jurdico especial a la Firma Digital, que es aquella que utiliza la Infraestructura de Llave Pblica para su generacin y que basa su confiabilidad en las certificaciones que expiden las Entidades de Certificacin. Estas entidades tienen las siguientes particularidades: Deben tener la capacidad tcnica y financiera para prestar los servicios de certificacin digital. Sus administradores no pueden ser personas que hayan sido condenadas a pena privativa de la libertad, excepto por delitos polticos o culposos; o que hayan sido suspendidas en el ejercicio de su profesin por falta grave contra la tica o hayan sido excluidas de aquella. Necesitan autorizacin previa para prestar los servicios de certificacin digital que se relacionen con las firmas digitales. En lo concerniente a la actividad de certificacin digital, son vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Si son entidades extranjeras, sus certificados digitales deben estar respaldados por una entidad de certificacin nacional. Cuarta Parte: Establece que estas normas deben interpretarse sin perjuicio de las normas existentes en materia de proteccin al consumidor.

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2. El principio de equivalencia funcional

Dentro de los principios de la sociedad de la informacin, debe resaltarse el principio de la equivalencia funcional de los actos jurdicos celebrados a travs de medios electrnicos respecto de aquellos actos jurdicos suscritos en forma manuscrita, e incluso oral. Este principio es el mayor aporte de tipo jurdico que trae la Ley 527 de 1999 y constituye el fundamento de la interrelacin entre el derecho y las nuevas tecnologas. Consiste en equiparar el documento electrnico al documento manuscrito y darle un mismo valor probatorio. Al respecto, la Corte Constitucional, al declarar la exequibilidad de la Ley 527 de 1999, seal que sta adopta el principio de los equivalentes funcionales en virtud del cual los mensajes de datos deben recibir el mismo tratamiento de los documentos consignados en papel, es decir, que debe drseles la misma eficacia jurdica, por cuanto comportan los mismos criterios de un documento1. Asimismo, la Corte seal ibdem, que la equivalencia se fundamenta en un anlisis de los propsitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre papel, para determinar cmo podran cumplirse esos propsitos y funciones con tcnicas electrnicas. Agrega que la citada ley adopt el criterio flexible de equivalente funcional, el cual tiene en cuenta los requisitos de forma, fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentacin consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento impreso. La equivalencia funcional entre el documento papel y el documento electrnico se ve complementada con los equivalentes funcionales de firma, original y archivo2. El artculo 6 de la Ley 527 de 1999 establece que cuando una norma exija que determinada informacin conste por escrito, este requisito queda satisfecho con un mensaje de datos.
1 Repblica de Colombia. Corte Constitucional. Sentencia C-662 de 2000. M.P. Dr. Fabio Morn Daz. 2 Artculos 7, 8 y 9 de la Ley 527 de 1999.

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Otros principios de la sociedad de la informacin que merecen especial atencin son: 1) La neutralidad tecnolgica; 2) Buena f; 3) La libertad contractual; 4) No modificacin y/o alteracin del rgimen general de contratos; 5) Transparencia; 6) Seguridad.

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La Ley 527 de 1999 bajo el principio de la seguridad acude al mismo criterio previsto en la Ley Modelo del equivalente funcional para regular el mensaje de datos. Con base en las particularidades de los soportes informticos y la transmisin telemtica de mensajes, se analizan e identifican las funciones que cumple el documento contenido en el papel dentro del mundo jurdico, a fin de disponer requisitos y condiciones tendientes a que el mensaje de datos satisfaga las mismas necesidades, cumpliendo similares funciones. La exposicin de motivos al proyecto de ley No. 227 de 1998 argumenta:

El Proyecto de Ley, al igual que la Ley Modelo, sigue el criterio de los equivalentes funcionales que se fundamenta en un anlisis de los propsitos y funciones de la exigencia tradicional del documento sobre el papel, para determinar cmo podran cumplirse esos propsitos y funciones con tcnicas electrnicas. Se adopt el criterio flexible de equivalente funcional, que tuviera en cuenta los requisitos de forma fiabilidad, inalterabilidad y rastreabilidad, que son aplicables a la documentacin consignada sobre papel, ya que los mensajes de datos por su naturaleza, no equivalen en estricto sentido a un documento consignado en papel. En conclusin, los documentos electrnicos estn en capacidad de brindar similares niveles de seguridad que el papel y, en la mayora de los casos, un mayor grado de confiabilidad y rapidez, especialmente con respecto a la identificacin del origen y el contenido de los datos, siempre que se cumplan los requisitos tcnicos y jurdicos plasmados en la Ley.
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El artculo 5 de la Ley atribuye efectos jurdicos, validez y fuerza obligatoria a los mensajes de datos. El captulo II de la Parte I Parte General (artculos 6, 7, 8 y 9) regula el escrito, la firma, el original y la integridad de un mensaje de datos. En general, la legislacin dispone que cuando cualquier norma requiera que la informacin conste por escrito, que se presente o conserve en su forma original, exija la presencia de una firma o prevea consecuencias por su ausencia, se entendern satisfechos los requerimientos si se cumplen las siguientes condiciones, as: (i) en relacin con el escrito, si la informacin que el mensaje de datos contiene es accesible para su posterior consulta; (ii) en relacin con la firma, si se ha utilizado un mtodo que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y que permita indicar que el contenido cuenta con su aprobacin y, que el mtodo sea confiable y apropiado para el propsito por el cual el mensaje fue generado o comunicado; (iii) en relacin con el original, si existe alguna garanta confiable de que se ha conservado la integridad de la informacin, a partir del momento en que se gener por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de dato o en alguna otra forma y, de requerirse que la informacin sea presentada, si dicha informacin puede ser mostrada a la persona que se debe presentar.3
3 Para efectos del mensaje de datos original, se considera que la informacin es ntegra, si sta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adicin de algn endoso o de algn cambio que sea inherente al proceso de comunicacin, archivo o presentacin. Finalmente, se establece que el grado de confiabilidad requerido ser determinado a la luz de los fines para los que se gener la informacin y de todas las circunstancias relevantes del caso.

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Como se acaba de describir, el legislador colombiano escogi una serie de condicionamientos para la informacin contenida en soportes informticos, que permiten satisfacer las necesidades de operatividad de los mensajes de datos dentro de la comunidad para que desarrollen similares funciones a las de la informacin sobre papel. En este sentido, la legislacin se encarga de regular igualmente la conservacin de los mensajes de datos y documentos en el artculo 12 donde, siguiendo la frmula usada en las disposiciones precedentes, se establece que cuando la Ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservadas, el requisito quedar satisfecho siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones4: (i) Que la informacin que contenga sea accesible para su posterior consulta. (ii) Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la informacin generada, enviada o recibida. (iii) Que se conserve toda la informacin que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento. Igualmente la norma dispone que no estar sujeta a la obligacin de conservacin la informacin que tenga por nica finalidad facilitar el envo o recepcin de los mensajes de datos y que los libros y papeles del comerciante podrn ser conservados en cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta. De esta forma la Ley adopta el criterio del equivalente funcional en relacin con el escrito, la firma, el original, la integridad del mensaje de datos y su conservacin. El criterio permite al operador jurdico aplicar dentro de las relaciones humanas reguladas por el derecho los mismos usos y utilidades que tiene la informacin contenida en el papel. 5
4 GASCO, Mila. New Technologies and Institucional Change in Public Administration. Social Science Computer Review 21 (1), Washington, 2003, pg 6-14. 5 Es un criterio flexible que en general tendr que ser adaptado a los diversos cambios tecnolgicos, lo cual se encuentra garantizado por la textura de las normas y la generalidad de referencias que utiliza nuestro legislador. La norma no cierra las posibilidades de sistemas informticos ms avanzados a aquellos que exista en el momento de su promulgacin.

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En la dcada pasada se consideraba, tanto en el mbito nacional como en el internacional, que la inseguridad jurdica respecto del valor probatorio de los mensajes de datos era el principal obstculo para el desarrollo del comercio electrnico6; y que su regulacin, por tanto, era un asunto de la mayor importancia. La expedicin de la Ley 527 de 1999 obedeci a esta necesidad de dar seguridad jurdica a las transacciones electrnicas. En la regulacin de los medios electrnicos por la Ley 527 el legislador se enfrent a un dilema crucial. Por una parte, poda crear un rgimen jurdico particular y exclusivo para los medios electrnicos de prueba, independiente de la regulacin tradicional esencialmente contenida en el Cdigo de Procedimiento Civil. Por otra, poda simplemente adaptar el rgimen jurdico existente a las nuevas realidades aparejadas por los medios electrnicos. El legislador, siguiendo la tendencia internacional, opt por la segunda alternativa. Pero, cmo poda el legislador realizar esta adaptacin del ordenamiento jurdico tradicional al uso de medios electrnicos? El criterio del equivalente funcional es la respuesta a este interrogante7. Es este criterio de interpretacin el que permite entender cmo se pueden cumplir los requisitos probatorios tradicionales por medio de mensajes de datos. En efecto, el origen prximo del equivalente funcional lo encontramos en la Ley Modelo de Comercio Electrnico de la CNUDMI de 1996 (LMCE). En la gua para la incorporacin al derecho interno de este documento se afirma la necesidad de crear un mecanismo por el que los Estados permitan el uso de medios electrnicos en las transacciones jurdicas, sin que por ello deban renunciar a la imposicin de requisitos formales para las transacciones jurdicas. El criterio del equivalente funcional es este mecanismo. 8
6 LEITNER. Christine, eGovernment in Europe: the state of Affaire European Institute of Public Adminitration-Comision Europea. Paper, London, 2003, pg 13. 7 MARGETTS, Hellen. Information Technology in Government: Britain and America. London: Routledge. 1999, pg. 56 8 Podemos enunciarlo de la siguiente manera: Si un mensaje de datos cumple con los mismos objetivos y tiene las mismas funciones que un medio tradicional o fsico de transmisin de informacin, dicho mensaje tendr los mismos efectos jurdicos que dicho medio fsico.

La explicacin de este criterio as enunciado es muy simple. De acuerdo con el artculo 5 de la Ley 527 de 1999, no puede negarse efectos jurdicos, validez o fuerza obligatoria a cierta informacin, por el slo hecho de que est en forma de mensajes de datos. Este artculo pone en pie de igualdad a los mensajes de datos con los dems medios de pruebas, al reconocerles de manera general valor probatorio. Pero el que no pueda negarse efectos jurdicos a los mensajes de datos no significa que todos los mensajes de datos tengan el mismo valor probatorio, y ni siquiera que tengan alguno. Tal y como muchos objetos muebles no tienen el suficiente carcter representativo o declarativo para ser considerados documentos, muchos mensajes de datos pueden no servir como medios de prueba. Por eso, el legislador consider prudente establecer unos parmetros bsicos para determinar en qu casos un mensaje de datos tiene valor probatorio. En primer lugar, los mensajes de datos deben cumplir con una funcin de representacin o declaracin para que puedan ser considerados como prueba. En efecto, segn el artculo 10 de la misma Ley, el rgimen jurdico de los mensajes de datos es el de los documentos. Y el artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil define los documentos como objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo.

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La palabra funcional de equivalente funcional hace referencia al cumplimiento de esta funcin de declaracin o representacin propia de estos medios de prueba. No puede dejar de resaltarse la importancia de esto. La Ley asume un criterio finalista; el documento es tal porque sirve a un propsito determinado. Si finalmente no puede cumplir con su funcin de representacin, si no representa nada para una persona, no puede ser considerado un documento. En este sentido resulta claro que el principio del equivalente funcional no es una novedad en el derecho colombiano, pues se trata del desarrollo de un principio ya existente aplicado en el artculo 175 del Cdigo de Procedimiento Civil. Lo que resulta novedoso es el nuevo contexto de la equivalencia funcional en los mensajes de datos. La palabra equivalencia del concepto da lugar a la equiparacin de la funcin probatoria de un mensaje de datos a la funcin que cumple un documento fsico o tradicional, es decir en soporte cartular o papel. Los medios tradicionales de prueba cumplen con unas funciones especficas, y prueban unos hechos particulares; algunos prueban quin creo un documento, otros cundo se cre, o con qu informacin se ha comprometido el creador del documento.9 El principio del equivalente funcional establece que un mensaje de datos que cumpla con esta misma funcin especfica tendr los mismos efectos jurdicos que estos medios tradicionales. Pero no basta con el cumplimiento de la funcin10. De acuerdo con el artculo 11, deben cumplirse adicionalmente unos requisitos mnimos de confiabilidad de la informacin para que se entienda que un mensaje de datos cumple con la funcin que se le ha asignado:
9 Al respecto se puede ver: UMAA CHAUX, Andrs Felipe. Algunos comentarios sobre el principio del equivalente funcional en la Ley 527 de 1999 en Revista de Derecho, Comunicaciones y Nuevas Tecnologas. Grupo de Estudios en Internet, Comercio Electrnico, Telecomunicaciones & Informtica, Ediciones Uniandees, pg. 75 10 QUINLIVAN, Aodh, y SCHON, Emmanuelle. Breaking Down the Barriers? New Public Management in the European Comission. Journal of Public Affaire 2 (2),London, 2003, pg 19-32.

Artculo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoracin de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta Ley, se tendrn en cuenta las reglas de la sana crtica y dems criterios reconocidos legalmente para la apreciacin de las pruebas. Por consiguiente habr de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la informacin, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.
Eventualmente, entonces una autoridad judicial o administrativa puede negar valor probatorio a un mensaje de datos cuando considere que las condiciones de su generacin, transmisin o conservacin no son confiables11. Por ejemplo, si en la creacin de un mensaje de datos no se utiliz ningn mecanismo tcnico para dejar constancia de que fue una determinada persona quien cre el mensaje de datos, un juez podra llegar a considerar que, al no existir certeza sobre el creador del mensaje de datos, no puede drsele valor probatorio, salvo que haya un reconocimiento expreso de a quian se opone.12 De lo anterior se desprende que el valor probatorio de un mensaje de datos no es absoluto, sino relativo. Depende de las circunstancias particulares de su creacin, transmisin y almacenamiento para que pueda ser considerado confiable. Este punto ser abordado ms adelante.
11 VALERO, Julian. El Rgimen Jurdico de la e-Administracin. El Uso de Procedimientos Informticos y Telemticos en el Procedimiento Administrativo, Granada: Comares, Madrid. 2004, pg. 160. 12 El juez, en este caso, considerara que el mensaje de datos, al no ser lo suficientemente confiable, no puede cumplir con la funcin para el que supuestamente fue creado.

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Esta conclusin se confirma cuando se recuerda el mbito de aplicacin de la Ley:

En ese contexto resulta intersante verificar que la misma Ley 527 estableci a favor de la firma digital una presuncin de confiabilidad y apropiabilidad cuando interviene en todo tipo de mensajes de datos. As, se tiene que, para saber si un mensaje de datos presta valor probatorio deber seguirse el siguiente razonamiento13: (i) Determinar las funciones probatorias que un determinado mensaje de datos cumpli respecto de determinados hechos, (ii) Hallar un documento o medio de prueba que cumpla con estas mismas funciones, (iii) Definir si el mensaje de datos cumple dichas funciones con la suficiente confiabilidad, de acuerdo con las reglas de la sana crtica. En ese orden de ideas, los equivalentes funcionales son criterios de interpretacin, son artculos interpretativos, pues su funcin principal es permitir la interpretacin de otros artculos de la normatividad, a saber, aquellos que imponen requisitos formales para ciertos actos o que exigen la prueba de los mismos, y por ello se trata de criterios de aplicacin general, y no restringidos a los asuntos comerciales. No se requiere de normas particulares que establezcan equivalentes funcionales para cada una de las oportunidades en que se imponen estos requisitos formales; los artculos de la Ley 527 de 1999 se aplican de manera directa a estos casos14. No se requerira, por tanto, que una norma permitiera, por ejemplo, el uso de medios electrnicos para que un notario creara una escritura pblica por medios electrnicos, sino que la norma que afirma que la escritura pblica debe constar por escrito debe interpretarse a la luz de la existencia de los equivalentes funcionales.15
13 WELP, Yanima. Nuevas Tecnologas, Viejos Problemas. El Modelo Espaol de Difusin de Internet. Revista Internacional de Sociologa 37:77, Madrid, 2004, pag114. 14 ANDERBERG. History of the Internet and Web. Disponible en http://www.dsu.edu/ anderbea/history 15 La Ley 527 es una norma interpretativa de las muchas otras normas del ordenamiento que regulan los escritos, las firmas y los originales.

Articulo 1o. mbito de aplicacin. La presente Ley ser aplicable a todo tipo de informacin en forma de mensaje de datos, salvo en los siguientes casos: a) En las obligaciones contradas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados internacionales; b) En las advertencias escritas que por disposicin legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo de productos en razn al riesgo que implica su comercializacin, uso o consumo.
De la redaccin de este artculo se desprende fcilmente que la Ley 527 es una ley de aplicacin general. El artculo establece que se aplica a todo tipo de informacin que se encuentra en forma de mensajes de datos, estableciendo solamente dos excepciones: obligaciones pactadas en tratados internacionales y las advertencias escritas que deben ir impresas en los productos para cumplir con los objetivos de proteccin al consumidor. Las excepciones son obvias y bastante razonables, pero lo importante de destacar es que son restrictivas.16 El criterio para determinar el mbito de aplicacin es que se trate de informacin que se encuentra cierta forma (de mensaje de datos), independientemente del tipo de informacin o del contenido de la misma17. La interpretacin del artculo 1 debe respetar este propsito y no restringirse ilegtimamente.18
16 La Ley 527 de 1999 pretendi cerrar el problema del uso de medios electrnicos como medio de prueba para cualquier tipo de transaccin, contrato, actuacin, operacin o similar. 17 ESEBBAG BENCHIMOL y J MARTINEZ VALERO. Guas practicas para usuarios de Internet, Anaya Multimedia, Madrid, 1995, pg. 34. 18 Esta posicin fue adoptada expresamente por la Corte Constitucional, en sentencia C-831 de 2001.

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Adicionalmente, debe tener en cuenta que los artculos 6, 7, 8, y 12 son los artculos que desarrollan el criterio del equivalente funcional.19 Dichos artculos deben interpretarse de manera conjunta, por cuanto los mismos establecen una especie de escala probatoria, yendo desde el mensaje de datos con el menor valor probatorio, a aquel que proporciona la mayor seguridad como prueba.

Las deliberaciones del grupo de trabajo partieron de la base de que en un entorno electrnico el original de un mensaje no se puede distinguir de una copia, adems, de que no lleva una firma manuscrita y no figura en un papel, de tal manera que las posibilidades de fraude son altas debido a la facilidad y rapidez con que se pueden interceptar y alterar datos en versin electrnica. Adems su deteccin es difcil. A travs de tcnicas denominadas firmas electrnicas, la tecnologa se encarga de ofrecer mecanismos para que algunas o todas las caractersticas de las firmas manuscritas se puedan cumplir en un entono electrnico. La finalidad de dichas tcnicas es la de proporcionar equivalentes funcionales de las firmas manuscritas y de otros tipos de mecanismos de autenticacin empleados en el soporte de papel, tales como los sellos, alas huellas, etc. Esta propuesta aborda algunas pautas relacionadas con los servicios de certificacin digital, de tal manera que fija criterios para evaluar la conducta de las partes involucradas, es decir, el tercero que confa en el certificado y el prestador de servicios de certificacin. En cuanto al firmante, la ley Modelo desarrolla el principio bsico segn el cual debe actuar con diligencia razonable, con respecto a su dispositivo de creacin de firma electrnica, para as evitar la utilizacin no autorizada de ese mecanismo. Cuando el referido dispositivo deja se ser seguro, el firmante debe dar aviso inmediato a aquellas personas que confan en la firma o la hayan certificado.

3. La firma digital y las entidades de certificacin digital

En el periodo 30 de sesiones de la CNUDMI, celebrado en 1997, se discuti la viabilidad y conveniencia de preparar un rgimen uniforme sobre las cuestiones relativas a las firmas digitales, las entidades certificadoras y asuntos conexos. El grupo de trabajo tuvo sucesivas reuniones tendientes a estructurar un rgimen de tales caractersticas, el cual tuvo demoras por la presencia de mltiples dificultades en el logro del consenso en algunos aspectos jurdicos. Tan slo hasta el periodo 34 de sesiones de la CNUDMI, en junio de 2001, se present a consideracin de los miembros el proyecto de Ley Modelo de Firma Electrnica y su respectiva Gua para la incorporacin, las cuales fueron presentadas a partir del supuesto previsto en el articulo 7. de la ley Modelo sobre Comercio Electrnico, correspondiente a las consideraciones jurdicas relacionadas con la firma20. Al igual que la ley Modelo sobre Comercio Electrnico, la de la Firma Electrnica es una propuesta a los Estados para que incorporen a su derecho interno algunas disposiciones relacionadas con estos mecanismos de seguridad tecnolgica, teniendo en cuenta sus limitaciones, procedimientos y las condiciones propias de su ordenamiento jurdico.
19 Estos artculos siguen muy de cerca la estructura de los artculos 6,7, 8 y 10 de la LMCE. 20 Ley Modelo sobre Comercio Electrnico, Artculo 7. Firma. 1) Cuando la Ley requiera la firma de una persona, ese requisito quedar satisfecho en relacin con un mensaje de datos: a) si se utiliza un mtodo para identificar a esa persona y para indicar que esa persona aprueba la informacin que figura en el mensaje de datos: y b) si ese mtodo es tan fiable como apropiado para los fines para los que se gener o comunic el mensaje de datos, a la luz de todas las circunstancias del caso, incluido cualquier acuerdo pertinente 2) el pargrafo 1) ser aplicable tanto si el requisito en l previsto est expresado en forma de obligacin, como si la Ley simplemente prev consecuencias en el caso de que no exista una firma 3) lo dispuesto en el presente articulo no ser aplicable.

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Asimismo, se espera que el tercero que confa en el certificado tome medidas razonables para verificar el grado de contabilidad de la firma electrnica y, si est respaldada por un certificado digital, comprobar la validez, suspensin o revocacin del mismo, y tener en cuenta cualquier limitacin que lo afecte. La obligacin general del prestador de servicios de certificacin, por su parte, es utilizar sistemas, procedimientos y recursos humanos adecuadamente confiables y actuar de conformidad con las declaraciones que haga respecto a sus normas o prcticas. Debe actuar, adems, con diligencia razonable para cerciorarse de que todas las declaraciones que haya hecho en relacin con el certificado expedido sean exactas y cabales.21 La ley colombiana en la parte tcnica sobre firma digital y entidades prestadoras de servicios de certificacin establece condiciones adicionales de seguridad tcnica jurdica a las transacciones electrnicas, que garantizan confidencialidad, integridad, identificacin o autenticacin y no rechazo. Estos cuatro pilares son los garantes de que las transacciones electrnicas cuenten con la seguridad necesaria para su ejecucin, los cuales son estudiados y resueltos por la criptografa22. Con la confidencialidad se garantiza que los mensajes de datos lleguen, exclusivamente, a las personas autorizadas para ello; con la integridad, que el mensaje de datos no sea interceptado y modificado durante el envo; con la autenticacin y mediante el uso de una firma digital (sistema de clave pblica), que se reconozca al titular de la firma y del mensaje, y, con la aprobacina travs del uso de los servicios de certificacin digital, se podr tener claridad de que el destinatario de un mensaje no desconocer su recepcin y que el autor no negar su autora. El modelo de las normas colombianas se pueden ver de tres tipos de equivalencia, a saber: a) firma, b) firma digital y c) firma digital con certificado de entidad de certificacin abierta. Estas equivalencias se pueden resumir en la siguiente Tabla: Firma
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Firma digital Clave pblica nica Verificable Control exclusivo de clave Est ligada a la informacin De acuerdo con la reglamentacin

Firma digital + certificacin (artculo 15) Clave pblica Certificacin emitida por entidad de certificacin abierta Est de acuerdo con los usos del certificado Certificado no vencido Firma digital = firma manuscrita

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Mtodo

Cualquiera Identificacin de iniciador Mtodo tanto confiable como apropiado

Requisitos

Equivalencia Firma
Fuente: Zubieta Herman.

Firma manuscrita

21 En ese orden de ideas, ante la evolucin de las innovaciones tecnolgicas, la ley Modelo establece el reconocimiento jurdico de las firmas electrnicas independientemente de la modalidad tecnolgica utilizada. 22 Ciencia de las matemticas que estudia la ocultacin; disimulacin cifrada de la informacin de tal manera que cifrar o encriptar es transformar una informacin en inteligible, al utilizar un procedimiento matemtico conocido y una clave determinada, consiste en que quien conozca y aplique el procedimiento y la clave determinada podr acceder a la informacin originalmente.

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La firma digital23 es una de las especies de la llamada firma electrnica y consiste en un conjunto de caracteres que acompaa a un documento o texto y dos claves, una pblica y otra privada, por medio de las cuales se encripta el contenido24. Este procedimiento asegura la autenticidad y la integridad, y determina la autora y recepcin, as como el contenido de los datos transmitidos. El funcionamiento de la firma digital se podra verificar en los siguientes pasos: El autor firma el documento25 por medio de la clave privada (sistema de claves asimtrico); con esto no puede negar la autora, pues, slo l tiene el conocimiento de esa clave, lo que aminora el riesgo por revocacin del mensaje transmitido; El receptor comprueba la validez de la firma por medio de la utilizacin de la clave pblica vinculada a la clave privada, con lo cual es posible descifrar el mensaje; El software del firmante aplica un algoritmo hash sobre el texto a firmar (algoritmo matemtico unidireccional, es decir, lo encriptado no se puede desencriptar), y obtiene un extracto de longitud fija, y absolutamente especfico para ese mensaje.
23 En materia de comercio electrnico, ms concretamente acerca de las firmas digitales, las normas aplicables en Colombia son las siguientes: - Ley 527 de 1999, la cual define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. - Decreto 1747 de 2000, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999, en lo relacionado con las entidades de certificacin, los certificados y las firmas digitales. - Circular externa nmero 10 de 2001, expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio, en el captulo V, ttulo VIII. Al respecto, ver el concepto 01101080 de 10 de enero de 2002, de la Superintendencia de Industria y Comercio. 24 Ley 527 de 1999, artculo 2. Definiciones. Para los efectos de la presente Ley se entender por: [...] c) Firma digital. Se entender como un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin. 25 En el anlisis del documento electrnico ser importante tener en cuenta a Rincn Crdenas, Erick y scar Ibez Parra. El acto administrativo electrnico y las nuevas tecnologas de la Informacin, Revista Civilizar, Bogot, nm. 7, Universidad Sergio Arboleda, diciembre, 2004, pg. 119.

Un mnimo cambio en el mensaje producira un extracto completamente diferente, y, por tanto, no correspondera con el que originalmente firm el autor26. En lo que se refiere a la seguridad jurdica en entornos electrnicos, y de conformidad con el marco legal vigente, es fundamental la intervencin de los prestadores de servicios de certificacin digital. stos son personas autorizadas, de conformidad con las disposiciones legales, para emitir certificados en relacin con las firmas digitales de las personas. La obligacin general del prestador de servicios de certificacin consiste en utilizar sistemas, procedimientos y recursos humanos adecuadamente confiables y actuar segn las declaraciones hechas respecto a sus polticas de certificacin, contenidas en la Declaracin de Prcticas de Certificacin. Debe actuar, adems, con diligencia razonable, para cerciorarse de que todas las declaraciones realizadas en relacin con el certificado expedido son exactas y cabales. El Decreto 1747 del 2000 reglamentario de la Ley 527 establece dos clases de entidades de certificacin: las entidades cerradas y las abiertas. Las primeras fueron definidas como aquellas que prestan servicios propios de entidades de certificacin solo para el intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, sin exigir remuneracin por ello. Las segundas son aquellas que, a contrario sensu, ofrecen servicios propios de entidades de certificacin, de tal forma que su uso no se limita al intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor y reciben remuneracin por ello. Sus requisitos son ms exigentes que los previstos para las entidades cerradas, ya que su actividad puede tener efectos frente a terceros. Como se ha dicho preliminarmente los certificados digitales son documentos electrnicos expedidos por una entidad de certificacin que identifican al suscriptor y le permiten firmar digitalmente mensajes de datos. La ventaja jurdica de
26 El algoritmo ms utilizado en este procedimiento de encriptacin asimtrica es el RSA. A la fecha se ha obtenido un extracto final cifrado con la clave privada del autor, el cual se aadir al final del texto o mensaje para que se pueda verificar la autora e integridad del documento por aquella persona interesada que disponga de la clave pblica del autor.

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las firmas digitales es que permiten presumir que quien las impuso en un mensaje de datos tena la intencin de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo. Este es el efecto jurdico de la propiedad de no repudio de estos mensajes que tiene la certificacin digital. Esta presuncin garantiza que quien observe una firma digital en un mensaje de datos puede suponer vlidamente y de manera inequvoca que el firmante es quien dice ser y que se vincula con el contenido del mensaje. Sin embargo, los certificados digitales emitidos por una entidad de certificacin cerrada no pueden aplicar esta presuncin de manera directa a las firmas digitales que se imponen en los mensajes intercambiados entre la entidad cerrada y el suscriptor del servicio. En caso de controversia (usualmente causada por repudiacin judicial o administrativa del mensaje), se hace necesario que la entidad demuestre, entre otros, que la firma ha estado bajo el control exclusivo de la persona que la usa de manera permanente. Por el contrario, los certificados digitales emitidos por una entidad de certificacin abierta pueden dar este efecto de manera universal. En relacin con los efectos jurdicos de los certificados emitidos por una entidad de certificacin cerrada, debe tenerse en cuenta lo estipulado por el artculo 4 del Decreto

1747, reglamentario de la Ley 527, el cual establece que Los certificados emitidos por las entidades de certificacin cerradas debern indicar expresamente que slo podrn ser usados entre la entidad emisora y el suscriptor. Las entidades debern informar al suscriptor de manera clara y expresa, previa expedicin de los certificados, que stos no cumplen los requisitos del artculo 15 del presente Decreto. Se debe concluir entonces que el valor probatorio de las firmas digitales de una entidad de certificacin digital cerrada est claramente restringido desde el punto de vista legal. Tenemos entonces que, si el certificado expedido por una entidad de certificacin cerrada no cumple los requisitos enunciados en el artculo 15 del Decreto 1747, segn lo establece el mismo Decreto en su artculo 4 de manera expresa, no podra, en principio, la firma digital que se encuentra respaldada mediante el certificado digital, cumplir con lo establecido en el pargrafo del artculo 28 de la Ley 527, salvo que se prueben dichos atributos. En ese orden de ideas, la firma digital de una entidad de certificacin digital cerrada, tampoco cumplira de manera inmediata con el equivalente funcional de firma manuscrita. En conclusin, al no darse por satisfechos los atributos previstos en el pargrafo del artculo 28 de la Ley 527, la firma digital de una entidad de certificacin cerrada no tendr la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita.

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4. Entidades de Certificacin Digital

En lo que se refiere a la seguridad jurdica en entornos electrnicos, y de conformidad con el marco legal vigente, es fundamental la intervencin de los prestadores de servicios de certificacin digital. Estos son personas autorizadas, de conformidad con las disposiciones legales, para emitir certificados en relacin con las firmas digitales de las personas. La obligacin general del prestador de servicios de certificacin consiste en utilizar sistemas, procedimientos y recursos humanos adecuadamente confiables y actuar segn las declaraciones que haga respecto a sus polticas de certificacin, contenidas en la Declaracin de Prcticas de Certificacin. Debe actuar, adems, con diligencia razonable, para cerciorarse de que todas las declaraciones realizadas en relacin con el certificado expedido son exactas y cabales. Las Entidades de Certificacin Digital son TERCEROS DE CONFIANZA que se dedican a la prestacin de servicios de certificacin digital, a travs de un Sistema de Certificacin Digital. Los servicios de certificacin digital brindan seguridad a las comunicaciones que se realizan en redes abiertas, como por ejemplo Internet, mediante la expedicin de certificados digitales en los que ofrecen informacin a los usuarios sobre la persona con la que se estn comunicando. El Decreto 1747 del 2000 reglamentario de la Ley 527 establece dos clases de entidades de certificacin: las entidades cerradas y las abiertas. Las primeras fueron definidas como aquellas que prestan servicios propios de entidades de certificacin solo para el intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor, sin exigir remuneracin por ello. Las segundas son aquellas que, a contrario sensu, ofrecen servicios propios de entidades de certificacin, de tal forma que su uso no se limita al intercambio de mensajes entre la entidad y el suscriptor y reciben remuneracin por ello.

Sus requisitos son ms exigentes que los previstos para las entidades cerradas, ya que su actividad puede tener efectos frente a terceros. Como se ha dicho preliminarmente los certificados digitales son documentos electrnicos expedidos por una entidad de certificacin que identifican al suscriptor y le permiten firmar digitalmente mensajes de datos. La ventaja jurdica de las firmas digitales es que permiten presumir que quien las impuso en un mensaje de datos tena la intencin de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo. Este es el efecto jurdico de la propiedad de no repudio de estos mensajes que tiene la certificacin digital. Esta presuncin garantiza que quien observe una firma digital en un mensaje de datos puede suponer vlidamente y de manera inequvoca que el firmante es quien dice ser y que se vincula con el contenido del mensaje. Sin embargo, los certificados digitales emitidos por una entidad de certificacin cerrada no pueden aplicar esta presuncin de manera directa a las firmas digitales que se imponen en los mensajes intercambiados entre la entidad cerrada y el suscriptor del servicio. En caso de controversia (usualmente causada por repudiacin judicial o administrativa del mensaje), se hace necesario que la entidad demuestre, entre otros, que la firma ha estado bajo el control exclusivo de la persona que la usa de manera permanente. Por el contrario, los certificados digitales emitidos por una entidad de certificacin abierta pueden dar este efecto de manera universal. En relacin con los efectos jurdicos de los certificados emitidos por una entidad de certificacin cerrada, debe tenerse en cuenta lo estipulado por el artculo 4 del decreto 1747, reglamentario de la Ley 527, el cual establece que los certificados emitidos por las entidades de certificacin cerradas debern indicar expresamente que slo podrn ser usados entre la entidad emisora y el suscriptor. Las entidades debern informar al suscriptor de manera clara y expresa, previa expedicin de los certificados, que stos no cumplen los requisitos del artculo 15 del presente Decreto.

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Se debe concluir entonces que el valor probatorio de las firmas digitales de una entidad de certificacin digital cerrada esta claramente restringido desde el punto de vista legal. Tenemos entonces que, si el certificado expedido por una entidad de certificacin cerrada no cumple los requisitos enunciados en el artculo 15 del Decreto 1747, segn lo establece el mismo Decreto en su artculo 4 de manera expresa, no podra, en principio, la firma digital que se encuentra respaldada mediante el certificado digital, cumplir con lo establecido en el pargrafo del artculo 28 de la Ley 527, salvo que se prueben dichos atributos. En ese orden de ideas, la firma digital de una entidad de certificacin digital cerrada, tampoco cumplira de manera inmediata con el equivalente funcional de firma manuscrita. En conclusin, al no darse por satisfechos los atributos previstos en el pargrafo del Artculo 28 de la Ley 527, la firma digital de una entidad de certificacin cerrada no tendr la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita.

autor del escrito y dejar constancia de dicha intencin; 9) Proporcionar un soporte material que facilite la conservacin de los datos en forma visible; 10) Facilitar las tareas de control o de verificacin ulterior para fines contables, fiscales o reglamentarios; y 11) Determinar el nacimiento de todo derecho o de toda obligacin jurdica cuya validez dependa de un escrito.27 Como se puede advertir de la lectura de las razones anteriormente sealadas, la conservacin juega un papel bastante importante. La obligacin de la conservacin de la documentacin no slo est establecida en distintas disposiciones comerciales y tributarias, sino tambin en las especficas sobre patrimonio cultural y sobre archivos. Y en el caso que nos ocupa, la aceptacin plena del documento electrnico (asimilado en sus efectos jurdicos al soporte papel), en el cumplimiento del requisito de conservacin.28 Adicionalmente se debe tener en cuenta lo establecido en la Ley 527 de 1.999 y recientemente en la Ley 962 de 2005, normas que directamente aluden a la conservacin de los mensajes de datos y documentos (artculo 12). Debido a lo anterior, la conservacin de los libros del comerciante por medios electrnicos es posible. El problema estriba en que tcnicamente es muy discutida la perdurabilidad del documento en soporte electrnico y parece que no hay acuerdo sobre los sistemas de homologacin o validacin tcnica del soporte electrnico que garanticen su perdurabilidad ms all de unos aos. La mayora de las soluciones informticas ofrecidas en el mercado, van desde equipos para procesamiento, envi y transmisin de informacin hasta aplicativos y sistemas que integran cualquier tipo de documentos permitiendo al usuario una gestin homognea y transparente independiente de
27 Ver Gua para la incorporacin en el Derecho Interno de la Ley Modelo de la CNUDMI para el Comercio Electrnico. 28 El informe repartido en la II Reunin Plenaria de la Comisin de Asuntos Americanos de la Comisin de Informtica y Seguridad Jurdica de la Unin Internacional del Notariado Latino, explica que el archivo y la conservacin del documento electrnico ofrece la posibilidad a las partes de presentar en juicio una copia certificada compulsada por el notario quien conserva el original con la misma fuerza probatoria del original mismo. Esto indudablemente permitir atribuir mayor confidencialidad a documentos que son, en muchos aspectos, incorporales.

5. Expediente Electrnico y Archivo Confiable de Mensajes de Datos

Durante la preparacin de la Ley Modelo de la Comisin de las Naciones Unidas para el Desarrollo del Derecho Mercantil (CNUDMI) se prest particular atencin a las funciones que tradicionalmente desempean diversos tipos de escritos consignados sobre papel. En las discusiones de la Ley Modelo se enunciaron las principales razones por las que en el derecho interno se haca necesario requerir la presentacin de un escrito: 1) Dejar una prueba tangible de la existencia y la naturaleza de la intencin de las partes de comprometerse; 2) Alertar a las partes ante la gravedad de las consecuencias de concluir un contrato; 3) Proporcionar un documento que sea legible para todos; 4) Proporcionar un documento inalterable que permita dejar constancia permanente de la operacin; 5) Facilitar la reproduccin de un documento de manera que cada una de las partes pueda disponer de un ejemplar de un mismo texto; 6) Permitir la autenticacin mediante la firma del documento de los datos en l consignados; 7) Proporcionar un documento presentable ante las autoridades pblicas y los tribunales; 8) Dar expresin definitiva a la intencin del

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su origen, los procesos microinformticos, videos, sonidos, etc. Igualmente se presentan como soluciones adaptables a diferentes plataformas de bases de datos y con absoluta independencia de los diferentes elementos hardware y software con los que se deben integrar.29

Fundamento Legal del Expediente electrnico

Teniendo en cuenta que la Informacin almacenada a travs del proceso de la digitalizacin, se puede circunscribir dentro del concepto del mensaje de datos, que trae la Ley 527 de 1999, se expone a continuacin los apartes normativos que sustentaran la posibilidad de que este tipo de sistemas sean completamente vlidos y efectivos en frente de la conservacin y almacenamiento de la informacin. La Ley 527 de 1999 establece en su artculo 2 la definicin del Mensaje de Datos en los siguientes trminos:

Siguiendo el texto de la Ley 527, tambin se encuentra que el artculo 8 establece frente a la posibilidad de que una norma requiera que la informacin sea presentada y conservada en su forma original, que dicho requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos, si se presentan las siguientes condiciones: Artculo 8. Original. Cuando cualquier norma requiera que la informacin sea presentada y conservada en su forma original, ese requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos, si: a) Existe alguna garanta confiable de que se ha conservado la integridad de la informacin, a partir del momento en que se gener por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna otra forma. b) De requerirse que la informacin sea presentada, si dicha informacin puede ser mostrada a la persona que se deba presentar. Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligacin, como si las normas simplemente prevn consecuencias en el caso de que la informacin no sea presentada o conservada en su forma original. Respecto de la conservacin de los mensajes de datos y documentos, la Ley 527 establece claramente en su artculo 1230 que cuando la ley requiera que ciertos documentos,
30 Concepto 05054043 del 12 de octubre de 2005 proferido por la Superintendencia de Industria y Comercio: a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo sealado en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante nicamente deben ser conservados por un perodo de diez (10) aos contados a partir de la fecha del ltimo asiento, documento, o comprobante, pudindose utilizar para el efecto, a eleccin del comerciante, su conservacin en papel o en cualquier medio tcnico, magntico o electrnico que garantice su reproduccin exacta. Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrnico para la conservacin de tales documentos, el mismo deber reunir los requisitos establecidos en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no ser necesaria la conservacin fsica (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproduccin exacta de los libros y papeles, a travs del citado medio electrnico, el comerciante tiene la posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrndose obligado, nicamente, a conservarlos por un perodo de diez (10) aos en el medio electrnico en que se hubieren reproducido.

Mensaje de Datos. La informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrnicos, pticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrnicos de Datos (EDI), Internet, el correo electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax.
Igualmente establece el artculo 6 de la Ley 527 de 1999, que cuando cualquier norma requiera que la informacin conste por escrito, este requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos, si la informacin que ste contiene es accesible para su posterior consulta. Establece tambin el citado artculo: Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una obligacin, como si las normas prevn consecuencias en el caso de que la informacin no conste por escrito.
29 Ver: http://www.archivogeneral.gov.co/version2/htm/tablas/sem/gesdocu.htm

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registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedar satisfecho, siempre y cuando se cumplan con las siguientes condiciones: a. La informacin debe ser accesible para su posterior consulta. b. El mensaje de datos o documento conservado debe estar en el formato en el que se haya generado, enviado o recibido, o en un formato que permita verificar que se reprodujo con exactitud la informacin conservada. c. La conservacin de la informacin que permita determinar el origen y el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o reproducido el documento.31 Y dice expresamente el inciso final: Los libros y papeles del comerciante podrn ser conservados en cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta. Este artculo tiene la finalidad de fijar las condiciones en los que se cumplira la obligacin de conservar mensajes de datos que pudiera existir con arreglo a la ley aplicable. Se reproducen las condiciones enunciadas en el artculo 6 para que un mensaje de datos satisfaga la regla que exige la presentacin de un escrito.32 Posteriormente se pone de relieve que no es preciso conservar el mensaje sin modificaciones, a condicin de que la informacin archivada reproduzca con exactitud el mensaje de datos en la forma recibida. No sera apropiado exigir que la informacin se conservara sin modificaciones, ya que por regla general los mensajes son descodificados, comprimidos o convertidos antes de ser archivados.
31 [6] Vease Cdigo de Comercio, Art. 60; Cdigo de Procedimiento Civil, Art. 268; Circular Externa 007 de 1996 Superintendencia Bancaria; Ttulo I Cap. XI Num. 4.1 32 Con respecto a la conservacin de los mensajes de datos, el artculo 10 de la Ley Modelo de la CNUDMI, reproducido por la legislacin colombiana, establece un conjunto de nuevas reglas con respecto a los requisitos de conservacin de la informacin (por ejemplo, a efectos contables o fiscales) a fin de evitar que esos requisitos obstaculicen el desarrollo comercial moderno.

Adicionalmente se hace referencia en el artculo a toda la informacin que debe archivarse, que incluye, aparte del mensaje propiamente dicho, cierta informacin sobre la transmisin que puede resultar necesaria para identificar el mensaje, entre ella la fecha y hora en la que fue enviado o recibido un mensaje de datos, lo que enfatiza la necesidad de contar con el servicio de estampado cronolgico. Esta norma requiere una mayor exigencia que la mayora de las normas nacionales vigentes respecto de la conservacin de comunicaciones consignadas sobre papel. En la prctica, la conservacin de informacin -especialmente de la relativa a la transmisin- puede estar a cargo muchas veces de alguien que no sea ni el iniciador ni el destinatario, es el caso de un intermediario. De todas maneras, la intencin consiste en que la persona obligada a conservar cierta informacin relativa a la transmisin no pueda aducir para no cumplirla que, por ejemplo, el sistema de comunicaciones que utiliza la otra persona no conserva la informacin necesaria. Con ello se pretende desalentar las malas prcticas o las conductas dolosas. Es por ello que las entidades de certificacin digital, como terceros de confianza para el comercio electrnico son las llamadas a prestar este tipo de servicios.33 A la luz del artculo 9 de la Ley 527 se considera que la informacin consignada en un mensaje de datos es ntegra, si sta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adicin de algn endoso o de algn cambio que sea inherente al proceso de comunicacin, archivo o presentacin. El grado de confiabilidad requerido ser determinado segn el propsito de la informacin y de todas las circunstancias relevantes del
33 Ver Gua para la incorporacin al Derecho Interno de la Ley Modelo CNUDMI de Comercio electrnico. Adicionalmente se podrn ver los siguientes documentos de la Comisin: A/51/17, prrs. 185 a 187; A/50/17, prrs. 264 a 270 (artculo 9); A/CN.9/407, prrs. 82 a 84; A/CN.9/406, prrs. 59 a 72; A/CN.9/WG.IV/WP.60 artculo 14; A/CN.9/387, prrs. 164 a 168; A/CN.9/WG.IV/WP.57, artculo 14; A/CN.9/373, prrs. 123 a 125; A/CN.9/WG.IV/WP.55, prr. 94. [9] A la luz del artculo 28 de la Ley 527 y del artculo 15 del Decreto 1747 de 2000.

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caso. Sin embargo, es importante recordar la denominada presuncin de confiabilidad de las firmas digitales emitidas por una entidad de certificacin abierta34, en la medida en que permiten presumir que quien las impuso en un mensaje de datos tena la intencin de acreditarlo y de vincularlo con el contenido del mismo. Este es el efecto jurdico de la propiedad de No Repudio de mensajes de datos que tiene la certificacin digital. Esta presuncin garantiza que quien observe una firma digital en un mensaje de datos puede suponer vlidamente y de manera inequvoca que el firmante es quien dice ser y que se vincula con el contenido del mensaje.

6. El servicio de estampado cronolgico

El servicio de estampado cronolgico, time stamping, o fechado digital como se le conoce en otros pases, parte de una premisa fundamental, y es que el tiempo ha sido, es y seguir siendo una de las variables ms importantes en el desarrollo de cualquier actividad humana y, por tanto, referencia bsica de la mayor parte de los procedimientos y trmites que tienen lugar entre los sectores pblico y privado. Tradicionalmente la constancia expresa de la fecha y hora de la realizacin de un acto ha sido realizada sobre soporte papel, circunstancia que inevitablemente se ve modificada con la utilizacin generalizada de las nuevas tecnologas de la informacin. El actual entorno precisa de la utilizacin del servicio de sellado de tiempo, con el objetivo de brindarle confianza a la comunidad. En estos momentos existen distintas lneas de trabajo y tendencias en cuanto a los protocolos a aplicar para garantizar la seguridad de tales servicios de fechado digital, as como en cuanto a la fuente de tiempos a utilizar y mecanismos de sincronizacin. Los servicios de fechado digital comienzan a tener relevancia cuando se tienen en cuenta hechos cotidianos, que no pocas veces generan conflictos, como son: (i) la constancia de fecha y hora de las transacciones; (ii) cundo se emiti una factura?; (iii) s se present a tiempo una reclamacin?

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Sobre la conservacin de mensajes de datos y archivo de documentos a travs de terceros, la Ley 527 en su artculo 13 establece que el cumplimiento de la obligacin de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos, se podr realizar directamente o a travs de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones enunciadas en el artculo 12 de la misma Ley. Finalmente en este punto el artculo 30 de la Ley 527 seala la posibilidad que tienen las entidades de certificacin de ofrecer los servicios de archivo y conservacin de mensajes de datos.
34 [9] A la luz del artculo 28 de la Ley 527 y del artculo 15 del Decreto 1747 de 2000.

Cuando se realizan operaciones en plataformas tecnolgicas el conocimiento del tiempo es importante y solicitar a un tercero que d constancia de ello es fundamental al momento de aportar pruebas, por ello la Ley 527 contempl esa posibilidad en la prestacin de servicios del tercero de confianza del comercio electrnico: las entidades de certificacin digital. En el contexto arriba descrito, a un documento electrnico es posible agregarle estampado cronolgico con el propsito de dejar evidencia de que desde una fecha y hora ciertas el documento no ha sido modificado. El estampado (Timestamping) es un mecanismo on-line que permite demostrar que una serie de datos ha existido y no ha sido alterada desde un instante especfico en el tiempo.

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All la entidad de certificacin digital acta como tercera parte de confianza testificando la existencia de dichos datos electrnicos en una fecha y hora concretos. El servicio de estampado cronolgico certificado es un servicio complementario, opcional y separado del Servicio de Certificacin Digital de Emisin de Certificados Digitales para Firma Digital35, por el cual una entidad de certificacin digital abierta suministra, de manera electrnica y a solicitud del suscriptor de un certificado digital, un mensaje de datos firmado digitalmente por Certicmara que permite verificar que otro mensaje de datos generado, transmitido o recibido por el propio suscriptor no ha cambiado desde la fecha y el tiempo del da en que el suscriptor hace la solicitud. El estampado cronolgico certificado suministrado por una entidad de certificacin digital solamente puede ser solicitado por el suscriptor de manera electrnica a travs de los canales seguros dispuestos por la entidad para ese propsito, y en el instante cronolgico en que efectivamente se genera, transmite o recibe digitalmente un mensaje de datos firmado digitalmente por el suscriptor.

El estampado cronolgico certificado es suministrado por la entidad de certificacin digital en un formato electrnico seguro y adecuado definido por la entidad de modo que se incorpora al mensaje de datos generado, transmitido o recibido por el suscriptor impidiendo su posterior alteracin. El estampado cronolgico de un mensaje de datos es nico para ste y no puede ser incorporado a otro u otros mensajes de datos diferentes.

Qu informacin contiene cronolgico certificado?

un

estampado

Una estampado cronolgico certificado contiene la informacin correspondiente al tiempo del da y la fecha en que el suscriptor de un certificado digital solicita el servicio de estampado cronolgico para un mensaje de datos. La informacin contenida en un estampado cronolgico certificado proporciona dos datos: i) Tiempo del da: expresado en hora, minuto y segundo (hh : mm : ss) de acuerdo con el Sistema Internacional de Medidas (SI) adoptado en la Repblica de Colombia para la medicin del tiempo36. Se entender para los efectos de interpretacin de este dato que la hora puede tener un valor numrico que diariamente asciende desde cero (00) hasta veinticuatro (24), el minuto puede tener un valor numrico que cada hora asciende desde cero (00) hasta cincuenta y nueve (59), y que el segundo puede tener un valor numrico que cada minuto asciende desde cero (00) hasta cincuenta y nueve (59). ii) Fecha: expresada en da, mes y ao (dd : mm : aaaa) de acuerdo con el calendario Juliano37 que
36 El Consejo Nacional de Normas y Calidad en 1995 declar obligatorio el uso del Sistema Internacional de Unidades SI en Colombia, estableciendo como Unidades SI la hora, minuto y segundo.

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35 Para conocer las polticas y procedimientos del Servicio de Certificacin Digital de Emisin de Certificados Digitales para Firma Digital consulte la Declaracin de Prcticas de Certificacin del Servicio de Certificacin Digital de Emisin de Certificados Digitales para Firma Digital de Certicmara.

37 El Calendario Juliano hace referencia al sistema moderno utilizado desde el ao 46 A.C. Cada ao esta compuesto por 365 das, divididos en doce (12) meses, que pueden ser de 30 0 31 das, a excepcin del segundo mes (febrero) que tiene 28 das. Cada cuatro (4) aos habr un ao compuesto por 366 das, denominado Ao Bisiesto, en el cual el mes de febrero tiene un da adicional.

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es el generalmente aceptado en la Repblica de Colombia. Se entender para los efectos de interpretacin de este dato que el da tendr un valor numrico que puede ascender mensualmente de uno (01) a treinta y uno (31), de conformidad con el calendario generalmente aceptado en la Repblica de Colombia; el mes puede tener un valor numrico que puede ascender anualmente desde uno (01) a doce (12); el ao puede tener un valor que asciende partiendo del nmero dos mil cinco (2.005) hasta el nmero tres mil (3.000). La entidad de certificacin digital proporciona los valores asignados al tiempo del da y la fecha con base en la Hora Legal de La Repblica de Colombia38 tomada directamente de los patrones de referencia del Laboratorio de Tiempo y Frecuencia de la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia, de acuerdo con lo establecido en el numeral 5 del artculo 20 del Decreto 2153 de 1992, en el cual se faculta a la Superintendencia de Industria y Comercio para mantener, coordinar y dar la hora legal de la Repblica de Colombia.39 Los valores asignados al tiempo del da y la fecha no tienen en cuenta ni aplican en ningn caso los valores que el sistema informtico del solicitante del servicio de estampado cronolgico certificado seale. Ni el solicitante del servicio de estampado cronolgico certificado, ni ningn tercero pueden cambiar o solicitar la aplicacin de valores distintos de tiempo del da y fecha. Al contar con la Hora Legal de la Repblica de Colombia, el estampado cronolgico certificado constituye prueba inequvoca del instante de tiempo en que un documento electrnico es creado, enviado o recibido.

Problemas que soluciona el Estampado

Dentro del anlisis de la figura, es relevante destacar los problemas que pretende solucionar, partiendo de los que conjura la propia certificacin digital, stos son: (i) El primero de los problemas -que no esta directamente asociado al estampado cronolgico lo constituye la verificacin de la autenticidad del origen de la informacin, es decir cmo saber si realmente la informacin que llega es de quien dice ser el remitente, adems si la transaccin solicitada es realmente la que se solicit. Sin embargo ms que un problema asociado al fechado digital como solucin, podra decirse que se trata de un problema comn que puede ser resulto a travs de la firma digital (ste ltimo instrumento tambin puede solventar otros problemas comunes a las transacciones electrnicas como son la integridad, y la confidencialidad); (ii) En segundo lugar pero no por ello menos importante se encuentra el No Repudio. En general, los certificados digitales son documentos electrnicos expedidos por una Entidad de Certificacin que identifican al suscriptor y le permiten firmar digitalmente mensajes de datos. La ventaja jurdica de las firmas digitales es que permiten presumir que quien las impuso en un mensaje de datos tena la intencin de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo. Este es el efecto jurdico de la propiedad de No Repudio de mensajes de datos que tiene la certificacin digital. Esta presuncin garantiza que quien observe una firma digital en un mensaje de datos puede suponer vlidamente y de manera inequvoca que el firmante es quien dice ser y que se vincula con el contenido del mensaje.

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38 La Hora Legal de la Repblica de Colombia, segn el decreto 2707 de 1982, corresponde al Tiempo Universal Coordinado (UTC) disminuido en 5 horas. 39 En el laboratorio de tiempo y frecuencia de la Superintendencia de Industria y Comercio, para dar cumplimiento a sus funciones, opera el patrn de tiempo de la Repblica de Colombia con base en la seal emitida por un Reloj Atmico de Rubidio localizado en las instalaciones de la propia Superintendencia. Este reloj es sincronizado con la seal de referencia internacional emitida por el Observatorio Naval de los Estados Unidos (USNO) que corresponde a la escala de Tiempo Universal Coordinado (UTC-USNO).

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7. Otras Leyes habilitantes de los medios electrnicos en Colombia

Es importante destacar en primer trmino la Ley 270 de 1996 o Ley Estatutaria de la Administracin de Justicia, donde se establece la autorizacin general siempre vigente para propender por la incorporacin de tecnologa de avanzada al servicio de la Administracin de Justicia, y regular los trmites judiciales y administrativos que se adelanten en los despachos judiciales, en los aspectos no previstos por el legislador. Ahora bien, con posterioridad, la Ley 527 de 1999 estableci de manera puntual el principio general de equivalencia funcional con los medios impresos tradicionales, que posibilita la total validez tanto jurdica como probatoria de los mensajes de datos. Hoy, la Ley 527 por s sola proporciona suficientes herramientas para autorizar a cualquier particular a promover una causa ante la Administracin de Justicia sin que resulte admisible su rechazo, pues entroniz una regla de interpretacin (la equivalencia funcional) que busca eliminar la necesidad de estatutos electrnicos especiales para cada actividad o procedimiento reglado. La misma Ley 527 describe detalladamente la utilizacin de Firmas Digitales (cuyo uso implica presuncin de autenticidad y participacin de gestor de confianza pblica en cabeza de una entidad de certificacin), condiciones para el archivo seguro de documentos electrnicos, y el empleo de Estampado Cronolgico (o sello invariable del momento de envo o recibo de un mensaje de datos que puede aplicar la Hora Legal de la Repblica de Colombia). Posteriormente, la Ley 794 de 2003 introdujo reglas especficas dentro del proceso civil para eliminar la incertidumbre de prcticas ya en uso por algunos despachos judiciales, fijando los principios generales para: i) Notificaciones; ii) Intercambio de Despachos y Oficios; iii) Nombramiento de Auxiliares de la Justicia; iv) Comunicacin de Embargos; v) Presentacin de Memoriales.

En la Ley 794 se hace explicita y necesaria la utilizacin de la Firma Digital como un mecanismo de aseguramiento tcnico y jurdico de las comunicaciones electrnicas. Estas reglas, que representan una aplicacin expresa de la equivalencia funcional, dependen de manera general de 2 factores: expedicin de las reglas particulares y claridad sobre el uso de los medios tcnicos actualmente disponibles en la Administracin de Justicia para ello. Dentro de ese propsito, el 2 de marzo de 2006 el Consejo Superior de la Judicatura expidi el Acuerdo No. PSAA06-3334, con el cual se reglamenta la utilizacin de medios electrnicos e informticos en el cumplimiento de las funciones de administracin de justicia. Dentro del mencionado Acuerdo son destacables las siguientes caractersticas: Se definen los actos de comunicacin procesal, como aquellos actos o actividades de comunicacin definidas en la Ley, que ponen en conocimiento de las partes, terceros o de otras autoridades judiciales o administrativas, las providencias y rdenes del juez o del fiscal, relacionadas con el proceso, as como de stos con aquellos; Se seala como campo de aplicacin del Acuerdo el procedimiento civil, laboral y contencioso administrativo, para las Comunicaciones que enven los Despachos Judiciales, las citaciones que para efectos de notificacin personal, deban hacerse a los comerciantes inscritos en el registro mercantil y a las personas jurdicas de derecho privado domiciliadas en Colombia, las notificaciones del auto admisorio de la demanda, que por aviso deba efectuarse a las personas jurdicas de derecho privado con domicilio en Colombia, la presentacin y recepcin de memoriales; Tambin dentro del desarrollo de los aludidos actos de comunicacin procesal por medios electrnicos los despachos judiciales que cuenten con los medios tcnicos, podrn publicar en el sitio Web, las notificaciones que deban ser fijadas en el despacho;

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de informacin de la autoridad judicial, prevalecer ste ltimo. Ahora bien para efectos del cumplimiento de los trminos procesales, si el sistema de informacin de la autoridad judicial rechaza el mensaje, el originador deber cumplir el acto de comunicacin procesal con el documento fsico y conforme a lo establecido en la Ley Procesal e informar a la autoridad judicial, de la situacin dentro del siguiente da hbil en que haya ocurrido el rechazo citado. La autoridad judicial que reciba actos de comunicacin procesal, mediante mensajes de datos conforme a las condiciones establecidas en el acuerdo, har una impresin del mensaje de correo electrnico enviado y lo incorporar al expediente; Para la remisin de actos de comunicacin procesal por parte de la autoridad judicial, establece el acuerdo que las autoridades judiciales sujetas al Acuerdo podrn remitir actos de comunicacin procesal. La autoridad judicial remitir los actos de comunicacin procesal, a la direccin de correo electrnico suministrada por la parte o a la que aparezca inscrita en la Cmara de Comercio donde est registrado el destinatario del acto de comunicacin procesal, o en la direccin aportada bajo juramento; En cuanto a la recepcin del mensaje de datos por parte de los usuarios de la Administracin de Justicia, se establecieron los siguientes principios de aplicacin: Cuando el destinatario ha confirmado mediante acuse de recibo la recepcin, o ste se ha generado automticamente. De igual forma, cuando el destinatario o su representante realizan cualquier actuacin que permita concluir que ha recibido el mensaje de datos, y finalmente cuando los actos de comunicacin procesal emanados de la autoridad judicial, no han sido devueltos al sistema de informacin de la autoridad judicial, dentro de los tres (3) das calendario siguiente a su remisin.

En cuanto a la recepcin de los actos de comunicacin procesal por medios electrnicos y mensajes de datos, stos se entendern recibidos por el destinatario (usuario o despacho), en el momento en que se genere en el sistema de informacin de la autoridad judicial el acuse de recibo junto con la radicacin consecutiva propia de cada despacho; En lo referente a la recepcin de mensajes de datos por parte de las autoridades judiciales establece el Acuerdo: (i) Si el originador del mensaje de datos remitido a la autoridad judicial considera que la transmisin gener un error en el mensaje, deber avisar inmediatamente a la autoridad judicial sobre la ocurrencia de tal hecho; (ii) La autoridad judicial deber llevar un estricto control y relacin de los mensajes recibidos en su sistema de informacin; y (iii) Con miras a procurar que la casilla del correo electrnico no se llene, la autoridad judicial o el administrador del sistema del correo electrnico debern procurar mantenerlo al mnimo de la capacidad y contar con las medidas adecuadas de proteccin de la informacin; En lo referente a la prueba de la recepcin de los actos de comunicacin procesal emitidos por la autoridad judicial, ser prueba de la recepcin de mensaje de datos por la autoridad judicial de conocimiento, el acuse del recibo junto con la radicacin consecutiva generada por el sistema de informacin de la autoridad judicial, y de igual forma frente a una diferencia entre el contenido del acuse de recibo aportado por el destinatario del mensaje, y los datos generados por el control interno del sistema

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8. Notificaciones Electrnicas
La notificacin es la forma procesal por medio del cual la autoridad administrativa o judicial da a conocer una actuacin al interesado. Con referencia a la aplicabilidad de los medios electrnicos en materia de notificacin ser importante tener en cuenta que la misma se encuentra habilitada por un marco jurdico robusto: (i) El principio de equivalencia funcional consagrado en los artculos 6, 7, 8, 12 y 13 de la Ley 527 de 1999, donde se otorga validez jurdica y probatoria a los mensajes de datos; (ii) El Decreto 2150 de 1995 que posibilita la utilizacin de las tecnologas de la informacin al interior de la administracin pblica; (iii) La Ley 962 de 2005 sobre simplificacin y racionalizacin de trmites que habilita especficamente tres actuaciones del Estado por medios electrnicos a saber: a. Procedimiento administrativo, b. Actos administrativos, y c. Contratacin Estatal; y (iv) la Ley 794 de 2003 que reforma el Cdigo de Procedimiento Civil (aplicable de manera subsidiaria al procedimiento administrativo), al introducir como uno de los actos de comunicacin procesal a travs de medios electrnicos precisamente la notificacin electrnica. En ese orden de ideas, la Ley 962 de 2005 establece que Para atender los trmites y procedimientos de su competencia, los organismos y entidades de la Administracin Pblica debern ponerlos en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista en las disposiciones vigentes, o emplear, adicionalmente, cualquier medio tecnolgico o documento electrnico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la funcin administrativa. Para el efecto, podrn implementar las condiciones y requisitos de seguridad que para cada caso sean procedentes, sin perjuicio de las competencias que en esta materia tengan algunas entidades especializadas. La sustanciacin de las actuaciones as como la expedicin de los actos administrativos, tendrn lugar en la forma prevista en las disposiciones vigentes. Para el trmite, notificacin y publicacin de tales actuaciones y actos, podrn adicionalmente utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrnicas.

Toda persona podr presentar peticiones, quejas, reclamaciones o recursos, mediante cualquier medio tecnolgico o electrnico del cual dispongan las entidades y organismos de la Administracin Pblica. En los casos de peticiones relacionadas con el reconocimiento de una prestacin econmica en todo caso deben allegarse los documentos fsicos que soporten el derecho que se reclama. La utilizacin de medios electrnicos se regir por lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las normas que la complementen, adicionen o modifiquen, en concordancia con las disposiciones del Captulo 8 del Ttulo XIII, Seccin Tercera, Libro Segundo, artculos 251 a 293, del Cdigo de Procedimiento Civil, y dems normas aplicables, siempre que sea posible verificar la identidad del remitente, as como la fecha de recibo del documento. ()Pargrafo 2. En todo caso, el uso de los medios tecnolgicos y electrnicos para adelantar trmites y competencias de la Administracin Pblica deber garantizar los principios de autenticidad, disponibilidad e integridad.40

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40 Artculo 6 de la Ley 962 de 2005.

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En ese orden de ideas, la Ley 962 se aplica a los trmites y procedimientos electrnicos de la Administracin Pblica, de las empresas de servicios pblicos domiciliarios de cualquier orden y naturaleza, y de los particulares que desempeen funcin administrativa. De igual forma, es obligacin de los organismos y entidades de la Administracin Pblica poner en conocimiento de los ciudadanos en la forma prevista, cualquier medio tecnolgico o documento electrnico de que dispongan, a fin de hacer efectivos los principios de igualdad, economa, celeridad, imparcialidad, publicidad, moralidad y eficacia en la funcin administrativa. La misma Ley requiere que se garanticen los principios de autenticidad e integridad para este tipo de actuaciones. De igual forma y teniendo en cuenta el principio de equivalencia funcional, ser importante que el procedimiento administrativo por medios electrnicos pueda determinar claramente el momento a partir del cual se notifica al interesado de un acto administrativo, y en general el momento a partir del cual corren los trminos para que la notificacin cumpla sus efectos. En ese propsito ser necesaria la utilizacin del servicio de estampado cronolgico certificado en la generacin, envo y recepcin de los mensajes de datos. Dicho servicio provisto por las entidades de certificacin ha sido definido legalmente de la siguiente manera: es un mensaje de datos firmado digitalmente por una entidad de certificacin que sirve para verificar que dicho mensaje no ha cambiado en un perodo determinado; perodo que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio de estampado cronolgico y que termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por la entidad de certificacin pierde validez. El estampado puede tambin acompaar un mensaje de datos firmado digitalmente por el suscriptor de un certificado digital, para evidenciar de manera inequvoca e inviolable, incluso para el firmante, el momento en que ese mensaje de datos fue generado, enviado o recibido o se encontraba firmado digitalmente. Se puede decir que el estampado cronolgico es el mtodo idneo para proporcionar certidumbre probatoria del instante de tiempo en que un documento electrnico es generado, enviado o recibido. Es decir el estampado es un

archivo informtico que vincula la informacin a una fecha y una hora especfica. Esta vinculacin se produce a travs de un sistema seguro de tiempo sincronizado con la hora legal colombiana de la Repblica de Colombia, suministrada por la Superintendencia de industria y Comercio.

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PARTE 2. PROCEDIMIENTO DE USO DE LAS FIRMAS DIGITALES EMITIDAS POR CERTICMARA A LA UNIN COLEGIADA DEL NOTARIADO COLOMBIANO
I. OBJETIVO
Describir el proceso de instalacin de los driver desde el CD para el sistema operativo Windows. Conexin a Internet: La mquina donde se instale Certifirma Digital 5.0 debe proveer conexin a Internet especficamente al sitio identificado con la siguiente URL: http://www. certicamara.com Esta conexin es indispensable para los procesos de verificacin de firma digital.

II. INTRODUCCIN
En esta parte del documento se describe paso a paso el proceso de instalacin del driver del e-Token Pro en un sistema operativo Windows. Debido a que brinda al portador seguridad y confianza para el manejo de sus certificados digitales, e-Token es el nuevo dispositivo criptogrfico utilizado por Certicmara S.A. Por su alta seguridad, tecnologa multiplataforma, usabilidad en distintos sistemas operativos y altos niveles de confianza, este tipo de dispositivos permiten una personalizacin y manejo ms adecuado de los certificados digitales personales.

IV. INSTALACIN E-TOKEN PRO

El CD ROM ES entregado como parte del KIT de instalacin que acompaa al Certificado digital de firma entregada al suscriptor. Para instalar, ingrese el CD en la unidad y espere a que se ejecute el asistente.
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a) Si la presentacin se ejecuta automticamente haga clic sobre el botn Siguiente hasta llegar al paso No. 2.

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III. REQUERIMIENTOS TCNICOS

Para poder instalar el driver del dispositivo criptogrfico e-Token Pro en Windows, su computador debe cumplir con los siguientes requerimientos mnimos. Hardware: 5 MB de espacio libre en disco, 256 MB de memoria RAM, Puerto USB (para dispositivos e-Token fsicos). Software: Sistema Operativo Windows XP, Vista o 7 de 32 o 64 bits Permisos: Debe tener permiso de administrador sobre la mquina, al momento de instalar la aplicacin.

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b) En el paso No 2, clic sobre la imagen del dispositivo criptogrfico para seleccionar el driver de instalacin de acuerdo con su sistema operativo (Windows XP, Vista o 7 de 32 o 64 bits).

d)

Ahora podr seleccionar el idioma con el cual se continuar el proceso hasta el final del asistente. (Se recomienda manejar la instalacin en espaol). Clic en el botn Next.

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c) Dar clic en el botn Next para continuar con la instalacin.

e) Lea el contrato de licencia y seleccione la opcin Acepto el acuerdo de licencia; clic en el boton Next para continuar.

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f ) Se recomienda manejar la instalacin en Standard; Clic en el botn Next para continuar.

h) La instalacin iniciar mostrando la barra a continuacin, hasta mostrar el botn finish.

g) La ventana de Carpeta de instalacin se abrir, mostrando la ruta de instalacin por defecto. En esta etapa el sistema le har la siguiente sugerencia: C:\Archivos de programa\Aladdin\e Token\ ; clic en el botn Next si est de acuerdo con esta ubicacin, de lo contrario haga clic en el botn (Browser) o Examinar para seleccionar la carpeta de destino. En esta carpeta se almacenar la instalacin y los dems archivos de instalaciones futuras; clic en el botn Next.

i) Apenas finalice la instalacin aparecer un mensaje de notificacin Clic Finish To exit Setup; haga clic en Finish o Finalizar para concluir la instalacin.
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Nota: Si una aplicacin del e-Token ha sido instalada la ruta no se puede cambiar.

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V.

INSTALACIN CERTITOOL

a. En el paso No.3 hacer clic sobre la imagen Certitool.

c. Lea el contrato de licencia y seleccione la opcin Acepto los trminos del acuerdo de licencia, y de clic en el boton Siguiente.

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b. Para iniciar con la instalacin de Certitool haga clic en el botn siguiente.

d. La instalacin iniciar mostrando la barra de estado como se muestra en la imagen a continuacin.

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e. Cuando la instalacin finalice aparecer un mensaje de notificacin, para continuar hacer clic en el botn Finalizar.

VII. REQUERIMIENTOS
Inciciar Sesin como administrador del equipo La contrasea es un dato que exclusivamente maneja el usuario, Certicmara no est en la capacidad de administrar claves de uso de los certificados digitales; El certificado es personal, por tanto la contrasea no la debe conocer nadie ms aparte de su propietario. Al realizar el Proceso de inicializacion del dispositivo por ningn motivo lo desconecte, ya que puede traer daos irreversibles al dispositivo. No exceda el limite de intentos de contrasea, puede bloquear el dispositivo.

VI. MANUALES Y VIDEOS DE CONFIGURACIN

En el paso No. 4 dar clic sobre la imagen para ingresar a los manuales y videos de instalacin.

Al retirar el dispositivo del equipo puede simplemente desconectarlo, no realice el procedimiento como si fuera a retirar un medio USB. Verifique que ningn programa bloquee la instalacin de los componenentes mencionados durante este manual de instalacion (Firewall, Antivirus como Mcafee, Kaspersky y Symantec). Los driver los puede encontrar en el paso 2 de su CD de instalacin o por medio de la siguiente direccin url: http://web.certicamara.com/centro_de_descargas.aspx Antes de realizar la instalcin, asegrese de no tener conectado el e-token en el equipo, para evitar posibles fallos en el dispositivo.
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VIII. SOPORTE TCNICO

Si necesita Soporte tcnico pngase en contacto con nosotros por medio de los siguientes canales: Lnea directa Soporte tcnico: A nivel nacional 01 8000 181531 En Bogot al 744 27 27 Opcin 2 de Soporte Tcnico. Correo de contacto: soporte@certicamara.com Soporte en Lnea: https://web.certicamara.com/certichat/chat.php

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