PROCEDIMIENTO PARA EVALUACIN Y REEVALUACIN DE PROVEEDORES

1. OBJETIVO Establecer la metodologa para llevar a cabo la evaluacin y reevaluacin de los proveedores de productos y servicios de la ESE Municipal de Villavicencio. 2. ALCANCE Y RESPONSABLES El procedimiento inicia con la definicin de los criterios de evaluacin y reevaluacin de los proveedores y finaliza con la calificacin de los mismos y la identificacin de las necesidades de mejoramiento de los proveedores. El Almacenista es responsable de consolidar la informacin relacionada con la evaluacin y reevaluacin de los proveedores; as como de la calificacin especfica de oportunidad en la entrega de los productos y el tem de atencin al cliente. El supervisor del contrato es responsable de evaluar al proveedor frente al cumplimiento de la facturacin con relacin a los valores pactados en el contrato. As mismo si el proveedor es de servicios, el supervisor del contrato de evaluar la oportunidad en la entrega de los servicios. El usuario final o solicitante, es responsable de evaluar la calidad de los productos y/o servicios, identificando si cumple satisfactoriamente con los requisitos establecidos para su uso. 3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE Proveedor: Persona Natural Jurdica que suministra un bien o servicio. Evaluador: Es la persona que desempea las tareas referentes al proceso de evaluacin y reevaluacin de proveedores. Evaluacin / Reevaluacin de Proveedores: Proceso de asignacin de una calificacin cualitativa, basada en los criterios definidos por la organizacin como claves en la adquisicin de productos y/o servicios. 4. MARCO NORMATIVO Norma ISO 9001:2008; numeral 7.4. 5. RECURSOS 5.1 Talento Humano.

Profesional Universitario Grado I - Almacn Gerencia Subdireccin Administrativa Subdireccin Cientfica

5.2 Maquinaria y Tecnologa.

Equipo de cmputo

5.3 Materiales o Logsticos.

Papelera y elementos de oficina

5.4 Metodolgicos.

Formato para la evaluacin y reevaluacin de los proveedores

5.5 Medio Ambiente.

Sede Administrativa

6. GENERALIDADES 6.1 EVALUACIN DE PROVEEDORES

Una vez que se ha iniciado la relacin comercial con un proveedor, se evalan los criterios de entrega y cumplimiento cada seis meses. Los criterios para la evaluacin de los proveedores son los siguientes:

CRITERIO

RESPONSABLE EVALUACIN

DERANGOS CALIFICACIN BUENO

DE

Cumple con los requisitos solicitados CALIDAD: - Solicitante del bien oREGULAR servicio Caractersticas del bien para Cumple parcialmente con los satisfacer al usuario - Usuario Final requisitos MALO No cumple con los requisitos solicitados - Supervisor del Contrato BUENO Factura de acuerdo con lo estipulado en el contrato REGULAR Cuando se requieren adicionales factura a precios

PRECIO: Valor pactado vs facturado

CRITERIO

RESPONSABLE EVALUACIN

DERANGOS DE CALIFICACIN mayores a los estipulados en el contrato MALO No cumple con los valores pactados en el contrato BUENO

Siempre entrega en los OPORTUNIDAD EN LAAlmacenista paratiempos estipulados ENTREGA: proveedores de producto REGULAR Puntualidad y Cumplimiento- Supervisor de contrato Presenta demoras ocasionales en las Fechas Programadaspara proveedores de MALO para las Entregas servicio Nunca se cumplen los tiempos pactados BUENO SERVICIO AL CLIENTE: Ofrecen soporte y garanta REGULAR Ofrecen soporte y garanta parcial MALO No ofrecen soporte ni garanta
Cuando un proveedor obtenga resultados en Regular y Malo, se oficiar al mismo solicitando corregir sus fallas, para ello se enva por escrito las deficiencias y observaciones que se hayan detectado durante el periodo de evaluacin. 6.2 REEVALUACIN DE PROVEEDORES La reevaluacin de los proveedores se realiza cuando el contrato ha sido culminado. Se aplican los mismos criterios de la evaluacin.

Atencin prestada por el personal durante la relacin- Almacenista comercial

RESPONSABLE DERANGOS DE EVALUACIN CALIFICACIN CALIDAD: - Solicitante del bien oBUENO servicio Caractersticas del bien Cumple con los requisitos para satisfacer al usuario - Usuario Final solicitados REGULAR CRITERIO Cumple parcialmente con

CRITERIO

RESPONSABLE EVALUACIN

DERANGOS CALIFICACIN los requisitos MALO No cumple con requisitos solicitados BUENO

DE

los

PRECIO: Valor pactado vs facturado Supervisor Contrato

Factura de acuerdo con lo estipulado en el contrato REGULAR se requieren delCuando adicionales factura a precios mayores a los estipulados en el contrato MALO No cumple con los valores pactados en el contrato BUENO

OPORTUNIDAD ENTREGA:

EN

LA

Siempre entrega en los Almacenista paratiempos estipulados proveedores de producto REGULAR demoras

Puntualidad y - Supervisor de contratoPresenta Cumplimiento en laspara proveedores de ocasionales Fechas Programadas paraservicio MALO las Entregas

Nunca se cumplen tiempos pactados BUENO SERVICIO AL CLIENTE:

los

Atencin prestada por el personal durante la- Almacenista relacin comercial

Ofrecen soporte y garanta REGULAR Ofrecen soporte y garanta parcial MALO No ofrecen garanta soporte ni

Cuando un proveedor obtenga resultados en Regular y Malo, de manera reincidente se informar de la situacin al supervisor del contrato y al Comit de Compras para evaluar la pertinencia de continuar o desistir de relaciones comerciales con dicho proveedor.

6.3 ANALISIS DE DATOS DE PROVEEDORES La informacin de los resultados de las evaluaciones y reevaluaciones de cada proveedor ser almacenada por el Almacenista, con el fin de analizar el desempeo de los mismos de manera permanente.

Fecha de publicacin 03/10/2012