RUEDA DE PRENSA

Metodologa

Luis Guijosa, Cresencio Girn, Eduardo Hernndez, Jeovanny Hernndez

kinkaned@hotmail.com

CONTENIDO OBJETIVO ......................................................................................................................................... 2 INTRODUCCIN ............................................................................................................................... 3 LA RUEDA DE PRENSA ..................................................................................................................... 4 Tipos de ruedas de prensa .............................................................................................................. 6 METODOLOGA................................................................................................................................ 7 1.- La convocatoria .......................................................................................................................... 7 2.- La carpeta informativa ............................................................................................................... 8 3.- El lugar de celebracin ............................................................................................................... 9 4.- El desarrollo ............................................................................................................................. 10 5.- Terminada la rueda .................................................................................................................. 12 6.- Qu hacer si no acude nadie .................................................................................................... 13 BIBLIOGRAFA ................................................................................................................................ 14

OBJETIVO
Conocer la metodologa que conlleva la realizacin de una rueda de prensa siendo ste un mtodo utilizado por: instituciones, partidos polticos, sindicatos, grupos empresariales o cualquier otro tipo de entidades de distintas actividades para hacer llegar sus mensajes a la ciudadana

INTRODUCCIN
Desde los orgenes de la historia humana, las personas siempre usaron a las Relaciones Pblicas como herramienta o estrategia, segn los casos, para comunicarse mejor. Esa realidad no ha cambiado con el tiempo, slo han variado las tcticas, utilizando nuevos y modernos mtodos, incluso, hasta tecnologas como son los software para administrar riesgos reputacionales. La imagen institucional o corporativa adquiere importancia para identificar y construir la excelente reputacin que necesitan las organizaciones empresariales, pblicas, sociales y hasta religiosas. Sin embargo, aunque las relaciones pblicas constituyen la herramienta ms eficaz del siglo moderno para hacer mejores negocios y perfeccionar las relaciones entre las personas, hay quienes le quitan importancia a ste departamento en las organizaciones, pues olvidan de que la organizacin pblica o privada ser el fiel reflejo de la visin y misin que tiene la empresa. Las Relaciones pblicas son una herramienta de la comunicacin social que tiene estrategias, tcticas y planes que contribuyen con la reputacin de las organizaciones. Una de stas son: Las Ruedas de Prensa las cuales exigen una accin planeada, con apoyo en la investigacin, en la comunicacin y en la participacin de los medios que sern los encargados de esparcir el mensaje que la organizacin quiere hacer llegar a la comunidad, permitiendo que la opinin pblica juegue un papel importante en el ambiente organizacional de las empresas. A continuacin se presentan los pasos que se deben llevar a cabo para la realizacin de una rueda de prensa. Conoceremos tambin su concepto, las ventajas y los beneficios que trae consigo la realizacin de la misma.

LA RUEDA DE PRENSA
Definicin La conferencia de prensa es una reunin convocada por una fuente informativa para dar cuenta de una determinada informacin a los medios de comunicacin. Esta iniciativa facilita el contacto directo de la entidad con los profesionales de la informacin, y constituye un medio idneo para comunicar los mensajes corporativos (previamente definidos por el departamento o gabinete de comunicacin correspondiente) a la opinin pblica. Las empresas e instituciones, al igual que las personas fsicas, poseen su propia personalidad, que viene definida por sus valores, cultura y objetivos, y que se manifiesta en todas y cada una de las acciones que emprende. Comunicar esa realidad al exterior es una necesidad vital y, en la denominada sociedad de la informacin, los medios de comunicacin siguen constituyendo el principal altavoz para buscar el conocimiento, y a ser posible, el reconocimiento de la opinin pblica. Para cualquier empresa, pblica o privada, fomentar las relaciones con los medios permite obtener dos tipos de beneficios: A largo plazo, construir la imagen pblica deseada o, cuando menos, favorecer la existencia de juicios positivos en la opinin pblica capaces de suscitar movimientos de empata o comprensin hacia la empresa o institucin. A corto plazo, satisfacer el objetivo de difundir al pblico toda la informacin til concerniente a la entidad y ligada a una actualidad que responda al inters general.

La conferencia de prensa se ha consolidado como uno de los instrumentos de comunicacin externa con mayor tradicin entre las actividades de carcter meditico que impulsan las organizaciones.

Ventajas sobre otras formas de comunicacin informativa Es un buen instrumento cuando la informacin es abundante y tiene la suficiente importancia. Adems, no es difcil de organizar. Pero no es conveniente abusar de ella, sobre todo porque casi todo el mundo lo hace (partidos polticos, instituciones, empresas...), y en determinadas pocas se acumulan las convocatorias y la competencia es dura. Respecto a esto, poco se puede hacer salvo intentar enterarse de cmo est el panorama para encontrar el da ms adecuado. Hemos de tener en cuenta que pocas cosas hay tan frustrantes como una rueda de prensa a la que acuden pocos o ningn medio. Evitar que ocurra depende de muchos factores ajenos a la entidad (actualidad general, acontecimientos inesperados, otras ruedas, recursos del medio...), pero tambin influyen aspectos que s son controlables, como la oportunidad del asunto, presentarlo de forma atractiva, organizarla adecuadamente, convocarla bien y elaborar un buen material de apoyo. Esto no es garanta de xito, pero no hacerlo as s es tener muchos boletos para que salga mal. La conferencia de prensa tiene un carcter interactivo por cuanto permite el feedback inmediato de los periodistas. La empresa subraya su condicin de fuente de informacin de referencia Los periodistas obtienen datos de forma directa Se fomentan los contactos personalizados Se da a conocer el rostro de la organizacin

Tipos de ruedas de prensa

Las conferencias de prensa pueden clasificarse en funcin de los motivos que originan su convocatoria. En este sentido, cabe distinguir las siguientes: Ruedas de Prensa convocadas por asuntos de carcter tcnico. Lanzamiento de nuevos productos o servicios Diversificacin de la produccin Nuevas actividades industriales Importantes incrementos en produccin, capitalizacin, etc. Nuevas tcnicas de investigacin o produccin Innovaciones en los sistemas de trabajo o en el modo de direccin

Ruedas de Prensa organizadas por aspectos corporativos Fundacin de una nueva compaa o lnea de actividad Reestructuraciones o cambios en la organizacin Presentacin de balances de resultados Fusiones Salidas a Bolsa Presentacin de directivos Posicionamiento ante situaciones de crisis

Ruedas de Prensa que abordan asuntos de actualidad Respuesta a una accin del Gobierno Reaccin a determinadas acciones de la competencia Relevancia de un servicio o producto de la compaa respecto al tema en cuestin Presentacin de un estudio o investigacin de mercado

METODOLOGA 1.- La convocatoria

Una rueda de prensa hay que prepararla con bastante antelacin. Si el asunto es importante y urgente, se puede montar de un da para otro con lo bsico, desde luego, pero si no es as, mejor si se comienza una o dos semanas antes para que d tiempo tenerlo todo preparado. La cita se har a travs de una nota de prensa de convocatoria, sealando expresamente el objeto de la misma y que se trata de una rueda de prensa. Se indicar el contenido, y es imprescindible hacerlo de forma que capte la atencin de quien tiene que decidir si asigna a alguien para cubrirla. Hay que encontrar un ttulo con gancho e incluir tres o cuatro lneas que introduzcan el tema incluyendo datos y argumentos llamativos. Ahora bien, no conviene facilitar ms informacin que la justa para que funcione como cebo, ya que si nos extendemos demasiado o enviamos un dossier, el medio puede considerar que tiene suficiente informacin y no acudir a la rueda. La convocatoria se puede enviar varias veces. Por ejemplo, una tres das antes, para dejar aviso, y otra el da anterior. Pero es sta ltima la nica indispensable y, a poder ser, se mandar a primera hora de la maana para que los medios puedan incluirla en sus previsiones del da siguiente. Se remitir por escrito y de la manera ms rpida, que suele ser el fax o el correo electrnico. Se puede llamar por telfono para confirmar la recepcin de la convocatoria, pero no merece la pena esforzarse por confirmar la asistencia ya que nunca nos podemos fiar aunque digan que s. Hay que convocar a todos los medios y a las agencias informativas. Es importante no olvidarse de estas ltimas porque su funcin es elaborar informacin y distribuirla entre los medios. Cuando un medio no ha acudido y vemos que da la informacin, seguramente es porque le ha llegado desde alguna agencia. Las radios tienen una asistencia irregular y es usual que, en lugar de ir, pidan entrevistas; hay que concederlas pero, por supuesto, no antes de la celebracin de la rueda porque si se adelanta la informacin a un medio, el resto, sobre todo si han asistido, pueden molestarse. La prensa escrita suele ser la que ms acude y la televisin la que menos. Pero vayan o no, es importante no olvidarse de nadie. Si no media la urgencia, el mejor momento para celebrar la rueda es a media maana. Una hora muy temprana no es apropiada para la prensa escrita y despus de las 12:00 quienes pondrn pegas sern las radios y las televisiones. La tarde no viene bien a nadie as que es mejor descartarla. El da es ms variable y lo ideal es saber cmo anda la actualidad y tener cierta idea de las previsiones de los medios. Si conocemos periodistas, no viene mal llamarles para preguntarles qu da creen que va a estar ms desahogado. De todos modos hay pocas
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negras en las que lo mejor es esperar, como perodos electorales, momentos de alta tensin social o poltica, o cuando hayan ocurrido catstrofes

2.- La carpeta informativa

Es conveniente elaborar una carpeta informativa para entregar al comienzo de la rueda de prensa a los y las periodistas asistentes. Sus objetivos son: a) Que los medios tengan la misma informacin sistematizada y redactada. b) Facilitar la toma de notas as como la elaboracin de la noticia. c) Tener un documento con la informacin ms importante para entregar a los medios que no asistan. La carpeta debe contener el siguiente material. Dossier informativo. Se trata de un documento escrito que desarrolla la informacin que se facilitar a los medios en la rueda de prensa. Conviene redactarlo y estructurarlo con lenguaje y estilo periodstico, tanto para facilitar la labor de las y los periodistas, como para que se sientan invitados a extraer la informacin literalmente. Hay muchas formas de estructurar sus contenidos; una sencilla y eficaz es la siguiente: a) Poner un ttulo con garra b) Un primer apartado que justifique la importancia social de lo que se va a ofrecer, incluyendo datos relevantes. c) Un segundo apartado que exponga los contenidos del asunto sobre el que se informa. d) Una conclusin que cierre el mensaje e) Un apartado que explique quin es y qu hace la asociacin. El dossier debe incluir adems: a) Portada o cartula donde se incluirn los datos de la convocatoria (hora, lugar y fecha) b) Los y las ponentes de la mesa con nombre competo, cargo, funcin en la entidad o dedicacin profesional y, si procede, datos biogrficos o curriculares. c) Datos de contacto de la entidad como direccin, telfono, fax, correo electrnico... (Puede bastar el membrete si los incluye). d) Nombre de la persona encargada de coordinar la rueda de prensa y el telfono en el que est localizable. e) Documentacin adicional. Fotos, grficos, material editado con motivo del acto (carteles, folletos...), etc. f) Nota de prensa (opcional).

Todo este material conviene facilitarlo por escrito en papel, de manera que sirva de referencia a lo largo de la rueda de prensa, pero no es mala idea darlo tambin en CD.

3.- El lugar de celebracin

El lugar ha de ser amplio, cerrado, con buena acstica y temperatura agradable. Si l o la periodista no pueden realizar su trabajo en condiciones dignas va a ser reticente a acudir a nuevas convocatorias. Otra cosa es que el lugar forme parte de la informacin. Por ejemplo, si se pretende denunciar la situacin de la escuela del barrio, que no tiene calefaccin, hay goteras y no dispone de pupitres est ms que justificado emplazar a la prensa en una de las aulas para que comprueben las condiciones en que est. El espacio ha de distribuirse de modo que sea cmodo trabajar, con lugares separados para prensa y ponentes, pasillos para las y los fotgrafos, disponer un lugar especfico para las televisiones y teniendo en cuenta que se tienen que poner micrfonos y grabadoras. No viene mal para las fotos y las imgenes decorar el sitio con carteles, pancartas u otros elementos alusivos al acto.

4.- El desarrollo
Segn van llegando los y las periodistas, se les entregar la carpeta informativa y se tomar nota de su nombre, el medio al que pertenecen y qu labor hacen (redactor, fotgrafo...). Esto tiene tres objetivos: a) Saber los medios que estn presentes para enviar la informacin al resto. b) Saber la poltica del medio frente a estos actos. c) Conocer a los y las profesionales. Para la exposicin, se pueden tener en cuenta los siguientes aspectos. a) Es conveniente variar las voces por lo que habr ms de un ponente; tres es un buen nmero y, a poder ser, con presencia masculina y femenina. b) Usar las diversas lenguas oficiales. c) Dar protagonismo a los y las invitadas especiales si las hay pero evitando que eclipsen el tema a tratar. d) La exposicin debe ser clara y concisa, remarcando aquellas partes, frases o palabras que se consideren claves. e) Es importante presentar la asociacin brevemente, dando el nombre y mbito de trabajo. Se trata de que quede claro quin convoca y qu hace en el caso de que alguien no la conozca. No se debe olvidar el turno de preguntas. Es recomendable prever las preguntas que pueden hacerse, especialmente si son conflictivas, y tener preparadas respuestas adecuadas. La duracin ha de ser moderada, entre 30 y 40 minutos, salvo que el inters de los y las periodistas sea alto y se alargue porque estn preguntando. Y es importante la puntualidad. Un nmero idneo de personas para la organizacin de la rueda de prensa es de seis. Tres en la mesa, una que haga de anfitriona y moderadora y dos para exponer el tema a tratar. Otras dos personas para organizar la sala, una para recibir a los y las periodistas, hacer el listado de asistentes y repartir las carpetas informativas; y otra para atender a los y las periodistas en la sala y, sobre todo, para coordinar posibles demandas para pequeas entrevistas a continuacin de la rueda por los medios asistentes. Por ltimo, otra persona que ser quien coordine todo el proceso, desde la elaboracin de los dossiers hasta el envo final de informacin. Adems, ser la persona de referencia para los medios y quien
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coordine y distribuya sus demandas informativas, porque va a haber medios que antes, durante y despus de la rueda se pondrn en contacto con la entidad para solicitar entrevistas, datos, etc. Ser el telfono donde vaya a atender (un mvil a poder ser) el que se facilite a los medios y ser quien controlar todos los pasos a dar. El objetivo es que los medios tengan claro con quin ponerse en contacto, garantizarles una respuesta rpida y ordenar todo el trabajo evitando, por ejemplo, que se pisen entrevistas o que haga una entrevista la persona inadecuada. Antes y durante la rueda se ha de facilitar a todos los medios la misma informacin. Se ampliar posteriormente a solicitud de los medios o por iniciativa de la asociacin.

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5.- Terminada la rueda

Una vez concluida la rueda se har un recuento de asistentes y de las demandas de entrevista. Se enviar el dossier de prensa a los medios que no hayan acudido lo ms rpidamente posible, para que les llegue con tiempo de poder incluir la informacin. Igualmente, se irn realizando las entrevistas concertadas. Es muy probable que las demandas de los medios continen an uno, dos o ms das, por lo que tanto la persona encarga de coordinar la rueda como las y los participantes en la misma debern estar disponibles. Finalmente, es fundamental la evaluacin del acto y de su repercusin meditica y pblica. Habremos de reflexionar porqu han venido los medios que han venido, por qu no lo han hecho los que han faltado, intentar recabar opiniones sobre el dossier y la organizacin, en definitiva, ver cules han sido los aciertos y cules los errores de cara a mejorar en futuras ocasiones. Y, por supuesto, recoger todas las apariciones en prensa escrita y cuantas podamos en los medios audiovisuales, tanto para guardarlas en archivo como para analizar cmo han sido abordados los temas presentados y cmo hemos actuado los miembros de la entidad.

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6.- Qu hacer si no acude nadie

La inasistencia no es sinnimo de falta de inters. El medio que no ha acudido quizs sea porque no ha querido, pero tambin es posible que no haya tenido personal disponible porque haba otras tres convocatorias, o porque ha ocurrido algo que han considerado ms noticiable. Sea por la razn que sea, si los medios no acuden actuaremos tal y como decamos en el punto anterior, es decir, enviaremos la informacin a cuantos medios podamos, especialmente a las agencias de informacin. No es la primera vez que con una sala vaca y tras tomar esta medida, la informacin aparece despus reflejada en radio, prensa y televisin. Y tambin puede ocurrir al revs, que habiendo acudido despus no salga. Pero ms comprometido que la ausencia de medios es el que slo acuda uno, o dos. Hay que suspender la rueda de prensa? No, pero se puede facilitar la informacin de una manera ms informal. Si cualquiera de ambas cosas ocurre, la evaluacin del trabajo realizado est an ms justificada.

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BIBLIOGRAFA
Vendedores de imagen. Los retos de los nuevos gabinetes de comunicacin, de Toms lvarez y Mercedes Caballero Teora de la comunicacin y gestin de las organizaciones, de Jos Luis Piuel Raigada. La Direccin de Comunicacin. de J.L.Piuel y M.H.Westphalen

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