Universidad de Costa Rica Facultad de Ciencias Sociales Escuela de Historia Seccin de Archivstica HA-2058 Conservacin I

Ensayo Final
Profesor:

David Arrieta Gamboa

Estudiante:

Jos B. Alvarado Rojas A80336

I Semestre 2013

CONSERVACIN EN ARCHIVOS CENTRALES, UN PROCESO INDEPENDIENTE?

La informacin es actualmente la mejor herramienta con que cuentan los seres humanos para realizar sus actividades diarias, su uso est presente en todos niveles, desde las ms grandes corporaciones multinacionales, pequeas y mediana empresas, gobiernos, administraciones, universidades, centros educativos, organizaciones socioeconmicas y asociaciones, profesionales y particulares. Para el archivista manejar dicha informacin se convierte en su trabajo principal, ya que debe captarla, organizarla, clasificarla, administrarla y conservarla o disponer de ella. Para el manejo de dicha informacin existen los archivo recordemos que es la institucin donde se rene uno o ms conjuntos orgnicos de documentos, de cualquier fecha o soporte, producidos, recibidos y acumulados, como resultado del ejercicio de la funcin o actividad de una persona o entidad pblica o privada, organizados y conservados cientficamente, respetando su orden natural, en un depsito que rena las debidas condiciones y atendido por personal capacitado, para servir al sujeto productor o a cualquier persona, como testimonio de la gestin de actos administrativos y/o jurdicos, o como informacin para fines cientficos o culturales (Desongles, y otros, 2006). Un archivo contiene grupos de registros que proporcionan informacin para la operacin, diseo, administracin y toma de decisiones en una organizacin, por lo cual son de suma importancia para el buen funcionamiento de las instituciones u organizaciones a las que pertenecen, sin embargo esta informacin se mantiene en constante peligro de ser atacadas por diferentes condiciones desde factores intrnsecos de los documentos en cuanto a su calidad y soporte, hasta errores o manipulacin humana, muchos factores biolgicos y fisicoqumicos. Por lo anterior con el fin de cubrir todas las funciones archivsticas se han creado diferentes archivos que estn enlazados entre si dependiendo del tipo de documentacin y sus funciones, entre ellos estn el archivo de gestin que es comnmente conocido como el archivo de oficina y est bajo la responsabilidad y manejo directo de cada dependenci a o unidad administrativa de una institucin. Este archivo est formado por la documentacin

producida recientemente, es decir, la que se est an tramitando, as como tambin la de uso frecuente dentro de cada dependencia. Tiene plena vigencia jurdica y administrativa (Valiente, 2010). Por su parte el archivo histrico, que en muchas ocasiones puede estar dentro del archivo central, por las diferentes cuestiones econmicas, tcnicas y de infraestructura que poseen las instituciones; est encargado de concentrar, custodiar y/o conservar documentos de valor permanente y que ya perdieron gran parte de su valor administrativo. Sus principales fines son la investigacin y la difusin cultural. Y por ultimo el archivo central que en muchas ocasiones hace las de archivo histrico y central, por lo que esta vinculado directamente con la conservacin y preservacin documental, en su contexto normal es el que est conformado por la documentacin proveniente de las transferencias recibidas de las distintas oficinas de la institucin, por lo que en la mayora de las ocasiones maneja la mayor cantidad de documentos. Este archivo centraliza la documentacin que ya no es objeto de uso frecuente en los archivos de oficina, pero cuyo valor administrativo an no ha prescrito y todava podra ser objeto de consultas por parte de la propia administracin o de los ciudadanos. El Archivo Central suele ubicarse fsicamente en los locales del archivo y est bajo la responsabilidad del Archivero de la Institucin (Valiente, 2010). Sin embargo como se menciono este archivo pose labores que estn grandemente ligadas a los documentos y el trato directo con los mismos ya que es aqu donde se dan la mayor parte de los procesos de ordenacin y clasificacin, es donde se adoptan programas para administrar adecuadamente el servicio de consulta y la conservacin de documentos, acordes con la misin, visin, funciones y programas de la entidad, con sujecin a las pautas y principios establecidos por la Ley (Cely, 2005). La conservacin en los archivos de cualquier tipo comprende los planes y prcticas especficas, relativos a la proteccin de los materiales de archivos y bibliotecas frente al deterioro, daos y abandono, incluyendo los mtodos y tcnicas desarrollados por el personal tcnico (Direccin General del Libro y Bibliotecas, Ministerio de Cultura, 1998).

Los factores de deterioro anteriormente sealados estn relacionados con lo que especifica Martha Cely (2005), manejos dados durante los procesos de organizacin, manipulacin y depsito del material, por parte de los funcionarios y usuarios. Adems, se presentan deterioros debido a la ausencia de materiales de proteccin o al uso indiscriminado de elementos inadecuados como clips metlicos, ganchos de cosedora, cinta pegante, pita, sistemas inapropiados de encuadernacin, carencia de muebles o estanteras, carpetas, cajas y falta de programas de mantenimiento, como limpieza, tanto de reas de depsito como de material. Por lo que las prcticas de conservacin consisten en asegurar el almacenamiento y la proteccin de los documentos, utilizando productos qumicos y fsicos para asegurar el mantenimiento fsico de libros, cdices, manuscritos y otros documentos dichas disposiciones son regidas por el Archivo central. El archivo central tambin tendr entre sus funciones y obligaciones, velar por todos los aspectos relacionados con la conservacin, en el caso de Costa Rica, el ente encargado de regular el cumplimiento de esto es el Archivo Nacional como ente rector del Sistema Nacional de Archivos el cual constantemente debe realizar acciones a travs de las diversas unidades del Archivo Nacional con el fin de dar a conocer la ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos entre las instituciones del Estado costarricense; apoya y asesora la creacin y funcionamiento de los archivos administrativos; capacita a su personal; emite directrices para la mejor conservacin, organizacin y servicio de los documentos estatales, y, evala peridicamente el nivel de cumplimiento de los deberes y obligaciones archivsticas por parte de las instituciones pblicas (Chacn , s.f). Sin embargo este alcance se brinda obligatoriamente nicamente a las instituciones publicas pero no todas lo reciben, en el caso de las instituciones privadas deciden si desean obtener asesora y formar parte del Sistema Nacional de archivo esto se expone en el articulo 56 de la ley 7202 Las instituciones privadas y los particulares podrn organizar sus archivos con el asesoramiento de la Direccin General del Archivo Nacional y si lo desean, esos archivos formarn parte del Sistema Nacional de Archivos. Pero el problema que se vislumbra con esto es que segn el artculo 57 Si un archivo privado o particular

formara parte del Sistema Nacional de Archivos, tendr derechos y deberes similares a los de las instituciones a las que se refiere el artculo 2 de la presente ley. Por esto se podr observar que muy pocas empresas privadas piden la asesora para el manejo adecuado de sus archivos y en consecuencia de sus documentos, dejando que el tratamiento de los documentos queden a criterio de cada institucin privada, por lo que los costos econmicos, la cultura archivstica existente, entre otros, puede generar que la informacin sea mal manejada y generar perdidas importantes, creando problemas para la conservacin de los documentos sin importar su soporte. Sin embargo aunque todas estas leyes estn en el papel la actuacin del archivo nacional es sumamente escasa en el control de la gestin documental, tcnicas de prevencin, conservacin, entre otras que pueden afectar la documentacin y que son parte de los archivos centrales de las diferentes instituciones y empresas que es donde se maneja el mayor acervo documental. Dentro de las tcnicas y procedimientos que se deben emplear en la preservacin y conservacin de los documentos en los archivos centrales, Cely (2005), menciona la sensibilizacin la cual debe ir dirigida tanto al personal directivo como al tcnicoadministrativo y al usuario de la documentacin. Con l se busca crear conciencia respecto de la importancia de los documentos para la administracin y la cultura reconociendo su valor administrativo, legal, fiscal o contable y su carcter de testimonio histrico. Adems el mantenimiento orientado a proveer condiciones adecuadas para la conservacin de documentos, especialmente las que tienen que ver con disposiciones de reas de depsito y trabajo, control de humedad, temperatura, luz y polvo. Para ello recomienda el empleo de medios absorbentes o aislantes, valoracin de parmetros ambientales, adopcin de acciones de limpieza y control de plagas. Y por ultimo el almacenamiento vinculado con los procesos de manipulacin y depsito de la documentacin. Se debe tener en cuenta la adecuada manipulacin de los documentos, el empleo de sistemas y materiales tales como trancalibros, carpetas, cajas, cinta de faya, utilizacin de estanteras y planotecas (Cely, 2005).

Adems de estos el establecer planes de prevencin de riesgos lo cuales deben estar dirigidos a la prevencin de incendios e inundaciones, que se puedan presentar por causas naturales, accidentes o actos de vandalismo. La razn bsica para adelantar este tipo de tareas radica en la posibilidad de evitar y disminuir los costos que a todo nivel implicara un siniestro. stos van desde la prdida, el dao de los acervos documentales, el edificio y los equipos, hasta los riesgos de prdidas humanas a que pueden estar expuestos los funcionarios y usuarios. Aunque no siempre es posible evitar los siniestros s se puede atenuar su impacto mediante la preparacin y elaboracin de un plan de deteccin, prevencin, atencin, reaccin y recuperacin. Este debe ser adelantado de manera conjunta con personas y entidades expertas en el campo, como los bomberos, fuerza publica, cruz roja entre otros, programndose simulacros de evacuacin, manejo de extintores e implementacin del esquema de sealizacin de la edificacin (Cely, 2005). Todas estas medidas y proyectos son medidas que les competen a los directores de los archivos centrales en unin con sus jerarcas, por eso las decisiones que se tomen a este nivel pueden afectar la calidad de la conservacin y preservacin documental del resto de los archivos de gestin e histricos. El archivo central cumple con diferentes funciones que van a estar ligadas fuertemente con la conservacin de los documentos y de la informacin entre ellos la seleccin que es un proceso tcnico archivstico que consiste en identificar, analizar y evaluar las series documentales generadas en una institucin. Esto sirve para establecer el tiempo que estas series pueden seguir siendo utilizadas para fines administrativos y cules otras han de conservarse permanentemente para la consulta ciudadana o con fines culturales. Este proceso permite programar las transferencias de documentos, adems de la eliminacin peridica de los documentos innecesarios, de acuerdo a su ciclo vital. La Transferencia de documentos es un proceso archivstico mediante el cual evitamos que los documentos que se producen a diario se acumulen en los primeros niveles de archivo en forma indefinida. Adems de este la eliminacin de documentos que consiste en la destruccin de los documentos considerados innecesarios, previa autorizacin del Archivo Central, esto permite adems disponer de un mayor espacio fsico, equipos y

materiales, garantizando la integridad y la conservacin del Patrimonio Documental (Cely, 2005). Por otro lado el archivo central debe levantar inventarios que permitan llevar un control sobre la produccin documental generada por las dependencias y que conforman las series. En el archivo histrico el anlisis del contenido de los documentos se realizar a un mayor nivel de profundidad dando lugar a mltiples formas para recuperar la informacin y propiciando la generacin de guas, catlogos e ndices. Viendo la documentacin del archivo central potencialmente, como documentacin que pertenecer al archivo histrico es de suma importancia que la documentacin se mantenga en buen estado para evitar que en el momento de transferir los documentos, los mismos deban ser restaurados generando ms costos para la institucin y la posible perdida de informacin. A raz de lo anterior y dado que todos los actos de la administracin dan lugar a la produccin de documentos, es necesario que el responsable del Archivo Central con el Comit de Archivo presente propuestas sobre la normalizacin de los tipos documentales, estructura y diseo de los mismos, nmero de copias, identificacin de trmites o copias innecesarias en la gestin, para efectos de normalizar y unificar criterios en la produccin documental, permitiendo optimizar los recursos y agilizar la gestin administrativa (Cely, 2005). Esto porque los procesos normalizados en cualquier archivo permitirn que se conserve la documentacin necesaria y se disponga de la que ya ha perdido valor, facilitando la conservacin documental con el uso de procesos tcnicos previamente establecidos para cada soporte. Relacionado a lo anterior las tablas de plazos y cuadros de clasificacin son instrumentos que facilitan la organizacin y la conservacin de los documentos generados, recibidos y tramitados por el archivo central, a travs de criterios tcnicos. Por lo que permite la normalizacin de la gestin documental, la racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestin, central e histrico (Cely, 2005). Luego de hablar de todo este proceso es importante recalcar que el hecho de que los documentos se encuentran en un archivo central no quiere decir que los mismos no son

utilizados y deban ser consultados por la organizacin pero como menciona Cely (2005) el prstamo de archivo es un servicio que necesita de una normalizacin -y, a veces, reglamentacin- con el fin de prestar el mejor servicio a los usuarios y garantizar la seguridad de que existe la memoria Institucional. El acceso a la informacin y a los documentos pblicos es el derecho de los ciudadanos, consultar la informacin que conservan los archivos en los trminos consagrados por la Ley. Este derecho fundamental lo desarrollan los archivos facilitando el acceso a los documentos que sean producto de la gestin de las instituciones pblicas. Para ello, se debe procurar la organizacin tcnica y sistemtica a fin de que sea posible consultarlos en trminos de oportunidad, seguridad y control y, as, proteger los derechos ciudadanos para garantizar el derecho a la intimidad (Cely, 2005). Por lo que para el archivo central es necesario crear los formatos que servirn de soporte y control de los movimientos realizados, de acuerdo con la clase de documentos y de usuarios internos o externos. En estos formularios se debe registrar informacin que permita ubicar con certeza quin tiene en su poder el documento. Adems el personal ocupado en los depsitos de archivo debe ser altamente calificado, capaz de administrar y desempearse en las reas archivsticas. Se debe establecer la cantidad de funcionarios que se requieren para las labores propias de esta dependencia, teniendo en cuenta variables como servicios, estado de organizacin y volumen de la masa documental. El personal vinculado debe tener vocacin hacia el trabajo archivstico, poseer conducta intachable y seguir los ms rigurosos principios de tica (Cely, 2005).

conclucion

Adems de sintetizar, busque al final de la

conclusin una generalizacin o un efecto del sistema hiptesis-argumentos planteado en el texto.