Diagrama de Flechas

DIAGRAMA DE FLECHAS
1.- INTRODUCCIN
Este documento sirve de gua para el proceso de planificacin de proyectos. Describe desde la visualizacin de la secuencia de acciones a desarrollar en dichos proyectos (Diagrama de Flechas), hasta la evaluacin de tiempos de realizacin de las mismas (PERT), y la evaluacin de la relacin entre dichos tiempos y los costes en que se incurre en su desarrollo.
Muestra, mediante mltiples ejemplos, la adecuacin de cada una de estas herramientas a los objetivos que se persiguen con la planificacin.
2.- OBJETIVO Y ALCANCE
Definir las reglas bsicas a seguir para la construccin y utilizacin del Diagrama de Flechas, del mtodo PERT y del CPM, resaltando las situaciones en que pueden o deben ser utilizados. Es de aplicacin a todos aquellos estudios y situaciones en las que se necesita planificar cualquier tipo de proyecto o esfuerzo, que se pueda descomponer en varias actividades sucesivas.
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Su utilizacin ser beneficiosa para el desarrollo y el seguimiento de los proyectos abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos que estn implicados en la mejora de la calidad. Adems, se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestin.
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3.- RESPONSABILIDADES
a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:
- Seguir las reglas que se sealan en el procedimiento para su correcta construccin, interpretacin y utilizacin.
b) Direccin de Calidad:
- Asesorar, a aquellos que as lo soliciten, en las bases para la construccin, interpretacin y utilizacin del Diagrama de Flechas, del mtodo PERT y del CPM.
Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organizacin responsable de su difusin y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigacin..) 1
4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS

4.1.- DIAGRAMA DE FLECHAS
Definicin
Representacin grfica en forma de "red" de las secuencias lgicas de actividades necesarias para realizar un proyecto. Ejemplo:
4.2.- PERT PROGRAM EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUETcnica de Evaluacin y Revisin de Programas
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Definicin Definicin
Mtodo de planificacin de proyectos, basado en el Diagrama de Flechas y enfocado a la evaluacin de los tiempos y de la probabilidad de completar el proyecto, dentro de los parmetros de tiempo definidos.
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4.3.- CPM CRITICAL PATH METHOD-Mtodo del Camino Crtico
Mtodo de planificacin de proyectos, basado en el Diagrama de Flechas y enfocado a la optimizacin simultanea de los tiempos y de la distribucin de recursos entre las actividades que constituyen el proyecto.
4.4.- CARACTERSTICAS PRINCIPALES DE LAS HERRAMIENTAS

A continuacin se comentan una serie de caractersticas, comunes a las tres herramientas, que ayudan a comprender su naturaleza fundamental. Enfoque lgico La utilizacin de estas herramientas obliga a una planificacin completa y disciplinada del proyecto. Impacto visual Proporcionan una visin global, clara y ordenada de la secuencia de actividades necesarias para llevar a cabo un proyecto, de sus interdependencias lgicas y de otros aspectos relevantes (tiempos, costes, etc), facilitando la comprensin y comunicacin del plan. Priorizacin Permiten ordenar las reas y actividades involucradas en el proyecto segn su relevancia en el cumplimiento del plan.
4.5.- OBJETIVO
Definicin
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Definicin Definicin
Expresin escrita de lo que se pretende conseguir con la realizacin del programa o proyecto que se planifica.
4.6.- EVENTO / HITO
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Un evento o hito, tal como se utiliza en el Diagrama de Flechas, es el punto de comienzo o de trmino de un trabajo. Representa una situacin y no consume, ni tiempo ni otros recursos.
4.7.- EVENTO / HITO SUCESOR (PREDECESOR)
Un evento o hito se considera sucesor (predecesor) de otro, cuando lo sigue (precede) directamente, sin que exista un hito intermedio.
4.8.- ACTIVIDAD
Definicin
Ejecucin real de la tarea, y consume tiempo y otros recursos. En un Diagrama de Flechas, las actividades representan el trabajo necesario para pasar de un acontecimiento al siguiente. Ejemplo:
4.9.- ACTIVIDAD IMAGINARIA

Definicin
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Ejemplo:
Representacin grfica, en forma de actividad, de la dependencia lgica entre dos actividades (una no puede comenzar antes que se haya acabado la otra). No comportan verdadero trabajo y tienen una duracin igual a cero.
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4.10.- HOLGURA
Definicin
La holgura de un evento o hito indica el margen de seguridad de tiempo de que se dispone para alcanzarlo, sin comprometer el plan de marcha del proyecto.
5.- PROCESO
5.1.- CONSTRUCCIN / REALIZACIN
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5.1.1.- Construccin del Diagrama de Flechas

La construccin de un Diagrama de Flechas se basa en las siguientes ideas clave: a) Para pasar de un evento a otro, hay que completar la actividad que une los dos eventos. b) No puede terminarse ninguna actividad hasta que el evento que le precede haya tenido lugar.
c) Ningn evento puede considerarse como alcanzado hasta que todas las actividades que conducen al mismo estn terminadas. El Diagrama de Flechas se construir tal y como se explica a continuacin.
Paso 1: Concretar el objetivo de la construccin del Diagrama de Flechas
Es importante identificar claramente para qu tipo de decisiones se utilizar el Diagrama de Flechas, puesto que el objetivo de la construccin influir sobre el grado de detalle del Diagrama, la eleccin de los puntos clave (hitos) del proyecto, y, naturalmente sobre la oportunidad de realizar un anlisis PERT o CPM.
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Paso 2: Definir los lmites del proyecto a planificar
Determinar el evento inicial y el evento final del proyecto.
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Paso 3: Identificar y representar los eventos Los hitos han de ser puntos notables y significativos del proyecto, dependiendo su nmero del grado de detalle requerido. Hay que procurar mantener el mismo nivel de detalle en todo el Diagrama, es decir en cada fase o rea del proyecto. Cada evento N se representar con un nmero en un crculo. Aunque los nmeros no representen el orden secuencial de los eventos, se procurar asignarlos de forma que cada uno tenga un nmero inferior a todos sus hitos sucesores. El evento inicial se designar con 1.
Respecto a la disposicin grfica de los hitos, se debe considerar que el flujo lgico ir de izquierda a derecha.
Se empezar entonces, dibujando en el extremo izquierdo de la hoja el primer evento del proyecto, disponiendo luego sus eventos sucesores a su derecha, y as sucesivamente.
Eventos o cadenas de eventos independientes y paralelos se dispondrn uno debajo del otro.
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Ejemplo:
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Paso 4: Definir y representar las actividades Conectar cada evento con todos sus sucesores por medio de flechas. Las flechas indicarn el sentido de la secuencia lgica (hacia la derecha). Cada actividad se identificar como "Aij", sustituyendo "i" por el nmero correspondiente al evento de comienzo de la actividad y "j" por el nmero correspondiente al que finaliza la actividad. Recopilar una lista-leyenda de las actividades, definiendo el trabajo al que corresponden. Ejemplo:
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Ejemplo:
Paso 5: Identificar las actividades imaginarias
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Evidenciar las dependencias lgicas, que no comportan trabajo, conectando los dos eventos con una flecha discontinua.
Paso 6: Comprobar la integridad del grfico a) Comprobar, para cada evento, que sus eventos predecesores y las actividades que los conectan son efectivamente suficientes para alcanzarlo. b) Comprobar que el Diagrama no contenga "mallas cerradas". Estas representan situaciones imposibles y anulan la utilidad del Diagrama. El problema tiene su origen, en una mala identificacin y/o definicin de uno de los eventos o una de las actividades, que componen la "malla cerrada". Ejemplo:
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5.1.2.- Realizacin de un Anlisis Pert
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Paso 1: Construir el Diagrama de Flechas El Diagrama de Flechas se construir como lo hemos indicado en el punto 5.1.1. Ejemplo:
Paso 2: Evaluar los tiempos para cada actividad
Para cada actividad se harn tres estimaciones acerca del tiempo necesario para llevarla a cabo: - El tiempo optimista, to = Es el mnimo periodo de tiempo posible necesario para realizar la actividad.
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Ejemplo:
- El tiempo ms probable, tm = Es la mejor estimacin del periodo de tiempo necesario para llevar a cabo la actividad. - El tiempo pesimista, tp = Es el mximo periodo de tiempo que podra tardarse en realizar la actividad. Siendo, por tanto: to < tm < tp.
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Hay que asegurar que todos los tiempos sean expresados en la misma unidad de medida (minutos, das, semanas, etc).
Paso 3: Calcular para cada actividad, el tiempo esperado necesario para llevarla a cabo El tiempo estadsticamente esperado, te , es el tiempo promedio (media ponderada), que la actividad consumira, si fuese repetida muchas veces. Para cada actividad se calcular el tiempo esperado, aplicando a las evaluaciones de tiempo hechas para la actividad en cuestin en el Paso 2 la siguiente frmula:
te = to + 4 tm + t p 6
El valor te es la base de todos los clculos de tiempos en el Diagrama de Flechas del PERT, y se escribir para cada actividad sobre la lnea que la representa. Ejemplo:
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Paso 4: Calcular para cada actividad, la varianza del tiempo,

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2 te
La varianza, te , indica la incertidumbre asociada con la estimacin de la duracin de la actividad. Si la varianza es grande, hay gran incertidumbre sobre el tiempo de terminacin de la actividad. Si la varianza es pequea, la evaluacin de la duracin de la actividad ser bastante precisa, es decir, las estimaciones optimista y pesimista sern muy parecidas. La varianza se calcula segn la siguiente frmula:
2 te = (t p t o ) 6
Ejemplo:
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2 varianza TE .
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Paso 5: Calcular, para cada evento, el tiempo mnimo posible, TE, y su
El TE de un evento representa el tiempo ms breve posible en que el evento puede tener lugar, y se calcula sumando los te de la secuencia de actividades necesarias para alcanzarlo. Cuando hay ms de un camino que conduce a un evento, el camino que consuma el mayor tiempo, determina el tiempo ms breve posible en que puede esperarse alcanzar el evento en cuestin, dado que es necesario realizar las actividades de todos los caminos que llegan a ese evento.
2 El valor TE indica el nivel de incertidumbre asociado a la estimacin del tiempo TE. 2 Los valores TE y TE de un evento N se calculan de la siguiente manera: 2 a) Se empieza con el primer evento (su TE y su TE son iguales a cero) considerando luego, sus directos sucesores etc..., hasta llegar al ltimo evento del proyecto. El valor TE del ltimo evento representa el tiempo mnimo esperado para finalizar el proyecto.
b) Se identifican todos los eventos que preceden directamente al evento N.
c) Para cada evento N, se aade al TE del evento N-1 (predecesor) la duracin esperada te de la actividad que le conecta con el evento N.
d) Se elige entre los resultados as obtenidos el mayor, es decir el valor mximo. Este ser el nico TE del evento N. Los dems valores obtenidos son irrelevantes y no se volvern a considerar.
2 e) Se suma al valor TE del evento predecesor resultante del punto c), la 2 varianza te de la actividad que le conecta con el evento N. El resultado ser el 2 nico valor TE correspondiente al evento N.
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Ejemplo:
Los valores TE as obtenidos se escribirn en el Diagrama de Flechas, por encima del evento correspondiente.
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Paso 6: Calcular, para cada evento, el tiempo mximo permisible TL. El TL de un evento representa el tiempo mximo en que debe alcanzarse dicho evento para poder seguir el proyecto tal y como ha sido planificado, siendo el TL del ltimo evento el tiempo establecido para finalizar el proyecto. El valor TL de un evento N se calcula de la siguiente manera: a) Se empieza con el ltimo evento (= fin del proyecto), operando en sentido inverso hasta el primero. El TL del ltimo evento se considera aqu como un dato "externo", ya establecido. (Deseo del cliente, compromiso, fecha "orientativa" interna, a menudo el valor TE obtenido en el Paso 5 para el evento final del proyecto, etc...) b) Para cada evento N, se identifican todos los eventos sucesores inmediatos del mismo.
c) Se resta del TL del evento sucesor al evento N la duracin esperada te de la actividad que le conecta con el evento N.
d) Se elige entre los resultados as obtenidos el menor. Este ser el nico TL del evento N. Los dems valores obtenidos son irrelevantes y no se volvern a considerar.
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Ejemplo:
Los valores TL as obtenidos, se escribirn en el Diagrama de Flechas debajo del respectivo evento.
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Paso 7: Calcular, para cada evento, la holgura TL - TE La holgura de un evento es la diferencia entre el tiempo mximo permisible y el tiempo esperado (tiempo mnimo posible) para alcanzarlo. La holgura de un evento puede ser positiva, igual a cero o negativa. Ejemplo:
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Ejemplo:
Paso 8: Identificar el camino crtico
El camino crtico es aquella secuencia de actividades, desde el primer evento hasta el ltimo, en el que los eventos tienen la holgura mnima. Se identificar en el Diagrama de Flechas el camino crtico, marcando las actividades que lo constituyen con lneas ms gruesas.
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Camino critico: 1;2;3;5;7
Paso 9: Clculo de la probabilidad de cumplir con una determinada fecha (tiempo), PR Esta probabilidad se puede calcular tanto para el ltimo evento (final de proyecto), como para cualquier otro evento del Diagrama de Flechas considerado lo suficientemente importante como para que se le asigne una fecha de terminacin propia. La fecha asignada se indicar con TS, y la probabilidad de cumplir con ella se determina de la siguiente manera: a) Se calcula el valor del factor de probabilidad utilizando la frmula:
Z= TS TE 2 TE
2 donde Z es el factor de probabilidad, TE y TE los valores correspondientes al evento para el cual se ha establecido el tiempo de terminacin TS.
b) Se determina la probabilidad de cumplir con la fecha establecida, PR, leyendo el valor correspondiente al obtenido para Z en la Tabla de valores de la distribucin normal (valores Z y PR). Ejemplo:
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Paso 10: Revisin del Diagrama y de los datos durante el seguimiento del proyecto. (Fase de realizacin). Para el seguimiento del proyecto, se establecern fechas o eventos asociados a una revisin del Diagrama. Se sustituirn, con el fin de actualizar el Diagrama, los tiempos esperados para las actividades que se hayan ya realizado, por los tiempos ciertos alcanzados. Si resulta oportuno se revisarn tambin los tiempos para las dems actividades. En base a estos datos se volvern a calcular todos los tiempos mximos y mnimos, las holguras y el camino crtico.
5.1.3.- Realizacin de un Anlisis CPM
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Paso 1: Construir el Diagrama de Flechas El Diagrama de Flechas se construir como se ha indicado en el Punto 5.1.1. Ejemplo:
Paso 2: Estimar la duracin de cada actividad, t.
Las evaluaciones sern realizadas por expertos que se hayan enfrentado muchas veces con la respectiva actividad, y puedan estimar su duracin con el suficiente nivel de certidumbre.
Si hay diferentes posibilidades, segn los recursos que se emplean en la realizacin de la tarea, se elegir la alternativa que origine los menores costes.
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Ejemplo:
La duracin estimada de cada actividad, t, se escribir en el Diagrama de Flechas sobre la lnea que le representa, teniendo cuidado de que todas las duraciones estn expresadas en la misma unidad de medida. Paso 3: Estimar los costes, Cm .
Estimar para cada actividad, los costes mnimos, cm, a soportar para su realizacin y anotarlos en una Tabla de Costes. Estos costes permitirn, por lo dicho en el Paso 2, llevarla a cabo en el tiempo t.
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Paso 4: Calcular, para cada evento, el tiempo mnimo posible, TE. El TE de un evento representa el tiempo ms breve posible en que el evento puede alcanzarse, y se calcula sumando los tiempos t de la secuencia de actividades que conduce al mismo. Cuando hay ms de un camino que conduce a un evento, el camino que consume el mayor tiempo, determina el tiempo ms breve posible en que puede esperarse alcanzar dicho evento. El valor TE de un evento N se calcula de la siguiente manera:
a) Se empieza con el primer evento (su TE es igual a cero), considerando sus directos sucesores etc..., hasta llegar al ltimo evento del proyecto. (Su TE indica el tiempo mnimo esperado para terminar el proyecto). b) Se identifican todos los eventos que preceden directamente al evento N.
c) Para cada uno de estos eventos se aade a su TE la duracin t de la actividad que le conecta con el evento N. d) Se elige entre los resultados as obtenidos el mayor. Este ser el nico TE del evento N. Los dems valores obtenidos son irrelevantes y no se volvern a considerar.
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Ejemplo:
Los valores TE as obtenidos, se escribirn en el Diagrama de Flechas por encima del respectivo evento.
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Paso 5: Calcular, para cada evento, el tiempo mximo permisible, TL. El TL de un evento representa el tiempo mximo en que debe alcanzarse el evento para poder seguir el proyecto tal y como ha sido planificado, siendo el TL del ltimo evento el tiempo establecido para finalizar el proyecto. El valor TL de un evento N se calcula de la siguiente manera: a) Se empieza con el ltimo evento (= fin del proyecto), operando en sentido inverso hasta el primero. El TL del ltimo evento se considera aqu como un dato externo, ya establecido. (Deseo del cliente, compromiso, fecha "orientativa" interna, a menudo el valor TE obtenido en el Paso 4 para el evento final del proyecto, etc...). b) Se identifican todos los eventos sucesores del evento N.
c) Para cada uno de estos eventos se resta de su TL la duracin t de la actividad que le conecta con el evento N.
d) Se elige entre los resultados as obtenidos el menor. Este ser el nico TL del evento N. Los dems valores obtenidos son irrelevantes y no se volvern a considerar. Los valores TL as obtenidos, se escribirn en el Diagrama de Flechas debajo del respectivo evento. Ejemplo:
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Paso 6: Calcular, para cada evento, la holgura TL-TE. La holgura de un evento es la diferencia entre el tiempo mximo permisible y el tiempo mnimo posible para alcanzarlo. La holgura indica entonces el margen de seguridad de tiempo de que se dispone para alcanzar este evento, sin comprometer el plan de marcha del proyecto. La holgura de un evento puede ser positiva, negativa o igual a cero. Ejemplo:
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Ejemplo:
Paso 7: Identificar el camino crtico
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El camino crtico es aquella secuencia de actividades, desde el primer evento hasta el ltimo, en la que los eventos disponen de la holgura mnima. Se identificar en el Diagrama de Flechas, el camino crtico, sealando las actividades que lo constituyen con lneas ms gruesas.
Paso 8: Evaluar, para cada actividad, la relacin entre su duracin y los costes de su realizacin. Esta relacin se obtiene de la siguiente manera: a) Se evala el tiempo absolutamente mnimo, tm, necesario para realizar la actividad considerada y los costes correspondientes, c. b) Se calculan los costes suplementarios a soportar para disminuir la duracin de la actividad de una unidad de tiempo, utilizando la frmula:
c cm t tm
Si la duracin de una actividad se puede reducir slo en determinados intervalos diferentes de la unidad de medida (ej. 2 das, 7 semanas, etc), o si existen slo unas pocas opciones realizables, esto se anotar en la tabla y se tendr en cuenta durante el paso siguiente. Ejemplo:
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Paso 9: Construir diferentes alternativas eficientes de combinaciones costes / tiempo. A este fin se considerarn nicamente las actividades del camino crtico. Slo estas son las que influyen sobre la duracin del proyecto total. (El camino crtico puede cambiar a lo largo del anlisis). Entre ellas se repartirn recursos suplementarios, asignndose primero a aquellas que tengan el menor valor (c-cm)/(t-tm), puesto que permite conseguir el ahorro de tiempo "ms barato". Despus de cada sustitucin se modificarn todos los datos involucrados, y se recalcularn los costes y el tiempo total del proyecto, presentando los resultados en un Diagrama de Flechas y una Tabla de Datos. Se obtendrn de esta forma varias combinaciones alternativas de costes y tiempo. Todas estas son combinaciones eficientes, es decir para cualquiera de ellas vale que:
- Es imposible acabar el proyecto en un tiempo menor, sin gastar ms. - Es imposible gastar menos, sin necesitar ms tiempo para finalizar el proyecto. Ejemplo: Alternativa Reducir A3;4 de t=8 a T=6 y A1;3 de t=5 a t=3
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Tiempo Total : 12 semana (reduccin de 4 semanas) Costes: 122+21+21.5=127 (aumento de 5 mill.)
5.2.- INTERPRETACIN
El Diagrama de Flechas, el anlisis PERT y el anlisis CPM proporcionan informacin de gran relevancia para la toma de decisiones a lo largo de un proyecto. Sin embargo son "herramientas", y como tales, ayudan al que toma la decisin en su labor, no toman nunca la decisin por l. A continuacin se comenta ms detalladamente el aspecto ms importante para la interpretacin de estas herramientas. Interpretacin del camino crtico y de las holguras
En general: El camino crtico es la secuencia de actividades, desde el evento inicial hasta el evento final, que requiere ms tiempo, es decir, que dispone de la holgura mnima. En el se centrar siempre la atencin, para cualquier tipo de anlisis, (excepto: bsqueda de empleo "intil" de recursos) puesto que es el que determina la duracin real del proyecto completo. Camino crtico con holgura positiva : Si el camino crtico dispone de una holgura positiva, esto significa:
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- En el caso de evaluaciones de tiempo seguras (CPM), que se prev poder terminar el proyecto con anticipacin respecto a la fecha fijada (TL). Adems, se dispone de un margen de seguridad, que permite absorber un cierto retraso imprevisto, sin comprometer el plan de marcha del proyecto completo. Si resulta oportuno se puede, en este caso, considerar posibilidades de ahorro de costes y recursos. - En el caso de evaluaciones de tiempo asociadas a incertidumbre (PERT), una holgura positiva significa que el proyecto se terminar "probablemente" con anticipacin. La probabilidad de terminarlo en la fecha fijada (para su clculo, ver Punto 6.2.1., Paso 9) ser generalmente bastante elevada.
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Camino crtico con holgura igual a cero: Si el camino crtico dispone de una holgura igual a cero, esto significa: - En el caso de evaluaciones de tiempos seguras (CPM), que se prev poder terminar el proyecto exactamente en la fecha fijada. No se dispone de ningn margen de seguridad, y cualquier retraso imprevisto con una de las actividades del camino crtico causar un retraso igual de todo el proyecto. Ser necesario tener las actividades del camino crtico bajo estricto control. - En el caso de evaluaciones de tiempo asociadas a incertidumbre (PERT), una holgura igual a cero significa que el proyecto se terminar "probablemente" en la fecha fijada. Es absolutamente aconsejable realizar un anlisis de probabilidad y/o estudiar la posibilidad de reducir la incertidumbre sobre los tiempos. Camino crtico con holgura negativa : Si el camino crtico dispone de una holgura negativa esto significa:
- En el caso de evaluaciones de tiempos seguras (CPM), que no se prev poder terminar el proyecto en la fecha fijada. Ser absolutamente necesario una revisin del plan. (Por ejemplo reduccin de los tiempos en base al anlisis CPM). Segn la naturaleza de la fecha fijada (Contrato con el cliente, fecha "orientativa" interna, etc...,) se puede tambin considerar la posibilidad de adaptarla a la programacin hecha para la realizacin del proyecto.
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-En el caso de evaluaciones de tiempo asociadas a incertidumbre (PERT), una holgura negativa significa que el proyecto "probablemente" no se terminar en la fecha fijada. Un anlisis de probabilidad proporcionar ms informacin sobre el grado de riesgo, que seguramente ser alto. Se aconseja la realizacin de un anlisis para reducir los tiempos (por ejemplo un anlisis CPM). Posibles problemas y deficiencias de interpretacin - Deficiencias en la construccin del Diagrama de Flechas. (Incompleto, no corresponde a la verdad, ilgico, etc). - Los tiempos estimados con los que se opera en el anlisis no reflejan la situacin real, o bien por sesgo intencionado de la persona responsable de evaluarlos (generalmente involucrada en la realizacin del proyecto), o bien por falta de conocimiento y experiencia respecto a las actividades en cuestin. - En un anlisis PERT la varianza de los tiempos evaluados es tan elevada que el anlisis no permite extraer conclusiones tiles. - En un anlisis CPM, deficiencias en la evaluacin de los costes y gastos de recursos.
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5.3.- UTILIZACIN
El Diagrama de Flechas, el anlisis PERT y el anlisis CPM se aplican, con gran beneficio, a cualquier tipo de proyecto o clase de esfuerzo que se pueda descomponer en varias actividades, y que requiera trabajo planeado, controlado e integrado para conseguir objetivos establecidos. Utilizacin durante las fases de un proyecto a) Un Diagrama de Flechas es, ya por s mismo, y sin necesidad de ms anlisis, una herramienta muy til en todas las fases de un proyecto, desde la primera planificacin "grosso modo", hasta el seguimiento y control de los resultados, puesto que:
- Obliga a la planificacin completa y ordenada de un proyecto, estimulando el pensamiento lgico. - Proporciona una visin general del proyecto. Permite identificar todas las interrelaciones y dependencias lgicas/secuenciales de las diferentes actividades necesarias para llevar a cabo el proyecto. - Facilita revisiones del proyecto y de su planificacin. - Permite hacer frente a cambios en los planes o en las situaciones una vez se haya empezado ya la implantacin del proyecto.
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b) Completado con un anlisis de los tiempos de las holguras y del camino crtico siguiendo, bien el mtodo PERT, o bien el mtodo CPM, es adems muy til cuando: - Se necesita informacin sobre la viabilidad del proyecto y de su terminacin, tal como estn programados. - Se quieren identificar problemas cruciales y/o latentes de la planificacin, que requieran decisiones y/o soluciones. - Se prev necesitar informacin sobre los efectos de un retraso (anticipacin) de una actividad o evento sobre todos los dems y el proyecto completo. - Se buscan prioridades para el proceso de control. - Se hace el seguimiento de un proyecto con particular atencin al mantenimiento, adaptacin o modificacin de los tiempos.
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c) La realizacin de un anlisis PERT ser muy til en aquellos proyectos en los que el tiempo es una variable particularmente insegura e importante. Se utilizar adems para todo lo referido en el punto "b", en particular para: - Obtener previsiones sobre los tiempos probables de finalizacin. - Conseguir informacin sobre el grado de incertidumbre y el riesgo de no cumplimiento asociado a una determinada terminacin. d) El anlisis CPM se utilizar en aquellos proyectos que permitan estimar los costes directos de las actividades involucradas con relativa precisin, y donde los tiempos se puedan considerar como una variable conocida (bien por la naturaleza de las actividades, o bien por la experiencia de la que se dispone).
Su realizacin ser, adems de para todo lo referido en el punto "b", en particular muy til para:
- Obtener informacin precisa y completa sobre la relacin costes/tiempo. - Repartir los costes u otros recursos de forma que la inversin total para alcanzar un objetivo sea la mnima. - Identificar posibilidades de ahorro de recursos. - Planificar una reduccin de la duracin del proyecto de la forma econmicamente ms rentable (con el mnimo de los costes).
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6.- ANEXOS
6.1.- TABLA DE VALORES DE LA DISTRIBUCIN NORMAL (Z Y P R)
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6.2.- Ejemplo 1:
Inauguracin de un nuevo restaurante
El nuevo dueo de un restaurante planific todas las actividades necesarias para la inauguracin del mismo bajo nuevo nombre, los tiempos y los costes de stas, llegando a construir el siguiente Diagrama de Flechas: Diagrama de Flechas:
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El anlisis de los tiempos le indic que, tal y como estaba planificado el proyecto, el restaurante no se poda inaugurar antes de 42 das, con un coste de todo el proceso de 172, 50. Camino critico:
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Tabla de costes:
Como faltaba poco ms de un mes hasta Navidades y el nuevo dueo consideraba muy conveniente inaugurarlo antes de estas fiestas, estudi todas las posibilidades de reducir los tiempos de preparacin, y su coste.
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Camino critico: 1;2;3;5;7
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Al estudiar esta Tabla se concentr con las actividades que componan el camino crtico, es decir la bsqueda de socios, las negociaciones con los mismo y con el banco, y, finalmente, la instalacin de la nueva decoracin. Estas eran las actividades que, en la planificacin actual, determinaban la duracin del proyecto (42 das). Las actividades que se podan acelerar con el menor aumento de costes eran evidentemente las negociaciones tanto con el banco, como con los socios. Reducir la duracin de las negociaciones con el banco en 7 das ( = lo ms posible), causaba un aumento de costes de 71,43=10,01. Y el acelerar adems las negociaciones con los socios en los cinco das, necesarios para poder llevar a cabo el proyecto en 30 das, aumentaba los costes de otros 53,33=16,65. El dueo consider conveniente gastar 10,01+16,65=26,66 ms para conseguir su objetivo de inaugurar el restaurante antes de Navidades, y recalcul los tiempos y las holguras de las que dispona basndose en esta nueva planificacin. Camino critico
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Ejemplo 2:
Proyecto "Edicin de un procedimiento"
El responsable de un proyecto de consultora que consista en la edicin de un procedimiento para un cliente, realiz un anlisis PERT para la planificacin del proyecto. Sus objetivos eran: analizar los tiempos, identificar las actividades crticas y evaluar la probabilidad de cumplir con determinadas fechas (Ts ), propuestas para la entrega del procedimiento al cliente. El primer paso fue construir el siguiente Diagrama de Flechas:
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Luego evalu los tiempos y identific el camino crtico: las nicas actividades no crticas eran el desarrollo de la estructura bsica del documento y de los ejemplos.
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Camino critico: 1;2;3;4;5;6;7;8;9
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Finalmente calcul la probabilidad de poder entregar el borrador despus de 20 das y el documento final, revisado por el cliente y modificado, despus de 30 das. Las dos probabilidades PR resultaron lo suficientemente elevadas para aceptar las dos fechas de entrega propuestas por el cliente. A) T5 para evento 7 (entrega borrador al cliente)=20 Z=(20-16.2)/2.3=1.5 PR=0.9452 B) T5 para evento 9 (entrega doc. final al cliente)=30 Z=(30-26.2)/2.5=1.5 PR=0.9332
7.- UTILIZACIN DE LA HERRAMIENTA

La herramienta es muy til para: - Evaluacin de posibles soluciones - Identificacin de problemas - Identificacin de proyectos - Diseo de soluciones y controles - Evaluacin de la solucin impartida La herramienta es til para: - Anlisis de sntomas - Tratamiento de la resistencia al cambio - Formulacin de teoras sobre las causas
8.- RELACIN CON OTRAS HERRAMIENTAS

La herramienta est fuertemente relacionada con: - Diagrama de Flujo
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La herramienta est dbilmente relacionada con:
- Diagrama de rbol
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Diagrama de Flechas

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Diagrama de Flechas

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DIAGRAMA DE FLECHAS

2.- OBJETIVO Y ALCANCE

4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS

4.3.- CPM CRITICAL PATH METHOD-Mtodo del Camino Crtico

4.4.- CARACTERSTICAS PRINCIPALES DE LAS HERRAMIENTAS

4.6.- EVENTO / HITO

4.7.- EVENTO / HITO SUCESOR (PREDECESOR)

4.9.- ACTIVIDAD IMAGINARIA

5.1.1.- Construccin del Diagrama de Flechas

Paso 1: Concretar el objetivo de la construccin del Diagrama de Flechas

Paso 2: Definir los lmites del proyecto a planificar

Determinar el evento inicial y el evento final del proyecto.

Paso 5: Identificar las actividades imaginarias

5.1.2.- Realizacin de un Anlisis Pert

Paso 2: Evaluar los tiempos para cada actividad

Paso 4: Calcular para cada actividad, la varianza del tiempo,

Paso 5: Calcular, para cada evento, el tiempo mnimo posible, TE, y su

b) Se identifican todos los eventos que preceden directamente al evento N.

Paso 8: Identificar el camino crtico

Camino critico: 1;2;3;5;7

5.1.3.- Realizacin de un Anlisis CPM

Paso 2: Estimar la duracin de cada actividad, t.

Paso 7: Identificar el camino crtico

Tiempo Total : 12 semana (reduccin de 4 semanas) Costes: 122+21+21.5=127 (aumento de 5 mill.)

Inauguracin de un nuevo restaurante

Proyecto "Edicin de un procedimiento"

7.- UTILIZACIN DE LA HERRAMIENTA

8.- RELACIN CON OTRAS HERRAMIENTAS

La herramienta est dbilmente relacionada con:

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