Datos I CASO INTEGRAL 1

CASO INTEGRAL Cecilia Testa, Fernando Ortega, Francisco Gatti, Jorge Piones Profesoras Auxiliares ctedra DATOS I, 2011 INTRODUCCIN

REPUESTOS FERCEJOR es una empresa dedicada a la Venta Mayorista de Repuestos paraAutos. Se encarga de la Venta, la logstica y la distribucin de la mercadera. Atiende desde laciudad de Crdoba a todo el pas y el Mercosur, lo que la convierte en la lder del mercado delrepuesto para autos. Su Misin es:Proveer todo tipo de repuestos para autos al comercio minorista en el momento justo, en el lugarindicado y al mejor precio. Para cumplir con esa misin, FERCEJOR, brinda el servicio delogstica y distribucin a sus Clientes. Su Visin es:Ser reconocida como una empresa de excelencia, altamente eficiente, humana y socialmenteresponsable; referente del mercado del Repuesto en el Mercosur. Sus Valores son:Flexibilidad, Innovacin, Trabajo en equipo, Desarrollo personal y profesional, Seguridad.La empresa ofrece una amplia gama de servicios, tales como: Venta mayorista de repuestos al mejor precio del mercado. Distribucin y almacenamiento en depsitos propios incluyendo el servicio dearrendamiento de depsitos. Transporte de mercadera con servicio "puerta a puerta". Historia En el ao 1980 los hermanos Juan y Jos Fercejor constituyen una pequea sociedad familiar, enla ciudad de Crdoba para dedicarse a la venta de repuestos para autos con el propsito de cubrirel territorio de la provincia de Crdoba

A medida que la empresa fue creciendo compraron un saln que aument su capacidad dedepsito, y contando con una flota de dos furgones, comenzaron a diversificar sus actividades: Transporte de repuestos a los clientes. Embalaje de los productos transportados. Un par de aos despus se trasladaron a un predio en la Avenida Circunvalacin de la Ciudad deCrdoba y all construyeron un importante depsito, en el cual podan dejar de manera transitorialos productos que los clientes compraban y que por razones de espacio preferan dejar enFERCEJOR, alquilando parte del depsito para disponer de esa mercadera cuando realmente lanecesitaran. Esto se constituy en una nueva unidad de negocio: Almacenamiento de Mercadera de terceros. Con el tiempo se fueron incorporando a la empresa, los hijos de los socios constitutivos quienescontinuaron extendiendo la cartera de clientes y vieron la oportunidad de extender la distribucin noslo en todo el territorio nacional sino tambin en los pases del Mercosur.En principio, se incorporaron servicios de distribucin que llegaban hasta el puerto de Rosario ypoco a poco, se fue extendiendo esta red hasta contar hoy, con servicios de transporte que llegana todo el pas, Paraguay, Uruguay y Brasil. Este fuerte crecimiento de la actividad de la empresa provoc la necesidad de incorporar mspersonal, as fue como ingres Mara la esposa del hijo mayor de Jos, estudiante avanzada deCiencias Econmicas. y se hizo cargo de formar el rea administrativa.Entre las tareas coordinadas por Mara estaban las de la recepcin de los pedidos de entrega derepuestos y el armado de las rutas de los recorridos. Otras actividades adicionales, eran laatencin telefnica y otras tareas administrativas tpicas. De esta forma cuando un cliente tena unanecesidad puntual se presentaba en la empresa, y all se tomaba nota en una agenda de papel delos siguientes datos, que hoy son cargados en planillas Excel: Nombre del cliente; Domicilio del cliente; Mercadera a entregar; Domicilio donde deban entregar el producto; Especificar si la mercadera deba permanecer en depsito. El organigrama de la empresa se expandi, tal como se muestra a

continuacin:

-FUNCIONES Directorio : se encarga de definir la poltica y objetivos de la empresa. Es quien toma lasdecisiones crticas, tales como lanzamiento de nuevos productos y servicios, decisiones de comprade nuevas lneas de productos, de nuevos rodados para la distribucin, del establecimiento denuevos puntos de venta, la autorizacin de compra de otros bienes de uso, y de toda estrategiaque involucre a la firma en su conjunto.Gerencia de Administracin : se encarga de gestionar el cobro a los clientes, el pago aproveedores, el registro de transacciones, gestionar recursos humanos e informar y asesorar alDirectorio en estos temas y la poltica financiera de la empresa. Adems, de esta Gerencia,depende todo lo referido a los Sistemas Informticos de la empresa como as tambin almantenimiento del Hardware.Gerencia de Logstica : se encarga del transporte, recorridos, entrega de pedidos, gestin dealmacenes y mantenimiento.Gerencia de Ventas: se encarga de ejecutar la poltica de ventas fijada por el Directorio, realizar lagestin de clientes, coordinar con el Directorio las promociones a realizar e informar y asesorar aste en esta materia.

ISTEMAS DE INFORMACIN Como se dijo, el rea Sistemas depende de la Gerencia de Administracin y est integrada por unasola persona, con conocimientos medios en informtica; se encarga de: Dar soporte a los usuarios en el uso del actual sistema. Realizar el mantenimiento de las PC, netbooks e impresoras, y de que la red estoperativa. Hacer backups peridicamente y actualizar los anti-virus. -Es importante destacar, que enla empresa no existe ninguna poltica formal de seguridad informtica. Tampoco hayrestricciones de accesos al sistema, ni identificacin de usuarios. No hay una toma deconciencia seria de los daos que pueden provocar los virus o los accesos indebidos a losdatos, tanto de terceros como de personal desleal. Asistir a los usuarios, cuando stos necesitan usar de un modo ms avanzado planillas declculo y procesador de texto, lo que demuestra la falta de capacitacin del personal enestas herramientas. Enviar al Servicio Tcnico (tercerizado), equipos con problemas de funcionamiento, siendosu responsabilidad el seguimiento de los mismos. Hardware y Redes La empresa cuenta con una red LAN de arquitectura BUS con 15 puestos de trabajo y un Servidor.Este ltimo es un clon que posee un procesador Intel Pentium IV y 2 GB de memoria RAM. Lospuestos de trabajo tambin son clones con procesador Pentium 3. Este hardware cumple con lasnecesidades del software actual de la empresa.Cada vendedor posee una netbook y se comunica a travs de Internet. Software 1.- SISTEMA DE GESTIN ADMINISTRATIVASe trata de un Sistema desarrollado por un Analista al principio de la dcada de los 90, a medidade las necesidades de aquel momento. Fue desarrollado en Fox Base, y funciona sobre sistemaoperativo MS-DOS.El sistema de gestin administrativa incluye los siguientes mdulos. Compras: permite la carga de las facturas de compras de mercaderas y servicios y llevar la cuentacorriente de los proveedores. Ventas: permite el ingreso de los datos de los Clientes, la generacin del

Pedido de Venta, laimpresin de las Facturas por la venta de mercadera y por el servicio de alquiler de espacios en eldepsito. Finanzas: con este mdulo se realiza la administracin de Cobranza, permitiendo la imputacin dela misma en la cuenta corriente de los clientes, y por consiguiente el ingreso de fondos en efectivoen la Caja y/o el ingreso de valores a la cartera de cheques.Adems, permite realizar los pagos tanto a Proveedores de Mercadera con su respectivaimputacin en la cuenta corriente del proveedor, como as tambin, el pago de los gastos defuncionamiento (honorarios profesionales, servicios pblicos, combustibles, viticos, etc.) tanto enefectivo, cheques propios y/o cheques de terceros. Contabilidad:Permite la obtencin de los saldos de las cuentas utilizadas a determinada fecha, pero no realiza elbalance, ya que los saldos de algunas cuentas deben ser obtenidos por fuera del sistema,mediante planillas de clculos y a travs de papeles de trabajo de Contadura. Estos saldos de lascuentas son entregados al final del ejercicio a un Estudio Contable para la preparacin del BalanceGeneral. Actualmente el Sistema de Gestin Administrativa carece de soporte por parte de quien lodesarroll, ya que no vive en el pas. Tampoco quedaron a disposicin de FERCEJOR, losprogramas fuentes. Es por ello, que muchas tareas deben realizarse a travs de planillas declculo o a travs de sistemas independientes, como es el caso del Sistema de Fletes. 2- SISTEMA DE FLETES: Se trata de un programa enlatado, adquirido en el mercado y que funciona de manera aislada delsistema de Gestin Administrativa.Este software genera las Hojas de Ruta y el seguimiento del trnsito de la mercadera. 3- ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS El registro de inventarios se realiza en planillas Excel, con demasiada intervencin humana lo que impide tener informacion confiable de las existencias en el deposito. 4- VENDEDORES VIAJANTES: Cada uno cuenta con una netbook en la cual tiene cargadas las listas de precios en Excel; estaslistas son actualizadas desde Casa Central cuando hay variaciones de precios o condiciones deventas y enviadas mediante correo electrnico. Los viajantes tambin utilizan las netbooks paraenviar mails a clientes o a la Administracin de Fercejor, informando las ventas realizadas para quese le reserve la mercadera adquirida por el Cliente. El vendedor por lo general desconoce siefectivamente hay stock de la mercadera que vende, lo que en muchos casos genera conflictoscon los otros vendedores.Las facturas son emitidas desde la Casa Central. 5- HERRAMIENTAS DE AUTOMATIZACIN DE OFICINASEs un conjunto de

aplicaciones que incluye correo electrnico, buscador de internet, procesador detextos, hojas de clculo que estn disponibles en todas las estaciones de trabajo y a partir de lascuales se generan gran parte de las actividades y procesos de REPUESTOS FERCEJOR. Laempresa carece de licencias de uso de estas herramientas lo que la pone en una situacin deriesgo ante posibles inspecciones de Software Legal. DESCRIPCIN DE PROCESOS DE NEGOCIO Si bien la empresa posee varios procesos que colaboran en forma directa o indirecta en lageneracin de ingresos, en el planteo de este caso nos centraremos en el desarrollo de solo tresde ellos: Toma de pedidos, Entrega de mercaderas y Facturacin en cuenta corriente; acontinuacin los describimos. Proceso: Toma de pedidos Cuando un cliente realiza un pedido, Ventas verifica en el sistema que el cliente posea crditodisponible. Si es as, Ventas registra los siguientes datos, caso contrario se rechaza el pedido y seinforma al cliente. Nmero de Cliente; Razn Social; Fecha de Entrega; Telfono; Domicilio de Entrega; Detalle de productos solicitados; Descuento total aplicado Forma de pago; Lista de precios utilizada. El sistema asigna un nmero de pedido y el rea de ventas lo enva a logstica para preparar laentrega. Proceso: Entrega de mercaderas Este proceso tiene como producto final, el armado de la hoja de ruta y la actualizacin de lossistemas de informacin correspondientes, para el registro de la mercadera entregada y de estaforma saber cul es la mercadera pendiente para armar la siguiente hoja de ruta.Para el armado de la hoja de ruta se tiene en cuenta lo siguiente:

Prioridad del cliente; Monto del pedido; Disponibilidad de vehculos; Ubicacin de entrega; Rutas ms cortas; Rutas ms econmicas; Vehculos ms eficientes. Una vez seleccionados los pedidos a satisfacer y el transporte a ser utilizado, se arman lospaquetes y se imprime la documentacin correspondiente: Hoja de ruta y remitos individuales paraser firmados por los diferentes clientes. Cuando la mercadera se entrega al Cliente, este puede aceptar la totalidad, slo una parte orechazar la totalidad del pedido. El proceso termina cuando el transportista actualiza el sistema conel resultado que obtuvo para cada una de dichas entregas. Proceso: Facturacin en Cuenta Corriente Este proceso genera las facturas en cuenta corriente y su respectiva contabilizacin. Al tratarse defacturacin mayorista, este proceso se ha automatizado de modo tal de generar las facturas enbase a los remitos previamente confeccionados. La empresa tiene como poltica, generar en formasemanal las facturas correspondientes a los remitos de esa semana, teniendo la precaucin defacturar todos los remitos generados en el mes, dado las exigencias de la normativa impositiva alrespecto. Debido a que la empresa actualmente est inscripta como importadora de bienes, ya que algunos repuestos provienen del exterior, la AFIP ha determinado que sus facturas sean confeccionadassiguiendo el nuevo rgimen de factura electrnica. El rea de sistemas ha iniciado una etapa de anlisis para determinar cmo deber adecuar su proceso de facturacin para cumplir con el nuevorgimen de factura electrnica. CONSIDERACIONES FINALES En muchas ocasiones la informacin que necesita el Directorio para la toma de decisiones se vedemorada y en otros casos, la informacin que recibe no es confiable, ya que existen demoras enla actualizacin de los inventarios, en la valuacin de los mismos, y en el cotejo de los saldosdeudores y acreedores. En definitiva, el Directorio siente la sensacin de no saber dnde estparado segn palabras de ellos. Es por eso que se ha encargado a la

Gerencia de Administraciny al rea Sistemas que investigue algunas opciones para reemplazar el actual sistema por uno queactualice la tecnologa, que abarque a toda la empresa y que le permita contar con informacinconfiable y oportuna para la toma de decisiones.