Manual de Procedimientos 2012 Actualizado 13 de Endero (Reparado)

Apics Chapter Mxico
Asociacin para la Administracin de Operaciones
Manual de Procedimientos 2012
APICS CHARPTER MEXICO
Asociacin de Profesionales en manufacturera y distribucin THE Educational Society for Resource Management
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INDICE
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Bienvenido Apics capitulo Mxico. Nos da mucho gusto darte la Bienvenida a la asociacin para la administracin de operaciones Apics Capitulo Mxico con nosotros te dars cuenta de la importancia que Apics tiene para miles de personas quienes al igual que tu, comparten los beneficios de pertenecer a esta gran empresa. Hemos tomado una buena decisin al elegirte, porque sabemos que cuentas con las capacidad laboral y potencial necesario para el buen desempeo de tus funciones En Apics nuestro objetivo es la satisfaccin de nuestros clientes por lo cual desarrollamos nuestro trabajo con entusiasmo y compromiso. Esperamos que permanezcas con nosotros por mucho tiempo, disfrutando tus actividades colaborando para lograr los objetivos de la compaa y alcanzando tus metas personales. Antecedentes APICS, The Association for Operations Management. Lder global y fuente de informacin de las mejores prcticas en Administracin de Operaciones desde 1957. APICS cuenta con una comunidad de 270 captulos y 33 socios internacionales, compuesta con una red de alrededor de 60,000 miembros en 20,000 compaas de manufactura y de servicios. APICS Capitulo Mxico con 39 aos de experiencia en el pas, es el nico Capitulo Mexicano en recibir por 11 ocasin la medalla Platinum, que es la mxima distincin que APICS otorga a nivel internacional a los captulos que tienen las mejores prcticas de administracin y son un punto de referencia para otros captulos nacionales e internacionales.
Una historia construida con pasin Era el ao de 1972 cuando un grupo de profesionales de las reas de operaciones decidieron formar en Mxico un Captulo dedicado a difundir en nuestro pas los ltimos conocimientos en el rea de operaciones y materiales que estaban disponibles en ese momento. Eran los aos del mrp, las computadoras llegaban a las reas de materiales en sistemas poco amigables y los usuarios no saban implementarlo ni interpretar la informacin de estos sistemas. Si les hubieran dicho que su esfuerzo personal llegara a cumplir 35 aos y cambiar la vida de miles de mexicanos seguramente no lo hubieran credo, sin embargo, hoy muchos de estos mexicanos a los que Apics les cambi la vida queremos reconocer a ese grupo, su visin, dedicacin y pasin que nos permiten tener hoy un captulo slido y que continua facilitando el desarrollo de los profesionales dedicados a las operaciones.
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Reconocimientos obtenidos a lo largo de la trayectoria. APICS, The Association for Operations Management. Lder global y fuente de informacin de las mejores prcticas en Administracin de Operaciones desde 1957. APICS cuenta con una comunidad de 270 captulos y 33 socios internacionales, compuesta con una red de alrededor de 60,000 miembros en 20,000 compaas de manufactura y de servicios. APICS Capitulo Mxico con 39 aos de experiencia en el pas, es el nico Capitulo Mexicano en recibir por 13 ocasin la medalla Platinum, que es la mxima distincin que APICS otorga a nivel internacional a los captulos que tienen las mejores prcticas de administracin y son un punto de referencia para otros captulos nacionales e internacionales.
Reconocimiento a nuestros presidentes En esta lista queremos honrar a aquellos socios que han dedicado tiempo personal y familiar a servir a nuestro captulo como presidentes. Cualquier omisin deber ser perdonada pero ser corregida con sus comentarios. Ing. Alfonso Quijano 1972-74 Ing. Francisco J. De Regil. CFPIM. 1974-76* Ing. Jorge Snchez Gmez.CPIM. 1976-78 Ing. Alfonso Olvera.CPIM.1978-80* Ing. Juan Jorda 1980-81 Ing. Pedro Gefroy. CPIM. 1981-83 Ing. Jorge Snchez Gmez. CPIM. 1983-84 Ing. Salvador Cruz 1984-86 Ing. Vctor Alvarez. CPIM.1986-88 Lic. Jaime Castro. CPIM. 1988-90 Ing. Francisco Len.CPIM.1990-92 Ing. Emilio Ramos. CPIM. 1992-94** Ing. Humberto Rodrguez. CPIM. 1994-96 Lic. Jaime Castro. CPIM. 1996-97** Ing. Jorge Serrano P.CPIM. 1997-98** Ing. Jess Campos. CPIM, CIRM,C.P.M.1998-99** C.P. Fernando Delgado 1999-2001.** Ing. Julio Armendriz CPIM. 2003-05 ** Ing. Jos Luis Marin, CPIM. 2005- 07** Ing. Jaime Rodrguez Leiva, CPIM, CSCP, CIRM. 2007- 2011** Ing. Jess Campos, CPM, CSCP, CIRM. 2011- a la fecha ** Ganadores de reconcimientos por parte de Apics Internacional por la Administracin del Captulo.
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Antecedentes a Apics Capitulo mexico
40 aos en el pas Ms de 16,000 horas persona al ao de educacin 4 sedes de instruccin (DF, Tlalnepantla, Toluca y Morelos) 11 aos reconocido por su mejores prcticas de administracin
Principales Actividades * Dilogos ejecutivos Reuniones con grupos de tomadores de decisiones para discutir temas de Cadena de Suministro * Eventos tcnicos Sesiones para comentar tcnicas especficas con la comunidad de Cadena de Suministro Para identificar tendencias y necesidades de la comunidad CPIM, CSCP * Acreditaciones y Talleres Desarrollados con el fin de consolidar los conocimientos adquiridos por los participantes en diferentes eventos educativos y ofrecer programas integrales basado en los fundamentos de Apics pero en espaol * Estudios y encuestas Para identificar tendencias y necesidades de la comunidad
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CERTIFICASIONES EN APICS CAPITULO MEXICO. Certificacin como Profesional en Cadena de Suministro (Certified Supply Chain Professional - CSCP) Desarrolla en los participantes para incrementar la productividad, colaboracin e innovacion y descubrir como afectar positivamente los tiempos de entrega, inventarios, productividad y la utilidad. Podrn entender com se administra la integracin y corrdinacin de las actividades para alcanzar reducciones en costo e incrementos en el servicio al cliente, asi como tambien obtendrn conocimiento para administrar actividades de cadena de suministro mundiales de manera efectiva y eficiente. Certificacin En Administracin de la Produccin e Inventarios (Certified in Production and Inventory Management - CPIM) El Certificado CPIM fue desarrollado por APICS para proporcionar bases comunes de informacin a los individuos involucrados o interesados en la Administracin de los Recursos de la Empresa, esta compuesto de cinco mdulos y requiere de 5 exmenes
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VISION: Formar una comunidad dedicada a fortalecer y difundir la importancia de la Cadena de Suministro MISION: Proporcionar contenidos y foros de intercambio de conocimiento en Administracin de la Cadena de Suministro
APICS CAPITULO MEXICO BASA SUS ACTIVIDADES EN 4 VALORES FUNDAMENTALES Eficiencia Brinda calidad en el servicio a cliente, buscando el resultado ms adecuado y oportuno para satisfacer sus necesidades.
Veracidad Se expresa con autenticidad en las relaciones laborales con todos los miembros de la empresa y con terceros.
Neutralidad La empresa y sus empleados actuan con absoluta imparcialidad poltica, econmica o de cualquier otra ndole en el desempeo de sus funciones demostrando independencia a sus vinculaciones con personas, partidos polticos, socios de negocios o instituciones ajenas.
Lealtad Acta con fidelidad y solidaridad hacia todos los miembros de la empresa, clientes y proveedores, en la medida que renan las formalidades del caso y tengan por objeto la realizacin de actos de servicio que se vinculen con las labores o servicios que ofrece. Asimismo, acta con reserva y diligencia en el manejo de la informacin que conocen sus empleados.
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ESTRUCTURA JERARQUICA
Definicin de Autoridad En este sentido, es importante distinguir que la autoridad se relaciona con el ttulo o cargo que la persona tiene dentro de la empresa y no con sus caractersticas o atributos personales. Cuando una posicin de autoridad es desocupada, la persona que ha dejado el cargo entrega la autoridad que el mismo representa. La autoridad permanece con el cargo y con su nuevo titular. Cuando se ejerce autoridad, se espera el cumplimiento de las rdenes emanadas del titular de la autoridad. Poder que tiene una persona sobre otra que le est subordinada. Requisitos de aceptacin de la Autoridad El subordinado debe ser capaz de entender la comunicacin. Debe saber que lo se le pide es consistente con los objetivos generales de la organizacin. Debe percibir que lo que se le pide es compatible con sus principios ticos y morales. Debe poseer la capacidad fsica y mental para cumplir lo solicitado por el mando superior Qu es la Delegacin de actividades? La delegacin es asignar autoridad a una o ms personas para llevar a cabo actividades especficas. Si no existiese la delegacin, una sola persona tendra que hacer todo. Esta forma de dirigir personal es sumamente til. Delegar implica no solamente la entrega de un poder para que alguien pueda impartir rdenes a terceros bajo su mando. Por el contrario, lleva implcito un cmulo de compromisos de parte de quien acepta la autoridad conferida. A continuacin se presenta un proceso tpico de delegacin.
1. 2. 3. 4.
ASIGNACIN DE DEBERES DELEGACIN DE AUTORIDAD ASIGNACIN DE RESPONSABILIDAD CREACIN DE CONFIANZA
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ESTRUCTURA JERARQUICA Asignacin de deberes El responsable de la empresa tiene que definir perfectamente y comunicar los deberes que sern asignados a sus mandos medios e intermedios, los cuales a su vez los trasladarn a sus subalternos para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Los deberes para cada persona deben quedar registrados, verificando desde el primer momento que sean comprendidos por los involucrados. Adems, debe incluirse los tipos de resultados esperados y cmo, cundo, dnde y con qu frecuencia ser evaluado su cumplimiento. Delegacin de autoridad El mismo hecho de comunicar funciones y actividades a un subordinado indica que se le debe entregar la autoridad necesaria para desempearlas adecuadamente. Delegar sin entregar la autoridad es un absurdo tan grande como un elefante. Sin la autoridad correspondiente, es materialmente imposible que se puedan llevar adelante los deberes asignados y por lo tanto no se podrn cumplir los fines concretos de la organizacin. Asignacin de responsabilidad Toda delegacin de autoridad lleva asignada una responsabilidad para quien la recibe. Los derechos tienen que ser acompaados de obligaciones y metas concretas. No se concibe delegar la autoridad sin la asignacin de una cuota de responsabilidad.La autoridad sin responsabilidad es el principiodel fin de toda organizacin y una de las causas ms frecuentes de abusos en las empresasLa responsabilidad es entregada automticamente con cada delegacin de autoridad. Sin embargo, la misma no puede ser transferida como una responsabilidad final o nica. La responsabilidad final siempre ser del mando que tiene a su cargo al subalterno en el cual deleg. Esto significa que la cesin de una cuota de responsabilidad no exime de la misma a quien la cede. Ante los mandos superiores, ambos son responsables. Este punto es de primordial importancia y no debe ser olvidado en ningn caso Somos responsables de entregar responsabilidad a alguien y ante nuestros superiores, de los resultados de esa entrega. Creacin de confianza Es inconsistente dar a una persona autoridad y responsabilidad y no completar el proceso depositando un grado de confianza suficiente en la persona en la que se ha delegado una tarea. Si un jefe ha decidido delegar, es necesario que confe en los dems. La autoridad y responsabilidad delegada generan un compromiso para el subordinado, el cual deber desempear su trabajo de la forma ms relajada posible. Si es consciente de contar con la confianza de su superior lograr las metas propuestas, al margen de los posibles contratiempos que puedan surgir en todo el proceso de realizacin
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ORGANIGRAMA APICS CAPITULO MEXICO
Autoridad (10)
Autoridad (9)
Autoriadad (6)
Finanzas
Puesto (Directivo) ING.Jesus campos
Gerente (Administrativo)
Mensajero
Laura Amenta
Sr.Joseluis Avila Olivares
Autoridad (10)
Nivel de autoriadad (8) Ejecutivo de cuenta Gabriela Camacho Armenta
Puesto (Directivo) Comercial
Lic.Fernando Delgadillo
Patricia Robles Nieto Susana Juarez Morales Gerente (Logistica) Auxiliar de Planeacion Erika Raquel Garcia Sanchez Samira Callejas Alberto Paredes
Puesto (Directivo) Ing.Jaime Castro flores
Logistica
Autoridad (10)
Autoridad (9)
Autoridad (7)
ACTIVIDADES GENERALES DE LA ESTRUCTURA EMPRESARIAL:
Administracion
Administracion del capital asi como los ingresos de la empresa.estructura Financiera. Elaboracion del producto y satisfacion del producto (servicio)
Finanzas
Logistica
Promocion del producto
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LAY OUT DE APICS CAPITULO MEXICO 1 Nivel Bao Entrad a Planeacin/ Logstica sistemas Cocina Comedor
Recepcin
escaleras
Pasillo Pasillo Administracin calidad
ventas
ventas
ventas
2 Nivel Bao Sala de Juntas
escaleras
Pasillo
Finanzas
Oficina 1 Oficina 2
Oficina 3
PUNTO CLAVE DEL XITO EN APICS CAPITULO MEXICO El xito del captulo es la continuidad y el compromiso de la mesa directiva, que ao con ao se comprometen para poder brindarle a la comunidad nuevas y mejores alternativas de capacitacin y superacin profesional. RESPONSABILIDAD SOCIAL APICS CAPITULO MEXICO pertenece a la Comunidad, con Responsabilidad Social y Medio Ambiente Debe preocuparse por realizar una operacin segura, eficiente y responsable con la comunidad y el medio ambiente, sobre la base de un cohesionado trabajo en equipo de trabajadores, contratistas y proveedores. Debe buscar brindar herramientas que permitan la mejora del estndar de vida de los habitantes de la comunidad, y generacin de oportunidad, respetando las diversas culturas existentes especialmente las relacionadas con las etnias originarias.
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REGLAMENTO Y POLITICAS INTERNAS DE APICS CAPITULO MEXICO: Al llegar a laborar el trabajador o empleado deber checar en el reloj checador asignado en el departamento. No presentarse a laborar con aliento alcohlico No se podr brindar descuentos o cortesas gratis sin previo aviso al inmediato superior. Los reconocimientos para una posible promocin siempre sern con base a las responsabilidades personal, disciplina resultados laborales y nunca solo por antigedad No se debern aceptar relagos de profesores sai como de participantes dentro de la empresa. No engaar al cliente anunciando precios bajos Para el desempeo de sus labores el trabajador tendr como centro de trabajo donde se reportara diariamente e informara de sus actividades y servicios en Rio Nilo 88 despacho 701 col. Cuauhtmoc cp. 06500 en la inteligencia que estos son desacuerdo con las necesidades de trabajo obligando a presentar sus servicios en cualquier lugar de la republica mexicana, en donde la empresa requiera sus servicios. El trabajador o empleado desempeara sus servicios bajo la direccin y dependencia de la empresa y de sus representantes quedando obligado a observar las instrucciones que reciba. La empresa est obligada a inscribir al trabajador o empleado al instituto mexicano del seguro social, pagando al trabajador o empleado las cuotas que le correspondan en los trminos de la ley de seguro social. La duracin de la jornada diaria ser legal y por ello el empleado desempeara sus labores en el horario que le designe la empresa a un horario establecido esto es 48 horas semanales repartidas diariamente a la semana. La empresa y trabajador convienen que gozara de un da de descanso semanal el da de descanso designado es el da domingo de cada semana. El trabajador o empleado queda obligado a sustentarse a los reconocimientos mdicos que ordene la empresa, de acuerdo a lo establecido en la ley federal de trabajo. Los asuntos que sean del conocimiento del trabajador con motivo de su trabajo sern considerados como secreto industrial y se obliga al trabajador a no rebelarlo a persona fsica o moral alguna. El trabajador o empleado se obliga a no revelar a terceras personas los nombres informacin, documentos, cifras, estudios, tcnicas de produccin o cualquier otro dato relacionado con la labor que desempee o que se refiera a la empresa. El trabajador o empleado no podr dentro de su jornada de trabajo vender, promover, salvo la autorizacin especial y por escrito de la empresa. El trabajador o empleado queda obligado a realizar todo el esfuerzo necesario que este de su parte en el desempeo de sus labores El trabajador o empleado disfrutara anualmente de los das de descanso obligados establecidos en el artculo 74 de la ley Federal del trabajo El trabajador o empleado se obliga a prestar sus servicios exclusivamente a la empresa quedando prohibido dedicarse a actividades similares a las de su puesto o por su cuenta propia. En caso de presentar renuncia el trabajador o empleado se obligan a presentar la renuncia con 15 das antes de la fecha de termino. El trabajador o empleado disfrutara de un periodo vacacional de 6 das correspondiente al primer ao laborado y en lo sucesivo se sujeta a la poltica establecida por la empresa para determinar el nmero de das futuros de conformidad con el artculo 76 de la ley federal Asociacin de Profesionales en manufacturera y distribucin THE Educational Society for Resource Management
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del trabajo, en adicin tendr derecho a una prima vacacional de 25% calculados sobre los das de vacaciones a disfrutar. El trabajador tendr derecho a un aguinaldo anual que deber pagarse antes del dia veinte de diciembre, equivalente a 15 deas de salario en caso de no tener el ao completo de servicio se pagara la parte proporcional del mismo conforme al tiempo que hubiere trabajado.
REGLAMENTO PARA SER REVISADO POR DIRECTIVOS
LA REPETICION DE LA FALTA O LA COMISION DE OTRA U OTRAS, QUE CONSTITUYAN UNA CAUSA LEGAL DE RESCISION, DEJA SIN EFECTO LA DISPOSICION ANTERIOR ARTICULO 47. SON CAUSAS DE RESCISION DE LA RELACION DE TRABAJO, SIN RESPONSABILIDAD PARA EL PATRON: I. ENGAARLO EL TRABAJADOR O EN SU CASO, EL SINDICATO QUE LO HUBIESE PROPUESTO O RECOMENDADO CON CERTIFICADOS FALSOS O REFERENCIAS EN LOS QUE SE ATRIBUYAN AL TRABAJADOR CAPACIDAD, APTITUDES O FACULTADES DE QUE CAREZCA. ESTA CAUSA DE RESCISION DEJARA DE TENER EFECTO DESPUES DE TREINTA DIAS DE PRESTAR SUS SERVICIOS EL TRABAJADOR; II. INCURRIR EL TRABAJADOR, DURANTE SUS LABORES, EN FALTAS DE PROBIDAD U HONRADEZ, EN ACTOS DE VIOLENCIA, AMAGOS, INJURIAS O MALOS TRATAMIENTOS EN CONTRA DEL PATRON, SUS FAMILIARES O DEL PERSONAL DIRECTIVO O ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA O ESTABLECIMIENTO, SALVO QUE MEDIE PROVOCACION O QUE OBRE EN DEFENSA PROPIA; III. COMETER EL TRABAJADOR CONTRA ALGUNO DE SUS COMPAEROS, CUALQUIERA DE LOS ACTOS ENUMERADOS EN LA FRACCION ANTERIOR, SI COMO CONSECUENCIA DE ELLOS SE ALTERA LA DISCIPLINA DEL LUGAR EN QUE SE DESEMPEA EL TRABAJO; IV. COMETER EL TRABAJADOR, FUERA DEL SERVICIO, CONTRA EL PATRON, SUS FAMILIARES O PERSONAL DIRECTIVO ADMINISTRATIVO, ALGUNO DE LOS ACTOS A QUE SE REFIERE LA FRACCION II, SI SON DE TAL MANERA GRAVES QUE HAGAN IMPOSIBLE EL CUMPLIMIENTO DE LA RELACION DE TRABAJO; V. OCASIONAR EL TRABAJADOR, INTENCIONALMENTE, PERJUICIOS MATERIALES DURANTE EL DESEMPEO DE LAS LABORES O CON MOTIVO DE ELLAS, EN LOS EDIFICIOS, OBRAS, MAQUINARIA, INSTRUMENTOS, MATERIAS PRIMAS Y DEMAS OBJETOS RELACIONADOS CON EL TRABAJO; VI. OCASIONAR EL TRABAJADOR LOS PERJUICIOS DE QUE HABLA LA FRACCION ANTERIOR SIEMPRE QUE SEAN GRAVES, SIN DOLO, PERO CON NEGLIGENCIA TAL, QUE ELLA SEA LA CAUSA UNICA DEL PERJUICIO; VII. COMPROMETER EL TRABAJADOR, POR SU IMPRUDENCIA O DESCUIDO INEXCUSABLE, LA SEGURIDAD DEL ESTABLECIMIENTO O DE LAS PERSONAS QUE SE ENCUENTREN EN EL; VIII. COMETER EL TRABAJADOR ACTOS INMORALES EN EL ESTABLECIMIENTO O LUGAR DE TRABAJO; IX. REVELAR EL TRABAJADOR LOS SECRETOS DE FABRICACION O DAR A CONOCER ASUNTOS DE CARACTER RESERVADO, CON PERJUICIO DE LA EMPRESA; X. TENER EL TRABAJADOR MAS DE TRES FALTAS DE ASISTENCIA EN UN Asociacin de Profesionales en manufacturera y distribucin THE Educational Society for Resource Management
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PERIODO DE TREINTA DIAS, SIN PERMISO DEL PATRON O SIN CAUSA JUSTIFICADA; XI. DESOBEDECER EL TRABAJADOR AL PATRON O A SUS REPRESENTANTES, SIN CAUSA JUSTIFICADA, SIEMPRE QUE SE TRATE DEL TRABAJO CONTRATADO; XII. NEGARSE EL TRABAJADOR A ADOPTAR LAS MEDIDAS PREVENTIVAS O A SEGUIR LOS PROCEDIMIENTOS INDICADOS PARA EVITAR ACCIDENTES O ENFERMEDADES; XIII. CONCURRIR EL TRABAJADOR A SUS LABORES EN ESTADO DE EMBRIAGUEZ O BAJO LA INFLUENCIA DE ALGUN NARCOTICO O DROGA ENERVANTE, SALVO QUE, EN ESTE ULTIMO CASO, EXISTA PRESCRIPCION MEDICA. ANTES DE INICIAR SU SERVICIO, EL TRABAJADOR DEBERA PONER EL HECHO EN CONOCIMIENTO DEL PATRON Y PRESENTAR LA PRESCRIPCION SUSCRITA POR EL MEDICO; XIV. LA SENTENCIA EJECUTORIADA QUE IMPONGA AL TRABAJADOR UNA PENA DE PRISION, QUE LE IMPIDA EL CUMPLIMIENTO DE LA RELACION DE TRABAJO; Y XV. LAS ANALOGAS A LAS ESTABLECIDAS EN LAS FRACCIONES ANTERIORES, DE IGUAL MANERA GRAVES Y DE CONSECUENCIAS SEMEJANTES EN LO QUE AL TRABAJO SE REFIERE. EL PATRON DEBERA DAR AL TRABAJADOR AVISO ESCRITO DE LA FECHA Y CAUSA O CAUSAS DE LA RESCISION. EL AVISO DEBERA HACERSE DEL CONOCIMIENTO DEL TRABAJADOR, Y EN CASO DE QUE ESTE SE NEGARE A RECIBIRLO, EL PATRON DENTRO DE LOS CINCO DIAS SIGUIENTES A LA FECHA DE LA RESCISION, DEBERA HACERLO DEL CONOCIMIENTO DE LA JUNTA RESPECTIVA, PROPORCIONANDO A ESTA EL DOMICILIO QUE TENGA REGISTRADO Y SOLICITANDO SU NOTIFICACION AL TRABAJADOR.
LA FALTA DE AVISO AL TRABAJADOR O A LA JUNTA, POR SI SOLA BASTARA PARA CONSIDERAR QUE EL DESPIDO FUE INJUSTIFICADO. ARTICULO 31. LOS CONTRATOS Y LAS RELACIONES DE TRABAJO OBLIGAN A LO EXPRESAMENTE PACTADO Y A LAS CONSECUENCIAS QUE SEAN CONFORMES A LAS NORMAS DE TRABAJO, A LA BUENA FE Y A LA EQUIDAD. ARTICULO 32. EL INCUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE TRABAJO POR LO QUE RESPECTA AL TRABAJADOR SOLO DA LUGAR A SU RESPONSABILIDAD CIVIL, SIN QUE EN NINGUN CASO PUEDA HACERSE COACCION SOBRE SU PERSONA.
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HORARIO DISPUESTO POR APICS CAPITULO MEXICO
Puesto Director de Finanzas Director Comercial Director de Logstica Gerente Administrativo Gerente de logstica Ejecutivo de ventas Ejecutivo de ventas Ejecutivo de ventas Auxiliar de planeacin Auxiliar de planeacin
Nombre Ing. Jess Campos Lic. Fernando Delgadillo
Lunes Abierto (sujeto a curso) Abierto (sujeto a curso)
Martes Abierto (sujeto a curso) Abierto (sujeto a curso) Abierto (sujeto a curso) 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 2:00 pm a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm
Mircoles Abierto (sujeto a curso) Abierto (sujeto a curso) Abierto (sujeto a curso) 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 2:00 pm a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm
Jueves Abierto (sujeto a curso) Abierto (sujeto a curso) Abierto (sujeto a curso) 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 2:00 pm a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm
Viernes Abierto (sujeto a curso) Abierto (sujeto a curso) Abierto (sujeto a curso) 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 2:00 pm a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm
Sbado Abierto (sujeto a curso) Abierto (sujeto a curso) Abierto (sujeto a curso) 8:00 am a 12:00 pm 8:00 am a 12:00 pm 8:00 am a 12:00 pm 8:00 am a 12:00 pm 8:00 am a 12:00 pm
Domingo
Descanso
Descanso
Abierto Ing. Jaime (sujeto a Castro Flores curso) Laura Armenta Samira Callejas Susana Jurez Morales Gabriela Camacho Armenta Patricia Robles Nieto Alberto Paredes Gonzlez Erica Raquel Garca Snchez Jess vila Olivares 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 2:00 pm a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm 9:00 am a 6:00 pm
Descanso
Descanso
Descanso
Descanso
Descanso
Descanso
Descanso
Descanso
Descanso
Descanso
Mensajero
Descanso
Descanso
Se trabaja 48 horas a la semana divididas en 7 das a la semana con un descanso dominical (a excepcin de la solicitud de direccin pagando la prima dominical correspondiente). La fecha se pago es el da 25 de cada mes (solo das avils). Cada da 26 de cada mes se firma recibo de nomina el da (solo das avils).
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HORARIO DISPUESTO POR APICS CAPITULO MEXICO
Horario de comida Puesto Gerente Administrativo Gerente de logstica Ejecutivo de ventas Ejecutivo de ventas Ejecutivo de ventas Auxiliar de planeacin Auxiliar de planeacin Mensajero Nombre Laura Armenta Samira Callejas Susana Jurez Morales Gabriela Camacho Armenta Patricia Robles Nieto Alberto Paredes Gonzlez Erica Raquel Garca Snchez Jess vila Olivares Lunes 2:00 pm a 3:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm 1:00 p.m. a 2:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm Martes 2:00 pm a 3:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm 1:00 p.m. a 2:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm Mircoles 2:00 pm a 3:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm 1:00 p.m. a 2:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm Jueves 2:00 pm a 3:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm 1:00 p.m. a 2:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm Viernes 2:00 pm a 3:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm 1:00 p.m. a 2:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm 2:00 pm a 3:00 pm Sbado No Aplica No Aplica
No Aplica
No Aplica No Aplica
No Aplica 2:30 pm a 3:30 pm 1:00 pm a 2:00 pm
No Aplica
No Aplica No Aplica
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CDIGO MARCO DE TICA DE LOS TRABAJADORES DE APICS CAPITULO MEXICO CAPTULO I DE LA APLICACIN DEL CDIGO Artculo 1.- mbito de aplicacin Los Principios, Deberes y Prohibiciones ticos que se establecen en el presente Cdigo Marco de tica, son aplicables al personal de APICS CAPITULO MEXICO y de las empresas bajo su mbito definido en el artculo 2 del presente Cdigo. Artculo 2.- Personal sujeto al Cdigo Marco de tica
Para los efectos del presente Cdigo Marco de tica se considera como Personal a todo empleado, trabajador, servidor o locador de servicios no personales de las empresas bajo el mbito de APICS CAPITULO MEXICO , en cualquiera de los niveles jerrquicos, de direccin o confianza, sea nombrado, contratado o designado, que desempee actividades o funciones a nombre de la empresa, independientemente del rgimen jurdico de la empresa en la que se preste el servicio y del rgimen laboral o de contratacin al que se encuentre sujeto.
Asimismo, se considera como Personal a los Directores, designados por APICS CAPITULO MEXICO de las empresas en las que ste mantenga participacin accionaria, y a los representantes del Estado ante las Juntas Generales de Accionistas. Se entiende que el Personal toma conocimiento del presente Cdigo Marco de tica al iniciar sus labores. Artculo 3.- Interpretacin y consultas La Direccin Ejecutiva de APICS CAPITULO MEXICO es la competente para dictar las normas interpretativas y aclaratorias del presente Cdigo Marco de tica. CAPTULO II PRINCIPIOS Y DEBERES TICOS Artculo 4.- Principios ticos El Personal acta de acuerdo a los siguientes principios:
Probidad: Acta con rectitud, honradez y honestidad, procurando satisfacer los intereses legtimos de la empresa, sus clientes y la sociedad en su conjunto, y desechando el provecho o ventaja personal, obtenido por s o por interpsita persona. Profesa y practica un claro rechazo a la corrupcin en todos los mbitos de desempeo de la Empresa y cumple cabalmente con las normas vigentes. Asociacin de Profesionales en manufacturera y distribucin THE Educational Society for Resource Management
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Eficiencia Brinda calidad en cada una de las labores a su cargo, buscando el resultado ms adecuado y oportuno.
Idoneidad Se desenvuelve con aptitud tcnica, legal y moral en el desempeo de su labor. Propende a una formacin slida acorde a la realidad, capacitndose permanentemente para el debido cumplimiento de sus labores. Veracidad Se expresa con autenticidad en las relaciones laborales con todos los miembros de la empresa y con terceros. Lealtad y Obediencia Acta con fidelidad y solidaridad hacia todos los miembros de la empresa, cumpliendo las rdenes que le imparta el superior jerrquico competente, en la medida que renan las formalidades del caso y tengan por objeto la realizacin de actos de servicio que se vinculen con las labores a su cargo, salvo los supuestos de arbitrariedad o ilegalidad manifiestas, los cuales deber poner en conocimiento de la administracin de la empresa. Asimismo, acta con reserva y diligencia en el manejo de la informacin que conoce. Artculo 5.- Deberes ticos El Personal tiene los siguientes deberes: Neutralidad Debe actuar con absoluta imparcialidad poltica, econmica o de cualquier otra ndole en el desempeo de sus funciones demostrando independencia a sus vinculaciones con personas, partidos polticos o instituciones ajenas. Transparencia Debe ejecutar los actos de su labor de manera transparente, ello implica que dichos actos son accesibles al conocimiento de la ciudadana a travs de los mecanismos legales, de acuerdo a las disposiciones de la Directiva sobre Transparencia aprobada por APICS CAPITULO MEXICO Discrecin Debe guardar reserva respecto de hechos o informaciones de los que tenga conocimiento con motivo o en ocasin del ejercicio de sus labores y la prestacin de sus servicios, sin perjuicio de los deberes y las responsabilidades que le correspondan en caso de conocer actos ilegales o contrarios al orden pblico y las buenas costumbres. Uso Adecuado de los Bienes de la empresa Debe proteger y conservar los bienes de la empresa donde trabaja o presta sus servicios, debiendo utilizar los que le fueran asignados para el desempeo de sus labores de manera Asociacin de Profesionales en manufacturera y distribucin THE Educational Society for Resource Management
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racional, evitando su abuso, derroche o desaprovechamiento, sin emplear o permitir que otros empleen los bienes de la empresa para fines particulares o propsitos que no sean aquellos para los cuales hubieran sido especficamente destinados.
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CAPTULO III PROHIBICIONES TICAS Artculo 6.- Prohibiciones ticas El personal est prohibido de: Mantener relaciones o participar de situaciones en cuyo contexto sus intereses personales, laborales, econmicos o financieros pudieran estar en conflicto con el cumplimento de los deberes y labores a su cargo. Obtener o procurar beneficios o ventajas indebidas, para s o para otros, mediante el uso de su cargo, influencia o apariencia de influencia. Realizar actividades de proselitismo poltico a travs de la utilizacin de sus labores o por medio de la utilizacin de infraestructura, bienes o recursos de la empresa, ya sea a favor o en contra de partidos u organizaciones polticas o candidatos. Hacer mal uso de informacin privilegiada. Participar en transacciones u operaciones financieras utilizando informacin privilegiada de la empresa a la que pertenece o que pudiera tener acceso a ella por su condicin o ejercicio del cargo que desempea, ni debe permitir el uso impropio de dicha informacin para el beneficio de algn inters particular. Ejercer presiones, amenazas o acoso que puedan afectar la dignidad de la persona o inducir a la realizacin de acciones dolosas. CAPTULO IV INCENTIVOS, SANCIONES Y COMUNICACIONES Artculo 7.- Incentivos La Gerencia General de cada empresa ejecuta las medidas para promover la cultura de probidad y transparencia, establecida en el presente Cdigo Marco de tica. Para el caso de APICS CAPITULO MEXICO esta labor ser ejercida por la Direccin Ejecutiva. La Gerencia General de cada empresa establece los mecanismos e incentivos que permitan una actuacin correcta, transparente y leal del Personal. Para el caso de APICS CAPITULO MEXICO esta labor ser ejercida por la Direccin Ejecutiva. En ese sentido, dicho rgano est encargado de: a) Difundir el Cdigo Marco de tica y el Cdigo de tica de la Empresa. b) Disear, establecer, aplicar y difundir los incentivos y estmulos al personal que cumpla con los principios, deberes y obligaciones del presente Cdigo Marco y del respectivo Cdigo de tica de la Empresa, as como que respeten sus prohibiciones. c) Desarrollar campaas educativas sobre los principios y disposiciones contenidas en el presente Cdigo y en el respectivo Cdigo de tica de la Empresa.
Artculo 8.- Sanciones El incumplimiento de las disposiciones previstas en el presente Cdigo Marco de tica y en el respectivo Cdigo de tica de la Empresa ser considerado, segn corresponda, como falta laboral conforme a las normas laborales y el Reglamento Interno de Trabajo de las Empresas, falta administrativa segn se determine que las conductas constituyan acciones sancionables conforme a la Ley No. 27588, la Ley No. 27815 y la Ley No 27444, y falta de carcter societario de conformidad con la Directiva de Directores aprobada por el Directorio de APICS CAPITULO MEXICO y con las disposiciones correspondientes de la Ley General de Sociedades. A tales efectos, cada Empresa es responsable de la aplicacin de las sanciones pertinentes. Asociacin de Profesionales en manufacturera y distribucin THE Educational Society for Resource Management
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Artculo 9.- Obligacin de comunicar o denunciar los actos contrarios al Cdigo El Personal, bajo responsabilidad, tiene el deber de comunicar los actos contrarios a lo normado en el presente Cdigo Marco de tica y en el Cdigo de tica de la Empresa. Las quejas y denuncias contra el Personal que contravenga este Cdigo Marco de tica y en el Cdigo de tica de la Empresa, o cualquier otra norma relacionada, podrn ser presentadas en las oficinas administrativas de APICS CAPITULO MEXICO, o de las respectivas Empresas a nivel nacional; ante la Defensora del Pueblo y ante la Contralora General de la Repblica. Las mismas debern ser atendidas por la Empresa que corresponda o derivadas a los rganos de control respectivos. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS PRIMERA.CDIGO DE TICA DE LAS EMPRESAS Dentro del plazo de 20 das hbiles contados a partir de la publicacin del presente Cdigo Marco de tica, cada Directorio deber aprobar el Cdigo de tica de la Empresa que dirige, en base a las disposiciones contenidas en el presente documento. El referido Cdigo de tica deber abarcar distintos aspectos que pudieran afectar la gestin o propiedad de la empresa, tales como: conflictos de inters, el deber de confidencialidad, informacin privilegiada, pagos impropios, donaciones, nepotismo, actividades polticas, medio ambiente, seguridad del trabajo, recibo de regalos, entre otros. SEGUNDA.ADECUACIN DEL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
El Directorio o la Gerencia General de las Empresas deber, en un plazo mximo de 30 das hbiles desde la publicacin del presente Cdigo Marco de tica, y bajo responsabilidad, modificar el Reglamento Interno de Trabajo de sus representadas, para incorporar como infracciones, la inobservancia de las disposiciones contenidas en este documento y en el Cdigo de tica de la Empresa, as como para establecer las sanciones correspondientes. Jesus Campos Corts Socio Director APICS CAPITULO MEXICO.
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BENEFICIOS DE TRABAJAR EN APICS CAPITULO MEXICO Prestaciones de ley:
Un da de descanso a la semana. Servicio Medico para el trabajador y su familia (seguro social). Aguinaldo por lo menos de 15 das por ao. vacaciones el primer ao de trabajo es de al menos 6 das y aumenta a razn de 2 das por ao hasta llegar a 14 das al ao. Prima vacacional que corresponde al 25% del sueldo.
Prestaciones internas en la empresa
Servicio de comedor
Estas son algunas opciones de prestaciones internas algunas empresas hacen convenios con otras para que a sus empleados les den descuentos, dias adicionales de vacaciones o mas dias festivos, fiestas, etc. Las prestaciones econmicas son las que se refieren nicamente al aspecto econmico obviamente, como bonos, aguinaldo, primas, etc.
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OBLIGACIONES Y PROHIBICIONES PARA LA EMPRESA En esta parte se debe de aclarar las reglas de la empresa hacia el empleado
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PERFIL DE PUESTOS En este captulo se explicara los requisitos personales que deben reunir los aspirantes a un puesto de trabajo dentro de la Empresa, tales como solicitud de ingreso, certificados mdicos, certificados de estudio, etc.
Autoridad Puestos Puestos Directivos 10 Director de Finanzas Director de Logistica y/o 10 Operaciones 10 Director Comercial Puestos Gerenciales 9 Gerencia Administrativa Gerencia de logistica y/o 9 operaciones Ejecutivos 8 Ejecutivos de ventas Auxiliar de Produccion 7 Auxiliar de logistica 7 Auxiliar de calidad Puesto Auxiliar General 6 Mensajero
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PERFILES DE PUESTOS
Puesto: Asesor comercial Perfil general: Hombre o Mujer Office bsico: word, power point, excel, outlook Conocimientos de ingles 50% (de preferencia) Estudios: Lic. En mercadotecnia, Relaciones comerciales, Administracin, Recursos Humanos (pasante o titulado) Disponibilidad de horario Facilidad de palabra Facilidad de relaciones publicas Funciones: Comercializar cursos y talleres Comercializar servicios de consultora Identificar/desarrollar mercados y clientes potenciales Promover eventos va telefnica y correo electrnico Mantener base de datos de clientes Apoyar en exposiciones Visitar Clientes Horario: Lunes a viernes de 8:45 a 18:00 hrs Sbados de 8:00 a 12:00 hrs Experiencia Venta de capacitacin y/o servicios de consultora Utilizacin de sistema CRM (deseable)
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Caractersticas de persona l no apto para laborar en Apics Capitulo Mxico Etc. Asimismo, deber incluirse dentro de los requisitos de ingreso que: La empresa no solicitar como requisito de admisin al empleo, la prueba de embarazo, el examen de VIH-SIDA, as como tampoco exigir constancia de no afiliacin a una Asociacin Profesional de Trabajadores y trabajadoras. Agregar en este Captulo como un artculo adicional el contenido del Artculo 28 del Cdigo de Trabajo.
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INTRODUCCION AL MANUAL APICS CAPITULO MEXICO El manual de procedimientos contiene una descripcin precisa de cmo deben desarrollar las actividades de cada empresa. Ha de ser un documento interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. A la hora de implantar, por ejemplo una ISO, sta exige 4 procedimientos obligatorios como son: Tratamiento de No Conformidades. Auditora Interna. Sistema de Mejora. Control de la documentacin. Complementando al manual de procedimientos, estn las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos especficos.
Propsito Definir un mtodo mediante el cual se establezcan las guas para llevar un control de los procedimientos elaborados Apics Capitulo Mxico. Garantizando que stos estn disponibles en los lugares correspondientes para la correcta operacin.
Finalidad Es fomentar la aplicacin de actividades ya establecidas para poder tener un concepto de resultados y objetivos claros sobre cualquier actividad, y fomentar una responsabilidad comn en cada una de las actividades.
Objetivo Es tener una organizacin y una estandarizacin en cada una de las Actividades en el rea. Con esto se puede lograr una mejora continua en cada uno de sus procesos y una gran disminucin de errores laborales as como fallas para garantizar la responsabilidad de cada actividad , con el fin de controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria facilitar las labores de auditora, la evaluacin del control interno y su vigilancia que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales. El objetivo es tener una organizacin y una estandarizacin en cada una de las actividades.
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ALCANCES Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. Anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria.
Determina en forma ms sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Facilita las labores de auditora, evaluacin del control interno y su evaluacin.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y mtodos.
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METODOLOGIA SIPOC
IMPLANTADO EN LA EMPRESA
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QUE ES SIPOC?
El SIPOC es una herramienta para identificar problemas, que... Le ayudar a definir el alcance de su oportunidad de mejora Le guiar en su oportunidad de mejora Asegurar que el enfoque de su oportunidad de mejora est alineado con los requerimientos de mayor nivel del cliente SIGNIFICADO DE SIPOC Suppliers Proveedores Inputs Entradas Process- Proceso Outputs Salidas Customers Clientes.
ALCANCES Identificar deficiencias en los requerimientos Identificar proveedores y clientes Verificar los requerimientos de recursos Establecer el alcance del proyecto, y asegurar a los Inversionistas que el rea problema est capturado en el Proceso Crea consenso en el equipo Resuelve conflictos Determinar la mtrica correcta para verificar los Requerimientos del cliente Establecer quien debe participar en el equipo del Proyecto
.
PASOS PARA DESARROLLAR SIPOC
1. 2. 3. 4. 5.
Identificar el proceso y sus lmites . Identificar las salidas . Identificar los clientes para cada salida y/o Identificar el proveedor para cada entrada .Hacer una lista de los requerimientos para cada entrada
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PROCESO
ADMINISTRACION.
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ATENCION Y SERVICIO AL CLIENTE Administracin es responsable de atender cordialmente las dudas de cada cliente, de forma personalizada o va telefnica y debe mantener una estrecha relacin con el cliente de cordialidad y respeto y sobretodo confiabilidad de sus respuestas. Cmo dirigirse con el cliente? Siempre se le habla de usted nunca de tu. con preguntas como En que puedo servirle? Alguna otra cosa que pudiera ayudarle? Sobre todo no olvidar despedirse agradecindole su llamada.
1) 2) 3) 4)
Recordndose a asimismo que la atencin a cliente es muy importante ya que el es cliente quien paga los ingresos a esta empresa "EL CLIENTE SIEMPRE ES PRIMERO"
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DIAGRAMA SIPOC
Contacto con el cliente via correo o telefono (Telmex) conocimiento para certificar la informacion y/o Tramite solicitado
PROVEDORES
Dudas cuestionamiento o necesidades de los clientes ENTRADA
PROCESO
1)Recepcion de llamada. 2) cuestionar al cliente cual es su Necesidad? 3) indicar la solucion de su necesidad 4)Dar seguimiento para confIrmar la calidad del servicio Cliente satisfecho con la atencion recibida por parte de la empresa
SALIDA
Es el provedor, participante, instructor, etc. CLIENTE
DIAGRAMA DE FLUJO
1)SALUDO CORDIAL
2)EN QUE PUEDO SERVIRLE ? PERSONALIZADA (FRENTE A FRENTE ) 3)ALGUNA OTRA COSA QUE PUEDA AYUDARLE? 4)AGRADECER SU VICITA Satisfaccion de servicio con cliente Y/0 participante
ATENCION AL CLIENTE
3.1 dar solucion la necesidad
1)SALUDO CORDIAL
2)EN QUE PUEDO SERVIRLE POR TELEFONO Y/CORREO 3)ALGUNA OTRA COSA QUE PUEDA AYUDARLE AGRADECER SU LLAMADA Satisfaccion de servicio con cliente Y/0 participante
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Pago a instructores Es responsabilidad de administracin supervisar 1) las horas laboradas de los instructores 2) Asistencias a los eventos de los instructores 3) Verificar la cuota de cada instructor
1.
El instructor debe de entregar el recibo de honorarios o factura directamente al departamento de administracin, estos documentos debern ser entregados en original, en caso de no hacerlo se debern mandar escaneados al encargado de administracin, pero no podrn recibir el pago hasta haber entregado el documento en original. Se generar la orden de requisicin para su pago Por medio del reporte de los jueves es anexado los pendientes y se programa el pago, una vez autorizados los pagos se elaboran los cheques y se pagan la semana posterior a la emisin. La cantidad de horas a pagar de cada instructor es proporcionado por el rea de logstica directamente con gerencia nivel 9. La forma de comunicacin es oral. El cheque es elaborado por el responsable de administracin una vez que finanzas haya autorizado la cantidad expuesta en el cheque, se pasa los cheques a cualquiera de los tres directores para su validacin y solo 2 de 3 firmas. Se saca una copia junto con la pliza para su resguardo como evidencia de los egresos. Se entrega al departamento de contabilidad a fin de mes. NOTA (no se confirma las horas laboradas por los instructores por correo o por algn formato establecido)
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Formas de pago a instructores. Solamente hay 2 maneras de pagarles por medio de depsito a cuenta o personalmente en las instalaciones de Apics capitulo Mxico En caso que sea el pago por medio de depsito. Administracin realiza el depsito directamente en la ventanilla del banco a la cuenta proporcionada por el instructor. En el caso que sea el pago personalmente en las oficinas de Apics Capitulo Mxico, El instructor debe presentar un recibo de honorarios y/o factura donde en el exprese la cantidad que se entregara al instructor por la colaboracin en Apics capitulo Mxico. deber firmar la Pliza donde ampara que se realizo su pago sin retrasos y se mantiene en la carpeta de Apics 2012 Posteriormente se enva al departamento de contabilidad a fin de mes. a. a.
8.
9.
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PROVEDORES
$$ingresos para la empresa (fondos ) instructores (Facturas y/comprobantes de pago) emitidas por el instructor . autorizacion de finanzas y recabar (2 de 3 firmas)
ENTRADA PROCESO
Pago a instructores
logistica solicita al instructor el departamento de logistica informa la cantidad de horas de pago para realizar la solicitud a finanzas Finanzas autoriza la solicitud mediante la firma Se recaban las firmas necesarias para la realizacion del pago realizar el pago directamente en(oficina o depsito bancario ) Archivar copia (comprobantes de pago) entregar comprobantes de egresos al departamento de contabilidad.
SALIDA
CLIENTE
El pago por los servicios otorgados a la empresa Apics capitulo mexico La entrega de egresos al departamento de contabilidada fin de mes
El instructor (recibe su pago por su trabajo). La empresa gracias a las utilidades ganadas por el instructor.
Forma de pago (personalmente en las oficinas de apics capitulo mexico) Administracion verifica horas laboradas en los eventos contratados Es solicitado por medio de el reporte de los jueves en el anexo de pagos pendientes via forma de pago (Deposito bancario ) logistica de forma oral le comneta a administracion la cantidad acortada que recibira el instructor
se entrega cheque contra recibo de Honorarios (actualizado 2013) se hace firmar la poliza de cheque como comprobante de pago
se almacena el comprobante (poliza de cheque) y se envia a el departamento de contabilidad
Pago a instructores
se deposita a la cuenta establecida por la factura de el interesado (instructor)
se almacena el comprobante (poliza de cheque) y se envia a el departamento de contabilidad
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Compra de insumos 1. 2. Los artculos de oficina se compran nicamente por las necesidades de da con da La Procedencia de los fondos para la compra de artculos de oficina son por medio de la caja chica de la empresa Apics Capitulo Mxico a destinado una cantidad base de $6,000.00 pesos mexicanos a. Clausula: dependiendo del monto solicitado la autorizacin queda nicamente al parecer del responsable de Administracin de nivel 9 o en su defecto el nivel 10 correspondiente al nivel mximo de autoridad del departamento de finanzas. b. Nota No se tiene ningn reporte donde se lleve un historial de gastos" nicamente se valoran por la facturas. Se realiza la solicitud de los rembolsos de gastos a finanzas por medio del reporte de los jueves en el anexo de pendientes de pago. Posterior mete son enviados al departamento de contabilidad.
3. 4.
DIAGRAMA DE FLUJO
SE DEBE MANTENER UN FONDO MENSUAL PARA GARANTIZAR LOS GASTOS MENSUALES DE LA EMPRESA OTORGADOS POR LA (CAJA CHICA) COMPRA DE ARTICULOS DE OFICINA
SE DEBE DE MANTER UN FONDO DE (6,000.00) AUTORIZADO AL 2012 POR PARTE DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS
Se DEBE DE ENTREGAR LOS COMPROBANTES DE EGRESOS A EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
(NO SE DEBE DE EXEDER LO MAXIMO DISPONIBLE EN LA CAJA CHICA SE NEGARA EL REMBOLSO SI EXEDE EL SALDO.
SE ENTREGA LOS COMPROBANTES DE PAGO A FINANZAS NIVEL 10 SUSTENTANDO LOS GASTOS REALIZADOS A LO LARGO DE L MES
SE SOLICITA EL REMBOLSO DE CAJA CHICA DEPENDIENDO DE LA NECESIDADES DE LA EMPRESA
EL REMBOLSO ES AUTORIZADO CON UN CHEQUE
SOLICITUD DE COMPRA
SE GENERA LA COMPRA Y SE ENTREGA EL DINERO SOLICITADO
ADMINISTRACION QUEDA EN ESPARA DE LOS COMPROBANTES DE PAGO (TIKET ,RECIBO DE HONORARIOS ,FACTURA) ECT.
EN CASO DE NO TENER FORMA DE COMPROBAR SE LLENA UN VALE DE CAJA COMO COMPROBANTE DE GASTOS MENORES
DIAGRAMA SIPOC
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PROVEDOR
Diponibilidad de fondos en la caja chica Ingresos a la empresa para mantener la caja chica Autorizacion de finanzas (nivel 10) para los rembolsos
ENTRADA
Compra de articulos de oficina, gastos estacionamiento servicios y necesidades primarias.
PROSESO
Se solicitud de compra o pago de servicio Entrega de monto solicitado a convenir por parte de administracion se realiza la compra o pago de servicio administracion recibe los comprobantes de pago (Facturacion,tiket etc.)
SALIDA
Cubrir con las necesidades (gastos) de cada departamento para el desempeo de sus labors
CLIENTE
La empresa Apics Capitulo Mexico. Al garantizar la culminacion de sus actividades de cada uno de los departamentos que conforman a la empresa.
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SERVICIO PERSONALIZADO DE EMPRESAS QUE LO SOLICITAN Alta como proveedores a empresan que lo solicitan Recepcin de solicitud por parte de la empresa solicitante Nota: Administracin debe contar con los datos fiscales actualizados
(que son documentacin bsica para el trmite).
Solicitar los requisitos que requiere la empresa (este punto est sujeto a las necesidades de cada empresa) Recolectar los documentos necesarios o como el cliente los requiera. Enviarlos de forma electrnica o personalmente. Reconocimiento de firmas
Se solicita una carta dirigida a los ejecutivos del banco donde verifican la acreditacin de las firmas de la empresa Apis Capitulo Mxico La finalidad de el reconocimiento de firmas es para acreditar que la empresa Apics Chapter Mexico se encuentres establecida. 1. 2. 3. 4. 5. a) b) c) d) e) f) g) Se recibe la peticin por parte de la empresa para realizar el alta de proveedor La empresa interesada enva los requisitos o documentos necesarios por enviar para dicha alta. Se validan los documentos necesarios. Se renen los documentos necesarios Documentos probables solicitados por parte de la empresa que lo requiera Formato interno de la empresa solicitante RFC Acta constitutiva Comprobante de domicilio Identificacin del representante legal Estado de cuenta Reconocimiento de firma
Clausula: Se renen los documentos que por poltica de Apics capitulo mexico Estn permitidos proporcionar. (muchas veces pide informacin personal sobre alguna persona en particular solo si el implicado accede es posible otorgar o hacer pblica esa informacion) Entregar documentos a la empresa como conformidad de la misma
El formato es el siguiente
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Diagrama de Flujo SERVICIO PERSONALIZADO DE EMPRESAS QUE LO SOLICITAN
1)recepcion de solicitud
2)verificar requisitos impuestos por la empresa Alta de provedores que lo solicitan
3)recopilar los documentos conformae a las necesidades del clinte 4)entrega de documentacion forma personal o por correo electro nico
servicios otorgados a empresas
1)recepcion de solicitud
2)verificar requisitos impuestos por la empresa Reconosimiento de firmas
3)recopilar los documentos conformae a las necesidades del clinte 4)entrega de documentacion forma personal o por correo electro nico
Diagrama SIPOC
coneccion a internet y telefono datos de los clietnes completos y actualizados Datos actualizados formatos fiscales e informacion actualizada de la empresa Apicas Chapter Mexico Disponible para el cliente
Provedor
Entrada
Cubrir necesidades impuestas por los clientes (reconosimiento de firmas)
procedimiento
Rrecepcion de solicitud por parte de la empresa solicitante Verificar necesidades (que requiere cada empresa) Recopilacion de la informacion documentos Ect y Realizar tramites necesarios (establecidos con los parametros de cada empresa) Entrega a cleites de forma directa o via correo (segun sea el caso) Brindar un servicio a los clietes sigiendo sus politicas manteniendo una relacion sana con cada empresa y finalizar laventa cumpliendo sus espectativas de cada cliente
salida
ciente
Son los clietes que solicitan un servicio a la emresa
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Logstica con Hoteles

Administracin es responsable de realizar cotizaciones o actualizaciones anualmente al inicio del ao ya que los costos varan constantemente la lista se debe de seguir en el siguiente formato
Esta lista de precios establece los paquetes que otorga el hotel para cada evento se debe de enviar al director de finanzas en el cual el tomara la decisin de con que la hotel se trabajara en el ao y estarn disponibles para el departamento de ventas Los siguientes hoteles son con los que principalmente trabaja Apics Chapter Mxico Hotel Galera Plaza (Zona Rosa) Hotel Real INN (Tlalnepantla) Hotel del Rey (Toluca)
El responsable de administracin se encarga de las solicitar los eventos prximos. ventas expresa de forma oral la confirmacin de el taller o curso (confirmado con el cupo mnimo reunido) 3. administracin debe de solicitar los sig datos (Segn sea el caso) a) Los datos del evento b) Sede c) Nmero de personas que asistirn al evento (lugares a reservar) La sede se debe de solicitar mnimo 1 mes antes de la fecha establecida para el evento Se realiza el contacto con el responsable de la sede LUGAR 4. Se verifican los costos de el paquete que se va a solicitar en este punto El menu que se ofrece a los asistentes se define de una lista de mens ya preestablecidos con el hotel, donde verifican que cada cierto tiempo no se repita el mismo men con el fin de que los participantes tengan variedad de comida. La relacin de los mens ofrecidos est a cargo de la gerente de banquetes del hotel y es quien cada semana selecciona el men que se servir Apics Capitulo Mxico actualmente tienen 3 sedes (por lo regular son las autorizadas por parte de los directivos de la empresa anteriormente mencionadas) nicamente se renta el espacio y est sujeto a la disponibilidad del hotel. Nota: (en caso de no tener disponible espacio en el hotel se solicita de forma oral a el departamento de ventas el cambio de la fecha de el evento) para que a su vez lo comunique a los participantes e instructores inscritos al evento. 6. Forma de pago de los hoteles solamente hay 2 formas A crdito y de contado Dependiendo el lugar (hotel) son la forma de pago por lo regular al momento de apartar la sede se debe de entregar un depsito de la mitad del monto acordado y la segunda mitad se cubre al finalizar el evento 5.
1. 2.
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logistica de hoteles
Recepcion de la solicitud del lugar por parte del departamento de ventas
se solicita a ventas toda la informacion necesaria para poder realizar la recervacion
se realiza el contadto con las parsonas responsables de el establecimiento se fijan terminos y clausulas
se fija la fecha y el establecimiento expide la factura
se finja la forma de pago a credito o de contado
se realiza el pago
datos solicitados lugar fecha numero de participantes
Diagrama SIPOC
PROVEDOR ENTRADA
INGRESOS SUFICIENTES PARA SOLVENTAR EL GASTO ESTABLECIMIENTO DISPONIBLE
logistica de hoteles
solicitud por parte de ventas se solicitan los datos de el evento se solicita autorizacion de finanzas (nivel 10 de autoridad) La sede se debe de solicitar con preferecia un mes ce anticipacion a la fecha de solicitud Se realiza el contacto con el responsable de la sede LUGAR Se verifican los costos de el paquete que se va a solicitar (cuantos participantes son que es lo que sele debe de ofrecer a cada participante esto lo estipula el y quiers poner algo asi como El menu que se ofrece a los asistentes se define de una lista de mens ya preestablecidos con el hotel, donde verifican que cada cierto tiempo no se repita el mismo men con el fin de que los participantes tengan variedad de comida. Apics Capitulo Mxico actualmente tienen 3 sedes (por lo regular son las autorizadas por parte de la empresa) nicamente se renta el espacio y est sujeto a la disponibilidad de el hotel Nota: (en caso de no tener disponible espacio en el hotel se solicita de forma oral a el departamento de ventas el cambio de la fecha de el evento) para que a su vez lo comunique a los participantes e instructores inscritos al evento. Forma de pago de los hoteles solamente hay 2 formas A crdito y de contado Dependiendo el lugar son la forma de pago por lo regular al momento de apartar la sede se debe de entregar un deposito de la mitad del monto acordado y la segunda mitad se cubre al finalizar el evento
PROCESO
SALIDA CLIENTE via de oportunidad
Mantener un perfil alto en reconosimiento de las instalaciones que se ofrece al participante en un lugar con las condiciones necesarias para realizar sus actividades dentro de su estancia en Apics Chapter Mexico
Directamente apics Chapter Mexico al tener un espacio donde realizar sus actividades los cursos actualizaciones o certificasiones
se deberia de aclarar un presupuesto fijo dispuesto para cada evento en el cual se otorge a administracion con los parametros adecuados para ralizacion de cada evento diceando como es la persepcion del cliete asiia con la empresa diceando la imajen adecuado par lo que se quiere otorgar para los participantes sin salir de los actualmente establesido ya que teniendo mas obsiones para el evento igual y se pueda mejorar la atencion brinadad hacia con el cliete ofrecer mas sin perder nada! de echo esta actividad la podria realizar ventas sin mayor problema ya que son relaciones publicas
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Cobranza va telefnica
1. Administracin con el archivo de facturas digitales lleva una relacin semanal de los clientes que aparecen en situacin morosa con la herramienta de banca net verifica los pagos realizados por los participantes por lo regular una vez al da. 2. Identificando la situacin del participante como moroso con un saldo negativo 3. La forma de contacto es va telefnica o correo , la informacin para ponerse en contacto con los participantes se obtiene de la factura (las facturas que se encuentra en la carpeta de facturas 2012 4. El participante se identifica al participante por su folio de factura
5. Identificacin de clientes morosos dividiendo en dos a los participantes a) Se identificara de un color amarillo a los participantes deudores b) De color blanco a los participantes sin adeudos 6. En el caso de ser resaltados en color amarillo el encargado de administracin se pone en contacto con el responsable de pago para llegar a una conciliacin de pago. en ocasiones no es la misma persona que el participante del evento 7. Ya con la fecha compromiso de el proveedor se apunta en la carpeta de facturas pendientes de pago" 8. Una vez que el participante realizo su pago se mantiene de color blanco 9. Se ingresa en el reporte de fin de mes en el anexo de ingresos Nota: como caracterstica del archivo de facturas electrnicas se ingresa los puntos sig 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Folio Empresa Fecha Sub total IVA Total Saldo Fecha de pago Venta (quien vendi el curso) 42
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Diagrama SIPOC COBRANZA TELEFONICA

conexicon a internet y telefono datos reales o confirmados del participante (actualizados) Informacion de el Archivo de facturas digitales (es el consentrado de informacion donde se ingresa al participande cada vez que se realia una compra y basicamente sirve para llevar un consetrado y relacion de facturas por folio
PROVEDOR
ENTRADA
La compra de algun servicio porporcionado por Apics Capitulo Mexico no pagada
PROCESO
se identigfica al participante como deudor buscando su pago via bancanet y la fecha de pago recabando su informacion personal (datos personales ) se llama o se envia un correocon comunicandole su situcion morosa y se trata de llegar una posible consiliacion de pago se da segimiento a el participante pormedio del archivo de facturas digitales se sige manteniendo de color amarilo. una ves liberado el pago de la factura se cambia de color a blanco en el archivo de facturas digitales.
SALIDA
El ingreso exitoso de fondos de dinero por parte del servicio brindado por parte de Apics cCapitulo Mexico
CLIENTE
Acpics Chapter mexico Al culminar el proceso de la venta se cierra el circulo
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Contabilidad Mensual En el formato cierre de mes se llena conforme a las necesidades requeridas por finanzas y es meramente informativo recopilando la informacin de las facturas durante todo el mes resaltando lo que se factura y lo que est pendiente por facturar as como un reporte de los examines vendidos hasta el momento este reporte se entrega los primeros 5 das avils de cada mes 1) Abrir archivo de Excel en la parte inferior izquierda seleccionar la vieta llamada cierre de Apics Chapter Mexico 2012 de cierre de mes (actualizado mes anterior y tomando como base el historial ) 2) Se realiza una relacin de lo facturado VS cobrado y se saca la relacin de exmenes ya pagados y los totales de cada concepto nicamente A lo largo del mes en curso sin modificar nada de los saldos anteriores! 3) En la seccin de flujo de pendientes se ingresa la relacin de los facturas pendientes por emitir monto pendiente por pagar hasta la fecha en curso (la relacin se saca de ------------------------------------)
Diagrama SIPOC
PROVEDOR ENTRADA PROCEDIMIENTO SALIDA CLIENTE
informacion de varios archivos capturados en el mes paqueteria office
Captura de cierre de mes
Abrir archivol llamado cierre de mes recabar diariamente los datos requeridos para el archivo entregar reporte a el departamento de dinanzas el dia 28 de cada mes
Entrega de reporte actualizado mes a mes completo de los ingresos de la empresa
El departamento de finanzas para que a su vez destine los recursos necesarios
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Checar saldos en Banca net de las cuentas en Dolares y Pesos Checar saldos en Banca net de las cuentas en Dlares y Pesos. Administracin es responsable de verificar diariamente los saldos en cuentas cual se lleva una relacin para un control de saldos de las cuentas en el archivo de "reporte de los jueves Entrar a entra al portal por medio de banca net Las instrucciones son bsicas desde el portal para navegar dentro del portal Nota: se debe tener acceso a las claves y contraseas de la empresa proporcionadas por gerencia en el portal se muestra claramente el usuario quien realiza la actividad ojo los usuarios no pueden ser transferidos Actividades que se realizan desde el portal Checar saldos en Banca net de las cuentas en Dlares y Pesos. Verificar cheques de proveedores cobrados Verificar depsitos de clientes Revisar el pago correcto en la factura y cuenta En caso de ser incorrecto se transfiere la cantidad a la cuenta Diagrama SIPOC
Provedor
conexion a internet Claves de acceso Reporte de los jueves
Entrada
verificar quien pago? Quien debe? para ello se puede contemplar a quien se va a seguir mandando recordatorios de pago
Proceso
Entrar al portal de internet ingresar contraceas (verificar con nivel 10 de autoridad) segir las instrucciones del portal Realizar el consentrado en el reporte de los jueves
Salida
Un consentrado de los ingresos y egrsos de el total de la cunta existen (Dos cuentas moneda nacional y una en dolaras)
Cliete
el mas veneficiario de este punto es finanzas nivel 10 ya que es un punto de partida para la toma de decisiones posteriores sobre ingresos y egresos .
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DIAGRAMA DE FLUJO
esta actividad se realiza diariamente para llevar la suma delas cantidades que al final de semana se reportara al departamnto de finanzas
Este punto es lo mas importante ya que alimentara de toda la informacion del archivo y se mantendra un control delas cantidades disponibles en las cuentas
verificar cunetas en banca net
En el reporte de los jueves se ingresa la informacion solicitada por parte de finanzas
ingrsar al sistema para verificar ingresos y egresos de las cuentas
INGRESAR LAS CONTRACEAS (se requiere las contraceas otorgadas por parte de finanzas de nivel 10 )
se recopila la informacion necesaria y se ingresa al archivo para tener un consentrado de informacion seamanal
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Elaboracin y entrega de Facturas Identificar a que la razn social de la empresa a la que pertenece El Responsable de Administracin- ventas debe de identificar quien va a emitir la factura Corporate o Apics en el documento viene indicado por el registro quien emite la factura o ventas (segn los acuerdos con cada cliente)
Si falta informacin adicionarla y si existe algn error cambiarla. cada cliente debe de tener un id personal administracin solicita a cada cliente los datos necesarios par a conformar el id de forma telefnica o por correo cada empresa debe de proporcionar sus datos para poder ingresarlos al sistema de facturacin electrnica
Asignacion de #factura El sistema indica el numero de factura que es el consecutivo de la factura anterior y administracin se encarga de llevar un archivo para el control de estos nmeros este archivo es de Excel "Facturas digitales" Apics 2012 se almacena nicamente para fines informativos Imprimir en juegos de facturas Para realizar esta actividad se debe conocer las necesidades de cada cliente ya que en algunos casos los clientes le solicitan a Apics capitulo Mxico que se entreguen personalmente las facturas o va mensajera, la entrega de facturas se realizan de la forma sig. 1.-Se debe de enviar va correo Electrnico 2.-La forma de entrega de facturas se dividen en dos archivos pdf xlm envi a clientes , 3.-Es indispensable imprimir una factura para resguardo de administracin se captura en un archivo el consecutivo de la factura para llevar la organizacin Confirmacion de envio de la factura la confirmacin se enva por correo y va telefnica ya sea el caso administracin va correo o telefnica o mensajera entrega personalmente correo se enva informando le al cliente que su factura fue enviada cuando llega y como llega
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Archivo de facturas Archivar la factura de acuerdo al status en facturas pagadas o pendientes de pago, informe de deudores (Facturas digitales) Administracin es responsable de llevar una relacin de facturas de los clientes (deudores o no deudores en el cual). Para este punto se debe de verificar que el estatus de la factura si ya se encuentra como pagada de ser asi se archiva en la carpeta de "consecutivo de pagos" esta carpeta aparecen los clientes sin adeudos de lo contrario si la factura se debe de almacenar en la carpeta de facturas pendientes de pago
Provedor Entrada Proseso salida
Datos fiscales Factul (provedor de servicio electronico) Fiel (firma digital(Viejentes al dia) la firma electrnica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creacin de firma. RFC (registro Federal de contribullentes) disponibilidad de timbres (con los provedores de facturas dijitales datos fiscales del cliete completos
elavoracion de Facturas Digitales
Solicitud de timbres paramantener mantener disponibles las facturas
Un justificante fiscal de ambas partes por la entrega de un servicio, emitido por apics chapter Mexico
cliente
Apics directamente por que con la facturasion se puede tener mejores resultados en las auditorias el clieneta al recibir su factura
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Solicitud de timbres Timbres se compran al mismo proveedor de facturacin electrnica Se requiere solicitar una cierta cantidad de timbres para realizar cada factura digital en el cual el timbre es un numero (indicado por la (CDFI) la cantidad de timbres para lo que es la facturacin (CFDI) se pueda llevar a cavo con un costo establecido por factul en el cual se realiza por medio de un deposito autorizado por gerencia de finanzas
Folio fiscal
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Bancos Trmite de Exmenes Proceso de ingreso a Apics se debe identificar al cliente con el ID ya sea socio o no En caso de no tener ID se solicita informacin bsica Nombre Completo 1. 2. 3. 4. Direccin Telfono E-mail Fecha de Nacimiento
Ya con los datos recabados se envan a Apics USA por medio de un correo solicitando al Gerente de call center actualmente "Roy Guevara" Ya con el correo recibido se confirma exitoso el registro del participante en Apics. tomando como informacin el ID, Contrasea se ingresa a la pgina Web PEARSON VUE/X para completar el registro con toda su informacin para la seleccin del examen solo se tiene que elegir el da y hora deseados de acuerdo sistema a la disponibilidad en el administracin lleva un registro de los participantes nuevos donde llena el formato ingresando los sig. Datos posteriormente administracin se pone en contacto con el participante dndole el seguimiento del registro e enva una plantilla en PFD indicando toda la informacin de los exmenes
Esta informacin se almacena para posteriormente realizar alguna actividad como la Solicitudes de exmenes o algn cambio a lo largo de su estada en Apics como algn cambio de examen etc. Posterior mente se Realiza la factura correspondiente al monto del examen para realizar el cambio de fecha de examen a los participantes en caso de requerirlo, solo se podr realizar solo si se solicite antes de las 96 horas reglamentarias al examen. y tiene un costo vigente $250+iva vigencia al 2013
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Importacin de materiales o compra de libros de texto Materiales de APICS se piden directamente a APICS INTERNACIONAL se solicitan los libros requeridos dependiendo de los cursos abiertos en el rea de ventas para la seleccin de los libros se debe de verificar las necesidades de la certificacin ya sea para CSCP CPIM Se pide por mdulos dependiendo de la necesidades de los curos y la forma de solicitarlos es oral con un relacin de personal participante y tipo de certificacin Forma de pago de los materiales se compran con la tarjeta ejecutiva de APICS se le solicita a Roy Guevara por medio de correo enviando un nmero de tarjeta a la cual se va a cargar el material para confirmar el numero de pedido y esperar la entrega Verificar la orden de envi de material sea correcta y asegurar el nmero de gua de UPS Los libros Arnold y Vollman se piden directamente a Pearson y se pagan por medio de cheque. en ocasiones se solicita un credito a pearson
Apics Chapter Mxico recibe un porcentaje de venta por cada libro que se vende en cada evento
Provedor
Apics Internacional Pearson Amason
Entrada
Proceso salida cliente desventaja Via de oportunidad
Importacion de libros de texto
Material de apoyo para cada participantema, apoyo didactico para el instructor
Participantes al tener algo visual con que estudiar Instructores al tener material de apoyo y Apics Chapter Mexico al recibir remoneracion de ventas
no existe un historial de venta donde a ciencia sirta nos indique cuanto se vendio como se vendio kienes son nuestos compradores como un target (en realidad si se sabe cuanto se vendio se ve reflejado en el reporte de los jueves en la parte de facturado (pero no esta desglosado como tal en entrega global)
con un formato que contenga costo, venta historial de llegada historial de salida y cuanto economicamente hablando se saco de cada evento esto seria en rotacion con el calendario se podria saber la importancia de la venta de libros si se mantubiera mas difucion en este tema
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Reporte de los jueves

1) 2) 3) Revisar saldo final del jueves anterior El saldo final del jueves anterior ser el Saldo inicial de la semana en curso En este archivo se debe de reflejar los depsitos reflejados a lo largo de la sema no nicamente se ingresan al da jueves que s el da seria el corte 4) Hacer una relacin de cheques emitidos no cobrados (en ocasiones los proveedores no recogen lo cheques emitidos en el cual en caso de no ser cobrados se debe de poner en contacto con ellos los receptores para verificar su existencia del mismo 5) Tambin se debe de indicar los gastos pendientes por realizar para que el director de finanzas establezca las medidas adecuadas para efectuar el pago de los mismos en esta parte entrara los gastos como luz Telmex etc . 6) Se indica el saldo en tarjetas para que el director de finanzas tome la decisin de ingresar dinero por medio de cheque a las cuenta en tarjeta o un porcentaje de dinero para cubrir los gastos en la prxima de la semana en curso 7) Se debe de expresar si existe algn depsitos no identificado en ocasiones aparecen depsitos con cantidades que no se ubican o no son reclamadas durante un lapso de tiempo 8) Los totales de las compras realizadas con la tarjeta (libros comidas ect) 9) Inversin a plazo fijo Esta inversin se indica por parte del director de finanzas y es una inversin a un cierto tiempo dependiendo la fecha solicitada por el mismo director (un mes 6 mese 1 ao) 10) Saldos final de chequera es la relacin de el dinero disponible en la cuenta no ya que no se se debe exceder del saldo disponible en ellas 11) Saldo en dlares Este es un ejemplo de el archivo para su elaboracin
Diagrama SIPOC
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Provedor Entrada Proceso Salida Cliente
Excel Informacion para alimentar el archivo
Reporte de los jueves
un reporte donde en forma resumida se logre una una comunicasion rapida con el director de finanzas donde se abarque toda informacion administrativamente habalndo obtenida a lo largo de una semana
directamente el departamento de finanzas al estar enterado de todo lo necesario administrativamnete hablando de forma rapida y contabilidad al momento de llebar una relacion de lo facturado con con lo cobrado administracion por que esta archivo le sirve como base para verificar el control total de administracion
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Elaboracin de Nmina
Confirmar el pago de la factura velicando en banca net el monto pagado por los clientes Si la factura es por el costo total del programa se divide entre el nmero de mdulos y solo se pagan las comisiones del mdulo que est corriendo. ventas cobra sobre factura pagada si no llego a su meta de un mnimo de personas por curso no recibir comisin Confirmar porcentaje de comisin a otorgar de acuerdo al nmero de inscritos por mdulo con una tabla en ex el en donde se calcula la cantidad de personas inscritas por grupo y se calcula que porcentaje le corresponde a cada vendedor
Especificar los mdulos que se estn pagando por factura es importante especificar los modulos a pagar garantizados y se resalta en el monto de factura y en el reporte de nomina Mandar reporte para autorizacin con los montos totales de comisiones apagar del mes correspondiente se enva en un formato Jess lo para ser verificado y autorizado ya autorizados se envan a el departamento de contadores donde se regresara el formato con los datos necesarios para ingresarlos a banca net en la web se realiza la transferencia , el pago se tardara un da en caer a las cuentas Nota importante: se debe de iniciar el proceso un tres das antes de que caiga el pago se entrega los recibos de nomina a cada trabajador se recolecta la firma y la huella digital
Se firman tres recibos de nomina 1 es para el personal 2 es para los contadores 3 es para el gerente de finanzas Los contadores siguen con el proceso y con el resguardo de toda la documentacin
Reporte de asistencias Este reporte se imprime desde el checador se entrega mensualmente a el gerente de fianas para llevar un control de los empleados
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ACTIVIDADES
LOGISTICA
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Logistica: Grerente de logstica:
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Puesto Auxiliar de logstica 1. Banners 1.2 Actualizacin de Banners
Existen dos razones para modificar los banners Elaboracin de Banners Logstica (auxiliar) toma como base las plantillas de los banners anteriores solo y solo se disea como distribucin de texto, Prximas fechas disponibles, ayudas visuales etc. En el cual como fecha lmite para la terminacin del banner es de 30 das despus a la solicitud del mismo. Ubicacin de archivo Partimos de las pantallas iniciales localizadas en la carpeta de comunes /servis /Apics/ventas/Banners/meces/Nuevos /2013/mes en curso Modificacin Por calendario nuevo Es enviado va correo por el departamento de logstica el nuevo calendario a utilizar como meta establecida para terminarlo son de 3 das despus de habrselo requerido y se debe de abarcar una temporada de 3 1/2 meses por adelantado. Modificacin Por cambio de fecha (las razones ms frecuentes son no se reuni el grupo de deseado y es comunicado por el rea de ventas) Se cambia lo requerido (fecha de portada, Nueva fecha planeada, detalles o puntos importantes del evento).El Programa que se utiliza Publisher es PDF y guarda en la carpeta de banners dependiendo del mes y como meta 2 das terminar las modificaciones. Correcciones por errores (no son tan comunes) como meta de correcciones es de 2 das. Se corrige por mala ortografa algn detalle que tenga algn error o por modificaciones de costos.
Provedor
Plantillas anterior mente utilizadas Calendarios actualizados Instrucciones de cambios
Entrada
Proceso salida cliete
Correccion de Baners Elaboracion de Banners Modificasiones deBanners ( por cambio de fecha o por peticion de el cliete)
utilizar las plantillas ya establecidas para cada evento en especifico verificar el contenido a ingresar (Iactualizacion,correccion, o elavoracion ingresar los datos y formatos corespondientes corroborar los datos ingresados con la persona correspondiente (--------------------)
Mantener una informcion actualizada para de difucion de los eventos dentro de apics Chapter Mexico
Departamento de Ventas al tener una informacion para realizar la labor de venta
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2. Diplomas Los diplomas son reconocimientos oficiales con validez nacional e internacional reconocidos por los directivos de Apics Chapter Mxico en el cual es un documento donde expresa apics Chapter Mexico que el participante obtuvo los conocimientos de cada taller o curso son avaladas oficialmente por la secretara del trabajo y previsin social
Los diplomas son otorgados regularmente los das sbado son entregado en las graduaciones de cada evento y En la parte de los diplomas Son plantillas creadas en Word con un diseo personalizado para cada evento Como proceso para la elaboracin de diplomas 1) Se elabora una lista de los participantes a entregarle algn reconocimiento esta lista es exactamente la lista es exactamente la misma que la lista de asistencia al curso nicamente a este archivo se modifica en una celda nueva se agrega el nombre completo para posteriormente en Word y se realiza una correspondencia de informacin con los dos archivos 2) Seleccin la plantilla deseada de los diplomas segn sea el caso 3) Ya con las los diplomas actualizados con los nombres requeridos se realizan las modificaciones pertinentes como cambio de fecha lugar de expedicin y el curso tomado en cada lugar 4) Se elaboran los das viernes para tenerlos disponibles para el da de la graduacin 5) En caso de requerirlos se cambian las firmas estos diplomas vienen firmados por el precedente y vicepresidente de educacin de Apics Chapter Mxico las firmas son proporcionadas de forma digital por parte de la representante de logstica. Se toma como base aplicacin de Word Men/correspondencia/iniciar combinacin de correspondencia Para localizar los formatos se encuentran es esta direccin (comunes/ ventas /escritorio/carpeta m/subcarpeta plantillas). Modificacin de diplomas Esta actividad nicamente se realiza cuando existe algn error, falta de ortografa o por el nombre o a peticin de algn Cliente no le gusto como le pusieron en el diploma
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Diagrama SIPOC
plantillas diceadas para cada evento en espesifico Informacion disponible con anticipacion para ser integrarda a los diplomas a peticion de los clientes indicasion de actividad
Elavoracion y modificasion de diplomas
En la base de datos de cada uno de los participantes se saca por nombre y apellido y se realiza una corresopondencia con los 2 archivos
culminacion de relacion participante- Apics Chapter Mexico
Directamente el participante al recibir una acreditacion por su desarrollo dentro de apics Chapter Mexico
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Actualizacin de bases (clientes Participantes) Logstica maneja un lista de base de los datos de cada uno de los participantes, y los datos son obtenidos por medio de la pgina llamada Constant contact en la cual te permite realizar modificar enviar etc. Archivos HTLM de esta manera Apics Chapter Mxico puede redirecciones los directorios donde se pretende enviar informacin posteriormente de forma masiva con el boletn Se saca una relacin de los clientes interesados en donde se especifica que curso le intereso al participante para tomar como un posible cliente potencial para el rea de ventas El responsable de logstica se encarga de entregar una nueva base de datos en Excel con toda la informacin y se selecciona los correos que rebotaron a lo largo de un periodo de tiempo y se saca los correos de los participantes que aparecen en los la pagina como no recibido o bloqueado) Se saca una lista en archivo de Excel recibido por medio del responsable de logstica en el cual se visualiza la informacin del participante como nombre apellido empresa curso interesado y en ocasiones telfono El auxiliar de logstica se basa en la lista proporcionada por gerencia de logstica, selecciona por (Nombre, correo, telfono, extensin, empresa, puesto, giro de la empresa (por lo general la informacin como telfonos correo son errneos .y se debe de confirmar la informacin de forma directa va correo o telefnica.
Por medio de la llamada se corrobora la informacin comentando !Que se envi informacin relacionada con los nuevos cursos y que se rechazo el correo ! Enviado por Samira posteriormente se le pregunta Forma de realizar la actividad Preguntar si aun le interesa alguna informacin relacionada con los prximos eventos de Apics Chapter Mxico Se solicita que nos corrobore los datos dependiendo si le sigue interesando el curso o no Se indica al participante que un ejecutivo se comunicara posteriormente En caso de que no le interesa nada de lo que se puede ofrecer dentro de Apics Chapter Mxico se borra totalmente el registro del participante. Posteriormente con la informacin confirmada solo se agrega en el archivo de exel anterior mente mencionado con los datos correctos
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Lista de participante que que no llego su correo conformae a los datos que proporciono disponibilidad de comunicasion telefono e internet
Actualizacion de base de datos
mantener disponible una relacion confiable de posibles clientes y no mantener correos basura en la base de datos
ventas al tener una fuente para ofecer los servicios de apics chapter mexico
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Listas de asistencias de los participantes o clientes
La listas de asistencia se manejan por sesin o por curso segn siendo la solicitud y en el caso de CPIM se maneja por modulo Nota muchas veces hay varios cambios en este proceso (por que las empresas cambian a los participantes a su conveniencia)
Se recibe la lista procedente de gerencia logstica y tomando como base la plantilla con la ubicasion de /equipo /escritorio/carpeta m/sub carpeta /lista de participante de mdulos/archivo formato CPIM. Segn sea el taller se selecciona dependiendo del taller y se modifica el instructor, fecha, nombre del participante, detalles del taller (sede generacin etc.) se imprimen varios juegos dependiendo de lo requerido por el instructor generalmente se imprime 2 una se le da al instructor y otra se guarda como respaldo (y modificaciones posteriores y utilizarlo como historial) 1 hoja se entrega al auxiliar de administracin y la otra se queda como respaldo para ser anexada con otros documentos a peticin del instructor
Requiere la plantilla de cada curso Conosimiento de los profesores que impartiran el curso conosimiento de lo que se requiere modificar
provedor
entrada
Elavoracion de la lista de asistencia de cada evento
proseso salida
Con la lista otorgada de la confirmacion del curso por parte de ventas se utilisan solo los nombres y el profesor se membreta la hoja con la fecha actual se coloca, curso, participantes sede ect.
Obtenemos un comprobante de asistencias donde se puede tomar
cliente
la mayoria de las veces las mismas empresas o lo patrocinadores solicitan copia de la lista de asistencia, asi como apics al corroborar que asistieron el grupo conforme lo diceado otro aspecto que se puede verificar en esta lista su trayectoria en apics, su interes acia el modulo que el instructor este asistiendo correctamente
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Administracin (base de datos deacuerdo al taller)
Se manejan 2 concentrados especficos CSCP, CPIM

Cada curso cuando da inicio se debe de llevar un concentrado de los participantes donde debe contener datos como
NOMBRE EMPRESA CORREO TELEFONO GENERACION
La informacin se saca de la lista anteriormente proporcionada por parte de ventas a La confirmacin de grupo abierto las podemos localizar en las listas de los talleres que se encuentra en el servidor Todos los datos ingresados se deben de rotular para verificar la generacin de cada participante Este concentrado se alimenta con cada curso o taller y se mantienen los con centrados de cada curso solamente especificados por el rea de logstica. Como son Cscp, Cpim, SOP, MRP, Inventarios Se encuentra en Ruta :(escritorio /carpeta M/Carpeta lista de participantes de Mdulos ) en esta carpeta se encuentran los talleres los cuales se dividen en dos talleres cerrados y abiertos ordenados por fechas. Por ltimo se debe de enviar a la gerencia de logstica para aclaraciones posteriores
Tomando como nombre principal lista de participantes

listas de clientes Participanete consentrados de cada curso carpetas disponibles
provedor
entrada
administracion de base de datos
proceso
con las listas de asistencia se
salida
tener un libre
cliente
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Captura de datos (evaluaciones satisfaccin del cliente evaluacin de los instructores
La plantilla de satisfaccin del cliente fue entregado por Samira en la carpeta de comunes (comunes/carpeta/Raquel/evaluaciones /formatos de evaluaciones) Impresin de hojas de evaluacin para entrega a Sr Jos Luis (Auxiliar general) los instructores entregan a Samira las encuestas de satisfacciones cliente Samira entrega a Raquel (engrapados con los sig. Datos Fecha, instructor, taller se entra a la ruta se elije el formato y se inicia con el Mensual vaciado de los datos. (Taller, Nombre de instructor Fecha Calificaciones que dan a los instructores. meta 3 dias
Se realiza un concentrado de todas la evaluaciones
se recaba toda la informacin de cada instructor y se realiza un promedio anual de sus evaluaciones este concentrado se entrega a logstica para posteriormente recibirlo finanzas
Actualizacin de pginas web Solamente se actualiza la seccin de eventos y calendarios se entra a (la pgina Apics como administrador) [ruta: Men/contenidos/Administrador de artculos /seccin eventos 34: calendarios] en eventos se captura las fechas de los talleres y certificaciones en calendarios se pone el link en pdf. Alta de usuarios en (pagina web) Se entra a la pgina de educacin va web como administrador [] para dar de alta a los usuarios se requiere la sig. informacin .Nombre completo de participante empresa a la que pertenece correo electrnico entrando a la pagina se ingresa a la seccin de estudiante en el plan izquierdo se aade grupo al que pertenece el estudiante en grupo se ingresa el nombre y entre los exmenes que ya estn en el sistema se elije cual va a realizar al grupo que e esta aadiendo seleccionando al grupo se coloca la opcin de aadir grupo y se ingresa en el panel izquierdo se ingresa estudiante por estudiante y se crea un usuario y contrasea los cuales posteriormente se entregan al gerente de logstica se entregan en la base de datos en Excel aadiendo la informacin recabada
llamadas atencion a clientes (recepccion de llamadas)
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En cuanto entre una llamada cuando no se encuentre disponible una ejecutiva de ventas se se toma la llamada y posteriormente se pasa la informacin al responsable invitaciones a congresos Se entrega una base de datos en el cual informacin del cliente como nombre direccin empresa puesto correo electrnico. Se les marca y se pregunta si estn interesados en la invitacin enviada por apics (logstica correo masivo) si resulta favorable la invitacin se expone lo temas mas importantes y si es negativa la invitacin se reenva la invitacin con su correo ya confirmado se da seguimiento al participante.
Apoyo a directores Depuracin de bases de datos a necesidades del emisor Asistencia a Exposiciones Toma de datos a mano: se mantiene un stock de hojas para el llenado de datos donde el visitante apunta sus datos . Toma de datos digital: Previamente registra sus datos en internet cuando se llega a visitar al stand se pasa un lector en la barra y se capturan se sigue un concentrado mas compacto donde se ordena la bace que se recibe del lector y se hace la captura de datos de las hojas impresas y esta base de datos se entrega a el departamento de logstica
Congresos
se imprimen los diplomas y los gafetes los gafetes se realizan con el nombre del participante y empresa a la que procede. Para la parte de diplomas se realiza una plantilla don se indica el nombre del participante categora (si es expositor o participante o patrocinadores) y se realiza un concentrado de datos de todos los asistentes al evento (staff, ponentes, patrocinadores, cortesas, participantes que pagaron) el concentrado es un archivo donde se indica nombre cargo empresa correo electrnico telfono en caso de los que pagaron se indica el monto.
DICEO DE PRECENTACIONES DE PLANTILLAS DE TRABAJO Logstica solicita la modificacin de plantillas utilizada en otro evento y actualizarlas conforme a los formatos del instructor
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ACTIVIDADES
Ventas
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ndice
Recepcin de llamadas Actualizacin de Base de datos
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1. Recepcin de llamadas 1. Tomar los datos de la persona que solicita informacin Estos datos se anotan en un cuaderno (Libreta de llamadas)
Informacin que se Debe solicitar al cliente. 1. Su nombre 2. Empresa donde labora (o de donde llama) 3. Giro de la empresa 4. rea donde labora 5. Como se enteraron de Apics 6. Correo electrnico personal y empresa 7. Telfono 8. Celular 9. Razn por la que llamaron 10. Informacin que requiere Toda la informacin se registra en la libreta de llamadas
2.
Enviar informacin en un archivo en formato PDF con la informacin solicitada por el interesado dependiendo de inters o su necesidad. 2.1. La ruta para localizar cada uno de estos archivos es la sig. Carpeta de Comunes /ventas /banner/meses/ao en curso/ Mes/ Tema
El archivo es proporcionado por el rea de logstica y es actualizado trimestralmente conforme a las instrucciones del calendario Cursos actualmente disponibles e Apics para el 2013. Certificaciones. CPIM CSCP CDL
Talleres en espaol. Administracin eficaz de inventarios Tcnicas de costos Planeacin de requerimientos de materiales Buenas prcticas de almacenamiento Administracin de compras de manufactura Taller gerencial Plan de ventas y operaciones Fundamentos de Empresa lean Taller administracin de riesgos en cadena de suministro
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Se Envia (Este archivo se enva desde el correo personal de la empresa de cada vendedor) actualmente desde Outlook 3. Se cargar informacin en plataforma tctica (actualmente inactivo)
Tctica es un CRM (Customer Relationship Managment) es un sistema diseado para Apics Chapter Mxico que ayuda administrar la informacin de los clientes haciendo un concentrado de informacin sobre los cursos recibidos de cada uno de los clientes que han estado participando en cada una de nuestras certificaciones, congresos o talleres En la plataforma de tctica se ingresa cada uno de los datos personales recabados (apuntados en el cuaderno) 4. Ingresar toda la informacin obtenida en la libreta de llamadas a el archivo personal de cada ejecutivo de venta
Diagrama SIPOC
libreta de llamadas Planeacion de informacion o estrategia de venta (que informacion se deve de solicitar al cliente) PC cargada con la plataforma de tactica Archivo de exel actualizado conosimiento sobre los nuevos curosos y actividades dentro de Apics Chapter Mexico Telmex
Provedor Entrada Proceso cliente salida Desventajas Via de oportunidad
Servicio y Atencion al cliente recepccion de llamadas
Recepccion de llamada Verificasion de necesidades de cada cliete solicion a sus peticiones Verificar su informacion en la bace de datos
Clientes de APICS Chapter Mexico
Actualizacion de base de datos con historial de los clientes con informacion detallada para una planeacion y estrategia de venta
Actualmente no se lleva en al dia lo que es la plataforma en tactica ya que el sistema ya aplicandolo es muy lento y entorpece las actividades de el area en especifico al ingresarle la informacion
Como actualmente se utilizan baces de datos en funcion de la paqueteria de Excel se puede unir las baces de datos con comandos requeridos para un mejor manejo y acceso de informacion para cualquier ejecutivo de venta y se podria manejar en la carpeta de comunes ya que se puede implementar ujn programa general sin costo con tada la informacion requerida ya existente y todo que que se requiere en el proceso de venta
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2. Actualizacin de Base de datos 1. Ponerse en contacto con la empresa 2. Verificar que los datos estn correctos 3. Las actualizaciones primero se registran en la libreta de llamadas 4. Actualizar la informacin En tctica (actualmente no se realiza nada) 5. Cargar los datos a la base de datos personal de cada ejecutivo 6. Preguntar al cliente en este momento que es lo que tiene ms inters por tomar algun curso 7. Como objetivo es mantener un registro de actualizacin de 10 personas por dia
2.1 Proceso de actualizacin de datos del cliente (opcional) Buen da (saludo cordial) Presentacin formal En este momento estamos realizando la actualizacin de informacin en nuestras base de datos En este momento podra corroborarnos la informacin Confirmar los datos que se tiene actualmente del participante, si existe algn cambio o si se modifica alguna informacin se realiza una anotacin en el cuaderno. (con la finalidad de no demorar mucho al cliente) Nos podra decir actualmente el giro de su empresa! si siguen interesados en los curso anteriores? Qu curos podra estar interesado actualmente? Le puedo enviar informacin sobre el curso de inters Agradecer su tiempo.
Diagrama SIPOC
Archivos de exel actualmente utilizados Tactica Cuaderno de trabajo especial para esta tarea Coneccion de internet Telefono Pc personal
Provedor Entrada Proceso
Actualizacion de bace de datos
cada ejecutivo mantiene un historial de cada cliente en el archivo de exel se localiza al participante via telefonica se confirma la informciaon existente al dia en curso en los registros se carga de la libreta de llamadas a la bace de exel se corrobora el giro actual de la empresa interesada en cursos de apics chapter mexico
Cliente
Salida
Apics chapter mexico mediante el proceso de planeacion y al mantener una cia de comuunicasion directamente con los participantes
Informacion confiable de los clietes "participantes"para segimiento de venta se logra una estrategia de venta al saber lo que el participante quiere o necesita
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3. Objetivo Diario Como objetivo por da establecido por parte de direccin de ventas se debe de realizar min de 30 llamadas al da dependiendo de lo que sea ms importante se deja a criterio de cada ejecutivo
Llamadas mnimas al da 10 clientes nuevos Prospeccin 10 de Seguimiento de clientes Servicio Personalizado 10 de actualizacin de datos
Diagrama SIPOC
Proveodor Entrada
planeador de actividades Pc personal libro de trabajo
Objetivo Diario
Proceso
Salida Cliente Desventajas vias de oportunidad
Realizar un plan de trabajo con los objetivos diario tipo calendario de actividades con el apoyo de el archivo de Execel conjunto con el apoyo de l libro de trabajo se sacar la informacion necesaria para mantener un contacto con el cliete En la parte de prospccion de los nuevos clientes nos sirve para incrementar el indice de participantes en el punto de ventas para la actualizacion de datos se debe de planear y mantener un historial de los clientes cuando se les manrco ?, y que les interesa de apics chapter mexico y cargarlo a el archivo de excel Alcanzar el objetivo diario impuesto por el director de ventas
Apics chapter mexico al alcazar el nivel de productividad planeado
Actualmente no se maneja ninguna forma de evaluacion de esta actividad como por ejemplo
Se podria manejar un informe quincenal que realizarian cada ejecutiva de venta en la cual especifique la actividad comprobable de cada objetivo de el dia manteniendo un historial de productividad evaluado por parte de el director y/o un reprecentante
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4.
PROSPECCION Se considera el primer filtro con el cliente Definicin de prospeccin Es la llave para conseguir continuamente nuevos clientes que pasen a formar parte de nuestra cartera Nos llevara a las personas que tienen necesidad y capacidad para adquirir nuestros productos y servicios
Relacin ciclos de compra-prospeccin. Anlisis de opiniones. Razones de compra.
Es lo mismo un contacto que un prospecto? Un contacto tan solo es informacin, de una persona o compaa, que podra llegar a ser un prospecto. Un contacto es un paso anterior a un prospecto y este es la abreviatura de un cliente potencial
Bsqueda de nuevos clientes
1.
2.
Investigar posible empresa candidata para interesarse las actividades de Apics Chapter Mxico. Promedio de la seccin amarilla, internet, Google etc. Puntos importantes para la localizacin de clientes nuevos. A que se dedican Nmero de empleados Ubicar a la empresa Identificar la zona (a conveniencia de la empresa solicitada) Investigar a la empresa datos oficiales (direccin, correo, cantidad de personas laborando Telfono)
3. 4.
Prospeccin 5. Crear contacto un primer contacto con el cliente Buscar como contacto a la persona de Recursos humanos 6. Comentar con el representante de la empresa la posibilidad de enviar informacin carta de presentacin sobre el nuevo calendario del ao en curso 7. Tomar los datos y realizar las notas necesarias en la libreta de llamadas 8. Se ingresa a la bese de datos en Excel como nuevo cliente 9. Enviar la carta de presentacin al correo proporcionada 10. Se enva por correo el calendario actual del ao en curso
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Se debe tomar encuenta que la informacin requerida por el cliente se debe de enviar de forma inmediata asegurando el inters de la empresa
provedor entrada procedimiento salida cliente
Telmex internet Goolge Seccion amarilla
Porospeccion localizacion de nuevos clietes
Ubicar a la empresa Investigas a la empresa Telfono (seccin amarilla internet Google etc. Investigar a que se dedica (cul es su giro a que se dedica) Se busca como primer contacto a la persona de Recursos humanos Se ingresa a la bese de datos actualizando la informacin Se enva por correo el calendario actual del ao en curos (se enva la carta de presentacin)
Ampliar la cartera de clientes o participantes y brindar mas oportunidades de ventas en apics chapter mexico
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Atencin y seguimiento al cliente 1. 2. 3. Se Envi la informacin en PDF a cada empresa o contacto con la carta presentacin formal como su vinculo entre las dos empresas El ejecutivo de ventas se pondr en contacto con cada interesado y verificara si est interesado en algn evento prximo. En caso de no estar interesados: se le debe preguntar si en la siguiente generacin lo quieren tomar De ser as se agrega en el archivo de ecxecel una nota en tu libreta que diga llamarle para el siguiente curso Si es probable que lo tomen: les pregunta si ellos lo pagan y cuando quiere que se le vuelva a llamar para saber si tiene alguna respuesta Si estn interesados: 5.1 se evita el formato de inscripcin al participante en su correo personal 5.2 ventas se pone en contacto con el participante para realizar el cierre de la venta 5.3 con la venta cerrada se enva x correo un formato de inscripcin con los sig. datos Nombre Empresa Correo electrnico Orden de compra Condiciones de pago Factura o recibo Fecha o estatus de pago Responsable del pago Telfono del responsable del pago 5.4 Posteriormente Ventas recibe va correo el formato de inscripcin llenado por los participantes (con los datos de Facturacin) 5.5 Se imprime y se entrega a Administracin para que Administracin contine con el proceso de facturacin 5.6 Administracin se encarga de entregar la factura al correo estipulado en la hoja de inscripcin 5.7 Ventas se pone en contacto con el participante para llevar al da el cobro 5.8 Ventas le pregunta al participante cundo se va a realizar el pago de la factura ya que si el participante no realiza su pago no se proporciona la comisin a cada ejecutiva de ventas 5.9 Atrasos en pagos de los participantes a Apics Chapter Mxico (Administracin de forma oral le comunica a ventas el adeudo del cliente para que ventas le recuerde el pago en caso de persistir con el adeudo entra administracin para realizar la cobranza telefnica) En caso de que la empresa requiera algn evento cerrado: se debe de cuestionar el lugar y fecha del curso a tomar y el no. de personas que se inscriben. se mantiene un control compartido por medio de el archivo de exel y con la libreta de llamadas para posteriormente realizar actividades Apertura de cursos la confirmacin de cada curso se requiere de un mnimo de participantes
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7.1 en caso de no cumplir con el mnimo de participantes se enva un correo cancelando el evento 7.2 En la parte del dinero ya es a conveniencia de el cliente ya que si as lo desea se regresa integro la cantidad que pago o si no se recorre a la fecha ms prxima 7.3 Si se rene el grupo Se enva un correo de confirmacin de la apertura del curso Una vez que ya se aseguraron a los participantes con el mnimo se debe de enviar una relacin de los participantes que asistirn al curso a el rea de administracin y logstica para que continen con sus actividades.
Telmex Pc personal Conosimiento previo de actividades de Apics Chapter Mexico libtreta de llamadas (los anotaciones se desarrollan en ella Baces de datos actualizadas
Provedor entrada
segimiento de los clietes antes de una venta prospeccion Atencion al cliete en proceso de venta Servicio al cliente finalizando la venta Segimiento de los clientes antes de la venta 1) contacto directo con los clientes ya sean contactados por medio boletin, prospeccion o llamadas recibidas pidiendo informacion 2) encuestar al participante promocionando el producto y/o servicio 3)envio de carta de precentacion e informacion solicitarla de haci requerirlo 4)Manipulacion de informacion de los clietes para verificar lo que es de su interes en lo que les podemos ofrecer 5) verificar postura del cliete (le interesa,No le interesa o Posiblemente pudiera estar interesado) 6) De interesarle realizar el cierre deventa 7) actualizarl los contactos Atencion al cliete en el proceso de ventas 1)Envio de formatos de incripcion 2)se mantiene un contacto verificado sus dudas en el proceso 3) en espera de respuesta del participante (de su formato de inscripcion) 4)se envia la confirmacion de inscripacion servicio al cliete posterior a la venta recepcion en el hotel se le de la bienbenida se resuelven dudas que tenga se encea las instalaciones de el evento
porceso
salida Cliente desventajas via de oportunidad
un cliente satisfecho con ganas de regresar
el participante al recibir toda la informacion solicitada apics al obtener y conservar a los participantes para recibir mas ingresos
Despues de la venta no severifica si el cliente esta o no completamente satisfecho de lo que aprendio en el curso si fue de su agrado ect. Uunicamente se considera la evaluacion de el profesor
se deve de considerar el mantener una satisfacion de lo que se esta ofreciendo.
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Mtodos para verificar la satisfaccin al cliente

Buzn de Sugerencias
Es un mtodo sencillo, bastante econmico y de rpida implementacin que consiste en colocar un Buzn de Correo en un lugar estratgico de la empresa, con un cartel identificatorio y pequeos formularios donde los clientes puedan anotar sus comentarios, sugerencias y quejas. Las ventajas de este mtodo son los bajos costos que demanda, la rapidez con el que puede ser implentado y la sencillez de su manejo. La principal desventaja radica en la baja tasa de participacin que alcanza. Por lo general, son los clientes muy insatisfechos o muy satisfechos quienes acuden a un Buzn de Sugerencias, los cuales representan un pequeo porcentaje del total de clientes. Sin embargo, son muchas las empresas (entre las que se encuentran bancos, hoteles, restaurantes, clnicas, servicios de telefona, universidades privadas y otras), que han adoptado el Buzn de Sugerencias como uno de sus principales sistemas de seguimiento al nivel de satisfaccin de sus clientes.
2. El Panel
El panel es una "muestra fija" (en este caso de clientes) de la que se obtiene informacin regularmente. Este mtodo consiste en realizar encuestas peridicas a los clientes que conforman el panel, haciendoles una serie de preguntas que ayudan a descifrar el grado de expectativas que tuvieron antes de comprar un determinado producto y el cmo percibieron su rendimiento luego de la adquisicin. Una de las grandes ventajas del panel es que al ser una muestra fija, se puede hacer un seguimiento a la evolucin de las respuestas cada cierto tiempo. Su principal desventaja es el costo que implica contratar una empresa o personal especializado para que realice todo el trabajo y adems de forma peridica.
3. Encuestas
Las encuestas consisten en obtener informacin entrevistando a un grupo representativo de clientes para hacerles preguntas concretas (mediante un cuestionario) acerca de sus expectativas previas a la compra de un producto determinado y el rendimiento que percibieron luego de la adquisicin. Las encuestas se diferencian del panel, en que la "muestra de clientes" no es fija y tampoco tiene un intrvalo de tiempo definido entre una y otra encuesta. Su principal ventaja es que permite obtener un panorama mas completo y fiable acerca de lo que piensan y sienten los clientes. Su principal desventaja es el tiempo que requiere para la obtencin y tabulacin de datos y su elevado costo.
4. Compradores "Espas"
Consiste en contratar personal eventual para que acten como clientes en un ciclo completo; es decir, desde "exponerlos" a las actividades promocionales (publicidad, venta personal, promocin de ventas, etc.) de un producto determinado hasta que realizan la compra del mismo (como clientes disfrazados). Pero, su tarea no termina ah, luego tienen que utilizar el producto adquirido, fingir un reclamo ante el Servicio de Atencin al Cliente, realizar preguntas, solicitar un servicio especial, etc. Al final de su "jornada" reportan en detalle todos sus hallazgos al departamento de mercadotecnia. Las ventajas de este mtodo son su bajo costo y la informacin que se obtiene acerca del desempeo de las diferentes reas de la empresa que tienen relacin directa con los clientes. Su desventaja es la baja "representatividad" que tiene el "grupo" de compradores "espas" en relacin con el conjunto de clientes.
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5. Anlisis de clientes "perdidos"

Un mtodo muy eficiente y poco practicado es el de acudir a los clientes que cambiaron de proveedor o que simplemente dejaron de comprar. Por lo general, son los "ex-clientes" quienes conocen aquellos puntos dbiles de la empresa o del producto que resultan en la prdida de clientes (de ah su gran importancia). Para llevar a cabo este trabajo, se sugiere buscar en el directorio de clientes de la empresa a los "clientes antiguos" que no realizaron compras en un periodo de tiempo razonable. Luego, se los ubica y se les entrevista con un cuestionario que permita conocer las razones de su alejamiento. Conocer el punto de vista del grupo de ex-clientes es fundamental para cambiar o mejorar ciertos aspectos que pueden ocasionar mas prdidas de clientes por "insatisfaccin" o "decepcin".
Administracin de Clientes y Nuevos Participantes (Departamentos de Ventas).
La Localizacin de posibles clientes Los interesados en tomar alguna certificacin en Apics Chapter Mxico se logra por medio del departamento de logstica que lanza un boletn con la informacin bsica de los prximos cursos dentro de Apics Chapter la informacin se encuentra en su mismo portal esta informacin es entregada al departamento de ventas 1 vez al mes WWW.Apics.org.com
El departamento de logstica entrega la informacin de nuevos contactos con la sig informacin Correo Nombre y apellidos Empresa En que certificacin y/o taller esta interesado Los telfonos de cada contacto y/o empresa en ocasiones se son proporcionados en la misma hoja si as lo desea el interesado. encaso de no ser as se debe localizar por medio de la seccin amarilla, Google o algn otro portal de internet para mantener una comunicacin con el interesado. Esta informacin se carga en la plataforma de tctica Actualmente cada ejecutiva maneja un archivo personalizado en Excel adaptado a cada una de las necesidades para realizar sus objetivos diarios. Este archivo servir para posteriormente se dar el seguimiento a cada cliente
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Provedor Entrada Procedimiento Salida Cliente

Distribucin de clientes
Informacion otorgada para los
Localizacion de los nuevos clientes para apics Chapter Mexico ubicados por parte de el departamneto de logistica
Recepcion de informacion por parte del departamento de logistica
Apertura de cartera de cientes nuevos incremento en las ventas por lo consecuente mayores ingresos y produccion en la empresa.
Directamente Apics Chapter Mexico.
Actualmente el departamento de ventas se divide en 2 personas Susana Jurez y Gabriela Camacho Se distribuyen dependiendo de cada empresa con la plataforma que proporciona el departamento de logstica se distribuyen a cada empresa equitativamente pero si alguna ejecutiva de ventas o si ha tenido algn contacto con dicha empresa le corresponde a la ejecutiva de ventas que realizo la labor de venta
Provedor Entrada Procedimiento Salida Cliente
serivicio proporcionado a los clietes departamento de logistica
Distribucion de nuevos clientes
Recepcion de informacion procedente del departamento de logistica Se divide la informacion por empresa (o atencion anteriormente acia con el cliete) La informacion se carga a la bace de datos de cada ejecutivo de cuenta
una equidad de contactos con los ejecutivos de cuenta
Directamente el departamento de ventas anteriormente
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Recepcin de nuevos clientes Se maneja un calendario donde se dividen los das de la semana para que sea equitativo el porcentaje de ventas En el caso de la divisin de los das Es un da si y un da no en este momento solo hay 2 ejecutivos el calendario se podr modificar segn sea el crecimiento de la plantilla en el departamento de ventas Cada ejecutiva se debe de responsabilizar de cada cliente al ofrecer un servicio leal respetuoso y Tambin depende de los ejecutivos la satisfaccin dcada cliente y cerrar la venta de de cada posible cliente En caso de no estar Disponible ningn ejecutivo la llamada es tomada por administracin y les pasar la informacin a los vendedores.
provedores Entrada
Calendario establecido que se cambia cada semana
Divicion de dias en la semana
Procedimiento
Salida Cliente
selecion de dias Deslindar las Responsablidades a cada ejecutivo Difundir el calendario
Como resultado tenemos un equilibro en las ventas de cada uno de los ejecutivos de ventas el ambiente laboral a ser equitativo es mas sano Se logra fomentar una de atencion y servicio hacia con el cliente
Directamente el departamento de ventas Indirectamente apics chapter Mexico
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Referencias
http://autoridad.blogspot.mx/2005/10/autoridad-y-responsabilidad-visin.html
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