UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

DIVISIN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

1827 Siempre a la altura de los tiempos!

CDIGO: MP-EX/IE-003

VERSIN: 00

MANUAL DE PROCEDIMIENTO CONTROL METROLGICO

PGINA:

1.

OBJETIVO

Describir la metodologa a seguir en la gestin de equipos de la Universidad de Cartagena para asegurar el seguimiento y la medicin necesaria a travs de la evidencia de conformidad de requisitos especificados y a su vez se encuentren bajo control. 2. ALCANCE Los requisitos establecidos en este procedimiento se aplican a todos los equipos de la Universidad y a aquellos que se subcontraten o sean de propiedad del cliente, y utilizados para la prestacin del servicio. 3. RESPONSABLE El Vicerrector Acadmico es el responsable de que este procedimiento se cumpla, y de asegurar el entrenamiento del personal en la aplicacin del mismo. 4. DEFINICIONES 4.1 CALIBRACIN: Conjunto de operaciones que permiten establecer, en condiciones especificadas, la relacin existente entre los valores indicados por un instrumento de medida o un sistema de medida, o los valores representados por una medida material o un material de referencia, y los valores correspondientes de una magnitud obtenidos mediante un patrn de referencia. 4.2 EQUIPO DE MEDIDA: Todos los instrumentos de medida, patrones de medida, materiales de referencia, aparatos auxiliares e instrucciones que resultan necesarios para realizar una medicin. Este trmino incluye los equipos de medida utilizados durante los ensayos y la inspeccin, as como los empleados para la calibracin. 4.3 PATRN: Un material de medida, un instrumento de medicin, o sistema de referencia destinado a definir, realizar, conservar o reproducir una unidad o ms valores de una cantidad, con el propsito de transmitirlo a otros instrumentos de medicin mediante la comparacin. 4.4 MTODO: Forma operatoria para realizar una calibracin concreta. Esta podr ser: Externa: realizada en una entidad externa que est acreditada o garantice la trazabilidad en sus calibraciones. 4.5 INCERTIDUMBRE DE MEDIDA: Estimacin que caracteriza el intervalo de valores en el que se sita, generalmente con una alta probabilidad dada, el valor verdadero de la magnitud medida. 4.6 RANGO DE MEDIDA: Intervalo expresado por los valores mnimo y mximo que se pueden medir con un equipo. 4.7 TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.

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4.8 COMPROBACIN: comparacin entre el valor que mide un equipo y un valor patrn con el fin de hallar el error entre las mediciones y determinar si el equipo conserva la exactitud de la calibracin o no. 4.9 EXACTITUD DE MEDICIN: El grado de concordancia entre el resultado de una medicin y el valor verdadero de la magnitud medida. 4.10 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia objetiva de actividades desempeadas, equivale a los formatos luego de haber consignado en ellos la informacin. 4.11 EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. 5. CONTENIDO DEL DOCUMENTO 5.1 GENERALIDADES 5.1.1 Alta de equipos y recibo Cada vez que se compra o alquila un equipo de seguimiento y medicin, se le deber dar de alta en el inventario de equipos. Cada Laboratorio deber llevar el control de los equipos a l asignados teniendo en cuenta: Inclusin y cumplimiento del Plan de calibracin y mantenimiento Archivo de la documentacin asociada a cada equipo: documentacin tcnica, manual de instrucciones, certificados de calibracin o verificacin, resultados de revisiones, y registros de mantenimiento y reparaciones. Posterior a la recepcin de los equipos nuevos, y antes de su puesta en servicio, se evala la conformidad del equipo, antes de proceder a la tarea siguiente que es completar la ficha de equipo y pegar al equipo una etiqueta identificativa del mismo. La ficha del equipo se cumplimentar en la aplicacin de gestin de equipos, donde tambin se imprimir la etiqueta. Cuando el equipo no cumpliese con los requisitos previamente definidos se proceder a su tratamiento como producto no conforme. 5.1.2 Equipos defectuosos Es responsabilidad de la persona que haya constatado la existencia de un fallo en un equipo de ensayo o instrumento de medida, el ponerlo en conocimiento del Responsable del laboratorio. Para la reparacin de equipos, se seguir el siguiente criterio: Seleccionar y enviar el equipo a un laboratorio acreditado para la reparacin o calibracin. Evaluar los resultados obtenidos con el equipo en relacin con las inspecciones en las que se ha utilizado el equipo en cuestin, a fin de determinar si pudieran haber sido afectados por el mal funcionamiento del equipo. Esta comprobacin ser realizada por la persona designada y como resultado de la misma se puede concluir: o Que las inspecciones no han sido afectadas por el fallo y que en consecuencia no procede realizar ninguna accin posterior, o

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Que existe la posibilidad de que alguna de las inspecciones haya sido afectada por el fallo y por tanto, que las conclusiones obtenidas puedan no ser correctas. En tal caso debe procederse a repetir las inspecciones, si ello fuera posible. En caso de no ser posible, el funcionario designado pondr el hecho en conocimiento de las partes afectadas y se actuar en consecuencia. En cualquier caso, todo el proceso anterior deber quedar registrado en el histrico del equipo y dems registros que se deriven de esta situacin (actas, informes, etc).

5.1.3 Uso de equipos ajenos a la Universidad Cuando exista necesidad de utilizar equipos o instrumentos de medida que no sean propiedad de la Universidad, el personal tcnico o funcionario encargado se asegurar antes de la ejecucin de los trabajos que el equipo rene las condiciones necesarias para su empleo, para lo que deber realizar las siguientes comprobaciones: El equipo est calibrado o verificado segn corresponda. Si se emplea para inspeccin reglamentaria debe estar calibrado en laboratorio certificados; slo por causas justificadas se aceptarn las calibraciones efectuadas por laboratorios no acreditados siempre que la calibracin cumpla las condiciones exigibles y se pueda garantizar la trazabilidad. La calibracin o verificacin est dentro del perodo de validez. Los resultados de la calibracin o verificacin indican que el equipo tienen caractersticas adecuadas para las medidas o comprobaciones a realizar. El equipo no presenta seal alguna de mal funcionamiento o deterioro. El personal tcnico o funcionarios asignados estn familiarizados con el uso del equipo. Una copia del certificado de calibracin o verificacin, o soporte de su condicin, deber ser archivada como registro de inspeccin. 5.1.4 ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE DE EQUIPOS Las condiciones de almacenamiento y transporte de los equipos e instrumentos sern adecuados para impedir alteraciones de sus caractersticas de operatividad y de exactitud durante perodos prolongados, y como mnimo durante un tiempo al menos igual al transcurrido entre las sucesivas revisiones peridicas de mantenimiento y calibracin. En general, es suficiente un almacenamiento en local cerrado, en el que la humedad y la temperatura se mantengan dentro de lmites normales, no siendo necesario el control de las condiciones ambientales. En cualquier caso, se tendrn en cuenta las recomendaciones del fabricante en este sentido (cuando existan). 5.1.5 PLAN DE CALIBRACIN El personal tcnico en conjunto con el Responsable del Laboratorio, deber establecer el Plan de Calibracin. En el Plan de Calibracin, que se editar actualizado con periodicidad anual, se recogen los datos de los equipos sujetos a calibracin debiendo contener dichos planes, todos los datos requeridos en el formato Plan de Calibracin (los modelos utilizados para la estructuracin

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del plan de calibracin, podrn cambiar en funcin de las necesidades de cada unidad o laboratorio, no obstante, como mnimo deber contener lo siguiente: identificacin del equipo, cdigo referencia, frecuencia de calibracin y/o verificacin (segn aplique). NOTA: El Plan de Calibracin se elaborar y/o actualizar al menos una vez al ao. 5.1.6 Etiquetado Cuando la calibracin del equipo ha resultado satisfactoria, en el equipo siempre que sea posible o sobre su estuche o funda, deber adherirse una etiqueta de calibracin indicativa de que el equipo ha pasado sta, en la que figura su cdigo y su estado de calibracin (fecha ltima calibracin; fecha prxima calibracin). Fuera del perodo de validez de la calibracin o con resultados de calibracin negativos, no podr utilizarse el equipo o medio de medida y control. En estos casos, el equipo se identificar con una etiqueta en la que estar inscrita la leyenda EQUIPO FUERA DE SERVICIO algn indicativo que evidencie su estado, hasta que sea reemplazado o subsanado en su no conformidad. 5.1.7 Trazabilidad Realizada la calibracin del equipo se debe asegurar la trazabilidad, es decir, la posibilidad documentada de referir la calibracin, a travs de una cadena ininterrumpida a los patrones nacionales o internacionales adecuados. Esta actividad deber evidenciarse a travs de los registros de la unidad laboratorio. 5.1.8 Responsabilidades El Personal Tcnico del laboratorio y el Responsable del laboratorio que tenga un equipo de seguimiento y medicin ser responsable de establecer el plan de calibracin y de la puntual calibracin y revisin peridica de sus instrumentos de medida y equipos de ensayo, de la documentacin oportuna y del uso exclusivo de los instrumentos calibrados. 5.1.9 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS CRTICOS, INSTALACIONES Y EQUIPOS DE EMERGENCIA La Gerencia ser responsable de programar y ejecutar labores de mantenimiento sobre equipos crticos, instalaciones y equipos de emergencia, con el fin de detectar necesidades de reparacin y evitar prdidas materiales. Bajo esta premisa, las labores de mantenimiento sern ejecutadas con base en lo establecido en los siguientes documentos: NOTA: Es responsabilidad de todo el personal mantener en buen estado los equipos, tanto en condiciones de almacenamiento, transporte y uso. Utilizarlos de acuerdo a su funcin, siguiendo las instrucciones del fabricante (cuando existan).De igual manera, es tambin responsabilidad de cada unidad o laboratorio el cumplimiento de la normatividad especfica que aplique a sus operaciones, instalaciones, equipos, materiales, y dems elementos utilizados para la prestacin del servicio.

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6. PROCEDIMIENTO El flujograma del Procedimiento Control Metrolgico Cdigo PP-EX/IE-008, se encuentra en el anexo 1. 7. CONTROL DE REGISTROS
Identificacin Clasificacin Orden Cronolgico Orden Cronolgico Almacenamiento Responsable: Jefe del laboratorio Lugar: archivador Medio: fsico Responsable: Jefe del laboratorio Lugar: archivador Medio: fsico Responsable: Jefe del laboratorio Lugar: archivador Medio: fsico Tiempo de Retencin 5 aos Acceso Disposicin

Hoja de vida del Equipo Plan de calibracin Informes de mantenimiento y/o calibracin

Toda la organizacin

Archivar

5 aos

Toda la organizacin

Archivar

Orden Cronolgico

5 aos

Toda la organizacin

Archivar

8. ANEXOS Anexo 1. Procedimiento Control Metrolgico Cdigo PP-EX/IE-008 Anexo 2. Plan de calibracin y comprobacin de equipos de medida y ensayo FO-EX/IE-009 9. CONTROL DE CAMBIOS CONTROL DE CAMBIOS VERSIN FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO RESPONSABLE APROBACIN

ELABOR: Nombre: Edgar Parra Chacn Cargo: Vicerrector Acadmico Firma:

REVIS: Nombre: Ederlinda Sierra

Puente

APROB: Nombre: Germn Sierra Anaya Cargo: Rector Firma:

Cargo: Jefe Divisin de Calidad y

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Firma:

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ANEXOS

Anexo 1. Procedimiento Control Metrolgico Cdigo PP-EX/IE-008

Anexo 2. Plan de calibracin y comprobacin de equipos de medida y ensayo FO-EX/IE-009