Regulamento Geral Certificao de Entidades

NDICE 1 2 3 4 5 6

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OBJECTIVO ................................................................................................................................................2 APRESENTAO DA APCER ...................................................................................................................2 ALTERAES ............................................................................................................................................2 DEFINIES E TERMINOLOGIA ..............................................................................................................2 DOCUMENTAO APCER ........................................................................................................................3 PROCESSO DE CERTIFICAO ..............................................................................................................3 6.1 6.3 6.4 6.5 6.6 GENERALIDADES ........................................................................................................................................... 3 ANLISE DO PEDIDO DE CERTIFICAO .................................................................................................. 4 AVALIAO ..................................................................................................................................................... 5 DECISO DE CERTIFICAO ....................................................................................................................... 8 CERTIFICADO DE CONFORMIDADE E USO DAS MARCAS DE CERTIFICAO .................................. 8

ACOMPANHAMENTO E RENOVAO DA CERTIFICAO .................................................................8 7.1 7.2 7.3 ACTIVIDADES DE ACOMPANHAMENTO ................................................................................................... 9 RENOVAO DA CERTIFICAO ............................................................................................................. 10 AUDITORIAS ESPECIAIS .............................................................................................................................. 10

SANES .................................................................................................................................................11 8.1 8.2 8.3 ADVERTNCIA ................................................................................................................................................... 11 SUSPENSO TEMPORRIA DO CERTIFICADO DE CONFORMIDADE ....................................................................... 11 ANULAO DO CERTIFICADO DE CONFORMIDADE ............................................................................................. 11

9 10

SUSPENSO OU ANULAO VOLUNTRIAS DO CERTIFICADO DE CONFORM IDADE .............12 RECLAMAES E RECURSOS ..........................................................................................................12 RECLAMAES ............................................................................................................................................. 13 RECURSOS ...................................................................................................................................................... 13 ADIAMENTOS .......................................................................................................................................13 CONFIDENCIALIDADE .........................................................................................................................13 INFORMAO ......................................................................................................................................14 NOTIFICAO DE ALTERAES PELA ENTIDADE .........................................................................14 CONDIES FINANCEIRAS ................................................................................................................14 TRANSFERNCIA/ RECONHECIMENTO DE CERTIFICADOS DE OUTRAS ENTIDADES ..............14 RESPONSABILIDADE ..........................................................................................................................15 FLUXO DO PROCESSO DE CERTIFICAO .....................................................................................16

10.1 10.2 11 12 13 14 15 16 17 18

APCER-Associao Portuguesa de Certificao Sede: Edifcio de Servios da Exponor, 2 Av. Dr. Antnio Macedo 4450-617 Lea da Palmeira Tel: (351) 22 999 36 00 Fax: (351) 22 999 36 01 E-Mail: info@apcer.pt Delegao: Edifcio Rosa, Praa das Indstrias 1300-307 Lisboa Tel.: (351) 21 361 64 30 Fax: (351) 21 361 64 39 E-Mail: info@apcer.pt Delegao: Edifcio Executivo, 1C, Av do Infante, 9000-015 Funchal Tel.: (351) 291 235 140 Fax: (351) 291 282 317 E-Mail: info@apcer.pt

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1 OBJECTIVO

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O presente Regulamento estabelece as regras gerais de funcionamento da Associao Portuguesa de Certificao, designada abreviadamente por APCER, contendo as disposies contratuais entre a APCER e os seus clientes no mbito das suas actividades de certificao de sistemas de gesto. O presente Regulamento completado por anexos relevantes para o processo de verificao e de certificao de outros sistemas de gesto, que incluem disposies especficas.

APRESENTAO DA APCER

A APCER, Associao Portuguesa de Certificao, criada por escritura de 12 de Abril de 1996 no 1 Cartrio Notarial do Porto e publicao no DR n 228 III srie de 1-10-1996, um organismo nacional de certificao que desenvolve a sua actividade de certificao, aplicvel a todos os sectores de actividade, com excepo das Entidades cuja actividade econmica se insere no cdigo EA 11/NACE DF23.3 Tratamento de Combustvel Nuclear (Regulamento (CEE) N29/2002 da Comisso de 19 de Dezembro de 2001). A Misso da APCER prestar servios de certificao e de verificao que promovam nos clientes melhorias de desempenho distintivas, duradouras e substanciais, criando relaes de longo prazo mutuamente benficas. A metodologia adoptada pela APCER para gerir o seu sistema de certificao de sistemas de gesto, segue os requisitos expressos na norma ISO/IEC 17021 assim como os guias internacionais aplicveis. Todas as actividades de auditoria includas neste regulamento, so realizadas segundo metodologias baseadas nas orientaes definidas na norma NP EN ISO 19011. Para tal, a APCER dispe de uma Bolsa de Auditores e Peritos criteriosamente qualificados e sujeitos a um acordo de colaborao, o qual estabelece regras de actuao com vista a salvaguardar a confidencialidade, imparcialidade e objectividade. A APCER tem na sua estrutura um Conselho Consultivo, rgo de consulta do Conselho de Administrao da APCER, presidido pelo Presidente da APCER e que conta com a participao de todas as partes significativamente interessadas na formulao das polticas e dos princpios relacionados com o funcionamento do sistema de certificao. O Conselho Consultivo tem como misso salvaguardar a imparcialidade das actividades de certificao. A APCER o organismo de certificao nacional parceiro da rede internacional de organismos de certificao IQNet (The International Certification Network).

ALTERAES

Sempre que se verificarem alteraes dos requisitos de acreditao ou alteraes aos documentos normativos de referncia, a APCER reserva-se do direito de alterar este regulamento. A APCER informar, por escrito, as Entidades suas clientes de quaisquer modificaes a este Regulamento, podendo ser necessrio definir um prazo para aplicar as novas condies para as Entidades j certificadas.

4 DEFINIES E TERMINOLOGIA As definies gerais aplicveis ao processo de certificao esto nas seguintes normas: NP EN ISO 9000:2005 NP EN ISO 19011:2003, Linhas de Orientao para auditorias a sistemas de gesto da qualidade e/ou de gesto ambiental; ISO/IEC 17000:2004, Conformity assessment Vocabulary and general principles

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Outras referncias relevantes para um determinado esquema de certificao de sistema de gesto so includas nos anexos referidos em 1.

5 DOCUMENTAO APCER A documentao da APCER sobre a actividade de certificao est disponvel na pgina electrnica da APCER, www.apcer.pt, ou por solicitao. Outras referncias relevantes para um determinado esquema de certificao de sistema de gesto so includas nos anexos referidos em 1.

6 6.1

PROCESSO DE CERTIFICAO GENERALIDADES

A APCER presta da actividade de certificao de forma imparcial e no discriminatria, podendo candidatarse mesma qualquer organizao independentemente do seu estatuto, dimenso ou domnio de actividade, com excepo do referido no ponto 2. O processo de certificao segue o fluxo de actividades descrito na seco 19 deste documento, sendo constitudo essencialmente por trs fases: fase de pedido de certificao e sua anlise, fase de avaliao e fase de deciso. A certificao concedida por um perodo de trs anos. D urante o perodo de validade do Certificado de Conformidade, a APCER efectua auditorias de acompanhamento e de renovao com vista verificao da manuteno das condies que deram lugar concesso do referido certificado. Caso tal, no venha a ser verificado e em funo da criticidade das situaes, a APCER pode aplicar sanes, tais como definidas na seco 9 deste Regulamento, que podero conduzir reduo, suspenso ou anulao do mbito da certificao. Por outro lado, qualquer Entidade j certificada pode solicitar APCER alterao do seu mbito de certificao: extenso, reduo, suspenso ou anulao. Durante o processo de certificao, nomeadamente durante a fase de avaliao, podem ser identificadas situaes de incumprimento dos critrios de certificao e que so classificadas com No Conformidades. A APCER classifica as no conformidades em dois tipos: No Conformidade (NC): no satisfao de um requisito. No Conformidade Maior (NC M): no conformidades que representem: 1.uma falha no cumprimento de um ou mais requisitos da norma do sistema de gesto, ou 2.uma situao que levante dvidas significativas acerca da capacidade do sistema de gesto do cliente para atingir os resultados previstos. Quando constatadas No conformidades, a APCER solicita Entidade as respectivas correces, anlises de causa, definio das aces correctivas, prazos previstos para a sua implementao e os responsveis pelas mesmas. A Entidade poder, caso discorde de no conformidades apresentadas, contest-las fundamentando objectivamente quais os respectivos motivos. No entanto, compete APCER a deciso de manter ou no a existncia de no conformidade. A resposta da Entidade contendo o plano mencionado, dever ser remetida APCER no prazo de 30 dias aps a concluso da auditoria e entrega do respectivo relatrio.

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A APCER, antes de tomar a deciso de certificao, verifica que a Entidade actuou do seguinte modo relativamente s correces e aces correctivas, dentro dos prazos mximos a seguir indicados:

Fase do ciclo de certificao Concesso/Extenso Acompanhamento/Renovao NC M NC NC M NC

Correces e Aces Correctivas Fechadas Planeadas Fechadas Planeadas

Prazo 6 meses 6 meses 1 ms 3 meses

Caso a Entidade no cumpra os prazos acima indicados, a APCER poder encerrar o processo para as Entidades Candidatas certificao ou suspender a certifcao para as Entidades j certificadas. 6.2 PEDIDO DE CERTIFICAO O pedido de certificao, dirigido ao CEO da APCER, deve ser efectuado em conformidade com o modelo existente para o efeito. Quando a organizao candidata certificao abrange mais do que uma Entidade jurdica, o caderno de candidatura deve ser acompanhado por cartas de pedido validadas por representantes de cada uma das Entidades jurdicas. Nesta situao o caderno de candidatura e as cartas de pedido devem indicar qual das Entidades jurdicas se assume como gestora de sistema. Caso ocorra posteriormente uma ciso ou sada de uma das Entidades jurdicas da organizao certificada a Entidade jurdica designada como gestora do sistema a legtima candidata a certificao e/ou detentora do certificado eventualmente emitido, salvo acordo escrito por todas as Entidades envolvidas, que determine outra Entidade. Para iniciar o processo de certificao a APCER disponibiliza informao actualizada relativa actividade e aos requisitos de certificao, compilada num caderno de candidatura que pode ser obtido na Sede e Delegao da APCER, via postal, ou ainda atravs do site www.apcer.pt. tambm disponibilizada informao relativa aos preos da candidatura, concesso da certificao e manuteno da certificao; A Entidade candidata compromete-se a disponibilizar APCER uma cpia controlada do seu Manual de Gesto aplicvel ao referencial ou referenciais a que se candidata a certificao e outra documentao do sistema, considerada relevante, de acordo com o contedo do caderno de candidatura. Nota: O pedido de certificao e o questionrio devero estar legalmente validados por um representante autorizado da Entidade candidata a certificao, isto , pessoa com autoridade para obrigar juridicamente a Entidade a assumir compromissos legais. A APCER considera que, no mnimo, no momento da candidatura, a Entidade candidata deve dispor de um sistema da gesto para o referencial ou referenciais segundo os quais solicita a certificao, operativo com um mnimo de trs meses de registos evidenciando a sua aplicao. O sistema deve ainda estar totalmente efectivo e ter-se realizado pelo menos uma reviso pela Direco/Gesto suportada, entre outra, em informao proveniente de auditorias internas. Quando o processo de candidatura Certificao se encontrar conforme, procede-se sua numerao, sendo a Entidade requerente informada por escrito, no prazo mximo de um ms, da recepo do processo pela APCER. A partir desta comunicao, a Entidade requerente dever sempre referir o nmero do processo atribudo em todos os contactos a efectuar com a APCER. 6.3 ANLISE DO PEDIDO DE CERTIFICAO

A APCER, verifica o contedo dos pedidos de certificao, nomeadamente se o processo contm a documentao solicitada no caderno de candidatura, Questionrio preenchido, carta a solicitar a certificao
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e o cheque ou comprovativo de transferncia bancria relativo instruo do processo; em caso negativo, o processo ser devolvido; em caso afirmativo, a APCER emite a factura/ recibo relativa instruo do processo e solicita o envio, se necessrio, de outros documentos em falta. O resultado da anlise da candidatura certificao comunicado por escrito Entidade no prazo mximo 30 dias teis, contados a partir da data de entrada do processo na APCER, salvo casos devidamente justificados. A APCER reserva-se ao direito de no aceitar uma candidatura se, aps anlise efectuada ao processo, concluir no haver condies para cumprir o presente Regulamento. Neste caso, a comunicao referir os motivos pelos quais a candidatura no pode ser aceite. Nos casos de no-aceitao do processo de candidatura pode a APCER entender, por razes tcnicas, ser conveniente a reformulao do processo, solicitando-a Entidade candidata. Nesta situao, a comunicao escrita da no-aceitao do processo deve compreender o pedido de reformulao mencionado. A Entidade deve disponibilizar APCER a reformulao do processo no prazo mximo de seis meses aps a data de recepo da comunicao escrita, sem incorrer em custos adicionais. Aps a entrada do pedido de certificao na APCER, e at fase de certificao, o processo no dever permanecer mais de um ano (a partir da data de aceitao do processo) sem realizao da auditoria de concesso, por razes imputveis Entidade candidata; se assim acontecer, a APCER encerra o processo. Se, decorridos 3 anos aps a data de aceitao do processo, a Entidade no tiver ainda obtido a certificao por razes imputveis Entidade candidata, a APCER encerrar o processo, notificando o cliente por escrito, a menos que tal no seja possvel, por alterao de contacto no notificada pela organizao. 6.4 AVALIAO

A fase de avaliao compreende a seguinte metodologia: 6.4.1 Anlise documental

A instruo do processo de certificao envolve o estudo conjunto do questionrio preenchido, do Manual de Gesto e/ou de documentao complementar associada ao sistema de gesto, com o objectivo de avaliar a conformidade documental da Entidade. 6.4.2 Visita prvia

Poder realizar-se sempre que solicitado pela Entidade candidata, ou quando a APCER o entenda necessrio, atendendo complexidade da mesma, de forma a: Analisar o sistema documental; Avaliar sinteticamente o grau de cumprimento dos requisitos do sistema; Efectuar um adequado planeamento de futura auditoria; Confirmar o mbito de certificao solicitado; Desta visita resultar um relatrio, do qual deixada cpia na Entidade visitada. A realizao da visita prvia e a respectiva data estabelecida, de comum acordo, com a Entidade candidata, qual enviada uma comunicao indicando o plano da visita e a equipa auditora designada. A visita prvia uma actividade independente da auditoria e a sua durao acordada entre a Entidade candidata, a APCER e o Auditor Coordenador. Para efeitos de facturao do correspondente servio, a visita prvia equiparada a uma auditoria. 6.4.3 Nomeao da Equipa Auditora A APCER nomear de entre os auditores qualificados da sua Bolsa de Auditores, membros que realizaro as auditorias e/ou visitas prvias, assegurando que esto reunidas as competncias em termos de conhecimento e experincia profissional das actividades abrangidas no mbito de certificao solicitado.

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A Equipa Auditora geralmente constituda por um auditor coordenador e um ou mais auditores. Quando necessrio, a Equipa Auditora poder incluir peritos, tcnicos especialistas no processo ou produto ou actividades compreendidos no mbito de certificao. O nmero de elementos da Equipa Auditora pode variar em funo do mbito de certificao solicitado ou do grau de complexidade do processo. O auditor coordenador responsvel pela realizao da auditoria de acordo com as regras e metodologias da APCER, pelo estabelecimento de contactos entre a equipa auditora e a Entidade. A equipa auditora poder integrar observadores, que tal como a prpria designao indica, no tm participao activa na auditoria. Os observadores podem ser: Auditores da Bolsa da APCER em processo de qualificao, Auditores supervisores da Bolsa da APCER no mbito do processo de superviso dos auditiores, isto , avaliao do seu desempenho; Auditores dos organismos de acreditao da APCER no mbito do processo de acreditao da APCER. A APCER comunica por escrito a nomeao da equipa auditora e a constituio da equipa auditora. No mbito do processo de acreditao da APCER, os organismos de acreditao seleccionam auditorias para testemunhar e designam auditores para acompanhar as equipas auditoras da APCER. Esta situao pode ocorrer aps a comunicao da APCER relativamente nomeao da equipa auditora da APCER. No entanto, em qualquer das circunstncias, a APCER comunica Entidade a nomeao do auditor do organismo de acreditao. A Entidade no pode objectar a presena dos organismos de acreditao durante as auditorias da APCER devendo colaborar com esta no processo de acreditao. A Entidade pode manifestar a sua discordncia relativamente a um ou mais dos elementos propostos para a equipa auditora, devendo fundamentar por escrito os motivos justificativos no prazo mximo de 5 dias aps a recepo da comunicao. Caso a APCER aceite a objeco da Entidade, procede nomeao de outro(s) auditor(es). Assim que seja obtido um acordo com a Entidade candidata relativamente constituio da equipa auditora, a Entidade candidata compromete-se a aceitar sem reservas a equipa auditora em todas as fases da auditoria. Na eventualidade de um auditor, por motivos imponderveis, ficar impedido de realizar a auditoria, a APCER, com o acordo da Entidade, proceder sua substituio.

6.4.4 Programao da auditoria Na sequncia da confirmao da aceitao da equipa auditora, a APCER estabelece a programao da auditoria, devendo a equipa auditora (auditor coordenador) acordar a(s) data(s )com a Entidade. Posteriormente, a APCER informa por escrito das datas fixadas para a realizao da auditoria de concesso com a antecedncia mnima de trs semanas, excepto outros prazos acordados com o cliente. A referida comunicao escrita compreende tambm a constituio da equipa auditora nomeada. Com base na anlise da documentao, a equipa auditora elabora e procede ao envio do plano de auditoria para a Entidade e para a APCER com a antecedncia mnima de 5 dias relativamente ao seu nicio. 6.4.5 Auditoria de concesso A auditoria de concesso realiza-se em duas fases e dever ocorrer no prazo mximo de quatro meses aps a data de aceitao do processo de candidatura, salvo casos devidamente justificados. A 1 fase da auditoria de concesso tem como objectivo: Auditar a documentao do sistema de gesto; Avaliar site(s) e pessoal da Entidade para determinar o grau de preparao para a auditoria de 2 fase;
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Analisar o estado do cliente e o seu entendimento no que refere aos requisitos da norma, em particular com respeito identificao de aspectos chave ou significativos de desempenho, de processos, de objectivos e do funcionamento do sistema de gesto; Reunir a informao necessria no que refere ao mbito do sistema de gesto, dos processos e da(s) localizao(es) da Entidade, e dos aspectos estatutrios e regulamentares relacionados bem como o seu cumprimento; Analisar a afectao de recursos para a auditoria de 2 fase e acordar com a Entidade quanto aos detalhes da auditoria de 2 fase e o planeamento da auditoria de 2 fase obtendo um entendimento suficiente do sistema de gesto da Entidade e do seu funcionamento no local no contexto de possveis aspectos significativos; Avaliar se as auditorias internas e reviso pela gesto esto a ser planeadas e executadas, e que o nvel de implementao do sistema de gesto comprova que o cliente est preparado para a auditoria de 2 fase. Caso a APCER determine a realizao da auditoria de 1 fase sem visita ao local da Entidade, tal no implica uma reduo da durao global da auditoria de concesso, repartida pelas duas fases. As constataes identificadas no decorrer da auditoria de 1 fase so registadas em relatrio e comunicadas ao cliente, incluindo a identificao de quaisquer problemas susceptveis de ser classificados como noconformidade durante a auditoria de 2 fase. Para as auditorias de concesso de 1 fase no exigida Entidade a apresentao de um plano de aces correctivas. No entanto, nesta fase o plano de aces correctivas pode ser remetido voluntariamente pela Entidade para anlise. Na determinao do intervalo entre as auditorias de 1 fase e de 2 fase, devem ser consideradas as necessidades da Entidade para resolver os problemas identificados durante a auditoria de 1 fase. No entanto, este intervalo de tempo no deve exceder um ano. Durante a realizao da 2 fase auditoria de concesso a equipa auditora nomeada verifica a conformidade do sistema de gesto da Entidade auditada de acordo com com os critrios de certificao assim como o grau de implementao dos mesmos. A Entidade d o seu acordo expresso em fornecer a documentao solicitada no mbito da auditoria e em permitir o acesso da equipa auditora aos locais abrangidos no mbito e o contacto com os respectivos colaboradores. A Entidade assegura que os seus representantes e colaboradores respondem de uma forma verdica s questes colocadas pela equipa auditora. Da auditoria resulta um relatrio de auditoria, propriedade da APCER, do qual deixada cpia na Entidade auditada. 6.4.6 Sequncia da Avaliao A Entidade, com base no relatrio em seu poder, elabora, se for caso disso, um plano das aces correctivas para as no conformidades constatadas e reportadas no relatrio, identificando para cada no conformidade as respectivas anlises de causa, aces correctivas, prazos previstos para a sua implementao e os responsveis pelas mesmas. A Entidade poder, caso discorde de no conformidades apresentadas, contest-las fundamentando objectivamente quais os respectivos motivos. No entanto, compete APCER a deciso de manter ou no a existncia de no conformidade. A resposta da Entidade contendo o plano mencionado, dever ser remetida APCER no prazo de 30 dias aps a concluso da auditoria e entrega do respectivo relatrio. A Entidade deve enviar APCER as evidncias da implementao das aces correctivas para todas as no conformidades maiores, no prazo mximo de 6 meses. 6.4.7 Anlise do Relatrio de auditoria e do Plano de Aces Correctivas

O relatrio de auditoria, o plano de aces correctivas e respectivas evidncias de implementao so objecto de apreciao pela APCER. Consoante a natureza da no conformidade em causa, a verificao
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das evidncias da implementao das aces correctivas pode ser de carcter documental ou atravs da realizao de auditoria de seguimento.

6.5

DECISO DE CERTIFICAO

A tomada de deciso um processo conduzido por pessoas independentes da avaliao e suportado na anlise do relatrio e respectivo plano de aces correctivas e no parecer da equipa auditora. A deciso pode corresponder concesso da certificao ou necessidade de realizar uma auditoria de seguimento antes da concesso da certificao, visando a verificao da implementao das aces correctivas. A deciso de concesso da certificao pressupe que as aces correctivas propostas pela Entidade para resoluo de eventuais no conformidades constatadas na auditoria de concesso so consideradas adequadas, tal como definido em 6.1. A deciso de certificao comunicada por escrito Entidade, no prazo mximo de um ms aps a data de recepo da informao necessria para a verificao do encerramento das no conformidades, salvo casos devidamente justificados. No caso de deciso de no certificao, a APCER fundamenta sua deciso e prope uma auditoria de seguimento, a realizar no prazo mximo de um ano.

6.6

CERTIFICADO DE CONFORMIDADE E USO DAS MARCAS DE CERTIFICAO

A APCER, aps deciso favorvel de certificao, procede emisso concesso do Certificado de Conformidade e confere Entidade o direito ao uso das marcas de certificao adequadas e o direito de publicitar o seu estatuto de Entidade certificada, de acordo com o documento IT034. Cada Certificado de Conformidade numerado e tem uma validade de trs anos. O uso abusivo das marcas de certificao ou do Certificado de Conformidade, por parte da Entidade certificada ou de terceiros, confere APCER, o direito de desencadear, no mbito da legislao vigente, as aces, nomeadamente judiciais, que entender convenientes. O uso das marcas de certificao e do Certificado de Conformidade verificado no decurso das auditorias de acompanhamento e renovao, havendo lugar a no conformidade caso se detectem situaes de uso indevido ou incumprimento do procedimento Regras Gerais de uso da marca.

7 ACOMPANHAMENTO E RENOVAO DA CERTIFICAO Durante o ciclo de certificao todo o mbito de certificao e site(s) abrangido(s) devem ser avaliados, sendo estabelecida uma programao das avaliaes de acompanhamento anuais (1 e 2 anos) e de renovao no terceiro ano antes de expirar a validade da certificao. O processo de avaliao e de deciso so equivalentes aos descritos para a concesso, nomeadamente a nomeao da equipa auditora, programao da auditoria e sequncia de avaliao, bem como a anlise do relatrio de auditoria e eventuais aces correctivas definidas e implementadas de nos prazos definidos em 6.1. 1) Acompanhamento O relatrio da auditoria de acompanhamento (ou de renovao) e o plano de aces correctivas apresentado pela Entidade certificada objecto de anlise por parte da APCER, podendo verificar-se, consoante as situaes: Manuteno da certificao: o Sem observaes; o Com advertncia o Com aumento da frequncia de realizao de auditorias de acompanhamento;
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Realizao de uma auditoria de seguimento para verificao da implementao das aces correctivas propostas; Suspenso temporria do Certificado de Conformidade; Anulao do Certificado de Conformidade. Ou 2) Renovao A deciso sobre a renovao da certificao deve ser tomada com base nos resultados da auditoria de renovao (relatrio da auditoria de renovao, o plano de aces correctivas apresentado pela Entidade certificada), assim como na anlise do sistema no perodo da certificao e reclamaes recebidas de utilizadores da certificao. Assim, podem verificar-se, consoante as situaes: Renovao do Certificado de Conformidade; Renovao do Certificado de Conformidade com meno antecipada de auditoria de acompanhamento; Realizao de uma auditoria de seguimento para verificao da implementao das aces correctivas propostas; No Renovao do Certificado de Conformidade. Em qualquer dos casos a deciso transmitida por escrito Entidade certificada.

7.1

ACTIVIDADES DE ACOMPANHAMENTO

A APCER desenvolve actividades de acompanhamento para que as reas e funes representativas cobertas pelo mbito do sistema de gesto sejam monitorizadas regularmente, e tendo em considerao alteraes a Entidade certificada e no seu sistema de gesto. As actividades de acompanhamento devem incluir auditorias no local para avaliar o cumprimento do sistema de gesto da Entidade certificada com requisitos especificados respeitantes norma segundo a qual a certificao concedida. Outras actividades de acompanhamento podem incluir: Inquritos do organismo de certificao ao cliente certificado sobre aspectos da certificao, Anlise de declaraes do cliente respeitantes s suas actividades (por exemplo, material promocional, pgina web), Pedidos ao cliente para fornecer documentos e registos (em suporte de papel ou electrnico), e Outros meios de monitorizao do desempenho do cliente certificado. 7.1.1 Auditoria de Acompanhamento

Durante o perodo de validade do Certificado de Conformidade, a APCER efectua auditorias de acompanhamento ao sistema de gesto da Entidade certificada, com vista verificao da manuteno das condies que deram lugar concesso do referido certificado. As auditorias de acompanhamento devem ser realizadas pelo menos uma vez por ano. A data da primeira auditoria de acompanhamento aps a auditoria de concesso no deve ultrapassar 12 meses a contar da data do ltimo dia da auditoria de 2 fase; se tal acontecer a APCER poder suspender o processo. A Comisso de Deciso de Certificao pode decidir antecipar a auditoria de acompanhamento ou decidir acompanhamentos semestrais. No so admitidos adiamentos de auditorias de acompanhamento, excepto em casos excepcionais e devidamente justificados. As auditorias de acompanhamento no so necessariamente auditorias a todo o sistema, e devem ser planeadas em conjunto com outras actividades de acompanhamento para que a APCER possa manter a
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confiana de que o sistema de gesto certificado continua a cumprir os requisitos entre auditorias de renovao da certificao. O programa da auditoria de acompanhamento deve incluir, pelo menos: a) Auditorias internas e reviso pela gesto, b) Anlise das aces realizadas face a no-conformidades identificadas durante a auditoria anterior, c) Tratamento de reclamaes, d) Eficcia do sistema de gesto no que se refere concretizao dos objectivos da Entidade certificada, e) Evoluo das actividades planeadas dirigidas melhoria contnua, f) Controlo operacional contnuo, g) Anlise de quaisquer alteraes verificadas na Entidade, e h) Uso de marcas e/ou qualquer outra referncia certificao.

7.2

RENOVAO DA CERTIFICAO

A auditoria de renovao tem como objectivo verificar se esto reunidas as condies necessrias renovao do certificado. Nesta auditoria sero auditados todos os requisitos da norma em referncia. A auditoria de renovao deve ser planeada e realizada at 120 dias antes de terminar o perodo de validade do Certificado de Conformidade, de forma a permitir Entidade a definio e implementao de eventuais aces correctivas nos prazos definidos em 6.1. Se at data limite de validade do certificado a auditoria de renovao no tiver sido realizada, por responsabilidade da Entidade certificada, a APCER reserva-se o direito de suspender ou encerrar o processo e, neste caso, desactivao do nmero do certificado. A auditoria de renovao deve considerar o desempenho do sistema de gesto durante o perodo de certificao e incluir a anlise de relatrios de auditorias de acompanhamento anteriores e eventuais reclamaes. Caso se tenham verificado alteraes significativas no sistema de gesto, na organizao da Entidade certificada ou no contexto em que o sistema de gesto funciona, por exemplo legislao, a auditoria de renovao pode necessitar de incluir a realizao de 1 fase. 7.3 AUDITORIAS ESPECIAIS Consideram-se dois tipos de auditorias especiais: auditorias de extenso e auditorias de aviso prvio curto. 7.3.1 Auditorias de Extenso do mbito de certificao

So consideradas pela APCER, extenses ao Certificado de Conformidade , todas as solicitaes da Entidade certificada que visam um alargamento do mbito da certificao j concedida. Estas solicitaes de extenso do mbito da certificao devem corresponder a um novo pedido de certificao segundo o estabelecido na seco 6.2. Os pedidos de extenso do Certificado de Conformidade sero tratados pela APCER de acordo com o descrito nas seces 6.3, 6.4, 6.5 e 6.6 deste Regulamento. A auditoria de extenso pode ser realizada simultaneamente com uma auditoria de acompanhamento ou de renovao, caso assim, seja acordado expressamente com a Entidade.

7.3.2

Auditorias de Aviso Prvio Curto

As auditorias de aviso prvio curto podem ocorrer nos casos seguintes:

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Investigar reclamaes sobre as Entidades certificadas que, pelo seu fundamento e justificao, possam suscitar dvidas sobre a eficcia do sistema e a sua conformidade com a norma de referncia do sistema de gesto certificado; Seguimento de suspenses; Resposta a alteraes pelo cliente (ver seco 14). As Entidades sero notificadas da programao da auditoria e nomeao da equipa auditora com a antecedncia mxima de 10 dias relativamente ao incio da mesma. Os custos decorrentes das auditorias especiais so a cargo da Entidade, excepto quando esta resulte em consequncia de uma reclamao considerada pela APCER como injustificada.

SANES

O incumprimento por parte das Entidades certificadas das condies estabelecidas neste Regulamento, e nas clusulas do pedido de certificao, incluindo os compromissos de natureza financeira, podem ser objecto da aplicao das seguintes sanes: advertncia, suspenso temporria do certificado de conformidade e anulao do certificado de conformidade. As sanes aplicadas sero sempre comunicadas Entidade certificada, por escrito mediante carta registada com aviso de recepo. A suspenso temporria ou a anulao do Certificado de Conformidade da APCER no d Entidade qualquer direito de reembolso dos pagamentos eventualmente efectuados at essa data. 8.1 Advertncia

Consiste numa chamada de ateno, Entidade certificada quando se constatam no conformidades maiores, que devem ser corrigidas num perodo de tempo determinado em Comisso de Deciso. A verificao da implementao das aces correctivas ser feita mediante a realizao de uma auditoria de Seguimento, conforme venha a ser determinado pela Comisso de Deciso. 8.2 Suspenso temporria do Certificado de Conformidade

Consiste numa interrupo temporria do estatuto de Entidade certificada sempre que se verifiquem: No conformidades maiores ou alteraes na organizao, que causem a quebra de confiana no Sistema (seces 6.5, e 7 deste Regulamento); Incumprimentos de obrigaes de natureza financeira por parte da Entidade certificada (seco 16 deste Regulamento); No autorizao pela Entidade de realizao de auditorias de acompanhamento ou de renovao com a frequncia requerida; A suspenso geralmente aplicada por perodos de trs meses, sendo o perodo mximo de suspenso de seis meses. Decorrido este perodo sem que haja alterao das causas que a motivaram, procede-se anulao do certificado de conformidade ou reduo do mbito da certificao quando possvel e de acordo com os requisitos do referencial do sistema de gesto em causa. A suspenso temporria da certificao implica a proibio do uso do certificado de conformidade e das marcas concedidas pela APCER ou qualquer referncia a Entidade certificada. O levantamento da suspenso do certificado de conformidade ser sempre decidido pela Comisso de Deciso que poder determinar a realizao de uma auditoria idntica auditoria de Renovao. 8.3 Anulao do Certificado de Conformidade

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Consiste na quebra total da confiana no Sistema de Gesto ou violao grave das disposies deste Regulamento. No caso de anulao do Certificado de Conformidade: Entidade compromete-se a: Devolver aos servios da APCER o original do Certificado de Conformidade e eventuais cpias autenticadas pela APCER; No utilizar eventuais cpias ou reprodues do mesmo; Retirar da sua documentao tcnica e publicitria qualquer referncia relativa certificao ou s marcas concedidas pela APCER.

A APCER procede ao seguinte: Anulao do certificado correspondente; Retirada de toda a referncia Entidade da Lista de Entidade Certificadas e de qualquer outro documento de divulgao; Devoluo da documentao da Entidade, em posse da APCER.

9 SUSPENSO OU ANULAO VOLUNTRIAS DO CERTIFICADO DE CONFORMIDADE A vigncia do Certificado de Conformidade pode ser objecto de anulao voluntria ou suspenso voluntria durante um determinado perodo, por parte dos servios da APCER, mediante solicitao da Entidade certificada. A solicitao da suspenso voluntria dever ser acompanhada da justificao que motiva a Entidade a apresent-la. Os pedidos de anulao voluntria ou suspenso voluntria devem ser comunicados APCER atravs de carta registada com aviso de recepo, com uma antecedncia mnima de 60 dias, salvo nos casos de fora maior, relativamente data de produo de efeitos da anulao voluntria ou suspenso voluntria. Pedidos de anulao voluntria ou suspenso voluntria do Certificado de Conformidade no desvinculam, em qualquer caso, a Entidade certificada da obrigao de proceder aos pagamentos devidos APCER e no lhe conferem o direito a qualquer reembolso de pagamentos j efectuados. No final do perodo de suspenso voluntria do Certificado de Conformidade poder haver lugar realizao de uma nova auditoria de renovao, dependendo do prazo da interrupo e das razes da mesma. Sempre que o perodo de suspenso voluntria compreenda a normal programao de avaliao, isto , previsvel realizao de auditoria de acompanhamento ou de renovao, esta ter lugar aquando do levantamento da suspenso voluntria.

10 RECLAMAES E RECURSOS Qualquer reclamao sobre Entidades certificadas pela APCER deve ser apresentada pelo reclamante, em primeira instncia, Entidade certificada. No entanto, caso o reclamante considere que a sua reclamao no est a ser devidamente tratada pela Entidade certificada, deve formaliz-la por escrito APCER. A APCER considera como recurso qualquer reclamao apresentada pelas Entidade clientes, relativamente sua deciso de certificao, decorrente da aplicao do presente Regulamento. As reclamaes e recursos so tratados de acordo com os procedimentos estabelecidos para o efeito e que so disponibilizados a pedido.
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10.1 RECLAMAES

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Se a APCER recebe uma reclamao sobre qualquer das Entidade por si certificadas, procede a uma consulta Entidade em questo para averiguar a natureza e causas que motivam a reclamao, assegurando-se de que a reclamao tratada e resolvida num prazo razovel. A APCER reserva-se o direito de realizar uma auditoria especial em consequncia de uma reclamao deste tipo (ver seco 7.3.2). 10.2 RECURSOS Os recursos sobre as decises da APCER para a certificao de sistemas de gesto e verificao EMAS, assim como para decises decorrentes de processo de reconhecimento mtuo, devero ser apresentados pelas Entidades clientes no prazo mximo de 30 dias aps data da comunicao de tal deciso. Os recursos so apreciados pela Comisso de Recursos da APCER, que presidida pelo CEO da APCER e composta por elementos independentes do processo em anlise. No existe apelo das deliberaes desta Comisso.

11 ADIAMENTOS Qualquer pedido de adiamento que ultrapasse o perodo de intervalo entre auditorias definido pela APCER ou indisponibilidade para a marcao e realizao da auditoria, poder conduzir a APCER deciso de suspenso da certificao, como definido na seco 8.2 deste Regulamento. Pedidos de adiamento de auditorias, em qualquer fase do processo de certificao, por parte da Entidade (candidata ou certificada), aps a aceitao pela Entidade da(s) data(s) de auditoria proposta(s) pela APCER, implicam o pagamento de uma percentagem do valor estimado do preo da auditoria: 20%, quando o pedido de adiamento solicitado APCER decorridos mais de 15 dias aps a aceitao pela Entidade da data proposta pela APCER; 50%, quando o pedido de adiamento solicitado APCER num prazo inferior a 15 dias relativamente data prevista de realizao da auditoria. Os valores acima referidos no sero abatidos ao valor a facturar quando da realizao de futuras auditorias.

12 CONFIDENCIALIDADE A APCER trata de forma confidencial toda a informao, dados e documentos da Entidade obtidos durante o processo de certificao, a todos os nveis da sua estrutura, incluindo comisses e organismos ou pessoas externos que actuem em seu nome, atravs de clausulas de confidencialidade expressas em declaraes e/ou acordos de colaborao. Trata tambm de forma confidencial informao do cliente proveniente de outras fontes que no o prprio (ex.: reclamantes, organismos regulamentares). A APCER controla o acesso a informao confidencial. A APCER reserva-se, no obstante, o direito de disponibilizar informao confidencial aos representantes de organismos de acreditao e Instituto do Ambiente (no caso de verificao EMAS) e aos auditores de outras Entidades certificadoras com as quais tenha ou pretenda vir a ter acordos de reconhecimento mtuo de certificados, com o fim de proporcionar evidncias documentais do cumprimento das normas aplicveis actividade de certificao. Quando a APCER estiver obrigada por lei a divulgar informao confidencial sobre uma Entidade cliente ou uma pessoa em particular a uma terceira parte, a Entidade cliente ou a pessoa sero, salvo se regulado por lei, notificados antecipadamente da informao a fornecer.
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13 INFORMAO A APCER proporciona informao actualizada relativa aos certificados de conformidade emitidos, suspensos e anulados atravs do site www.apcer.pt. Esta informao compreende o nome, documento normativo aplicvel, mbito e localizao geogrfica (por exemplo, cidade e pas) de cada Entidade certificada (ou localizao geogrfica da sede social e quaisquer outros locais includos no mbito de uma certificao em multi-site). Relativamente aos certificados anulados, a APCER proporcionar informao durante um ano desde a data da sua anulao. A APCER mediante solicitao confirma a validade e mbito de uma determindada certificao.

14 NOTIFICAO DE ALTERAES PELA ENTIDADE A Entidade certificada compromete-se a informar a APCER sem demora, de quaisquer alteraes significativas na sua estrutura organizacional e no seu sistema de gesto, tais como: a) Estatuto legal, comercial, organizacional ou de propriedade;

b) Organizao e gesto (por exemplo, pessoal chave tal como gestores, decisores ou tcnicos); c) mbito das actividades abrangidas pelo sistema de gesto certificado; d) Alteraes de maior relevo introduzidas ao sistema de gesto e aos processos; e) Coordenadas da pessoa de contacto e principais locais.
Quando se justifique, estas alteraes podero conduzir realizao de uma auditoria especial.

15 CONDIES FINANCEIRAS O processo de certificao envolve o pagamento dos custos, associados s diferentes actividades de avaliao (instruo do processo, visita prvia (quando aplicvel) e auditoria) que so facturadas de acordo com a tabela de preos em vigor quando da prestao dos servios e constituem uma obrigao da Entidade, independentemente dos resultados das mesmas. A APCER reserva-se ao direito de condicionar a emisso do Certificado de Conformidade, verificao da liquidao da(s) factura(s) associada(s) ao processo de avaliao. A APCER poder, em qualquer fase do processo, requerer pagamentos antecipados das actividades de certificao a desenvolver. Estas situaes sero justificadas e comunicadas por escrito Entidade. APCER reserva-se o direito de, em qualquer fase do processo de certificao, encerrar o processo, suspender temporariamente ou anular o certificado de conformidade, quando no forem atempadamente regularizadas as obrigaes financeiras das Entidade para com a APCER, sem prejuzo de outros meios legais ao seu dispor.

16 TRANSFERNCIA/ RECONHECIMENTO DE CERTIFICADOS DE OUTRAS ENTIDADES A emisso de certificados APCER suportados em certificados emitidos por outros organismos de certificao acreditados encontra-se regulamentada internacionalmente. A APCER pode estabelecer os acordos de cooperao ou de reconhecimento mtuo dos certificados de conformidade com outros organismos de certificao acreditados, por exemplo, no mbito do IQNet.

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17 RESPONSABILIDADE

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A APCER no responsvel perante terceiros, por quaisquer danos, pessoais ou materiais, patrimoniais ou no patrimoniais, resultantes directa ou indirectamente de actividade das Entidades por si certificadas. A APCER no responsvel por actos praticados pelos seus representantes legais ou pelas pessoas que utilize para o cumprimento das obrigaes resultantes deste contrato, salvo em caso de dolo ou culpa grave. A APCER no responsvel na eventualidade de uma terceira parte, por exemplo, Cliente da Entidade certificada, no reconhecer, ou reconhecer apenas parcialmente o certificado de conformidade emitido pela APCER. A APCER tambm no responsvel por eventuais erros da Entidade certificada. O Certificado de conformidade emitido de acordo com metodologias internacionalmente reconhecidas e reflectidas no presente Regulamento e representa uma prova de que a Entidade Certificada implementou um sistema de gesto que se constatou, com base na amostragem efectuada na auditoria e em eventual informao subsequente, estar em conformidade com os requisitos da norma de referncia e ser capaz de manter o seu desempenho. A ttulo de clusula penal, em caso de poder vir a ser exigvel da APCER uma indemnizao em consequncia do no cumprimento defeituoso do presente contrato, o montante da indemnizao exigvel ter como limite o custo dos respectivos servios. A Entidade compromete-se a abster-se de quaisquer ofertas que possam comprometer a independncia da Equipa Auditora, tais como solicitao de servios de consultoria, nos prazos acordados entre a APCER e os Auditores e Peritos das suas Bolsas.

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18 FLUXO DO PROCESSO DE CERTIFICAO

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INFORMAO / ORAMENTO CADERNO DE CANDIDATURA

INSTRUO DO PROCESSO

sim

ANLISE DA DOCUMENTAO

REFORMULAO

no

CLIENTE REQUER VISITA PRVIA?

sim no VISITA PRVIA RELATRIO VISITA PRVIA RELATRIO AUD. CONCESSO 1 FASE

AUDITORIA DE CONCESSO PRIMEIRA FASE

AUDITORIA DE CONCESSO SEGUNDA FASE OU AUDITORIA DE RENOVAO

REL. AUD. CONCESSO 2 FASE OU RENOVAO

RECEPO DE PLANO DE ACES CORRECTIVAS DA ORGANIZAO

RELATRIO AUD. SEGUIMENTO

ANLISE RELATRIO E RESPOSTA DA ORGANIZAO

COMISSO DE DECISO

CERTIFICAO

no

AUDITORIA SEGUIMENTO

sim EMISSO DE CERTIFICADO CERTIFICADO

AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO NO 1 ANO DE CERTIFICAO

RELATRIO AUD. ACOMPANHAMENTO

COMISSO DE DECISO

SANES

no

MANUTENO DA CERTIFICAO? sim

EFECTUADA NOVA AUDITORIA DE ACOMPANHAMENTO NO 2 ANO. NO 3 ANO EFECTUADA UMA AUDITORIA DE RENOVAO

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