RE SABS Min Economía

Ministerio de Desarrollo Productivo y Economa Plural Estado Plurinacional de Bolivia Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios
REGLAMENTO ESPECFICO SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS

(RE SABS)
Diciembre 2009
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REGLAMENTO ESPECFICO DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS MINISTERIO DE DESARROLLO PRODUCTIVO Y ECONOMA PLURAL
I. 1. OBJETIVO Implantar en el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economa Plural las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS) y su reglamentacin, identificando a las unidades y cargos de los servidores pblicos responsables de la aplicacin y funcionamiento del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios en la entidad, as como de los procedimientos inherentes a procesos de contratacin, manejo y disposicin de bienes. 2. MBITO DE APLICACIN El presente Reglamento Especfico es de aplicacin obligatoria por todo el personal y unidades de Ministerio de Desarrollo Productivo y Economa Plural. 3. BASE LEGAL PARA LA ELABORACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO La Base Legal del presente Reglamento Especfico es: a) La Constitucin Poltica del Estado. b) La Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales. c) El Decreto Supremo N 23318-A, de 3 de noviembre de 1992, que aprueba el Reglamento de Responsabilidad por la Funcin Pblica y Decreto Supremo N 26237, de 29 de junio de 2001, que lo modifica. d) El Decreto Supremo N 0181, de 28 de junio de 2009, de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS). e) La Resolucin Ministerial N 262 de 15 de julio de 2009, que aprueba los Modelos de Documento Base de Contratacin. f) La Resolucin Ministerial N 263 de 15 de julio de 2009, que aprueba el Modelo de Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (RE-SABS), el Contenido Mnimo para la elaboracin del Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios de Empresas Pblicas Nacionales Estratgicas (RE-SABS-EPNE) y el Manual de Operaciones del SICOES. 4. NOMBRE DE LA ENTIDAD Ministerio de Desarrollo Productivo y Economa Plural 5. MXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA (MAE) La Mxima Autoridad Ejecutiva de la entidad es el Ministro(a) de Desarrollo Productivo y Economa Plural 6. ELABORACIN Y APROBACIN DEL REGLAMENTO ESPECFICO ASPECTOS GENERALES
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El responsable Administrativa.
de
la
elaboracin
del
presente
RE-SABS
es
la
Unidad
El presente RE-SABS ser aprobado mediante Resolucin Ministerial emitida por el Ministro(a) de Desarrollo Productivo y Economa Plural. 7. PREVISIN En caso de presentarse dudas, omisiones, contradicciones y/o diferencias en la interpretacin del presente Reglamento Especfico, stas sern solucionadas en los alcances y previsiones establecidas en el Decreto Supremo N 0181 de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios (NB-SABS). 8. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO El incumplimiento u omisin de lo dispuesto por el presente RE-SABS, dar lugar a responsabilidades por la funcin pblica segn lo establecido en el Capitulo V, de la Ley N 1178, de 20 de julio de 1990, de Administracin y Control Gubernamentales y disposiciones conexas. II. 9. SUBSISTEMA DE CONTRATACIONES
ELABORACIN DEL PROGRAMA ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC) El PAC ser elaborado por la Unidad Administrativa de la entidad en coordinacin con las Unidades Solicitantes. MODALIDAD DE CONTRATACIN MENOR
10.
RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIN MENOR Se designar como Responsable del Proceso de Contratacin Menor al Director General de Asuntos Administrativos, excepto Resolucin Ministerial expresa. El servidor pblico designado por la MAE mediante Resolucin Ministerial, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Contratacin Menor (hasta Bs20.000.-), cuyas funciones son las siguientes: a) Verificar que la solicitud de contratacin de bienes o servicios emitida por la Unidad Solicitante incluya el precio referencial y tenga adjunta la certificacin presupuestaria, certificacin de equivalencia salarial y los trminos de referencia o especificaciones tcnicas. b) Autorizar la solicitud de contratacin. c) Adjudicar la contratacin del bien o servicio firmando la Orden de Compra solo para bienes de entrega inmediata.
11.
PROCESOS DE CONTRATACIN EN LA MODALIDAD CONTRATACIN MENOR
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Las contrataciones hasta Bs.20.000.- (VEINTE MIL 00/100 BOLIVIANOS), que no requieren cotizaciones, ni propuestas, se realizan segn el siguiente proceso:
PROCESO PARA CONTRATACIN MENOR DE BIENES O SERVICIOS No. 1 Responsable Actividad Identifica el bien o servicio que desea se contrate y prepara las especificaciones tcnicas o trminos de referencia segn corresponda Obtiene el Formulario nico de Certificaciones para Contrataciones (FUCEC) con las siguientes certificaciones: De la Direccin General de Planificacin la certificacin POA. Si la compra se refiere a activos fijos obtiene la certificacin del rea de Activos Fijos de que la misma no tiene disponible el activo solicitado Si la compra se refiere a materiales o suministros obtiene certificacin del rea de Almacenes de que no tiene en existencia lo solicitado Verifica que tiene saldo presupuestario para solicitar la compra. Remite a la Direccin General de Asuntos Administrativos una nota de solicitud de la contratacin del bien o servicio indicando el precio referencial y adjuntando los trminos de referencia especificaciones tcnicas y el FUCEC correspondiente. En caso de que se trate de equipos de computacin, perifricos, sofwtware o cualquier bien relacionado, deber obtener el VoBo de la Unidad de Sistemas en las especificaciones tcnicas o trminos de referencia. Revisa la documentacin recibida y deriva el FUCEC a la Unidad Financiera para que se completen la certificacin presupuestaria, posteriormente remite toda esta documentacin al RPA Verifica la documentacin recibida y autoriza el inicio del proceso de contratacin, luego remite toda esta documentacin a la Unidad Administrativa. De la base de datos se elige al proponente al que se le contrataran los bienes o servicios para elaborar la Orden de Compra (para bienes de entrega inmediata) en original y dos copias, indicando en la misma el motivo por el cual se adjudica esa contratacin o Contrato. Procede a la adjudicacin firmando la Orden de Compra en el original y las dos copias y las devuelve a la Unidad Administrativa o procede a la firma de Contrato segn corresponda. Informa al adjudicatario de tal situacin y procede a entregar el original de la mencionada orden , recabando su sello y firma como constancia de recepcin en las copias. Una de las copias se adjunta a los antecedentes del proceso y la otra se archiva en el rea de contrataciones. Posteriormente y cuando se trate de compra material de escritorio o contratacin de trabajos para servicios generales, el original de la Orden de Compra ser remitida a la Unidad o rea que corresponda. Cuando se trate de compra de activos fijos una fotocopia ntegra del proceso ms el original de la Orden de Compra sern remitidas al rea de Activos Fijos o al rea de Sistemas segn corresponda.
I a) I b) II a) c) d) c) I f) 36 34 34
Referencia al D.S. 0181 de 28.06.09 Incisos Artculos
a) b)
35
Unidad solicitante 3
f) d) e)
35 35
a)
58
Direccin General de Asuntos Administrativos RPA
7 rea de contrataciones 8
54
RPA
10
rea de contrataciones
m)
36
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Responsable de almacenes
En el caso de materiales y suministros, los mismos sern entregados en el rea de Almacenes, adems recibir el original de la Orden de Compra y la factura y/o nota de remisin (segn corresponda) del proveedor, procediendo a elaborar la Nota de Ingreso a Almacn, actualizar los kardex correspondientes y elaborar el informe para solicitar el pago; toda esta documentacin ser remitida a la Unidad de Finanzas para que procedan con el mismo. En el caso de que se trate de activos fijos (excepto equipos de computacin o similares o relacionados), se efectuara la recepcin previa revisin de que las especificaciones tcnicas hayan sido cumplidas y recibir los antecedentes del proceso, procediendo a elaborar la correspondiente Acta de Recepcin y el informe de solicitud de pago, remitiendo toda esta documentacin a la Unidad de Finanzas para que procedan con el mismo. Si la contratacin fuera relacionada con el rea de Servicios Generales, esta recibir todos los antecedentes del proceso y una vez concluido el trabajo solicitado proceder a elaborar el Acta de Conformidad, remitiendo posteriormente al rea de Contrataciones esta documentacin para que sea esta la que complete el trmite elaborando la solicitud de pago y enve todos los antecedentes a la Unidad Financiera para que procedan con el mismo. En el caso de que se trate de equipos de computacin o similares o relacionados, recibir los antecedentes del proceso y efectuara la recepcin previa revisin de que las especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia se hayan cumplido, procediendo a elaborar la correspondiente Acta de Recepcin, remitiendo posteriormente al rea de Contrataciones esta documentacin para que sea esta la que complete el trmite elaborando la solicitud de pago y enve todos los antecedentes a la Unidad Financiera para que procedan con el mismo.
Responsable de Activos Fijos
11 Responsable de Servicios Generales
Responsable de Sistemas
PROCESO PARA CONTRATACIN MENOR DE CONSULTORAS No. 1 Responsable Actividad Identifica el tipo de consultora que desea contratar y prepara los trminos de referencia Procede a hacer sellar el Formulario nico de Certificaciones para Contrataciones (FUCEC) en la Direccin General de Planificacin como constancia de certificacin POA. Unidad solicitante Verifica que tiene saldo presupuestario para solicitar la compra. Remite a la Direccin General de Asuntos Administrativos una nota de solicitud de la contratacin del consultor indicando el precio referencial y adjuntando los trminos de referencia, la certificacin POA, certificacin de equivalencia salarial, el FUCEC correspondiente y Hoja de Vida del postulante que desea contratar.
f) d) e) 35 35
a) b)
35
a)
58
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Direccin General de Asuntos Administrativos
Revisa la documentacin recibida y deriva a las siguientes instancias: A la Unidad de Recursos Humanos para la Certificacin de Equivalencia Salarial A la Unidad Financiera para la Certificacin Presupuestaria. Posteriormente remite toda esta documentacin al RPA. Verifica la documentacin recibida y autoriza el inicio del proceso de contratacin, luego remite toda esta documentacin a la Unidad Administrativa. Elabora la invitacin escrita dirigida al postulante indicado en la Hoja de Vida que envi la Unidad Solicitante Convoca al postulante y le entrega el original de la invitacin anotando la fecha y recabando firma del mismo como constancia de entrega y solicita carta de aceptacin y con todos los antecedentes documentarios remite los mismos a la Direccin General de Asuntos Jurdicos Elabora el contrato correspondiente y cita al consultor para la firma respectiva, enviando posteriormente toda la documentacin a la Unidad Administrativa. Archiva toda la documentacin respectivo y en forma cronolgica foliada en el file
I a) I b) II a) c) d) c) I f) 54 54 36 34 34
RPA
7 rea de contrataciones
8 9
10
Direccin General de Asuntos Jurdicos rea de contrataciones
c)
37
11
MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO - ANPE 12. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIN DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO RPA) Se designar como RPA al Director General de Asuntos Administrativos, excepto Resolucin Ministerial expresa. El RPA designado por la MAE, mediante Resolucin Ministerial, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, en la Modalidad de Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo ANPE, sus funciones estn establecidas en el Artculo 34.- de las NB- SABS. 13. PROCESOS DE CONTRATACIN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO 13.1 CONTRATACIN PROPUESTAS POR COTIZACIONES O REQUERIMIENTO DE
Se realizar mediante la solicitud de cotizaciones o propuestas, para contrataciones de bienes y servicios desde Bs.20.001 (VEINTE MIL UNO 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs1.000.000.- (UN MILLN 00/100 BOLIVIANOS).
PROCESO PARA CONTRATACIN POR COTIZACIONES O REQUERIMIENTO DE PROPUESTAS o. 1 Responsable Unidad solicitante Actividad Identifica el bien o servicio que desea se contrate y prepara las especificaciones tcnicas o trminos de referencia segn corresponda.
a) b)
35
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Obtiene el Formulario nico de Certificaciones para Contrataciones (FUCEC) con las siguientes certificaciones: De la Direccin General de Planificacin la certificacin POA. Si la compra se refiere a activos fijos obtiene la certificacin del rea de Activos Fijos de que la misma no tiene disponible el activo solicitado Si la compra se refiere a materiales o suministros obtiene certificacin del rea de Almacenes de que no tiene en existencia lo solicitado. Verifica que tiene saldo presupuestario para solicitar la compra. Remite a la Direccin General de Asuntos Administrativos una nota de solicitud de la contratacin del bien o servicio indicando el precio referencial y adjuntando los trminos de referencia especificaciones tcnicas y el FUCEC. En caso de que se trate de equipos de computacin, perifricos, sofwtware o cualquier bien relacionado, deber obtener el VoBo de la Unidad de Sistemas en las especificaciones tcnicas o trminos de referencia. Revisa la documentacin recibida y deriva el FUCEC a las siguientes instancias: Si la contratacin se refiere a Consultor Individual de Lnea, se obtiene de la Unidad de Recursos Humanos la Certificacin de Equivalencia Salarial A la Unidad Financiera para la Certificacin Presupuestaria. Posteriormente remite toda esta documentacin al RPA. Revisa la documentacin recibida, instruye la elaboracin del DBC y verifica que el FUCEC tenga todas las certificaciones, luego remite toda esta documentacin a la Unidad Administrativa. Se aclara que para cotizaciones no es necesario utilizar el modelo de DBC emitido por el rgano Rector, pudiendo el Ministerio elaborar un DBC especfico para el proceso solicitado. Elabora el DBC segn la modalidad que corresponda (por cotizaciones o propuestas) Aprueba el DBC y autoriza el inicio de proceso de contratacin a travs de un VoBo. Publica en el SICOES, debiendo tomar en cuenta que todos los plazos se computan a partir del da siguiente de la fecha de publicacin Publica en la Mesa de Partes Unidad solicitante rea de contrataciones RPA Inspeccin previa (si corresponde) La Unidad Solicitante atiende las consultas escritas (en coordinacin con la Unidad Administrativa si corresponde) Reunin de aclaracin (si corresponde) Elaboracin del acta de la Reunin de Aclaracin (si corresponde) Designa Responsable de Evaluacin (RE) o Comisin de Calificacin (CC) mediante memorandos expresos y
I a) I b) f) d) 35 e) 35
a)
58
RPA
34 II
rea de contrataciones RPA
e) a) I b) a) I b) b)
36 58 34 58 49 50, 56 58
10
48 56 Modelo DBC del SICOES f) 36 g) c) 58 Modelo DBC del SICOES I c) 34
11 12
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obligatoriamente para procesos mayores a Bs.200.000 solicita por escrito a la Direccin General de Asuntos Jurdicos la asignacin de un abogado para que asesore el proceso mximo 1 da antes. Direccin General de Asuntos Jurdicos rea de contrataciones Responsable de Evaluacin o Comisin de Calificacin Abogado designado 16
13
A solicitud del RPA designa un abogado para la revisin y asesoramiento del proceso Recibe las propuestas cotizaciones y registra en el libro de actas la fecha, hora, telfono, nombre del proponente, C.I. o NIT y solicita la firma correspondiente
i) j) 36
14
15
Proceden a la apertura de los sobre recibidos y a la lectura de los documentos presentados (sin realizar evaluacin) y si correspondiese a los precios ofertados, incluso cuando se haya presentado una sola propuesta o cotizacin. Efecta el anlisis y evaluacin de los documentos tcnicos y administrativos. Inmediatamente despus de la lectura de las cotizaciones o propuestas, se evala y califica las propuestas tcnicas y econmicas.
III a)
38
a) d) III b) e) III c) e)
37 58 38 58 38 58
17 Responsable de Evaluacin o Comisin de Calificacin
18
De ser necesario y cuando se requiera convoca mediante nota expresa - a todos los proponentes que se presentaron al proceso para la aclaracin de una o ms propuestas o cotizaciones, procediendo a levantar el acta correspondiente y rubricar la misma todos los asistentes. Elabora el informe borrador de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin y pone en conocimiento del Abogado para que realice el informe legal del proponente que ser sugerido para adjudicar. Elabora el informe legal de la revisin de documentos legales del proponente elegido por la Comisin de Calificacin para ser adjudicado. Elabora el informe en limpio de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin (en el que se incluye el informe legal) para su remisin al RPA y remite mediante nota la o las plizas de seguro y/o boletas de garanta a la Unidad de Administracin. Aprueba el Informe del Responsable de la Evaluacin o de la Comisin de Calificacin y sus recomendaciones, adems puede solicitar complementacin o mayor sustentacin del mismo. Elabora y solicita el Vo.Bo. del Director General de Asuntos Jurdicos en la Resolucin de Adjudicacin) de Declaratoria Desierta para importes mayores a Bs.200.000.Elabora y Vo.Bo. a la Carta de Adjudicacin de Declaratoria Desierta para importes menores o iguales a Bs200.000.Adjudica o declara desierta la contratacin de bienes y servicios mediante Resolucin Ministerial o Carta de Adjudicacin.
f)
58
III e) e)
38 58 23
19
20
Abogado designado
b) III e)
37 38
21
Responsable de Evaluacin o Comisin de Calificacin
e)
58
e) d) g) g)
58 34 37 58
22
RPA
Abogado designado 23 rea de contrataciones
c)
36
24
RPA
f)
34
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25 rea de contrataciones 26 rea de contrataciones Abogado designado Responsable de Evaluacin o Comisin de Calificacin Abogado designado MAE D.G.A.A. D.G.A.J RPA rea de contrataciones MAE
27 28
29
30
Notifica la Adjudicacin o Declaratoria Desierta va correo electrnico y/o fax y a travs del SICOES mximo dos (2) das despus de emitida la Resolucin Se debe tener en cuenta que para procesos superiores a Bs.200.000.los proponentes pueden presentar impugnaciones. Publica en Mesa de Partes la Resolucin de Adjudicacin o de Declaratoria Desierta mximo dos (2) das despus de su emisin El proponente adjudicado presenta la documentacin original administrativa, tcnica y legal en la Unidad Administrativa Revisa la legalidad de la documentacin presentada por el proponente adjudicado Efecta la verificacin tcnica de los documentos presentados por el proponente adjudicado y remite la boleta de garanta a la Unidad de Administracin para su custodia Elabora el correspondiente contrato del proceso de contratacin y coloca Vo.Bo. junto con el Jefe de Unidad y el Director General de Asuntos Jurdicos Procede a la suscripcin de contrato con el proponente adjudicado Remite al SICOES toda la informacin referida al proceso de contratacin. Designa al Responsable Comisin de Recepcin mediante memorando expreso en caso de recepcin de bienes y servicios Efecta la recepcin de los bienes y servicios y da su conformidad verificando el cumplimiento de las especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia
51
h)
58
c)
48
DBC del proceso e) 37
f)
38
c)
37
31
i)
58
32 33
n) d) I II a) III j)
36 32 49 39 58
34 Responsable Comisin de Recepcin
35
36 37 rea de contrataciones
Elabora y firma el Acta de Recepcin o el Informe de Conformidad segn corresponda y enva un a copia a la Unidad Administrativa para que se proceda a la devolucin de las boletas de garantas o plizas de seguro a las entidades emisoras o bien a la devolucin de los importes retenidos por concepto de garanta de cumplimiento de contrato. Procede a llenar el Formulario 500 Recepcin definitiva/ disconformidad del SICOES Completa y archiva en el correspondiente expediente toda la documentacin pertinente de manera cronolgica y ordenada.
II b)
39
Manual SICOES m) 36
MODALIDAD DE LICITACIN PBLICA 14. RESPONSABLE DEL PBLICA (RPC) PROCESO DE CONTRATACIN DE LICITACIN
Se designar como RPC al Director General de Planificacin El RPC, designado por la MAE mediante Resolucin Ministerial, es el responsable de las contrataciones de bienes y servicios, bajo la Modalidad de Licitacin Pblica, sus funciones estn establecidas en el Artculo 33.- de las Normas Bsicas.
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15.
PROCESO PBLICA
DE
CONTRATACIN
EN
LA
MODALIDAD
DE
LICITACIN
La Licitacin Pblica aplica cuando el monto de contratacin es mayor a Bs1.000.000 (UN MILLN 00/100 BOLIVIANOS), su procedimiento es el siguiente:
PROCESO PARA CONTRATACIN POR LICITACIN PUBLICA No. Responsable Actividad Identifica el bien o servicio que desea se contrate y prepara las especificaciones tcnicas o trminos de referencia segn corresponda. Obtiene el Formulario nico de Certificaciones para Contrataciones (FUCEC) con las siguientes certificaciones: De la Direccin General de Planificacin la certificacin POA. Si la compra se refiere a activos fijos obtiene la certificacin del rea de Activos Fijos de que la misma no tiene disponible el activo solicitado Si la compra se refiere a materiales o suministros obtiene certificacin del rea de Almacenes de que no tiene en existencia lo solicitado. Unidad solicitante 3 Verifica que tiene saldo presupuestario para solicitar la compra. De la Direccin certificacin POA. General de Planificacin obtiene
f) 35
a) b) 35
f)
35
Remite a la Direccin General de Asuntos Jurdicos una nota de solicitud de la contratacin del bien o servicio indicando el precio referencial y adjuntando los trminos de referencia especificaciones tcnicas y la certificacin POA. En caso de que se trate de equipos de computacin, perifricos, sofwtware o cualquier bien relacionado, deber obtener el VoBo de la Unidad de Sistemas en las especificaciones tcnicas o trminos de referencia. Revisa la documentacin recibida y deriva el FUCEC a las siguientes instancias: Si la contratacin se refiere a Consultor Individual de Lnea, se obtiene de la Unidad de Recursos Humanos la Certificacin de Equivalencia Salarial A la Unidad Financiera para la Certificacin Presupuestaria. Posteriormente remite toda esta documentacin al RPC. Revisa la documentacin recibida y verifica que el FUCEC tenga todas las certificaciones, autoriza el inicio del proceso de contratacin mediante provedo, instruye la elaboracin del DBC y luego remite toda esta documentacin a la Unidad Administrativa.
d) 35 e)
a)
58
I a) 33
RPC
I b)
8 9 10
rea de contrataciones RPC rea de
Elabora el DBC correspondiente al proceso Aprueba preliminarmente el DBC. Publica en el SICOES, debiendo tomar en cuenta que
e) a) I b) a) I
36 62 33 62 49
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contrataciones
todos los plazos se computan a partir del da siguiente de la fecha de publicacin. Inspeccin previa (si corresponde) La Unidad Solicitante atiende las consultas escritas (en coordinacin con la Unidad Administrativa si corresponde) Reunin de aclaracin (si corresponde). Elaboracin del acta de la Reunin de Aclaracin.
50, 56 b) 62
Modelo DBC del SICOES g) c) 36 62
11
Unidad solicitante rea de contrataciones
12 13 14 Direccin General de Asuntos Jurdicos RPC
Modelo DBC del SICOES g) 37 d) I c) d) I 62 33 62 51
Elabora y solicita Vo.Bo. del Director General de Asuntos Jurdicos en la Resolucin de Aprobacin del DBC. Firma la Resolucin de Aprobacin de DBC. Notifica a las empresas que estuvieron presentes en la reunin de aclaracin o enviaron consultas escritas con la Resolucin de Aprobacin de DBC mediante correo electrnico y/o fax y publica en el SICOES mximo dos (2) das despus de la emisin de la Resolucin. Publica en Mesa de Partes la Resolucin de Aprobacin del DBC mximo dos (2) das despus de su emisin. Designa Comisin de Calificacin (CC) mediante memorandos expresos y solicita en forma escrita a la Direccin General de Asuntos Jurdicos la designacin de un abogado para que asesore el proceso de contratacin, mximo un da antes de la apertura de sobres.
e)
62
c)
48
17
RPC
I d)
33
18
Direccin General de Asuntos Jurdicos Tcnico en contrataciones Comisin de Calificacin Abogado designado
A solicitud del RPC designa un abogado para la revisin y asesoramiento del proceso. Recibe las propuestas y registra en el libro de actas la fecha, hora, telfono, nombre del proponente, C.I. o NIT y solicita la firma correspondiente. Proceden a la apertura de sobres recibidos y a la lectura de los documentos presentados (no a la evaluacin) y si correspondiese a los precios ofertados. Efecta el anlisis y evaluacin de los documentos tcnicos y administrativos. Inmediatamente despus de la lectura de documentos presentados, se evala y califica propuestas tcnicas y econmicas. los las
i) j) III a) a) f) III b) g) III c) g) 36
19
38 37 62 38 62 38 62
20
21
22
23
Comisin de Calificacin
De ser necesario y cuando se requiera convocamediante nota expresa - a todos los proponentes que se presentaron al proceso para la aclaracin de una o ms propuestas o cotizaciones, procediendo a levantar el acta correspondiente y rubricar la misma todos los asistentes. Elabora el informe borrador de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin y pone en conocimiento del Abogado para que realice el informe legal del proponente que ser sugerido para adjudicar.
h)
62
III e) g)
38 62
24
25
Abogado designado
Elabora el informe legal de la revisin de documentos legales del proponente elegido por la Comisin de
b)
37
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Calificacin para ser adjudicado. Elabora el informe en limpio de Evaluacin y Recomendacin de Adjudicacin (en el que se incluye el informe legal) para su remisin al RPC y remite mediante nota la o las plizas de seguro y/o boletas de garanta a la Unidad de Administracin. Aprueba el Informe de la Comisin de Calificacin y sus recomendaciones, adems puede solicitar complementacin o mayor sustentacin del mismo. Elabora y solicita Vo.Bo. del Director General de Asuntos Jurdicos en la Resolucin de Adjudicacin de Declaratoria Desierta. Adjudica o declara desierta la contratacin de bienes y servicios mediante Resolucin Expresa. Elabora la notificacin y la enva va correo electrnico y/o fax y a travs del SICOES mximo dos (2) das despus de su emisin. rea de contrataciones 31 Publica en Mesa de Partes la Resolucin de Adjudicacin o de Declaratoria Desierta de procesos mayores a Bs.200.000, mximo dos (2) das despus de su emisin. El proponente adjudicado presenta la documentacin original administrativa, tcnica y legal. Revisa la legalidad de la documentacin presentada por el proponente adjudicado. Efecta la verificacin tcnica de los documentos presentados por el proponente adjudicado y mediante nota remiten la o las boletas de garanta o plizas de seguro a la Unidad de Administracin.
e) I e) g) i) 58 33 37 62
26
Comisin de Calificacin
27
RPC
28
Abogado designado
29
RPC
I g) I j)
33 51 62
30
c)
48
32
rea de contrataciones Abogado designado
DBC del proceso
33
e)
37
34
Comisin de Calificacin RPC
f)
38
35
Abogado Designado Contraparte del Contrato
Cuando corresponda, proceder a la concertacin de mejores condiciones tcnicas. Cuando corresponda deber solicitar por escrito la renovacin de la boleta de garanta a la Unidad Administrativa como mximo 10 das antes del vencimiento de la misma. Elabora el correspondiente contrato del proceso de contratacin y coloca Vo.Bo.
k)
62
36
37
Abogado designado MAE D.G.P. D.G.A.A. D.G.A.J. rea de contrataciones MAE Responsable Comisin de Recepcin
c)
37
38
Procede a la suscripcin de contrato con el proponente adjudicado. Remite al SICOES toda la informacin referida al proceso de contratacin. Designa la Comisin de Recepcin mediante memorando expreso en caso de bienes y servicios. Efecta la recepcin de los bienes y servicios y da su conformidad verificando el cumplimiento de las especificaciones tcnicas y/o trminos de referencia.
i)
58
39
n) d) I II a) III j)
36 32 49 39 58
40
41
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42
Elabora y firma el Acta de Recepcin o el informe de Conformidad segn corresponda y enva una copia a la Unidad Administrativa y otra copia a la Jefatura de Finanzas para que se proceda a la devolucin de las boletas de garantas o plizas de seguro a las entidades emisoras o bien a la devolucin de los importes retenidos por concepto de garanta de cumplimiento de contrato. Procede a llenar el Formulario 500 Recepcin definitiva/ disconformidad del SICOES. rea de contrataciones Conforma y archiva en el correspondiente expediente toda la documentacin pertinente de manera cronolgica y ordenada.
II b)
39
43
Manual SICOES
44
m)
36
MODALIDAD DE CONTRATACIN POR EXCEPCIN 16. RESPONSABLE DE CONTRATACIN POR EXCEPCIN El Responsable de la Contratacin por Excepcin es el Ministro(a) de Desarrollo Productivo y Economa Plural 17. PROCESOS DE CONTRATACIN POR EXCEPCIN El proceso de Contratacin por Excepcin ser realizado conforme dicte la Resolucin que autoriza la Contratacin por Excepcin. Una vez suscrito el contrato, la informacin de la contratacin ser presentada a la Contralora General del Estado y registrada en el SICOES. MODALIDAD DE CONTRATACIN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS 18. RESPONSABLE DE CONTRATACIN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS El Responsable de la Contratacin por Desastre y/o Emergencias es el Ministro(a) de Desarrollo Productivo y Economa Plural 19. PROCESO DE CONTRATACIN POR DESASTRE Y/O EMERGENCIAS Las Contrataciones por Desastre y/o Emergencias sern realizadas conforme dicte la Resolucin de Declaratoria de Desastre y/o Emergencias.
MODALIDAD DE CONTRATACIN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS 20. RESPONSABLE DE CONTRATACIN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS
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El responsable de la Contratacin Directa de Bienes y Servicios es el RPC o el RPA designado de acuerdo a lo establecido en los numerales 12 y 14 del presente Reglamento Especfico. La Contratacin Directa de Bienes y Servicios ser realizada de acuerdo con los siguientes procesos para cada una de las causales sealadas en el Art.72 del D.S.0181:
PROCESO PARA CONTRATACIN DIRECTA DE BIENES CON TARIFAS NICAS Y REGULADAS POR EL ESTADO (Gasolina, diesel, gas licuado, etc.) No. Responsable Actividad Identifica el bien que desea se contrate y prepara las especificaciones tcnicas mnimamente debern incluir cantidad y caractersticas del producto a comprar, lugar y frecuencia de entrega, precio referencial y costo total. Obtiene el Formulario nico de Certificaciones para Contrataciones (FUCEC) de la Direccin General de Planificacin para la certificacin POA.
f) 35
a) 35 b)
2 Unidad solicitante 3
Verifica que se tiene saldo presupuestario para realizar la compra. Remite a la Direccin General de Asuntos Administrativos nota de solicitud de la contratacin justificando la eleccin del proveedor y adjunta las especificaciones tcnicas y el FUCEC.
d) e) a) 35 62

(menos de Bs1.000.000)
Revisa la documentacin recibida y deriva el FUCEC a la Unidad Financiera para la Certificacin Presupuestaria. Posteriormente remite toda esta documentacin al RPA RPC (segn corresponda). Revisa la documentacin recibida, verifica que el FUCEC tenga todas las certificaciones necesarias y remite la documentacin a la Unidad Administrativa con provedo que indica que esta autorizando la misma o a la Direccin General de Asuntos Jurdicos, segn corresponda. Elabora la Resolucin de Adjudicacin y coloca Vo.Bo. del Director General de Asuntos Jurdicos (cuando corresponda). Elabora carta de adjudicacin y solicita Vo.Bo. de la Jefatura de la Unidad Administrativa (cuando corresponda). Adjudica la contratacin del bien mediante Resolucin Expresa si la contratacin es mayor a Bs200.000 y menor o igual a Bs1.000.000.II 34
(ms de Bs.1.000.000)
RPC
II
33
g)
37
c)
36
RPA 9
Adjudica la contratacin del bien mediante Nota de Adjudicacin si la compra es mayor a Bs20.000 y menor o igual a Bs200.000, en la misma se debe adems indicar el plazo y lugar de entrega. Adjudica la contratacin del bien mediante Resolucin Expresa si la compra es mayor a Bs1.000.000.-
I f)
34
RPC
I g)
33
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Notifica va correo electrnico y/o fax al proponente adjudicado. Para compras mayores a Bs.200.000 y en coordinacin con la Direccin General de Asuntos Jurdicos indica al proponente adjudicado que documentos debe presentar para proceder a la firma del contrato. Recibe del proponente adjudicado la documentacin original administrativa, tcnica y legal solicitada. Revisa la legalidad de la documentacin presentada por el proponente adjudicado.
c)
36
12 Direccin General de Asuntos Jurdicos
e)
37
13
Elabora el correspondiente contrato del proceso de contratacin con Vo.Bo del abogado que elabora el mismo, el Jefe de Unidad y el Director General de Asuntos Jurdicos.
c)
37
14
(para contratos hasta Bs1.000.000)
MAE, RPA, DGAA, DGAJ
MAE, RPC, DGAA, DGAJ

(para contratos arriba de Bs1.000.000)
Procede a la suscripcin de contrato con el proponente adjudicado,
i)
58
15
MAE
Designa al Responsable de Recepcin mediante memorando expreso en caso de que no sea una compra recurrente. Remite al SICOES toda la informacin referida al proceso de contratacin y remite fotocopia del contrato a la Unidad Solicitante o Responsable de Recepcin. En caso de ser una compra recurrente la Responsable de Recepcin y administracin de las entregas parciales para la utilizacin del producto deber ser la Unidad Solicitante, debiendo por lo tanto disear los procesos de control que garanticen el adecuado y racional uso del mismo. en caso de que no se trate de una compra recurrente efecta la recepcin de los bienes y servicios y da su conformidad verificando el cumplimiento de las especificaciones tcnicas, luego elabora y firma el Acta de Recepcin y la remite al rea de contrataciones. Conforma y archiva en el correspondiente expediente con toda la documentacin pertinente de manera cronolgica y ordenada, con el Acta de Recepcin elabora la nota de solicitud de pago y adjunta fotocopia del proceso y remite toda esta documentacin a la Unidad Financiera para que procedan al pago.
d) I
32 49
16
n)
36
II a)
39
Unidad solicitante 17 Responsable de Recepcin
j)
58
II b)
39
18
m)
36
PROCESO PARA CONTRATACIN DIRECTA DE SERVICIOS PBLICOS (Energa elctrica, agua y otros de naturaleza anloga) No. 1 2 Responsable Unidad solicitante Actividad Identifica el servicio pblico que desea se contrate y prepara las especificaciones tcnicas. Obtiene el Formulario nico de Certificaciones para
a) b) f)
35 35
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Contrataciones (FUCEC) de la Direccin General de Planificacin para la certificacin POA. Verifica que se tiene saldo presupuestario para realizar la compra. Remite a la Direccin General de Asuntos Administrativos nota de solicitud de la contratacin justificando la eleccin del proveedor y adjunta las especificaciones tcnicas y el FUCEC. Direccin General de Asuntos Administrativos RPA
d) e) a)
35 62
Revisa la documentacin recibida y deriva el FUCEC a la Unidad Financiera para la Certificacin Presupuestaria. Posteriormente remite toda esta documentacin al RPA RPC (segn corresponda). Revisa la documentacin recibida, verifica que el FUCEC tenga todas las certificaciones necesarias y remite la documentacin a la Unidad Administrativa con provedo que indica que esta autorizando la misma o a la Direccin General de Asuntos Jurdicos, segn corresponda. Elabora la Resolucin de Adjudicacin y coloca Vo.Bo. del Director General de Asuntos Jurdicos (cuando corresponda). Elabora carta de adjudicacin y solicita Vo.Bo. de la Jefatura de la Unidad Administrativa (cuando corresponda). Adjudica la contratacin del servicio mediante Resolucin Expresa si la contratacin es mayor a Bs200.000 y menor o igual a Bs1.000.000.II 34
(ms de Bs.1.000.000)
RPC
II
33
g)
37
c)
36
RPA 9
Adjudica la contratacin del servicio mediante Nota de Adjudicacin si la compra es mayor a Bs20.000 y menor o igual a Bs200.000, indicando adems el plazo y lugar de recepcin del servicio. Adjudica la contratacin del servicio mediante Resolucin Expresa si la compra es mayor a Bs1.000.000.Notifica va correo electrnico y/o fax al proponente adjudicado. Para compras mayores a Bs.200.000 y en coordinacin con la Direccin General de Asuntos Jurdicos indica al proponente adjudicado que documentos debe presentar para proceder a la firma del contrato. Recibe del proponente adjudicado la documentacin original administrativa, tcnica y legal solicitada. Revisa la legalidad de la documentacin presentada por el proponente adjudicado Elabora el correspondiente contrato del proceso de contratacin con Vo.Bo del abogado que elabora el mismo, el Jefe de Unidad y el Director General de Asuntos Jurdicos.
I f)
34
RPC
I g)
33
10 rea de contrataciones 11 12
c)
36
13
Direccin General de Asuntos Jurdicos MAE, RPA, DGAA, DGAJ
e)
37
c)
37
14

i)
58
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15
MAE
Designa al Responsable de Recepcin mediante memorando expreso en caso de que no sea una compra recurrente. Remite al SICOES toda la informacin referida al proceso de contratacin y remite fotocopia del contrato a la Unidad Solicitante o Responsable de Recepcin. Efecta el control de la prestacin del servicio debiendo disear los procesos de control que garanticen el adecuado y racional uso del mismo. Efecta la recepcin de los servicios y da su conformidad verificando el cumplimiento de las especificaciones tcnicas, luego elabora y firma el Acta de Recepcin y la remite al rea de contrataciones. Conforma y archiva en el correspondiente expediente con toda la documentacin pertinente de manera cronolgica y ordenada, con el Acta de Recepcin elabora la nota de solicitud de pago y adjunta fotocopia del proceso y remite toda esta documentacin a la Unidad Financiera para que procedan al pago.
d) I
32 49
16
n)
36
17
Unidad solicitante Responsable de Recepcin
II a)
39
j) II b)
58 39
18
m)
36
PROCESO PARA CONTRATACIN DIRECTA DE MEDIOS DE COMUNICACIN (Televisiva, radial, escrita u otros medios de difusin, excepto agencias de publicidad) No. 1 Responsable Actividad Identifica el servicio que desea se contrate y prepara las especificaciones tcnicas. Obtiene el Formulario nico de Certificaciones para Contrataciones (FUCEC) de la Direccin General de Planificacin para la certificacin POA. Unidad solicitante
f) 35
a) b) 35
Verifica que se tiene saldo presupuestario para realizar la compra. Remite a la Direccin General de Asuntos Administrativos nota de solicitud de la contratacin justificando la eleccin del proveedor y adjunta las especificaciones tcnicas.
d) e) a) 35 62

Revisa la documentacin recibida y deriva el FUCEC a la Unidad Financiera para la Certificacin Presupuestaria. Posteriormente remite toda esta documentacin al RPA RPC (segn corresponda). Revisa la documentacin recibida, verifica que el FUCEC tenga todas las certificaciones necesarias y remite la documentacin a la Unidad Administrativa con provedo que indica que esta autorizando la misma o a la Direccin General de Asuntos Jurdicos. Segn corresponda. Elabora la Resolucin de Adjudicacin y coloca Vo.Bo. del Director General de Asuntos Jurdicos (cuando corresponda). Elabora carta de adjudicacin y solicita Vo.Bo. de la Jefatura de la Unidad Administrativa (cuando corresponda). Adjudica la contratacin del servicio mediante Resolucin
II 34
RPC
(ms de Bs.1.000.000)
II
33
g)
37
c) I f)
36 34
RPA
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Expresa si la contratacin es mayor a Bs200.000 y menor o igual a Bs1.000.000.Adjudica la contratacin del servicio mediante Nota de Adjudicacin si la compra es mayor a Bs20.000 y menor o igual a Bs.200.000, indicando adems los detalles inherentes a la recepcin del servicio. Adjudica la contratacin del servicio mediante Resolucin Expresa si la compra es mayor a Bs1.000.000.Notifica va correo electrnico y/o fax al proponente adjudicado. Para compras mayores a Bs.200.000 y en coordinacin con la Direccin General de Asuntos Jurdicos indica al proponente adjudicado que documentos debe presentar para proceder a la firma del contrato. Recibe del proponente adjudicado la documentacin original administrativa, tcnica y legal solicitada. Revisa la legalidad de la documentacin presentada por el proponente adjudicado. Direccin General de Asuntos Jurdicos Elabora el correspondiente contrato del proceso de contratacin con Vo.Bo del abogado que elabora el mismo, el Jefe de Unidad y el Director General de Asuntos Jurdicos.
RPC
I g)
33
c)
36
12
e)
37
13
c)
37
14

i)
58
15
MAE
Designa al Responsable de Recepcin mediante memorando expreso en caso de que no sea una compra recurrente. Remite al SICOES toda la informacin referida al proceso de contratacin y remite fotocopia del contrato a la Unidad Solicitante o Responsable de Recepcin. Efecta el control de la prestacin del servicio, debiendo disear los procesos de control que garanticen que los servicios contratados han sido cumplidos a cabalidad. Luego elabora y firma el Acta de Recepcin y la remite al rea de contrataciones Conforma y archiva en el correspondiente expediente con toda la documentacin pertinente de manera cronolgica y ordenada, con el Acta de Recepcin elabora la nota de solicitud de pago y adjunta fotocopia del proceso y remite toda esta documentacin a la Unidad Financiera para que procedan al pago.
d) I
32 49
16
rea de contrataciones Unidad solicitante Responsable de Recepcin
n) II a) j) II b)
36 39 58 39
17
18
m)
36
PROCESO PARA SUSCRIPCIN A MEDIOS DE COMUNICACIN ESCRITA O ELECTRNICA (Diarios, revistas y publicaciones especializadas) No. Responsable Unidad solicitante Actividad Identifica el bien que desea se contrate y prepara las especificaciones tcnicas mnimamente debern incluir cantidad y caractersticas del producto a comprar, lugar y frecuencia de entrega, precio referencial y costo total.
a) 35 b)
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Obtiene el Formulario nico de Certificaciones para Contrataciones (FUCEC) de la Direccin General de Planificacin para la certificacin POA.
f) 35
Verifica que se tiene saldo presupuestario para realizar la compra. Remite a la Direccin General de Asuntos Administrativos nota de solicitud de la contratacin justificando la eleccin del proveedor y adjunta las especificaciones tcnicas y el FUCEC. Direccin General de Asuntos Administrativos RPA
d) e) a)
35 62
Revisa la documentacin recibida y deriva el FUCEC a la Unidad Financiera para la Certificacin Presupuestaria. Posteriormente remite toda esta documentacin al RPA RPC (segn corresponda). Revisa la documentacin recibida, verifica que el FUCEC tenga todas las certificaciones necesarias y remite la documentacin a la Unidad Administrativa con provedo que indica que esta autorizando la misma o a la Direccin General de Asuntos Jurdicos, segn corresponda. Elabora la Resolucin de Adjudicacin y coloca Vo.Bo. del Director General de Asuntos Jurdicos (cuando corresponda). Elabora carta de adjudicacin y solicita Vo.Bo. de la Jefatura de la Unidad Administrativa (cuando corresponda). Adjudica la contratacin del bien mediante Resolucin Expresa si la contratacin es mayor a Bs200.000 y menor o igual a Bs1.000.000.II 34
(ms de Bs.1.000.000)
RPC
II
33
g)
37
c)
36
RPA 9
Adjudica la contratacin del bien mediante Nota de Adjudicacin si la compra es mayor a Bs20.000 y menor o igual a Bs200.000, en la misma se debe adems indicar la frecuencia y lugar de entrega. Adjudica la contratacin del bien mediante Resolucin Expresa si la compra es mayor a Bs1.000.000.Notifica va correo electrnico y/o fax al proponente adjudicado. Para compras mayores a Bs.200.000 y en coordinacin con la Direccin General de Asuntos Jurdicos indica al proponente adjudicado que documentos debe presentar para proceder a la firma del contrato. Recibe del proponente adjudicado la documentacin original administrativa, tcnica y legal solicitada. Revisa la legalidad de la documentacin presentada por el proponente adjudicado.
I f)
34
RPC
I g)
33
c)
36
e)
37
13
Elabora el correspondiente contrato del proceso de contratacin con Vo.Bo del abogado que elabora el mismo, el Jefe de Unidad y el Director General de Asuntos Jurdicos. Procede a la suscripcin de contrato con el proponente
c)
37
14
MAE, RPA,
i)
58
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DGAA, DGAJ
adjudicado,

15
Remite al SICOES toda la informacin referida al proceso de contratacin y remite fotocopia del contrato a la Unidad Solicitante o Responsable de Recepcin. Deber disear los procesos de control que garanticen la entrega del producto por parte del proveedor en los lugares y plazos establecidos. Conforma y archiva en el correspondiente expediente con toda la documentacin pertinente de manera cronolgica y ordenada, con el Acta de Recepcin elabora la nota de solicitud de pago y adjunta fotocopia del proceso y remite toda esta documentacin a la Unidad Financiera para que procedan al pago.
n)
36
16
Unidad solicitante
II a) j)
39 58
17
m)
36
PROCESO PARA CONTRATACIN DIRECTA DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES PARA FUNCIONAMIENTO DE OFICINAS DE ENTIDADES PBLICAS (cuando la entidad no cuente con infraestructura propia y en casos de extrema necesidad) No. Responsable Actividad Solicita mediante nota a la Direccin General de Asuntos Administrativos efectu consulta al SENAPE respecto ala existencia de inmuebles segn especificaciones tcnicas adjuntas a la mencionada nota.
Unidad solicitante Direccin General de Asuntos Administrativos
Enva nota al SENAPE y obtiene Certificado de Inexistencia de Inmuebles, luego remite este certificado a la Unidad Solicitante. Identifica el inmueble que desea se alquile y prepara especificaciones tcnicas. Obtiene el Formulario nico de Certificaciones para Contrataciones (FUCEC) de la Direccin General de Planificacin para la certificacin POA. Verifica que se tiene saldo presupuestario para realizar la compra. Remite a la Direccin General de Asuntos Administrativos nota de solicitud de la contratacin justificando la eleccin del proveedor y adjunta las especificaciones tcnicas trminos de referencia y el FUCEC.
a) b)
35
2 Unidad solicitante
f)
35
d) e) a)
35 62

Revisa la documentacin recibida y deriva el FUCEC a la la Unidad Financiera para la Certificacin Presupuestaria. Posteriormente remite toda esta documentacin al RPA RPC (segn corresponda). Revisa la documentacin recibida, verifica que el FUCEC tenga todas las certificaciones necesarias y remite la documentacin a la Unidad Administrativa con provedo que indica que esta autorizando la misma o a la Direccin General de Asuntos Jurdicos. segn corresponda.
II 34
(ms de Bs.1.000.000)
RPC
II
33
Pgina 20 de 29
Elabora la Resolucin de Adjudicacin y coloca Vo.Bo. del Director General de Asuntos Jurdicos (cuando corresponda). Elabora carta de adjudicacin y solicita Vo.Bo. de la Jefatura de la Unidad Administrativa (cuando corresponda). Adjudica la contratacin del bien mediante Resolucin Expresa si la contratacin es mayor a Bs200.000 y menor o igual a Bs1.000.000.-
g)
37
c)
36
RPA 9
Adjudica la contratacin del bien mediante Nota de Adjudicacin si la compra es mayor a Bs20.000 y menor o igual a Bs200.000.Adjudica la contratacin del bien mediante Resolucin Expresa si la compra es mayor a Bs1.000.000.Notifica va correo electrnico y/o fax al proponente adjudicado. Para contrataciones mayores a Bs.200.000 y en coordinacin con la Direccin General de Asuntos Jurdicos indica al proponente adjudicado que documentos debe presentar para proceder a la firma del contrato. Recibe del proponente adjudicado la documentacin original administrativa, tcnica y legal solicitada. Revisa la legalidad de la documentacin presentada por el proponente adjudicado.
I f)
34
RPC
I g)
33
10 rea de contrataciones
c)
36
11
e)
37
13
Elabora el correspondiente contrato del proceso de contratacin con Vo.Bo del abogado que elabora el mismo, el Jefe de Unidad y el Director General de Asuntos Jurdicos.
c)
37
14

i)
58
15
MAE rea de contrataciones Unidad solicitante
Designa al Responsable de Recepcin mediante memorando expreso en caso de que no sea una compra recurrente. Remite al SICOES toda la informacin referida al proceso de contratacin y remite fotocopia del contrato a la Unidad Solicitante o Responsable de Recepcin. Efecta la recepcin del inmueble y da su conformidad verificando el cumplimiento de las especificaciones tcnicas, luego elabora y firma el Acta de Recepcin y la remite al rea de contrataciones Conforma y archiva en el correspondiente expediente con toda la documentacin pertinente de manera cronolgica y ordenada, con el Acta de Recepcin elabora la nota de solicitud de pago y adjunta fotocopia del proceso y remite toda esta documentacin a la Unidad Financiera para que procedan al pago.
d) I n)
32 49 36
16
II a) j) II b)
39 58 39
17 Responsable de Recepcin
18
m)
36
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El proceso de Compra Directa para la adquisicin de pasajes areos de aerolneas en rutas nacionales esta determinado en el REGLAMENTO DE PASAJES Y VITICOS que es aprobado mediante Resolucin Ministerial emitida por el Ministro(a) de Desarrollo Productivo y Economa Plural. 21. UNIDAD ADMINISTRATIVA La Unidad Administrativa del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economa Plural es la Direccin General de Asuntos Administrativos a travs de la Unidad Administrativa y la Unidad de Finanzas, cuyo Mximo Ejecutivo es el Director General de Asuntos Administrativos. La Director General de Asuntos Administrativos velar por el cumplimiento de las funciones establecidas en el Artculo 36.- de las NB-SABS. 22. UNIDADES SOLICITANTES En el Ministerio de Desarrollo Productivo y Economa Plural las Unidades Solicitantes, de acuerdo con el Organigrama vigente son: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) Ministra (o) Viceministerio de la Micro y Pequea Empresa Viceministerio de Produccin Industrial a Mediana y Gran Escala Viceministerio de la Industria del Turismo Viceministerio de Comercio Interno y Exportaciones Direccin General de Asuntos Administrativos Direccin General de Asuntos Jurdicos Direccin General de Planificacin CONOCE BOLIVIA PROMUEVE BOLIVIA PRO BOLIVIA INSUMOS BOLIVIA IBMETRO SENAPI SENAVEX
Los requerimientos de las unidades dependientes de las Unidades Solicitantes sealadas, canalizarn sus requerimientos a travs de las mismas. Las Unidades Solicitantes cumplirn estrictamente con las funciones establecidas en el Artculo 35.- de las NB-SABS. 23. COMISIN DE CALIFICACIN 23.1 COMISIN DE CALIFICACIN Y/O RESPONSABLE DE EVALUACIN EN LA MODALIDAD DE APOYO NACIONAL A LA PRODUCCIN Y EMPLEO (ANPE)
La Comisin de Calificacin para la modalidad ANPE, ser designada por el RPA, mediante memorando expreso dentro de los dos (2) das previos a la presentacin de cotizaciones o propuestas. Pgina 22 de 29
La Comisin de Calificacin deber conformarse con servidores pblicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante segn el objeto de contratacin. Alternativamente, segn el objeto de la contratacin, el RPA, mediante memorado expreso, designar un Responsable de Evaluacin, dentro de los dos (2) das previos a la presentacin de cotizaciones o propuestas. Este responsable asumir las funciones de la Comisin de Calificacin. La Comisin de Calificacin o el Responsable de Evaluacin cumplirn las funciones establecidas en el Artculo 38.- de las NB-SABS. 23.2 COMISIN DE CALIFICACIN PARA LICITACIN PBLICA
Ser designada por el RPC, mediante memorando expreso, dentro de los dos (2) previos al acto de apertura de propuestas, y estar integrada por servidores pblicos de la Unidad Administrativa y Unidad Solicitante. La Comisin de Calificacin cumplir las funciones establecidas en el Artculo 38.de las NB-SABS. 24. COMISIN DE RECEPCIN Ser designada por la MAE o por el responsable delegado por sta (RPC o RPA), mediante memorando expreso, mximo un (1) da hbil previo a la recepcin de bienes o servicios. La Comisin de Recepcin deber conformarse con servidores pblicos de la Unidad Administrativa y de la Unidad Solicitante segn el objeto de contratacin. Alternativamente, slo para la modalidad ANPE, la MAE o el responsable delegado por sta (RPA), designar un Responsable de Recepcin, mediante memorando expreso, que asumir las funciones de la Comisin de Recepcin. La Comisin de Recepcin y el Responsable de Recepcin cumplirn las funciones establecidas en el Artculo 39.- de las NB-SABS.
III. 25.
SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES
COMPONENTES DEL SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES Los componentes del Subsistema de Manejo de Bienes son los siguientes: a) Administracin de Almacenes. b) Administracin de Activos Fijos Muebles. c) Administracin de Activos Fijos Inmuebles.
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26.
RESPONSABILIDAD POR EL MANEJO DE BIENES El responsable principal, ante la Ministro(a) de Desarrollo Productivo y Economa Plural, por el Manejo de Bienes es Director General de Asuntos Administrativos
27.
ADMINISTRACIN DE ALMACENES El Ministerio de Desarrollo Productivo y Economa Plural cuenta con un Almacn Central de Materiales y Suministros, cuatro (4) sub almacenes correspondientes a cada Viceministerio, en el caso de proyectos que cuenten con presupuesto asignado en forma individual y que efecten compras de materiales y suministros que deban ser ingresados al Almacn, los mismos sern ingresados al sub almacn del Viceministerio al que pertenecen. Los Almacenes estn a cargo del Responsable de Almacenes Las funciones del responsable de Almacenes son las siguientes: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) Registrar ingresos y salidas de materiales de Almacn Central Elaborar inventarios mensuales, semestrales y anuales Efectuar la correcta aplicacin de los distintos materiales Aplicar sistemas de seguridad Atender solicitudes de materiales: pedidos, salidas y material sin existencia Coordinar con el inmediato superior la elaboracin de su POAI Responder por el buen uso de los activos a su cargo Responder por la confidencialidad de la informacin y/o documentacin que genera, recibe o utiliza Solicitar el pago de los materiales recibidos procesando y solicitando la documentacin pertinente Realizar otras funciones afines a solicitud del Jefe Inmediato Superior
28.
ADMINISTRACIN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES E INMUEBLES La Administracin de Activos Fijos Muebles e Inmuebles est a cargo de Unidad Administrativa cuyo responsable es el Responsable de Activos Fijos Las funciones que cumple el responsable de Activos Fijos Muebles e Inmuebles son: a) Programar y asignar los activos fijos con la debida Acta de Entrega y/o Asignacin a cada funcionario pblico b) Mantener actualizado el sistema de activos fijos c) Realizar informes de los inventarios y tomar las acciones que el caso aconseje d) Controlar el buen uso y mantenimiento de los activos fijos e) Verificar la correspondencia entre registro y existencias f) Verificar la existencia de la documentacin legal y registro de bienes inmuebles y vehculos g) Elaborar reportes valorados de Activos Fijos, Archivos Reales intangibles h) Controlar y verificar la salida, ingreso, permanencia y uso adecuado de los activos fijos del Ministerio i) Registrar todos los movimientos de los activos fijos j) Responder por el buen uso de los activos a su cargo Pgina 24 de 29
k) Supervisar el buen uso de los activos fijos asignados a los funcionarios responsables l) Coordinar con el inmediato superior la elaboracin de su POAI m) Responder por la confidencialidad de la informacin y/o documentacin que genera, recibe o utiliza. n) Solicitar el pago de los materiales recibidos procesando y solicitando la documentacin pertinente o) Realizar otras funciones afines a solicitud del Jefe Inmediato Superior. 29. MANEJO DE BIENES DE LOS PRODUCTOS QUE SEAN RESULTADO DE SERVICIOS DE CONSULTORAS, SOFTWARE Y OTROS SIMILARES Todos los bienes surgidos por donaciones, compra de los mismos para realizacin de consultoras y otras actividades similares y que hayan concluido, sern activados en forma inmediata y asignados segn requerimientos de activos fijos vigentes y pendientes, esta asignacin deber incluir el codificado de los mismos y la actualizacin de los reportes valorados de Activos Fijos con el importe que surge de restar al valor de compra la depreciacin acumulada correspondiente (mediante el mtodo lineal) por el periodo que haya sido utilizado el bien. Los bienes que no hayan sido asignados a funcionarios del Ministerio, sern codificados y resguardados en almacenes o ambientes que se hayan dispuesto para tal fin, tambin debern ser incluidos en los reportes valorados de Activos Fijos. IV. 30. SUBSISTEMA DE DISPOSICIN DE BIENES
TIPOS Y MODALIDADES DE DISPOSICIN DE BIENES Los tipos y modalidades de disposicin de bienes son los siguientes: a) Disposicin Temporal con las modalidades de: 1. Arrendamiento 2. Prstamo de Uso o Comodato b) Disposicin Definitiva, con las modalidades de: 1. Enajenacin 2. Permuta
31.
RESPONSABILIDAD POR LA DISPOSICIN DE BIENES El Responsable por la disposicin de bienes es el Ministro(a) de Desarrollo Productivo y Economa Plural, quien deber precautelar el cumplimiento de lo establecido en el Subsistema de Disposicin de Bienes.
32.
BAJA DE BIENES La baja de bienes no se constituye en una modalidad de disposicin; consiste en la exclusin de un bien en forma fsica y de los registros contables de la entidad, cuyos procesos, de acuerdo con cada una de las causales establecidas en el Artculo 235.- de las NB-SABS, son los siguientes:
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PROCESO PARA BAJA DE BIENES POR DISPOSICIN DEFINITIVA No. Responsable Actividad Anualmente realiza consulta escrita a todos los Viceministerios, Direcciones, Unidades Desconcentradas, Programas y Proyectos con el propsito de identificar los bienes que no son ni sern utilizados por el Ministerio. Elabora el Informe de Recomendacin para la Disposicin de Bienes detallando los siguiente: Relacin y tipo de bienes Anlisis de la conveniencia administrativa y factibilidad legal Recomendacin de la modalidad a utilizarse Precio base de los bienes a disponer (podr contratarse una empresa especializada para la valoracin de los activos) Documentacin de respaldo de los bienes a ser dispuestos. Aprueba el Informe Disposicin de Bienes. de Recomendacin para la
185
MAE
179
180 181 182 183 184 235 II 236 III
MAE
Direccin General de Asuntos Jurdicos
Elabora Resolucin sobre Disposicin de Bienes con Vo.Bo. del Director General de Asuntos Jurdicos. Misma que deber incluir el mximo detalle sobre los antecedentes, los propsitos y las condiciones relativas al bien o bienes a ser dispuesto. Firma la Resolucin Ministerial sobre Disposicin de Bienes. Efecta la entrega de los bienes mediante Acta de Entrega al nuevo propietario y la hace firmar con el Director General de Asuntos Administrativos. En base a la Resolucin Ministerial sobre Disposicin de Bienes elabora informe detallado acerca de las causales de la disposicin, adems se adjunta al informe los siguientes documentos: Resolucin Ministerial de disposicin del bien Acta de entrega del bien al nuevo propietario Posteriormente remite este informe con los anexos y con Vo.Bo. de la Jefatura de la Unidad Administrativa a la Direccin General de Asuntos Administrativos. Autoriza la baja del bien y solicita a la Direccin General de Asuntos Jurdicos la elaboracin de la Resolucin Administrativa correspondiente.
g)
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II
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MAE
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Responsable de Activos Fijos 7
IV
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Direccin General de Asuntos Administrativos Direccin General de Asuntos Jurdicos Direccin General de Asuntos Administrativos Responsable de Activos Fijos
Elabora la Resolucin Administrativa y la remite a la Direccin General de Asuntos Administrativos. con VoBo.
Firma la Resolucin Administrativa y la deriva a la Unidad Administrativa para su aplicacin. En un plazo no mayor a diez (10) das hbiles de la fecha del Acta de Entrega deber efectuar las siguientes acciones: Actualiza los listados de Activos Fijos y solicita con nota (adjuntando el informe) con VoBo del Jefe de la Unidad Administrativa a la Unidad de Finanzas la
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II
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regularizacin contable de las bajas efectuadas en los registros de activos fijos. Nota al SENAPE informando sobre la disposicin de inmuebles, vehculos, maquinaria y equipo. Informe a la Contralora General del Estado, sobre la disposicin de bienes ejecutada.
PROCESO PARA BAJA DE BIENES POR HURTO, ROBO O PERDIDA FORTUITA No. Responsable Responsable del bien Direccin General de Asuntos Administrativos Actividad Elabora informe pormenorizado de las circunstancias en las que el bien fue hurtado, robado o perdido y lo remite a la Direccin General de Asuntos Administrativos. En conocimiento del informe del responsable del bien efecta denuncia pertinente a la FECC (si corresponde) y enva nota explicativa al Seguro y junto con el informe del responsable del bien remite copias de las denuncias a la Unidad Administrativa. Elabora informe tcnico detallado acerca de las causales que originaran la baja y adjunta al mismo los siguientes documentos: Informe pormenorizado del responsable del bien Denuncia a la FECC (si corresponde) Denuncia al Seguro Posteriormente remite este informe con los anexos y con Vo.Bo. de la Jefatura de la Unidad Administrativa a la Direccin General de Asuntos Administrativos. Autoriza la baja del bien y solicita a la Direccin General de Asuntos Jurdicos la elaboracin de la Resolucin Administrativa correspondiente.
III
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Responsable de Activos Fijos Responsable de Almacenes
Direccin General de Asuntos Administrativos Direccin General de Asuntos Jurdicos Direccin General de Asuntos Administrativos Responsable de Activos Fijos Responsable de Almacenes
Firma la Resolucin Administrativa y la deriva a la Unidad Administrativa para su aplicacin. Actualiza los listados de Activos Fijos Almacenes (segn sea el caso) y remite con nota con VoBo del Jefe de la Unidad a la Unidad de Finanzas para justificar la regularizacin y/o ajuste contable. Efecta seguimiento al trmite de devolucin de los bienes que debern ser restituidos por el seguro.
PROCESO PARA BAJA DE BIENES POR MERMAS, DESMANTELAMIENTO TOTAL O PARCIAL DE EDIFICACIONES SINIESTRO. No. Responsable Responsable de Activos Fijos Responsable de Almacenes Direccin General de Asuntos AdministraActividad Elabora informe detallado acerca de las causales que originaran la baja, incluyendo informacin acerca de la cantidad, valor y otra informacin que se considere importante. En conocimiento del informe instruye la elaboracin de las Actas de Verificacin y designa mediante Memorando expreso un funcionario del Ministerio para que realice y firme la mencionada Acta.
III IV
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tivos 3 En conocimiento del informe del responsable del bien efecta denuncia y enva nota explicativa al Seguro (cuando corresponda). Efecta la verificacin y el llenado del Acta de Verificacin y remite la misma a la Direccin General de Asuntos Administrativos.
Funcionario Designado Direccin General de Asuntos Administrativos Direccin General de Asuntos Jurdicos Direccin General de Asuntos Administrativos Responsable de Activos Fijos Responsable de Almacenes
Autoriza la baja del bien y solicita a la Direccin General de Asuntos Jurdicos la elaboracin de la Resolucin Administrativa correspondiente.
Firma la Resolucin Administrativa y la deriva a la Unidad Administrativa para su aplicacin. Actualiza los listados de Activos Fijos de Almacenes (segn sea el caso) y remite con nota con VoBo del Jefe de la Unidad Administrativa a la Unidad de Finanzas para justificar la regularizacin y/o ajuste contable. Efecta seguimiento al trmite de devolucin o reposicin del bien dado de bajo por parte del Seguro.
PROCESO PARA BAJA DE BIENES POR INUTILIZACIN U OBSOLESCENCIA. No. Responsable Actividad Elabora informe detallado acerca de las causales que originaran la baja, incluyendo informacin acerca de la cantidad, valor y otra informacin que se considere importante; adems deber considerar en el informe la posible recuperacin de partes, accesorios y componentes que podran ser tiles para el Ministerio y puedan significar por lo tanto retorno econmico.
Responsable de Activos Fijos Responsable de Almacenes Direccin General de Asuntos Administrativos Direccin General de Asuntos Jurdicos Direccin General de Asuntos Administrativos Responsable de Activos Fijos Responsable de Almacenes
III IV
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Firma la Resolucin Administrativa y la deriva a la Unidad Administrativa para su aplicacin.
Actualiza los listados de Activos Fijos y remite con nota con VoBo del Jefe de la Unidad Administrativa a la Unidad de Finanzas para justificar la regularizacin y/o ajuste contable.
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PROCESO PARA BAJA DE BIENES POR VENCIMIENTOS, DESCOMPOSICIONES, ALTERACIONES O DETERIOROS No. Responsable Actividad Elabora informe detallado acerca de las causales que originaran la baja, incluyendo informacin acerca de la cantidad, valor y otra informacin que se considere importante; adems deber considerar en el informe la posible recuperacin de partes, accesorios y componentes que podran ser tiles para el Ministerio y puedan significar por lo tanto retorno econmico.
Responsable de Activos Fijos Responsable de Almacenes Direccin General de Asuntos Administrativos Direccin General de Asuntos Jurdicos Direccin General de Asuntos Administrativos Responsable de Activos Fijos Responsable de Almacenes
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Elabora la Resolucin Administrativa y la remite a la Direccin General de Asuntos Administrativos. con VoBo. Firma la Resolucin Administrativa y la deriva a la Unidad Administrativa para su aplicacin. Mediante memorando designa dos Ministerio para que efecten la incineracin de los bienes observados. funcionarios del destruccin y/o
Actualiza los listados de Activos Fijos Almacenes (segn sea el caso) y remite con nota con VoBo del Jefe de la Unidad Administrativa a la Unidad de Finanzas para justificar la regularizacin y/o ajuste contable.
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Ministerio de Desarrollo Productivo y Economa Plural Estado Plurinacional de Bolivia Reglamento Especfico del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios

REGLAMENTO ESPECFICO SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE BIENES Y SERVICIOS

PROCESOS DE CONTRATACIN EN LA MODALIDAD CONTRATACIN MENOR

Direccin General de Asuntos Administrativos RPA

Responsable de Activos Fijos

11 Responsable de Servicios Generales

Direccin General de Asuntos Administrativos

Direccin General de Asuntos Jurdicos rea de contrataciones

Direccin General de Asuntos Administrativos

rea de contrataciones RPA

48 56 Modelo DBC del SICOES f) 36 g) c) 58 Modelo DBC del SICOES I c) 34

17 Responsable de Evaluacin o Comisin de Calificacin

Responsable de Evaluacin o Comisin de Calificacin

Abogado designado 23 rea de contrataciones

DBC del proceso e) 37

34 Responsable Comisin de Recepcin

Direccin General de Asuntos Administrativos

rea de contrataciones RPC rea de

Modelo DBC del SICOES g) c) 36 62

Unidad solicitante rea de contrataciones

12 13 14 Direccin General de Asuntos Jurdicos RPC

Modelo DBC del SICOES g) 37 d) I c) d) I 62 33 62 51

rea de contrataciones Abogado designado

DBC del proceso

Comisin de Calificacin RPC

Abogado Designado Contraparte del Contrato

Direccin General de Asuntos Administrativos RPA

Direccin General de Asuntos Jurdicos rea de contrataciones

12 Direccin General de Asuntos Jurdicos

(para contratos hasta Bs1.000.000)

MAE, RPA, DGAA, DGAJ

MAE, RPC, DGAA, DGAJ

Procede a la suscripcin de contrato con el proponente adjudicado,

Unidad solicitante 17 Responsable de Recepcin

Direccin General de Asuntos Jurdicos rea de contrataciones

Direccin General de Asuntos Jurdicos MAE, RPA, DGAA, DGAJ

(para contratos hasta Bs1.000.000)

MAE, RPC, DGAA, DGAJ

Procede a la suscripcin de contrato con el proponente adjudicado,

Unidad solicitante Responsable de Recepcin

Direccin General de Asuntos Administrativos RPA

Direccin General de Asuntos Jurdicos rea de contrataciones

(para contratos hasta Bs1.000.000)

MAE, RPA, DGAA, DGAJ

MAE, RPC, DGAA, DGAJ

Procede a la suscripcin de contrato con el proponente adjudicado,

rea de contrataciones Unidad solicitante Responsable de Recepcin

Direccin General de Asuntos Jurdicos rea de contrataciones

12 Direccin General de Asuntos Jurdicos

MAE, RPC, DGAA, DGAJ

Unidad solicitante Direccin General de Asuntos Administrativos

Direccin General de Asuntos Administrativos RPA

Direccin General de Asuntos Jurdicos rea de contrataciones

12 Direccin General de Asuntos Jurdicos

(para contratos hasta Bs1.000.000)

MAE, RPA, DGAA, DGAJ

MAE, RPC, DGAA, DGAJ

Procede a la suscripcin de contrato con el proponente adjudicado,

MAE rea de contrataciones Unidad solicitante

SUBSISTEMA DE MANEJO DE BIENES

Direccin General de Asuntos Administrativos

180 181 182 183 184 235 II 236 III

Direccin General de Asuntos Jurdicos

Responsable de Activos Fijos 7