Formacion

DEP ART AMENT O ADMINISTRA TIVO DE LA FUNCI N P BLICA www .dafp.gov .
co
Formacion y Capacitacin
del Servidor Pblico
Guas para su Formulacin
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica INDUCCI N Y REINDUCCI

G u a p a r a i m p l e m e n t a r l o s p r o gI ra m aU s Cd eI N D C
N Y REINDUCCI N
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA www.dafp.gov.co
Fernando A. Grillo Rubiano DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO Carla Liliana Henao Carmona SUBDIRECTORA DEL DEPARTAMENTO Carlos Humberto Moreno Bermdez DIRECTOR DE POLTICAS DE ADMINISTRACIN PBLICA Mara del Consuelo Arias Prieto DIRECTORA DE POLTICAS DE CONTROL INTERNO ESTATAL Y RACIONALIZACIN DE TRMITES Luz Amparo Gonzlez Agudelo DIRECTORA DE POLTICAS DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Elbert Elicer Rojas Mndez DIRECTOR DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL Claudia Patricia Hernndez Len JEFE OFICINA ASESORA JURDICA Fredy Surez Castaeda JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN Javier Enrique Delgado Campuzano JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO Jos Ignacio Melo Bolvar JEFE OFICINA SISTEMAS DE INFORMACIN
Bogot, D.C., abril de 2003
Gua para implementar los programas de INDUCCIN Y REINDUCCIN
GUA PARA IMPLEMENTAR LOS PROGRAMAS DE INDUCCIN Y REINDUCCIN Elaborado por: Rafael Enrique Riveros Pinzn
GUA PARA EL DIAGNSTICO Y FORMULACIN DE PROGRAMAS DE FORMACIN Y CAPACITACIN Elaborado por: Caridad Jimenez Giraldo Isabel Bello Camacho
Documentos realizados en coordinacin con el equipo de trabajo de Talento Humano de la Direccin de Polticas de Administracin Pblica
Gua para implementar los programas de
INDUCCIN Y REINDUCCIN
TABLA DE CONTENIDO Pg. PRESENTACIN. .................................................................................................. 5 1a. PARTE: GUIA PARA IMPLEMENTAR LOS PROGRAMAS DE INDUCCIN Y REINDUCCIN. ................................................................ 7 1. GENERALIDADES. ................................................................................. 9 1.1 Aspectos generales a tener en cuenta en los programas del rea Bsica de Capacitacin. ............................................................ 9 1.2 Deficiencias a corregir. .......................................................................... 12 2. 2.1 2.2 2.3 2.4 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 PROGRAMA DE ORIENTACIN AL ESTADO Y AL SERVICIO PBLICO. ................................................................... 13 Objetivos. ............................................................................................... 13 Responsables. ....................................................................................... 13 Contenidos sugeridos. ........................................................................... 13 Estrategias sugeridas. ........................................................................... 18 PROGRAMA DE INDUCCIN. ............................................................. 19 Objetivos de un programa de Induccin. ............................................... 19 Importancia de los programas de Induccin. ......................................... 19 Requisitos para garantizar la efectividad de un programa de Induccin. ........ 20 Responsables. ....................................................................................... 21 Fases del proceso de Induccin. ........................................................... 22 Recomendaciones finales. ..................................................................... 28
4. PROGRAMA DE REINDUCCIN. ........................................................ 29 4.1 Objetivos de un Programa de Reinduccin. .......................................... 29 4.2 Contenidos sugeridos. ........................................................................... 30 4.3 Metodologa. .......................................................................................... 30 4.4 Responsable. ......................................................................................... 31 Anexos. ............................................................................................................... 33 Bibliografa. ........................................................................................................ 43
2a. PARTE: GUA PARA EL DIAGNSTICO Y FORMULACIN DE PROGRAMAS DE FORMACIN Y CAPACITACIN. ............................ 45 1. ELEMENTOS PARA LA FORMULACIN DE PROGRAMAS DE FORMACION Y CAPACITACION. .................................................... 47 1.1 Formacin y Capacitacin. .................................................................... 47 1.2 Normatividad que rige los procesos de Formacin y Capacitacin. ...... 47 1.3 Conceptos bsicos. ............................................................................... 48 1.3.1 Educacin Formal. ................................................................................ 48 1.3.2 Educacin No Formal. .......................................................................... 49 1.3.3 Educacin Informal. .............................................................................. 49 1.4 Plan Nacional de Formacin y Capacitacin. ........................................ 49 1.5 Plan Institucional y Programacin de la Capacitacin. .......................... 50 1.5.1 Poblacin Objetivo de la Capacitacin. ................................................ 51 1.5.2 Pasos a seguir en la Elaboracin del Plan de Capacitacin. ............... 52 1.5.2.1 Diagnstico de Necesidades. ............................................................ 52 1.5.2.2 Programacin. ................................................................................... 52 1.5.2.3 Desarrollo del Programa ................................................................... 52 1.5.2.4 Elaboracin y Presentacin de Informes de Gestin en Materia de Capacitacin. ............................................................ 53 1.5.3 Recursos para el Desarrollo de las Actividades de Capacitacin. ........ 53 2. DOCUMENTOS DE APOYO. .................................................................. 55 2.1 Procedimiento para la Formulacin de Programas de Formacin y Capacitacin. ............................................................... 55 2.1.1 Definicin de Polticas y Compromisos de la Alta Direccin. ................ 55 2.1.2 Conformacin del Equipo de Trabajo. .................................................. 56 2.1.3 Socializacin del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin. ........... 56 2.1.4 Diseo y elaboracin del Plan de Trabajo. ........................................... 56 2.2 Gua para la elaboracin de Diagnstico de necesidades de Formacin y Capacitacin en las Entidades del Estado. ....................... 57 2.2.1 Pasos o Etapas del Diagnstico. .......................................................... 57 2.2.1.1 Planeacin. ........................................................................................ 57 2.2.1.2 Identificacin de Necesidades. .......................................................... 58 2.2.1.3 Organizacin y anlisis de la Informacin. ........................................ 61 2.2.1.4 Evaluacin. ........................................................................................ 64 2.3 Comunicacin de los resultados. ........................................................... 64 Anexos. ............................................................................................................... 67 Bibliografia. ........................................................................................................ 79
PRESENTACIN La formacin y capacitacin de los empleados del Estado ocupa sitio de preferencia dentro de los procesos de gestin del talento humano, por las incidencias positivas que las mismas tienen para el servidor y para la administracin pblica. Para el servidor, pues contribuye a realizar su proceso de personalizacin y a satisfacer sus necesidades de saber, permitindole ser exitoso en sus proyectos existenciales y laborales, cualquiera sea el sitio y las circunstancias en los que le corresponda actuar. Para la administracin pblica, toda vez que los logros que han de garantizar la legitimidad de sus entidades, slo sern posibles si cuenta con empleados capacitados y competentes que den respuesta satisfactoria a las necesidades de los ciudadanos. El documento "Formacin y Capacitacin del Servidor Pblico - Guas para su Formulacin" que el lector tiene en sus manos, busca como propsito principal, precisamente, compartir algunos elementos conceptuales y metodolgicos indispensables para darles a los procesos de formacin y capacitacin todo el alcance y proyeccin que por naturaleza ellos tienen. Est dividido en dos partes claramente diferenciables: La primera se refiere con cierto detalle a los programas del rea bsica de capacitacin como son el de Orientacin al Estado y al Servicio Pblico, el de Induccin y el de Reinduccin. Su objetivo es el de compartir con los responsables de que dichos programas se lleven a cabo en las entidades, unas ideas y un modus operandi apropiado para que los servidores, los recin vinculados y los antiguos, logren autnticos aprendizajes de la cultura organizacional que garanticen la legitimidad de las entidades a las que estn vinculados y, desde luego, del Estado, as como la satisfaccin y productividad en su quehacer laboral.
Las orientaciones consignadas en esta primera parte no reemplazan, sin embargo, los valiosos aportes conceptuales del documento "Currculo Bsico para los Programas de Induccin y Reinduccin al Servicio Pblico", elaborado conjuntamente por la Escuela Superior de Administracin Pblica y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, y cuya lectura juiciosa y reflexiva recomendamos. La segunda parte constituye una Gua para el Diagnstico y Formulacin de Programas de Formacin y Capacitacin en las Entidades del Estado. En ella, adems de clarificarse algunos conceptos bsicos sobre la educacin en general, el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin y los Planes Institucionales de Formacin y Capacitacin, se encuentran orientaciones precisas para que los responsables de implementar los procesos de formacin y capacitacin realicen con acierto los diagnsticos de necesidades al respecto, como punto de partida indispensable para la planeacin y organizacin de eventos exitosos que lleven a la solucin de las necesidades as detectadas. Finalmente, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica espera que esta publicacin inicie en cadena una serie de reacciones, sugerencias y retroalimentacin a las temticas de la formacin y la capacitacin de los servidores pblicos provenientes de la prctica diaria de las entidades, con miras a que dichos procesos se realicen siempre mejor.
MAURICIO ZULUAGA RUZ Director
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PA R T E
GUA PARA IMPLEMENTAR LOS PROGRAMAS DE INDUCCIN Y REINDUCCIN
1. GENERALIDADES
El programa de orientacin al servicio pblico, el de induccin, lo mismo que el de reinduccin, forman parte de un proceso progresivo de formacin y aprendizaje de los servidores pblicos, indispensable para su desarrollo humano en la entidad y para que sta pueda cumplir adecuadamente su misin. Estos tres programas pertenecen al rea Bsica de Capacitacin. 1.1 Aspectos generales a tener en cuenta en los programas del rea Bsica de Capacitacin.Dada la importancia de los programas del rea bsica de capacitacin para la integracin armnica entre los servidores pblicos y las entidades para las cuales trabajan, de manera que cada vez se garanticen ms la legitimidad de stas y el desarrollo integral de aqullos, se recomienda: - Hacer el trnsito progresivo de unos programas bsicamente centrados en lo magistral a otros esencialmente participativos, en los que se prioricen los procesos de aprendizaje y de construccin del conocimiento sobre la realidad del Estado, el servicio pblico y la administracin pblica. - Para acceder a esta nueva metodologa, se requiere concebir las entidades pblicas como comunidades educativas, constituidas por seres humanos adultos, que ofrecen un servicio pblico y que como elementos dinamizadores de la organizacin plantean problemas y necesidades particulares; implementar pedagogas activas, adaptables a la educacin no formal, en la que haya espacios para los aprendizajes colectivos a partir del planteamiento de problemas que afectan al individuo y a la entidad y de la implementacin de acciones creativas conducentes a las soluciones de los mismos; tener en cuenta que los cambios ms efectivos no son aquellos que se imponen desde afuera, sino los que son consecuencia de la reflexin y el compromiso libremente adquirido.1
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DAFP - ESAP. Currculo bsico para los programas de induccin y reinduccin al servicio pblico. Bucaramanga, 1998.
- Realizar una planeacin cuidadosa de los eventos a adelantar dentro del rea bsica (Orientacin al Servicio Pblico, Induccin, Reinduccin), llevarlos a cabo y evaluar su cobertura e impacto. Esto implica principalmente: 1. Tener claridad de los objetivos que se desean conseguir con el evento que se programe. Estos objetivos deben ser, a la vez, parmetro de evaluacin del programa. 2. Determinacin de los contenidos a desarrollar y de las metodologas ms apropiadas. Debern precisarse los contenidos a desarrollar en cada uno de los programas, as como preverse las estrategias, dinmicas y ejercicios correspondientes. 2 3. Seleccin de los facilitadores de contenidos (expositores) y de procesos (dinmicas) Para realizar un programa dentro del rea bsica, se debern escoger de entre los servidores que prestan sus servicios en la misma entidad, o en otra, a aquellos que por su compromiso institucional, solidez conceptual, habilidades pedaggicas y buenas relaciones interpersonales, estn en condiciones de presentar con claridad los contenidos bsicos, de coordinar las diferentes sesiones y dinmicas que se programen, y de garantizar, en general, el xito del proceso de aprendizaje. 4. Elaboracin de la agenda Deber estar escrita y ser entregada a todos los participantes. Esto da la idea de organizacin, inters y respeto por las personas que participan en el proceso. Se sugiere que se haga en papel membreteado de la entidad y que contenga los siguientes aspectos (Anexo No. 3): Contenidos a desarrollar y expositores Dinmicas a utilizar y animadores o coordinadores
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NOTA: A pesar de que ms adelante se presentan en esta gua unos contenidos bsicos para desarrollar dentro de los programas del rea Bsica, se recomienda, para una visin ms integral del currculo, consultar el documento referenciado en la nota No.1.
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Fechas de cada uno de los temas y horarios Lugares de las reuniones Fecha de las evaluaciones (autoevaluaciones). 5. Realizacin del programa El programa deber desarrollarse presentando y desarrollando con los participantes los temas y las dinmicas previstas en la programacin, respetando los horarios y los lugares acordados. Es muy conveniente dejar la impresin de seriedad y de exigencia. Es conveniente, as mismo, prever algunas autoevaluaciones e imponer un ritmo de estudio para que los participantes puedan afianzar los conocimientos y aprendizajes que se quieren impartir. Con el objeto de que este programa avance con la participacin de los capacitandos, se debe animar a que tomen parte activa en los grupos de discusin que se organicen, a que expresen con confianza sus dudas e inquietudes y a que cumplan determinadas labores que se planeen previamente y que impliquen interaccin con otros servidores, antiguos y nuevos, de las diferentes reas de la entidad. As mismo, para que los programas avancen en forma gil, agradable y provechosa para todos los participantes, es conveniente que se prevea una clasificacin de los mismos, de manera que el nivel de conceptualizacin y profundizacin de los desarrollos temticos correspondan a su nivel educativo. Es decir, los contenidos bsicamente sern los mismos, pero la forma de expresarlos y de transmitirlos deber tener en cuenta el nivel educativo de la persona. 6. Preparacin de las autoevaluaciones Es conveniente preparar con anticipacin los cuestionarios o ejercicios, procurando que los aspectos que se evalen representen los contenidos ms significativos de los programas de orientacin al servicio pblico, de induccin o reinduccin. Conviene que los contenidos de las evaluaciones tengan validez mediante el visto bueno de expertos en los procesos.
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1.2 Deficiencias a corregir.Es deseable, a manera de sntesis de este captulo, que las entidades hagan todo lo que est de su parte para corregir las deficiencias que por lo general acompaan el desarrollo de los programas del rea bsica: - Ausencia de polticas institucionales claras sobre los programas de orientacin al servicio pblico, de induccin y de reinduccin; - Predominio de la ctedra magistral por parte de expertos y pasividad del servidor. Esta debe reducirse a lo mnimo indispensable; - Escasez de experiencias prcticas que aborden los problemas laborales del sector pblico; - Desconocimiento o escasa atencin a lo tico y humanstico; - Carencia de apoyo directivo. - Reducir los programas, sobre todo los de induccin, a eventos de un solo da, impidiendo que sean procesos de apropiacin institucional.
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2. PROGRAMA DE ORIENTACIN AL ESTADO Y AL SERVICIO PBLICO

Objetivos.1. Facilitarles a los servidores la comprensin del Estado y sus transformaciones en funcin del cumplimiento de sus misiones poltica, administrativa, econmica y social, as como la operatividad del mismo. 2. Familiarizar al nuevo servidor con la administracin pblica e iniciar en l el proceso de asimilacin de la cultura del servicio pblico orientada a la generacin de resultados sociales y sustentada en valores que propendan por el inters general y el bien comn. Responsables.La responsabilidad inmediata de que este programa se planee, organice, realice y evale son los jefes del rea de gestin humana o de la dependencia que haga sus veces. Por lo general, el jefe del rea, con la colaboracin de un equipo competente, disear el programa para la aprobacin de la Direccin. Contenidos sugeridos.1. Cultura del servicio al ciudadano La cultura del servicio pblico debe ser un complemento de la cultura de la participacin ciudadana. Se espera que al fortalecer estas dos culturas desde la administracin pblica, se contribuya significativamente a afianzar la democracia participativa. Se entiende por cultura del servicio pblico el conjunto de valores, conocimientos, actitudes y comportamientos que deben desarrollar progresivamente los servidores pblicos para hacer realidad una nueva manera de atender los requerimientos de los ciudadanos.
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En la base de la cultura del servicio deber estar la simpata del servidor hacia el ciudadano, entendida dicha simpata en su sentido etimolgico, es decir "capacidad de sentir con el ciudadano, de identificarse con l"; de reconocerlo como al verdadero dueo de lo pblico, sujeto de derechos, con voz y voto dentro de la administracin. Temas: Se sugieren desarrollos conceptuales y reflexiones con los recin vinculados sobre los siguientes temas, presentados por personas expertas: tica cvica. El servicio como condicin de legitimidad de la administracin pblica. La Tolerancia. Participacin, pluralismo, negociacin y manejo constructivo de los conflictos. tica de mximos (modelos diferentes de felicidad que se invita a compartir) y tica de mnimos (valores fundamentales que se exigen por razones de justicia y crecimiento humano).
2. Funcin Pblica y Modernizacin del Estado. Se busca que el servidor conozca el papel del Estado frente a la sociedad y maneje con propiedad y criterio temas relacionados con las variables econmicas, sociales, culturales, polticas y tecnolgicas que explican sus cambios. Temas 3: La Constitucin y el servidor pblico. El conocimiento de la Constitucin Poltica de Colombia por parte del servidor pblico es fundamental dentro de su cultura ciudadana, as como para hacer viable el Estado moderno. Se sugieren los siguientes desarrollos: - Qu es la Constitucin Poltica. - Un acercamiento a su filosofa, la cual est esplndidamente condensada en el "Prembulo".
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HERNNDEZ PABN, Hilda y ZIGA TAPIA, Gilberto. rea bsica de capacitacin. Gua para desarrollar los programas de orientacin al servicio pblico, induccin y reinduccin. Santa Fe de Bogot, DAFP., 1994.
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- Principios fundamentales, enfatizando en los fines esenciales del Estado. - La funcin pblica: anlisis y comentarios a todo el ttulo V de la Constitucin. Estructura y Organizacin del Estado Colombiano. Su propsito es el de informar al servidor pblico sobre las ramas y organismos que conforman el Estado y las relaciones entre stos, haciendo especial nfasis en la rama u organismo a los cuales el empleado est vinculado. Entonces, visin general sobre: - Qu es el Estado. - Rama Legislativa (Congreso de la Repblica). - Rama Ejecutiva (Presidente de la Repblica como Jefe del Estado, del Gobierno y suprema autoridad administrativa; quines forman gobierno; gobernaciones, alcaldas, establecimientos pblicos, empresas del Estado) - Rama Judicial (Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia, Consejo de Estado, Consejo Superior de la Judicatura, Fiscala General de la Nacin, tribunales, jueces). - rganos de control (Ministerio Pblico y Contralora General de la Repblica). - Organizacin electoral. Plan Nacional de Desarrollo y Polticas Gubernamentales. Para conocer los propsitos de la accin estatal que enmarcan la labor del servidor pblico, se recomienda informar en forma sinttica y clara sobre el Plan Nacional de Desarrollo y sobre las polticas nucleares del Gobierno en ejercicio. De acuerdo con lo establecido en el artculo 339 de la Constitucin Poltica, debe existir un Plan Nacional de Desarrollo que estar conformado por: - Parte general: En la que se contengan los principios y objetivos nacionales a largo plazo, las metas y prioridades de la accin estatal a mediano
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plazo y las estrategias y orientaciones generales de la poltica econmica, social y ambiental que sern adoptadas por el gobierno. - Plan de inversiones de las entidades pblicas: Contendr los presupuestos plurianuales de los principales programas y proyectos de inversin pblica nacional y la especificacin de los recursos financieros requeridos para su ejecucin. As mismo, la Constitucin Poltica, en el mismo artculo 339 y siguientes, contempla los planes de desarrollo para las entidades del orden territorial y dems aspectos relacionados con la tramitacin, ejecucin y evaluacin de la gestin y resultados de la administracin pblica. Concepciones modernas del Estado, racionalizacin y democratizacin. Que el nuevo servidor conozca, reflexione y discuta: - Relevancia del Estado en el mundo actual, su papel en la sociedad, el sentido de la reforma del mismo, condiciones y caractersticas de un Estado eficiente. - Gigantismo o enanismo del Estado frente a su obligacin de efectividad? - Presiones para redistribuir la autoridad del Estado hacia la aldea global y hacia los gobiernos locales. Nueva gerencia pblica. Contraste de la tradicional rigidez de la administracin de las entidades, el control exagerado y la centralizacin de las decisiones, frente al pluralismo, la flexibilidad, trabajo en equipo, manejo de conflictos, la participacin y socializacin del poder, la delegacin, etc., que se requieren para llegar a un Estado democrtico, eficiente, descentralizado y orientado al ciudadano. 3. Gestin Pblica. Esta parte debe estar dirigida a que el servidor tome conciencia de que la administracin pblica exige competencias para conformar una cultura de la gestin que supere los formalismos, la rigidez, y la subordinacin para la
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toma de decisiones, y que, por el contrario, refuerce su capacidad de interpretar el entorno, de identificar las mejores alternativas de solucin a los problemas de los ciudadanos de hoy, de gerenciar sus propios proyectos de cara al cumplimiento solidario de la misin institucional, de trabajo en equipo, de actitud positiva ante la crtica y de rectificacin de la propia verdad, cuando se demuestre que sus sustentos son falsos o dbiles. Temas: Gestin integral: Hacer ver la importancia de que el servidor planee (precisin de las metas que quiere lograr, de acuerdo con los planes indicativos y operativos; claridad sobre los recursos que necesita para lograrlas; fases que se deben cumplir, etc.); que desarrolle las actividades segn unos cronogramas realistas elaborados previamente, cuyo cumplimiento deber verificar peridicamente, con miras a poder cumplir los plazos; que verifique la calidad de los resultados a medida que los vaya logrando, es decir que estn de acuerdo con los requerimientos exigidos por los clientes internos o externos de sus servicios; que evale su trabajo en relacin con el aporte que est haciendo para el cumplimiento de los objetivos del rea y de la entidad. Productividad laboral: El nuevo servidor debe ser conscientizado de que l ha sido vinculado a la entidad para que con sus conocimientos, esfuerzos y compromiso y un manejo adecuado de los recursos (junto con los desarrollos tecnolgicos disponibles y adecuadas estrategias y tcnicas administrativas), colabore para que la entidad preste mejores servicios a la sociedad. Dentro de este contexto, es muy conveniente hacer precisiones sobre los conceptos de eficiencia (ptimo aprovechamiento de los recursos de la entidad, entre ellos, el tiempo del servidor, sus saberes, su experiencia, sus competencias) y de efectividad (logro de excelentes resultados). Deber hacerse nfasis en que la productividad debe ser un reto para todos los servidores y un logro progresivo, y no es, como bien dice Fernando Toro, algo que aparece por generacin espontnea 4 .
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TORO LVAREZ, Fernando. El Clima Organizacional, Cincel, Medelln, 2001.
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Trabajo en equipo. Es muy importante motivar al nuevo servidor para que fortalezca desde el comienzo su actitud positiva de asumir el cambio, sobre todo en aquellas prcticas laborales que hoy, frente a un mundo globalizado y a un Estado moderno y eficiente, resultaran inadecuadas u obsoletas. Dentro de los nuevos aprendizajes necesarios estn los del compromiso, la colaboracin, la solidaridad, la participacin y la complementariedad, comportamientos stos que se integran en el trabajo en equipo. Aclaracin de lo que es la descentralizacin administrativa. Como estrategia para transferir competencias del gobierno central a entidades del nivel nacional o territorial, de manera que se contribuya a democratizar, racionalizar y economizar la ejecucin de las polticas pblicas y a aproximar los centros de decisin a los lugares donde se viven los problemas ciudadanos. Estrategias sugeridas.Para afianzar el aprendizaje, de manera que el proceso de induccin no se reduzca slo a la transmisin de informacin, se sugiere organizar dinmicas que permitan la participacin activa de los nuevos servidores. Entre ellas se pueden mencionar: Debates Mesas redondas Dilogos por binas Juegos de roles Observacin programada de modelos Desempeos reales con tutor
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3. PROGRAMA DE INDUCCIN
Objetivos de un Programa de Induccin.La induccin en las entidades pblicas, en general, debe buscar, entre otros, los siguientes objetivos: 1. Familiarizar a los servidores nuevos con la estructura de la entidad y con su misin, as como motivarlos para que participen en la construccin de la visin institucional, de manera que se garantice su compromiso para lograrla; 2. Iniciar la integracin de los servidores al sistema de valores de la entidad a la que pertenezcan (para lo cual es necesario que los tenga identificados claramente), crear sentido de pertenencia y comenzar a fortalecer su formacin tica; 3. Instruir a los servidores sobre todos los asuntos relacionados con sus dependencias, al igual que sobre sus responsabilidades individuales, sus deberes y sus derechos; 4. Negociar con los nuevos servidores sus expectativas, redefinir y precisar con el jefe inmediato sus conocimientos y habilidades, evaluar su potencial, e iniciar el acercamiento a los compaeros con miras a que se integren a los equipos de trabajo. 5. Informar a los nuevos servidores acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupcin, as como sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores pblicos. Importancia de los programas de induccin.Mediante los programas de induccin se busca facilitarles a los nuevos empleados su proceso de integracin a la cultura organizacional. En este sentido, vale la pena entender el proceso mismo de induccin como una inversin en tiempo, esfuerzos y recursos que a mediano plazo ha de
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redundar en productividad y satisfaccin de los nuevos servidores. Segn William Werther (1995), as como empujar a una persona a un ro para que aprenda a nadar es una accin peligrosa e innecesaria, sumergir al recin llegado en su puesto sin ninguna orientacin es el mejor camino al fracaso 5. En concreto, se pueden precisar las siguientes consecuencias benficas de un programa de induccin: - Reduce el nivel de ansiedad de los recin llegados. - Los empleados logran un aprendizaje ms rpido y mejor de las funciones que deben desempear. - Se hacen ms productivos. - Viven ms satisfechos. - Se disminuye la rotacin de los empleados. Requisitos para garantizar la efectividad de un programa de induccin.Para que el programa de induccin est bien hecho, debe cumplir, entre otros, con los siguientes requisitos6: 1. Inmediato: Es decir, tan pronto como ingrese el servidor a la entidad. El programa de induccin inmediato es una forma de asistir al servidor en su proceso de adaptacin a la cultura organizacional y de ayudarle a manejar constructivamente su ansiedad. Debe tenerse en cuenta que para que la induccin sea inmediata, debe poderse realizar individualmente, es decir, no se necesita que sea grupal, lo que s ocurre, generalmente, con el programa de reinduccin. 2. Completo: Significa que, adems del programa de orientacin al Estado y al servicio pblico, se planeen y realicen acciones orientadas a su recibimiento formal en la entidad, a su aproximacin slida y realista a la entidad y a la familiarizacin y dominio progresivo de su puesto de trabajo, y que dentro de cada uno de estas fases se abarquen los aspectos tericos y prcticos ms significativos.
WERTHER WILLIAM y DAVIS HEITH. Administracin de Personal y Recursos Humanos, McGraw-Hill, Mxico, 1996. HERNNDEZ PABN, Hilda y ZNIGA TAPIA, Gilberto. Ibid.
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El conjunto de estas acciones deber hacerse en un tiempo de cuatro meses, los cuales equivalen al lapso que se ha destinado para el perodo de prueba de los empleados de carrera. 3. Tcnico: Es decir que las personas que dirijan la induccin: - Tengan solidez conceptual respecto de los temas que se traten; - Conozcan con precisin los objetivos del programa; - Utilicen metodologas flexibles que les permitan manejar con propiedad estrategias desescolarizadas o semiescolarizadas; - Usen adecuadamente los recursos didcticos ms pertinentes; - Diseen correctamente mdulos o guas para apoyar el autoaprendizaje; - Utilicen con propiedad el lenguaje de la imagen, propio de los videos y otros materiales flmicos, para transmitir contenidos importantes; - Aprovechen las posibilidades que para el programa pueda ofrecer el internet, etc. 4. Participativo: El programa de induccin deber utilizar pedagogas con estrategias que involucren activamente al servidor en los propsitos de la entidad, tales como participacin en mesas redondas y estudio de casos tendientes a conocer y a hacer aportes a la entidad, as como libertad de expresar con confianza sus dudas y temores. 5. Apoyo institucional: Es decir, que cuente con el apoyo de jefes y directivos y que tenga los recursos necesarios para su realizacin. Responsables.La responsabilidad inmediata de que este programa se planee, organice, realice y evale es de los jefes del rea de gestin humana o de las personas que hagan sus veces. Por lo general, el jefe del rea asigna esta responsabilidad a profesionales competentes quienes disearn y presentarn la programacin para su aprobacin y la de la Direccin.
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Fases del proceso de induccin.1. Vinculacin y recibimiento del servidor Por lo general, el ingreso de un servidor a la entidad no es fcil, ya que se produce un choque entre dos mundos: su mundo personal, con sus conocimientos y competencias, valores y creencias, expectativas y temores, y el mundo extrao de la entidad con su cultura organizacional, sus valores, sus grupos y subgrupos, sus ritos y costumbres. Dentro del lenguaje organizacional se habla de la "ansiedad de principiante" para hacer alusin a los temores naturales que surgen en el momento de la vinculacin de los nuevos empleados al tener que vivenciar la confrontacin de estas dos culturas. Son recurrentes en este caso preguntas como las siguientes que los nuevos servidores se formulan a s mismos: "Podr hacer bien mi trabajo?" ; "Congeniar con mi nuevo jefe?"; "Me podr integrar con mis nuevos compaeros?"; "Podr conciliar mis intereses personales, familiares y profesionales, con los intereses y exigencias de la entidad a la que ingreso?" A su vez, una pregunta que debern formularse los responsables de la gestin del talento humano es esta: Est mi entidad preparada o no para recibir a los nuevos servidores? La forma cuidadosa o descuidada como se reciban a los nuevos servidores transmite un mensaje de seriedad, respeto y compromiso, o, por el contrario, de indiferencia, hostilidad, despreocupacin. Se recomienda que las entidades pblicas no dejen extinguir ciertas costumbres que transmiten a los nuevos servidores un mensaje de acogida, respeto y deseo de aportar a su proceso de integracin a la cultura organizacional. En este sentido, y como un reconocimiento explcito a la importancia de las personas y de la valoracin que la entidad hace de las mismas, se sugiere: - Posesionar a los servidores, cualquiera sea el nivel en el que vayan a quedar ubicados, ante las personas ms representativas: Director, Subdirector o Secretario General, Jefe de Personal y Jefe inmediato. Con ello, adems de proporcionarles a los nuevos servidores una impresin positiva
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de la entidad, se procede a recibirlos formal e institucionalmente, brindndoles, adems, el conocimiento bsico sobre quines son sus jefes 7. - Dirigir una comunicacin escrita y personal a los empleados recin vinculados, en la que se les manifieste la complacencia de la entidad de recibirlos, as como los buenos deseos para que su permanencia en ella les signifique, a sta, ventaja competitiva en el conjunto de la administracin pblica, y a ellos, promocin personal, familiar y profesional. Anexo No. 1 No hay duda de que ritos como los comentados ayudan poderosamente a agilizar y cualificar el proceso de socializacin del empleado. 2. Ubicacin en relacin con la entidad Un propsito central dentro del proceso de induccin a la entidad es el de ayudarles a las personas recin vinculadas a vivir su proceso de socializacin y de integracin a la cultura organizacional, consistentes en el conocimiento y asimilacin de sus valores, de sus actitudes, de sus comportamientos, smbolos, reglamentos, costumbres, lenguajes y ritos, los cuales han de favorecer dos propsitos centrales: - La no insatisfaccin del empleado con el ambiente de trabajo (factor higinico). - La productividad, o sea el logro de los resultados esperados de su desempeo con un manejo racional de los recursos. De hecho, toda persona nueva en una entidad experimenta un intenso deseo de aceptacin, el cual la lleva a acomodarse rpidamente a las variables de la cultura organizacional para garantizar esa aceptacin. El conocimiento institucional deber orientarse hacia aspectos fundamentales de la entidad, de la dependencia y del puesto de trabajo, procurando que la informacin que se ofrezca favorezca la integracin, la participacin y el aporte del servidor al cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales. Se sugieren, entre otros, los siguientes aspectos:
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HERNNDEZ PABN, Hilda y ZIGA TAPIA, Gilberto. Ibid.
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a. Temas relacionados con la entidad en general 8. Historia de la entidad. Misin, visin, objetivos. Estructura de la entidad. Nombres y funciones de los directivos y ejecutivos principales. Perodo de prueba: Sentido del mismo, duracin. Normas de seguridad. Principales servicios que presta la entidad, segn su misin. Normas que rigen la entidad. Estructura de la planta fsica: Conocimiento presencial, ojal se entregue plano de la misma, identificando las diferentes reas.
b. Planes y programas institucionales9. Sistema de planeacin Poltica y planes generales Programas y proyectos especiales Sistemas de evaluacin y control de la programacin
c. Prestaciones y servicios al personal. Poltica salarial y de compensacin (primas, bonificaciones, prestaciones, etc.). Seguros individuales y/o de grupo. Vacaciones y das feriados. Capacitacin y desarrollo: normatividad, reglamentaciones, programas. Asesoras profesionales. Programas de jubilacin. Servicios mdicos especiales. Servicios de cafetera y otros. Fondos y cooperativas.
Sera enriquecedor consultar la opinin de los servidores ya vinculados sobre otros aspectos a tener en cuenta, adicionales a los mencionados, fundamentada en su experiencia personal.
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WERTHER WILLIAM y DAVIS HEITH. Administracin de Personal y Recursos Humanos. MacGraw-Hill, Mxico, 1996. HERNNDEZ PABN, Hilda y ZIGA TAPIA, Gilberto. Ibid.
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d. Presentaciones. Debe formar parte de la ubicacin organizacional de los nuevos servidores su presentacin a otras personas en alguna forma significativas para l, por cuanto han de tener contacto e interaccin con ellas. En especial se recomienda presentarlos a: Jefe inmediato Compaeros de trabajo Subalternos Personas significativas de otras reas Capacitadores
e. Apoyos tiles. Se enumera a continuacin una serie de elementos que podran preverse, elaborarse y tenerse como apoyo al proceso de aprendizaje que se quiere implementar dentro de la induccin a la entidad, y como facilitadores de la adaptacin y satisfaccin de las personas recin vinculadas: - Como ya se dijo, carta de bienvenida en la que se les expresen sentimientos de acogida, buenos propsitos de que su permanencia en la entidad les signifique crecimiento y desarrollo, as como las expectativas de sus aportes para bien de la entidad y de la sociedad. - Carta mediante la cual se hace la presentacin formal de los servidores a su jefe inmediato, suscrita por el jefe de gestin humana de la entidad o por quien haga sus veces. Anexo No. 2. - Una gua general de induccin para los empleados nuevos, impresa, en la que se diagrame y explique la estructura organizacional, se les d a conocer la misin, visin, objetivos, polticas y normas principales de comportamiento de la entidad. Esta gua debiera ser estudiada por los participantes en el proceso de induccin y evaluada formalmente, de manera que ellos expresaran su posicin frente a los contenidos estudiados. - Programa escrito de los temas, dinmicas, evaluaciones y horarios que se desarrollarn durante el tiempo que estn en induccin los servidores, el cual deber ser entregado al comienzo a cada participante. Anexo No. 3.
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- Gua didctica de valores asumidos por la entidad. Se recomienda resaltar el tema de los valores institucionales como una forma de invitar desde el comienzo al nuevo servidor a enriquecerlos con sus aportes, sugerencias y, sobre todo, con sus actuaciones. - Videos ilustrativos sobre la entidad. Ubicacin con relacin al puesto de trabajo.Como ya se indic, el primer responsable del xito de esta fase es el jefe inmediato de los servidores, quien deber actuar no slo como jefe, sino, ante todo, como primer capacitador del nuevo empleado en el puesto de trabajo. Este nuevo empleado es el que entra por primera vez a la entidad, pero tambin puede ser una persona ya antigua que es trasladada a otro cargo. El jefe inmediato deber ser especialmente cuidadoso en los siguientes aspectos: Preparar al grupo. Una pregunta que debe hacerse todo jefe frente a un nuevo colaborador es esta: "Est mi rea preparada para recibirlo?" . El jefe inmediato deber informar a su grupo con anticipacin la llegada del nuevo servidor y motivarlo para que lo acojan y lo reciban adecuadamente. Deber prever el sitio fsico donde va a quedar ubicado, de manera que no se le transmita un mensaje de improvisacin y que se le sita en cualquier rincn. Designar un tutor para que gue al nuevo servidor. El tutor, mediante interaccin directa con el nuevo servidor, deber ser facilitador de los aprendizajes que ste necesita, de manera que est en condiciones de comprender los procesos en los que participa, hacer los moldeamientos conductuales propios de todo aprendizaje y de hacer las aplicaciones prcticas a su trabajo. El tutor deber responder a un perfil humano y pedaggico, es decir deber poseer un conjunto de competencias que lo habiliten para su labor orientadora, tales como: - Facilidad para comunicarse e interrelacionarse. - Empata.
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- Sensibilidad y capacidad de identificar necesidades e intereses del recin vinculado. - Capacidad de compartir conocimientos y experiencias. - Generosidad para compartir su tiempo. - Conocimientos sobre la educacin de adultos. - Vocacin pedaggica. En torno de los tutores deber existir una poltica institucional de entrenamiento que permita desarrollar las competencias mencionadas, y a la vez deber conformarse un sistema de estmulos que apoye la motivacin de los servidores seleccionados para el cumplimiento de esta misin. La asignacin de un tutor al nuevo servidor facilita su proceso de integracin al rea de trabajo, ya que a travs del mismo el recin vinculado realiza un conocimiento espontneo de muchas variables importantes para el desenvolvimiento ajustado dentro de la entidad, con mnimo desgaste de energas. El tutor, sin embargo, no debe reemplazar al jefe, ya que ste necesita fortalecer las relaciones con su nuevo colaborador, mantener el ascendiente ante l y darle las orientaciones precisas que slo l en calidad de jefe podra dar. El papel del tutor, con todo, es valioso dado que se constituye en eslabn natural entre el nuevo servidor y los dems compaeros del rea y de la entidad, puede resolver muchas dudas e interrogantes del recin llegado y ser intermediario para que ste comience a participar en muchas actividades que normalmente se programan. Presentar el nuevo empleado a las personas relacionadas con su cargo, con los compaeros de trabajo, con personas de otras reas por razn de diferentes tipos de relaciones. Estas presentaciones, sin duda, facilitan el ejercicio de las funciones del nuevo servidor, ya que establecen unos antecedentes de confianza entre l y las personas con las que deber interactuar para el logro de los resultados esperados. Repasar con el nuevo empleado los objetivos propuestos dentro del rea y las funciones principales asignadas a la misma. Se trata de que desde el comienzo el nuevo servidor asuma que es parte de un equipo (sus compaeros de rea) y que su responsabilidad es la de colaborar con ellos para la obtencin exitosa de metas compartidas (las del rea). Con
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miras a facilitar el conocimiento del rea, el aprendizaje de las funciones, la interaccin con diferentes compaeros y la identificacin de los proyectos donde mejor podra ubicarse y aportar, se sugiere que se planee para el nuevo servidor un plan de rotacin interno dentro del rea, de manera que se cubran las funciones ms importantes de la dependencia, siempre con la colaboracin de un empleado antiguo. Anexo No. 4. Proporcionar los elementos de trabajo. El jefe inmediato debe garantizar que el nuevo empleado tenga los equipos y elementos indispensables para el desempeo del cargo, los cuales dependern de la naturaleza del mismo. Hacer seguimiento y evaluacin tanto del servidor como del proceso. El jefe inmediato deber, as mismo, estar pendiente de que el proceso de induccin del nuevo servidor dentro del rea de trabajo avance de acuerdo con el plan establecido y de que logre un aprendizaje prctico del desempeo de las funciones. Igualmente, retroalimentar a la oficina de gestin humana sobre la calidad del proceso y hacer las sugerencias que considere pertinentes. Recomendaciones finales 10. - No abrumar al servidor recin vinculado con exceso de informacin. - Evitar que el servidor recin vinculado sea sobrecargado con formatos y formularios para diligenciar. - No comenzar con los aspectos ms desagradables del trabajo. - Nunca pedir que realice labores para las que no est preparado y en las que existe posibilidades de fracasar.
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WERTHER WILLIAM y DAVIS HEITH. Administracin de Personal y Recursos Humanos. MacGraw-Hill, Mxico, 1996.
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4. PROGRAMA DE REINDUCCION
El artculo 64 de la Ley 190 de 1995 establece que todas las entidades pblicas tendrn, adems del programa de induccin para el personal que ingrese a la entidad, uno de actualizacin cada dos aos. As mismo, el artculo 7 del Decreto Ley 1567 de 1998 establece que los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente, adems de programas de induccin, programas de reinduccin, los cuales debern hacerse por lo menos cada dos aos, o antes, en el momento en que se produzcan los cambios. En consecuencia los programas de reinduccin debern impartirse para todos los empleados, estar dirigidos a actualizar a los servidores en relacin con las polticas econmica, social y ambiental de cada nueva administracin y a reorientar su integracin a la cultura organizacional.
Objetivos de un Programa de Reinduccin.La reinduccin, en concreto, busca crear un espacio para que los servidores: - Se enteren de las reformas en la organizacin del Estado y de sus funciones; - Actualicen sus conocimientos respecto de los nfasis de cada administracin en su poltica econmica, social y ambiental; - Se actualicen respecto de las normas y decisiones para la prevencin y supresin de la corrupcin, y se informen de las modificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servidores pblicos; - Se renueven frente a los cambios estructurales y culturales de las entidades y sus dependencias; - Reflexionen sobre los valores y principios propios de la cultura
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organizacional, tanto los ticos como los propiamente organizacionales, y renueven su compromiso con la prctica de los mismos; - Se informen sobre las nuevas disposiciones en materia de administracin del talento humano. - Fortalezcan el sentido de pertenencia e identidad con la entidad; - Tomen conciencia de los logros alcanzados por la entidad, en los que ellos mismos han participado, y proyecten las acciones, planes y programas que hagan posible la implementacin de las polticas gubernamentales.
Contenidos sugeridos. Actualizacin y avances normativos derivados de la Constitucin que inciden en el funcionamiento de la entidad, del sector y de la rama a la cual pertenezcan los servidores. Beneficios alcanzados por el Plan de Desarrollo y polticas vigentes dentro de la administracin. Redefinicin de la misin institucional, establecimiento de metas y procedimientos, simplificacin de trmites, diseo de proyectos y sistemas de informacin, determinacin de indicadores de gestin. Revisin, renovacin y afianzamiento de los valores que han de sustentar la prestacin del servicio pblico.
Metodologa. - Diseo del programa a desarrollar. - Clasificacin de los participantes, de manera que se puedan aprovechar al mximo las exposiciones y dinmicas, de cara a un adecuado desarrollo del programa. - Exposiciones breves, sencillas y slidas (mximo 20 minutos) de las temticas, a cargo de expertos en los diferentes temas.
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- Talleres en los que se privilegie la consulta de documentos didcticos, el lleno de guas, la discusin y confrontacin de ideas y el aporte de sugerencias. - Conversatorios, conclusiones y adopcin de compromisos. Responsable. El responsable inmediato del diseo, ejecucin, evaluacin y seguimiento del programa de reinduccin es el jefe del rea de gestin humana o de quien haga sus veces quien se apoyar principalmente en los directivos, asesores, ejecutivos y profesionales que de acuerdo con su perfil sean seleccionados para el efecto.
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- No. 1. Modelo de Oficio de bienvenida. - No.2. Modelo de Oficio de presentacin al jefe inmediato. - No.3. Modelo de formato para un programa en el rea Bsica de Capacitacin. - No. 4. Modelo de formato para la ubicacin y entrenamiento del servidor en el puesto de trabajo.
ANEXOS
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Anexo No. 1 Modelo de oficio de bienvenida Bogot, D.C., Agosto 15 de 2000 Seor Fernando Augusto Pelez Tobn Profesional Universitario Ciudad Ref: Bienvenida Estimado Fernando Augusto: Es para (nombre de la entidad) motivo de especial complacencia integrarlo a usted a la nmina de sus servidores, ya que tiene la certeza de que su permanencia en la entidad no slo le ha de significar a usted desarrollo personal, familiar y profesional, sino a la entidad la posibilidad de prestar un mejor servicio pblico, dadas sus magnficas condiciones humanas y profesionales. En (nombre de la entidad) encontrar personas dispuestas a colaborarle en su proceso de induccin, el cual comienza hoy y tendr una duracin de cuatro meses, con la seguridad de que en la medida en que usted se integre activamente al proceso, podr adquirir un conocimiento adecuado del servicio pblico, de la entidad y de su cargo, as como satisfacer mejor las expectativas que crea su vinculacin. No dude, en consecuencia, acudir a las personas que oportunamente le indicaremos, o a cualquier compaero que usted considere le puede prestar ayuda, para resolver sus dudas e inquietudes y ante quienes puede expresar con confianza tanto sus temores como sus sugerencias. Ellos gustosos le colaborarn siempre que usted lo requiera. Nuevamente, bienvenido. Atentamente, Firma, Jefe de Gestin Humana
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Anexo No. 2 Modelo de oficio de presentacin al jefe inmediato
Bogot, D.C., 16 de agosto de 2000
Doctor Ramn Carrillo Rendn Jefe de Estudios e Investigaciones Psicomtricas Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Presente Apreciado doctor Carrillo: Tengo el gusto de presentarle al doctor Fernando Augusto Pelez Tobn, nombrado en perodo de prueba en el cargo Profesional Universitario 3020, Grado 10 y quien a partir de la fecha comenzar a desempear sus funciones en el rea que usted coordina. Agradezco a usted se sirva tener en cuenta que el doctor Pelez se encuentra en proceso de induccin y que, en consecuencia, requiere de usted y de sus colaboradores, todo el apoyo para que la induccin al cargo que l ha de desempear, se lleve a cabo en las mejores condiciones posibles. Oportunamente, le dar a conocer los das y horas previstos para el efecto. Con sentimientos de consideracin,
Firma Jefe de Gestin Humana
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Anexo No. 3 Modelo de formato para un Programa en el rea Bsica de Capacitacin En este ejemplo de programa se da una idea de cmo las entidades pueden organizar su programa, de manera que se pueda entregar a los participantes desde su inicio. El buen criterio de los responsables del programa orientar la forma de combinar los diferentes contenidos y dinmicas.
Nombre de la entidad: Nombre del programa: Recibimiento de los Nuevos Servidores e Introduccin al Programa Fecha: Horario 9:30 a.m. Saludo del Director. Dr. 10:00 a.m. La cultura del servicio pblico. Dra. 10:45 a.m. Descanso 11:00 a.m. Trabajo en grupo sobre el tema anterior. Dra. ... 12:00 m. Almuerzo 1:00 p.m. Historia de la entidad. Misin, Visin, Objetivos.Estructura de la entidad. Nombres y funciones de los directivos y ejecutivos principales. Dr. ... 3:30 p.m. Descanso 3:45 p.m. Video sobre la entidad y conversatorio. Dr. ... 5:00 p.m. Terminacin de la jornada Tema a desarrollar: Fecha: Horario 9:30 a.m. La Constitucin Poltica y el Servidor Pblico. Dr. ... 10:45 a.m. Descanso 11:00 a.m. Mesa redonda sobre el tema anterior 12:00 m. Almuerzo 1:00 p.m. Estructura y organizacin del Estado Colombiano. Dr. ... 3:30 p.m. Descanso 3:45 p.m. Resolucin de cuestionario sobre el tema expuesto 5:00 p.m. Terminacin de la jornada
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Anexo No. 4 Modelo de formato para la ubicacin y entrenamiento del servidor en el puesto de trabajo
Proyectos Procedimientos o dentro de cada Actividades actividad Recomendaciones metodolgicas para el Gua Abordado S No Observacin del Gua Fecha
Observaciones del jefe del rea:
Firma del jefe
Firma del nuevo servidor
Instrucciones.Este formato es una ayuda para integrar al nuevo servidor al proceso de aprendizaje prctico de los diferentes procedimientos que deber realizar dentro del desempeo de sus funciones (el cual deber ir ms all del simple conocimiento terico de las mismas). Dicho aprendizaje lo har con la asesora y gua de uno o varios compaeros antiguos previamente seleccionados, de acuerdo con los procedimientos de los cuales se trate.
1. Proyectos o Actividades. El jefe inmediato deber anotar previamente los principales proyectos o actividades que se realizan en su dependencia o rea, algunas de las cuales tendr que realizar el nuevo servidor en el curso de su desempeo laboral ordinario.
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2. Procedimientos dentro de cada actividad. El jefe inmediato anotar en esta columna los procedimientos que tendr que realizar el nuevo servidor dentro de su proceso de aprendizaje, con la orientacin de la persona adecuada (procedimientos que debern estar previamente identificados). El objetivo es el de tener un listado de los procedimientos ms importantes para garantizar que ninguno se quede sin cubrir. 3. Recomendaciones metodolgicas para el gua. No se puede olvidar que el nuevo servidor estar por un tiempo en proceso de aprendizaje prctico de sus funciones. En consecuencia, el jefe inmediato deber anotar en esta columna algunos criterios pedaggicos que deber tener en cuenta el gua para garantizar que el aprendizaje se desarrolle bien y en forma progresiva. 4. Abordado Como el ideal es que el aprendizaje de las funciones por parte del nuevo servidor se desarrolle en el contexto real del trabajo, seguramente algunas de las actividades y procedimientos no se abordarn en el orden en que aparezcan en el formato. En consecuencia deber tenerse cuidado de sealar mediante X si fueron abordados o no. 5. Observacin del gua. En esta columna, el gua anotar sus apreciaciones, observaciones y recomendaciones sobre el procedimiento abordado, de cara a una excelente fundamentacin del aprendizaje del mismo. 6. Fecha. Se anotan en esta columna las fechas en las que se hayan estado trabajando cada uno de los procedimientos.
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BIBLIOGRAFA La presente gua se elabor con base en la consulta de los siguientes documentos o libros: CARABALLO, Amparo y QUIONES, Elsa Yanuba. Currculo Bsico para los Programas de Induccin y Reinduccin al Servicio Pblico. ESAP, 1998. HERNNDEZ PABN, Hilda y ZIGA TAPIA, Gilberto. rea Bsica de Capacitacin. Gua para desarrollar los programas. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. 1994 WERTHER WILLIAM y DAVIS HEITH. Administracin de Personal y Recursos Humanos. McGraw-Hill, Mxico, 1996. Ley 190 de 1995. Decreto Ley 1567 de 1998.
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GUA PARA EL DIAGNSTICO Y FORMULACIN DE PROGRAMAS DE FORMACIN Y CAPACITACIN
a. 2
PA R T E
FORMACIN Y CAPACITACIN
Gua para el diagnstico y formulacin de programas de
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1. ELEMENTOS PARA LA FORMULACIN DE PROGRAMAS DE FORMACIN Y CAPACITACIN

1.1 FORMACIN Y CAPACITACIN. La formacin y la capacitacin se refieren a los procesos organizados por la entidad, que generan conocimientos, desarrollan habilidades y conllevan cambio de actitudes. Con dichos procesos se busca incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misin institucional, a prestar un mejor servicio a la comunidad, al desempeo eficaz del cargo y al desarrollo integral de la persona. En las entidades cobijadas por la Ley 443 de 1998 estos procesos comprende los relacionados con educacin no formal y educacin informal. Se excluye de esta categora la llamada educacin formal. 1.2 NORMATIVIDAD QUE RIGE LOS PROCESOS DE FORMACIN Y CAPACITACIN. Las entidades del Estado deben acoger los parmetros que para estos fines han sido reglados. Para todas aquellas entidades cobijadas por la Ley 443 de 1998 se aplican: - La Constitucin Poltica; en especial el artculo 53. - El Decreto Ley 1567 de 1998, el cual crea el Sistema Nacional de Capacitacin y el Sistema de Estmulos para los empleados del Estado. - El Decreto 682 de 2001, por el cual se adopta el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin. - El Cdigo nico Disciplinario - Ley 734 de febrero 05 de 2002.
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- Decreto por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nacin para cada ao, que hace referencia a los recursos destinados a la capacitacin. Otras normas y conceptos relacionadas con aspectos de formacin, capacitacin y educacin formal: - Decreto 1572 de 1998. Por el cual se Reglamenta la Ley 443 de l998 y el Decreto Ley 1567 de l998. - Decreto 1050 de 1997. Por el cual se dictan disposiciones sobre Comisiones en el Exterior. - Decreto 2404 de 1997. Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1050 de l997. - Decreto 2400 de l968. Por el cual se modifican las normas que regulan la Administracin del Personal Civil y se dictan otras disposiciones. - Decreto 1950 de 1973. Por el cual se reglamentan los decretos Leyes 2400 y 3074 de 1968 y otras normas sobre Administracin del Personal Civil. - Sentencia C-372 de Mayo 26 de 1999. Corte Constitucional ColombianaSala Plena. - Sentencia C-1163 de 2000. Corte Constitucional Colombiana-Sala Plena. - Ley 30 de 1992. Por la cual se organiza el Servicio Pblico de la Educacin Superior. - Ley 115 de l994; Ley General de Educacin 1.3 CONCEPTOS BSICOS. 1.3.1 Educacin Formal Segn la Ley General de Educacin, es la que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujecin a pautas curriculares progresivas y conduce a grados y ttulos. El apoyo de las entidades a programas de este tipo har parte de los programas
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de bienestar social e incentivos; por lo tanto se rigen por las normas que regulan el sistema de estmulos. 1.3.2 Educacin No Formal Es la que se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspectos acadmicos o laborales sin sujecin al sistema de niveles y grados establecidos para la educacin formal (Ley 115 /94). 1.3.3 Educacin Informal Es todo conocimiento libre y espontneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicacin, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados. El Plan Nacional de Formacin y Capacitacin llama la atencin sobre los procesos de formacin y capacitacin en el sentido, de orientarlos a fortalecer las competencias11 de los servidores pblicos, replanteando los enfoque tradicionales. La capacitacin para cumplir sus propsitos debe privilegiar el uso de metodologa con nfasis en la prctica, en el anlisis de casos concretos y en la solucin de problemas especficos de la entidad. En este contexto se entiende la formacin como el proceso encaminado a facilitar el desarrollo integral del ser humano, potenciando actitudes, habilidades y conductas, en sus dimensiones tica, creativa, comunicativa, crtica, sensorial, emocional e intelectual y la capacitacin como el conjunto de procesos orientados a reforzar y complementar la capacidad cognitiva y tcnica de los servidores pblicos. 1.4 PLAN NACIONAL DE FORMACIN Y CAPACITACIN. El Plan Nacional de Formacin y Capacitacin hace parte del "Sistema Nacional de Capacitacin" y es a su vez fundamento del sistema de desarrollo
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Las competencias se entienden como las capacidades tiles para el desempeo eficaz en una situacin real, que se obtiene no slo a travs de la instruccin, sino tambin y en gran medida, mediante el aprendizaje por la experiencia en situaciones concretas. La competencia se hace evidente cuando el individuo integra y pone en prctica conocimientos, habilidades, valores y actitudes con resultados exitosos.
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administrativo. Este Plan es formulado y actualizado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en coordinacin con la Escuela Superior de Administracin Pblica; as seala la poltica general en materia de capacitacin y las prioridades que deben atender las entidades pblicas, y establece los mecanismos de coordinacin, cooperacin, asesora, seguimiento y control. El actual Plan Nacional de Formacin y Capacitacin, adoptado mediante el Decreto 682 de 2001, ofrece lineamientos para la reconstruccin de una gestin pblica eficaz, transparente, democrtica y participativa. En este se proponen como estrategias desarrollar competencias en el manejo integral de proyectos o productos, propender por la racionalizacin de trmites, mtodos, procedimientos de trabajo; mejorar la calidad del servicio al cliente; desarrollar valores y respuestas de autorregulacin y fortalecer actitudes, aptitudes y conductas para facilitar y promover el respeto, la tolerancia y la solidaridad frente a la problemtica que afecta a la sociedad. Reconoce el papel de la alta direccin a travs de su buen ejemplo, para que con sus patrones de conducta contribuyan a disminuir prcticas corruptas. 1.5 PLAN INSTITUCIONAL Y PROGRAMACIN DE LA CAPACITACIN. Para la programacin institucional y el manejo presupuesta, las formas de adquirir aprendizajes mediante los procesos de educacin no formal, educacin informal y educacin formal hacen parte de procesos diferentes y cobijan distintos servidores pblicos, segn su forma de vinculacin y clase de cargos. El Plan Institucional de Capacitacin consiste en el conjunto de lineamientos, estrategias y acciones orientadas a incrementar las competencias laborales de sus servidores a travs de procesos de formacin y capacitacin, previamente programadas de acuerdo al diagnstico de necesidades. Este plan se formula con una periodicidad mnima de un ao; las estrategias esenciales deben estar directamente ligadas al logro de los objetivos y metas previstos en los planes operativos anuales, los planes indicativos y de desarrollo administrativo (en concordancia con la planeacin de la entidad); adems es necesario que: - Se haga con la participacin de la Comisin de Personal, rgano que tiene
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obligaciones en su vigilancia y ejecucin, garantizando la expresin de los servidores (principio de participacin). - Muestre concordancia con las polticas y estrategias del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin. Dentro de su programacin las entidades deben incluir obligatoriamente programas de induccin y reinduccin dirigidos a facilitar y fortalecer la integracin del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar habilidades gerenciales y de servicio pblico y a suministrarle informacin necesaria para el cumplimiento de sus funciones. Estos programas se organizan teniendo en cuenta las reas funcionales, misional o tcnica y de gestin de la entidad. Los diplomados, seminarios y talleres son parte integrante del programa de capacitacin en las reas de formacin y capacitacin. 1.5.1 Poblacin objetivo de la capacitacin Los empleados de carrera, de libre nombramiento y remocin, de perodo y de eleccin popular (gobernadores y alcaldes) tienen derecho a recibir cualquier tipo de programa de capacitacin. Los empleados con nombramiento provisional slo se benefician de los programas de induccin y adiestramiento en el puesto de trabajo. Los empleados de carrera y los de libre nombramiento y remocin tienen derecho a comisiones de estudio para la modalidad formal a nivel de postgrado, (en aplicacin de las situaciones administrativas mencionadas en los decretos 2400/68, 1950/73). El Decreto Reglamentario 1572 de 1998 incluy el nivel ejecutivo de empleos de libre nombramiento y remocin como susceptible de otorgamiento de estmulos. Armonizando las polticas generales y las necesidades particulares e institucionales debe recordarse que existe un Sistema de Estmulos, que se expresa en programas de Bienestar Social e Incentivos, el cual debe ser diseado por cada entidad. A estos programas tienen derecho todos los empleados de la entidad y sus familias; sin embargo, teniendo en cuenta el
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anlisis que hace la Corte Constitucional en su Sentencia C-1163 de 2000; tienen prelacin los empleados de carrera. As debe tenerse en cuenta el carcter de temporalidad de los empleados provisionales; estos slo se beneficiarn de los programas de induccin y de la modalidad de entrenamiento en el puesto de trabajo (artculo 6 literal g. del Decreto 1567 de 1998). Dentro de los planes de incentivos no pecuniarios se encuentran las comisiones de estudio, becas para educacin formal y participacin en proyectos especiales. A travs de estos planes, pueden incluirse empleados de carrera as como de libre nombramiento y remocin, con desempeo en niveles de excelencia. 1.5.2 Pasos a seguir en la elaboracin del plan de capacitacin: 1.5.2.1 Diagnstico de necesidades En esta fase se identifican las reas, los temas, el rol ocupacional de los servidores y/o cargos con necesidades, as como los requerimientos de formacin y capacitacin. 1.5.2.2 Programacin. Con la informacin anterior se definen acciones de formacin y capacitacin, se estructuran las diferentes soluciones de formacin y capacitacin alrededor de propuestas para el mejoramiento de la capacidad organizacional y se establece un cronograma para su desarrollo. 1.5.2.3 Desarrollo del programa. Como aspectos centrales de esta fase se destacan: - La ejecucin de acciones especficas - El seguimiento o acompaamiento a la ejecucin de las acciones, orientado a introducir los ajustes requeridos. - El control o verificacin por parte de agentes externos al proceso tales como: la Comisin de Personal y la instancia de Control Interno.
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- La evaluacin o revisin final para establecer los resultados, el efecto y el impacto de las acciones de capacitacin. 1.5.2.4 Elaboracin y presentacin de informes de gestin en materia de capacitacin. Las entidades, con el concurso de sus respectivas comisiones de personal, estn en la obligacin de preparar y rendir informe de la gestin de la capacitacin tanto a sus instancias internas como al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y a la Escuela Superior de Administracin Pblica, cuando estas lo soliciten. Tales informes se constituyen en instrumentos que entregan informacin relevante para conocer de los avances en materia de capacitacin dentro de la Administracin Pblica y para reorientar futuros planes y programas. 1.5.3 Recursos para el desarrollo de las actividades de capacitacin. Es necesario hacer referencia a los recursos previstos en el presupuesto con los que cuenta la entidad para llevar a cabo las acciones de formacin y capacitacin, as como con sus propios medios fsicos y humanos. Las erogaciones que tengan por objeto atender las necesidades de capacitacin, bienestar social y estmulos que autoricen las normas legales vigentes, se imputarn al rubro presupuestal de gastos generales. No existe norma que establezca cul es el porcentaje dentro del presupuesto que deba destinarse al programa de capacitacin ya que la Corte Constitucional, mediante sentencia C-495, declar inexequible, el inciso 3 del artculo 184 de la Ley 136 de 1994, que ordenaba a los municipios, atendida su poblacin, la obligacin de destinar un porcentaje de sus gastos de inversin para la capacitacin de sus funcionarios. As, el rubro presupuestal destinado para la formacin y capacitacin debe ser determinado por el plan de capacitacin, de acuerdo a sus posibilidades y debe cubrir el cumplimiento y ejecucin del mismo y los elementos necesarios para llevarlo a cabo. El pargrafo del artculo 4 del Decreto 1567 de 1998 establece que los programas dirigidos a apoyar a los empleados en educacin formal hacen
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parte de los programas de bienestar social y presupuestalmente el dinero para desarrollarlos va con cargo al rubro de bienestar social. Sobre el otorgamiento de auxilios educativos, para educacin superior, debe tenerse en cuenta la Ley 30 de 1992, en su artculo 114 y su pargrafo: "Los recursos fiscales de la Nacin, destinados a becas, o a crditos educativos universitarios en Colombia, debern ser girados exclusivamente al Instituto Colombiano de Crdito Educativo y Estudios Tcnicos en el Exterior (Icetex) y a l corresponde su administracin. Esta entidad adjudica los crditos y las becas teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes parmetros: a) Excelencia acadmica. b) Escasez de recursos econmicos del estudiante. Los recursos, que por cualquier concepto, reciban las distintas entidades del Estado, para ser utilizados como becas, subsidios o crditos educativos, deben ser trasladados al Instituto Colombiano de Crdito Educativo y Estudios Tcnicos en el exterior (Icetex), para que ste los adjudique de conformidad a los criterios anteriores. Dentro de los recursos para la formacin y capacitacin, se deben tener en cuenta la Red de Apoyo a la Formacin y a la Capacitacin, las escuelas de capacitacin del sector oficial, los recursos propios humanos y logsticos de cada entidad y el desarrollo de labores de autocapacitacin por parte de cada servidor pblico.
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2. DOCUMENTOS DE APOYO.2.1 PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIN DE PROGRAMAS DE FORMACIN Y CAPACITACIN. El Plan Nacional de Formacin y Capacitacin traza los lineamientos generales y define las prioridades que deben tener en cuenta las entidades en la elaboracin de sus planes especficos. Para que tales planes, respetando las condiciones especiales de cada entidad, guarden unidad conceptual y metodolgica, de manera que representen la puesta en accin de la poltica de gobierno y en su desarrollo se logre la construccin paulatina del servidor pblico que necesita el Estado Colombiano, requieren en su formulacin y ejecucin de un procedimiento que integre las polticas generales con las institucionales, comprometa a los distintos niveles jerrquicos en cada entidad, consulte las necesidades de capacitacin tanto institucionales como personales, contemple los diversos recursos de que se dispone e incluya adecuados mecanismos de seguimiento y evaluacin; se propone, en consecuencia, el siguiente procedimiento. 2.1.1 Definicin de polticas y compromiso de la Alta Direccin. La Alta Direccin de la entidad, con la asesora y apoyo del responsable de la gestin de talento humano, debe definir su poltica para el rea de formacin y capacitacin siguiendo las lneas de poltica y estrategias definidas en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin, los parmetros definidos en el Decreto-Ley 1567 de 1998 y los lineamientos dados por el Comit de Desarrollo Administrativo, en las entidades de los sectores en los cuales est conformado. Igualmente debe asumir compromiso real con ste proceso y apoyar, a travs de una toma de decisiones coherente con su poltica, la programacin y ejecucin del programa anual de formacin y capacitacin.
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2.1.2 Conformacin del equipo de trabajo. La Alta Direccin conformar un equipo de trabajo integrado por el Comit de Capacitacin, cuando ste exista y al cual se incorporarn representantes de la Oficina de Control Interno, de la oficina de Planeacin y del equipo tcnico del Sistema de Desarrollo Administrativo. Para aquellos casos en los cuales no existe Comit de Capacitacin, el equipo de trabajo se conformar con representantes del rea de Gestin del Talento Humano, rea de Formacin y Capacitacin, Comisin de Personal, Oficina de Control Interno, Oficina de Planeacin y equipo tcnico del Sistema de Desarrollo Administrativo. Este equipo de trabajo tendr como propsito general el de orientar, asesorar y participar activamente en el diseo y desarrollo del proceso de formacin y capacitacin. Es necesaria la permanencia de sus integrantes durante el perodo correspondiente a la programacin en cuestin. 2.1.3 Socializacin del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin Durante esta fase, el equipo de trabajo debe estudiar y analizar los lineamientos de poltica contenidos en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin, haciendo nfasis en los parmetros que establece para el desarrollo de los programas especficos de las entidades y la implementacin de este Plan; adems analizar los planes Indicativo y Operativo de la entidad, as como el plan del Sistema de Desarrollo Administrativo. 2.1.4 Diseo y elaboracin del plan de trabajo El equipo conformado elaborar un plan de trabajo y su respectivo cronograma con el propsito de facilitar el diseo y desarrollo del programa de formacin y capacitacin, que debe inicarse con la identificacin de las necesidades en el rea. Es importante recordar la responsabilidad de cada uno de los integrantes de este equipo, del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y de la Escuela Superior de Administracin Pblica.
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2.2 GUA PARA LA ELABORACIN DE DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE FORMACIN Y CAPACITACIN EN LAS ENTIDADES DEL ESTADO El Diagnstico de necesidades es la fase del proceso de gestin de la formacin y capacitacin destinada a identificar, mediante el uso de diversos instrumentos, las reas y temas sobre los cuales se requiere capacitar a los servidores para el cumplimiento de la misin institucional "Plan Nacional de Formacin y Capacitacin" El diagnstico debe hacerse de manera participativa, partiendo de una decisin de equipo; se debe indagar sobre lo esencial, lo singular y lo inherente a la situacin real y objetiva de la formacin y la capacitacin, sobre las competencias necesarias para el desarrollo de los planes institucionales e identificar las situaciones problema para formular estrategias de solucin. Es necesario tener en cuenta el aparte "Diagnstico de necesidades" que se contempla en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin, el plan del Sistema de Desarrollo Administrativo y los planes indicativo y operativo de la entidad. 2.2.1 Pasos o etapas del diagnstico: La fase de diagnstico es bsica. De un buen proceso de identificacin se podrn determinar exitosamente las alternativas a seguir, los programas y las actividades necesarias para superar la situacin encontrada. Son etapas del diagnstico, su planeacin, la identificacin de necesidades, la organizacin y anlisis de la informacin y la evaluacin. 2.2.1.1 Planeacin. El primer paso es elaborar un plan para realizar la investigacin o deteccin de necesidades de capacitacin y formacin. Desde este momento es importante la participacin de directivos, y del equipo de trabajo. Para desarrollar esta etapa plantee las siguientes preguntas: Qu se quiere hacer? Al servicio de quin se va a hacer? Desde qu perspectiva- se va a hacer? (marco terico) En qu contexto se va a hacer? (ubicacin histrica y cultural) Por qu se quiere hacer?
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Para qu se quiere hacer? (objetivos y propsitos) Dnde se quiere hacer? Cunto se quiere hacer? (metas) Cmo se va a hacer? (metodologa) Cundo se va a hacer? (cronograma) A quines va dirigido? Quines lo van a hacer? Qu instrumentos se van a usar o consultar?: cuestionarios, entrevistas, observacin directa, informes de control interno, de la oficina de planeacin, documentos: plan de desarrollo administrativo, resultados de la evaluacin del desempeo, observaciones de la comisin de personal, etc. - Con qu se va a hacer? (Recursos fsicos, financieros) 2.2.1.2 Identificacin de necesidades. Es la etapa del proceso que tiene como propsito el descubrimiento de problemas y necesidades teniendo en cuenta la misin y visin institucional, las necesidades e intereses de los funcionarios, el Programa Operativo de la entidad, los elementos del Sistema de Desarrollo Administrativo y el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin (entre otros). Para obtener un panorama general, analice factores externos e internos de la organizacin, a eso agregue distintos niveles: personal, institucional y global. a. El nivel personal se refiere a necesidades particulares, bien sea de individuos o reas especficas de la entidad (por ejemplo: Un nuevo empleado requiere capacitacin para aprender a manejar las herramientas de trabajo propias del nuevo puesto, o los funcionarios del rea de Control Interno deben aprender sobre los procesos de racionalizacin de trmites en virtud a nuevas obligaciones y responsabilidades asignadas a dicha rea). b. El nivel institucional se refiere a las polticas, intereses organizacionales y responsabilidades propias de la entidad, que en razn de su misin (razn de ser) y visin (dnde quiere llegar) le corresponde desarrollar, por ejemplo: El Ministerio de Transporte estar dispuesto a capacitar a sus empleados en las polticas de transporte surgidas internamente, as como en conocer lo que sucede a nivel mundial. En este mismo sentido buscar los mecanismos para hacer circular informacin y generar habilidades para responder a sus planes de operacin o desarrollo. c. El nivel global corresponde a las exigencias o demandas externas bien sea por nuevos rumbos en los sistemas econmicos, sociales, tecnolgicos
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mundiales, del pas o de otras organizaciones o personas (aqu caben las demandas de la ciudadana segn sus derechos como clientes, socios del Estado o jefes y patrones12), por ejemplo, cmo abrir la gestin pblica al ciudadano o qu hacer para que la entidad incorpore las facilidades impulsadas por el gobierno nacional con el objeto de hacer factible el "Gobierno en Lnea" 13? Otros elementos para la gua son: - Plan Operativo Anual (POA institucional): Programas que responden a los elementos de planeacin interna en la organizacin o dependencia, por desarrollar durante el ao objeto de la programacin. - Plan Nacional de Formacin y Capacitacin: Poltica Gubernamental dirigida a los servidores pblicos. Ver documento abril de 2001. - Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA): Instrumento para la planeacin administrativa, que las entidades del orden nacional deben desarrollar y presentar al Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, segn lineamientos impartidos por este, y las del nivel territorial, segn regulacin anloga 14. - Rendimiento de los servidores en reas especficas (Dnde hay bajo rendimiento?). En los casos de servidores escalafonados en la carrera administrativa, el instrumento mas til es la "evaluacin del desempeo". - Nuevas actividades en reas o dependencias de la entidad. - Redimensionamiento misional del rea o entidad. - Introduccin de tecnologas nuevas. Es preciso conocer con toda propiedad cul es o cules son las necesidades que se tienen que solucionar con capacitacin y qu resultados se esperan. Es muy til hacer un estudio, leer y analizar todo el material disponible que permita recopilar antecedentes y examinarlos. Los siguiente ejercicios15 ayudan en esta etapa:
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Segn el enfoque que se maneje, hoy se reconoce un papel mucho ms activo de la ciudadana como determinante de las actuaciones de las entidades del Estado. La Constitucin Poltica Nacional en su artculo 270 establece la necesidad de fortalecer procesos de participacin social en la Gestin Pblica. 13 Agenda de Conectividad. 14 Ley 489 del 29 de diciembre de 1998. Sistema de Desarrollo Administrativo. Captulo 4. 15 Tomados de la cartilla Capacitacin de Capacitadores. Diagnstico de Necesidades de Capacitacin. Coleccin Cuadernos ESAP, No.42, Agosto de 1996.
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Para su manejo, seale con una X la informacin disponible AMBIENTE. (Tendencias y cambios en el ambiente en el cual se encuentra la institucin). Legislacin Poblacin Economa ENTIDAD. Estructura Orgnica de la Entidad Poblacin Prioridades corrientes Desarrollos nuevos Informe anual o memoria Planes y prioridades Presupuestos Actas de Juntas y Comits
SE PUEDEN ENCONTRAR EN ARTCULOS RECIENTES DE REVISTAS Y PERODICOS ESPECIALIZADOS
Tecnologa Usuarios Proveedores
DE LA DEPENDENCIA EN DONDE SE HAR LA INVESTIGACIN. Planes de la dependencia Polticas Niveles de rendimiento Estadsticas de personal. Prioridades Informes corrientes Proyectos de desarrollo de recurso humano Descripcin de puestos Sistema de evaluacin (Por ejemplo: nmero, categora, movimientos de personal y perfiles de edad y sexo). En esta etapa del proceso vale la pena reunir toda la informacin posible para examinarla y subrayar cualquier cosa significativa. El siguiente cuestionario gua la identificacin de algunas necesidades:
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1. Cules parecen ser los problemas de la dependencia? (Esta respuesta corresponde al principio de las hiptesis a examinar) 2. Qu otros problemas se identifican que, (aunque no preocupan a la dependencia por el momento) podran ser importantes en los prximos aos? Dibujar en otra hoja el organigrama por cargo para el rea o campo que se est investigando. 3. De quin se precisar para obtener informacin que aclaren los puntos 1 y 2 arriba citados e identificar otros problemas o preocupaciones? 4. Quin tiene que comprometerse a ayudar si se requiere accin o actividades a desarrollar como consecuencia de la investigacin?. Si de los referentes ms generales de la organizacin se obtiene la informacin fundamental para el proceso de capacitacin, de las metas individuales se obtiene la informacin ms concreta ya que estas permiten detectar deficiencias individuales del desempeo. Su importancia estriba en que permite relacionar en forma precisa los objetivos de la capacitacin, con los de la institucin. Examine la ejecucin de programas y/o proyectos de capacitacin desarrollados en los ltimos aos (sealar un perodo de tiempo a partir del cul se va a hacer el estudio, por ejemplo: los dos (2) ltimos aos: Qu se ha hecho? A quines han estado dirigidos los programas? Con qu recursos se ha contado? Qu resultados se han obtenido? Qu dificultades han surgido? 2.2.1.3 Organizacin y anlisis de la informacin. Consiste en la tabulacin o sistematizacin (organizacin) de la informacin de manera que facilite su interpretacin clara por el equipo de trabajo interesado en el tema. Los elementos all sealados son claves para lograr la definicin de polticas y compromisos posteriores por parte de la Alta Direccin. Los dficits de capacidad individual para el desempeo de los cargos se traducen en dficit de las diferentes reas para desarrollar sus proyectos o cumplir con sus funciones, (y ellos a su vez en debilidades de la entidad para el cumplimiento de sus objetivos). Si en un primer momento se establecieron las deficiencias individuales, para consolidar
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esa informacin en una radiografa que le muestre a la entidad cules son sus necesidades de capacitacin, es necesario registrarla reagrupndola segn su estructura organizacional, es decir por reas y unidades administrativas. Ejemplo: Si para un proyecto de salud, un funcionario requiere de conocimientos tericos, y con su jefe proponen un seminario de actualizacin, y otro funcionario de la misma unidad administrativa para el mismo proyecto, requiere manejo prctico del asunto, se debern consignar las posibles soluciones.
PROYECTO O FUN. CON DFICIT Cardiologa Infantil
SOLUCIONES DE CAPACITACIN A. Seminario sobre cardiologa. B. Capacitacin en el puesto de trabajo. C. Pasanta en una institucin Especializada.
Siempre se debe hacer la pregunta: "Vale la pena satisfacer esta necesidad?. Es preciso determinar los beneficios que reporten para la institucin invertir un esfuerzo y dinero para capacitar a sus empleados. De ah que sea muy importante establecer prioridades para solucionar necesidades de capacitacin. La identificacin de prioridades de capacitacin depende de quien tenga la decisin de elegirlas; los empleados pensarn por ejemplo, que se debe capacitar a los jefes y estos podran sealar como prioritario la capacitacin de aquellos empleados de niveles jerrquicos inferiores. Un buen diagnstico permite ofrecer perspectivas que facilitarn la toma de decisiones en bsqueda del xito deseado de la entidad. La capacitacin tiene que ser una solucin efectiva en trminos de costobeneficio. Para organizar y facilitar el anlisis se recomiendan los siguientes pasos:
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Sealar los problemas de rendimiento para los cuales la capacitacin pueda ser la solucin considerando costo-beneficio y disponibilidad de recursos. 1. Recopilar informacin 4. Recopilar informacin. 7. Recopilar informacin. 2. Analizarla 5. Analizarla. 8. Analizarla. 3. Obtener conclusiones tentativas formadas. 6. Sacar conclusiones ms especificas. 9. Llegar a establecer conclusiones ms precisas.
La fase de diagnstico implica tambin recoger informacin proveniente de las ofertas de capacitacin externa, y del anlisis de experiencias anteriores, en trminos de contenidos, calidad de la capacitacin, recursos didcticos, metodologa adecuada para cada tema, costos aproximados, etc. As, aydese de formatos que permitan discriminar informacin relevante para la posterior planeacin y ejecucin de la actividad, de acuerdo a lo aprobado institucionalmente. A continuacin se presenta un modelo que permite sealar aspectos fundamentales (el mismo le ser til para la planeacin de la capacitacin, diligencindolo completamente con datos depurados): REA TEMTICA Estado y Gestin Pblica Subrea: Conocimiento y habilidades que faciliten la participacin ciudadana en la Gestin Pblica.
No. de funcionarios con necesidades o reas donde se identifica el problema.
80% de la poblacin total de la entidad.
SUBTEMAS
RECURSOS
INDICADORES DE EVALUACIN
- Nmero de talleres realizados. - Nmero de servidores asistente a los talleres. - Nivel de satisfaccin de usuarios. - Calidad de la capacitacin
Qu se entiende por participacin ciudadana. Marco normativo general de la participacin ciudadana y la poltica democratizacin de la gestin pblica.
- Humanos: 2 Facilitadores expertos en el tema (se contara con representantes de la lnea). - Aula para el desarrollo de los talleres (la entidad cuenta con la sala X).
- Material didctico (del rubro gastos Espacios y mecanismos para la generales se obtendrn reproducciones participacin ciudadana en la entidad. de material). El papel del servidor pblico desde cada puesto de trabajo como facilitador para la participacin ciudadana en la gestin. - Alquilar vIdeo beam durante 10 fechas (los costos de mercado sealan un valor aproximado de $200.000 diarios x10 das $2.000.000
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Metodologa (Describa brevemente la metodologa a utilizar, tratando de integrar los principios de participacin, nfasis en la prctica, economa y racionalizacin de recursos): Ej.: La capacitacin se har aprovechando recursos internos de la entidad. Se preferir el desarrollo de talleres de manera que se propenda por una participacin activa de los asistentes. Se socializar entre todos los servidores de la entidad, el plan de capacitacin y los resultados obtenidos a fin de buscar multiplicar los efectos de la capacitacin. Inversin aproximada: $2.000.000 Fechas de Seguimiento del responsable del rea de Talento Humano. 1. 2. 3. 4. Fechas de Seguimento Oficina de Control Interno. 1. 2. 3. 4.
2.2.1.4 La Evaluacin. Comprende los elementos conceptuales y metodolgicos para identificar la eficiencia de los resultados del proceso. Pregunte si la informacin recopilada es suficiente, si fueron adecuados los instrumentos utilizados, cul es la calidad de esta informacin?. Si la respuesta a estos interrogantes es positiva, ya se est listo para comunicar resultados. 2.3 COMUNICACIN DE LOS RESULTADOS. Es necesario utilizar formatos muy giles que a travs de miradas rpidas suministren la informacin relevante (la ms importante). Relacionar recomendaciones especficas con la evidencia. Para ello: - Verificar la validez de las opiniones - Evitar demasiadas generalizaciones - Usar grficos, esquemas, dibujos, etc. Una buena presentacin de resultados facilitar comprometer a los directivos en el apoyo a la capacitacin. Sin este compromiso ser muy poco lo que se pueda lograr. Los descubrimientos claves sern incluidos en un informe o presentacin con el fin de:
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- Lograr el acuerdo de los Directores para sus propuestas. - Crear compromiso para la accin sugerida. - Conseguir los fondos necesarios. Para lograr esto es necesario preparar unas reas temticas que sern complementadas con otras descubiertas en el proceso de investigacin. Algunas de estas ya fueron sealadas como prioritarias en directrices que debe acoger la entidad, como es el caso de las sealadas en el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin; la fase de diagnstico ayuda a determinar si se ha avanzado en suplir esas necesidades o a quines y en dnde hace falta. A continuacin se esboza un modelo, con un breve ejemplo:
REAS Estado y Servicio Pblico SUBREAS NECESIDADES DETECTADAS PROCEDIMIENTOS ANTERIORES - No han existido programas dirigidos a esos fines. - Se ha partido del supuesto que el servidor conoce. PROCEDIMIENTOS SUGERIDOS a) A travs de programas de induccin y reinduccin, con personas expertas en el tema. b) Propiciar dilogos sobre el sentido de lo pblico mediante sesiones breves en cada una de las dependencias. Acompaar con notas en los medios de comunicacin institucional. En conjunto con la oficina de planeacin identificar dos proyectos y hacer un acompaamiento para que personas que han recibido capacitacin terica, inicien su desarrollo prctico aplicando metodologas aprendidas. En coordinacin con el equipo de trabajo de la lnea "Poltica de democratizacin de la administracin pblica", adelantar talleres de sensibilizacin y conocimiento sobre normas y mecanismos para la participacin ciudadana. RECURSOS NECESARIOS - Experto en el tema. - Disposicin de horarios para la capacitacin. - Material didctico. -Presupuesto:$5.000.000 - Comprensin del - Actualizar el Estado. personal de la entidad en los nuevos roles - Sentido de lo del Estado. pblico. - Sealar polticas de modernizacin y comprometer en ello a los servidores.
Gestin Inte- C o m p o n e n t e gral y Mejora- gerencial. miento de lo pblico.
Desarrollar habilidades para la elaboracin de proyectos y su ejecucin.
El 10% de profesionales y directivos de la entidad ha recibido capacitacin terica en elaboracin de proyectos, pero no se ve su desarrollo prctico; subsiten problemas para su desarrollo. A travs del Comit de Desarrollo Administrativo y el equipo de trabajo de la lnea "Poltica de democratizacin de la administracin pblica" el ao anterior se llev a cabo un proceso de identificacin de normas y mecanismos aplicables en la entidad que facilitan la participa cin ciudadana.
Un experto que se comprometa al acompaamiento y seguimiento.Contar con el apoyo de dos de los profesionales que han mostrado resultados exitosos en el manejo de proyectos.
Conocimiento y habilidades que faciliten la participacin ciudadana en la gestin.
Subsisten comportamientos de funcionarios que tratan con desdn a los usuarios de la entidad. Las oficinas de atencin al usuario y de procesos disciplinarios reportan elevados casos de quejas sobre ocultacin de informacin de carcter pblica.
Personal de la entidad conocedor de la lnea "Poltica de democratizacin de la administracin pblica", con habilidades para el desarrollo de talleres. Presupuesto: $5.000.000
Realizar sesiones de reflexin sobre actitudes del servidor pblico.
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2.4 OTROS FORMATOS DE UTILIDAD. Los siguientes formatos sern tiles para planear y registrar las informaciones en la etapa de recopilacin. Recopilacin de hechos y opiniones: Fecha de la entrevista: Hora: Nombre del entrevistado: Cargo del entrevistado: Profesin: Temas y aspectos claves a ser discutidos durante la entrevista: TEMAS NOTAS
Otros aspectos resultantes de la entrevista: Prximo contacto acordado: Otra accin requerida:
DISCUSIN EN GRUPO Fecha: Hora: Participantes: Temas y aspectos claves a ser tratados en grupo: TEMAS NOTAS
Otros aspectos tratados: Accin posterior requerida:
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ANEXO
DECRETO No.1567 de agosto 5 de 1998
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DECRETO NMERO 1567 DE 1998 (agosto 5) Por el cual se crean el Sistema Nacional de Capacitacin y el Sistema de Estmulos para los empleados del Estado. EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA, en ejercicio de las facultades extraordinarias que le confiere el artculo 66 de la Ley 443 de 1998, DECRETA : TTULO PRELIMINAR CAPTULO I DISPOSICIONES COMUNES ARTCULO 1.- Campo de aplicacin. El presente decreto ley se aplica a los empleados del Estado que prestan sus servicios en las entidades regidas por la Ley 443 de 1998. PARGRAFO.- En caso de vacos respecto a la capacitacin y a los estmulos en las normas que regulan las carreras especiales a las cuales se refiere la Constitucin Poltica, o en las normas que regulan los sistemas especficos de carrera de que trata el artculo 4. de la Ley 443 de 1998, sern aplicadas las disposiciones contenidas en el presente decreto ley y dems normas que lo reglamenten y complementen. TTULO I SISTEMA NACIONAL DE CAPACITACIN CAPTULO I DISPOSICIONES GENERALES ARTCULO 2. Sistema de Capacitacin. Crase el Sistema Nacional de Capacitacin, definido como el conjunto coherente de polticas, planes,
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disposiciones legales, organismos, escuelas de capacitacin, dependencias y recursos organizados con el propsito comn de generar en las entidades y en los empleados del Estado una mayor capacidad de aprendizaje y de accin, en funcin de lograr la eficiencia y la eficacia de la administracin, actuando para ello de manera coordinada y con unidad de criterios. ARTCULO 3. Componentes del sistema. El sistema est integrado por los componentes que se relacionan a continuacin. a) Disposiciones legales.- El conjunto de disposiciones legales relacionadas con la materia delimita las competencias y responsabilidades y constituye el marco jurdico que facilita la coordinacin de acciones. La capacitacin de los empleados se rige por las disposiciones del presente decreto ley y por los decretos reglamentarios que expida el Gobierno Nacional, as como por los actos administrativos emanados de cada entidad, en concordancia con las leyes generales de educacin y de educacin superior, con las disposiciones reglamentarias de stas, as como con las normas sobre organizacin y funcionamiento de la administracin pblica, sobre carrera administrativa y administracin de personal. b) Plan Nacional de Formacin y Capacitacin.- El Gobierno Nacional, mediante el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin, orientar la formulacin de los planes institucionales que deben elaborar las entidades pblicas. El Plan tiene por objeto formular la poltica en la materia, sealar las prioridades que debern atender las entidades pblicas y establecer los mecanismos de coordinacin, de cooperacin, de asesora, de seguimiento y de control necesarios. c) Planes institucionales.- Con el propsito de organizar la capacitacin internamente, cada entidad formular con una periodicidad mnima de un ao su plan institucional de capacitacin. ste deber tener concordancia con los parmetros impartidos por el Gobierno Nacional a travs del Plan Nacional de Formacin y Capacitacin, con los principios establecidos en el presente decreto ley y con la planeacin institucional. Para ello las entidades podrn solicitar asesora de la Escuela Superior de Administracin Pblica y del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, entidad sta que podr revisar los planes, hacerles las observaciones que considere pertinentes y
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ordenar los ajustes que juzgue necesarios, los cuales sern de forzosa aplicacin. La Comisin de Personal participar en la elaboracin del plan y vigilar su ejecucin. d) Recursos.- Cada entidad contar para la capacitacin con los recursos previstos en el presupuesto, as como con sus propios recursos fsicos y humanos, los cuales debe administrar con eficiencia y transparencia, estableciendo mecanismos que permitan compartirlos con otros organismos para optimizar su impacto. El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica apoyar la bsqueda de mecanismos de coordinacin y de cooperacin interinstitucional que hagan posible utilizar con mayor eficiencia los recursos disponibles para hacer capacitacin en las entidades del Estado. e) Organismos.- Adems de sus responsabilidades desde el punto de vista de su propia gestin interna, las siguientes entidades tienen atribuciones especiales en relacin con el sistema de capacitacin: 1. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Como organismo superior de la administracin pblica le corresponde establecer las polticas generales, formular y actualizar el Plan Nacional de Formacin y Capacitacin conjuntamente con la Escuela Superior de Administracin Pblica y coordinar su ejecucin; expedir normas, brindar asesora, disear y adaptar metodologas, llevar a cabo acciones de divulgacin y seguimiento. 2. Escuela Superior de Administracin Pblica. Adems de las funciones establecidas en sus estatutos, le corresponde participar en la elaboracin, la actualizacin y el seguimiento del Plan, as como prestar asesora a las entidades que lo soliciten para la ejecucin de ste. Le corresponde igualmente disear el currculo bsico de los programas de induccin y de reinduccin, siguiendo las orientaciones que imparta el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. 3. Entidades. Cada entidad tiene el deber de ejecutar internamente las polticas impartidas por el Gobierno Nacional, formular los planes internos y participar en programas conjuntos con otros organismos para optimizar el uso de los recursos.
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4. Escuelas pblicas de formacin y capacitacin. Se entiende por escuelas pblicas de formacin y capacitacin aquellas dependencias de organismos pblicos organizadas para impartir de manera permanente formacin y capacitacin a empleados del Estado y que, para tal efecto, llevan a cabo actividades docentes y acadmicas. Como componentes del sistema de capacitacin deben propender por actuar integradamente para el mejor aprovechamiento de los recursos, disear conjuntamente soluciones de formacin y capacitacin, incentivar la investigacin en temas propios de la funcin pblica y desarrollar fortalezas pedaggicas. ARTCULO 4. Definicin de capacitacin. Se entiende por capacitacin el conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educacin no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educacin, dirigidos a prolongar y a complementar la educacin inicial mediante la generacin de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misin institucional, a la mejor prestacin de servicios a la comunidad, al eficaz desempeo del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definicin comprende los procesos de formacin, entendidos como aquellos que tienen por objeto especfico desarrollar y fortalecer una tica del servicio pblico basada en los principios que rigen la funcin administrativa. PARGRAFO. Educacin formal. La educacin definida como formal por las leyes que rigen la materia no se incluye dentro de los procesos aqu definidos como capacitacin. El apoyo de las entidades a programas de este tipo hace parte de los programas de bienestar social e incentivos y se regir por las normas que regulan el sistema de estmulos. ARTCULO 5. Objetivos de la capacitacin. Son objetivos de la capacitacin: a) Contribuir al mejoramiento institucional fortaleciendo la capacidad de sus entidades y organismos; b) Promover el desarrollo integral del recurso humano y el afianzamiento de una tica del servicio pblico; c) Elevar el nivel de compromiso de los empleados con respecto a las polticas, los planes, los programas, los proyectos y los objetivos del Estado y de sus respectivas entidades; d) Fortalecer la capacidad, tanto individual como colectiva, de aportar
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conocimientos, habilidades y actitudes para el mejor desempeo laboral y para el logro de los objetivos institucionales; e) Facilitar la preparacin permanente de los empleados con el fin de elevar sus niveles de satisfaccin personal y laboral, as como de incrementar sus posibilidades de ascenso dentro de la carrera administrativa. ARTCULO 6. Principios rectores de la capacitacin. Las entidades administrarn la capacitacin aplicando estos principios: a) Complementariedad: la capacitacin se concibe como un proceso complementario de la planeacin, por lo cual debe consultarla y orientar sus propios objetivos en funcin de los propsitos institucionales. b) Integralidad: la capacitacin debe contribuir al desarrollo del potencial de los empleados en su sentir, pensar y actuar, articulando el aprendizaje individual con el aprendizaje en equipo y con el aprendizaje organizacional. c) Objetividad: la formulacin de polticas, de planes y programas de capacitacin debe ser la respuesta a diagnsticos de necesidades de capacitacin previamente realizados utilizando procedimientos e instrumentos tcnicos propios de las ciencias sociales y administrativas. d) Participacin: todos los procesos que hacen parte de la gestin de la capacitacin, tales como deteccin de necesidades, formulacin, ejecucin y evaluacin de planes y programas, deben contar con la participacin activa de los empleados. e) Prevalencia del inters de la organizacin: las polticas, los planes y los programas respondern fundamentalmente a las necesidades de la organizacin. f) Integracin a la carrera administrativa: la capacitacin recibida por los empleados debe ser valorada como antecedente en los procesos de seleccin, de acuerdo con las disposiciones sobre la materia. g) Prelacin de los empleados de carrera: para aquellos casos en los cuales la capacitacin busque adquirir y dejar instaladas capacidades que la entidad requiera ms all del mediano plazo, tendrn prelacin los empleados de carrera. Los empleados vinculados mediante nombramiento provisional, dada la temporalidad de su vinculacin, solo se beneficiaran de los programas de induccin y de la modalidad de entrenamiento en el puesto de trabajo. h) Economa: en todo caso se buscar el manejo ptimo de los recursos destinados a la capacitacin, mediante acciones que pueden incluir el apoyo interinstitucional.
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i) nfasis en la prctica: la capacitacin se impartir privilegiando el uso de metodologas que hagan nfasis en la prctica, en el anlisis de casos concretos y en la solucin de problemas especficos de la entidad. j) Continuidad: especialmente en aquellos programas y actividades que por estar dirigidos a impactar en la formacin tica y a producir cambios de actitudes, requieren acciones a largo plazo. CAPTULO II INDUCCIN Y REINDUCCIN ARTCULO 7. Programas de induccin y reinduccin. Los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de induccin y de reinduccin, los cuales se definen como procesos de formacin y capacitacin dirigidos a facilitar y a fortalecer la integracin del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en ste habilidades gerenciales y de servicio pblico y a suministrarle informacin necesaria para el mejor conocimiento de la funcin pblica y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodolgico flexible, integral, prctico y participativo. Tendrn las siguientes caractersticas particulares: a) Programa de induccin: es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integracin a la cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculacin. El aprovechamiento del programa por el empleado vinculado en perodo de prueba deber ser tenido en cuenta en la evaluacin de dicho perodo. Sus objetivos con respecto al empleado son: 1. Iniciar su integracin al sistema de valores deseado por la entidad, as como el fortalecimiento de su formacin tica; 2. Familiarizarlo con el servicio pblico, con la organizacin y con las funciones generales del Estado; 3. Instruirlo acerca de la misin de la entidad y de las funciones de su dependencia, al igual que de sus responsabilidades individuales, sus deberes y derechos; 4. Informarlo acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupcin, as como sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores pblicos. 5. Crear identidad y sentido de pertenencia respecto de la entidad;
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b) Programa de reinduccin: est dirigido a reorientar la integracin del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos, que ms adelante se sealan. Los programas de reinduccin se impartirn a todos los empleados por lo menos cada dos aos, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirn obligatoriamente un proceso de actualizacin acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. Sus objetivos especficos son los siguientes: 1. Enterar a los empleados acerca de reformas en la organizacin del Estado y de sus funciones; 2. Informar a los empleados sobre la reorientacin de la misin institucional, lo mismo que sobre los cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto de trabajo; 3. Ajustar el proceso de integracin del empleado al sistema de valores deseado por la organizacin y afianzar su formacin tica; 4. Fortalecer el sentido de pertenencia e identidad de los empleados con respecto a la entidad; 5. A travs de procesos de actualizacin, poner en conocimiento de los empleados las normas y las decisiones para la prevencin y supresin de la corrupcin, as como informarlos de las modificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servidores pblicos; 6. Informar a los empleados acerca de nuevas disposiciones en materia de administracin de recursos humanos. ARTCULO 8. Currculo bsico de los programas de induccin y de reinduccin. La Escuela Superior de Administracin Pblica disear el contenido curricular de los programas de induccin y reinduccin, de acuerdo con las polticas impartidas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. PARGRAFO. Mientras la Escuela Superior de Administracin Pblica expide el currculo bsico de los programas de induccin y de reinduccin, las entidades disearn sus propios programas siguiendo las orientaciones generales contenidas en el presente decreto ley y en todo caso deben estar dirigidos a lograr todos los objetivos aqu sealados.
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CAPTULO III REAS Y MODALIDADES DE LA CAPACITACIN ARTCULO 9. reas. Para efectos de organizar la capacitacin, tanto los diagnsticos de necesidades como los planes y programas correspondientes se organizarn teniendo en cuenta dos reas funcionales: a) Misional o tcnica: integran esta rea las dependencias cuyos productos o servicios constituyen la razn de ser de la entidad. Sus clientes o usuarios son externos a la entidad; b) De gestin: esta rea est constituida por las dependencias que tienen por objeto suministrar los bienes y los servicios que requiere internamente la entidad para su adecuado funcionamiento. ARTCULO 10. Modalidades de capacitacin. La capacitacin podr impartirse bajo modalidades que respondan a los objetivos, los principios y las obligaciones que se sealan en el presente decreto ley. Para tal efecto podrn realizarse actividades dentro o fuera de la entidad. CAPTULO IV RGIMEN DE OBLIGACIONES ARTCULO 11. Obligaciones de las entidades. Es obligacin de cada una de las entidades: a) Identificar las necesidades de capacitacin, utilizando para ello instrumentos tcnicos que detecten las deficiencias colectivas e individuales, en funcin del logro de los objetivos institucionales; b) Formular, con la participacin de la Comisin de Personal, el plan institucional de capacitacin, siguiendo los lineamientos generales impartidos por el Gobierno Nacional y guardando la debida coherencia con el proceso de planeacin institucional; c) Establecer un reglamento interno en el cual se fijen los criterios y las condiciones para acceder a los programas de capacitacin; d) Incluir en el presupuesto los recursos suficientes para los planes y programas de capacitacin, de acuerdo con las normas aplicables en materia presupuestal;
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e) Programar las actividades de capacitacin y facilitar a los empleados su asistencia a las mismas; f) Establecer previamente, para efectos de contratar actividades de capacitacin, las condiciones que stas debern satisfacer en cuanto a costos, contenidos, metodologas, objetivos, duracin y criterios de evaluacin; g) Llevar un archivo de la oferta de servicios de capacitacin tanto de organismos pblicos como de entes privados, en el cual se indiquen la razn social, las reas temticas que cubren, las metodologas que emplean, as como observaciones evaluativas acerca de la calidad del servicio prestado a la entidad; h) Evaluar, con la participacin de la Comisin de Personal, el impacto del plan de capacitacin, adoptando y aplicando para ello instrumentos tcnicos e involucrando a los empleados; i) Presentar los informes que soliciten el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y la Escuela Superior de Administracin Pblica; j) Ejecutar sus planes y programas institucionales con el apoyo de sus recursos humanos o de otras entidades, de sus centros de capacitacin o los del sector administrativo al cual pertenecen, de la Escuela Superior de Administracin Pblica o de establecimientos pblicos o privados legalmente autorizados, o con personas naturales o jurdicas de reconocida idoneidad. La contratacin se ceir a las normas vigentes sobre la materia. k) Disear los programas de induccin y de reinduccin a los cuales se refiere este decreto ley e impartirlos a sus empleados, siguiendo las orientaciones curriculares que imparta la Escuela Superior de Administracin Pblica bajo la orientacin del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. ARTCULO 12. Obligaciones de los empleados con respecto a la capacitacin. El empleado tiene las siguientes obligaciones en relacin con la capacitacin: a) Participar en la identificacin de las necesidades de capacitacin de su dependencia o equipo de trabajo; b) Participar en las actividades de capacitacin para las cuales haya sido seleccionado y rendir los informes correspondientes a que haya lugar; c) Aplicar los conocimientos y las habilidades adquiridos para mejorar la prestacin del servicio a cargo de la entidad; d) Servir de agente capacitador dentro o fuera de la entidad, cuando se requiera;
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e) Participar activamente en la evaluacin de los planes y programas institucionales de capacitacin, as como de las actividades de capacitacin a las cuales asista; f) Asistir a los programas de induccin o reinduccin, segn su caso, impartidos por la entidad.
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BIBLIOGRAFIA
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TORO LVAREZ, Fernando. El Clima Organizacional, Cincel, Medelln, 2001.

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HERNNDEZ PABN, Hilda y ZIGA TAPIA, Gilberto. Ibid.

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