SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS

Versin: 01 Fecha: 08/10/2012 Cdigo: P001-GEC

PROCESO: GESTIN DE EVALUACIN Y CONTROL PROCEDIMIENTO: AUDITORAS INTERNAS Objetivo: Planificar, implementar y ejecutar las auditoras internas al SIG, para determinar en este el

cumplimiento de los requisitos de las normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, 14001:2004 y 27001:2005, y OHSAS 18001:2007, as como la eficacia, eficiencia y efectividad.
Responsable: Lderes procesos de Gestin de Evaluacin y Control, y Direccionamiento Estratgico Directores Regionales Equipo auditor Coordinador Alcance: Inicia con la elaboracin del programa de auditoras internas y termina con el seguimiento de las acciones de mejora emprendidas.

DEFINICIONES Y TERMINOS1: Alcance de la auditora: Extensin y lmites de una auditora. El alcance de la auditora incluye generalmente una descripcin de las ubicaciones, las unidades de la organizacin, las actividades y los procesos, as como el perodo de tiempo cubierto Auditado: Organizacin que se audita Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora. Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora Auditora Interna: Proceso sistemtico, independiente, y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del sistema con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. Conclusiones de la auditora: Resultado de una auditora, que proporciona el equipo auditor, tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

NTC ISO 19011, NTCGP 1000:2009 Versin 01 P001-GEC Pg. 1

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Equipo auditor: Uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora, con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos. Evidencia de la auditora: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables. La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o cuantitativa. Experto tcnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia especficos al equipo auditor El conocimiento o experiencia especficos son los relacionados con la organizacin, el proceso o la actividad a auditar, el idioma o la orientacin cultural. Un experto tcnico no acta como un auditor en el equipo auditor. Gestin documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditora como oportunidades de mejora. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Plan de auditora: Descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditora. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados Producto / Servicio No Conforme: son los productos resultados de todos los procesos que incumplan los requisitos establecidos, implcitos u obligatorios, determinados necesariamente para el cumplimiento de la satisfaccin del cliente e incluso determinados por los mismos. Programa de auditora: Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Un programa de auditora incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditoras. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin

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GENERALIDADES: 1. Las auditoras internas se realizan mnimo una vez al ao a todo el Sistema Integrado de Gestin, bajo los criterios de las normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, 14001:2004 y 27001:2005, OHSAS 18001:2007 o acorde con la programacin establecida. 2. Las auditoras internas se ejecutan bajo los principios de auditora establecidos en la norma ISO 19011: conducta tica, presentacin ecunime, debido cuidado profesional, independencia y enfoque basado en la evidencia. 3. Tanto el equipo auditor como el auditor lder sern seleccionados por el lder del Proceso Gestin de Evaluacin y Control acorde con lo establecido en la norma ISO 19011 y el perfil determinado por la entidad.
Perfil EDUCACIN FORMACIN EXPERIENCIA LABORAL EXPERIENCIA EN AUDITORA Atributos personales Auditor Interno Auditor Lder Profesional en cualquier disciplina 40 horas de Formacin como 60 horas de Formacin como Auditor Auditor* Experiencia mnima de 1 ao en la Experiencia mnima de 2 aos en la Entidad Entidad Haber participado mnimo en la Haber participado mnimo en la ejecucin ejecucin de 1 auditora interna de 2 Auditoras internas tico, de mente abierta, diplomtico, perceptivo, verstil y objetivo 1. En principios, procedimiento y tcnicas de auditora. 2. Conocer los documentos del sistema y de referencia 3. Conocer la normatividad vigente. 4. Recopilar Informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando los Documentos, Registros y Datos. 5. Habilidades comunicativas, de formulacin de preguntas, para la redaccin de no conformidades. 1. Planificacin de auditoras 2. Habilidad en las comunicaciones. 3. Tener capacidad de organizar y dirigir a los auditores de su equipo. 4. Ser capaz de orientar y dirigir. 5. Estar en capacidad de solucionar conflictos. 6. Preparar y completar el informe de auditora

Conocimientos Genricos y Habilidades del equipo auditor

Conocimientos Genricos y Habilidades del Auditor lder

* Equivalencia de la competencia en caso de tener un post-grado en Auditoras, en alguno de estos sistemas de Gestin y/o experiencia laboral en Ambiental, Calidad o Seguridad, Salud Ocupacional y Seguridad de la Informacin.

4. Las No Conformidades sern cerradas por el auditor que las detect, salvo en caso de fuerza mayor para lo cual el Representante de la Direccin designar la persona que realizar esta actividad. 5. La regional debe enviar copia del informe de auditora y los planes de mejora establecidos para solucionar las no conformidades reales o potenciales identificadas por los auditores y las evaluaciones de los auditores en un plazo no mayor a quince das despus de haber recibido el informe de la auditoria, al lder del proceso de Gestin de Evaluacin y Control, con el fin de realizar la consolidacin y el seguimiento a los planes de mejora presentados por los procesos auditados.

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6. La evaluacin del equipo auditor ser coordinada entre el lder del Proceso de Gestin de Evaluacin y Control y el representante de la Direccin. Esta calificacin es realizada por los auditados a travs del formato evaluacin de auditores (F005-P001-GEC)

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Procedimiento Auditoras Internas Proceso Gestin de Evaluacin y Control

Inicio

1. Elaborar y presentar el programa nacional de auditoras

Act. 1

No

Es aprobado?

Si 2. Comunicar el programa de auditorias

3. Seleccionar equipo de auditores

4. Informar programa a equipo auditor

5. Ejecutar la auditora interna

6. Elaborar, aprobar y remitir informe de auditora

7. Archivar los documentos generados por la auditora

8. Consolidar y presentar el informe anual de auditora

9. Realizar el seguimiento a las auditoras

Fin

Fase

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Procedimiento Auditoras Internas. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Elaborar y presentar el programa nacional de auditoras: Diligenciar el formato F001-P001-GEC y presentar para la aprobacin del representante de la Direccin el programa nacional de auditoras del SIG. Comunicar el programa de auditoras: Dar a conocer a los responsables de los procesos el programa nacional de auditoras y las directrices especificas del programa Seleccionar equipo de auditores: El Responsable del Proceso Gestin de Evaluacin y Control selecciona el equipo auditor y el lder del equipo teniendo en cuenta el perfil determinado para ello. Informar programa a equipo auditor: Dar a conocer el programa nacional de auditoras al equipo auditor y comunicar con mnimo 3 das de anticipacin a los auditados Ejecutar la auditora interna segn el plan aprobado: El auditor lder debe preparar el plan de auditoras en el formato F002-P001-GEC, Durante la reunin de apertura el auditor lder presenta el equipo de auditores, da a conocer el objetivo y alcance de la auditora y concerta con los auditados el plan de la misma. En caso de presentarse algn inconveniente para la ejecucin de una actividad planificada se procede a realizar los ajustes. Para la ejecucin de la auditora los auditores internos utilizan el formato lista de chequeo formato F003-P001GEC y para el registro de las evidencias, diligencian el formato F001-P002-GEC Acciones Correctivas, preventivas y de mejora. Cada auditor debe analizar los hallazgos de la auditora y determinar la existencia de No Conformidades. El auditor Lder junto con el equipo auditor y el auditado(s) celebra la reunin de cierre en la cual se presentan los hallazgos y conclusiones de la auditoria para que una vez reconocidos por el auditado se determine un intervalo de tiempo para que este presente un plan de acciones correctivas y preventivas Elaborar, aprobar y remitir informe de auditora: El auditor Lder debe realizar y presentar el informe final de auditoras internas segn el formato F004-P001-GEC y lo debe entregar mximo a los 5 das calendario, despus de la presentacin del informe de avance, presentado en la reunin de cierre.

Responsables Proceso Gestin de Evaluacin y Control Lder Proceso Gestin de Evaluacin y Control Lder Proceso Gestin de Evaluacin y Control Lder Proceso Gestin de Evaluacin y Control

Formato F001-P001-GEC

Comunicacin
Formato F001-P001-GEC

Equipo auditor y lder seleccionados Comunicacin

Formato F001-P001-GEC

Auditor Lder Equipo Auditor

Formato F002P001-GEC , Formato F003P001-GEC, F001-P002-GEC Formato Acciones Correctivas, preventivas y de mejora

Auditor Lder Equipo Auditor

Formato F004P001-GEC

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Procedimiento Auditoras Internas. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Archivar los documentos generados por la auditora: Para el control de registros del SIG se deben archivar los documentos relacionados con la auditora ya sea de forma fsica o digital. Consolidar y presentar el informe anual de la auditora interna: el lder del Proceso de Gestin de Evaluacin y Control debe consolidar toda la documentacin de la ejecucin de las auditoras internas, tales como: programacin de auditoras, plan de auditora, listas de chequeo, formato de acciones correctivas, preventivas, y/o de mejora, actas (cuando aplique), informe de avance de auditora e informe final con el fin de presentarlo dentro de los 15 das hbiles siguientes al Director General y a toda la entidad Realizar el seguimiento a las auditoras: El auditor responsable del proceso auditado debe efectuar seguimiento y verificacin de las acciones correctivas o preventivas implementadas segn las fechas acordadas y definidas con el auditado, as como, asegurar el anlisis de las causas de las no conformidades registradas en el mismo formato. En caso de no registrarse avance en la implementacin de acciones correctivas o preventivas, el Representante de la Direccin informa al responsable del proceso de Gestin de Evaluacin y control, para que tome las medidas pertinentes

Responsable proceso Gestin de Evaluacin y Control

Responsable proceso Gestin de Evaluacin y Control

Informe consolidado

Equipo Auditor, Responsables Proceso de Gestin de Evaluacin y Control

Formatos Acciones Correctivas, preventivas y de mejora F001P002-GEC F002-P002-GEC

Documentos Asociados: F001-P001-GEC. Formato Programa Nacional de Auditoras Internas. F002-P001-GEC Formato Plan de Auditoras. F003-P001-GEC Formato Lista de Chequeo. F004-P001-GEC Formato Informe de Auditoras Internas. F005-P001-GEC Formato de Evaluacin Auditores Internos. F001-P002-GEC. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora F002-P002-GEC. Formato Control de Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora

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Nombre Elabor Aprob

Control de Documentos Cargo

Fecha

Control de Cambios Versin Fecha de Aprobacin Descripcin del cambio Aprob

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