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CONTENIDO INTRODUCCIN OBJETIVO 1. GENERALIDADES 1.1 Concepto 1.2 Importancia de los papeles de trabajo 1.3 Los papeles de trabajo y su relacin con las Normas Generales de Auditora Pblica 1.4 Naturaleza y caractersticas de los papeles de trabajo 1.5 Propiedad y custodia de los papeles de trabajo 2. TEMPORALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO 2.1 Expediente continuo de auditora o archivo permanente 2.2 Papeles de trabajo actuales 3. FORMA Y CONTENIDO DE UNA CDULA 4. NDICES, REFERENCIAS Y MARCAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO 4.1 ndices 4.2 Referencias y/o cruces 4.3 Marcas de auditora 5. ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 5.1 Sugerencias 5.2 Reglas generales de los papeles de trabajo 5.3 Ejemplos de papeles de trabajo 5.4 Las observaciones en los papeles de trabajo 5.5 Seguimiento de las recomendaciones 6. IMPORTANCIA DE LA SUPERVISIN EN LA ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 6.1 Propsitos 6.2 Puntos pendientes CONCLUSIN BIBLIOGRAFA
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INTRODUCCIN Los papeles de trabajo son instrumento imprescindible durante el desarrollo de una auditora, puesto que contienen el respaldo del trabajo realizado por el auditor. Por lo tanto, resulta de gran importancia dar a conocer los aspectos fundamentales para la elaboracin de los mismos. Este curso est orientado principalmente a ofrecer al participante sin experiencia una visin de conjunto sobre el tema, destacndose los aspectos bsicos que se han de considerar para la elaboracin adecuada ptimo de los papeles de trabajo. Por otra parte, tambin se ofrece al participante con experiencia en auditora y/o con conocimientos amplios sobre el tema, la oportunidad de recordar y reforzar los conceptos fundamentales a partir de un enfoque terico-prctico que le ayude a reafirmar y/o a verificar sus conocimientos. OBJETIVO Al trmino de este curso, el participante elaborar cdulas de auditora con profesionalismo, transparencia y credibilidad, para respaldar los hallazgos obtenidos, apegndose a la normatividad establecida. 1. GENERALIDADES

nivel de profesionalismo, transparencia y credibilidad con que se ejecuta la funcin de auditora pblica. De ah la importancia de conocer las reglas y tcnicas bsicas para el dominio de este instrumento en los rganos internos de control (OIC). 1.1 Concepto Se denomina papeles de trabajo al conjunto de cdulas y documentos que contienen la informacin obtenida por el auditor en su revisin, as como los resultados de los procedimientos y pruebas de auditora aplicados, con los cuales sustenta y apoya las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente. 1.2 Importancia de los papeles de trabajo Las principales razones para la elaboracin de los papeles de trabajo son las siguientes: Proporcionan la base para la rendicin de informes a las partes interesadas. Facilitan la ejecucin y supervisin del trabajo de auditora. Contienen evidencia irrefutable para terceros. Dejan constancia de la solidez y calidad de la evidencia del trabajo realizado. Constituyen un precedente para minimizar esfuerzos para auditoras posteriores. Constituyen el medio de administracin, organizacin y control del trabajo.

La opinin del auditor pblico se respalda con la evidencia detallada en los papeles de trabajo. Por lo tanto, el grado de calidad con que se deben planear, preparar, elaborar, supervisar y conservar denota el
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1.3 Los papeles de trabajo y su relacin con las Normas Generales de Auditora Pblica Las Normas Generales de Auditora Pblica sealan en la NORMA OCTAVA que: Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas en su resumen. 1.4 Naturaleza y caractersticas de los papeles de trabajo La NORMA OCTAVA indica que los papeles de trabajo deben formularse con: CLARIDAD: Cuidar que la estructura, terminologa y redaccin empleadas permitan que la informacin presentada pueda ser entendida por cualquier persona, aun la no versada en el tema. PULCRITUD: Deben ser elaborados con esmero y limpieza. EXACTITUD: Deben incluir toda la evidencia que se requiera para fundamentar la opinin del auditor. Es importante mencionar que el costo de los papeles de trabajo debe ser mnimo, tanto en el proceso de elaboracin como en el de supervisin. La Norma Octava menciona tambin que los papeles de trabajo deben consignar todos los datos referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones
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sobre los hechos, transacciones o situaciones especficas examinadas, as como. Asimismo sobre las desviaciones que se presentan respecto de los criterios y normas establecidas o previsiones presupuestarias, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar la evidencia en que se basen las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditora. La NORMA SPTIMA indica que: La evidencia deber someterse a prueba para asegurarse que cumpla con los requisitos bsicos: A) Suficiencia.- Si basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de los auditores. B) Competencia.En la medida que sea consistente, convincente, confiable y validada por el auditor pblico. C) Relevancia.- Cuando exista relacin en su uso para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y patente. D) Pertinencia.- Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la auditora. El auditor deber reunir aquella informacin adecuada, donde considere el riesgo, la importancia relativa y el costo como factores de juicio, adems de la confiabilidad y calidad de la evidencia, la que se clasifica en:

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FSICA:

Se obtiene mediante inspeccin u observacin directa de las actividades, bienes o sucesos. Se presenta a travs de notas, fotografas, grficas, cuadros, mapas o muestras materiales. DOCUMENTAL: Consiste en informacin elaborada, como la contenida en cartas, contratos, registros de contabilidad, facturas y documentos de la administracin relacionados con su desempeo. TESTIMONIAL : Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. ANALTICA : Comprende clculos, comparaciones, razonamientos y separacin de la informacin en sus componentes. Es prctica comn que el auditor anexe a su expediente fotocopia de los documentos citados o relacionados en sus cdulas, sin que en ellos haga algn sealamiento. Debido a que esos documentos forman parte de sus papeles de trabajo, deben tener las mismas caractersticas que aqullos y deben contener marcas, cruces e ndices. Debe evitarse obtener fotocopia de todos los documentos analizados, basta con dejar marcas en las cdulas correspondientes como evidencia del procedimiento aplicado o de que fueron analizados, a excepcin de aqullos que soportan una presunta responsabilidad, en cuyo caso se obtendr toda la
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documentacin que soporte la irregularidad y no debern contener ninguna anotacin, pues sern integrados al expediente que se enve al rea de Responsabilidades. El auditor pblico aplicar los procedimientos y tcnicas de auditora con la oportunidad y alcance que juzgue necesarios, de acuerdo con los objetivos de la revisin, la amplitud del universo sujeto a examen y las circunstancias especficas del trabajo a fin de reunir los suficientes elementos de juicio. Por regla general, las pruebas se harn por muestreo para respaldar las conclusiones del informe. La comprobacin absoluta puede resultar costosa en relacin con el beneficio que se espera de la auditora; no obstante, si en el curso de la revisin se advierten situaciones de las que se pueda inferir que existen irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente. La norma 8 de las Normas Generales de Auditora Pblica determina que el auditor deber preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido se disear conforme a las circunstancias especficas de la auditora que realice. Los papeles de trabajo: Comprendern el programa de auditora y sus modificaciones por escrito, efectuando las referencias correspondientes. Contendrn ndices, resmenes adecuados. referencias, cdulas y

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Estarn fechados y firmados por la persona que los prepare. Constituirn un registro del trabajo efectuado por los auditores. Se limitarn a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir con los objetivos del trabajo encomendado. Debern ser preparados en forma ordenada y legible, pues de lo contrario podran perder su valor como evidencia. Debern contener informacin suficiente que permita que un auditor experimentado, sin conexin previa con la auditora, obtenga de ellos la evidencia que respalde las conclusiones y juicios elaborados por el auditor. Y adems, los papeles de trabajo deben incluir documentacin que muestre que: El trabajo ha adecuadamente. sido planeado y supervisado

comprobatorios competentes para soportar expresar una opinin sobre bases razonables. 1.5 Propiedad y custodia de los papeles de trabajo

el

Conforme a la Gua General de Auditora Pblica, el manejo y custodia de los papeles de trabajo son exclusivos del grupo de auditora, y la informacin de los mismos es de carcter confidencial, por lo que su uso y consulta est n vedados a toda persona ajena al grupo de auditor es, salvo requerimiento de autoridad competente. Los papeles de trabajo que prepara el auditor son exclusivos de la instancia fiscalizadora, ya que la informacin que contienen es confidencial. Sin embargo, el auditor podr proporcionarlos, cuando reciba una orden o citatorio judicial para brindar informacin contenida en stos. La confidencialidad es muy importante en el trabajo del auditor pblico para guardar el debido secreto de la informacin obtenida. El auditor debe adoptar procedimientos razonables a fin de mantener en custodia segura los papeles de trabajo y deber conservarlos por un perodo suficiente para cumplir con las necesidades de su prctica profesional y satisfacer cualquier requisito legal sobre la retencin de los mismos. Dependiendo del tipo de revisin efectuada, ser el tiempo que la instancia fiscalizadora deber retener o guardar los papeles de trabajo mientras stos sean
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El sistema de control interno ha sido suficientemente estudiado y evaluado para determinar si deben aplicarse otros procedimientos de auditora. La evidencia obtenida durante la auditora, los procedimientos de auditora aplicados y las pruebas realizadas han proporcionado suficientes elementos

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importantes para las auditoras subsecuentes o para cumplir con las disposiciones legales o administrativas. 2. TEMPORALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO De acuerdo al tiempo en que se utilizan, los papeles de trabajo pueden clasificarse en: Archivo permanente o expediente continuo de auditora, y Papeles de trabajo actuales.

Adems de la informacin anterior, deben incorporarse tanto los objetivos de la auditora como el programa especfico de revisin, el marco conceptual y el cronograma de actividades. El proceso de actualizacin del expediente continuo de auditora se lleva a cabo al ejecutar la auditora, elaborar el informe de resultados, efectuar el seguimiento e incorporar la documentacin que explique los cambios de operacin. Al concluir la revisin, los papeles de trabajo constituyen el expediente de la auditor a, por lo que deben ser ordenados de manera lgica y resguardados en un archivo ex profeso. Independientemente de las necesidades de cada organizacin se sugiere: Planear con oportunidad el lugar de conservacin durante el tiempo que sea necesario Implantar polticas y procedimientos para un mejor orden y salvaguardia de los papeles de trabajo Elaborar una cdula que indique las diferentes secciones de su contenido Integrar la informacin en secuencia cronolgica conforme sta se va recopilando Utilizar el nmero de carpetas acorde al crecimiento de la informacin, tanto en nmero de secciones como en volumen

2.1 Expediente continuo de auditora o archivo permanente Est integrado por un conjunto de documentos y cdulas que se guardan en uno o varios legajos especiales y que se pueden utilizar para consulta en auditoras posteriores. Con ellos se evita elaborar o transcribir informacin en forma duplicada o trasladar cdulas de un lugar a otro. Por lo tanto, es necesario implantar polticas y procedimientos para la preparacin y salvaguarda de los papeles de trabajo que prevean su conservacin durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las disposiciones legales y administrativas establecidas al respecto. El proceso de integracin del expediente continuo de auditora se inicia desde la etapa de planeacin de la auditora, al obtener informacin general sobre las caractersticas de la organizacin, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de informacin.
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PROCESO DE INTEGRACIN DEL EXPEDIENTE CONTNUO DE AUDITORA

CONTENDR INFORMACIN GENERAL DE LA ORGANIZACIN EN LAS REVISIONES QUE LLEVE A CABO EL OIC
POR EJEMPLO: OBJETIVOS MANUALES LEGISLACIN ANTES DURANTE DESPUS

Diagramas de flujo Antecedentes de la operacin Historia de la dependencia o entidad II. Sistema de informacin y control

ATENDIENDO A SU ESTRUCTURA

Formatos y reportes Estadsticas Inventario de riesgos Inventario de fuerzas y debilidades

ATENDIENDO A SU ACTUALIZACIN

III. Sistema legal, fiscal y contable Rgimen legal Rgimen fiscal Sistema contable IV. Contratos (copia o extractos de) Servicios Compra Arrendamiento Financiamiento Asistencia tcnica Comisin Concesin

Para la conservacin de los papeles de trabajo del archivo permanente conviene utilizar una carpeta que permita su crecimiento, tanto en nmero de secciones como en volumen. Al inicio de la carpeta debe existir una cdula que indique las distintas secciones que comprende, cuya documentacin deber estar ordenada cronolgicamente. A continuacin aparece un ejemplo de las secciones y su contenido. SECCIONES DEL EXPEDIENTE CONTNUO AUDITORA O ARCHIVO PERMANENTE I. Organizacin Estructuras y actas Manuales de organizacin y procedimientos Organigrama Objetivos y funciones de la operacin Descripcin de puestos Procedimientos DE

V. Auditora Objetivos Programa de trabajo Marco conceptual Cronograma de actividades Informes de resultados Seguimiento de las recomendaciones.
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2.2 Papeles de trabajo actuales Cdula analtica: Son las cdulas y documentos que se elaboran en el desarrollo de una auditora y que sirven para: Constituir una prueba de validez de la opinin plasmada en el informe de auditora. Respaldar el avance del programa de auditora y el logro de los objetivos de la revisin. Atestiguar la eficiencia, eficacia, economa y efectividad del trabajo realizado. Contiene el desarrollo de un procedimiento sobre un concepto u operacin o sobre una parte de los conceptos u operaciones contenidos en las cdulas sumarias. Contiene el desarrollo de uno o varios procedimientos sobre un concepto, cifra, saldo, movimiento u operacin del rea revisada. Cdula subanaltica: Presenta procedimientos adicionales sobre una parte de los conceptos contenidos en una cdula analtica. La desagregacin de las cdulas depender de la amplitud de las operaciones revisadas y de la profundidad de las pruebas aplicadas. Lo importante es el ordenamiento lgico que se les d, en cuanto a la informacin contenida en las mismas y su ubicacin dentro del expediente de auditora. Es importante resaltar que el trabajo de auditora en relacin con cualquier hallazgo especfico debe ser lo suficientemente extensivo como para respaldar cualquier conclusin u opinin. La forma en que se reflejan los resultados obtenidos en los papeles de trabajo es a travs de las observaciones y conclusiones sobre la operacin examinada.

Como ya se dijo al finalizar la auditora, los papeles de trabajo actuales constituirn el expediente de la revisin realizada. Los papeles de trabajo actuales se clasifican en: - Cdula sumaria - Cdula analtica - Cdula subanaltica. Cdula sumaria: Es un resumen de los procedimientos aplicados a un grupo homog neo de conceptos o datos que estn analizados en otras cdulas. Un ejemplo de cdula sumaria es el resumen de las observaciones que se incluyen en el legajo de la auditora.

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Es donde se consigna la informacin obtenida por el auditor y sus resultados. Se localizan ah los siguientes elementos: 3. FORMA Y CONTENIDO DE UNA CDULA Referencias Enlace entre cifras o informacin que aparecen en cdulas diferentes Informacin obtenida Cifras y/o conceptos sobre los que se trabaj Marcas Seales que indican en forma sinttica las pruebas realizadas Notas aclaratorias Comentarios especiales que clarifiquen el contenido de la cdula y que el auditor considere necesario incorporar Observaciones Deficiencias, irregularidades, desviaciones y oportunidades de mejora en las operaciones revisadas Conclusin Grado razonable de convencimiento a que llegue el auditor principalmente sobre los aspectos positivos de la operacin, ya que respecto a los negativos slo bastar con referenciarlos en las observaciones correspondientes. Es donde se consigna la informacin obtenida por el auditor y sus resultados. Se localizan ah los siguientes elementos:
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Las cdulas presentan estructuralmente tres partes claramente diferenciadas:, de acuerdo a lo que establece la Gu a General de Auditora Pblica . - Encabezado - Cuerpo - Pie. Encabezado: Es la parte superior de la cdula y contiene los siguientes datos: Nombre de la dependencia o entidad Nombre del rea especfica que realiza la auditora Nombre del rea sujeta a revisin Nombre especfico del rubro, concepto u operacin a revisar Nombre especfico del procedimiento que se est realizando y cuyos datos se plasman en la cdula Tipo de cdula que se elabora (sumaria, analtica o subanaltica) Fecha de elaboracin de la cdula Iniciales y firma del auditor que elabor la cdula Iniciales y firma del auditor que supervis la cdula

Cuerpo

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Referencias Firma.- De quien elabor los papeles de trabajo. Informacin obtenida.- Cifras y/o conceptos sobre los que se trabaj. Marcas.- Seales que indican en forma sinttica las pruebas realizadas. Notas aclaratorias.- Comentarios especiales que clarifiquen el contenido de la cdula y que el auditor considere necesario incorporar. Observaciones.Deficiencias, irregularidades, desviaciones u oportunidades de mejora en las operaciones revisadas. Conclusin.- Grado razonable de convencimiento a que llegue el auditor principalmente sobre los aspectos positivos de la operacin, ya que respecto a los negativos slo bastar con referenciarlos en las observaciones correspondientes. Pie Al calce de la cdula se plasman las marca s y su significado. Al calce de la cdula se menciona la fuente documental de los datos plasmados en la c dula. Notas aclaratorias que procedan. Comprende los siguientes datos: *0 Fuente de los datos asentados en el cuerpo de la cdula.

*1 4.

Significado de las marcas utilizadas. NDICES, REFERENCIAS Y MARCAS EN LOS PAPELES DE TRABAJO

Los ndices, referencias y marcas tienen por objeto facilitar el manejo y consulta de los papeles de trabajo por parte de los auditores, as como de las autoridades competentes. 4.1 ndices Para facilitar el ordenamiento de las cdulas de auditora y su r pida localizacin en los expedientes, se debe anotar una clave en todos y cada uno de los papeles de trabajo que conforman el expediente de auditor a, en el ngulo superior derecho con lpiz o tinta de color rojo (preferentemente) , de tal manera que con la lectura del ndice se cono zca el tipo de cdula de que se trata y el lugar que le corresponde en los expedientes de auditor a. Los OIC debern establecer el sistema de ndices numricos, alfabticos o alfanumricos que consideren m s adecuado, siendo de uso obligatorio y homogneo para los auditores. Los ndices pueden ser de las siguientes clases: - De letras maysculas o minsculas, sencillas o dobles - De nmeros arbigos o romanos - De letras y nmeros combinados.

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El cdigo de ndices que se utilice ser el determinado por las polticas del rgano interno de control. Se recomienda que sea simple y flexible para evitar dificultad en su lectura y acomodo, lo que evita el riesgo de ubicacin incorrecta. Enseguida se presentan utilizacin de los ndices: algunos ejemplos de

NDICE 1 A A-1 A-2 A-3 A-3/1 A-4 A-5

TTULO DE LA CDULA Programa anual de trabajo Carta de planeacin Cronograma de actividades Programa especfico de revisin Marco conceptual Anlisis de la funcin a auditar Hallazgos y recomendaciones de auditora Control de asuntos pendientes

A) En el archivo permanente se pueden emplear nmeros romanos o letras maysculas para cada seccin y nmeros arbigos en orden consecutivo para cada documento que se integre, como sigue: SECCIN OPCIN Letras Nmeros romanos A B C D E E-1 E-2 E-3 V-3-A V-3-B V-3-C V-3-D I II III IV V V-1 V-2 V-3

- Organizacin - Sistema de informacin y control - Sistema legal, fiscal y contable - Contratos - Auditora - Objetivos - Programa de trabajo - Informes 1996 E-3-A 1997 E-3-B 1998 E-3-C 1999 E-3-D B)

En la medida en que se requieran investigaciones adicionales de una partida, se utilizarn cdulas subanalticas, que tendrn el mismo ndice que la cdula de que se derivan, ms una clave adicional para identificarla, por ejemplo: Comprobantes de gastos 8 Anlisis del comprobante X Anlisis del comprobante Y Anlisis del comprobante Z A-4 A-4 8 1 A-4 8 2 A-4 8 3

En los papeles de trabajo actuales, cuando se examina una sola rea se pueden utilizar letras maysculas o nmeros romanos para las cdulas; por ejemplo, en un arqueo que requiera la elaboracin de numerosos anexos como se muestra a continuacin:

En el caso del archivo permanente, as como en los papeles de trabajo actuales, el auditor pblico deber presentar una relacin de las cdulas utilizadas. Derivada del propsito bsico de localizacin, la utilizacin de los ndices tiene las siguientes ventajas:
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Simplifican la revisin al presentar en forma ordenada los papeles de trabajo. Evitan duplicidad de trabajo, puesto que al asignar un lugar especfico para cada cdula se elimina el riesgo de que se elabore nuevamente. Facilitan su uso en auditoras subsecuentes, puesto que por lo general los trabajos similares se localizarn con el mismo ndice. Simplifican la elaboracin del informe al localizar en cdulas especficas las debilidades detectadas en la revisin. Norman la metodologa de la revisin con un enfoque de lo general a lo particular. Referencias y/o cruces

Asegurar que correspondan las cifras sujetas a examen y las realmente obtenidas.

Se sugiere que la referencia se plasme de la siguiente manera: A la derecha de la cifra, cuando se conecta una partida integrante de una cdula sumaria con una analtica o de sta con una cdula subanaltica. A la izquierda de la cifra, cuando se conecta una partida integrante de una cdula subanaltica con una cdula analtica o de una analtica con una cdula sumaria.

4.2

Son el enlace entre cifras o informacin que aparece en las diferentes cdulas, que se anotan para cruzar los datos. La utilizacin de stos en los papeles de trabajo es uno de los aspectos principales para facilitar la revisin de los mismos o la consulta de determinado rubro, partida, cifra o concepto especfico. Las referencias (tambin conocidas como cruces o amarres de datos), son el enlace entre cifras o informacin que aparecen en cdulas diferentes,c La utilizacin de cruces y/o referencias permite: Aclarar las investigaciones respecto a una partida desagregarla o integrarla. que se realizaron o concepto para

Se recomienda que las referencias se anoten con lpiz de color rojo, para facilitar su localizacin. En caso de que en los papeles actuales se haga referencia al expediente continuo de auditora, deben anteponerse las letras ECA (expediente continuo de auditora) o AP (archivo permanente). 4.3 Marcas de auditora Las marcas son seales que el auditor anota en los papeles de trabajo para evidenciar el tipo de procedimiento o prueba efectuada . Sus principales propsitos son: Facilitar el trabajo y aprovechar el espacio, al anotar en una sola ocasin las actividades realizadas en varias partidas.

Facilitar la labor de supervisin.

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Agilizar su supervisin, al poder comprender en forma inmediata el trabajo realizado.

CONFRONTADO CONTRA REGISTRO. CONFRONTADO CONTRA DOCUMENTO ORIGINAL

Se recomienda que el diseo de las marcas sea simple, que se sealen con lpiz de color y que sean distinguibles, con el propsito de facilitar su identificacin; lo cual queda a cargo del rgano interno de control de cada dependencia o entidad. A continuacin se presentan las marcas ms comunes que se utilizan en el trabajo de auditora, sugeridas en la Gua General de Auditora Pblica; sin embargo, pueden emplearse otras, mismas que debern ser definidas al calce de la cdula. MARCA SIGNIFICADO CLCULO VERIFICADO CIFRA CUADRADA CIFRA QUE NO DEBE SER CONSIDERADA. ES DECIR, NO INCLUIRSE EN TABULACIONES, SUMATORIAS, INVENTARIOS, ETC. OBS.

CONFRONTADO CONTRA EVIDENCIA FSICA. SE UTILIZAR CUANDO ALGN DATO O CIFRA QUE CONSTE EN LA CDULA SE COMPARA CONTRA BIENES O ARTCULOS TANGIBLES, EJEMPLO: BIENES INVENTARIADOS O FONDOS ARQUEADOS. PEDIDO, CONTRATO O MEDIANTE COMPULSA. DATO POR CONFIRMAR

REFERENCIA DE ALGUNA IRREGULARIDAD EN EL PAPEL DE TRABAJO, QUE POSTERIORMENTE SE DESCRIBIR EN UNA CDULA DE OBSERVACIN.

Las marcas se clasifican, en razn de su grado de utilizacin, en: Estndares Especficas.

DOCUMENTO EXAMINADO QUE NO CUMPLE CON REQUISITOS. PUNTO PENDIENTE LOCALIZAR. POR ACLARAR, REVISAR O

PUNTO PENDIENTE QUE FUE ACLARADO, VERIFICADO O COMPROBADO.

Nota: Estas dos marcas de pendiente slo son temporales. De hecho, no deben existir puntos pendientes de verificar, solicitar o revisar en los papeles de trabajo, pues stos deben ser completos .

Las marcas estndares son aqullas que utiliza un grupo de auditores, cuyo significado es interpretado de la misma manera por cualquiera de los auditores del grupo. Las marcas especficas son aqullas que utiliza un auditor y su significado puede ser interpretado de diferente manera por otro auditor.
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Por lo tanto, se recomienda utilizar marcas estndares en las auditoras que se realizan en los rganos internos de control. Para la interpretacin de las marcas estndares se puede utilizar una cdula especial que por su tamao sobresalga de los papeles de trabajo. Se podr colocar al final de ellos para facilitar su consulta y al mismo tiempo, permitir revisar el trabajo desarrollado. La otra alternativa para la interpretacin consiste en anotar el significado de las marcas al pie de la cdula. Adicionalmente a las marcas descritas, existe el uso de conectores y notas que permiten al auditor referenciar y comentar la informacin contenida en los papeles de trabajo: Conectores Son nmeros arbigos encerrados en un crculo con una flecha que indica la direccin donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar los datos o cifras en una cdula que dependen uno del otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato o cifra, pero con diferentes niveles de desagregacin. Notas Son referencias alfabticas dentro del papel de trabajo que se explican al calce de la cdula. Se utilizan para ampliar, explicar o hacer alguna

aclaracin sobre un dato, cifra o elemento incluido en la cdula.

5. ELABORACIN TRABAJO 5.1 Sugerencias

DE

LOS

PAPELES

DE

Para asegurar que los papeles de trabajo estn completos, sean rpidos de localizar y fciles de comprender, es recomendable la aplicacin de las siguientes medidas: PREVIAS A SU FORMULACIN Determinar su necesidad de elaboracin, teniendo presente que se alcancen los objetivos de la auditora Planear su diseo, de acuerdo con la informacin por obtener as como las pruebas de cumplimiento y sustantivas que vayan a realizarse Determinar el ndice en tal forma que los papeles se estructuren en secciones similares al programa de trabajo Aprovechar, hasta donde sea posible y prctico, la documentacin de la dependencia o entidad como cdulas propias.

AL FORMULARLOS Elaborar cdulas sumarias por cada seccin o captulo del programa de trabajo

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Pensar lo que se desea expresar antes de plasmarlo por escrito Redactar en forma clara y precisa Utilizar letra legible Anotar en una columna la informacin que se va a revisar y en otra, las revisiones efectuadas Anotar la informacin conforme se obtenga Respetar el orden en que aparece la informacin en los documentos fuente Registrar de inmediato las observaciones y conclusiones que se deriven de las pruebas realizadas Anotar las marcas que sean necesarias No pasar las cdulas en limpio, salvo casos excepcionales Cruzar la informacin entre cdulas. 5.2 Reglas generales de los papeles de trabajo

computadora, con el fin de asegurar la informacin plasmada en ellos El manejo y custodia de los papeles de trabajo son exclusividad del grupo de auditora La informacin contenida en los papeles de trabajo es de carcter confidencial, por lo que su uso y consulta estn vedados a toda persona ajena al grupo de auditores, salvo requerimiento de autoridad competente La custodia de los papeles de trabajo deber cumplir con las disposiciones normativas del archivo gubernamental. 5.3 Ejemplos de papeles de trabajo A continuacin se presentan algunos ejemplos de papeles de trabajo. A. Carta de planeacin B. Programa especfico de revisin C. Marco conceptual A. Carta de planeacin Previamente a la ejecucin de la revisin, el encargado del grupo llevar a cabo una investigacin preliminar que le permita conocer entre otras cosas, el programa o rubro por revisar, la determinacin de los objetivos y las actividades generales por practicar, lo que deber precisar en la carta de planeacin y en el cronograma de actividades por desarrollar. B. Programa especfico de revisin

La Gua General de Auditora Pblica establece las siguientes reglas: Identificar el programa, rea o rubro revisado, la fecha de elaboracin de la cdula, nombre y firma del auditor que la elabor y firma del responsable del grupo de auditora, como evidencia de la supervisin que aplic Deben ser completos, exactos y permitir su inmediata comprensin sin dificultad alguna y sin perder claridad Contener fuentes de informacin, cruces, marcas y referencias Ser pulcros, ordenados y legibles Deben elaborarse en todos los casos con bolgrafo de tinta negra o, en su caso, impresiones claras de
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Este programa indica los objetivos, alcances, procedimientos por aplicar, personal que intervendr, responsable de la supervisin de la auditora, tiempo estimado y oportunidad de las actividades. En efecto, ste proporciona: a) La descripcin de los mtodos, tcnicas y procedimientos que se sugiere aplicar para cumplir con los objetivos de la auditora. b) La base para asignar el trabajo a los auditores y a sus supervisores. c) Los elementos de juicio para llevar el registro del trabajo realizado. Los programas deben incluir: a) Introduccin y antecedentes.- Proporcionarn informacin sobre la legislacin que sirva de fundamento a la dependencia, entidad, programa, actividad o funcin que se vaya a auditar; sus antecedentes, sus objetivos actuales, y los sitios donde se efecten principalmente las operaciones correspondientes, as como cualquier informacin semejante que requiera el auditor para comprender y ejecutar el programa de auditora. b) Objetivos de la auditora.- Deben enunciarse con precisin. c) Alcance de la auditora.- Se sealar con claridad el mbito en que se aplicar la revisin. d) Mtodos de auditora.- Se describir claramente la metodologa indicando pruebas y dems procedimientos que se sugiera aplicar, as como los planes de muestreo que se seguirn. Cuando se trate de auditoras coordinadas, el grupo de auditores que se encargue de planear el trabajo
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regularmente debe sugerir los mtodos que habrn de emplearse, para asegurar que ser comparable la informacin que se obtenga en distintas localidades. e) Instrucciones especiales.- Los auditores deben comprender claramente las responsabilidades inherentes a cada auditora, especialmente cuando el trabajo vaya a ser dirigido por un grupo de auditores central y debe realizarse en distintas localidades. En la seccin correspondiente del programa se podrn precisar las responsabilidades de cada grupo de auditores, como preparar los programas de auditora, supervisar el trabajo de auditora, preparar los borradores de los informes, obtener y evaluar los comentarios de los auditados y procesar el informe final. f) Informe.- Debe incluir el formato general que se va a utilizar e indicar, en la medida en que sea posible, los distintos tipos de informacin que se vaya a presentar. Este programa sirve de herramienta al supervisor para ejercer una adecuada supervisin del trabajo que realiza el grupo de auditores que est a su cargo. Al elaborar los programas especficos y al establecer las prioridades del trabajo de auditora, es importante que stos consideren lo siguiente: Debern ser lo suficientemente flexibles para cubrir demandas y situaciones imprevistas. Deben contener instrucciones directas y claras, puesto que constituyen la gua del auditor.

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Se presentarn atendiendo a las actividades, secciones o reas, dependiendo de las caractersticas de la revisin. Se sometern a la aprobacin del titular del rgano interno de control, porque aun cuando l delega funciones de coordinacin y ejecucin de los trabajos, es responsable directo de las actividades de control y auditora. Un programa de auditora puede tener diversos usos, entre los que conviene citar los siguientes: Prever una direccin para el trabajo de acuerdo con la capacidad y experiencia de los auditores. Verificar las actividades realizadas y las pendientes de hacer. Ayudar a controlar la revisin y a delimitar responsabilidades. Controlar los papeles de trabajo, anotando en el programa la clave de la cdula en que se dio cumplimiento al procedimiento sealado. Servir de gua para la planeacin de auditoras futuras. Los objetivos y el programa de trabajo deben orientar la ejecucin de la auditora. Este enlace permite cumplir con las Normas Generales de Auditora Pblica y la Gua General de Auditora Pblica relativas a la planeacin y supervisin del trabajo de auditora. El auditor pblico deber otorgar especial atencin al diseo, utilizacin y seguimiento del programa de trabajo, pues es el principal medio de control para la ejecucin de la revisin.

Finalmente, conviene mencionar que existe un documento que ayuda a evaluar el tiempo invertido en una revisin, en relacin con el tiempo estimado en el programa de trabajo; este documento se denomina cronograma de actividades a desarrollar. Es un valioso auxiliar que permite corregir y ajustar con oportunidad la ejecucin de la revisin, adoptar medidas correctivas para concluir la intervencin en el tiempo planeado y controlar la calidad de la auditora; ste deber considerarse como papel de trabajo. C.Marco conceptual Como parte del programa especfico se debe incluir el marco conceptual. Debe ser elaborado por el auditor para cada uno de los rubros o conceptos que analizar y se incluir precisamente al inicio de los papeles de trabajo que conforman el rubro o aspecto revisado. El marco conceptual puede ser tan detallado o tan general, como profundidad se le d a la revisin. Cabe la posibilidad de que de un marco puedan desarrollarse otros ms detallados. Lo importante de su elaboracin es que permite determinar el alcance que el auditor dar a su revisin y si con los procedimientos por aplicar se cumple el objetivo de la auditora. Como complemento al programa de trabajo mencionan algunos puntos del marco conceptual. se

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Rubro Se refiere al aspecto especfico asignado al auditor para su anlisis, de acuerdo a los datos que se manifestaron en la planeacin general.

cronolgico y ser congruente con las operaciones a revisar. Se desagregarn tantos procedimientos como profundidad se d al rubro o al aspecto por revisar.

Objetivo Aqu se describe la finalidad que se persigue al analizar el rubro seleccionado. Los objetivos deben ser claros, concisos, medibles y alcanzables. Universo En este espacio se desglosarn las cifras totales de las operaciones que se analizaron, tanto las financieras como las fsicas. Estos datos son cifras globales que se obtienen de los estados financieros o de los reportes presupuestarios. Alcance En este apartado se indican los criterios utilizados para seleccionar la muestra, tambin se har mencin de las cifras fsico-financieras por muestrear en nmeros relativos y absolutos. Procedimientos En este espacio se mencionan las tcnicas especficas por desarrollar y los procedimientos que llevar a cabo el auditor para cumplir con su objetivo. El desglose de los procedimientos debe tener un orden
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Conclusin Una vez concluido el anlisis de las operaciones, en este apartado se incluirn los hallazgos del trabajo ejecutado en forma resumida. 5.4 Las observaciones en los papeles de trabajo Las irregularidades derivadas del anlisis realizado se plasmarn en las denominadas cdulas de observaciones, las cuales contendrn, adems, las causas, efectos, fundamento legal que fue transgredido y las recomendaciones sugeridas por el auditor para promover la solucin a la problemtica detectada. La cdula de observaciones contendr un apartado en donde el auditado mencionar la fecha compromiso para dar solucin a la problemtica y, en su caso, las acciones que ejecutar para lograrlo. En este mismo apartado se anotar el nombre y cargo del servidor pblico responsable del rea u operacin donde surgieron las observaciones, debiendo plasmar su firma y la fecha del comentario de observaciones.

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El auditor discutir la cdula de observaciones con los responsables de la operacin revisada y del rea auditada, antes de su presentacin formal en el informe de auditora. En esa discusin podrn obtenerse elementos adicionales que rectifiquen o ratifiquen la irregularidad. En cualquiera de los casos, la discusin permite al auditor tener plena confianza y solidez en los planteamientos plasmados en la cdula de observaciones. Las cdulas de observaciones deben contener los siguientes datos: 1. Nombre de la dependencia o entidad. 2. Indicar el nmero de la hoja que corresponde a la observacin en el consecutivo del informe y el total de hojas que conforman el mismo. 3. Indicar el nmero asignado a la auditora, segn el PAT. 4. Nmero asignado a la observacin dentro de la auditora. 5. Monto total de la partida del gasto ejercido al que se refiere la observacin, de acuerdo con las cifras presupuestarias cuando proceda cuantificar. 6. Monto de la partida de gasto que se tom como muestra para su revisin y anlisis, cuando proceda cuantificar.

7. Monto determinado como irregular en observacin, cuando proceda cuantificar. 8. Nombre del sector al dependencia o entidad. que pertenece dependencia

la la o

9. Clave presupuestal de la entidad, segn corresponda.

10. Nombre de la unidad administrativa a la que se practic la auditora. 11. Tipo de auditora de acuerdo con la normatividad para la elaboracin del PAT. 12. TTULO DE LA OBSERVACIN: El ttulo debe describir de manera general la irregularidad. IRREGULARIDAD: Describir pormenorizados los hechos, conductas u omisiones de la observacin, identificando los elementos que la constituyen y cuantificando, en su caso, el monto de la irregularidad. CAUSA: Sealar el motivo que dio origen a la observacin. En este caso, deben identificarse las causas reales que motivan la irregularidad. EFECTO: Sealar las posibles deficiencias que en un futuro puedan generarse con la continuacin de la irregularidad y el impacto en otras operaciones. PRINCIPIO LEGAL: Indicar la normatividad, lineamientos y/o procedimientos transgredidos,

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por los actos u omisiones descritos en la observacin. 13. RECOMENDACIN CORRECTIVA: Permite determinar acciones inmediatas de solucin a los hechos irregulares. RECOMENDACIN PREVENTIVA: Es la que permite evitar la recurrencia de las irregularidades determinadas y que debe eliminar por completo las causas que la originan. En este espacio debe plasmarse la fecha en la que el servidor pblico responsable del rea donde surgieron las irregularidades se compromete a resolver la problemtica citada, para solventar la observacin y, en su caso, las acciones de mejora que propone para atenderla. Adems, despus del comentario de las observaciones debe firmar cada cdula, sealando nombre, cargo y fecha. Nombre y firma del responsable del rea de auditora o del servidor pblico designado para el efecto.

Estas cdulas son el resultado de una auditora de seguimiento, en la cual se constata que las recomendaciones hechas por el auditor y las acciones implantadas por el rea revisada, hayan sido aplicadas y permitido la solucin a la problemtica o, en su caso, el avance en su solucin. Las cdulas de seguimiento deben contener, adems de la identificacin de la auditora, los siguientes datos:

14.

15.

La observacin a la cual se da seguimiento. Las acciones realizadas por el rea operativa para dar solucin a la problemtica planteada. El juicio u opinin del auditor para considerar solventada o no la irregularidad. En caso de no estar solventada la observacin, incluye el replanteamiento que propone el auditor, mediante medidas correctivas y/o preventivas para solventarla. La fecha compromiso en la que el rea auditada considera resolver las irregularidades. Al igual que las cdulas de observaciones, las cdulas de seguimiento tambin deben ser comentadas con el responsable del rea auditada, antes de quedar plasmadas en el informe de auditora. 6. IMPORTANCIA DE LA SUPERVISIN EN LA ELABORACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO 6.1 Propsitos

5.5 Seguimiento de las recomendaciones De la misma manera que las cdulas de observaciones hacen referencia a los hallazgos determinados durante la auditora, las cdulas de seguimiento manifiestan el avance en la atencin de irregularidades.

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Los propsitos fundamentales de la supervisin de los papeles de trabajo son:

Verificar que dichos papeles apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen informacin objetiva, adems de contener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente. Hacer una revisin oportuna y minuciosa de todas las cdulas preparadas por los auditores de niveles inferiores Realizar una revisin final de su contenido para cerciorarse de que los papeles estn completos y de que se ha cumplido con las normas de auditora Dejar evidencia con las iniciales y firma del supervisor en el encabezado de cada cdula.

Asuntos que por su importancia o complejidad ameriten discutirse con el encargado o supervisor de la auditora.

B) Puntos pendientes derivados de la supervisin del encargado o supervisor, entre los que destacan: Asuntos claridad. confusos que ameriten mayor

Asuntos no concluidos o sin soporte. Mayor alcance. Aplicacin de nuevos procedimientos. Informacin informe. o datos adicionales para el

6.2 Asuntos pendientes Durante el transcurso de la auditora se presentan normalmente una serie de circunstancias que impiden que se pueda considerar terminada la revisin. Para evitar que al diferir su accin se olviden, este tipo de situaciones deben controlarse en una cdula de puntos pendientes, la que puede contener informacin en funcin de: A) Contingencias durante la ejecucin de la auditora que pueden derivarse de: Falta de informacin, aclaraciones o confirmaciones sobre determinadas partidas u operaciones.

Esta cdula debe siguientes datos:

contener

como

mnimo

los

1. Columna para referencia a los papeles de trabajo 2. Descripcin del punto pendiente 3. Solucin al punto pendiente y referencia a los papeles de trabajo de apoyo 4. Fecha e iniciales de quien resolvi el punto pendiente 5. Iniciales de quien supervis el punto pendiente. Este tipo de cdula forma parte de los papeles de trabajo. Es la evidencia de que se llev a cabo la supervisin y de que no quedaron asuntos inconclusos.

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CDULA DE PUNTOS PENDIENTES

BIBLIOGRAFA 1. Normas Generales SECODAM, 1997. C-9

FECHA 5-02-0___.

de

Auditora

Pblica,

SEDAS NACIONALES, S.A. CUENTAS POR COBRAR AL 31 DE DICIEMBRE DE 200___. CDULA DE PUNTOS PENDIENTES
REFERENCIA C-1 DESCRIPCIN SOLICITAR EDO. DE CTA. DE FIB S.A. ENVIAR 2 CIRCULARIZACIN AMPLIAR EL ALCANCE AL 10% RESPONSABLE HUMBERTO CHVEZ SOLUCIN SE SOLICITA POR OFICIO 24

2. Gua General de Auditora Pblica, SECODAM, UAG, 2000. 3. Instituto Mexicano (IMCP), "Normas Auditora", 2000. de y Contadores Pblicos Procedimientos de

C-3

7-02-0___. ENVIADA POR CORREO

C-5

4. Adam Adam, Alfredo y Becerril Lozada, Guillermo, "La Auditora Interna en la Administracin Pblica Federal", IMCP, 1999. 5. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, Art. 8, Fracc. V, 2002. 6. Reglamento Interior de la Secretara de la Funcin Pblica, 2003. 7. Santillana Gonzlez, Juan Ramn, "Auditora I", Ed. ECAFASA, 1996. 8. Santillana Gonzlez, Juan Ramn, "Auditora IV", Ed. ECAFASA, 1996. 9. Franklin F., Enrique Benjamn, Administrativa", McGraw Hill, 2001. 10. Carol, 1998. "Auditora

CONCLUSIN Los papeles de trabajo constituyen un instrumento imprescindible en la funcin de auditora pblica, por lo tanto resulta de gran importancia que en el diseo y elaboracin de los mismos, se realice un esfuerzo conjunto por parte de los integrantes de los OIC a fin de contar con el debido respaldo de su opinin. La adecuada elaboracin y conservacin de los papeles de trabajo distinguen el nivel de profesionalismo, transparencia y credibilidad con que se ejecuta la funcin, de ah la importancia de aplicar correctamente los lineamientos normativos y tcnicos para la formulacin de las cdulas que sustenten la informacin obtenida en las auditorias practicadas.

Broadwell, Martn M. y Broadwell Dietrich, "El Nuevo Supervisr", Ed. Grijalbo,

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11. 1998.

Kossen, Stan, "Supervisin", Ed. CECSA,

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