La contabilidad financiera en la empresa Un aspecto muy importante si queremos mantener todo en orden en nuestra empresa es llevar una contabilidad

eficiente; si no tenemos un buen registro de lo que entra y sale de la empresa o cmo aplicamos los recursos que tenemos, no podemos seguir creciendo. La contabilidad nos brinda las herramientas para tener todo en orden y entender los crditos que hemos solicitado, los activos con los que contamos y el flujo que tenemos mes con mes. No debemos temerle o hacer a un lado la contabilidad, sino entender los aspectos bsicos para poder tener un sistema funcional. La contabilidad es el sistema de informacin que mide las actividades de una empresa, procesa los datos hasta convertirlos en informes y comunica los resultados a quienes toman decisiones1; su objetivo est directamente ligado a la toma de decisiones. Podemos decir que es el lenguaje de los negocios. A travs de las transacciones econmicas de la empresa como lo son las facturas, cheques, recibos etc., se comienzan a registrar las actividades en los libros de la empresa que luego sern pasados a diferentes estados financieros; stos nos informan acerca de un negocio. Algunos de los estados financieros ms importantes son: estado de resultados, estado de flujo de efectivo y balance general. Dentro de una empresa, la informacin que se deriva de la contabilidad es til para dos grandes grupos: internos y externos.2 Interno: son las personas responsables de gestionar la empresa y, por lo tanto, los que toman las decisiones sobre sus actividades. Se trata del personal directivo de la empresa que estn encargados de elaborar la informacin contable para los usuarios externos. Entre los usuarios internos se destacan los siguientes: Directores Generales Gerentes Jefes de departamento Empleados Externos: son los que no pertenecen a la unidad econmica. Existen diversos usuarios externos de una empresa como lo son: Accionistas: son los propietarios de la empresa por lo que requieren la informacin contable para saber el valor de la empresa y el beneficio que es capaz de generar; buscan conocer la rentabilidad de su inversin.

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Harrison,WalterJr.Horngren,CharlesT.Oliver,SuzanneM.Contabilidad.PrenticeHall8Edicin.2010. Oliveras, Ester. Soldevila, Pilar. Manual de contabilidad general: una visin pedaggica del Plan General de Contabilidad.Gestin2000.com.2000.

 Prestamistas: son las personas o agentes que le prestan dinero a la empresa a cambio del cobro de un inters. Para que los prestamistas logren dar un prstamo, es necesario conocer la solvencia de la empresa para saber hasta que punto sta podr responder a sus obligaciones. Clientes: se relacionan con la empresa por motivos comerciales. Proveedores: son los que suministran bienes y servicios a la empresa; para ellos, la informacin contable es necesaria para conocer en todo momento las posibilidades de cobro de sus suministros en el plazo pactado. Auditores: estos son los expertos independientes que analizan la informacin contable para poder emitir un dictamen sobre el hecho de que los estados financieros reflejan la imagen fiel de la empresa. Organismos pblicos: tienen fines recaudatorios y de conocimiento sobre la situacin de los sectores que componen la economa. Sindicatos Organizaciones empresariales: buscan la informacin contable con fin de conocer la competitividad y productividad de los sectores econmicos de un pas frente al exterior o frente a sectores productivos. La contabilidad la podemos dividir en tres grandes reas: la financiera, la administrativa y la fiscal. La financiera brinda informacin para los tomadores de decisiones externos mientras que la administrativa se enfoca en la informacin para los usuarios internos. La contabilidad fiscal la se utiliza para que las autoridades gubernamentales logren cuantificar el monto de la utilidad que hayan obtenido como producto de sus actividades y as poder determinar la cantidad de impuestos que les corresponde pagar de acuerdo con las leyes fiscales en vigor. Aqu, elaboraremos la contabilidad financiera de la empresa, explicando los principios bsicos para llevar una contabilidad financiera adecuada. La contabilidad financiera requiere de informacin que sea de calidad y til tanto para la empresa como para las personas externas a la misma. Existen cuatro criterios para definir si la informacin es de calidad o no:3 1. Confiabilidad: para lograr la confiabilidad, es necesario que el proceso de integracin y cuantificacin de la informacin haya sido objetivo. Debe

Guajardo,GerardoC.AndradedeGuajardo,NoraE.Contabilidadfinanciera.McGrawHill5Edicin.2008.

existir la posibilidad de verificar los pasos seguidos en el proceso de elaboracin de la informacin para que el usuario pueda depositar su confianza en sta. 2. Relevancia: la informacin que contienen los estados financieros es relevante en la medida en que influye en la toma de decisiones de las personas que la utilizan. Esta tambin debe tener una periodicidad adecuada, es decir, se debe de dar en un tiempo lo suficientemente corto para que sea til. 3. Comprensibilidad: la informacin financiera debe ser fcilmente comprensible para los usuarios. 4. Comparable: la informacin que es suministrada a los usuarios debe permitir hacer comparaciones con otras entidades, periodos y contra ella misma en aspectos especficos. Este tipo de contabilidad basa su medicin en una ecuacin o identidad contable que sustenta la contabilizacin de las transacciones por partida doble y consiste en recoger la causa y efecto de toda transaccin.4 Esta ecuacin, en trminos sencillos es la siguiente: ACTIVOS= PASIVOS+CAPITAL

Los activos son los recursos econmicos propiedad de una empresa, que se espera rindan beneficios en el futuro. El valor de un activo se determina con base en el costo de adquisicin del artculo. Todos los activos los podemos clasificar en tres categoras dependiendo de la frecuencia con que podemos tomar decisiones administrativas relativas a destinar capital a otros usos, es decir, su liquidez5: 1. Activos Circulantes: estn disponibles para convertirse en efectivo dentro del ciclo normal de operaciones. Se utilizan para la adquisicin de otros activos circulantes, para pagar deudas de corto plazo y en general para cubrir todos los gastos y costos incurridos en las operaciones normales de la empresa durante un periodo. Las partidas del activo circulante debern presentarse en el balance general de acuerdo con su liquidez, esto es, en el orden en que normalmente sern convertidas en efectivo. De este modo, incluiramos las cuentas: Bancos (caja), clientes (cuentas por cobrar), inventarios (almacn), otros activos circulantes.

Uras,JessV.Contabilidadfinanciera:teorayprctica.EdicionesAcadmicas,S.A.2002. Kieso, Donald E. Weigand, Jerry J. Balance General. http://www.ii.iteso.mx/Ing%20de%20costos%20I/costos/tema12.htm. Consultada: Domingo 21 de noviembre, 2010.
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2. Activos Fijos: est integrado por propiedades de la empresa fsicamente tangibles que se usarn durante ms de un ao en la produccin y/o distribucin de bienes y servicios que representan el giro normal de operaciones de la empresa y que generalmente no son fcilmente convertibles en efectivo. Todos nuestros activos fijos con excepcin del terreno, se deprecian; es decir, pierden su valor en el tiempo por el uso constante. Por esto, dentro de activos fijos, debemos crear una cuenta de depreciacin para cada elemento como equipo, transporte etc. Las cuentas ms comunes en este rubro son edificios, depreciacin de edificios, maquinaria y equipo, depreciacin de maquinaria y equipo, terreno, etc. 3. Activos Diferidos: son conocidos tambin como activos intangibles. No poseen propiedades fsicas y se adquiere con el propsito de usarse durante su vida til econmica en las operaciones normales del negocio. No tiene existencia material y su valor verdadero depende de su contribucin a las utilidades del negocio. Los activos intangibles ms importantes son: Gastos de Instalacin y Adaptacin, Gastos de Organizacin. Una vez identificados los activos, es importante entender que entra en las cuentas de pasivos. Un pasivo es una deuda, es algo que se debe. En teora, una empresa debe contar con un menor nmero de cuentas de pasivos que de activos. El objetivo de contar con cuentas en el pasivo es financiar los bienes que constituyen el activo. Los pasivos los podemos clasificar en dos rubros segn su momento de cancelacin:6 1. Pasivos Circulantes: son aquellas obligaciones que se tienen que pagar en un periodo corto. Por lo general, se origina en conexin con las operaciones normales del negocio. Las cuentas ms utilizadas son: Proveedores, documentos por pagar, impuestos por pagar y acreedores diversos. 2. Pasivo a Largo Plazo: tienen una fecha de vencimiento futura con plazo mayor a un ao. Generalmente, se solicita un crdito de este tipo para financiar expansiones de planta o adquirir equipo, terrenos etc. Las cuentas pueden ser Prstamos hipotecarios, obligaciones a pagar a largo plazo, etc. Finalmente, debemos hablar acerca del capital contable de la empresa. El capital contable representa la inversin de los accionistas o socios de una empresa. Aqu logramos ver dos componentes que son la aportacin neta de los

Uras,JessV.Contabilidadfinanciera:teorayprctica.EdicionesAcadmicas,S.A.2002.

accionistas y el resultado obtenido en la actividad empresarial ya sea ganancia o prdidas acumuladas. Si llegaran a existir reparto de utilidades, los dividendos los veremos reflejados en esta seccin. Debe Para comenzar a nuestras comenzar por las cuentas T. Concepto Haber

contabilizar todas transacciones, debemos

Lo que se le suma se registra en el debe y el crdito es la suma de las anotaciones del haber. Todas las cuentas tienen la misma estructura de debe y haber pero funcionan de forma distinta en funcin de si son cuentas de activo, pasivo, capital o prdidas y ganancias. A continuacin mostramos cmo se deben cargar dependiendo a qu rubro pertenezcan:7 Activos Debe Haber Aumentos Disminuciones Capital Contable Debe Haber Disminuciones Aumentos Pasivos Debe Haber Disminuciones Aumentos

Una vez realizadas las cuentas T, lo siguiente es pasarlo a un libro Diario en dnde logramos captar todas las cuentas que acumulamos de los activos, capital contable y pasivo en un libro. El objetivo de todo es lograr hacer nuestros estados financieros. Los estados ms relevantes son los siguientes: Balance General: es un estado financiero que informa en una fecha determinada la situacin financiera de la empresa; se suele pensar en el balance general como una fotografa de la empresa en un momento determinado. En el balance general, la suma de los activos debe ser igual a la suma de pasivos y capital contable. A continuacin, se presenta un ejemplo de un balance general:

Uras,JessV.Contabilidadfinanciera:teorayprctica.EdicionesAcadmicas,S.A.2002.

BalanceGeneral Al____de_____de____ ACTIVO ActivoCirculante Bancos Clientes Inventario Otros TotalCirculante ActivoFijo Edificio DepreciacinEdificio MaquinariayEquipo DepreciacinMaquinaria Terreno TotalActivofijo ActivoDiferido GastosInstalacin AmortizacinAcumulada Totaldiferido TOTALACTIVO x x x x x x x x x x x x x x x

PASIVO PasivoCirculante Proveedores PrstamosbancariosaCortoPlazo Acreedores Documentosporpagar Impuestosporpagar TotalCirculante PasivoaLargoPlazo PrstamosbancariosaLargoPlazo ObligacionesporpagaraLargoPlazo Totalalargoplazo TOTALPASIVO CAPITALCONTABLE CapitalSocial ResultadosdeEjercicioAnterior ResultadosdelEjercicio TOTALCAPITALCONTABLE TOTALPASIVO+CAPITALCONTABLE

El siguiente estado financiero que debemos observar es el estado de resultados; este es el instrumento que se utiliza la administracin de la empresa para reportar las operaciones que se llevaron a cabo durante el periodo contable. Aqu observamos si existe una utilidad o una prdida durante el periodo. Uno de sus principales objetivos es evaluar la rentabilidad de las

empresas; evaluamos la capacidad de generar utilidades A continuacin, se presenta un ejemplo de un estado de resultados:8

EstadodeResultados Ventas Del___de___al___de___de

Descuentosybonificacionessobreventas = VentasNetas Costodeventas = UtilidadBruta GastosdeVenta GastosdeAdministracin = UtilidaddeOperacin + IngresosFinancieros GastosFinancieros + OtrosIngresos OtrosGastos = UtilidadantesdeISRyPTU ISRyPTU = UtilidadNeta

Finalmente, un estado financiero de mucha importancia en una empresa es el flujo de efectivo; ste es un estado financiero bsico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operacin, inversin y financiacin. Su objetivo es determinar la capacidad de la empresa para generar efectivo, con el cual puede cumplir con sus obligaciones y con sus proyectos de inversin y expansin.9 Si queremos desarrollar este estado, necesitamos contar con el balance general y el estado de resultados. Para crear un estado de flujo de efectivo, debemos realizar uno para cada uno de los siguientes tres rubros: 1. Actividades de operacin 2. Actividades de inversin 3. Actividades de financiacin

Pallerola,Joan.ContabilidadparaPYMES:supuestoscuentaporcuentabasadosenlarealidad.RamaEmpresa2 Edicin.2008. 9 Estado de Flujos de Efectivo. http://www.gerencie.com/estadodeflujosdeefectivo.html. Consultada: Lunes 22 denoviembre,2010.

A continuacin se muestra un ejemplo de cmo realizar cada uno de estos flujos:10

A) FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE OPERACIN 1. Resultado del ejercicio antes de impuestos. 2. Ajustes del resultado. a) Amortizacin del inmovilizado (+). b) Correcciones valorativas por deterioro (+/). c) Variacin de provisiones (+/). d) Imputacin de subvenciones () e) Resultados por bajas y enajenaciones del inmovilizado (+/). f) Resultados por bajas y enajenaciones de instrumentos financieros (+/). g) Ingresos financieros (). h) Gastos financieros (+). i) Diferencias de cambio (+/). j) Variacin de valor razonable en instrumentos financieros (+/). k) Otros ingresos y gastos (/+). 3. Cambios en el capital corriente. a) Existencias (+/). b) Deudores y otras cuentas a cobrar (+/). c) Otros activos corrientes (+/). d) Acreedores y otras cuentas a pagar (+/). e) Otros pasivos corrientes (+/). f) Otros activos y pasivos no corrientes (+/). 4. Otros flujos de efectivo de las actividades de explotacin. a) Pagos de intereses (). b) Cobros de dividendos (+). c) Cobros de intereses (+). d) Pagos (cobros) por impuesto sobre beneficios (/+). 5. Flujos de efectivo de las actividades de operacin (+/ 1 +/ 2 +/ 3 +/ 4). Notas 200X 200X-1

B) FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE INVERSIN

10

Notas

200X

200X-1

El estado de flujos de efectivo. http://www.contabilidad.tk/elestadodeflujosdeefectivo.html Consultada: Lunes22denoviembre,2010.

6. Pagos por inversiones (). a) Empresas del grupo y asociadas. b) Inmovilizado intangible. c) Inmovilizado material. d) Inversiones inmobiliarias. e) Otros activos financieros. f) Activos no corrientes mantenidos para venta. g) Otros activos. 7. Cobros por desinversiones (+). a) Empresas del grupo y asociadas. b) Inmovilizado intangible. c) Inmovilizado material. d) Inversiones inmobiliarias. e) Otros activos financieros. f) Activos no corrientes mantenidos para venta. g) Otros activos. 8. Flujos de efectivo de las actividades de inversin (7-6).

C) FLUJOS DE EFECTIVO DE LAS ACTIVIDADES DE FINANCIACIN 9. Cobros y pagos por instrumentos de patrimonio. a) Emisin de instrumentos de patrimonio. b) Amortizacin de instrumentos de patrimonio. c) Adquisicin de instrumentos de patrimonio propio. d) Enajenacin de instrumentos de patrimonio propio. e) Subvenciones, donaciones y legados recibidos. 10. Cobros y pagos por instrumentos de pasivo financiero.

Notas

200X

200X-1

a) Emisin 1. Obligaciones y valores similares (+). 2. Deudas con entidades de crdito (+). 3. Deudas con empresas del grupo y asociadas (+). 4. Otras (+). b) Devolucin y amortizacin de: 1. Obligaciones y valores similares (). 2. Deudas con entidades de crdito (). 3. Deudas con empresas del grupo y asociadas (). 4. Otras (). 11. Pagos por dividendos y remuneraciones de otros instrumentos de patrimonio. a) Dividendos (). b) Remuneracin de otros instrumentos de patrimonio (). 12. Flujos de efectivo de las actividades de financiacin (+/ 9 +/ 10 11).

Es muy importante que entendamos la contabilidad de la empresa y la llevemos de la manera adecuada ya que de otro modo la toma de decisiones se puede ver afectada y nosotros tambin. Existen usuarios externos e internos que dependen de los estados para analizar y evaluar nuestra empresa. Si lo tomamos como actividades diarias, lograremos crear una gran diferencia en nuestro negocio.

BIBLIOGRAFIA: 1. El estado de flujos de efectivo. http://www.contabilidad.tk/el-estado-de-flujosde-efectivo.html Consultada: Lunes 22 de noviembre, 2010.

2. Estado de Flujos de Efectivo. http://www.gerencie.com/estado-de-flujos-deefectivo.html. Consultada: Lunes 22 de noviembre, 2010. 3. Guajardo, Gerardo C. Andrade de Guajardo, Nora E. Contabilidad financiera. McGraw Hill 5 Edicin. 2008. 4. Harrison, Walter Jr. Horngren, Charles T. Oliver, Suzanne M. Contabilidad. Prentice Hall 8 Edicin. 2010. 5. Kieso, Donald E. Weigand, Jerry J. Balance General. http://www.ii.iteso.mx/Ing%20de%20costos%20I/costos/tema12.htm. Consultada: Domingo 21 de noviembre, 2010. 6. Oliveras, Ester. Soldevila, Pilar. Manual de contabilidad general: una visin pedaggica del Plan General de Contabilidad. Gestin 2000.com. 2000. 7. Pallerola, Joan. Contabilidad para PYMES: supuestos cuenta por cuenta basados en la realidad. Rama Empresa 2 Edicin. 2008. 8. Uras, Jess V. Contabilidad financiera: teora y prctica. Ediciones Acadmicas, S.A. 2002.