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Prof. Edson Costa Aildefonso

PROGRAMA 5 S
A busca da qualidade de vida com os novos 5S A sustentao da motivao tem sido e continua a ser uma das questes capitais na gesto de recursos humanos na empresa. O especialista que descobrir a frmula geral da motivao ter encontrado a pedra de toque da Administrao. Nos programas de qualidade e produtividade, na implantao de novos procedimentos operacionais e de manufatura, nas mudanas estruturais e nos projetos de reengenharia, a permanncia da motivao sempre buscada, mas nem sempre conseguida. A continuidade da motivao depende da criao de um conjunto de condies ambientais propcias para que cada um tenha vontade prpria de fazer, isto , h necessidade de um movimento espontneo, de dentro para fora do indivduo, para continuar a atuar com a mesma intensidade e com o mesmo esforo e empenho. Os comportamentos dos trabalhadores japoneses, brasileiros e de outros pases, so evidentemente diversos em relao motivao e ocorrem em contextos distintos, com ambientes e condies sociais, culturais e econmicas diversificadas. Condies ambientais favorveis ao processo de motivao parecem pr-existir no ambiente empresarial japons, possivelmente devido aos antecedentes histricos e culturais. Alis, foi a prpria Tcnica dos 5S que ajudou a criar essas condies ambientais favorveis nas empresas japonesas aps a guerra, e com essa tcnica houve melhor possibilidade de gerar clima motivacional positivo na empresa. Histrico dos 5S No Japo ps-guerra faltava tudo: alimentos, roupas, moradia, trabalhadores, mquinas, equipamentos, materiais, dinheiro e mtodos de gesto. No podia haver nenhum tipo de desperdcio. Uma foto da poca mostra uma plantao de batatas feita no antigo jardim em frente ao prdio parcialmente destrudo do Ministrio do Exterior. O "Programa 5S" ou "Tcnica dos 5s" foi concebido por Kaoru Ishikawa, um dos gurus da qualidade, em 1950 no Japo, ao regressar de uma viagem de estudos aos Estados Unidos. Provavelmente inspirado na necessidade, que havia ento, de colocar ordem na grande confuso a que ficou reduzido o pas aps sua derrota para as foras aliadas. O Programa demonstrou ser to eficaz enquanto reorganizador das empresas e da prpria economia japonesa que, at hoje, considerado o principal instrumento de gesto da qualidade e produtividade utilizado naquele pas. Devido as suas caractersticas de gesto quase domstica, ela passou a ser conhecida como tcnica housekeeping.

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No Brasil este programa foi formalmente lanado em 1991 atravs da Fundao Christiano Ottoni. No inicio de sua aplicao apenas os trs primeiros "S" eram abordados, tendo sido incorporado depois o quarto e o quinto. Atualmente, outros 4 conceitos j foram acrescidos, tendo-se, portanto conhecimento da existncia de 9 S, conforme abaixo, embora o nome do mtodo permanea o mesmo.

Senso Senso Senso Senso Senso Senso Senso Senso Senso

de de de de de de de de de

Utilizao - 1 S Ordenao - 2 S Limpeza - 3 S Asseio - 4 S Autodisciplina - 5 S Firmeza - 6 S Dedicao - 7 S Relato com nfase - 8 S Ao simultnea - 9 S

Bases e finalidades O "Programa 5S" foi desenvolvido com o objetivo de transformar o ambiente das organizaes e a atitude das pessoas, melhorando a qualidade de vida dos funcionrios, diminuindo desperdcios, reduzindo custos e aumentando a produtividade das instituies. O aumento da demanda exige maior produo, o que requer mais empregos e portanto o pagamento de mais salrios. A maior escala de produo permite ganhos de produtividade, reduzindo custos e, portanto baixando preos. S assim possvel conseguir a competitividade, isto , produzir produtos mais vendveis que o concorrente, com custos reduzidos, porm com qualidade. Para o Brasil, pas campeo mundial de desperdcios, com produtos no atualizados e caros quando comparados a padres internacionais, certamente a Tcnica dos 5S, instrumento de melhoria da qualidade e produtividade, ser bem til. 1. As fontes de desperdcios. H dois tipos de perdas: as inevitveis e as evitveis. So perdas inevitveis aquelas conseqentes do desgaste e do envelhecimento naturais, com o uso adequado. Lmpadas queimam, buchas se desgastam, folgas aparecem nos eixos e nas juntas. As perdas que podem ser evitadas, entretanto, so os desperdcios. As fontes de desperdcios podem ser concentradas em trs grupos: tempo, instalaes/mquinas/equipamentos e materiais. O desperdcio de tempo ocorre na espera, nas complexidades, em movimentaes inteis, como procura, enganos, desinformao, transportes de objetos para locais imprprios, retrabalho e outros. Uma grande fonte de desperdcio de tempo na movimentao das pessoas a localizao e busca de outras pessoas, documentos, materiais, setores, mquinas, equipamentos, etc. na empresa. Das 24 horas disponveis das instalaes, mquinas e equipamentos da empresa, uma parte desperdiada na espera, na parada por falha ou quebra, na substituio de componentes, na falta de matria prima, na espera por mo de obra. Outra parte perdida na troca de ferramentas, na preparao das mquinas, na limpeza e na manuteno preventiva.

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O equipamento s produtivo quando est agregando valor ao produto. Todo tempo no usado para esse fim corresponde a perdas que deveriam ser evitadas. O tempo dedicado manuteno rotineira e preventiva das mquinas inevitvel para que no ocorram as quebras previstas pelos prprios fabricantes, que, supe-se, conhecem melhor os produtos que fazem. Finalmente, os materiais so desperdiados quando produtos so danificados, fabricados fora das especificaes ou precisam ser manufaturados novamente (retrabalho). Desperdcios podem ocorrer com pontas, sobras e falta de planejamento no trabalho. Lembrando Deming, guru da qualidade, qualidade fazer certo da primeira vez. Certamente se pensarmos assim, estaremos trabalho contra o desperdcio. Afinal, desperdcio dinheiro... perda de dinheiro! 2. O que o Programa "5S" ? O 5S ou Programa 5S como tambm conhecido, um conjunto de cinco conceitos simples que, ao serem praticados, so capazes de modificar o seu humor, o seu ambiente de trabalho, a maneira de conduzir suas atividades rotineiras e as suas atitudes. O termo 5S derivado de cinco palavras japonesas, todas iniciadas com a letra S. Na interpretao dos ideogramas que representam essas palavras, do japons para o ingls, conseguiu-se encontrar palavras que iniciavam com a letra S e que tinham um significado aproximado do original em japons. Porm, o mesmo no ocorreu com a traduo para o portugus, sendo ento, comum a diversidade de seus significados, como tambm a escrita correta para os termos em japons. A melhor forma encontrada para expressar a abrangncia e profundidade do significado desses ideogramas foi acrescentar o termo "Senso de" antes de cada palavra em portugus que mais se aproximava do significado original. Assim, o termo original 5S ficou mantido, mesmo na lngua portuguesa. O termo 'Senso de' significa "exercitar a capacidade de apreciar, julgar e entender". Significa ainda a "aplicao correta da razo para julgar ou raciocinar em cada caso particular". Ao conhecer o significado de cada S voc poder avaliar melhor o porqu do uso desse termo auxiliar. Apesar de ser considerado um programa simples e de fcil aplicao comum no se perceber a sua prtica no dia a dia. Por isso, a maioria das empresas ao decidir pela implantao de um sistema da qualidade, iniciam o trabalho de cultura na empresa, atravs do Programa 5s, uma vez que este programa objetiva a mudana de hbitos e atitudes. Convm ressaltar que este um programa que pode ser aplicado em qualquer lugar e situao independente do nmero de pessoas envolvidas. Vale tambm ressaltar a diversidade existente na traduo dos 'esses', uma vez que a lngua portuguesa bastante ampla em seus significados. Convm, por parte de quem est implantando o programa, a escolha dos significados condizentes. A seguir sero apresentados os principais significados para o Programa 5s:

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JAPONS INGLS PORTUGUS

1 S

Seiri

Sorting

Senso de

Utilizao Arrumao Organizao Seleo Descarte Arrumao Ordenao Sistematizao Classificao

2 S

Seiton

Systematyzing

Senso de

Limpeza Conservao Zelo Asseio Higiene Sade Integridade Padronizao Autodisciplina Educao Compromisso

3 S

Seiso

Sweeping

Senso de

4 S

Seiketsu

Sanitizing

Senso de

5 S

Shitsuke

Self-disciplining

Senso de

3. A seqncia dos 5S

Primeiro passo: seiri

A seqncia dos 5S foi estabelecida visando a maior praticidade. Neste passo, seiri, separa-se o que necessrio para as atividades mais imediatas, deixando prximo, mo, identificar materiais, equipamentos, ferramentas, utenslios, informaes e dados necessrios e desnecessrios, descartando ou dando a devida destinao quilo considerado desnecessrio ao exerccio das atividades. Os objetos que forem desnecessrios devem ser removidos para serem guardados, consertados ou descartados. Observe que "guardar" constitui instinto natural das pessoas. Portanto, o Senso de Utilizao pressupe que alm de identificar os excessos e/ou desperdcios, estejamos tambm preocupados em identificar "o porqu do excesso" de modo que medidas preventivas possam ser adotadas para evitar que o acmulo destes excessos volte a ocorrer. Na terminologia da Qualidade, denominamos esta ao de "bloqueio das causas". Esse primeiro passo contribui para desocupar espaos anteriormente ocupados por coisas desnecessrias as quais poluam visualmente o ambiente, contribuindo para esconder objetos necessrios e dispersa a ateno das pessoas. Uma conseqncia do seiri tornar o ambiente

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mais claro. Ao remover objetos desnecessrios, objetos perdidos podem ser encontrados e os espaos abertos precisam ser limpos. Observe que este conceito pode ser aplicado em casa (na cozinha, na despensa, na geladeira, no quarto das crianas, etc.), na escola, no lazer, etc. Como exemplo, basta verificar aquele espao da casa onde colocamos tudo que no serve, os brinquedos quebrados que no usamos mais, a roupa velha que guardamos, as revistas e jornais que jamais sero lidos novamente, dentre outros exemplos que voc j deve estar imaginando . No sentido mais amplo, o Senso de Utilizao abrange ainda outras dimenses. Nesta outra dimenso, ter Senso de Utilizao preservar consigo apenas os sentimentos valiosos como amor, amizade, sinceridade, companheirismo, compreenso, descartando aqueles sentimentos negativos e criando atitudes positivas para fortalecer e ampliar a convivncia, apenas com sentimentos valiosos.

Segundo passo: seiton

Ter Senso de Ordenao definir locais apropriados e critrios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utenslios, informaes e dados de modo a facilitar o seu uso e manuseio, facilitar a procura, localizao e guarda de qualquer item. Popularmente significa "cada coisa no seu devido lugar". Na definio dos locais apropriados, adota-se como critrio a facilidade para estocagem, identificao, manuseio, reposio, retorno ao local de origem aps uso, consumo dos itens mais velhos primeiro, dentre outros. Da mesma forma que o Senso de Utilizao, este senso se aplica no seu dia-a-dia. No incomum para voc as cenas de correria pela manh procura da agenda, dos documentos, dos cadernos, das chaves do carro, dos documentos do carro. E na hora de declarar o imposto de renda? aquela luta para encontrar os documentos, os recibos, a declarao do ano anterior. E as idas e vindas ao mercado? Cada hora falta alguma coisa para comprar. Estas e outras cenas so evitveis com aplicao do Senso de Ordenao. Na dimenso mais ampla, ter Senso de Ordenao distribuir adequadamente o seu tempo dedicado ao trabalho, ao lazer, famlia, aos amigos. ainda no misturar suas preferncias profissionais com as pessoais, ter postura coerente, serenidade nas suas decises, valorizar e elogiar os atos bons, incentivar as pessoas e no somente critic-las. a arrumao do que restou da triagem inicial. O que permaneceu no local precisa ser organizado em seus devidos lugares. Contribuem para essa organizao: placas, sinalizadores, identificadores que podem conter smbolos, cdigos, nmeros, letras, formas e cores. Uma vez localizados e identificados, os objetos precisam ser limpos.

Terceiro passo: seiso

A limpeza o terceiro passo do programa. Ter Senso de Limpeza eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente (parede, armrios, o teto, gaveta, estante, piso) bem como manter dados e informaes atualizados para garantir a correta tomada de decises. O mais importante neste conceito no o ato de limpar, mas o ato de "no sujar". Isto significa que alm de limpar preciso identificar a fonte de sujeira e as respectivas causas, de

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modo a podermos evitar que isto ocorra. causas. Na Qualidade isto chamado de bloqueio das

A limpeza precisa chegar mincia, ao detalhe. Se possvel, deve virar mania. Deve se tornar algo de responsabilidade e da rotina de cada um dos envolvidos. Basta que seja feito um trabalho de conscientizao. Importante trabalhar de modo que a limpeza possa ser evitada, ou seja, quanto menos for sujado o ambiente de trabalho, menos tempo e material sero gastos na limpeza. Nesta fase, pode ser implantado um programa de coleta seletiva do lixo, o que muito colaborar neste processo. No conceito amplo, ter Senso de Limpeza procurar ser honesto ao expressar, ser transparente, sem segundas intenes com os amigos, com a famlia, com os subordinados, com os vizinhos, etc.

Quarto passo: seiketsu

Consiste em manter tudo limpo e higinico, praticando rotineiramente os trs S anteriores. A prtica dos 3S iniciais deve ser repetida a intervalos regulares, at que seja hbito. Ter Senso de Asseio significa criar condies favorveis sade fsica e mental, garantir ambiente no agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condies sanitrias nas reas comuns (lavatrios, banheiros, cozinha, restaurante, etc.), zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informaes e comunicados sejam claros, de fcil leitura e compreenso. Significa ainda ter comportamento tico, promover um ambiente saudvel nas relaes interpessoais, sejam sociais, familiares ou profissionais, cultivando um clima de respeito mtuo nas diversas relaes.

Quinto passo: shitsuke

O quinto S, shitsuke, a disciplina para que os demais S sejam praticados. importante que essa disciplina se torne um padro de comportamento entre todos os membros da organizao, passando a fazer parte da cultura da empresa. Ter Senso de Autodisciplina desenvolver o hbito de observar e seguir normas, regras, procedimentos, atender especificaes, sejam elas escritas ou informais. Este hbito o resultado do exerccio da fora mental, moral e fsica. Poderia ainda ser traduzido como desenvolver o "querer de fato", "ter vontade de", "se predispor a". No se trata puro e simplesmente de uma obedincia cega, submissa, "atitude de cordeiro" como pode parecer. importante que seu desenvolvimento seja resultante do exerccio da disciplina inteligente que a demonstrao de respeito a si prprio e aos outros. Ter Senso de Autodisciplina significa ainda desenvolver o autocontrole (contar sempre at dez), ter pacincia, ser persistente na busca de seus sonhos, anseios e aspiraes, respeitar o espao e a vontade alheios. 4. Os passos e os ciclos

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Os trs S iniciais so operacionais e os dois demais so de sustentao. Cada um dos trs iniciais corresponde a um passo na implantao dos Novos 5S. 1 2 3 4 5 SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE SENSOS OPERACIONAIS SENSOS DE SUSTENO

Ao aplicar os trs S operacionais, os praticantes esto sendo sensibilizados ao mesmo tempo para o quarto e o quinto S. a prtica dos trs S iniciais que provoca a conscientizao de cada praticante para os S de sustentao, seiketsu e shitsuke. Portanto, ao aplicar o terceiro S, completa-se um ciclo de 5S. Como todo aprendizado, no primeiro ciclo a prtica quase mecnica. No segundo ciclo, a prtica melhora e aprende-se mais. O primeiro ciclo exige muita orientao. Dvidas surgem a cada momento, durante a aplicao. A atuao solo, isto , sem assistncia externa, pode ocorrer no segundo ou no terceiro ciclo. Em geral, no terceiro ciclo pode comear o ajuste fino no processo. No quarto ciclo a prtica dos 5S pode estar sendo um hbito sadio. A estabilidade dos procedimentos e a melhoria contnua do processo podem estar praticamente asseguradas. 5. O processo de mudana

A mudana fsica e aparente

As pessoas costumam vestir-se apropriadamente para cada ambiente social e profissional, adequando-se a sua aparncia. Assim, o mecnico de uma oficina de automveis suja entra no trabalho com roupa que pode sujar. Entretanto, o mdico, mesmo que tenha risco de sujar-se, veste roupa branca. A tcnica dos Novos 5S preconiza a eliminao dos problemas na origem, no nos efeitos. O que se busca no atenuar o efeito, porm eliminar a causa. No se trata de limpar sempre, mas evitar que se suje. Um ambiente sujo autoriza qualquer pessoa a suj-lo mais ainda. Por exemplo, um banheiro sujo, com lixo e papel higinico jogado no cho. No h como evitar que fique cada vez mais sujo. Por outro lado um ambiente limpo no necessita de nenhum aviso para evitar, por exemplo, que se jogue papel no cho. De nada adianta um enorme aviso proibindo jogar entulho em um terreno abandonado, sujo, cheio de mato e lixo. O aviso no compatvel com o local e j est desacreditado. Do mesmo modo, uma ordem de manufatura de um produto com alta qualidade, conforme especificao rigorosa, no compatvel com um ambiente hostil e deteriorado, com equipamentos velhos e obsoletos. Em resumo, o ambiente fala, s vezes, mais forte que a sinalizao, os comunicados e ordens escritas.

Mudana comportamental

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O ambiente criado dentro de um templo convida os seus fiis orao, reflexo e meditao. Um dia chuvoso e escuro no contribui favoravelmente para o humor das pessoas, enquanto um dia ensolarado pode melhorar a disposio delas. O ambiente fsico pode induzir determinadas atitudes nas pessoas. As cores seguramente podem exercer uma influncia significativa. Os odores, os rudos, o ar idem. 6. Modelo japons A cultura oriental e em particular a japonesa parece no exigir explicaes to profundas para tudo. Por exemplo, na prtica das artes marciais, poucas explicaes so dadas e muitas exerccios exigidos. O nico conceito de conhecimento comum o kihon, cujo significado base. Sobre essa base de movimentos elementares se apiam todas as seqncias do aprendizado de defesa e de ataque. Igualmente, no caso dos 5S, os conceitos fundamentais, representados por cinco palavras, apiam todos os procedimentos e muitos outros instrumentos de gesto. Conforme esse modelo, a aplicao do primeiro esse, o seiri, ocorre sem muitos conhecimentos prvios, que vo sendo desenvolvidos e enriquecidos pela prtica. O segundo S fortalece esse conhecimento, o terceiro ajuda a consolid-lo e assim por diante, chegando aos S de sustentao, seiketsu e shitsuke quase naturalmente. Portanto, de acordo com o modelo japons, o ambiente muda sem que o conhecimento esteja totalmente dominado, e a prpria mudana ambiental fornece meios para a criao do conhecimento. A fixao do conhecimento passa por um amadurecimento interior, conseqncia de uma conscientizao do que est sendo feito. Para os ocidentais, quase tudo parece ser um processo de tentativa e erro, portanto bastante emprico. A recomendao da aplicao de pelo menos trs ciclos para assegurar a permanncia e sustentao do processo dos 5S parece justificar-se pela fixao de um hbito, tornando os procedimentos elementares automticos, como se fossem reflexos. 8. O 5S e o dia-dia A contratao de uma faxineira periodicamente pode nos transmitir a certeza de ter a casa sempre limpa e organizada. A faxineira capaz de dispor adequadamente todo o mobilirio e utenslios da casa, retirar a sujeira do cho, do teto, das gavetas, organizar os armrios e prateleiras. Porm, fato que algum tempo depois de executado seu trabalho, s vezes horas depois, os chinelos estaro novamente espalhados e fora do lugar, o tapete sujo, gavetas desarrumadas, livros e revistas espalhados etc. Alm da arrumao visvel, a faxineira no capaz de identificar se os remdios devem ficar aqui ou ali. Se esto no lugar que deveriam estar, se esto vencidos e devem ser descartados, se os eletrodomsticos estaro sempre disponveis em seus lugares, fceis de serem encontrados, limpos, e em perfeito estado. Se os procedimentos dos membros da famlia no cotidiano refletem preocupao com a segurana, com economia, com o no desperdcio, com a afetividade e a compreenso. No incomum adquirir um novo abridor de lata pois no encontramos o antigo. Os armrios e gavetas estarem sendo ocupados por objetos sem serventia. Alimentos sendo consumidos com data de validade vencida. Crianas se acidentando com facas ou fsforos esquecidos sobre algum mvel. Televiso ligada para a sala vazia. Luzes acesas a iluminar o nada para

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ningum. A comida feita em excesso indo para o lixo. Objetos entulhados nos cantos ocupando espao desnecessrio. Muitas outras cenas como estas tambm no so incomuns. Basta parar e observar. Da mesma forma como a faxineira, o trabalho dos garis no impede que haja lixo nas caladas das cidades e que as lixeiras pblicas, colocadas estrategicamente, permaneam vazias ou depredadas. A partir destes exemplos, voc pode avaliar a aplicao dos conceitos dos 5 sensos na sua vida cotidiana e como podem ajudar a melhorar a sua rotina, o seu bolso, o seu ambiente e, constituir um instrumento de educao para o convvio com seu dia-a-dia. 8. Fases para a Implantao SENSOS PREPARAO FASES DA IMPLANTAO IMPLANTAO
Prover o que necessrio para execuo das tarefas e descartar aquilo julgado desnecessrio ou em excesso. Guardar, acondicionar e sinalizar de acordo com as definies feitas na fase anterior. Eliminar as fontes de sujeira.

MANUTENO

Identificar o que necessrio para UTILIZAO execuo da tarefas e por que necessitamos daquilo. Definir onde e como dispor os itens ORDENAO necessrios para a execuo das tarefas. Identificar as fontes de sujeira, identificar causas, limpar e planejar a eliminao das fontes de sujeira. Identificar os fatores higinicos de risco nos locais de trabalho e planejar aes para elimin-los. Identificar noconformidades com os padres existentes e as oportunidade de melhorias para os 4 outros sensos.

Consolidar os ganhos obtidos na fase de implantao de forma a garantir que os avanos e ganhos sero mantidos. Padronizar as aes de bloqueio que se mostraram eficazes na eliminao das causas. Promover aes de bloqueio contra reincidncia (mecanismo prova de bobeiras).

LIMPEZA

ASSEIO

Eliminar os riscos do ambiente de trabalho ou atenuar seus efeitos.

AUTODISCI PLINA

Eliminar as noconformidades encontradas na fase anterior.

Concluso: A evoluo da conscincia pode ser medida pelo grau com que o estmulo externo ao tende ao estmulo espontneo. A conscincia inferior estimulada ao por influncias exteriores ao por um movimento iniciado em seu prprio interior. Annie Besant - Dharma
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS: www.justica.sp.gov.br www.qualidade.ifsc.usp.br www.ipem.sp.gov.br