ELABORACIN PRESUPUESTO DE COMPRAS Es el departamento de compras el encargado de la programacin en la correcta y oportuna adquisicin de materiales necesarios para la produccin.

Para ello debe prever situaciones de crisis en las que el abastecimiento de materiales no sea entorpecido, a travs de medidas de seguridad, como los contratos de abastecimiento y los volmenes y plazos de entrega establecidos en ellos, protegiendo la inversin de una falla en el suministro, o bien de un alza violenta en los precios. Bsicamente, la planificacin de las compras debe considerar: 1. las facilidades de almacenamiento. 2. costos y seguros de almacenaje, descuentos por pronto pago y al mayor. 3. disponibilidad de capital de trabajo. 4. intereses de capital inmovilizado. 5. perecibilidad de los materiales. Para desarrollar el presupuesto de compras, el Gerente de Compras debe considerar los siguientes aspectos: A. Apegarse a las polticas de la administracin en lo referente a los niveles de inventario de materiales y partes. B. Determinar el nmero de unidades y las fechas en que han de adquirirse los distintos tipos de materiales y partes. C. Estimar el costo unitario de cada tipo de material y partes que vayan a comprarse. Para lo anterior debe mantenerse un INVENTARIO MNIMO DE MATERIALES que, objetivamente, orientar la programacin de las compras. El precio al que habr de referirse ser el de factura, incluyendo todos los gastos acarreados en su colocacin en el Departamento de Produccin. Toda esta planificacin le proporciona a la empresa un elemento de control, fijando responsabilidades de envergadura. Con este procedimiento podrn detectarse a tiempo posibles fallas, evitando el abarrotamiento y/o escasez de insumos y posibles demoras en la produccin. En la seleccin de insumos, la Gerencia de Compras se proyectar hacia la mejor calidad al ms bajo precio. De igual modo, el establecimiento de los niveles mnimos y mximos de inventario de materiales permite un ptimo control y se convierte en la mejor referencia de planificacin de compra. Las desviaciones no sern atendidas por la Gerencia de Compras sino por los ejecutivos pertinentes, responsables de la toma de decisiones macro, dentro de la empresa. Si, repentinamente, bajan los precios, esto no significa que debe comprarse, inmediatamente, materiales en cantidad superior; es preciso evaluar otros gastos incurridos, es decir, una evaluacin panormica de las condiciones de compra. Ante fluctuaciones de la demanda, lo ms aconsejable es recurrir a la experiencia o a la historia organizaciones, que resulta ms confiable que lo aparentemente deducible a partir de los cambios del ambiente. Luego del anlisis de tendencia de ventas y/o precios, habr de considerarse cmo afecta en estos los indicadores del mercado y de la economa mediante procesos estadsticos. Ahora bien, los niveles de inventarios son controlados mediante el establecimiento de criterios mnimos y mximos que permitirn determinar las compras mnimas y mximas y establecer as un nivel medio de compras oscilante, segn variaciones. Se basa en volumen de materiales requeridos ms el nivel de inventario preestablecido, menos el inventario inicial:

Pc= Mr + If Ii Pc: Presupuesto de compras Mr: Material requerido para la produccin. If: Inventario final de materiales. Ii: Inventario inicial de materiales El presupuesto de compras debe arrojar los siguientes datos: a. Las cantidades de cada clase de materiales que han de comprarse en cada perodo. b. Fecha en que ha de comprarse. c. Estimacin de los costos de las compras de materiales.
EJEMPLO PRESUPUESTO DE COMPRAS

Conceptos

Unidades de productos A B 1.000 95 1.095 195 900 C 25.000 6.000 31.000 3.000 28.000

Ventas planeadas en unidades Inventario final deseado Unidades requeridas Menos: Inventario inicial Unidades a comprar

10.000 3.500 13.500 3.000 10.500