Terminale STG spcialit comptabilit et finance dentreprise (CFE) Le rle de linformatique

Fiche de prsentation
Montrer la ncessit et les enjeux de linformatisation de la comptabilit. Objectifs Mettre en vidence les caractristiques des outils informatiques au service de la comptabilit. Dceler les impacts de linformatisation de la comptabilit sur lorganisation du traitement de linformation comptable au sein de lentreprise. Le premier travail porte sur les caractristiques des principaux outils informatiques adapts la comptabilit. Il permet daboutir la cration dun lexique. Description succincte des travaux proposs Le deuxime travail conduit llve sinterroger sur linformatisation de tout ou partie de la comptabilit de lentreprise et sur son intrt. Il est illustr par un exemple concret sur lautomatisation du contrle de la TVA paye. Le dernier travail conduit la rdaction dun compte-rendu dcrivant les caractristiques particulires dune partie dun PGI et ses consquences sur lorganisation du cabinet en cas dacquisition de loutil. Dure de ralisation 4 6 heures avec une ralisation partielle ou totale en groupe. Programme de premire en information et gestion : 2.1. Le systme dinformation ; 2.4. La logique algorithmique ; 3.3. Le systme dinformation comptable. Programme de terminale en comptabilit et dentreprise : 1.4. Le rle de linformatique (voir ci-aprs) ; 2.5. LEtat. Supports papier et informatis (fichier pour la TVA). finance

Pr-requis

Supports et moyens ncessaires

Salle informatique disposant dinternet et de postes quips dun texteur et dun tableur. Pris dans son intgralit, il est prfrable dutiliser ce cas dans le cadre des travaux dirigs. Le cas se prte galement un travail en groupe comme indiqu dans la dure de ralisation. Une utilisation partielle (questions 1 4) comme support de cours est possible mais dans cette hypothse des complments doivent tre fournis notamment pour la question 1. Corrig 1

Remarques indicatives sur lutilisation et/ou le droulement de la squence

nonc

Terminale STG spcialit comptabilit et finance dentreprise (CFE) Le rle de linformatique

nonc

La socit dexpertisecomptable EXPERT-COM

Le cabinet EXPERT-COM, sis Saint-Nazaire (Loire-atlantique), est compos de 11 personnes. Monsieur JENSEN est lexpert-comptable et le dirigeant du cabinet. Il est assist par une secrtaire, deux chefs dquipe et six collaborateurs dpendant des chefs dquipe. De plus, un collaborateur soccupe du systme informatique et un responsable social permet au cabinet de dvelopper ses conseils aux entreprises.
Michel JENSEN Expert-comptable Commissaire aux comptes

Catherine JOVIAL Secrtaire

Franck BENION Responsable Social

Damien RIVALAIN Chef d'quipe

Nicole VOLNET Chef d'quipe

Christophe BLAIN Collaborateur & Responsable informatique

Emilie JOLIE Collaboratrice

Vincent FLEUVE Collaborateur

Pierre ALEXANDRE Collaborateur

Pascal POUPLARD Collaborateur

Karine DUBOIS Collaboratrice

Au sein du cabinet, les activits sont rparties de la manire suivante : la secrtaire travaille laccueil, la rception des appels tlphoniques, au suivi des dossiers juridiques, des assembles gnrales, la ralisation des plaquettes de bilan ainsi que la rdaction des courriers ; les activits comptables sont ralises par les collaborateurs qui ont, pour chacun deux, environ 80 clients attitrs. Les travaux accomplis sont : la collecte des pices comptables chez les clients, la saisie des pices comptables, la ralisation des dclarations fiscales en matire de TVA, le contrle des comptes, le conseil auprs des clients ; les chefs dquipe sont chargs de la rvision comptable (contrle de cohrence, inventaire comptable, dtermination du rsultat fiscal), de ltablissement des rapports de gestion, du conseil client, de la formation des collaborateurs qui travaillent sous leurs responsabilits. Monsieur RIVALAIN est en charge des petits dossiers (artisans, commerants, professions librales) et Madame VOLNET a la responsabilit des dossiers plus consquents (PME/PMI) ; un collaborateur soccupe des affaires sociales. Il doit pour cela laborer les bulletins de paye, les tats des charges sociales, les taxes professionnelle et dapprentissage, examiner les arrts maladie, les congs maternit ou les procdures de licenciement ; par ailleurs, Monsieur BLAIN, collaborateur sous la responsabilit de Monsieur RIVALAIN, gre lorganisation et la mise jour du matriel et des logiciels informatiques.

Le chiffre daffaires du cabinet est de 2 millions deuros pour lanne 2005 et les clients sont des artisans, des commerants, des professions librales et des PME/PMI. Il se rpartit de la manire suivante :
Rpartition du chiffre d'affaires

Artisans Commerants Professions librales PME/PMI

Pour rpondre aux besoins de chaque client, le cabinet adopte lorganisation de travail suivante : un client va possder un dossier compos de plusieurs classeurs : un classeur juridique permet darchiver les documents relatifs la cration de lentreprise (statuts, extrait Kbis, registre des assembles gnrales), la rpartition des rsultats, aux associs et autres documents de suivi juridique, 3

un classeur social contient selon les cas, les bulletins de salaire, les tats des charges sociales, les dclarations annuelles des salaires, certains journaux rcapitulatifs, deux classeurs pour la tenue comptable : un pour les documents permanents et, un pour la rvision des comptes de lanne en cours ;

le classeur permanent comporte cinq compartiments : 1 gnral avec notamment la lettre de mission dexpertise comptable, 2 comptable avec certaines pices justificatives comme les tableaux damortissement des immobilisations, 3 fiscal avec les choix dimposition et de rgime de TVA ainsi que les dclarations de TVA, dimpt sur les socits ou de revenus, 4 social avec les documents relatifs la contribution sociale de solidarit des socits et certaines copies du dossier social, 5 correspondance avec tous les courriers reus par le client ncessitant un avis du cabinet et ceux changs avec lui. le classeur rvision comprend le grand livre du client class par cycles raison dune feuille par compte ainsi que la balance gnrale. Pour mener bien ses missions, le cabinet est dot des logiciels suivants :

un texteur (Word) ; un tableur (Excel) ; un progiciel de gestion intgr CEGID SISCO. On y trouve notamment : SISCO II pour saisir toutes les critures, IMMO II pour le suivi des immobilisations et des amortissements, ISIS II pour llaboration des bulletins de salaire et les tats des charges sociales, GALAXY pour linscription des clients, SCOT pour la gestion interne du cabinet (facturation clients, suivi budgtaire du cabinet).

Tous les ordinateurs du cabinet sont mis en relation via un rseau interne gr par un serveur, les changes de donnes se trouvent alors facilites. Monsieur JENSEN souhaite dvelopper lchange de donnes informatises (EDI) notamment pour la transmission des comptabilits clients. En effet, cette technologie et les rseaux dchange dinformations constituent un formidable tremplin pour les professions comptables. Le cabinet EXPERT-COM doit suivre cette volution pour rester linterlocuteur privilgi des entreprises. Pour cela, le cabinet va devoir mettre jour continuellement son parc informatique, les logiciels mais aussi former les collaborateurs ces nouveaux outils. Le cabinet se verra alors rorganis autour de ces nouveaux outils et moyens dchange dinformations. Maintenir un haut niveau de formation permettra damliorer la productivit, limage, mais aussi de revaloriser certaines tches comptables et ainsi optimiser les temps de tous au sein du cabinet. Le cabinet envisage de faire appel une socit dinfogrance dont la mission sera de rorganiser le systme dinformation.

Travail faire : 1. En vous aidant des annexes 1 et 2 ainsi que de vos connaissances personnelles, compltez le lexique. Lexique

Logiciel spcifique

Progiciel spcialis

Progiciel de gestion intgr (PGI ou ERP en anglais)

Infogrance

Tableur

Systme dinformation

Echange de donnes informatises (EDI)

2. A laide de lannexe 3, rappelez les contraintes rglementaires pour que les comptabilits soient tenues au moyen de systmes informatiss. 3. Quelles sont les finalits du systme dinformation ? Expliquez en quoi loutil informatique est indispensable dans lentreprise pour grer le systme dinformation. Pour traiter cette question, vous pouvez vous inspirer de lorganisation comptable du cabinet EXPERT-COM et des annexes 1, 2 et 4. 4. Quel impact loutil informatique a-t-il sur lorganisation du travail dans le cabinet ? Vous voquerez plus particulirement lvolution de la nature des tches, de leur rpartition et des responsabilits dans le cadre des changes des donnes informatises. 5. Monsieur BLAIN a prpar un tableau rcapitulatif de la TVA dclarer pour chaque entreprise sur le tableur de la socit EXPERT-COM. Vous disposez en annexe 5 de celui relatif la socit TRIPAK. Monsieur BLAIN vous demande de : - complter les formules de calcul ncessaires lautomatisation du traitement ; - rappeler lalgorithme permettant le calcul du crdit de TVA. A lissue de vos travaux, vous exposerez succinctement lintrt du tableau cr. 6. Un prestataire informatique propose Monsieur BLAIN un progiciel de gestion intgr nomm SCANFACT dont il doit rendre compte Monsieur JENSEN. En vous aidant de la technique du compte-rendu prcise en annexe 6, vous : - dtaillerez les fonctionnalits de ce progiciel (site : http://www.xperts.fr/) ; - envisagerez les consquences dans lorganisation du cabinet EXPERT-COM.

Annexe 1
Linfogrance combine de lASP (application distance) a sduit cette PME, fournisseur dquipements de cuisine. La Corpo loue son progiciel de gestion et sa bureautique un hbergeur, et les adapte avec une SSII. Une formule chre mais payante. Activit de La Corpo: distribution de matriels de cuisines professionnels : 14 000 rfrences Primtre: 150 employs et CA de 25 millions d'euros en 2005 ; 11 magasins comptoirs, 110 collaborateurs Problmatique: simplifier sa gestion informatique Solution: infogrance et applications hberges distance Avec 150 employs pour un chiffre d'affaires de 25 millions d'euros en 2005, la Corpo incarne bien la PME dynamique franaise. Spcialiste de la distribution de fournitures et d'quipements de cuisines professionnelles, la socit s'adresse aux mtiers de bouche : commerces de rue (boulanger, boucher, etc.), restaurants, restauration collective, etc. Externaliser plutt que refondre Cre en 1913, la Corpo est rachete en mai 2004. Pour grer dix magasins, une plate-forme logistique de 750 palettes pour 14 000 rfrences, 45 commerciaux et un centre d'appel de six positions. Un PGI seul tournant sous AS 400 se montrait vraiment peu performant. Or, un systme d'information efficace et bien gr procure un avantage comptitif vident explique Olivier Adler, le nouveau P-DG de la Corpo. Qui dcide alors de se tourner vers des spcialistes qui confier son informatique. Linfogrance (outsourcing) reprsente un moyen efficace de s'assurer un service informatique performant. Le prestataire choisi -Global SP- conjugue infogrance et ASP : ses clients externalisent leur informatique et bnficient des avantages de l'hberg, soit une location mensuelle globale. La Corpo ne dispose donc d'aucun serveur en interne et sous-traite aussi bien sa bureautique que son PGI (Progiciel de Gestion Intgr). Parmi nos employs, nous comptons 100 utilisateurs du PGI Navision de Microsoft, 40 pour Microsoft Office, et 100 botes aux lettres. Une plate-forme mutualise hberge les comptes Office et Outlook, et un serveur ddi fait fonctionner Navision, dtaille Olivier Adler. La SSII Colombus IT prend en charge l'adaptation du PGI pour suivre le besoin de la PME. Cette dmarche engage la responsabilit des intervenants : l'diteur/intgrateur de la solution, en relation avec l'infogrant, accompagne dans le temps l'entreprise dans l'utilisation de sa solution rsume le patron de la Corpo. L'ASP fournit alors de l'nergie applicative l'entreprise, qui n'a besoin que de services et non de serveurs et autres routeurs. Nous devenons plus ractifs en bnficiant des dernires versions des matriels et logiciels les plus appropris. Je ne me questionne plus sur l'infrastructure, sa maintenance et son volution. On en revient rellement la notion de service informatique, poursuit-il. Cot plus lev mais rsultat payant Le contrat d'hbergement inclut des garanties en terme de connexion scurise, en temps de rponse et d'intervention (avec pnalits). Par ailleurs, l'hbergeur s'engage sur la disponibilit de son support, et les temps de rtablissement en cas de problme. Une relation de confiance me semble indispensable pour que je sois totalement serein et que l'entreprise puisse se concentrer sur son coeur de mtier ponctue Olivier Adler. Finalement, un mnage trois se met en place : l'entreprise, l'hbergeur (parfois matrise d'uvre) et le prestataire. Qui dispose d'un accs scuris privilgi sur les serveurs. Financirement? Bien sr, cela revient presque deux fois plus cher!. Mais le PDG s'empresse d'ajouter : disposer de son SI ou recourir un hbergeur ne sont pas des situations comparables. Dsormais, plus besoin de salle informatique, de matriel ni mme de logiciel grer. De plus, comme l'entreprise commence son activit avec le march de Rungis ds 3 heures du matin, cela nous obligeait grer des astreintes. Avec ses quinze ingnieurs, notre prestataire est bien mieux arm et nous fournit une architecture d'un niveau bien suprieur ce que nous aurions pu obtenir avec nos deux ex-informaticiens. D'autant plus que dans une PME/PMI, l'informatique repose souvent sur une ou deux personnes seules capables d'intervenir. En cas d'empchement, l'entreprise se retrouve en bien mauvaise posture. Pour clore dfinitivement le dbat sur l'investissement, Olivier Adler assne : combien value-t-on la tranquillit et la

srnit gnres par cette dlgation ? En valorisant l'ensemble et le recentrage permis sur notre activit, je pense vraiment tre largement gagnant ! Lentreprise 15 fvrier 2006

Annexe 2
La dmatrialisation des factures s'acclre. L'an dernier, 80 millions de factures ont t traites sous forme lectronique. C'est cinq fois plus qu'en 2004. Le march hexagonal, estim 115 millions d'euros, devrait encore tripler d'ici deux ans. La mutation numrique des 1,9 milliard de factures mises en France chaque anne s'acclre. en croire la toute rcente tude ralise par la socit de conseil Markess International, quelque 80 millions de ces factures ont t traites sous forme lectronique l'an dernier. C'est encore peu : peine 4,2 % du total. Mais c'est dj cinq fois plus qu'en 2004 ! Le march est en plein dveloppement. En deux ans, nous avons multipli par neuf le nombre des factures dmatrialises, se flicite Cyrille Sautereau, PDG de Deskom, un des grands fournisseurs de services. Comme sur d'autres secteurs, ce sont d'abord les grands comptes qui tirent le march. Fin 2005, Markess International estime que prs de 5 % des entreprises hexagonales de plus de 10 employs ont dj franchi le pas, en dmatrialisant au sens large leurs factures mises et/ou reues. La dmatrialisation fiscale est particulirement prise par les gros facturiers, tels que l'industrie, la distribution et le transport/logistique, galement fortement adeptes de l'EDI, prcise Hlne Mouiche, analyste chez Markess International. Le march hexagonal, estim 115 M fin 2005, devrait pratiquement tripler d'ici fin 2007 pour avoisiner les 320 M. Et ce n'est qu'un dbut ! La loi de juillet 2003 sur la dmatrialisation fiscale a donn une vritable impulsion au march, note Emmanuel Armand, responsable des partenaires chez Influe. En autorisant la transmission via Internet d'un simple fichier sign, la dmatrialisation de la chane de facturation est, du mme coup, devenue accessible tous. D'ici trois ou quatre ans, la moiti des entreprises franaises devraient tre quipe, assure Jrme Nicolet, DG de ReadSoft. En Scandinavie, d'o est originaire cet diteur, plus de 40 % des entreprises seraient dj converties aux bienfaits de l'e-facturation. L'acclration de la demande est particulirement significative dans le mid-market en France, confirme Franois Lacas, responsable des alliances et partenariats chez Itesoft. De quoi susciter l'intrt d'acteurs aux profils trs diffrents. Sur ce march encore en devenir, se bousculent dj au portillon aussi bien des professionnels de l'acquisition de documents papier comme ReadSoft, que des spcialistes de l'EDI comme Atos Worldline, Prologue Software ou Cegedim, ou encore des tiers archiveurs et des tiers de confiance tels qu'Aspheria, CDC-Arkhino, CertiNomis ou Posteasy. Mais on y trouve aussi des oprateurs de tlcoms comme BT ou France Tlcom, et bien sr tous les fournisseurs de solutions de dmatrialisation fiscale, proposs sous la forme de logiciels ou de services externaliss. Ces derniers fdrent toutes les offres des acteurs du march pour proposer un guichet unique. Ils concentrent ainsi acheteurs et fournisseurs autour de plates-formes hberges. Christine BRANCIER, Dcision Distribution, le 05/06/2006

Annexe 3
410-2. - Une documentation dcrivant les procdures et l'organisation comptables est tablie en vue de permettre la comprhension et le contrle du systme de traitement ; cette documentation est conserve aussi longtemps qu'est exige la prsentation des documents comptables auxquels elle se rapporte. 410-3. - L'organisation du systme de traitement permet de reconstituer partir des pices justificatives appuyant les donnes entres, les lments des comptes, tats et renseignements, soumis la vrification ou, partir de ces comptes, tats et renseignements, de retrouver ces donnes et les pices justificatives. 410-4. - L'organisation de la comptabilit tenue au moyen de systmes informatiss implique l'accs la documentation relative aux analyses, la programmation et l'excution des traitements, en vue, notamment, de procder aux tests ncessaires la vrification des conditions d'enregistrement et de conservation des critures. Toute donne comptable entre dans le systme de traitement est enregistre, sous une forme directement intelligible, sur papier ou ventuellement sur tout support offrant toute garantie en matire de preuve.

Extraits du Plan Comptable Gnral

Annexe 4
Grer le turnover des utilisateurs et leur mobilit, assurer une scurit renforce et une disponibilit sans faille du systme d'information ; telles sont quelques unes des missions quotidiennes de la DSI (Direction des Systmes dInformation) de Deloitte & Touche France. Entretien. Catherine Flamand est directrice des systmes d'information de Deloitte & Touche en France, un des quatre leaders mondiaux de l'audit, les "Big Four". Elle a pass 13 ans chez Thals - l'poque Thomson -, puis a travaill chez Mtrologie International. Quels ont t vos chantiers lors de votre arrive chez Deloitte & Touche en 1998 ? J'avais dans mon ordre de mission la refonte gnrale du systme d'information, et les grands travaux des passages l'an 2000 et l'euro. Ce qui a t ralis entre septembre 1998 et septembre 1999 : le 1 er janvier 2000 a t un nonvnement. Paralllement, il a fallu remettre plat tout le systme relatif aux ressources humaines, paye et au systme de gestion, finance. La firme avait vu ses effectifs exploser et nous avions intgr de nouvelles socits avec chacune leurs propres SI. l'poque, le SI tait sous AS400 et utilisait un progiciel et des applications spcifiques dveloppes il y a 10 ans. Le systme fonctionnait sans disponibilit en temps rel. Comment s'est passe cette refonte? Nous avons adopt une approche pragmatique, compte tenu des contraintes de dlais, en interrogeant les autres DSI dans le monde, aux tats-Unis, en Australie, etc., sur ce qu'ils avaient mis en oeuvre. L'excution de la paie est entirement externalise. Mais pour ce qui touche nos mtiers -la gestion de nos clients et des missions- il a fallu intgrer un progiciel australien, CABS 2000, trs spcifique aux "Big Four" et aux cabinets d'avocats. Au passage, nous nous sommes orients vers une nouvelle infrastructure technique, compltement ddie Microsoft : Windows 2000, SQL 2000, Exchange etc. Pourquoi ce choix "tout Microsoft" ? C'est une dcision locale ou un choix mondial ? C'est compltement une stratgie mondiale, mme si dans certains pays on trouve encore Novell ou Lotus Notes. Notre but tait de rationaliser et viter le dploiement sur de multiples plates-formes. Il faut absolument viter la dispersion des supports et de la maintenance.

Annexe 5 (jointe galement en fichier Annexe5.xls)

CLIENT : TRIPAK EXERCICE : 31-dc-06 RECAPITULATION DES DECLARATIONS DE TVA MOIS Codif OD Crdit de TVA au 31/12/2005 7 377 44 374 39 879 99 754 81 790 94 804 55 578 57 092 27 663 62 602 35 898 36 720 Anne 2006 266 5 902 6 351 21 542 6 776 7 651 4 232 4 568 13 992 9 106 157 4 183 TAUX 19,60% Bases dclares TAUX CA 5,50% TOTAL TVA Collecte Cpte 44571 TVA dclarer Crdit de TVA S/ IMMOB. S/ABS TVA Payer Cpte 44562 Cpte 44566 Cpte 44567 Cpte 44551 2 351 4 890 3 839 7 349 7 778 7 181 6 938 6 013 6 029 5 092 6 497 4 048 8 246 TVA rcuprable COLLABORATEUR :

759

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Annexe 6
Quelques conseils pour prsenter un compte-rendu

Le compte-rendu comporte un certain nombre de mentions obligatoires :

- la date ; - le lieu ; - lindication de lmetteur ; - lindication du rcepteur ; - la mention compte-rendu ; - lobjet ; - la signature de lmetteur.

Le compte-rendu nest pas normalis. Il dtaille les recherche effectues ainsi que les rsultats obtenus tout en restant le plus neutre possible tant dans les propos que dans le style employ.

Il comporte une introduction, un dveloppement et une conclusion mais en aucun cas de formule de politesse.

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Corrig 11

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Corrig
1. En vous aidant des annexes 1 et 2 ainsi que de vos connaissances personnelles, compltez le lexique. Lexique Cest un ensemble de programmes conu pour tre utilis pour un seul utilisateur. Le programme gre alors des donnes spcifiques du systme Logiciel dinformation dune entit. spcifique Cest par exemple le cas de ADP (Aroport de Paris) qui possde un logiciel spcifique des plannings des atterrissages et des dcollages. Le terme progiciel rsulte de la contraction des mots produit et logiciel. C'est un logiciel commercial vendu par un diteur sous forme d'un produit complet, plus Progiciel ou moins cl en mains. Un progiciel est un ensemble complet de programmes spcialis conu pour tre fourni plusieurs utilisateurs (plusieurs entreprises). Il a pour objet de raliser un ensemble de travaux bien dfinis : comptabilit gnrale, paie ou gestion commerciale par exemple. Un progiciel de Gestion Intgr (PGI en anglais ERP pour Enterprise Resource Planning) est un logiciel qui permet de grer lensemble des Progiciel de processus dune entreprise, en intgrant lensemble des fonctions de cette gestion intgr dernire comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et (PGI ou ERP en financire, laide la dcision, la vente, lapprovisionnement. anglais) On peut parler de PGI lorsque lon est en prsence dun systme dinformation compos de plusieurs applications partageant une seule et mme base de donnes. Prise en charge contractuelle de tout ou partie de la gestion d'un systme Infogrance d'information d'un organisme par un prestataire extrieur (synonyme : grance informatique). Un tableur permet de saisir des donnes, de faire des traitements sur ces donnes et de les afficher. Les originalits du tableur sont l 'organisation des donnes et les fonctionnalits de haut niveau mises disposition de l'utilisateur. Le tableur est trs adapt pour manipuler des chiffres, des listes, pour effectuer des calculs, Tableur des statistiques. Il est utilis dans les entreprises des fins de secrtariat mais aussi comme outil de direction important pour l'aide la dcision. Reli des bases de donnes, il permet d'extraire puis de reprsenter avantageusement des informations, d'effectuer des synthses, des bilans et des simulations qui serviront de bases aux dcideurs. Les informations, les traitements de ces informations et les moyens humains et matriels forment le systme dinformation de lentreprise. Linformation est Systme trs souvent traite par le biais de loutil informatique : le systme informatique dinformation est alors constitu par des ressources logicielles (logiciels standards, logiciels spcialiss ) et des ressources matrielles (ordinateurs, rseaux ). Echange de donnes Lchange de donnes informatises est un systme de gestion et de informatises tltransmission de linformation sous forme numrique. (EDI) 12

2. A laide de lannexe 3, rappelez les contraintes rglementaires pour que les comptabilits soient tenues au moyen de systmes informatiss. La comptabilit est dfinie par le plan comptable gnral comme un systme dorganisation de linformation financire permettant de saisir, classer, enregistrer des donnes de base chiffres, de prsenter des tats refltant une image fidle du patrimoine, de la situation financire et du rsultat de lentit la date de clture. Dans toute entreprise, que le systme dinformation soit gr par informatique ou non, une documentation doit tre labore en vue de dcrire les procdures et lorganisation comptable. Par ailleurs, lorsque la comptabilit est tenue au moyen de systmes informatiss, une documentation relative aux analyses, la programmation et l'excution des traitements doit tre disponible. Remarque : le contrle des comptabilits informatises a fait lobjet dune nouvelle instruction fiscale (voir revue fiduciaire hebdomadaire n3136 du 10 fvrier 2006) adaptant les rgles existantes. La revue fiduciaire comptable n328 de mai 2006 rappelle les exigences lies la documentation relative aux analyses, la programmation et lexcution des traitements. Celles-ci sont notamment les suivantes :

Un dossier de conception gnrale. Il dcrit les objectifs de l'application, les solutions techniques retenues et les liens de l'application avec le systme d'information de l'entreprise.

Les spcifications fonctionnelles. Ce dossier contient notamment les descriptions des entres et sorties, des interfaces, des flux d'information, les contraintes et la nature des traitements effectus...

Le dossier technique de ralisation et d'architecture. S'y trouvent dcrits le dcoupage de l'application en units de traitement, les donnes et fichiers utiliss...

L'historique de maintenance et d'volution de l'application , avec le dtail des mises jour effectues, des rparations.

Le dossier d'exploitation. Cette partie de la documentation comprend les informations ncessaires la mise en place et au fonctionnement du systme.

Le manuel d'utilisation. Ce dernier document est destin aux utilisateurs. Il s'agit du mode d'emploi de l'application

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Cette documentation doit tre en franais - Si la documentation est rdige dans une langue trangre, le vrificateur peut en exiger la traduction. En pratique, notamment pour les progiciels, les logiciels d'exploitation ou les logiciels raliss pour l'ensemble des filiales des entreprises multinationales, une documentation en anglais semble gnralement bien accepte. Une grande prudence est recommande pour les autres langues. Depuis l'instruction du 24 dcembre 1996, l'administration montre une assez grande souplesse en ce domaine, en n'exigeant pas ncessairement tous les dossiers ci-dessus, ds lors que les lments dont elle dispose sont suffisants.

3. Quelles sont les finalits du systme dinformation ? Expliquez en quoi loutil informatique est indispensable dans lentreprise pour grer le systme dinformation. Pour traiter cette question, vous pouvez vous inspirer de lorganisation comptable du cabinet EXPERT-COM et des annexes 1, 2 et 4. Finalits du systme dinformation Explications Le SI : - met la disposition des dcideurs les informations ncessaires la prise de dcision ; - permet dtudier les consquences prvisibles des dcisions ; - permet dautomatiser certaines dcisions. Le SI permet de dtecter les dysfonctionnements internes et les situations anormales.

Finalits

Exemple Nombre de clients traits par collaborateur, chiffre daffaires du cabinet Taux dabsence des salaris, nombre de factures revenues impayes, produits commands et non livrs Les chefs dquipe font la rvision comptable et les collaborateurs font la tenue comptable. Cest Monsieur BENION quincombe le travail des dclarations sociales.

Aide la prise de dcision

Contrle lvolution lorganisation

de de

Coordination de lactivit des diffrentes composantes de lentreprise

Le SI indique le degr de responsabilits des diffrents acteurs de lentreprise et permet didentifier les missions et les activits des services et des personnes de lentreprise.

Loutil informatique est indispensable dans lentreprise pour grer le systme dinformation car il permet : - de matriser le cot de linformation tout en assurant sa scurit ; - daccrotre la ractivit de lentreprise tout en enrichissant les missions des salaris. A. La matrise du cot dune information scurise Loutil informatique gnre des gains de productivit importants. En effet, une fois la saisie des pices comptables effectue, les procdures de contrle des comptes peuvent se raliser automatiquement et ldition des documents de synthse se fait sans intervention humaine Par ailleurs, la gestion des documents dmatrialiss cote nettement moins cher que la gestion de documents papiers car ces derniers ncessitent des lieux physiques de stockage. On vite galement le cot li la manipulation des documents papiers (perte des documents, dplacements pour la transmission des pices comptables). La dmatrialisation permet enfin de rationaliser le personnel (annexe1). Ladministration fiscale admet depuis longtemps la tenue dune comptabilit informatise. Cest ainsi quen 1991, la facture dmatrialise a t reconnue valide. En 2003, cette validit a t tendue aux factures dmatrialises dans des changes avec des partenaires trangers (annexe 2). 14

En plus des factures dmatrialises via EDI, les factures signes lectroniquement sont autorises depuis 2002. La signature lectronique a t instaure pour scuriser les transmissions de fichiers confidentiels. Cette signature assure lauthentification, lassurance de la non modification des fichiers transmis et la vrification des droits daccs la connexion. Elle permet lexpertcomptable de certifier de sa qualit et dtre assur de transmettre les fichiers aux personnes effectivement concernes. Les changes dinformations se font entre lexpert-comptable et le client mais aussi avec ladministration. Chaque anne, environ 100 millions de dclarations sont transmises aux services fiscaux et sociaux par 3,5 millions dentreprises franaises. On voit donc tout de suite lintrt pour ladministration de passer par des rseaux informatiques (lutte contre les abus, les dtournements, les fraudes, diminution des erreurs de ressaisie, possibilit de faire des recoupements dinformations avec dautres fichiers notamment celui de la scurit sociale). Une enqute Oracle effectue en janvier 2005, indique que 48 % des PME utilisent un systme dchange de donnes informatises (http://www.oracle.com/). B. Ractivit de lentreprise et missions des salaris Dune part, loutil informatique permet, grce aux gains de productivit, de librer du temps aux collaborateurs. Ceux-ci peuvent alors consacrer plus de temps la formation, aux conseils, laudit. Dautre part, les plus gros clients reoivent aujourdhui un trs grand nombre dinformations via lEDI qui sont traits automatiquement et imputs comptablement sans retraitement ni ressaisie ; la tenue comptable est partiellement prise en charge par lEDI ce qui reprsente un gain de temps. Cela permet au cabinet de se consacrer des tches plus importantes comme la mise en place de tableaux de bord automatiss, lanalyse de gestion, le conseil. Le client qui a recours une automatisation de sa comptabilit attend de son expert plus une relation de conseils et de mise en avant de donnes pertinentes quune simple prsentation des comptes. On ne parlera plus autant de relation client/expert-comptable mais on voluera vers un partenariat. Lexpert-comptable devra fournir des chiffres synthtiques pour apporter une plus value au systme et pour viter de submerger le client dinformations qui deviendraient incomprhensibles et donc inutiles. Lvolution de la relation avec le client va avoir une incidence sur la politique de recrutement. Les cabinets recherchent de plus en plus des profils ayant un niveau de culture gnrale plus leve et un sens commercial plus pouss. Cela afin de pouvoir rpondre et dialoguer avec les dirigeants dentreprise qui demandent plus de conseils et qui voluent dans des environnements conomiques plus complexes. Lexpert-comptable ne doit plus tre vu comme une personne centre uniquement sur les chiffres. Des traits de caractres vont devenir essentiels : curiosit, adaptabilit, crativit, etc. Loutil informatique, et plus particulirement les progiciels de gestion intgrs permettent de figer les procdures comptables. Sous limpulsion des nouvelles technologies et des changes dinformations, certaines tches comptables se trouvent modifies et lentreprise peut alors mieux organiser la promotion interne et faire face au turnover (annexe 4). Cette revalorisation se voit surtout au niveau de la saisie informatique des oprations comptables. Les logiciels comptables voluent en fonction des avances technologiques, comptables et fiscales et offrent ainsi plus de fonctions trs pratiques pour la personne responsable de cette tche. En effet, les logiciels permettent la dfinition dcritures types (lot) pour une saisie sre et rapide des critures, un lettrage automatique 15

Les tches de vrification, de rvision, de reprise de balance et de mise en forme, qui incombent lexpert-comptable et son collaborateur deviennent plus nobles faisant appel des tests de cohrences, un esprit de synthse et danalyse. 4. Quel impact loutil informatique a-t-il sur lorganisation du travail dans le cabinet ? Vous voquerez plus particulirement lvolution de la nature des tches, de leur rpartition et des responsabilits dans le cadre des changes des donnes informatises. Une nouvelle approche de la gestion des dossiers clients est possible. LEDI va permettre au cabinet de collecter les informations ncessaires distance et un progiciel de gestion intgr doit permettre lautomatisation de nombreuses tches. Le collaborateur pourra ensuite traiter les informations et les analyser sans ncessairement se dplacer chez le client. Cela est galement un gain de temps pour le client qui na plus bloquer du temps pour la visite du collaborateur juste pour la collecte dinformations. Cela a lavantage de faire diminuer le cot de revient de ces missions. Le temps gagn grce lEDI et au PGI va permettre lexpert-comptable de proposer de nouveaux services. Cette nouvelle offre devra saccompagner dune rorganisation du cabinet autour du systme informatique. La refonte des procdures et lutilisation de systmes communicants, vont obliger lexpert-comptable adopter un style de management plus dynamique et mobiliser ses salaris autour de ce projet. On va galement voir une rorganisation des mtiers comptables proprement parler. Lexpert-comptable va tre amen se spcialiser et acqurir des connaissances et des savoirsfaire nouveaux Son rle est de mettre en uvre, dassister, de contrler et de grer les systmes dinformations comptables de ses clients. En ce qui concerne lorganisation des ordinateurs en rseau interne, cette dernire fait lunanimit car elle permet aux personnels du cabinet dchanger des informations sans dplacement physique. Le principe est de relier tous les ordinateurs entre eux par le biais dun rseau interne reli un serveur (ordinateur central). Il devient alors trs facile de travailler sur le dossier dun collaborateur sans avoir ni se dplacer ni enregistrer le dossier sur un support numrique. Les modifications dun dossier sont enregistres et inhrentes au dossier. Il est galement possible que plusieurs collaborateurs travaillent simultanment sur le mme dossier distance. La formation du personnel permet dtre en adquation avec les clients qui sont utilisateurs de ces technologies mais aussi de pouvoir accompagner les autres clients dans leur dmarche dinformatisation.

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5. Monsieur BLAIN a prpar un tableau rcapitulatif de la TVA dclarer pour chaque entreprise sur le tableur de la socit EXPERT-COM. Vous disposez en annexe 5 de celui relatif la socit TRIPAK. Monsieur BLAIN vous demande de : - complter les formules de calcul ncessaires lautomatisation du traitement ; - rappeler lalgorithme permettant le calcul du crdit de TVA. A lissue de vos travaux, vous exposerez succinctement lintrt du tableau cr. (Corrig joint en fichier Corrig Annexe5.xls et comportant les formules demandes).
CLIENT : TRIPAK EXERCICE : 31-dc-06 RECAPITULATION DES DECLARATIONS DE TVA Bases dclares TAUX TAUX CA 19,60% 5,50% TOTAL TVA Collecte Cpte 44571 TVA dclarer Crdit de TVA S/ IMMOB. S/ABS TVA Payer Cpte 44562 Cpte 44566 Cpte 44567 Cpte 44551 2 351 7 377 44 374 39 879 99 754 81 790 94 804 55 578 57 092 27 663 62 602 35 898 36 720 643 531 266 5 902 6 351 21 542 6 776 7 651 4 232 4 568 13 992 9 106 157 4 183 84 726 7 643 50 276 46 230 121 296 88 566 102 455 59 810 61 660 41 655 71 708 36 055 40 903 728 257 1 461 9 022 8 166 20 737 16 404 19 002 11 126 11 441 6 192 12 771 7 045 7 427 130 794 4 890 3 839 7 349 7 778 7 181 6 938 6 013 6 029 5 092 6 497 4 048 8 246 73 900 5 780 597 539 0 0 0 0 0 0 0 0 819 7 735 0 0 0 12 420 9 223 12 064 5 113 5 412 1 100 6 274 2 997 0 54 603 TVA rcuprable COLLABORATEUR : _____________________

MOIS Codif OD Crdit de TVA au 31/12/2005 01-06 02-06 03-06 04-06 05-06 06-06 07-06 08-06 09-06 10-06 11-06 12-06 Anne 2006

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Dictionnaire des variables Variables Type Crdit de TVA du mois Entier Crdit de TVA du mois prcdent Entier TVA payer Entier TVA collecte Entier TVA dductible sur immobilisations Entier TVA dductible sur ABS Entier TVA

Code CTVAM CTVAM-1 TVAPayer TVACol TVA immob TVABS

DEBUT ENTRER TVACol,TVA immob,TVABS, CTVAM-1 SI TVACol > (TVA immob + TVABS + CTVAM-1) Alors CTVAM 0 Sinon CTVAM (TVA immob + TVABS + CTVAM-1) TVACol FINSI AFFICHER CTVAM FIN 17

Le principal intrt du tableau cr rside dans la facilit du contrle comptable de la TVA dclare au cours de lanne. Lautomatisation va permettre de le gnraliser lensemble des clients concerns et sera une source de gain de temps pour le collaborateur. 6. Un prestataire informatique propose Monsieur BLAIN un progiciel de gestion intgr nomm SCANFACT dont il doit rendre compte Monsieur JENSEN. En vous aidant de la technique du compte-rendu prcise en annexe 6, vous : - dtaillerez les fonctionnalits de ce progiciel (site : http://www.xperts.fr/) ; - envisagerez les consquences dans lorganisation du cabinet EXPERT-COM. Le 15 septembre 2006, Saint-Nazaire. Compte-rendu Concepteur : Christophe BLAIN Responsable informatique Destinataire : Monsieur JENSEN Objet : fonctionnalits du PGI SCANFACT et consquences dans lorganisation du cabinet Jai reu aujourdhui Monsieur Henri PACK, responsable commercial de la socit XPERT. Cette socit vend des progiciels comptables. SCANFACT est le premier outil de scannrisation et de reconnaissance de factures. Le principe de fonctionnement est le suivant : les factures sont scannes par nos soins ou par les clients du cabinet. Dans ce cas, les documents scanns sont rcuprs par le cabinet, via un transfert par internet. Le contenu de limage scanne est ensuite analys par le logiciel VISUALFACT et la saisie comptable est automatique, sans intervention humaine. Selon Monsieur Henri PACK, la saisie automatique est fiable 85 %. Un tel logiciel aurait des consquences organisationnelles pour le cabinet puisque les collaborateurs seraient dchargs de la saisie. Par contre, compte tenu du taux de fiabilit, un contrle des imputations comptables doit avoir lieu soit par : - les collaborateurs ; - du personnel recrut cet effet dune qualification quivalente au bac professionnel ; - externalisation dans des pays bas cots salariaux grce la tltransmission. Les collaborateurs du cabinet pourraient accentuer leurs efforts sur les missions de conseil aux clients voire participer la rvision comptable notamment dans les deux dernires hypothses. Je me tiens votre disposition pour vous fournir de plus amples informations. Christophe BLAIN

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