Proceso De Control De Alimentos

INDICE PRESENTACION INTRODUCCION PROCESO DE CONTROL DE ALIMENTOS, BEBIDAS, BIENES Y SU CONSERVACION EN UN HOTEL 1. DETERMINACIONES PREVIAS 2. ORGANIGRAMA 3. POLITICA Y GESTION DE COMPRAS 4.1. DIFERENTES TIPOS DE PROVEEDORES 4.2. SELECCIN DE PROVEEDORES 4.3. COSTE DEL PRODUCTO 4.4. ORGANIZACIN DE LOS PEDIDOS 4.5. ACUERDOS Y CONDICIONES CON LOS PROVEEDORES 4.6. DIAGRAMA GESTION COMPRAS Y STOCKS 4. EL ALMACEN Y LA GESTION DE STOCKS 5.7. ORGANIZACIN Y FUNCIONES 5.8. RELACION INTERDEPARTAMENTAL 5.9. LA PLANIFICACION DE TRABAJO 5.10. ORGANIZACIN GENERAL GESTION DE STOCKS 1) PROVEEDORES 2) DEPARTAMENTOS DE CONSUMO 3) ENTRADAS DIRECTAS E INDIRECTAS 4) SALIDAS DE ALMACEN A DEPARTAMENTOS 5) INTERSECCIONES ENTRE DEPARTAMENTOS 6) DEVOLUCIONES ALMACEN Y PROVEEDORES 7) CONTROL DE ARTICULOS Y ALMACEN 5.11. LA PROPUESTA DE PEDIDO 5.12. EL CONTROL DE LA RECEPCION DE MERCANCIAS 5.13. LA VALORACION DE STOCKS 5.14. ALMACENAJE: ENTRADAS Y SALIDAS 5.15. CIRCUITO ADMINITRATIVOS 5.16. INVENTARIO PERMANENTE

5.17. CONTROL DE ECONOMATO Y BODEGA 5. BIBLIOGRAFIA

DEDICATORIA El presente tema desarrollado va dedicado al saber, que es el nico factor de produccin que no est sujeto a los rendimientos decrecientes.

PRESENTACION

En la poca actual, es muy necesario poseer una clara compresin de los objetivos y principio bsicos de la funcin de compras que nos permita adoptar las decisiones pertinentes para la implantacin de un hotel. En esto radica la importancia del rea de Compras, y de su sistema de informacin de toda empresa, ya que sin importar el tamao del Hotel, siempre se va a resaltar la funcin tan trascedente que es la de invertir el dinero presupuestado, de manera correcta.

INTRODUCCION

La funcin de compras, generalmente fue llevada a cabo durante mucho tiempo por personas sin una preparacin especializada, pero debido a las situaciones cada da ms complejas, se requiere de profesionales de la administracin de compras para que impulsen la organizacin de estos establecimientos. Es muy importante tener presente que en las pocas de crisis econmica, con escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, as como de tecnologa, contraccin de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversin del dinero de una organizacin, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentara la irremediable desaparicin de la organizacin. En la actualidad vivimos tiempos emocionantes para quienes tiene que ver con la administracin efectiva y eficiente de las funciones de compras de materiales; existe variedad de productos, diversidad de proveedores y nuevos conceptos de Hoteles, Restaurantes y Bares. Es por ello que la planeacin de los requerimientos de

materiales, la produccin a tiempo y un nfasis renovado en la calidad y productividad requirieron un re-examen de muchos de los conceptos tradicionales de compras. En el sector de A & B, se sabe que el xito de un negocio se puede lograr, seleccionando adecuadamente las meteras primas o insumos que se van a utilizar para garantizar el desarrollo del producto final, destacando en l la calidad y, de esta manera, le garantice al cliente un producto saludable y placentero.

PROCESO DE CONTROL DE ALIMENTOS, BEBIDAS, BIENES Y SU CONSERVACION EN UN HOTEL 1. DETERMINACIONES PREVIAS

En un Hotel y la Restauracin en general, para su desarrollo diario, necesitan comprar a sus Proveedores, transformar los productos y venderlos a sus Clientes.

La actividad del Comedor, Restaurante, Cocina, Bar, sera imposible si no existiesen, en el principio del ciclo, los Departamentos de Compras y Almacn.

Todas las provisiones y mercancas que al final del recorrido del ciclo darn satisfaccin a la demanda de alimentos, bebidas y otros, tienen su ubicacin en el Almacn Economato-Bodega.

El servicio de Almacn Economato- Bodega resulta de cierta complejidad tanto organizativa como funcional, ya que en l se producen constantes movimientos de mercancas de todo tipo cuyas entradas y salidas han de tener un correcto tratamiento administrativo-contable.

El Almacn Economato- Bodega no solo atiende al Departamento de Alimentos y Bebidas, sino que provee a todos los dems Departamento de Hotel.

Por ellos es necesario establecer unas divisiones fsicas internas a fin y efecto de compartimentar y almacenar las mercancas en funcin de su propia naturaleza, posibilitando as un orden y eficacia en cuanto al desarrollo del servicio.

En la organizacin del Almacn Economato-Bodega se requieren las siguientes

condiciones bsicas entre otras:

A. Instalacin adecuada. B. Disposicin de las mercancas ordenadamente. C. Coordinacin con todos los departamentos afectados. D. Normalizacin y sistematizacin de los instrumentos contables y de control. E. Anlisis y Control de la Gestin de Stock, mediante ordenador.

2. ORGANIGRAMA

El almacn, ejerce la funcin de Lnea y forma parte del Departamento de Compras, en el cual a su vez se halla inserto en la Divisin Comercial. DIRECTOR COMERCIAL

JEFE DE VENTAS

* ALIMENTACION * BEBIDAS * LIMPIEZA * OTROS ENCARGADO ALMACEN Y ECONOMATO ALMACEN-ECONOMATO JEFE DE COMPRAS

Cuadro n 1 3. POLITICA Y GESTION DE COMPRAS

El importante volumen de compras que exige la explotacin de una empresa hotelera queda afectado por dos factores esenciales.

a) La poltica de compras. b) La gestin de stocks.

La Gestin de Compras consiste en obtener productos a un precio justo, de unos proveedores adecuados, en cantidad precisa, con la calidad debida y en el momento apropiado. Por ello, la responsabilidad de las compras debe atribuirse a un Departamento o Sub Departamento Staff, como frmula ms idnea, por ello no es bice para que en funcin de la estructura de organizacin de un determinado hotel pueda procederse distintamente. Dentro de la funcin de Compras cabe distinguir los siguientes puntos: A. La propuesta de Pedido. B. Seleccin de Proveedores. C. Anlisis de las Ofertas y Competencias. D. Clasificacin de los Aprovisionamientos. En un establecimiento hotelero las compras las efecta el Jefe de Compras que pueden ser complementados con la colaboracin del Jefe de Cocina y Jefe de Almacn. La determinacin de la calidad se har con la participacin e intervencin activa del Jefe de Cocina en lo que se refiere a carnes, pescados, comestibles y paralelamente el jefe de almacn intervendr en lo que concierne a bebidas y licores, etc. 4.1. DIFERENTES TIPOS DE PROVEEDORES

En funcin de la oferta y la demanda: * Elegidos * Habituales * Ocasionales * Potenciales * Obligados En funcin de su potencialidad: * Fabricantes * Productos y Ganaderos * Mayoristas * Detallistas * Cooperativas Factores decisivos en la eleccin de los proveedores: * Calidad

* Precio * Servicio * Crdito Es de resaltar que el jefe de compras deber cumplir las siguientes funciones: 1) Funciones a) Visitar a los proveedores (peridicamente). b) Pasar los pedidos a los proveedores (diariamente). c) Para las compras importantes: reflexin para elegir lo mejor, es decir ver, comparar, probar, elegir, controlar y organizar las compras y controlar los stocks son tareas fundamentales.

4.2. SELECCIN DE PROVEEDORES

El jefe de comprar el jefe de compras debe respetar los siguientes principios:

1) Disponer de varios proveedores por artculo. No se trata de fraccionar los pedidos, sino que necesita la posibilidad de compara artculos y proveedores, elegir lo mejor o tal vez cambiar de proveedor habitual. 2) Un proveedor que suministra durante mucho tiempo a un establecimiento debe ser controlado igual que los dems.

Especialmente en lo que se refiere a la calidad, cantidad, el peso, el precio y el artculo preciso.

Conocimiento de la mercanca o el producto:

1) El usuario desconoce generalmente la relacin calidad y precio, por tanto utiliza con preferencia siempre los mismos productos. 2) Corresponde al comprador introducir nuevos productos, probar y examinar el resultado despus de su utilizacin y tomar decisiones al respecto, decisiones en caminadas a mejorar la calidad y el rendimiento de los productos de uso actual.

4.3. COSTE DEL PRODUCTO

* El precio bsico de un producto aumenta y se reduce en funcin de los siguientes elementos: Embalaje, envases, transporte, prdidas o roturas, impuestos menos descuentos, rebajas. * La competencia es factor decisivo para mejorar el rendimiento de las compras y asegurar el abastecimiento en pocas de agotamiento o escasez de existencias. * El volumen alto de compra favorece un mejor precio y descuentos. * Tipos de descuento: a) Descuento por Pronto Pago. b) Descuento por Cantidad. c) Descuento Comercial Tpico o Especial. d) Descuento de Oportunidad. e) Otros

4.4. ORGANIZACIN DE LOS PEDIDOS

El objetivo debe ser la bsqueda de la mejor calidad al menor precio: * Las compras deben ser previstas en funcin del mercado. * El factor estacionalidad debe ser tenido en consideraciones. * No constituir un stock de mercancas muy importante. Los pedidos se hacen: * Por telfono (compras usuales o diarias). * Visita al proveedor. * Por escrito contestando una oferta de un proveedor. * Por la visita de un representante del proveedor. Es importante: * Agrupar los pedidos. * Designar unos das a la semana para pasar las comandas. * Necesidad de la presencia del Jefe de Economato y Jefe de Cocina a la recepcin de las mercancas, ocasionalmente el Jefe de Compras. Cada Jefe de Departamento debe tener un diario de pedidos para la propuesta de pedido y pasarlas al jefe de Compras para que este recapitule las propuestas de pedido y proceda a calcular el pedido real.

4.5. ACUERDOS Y CONDICIONES CON LOS PROVEEDORES

Antes de comprar es necesaria una entrevista con el proveedor. Los acuerdos y condiciones que se someten a discusin y se fijan generalmente son entre otros: * Descuentos. * Demoras en el pago. * Rebajas por cantidad consumida. * Remesas progresivas. * Condiciones especiales. * Demora en librar el pedido. * Frecuencia de aprovisionamiento artculos gasto diario. * Horas de entrega de los pedidos. * Toda mercanca se ampara en un albarn de entrega.

4.6. DIAGRAMA GESTION COMPRAS Y STOCKS

CICLO DESCRIPTIVO-PROCEDIMENTAL- STOCKS Cuadro n 2 HOTELES

CENTRAL COMPRAS STOCKS

RELACION CON PROVEEDORES ADMINISTRACION

Hoteles

COMPRA ORDEN DE PEDIDO - Conocimiento necesidades de compra.

-Hoja de peticin de compra (pedido). -Aplicacin mtodos de compra. -Seleccin de proveedores. * Calidad de servicio * Crdito -anlisis de las ofertas. -Decidir proveedores. -Negocios. -Graf. precios

Documentacin a central Documento Propuesta de pedido Original Copia

V. B. DIR. GRAL

PROVEEDOR

RECONFIRMA PEDIDO EXISTENCIA

Hotel Compras Directas Hotel Eventualmente

ORDENA LA ENTREGA

Precio Cantidad Calidad Precio

Recepcin de pedido

PROVEEDOR DISTRIBUYE AL HOTEL Verificacin

Conforme Sello PROPUESTA DE PEDIDO ALBARAN PROVEEDOR Comprobacin

APUNTES ADMINISTRATIVOS

CONCORDANCIA

FICHA EXISTENCIAS INVENT. PERMANENTE Pasar iv. Inicial Pasar entrada Pasar salidas Recuerdo fsico Control existencias Mximo/mnimo

Intersecciones

Datos: Consumo: Proveedor: Precios:

Costes DISCREPANCIA

FICHA ENVANSES Cantidad excesiva Producto equilibrado Calidad distinta Precio diferente Otras

FICHA CONSUMO DIA FICHA RESUMEN MENSUAL

INVENTARIO FINAL MES Resolucin problema

DIARIO DE COMPRAS

Informe a central Entrada almacn Devolucin

4. EL ALMACEN Y LA GESTION DE STOCKS

5.7. ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Encargado de Economato y Bodega

Es el Jefe de departamento al que se le debern sealar por parte de la Direccin la autoridad y responsabilidad as como la fijacin de objetos concretos, funciones especficas en cada caso en particular, pero que en general podemos sintetizar en:

1) Recibir las mercancas. 2) Comprobacin de pedidos.

3) Asentamiento en los libros correspondientes. 4) Suministro, previa entrega del vale pedido, de los artculos necesarios a los departamentos. Bodeguero/ayudante Donde exista este cargo tendr las mismas obligaciones que el encargado de economato. Cuidara especialmente de la buena disposicin de los vinos en la bodega y su conservacin. 5.8. RELACION INTERDEPARTAMENTAL ALMACEN ECONOMATO BODEGA

Cuadro n3

R E S T A U R A N T E

C O C I N A

R E P O S T E R I A

P I S O S

L E N C E R I A

O T R O S

S E

R V

T E C N I C O

R O O M

S E R V I C E

C A F T E R I A

A R

L A V A N D E R I A

5.9. LA PLANIFICACION DE TRABAJO

La planificacin de trabajo del departamento tiene como finalidad obtener el mximo rendimiento del personal afecto a cada seccin del mismo. Con ello se pretende conseguir un correcto almacenamiento y conservacin de todas las materias primas, materias consumibles, y materiales de uso al objeto de hacer lo ms operativo posible el servicio con la mxima eficacia. La planeacin deber basarse en los siguientes puntos:

1) La previsin de nmero y volumen de servicios a prestar por los departamentos y secciones consumidoras. 2) Establecer un horario de Recepcin de Mercaderas. 3) Establecer igualmente un horario para los centros, departamentos y secciones consumidoras. 4) Presentacin del VALE PEDIDO y determinacin de la hora de recogida. 5) Debe necesariamente imperar la norma NADA SIN VALE. De otra parte, y con independencia de lo que la norma general establezca respecto al horario, ello no es obstculo para suministrar cualquier pedido fuera de horas ya que imponderables del servicio generalmente obligan a ello. En este sentido es necesario que la Direccin tome el acuerdo con los Jefes de

Departamento interesados y se confeccionen unas lneas generales, ajustables a las necesidades y con suficiente flexibilidad para que sean eficaces. 5.10. ORGANIZACIN GENERAL

Organizacin material: * Economato * Cmarasfrigorficas * Reservas y cavas * Orden * Limpieza * Formacin del personal Gestin: * Periodos de reaprovisionamiento. * Roturas stocks. * Cantidad a pedir Lista de stocks bajo mnimos. * Inventarios. * Control. La organizacin material prev el economato con espacio suficiente, las estanteras y bodega para vinos, con organizacin espacial para que cada producto sea situado en un lugar concreto ordenado por sectores. Un lugar donde el jefe de Almacn pueda gestionar un fichero y en su defecto gestionar con un ordenador los apuntes pertinentes a las fichas de los artculos donde debe reflejar las entradas, las salidas y el stock. Funciones administrativas del jefe de Almacn: GESTION DE STOCKS Plan General de Tareas Administrativas del Departamento. 8) PROVEEDORES 9) DEPARTAMENTOS DE CONSUMO 10) ENTRADAS DIRECTAS E INDIRECTAS 11) SALIDAS DE ALMACEN A DEPARTAMENTOS 12) INTERSECCIONES ENTRE DEPARTAMENTOS 13) DEVOLUCIONES ALMACEN Y PROVEEDORES 14) CONTROL DE ARTICULOS Y ALMACEN

1) PROVEEDORES

* ABRIR FICHA NUEVO PROVEEDOR. * CONSULTAR FICHA PROVEEDOR. * MODIFICAR FICHA DE PROVEEDOR. * IMPRIMIR LISTADO PROVEEDORES. * VER RESUMEN COMPRA-PROVEEDOR. * IMPRIMIR EXTRACTO DE COMPRAS. Extracto mensual y general Extracto anual y general Extracto mensual por proveedor Extracto anual por proveedor * IMPRIMIR EXTRACTOS DE DEVOLUCIONES Extracto hasta la fecha por proveedor. Extracto mensual por proveedor. Extracto general hasta la fecha. Extracto mensual y general. * ESTADO CUENTA PROVEEDOR Ver ficha de situacin contable. Imprimir ficha de situacin contable. Pago de facturas. Balance de sumas y saldos proveedores.

2) DEPARTAMENTOS DE CONSUMO

* CODIFICAR NUEVO DEPARTAMENTO. * MODIFICAR NOMBRE DE DEPARTAMENTO. * VER EXTRACTO DE SALIDAS. * IMPRIMIR EXTRACTOS DE MOVIMIENTOS. Imprimir extracto de salidas. Imprimir extracto de intersecciones. Imprimir extracto de devoluciones Extracto mensual y general. Extracto anual y general Extracto mensual/departamento de salida.

Extracto anual/departamento de salida. Extracto mensual/departamento de entrada. Extracto anual/departamento de entrada. Imprimir extracto de devoluciones. * IMPRESO INVENTARIO FISICO. * OBTENER CONSUMO NETO DE DEPARTAMENTO. * IMPRIMIR INVENTARIO DE DEPARTAMENTO. * RESUMEN ANUAL DE CONSUMO NETO. * ENTRADAS A ALMACEN, SALIDAS, INTERSECCIONES Y DEBOLUCIONES.

3) ENTRADAS DIRECTAS E INDIRECTAS.

Las directas----D Las indirectas-----I

4) SALIDAS DE ALMACEN A DEPARTAMENTOS.

5) INTERSECCION ENTRE DEPARTAMENTOS.

6) DEVOLUCIONES DE ALMACEN Y PROVEEDORES.

Devolucin de almacn a proveedor. Devolucin de departamento a almacn.

7) ALMACEN

* ABRIR FICHA ARTICULO / FAMILIA. * CONSULTAR FICHA ARTCULO. * MODIFICAR ARTICULO / FAMILIA. * LISTADOS. Listado general de artculos. Listado de familias Listado mensual de entradas / artculos.

Listado mensual de salidas / articulo. Listado mensual de intersecciones / articulo. * IMPRESO INVENTARIO FISICO. * VER INVENTARIO ALMACEN. Ver inventario general. Ver inventario por familias. * IMP * IMPRIMIR INVENTARIO ALMACEN. * LISTADO BAJO MINIMOS / SOBRE MAXIMOS. Imprimir listado bajo mnimos. Imprimir listado sobre mximo. * CUADRE DE ALMACEN.

Las fichas debern estar actualizadas siempre a los efectos de control de cantidades, verificacin real de las mis. Las mercancas perecederas no entran en la anterior consideracin ya que se controlan mediante la frmula del direct costing. Las mercancas deben ser valoradas a precio de coste. Disponibilidad de informacin real de la existencia va inventario permanente.

Stocks de mercaderas no perecederas: El fichero puede ser de mltiples formas, algunos lo hacen con un diario de entrada y salida de mercaderas, puesto al da, anotando la factura y las salidas con los vales pedidos al almacn.

Tambin las salidas de almacn a los diferentes departamentos va ordenador con albaranes valorados a precio de coste y precio de venta. Para establecer un stock base de gneros no perecederos en la apertura de un nuevo establecimiento es necesario tener en cuenta: * Capacidad de los locales de las ventas. * Tasa potencial ocupacin del local de restauracin. * Situacin geogrfica. * Posibilidad de aprovisionamiento. * Programa de ventas.

* Nacionalidades de la clientela. * El equipamiento almacn-economato. * Local y superficie almacn.

5.11. LA PROPUESTA DE PEDIDO

Para nuestras relaciones con los proveedores, as como para nuestra tesorera, nuestra contabilidad y control de existencias, el sistema de compras es fundamental. Por lo tanto el documento bsico es la Propuesta de Pedido. Los jefes de los distintos Departamentos del hotel, en funcin de sus necesidades y en base a los informes de previsin de llegadas y ocupacin, deben elaborar las propuestas de pedido. La propuesta de Pedido tiene la doble misin de impedir las compras no autorizadas y facilitar la recepcin de los productos. Cuadro n4 HOTEL:____________________ PROPUESTA DE PEDIDO ____________________FIRMA:_________FECHA________ | ORDEN DE COMPRAFecha:Confirmacin:Modificacin:Anulacin: | CODIGO | ARTICULO | CANTIDADPEDIDA | EXIST.ACTUAL | EXIST.MINIMA | EXIST.MAXIMA | PRECIOCOSTE | PRECIOVENTA | CANTIDADRECIBIDA | DIF.+/- | |||||||||| |||||||||| |||||||||| |||||||||| OBSERVACIONES: |

5.12. EL CONTROL DE LA RECEPCION DE MERCANCIAS

Debe establecer siempre a la entrada. El jefe de almacn verificara la exactitud en cuanto a: * Precio. * Cantidad. * Calidad. * Peso.

Se aplicara la regla descrita a toda mercanca, tanto sea entrada directa como indirecta. Cumplida la anterior, se autoriza la entrada a los departamentos de consumo directo contrariamente la mercanca se sita en el almacn. Los gneros o mercancas perecederas tienen generalmente el carcter de entradas directas y el resto indirectas. El responsable del control, aceptara el albarn de proveedores una vez controlada y conforme proponiendo las enmiendas oportunas y subsanando los errores, proceder entonces a de dar el visto bueno con su firma. Es necesario que en tiempo y forma el proveedor presente la factura de repaso a los efectos de que esta pueda ser verificada y controlada para que el departamento de contabilidad instrumente el pago. El retorno-devolucin de mercancas no conformes implica proceder a confeccionar un albarn con la descripcin de los artculos retorno-devolucion y firmado para arribar partes. Es importante que exista en el control de mercancas una bscula a los efectos oportunos.

5.13. LA VALORACION DE STOCKS

Debido a la variacin que sufren los precios de los artculos que integran las mercaderas de un hotel y especialmente aquellos productos, y gnerosperecederos, se han elaborado se han elaborado varios mtodos para fijar el precio de salida de dichos artculos. El precio de entrada ya est fijado en el albarn del proveedor as como en su factura. El precio de salida de Almacn a los diferentes departamentos deberemos fijarlo aplicando cualquiera de los siguientes mtodos: * F.I.F.O (first in first out) * L.I.F.O (last in first out) * COSTE STANDARD * PREIO COSTE MERCADO nivel interior * PRECIO MEDIO PONDERADO El mtodo ms usado en la Industria Hotelera es el llamado PRECIO MEDIO PONDERADO ya que adems y por definicin se le denomina efectos neutro.

Cuadro n 5 CUADRO DE VALORACION SALIDAS DE ALMACENCODIGO:_______0__________ _____________________________________________________________________ _________________________ARTICULO:______0_________ METODO:_____________________________________________________________ _PRECIO: _______Medio______ FECHA:____22__12_____89 PONDERADO:______________________________________________________ | ENTRADAS | SALIDAS | EXISTENCIAS | CANTIDAD | PRECIO | IMPORTE | CANTIDAD | PRECIO | IMPORTE | CANTIDAD | VALOR | PRIX. MEDIOPONDERADO | 10080500030 | 100110120130 | 10000200006000003900000000000000 | 50402030 | 100.00100.00104.44104.44108.77108.77108.77113.01113.O1113.01113.01113.01113 .01113.01113.01113.01113.01113.01113.01 | 0.000.005222.220.004350.622175.310.003390.370.000.000.000.000.000.000.000.000. 000.000.00 | 100180130180140120150120120120120120120120120120120120120 | 10000.0018800.0013577.7819577.7815227.1613051.8516951.8513561.4813561.4813 561.4813561.4813561.4813561.4813561.4813561.4813561.4813561.4813561.481356 1.48 | 100.00104.44104.44108.77108.77108.77113.01113.01113.01113.01113.01113.01113. 01113.01113.01113.01113.01113.01113.01 | VALOR GLOBAL DE LAS SALIDAS: ____15138.52___VALOR GLOBAL DE LAS EXISTENCIAS: _____13561.48____CANTIDAD EXISTENCIAS:_____120_____PRECIO MEDIO: ____113.01______ |

EL PRECIO MEDIO PONDERADO se aplicara cuando entre un nuevo artculo en Almacn habiendo existencia anterior. Para ello se multiplicaran las unidades existentes por un precio anterior y los artculos entrados por su precio actual,se sumaran las unidades y el montante de las dos operaciones anteriores y se dividir por el montante de la suma de las unidades obtenidas.

5.14. ALMACENAJE: ENTRADAS Y SALIDAS

El almacenaje puede generar unos gastos que encarezcan los artculos, por ello es necesario un almacenaje mnimo dentro del mayor aprovechamiento posible teniendo en cuenta las temporadas de mayor y menor afluencia de clientes. No obstante ello, es nada se contradice con otras polticas diferentes sobre compras ya que determinadas coyunturas econmicas podran favorecer grandes almacenajes. Es muy importante evaluar la naturaleza del producto, ya que por muy buen precio que se obtenga al adquirir un artculo perecedero, si luego no se consume representa una perdida. Respecto a las Entras y Salidas, lgicamente las primeras estn en funcin de las segundas, y su ciclo deber ser rpido.

EXISTENCIA MAXIMA Se calcula en base al precio, conservacin, capacidad del Almacn, demora de aprovisionamiento, consumo medio, previsiones de ocupacin, etc. EXISTENCIA MINIMA Se calcula en base a la demora de aprovisionamiento, consumo medio, cantidad en stocks, etc. STOCK DE SEGURIDAD Se calcula en base al incremento del 25% del stock mnimo. STOCK UTIL El stock til es igual al Stock de Seguridad ms el 50% del stock mnimo. Es de considerar en orden a lo expuesto que se refiere a los productos perecederos. D e otro parte la existencia de cooperacin que suministran diariamente reduce los propios Almacenes. Por ltimo es de notar que hay Cadenas Hoteleras que disponen de sus propios Almacenes generales y organizan su propio servicio de distribucin a los hoteles de la cadena.

5.15. CIRCUITO ADMINITRATIVOS

El organigrama (figura n7), que representa el Circuito Administrativa muestra los pasos esenciales que tienen lugar en el Departamento Almacn Economato-Bodega. Los proveedores y otros entregan los productos al Almacn mediante un Albarn que acompaa las mercaderas.

Comprobado el albarn respecto al precio, cantidad, peso, y calidad del producto, este entra en Almacn. Las entradas al Almacn pueden der directas o indirectas. Las entradas directas pasan de inmediato a cocina, las indirectas permanecen en el Almacn, cuya extraccin solo puede hacerse mediante el Vale-Pedido.

CIRCUITO ADMINISTRATIVO ___________________________ PROCESOS DIARIOS ALMACEN | ADMINISTRACION |

1. Codificacin artculos de cada albarn o Vale-Pedido. 2. Separacin albaranes segn Consumo Directo e Indirecto. 3. Archivo o entrega al Departamento Administrativo. | 1. Recogida o recepcin de los efectos del da. 2. Clasificacin albaranes o Vales-Pedido por cada Departamento. 3. Proceso Entrada Datos. 4. Archivo albaranes y comprobantes del Ordenador. 5. Consulta por pantalla o listados. 6. Proceso de Fin de Mes. |

LISTADOS NECESARIOS 1. Extracto de Compras (D-1) 2. Extracto de salidas del mes a; Cocina Bar Restaurante Otros 3. Extracto de intersecciones 4. Extracto de devoluciones |

------------------------------------------------Cuadro n6 -------------------------------------------------

------------------------------------------------CIRCUITO INVENTARIO MENSUALES Y RESULTADOS DE EXPLOTACION

ALMACEN | ADMINISTRACION |

PROCESO PARA REALIZAR EL CIERRE Y ANALISIS DE RESULTADOS

1. Impreso Inventario Fsico 2. Comprobacin fsica de las existencias reales 3. Opcin

de cuadre almacn 4. En caso de descuadre:Reajuste de utilidades 5. Imprimir inventario finalEntrar datos del siguiente mes Recomenzar los procesos diarios | 1. Impreso Inventario Fsico 2. Comprobacin fsica de las existencias reales 3. Obtener consumo neto 4. Imprimir inventario finalEntrar datos del siguiente mes Recomenzar los procesos diarios |

LISTADOS NECESARIOS 1. Extracto de Compras (D-1) 2. Extracto de salidas del mes a; Cocina Bar Restaurante Otros 3. Extracto de intersecciones 4. Extracto de devoluciones |

Cuadro n 7

PROVEEDORES

ENTRADAS

INDIRECTAS DIRECTAS

VALE PEDIDO ALMACEN GENERAL ARTICULOS CONSUMO NO PERECEDEROS OTROS BAR RESTAURANTE COCINA ARTICULOS CONSUMO PERECEDERO

Cuadro n8

5.10. INVENTARIO PERMANENTE

El inventario fsico del economato ser necesariamente realizado como minimo una vez al mes, verificando los stocks por exceso o por defecto y rectificar para situar el stock real, poniendo en antecedente en este caso al Director. El inventario economato se har fuera de las horas de despachar mercancas (ver listado ordenador y el mtodo).

El inventario: Es una relacin ordenada y sistemtica de los artculos enumerados de forma cuantitativa y cualitativa; adema de una evolucin de gneros, perecederos, no perecederos y material de uso en stock de una empresa. El inventario permite saber la situacin y la capacidad de un hotel en un momento determinado. * Establecer un balance contable * Controlar el estudio de los artculos. * Se pregunta Cundo hay que hacer el inventario? * Siempre que sea necesario. * Una vez al mes y consolidado permanente. * Una vez al ao * Por sorpresa El inventario permanente pretende dar a conocer en todo momento la cantidad y el valor de los bienes de un hotel.

* Inventario de activo: * Cristalera * Platos * Metal

* Cocina batera * Lencera * Mobiliario Cualquiera que sea el grupo al que pertenezca el artculo materia prima, materia consumible, material de manutencin o un bien de equipo, debe tener una ficha con un cdigo que identifique dicho artculo. La ficha tendr que estar siempre al da, en cuanto al saldo de unidades, precio, valoracin, salidas, y las roturas o mermas, las cuales debern justificarse ante el Director para que este firme el correspondiente vale de baja de artculo en cuestin. Finalmente para que la gestin de compras y stocks resulte eficaz es necesario tener en cuenta el inventario permanente estableciendo una ficha para cada artculo lo cual nos permitir conocer en todo momento las cantidades de reserva, susceptibles de almacenar. Lo ms importante es evitar en todo momento la ruptura de stocks de tal forma que cada pedido se debe realizar cuando el stock existente en el momento de hacerlo el pedido, permita hacer frente al consumo que est previsto hasta el plazo de entrega y esto sera un stock mnimo, pero es necesario establecer un stock de seguridad sumando al stock minimo una cantidad tomada e periodos anteriores que represente entre un 20 y un 50%. 5.11. CONTROL DE ECONOMATO Y BODEGA

El control del economato y bodega se efecta con las siguientes finalidades: 1. Calcular los precios unitarios de los materiales que entran y salen del economato y la bodega. 2. Determina los mximos y los mnimos de stocks que debe haber en el economato y bodega 3. Establecer un sistema de comprobacin fsica de las existencias del economato y bodega y las que figuran en contabilidad. 4. Crear los correspondientes sistemas del Lote econmico de Reposicin 5. Cumplimentar los correspondientes libros: Pedido, Entrada Mercancas, Salidas a Departamentos, Libro de Economato y bodega, fichas inventario permanente, etc., Libro de compras, etc. 6. Divisin del Economato de forma que: * Se pueden localizar los productos fcilmente.

* Se pueden establecer los oportunos movimientos. * No se deterioren los materiales.

FICHA ARTCULO - INVENTARIO PERMANENTE Cuadro n 9 CODIGO ARTICULO:____________ | DESCRIPCION:________________ | UNIDAD DE COMPRAKG. UNIDAD DE CONSUMOGRAM. | RELACION COMPRA VENTA ( ) CODIGO DE PLATO:_________ | IVA COMPRA:____________________ | MERMAS:_______________ | PROVEEDOR | P. COSTE | P. COSTE ANTERIOR | P. MEDIO POND | P. VENTA MEDIO | STOCK INICIAL | STOCK ACTUAL | STOCK MINIM. | STOCK MAX. | ENTRADAS | SALIDAS | ULT. ENTRADA | ULT. SALIDA | VALORACION STOCK: | COEFICIENTE MULTIPLICADOR: | OBJETRIVO COSTE: | INDICE ROTACION: | OBSERVACIONES: |

EXTRACTO DE SALIDAS AL DEPARTAMENTO: RESTAURANTE Cuadro n 10 FECHA | N ALBARAN | P. COSTE | P. VENTA | 17-05-98 23-05-89 10-05-89 12-05-89 18-05-89 18-05-89 19-05-89 09-06-89 10-06-89

10-06-89 12-06-89 10-06-89 13-06-89 13-06-89 | 85 134 135 136 137 138 139 272 281 283 285 293 302 303 | 3534 4722 34938 3012 7107 7348 2200 5104 5933 3912 6728 2660 2166 1496 177458 | 18810 13590 157180 11400 18540 19200 5550 23400 21840 18630 31200 9600 4800 7590 690190 |

INVENTARIO DEL DEPARTAMENTO: RESTAURANTE Cuadro n 11 Cdigo | Articulo | Existencias | P. medio | P. coste | P. venta |

1502 1504 1507 1605 1702 1704 1705 3006 3025 3026 3027 3101 3102 3103 3105 | FONT DOR 1/4 (caja, 24) SANT NARCIS (caja, 24) VILADRAU 1.5 L (caja) SAN MIGUEL 1/3 (caja. 24) COCA-COLA (caja, 24) KAS LIMON (caja, 24) KAS NARANJA (caja, 24) ROMERAL TINTO (caja, 12) CONDE BRAV. BLAC. (caja, 12) CONDE BRAV. Ros. (CAJA, 12) BERICHO ROSADO (caja, 12) TORRES DE ROSADO (caja, 12) SANGRE DE TORO (botella) FAUSTINO V (botella) ROSADO DE LUJO (caja, 12) | 11.79 6.70 5.00 14.30 4.30 2.25 2.40 2.40 2.08 3.58 3.00 2.83 46.00 9.00 1.60 | 346.00 500.00 418.00 650.00 720.00 720.00 720.00 2292.00 1848.00 1848.00 912.00 3540.00 298.00 500.00 4140.00 | 4079.34 3350.00 2090.00 9295.00 3096.00 1620.00 1728.00 5500.803843.846615.842736.0010018.2013749.404500.006624.00108446.00 | 24051.60 1785.02 0.00 42900.00 12900.00 6750.00 7200.00 20160.00 17472.00 30072.00 14400.00 30564.00 41400.00 13500.00 13440.00 419809.00

BIBLIOGRAFIA

Clement Ojugo: Control de costes en Restauracion. COPYRIGHT 2001 Internacional Thomson Editores Spain. Paraninfo, S.A.. 1 edicion, 3 reimpresion, 2006. Juan R. Mestres Soler (2000): Tecnicas de Gestion y Direccion Hotelera. Ediciones Gestion 2000, SA; Barcelona, 1995.