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1. La organizacin de fondos acomulados requiere de conceptos tcnicos para entender es necesario definir: a.

Que son fondos acumulados (insertar fotografas de fondos) Son archivos que se fueron convirtiendo en verdaderos depsitos de papeles en donde se arruman grandes masas de documentos sin ningn criterio archivstico de organizacin y conservacin. b. Como identificar los fondos acumulados en una institucin (explique y grafique) Los fondos documentales en una institucin se pueden identificar de la siguiente manera: primero identificando la ltima reestructuracin con el fin de tomar esta fecha como punto lmite entre las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental. Es decir, se toma la ltima reestructuracin hasta la fecha de hoy, elaborando unas TRD que se aplicarn en este periodo. Si la ltima reestructuracin de la entidad fue en el ao 2003 esta es la fecha de partida para elaborar las TRD de la empresa y aplicarlas desde 2003 hasta la fecha y a la ves el punto de partida hacia atrs para elaborar las TVD. Cuando la empresa no posee TRD o no las han aplicado a la documentacin, se entiende como fondo acomulado. c. Que es organizacin documental y como aplicarlo a los fondos acumulados La Organizacin Documental es el conjunto de procesos tcnicos y administrativos orientados a facilitar la consulta y recuperacin de la informacin. Incluye diferentes etapas como son la identificacin, la clasificacin y depuracin, la ordenacin y la descripcin. Para aplicar los fondos acomulados se debe tener en cuenta lo siguiente: el establecimiento del nivel de organizacin de la documentacin y la reconstruccin de la historia institucional, la elaboracin de un plan Archivstico integral y la ejecucin de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivsticos. Pero para esto se debe tener en cuenta la elaboracin de un diagnstico, para lo cual se dispone de un formato que permite la recoleccin progresiva de datos sobre la administracin, estado de conservacin y nivel de organizacin de la documentacin. d. Diagnstico: Establece el nivel de organizacin documental (explique que dice el AGN al respecto) El AGN habla que la organizacin documental est relacionado con la aplicacin de los formatos del diagnstico integral en los cuales involucra aspectos generales del archivo de la entidad tales como el nombre del archivo, su ubicacin geogrfica, fecha de creacin, ubicacin en la estructura organizacional; datos sobre la planta fsica donde funciona el archivo: reas de depsito dentro y fuera del edificio, condiciones ambientales, tipos y materiales, el mobiliario; estado de conservacin de los documentacin: tipos de deterioro; almacenamiento: unidades de

conservacin como carpetas, A-Z, legajos, tomos, libros, papeles, costales entre otros, tipos de soportes, fechas extremas, volumen documental. e. Que tipos de controles y consultas se deben manejar en los fondos acumulados, explquelos. Los tipos de controles y consultas se deben manejar para determinar si an la documentacin es vigente, osea que si an posee valores primarios y por lo tanto si es documentacin semiactiva. Esto es fundamental para abordar de manera prioritaria su organizacin. La aplicacin del formato ayuda a determinar las unidades de conservacin y el volumen documental. ste ltimo se debe manejar en metros lineales recurriendo a la Norma NTC 5029 Medicin de archivos para determinar su volumen. 2. Para organizar los fondos acumulados lo primero que se debe tener en cuenta es la reconstruccin de la Historia Institucional. a. Explique por qu y cul es su importancia La reconstitucin es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organizacin de los fondos acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histrico de la institucin productora. Pero para ello se debe tener en cuenta los testimonios de personas que conozcan el desarrollo de la institucin, ya sea porque estuvieron vinculadas laboralmente o poseen mayores conocimientos sobre la gestin administrativa y tcnica de la institucin de manera que su informacin sirva de soporte para el desarrollo del trabajo de organizacin archivstica. Teniendo en cuenta los valores primarios escritas son importar el carcter de cada entidad. b. Describa cuales son los pasos y documentos que se deben recopilar para elaborar la historia institucional. Los pasos que se deben tener en cuenta para elaborar la historia institucional son los siguientes: Antecedentes que son decretos o leyes Creacin Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Escrituras Pblicas. Desarrollo son aquellos documentos generados por la propia entidad que permiten conocer sus polticas, disposiciones, actividades y resultados de su actividad. Documentacin administrativa Esta informacin se encuentra en aquellos documentos generados por rganos de direccin o sus grupos asesores: Decretos, Resoluciones, Actas de Concejo Directivo, Actas de Junta Directiva, Reglamentos, Estatutos, Manuales de funciones, Manuales de procedimiento, organigramas.

Documentacin tcnica Actas de comits Tcnicos, estudios, Proyectos, convenios, Informes Tcnicos. c. Investigue la Normatividad que regula la organizacin de fondos acumulados decreto 1382/95, acuerdo 08/95, decreto 998/97, decreto 254/00, ley 594. Artculo 20, acuerdo 038/02 art 15, acuerdo 041/02, acuerdo 15/03, acuerdo 02/04(anexar completa cada una de las normas). La normatividad que regula la organizacin de fondos acumulados es el acuerdo 02 de 2004. Ley 594 de 2000 Art. 20 ARTICULO 20. SUPRESIN, FUSIN O PRIVATIZACIN DE ENTIDADES PBLICAS. Las entidades pblicas que se suprimen o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARAGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Acuerdo 038 de 2002 Que el artculo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique la exoneracin de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Los dems acuerdos y decretos se encuentran adjuntos al trabajo. d. Qu tipo de fondo existe en su entidad o empresa, cumple con los requisitos exigidos por el AGN, explique y de un ejemplo. Pues en este momento no me encuentro laborando y la empresa en la que estuve fue Chevyplan S.A, por ser privada no cumple con los requisitos exigidos por el AGN. Pero tom como ejemplo lo siguiente, aunque no s si tenga en cuenta los requisitos exigidos por el AGN. Ejemplo Fondo: Secretara de Educacin del Distrito Universidad del Quindo Sub-fondo: subsecretara de gestin institucional. Seccin: Direccin del talento humano

Sub-seccin: Oficina de personal Serie: Historias laborales Sub-serie: Historias laborales administrativos Sub-serie Historias laborales docentes de planta 1. La organizacin de fondos acumulados requiere de conceptos tcnicos y para entender es necesario definir: A. Que son fondos acumulados (insertar fotografas de fondos. DEFINICION: Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivstico determinado de organizacin y de conservacin. Los fondos acumulados son producto de la carencia de poltica archivstica del Estado, del desgreo administrativo y de los cambios constantes de la administracin; estos ltimos se reflejan en la liquidacin, fusin y privatizacin de entidades as como tambin en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institucin concentre en sus depsitos documentacin producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido. DEFINICION: son archivos que fueron convirtiendo en verdaderos depsitos de papeles en donde se arruman grandes masas de documentos sin ningn criterio archivstico de organizacin y conservacin B. COMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA NSTITUCION (EXPLIQUE Y GRAFIQUE) Cuando la entidad no est en proceso de liquidacin, supresin ni fusin debe tenerse en cuenta la ltima reestructuracin con el fin de tomar esta fecha como punto lmite entre las Tablas de Retencin Documental (TRD) y las Tablas de Valoracin Documental (TVD). Es decir, desde la ltima reestructuracin hasta la fecha de hoy se elaborarn unas TRD que se aplicarn en ese mismo perodo puesto que la documentacin producida por la entidad reflejar las diferentes actividades y servicios prestados durante la ltima etapa de vida institucional. Igualmente, la documentacin generada durante el perodo comprendido entre la creacin de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la ltima reestructuracin corresponde al concepto de fondos acumulados. Si la ltima reestructuracin de la entidad fue en el ao 2000, esta fecha es el punto de partida tanto para elaborar las TRD de la institucin y aplicarlas del 2000 hasta la fecha y a la vez ser el punto de partida hacia atrs para elaborar las TVD. Sin embargo, las TRD son un referente para la asignacin de tiempos de retencin

y para la disposicin final. Fondos acumulados T V D creacin ltima reestructuracin 2000 2003 TRD Para las entidades en proceso de liquidacin, fusin y privatizacin que no posean Tablas de Retencin Documental o que no las hayan aplicado a toda su produccin documental ser un fondo acumulado. Igualmente, se considera como parte de los fondos acumulados aquella documentacin producida por entidades que antecedieron o se fusionaron al ente que actualmente la custodia. C. Que es organizacin documental y como aplicarla a los fondos acumulados. Es el conjunto de procesos tcnicos y administrativos orientados a facilitar la consulta y a la recuperacin de la informacin, incluye diferentes etapas como son la identificacin, la clasificacin, y depuracin, la ordenacin y la descripcin. Identificacin, Clasificacin, Depuracin, Ordenacin Una vez identificados los productores, etapas de evolucin, dependencias y los asuntos es importante registrar y graficar para cada productor el cuadro evolutivo institucional as como las diversas estructuras orgnicas y cuadros de clasificacin preliminares de cada perodo reconocido. En los procesos operativos de clasificacin y ordenacin toda esta informacin se confrontar y complementar, hasta lograr reconducir en forma objetiva la documentacin y reconstruir la procedencia y el orden original. En esta etapa de la organizacin se deben elaborar cuadros de clasificacin ms veraces, sobre los cuales se harn los inventarios documentales. En el mismo sentido, se debe hablar de cuadros de clasificacin debido a que cada entidad productora de acuerdo con sus reestructuraciones deber elaborar tantos cuadros de clasificacin como cambios de estructura haya tenido; cada estructura por su parte tendr un nmero de niveles y dependencias determinado, as como funciones especficas de dichas dependencias que van a modificar el tipo de asuntos que manejan y el modo como se producen; por ejemplo, la conformacin del expediente de una Licencia de explotacin de minas en 1850 no es igual a la de un expediente sobre el mismo asunto para el ao 1950 para los aos noventa, cada poca marca diferencias en cuanto a entes productores, trmites, tipos documentales y volmenes de la documentacin. Para adelantar el proceso de clasificacin no solo debe tenerse en cuenta los actos administrativos que crean las dependencias, asignan funciones o determinan los procedimientos, sino que se lleva a cabo sobre la propia documentacin; de esta manera, la identificacin de series o asuntos debe ser el resultado de la confrontacin de la identificacin original de cada unidad de conservacin, del

contenido informativo de la misma y de la lectura de las funciones y dems fuentes de informacin recopiladas en la historia institucional y que dan cuenta de lo dispuesto sobre la organizacin y el funcionamiento de la entidad. En esta etapa es fundamental separar la documentacin con deterioro biolgico para evitar la contaminacin de aquella que est en buen estado. Respecto al proceso de ordenacin las unidades documentales simples o complejas se ordenarn siguiendo la secuencia de su produccin original; de la misma manera, una vez almacenada la documentacin en carpetas y cajas adecuadas se proceder a ubicarlas en la estantera siguiendo el orden de las series de cada dependencia u oficina productora. Una vez ordenada la documentacin es necesario foliarla y retirar de ella todo material abrasivo que ocasione deterioro, con el fin de facilitar el control en caso de prstamo o transferencia y a la vez asegurar su adecuada conservacin. Paralelo a los procesos de clasificacin y ordenacin debe realizarse la depuracin, que consiste en separar la documentacin que no posee valores primarios ni secundarios; es decir, copias, duplicados y documentos de apoyo; una vez identificados estos documentos es necesario elaborar el inventario correspondiente con el fin de presentar la propuesta de depuracin ante el Comit de Archivo; el cual elaborar el Acta de eliminacin documental por seleccin natural o depuracin. Descripcin: El Inventario Una vez concluidos los procesos descritos anteriormente se debe diligenciar el formato nico de inventario documental. (Vase ANEXO 5: Acuerdo 38/2002). Dadas sus caractersticas como instrumento de control que describe las unidades de un fondo siguiendo la organizacin de las series el inventario es la herramienta adecuada para adelantar el proceso de valoracin; as las cosas, es preciso destacar algunos aspectos relevantes de la informacin que aporta el inventario para el conocimiento de la produccin documental de cada una de las dependencias de la entidad, en una poca determinada. De manera especfica el inventario: Permite identificar los asuntos o series que maneja la entidad y cada una de las dependencias. Permite controlar la produccin documental especfica por dependencias. Determina las fechas reales de cada asunto o serie. Registra la frecuencia de consulta que indicar el carcter semiactivo o inactivo de cada asunto o serie.

Registra los soportes de la informacin de cada serie o asunto. Consigna los anexos y el estado de conservacin de cada serie o asunto. Seala el volumen para cada serie documental. Identifica el nmero y tipo de unidades de conservacin para cada serie o asunto. El inventario debe incluir la totalidad de la documentacin producida por cada una de las dependencias de la entidad productora, correspondiente a las diferentes etapas de su vida institucional. El trabajar por etapas de acuerdo con las reestructuraciones facilitar y har de la valoracin un proceso ms objetivo. De otra parte, aquella documentacin con deterioro biolgico que se haya separado se debe inventariar con el fin de llevar el control del nombre de las series o asuntos, fechas y volumen de las series afectadas y priorizar la labor de desinfeccin. Para aplicar los fondos acumulados se debe tener en cuenta lo siguiente: el establecimiento del nivel de organizacin de la documentacin y la reconstruccin de la historia institucional, la elaboracin de un plan archivstico integral y la ejecucin de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivsticos pero para esto se debe tener en cuenta la elaboracin de un diagnostico, para lo cual se dispone de un formato que permite al recoleccin. D. Diagnostico: este establece el nivel de organizacin documental (explique que dice el AGN al respecto El establecimiento del nivel de organizacin documental est relacionado con la aplicacin de los formatos del diagnstico integral propuesto por el Archivo General de la Nacin que contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno fsico en el cual est la documentacin y de su organizacin y cuyas bondades son reconocidas en los diferentes mbitos de la administracin, la planeacin, la gestin documental, servicios de archivos y muy especialmente como herramienta para evaluarlas diferentes variables que inciden en la preservacin y en la formulacin de programas de conservacin preventiva.(JAIMES, GARCA: 2003: 7). El diagnstico integral involucra aspectos generales del archivo de la entidad tales como el nombre del archivo, su ubicacin geogrfica, fecha de creacin, ubicacin en la estructura organizacional; datos sobre la planta fsica donde funciona el archivo: reas de depsito dentro y fuera del edificio, condiciones ambientales, tipos y materiales, el mobiliario; estado de conservacin de la documentacin: tipos de deterioro; almacenamiento: unidades de conservacin (carpetas, A-Z, legajos, tomos libros, paquetes, costales, entre otros); estado o nivel de organizacin documental: instrumentos de recuperacin de la informacin

(Inventarios, relaciones, libros de control y de registro, entre otros), tipos de soportes, fechas extremas, volumen documental. Del estado de todos estos aspectos es importante dejar registro visual o sonoro para lograr los fines propios de este manual se har hincapi en el ltimo aspecto de los mencionados anteriormente, es decir, en el nivel de organizacin documental. Con esta afirmacin no se est desconociendo la importancia y la necesidad de aplicar los formatos que contienen los datos ya mencionados, antes bien, deben ser aplicados como parte del diagnstico integral y complementarlo con los que se presentan en este apartado. Los formatos contienen preguntas diseadas para indagar el nmero de depsitos que posee la institucin, as como el estado de organizacin, sistemas de ordenacin y clasificacin implementados, tipos de soportes y estado de conservacin de los mismos. El nivel de organizacin involucra aspectos diversos como son el conocimiento de la historia de la documentacin, de su custodia, de las entidades productoras as como de su contenido informativo, fechas y volumen. Por esta razn es indispensable, conocer de manera metdica el devenir histrico y la realidad de nuestros depsitos de archivos. Parte de este objetivo se logra con la aplicacin secuencial de los tres formatos que a continuacin se presentan; los dos primeros estn acompaados por un ejemplo tomado del diagnstico hecho en el Archivo de Malaria en los aos 1999 y 2002. 1. Aplicacin del formato Otras reas de depsito (fuera del edificio) El diligenciamiento de este formato (Vase Anexos 1, 1.1 y 1.2) consiste en relacionar los diferentes sitios o lugares que albergan documentacin y que se ubican en una misma ciudad; es decir, no los referidos a regionales o a seccionales, sino a sitios destinados para recibir la documentacin de las oficinas productoras con el fin de descongestionarlas, solucionando temporalmente los problemas de los productores pero agudizando el problema de la acumulacin y del desorden documental. Estos sitios pueden poseer no solo uno, sino muchos depsitos, cada uno en dismiles condiciones fsicas de conservacin y con registros de informacin de pocas y contenidos diferentes. De la misma manera, este hacinamiento documental acarrea problemas graves de deterioro fsico y biolgico generado tanto por acumulacin de polvo y por condiciones inadecuadas de temperatura y humedad. Estas circunstancias causan problemas no solo para el mantenimiento fsico de los soportes, sino para la salud de las personas que van a adelantar los procesos archivsticos. 2. Aplicacin del formato: Identificacin de fondos y secciones por depsito Con la aplicacin del formato Identificacin de fondos y secciones por depsito se lograr un mayor conocimiento de la documentacin respecto al nombre de las entidades productoras y de sus dependencias, datos esenciales para la futura labor

de clasificacin. (Antes de iniciar su aplicacin es necesario realizar las siguientes preguntas: Qu instrumentos de descripcin o de recuperacin posee la documentacin almacenada en ese depsito? Es consultada la documentacin almacenada en el depsito? Qu instrumentos de control de consulta y prstamo se llevan? Estas preguntas tienen como fin indagar sobre la existencia de instrumentos que registren el nombre de productores, asuntos, fechas y volumen de la documentacin, ya sea en papel o en una base de datos; en caso de existir un instrumento con estas caractersticas servir como apoyo para conocer el nivel de organizacin documental del depsito y no ser necesario diligenciar el formato. La consulta y el prstamo as como los controles que se lleven de los mismos son esenciales para determinar si an la documentacin es vigente, es decir, si an posee valores primarios y por lo tanto si es documentacin semiactiva. Este criterio es fundamental para abordar de manera prioritaria su organizacin. La aplicacin del formato ayudar a determinar las secciones para cada fondo, asuntos generales, unidades de conservacin, soportes y el volumen documental. Este ltimo se registrar en metros lineales. Si la documentacin se encuentra almacenada en unidades de conservacin cuyo tamao vara considerable-mente debe recurrirse a la Norma Tcnica Colombiana NTC 5029, Medicin de Archivos para determinar su volumen. Una vez diligenciado el formato es necesario numerar metro a metro la totalidad de la documentacin de cada depsito. Dependiendo de la ubicacin, distribucin en el depsito y forma de almacenamiento de la documentacin se debe determinar un punto de inicio, un recorrido y un final para numerar e identificar la documentacin. Cada metro se signar con un nmero consecutivo que representar metros lineales de documentacin. El punto final debe coincidir con el nmero de metros lineales ya identificados. Este procedimiento es requisito necesario para seguir con el paso siguiente. Con el fin de proseguir con la identificacin de datos puntuales sobre niveles de organizacin documental es importante aplicar el formato Identificacin de asuntos en fondos y secciones. Este debe aplicarse a una muestra tomada del total de la documentacin que se va a organizar. 3 Seleccin de la muestra Teniendo como base los datos del formato Identificacin de fondos y secciones por depsito se selecciona la muestra que deber conjugar tanto criterios cualitativos como cuantitativos; es decir, se trata de involucrar cualitativamente en la muestra todos los fondos y secciones identificados en el mencionado formato.

Desde el punto de vista cuantitativo se debe aplicar la frmula estadstica que determina el porcentaje de la poblacin que se tomar como muestra para aplicar el formato de la identificacin de asuntos. Frmula estadstica1 n= N* p*q*z n=d2*(N-1) + p*q*z2 n = cantidad total de unidades del depsito. p = proporcin de unidades desorganizadas que siempre va a tener un valor constante que es igual a 0,5. q = proporcin de unidades organizadas en el depsito que tambin constante para el caso es 0,5. z = es un valor constante igual a 1,9604 y corresponde a la desviacin de la media de los datos. d = fraccin de error con el que se pasa a trabajar igual a 0,05 que corresponde a un error del 5%. n = nmero de unidades seleccionadas para evaluar. Veamos como aplica la frmula para el caso del Archivo de Malaria. El volumen total de los 9 depsitos es de 1.850 metros lineales; esta cifra se toma como la cantidad total de unidades (metro lineal) representada por N, as las cosas el nmero de metros para seleccionar (n) es igual a: Para el caso del nivel de organizacin documental el total del nmero de unidades del depsito (N) es el nmero de metros lineales que se obtuvo de la aplicacin del formato anterior por lo tanto el resultado obtenido o sea el nmero de unidades seleccionadas para evaluar (n) tambin se obtendr en metros lineales. 1850 x 0.5 x 0.5 x1.9604 2 n=0.052 (1850 -1) + 0.5 x 0.5 x 1.96042 n= 318 metros lineales. A pesar de la objetividad de sus resultados el proceso de aplicacin de la frmula resulta costoso tanto por el tiempo de dedicacin como por el equipo humano que se requiere para la evaluacin de la muestra seleccionada.

En este mismo sentido, se advierte que esta frmula debe aplicarse a fondos acumulados de gran volumen; en el caso de fondos con poco volumen documental se recomienda seleccionar slo un diez por ciento para aplicar el formato: Identificacin de asuntos en fondos y secciones teniendo en cuenta fondos y secciones ya identificados. 4. Aplicacin del formato Identificacin de asuntos en fondos y secciones por depsito La toma de la muestra obtenida ya sea mediante la aplicacin de la frmula o el diez por ciento de la poblacin total del depsito se har teniendo en cuenta criterios cualitativos tales como fondos, secciones o asuntos ya identificados en la aplicacin del formato anterior. Los datos obtenidos en este formato permiten identificar asuntos puntuales para las dependencias (secciones o subsecciones) de cada entidad (fondo); la unidad de anlisis es la unidad de conservacin y para ella se acopian datos sobre contenidos, fechas extremas, soportes, ubicacin y anexos. Estos datos son fundamentales para estimar tiempos y personal de acuerdo con el tipo de labor que se deba adelantar en la organizacin y en procesos de limpieza y desinfeccin. 2. Para organizar los fondos acumulados lo primero que se debe tener en cuenta es la reconstruccin de la historia institucional, por lo consiguiente: A. Explique por qu y cul es su importancia. El Archivo General de la Nacin destaca la necesidad de reconstruir la Historia Institucional, as denominada por este ente rector, como punto de partida de los procesos de organizacin de los fondos acumulados; para hacerlo, es preciso recurrir a fuentes primarias y secundarias: El inters de la recopilacin de esta informacin radica en la necesidad de tener una gua que permita conocer la manera como se produjo la documentacin en cada etapa de su vida institucional as como poder explicar los cambios en la produccin documental1 (asuntos iguales, nuevos asuntos, asuntos clausurados), eliminacin de documentos y criterios que tuvieron en cuenta para ella y de esta manera poder aplicar procesos de clasificacin ms objetivos para adelantar la tarea de organizacin de la documentacin2. De este modo, la Historia Institucional tal y como la concibe el Archivo General de la Nacin, hace parte de los insumos que respaldan las Tablas de Valoracin Documental y presenta al lector una visin del devenir institucional de las instituciones en sus aspectos estructural y funcional, a partir de las fuentes documentales.

La reconstitucin del principio de procedencia es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organizacin de los fondos acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histrico de la institucin productora lo que a su vez permitir reconducir los documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser producidos. Para obtener una informacin veraz, objetiva e ntegra sobre los productores de la documentacin se debe recurrir tanto a fuentes primarias como secundarias. Las fuentes primarias pueden ser documentales u orales, las secundarias son las bibliogrficas. B. Describa cuales son los pasos y documentos que se deben recopilar para elaborar la historia institucional. En primera instancia, se recomienda consultar bibliografa relativa al ente o entes productores con el objeto de conocer la o las entidades que produjeron la documentacin. Esta primera etapa en lo posible debe contar con los testimonios de personas que conozcan el desarrollo de la institucin, ya sea porque estuvieron vinculadas laboralmente o poseen mayores conocimientos sobre la gestin administrativa y tcnica de la institucin de manera que su informacin sirva de soporte para el desarrollo del trabajo de organizacin archivstica. Igualmente, se deben tener en cuenta las fuentes primarias escritas (documentales) sin importar el carcter de cada entidad (orden nacional o territorial, del nivel central o descentralizado); deben recopilarse los siguientes documentos para elaborar la Historia Institucional: ANTECEDENTES Decretos o leyes de fusin o supresin de las entidades que le antecedieron. CREACIN Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Escrituras Pblicas que crean el nuevo ente. DESARROLLO Todos aquellos documentos generados por la propia entidad reglamentando el acto administrativo que le dio origen y que permiten conocer sus polticas, disposiciones, actividades y resultados de su actividad. Documentacin administrativa. Esta informacin se encuentra en aquellos documentos generados por rganos de direccin o sus grupos asesores: Decretos, Resoluciones, Actas de Consejo Directivo, Actas de Junta Directiva, Reglamentos, Estatutos, Manuales de Funciones, Manuales de Procedimientos.

ORGANIGRAMAS para cada etapa de la vida institucional; en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolucin de la estructura orgnica de la institucin a partir de los materiales obtenidos en la bsqueda preliminar y de la misma documentacin objeto de organizacin. Planes, Programas, Informes y Proyectos. Inventarios de bienes muebles e inmuebles. Documentacin tcnica. Actas de Comits Tcnicos, Estudios, Manuales de Procedimientos de las reas Tcnicas, Proyectos, Convenios, Informes Tcnicos. CAMBIOS ESTRUCTURALES Leyes, Decretos. DESAPARICIN Leyes, Decretos de fusin o liquidacin. La revisin y anlisis de los anteriores documentos debe arrojar como resultado las fechas de creacin, de cambios estructurales y de supresin; el lugar de funcionamiento de la entidad y la existencia de regionales o seccionales, el estatuto jurdico de la entidad, las funciones y atribuciones, actividades, estructura(s) interna(s), entidades precedentes.2 El inters de la recopilacin de esta informacin radica en la necesidad de tener una gua que permita conocer la manera como se produjo la documentacin en cada etapa de su vida institucional as como poder explicar los cambios en la produccin documental (asuntos iguales, nuevos asuntos, asuntos clausurados), eliminacin de documentos y criterios que tuvieron en cuenta para ella y de esta manera poder aplicar procesos de clasificacin ms objetivos para adelantar la tarea de organizacin de la documentacin. Como resultado de la historia institucional de la entidad o entidades productoras se puede elaborar una grfica que muestre los perodos de desarrollo institucional de la entidad responsable de la documentacin como de aquellas que se le fusionaron o de las cuales hered documentacin. Vase la siguiente tabla: Tabla 1 La Tabla 1 muestra los cambios administrativos del Instituto Nacional de Adecuacin de Tierras INAT. Antes de crearse el INAT existieron entidades que asuman las funciones de adecuacin de tierras y construccin de distritos de riego y drenaje tales como Ministerio de Economa Nacional, Electra guas y Caja Agraria en el perodo 1936-1960, el INCORA en 1961, el Servicio Colombiano de Meteorologa e Hidrologa SCMH en 1968, el HIMAT en 1976 y el INAT desde

1993 hasta 2003. En mayo de este ltimo ao el INAT al igual que el DRI, el INPA y el INCORA iniciaron su proceso de liquidacin y simultneamente se cre el Instituto Colombiano de Desarrollo Rural INCODER. Es importante sealar que la construccin de la historia institucional debe ser una actividad permanente durante todo el proceso de organizacin documental; la investigacin de la Historia Institucional comienza con el diagnstico, debe incluirse en el plan archivstico integral y se enriquecer con la aplicacin de los procesos puntuales de clasificacin, depuracin, ordenacin y descripcin. La tabla 2 muestra como los Proyectos de adecuacin de tierras son trasferidos por las entidades que se liquidan o se fusionan a la entidad que se crea y asume algunas de las funciones de las entidades que la precedieron. C. Investigue la normatividad que regula la organizacin de fondos acumulados: - DECRETO 1382/1995 - ACUERDO 08/1995 - DECRETO 998/1997 - DECRETO 254/2000 - LEY 594, ART 20 - ACUERDO 038/2002 ART 15 - ACUERDO 041/2002 - ACUERDO 15/2003 - ACUERDO 02/2004 DECRETO 1382 DE 1995 (Agosto 18) Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentacin histrica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones.

EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA, en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, y CONSIDERANDO: Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1989 "por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones", seala las funciones del Archivo General de la Nacin, y en su literal b) establece: "Fijar polticas y expedir los reglamentos necesarios para garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva". Que la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, mediante Acuerdo nmero 012 del 16 de octubre de 1991, fij un plazo para la presentacin de las tablas de retencin documental de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin. Que con base en la Ley 80 de 1989, es funcin del Archivo General de la Nacin promover de la organizacin y fortalecimiento de los archivos del orden nacional, para garantizar la eficacia de la gestin del Estado y la conservacin del patrimonio documental. Que para ello deben adoptarse criterios y tcnicas de seleccin muy precisas, que permitan determinar las distintas etapas de conservacin documental, a efectos de mejorar la calidad y servicios de los archivos dentro de la gestin institucional. Que el artculo 74 de la Constitucin Poltica y la Ley 57 de 1985, establecen el derecho de toda persona a acceder y consultar los documentos pblicos, lo cual exige la adopcin de sistemas adecuados que garanticen su conservacin. DECRETA Artculo 1. Para los fines de este Decreto, dentro de los sesenta (60) das siguientes, contados a partir de la fecha de su publicacin, los Secretarios Generales de los organismos del orden nacional, debern presentar al Archivo General de la Nacin, sus tablas de retencin documental. Ver art. 1 Ley 57 de 1985 , Ver art. 1 Acuerdo Archivo General de la Nacin 09 de 1995 Artculo 2. Ordenar a los Secretarios Generales de los organismos nacionales, la transferencia de la documentacin histrica de los archivos, de conformidad con los plazos y criterios establecidos por el Archivo General de la Nacin en el Manual de Transferencias y en el Reglamento General de Archivos. El incumplimiento de estas obligaciones dar lugar a las sanciones disciplinarias previstas por la ley. Artculo 3. El Archivo General de la Nacin practicar las inspecciones necesarias en los archivos de los organismos nacionales para lo cual los Secretarios Generales

los pondrn a disposicin, con el fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones referidas y su organizacin y estado de conservacin, con el objeto de determinar los procedimientos de seleccin y envo. Ver art. 2, literal b), Ley 80 de 1989 Artculo 4. El Archivo General de la Nacin, podr una vez efectuada la inspeccin, poner en conocimiento del nominador del organismo o de la Procuradura General de la Nacin, el incumplimiento de las obligaciones derivadas de este Decreto, con el objeto de iniciar las investigaciones respectivas. Artculo 5. Los organismos nacionales que por cualquier razn se supriman debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones, o al Ministerio al cual hayan estado adscritas o vinculadas. Artculo 6. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin. Publquese, comunquese y cmplase. Dado en Santaf de Bogot, D.C., a 18 de agosto de 1995. ERNESTO SAMPER PIZANO El Ministro del Interior, Horacio Serpa Uribe. NOTA: Publicado en el Diario Oficial 41.973 del 24 de Agosto de 1995. ACUERDO 8 DE 1995 (Octubre 18) "Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentacin histrica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, ordenada por el Decreto 1382 de 1995. LA JUNTA DIRECTIVA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACION En uso de las facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990 y el Decreto 1382 de 1995 y CONSIDERANDO Que el artculo 2. Del Decreto 1382 de 1995, orden a los secretarios generales de los organismos nacionales la transferencia de la documentacin histrica de ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

Que el artculo 2. de la Ley 80 de 1989, seala las funciones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y en su literal b) precepta: "Fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva." Que el artculo 8. del decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y su numeral c) dispone: "Expedir normas y reglamentos generales sobre organizacin de los archivos, administracin y gestin de documentos, descriopcin, investigacin, consulta, reprografa, certificacin, transferencias, retencin, seleccin y conservaron de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalizacin y normalizacin del trabajo archivstico a nivel nacional". Que en desarrollo de la faculta anterior, la Junta Directiva adopt y expidi el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivstico del pas, mediante el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Que el Artculo 5. Del Acuerdo 07, estableci: "Categorizacin de Archivos oficiales. Los archivos de carcter oficial, de acuerdo con la documentacin que conservan, se tipifican en las siguientes categoras: 1. Archivo General de la Nacin. Est integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciba en custodia " Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989, el Decreto 1777 de 1990, el Decreto 1382 de 1995 y el Acuerdo No. 7 de 1994. ACUERDA ARTCULO 1. De conformidad con lo sealado en el artculo 2. Del Decreto 1382 de 1995 y en concordancia con los artculo 5 y 24 del Acuerdo 07 de 1994, al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, debern transferirse, bajo la responsabilidad de los Secretarios Generales, la documentacin histrica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, entendindose por tales: la Presidencia de la Repblica, la Vicepresidencia, los Ministerios, los Departamentos Administrativos y las Superintendencias. Ver art. 2 Decreto Nacional 1382 de 1995 PARAGRAFO: El Ministerio de Defensa, el Departamento Administrativo de Seguridad, el Departamento Administrativo Nacional de Estadstica y el Departamento de la Funcin Pblica, por la naturaleza de la informacin que manejan y por tener normas especiales, solo estarn obligados a transferir la documentacin histrica con cincuenta (50) o ms aos de antigedad Y previo acuerdo con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. ARTICULO 2. Los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los Ministerios y Departamentos Administrativos, transferirn la documentacin

histrica a su respectivo archivo histrico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia a los archivos del orden departamental o municipal con el fin de conservar e incrementar el patrimonio histrico documental de la respectiva regin. ARTICULO 3. Los organismos del orden nacional de la Rama Legislativa, Judicial y los no pertenecientes a alguna de ellas transferirn la documentacin histrica a su respectivo archivo histrico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, al archivo del orden departamental, municipal o distrital, segn el caso. ARTICULO 4. Para la transferencia de la documentacin histrica de los fondos acumulados correspondientes a los organismos nacionales del Sector Central de la Rama Ejecutiva al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, debern seguirse los siguientes lineamientos: - Establecer la clasificacin documental teniendo en cuenta la evolucin de la estructura orgnica funcional de la institucin. - Efectuar la seleccin y eliminacin natural de la documentacin, previa verificacin de la existencia de originales o en su defecto copias de mejor calidad. - Retirar el material impreso no susceptible de archivo (revistas, peridicos, sobres, tarjetas de invitacin, entre otros) siempre y cuando no afecte la integridad del expediente. - Foliar la documentacin en orden consecutivo por cada unidad de conservacin. - Identificar y rotular cada una de las unidades de conservacin. - Elaborar el inventario general de la documentacin de acuerdo con los parmetros establecidos por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (No. de carpetas, procedencia, asunto, contenido o serie, fechas extremas y nmeros de folios) - Determinar el volumen en metros lineales de la documentacin a transferir. - Elaborar en forma conjunta con el ARCHIVO GENERAL DE LA NACION el plan de transferencias documentales. - Organizar fsicamente la documentacin y efectuar el re almacenamiento de las unidades de conservacin que se consideren necesarios. ARTICULO 5. El presente acuerdo rige a partir de su publicacin. PUBLIQUESE Y CUMPLASE.

Dado en Santaf de Bogot D.C., a los dieciocho (18) das del mes de octubre de mil novecientos noventa y cinco (1995). DIANA CONSTANZA FAJARDO RIVERA Presidente JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ Secretario. DECRETO 998 DE 1997 (Abril 8) Por el cual se reglamenta la transferencia de la Documentacin Histrica de los Archivos de los organismos del orden Nacional, al Archivo General de la Nacin, ordenada por el Decreto 1382 de 1985. EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA En el ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, y CONSIDERANDO Que el artculo 2 de la Ley 80 de 1980 seala las funciones del Archivo General de la Nacin y en su literal b) precepta; fijar polticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva. Que el artculo 8 del Decreto 1777 de 1990 establece las funciones de la Junta Directiva y su literal c) dispone: expedir normas y reglamentos generales sobre organizacin de los archivos, administracin y gestin de documentos, descripcin, investigacin, consulta, reprografa, certificacin, transferencia, retencin, seleccin y conservacin de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalizacin y normalizacin del trabajo archivstico a nivel Nacional. Que en desarrollo de la facultad anterior, la Junta Directiva adopto y expidi el reglamento General de Archivos, como norma reguladora del que hacer archivstico del pas, mediante Acuerdo 07 del 29 de Junio de 1994. Que el artculo 2 del Decreto 1382 de 1995, ordeno a los secretarios generales de los organismos nacionales efectuar la transferencia de la documentacin histrica al Archivo General de la Nacin. DECRETA

ARTICULO 1. De conformidad con lo sealado en el artculo 2 del Decreto 1382 de 1995 y en concordancia con los artculos 5 y 24 del Acuerdo 07 de 1994, deber transferirse al Archivo General de la Nacin, bajo responsabilidad de los Secretarios Generales, toda la documentacin de fondos acumulados existentes en los archivos histricos hasta el ao 1970 en las entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva, entendindose por tales: la Presidencia de la Repblica, la Vicepresidencia, los Ministerios, los Departamentos Administrativos y las Superintendencias. Ver art. 2 Decreto Nacional 1382 de 1995 PARAGARAFO: El Ministerio de Defensa, el Departamento Administrativo de Seguridad, el Departamento Nacional de Estadstica y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, por la naturaleza de la funcin que manejan y por estar regidos por normas especiales, solo estarn obligados a transferir la documentacin de los fondos documentales existentes en sus archivos histricos que tengan cincuenta (50) o ms aos de antigedad, previo acuerdo con el Archivo General de la Nacin. ARTICULO 2. Los organismos del orden nacional adscrito o vinculado a los Ministerios y Departamentos administrativos, transferirn la documentacin histrica a su respectivo archivo creado en cada una de las entidades. ARTICULO 3. La documentacin producida por los organismos del orden nacional adscritos o vinculados a los Ministerios y Departamentos administrativos, cuyo campo de accin sean los Departamentos o Municipios, transferir la documentacin histrica a sus respectivos archivos histricos creado en cada una de las entidades y en su defecto en custodia a los archivos del orden departamental o municipal con el fin de conservar e incrementar el patrimonio histrico documental d la respectiva regin. ARTICULO 4. Los Organismos del orden Nacional de las ramas del poder pblico Legislativa, Ejecutiva, Judicial y los organismos autnomos y de control transferirn la documentacin histrica a su respectivo archivo histrico creado en cada una de las entidades, y en su defecto en custodia al Archivo General de la Nacin, al archivo del orden departamental, municipal o Distrital, segn el caso. ARTICULO 5. Para la transferencia de la documentacin histrica de los fondos acumulados correspondientes a los organismos nacionales del Sector Central de la Rama Ejecutiva al Archivo General de la Nacin, deber seguirse los siguientes lineamientos: 1. La Entidad que transfiere deber elaborar en forma conjunta con el archivo General de la Nacin, el plan de transferencias documentales de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidas por aquel. 2. La Entidad que transfiere deber asignar a uno de sus funcionarios de planta para que acte como coordinador de la transferencia y en la aplicacin de los procesos tcnicos de valoracin, seleccin y eliminacin. Como garanta de las

condiciones optimas estos procesos se podrn ejecutar en las instalaciones del Archivo General de la Nacin. 3. La documentacin transferida solo se incorporara al acervo documental del Archivo General de la Nacin cuando sobre la misma se agoten las etapas de valoracin, seleccin, eliminacin y organizacin. Como constancia de lo anterior se levantara un acta firmada por las entidades intervinientes y se elaborara un inventario definitivo donde se consigne el nmero e identificacin de carpetas, procedencia, asunto o contenido, fechas extremas y nmero de folios. ARTICULO 6. El presente decreto rige a partir de su publicacin. PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CUMPLASE Dado en Santaf de Bogot, D.C. a los ocho (8) das del mes de abril de mil novecientos noventa y siete (1997). El Ministerio del Interior Fdo.) Horacio Serpa Uribe DECRETO 254 DE 2000 (Febrero 21) Reglamentado por el Decreto Nacional 226 de 2004 "Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional". EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA, En uso de las facultades extraordinarias conferidas por el artculo 1, numeral 7 de la Ley 573 del 2000, DECRETA: TTULO I CAPTULO Generalidades ARTCULO 1-mbito de aplicacin. Modificado por el art. 1, Ley 1105 de 2006. El presente decreto se aplica a las entidades pblicas del orden nacional, respecto de las cuales se haya ordenado su supresin o disolucin. En lo no previsto en el presente decreto debern aplicarse, en lo pertinente, las disposiciones del estatuto orgnico del sistema financiero y del Cdigo de Comercio sobre liquidacin, en cuanto sean compatibles con la naturaleza de la entidad.

PARAGRAFO-Aquellas entidades del Estado que por su naturaleza tengan un rgimen propio de liquidacin, contenido en normas especiales, incluyendo las sociedades continuarn rigindose por ellas. ART CULO 2-Iniciacin del proceso de liquidacin. El proceso de liquidacin se inicia una vez ordenada la supresin o disolucin de una de las entidades a las cuales se refiere el artculo 1 del presente decreto. El acto que ordene la supresin o liquidacin dispondr lo relacionado con las situaciones a que se refiere el pargrafo primero del artculo 52 de la Ley 489 de 1998. As mismo, en dicho acto o posteriormente, podr disponerse que la liquidacin sea realizada por otra entidad estatal que tenga dicho objeto. Igualmente podr establecerse que la liquidacin se realice por una entidad fiduciaria contratada para tal fin o contratarse con una de dichas entidades la administracin y enajenacin de los activos. La expedicin del acto de liquidacin conlleva: a) La designacin del liquidador por parte del Presidente de la Repblica; b) La designacin del revisor fiscal en el proceso de liquidacin, si es del caso; c) La prohibicin de vincular nuevos servidores pblicos a la planta de personal; d) La cancelacin de los embargos decretados con anterioridad a la vigencia del decreto que ordena la disolucin y liquidacin de la entidad y que afecten bienes de la misma, con la finalidad de integrar la masa de la liquidacin; e) La realizacin de un inventario y avalo de los activos y pasivos de la entidad; f) La prohibicin expresa al representante legal de la entidad de realizar cualquier tipo de actividades que impliquen la celebracin de pactos o convenciones colectivas o cualquier otro acto que no est dirigido a la liquidacin de la entidad. Esta prohibicin opera a partir de la expedicin del decreto que ordena la disolucin y liquidacin de la entidad, y g) La adopcin inmediata de las medidas necesarias para asegurar la conservacin y fidelidad de todos los archivos de la entidad y, en particular, de aqullos que puedan influir en la determinacin de obligaciones a cargo de la misma. PARAGRAFO 1- Modificado por el art. 2, Ley 1105 de 2006. En el acto que ordena la supresin o disolucin se sealar el plazo de liquidacin, el cual ser fijado teniendo en cuenta las caractersticas de la entidad y no podr exceder de dos aos, prorrogables por el gobierno por acto debidamente motivado hasta por un plazo igual. PARAGRAFO 2- Modificado por el art. 2, Ley 1105 de 2006. Los jueces que conozcan de los procesos en los cuales se hayan practicado las medidas a que se refiere el literal d) del presente artculo, a solicitud del liquidador oficiarn a los

registradores de instrumentos pblicos para que stos procedan a cancelar los correspondientes registros. CAPTULO II De los rganos de direccin de la liquidacin ART CULO 3- rganos de direccin de la liquidacin. Modificado por el art. 3, Ley 1105 de 2006. Son rganos de direccin de la liquidacin el liquidador y la junta liquidadora, esta ltima, cuando as se disponga en razn de las caractersticas de la liquidacin, cuyos actos se regirn por lo dispuesto en el presente decreto. Para tal efecto en el acto que ordene la supresin o disolucin de la entidad, podr preverse: a) La existencia de una junta liquidadora, si es del caso, integrada por las personas y con las funciones que en dicho acto se sealen, y b) La existencia de un revisor fiscal, cuando as se disponga, que tendr las mismas calidades y funciones establecidas para este cargo en el captulo DLL ttulo I libro segundo del Cdigo de Comercio. ART CULO 4-Competencia del liquidador. Modificado por el art. 4, Ley 1105 de 2006. Es competencia del liquidador adelantar bajo su inmediata direccin y responsabilidad los procesos de liquidacin de las entidades de que trata el artculo 1 del presente decreto. El liquidador podr contratar personas especializadas para la realizacin de las diversas actividades propias del proceso de liquidacin. ART CULO 5-Del liquidador. Modificado por el art. 5, Ley 1105 de 2006. El Presidente de la Repblica designar el liquidador, quien devengar la remuneracin correspondiente al representante legal de la entidad pblica en liquidacin y estar sujeto al rgimen de requisitos para el desempeo del cargo e inhabilidades, incompatibilidades, responsabilidades y dems disposiciones previstas para stos. ART CULO 6-Funciones del liquidador. Modificado por el art. 6, Ley 1105 de 2006. Son funciones del liquidador las siguientes: a) Actuar como representante legal de la entidad en liquidacin; b) Responder por la guarda y administracin de los bienes y haberes que se encuentren en cabeza de la entidad en liquidacin, adoptando las medidas necesarias para mantener los activos en adecuadas condiciones de seguridad fsica y ejerciendo las acciones judiciales y administrativas requeridas para el efecto;

c) Informar a los organismos de veedura y control del inicio del proceso de liquidacin; d) Dar aviso a los jueces de la repblica del inicio del proceso de liquidacin, con el fin de que terminen los procesos ejecutivos en curso contra la entidad, advirtiendo que deben acumularse al proceso de liquidacin y que no se podr continuar ninguna otra clase de proceso contra la entidad sin que se notifique personalmente al liquidador; e) Dar aviso a los registradores de instrumentos pblicos para que den cumplimiento a lo dispuesto en el literal d) del artculo 2 del presente decreto, y para que dentro de los treinta (30) das siguientes a que se inicie la liquidacin informen al liquidador sobre la existencia de folios en los que la institucin en liquidacin figure como titular de bienes o de cualquier clase de derechos; f) Ejecutar los actos que tiendan a facilitar la preparacin y realizacin de una liquidacin rpida y efectiva; g) Elaborar el anteproyecto de presupuesto de la entidad y cuando sea del caso presentarlo a la junta liquidadora para su aprobacin y trmite correspondiente; h) Adelantar las gestiones necesarias para el cobro de los crditos a favor de la entidad; i) Dar cierre a la contabilidad de la entidad cuya liquidacin se ordene, e iniciar la contabilidad de la liquidacin; j) Celebrar los actos y contratos requeridos para el debido desarrollo de la liquidacin, hasta el monto que le haya sido autorizado por la junta liquidadora cuando sea del caso, y representar a la entidad en las sociedades, asociaciones y entidades en que sea socia o accionista; k) Transigir, conciliar, comprometer, compensar o desistir, judicial o extrajudicialmente, en los procesos y reclamaciones que se presenten dentro de la liquidacin, hasta el monto autorizado por la junta liquidadora, cuando sea del caso, y atendiendo las reglas sobre prelacin de crditos establecidas en el presente decreto. l) Promover las acciones disciplinarias, contenciosas, civiles o penales necesarias contra los servidores pblicos, personas o instituciones que acten o hayan actuado dolosa o culposamente en el ejercicio de funciones o en el manejo de los bienes y haberes de la entidad en liquidacin; m) Rendir informe mensual de su gestin y los dems que se le soliciten; n) Presentar el informe final general de las actividades realizadas en el ejercicio de su encargo;

o) Velar porque se d cumplimiento al principio de publicidad dentro del proceso de liquidacin; p) Las dems que le sean asignadas en el decreto de nombramiento o que sean propias de su encargo. PARAGRAFO-En el ejercicio de las funciones de que tratan los literales j) y k) del presente artculo, se requerir previamente de apropiacin y disponibilidad presupuestal. ART CULO 7-De los actos del liquidador. Modificado por el art. 7, Ley 1105 de 2006. Los actos del liquidador relativos a la aceptacin, rechazo, prelacin o calificacin de crditos y en general, los que por su naturaleza constituyen ejercicio de funciones administrativas, constituyen actos administrativos y sern objeto de control por la jurisdiccin de lo contencioso administrativo. Los actos administrativos del liquidador gozan de presuncin de legalidad y su impugnacin ante la jurisdiccin de lo contencioso administrativo no suspender en ningn caso el proceso de liquidacin. Contra los actos administrativos del liquidador nicamente proceder el recurso de reposicin; contra los actos de trmite, preparatorios, de impulso o ejecucin del proceso, no proceder recurso alguno. El liquidador podr revocar directamente los actos administrativos manifiestamente ilegales o que se hayan obtenido por medios ilegales. TTULO II Rgimen laboral y pensional ART CULO 8-Plazo. Reglamentado por el Decreto Nacional 2160 de 2004, Modificado por el art. 8, Ley 1105 de 2006. Dentro de los treinta (30) das siguientes a la fecha en que asuma funciones el liquidador, ste elaborar, y si es del caso, presentar a la junta liquidadora un programa de supresin de cargos, determinando el personal que con la naturaleza de las funciones desarrolladas debe acompaar el proceso de liquidacin. No obstante, al vencimiento del trmino de liquidacin quedarn automticamente suprimidos los cargos existentes y terminarn los contratos de trabajo de acuerdo con el respectivo rgimen legal aplicable. ARTCULO 9-Derechos adquiridos por los pensionados de las entidades cuya liquidacin se ordene. Son derechos adquiridos por los pensionados, aquellos que hacen parte de su patrimonio por haber satisfecho los requisitos legales exigidos, aunque no se hubiese proferido el acto que declare su exigibilidad.

ARTCULO 10.-Clculo actuarial. Cuando una entidad del orden nacional, que tenga a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones, entre en proceso de disolucin y liquidacin, deber entregar el respectivo clculo actuarial, el cual deber estar elaborado teniendo en cuenta las instrucciones tcnicas que para el efecto imparta el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico y requerir para su validez, la aprobacin del mismo. ARTCULO 11.-Reconocimiento de las pensiones. El reconocimiento de las pensiones que se encuentren a cargo del rgano cuya liquidacin se determine, estar a cargo de la entidad que seale el decreto que ordene su liquidacin, la cual podr desempear la mencionada funcin directa o indirectamente mediante convenio, segn se disponga en el mismo decreto. Para tal efecto, el rgano en liquidacin deber entregar a la entidad que se determine, los documentos, archivos magnticos con los equipos correspondientes y dems informacin laboral que sirvi de fundamento al clculo actuarial y que ser el soporte para la creacin de la base de datos necesaria para la elaboracin de la nmina de pensionados. En todo caso, ser responsabilidad de la entidad a la cual el decreto que ordene la liquidacin asigne la funcin de reconocimiento, la elaboracin de nminas de pensionados y la ubicacin oportuna de los recursos para su pago por el fondo de pensiones pblicas del nivel nacional, OPEP, de conformidad con los cronogramas previamente aprobados por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. ARTCULO 12.-Traslado del pago de pensiones. A partir del momento que seale el Gobierno Nacional, se trasladar al fondo de pensiones pblicas del nivel nacional, OPEP, el pago de las pensiones que estn a cargo del rgano que se ordene disolver o liquidar. PARAGRAFO-Mientras se surten los trmites pertinentes para que el OPEP asuma este traslado, la entidad que tiene a su cargo el pago, deber seguir cumpliendo con dicha obligacin. ARTCULO 13.-Obligaciones que asume el fondo de pensiones pblicas del nivel nacional. El fondo de pensiones pblicas del nivel nacional asumir los siguientes pagos: a) El de las pensiones causadas y reconocidas; b) El de las pensiones cuyos requisitos estn satisfechos y se reconozcan con posterioridad a la fecha de disolucin; c) El de las pensiones de las personas que han cumplido tiempo de servicio pero no han llegado a la edad sealada para adquirir el derecho a la pensin, cuando previo cumplimiento del requisito de la edad la pensin les sea reconocida, siempre y cuando no se encuentren afiliados a ninguna administradora de pensiones.

PARAGRAFO-Slo se pagarn las obligaciones que figuren dentro del respectivo clculo actuarial. Para que proceda el pago de otras obligaciones pensinales ser necesario que los beneficiarios de las mismas acrediten su derecho a satisfaccin del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que corresponda por los errores u omisiones cometidos en el clculo actuarial. ARTCULO 14.-Financiacin de las pensiones. Los activos de los rganos cuya liquidacin se ordene, que estn destinados al pago de sus pasivos pensinales, conservarn tal destino, no formarn parte de la masa de la liquidacin y debern ser entregados al OPEP a travs del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, o al fondo de reservas de bonos pensinales, en la forma y oportunidad que lo determine el Gobierno Nacional. Si dichos activos no fueren suficientes para financiar tales pasivos y en razn de la preferencia del primer grado que le corresponde a los pasivos laborales, en la liquidacin se destinarn preferentemente otros activos de la entidad a tal fin, hasta completar el monto de aquellos pasivos. Los activos que se entreguen para atender el pago de pasivos pensinales debern ser, preferentemente, activos monetarios en la medida que lo permitan las condiciones de liquidacin. Cuando exista una entidad a la cual le corresponda financiar total o parcialmente los pasivos pensinales que estaban a cargo de la entidad en liquidacin, dicha entidad deber entregar los recursos correspondientes al OPEP o al fondo de reservas de bonos pensinales, segn corresponda, en la forma y oportunidad que seale el Gobierno Nacional en el decreto que ordene la liquidacin. PARAGRAFO-Los recursos destinados al pago de las pensiones que asuma el OPEP, en desarrollo de lo previsto en el decreto que ordene la liquidacin, sern manejados en una cuenta independiente de los dems recursos de dicho fondo. El saldo remanente, una vez pagadas las obligaciones pensinales correspondientes o asegurado su pago, se destinar a cancelar otras obligaciones del OPEP. ARTCULO 15.-Emisin y pago de bonos pensinales. Los bonos pensinales que le corresponda emitir y pagar al rgano cuya liquidacin se haya ordenado sern emitidos y pagados por la Nacin a travs del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico conforme a las normas que regulan la materia. ARTCULO 16.-Cuotas partes pensinales. En el decreto en el que se ordene la liquidacin de un rgano que tenga pasivos pensinales, se indicar si es del caso, la entidad a la cual le corresponda adelantar el cobro y el pago de las cuotas partes pensionales.En la medida en que la emisin de bonos pensinales le haya sido trasladada al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, ste deber realizar el cobro y pago de cuotas partes de bonos pensinales correspondientes al rgano que se haya ordenado suprimir y liquidar.

ARTCULO 17.-Lo dispuesto en este ttulo se aplicar incluso a las entidades estatales que tengan un rgimen de liquidacin previsto en normas especiales. TTULO lIl Rgimen de bienes CAPTULO I De los activos de la liquidacin ART CULO 18.-Inventarios. Modificado por el art. 9, Ley 1105 de 2006. El liquidador dispondr la realizacin de un inventario fsico detallado de los activos de la entidad, el cual deber ser realizado dentro de (1) un plazo no superior a tres (3) meses a partir del inicio del proceso. ste debe estar debidamente justificado tanto en los inventarios como en los documentos contables correspondientes y adems incluir la siguiente informacin: 1. La relacin de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad y de los crditos y activos intangibles de que sea titular. 2. La relacin de los bienes corporales cuya tenencia est en poder de un tercero indicando en cada caso el nombre del titular, la naturaleza del contrato y la fecha de vencimiento. PARAGRAFO-En el inventario se identificarn por separado aquellos bienes que se consideren indispensables para el funcionamiento de la entidad durante el perodo de la liquidacin. ART CULO 19.-Estudio de ttulos. Modificado por el art. 10, Ley 1105 de 2006. Durante la etapa de inventarios, el liquidador dispondr la realizacin de un estudio de ttulos de los bienes inmuebles de propiedad de la entidad, con el fin de sanear cualquier irregularidad que pueda afectar su posterior enajenacin y de identificar los gravmenes y limitaciones existentes al derecho de dominio. As mismo, el liquidador identificar plenamente aquellos bienes inmuebles que la entidad posea a ttulo de tenencia, como arrendamiento, como dato, usufructo, u otro similar, con el fin de establecer la posibilidad de transferir dicha condicin a terceros o, de lo contrario, proceder a su restitucin. Si la restitucin no se obtuviere en ste lapso, se cedern los respectivos contratos a la entidad a la cual se traspasen los remanentes de la liquidacin. ARTCULO 20.-Masa de la liquidacin. Integran la masa de la liquidacin todos los bienes, las utilidades, rendimientos financieros y cualquier tipo de derecho patrimonial que ingrese o deba ingresar al patrimonio de la entidad a liquidar.

ART CULO 21.-Bienes excluidos de la masa de la liquidacin. Modificado por el art. 11, Ley 1105 de 2006. No formarn parte de la masa de la liquidacin: a) Los recursos de seguridad social, los cuales debern ser entregados a la entidad que determine el Gobierno Nacional, y b) Los dems que establece el estatuto orgnico del sistema financiero. CAPTULO II Pasivos de la liquidacin ARTCULO 22.-Inventario de pasivos. Simultneamente con el inventario de activos, el liquidador elaborar un inventario de pasivos de la entidad, el cual se sujetar a las siguientes reglas: 1. El inventario deber contener una relacin cronolgica pormenorizada de todas las obligaciones a cargo de la entidad, incluyendo las obligaciones a trmino y aquellas que slo representan una contingencia para ella, entre otras, las condicionales, los litigios y las garantas. 2. La relacin de pasivos deber sustentarse en los estados financieros de la entidad y en los dems documentos contables que permitan comprobar su existencia y exigibilidad. 3. La relacin de las obligaciones laborales a cargo de la entidad. TTULO IV Del proceso de liquidacin CAPTULO I Acreencias y reclamaciones ART CULO 23.-Emplazamiento. Modificado por el art. 12, Ley 1105 de 2006. Dentro de los quince (15) das siguientes a la fecha en que se inicie el proceso de liquidacin, se emplazar a quienes tengan reclamaciones de cualquier ndole contra la entidad en liquidacin y a quienes tengan en su poder a cualquier ttulo activos de la entidad, para los fines de su devolucin y cancelacin. Para tal efecto se publicarn avisos en la misma forma y con el mismo contenido, en lo pertinente, previsto por las normas que rigen la toma de posesin de entidades financieras. PARAGRAFO-En los procesos jurisdiccionales que al momento de decretarse la liquidacin de la entidad se encontraren en curso y dentro de los cuales se hubieren

practicado medidas cautelares sobre los bienes de la entidad en liquidacin, levantada tal medida de acuerdo con lo dispuesto en el presente decreto, el o los actuantes debern constituirse como acreedores de la masa de la liquidacin. ARTCULO 24.-Trmino para presentar reclamaciones. El trmino para presentar reclamaciones, el traslado de las mismas y la decisin sobre ellas se sujetar a las disposiciones que rigen a las entidades financieras. ART CULO 25.- Inventario de procesos judiciales y reclamaciones de carcter laboral y contractual. Reglamentado por el Decreto Nacional 414 de 2001 ,Modificado por el art. 13, Ley 1105 de 2006, Modificado por el art. 236, Ley 1450 de 2011. El liquidador de la entidad, deber presentar a la junta liquidadora, cuando sea del caso, y al Ministerio de Justicia y del Derecho, tres (3) meses despus de su posesin, un inventario de todos los procesos judiciales y dems reclamaciones en las cuales sea parte la entidad, el cual deber contener, por lo menos: 1. El nombre, direccin, identificacin y cargo, si es del caso, que ocupaba el demandante o reclamante. 2. Pretensiones. 3. El despacho judicial en que cursa o curs el proceso. 4. El estado actualizado del proceso y su cuanta. 5. El nombre y direccin del apoderado de la entidad a liquidar. 6. El valor y forma de pago de los honorarios del apoderado de la entidad. PARAGRAFO 1-El archivo de procesos y de reclamaciones y sus soportes correspondientes, ser entregado al Ministerio de Justicia y del Derecho debidamente inventariado con una tcnica reconocida para tal fin conjuntamente con una base de datos que permita la identificacin adecuada. PARAGRAFO 2-Con el propsito de garantizar la adecuada defensa del Estado, el liquidador de la entidad, como representante legal de la misma, continuar atendiendo, dentro del proceso de liquidacin y hasta tanto se efecte la entrega de los inventarios, conforme a lo previsto en el presente decreto, los procesos judiciales y dems reclamaciones en curso o los que llegaren a iniciarse dentro de dicho trmino. ARTCULO 26.- Informe sobre el estado de los procesos y las reclamaciones. Reglamentado por el Decreto Nacional 414 de 2001. A partir de la vigencia del presente decreto el liquidador deber entregar al Ministerio de Justicia y del Derecho un informe mensual sobre el estado de los procesos y reclamaciones.

CAPTULO II Avalo de bienes e inventarios ART CULO 27.-Autorizacin de inventarios. Modificado por el art. 14, Ley 1105 de 2006. Los inventarios que elabore el liquidador, conforme a las reglas anteriores, debern ser refrendados por el revisor fiscal de la entidad en liquidacin y autorizados por la junta liquidadora, cuando sea del caso. Copia de los inventarios, debidamente autorizados por la junta liquidadora cuando fuere del caso, debern ser remitidos a la Contralora General de la Repblica para el control posterior. ART CULO 28.-Avalo de bienes. Modificado por el art. 15, Ley 1105 de 2006, Modificado por el art. 237, Ley 1450 de 2011. Simultneamente con la elaboracin de los inventarios el liquidador realizar el avalo de los bienes de propiedad de la entidad, sujetndose a las siguientes reglas: 1. Bienes inmuebles. El avalo de los bienes inmuebles se regir por las disposiciones legales sobre la materia, en especial la Ley 80 de 1993, decretos 855 de 1994 y 2150 de 1995 y normas concordantes. 2. Bienes muebles. El avalo de los bienes muebles se practicar por peritos evaluadores, cuya designacin deber ser aprobada por la junta liquidadora, cuando sea del caso. 3. El avalo de los bienes ser sometido a la aprobacin de la junta liquidadora, cuando sea del caso, y copia del mismo ser remitida a la Contralora General de la Repblica, con el fin de que se ejerza el control fiscal sobre el mismo. PARAGRAFO-En todo caso el valor por el cual deber enajenar el liquidador los activos ser su valor en el mercado. ARTCULO 29.-Liquidacin de contratos. Los contratos que con ocasin de la liquidacin de la entidad se terminen, se cedan o traspasen, debern liquidarse previamente, de conformidad con lo previsto en la Ley 80 de 1993, a ms tardar en la fecha prevista para la terminacin del proceso liquidatorio, previa apropiacin y disponibilidad presupuestal. CAPTULO lII Destinacin de los bienes y pago de obligaciones ART CULO 30.-Enajenacin de activos a otras entidades pblicas. Modificado por el art. 16, Ley 1105 de 2006, Reglamentado por el Decreto Nacional 4848 de 2007. Copia del inventario y avalo de los bienes de la entidad en liquidacin deber remitirse a las entidades de la rama ejecutiva del poder pblico, con el fin de que en

un plazo mximo de treinta (30) das, informen si se encuentran interesados en adquirir cualquiera de dichos elementos. Si tal manifestacin ocurre dentro del plazo estipulado, el liquidador celebrar un convenio interadministrativo con la entidad respectiva. ART CULO 31.-Bienes objeto de enajenacin. Modificado por el art. 17, Ley 1105 de 2006, Reglamentado por el Decreto Nacional 4848 de 2007. Los activos que no sean adquiridos por otras entidades pblicas se enajenaran con criterio estrictamente comercial, con sujecin a las normas legales que regan a la entidad para efectos de contratacin y podrn tambin enajenarse a travs de los martillos autorizados conforme a las normas que regulan estos ltimos. Cuando se trate de bienes cuyo estado de deterioro arriesgue su valor de mercado, el liquidador podr realizar la venta de los mismos con sujecin a las normas que rigen el derecho privado. PARAGRAFO-Para la determinacin de los bienes que deban ser materia de enajenacin y la oportunidad en que sta deba realizarse, se tendr en cuenta la necesidad de garantizar el funcionamiento de la entidad durante la liquidacin, pero sin afectar con ello la celeridad requerida en el proceso liquidatorio. ART CULO 32.-Pago de obligaciones. Modificado por el art. 18, Ley 1105 de 2006. Corresponder al liquidador cancelar las obligaciones pendientes a cargo de la masa de la liquidacin, previa disponibilidad presupuestal, con el fin de realizar su liquidacin progresiva; para ello se tendrn en cuenta las siguientes reglas: 1. Toda obligacin a cargo de la entidad en liquidacin deber estar relacionada en un inventario de pasivos y debidamente comprobada. 2. En el pago de las obligaciones se observar la prelacin de crditos establecida en las normas legales. Para el pago de las obligaciones laborales el liquidador deber elaborar un plan de pagos, de acuerdo con las indemnizaciones a que hubiere lugar; ste programa deber ser aprobado por la junta liquidadora, cuando sea del caso. 3. Las obligaciones a trmino que superen el plazo lmite fijado para la liquidacin podrn cancelarse en forma anticipada, sin lugar al pago de intereses distintos de los que se hubieren estipulado expresamente. 4. El pago de las obligaciones condicionales o litigiosas se efectuar solamente cuando stas se hicieren exigibles. 5. Para el pago del pasivo se tendr en cuenta la caducidad y la prescripcin de las obligaciones, contenidas en las normas legales vigentes. PARAGRAFO-Las obligaciones de la entidad en liquidacin, incluyendo los pasivos laborales, se cancelarn con el producto de las enajenaciones, con observancia de

las normas legales y presupuestales del caso, teniendo en cuenta la prelacin de crditos. Los pasivos laborales incluirn el valor correspondiente al clculo actuarial del pasivo pensional, el cual se entregar a la entidad que deba asumir el pago de las pensiones y de bonos pensinales, si hubiere lugar a ello, con la preferencia reconocida por las normas vigentes sobre obligaciones laborales. En caso de que los recursos de la liquidacin de un establecimiento pblico o de una empresa industrial y comercial del Estado del orden nacional no societaria sean insuficientes, las obligaciones laborales estarn a cargo de la Nacin o de la entidad pblica del orden nacional que se designe en el decreto que ordene la supresin y liquidacin de la entidad. Para tal efecto se deber tomar en cuenta la entidad que deba financiar la constitucin de las reservas pensinales. As mismo, de acuerdo con lo dispuesto por el pargrafo 6 del artculo 1 de la Ley 573 de 2000, la Nacin podr asumir o garantizar obligaciones de las entidades pblicas del orden nacional, incluidas las derivadas de las cesiones de activos, pasivos y contratos que haya realizado la entidad en liquidacin, actuaciones que no causarn el impuesto de timbre siempre y cuando se realicen entre entidades pblicas. Para efectos de lo dispuesto en el inciso anterior, cuando se trate de entidades descentralizadas indirectas, slo proceder la asuncin respecto de aquellas cuya liquidacin se encuentre en firme a la fecha de entrada en vigencia de ste decreto, y siempre y cuando en su capital participe una entidad descentralizada directa en un porcentaje superior al noventa por ciento (90%). Para tal efecto, cuando de acuerdo con disposiciones legales la entidad descentralizada directa deba responder por los pasivos de la entidad de la cual es socia o accionista, se requerir que sta no se encuentre en capacidad financiera de hacerlo a juicio del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Cuando se trate de empresas industriales y comerciales del Estado o de sociedades de economa mixta directas, slo podr procederse a la asuncin una vez se hayan agotado los activos o se haya establecido que no es posible la realizacin de los mismos. En todo caso, la Nacin nicamente ser responsable por las obligaciones de las entidades societarias en los eventos expresamente previstos en el presente decreto. ARTCULO 33.-Provisin para el pago de crditos a cargo de la entidad en liquidacin. A la terminacin del ltimo perodo para el pago de los crditos a cargo de la masa de la liquidacin oportunamente reclamados y aceptados, con las sumas disponibles para realizar tales pagos y cuyos titulares no se hubieren presentado a recibir, el liquidador constituir por el trmino de tres (3) meses, en espera de que aqullos se presenten, una provisin representada en activos de alta seguridad, rentabilidad y liquidez.

En cualquier tiempo, desde el inicio del primer perodo de pagos a cargo de la masa de la liquidacin hasta el vencimiento de la respectiva provisin, el reclamante aceptado que no se haya presentado oportunamente a recibir, tendr derecho al pago en la misma proporcin que los dems reclamantes aceptados y de acuerdo con la prelacin de crditos. Vencido el trmino de la provisin, los remanentes se destinarn al pago del pasivo cierto no reclamado o a la constitucin de la provisin para atender procesos en curso, segn el caso. ARTCULO 34.-Pasivo cierto no reclamado. Mediante resolucin motivada el liquidador determinar el pasivo cierto no reclamado con base en las acreencias, tanto a cargo de la masa de la liquidacin como de las excluidas de ella, que no fueron reclamadas pero aparezcan debidamente justificadas en los libros y comprobantes de la entidad en liquidacin, as como las presentadas extemporneamente que estn debidamente comprobadas. Constituida la provisin a que se refiere el artculo anterior, si subsistieren recursos y con las sumas correspondientes al producto de la venta de bienes diferentes y de dinero excluidas de la masa de la liquidacin cuyos titulares no se hubieren presentado a recibir, se constituir una provisin para el pago del pasivo cierto no reclamado. ART CULO 35.-Traspaso de bienes, derechos y obligaciones. Modificado por el art. 19, Ley 1105 de 2006. Cuando quiera que al finalizar la liquidacin y pagadas las obligaciones a cargo de la entidad en liquidacin, existan activos remanentes los mismos sern entregados al Fopep o al fondo de reservas de bonos pensinales segn corresponda, en la forma y oportunidad que seale el Gobierno Nacional en el decreto que ordene la liquidacin. Los bienes que no hayan podido ser enajenados, as como los derechos y obligaciones de la entidad liquidada se traspasarn al ministerio, departamento administrativo o entidad descentralizada que determine la ley o el acto administrativo expedido por el Gobierno Nacional. Lo anterior, sin perjuicio de que cuando se enajenen dichos bienes su producto se entregue al Fopep o al fondo de reserva de bonos pensinales, segn lo determine el gobierno. El traspaso de bienes se efectuar mediante acta suscrita por el liquidador y el ministro, director de departamento administrativo o representante legal respectivo, en la que se especifiquen los bienes correspondientes en la forma establecida en la ley. Copia autntica del acta deber ser publicada en el Diario Oficial e inscrita en el caso de inmuebles, en la oficina de registro de instrumentos pblicos del lugar de ubicacin de cada uno de ellos. De acuerdo con lo dispuesto por el artculo 51 de la Ley 489 de 1998 los actos y contratos que deben extenderse u otorgarse con motivo de la liquidacin de

entidades, se considerarn sin cuanta y no generarn impuestos contribuciones de carcter nacional o tarifas por concepto del impuesto de registro y anotacin. ARTCULO 36.-Contenido del acta de liquidacin. Culminado el proceso de liquidacin de una entidad, el liquidador elaborar un informe final de liquidacin que contendr como mnimo los siguientes asuntos: a) Administrativos y de gestin; b) Laborales; c) Operaciones comerciales y de mercadeo; d) Financieros; e) Jurdicos, y f) Manejo y conservacin de los archivos y memoria institucional. El informe deber ser presentado a la junta liquidadora, cuando sea del caso, al ministerio o departamento administrativo correspondiente o al representante legal respectivo, segn sea el caso, para las observaciones pertinentes; si no se objetare en ninguna de sus partes se levantar un acta que deber ser firmada por el liquidador y adicionalmente por el representante legal de la entidad a la cual se traspasen los bienes y obligaciones de la liquidada. Si se objetare, el liquidador realizar los ajustes necesarios y se proceder conforme a lo establecido en el prrafo anterior. TTULO V Disposiciones finales ARTCULO 37.-Contabilidad de la liquidacin. Las polticas, normas y procedimientos contables aplicables a las entidades en liquidacin sern establecidas por el Contador General de la Nacin. PARAGRAFO-Las entidades pblicas en liquidacin seguirn presentando informacin financiera, econmica y social al Contador General de la Nacin, en la forma y trminos establecidos por la misma para el efecto, hasta tanto culmine por completo dicho proceso. ARTCULO 38.-Culminacin de la liquidacin. El liquidador, previo concepto de la junta liquidadora cuando sea del caso, declarar terminado el proceso de liquidacin una vez quede en firme el acta final de liquidacin, la cual deber publicarse conforme a la ley.

ARTCULO 39.-Archivos. Los archivos de la entidad en liquidacin se conservarn conforme a lo dispuesto por el archivo general de la Nacin. Ser responsabilidad del liquidador constituir, con recursos de la entidad, el fondo requerido para atender los gestos de conservacin, guarda y depuracin de los archivos. La destinacin de recursos de la liquidacin para estos efectos, se har con prioridad sobre cualquier otro gasto o pago a cargo de la masa de la entidad en liquidacin. ARTCULO 40.-Expediente de la liquidacin. Con las actuaciones administrativas que se produzcan en el curso de la liquidacin los inventarios, acuerdos y dems actos procesales, se formar un solo expediente. Cualquier persona tendr derecho a examinar el expediente en el estado en que se encuentre y a obtener copias y certificaciones sobre el mismo. ARTCULO 41.-Inspeccin, vigilancia y control. El hecho de que una entidad entre en liquidacin, no constituye causal para que cese la inspeccin, vigilancia y control de la misma, por parte de las autoridades competentes, la cual continuar desarrollndose teniendo en cuenta el estado de liquidacin en que se encuentra la entidad, hasta su terminacin. ART CULO 42.-Transicin. Modificado por el art. 21, Ley 1105 de 2006. Las entidades que se encuentren en proceso de liquidacin a la fecha de entrada en vigencia del presente decreto, podrn acogerse en lo pertinente a las normas establecidas en este rgimen. As mismo, el rgimen contemplado en este decreto se podr aplicar a las obligaciones vigentes resultantes de procesos de liquidacin ya cumplidos. ARTCULO 43.-Vigencia. El presente decreto rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga todas las disposiciones que le sean contrarias. Publquese y cmplase. Dado en Santaf de Bogot, D.C, a 21 de febrero de 2000. ANDRES PASTRANA ARANGO El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico, Juan Camilo Restrepo Salazar. El Director del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Mauricio Zuluaga Ruiz. NOTA: Publicado en el Diario Oficial 43.903 de Febrero 22 de 2000.

ACUERDO 038 de 2002 (Septiembre 20) Por el cual se desarrolla el artculo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y, CONSIDERANDO Que el artculo 15 de la Ley 594 de 2000 establece que los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique la exoneracin de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. Que los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la gestin pblica. Que el numeral 5 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como deberes de todo servidor pblico el de "Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o funcin conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustraccin, destruccin, ocultamiento o utilizacin indebidos". Que el numeral 13 del artculo 35 de la Ley 734 de 2002 seala que le est prohibido a los servidores pblicos "Ocasionar dao o dar lugar a la prdida de bienes, elementos, de expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razn de sus funciones". Que de acuerdo con lo expresado en el artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil, "el Documento Pblico es el otorgado por funcionario pblico en ejercicio de su cargo o con su intervencin"; y en concordancia con el artculo 14 de la Ley 594 de 2000, "la documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos". Por lo tanto, el servidor pblico al desvincularse de sus funciones titulares no podr retirar de la entidad pblica documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el artculo 35 de la Ley 594 de 2000. Que el Cdigo Penal dentro del Ttulo IX de "Delitos contra la Fe Pblica", artculo 292 establece las sanciones para hechos de destruccin, supresin u ocultamiento de documento pblico.

ACUERDA ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor pblico ser responsable de la adecuada conservacin, organizacin, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor pblico al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibir o entregar segn sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestin pblica. ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el artculo anterior, se har de conformidad con la Tabla de Retencin Documental. Para tal efecto, se diligenciar el formato nico de inventario, en concordancia con su instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19, sealados en el presente artculo. Del numeral 10 se excepta lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de conservacin. INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentacin que se va a transferir. 2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razn Social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarqua de la cual dependa la oficina productora. 4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentacin tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoracin de Fondos Acumulados, Fusin y Supresin de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculacin, traslado, desvinculacin. 6. HOJA No. Se numerar cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario.

7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia slo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dgitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (ao, mes da). En NT se anotar el nmero de la transferencia. 8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el nmero correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservacin. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusin y / o supresin de entidades o dependencias, el asiento corresponder a cada una de las unidades de conservacin. En los inventarios individuales, el asiento corresponder a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relacin con la misma funcin de la oficina productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabtico. 11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dgitos correspondientes al ao. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotar sta. Cuando la documentacin no tenga fecha se anotar s.f. 12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignar el nmero asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se registrar las unidades de conservacin diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el nmero correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotar el nmero total de folios contenido en cada unidad de conservacin descrita. 14. SOPORTE. Se utilizar esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrnicos (CD, DK, DVD), etc. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentacin registra un ndice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrn en

cuenta los controles y registros de prstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentacin. Esta columna se diligenciar especialmente para el inventario de fondos acumulados. 16. NOTAS. Se consignarn los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentacin ordenada numricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarn los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeracin y / o repeticin del nmero consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deber registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografas, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de stos debe sealarse, en primer lugar, el nmero de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografas o 5 fotografas sueltas; luego, el nmero consecutivo (s lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por mquina debern registrarse las caractersticas fsicas y requerimientos tcnicos para la visualizacin y/o consulta de la informacin. Especificar programas de sistematizacin de la informacin. A los impresos se les asignar un nmero de folio y se registrar el nmero de pginas que lo componen. Asimismo, se anotar informacin sobre el estado de conservacin de la documentacin, especificando el tipo de deterioro: fsico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), qumico (oxidacin de tinta y soporte dbil) y biolgico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). 17. ELABORADO POR. Se escribir el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. 18. ENTREGADO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, as como el lugar y la fecha en que se realiza. 19. RECIBIDO POR. Se registrar el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, as como el lugar y la fecha en que se recibi. FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ARTICULO CUARTO. Las entidades pblicas tendrn en cuenta los procedimientos generales que se establecen en el presente Acuerdo para el cumplimiento del recibo y entrega por

inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor pblico que se encuentre en una de las situaciones administrativas sealadas. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR INVENTARIO. 1) Los Secretarios Generales o quien haga sus veces debern garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores pblicos, que se encuentren en situaciones administrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de la notificacin de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente cumpla con el desempeo de las responsabilidades que le correspondan. 2. El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, ser el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo. 3. Asignar la funcin al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas, la responsabilidad por la permanente organizacin y administracin del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000. 4. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deber presenciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos cuando un servidor pblico se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deber firmar el Acta de entrega y recibo. 5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvincular temporal o definitivamente de la entidad. 6. En caso de abandono del cargo, la Administracin deber designar el funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarn el acta correspondiente. ARTICULO QUINTO . Los servidores pblicos que se trasladen, retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestin, sin los procedimientos anteriormente sealados, respondern ante las autoridades por las consecuencias de esta omisin. PARGRAFO: Por ningn motivo el servidor pblico podr llevarse la documentacin producida en ejercicio del cargo por cuanto los documentos pblicos son de propiedad del

Estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley. ARTICULO SEXTO : El Archivo General de la Nacin podr de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas de inspeccin para verificar el cumplimiento de este Acuerdo. ARTICULO SPTIMO: El presente acuerdo rige a partir de su publicacin y deroga los acuerdos que le sean contrarios. PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot D. C. a los veinte (20) das del mes de septiembre de dos mil dos (2002). ADRIANA MEJIA HERNNDEZ Presidente ELSA MORENO SANDOVAL Secretario Tcnico ACUERDO 41 DE 2002 (Octubre 31) Por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y su pargrafo, de la Ley 594 de 2000. EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, en uso de las facultades que le confieren la ley 80 de 1989, la Ley 489 de 19 98 y la Ley General de Archivos 594 de 2000, CONSIDERANDO Que el artculo 20 de la Ley 594 de 2000 establece que "las entidades pblicas que se supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al Ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas";

Que el pargrafo del artculo 20 de la Ley 594 de 2000 seala que "las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al Ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas"; Que el Decreto nmero 254 de 2000 "por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional", estableci en el literal g) del artculo 2 la adopcin inmediata de las medidas necesarias para asegurar la conservacin y fidelidad de todos los archivos de la entidad y, en particular, de aquellos que pueden influir en la determinacin de obligaciones a cargo de la misma; Que el artculo 36 del Decreto nmero 254 de 2000 indica, entre otros, que el acta final de liquidacin de una entidad, debe contener "como mnimo los siguientes asuntos...; f) Manejo y conservacin de los archivos y memoria institucional..."; Que el artculo 39 del citado decreto precepta: "Artculo 39. Archivos. Los archivos de la entidad en liquidacin se conservarn conforme a lo dispuesto por el Archivo General de la Nacin. Ser responsabilidad del liquidador constituir, con recursos de la entidad, el fondo requerido para atender los gastos de conservacin, guarda y depuracin de los archivos. La destinacin de recursos de la liquidacin para estos efectos, se har con prioridad sobre cualquier otro gasto o pago a cargo de la masa de la entidad en liquidacin", ACUERDA Artculo 1. Las entidades pblicas en proceso de liquidacin o supresin elaborarn un plan de trabajo archivstico integral, previendo los recursos que este plan demande, con miras a la organizacin, conservacin y consulta de los documentos y archivos y su transferencia, al Archivo General de la Nacin cuando se trate de organismos del nivel central del orden nacional, al Ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas, al Archivo General del Nivel Territorial cuando se trate de los organismos del nivel central del orden territorial y a los organismos del nivel territorial al que hayan estado adscritas o vinculadas. Pargrafo primero. De conformidad con el artculo 25 pargrafo primero del Decreto 254 de 2000, "Inventario de Procesos Judiciales y reclamaciones de carcter laboral y contractual", el archivo de procesos y de reclamaciones y sus soportes correspondientes de las entidades del orden nacional que se liquiden debern ser entregados al Ministerio del Interior, debidamente inventariados y con los procedimientos establecidos en este Acuerdo, conjuntamente con una base de datos que permita la identificacin y recuperacin adecuada para la consulta. Pargrafo segundo. De conformidad con el artculo 11 del Decreto 254 de 2000, "cuando una entidad del orden nacional, que tenga a su cargo el reconocimiento y pago de pensiones, entre en un proceso de disolucin y liquidacin, deber

entregar a la entidad que se determine en el decreto que ordene su liquidacin, los documentos, archivos magnticos con los equipos correspondientes y dems informacin laboral que sirvi de fundamento al clculo actuarial y que ser el soporte para la creacin de la base de datos necesaria para la elaboracin de la nmina de pensionados". La entrega de los documentos y los archivos deber hacerse con los procedimientos establecidos en este Acuerdo. Ver art. 20 Ley 594 de 2000 Artculo 2. Las entidades pblicas en proceso de fusin debern elaborar un plan de trabajo archivstico integral, previendo los recursos que este plan demande, con miras a la organizacin, conservacin y consulta de los documentos y archivos, para su entrega a las entidades que asuman sus funciones. Artculo 3. Las entidades pblicas en proceso de privatizacin debern elaborar un plan de trabajo archivstico integral, con miras a la organizacin, conservacin y consulta de los documentos y archivos de gestin, atendiendo el ciclo vital de los documentos. Los archivos de gestin y central se entregarn a la entidad privada que se cree. Los documentos histricos se transferirn al Ministerio o al organismo de la entidad territorial al cual hayan estado adscritas o vinculadas. Pargrafo. Las entidades pblicas que sean intervenidas debern entregar a la entidad interventora una historia institucional de la entidad y el inventario de los documentos y archivos, con el fin de mantener un control sobre los mismos. Artculo 4. El plan de trabajo archivstico integral ser elaborado teniendo en cuenta la estructura orgnico funcional de la entidad que se liquide, fusione o privatice, los procesos archivsticos de clasificacin, ordenacin y descripcin y bajo el siguiente procedimiento: 1. Inventario. Se elaborar el inventario del fondo documental, el cual deber hacerse de conformidad al instructivo y formato nico de inventario documental adoptado por el Archivo General de la Nacin, mediante Acuerdo nmero 038 del 20 de septiembre de 2002. 2. Valoracin documental. Las entidades pblicas que se liquiden, fusionen o privaticen debern adelantar un proceso de valoracin de sus fondos acumulados antes de efectuar la transferencia. 3. Eliminacin de documentos. Como resultado de la valoracin documental, las entidades que se liquiden, fusionen, privaticen o intervengan, presentarn a travs del Comit de Archivos de la respectiva Entidad, al Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin, las solicitudes de eliminacin acompaadas del respectivo inventario. Slo con la aprobacin del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin podrn eliminar documentos, cualquiera sea su soporte.

4. Entrega y recepcin. La entrega y recepcin de los documentos y archivos se har debidamente almacenados en unidades de conservacin. As mismo, se suscribir un acta por los funcionarios de las entidades involucradas, indicando el lugar y fecha en que se realiza, as como los nombres y cargos de quienes participan en ella. Pargrafo primero. En todo caso previo a la suscripcin del acta se cotejar la documentacin y los archivos a entregar y recibir por quienes en ella intervienen y el inventario formar parte integral del acta. Pargrafo segundo. En todo caso la entidad receptora deber contar con infraestructura que garantice la organizacin y la conservacin de la documentacin recibida, adems del personal que atienda los servicios de consulta. Artculo 5. Las entidades pblicas que reciban por transferencia documentos o archivos de entidades que se hayan liquidado, fusionado o privatizado, pondrn a disposicin de los usuarios la documentacin recibida. Artculo 6. Los servidores pblicos de las entidades en proceso de liquidacin, fusin o privatizacin entregarn los documentos y archivos de gestin a su cargo, con inventario, de conformidad con lo regulado por el Archivo General de la Nacin en el Acuerdo 038 del 20 de septiembre de 2002, so pena de incurrir en falta contra el patrimonio documental. Artculo 7. La entidad receptora para facilitar la consulta de la informacin producida por las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen, dar amplia difusin, de la Historia Institucional, del inventario y del acta de entrega y recibo de los documentos y archivos. Artculo 8. El presente Acuerdo rige a partir de su publicacin y deroga expresamente el Acuerdo 057 de julio 5 de 2000 y los que le sean contrarios. Publquese, comunquese y cmplase. Dado en Bogot, D. C., a los treinta y un (31) das del mes de octubre de dos mil dos (2002). La Presidenta, Adriana Meja Hernndez. La Secretaria Tcnica, Elsa Moreno Sandoval. NOTA: Publicado en el Diario Oficial 44.997 del 13 de Noviembre de 2002. ACUERDO 015 DE 2003

(Octubre 20) Diario Oficial No. 45.410, de 23 de diciembre de 2003 Archivo General de la Nacin Por el cual se adiciona un pargrafo al artculo 1 del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002. El Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin, en uso de las facultades otorgadas por la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998, la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 017 de 2001 y, CONSIDERANDO: Que el Decreto 254 del 21 de febrero de 2000, por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades pblicas del orden nacional, establece responsabilidades que en materia de archivos deben cumplir las entidades en liquidacin y su liquidador; Que el Acuerdo 07 de 1994 "Reglamento General de Archivos", en su artculo 19 estableci la obligacin que tienen las entidades pblicas de crear el Comit de Archivo, como un grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos, indicando en su pargrafo el personal de planta que integrar dicho Comit; Que el Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin expidi el Acuerdo nmero 041 de 2002, por el cual se reglamenta la entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artculo 20 y sus pargrafos de la Ley 594 de 2000; Que para la organizacin de los archivos de las entidades en liquidacin se requiere de un Comit de Archivo, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos; Que es funcin del Asesor, Coordinador o Auditor de Control Interno de cada entidad velar por el cumplimiento de las leyes, normas, polticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organizacin y recomendar los ajustes necesarios, as como verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de informacin de la entidad y recomendar los correctivos a que haya lugar, segn lo estipula la Ley 87 de 1993 en su artculo 12 literales e) y g), ACUERDA:

Artculo 1. Adicionar al artculo 1 del Acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002, un pargrafo del siguiente tenor: Pargrafo 3. De conformidad con lo sealado en el pargrafo del artculo 19 del Acuerdo 07 de 1994 (modificado por el artculo 4 del Acuerdo 12 de 1995), para todos los procesos archivsticos a que haya lugar, el Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de liquidacin, cualquiera sea el rgimen legal al que se encuentren sometidas, ser convocado por el gerente liquidador y estar integrado por este servidor pblico y por el Comit de Archivo de la entidad que recibir la documentacin. El Gerente liquidador, presidir las sesiones y, cuando lo considere conveniente, podr llamar a participar a sus inmediatos colaboradores, quienes asistirn con derecho a voz pero sin voto. Las actas de las sesiones en las que consten las decisiones tomadas sern remitidas a los Jefes de Control Interno de las entidades participantes, para los fines de control que le asisten a dichos cargos. Artculo 2. El presente acuerdo rige a partir de su expedicin y modifica parcialmente el Acuerdo 041 de 31 de octubre de 2002. Publquese, comunquese y cmplase. Dado en Bogot, D. C., a 20 de octubre de 2003. ACUERDO 02 DE 2004 (Septiembre 10) Por el cual se determina el Ingreso de Entidades al Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE. EL COMIT PARA LA OPERACIN DEL SICE, CONSIDERANDO: Que la Ley 598 de julio 18 de 2000 cre el Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, el Catlogo nico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro nico de Precios de Referencia, RUPR, para la vigilancia de la gestin fiscal de la administracin y de los particulares o entidades que manejan recursos pblicos; Que el artculo 6 del Decreto 03512 de diciembre 5 de 2003, cre el Comit para la Operacin del SICE y autoriz al Contralor General de la Repblica para integrarlo con funcionarios de la Contralora General de la Repblica;

Que el mencionado artculo faculta al Comit para invitar a participar en sus sesiones a funcionarios representantes de la Vicepresidencia de la Repblica, del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, del Ministerio de Comunicaciones, del Departamento Nacional de Planeacin, del Departamento Administrativo Nacional de Estadstica, de la Imprenta Nacional, de la Contadura General de la Nacin y funcionarios de otras entidades o personas que considere necesarias; Que con base en los preceptos establecidos por el citado artculo, el Contralor General de la Repblica expidi la Resolucin Orgnica 5546 de febrero 4 de 2004, mediante la cual integr el Comit para la Operacin del Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE; Que el Decreto 03512 de diciembre 5 de 2003 en su artculo 7, literal c), dispuso como una de las funciones del Comit para la Operacin del SICE "Determinar el Plan de Ingreso Progresivo del SICE, de las entidades que conforman la administracin pblica y los particulares o entidades que manejan recursos pblicos"; Que el Comit para la Operacin del SICE, en sesin de fecha 15 de abril de 2004 orden el ingreso al Sistema de las entidades sujetos de control de la Contralora General de la Repblica, y con fundamento en ello se expidi el Acuerdo nmero 0001 de 2004; Que el Comit para la Operacin del SICE, en sesin de fecha 18 de agosto de 2004 orden el ingreso al Sistema de las seccionales, dependencias y regionales de los organismos que ya ingresaron al SICE, que ejecutan recursos distribuidos a travs de asignaciones internas, atendiendo el pargrafo 1 del artculo 19 del Decreto 03512 de 2003; Que el Comit para la Operacin del SICE, orden en la misma sesin el ingreso de las Gobernaciones, de las Alcaldas de las ciudades capitales de Departamento, de la Alcalda Mayor del Distrito Capital, y de las Secretaras de despacho y Departamentos Administrativos de estas. Se exceptan de este ingreso los organismos adscritos o vinculados a tales entidades; Que adems, el Comit para la Operacin del SICE, orden tambin el ingreso de las Contraloras Departamentales, Municipales y Distritales, ACUERDA: Artculo 1. Determinar el ingreso al SICE de las seccionales, dependencias y regionales de las entidades que ejecutan recursos distribuidos a travs de asignaciones internas de las entidades que ya ingresaron al SICE, atendiendo el pargrafo 1 del artculo 19 del Decreto 03512 de 2003. Artculo 2. Determinar el ingreso al SICE de las Gobernaciones, de las Alcaldas de las ciudades capitales de departamento, de la Alcalda Mayor del Distrito Capital, y

de las Secretaras de despacho y Departamentos Administrativos de estas. Se exceptan de este ingreso los organismos adscritos o vinculados a tales entidades. Artculo 3. Determinar el ingreso al SICE de las Contraloras Departamentales, Municipales y Distritales. Artculo 4. El Operador del SICE publicar en el Portal, la lista de las entidades a las que se refieren los artculos anteriores y actualizar la misma con una periodicidad no mayor a tres meses. Artculo 5. El ingreso de las entidades sealadas en los artculos 1, 2 y 3 de este Acuerdo, se encuentra acompaado por un plan de capacitacin, conforme lo establece el pargrafo 2, del artculo 19 del Decreto 03512 de 2003. El plan de capacitacin y el instructivo sobre obligaciones de las entidades, ser publicado por el Operador en el Portal del SICE. Artculo 6. Las entidades sealadas en los artculos 1, 2 y 3 de este Acuerdo, tendrn como fecha mxima para registrarse en el SICE el 5 de diciembre de 2004. (SIC) Artculo 6. Las entidades sealadas en los artculos 1, 2 y 3 del presente Acuerdo, tendrn como fecha lmite para el registro de sus Planes de Compra el 31 de enero de 2005, fecha a partir de la cual se harn exigibles las dems obligaciones establecidas en el Decreto 03512 de 2003. Artculo 7. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin. Publquese y cmplase. Dado en Bogot, D. C., a 10 de septiembre de 2004. El Presidente del Comit para la Operacin del SICE, Luis Bernardo Flrez Enciso. El Secretario del Comit para la Operacin del SICE, Marceliano Jos Acosta Prez. (C.F.) NOTA: Publicado en el Diario Oficial 45679 de septiembre 22 de 2004 LEY 594 DE 2000 (Julio 14)

Diario Oficial No. 44.093, de 20 de julio de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. EL CONGRESO DE COLOMBIA DECRETA: TITULO I. OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES ARTICULO 1o. OBJETO. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la funcin archivstica del Estado. ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACIN. La presente ley comprende a la administracin pblica en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos regulados por la presente ley. ARTICULO 3o. DEFINICIONES. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, as: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura. Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas. Archivo privado de inters pblico. Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador. Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Documento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o privada en razn de sus actividades o funciones.

Funcin archivstica. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente. Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural. Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros. Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad. ARTICULO 4o. PRINCIPIOS GENERALES. Los principios generales que rigen la funcin archivstica son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la ley; b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional; c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras;

documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano; d) Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. e) Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficiencia de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el ttulo I de los principios fundamentales de la Constitucin Poltica; f) Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; g) Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aqulla; h) Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados de administracin de documentos y archivos; i) Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin probatoria, garantizadora y perpetuadora; j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva; k) Interpretacin. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano. TITULO II. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES

ARTICULO 5o. EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS. a) Es un conjunto de instituciones archivsticas articuladas entre s, que posibilitan la homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos; b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura; c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa, descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad; d) El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y homogenizacin metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos. As mismo, promover la sensibilidad de la administracin pblica y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva; e) Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de participacin, cooperacin, descentralizacin y autonoma; f) El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos. ARTICULO 6o. DE LOS PLANES Y PROGRAMAS. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as: a) La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivsticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales; b) La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los consejos territoriales de archivos, los comits tcnicos, las entidades de formacin de recurso humano, las asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio;

c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo sern responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado; d) La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. TITULO III. CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS ARTICULO 7o. ARCHIVOS DESDE EL PUNTO DE VISTA DE SU JURISDICCIN Y COMPETENCIA. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nacin; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito. PARAGRAFO. El Archivo General de la nacin tendr las funciones sealadas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley. ARTICULO 8o. ARCHIVOS TERRITORIALES. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en: a) Archivos de entidades del orden nacional; b) Archivos de entidades del orden departamental; c) Archivos de entidades del orden distrital; d) Archivos de entidades del orden metropolitano; e) Archivos de entidades del orden municipal; f) Archivos de entidades del orden local; g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley; h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los desarrolle. ARTICULO 9o. LOS ARCHIVOS SEGN LA ORGANIZACIN DEL ESTADO.

a) Archivos de la Rama Ejecutiva; b) Archivos de la Rama Legislativa; c) Archivos de la Rama Judicial; d) Archivos de los Organos de Control; e) Archivos de los Organismos Autnomos. ARTICULO 10. OBLIGATORIEDAD DE LA CREACIN DE ARCHIVOS. La creacin de los archivos contemplados en los artculos 8o. y 9o. de la presente ley, as como los archivos de los organismos de control y de los organismos autnomos ser de carcter obligatorio. TITULO IV. ADMINISTRACION DE ARCHIVOS ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIN DE LOS ARCHIVOS PBLICOS. El Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica. ARTICULO 12. RESPONSABILIDAD. La administracin pblica ser responsable de la gestin de documentos y de la administracin de sus archivos. ARTICULO 13. INSTALACIONES PARA LOS ARCHIVOS. La administracin pblica deber garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos. ARTICULO 14. PROPIEDAD, MANEJO Y APROVECHAMIENTO DE LOS ARCHIVOS PBLICOS. La documentacin de la administracin pblica es producto y propiedad del Estado, y ste ejercer el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin. PARAGRAFO 1o. La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. PARAGRAFO 2o. Se podr contratar la administracin de archivos histricos con instituciones de reconocida solvencia acadmica e idoneidad.

PARAGRAFO 3o. El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos histricos. ARTICULO 15. RESPONSABILIDAD ESPECIAL Y OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES PBLICOS. Los servidores pblicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin, sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades. ARTICULO 16. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS A CUYO CARGO ESTN LOS ARCHIVOS DE LAS ENTIDADES PBLICAS. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes a las entidades pblicas, a cuyo carga estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos. ARTICULO 17. RESPONSABILIDAD GENERAL DE LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Los funcionarios de archivo trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de la tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confe la misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin. ARTICULO 18. CAPACITACIN PARA LOS FUNCIONARIOS DE ARCHIVO. Las entidades tienen la obligacin de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y reas relacionadas con su labor. PARAGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de formacin profesional y de especializacin en archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas. ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organizacin archivstica de los documentos; b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales,

la seguridad, perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin. PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio. ARTICULO 20. SUPRESIN, FUSIN O PRIVATIZACIN DE ENTIDADES PBLICAS. Las entidades pblicas que se suprimen o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. PARAGRAFO. Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. TITULO V. GESTION DE DOCUMENTOS ARTICULO 21. PROGRAMAS DE GESTIN DOCUMENTAL. Las entidades pblicas debern elaborar programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos. PARAGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales. ARTICULO 22. PROCESOS ARCHIVSTICOS. La gestin de documentacin dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la disposicin final de los documentos. ARTICULO 23. FORMACIN DE ARCHIVOS. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados;

b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histrico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservacin permanente. ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE RETENCIN. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental. ARTICULO 25. DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES, NOTARIALES Y OTROS. El Ministerio de la Cultura, a travs del Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As mismo, se reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios pblicos. ARTICULO 26. INVENTARIO DOCUMENTAL. Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases. TITULO VI. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS ARTICULO 27. ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la Constitucin y las leyes. ARTICULO 28. MODIFICACIN DE LA LEY 57 DE 1985. Modificase el inciso 2o. del artculo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su expedicin. Cumplidos stos, el documento por este solo hecho no adquiere el carcter histrico y podr ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

ARTICULO 29. RESTRICCIONES POR RAZONES DE CONSERVACIN. Cuando los documentos histricos presenten deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso. TITULO VII. SALIDA DE DOCUMENTOS ARTICULO 30. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS. Slo por motivos legales las entidades del Estado podrn autorizar la salida temporal de los documentos de archivo. ARTICULO 31. DOCUMENTOS HISTRICOS. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos: a) Motivos legales; b) Procesos tcnicos; c) Exposiciones culturales. PARAGRAFO. Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos tcnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional. TITULO VIII. CONTROL Y VIGILANCIA ARTICULO 32. VISITAS DE INSPECCIN. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes. ARTICULO 33. ORGANO COMPETENTE. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.

ARTICULO 34. NORMALIZACIN. En desarrollo de lo dispuesto en el artculo 8o. de la Constitucin Poltica, el Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones. ARTICULO 35. PREVENCIN Y SANCIN. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas reglamentarias, as: a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas. Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento; b) Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995; c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por su explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas; d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos, stos sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano. TITULO IX. ARCHIVOS PRIVADOS ARTICULO 36. ARCHIVO PRIVADO. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurdicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios.

ARTICULO 37. ASISTENCIA A LOS ARCHIVOS PRIVADOS. El Estado estimular la organizacin, conservacin y consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica. ARTICULO 38. REGISTRO DE ARCHIVOS. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin solicite. ARTICULO 39. DECLARACIN DE INTERS CULTURAL DE DOCUMENTOS PRIVADOS. La Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre acceso. ARTICULO 40. RGIMEN DE ESTMULOS. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un rgimen de estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters cultural, tales como: premios anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas. ARTICULO 41. PROHIBICIONES. Se prohbe a los organismos privados y a las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural: a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales mensuales vigentes. Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano; b) Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de documentos histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes.

PARAGRAFO. El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin correspondiente y a la imposicin de las sanciones establecidas en la ley. ARTICULO 42. OBLIGATORIEDAD DE LA CLUSULA CONTRACTUAL. Cuando las entidades pblicas celebren contratos con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se establezca la obligacin de aqullas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica. PARAGRAFO. Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacin con sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen transferir. ARTICULO 43. PROTOCOLOS NOTARIALES. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que tengan ms de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General de la Nacin, tomar las medidas pertinentes. TITULO X. DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACION ARTICULO 44. DONACIONES. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos podrn recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos. ARTICULO 45. ADQUISICIN Y/O EXPROPIACIN. Los archivos privados de carcter histrico declarados de inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta. Declarase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va administrativa a la que se refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de carcter histrico-cultural que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida. TITULO XI. CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 46. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS. Los archivos de la Administracin Pblica debern implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. ARTICULO 47. CALIDAD DE LOS SOPORTES. Los documentos de archivo, sean originales o copias, debern elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin. PARAGRAFO. Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deber preverse un programa de transferencia de informacin para garantizar la preservacin y conservacin de la misma. ARTICULO 48. CONSERVACIN DE DOCUMENTOS EN NUEVOS SOPORTES. El Archivo General de la Nacin dar pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes. ARTICULO 49. REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS. El pargrafo del artculo 2o. de la Ley 80 de 1989 quedar as: "En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio". TITULO XII. ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DE LA NACION ARTICULO 50. ESTMULOS. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as como a los autores de estudios histricos significativos para la historiografa nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin y distinciones honorficas. TITULO XIII. DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 51. APOYO DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL. La Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nacin, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.

ARTICULO 52. VIGENCIAS Y DEROGATORIAS. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias. El Presidente del honorable Senado de la Repblica, MIGUEL PINEDO VIDAL. El Secretario General del honorable Senado de la Repblica, MANUEL ENRQUEZ ROSERO. La Presidenta de la honorable Cmara de Representantes, NANCY PATRICIA GUTIRREZ CASTAEDA. El Secretario General de la honorable Cmara de Representantes, GUSTAVO BUSTAMANTE MORATTO. REPUBLICA DE COLOMBIA - GOBIERNO NACIONAL PUBLQUESE Y EJECTESE. Dada en Santa Fe de Bogot, D. C., a 14 de julio de 2000. ANDRES PASTRANA ARANGO El Ministro de Hacienda y Crdito Pblico, JUAN CAMILO RESTREPO SALAZAR. El Ministro de Cultura, JUAN LUIS MEJA ARANGO. D. Qu tipo de fondo existe en su entidad o empresa cumple con los requisitos exigidos por el AGN explique y de un ejemplo Existen dos clases de fondos documentales, que son: fondo acumulado y fondo abierto. -Cumple con los requisitos exigidos por el AGN? Explique y de un ejemplo Entidad: ICBF, no cumple con la totalidad de requisitos exigidos por el AGN debido a que se encuentra en proceso de toda la organizacin documental.

Por ser una entidad estatal de servicio pblico est obligada a regirse de acuerdo a los parmetros, leyes, decretos y acuerdos que emite el AGN, el cual est encargado de coordinar el sistema nacional de archivos, que, de acuerdo a la ley 594 "Ley general de archivos" se le delega al AGN como ente regulador para salvaguardar el patrimonio documental normalizando los procesos archivsticos y as, llevar un control, inspeccin y vigilancia de stos. Artculo 21 al 26 Gestin de documentos: En la que establece que las entidades pblicas debe elaborar programas de gestin documental, pudiendo, contemplar el uso de las nuevas tecnologas y soportes. Seala los procesos archivsticos, la formacin de archivos a partir del concepto archivo total, la obligacin de elaborar, adoptar las tablas de retencin documental, la reglamentacin de los documentos contables y notariales entre otros, y la obligacin de los inventarios documentales. Segn el acuerdo 07/94 en el artculo 19 se contempla el pgd programa de gestin documental incluyendo todos los procesos como: produccin, recepcin, distribucin, tramite, TVD, organizacin documental, consulta conservacin disposicin final. Segn esta informacin de ICBF le falta implementar el PGD y a que est en proceso aplicando las TVD y TRD la cual se est llevando a cabo tener en cuenta un control total de la informacin.

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