APOSTILA EXCEL AVANADO

Elaborada por Pedro Manoel dos Santos (Faculdade de Sade Pblica da USP)

Apresentao A apostila de EXECEL Avanado traz uma srie de atividades e novas funes para aprimorar os conhecimentos sobre a planilha eletrnica. Digitando Nmeros Ao digitar um nmero no Excel ele assume o formato geral e os nmeros so alinhados direita. Para digitar nmeros negativos, digite o sinal de menos antes do nmero e os nmeros no formato moeda clicem no cone situado na barra de ferramentas ou com o boto direito do mouse sobre o nmero selecione a opo Formatar clulas. Os Nmeros com frao deve-se digitar o zero, barra de espao, e depois a frao. Para casas decimais use a vrgula e o ponto para milhar, como por exemplo 2000,30. Digitando Data e Hora Digitar Digitar Digitar Digitar Digitar Digitar a data separada por barra (/) ou hfen (-); a hora usando o sinal de (:); CTRL + ; a entrada a data do micro; CTRL + SHIFT + : a entrada a hora do micro; =HOJE() insere a data automtica; =AGORA() insere a data e a hora.

Operadores Relacionais SINAL FUNO > MAIOR QUE < MENOR QUE <> DIFERENTE QUE >= MAIOR E IGUAL A <= MENOR E IGUAL A = IGUAL A Frmula do Mximo Mostra o valor mximo de uma faixa de clulas. Exemplo: Suponhamos que se desejasse saber qual a maior idade de crianas em uma tabela de dados. Veja a frmula no exemplo abaixo: A 1 IDADE 2 15 3 16 4 25 5 30 6 MAIOR IDADE: 7 Frmula do Mnimo B C

=MXIMO(A2:A5)

Mostra o valor mnimo de uma faixa de clulas. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual o menor peso de crianas em uma tabela de dados. Veja a frmula no exemplo abaixo: 1 2 3 4 5 6 Frmula da Mdia Calcula a mdia de uma faixa de valores. Exemplo: Suponhamos que desejasse saber qual a mdia de idade numa tabela de dados abaixo: A PESO 15 16 25 30 MDIA IDADE: B C A PESO 15 16 25 30 MENOR PESO: B C

=MNIMO(A2:A5)

1 2 3 4 5 6 Frmula Raiz

=MDIA(A2:A5)

A funo da raiz quadrada de um nmero assume esta forma: Exemplo: 1 A 4 B =RAIZ(A1) C

Frmula Exponencial A funo EXP calcula o valor da constante e elevado a potencia especificada pelo seu argumento. Exemplo: A B C 1 2 =EXP(A1) Frmula Potncia A funo da potncia eleva um nmero a potncia especificada e assume esta forma: Exemplo: A B C 1 4 =POTENCIA(A1;2) Frmula do Cont.Se

Agora voc possui uma planilha onde tem o nome dos alunos e as suas mdias. E voc desejasse agora saber quantos alunos tiraram mdias maior e igual a 9. Veja o exemplo: A ALUNO Joo Maria Mrcio Dborah B Mdias 7 10 6 8 =cont.se(b2:b5;>=9)

1 2 3 4 5

Frmula do Contar.Vazio Contar as clulas que esto vazias. Exemplo: voc gostaria de saber quantos alunos esto sem a mdia. A ALUNO Joo Maria Mrcio Dborah Marta Andrea B Mdias 10 8 10 =contar.vazio(b2:b7) Alterar o nome da planilha Clicar 2 vezes no nome da planilha, fazer a alterao do nome e teclar ENTER ou simplesmente com o boto direito do mouse sobre a planilha, clique em renomear. Inserir uma nova planilha No menu Inserir, escolher Planilha. Excluir planilha No menu Editar, escolher Excluir Planilha. Trabalhar com AutoSoma Selecionar um intervalo de clulas e clicar no cone AutoSoma linha ou coluna vazia logo aps o intervalo. , a soma ir aparecer na

1 2 3 4 5 6 7

COMO CONSTRUIR PIRMIDES ETRIAS NO EXCEL

Nesta tutorial exemplifico os passos a dar para se construir uma pirmide etria do tipo padro com base nos recursos proporcionados pelo programa EXCEL que acompanha o pacote denominado OFFICE. A. Passos iniciais para elaborao da pirmide. a.1 - Abrir o EXCEL e preencher as trs primeiras colunas, respectivamente, com os dados concernentes s faixas etrias, ao nmero de homens e ao nmero de mulheres ou buscar os dados no DATASUS e salvar como csv e abrir no excel. a.2 Calcule nas colunas ao lado os porcentuais dos homens e das mulheres. Note que tais porcentuais so calculados sobre a populao total. Ao calcular o porcentual dos homens deve-se multiplicar por (-1) Exemplo: A 1 Faixa etria 2 0-14 3 15-49 4 50 e + 5 Total

B Homens 50.000 150.000 40.000 240.000

C Mulheres 30.000 110.000 20.000 160.000

D Total

E Faixa etria 80.000 0-14 260.000 15-49 60.000 50 e + 400.000

F Homens =(B2/$D$5)*-1 =(B3/$D$5)*-1 =(B4/$D$5)*-1

G Mulheres =C2/$D$5 =C3/$D$5 =C4/$D$5

a.3 Selecione as clulas E1 a G4 em seguida clicar na barra principal de comandos em Inserir e escolher Grfico ou clicar em Assistente de grfico. Na aba Tipos padro, item Tipo de grfico escolher Barras; no item subtipo de grfico escolher a primeira figura (situada na parte superior esquerda). Clicar no boto Avanar at a terceira etapa do Assistente de grfico, na quarta etapa posicionar grfico selecione Como nova planilha em seguida clique em concluir a.4 - Clicar no eixo vertical do grfico apresentado na tela (trata-se do eixo que separa homens de mulheres) com o boto direito do mouse e escolher Formatar eixo. Na aba padres no item Tipo de marca de escala principal, selecionar a opo Nenhuma; no item Rtulos de marcas de escala selecionar a opo Inferior. Por fim clicar no boto OK. a.5 - Para reduzir a distncia entre as barras preciso, Clicar com o boto direito do mouse, uma s vez, sobre uma das barras ( indiferente o sexo escolhido). Depois clicar com o boto direito do mouse e escolher formatar srie de dados, na aba opes coloque o valor 100 no item Sobreposio, o valor 0 (zero) no item Espaamento e clique no boto OK. a.6 Para se despoluir o grfico clique com o boto direito do mouse sobre a cor de fundo do grfico e escolher limpar, agora clique em cima das linhas de grade com o boto direito do mouse e clique em formatar linhas de grade e na aba padres escolha o estilo de linha tracejada; na opo de Espessura, escolher a mais fina delas; clicar no boto OK.

a.7 Para formatar a legenda, clicar na legenda com o boto direito e escolher formatar legenda, na aba posicionamento escolher inferior ou limpar a legenda e inserir caixa de texto em cima do grfico e escrever Homem e Mulher, correspondente a figura do grfico. a.7 Resta agora eliminar os sinais de negativo que aparece nos valores porcentuais dos homens: clicar no eixo dos valores com o boto direito do mouse escolher formatar eixo na aba nmero escolher a opo personalizado na linha Tipo escrever (0,0%;0,0%), em seguida clicar no boto OK. Obs.: No eixo dos valores na aba escala os valores Maximo e Mnimo tem que estar com valores iguais sendo um positivo e outro negativo. Temos ento nosso grfico de pirmide etria no Excel.

0-14 12,5 7,5 15-49 37,5 27,5 50 e + 10,0 5,0

11.7. Identificando o valor mximo e mnimo em um grfico de linha Voc alguma vez olhou um grfico de linhas sem conseguir identificar onde os pontos mximo e mnimo se encontram? Este um problema comum com grficos de linhas, pois, visualmente, realmente complexo encontrar tais valores. O grfico abaixo mostra como identific-los no grfico atravs de sries adicionais:

Figura 11-10 Identificando o valor Mximo e mnimo Para obter este grfico, siga os passos abaixo: Na clula C2 coloque a frmula =SE(B2=MXIMO($B$2:$B$13);B2;NO.DISP()) e arraste para baixo at a clula C13; Na clula D2 coloque a frmula =SE(B2=MNIMO($B$2:$B$13);B2;NO.DISP()) e arraste para baixo at a clula D13; Crie o grfico com trs sries de dados (Valor, Mximo e Mnimo); Adicione o rtulo de dados para as sries Mximo e Mnimo; Modifique o estilo e tamanho do marcador das sries Mximo e Mnimo. No exemplo acima, utilizo o estilo oval com um marcador com 15 pontos.

12.1. Grficos dinmicos : especificando dinamicamente grupos de dados para plotagem Grficos dinmicos utilizam frmulas dinmicas para produzirem efeitos no grfico. Observe a figura a seguir:

Figura 12-1 Plotagem condicional de sries

Na imagem da esquerda apenas os anos de 2000 e 2001 foram plotados. J no grfico da direita, os anos de 2000 a 2003 foram plotados. Para controlar quais anos so plotados, eu utilizo uma barra de rolagem a qual gera o intervalo que vai de 2000 a 2003 em uma clula. Para iniciar, criaremos uma barra de rolagem. Para tanto, o leitor precisa ativar a barra de ferramentas de formulrios (v at Exibir Barras de Ferramentas Formulrios). Adicione uma barra de rolagem e modifique os parmetros da barra conforme mostra a figura:

Figura 12-2 Determinando valores da barra de rolagem

Com a barra de rolagem vem a parte mais demorada: adicionar os nomes que comporo o grfico.

Os seguintes dados encontram-se na planilha:

Figura 12-3 Sries de dados

Abra a caixa de definio de nomes onde o leitor dever inserir os seguintes nomes conforme frmulas dadas (no necessrio criar nesta ordem):

Nome Frmula NOME ano2000 ano2001

FRMULA =Plan1!$B$2:$B$13 =Plan1!$C$2:$C$13

ano2002 =Plan1!$D$2:$D$13 ano2003 =Plan1!$E$2:$E$13 Srie2000 =SE(Plan1!$B$15>=2000;ano2000;vazio) Srie2001 =SE(Plan1!$B$15>=2001;ano2001;vazio) Srie2002 =SE(Plan1!$B$15>=2002;ano2002;vazio) Srie2003 =SE(Plan1!$B$15>=2003;ano2003;vazio) Vazio =Plan1!$F$2:$F$13

Finalmente, crie um grfico contendo quatro sries de dados (2000 a 2003). Cada srie dever conter a referncia ao nome que a compe conforme mostra a figura:

Figura 12-4 Determinando srie de dados que devem ser plotadas No caso da srie para o ano 2000, a frmula no campo Valores dada por: =Tpico12.1.xls!Srie2000. Para a srie 2001 a frmula ser =Tpico12.1.xls!Srie2001 e assim sucessivamente.

12.2. Grficos dinmicos : especificando intervalo a ser plotado Este exemplo introduz um bom nvel de complexidade em termos de frmulas para a criao do grfico. O objetivo criar um grfico onde um intervalo inicial e final pode ser determinado pelo usurio. Este grfico bastante til quando temos muitos dados para plotar e queremos analisar apenas um intervalo especfico. Neste exemplo, utilizo dados de um investimento (cota) durante um perodo de 2005. O uso pesado de frmulas no explicado, pois assumo que o leitor compreende como tais funes so utilizadas. Caso o leitor no saiba ou no compreenda as frmulas o curso indicado anteriormente uma tima opo.

A figura abaixo mostra a definio do problema:

Figura 12-5 Determinando intervalo a ser plotado

As colunas A e B possuem os intervalos de dados (rtulos para o eixo X (datas) e valores da cota). As clulas E1 e E2 possuem validaes de dados que mostram as datas disponveis para escolha. A validao em E2 dependente do que escolhido em E1. Mais uma vez temos um uso pesado de nomes e frmulas:

Nome Frmula NOME linhaInicial linhaFinal

FRMULA

=CORRESP(Plan1!$E$1;Plan1!$A$1:$A$152;0) =CORRESP(Plan1!$E$2;Plan1!$A$1:$A$152;0) dataFinal =DESLOC(INDIRETO(ENDEREO(CORRESP(Plan1!$E$1;Plan1!$A$1: $A$152;0);1)); 0;0;CONT.VALORES(Plan1!$A:$A);1) Rtulos =DESLOC(Plan1!$A$2;linhaInicial-2;0;linhaFinal-linhaInicial+1;1) Dados =DESLOC(Plan1!$B$2;linhaInicial-2;0;linhaFinal- linhaInicial;1) A linhaInicial determina onde o nome Dados inicia e a linhaFinal determina onde ele termina. A data final (o nome dataFinal) determinada pela data inicial contida na clula E1. Os rtulos do eixo X so determinados pela diferena (altura) da linha final e linha inicial, bem como os dados.

Para construir o grfico, proceda da seguinte forma: Crie uma validao de dados em E1 utilizando uma lista cuja frmula ser =$A$2:$A$152; Crie uma validao de dados em E2 utilizando uma lista cuja frmula ser =dataFinal; Crie um grfico (sem selecionar intervalo algum) e insira as informaes conforme mostra a figura abaixo:

Figura 12-6 Determinando as frmulas para os valores e rtulos do grfico

importante observar que o valor validado em E2 no atualizado automaticamente aps a mudana em E1. Para que os valores sejam visualizados (atualizados) preciso clicar em E2 e selecionar uma nova data. Isso pode ser corrigido atravs de uma macro, por exemplo. Finalmente, o grfico trabalha em cima do pressuposto de que o intervalo de dados (retornado pela frmula acima) vlido. Caso o usurio escolha um intervalo invlido (E1 >= E2); ento, uma mensagem de erro mostrada, pois a frmula para o intervalo de dados retornar uma referncia invlida:

Figura 12-7 Erro ocorre quando o intervalo escolhido invlido