UNIVERSIDAD ESTATAL A DISTANCIA CURSO: INTRODUCCIN AL CONTROL INTERNO

TAREA: ELABORACIN DE CASO

SARITA Y PIERRE: ESTUDIANDO EN EL EXTRANJERO

Grupo: Jennory Benavides Elizondo Viviana Berrocal Carvajal Fabiola Cantero Acosta Jos Pablo Castillo Valverde Francisco Durn Montoya

Julio, 2012

SARITA Y PIERRE: ESTUDIANDO EN EL EXTRANJERO Sarita es una estudiante costarricense que va de intercambio cultural a Espaa. Dentro de las actividades que le planean, conoce a Pierre, un apuesto francs, que queda absolutamente prendado de los encantos de la tica, a tal punto, que le pide su mano en matrimonio. Sarita, a quien el Amor no le cierra los ojos a sus aspiraciones, condiciona su aceptacin a la posibilidad de continuar estudiando. Ella ya conoce que la Universidad de Oportunidades Internacionales le permite, por su metodologa a distancia, aspirar a mayores logros acadmicos. Pierre, como el perfecto compaero, le indica que incluso l estara feliz de ingresar en esa aventura con ella. Con esa promesa firme, Sarita regresa a Costa Rica por unos das y va a la Universidad, con el fin de encontrar informacin sobre los procesos para ambos y concretarlos. Coincidentemente, se est en perodo de matrcula, lo cual favorece los intereses de Sarita. Luego de una enorme fila que le dijeron que tena que hacer, Sarita se encuentra con que no es el lugar de informacin que busca, pues era la de registro en los cursos, previo pago. Adems, no ha realizado ingreso a Carrera y las asignaturas que requiere tienen que tener autorizacin de un Encargado de Carrera de la Sede Central, pues ella se fue de paseo a la costa, lo que hizo previo contacto telefnico al 800-ESTUDIANTE, donde le sealaron que los procesos se ejercan en cualquier sede del pas. Regresa a Sede Central y le indican que el Encargado no viene hace dos das y que se cree que est incapacitado o de vacaciones, pero no hay certeza porque no se ha presentado boleta. Que siendo la persona que administra la Ctedra, ningn sustituto, de haberlo, puede ayudarla pero que hay un Programa de Atencin a Extranjeros al que debe ir. Cuando Sarita acude, le dicen que no la pueden atender porque estn en matrcula, que debe regresar la otra semana. Que de todas maneras, debi de informarse por Internet y adelantar algunos trmites y formularios, a lo que Sarita indica que la pgina nunca carg. Pregunt si poda llenarlos ah, pues dispone de equipo de cmputo porttil, y le dicen que no hay sistema (est degradado por la matrcula) y que la contrasea slo la maneja George, el informtico que anda almorzando, y debe aguardar. Cuando George regresa, se encarga de la guapa Sarita, previa explicacin de sta de su matrimonio en Espaa con Pierre la semana siguiente y la urgencia de completar todo. El funcionario, algo contrariado, se apiada de la situacin y le dice que espere un rato, pues debe atender unos pendientes del Jefe, que se fue de vacaciones en esa semana. Cinco minutos antes del fin de la jornada laboral, George vuelve con Sarita y revisa los documentos. Le indica que no puede ayudarle con los formularios porque no le da tiempo, que tiene que volver maana y que, adems, los documentos de Pierre no los entiende porque no habla francs.

SOLUCIN AL CASO

Para la solucin del caso hay varias acciones que se pueden realizar:

ATENCIN AL ESTUDIANTE: La institucin debe contar con la informacin clara, en cuanto a los requerimientos de ingreso a cada una de sus carreras, en el sitio web de la misma. Esa informacin debera estar actualizada mucho tiempo antes del proceso de matrcula. El Programa de Atencin al Estudiante debe contar con personal que est disponible durante el perodo de matrcula y poder atender a los alumnos que requieran de este servicio. En el caso especfico, primero hay que averiguar si la estudiante tena que hacer un proceso anterior a la semana de matrcula. Si es afirmativa la respuesta, lamentablemente Sarita tendra que esperar en sus anhelos de estudiar en el extranjero. De lo contrario, se le invitara a continuar con el proceso. Para ello, ella debera encontrar a un profesional que le diera la informacin concreta y no perder su tiempo buscando informacin para que, al final, le comuniquen que no era posible hacer matrcula si antes no tena el visto bueno del Encargado de Carrera. 800-ESTUDIANTE es una lnea para consultas indiscriminadas, sea generales o especficas de las carreras. Podran los estudiantes confiar en que encontrarn informacin oportuna y pertinente? Pareciera ser necesaria una reconfiguracin del tipo de asistencia que se brinda. Sera importante que la institucin ponga a servicio de los estudiantes en las Sedes Regionales (Centros Universitarios) y en la Sede Central equipos de cmputo que puedan utilizar para realizar los trmites que requieren.

MATRCULA: Todas las personas que brinden informacin ya sea en el perodo de matrcula o en perodos ordinarios debe contar con informacin fidedigna acerca de los requerimientos de ingreso no solamente a la universidad, sino tambin a cada una de las carreras. Durante el perodo de matrcula los Encargados de las Carreras deben estar disponibles en la Sede Central, o en su defecto autorizar a una persona para que pueda realizar los trmites de ingreso durante el mismo.

El jefe inmediato debe analizar mejor cundo le da permiso para que tome vacaciones, ya que en la semana de matrcula, es indispensable que el funcionario est en su puesto, para la atencin de consultas como la que hace Sarita, especialmente si tiene que autorizar que pueda o no matricular.

En las diversas sedes los encargados de la matrcula pueden recibir los documentos de ingreso y dar fe de su validez para que, enviando un correo, se remita la informacin del estudiante para que el Encargado de la Carrera o la persona autorizada pueda ingresar al estudiante al sistema de informacin para que pueda realizar la matrcula.

TECNOLOGA: En el sitio web de la institucin se debe contar con informacin acerca del proceso de inscripcin para extranjeros. El departamento encargado de la infraestructura tecnolgica, debe tomar las previsiones antes del perodo de matrcula para que en perodo de matrcula los otros sistemas funcionen adecuadamente. Esto incluye una atencin contina de un tcnico especializado, para evitar atrasos en la informacin que reciban los usuarios. En caso de que los sistemas informticos fallen, se debe contar con un sistema manual que le permita realizar los trmites que se requieran sin perjudicar el servicio que se brinda a los estudiantes. En el caso de las claves de acceso, si bien es cierto es informacin que se debe manejar con protocolos de seguridad, stas deben ser conocidas por lo menos una de las personas encargadas de la matrcula, adems del especialista en informtica.

Se debe coordinar que en todo momento durante la matrcula que al menos haya una persona que conozca las claves de acceso a los sistemas informticos.

REFLEXIONES FINALES: De conformidad con el ejercicio que hicimos, y con la finalidad de hacer un aporte ms que en el futuro permita mayor reflexin sobre este tema, es nuestro criterio que quedan una serie de preguntas alrededor del caso que sera

importante analizar, a la luz de los estatutos y normas que estn establecidos sobre carreras que se ofrecen a nivel internacional: Cmo hacen los estudiantes que estn en el extranjero y que quieren matricular carreras que ofrecen a nivel internacional? Qu aspectos se contemplan para ofrecer una carrera a nivel internacional para que la misma tenga xito? Cuntos usuarios en diferentes pases, quisieron hacer matrcula y lamentablemente una plataforma tecnolgica se los impidi?

Qu tan preparada est la universidad para extender sus ofertas acadmicas a nivel internacional, si carece de procedimientos que agilicen procesos como los de matrcula?

Definitivamente, el caso de Sarita nos hace reflexionar, sobre lo preparada que debe estar una universidad, que desea ofrecer un servicio de calidad, tanto a nivel nacional, como internacional.