REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO SANTIAGO MARIO EXTENSIN MATURN

Profesora: Merlyn Villafranca

Autores: Wilfredo Orta C.I.: 20.404.099

Maturn, Julio 2013

NDICE

p.p.

INTRODUCCIN ............................................................................................ 1 HOJA DE TRABAJO. ...................................................................................... 2 Estructura. ................................................................................................... 2 Objetivo. ...................................................................................................... 3 Balanza de comprobacin. .......................................................................... 5 Ajustes. ....................................................................................................... 6 Tipos de ajuste ........................................................................................ 7 Justificacin de los asientos de cierre. .................................................... 8 Fuentes de informacin para contabilizar los asientos de cierre ............. 9 Clasificacin de las hojas de Trabajo ........................................................ 10 CONCLUSIN .............................................................................................. 13 BIBLIOGRAFA ............................................................................................. 14

ii

INTRODUCCIN Se dar a conocer la hoja de trabajo, y como est conformado, es importante saber esto porque es lo que utiliza el contador para reducir toda la informacin contable de las ocupaciones hechas por la empresa durante un periodo definido. Se empleara un dibujo donde expresa la estructura de la hoja de trabajo, y tambin se explicara lo que se ubica en cada columna del dibujo anteriormente nombrado. La importancia de la hoja de trabajo es su correcta elaboracin que indicara un adecuado registro adems de la veracidad que presente en los estados financieros elaborados, las partes que conforman la hoja de trabajo son el encabezado y el cuerpo y tomando en cuenta que un balance general es un documento contable que presenta la situacin financiera de un negocio a una fecha determinada y se presenta en forma de reporte y de cuenta sus partes son encabezado cuerpo y firmas.

HOJA DE TRABAJO. La hoja de trabajo es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador, que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos, de las cuentas en las cuales se haya obtenido algn error, a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos. Segn Granados, Latorre y Ramrez: Es un documento como su nombre lo dice, donde organizamos la informacin contable extractada de los saldos semifinales del conjunto de cuentas nominales y reales(p.209) Estructura. La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura:

Encabezamiento: formado por el nombre o razn social de la organizacin, el nombre del documento y la fecha del perodo en el cual se realiza.

A su vez consta de dichas columnas:

Nmero de orden de las cuentas. Nombre de las cuentas con su cdigo. Balanza de comprobacin con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes.

Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos.

Se obtienen los saldos ajustados. Estado de prdidas y ganancias. Balance general.

Objetivo. La hoja de trabajo se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias en el momento ms oportuno, llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la informacin para presentar los estados financieros, los cuales son importantes por la informacin que en ellos se maneja y que logran revelar el comportamiento de una organizacin.

Preparacin Como sabemos la hoja de trabajo un estado auxiliar muy importante debe de seguir ciertos pasos en su preparacin no se cometa errores al realizar el pase de estos datos a los principales estados financieros como lo son el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo y el estado de evolucin del patrimonio. Al referirnos a la metodologa para preparar y emitir una hoja de trabajo queremos establecer la secuencia de pasos a seguir y estos son:

1. Preparar en un papel de trabajo el diseo y conformacin de la hoja de trabajo.2. En la parte superior y central del diseo, incorporar el encabezamiento de dicho estado incluyendo lo siguiente:

* Razn social (nombre de la empresa) * Titulo del estado (hoja de trabajo) * Fecha de preparacin. * Moneda de cuenta 3. En la columna No 1, registrar el nmero de pgina de la cuenta, reflejada en libros mayores. 4. En la columna No 2, registrar el cdigo que tienen las cuentas que hayan arrojado saldo en balance de comprobacin.

5. En la columna No 3, registrar ttulos de las cuentas que hayan arrojado saldos en el balance de comprobacin. 6. En la columna No 4, transcribir los saldos deudores de las cuentas que posean tal informacin en el balance de comprobacin. 7. En la columna No 5, transcribir los saldos acreedores de las cuentas que posean tal informacin en el balance de comprobacin. 8. Determinar sumas en las columnas 4 y 5, mismas que debern igualar con los saldos del balance de comprobacin. 9. Clasificar los saldos de las cuentas que figuren, de acuerdo a la nomenclatura y plan de cuentas establecidos en la empresa. 10. Determinar sumas en las columnas de gastos (6) e ingresos (7), con la finalidad de determinar el resultado obtenido. Si los ingresos son mayores a los gastos existir una Utilidad econmica. Si los gastos son mayores que los ingresos existir una prdida econmica. 11. Cuantificando el resultado tenemos: * En caso de utilidad se incorpora en la columna de gastos, para de esa manera igualar a los ingresos y seguidamente trasladar a la columna (9) pasivo y patrimonio.* En caso de prdida, dicho resultado, se deber cerrar entre parntesis y tambin transferido a la columna (9) y en vez de sumar se restara, puesto que los resultados (utilidad o perdida) necesariamente inciden en el patrimonio y tienen que exponerse formando parte de este. 12. A continuacin se obtendrn las sumas de las columnas (8 y 9) debiendo igualar automticamente. 13. Una vez concluida la preparacin, en la parte inferior izquierda firmara el auditor y en la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus respectivos sellos.

Balanza de comprobacin. Es un documento contable en el cual se enumeran las cuentas de mayor general que se elaboran al cierre del perodo mensual o anual, que contiene los movimientos y saldos deudor y acreedor de las operaciones econmicas que afectan o modifican la informacin financiera de la entidad.

Balanza de comprobacin, en ella se observan las sumas correctas de los saldos deudor y acreedor. El objetivo de la balanza de comprobacin tiene como finalidad comprobar que el registro que se ha realizado de las operaciones y la afectacin contable de las transacciones econmicas realizadas por una entidad econmica en un cierto tiempo, ha cumplido con la partida doble; y las sumas coinciden con las columnas del cargo y del abono.

Ajustes. Son los asientos contables formulados para modificar el saldo deudor o acreedor que tengan para reflejar su verdadera naturaleza de deudor a acreedor y viceversa de dos o ms cuentas que, por alguna circunstancia, no reflejan el saldo real en un momento determinado. Los ajustes tienen por objeto corregir todas aquellas situaciones o dar cumplimiento a reglas de valuacin de los diversos conceptos que integran los estados financieros, algunos ejemplos de estas situaciones son, dar de baja en libros cualquier partida, considerar algunas depreciaciones y amortizaciones que se hayan quedado fuera y que no revelen el valor real de las cuentas de activos fijos. Los ajustes de contabilidad tienen que ver con los errores u omisiones cometidos voluntaria o involuntariamente en los registros de contabilidad. Son mltiples las razones como se ver en cada cuenta, por las cuales se cometen errores u omisiones, la principal causa es la falta de soporte y su conocimiento oportuno, para ello se hacen algunos anlisis de verificacin con proveedores, clientes y trabajos especiales sobre todo tipo de propiedad, tales como clculo de las depreciaciones, estudio de cartera, y circularizacin a clientes, etc. El objetivo primordial de los ajustes de contabilidad es darle razonabilidad a los estados financieros, porque si se emiten faltndoles el reconocimiento de algn ingreso o subestimado el costos o gastos, no reflejarn la situacin real de la empresa y los directivos y administrativos tendrn una falsa imagen del estado actual financiero y las decisiones que tomen no van hacer las ms acertadas.

Los ajustes a las operaciones, consisten en tomar cada cuenta y analizarla desde el punto de vista contable, legal y tributario para validar la informacin con los principios contables y dejarla por su valor real.

Tipos de ajuste Por pagos y cobros anticipados El pago por pagos anticipados representa un beneficio futuro, que se obtendr por el paso del tiempo, por el uso o consumo de los bienes o servicios por los que se haya pagado. Por acumulacin de activo y pasivo Producto de las operaciones realizadas, y cumpliendo con el principio de periodo contable, deben de registrarse todos aquellos derechos a cobrar algo (activo), para as reconocer contablemente los derechos de cobro, se deben de registrar en el momento en que se tenga nocin del derecho. Por estimacin para cuentas de cobro dudoso Son aquellas estimaciones que realiza una empresa de acuerdo a su experiencia y que el pago al que tiene derecho, no es factible ya que puede no recuperarlo. Por depreciaciones y amortizaciones Este ajuste corresponde a la recuperacin del costo de un activo fijo tangible que, a travs del tiempo y del uso, reduce su vida til y su valor comercial. Esta recuperacin se logra cargando a la cuenta correspondiente de activo fijo y abonando a la cuenta complementaria de activo, depreciacin acumulada.

Para la amortizacin es similar slo que en este caso se aplican a cargos diferidos en vez de activos intangibles, se abona a la cuenta complementaria de activo, amortizacin acumulada. En la depreciacin y amortizacin no se recupera el dinero invertido por dichos activos, solo se reconoce el costo de los mismos con su precio. Justificacin de los asientos de cierre. Las cuentas de ingresos y de gastos se cancelan y se cierran al finalizar cada periodo contable, transfiriendo sus saldos a una cuenta puente de resumen titulado "ganancias y prdidas", en donde se resumen los saldos. Las cantidades de la cuenta de ganancias y prdidas, que reflejan la utilidad o prdida neta del periodo, son transferidas a la cuenta de capital del propietario. Estas operaciones son necesarias porque: a. Los ingresos realmente aumentan el capital contable, en tanto los gastos lo disminuyen.

b. A travs del perodo contable estos aumentos y disminuciones se acumulan en cuentas de ingresos y gastos, no dentro de la cuenta de capital del propietario. c. Los asientos de cierre al final de cada perodo contable transfieren el efecto neto de estos aumentos y disminuciones, de las cuentas de ingresos y gastos a la cuenta de capital del propietario.

Adems, los asientos de cierre permiten que las cuentas de ingresos y gastos empiecen cada uno de los nuevos periodos contables con saldos de cero. Esto tambin es necesario porque:

a. El estado de resultados refleja los ingresos y los gastos en que se incurri durante un periodo contable y se elabora con base en la informacin registrada en las cuentas de ingresos y gastos.

b. Estas cuentas deben comenzar cada nuevo periodo contable con saldo de cero, si se desea que los saldos de fin de periodo reflejen exactamente los ingresos y gastos de dicho perodo. Fuentes de informacin para contabilizar los asientos de cierre Despus de pasar los asientos de ajuste a las cuentas del libro mayor, se tendr disponible la informacin necesaria para correr los asientos de cierre directamente de las cuentas de ingresos y de gastos; sin embargo, la hoja de trabajo proporciona esta informacin de una manera ms apropiada. Por ejemplo, si se examina la hoja de trabajo del despacho jurdico de Fernndez, se puede observar que todas las cuentas cuyos saldos pasan a la columna debe del estado de resultados, tienen saldo acreedor en el libro mayor por lo tanto, deben abonarse para cerrarla. Ahora compare las cantidades de esta columna con el siento de cierre compuesto que aparece en la hoja de trabajo y observe cmo las cantidades de la columna y el nombre de sus cuentas constituyen una fuente de informacin para el asiento. Observe tambin que se utiliza el asiento, no es necesario sumar las cantidades individuales de abonos para determinar el total del cargo que se debe hacer, debido a que dicho cargo puede tomarse del total de la columna de la hoja de trabajo. Finalmente, observe que tambin las columnas de crdito ganancias y prdidas de la hoja de trabajo, constituye una fuente de informacin bastante apropiada para contabilizar el asiento que cancele y cierre la cuenta de ingresos.

Clasificacin de las hojas de Trabajo Hoja de trabajo -ajustes - la hoja de trabajo, llamada por algunos autores papel de trabajo, es una forma columnaria que se utiliza en contabilidad para organizar la informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de ganancias y prdidas, los asientos de cierre y el balance general. Hoja de trabajo -ajustes por inflacin - a esta seccin se trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflacin, de acuerdo con las normas vigentes Hoja de trabajo -balance ajustado - para diligenciar esta seccin se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances, as: Las cuentas que no tuvieron movimiento en la seccin del balance de comprobacin o en la seccin de ajustes, se trasladan directamente a la seccin de balance ajustado, a su respectiva columna segn sea dbito o crdito. Las cuentas que tuvieron movimiento en la seccin de balance de comprobacin y en la seccin de ajustes, se suman y se pasa un solo valor con saldo dbito o crdito al balance ajustado. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe, haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe - haber, debe + debe - haber, haber -debe, haber + haber - debe). Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales. Hoja de trabajo -balance ajustado por inflacin - en esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y

10

ajustes por inflacin, sumadas de igual forma que la seccin del balance ajustado. Hoja de trabajo -balance general - a esta seccin se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. As en el debe se registran las cuentas de activo, teniendo presente incluir el inventario final de mercancas y no registrar el inventario inicial; adems, la prdida del ejercicio cuando se presente; en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminucin del activo (depreciacin y provisin), pasivo y patrimonio, incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la seccin ganancias y prdidas. Al igual que las secciones anteriores, sta debe dar sumas iguales. Hoja de trabajo -columna cuentas y codificacin se registra

ordenadamente los nombres y el cdigo de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catlogo de cuentas y con los datos del libro mayor. Hoja de trabajo -ganancias y prdidas - a la seccin de ganancias y prdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales; esto es, al debe las cuentas con saldo dbito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crdito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas. En el sistema de inventario permanente, el valor de la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobacin es el inventario final de mercancas por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo, y no hace falta determinar su valor real por medio de inventarios inicial ni final en la columna ganancias y prdidas, como en el caso del sistema de inventario peridico. Otra diferencia que se presenta en la seccin ganancias y prdidas de la hoja de trabajo, entre los dos sistemas de inventarios, es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente; por ser cuenta nominal, del balance ajustado,

11

se traslada su saldo a la seccin ganancias y prdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la seccin ganancias y prdidas, por cualquiera de los dos sistemas, se suman los dbitos y los crditos. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos), se ha obtenido una ganancia; de lo contrario se ha incurrido en una prdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales.

12

CONCLUSIN La hoja de trabajo se elabora con la finalidad de verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias en el momento ms oportuno, llevar a cabo los ajustes correspondientes y ordenar la informacin para presentar los estados financieros, los cuales son importantes por la informacin que en ellos se maneja y que logran revelar el comportamiento de una organizacin o perfil de texto. La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparacin de los informes financieros al cierre del perodo fiscal. Los datos en las columnas Estado de Situacin de la hoja de trabajo se usan para preparar un estado de situacin nuevo. Este nuevo estado de situacin muestra el activo, el pasivo y el capital existente al cierre del perodo fiscal para el cual se prepar este informe. Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurri durante el perodo. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos, la diferencia se llama Ingreso Neto. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos, la diferencia se llama Prdida Neta. El informe que muestra los ingresos, los gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos.

13

BIBLIOGRAFA VILA M, Juan J., Introduccin a la Contabilidad. Editorial: Umbral. Edicin actualizada 2007, Mxico. DOMINGUEZ O., Jaime. Reexpresin de Estado Financiero. 3 Reviews Ediciones Fiscales ISEF, 2004 GRANADOS I., LATORRE L., y RAMIREZ E. CONTABILIDAD GERENCIAL, Fundamentos, principios e introduccin a la contabilidad. Universidad Nacional de Colombia. PELLEGRINO, Francisco A. Introduccin a la Contabilidad General. Universidad Catlica Andrs Bello, Instituto Universitario Tecnolgico Amrico Vespucio, Caracas -2001 VZQUEZ, R., y BONGIANINO, C. Principios de Teora Contable, 1era Edc. Buenos Aires. (2008), Editorial: Viamonte.

Referencias Electrnicas http://www.monografias.com/trabajos89/balance-general-el/balance-generalel.shtml http://www.monografias.com/trabajos5/estafinan/estafinan.shtml http://www.gerencie.com/analisis-de-estados-financieros.html http://www.monografias.com/trabajos96/hoja-trabajo/hoja-trabajo.shtml

14