Auditora de Gestin al Proceso de Produccin de Agropin S.A.

Anillado 2.- De la auditora y el informe

Institucin y Carrera:
Universidad Laica Eloy Alfaro de Manab Facultad de Contabilidad y Auditoria

Materia y Profesora:
Auditora de Gestin Ing. Maritza Vsquez

Integrantes y Curso:
MenendezArcentales Carlos - Montez Pita Karen - Palma Benavides Richard X Nivel B

Contenido 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. La explicacin de la empresa La explicacin del tipo de auditora y la necesidad Plan de auditora o de trabajo FODA estratgico La evaluacin de los controles internos con la respectiva calificacin de riesgo Evaluacin de procesos (IN SITU) diagramas. Narrativas Re verificacin de hallazgos Informe

La empresa

AGROPION S.A.
1. Descripcin de la empresa
Agropin S.A., constituida el 08 de Octubre de 2008, se encuentra ubicada en la ciudad de Montecristi, es una empresa mediana cuya actividad es la produccin de materia prima e insumos para abastecer a la Fabril. Su plaza de trabajo es en la ciudad de Montecristi, pero eso no constituye una barrera para laborar fuera de la ciudad; pues tienen 3 haciendas ubicadas en Manantiales, Los Bajos, Montecristi; otra en la va Manta Portoviejo a la altura del km 13; y, una tercer hacienda en el Guayas. Sus principales clientes son las empresas: La Fabril S.A. y PRONACA S.A. Sus proveedores son: SOLAGRO S.A., PROFICOL S.A., AGRIPAC S.A., SEGURILLANTA S.A., IIASA S.A., entre otros.

2. Misin
Agropin S.A. es la empresa que cultiva, produce y abastece de materia prima manteniendo la calidad en la produccin y satisfaciendo plenamente las exigencias del principal cliente: la compaa LA FABRIL S.A

3. Visin
Agropion S.A., es la empresa smbolo de la nueva industria ecuatoriana, pujante y solvente reconocida a nivel nacional e internacional por el enlace fundado de la compaa de LA FABRIL por sus innovadoras ideas de productos de calidad y productividad.

4. Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas

N
1

FORTALEZA

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES
Software contable sin capacitacin en el personal actual

AMENAZA

El software es flexible en Anlisis de nuevos la creacin de tablas y proyectos de sembro con dinmico en exportar otras Compaas Agrcolas datos Personal Calificado

No alcance de las expectativa de los cultivos sembrados en las temporadas El no seguimiento de los Facilidad del compras, por Los bodeguero son insumos, repuestos el respaldo de la compaa operativo mas no quedando a fuera del La Fabril S.A. administrativo costo de produccin Falta de reportes Falta de personal en las oportuno en la hacienda (administrativo) presentacin de avances en sembro

FODA Estratgico
MATRIZ

F1.O1.

O A

Facilidades de presupuestos con nuevos proyectos Seguimiento a las Ordenes de Compras creadas en el sistema y enviada al proveedor (documentar el procedimiento) Crear programa presupuestario optimizando recursos

D1.O1

Integrar un programa de capacitacin al personal del software de la compaa para optimizar recursos
Programar capacitacin para los bodegueros en la utilizacin de recursos administrativo (computacin) Reestructurar el personal de las hacienda para que la informacin tenga fluidez

F1.O2.

D2.O1

F2.O1.

D3.O1

F1.A1.

F2.A2.

Dar seguimiento al proceso de cultivo (contable y Operativo) para tener alternativa de solucin en tiempo oportuno Realizar inventario en las bodega y analizar los reportes de salida de insumos y repuestos a los cultivos

D1.A1.

D2.A2.

F2.A3.

Reclutamiento de personal en el rea administrativa de las hacienda.

D3.A3.

Dar seguimiento al proceso de cultivo (contable y Operativo) para tener alternativa de solucin en tiempo oportuno Documentar todas las salidas en los egresos pre numerados de bodega para que sean procesados en la Oficina Matriz Analizar las funciones designadas en las haciendas, para determinar si es necesario el reclutamiento de personal o asignar ms funciones al personal actual.

5. Estructura orgnica
La estructura organizacional de Agropin S.A. se encuentra definida de la siguiente manera:

6. Objetivos
Los objetivos de Agropin S.A. son: Almacenar los insumos y la materia prima que van a ser requeridos para ser consumidos en la produccin. Adquirir bienes y servicios, materia prima, insumos y repuestos, que van a ser requeridos para el giro del negocio; realizando una buena gestin de compras para ahorrar costos, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos

Realizar productos de calidad al menos costo cumpliendo siempre con los objetivos de la empresa que es disponer de la mejor produccin para as garantizar la satisfaccin de sus clientes. Ofrecer una relacin calidad-precio ms ventajosa del mercado.

Tipo de auditora y su necesidad

La auditora de gestin es una tcnica relativamente nueva de asesoramiento que ayuda a analizar, diagnosticar y establecer recomendaciones a las empresas, con el fin de conseguir con xito una estrategia. Uno de los motivos principales por el cual una empresa puede decidir emprender una auditora de gestin es el cambio que se hace indispensable para reajustar la gestin o la organizacin de la misma. Entre los motivos que dan lugar a una auditora de gestin est la necesidad de controlar la gestin de la empresa en sus diferentes niveles. En este caso, se persigue el objetivo de establecer un control de eficacia, eficiencia y economa. De ah que tambin se denomine auditora 3E. La eficacia de una organizacin se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas de actuacin de la misma, es decir, comparando los resultados realmente obtenidos con los resultados previstos y, por tanto, existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados, independientemente de los recursos que hayan sido utilizados para ello, por tanto se trata de la comparacin de unos outputs con otros outputs. La eficiencia se mide por la relacin entre los bienes adquiridos o producidos o los servicios prestados por un lado (outputs) y los recursos utilizados por otro (inputs), es decir, se mide por la comparacin de unos inputs con unos outputs. La economa mide las condiciones en que una determinada empresa adquiere los recursos financieros, humanos y materiales. Para que una operacin sea econmica, la adquisicin de recursos debe hacerse en tiempo oportuno y a un coste lo ms bajo posible, en cantidad apropiada y en calidad aceptable.

Plan de auditora

AGROPION S.A. REPORTE DE PLANEACION

PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012 CLASE DE AUDITORIA EXAMEN ESPECIAL TIPO DE AUDITORIA GESTION ACTIVIDAD PROCESO DE PRODUCCION ALCANCE COMPRA, INVENTARIO Y PRODUCCION

OBJETO DE LA AUDITORIA

Determinar si el manejo de los procesos de las reas objeto del examen, se estn desarrollando razonablemente Evaluar el cumplimiento y debilidades del control interno Proponer mejoras a las deficiencias determinadas en la Auditora de Gestin Se realizar una auditoria de Gestin a las reas de Inventarios, Compras y Produccion de la empresa AGROPION S.A. comprendidos en el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012. PERIODO HORAS HOMBRE RESPONSABLE OBJETIVOS Obtener un conocimiento general de la empresa y enfoque de la auditoria Evaluar el control interno administrativo y medir el riesgo. Preparar los programas y cuestionarios necesarios. Evaluacin y determinacin de la razonabilidad del cumplimiento de procesos Informe: Hallazgos, comentarios, recomendaciones FECHA: 02/01/2013 N Pg. 1/2

ALCANCE DE LA AUDITORIA

FASE

1. PLANEACION PRELIMINAR

26/dic/2012 - 02/ene/2013

12

KM

2. PLANEACION ESPECIFICA

03/ene/2013 - 04/ene/2013

KM

3. EJECUCION

07/ene/2013 - 16/ene/2013

32

KM, RP, CM

4. ELABORACION DE INFORMES

17/ene/2013 - 18/ene/2013

KM, RP, CM

ELABORADO POR: Karen Montez JEFA DE EQUIPO

REVISADO POR: Richard Palma SUPERVISOR

AGROPION S.A. REPORTE DE PLANEACION

PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012 CLASE DE AUDITORIA EXAMEN ESPECIAL TIPO DE AUDITORIA GESTION ACTIVIDAD PROCESO DE PRODUCCION ALCANCE COMPRA, INVENTARIO Y PRODUCCION

1. ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO El estudio y evaluacion del control interno se realizar mediante cuestionarios a las personas que segn los resultados de la visita preliminar, son las involucradas en cada uno de las reas y/o procesos. 2. DETERMINACION DE LAS MUESTRAS: Las muestras se tomarn de acuerdo a la necesidad del auditor de sustentar su dictamen, determinando a su juicio la utilizacion de las mismas y siempre observando las NAGAS, tecnicas y procedimientos de auditoria.

3. RECURSOS HUMANOS JEFE DEL EQUIPO SUPERVISOR AUDITOR JUNIOR (1) (1) (1) Ing. Karen Montez Ing. Richard Palma Ing. Carlos Menendez

4. RECURSOS MATERIALES ASIGNADOS 3 laptop 3 cuadernos 3 juegos de esferos 3 resaltadores 1 resma de papel bond 1 impresora Carpetas y anillados $ 600 c/u $ 1,50 c/u $ 1,20 c/u $ 0,95 c/u $ 4,00 c/u $ 70,00 $ 1,25 c/u $ $ $ $ $ $ $ 1.800,00 4,50 3,60 2,85 4,00 70,00 6,25

OBSERVACIONES s/o ELABORADO POR: Karen Montez JEFA DE EQUIPO REVISADO POR: Richard Palma SUPERVISOR FECHA: 02/01/2013 N Pg. 2/2

FODA Estratgico

N
1

FORTALEZA

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZA
No alcance de las expectativa de los cultivos sembrados en las temporadas El no seguimiento de los insumos, repuestos quedando a fuera del costo de produccin Falta de reportes oportuno en la presentacin de avances en sembro

El software es flexible Anlisis de nuevos Software contable sin en la creacin de proyectos de sembro capacitacin en el tablas y dinmico en con otras personal actual exportar datos CompaasAgrcolas Facilidad del compras, por el respaldo de la compaa La Fabril S.A. Los bodeguero son operativo mas no administrativo

Personal Calificado

Falta de personal en las hacienda (administrativo)

MATRIZ

F
F1.O1. Facilidades de presupuestos con nuevos proyectos D1.O1 Seguimiento a las Ordenes de Compras creadas en el sistema y enviada al F1.O2. proveedor (documentar el procedimiento) Crear programa presupuestario F2.O1. optimizando recursos D2.O1 D3.O1

D
Integrar un programa de capacitacin al personal del software de la compaa para optimizar recursos
Programar capacitacin para los bodegueros en la utilizacin de recursos administrativo (computacin) Reestructurar el personal de las hacienda para que la informacin tenga fluidez

O A

Dar seguimiento al proceso de cultivo (contable y Operativo) para F1.A1. tener alternativa de solucin en tiempo oportuno Realizar inventario en las bodega y analizar los reportes de salida de F2.A2. insumos y repuestos a los cultivos Reclutamiento de personal en el rea administrativa de las hacienda.
F2.A3.

Dar seguimiento al proceso de cultivo (contable y Operativo) para D1.A1. tener alternativa de solucin en tiempo oportuno Documentar todas las salidas en los egresos pre numerados de bodega D2.A2. para que sean procesados en la Oficina Matriz Analizar las funciones designadas en las haciendas, para determinar si es D3.A3. necesario el reclutamiento de personal o asignar ms funciones al personal actual.

Evaluacin de los controles internos y su calificacin de riesgos

PE-CCI 1/7 AGROPION S.A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AREA DE INVENTARIOS (BODEGA)
PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

Nombre y cargo del personal entrevistado: Fecha de la entrevista: N

1 2 3 PREGUNTAS Cundo recibe los materiales de los proveedores; estos son entregadas junto con las guias de remision o facturas? Usted revisa lo fisico versus guia o factura y luego versus Orden de compra? Usted notifica a jefe de proceso y compras de los materiales recibidos? Se emite otros documentos aparte de lo recibidos por los proveedores?

Pedro Loor 03/01/2013

Bodeguero

SI X X X

RESPUESTAS PONDERACION NO N/A PT OBT 3 3 3 1 3

OBSERVACIONES No todos los proveedores entregan guias ni facturas

Existe documentos que respalden la salida de bodega? TOTAL PONDERACION ELABORADO POR: Ing. Karen Montez 5

X REALIZADO POR: Ing. Carlos Menendez

3 15

Por medio del administrador de hacienda ya que no manejo los sistemas informaticos Actas de los documentos recibidos (G/R o Factura) junto con los 2 materiales recibidos y con las novedades recibidas 1 Ingresos egreso prenumerados 1 8 FECHA 03/01/2013

PE-CCI 2/7 AGROPION S.A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AREA DE INVENTARIOS(BODEGA)

PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

Nombre y cargo del personal entrevistado: Fecha de la entrevista: N

1 2 3 4 5 PREGUNTAS Cundo recibe los materiales de los proveedores; estas son entregadas junto con las guias de remision o facturas? Usted revisa lo fisico versus guia o factura y luego versus Orden de compra? Usted notifica a jefe de proceso y compras de los materiales recibidos? Se emite otros documentos aparte de lo recibidos por los proveedores?

Ubaldo Alvares 03/01/2013

Bodeguero

SI X X X X X

RESPUESTAS PONDERACION NO N/A PT OBT 3 3 3 3 3 15 1 3

OBSERVACIONES No todos los proveedores entregan guias ni facturas

Existe documentos que respalden la salida de bodega? TOTAL PONDERACION ELABORADO POR: Ing. Karen Montez

Por medio del administrador de hacienda ya que no manejo los Actas de los documentos recibidos 2 (G/R o Factura) junto con los materiales recibidos y con las 1 1 8 FECHA 03/01/2013 Ingresos egreso prenumerados

REALIZADO POR: Ing. Carlos Menendez

PE-MR 1/5 AGROPION S.A. MEDICION DE RIESGO

Medicion del riesgo control a los bodegueros: Segn la evaluacion de control interno se obtuvo los siguientes parametros: A fin de determinar el nivel de confianza aplicamos la siguiente matriz, sabiendo que el resultado de la aplicacin del cuestionario ha sido del 53% por parte de los bodegueros (Manatiales-Condesa)

MATRIZ DE NIVEL DE CONFIANZA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO CONFIANZA ALTO Alto Medio Bajo MEDIO Alto Medio Bajo BAJO Alto Medio Bajo
22,23% 11,12% 0,01% 33,33% 22,22% 11,11% 55,56% 66,66% 44,45% 55,55% 33,34% 44,44%

BAJO

ALTO

88,89% 99,99% 77,78% 88,88% 66,67% 77,77%

MATRIZ DEL RIESGO DE AUDITORIA DEFINICION RESULTADOS Expectativas antes de considerar el control interno Existe una pribabilidad de alta existencia de debilidades de control RIESGO DE CONTROL 53% Disponibilidad del auditor para permitir que existan Disponibilidad: Medio-Medio errores importante ELABORADO POR: Ing. Richard Palma REALIZADO POR: Ing. Carlos Menendez FECHA 04/01/2013

PE-CCI 3/7 AGROPION S.A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AREA DE INVENTARIO

PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

PE-CCI 3/7

Nombre y cargo del personal entrevistado: Fecha de la entrevista: N

1 2 PREGUNTAS Existe control de acceso a bodega? Los inventarios son controlados atraves de kardex?

Richard Palma 03/01/2013

Control de Inventario

SI X X

RESPUESTAS PONDERACION NO N/A PT OBT 3 2 3

OBSERVACIONES

Extracontable para los cultivos; en 3 formato excel y los adquiridos por la compaa en el sistema 2 1 2 10 Cada seis meses No todos tienen la firma de autorizado cada mes FECHA 03/01/2013

Existe capacitaciones a los bodegueros de X cada hacienda? Usted valida los ingresos y egresos enviados 4 X por el personal de bodega? 5 Usted realiza un monitoreo a la bodegas? X TOTAL PONDERACION REALIZADO POR: ELABORADO POR: Ing. Karen Montez Ing. Carlos Menendez 3

3 3 3 15

PE-MR 2/5 AGROPION S.A. MEDICION DE RIESGO

Medicion del riesgo control en el control de inventario Segn la evaluacion de control interno se obtuvo los siguientes parametros: A fin de determinar el nivel de confianza aplicamos la siguiente matriz, sabiendo que el resultado de la aplicacin del cuestionario ha sido del 67% al responsable de control de inventario MATRIZ DE NIVEL DE CONFIANZA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO CONFIANZA ALTO Alto Medio Bajo MEDIO Alto Medio Bajo BAJO Alto Medio Bajo
22,23% 11,12% 0,01% 33,33% 22,22% 11,11% 55,56% 66,66% 44,45% 55,55% 33,34% 44,44%

BAJO

ALTO

88,89% 99,99% 77,78% 88,88% 66,67% 77,77%

MATRIZ DEL RIESGO DE AUDITORIA DEFINICION RESULTADOS Expectativas antes de considerar el control interno Existe una pribabilidad de alta existencia de debilidades de control RIESGO DE CONTROL 67% Disponibilidad del auditor para permitir que existan Disponibilidad: Alto - Bajo errores importante ELABORADO POR: Ing. Richard Palma REALIZADO POR: Ing. Carlos Menendez FECHA 04/01/2013

PE-CCI 4/7 AGROPION S.A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AREA DE COMPRAS

PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

Nombre y cargo del personal entrevistado: Fecha de la entrevista: N

1 2 PREGUNTAS Existe manual de procedimiento al proceso de compras? Se aplican cotizaciones antes de la compra?

Jairo Parrales 03/01/2013

Jefe de Proceso y compra

SI X X

RESPUESTAS PONDERACION NO N/A PT OBT 3 3 3 3

OBSERVACIONES

2 Minimo 3 cotizaciones por compra Se verifica y se pasa el codigo a 2 Richard para que este le envie a los bodegueros 3

Al efectuar las recepciones de los materiales 3 adquiridos estas se verifican en que bodega X va ser ubicada? Cuando se realiza OC en el sistema se ubica 4 un comentario para que fueron compradas y X que cultivo va a ser afectado? Gerencia le emite una Planificacion para las 5 proximas compras en cada uno de los cultivo X de las hacienda? TOTAL PONDERACION REALIZADO POR: ELABORADO POR: Ing. Karen Montez Ing. Carlos Menendez

3 15

10 FECHA 03/01/2013

PE-MR 3/5 AGROPION S.A. MEDICION DE RIESGO

Medicion del riesgo control a la gestin del Jefe de Proceso y Compra Segn la evaluacion de control interno se obtuvo los siguientes parametros: A fin de determinar el nivel de confianza aplicamos la siguiente matriz, sabiendo que el resultado de la aplicacin del cuestionario ha sido del 67% al responsable de proceso y compra MATRIZ DE NIVEL DE CONFIANZA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO CONFIANZA ALTO Alto Medio bajo MEDIO Alto Medio Bajo BAJO Alto Medio Bajo
22,23% 11,12% 0,01% 33,33% 22,22% 11,11% 55,56% 66,66% 44,45% 55,55% 33,34% 44,44%

BAJO

ALTO

88,89% 99,99% 77,78% 88,88% 66,67% 77,77%

MATRIZ DEL RIESGO DE AUDITORIA DEFINICION RESULTADOS Expectativas antes de considerar el control interno Existe una pribabilidad de alta existencia de debilidades de control RIESGO DE CONTROL 67% Disponibilidad del auditor para permitir que existan Disponibilidad: Alto - Bajo errores importante ELABORADO POR: Ing. Richard Palma REALIZADO POR: Ing. Carlos Menendez FECHA 04/01/2013

PE-CCI 5/7
AGROPION S.A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ASPECTO CONTABLE
PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

Nombre y cargo del personal entrevistado: Fecha de la entrevista: N

PREGUNTAS

Luis Mero Mero 03/01/2013

Contador General

SI

RESPUESTAS PONDERACION NO N/A PT OBT 3 2

OBSERVACIONES

Realiza ud. la verificacion de los datos 1 presentados en el Resumen la toma fsica de X inventarios emitidos por el responsable de control? En la presentacion de anexos de inventario 2 se pide sustento del porque de las diferencias X presentadas en el mismo? Se cierra el periodo para no tener 3 X afectaciones en el invetario? Existe una comunicacin por parte de la 4 Gerencia hacia usted de los cambios X estrategicos? Gerencia le notifica cuando existe cambios 5 X en el presupuesto? TOTAL PONDERACION REALIZADO POR: ELABORADO POR: Ing. Karen Montez Ing. Carlos Menendez

En ocasiones

3 3 3 3 15

2 2 1 1 8

En ocasiones Igual se hace movimientos autorizados por el contador No oportunamente No oportunamente FECHA 03/01/2013

PE-MR 4/5 AGROPION S.A. MEDICION DE RIESGO

Medicion del riesgo control Segn la evaluacion de control interno se obtuvo los siguientes parametros: A fin de determinar el nivel de confianza aplicamos la siguiente matriz, sabiendo que el resultado de la aplicacin del cuestionario ha sido del 53% al responsable del departamento contable (contador)

MATRIZ DE NIVEL DE CONFIANZA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO CONFIANZA ALTO Alto Medio bajo MEDIO Alto Medio Bajo BAJO Alto Medio Bajo
22,23% 11,12% 0,01% 33,33% 22,22% 11,11% 55,56% 66,66% 44,45% 55,55% 33,34% 44,44%

BAJO

ALTO

88,89% 99,99% 77,78% 88,88% 66,67% 77,77%

MATRIZ DEL RIESGO DE AUDITORIA DEFINICION RESULTADOS Expectativas antes de considerar el control interno Existe una pribabilidad de alta existencia de debilidades de control RIESGO DE CONTROL 53% Disponibilidad del auditor para permitir que existan Disponibilidad: Medio-Medio errores importante ELABORADO POR: Ing. Richard Palma REALIZADO POR: Ing. Carlos Menendez FECHA 04/01/2013

PE-CCI 6/7 AGROPION S.A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AREA DE ADMINISTRATIVA DE HACIENDA
PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

Nombre y cargo del personal entrevistado: Fecha de la entrevista: N

PREGUNTAS

Angel Chica 03/01/2013

Administrador de hacienda

SI

RESPUESTAS PONDERACION NO N/A PT OBT

OBSERVACIONES Gerencia o Accionista cambian de parecer a cada momento por tal motivo no tenemos una planificacion con presupuesto definidos No tiene personal administrativo en la hacienda

Los proyectos son llevados junto con los lineamiento del presupuesto?

Cree poseer el personal idoneos para mantener informado al departamento contable? Existe una comunicacin por parte de la 3 Gerencia hacia usted de los cambios estrategicos? Recibe capacitaciones de los reportes 4 solicitados por oficina matriz TOTAL PONDERACION ELABORADO POR: Ing. Karen Montez 2

X X REALIZADO POR: Ing. Carlos Menendez

3 3 12 -

1 Jefe de Proceso no realiza esta capacitacion 3 FECHA 03/01/2013

PE-CCI 7/7
AGROPION S.A. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AREA DE ADMINISTRATIVA DE HACIENDA
PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

Nombre y cargo del personal entrevistado: Fecha de la entrevista: N

PREGUNTAS

Ruben Vera 03/01/2013

Administrador de hacienda

SI

RESPUESTAS PONDERACION NO N/A PT OBT

OBSERVACIONES Gerencia o Accionista cambian de parecer a cada momento por tal motivo no tenemos una planificacion con presupuesto definidos No tiene personal administrativo en la hacienda

Los proyectos son llevados junto con los lineamiento del presupuesto?

Cree poseer el personal idoneos para mantener informado al departamento contable? Existe una comunicacin por parte de la 3 Gerencia hacia usted de los cambios estrategicos? Recibe capacitaciones de los reportes 4 solicitados por oficina matriz TOTAL PONDERACION ELABORADO POR: Ing. Karen Montez 2

X X REALIZADO POR: Ing. Carlos Menendez

3 3 12 -

1 Jefe de Proceso no realiza esta capacitacion 3 FECHA 03/01/2013

PE-MR 5/5 AGROPION S.A. MEDICION DE RIESGO

Medicion del riesgo control Segn la evaluacion de control interno se obtuvo los siguientes parametros: A fin de determinar el nivel de confianza aplicamos la siguiente matriz, sabiendo que el resultado de la aplicacin del cuestionario ha sido del 25% al responsable de administrar las haciendas (Manantiales-Condesa)

MATRIZ DE NIVEL DE CONFIANZA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO CONFIANZA ALTO Alto Medio bajo MEDIO Alto Medio Bajo BAJO Alto Medio Bajo
22,23% 11,12% 0,01% 33,33% 22,22% 11,11% 55,56% 66,66% 44,45% 55,55% 33,34% 44,44%

BAJO

ALTO

88,89% 99,99% 77,78% 88,88% 66,67% 77,77%

MATRIZ DEL RIESGO DE AUDITORIA DEFINICION RESULTADOS Expectativas antes de considerar el control interno Existe una probabilidad de alta existencia de debilidades de RIESGO DE CONTROL 25% Disponibilidad del auditor para permitir que existan Disponibilidad: bajo - alto errores importante ELABORADO POR: Ing. Richard Palma REALIZADO POR: Ing. Carlos Menendez FECHA 04/01/2013

Evaluacin de procesos diagramas

PP- FO 1/2 AGROPION S.A. FLUJOS OPERATIVOS DE LA ORGANIZACIN

PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

PROCESO PRODUCTIVO JEFE DE HACIENDA OPERADORES - Desbroce - Rastra - Riego

Entrega de semillas e insumos para

JORNALEROS

BODEGUERO

Orden de Produccion para siembra

Proceso de siembra*

Proceso de siembra**

- Cosecha
ADMINISTRATIVO

JEFE DE HACIENDA

OPERADORES

JORNALEROS

BODEGUERO

Reportes de: Combustible; semillas e insumos por bloque, lote y Ha; horas efectiva de operadores y jornales

- Horas efectiva aplicadas en el sembrio (horas maquinas)

- Horas efectiva aplicadas en el sembrio (MOD)

Respaldo de entrega mediante egresos prenumerados de bodega

- Cosecha
* Un proceso de siembra regular realizado por Operadores (en maquinarias) se toma aproximadamente 2 das. ** Un proceso de siembra regular realizado por Jornales (siembra manual) se toma aproximadamente 2 semanas. ELABORADO POR: Richard Palma REVISADO POR: Karen Montez FECHA: 28/12/2012 N DE PGINA 1/2

PP- FO 2/2 AGROPION S.A. FLUJOS OPERATIVOS DE LA ORGANIZACIN

PERIODO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

PROCESO DE COMPRAS RESPONSABLE

INICIO DE REQUERIMIENTO Jefe de Hacienda

LUGAR
Respectiva Hacienda

Realizar las OP, debe ser firmada por el administrador

Jefe de Proceso

Oficina Matriz

Jefe de Hacienda
Enviar la OP firmada a oficina Matriz

Respectiva Hacienda

Jefe de Proceso

Oficina Matriz

Recepcionar la OP
Control de inventario Oficina Matriz Fin de Requermiento

si
Existencia en bodega

Se depacha producto

No si
Flujo de Compra

Jefe de Proceso / Compra

Oficina Matriz

Inicio de compra

Se Procede a Generar OC o OT

No
Aprobacion de Gerencia

Fin de Requerimiento

ELABORADO POR: Richard Palma

REVISADO POR: Karen Montez

FECHA: 28/12/2012

N DE PGINA 2/2

Re-verificacin de hallazgos

Informe

AGROPIN S.A.
INFORME DE AUDITORIA DE GESTION

Carta de Presentacin Captulo I: Enfoque de la auditoria 1. Motivo de la auditoria 2. Objetivos 3. Alcance Captulo II: Informacin de la empresa 1. Descripcin de la empresa 2. Misin 3. Visin 4. Anlisis FODA 5. Estructura orgnica 6. Objetivos Captulo III: Resultados Generales

Manta, 18 de Enero de 2013

Seor Ing. Pablo Burbano V. Gerente General de Agropin S.A. Presente.-

De nuestras consideraciones:

Hemos realizado la auditora de gestin a Agropin S.A., correspondiente al periodo desde el 01 de Enero al 31 de diciembre de 2013, de acuerdo a las Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, esta norma requiere que la auditoria sea planificada y ejecutada para obtener certeza razonable que la informacin y documentacin examinada no contiene exposiciones errneas de carcter significativo, igualmente, que las operaciones a las cuales corresponden se hayan efectuado de conformidad a las disposiciones legales y reglamentarias, polticas y dems normas aplicables. Se revis la efectividad de los procesos administrativos y operacionales de produccin, verificacin de existencia y cumplimiento de metas y objetivos trazados por la empresa a la fecha antes mencionada, para lo cual se aplicaron las normas y procedimientos que se consideran adecuadas a las circunstancias. Debido a la nraleza especial del examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones, que constan en el presente informe, los mismos debern ser aplicados en el tiempo programado.

Atentamente,

______________________ Karen Montez JEFA DE EQUIPO RIEDKA Auditores S.A.

CAPITULO I Enfoque de la auditora

1. Motivo
Entre los motivos de esta auditora de gestin mencionamos los siguientes: Orientar a la organizacin hacia una adecuada planificacin. Direccionar a los directivos de medir y evaluar la productividad de la fuerza de trabajo para incrementar el nivel de competitividad de la empresa. Evaluar con indicadores de gestin los procesos de la organizacin. Evaluar los procesos para un mejoramiento continuo.

2. Objetivos
Los objetivos de esta auditora de gestin son:

Objetivo General
Evaluar en trminos de economa, eficiencia y eficacia los procesos de produccin y manejo de inventarios para el mejoramiento continuo de la empresa.

Objetivos Especficos
Determinar el cumplimiento de objetivos y metas. Desarrollar alternativas de mejoramiento de la estructura de control interno Verificar el manejo eficiente de los recursos. Identificar las actividades y tareas que componen el proceso de produccin. Evaluar la productividad de actividades del proceso de produccin.

3. Alcance
La auditora de gestin est dirigida al proceso de produccin y el manejo de inventarios e insumosde la empresa con el fin de verificar el cumplimiento de metas y objetivos propuestos por la gerencia y la efectividad en el desarrollo del proceso. El periodo examinado ser desde el 01 de enero al 31 de diciembre de 2012.

CAPITULO II Informacin de la empresa

1. Descripcin de la empresa
Agropin S.A., constituida el 08 de Octubre de 2008, se encuentra ubicada en la ciudad de Montecristi, es una empresa mediana cuya actividad es la produccin de materia prima e insumos para abastecer a la Fabril. Su plaza de trabajo es en la ciudad de Montecristi, pero eso no constituye una barrera para laborar fuera de la ciudad; pues tienen 3 haciendas ubicadas en Manantiales, Los Bajos, Montecristi; otra en la va Manta Portoviejo a la altura del km 13; y, una tercer hacienda en el Guayas. Sus principales clientes son las empresas: La Fabril S.A. y PRONACA S.A. Sus proveedores son: SOLAGRO S.A., PROFICOL S.A., AGRIPAC S.A., SEGURILLANTA S.A., IIASA S.A., entre otros.

2. Misin
Agropin S.A. es la empresa que cultiva, produce y abastece de materia prima manteniendo la calidad en la produccin y satisfaciendo plenamente las exigencias del principal cliente: la compaa LA FABRIL S.A

3. Visin
Agropion S.A., es la empresa smbolo de la nueva industria ecuatoriana, pujante y solvente reconocida a nivel nacional e internacional por el enlace fundado de la compaa de LA FABRIL por sus innovadoras ideas de productos de calidad y productividad.

4. Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas

N
1

FORTALEZA

OPORTUNIDADES

DEBILIDADES

AMENAZA

El software es flexible en Anlisis de nuevos la creacin de tablas y proyectos de sembro con dinmico en exportar otras Compaas Agrcolas datos Personal Calificado

No alcance de las Software contable sin expectativa de los cultivos capacitacin en el sembrados en las personal actual temporadas El no seguimiento de los Facilidad del compras, por Los bodeguero son insumos, repuestos el respaldo de la compaa operativo mas no quedando a fuera del La Fabril S.A. administrativo costo de produccin Falta de reportes Falta de personal en las oportuno en la hacienda (administrativo) presentacin de avances en sembro

FODA Estratgico
MATRIZ

F1.O1.

O A

Facilidades de presupuestos con nuevos proyectos Seguimiento a las Ordenes de Compras creadas en el sistema y enviada al proveedor (documentar el procedimiento) Crear programa presupuestario optimizando recursos

D1.O1

Integrar un programa de capacitacin al personal del software de la compaa para optimizar recursos
Programar capacitacin para los bodegueros en la utilizacin de recursos administrativo (computacin) Reestructurar el personal de las hacienda para que la informacin tenga fluidez

F1.O2.

D2.O1

F2.O1.

D3.O1

F1.A1.

F2.A2.

Dar seguimiento al proceso de cultivo (contable y Operativo) para tener alternativa de solucin en tiempo oportuno Realizar inventario en las bodega y analizar los reportes de salida de insumos y repuestos a los cultivos

D1.A1.

D2.A2.

F2.A3.

Reclutamiento de personal en el rea administrativa de las hacienda.

D3.A3.

Dar seguimiento al proceso de cultivo (contable y Operativo) para tener alternativa de solucin en tiempo oportuno Documentar todas las salidas en los egresos pre numerados de bodega para que sean procesados en la Oficina Matriz Analizar las funciones designadas en las haciendas, para determinar si es necesario el reclutamiento de personal o asignar ms funciones al personal actual.

5. Estructura orgnica
La estructura organizacional de Agropin S.A. se encuentra definida de la siguiente manera:

6. Objetivos
Los objetivos de Agropin S.A. son: Almacenar los insumos y la materia prima que van a ser requeridos para ser consumidos en la produccin. Adquirir bienes y servicios, materia prima, insumos y repuestos, que van a ser requeridos para el giro del negocio; realizando una buena gestin de compras para ahorrar costos, satisfacer al cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos

Realizar productos de calidad al menos costo cumpliendo siempre con los objetivos de la empresa que es disponer de la mejor produccin para as garantizar la satisfaccin de sus clientes. Ofrecer una relacin calidad-precio ms ventajosa del mercado.

CAPITULO III: Resultados Generales

A continuacin se detalla la informacin a la que se hace referencia:

REA DE INVENTARIOS
Del anlisis realizado a los procesos del rea de Inventarios, se determin que:

1. La compaa no cuenta con estndares de calidad para el manejo de materia prima

1. La empresa no cuenta con estndares de aceptacin establecidos con los que se puede determinar que la mercadera que llega a la empresa debe ser aceptada o rechazada, para cumplir con los estndares de calidad del producto, esto se realiza en base a los aos de experiencia, esto produce que baje la calidad de los productos terminados.
CONCLUSIN:

No existen previamente determinados los estndares sobre los cuales se analiza el material comprado, esta actividad se la realiza basada en la experiencia adquirida a travs del tiempo, provocando que el momento que la persona que maneja esta informacin no se encuentre en la empresa, se estanque la produccin y disminuya de calidad en los productos terminados.
RECOMENDACIN: Al Gerente General y Jefe de Planta

1. Realizar un instructivo en el que se seale los parmetros de aceptacin y de rechazo de los productos.

2. La compaa no cuenta con registros oportunos en krdex de existencias de inventarios que ayuden al control veraz de los mismos.
No existe la actualizacin tiempo real del krdex de existencias, el control se lo realiza posfechado, lo que implica que no se est cumpliendo con la norma para control de existencias. Esto genera que en la empresa no tenga control de las

existencias de materia prima, ni de repuestos y que no se registre contablemente los sobrantes perjudicando a la empresa debido que suben los costosas como el contingente de sobrevaloracin de inventarios por no registro de bajas.
CONCLUSIN:

Se puede concluir que el krdex no sirve como un documento que nos permita controlar oportunamente
RECOMENDACIN: A la Gerente General:

Disponer a quien corresponda realizar el krdex de existencias acuerdo a la normativa vigente, de esta manera la empresa contar con un documento de control que refleje las entradas y salidas del material de la planta.

3. No se realizan constataciones fsicas peridicamente.

No existe registro por escrito de la toma de fsica de inventario. El proceso se lo realiza visualmente y solamente de los productos que se consideran medibles. Esto provoca que no se pueda determinar las existencias al final del perodo que no sean contabilizados, causando un perjuicio econmico a la compaa.
CONCLUSIN:

No existen constataciones fsicas de todo el inventario, y de los materiales que se lo realizan se lo hace visualmente.
RECOMENDACIN: A la Gerente General:

1. Disponer la realizacin de tomas fsicas de inventario por lo menos una vez al ao. 2. Disponer el registro contablemente las diferencias

4. No se tiene definido cuales son los estndares de aceptacin en la verificacin de la compra de mercadera
Se revisa que los productos que son adquiridos se encuentran en buen estado, pero bodega no tiene definido cuales son los estndares de aceptacin ya que estos son ingresados directamente en base al criterio del bodeguero. No existe un lineamiento definido sobre los cuales se analiza los materiales comprados, debido a que esta

actividad la realiza el bodeguero en base a su experiencia obtenida a travs de los aos de funcionamiento de la empresa.

CONCLUSION:
No existen lineamientos determinado de los controles y registros sobre los cuales se analiza el material comprado esta actividad se la realiza basada en la experiencia adquirida a travs del tiempo del bodeguero.

RECOMENDACIN: A la Gerencia General:

1. Realizar un instructivo en el que se seale los parmetros de aceptacin y de rechazo de los productos

5. No cuenta con las debidas capacitaciones de como administrar la bodega

En la visita a la bodega de Manantiales se evidencio (observacion) de las mezclas de soldadura con aceite las misma que corroen dicho material, lo cual se indic al responsable de bodega que estos materiales deberian estar aislado de lubricantes o insumos (liquidos). ademas esta no cuenta con una organizacion adecuada.

CONCLUSION:
Falta de capacitaciones a los bodeguero sobre los materiales que se podrian daar en bodega

RECOMENDACIN: A la Gerencia General:

1.- Realizar el cronograma de capacitaciones a los bodegueros de las hacienda.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. CONCLUSIONES
Al concluir la Auditora de Gestin en la empresa AGROPION S.A. se logr cumplir con los objetivos establecidos por el equipo auditor, por lo que se determin si el manejo de los procesos de las reas de Inventarios, Compras y Produccin de la empresa se estn desarrollando razonablemente, se evalu el cumplimiento y debilidades de control interno y se propuso mejoras, por medio de recomendaciones que permitirn a la empresa desarrollar los procesos de las reas que fueron objeto del examen con eficiencia, efectividad, economa, tica y ecologa. La empresa realiza sus actividades por la experiencia que se posee debido a los aos de labores, pero no cuenta con instructivos que permitan asegurar la continuidad del negocio al momento en el que el personal que actualmente labora en la misma se jubile. No se posee un control documentado de las existencias en inventarios, el control se lo realiza de manera tarda por el Bodeguero. La empresa no cuenta con estndares de aceptacin documentados para la mercadera que ha sido comprada y que va a ser ingresada a Bodega.

6.1.2. RECOMENDACIONES
Observar las recomendaciones que han sido dadas por el auditor en su informe para implementarlas en la empresa a fin de obtener mejoras. Realizar instructivos que aseguren la continuidad del negocio una vez que ya no se cuente con el personal que actualmente labora en la empresa. Realizar constataciones fsicas de los inventarios peridicamente, siendo estas documentadas y reportadas al rea Administrativa. Implementar un instructivo en el que conste detalladamente cules son los estndares de aceptacin o rechazo de un producto que ha sido comprado y que va a ingresar a Bodega

Propuesta para optimizar el proceso productivo

Manuales de manejo de inventarios

MANUAL PROCESO DE COMPRAS
Uso Objetivo Del Manual Alcance
PLANIFICACION ASISTENTE DE ADQUISICIONES JEFE DE ADQUISICIONES ASISTENTE DE ADQUISICIONES

INICIO 1.- Elaborar cuadro de

requerimientos proyectados y pronosticados

10.-Recepcion de ordenes de compra planificadas aprobadas 11.-Clasifica entre ordenes nacional e importadas.

22.- Recibe ordenes de compra para aprobacion.

23.-Compara ordenes de compra contra datos(cantidad, precios) definidas en fase de planificacion

32.- El proveedor entrega y se inicia proceso de recepcion de materiales.

33.-Se realiza proceso de evaluacion de proveedores y se imforma de novedades.

2.-Determinar pronosticos en base a

12.-Inicia gestion de compra.

24.-Compara monto total de compra con resupuesto.

34.-actualiza imformacion de proveedores en el sistema. FIN

3.-Reune requerimientos comfirmados bajo pedidos

NO

13.-Items nuevo o
SI

4.- Reunion semanal para chequear datos.

25.-Monto dentro de

JEFE DE ADQUISICIONES

SI

5.- Actualizacion diaria de saldos en bodega

14.- se solicita a compra especificaciones del producto. 15.-Se solicita al menos 2 cotizaciones 16.- Se compara precios, forma de pagos, entrega y descuentos. 17.-Se presentan alternativas a gerencia 18.- Gerencia aprueba mejor opcion. 19.-Ingreso de datos de proveedor a sistema. 20.-Se genera ordenes de compras en sistemas.

NO

26.-Priorizacion de ordenes en base a urgencia. 27.-Autoriza ordenes urgente dentro de presupuesto.

35..-Calcula el monto excedente en el presupuesto y solicita ampliacion.

GERENCIA GENERAL

6.- PLan de compras calcula items de compra bajo sistema reposicion de stock de seguridad

36.-Revisa y analisa solicitud ampliacion presupuesto.

NO

28.-Ordenes encajadas en presupuesto.

SI

SI

7.-Se genera ordenes de compras planificadas.

37.-Aprueba ampliacion

29.-Entrega ordenes a asistente de compra para comfirmar pedido.

ASISTENTE DE ADQUISICIONES

38

NO

8.-Priorizacion de ordenes de compra planificadas en base a presupuesto.

39.-Imforma al jefe de adquisiciones sobre restricciones en presupuesto.

JEFE DE ADQUISICIONES

9.-Entrega de ordenes de compra planificadas a

21.-Entrega de ordenes de compra a jefe de adquisiciones para aprobacion.

30.-Contacto con proveedores

SI SI

NO

40.-Jefe de adquisiciones imforma a interesados sobre restricciones en presupuesto y requerimiento no atendidos.

31.-Envia ordenes a proveedores y hace seguimiento y tramite importacion.

41.-Negocia y mantiene contacto directo con proveedores del exterior.

Explicacin del Proceso Planificacin

1. Elabora el programa maestro de produccin en el BAAN (Sistemaautomatizado que utiliza la empresa) dos veces por semana conperodos congelados de programacin. 2. Calcula los requerimientos de las materias primas e insumos que secompran mediante el sistema de demanda planificada. 3. Calcula los requerimientos de las materias primas e insumos que secompran bajo pedido (especiales). 4. Reunin semanal para verificar informacin y datos de las bodegas. 5. Simultneamente los Jefes de Bodegas actualizan diariamente en elBAAN los saldos de sus respectivas Bodegas. 6. El BAAN automticamente calcula los requerimientos de materiasprimas e insumos que se compran mediante el sistema de reposicin destocks. 7. Genera las rdenes de compra planificadas en el sistema. 8. Realiza una priorizacin de las rdenes de compra planificadas. 9. Entrega las rdenes de compra planificadas ya priorizadas al Jefe deAdquisiciones.
Asistente de adquisiciones

10. Recibe las rdenes de compra planificadas ya priorizadas. 11. Clasifica las rdenes de compra planificadas en rdenes de productosnacionales, productos importados y productos subcontratados. 12. Inicia el proceso de compra de los diferentes tipos de inventariossolicitados. 13. Revisa si tienen rdenes de compra de materiales nuevos o especiales,si tienen rdenes de compra planificadas de productos nuevos oespeciales, el proceso contina en el paso nmero 14; si no, contina enel paso nmero 20. 14. Se procede a solicitar especificaciones del producto, estasespecificaciones deben estar por escrito, adems si es posible adjuntarlos planos de diseo del producto. 15. Una vez que cuenta con las especificaciones tcnicas y los planos dediseo procede a solicitar cotizaciones del material al menos a 3proveedores diferentes y, en caso de ser necesario, solicita muestras aproveedores. 16. Compara los precios, los plazos de entrega, los trminos de pago ydescuentos que ofrecen los diferentes proveedores que entregaroncotizacin. 17. Le presenta al Jefe de Adquisiciones las diferentes opciones de losproveedores cotizados. 18. El Jefe de Adquisiciones presenta al Comit de Compras las opcionesde los proveedores que entregaron cotizacin para la seleccin yaprobacin de la mejor opcin.

19. Ingresa a la base de datos del sistema BAAN la informacin delproveedor y le crea un partner; ingresa la lista de precios delproveedor, el tiempo de entrega y el porcentaje de descuento pactado. 20. Se genera la orden de compra en el sistema BAAN. 21. Entrega las rdenes de compra al Jefe de Adquisiciones para suaprobacin y poder continuar con el proceso de compra.
Jefe de adquisiciones

22. Recibe rdenes de compra creadas por el asistente para su aprobacin. 23. Compara las rdenes de compra contra las necesidades de produccindefinidas por el rea de Planificacin en las rdenes de compraplanificadas y verifica que los precios colocados en las rdenes decompra sean los precios ms bajos disponibles y que sean los pactadoscon los respectivos proveedores. 24. Compara el monto de las compras contra los presupuestos establecidospor el rea financiera. 25. Si el monto de la compra est dentro del presupuesto, el procesocontina en el paso nmero 29; si no est dentro del presupuesto,contina con el proceso en el paso nmero 26. 26. Revisa la priorizacin de las rdenes de compra planificadas hechas porPlanificacin para determinar cuales son las urgencias del rea deproduccin. 27. Autoriza las rdenes de compra de mayor prioridad que estn dentro delpresupuesto. 28. Si las rdenes de compra han sido autorizadas, el proceso contina en elpaso nmero 29; si no han sido autorizadas, el proceso contina en elpaso nmero 35. 29. Entrega a los respectivos compradores las rdenes de compraautorizadas para que se gestione la compra.
Asistente de Adquisiciones

30. Recibe rdenes de compra aprobadas por el jefe de adquisiciones. 31. Enva las rdenes de compra a los proveedores nacionales y le daseguimiento a los pedidos de importacin, para que los proveedorescumplan las fechas y cantidades de entrega. 32. El proveedor entrega los productos y materiales comprados en lasbodegas de y se inicia el Proceso de Recepcin de Materiales aProveedores. 33. Realiza la evaluacin de los proveedores y se informa las novedadesexistentes. 34. Actualiza automticamente la informacin de los proveedores.

Jefe de adquisiciones

35. Calcula el monto excedente del presupuesto de compras y solicitaampliacin del presupuesto a la gerencia general especificando de queproductos se trata y la urgencia de cada uno de ellos para justificar lasolicitud.
Gerencia General

36. Revisa y analiza la solicitud de ampliacin del presupuesto de compras. 37. Si se autoriza la solicitud de ampliacin del presupuesto, el procesovuelve al paso 29; si no se autoriza la solicitud de ampliacin delpresupuesto, el proceso contina en el paso nmero 38. 38. Informa al Jefe de Adquisiciones sobre las restricciones de presupuesto. 39. El jefe de adquisicin informa a los interesados sobre las restriccionesde presupuesto y cuales requerimientos de materiales no podrn seratendidos. 40. Termina el Proceso de Compras

Manual proceso de recepcin de materiales a proveedores

Uso Objetivo Alcance
BODEGA ADQUISICIONES BODEGA

INICIO 1.- Llegan items a la bodega

8.-Recibe documentacion, consulta oprden de compra.

17.-Exiate material

2.-Recibe materiales y guia de remision

9.-Comprueba si se trata de entrega parcial o total.

FIN

3.-Comparar guia de remision con orden de

10.-imforma a bodega si se trata de entrega total o parcial

18.- Hace guia de rechazo si se trata de compra local o imforme de novedades en el caso de importaciones

4.- Cuenta fisicamente el material recibido.

11.- Entrega parcial 19.-Imforma a asistente de adquisiciones sobre las novedades.

5.- Imforma a asistente de adquisiciones sobre la llegada del pedido.

BODEGA

6.-Ingresa el material al area de transito para revision minuciosa.

12.- Se registra ingreso de material en el sistema a la orden correspondiente

ADQUISICIONES

7.-Realoiza proceso de inspeccion de entrada y pasa documentos a

13.- El sistema debe de identificar si se trata de una orden parcial.

19.-Imforma a asistente de adquisiciones sobre las novedades.

ADQUISICIONES

14.- La cantidad pendiente queda registrada en el sistema. 15.-Ingresa a la bodega el material aprobado. 16.-Identifica codigos de materiales y los coloca en el lugar correspondiente

20.-Entrega a proveedores el material rechazado y documento de respaldo. 22.-Cuando se trata de entrega total, se procede al ingreso al sistema. 23.-Si la cantidad entregada es igual a la orden el proceso concluye.

Explicacin del Proceso

Jefe de Bodega

1. Llega el proveedor a la fbrica a entregar materiales ordenados. 2. Recibe materiales y la gua de remisin de parte de los proveedores en labodega correspondiente. 3. Compara en el sistema la gua de remisin del proveedor con la orden decompra correspondiente. 4. Cuenta fsicamente el material entregado por el proveedor. 5. Avisa al asistente de adquisiciones que ha llegado el proveedor en cuestin a entregar material. 6. Ingresa el material al rea de trnsito para la revisin de Control de Calidad. 7. Proceso de Inspeccin de Entrada por parte de Control de Calidad.
Asistente de Adquisiciones

8. Consulta la orden de compra correspondiente a la entrega y revisa si se tratade una entrega parcial o total. 9. Llama al proveedor para consultar si se trata de una entrega parcial o total. 10. Avisa al de Jefe de Bodega correspondiente si se trata de una entrega totalo parcial. 11. Si se trata de una entrega total, el proceso contina en le paso nmero 15;si se trata de una entrega parcial, el proceso contina en el paso nmero 12.
Jefes de Bodega

12. Registra en el sistema el ingreso de material a la bodega indicando a queorden de compra corresponde. 13. El sistema identifica automticamente que se trata de un ingreso parcial alingresarse una cantidad menor a la especificada en la orden de compra. 14. La cantidad pendiente queda registrada en el sistema como en trnsito.
Asistente de Bodega

15. Ingresa a la bodega el material aprobado por Control de Calidad. 16. Identifica los cdigos de los materiales y los acomoda en el lugar que lescorresponde dentro de la bodega.
Jefes de Bodega

17. Si existe material rechazado por Control de Calidad, el proceso continaen el paso nmero 18, si no existe material rechazado por Control deCalidad, termina el proceso de Recepcin de Materiales a Proveedores. 18. Elabora gua de devolucin de materiales y adjunta copia de reporte derechazo de calidad. 19. Informa al asistente de adquisiciones correspondiente que existe productorechazado por Control de Calidad.

Asistente de Adquisiciones

20. Informa al proveedor que se ha rechazado material del que entreg paraque acuda a la bodega correspondiente para retirarlo.
Jefes de Bodega

21. Entregan a los proveedores el material rechazado con la gua de rechazocorrespondiente y la copia del reporte de Control de Calidad. y termina elproceso de Recepcin de Materiales a Proveedores.

Manual proceso de entrega de inventarios produccin

Uso Objetivo Alcance

Explicacin del Proceso

Jefe de Planificacin

1. Entrega requisiciones de materiales a los respectivos Jefes de Bodega.

Jefe de Bodega

2. Recibe las requisiciones de materiales. 3. Indica a los ayudantes de bodega cuales son las requisiciones que debenentregarse de inmediato a la produccin. 4. Indica a los ayudantes de bodega cuales son las requisiciones que se debenpreparar para entregar a produccin cuando as lo vaya requiriendo. 5. Registra la entrega de materiales en el sistema.
Ayudantes de Bodega

6. Entregan fsicamente el material requerido de forma inmediata por parte dela produccin. 7. Preparan el material que debe ser entregado a la produccin durante el da ylo colocan en el rea de pre-despachos. 8. Entregan fsicamente el material de acuerdo como lo va requiriendo laproduccin, y termina el proceso de entrega de materiales a produccin.