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Impresin en serie con LibreOfce

Lic. Armando Soto Baeza Socio Director de TI en Servicios Estratgicos Rentables, S.A. de C.V. Expertos en Efciencia de Gestin de Negocios y Procesos asbaeza@serinsii.com.mx

Esta es una gua breve para la impresin de documentos en serie con LibreOfce u OpenOfce.org. La impresin en serie se refere a la impresin de varias copias de un mismo documento, como un diploma o una invitacin, con uno o ms datos que cambian en cada caso y que se toman a partir de una fuente externa, como una hoja de clculo o una base de datos. Revisaremos un par de situaciones imaginarias en las que la impresin en serie (combinar correspondencia) resulta de mucha utilidad, utilizando ejemplos muy artifciales, pero que ilustren situaciones que se parezcan a las que podemos encontrar en el trabajo cotidiano.

Situacin 1.
Para analizar un primer caso sencillo, supongamos que hemos impartido un curso titulado Palitos y Bolitas y deseamos entregar reconocimientos o diplomas a cada uno de los participantes. Los datos de los participantes en el curso estn contenidos en un archivo de hoja de clculo:

Nombre Alejandro Gmez Garay Andrs Herrera Meja Armando Soto Baeza Guillermo Bravo Pacheco Pepito el de los Cuentos

Correo-e alejandro.gomez-nospam@serinsii.com.mx aherrera-nospam@serinsii.com.mx asbaeza-nospam@serinsii.com.mx guillermo.bravo-nospam@serinsii.com.mx pepitocuentos@prodigy.com.mx

Ilustracin 1: Datos de los participantes Para este ejemplo he preparado un grfco tamao carta empleando el programa de dibujo Draw, incluido en el paquete LibreOfce (o en OpenOfce.org):

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Ilustracin 2: Grfico armado en Draw En el caso de que el diploma a imprimir sea de otro tamao 1, habra que ajustar el formato de pgina en concordancia. En este caso, segn se aprecia, el grfco incluye el texto del diploma, excepto el nombre del participante. Esto lo hice as para concentrar la presentacin en el tema de la impresin en serie, pero tambin puede capturarse el texto en el documento. Tambin supuse que los reconocimientos se han de imprimir en papel blanco y no en diplomas especiales para impresora, como los que se pueden conseguir en la papelera o con su proveedor de consumibles de cmputo. Hechos estos comentarios, procedamos a crear un nuevo documento de texto:

1 Hay que considerar que la impresora a utilizar soporte el tamao del diploma. Av. Independencia 101-42, Col. Centro, C.P. 06050, Mxico, D.F., Tel: (52-55) 5512-15-27 y 5512-5162 sersa@serinsii.com.mx www.serinsii.com.mx

Ilustracin 3: Nuevo documento Lo primero que haremos ser dar formato a la pgina, pues la queremos en formato horizontal (apaisada) y no vertical, adems de que yo defnir los mrgenes en modo distinto a los valores predeterminados:

Ilustracin 4: Formato de pgina Enseguida, defnimos el fondo de la pgina, para establecer que nuestro grfco sea ese fondo:

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Ilustracin 5: Establecer el fondo de la pgina Notar los cambios que hice en cuanto al tipo y la vista previa de la imagen que eleg. Tanto la defnicin de los mrgenes como el establecimiento de la imagen de fondo son opciones que se localizan al entrar al men Formato -> Pgina As se ve ahora el documento luego de aplicar nuestros ajustes:

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Ilustracin 6: Documento formateado Ahora viene lo interesante y que constituye al asunto medular de este ejemplo, es decir, la inclusin de los nombres de los participantes y la impresin de los diplomas. Si bien en este ejemplo se trata de imprimir pocos reconocimientos, solamente cinco, en la prctica puede ser necesario imprimir decenas, o ms, de ellos, de modo que escribir el nombre, imprimir, cambiar el nombre, imprimir, etc., no es una opcin efciente ya que consumir mucho tiempo. En su lugar, aprovecharemos que los datos de las personas a las cuales les queremos otorgar el diploma los tenemos capturados en una hoja de clculo. Lo que necesitamos hacer, entonces, es insertar un campo en el lugar donde queremos que se imprima el nombre. Insertamos un campo de base de datos entrando al men Insertar -> Campos -> Otros, o pulsando <ctr><f2>:

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Ilustracin 7: Insercin de un campo de base de datos Se elige la pestaa con el ttulo Base de datos y ah se marca el archivo que incluye los datos que deseamos incorporar a nuestro documento. Si no encontrramos en la lista el archivo deseado, lo aadimos usando el botn de Examinar. Notar que al marcar el archivo se pueden ver las hojas que incluyen informacin (en este caso solo la Hoja1) y las columnas de datos que ah se encuentran. Yo marcar el campo nombre y picar en Insertar. El documento ahora queda as:

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Ilustracin 8: Documento con el campo insertado Nuestro documento est casi listo para ser impreso, pero falta colocar el campo en el lugar adecuado y darle el formato que nos parezca apropiado. Para esto, yo aad un espacio de 10cm previos al prrafo (Formato -> Prrafo), centr mi texto y le defn la tipografa y su altura, quedando as mi documento:

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Ilustracin 9: Mi documento final Ya casi terminamos, solo falta la impresin. Como insertamos un campo de base de datos, LibreOfce (OpenOfce.org) nos preguntar si deseamos hacer la impresin en serie o no. En caso negativo, se imprimir el documento tal como se aprecia en la imagen previa. En caso afrmativo, el valor del campo se llenar con el nombre de cada uno de los participantes incluidos en el archivo, o con los que seleccionemos al momento de la impresin (si no queremos que sean todos):

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Ilustracin 11: Impresin en serie o del formato

Ilustracin 10: Seleccin de los registros a imprimir En mi ejemplo, indicar que deseo imprimir todos los registros. No obstante, es muy recomendable elegir solo dos o tres registros en una primera impresin, pues puede haber problemas con el formato, especialmente si se usan diplomas pre-impresos. Adems, en ocasiones se imprimen hojas en blanco (que en este ejemplo no lo sern tanto, pues incluirn el grfco de fondo). Si detectamos problemas con el formato, se hacen los ajustes correspondientes en el documento (por ejemplo, la defnicin de los mrgenes). Note que la aparicin de problemas puede depender de la impresora que se seleccione. Si encontramos el problema de la impresin de pginas en blanco (en cuanto al llenado del campo), es posible que debamos ajustar la impresin para que solamente incluya el anverso del formato (lo que se hace en la pestaa de Diseo de pgina).

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Ilustracin 12: Resolucin del problema de pginas en blanco Suponiendo que ya hicimos nuestra impresin de prueba y no hay problemas, o ya los arreglamos, solo basta seleccionar la impresora y voila!, se imprimirn todos los diplomas de los participantes. Yo us la impresin a PDF en este caso. Aqu muestro una parte del resultado:

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Ilustracin 13: Los diplomas impresos

Situacin 2.
En este segundo caso, imprimiremos una carta personalizada nuestros alumnos del curso de Palitos y Bolitas y los sobres para envirselas por correo ordinario. Primero, escribimos la carta. Como antes, abrimos un documento nuevo y tecleamos el texto deseado. Yo abrir el nuevo documento y emplear el plugin Lorem Ipsum para poner un texto de ejemplo.

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Ilustracin 14: Texto de ejemplo para la carta Antes del texto principal, aadir un texto para la fecha y un campo a partir de una hoja que he agregado a la hoja de clculo del ejemplo anterior. La carta queda as:

Ilustracin 15: Carta final lista para la impresin


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Hasta aqu no hay nada nuevo, de ah que no nos detengamos en el detalle. Lo interesante ser imprimir los sobres. Para ello, abrimos otro nuevo documento y le asignamos un formato de acuerdo con los sobres que vayamos a utilizar:

Ilustracin 16: Creacin del documento para los sobres Ahora agregaremos dos marcos En el primero, que ser un marco de texto, no habr nada interesante, solo los datos del remitente. En el segundo, pondremos los datos del destinatario y, como podr imaginar, usaremos campos para que sean llenados automticamente durante la impresin. Este no ser un marco de texto, sino un marco general ( Insertar -> Marco). En este, insertaremos algunos campos a partir de nuestra fuente de datos:

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Ilustracin 17: Sobre listo para la impresin El punto relevante es el siguiente: Para insertar campos de datos en un marco, se debe usar un marco general y no uno de texto, pues en los marcos de texto no se tiene disponible la insercin de campos. Por supuesto que la impresin de la carta y la del sobre debern realizarse por separado.

Conclusin
La impresin en serie es una funcin muy til que permite ahorrar mucho tiempo en tareas repetitivas. Su aplicacin es sumamente fexible. Puede servir para emitir cartas de bienvenida a un nuevo ciclo escolar para todos los alumnos de una escuela, para imprimir las etiquetas que se han de colocar en los anaqueles de un almacn, o bien las etiquetas de envo que se pegarn a los sobres que enviaremos por paquetera. Las aplicaciones dependern de las necesidades y la imaginacin del usuario. Qeremos invitarles a explorar los asistentes de impresin de etiquetas que estn disponibles a partir del men Archivo y que con lo visto en esta breve gua debern resultar fciles de aprovechar.

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