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Empresa

Curso - Taller

Redaccin de Informes Tcnicos y Administrativos

Facilitadora: Dra. Noralys Villarroel de E.

Caracas, 2011

Redaccin de Informes Tcnicos


INTRODUCCIN Para redactar utilizamos el lenguaje, cualidad o atributo del Ser Humano el cual consiste en un conjunto de sonidos articulados que permiten una forma de comunicacin entre las personas. El lenguaje cumple esencialmente la funcin de comunicarse con los dems y esta comunicacin puede tener un carcter individual y/o social. En la comunicacin oral el lenguaje es el instrumento utilizado para que lo comunicado vaya de emisor a receptor. Cuando la comunicacin es escrita, se utilizan mecanismos para lograr este objetivo. Entre stos se encuentran los informes. Un informe es el documento que contiene informacin y refleja el resultado de una bsqueda sobre un tema, asunto o situacin. Generalmente, el propsito del informe, como su propio nombre indica, es informar. Sin embargo, pueden adems incluir

elementos persuasivos, tales como recomendaciones para el posible lector del informe. Los informes pueden ser pblicos o privados y responden a demandas de mbitos tan diversos como los negocios, la educacin o la ciencia. Parece algo simple, no obstante, en muchas ocasiones el hecho de tener que presentar un informe puede convertirse en un problema si la persona no cuenta con los conocimientos y destrezas adecuadas para tal fin. En algunos casos se carece de conocimientos gramaticales, otras veces de prctica y, tambin se presentan fallas relacionadas con la redaccin. Redactar bien es expresarse con idoneidad y esto se logra dominando ciertas reglas, pasos y tcnicas que son de fcil adquisicin y que slo requieren de prctica y deseos de expresarse correctamente. Usted tiene en sus manos una herramienta que lo ayudar en esta til y fructfera labor. Cordialmente, Noralys Villarroel de Espinoza
Dra. En seguridad Social

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DESCRIPCIN GENERAL Nombre del Curso : Redaccin de Informes Tcnicos y Administrativos Objetivo General: Proporcionar a los y las participantes las tcnicas y normas de redaccin y presentacin para elaborar informes que promuevan la comprensin y solucin de problemas y faciliten la toma de decisiones, a la vez que optimicen la comunicacin en la empresa. Objetivos Especficos: 1. Definir: Informacin e informe y describir las caractersticas de ste y otros documentos. 2. Identificar las reglas y ventajas del informe escrito. 3. Revisar los tipos de informe y su clasificacin segn su funcionalidad. 4. Describir la estructura del informe tcnico. 5. Analizar la importancia de las reglas de ortografa, la redaccin y el estilo para realizar un informe tcnico. 6. Explicar los errores y vicios ms comunes al realizar un informe. 7. Identificar las etapas en la preparacin de un informe y la organizacin del texto. 8. Revisar las diferentes construcciones para enlazar prrafos, ver algunos ejemplos.

Dirigido a: Todos aquellos trabajadores vinculados con la preparacin, anlisis y suministro de informacin a terceros. Estrategias metodolgicas: Disertacin por parte del facilitador, discusin dirigida, ejercicios de aplicacin, demostraciones.

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Contenido programtico: Informacin; Informe Caractersticas del informe Ventajas de los informes escritos Informes: comunicativos, examinadores, analticos Finalidad de los informes; grado de formalidad, informes tcnicos Partes del informe: Ideas principales; Ideas secundarias, complementos El arte de tachar El estilo conciso La coherencia Las reglas de ortografa Errores y vicios del lenguaje Redundancias Barbarismos Frases gastadas Frases ambiguas Fases en la elaboracin del Informe Planificacin; Elaboracin; Recoleccin de material complementario Construcciones de enlace Reglas de oro para redactar Tipo de Evaluacin : formativa Duracin : 16 horas.

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OBJETIVO N 1. DEFINIR: INFORMACIN E INFORME Y DESCRIBIR LAS CARACTERSTICAS DE STE Y OTROS DOCUMENTOS Informacin: La informacin se define como un sistema de datos o ideas sobre un tema determinado, datos que aumentan el conocimiento del investigador o buscador acerca del tema. Informe: Noticia o instruccin que se da de un negocio o suceso, o bien acerca de una persona. (Diccionario Esencial de la Real Academia Espaola: 2001, p. 620). Un informe, tal y como se define en el diccionario, es la resea que se suministra de suceso, asunto o de una persona. Tambin lo podemos definir como exposicin de datos causas y circunstancias documentales que se tienen sobre alguna materia o individuo. Estn basados en hechos o datos reales. Informe Tcnico: Un informe tcnico es la exposicin por escrito de las circunstancias observadas en el examen de la cuestin que se considera, con explicaciones detalladas que certifiquen lo dicho. Se trata de una exposicin de datos o hechos dirigidos a alguien, respecto a un asunto, o a lo que conviene hacer del mismo. Es, en otras palabras, un documento que describe el estado de un problema o situacin. Suele prepararse a solicitud de una persona, una empresa o una organizacin.

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Caractersticas del Informe 1- el informe es generalmente redactado para un superior, como una obligacin profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en muy pocos casos se redacta un informe para un pblico amplio. 2- El contenido del informe no depende de la eleccin del autor, sino de la exigencia de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un asunto tcnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones, estudios o labores realizadas por el informante. 3- Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir claramente la informacin: fotografas, grficos, estadsticas, cuadros numricos, documentos originales, anexos ilustrativos y otros elementos. 4- El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la prctica de cada caso (frmula, frases, vocabulario), y en tal sentido, debe ser preciso, claro correcto y completo. 5- Los prrafos son caractersticamente cortos y concisos, sin intencin artstica. Muchas veces se adaptan frmulas expresivas ya elaboradas por la tradicin, que deben respetarse. 6- El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta generalmente especializado, con neologismos y otros. 7- Los modos bsicos de un informe son la narracin, la descripcin, la exposicin y la argumentacin.

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OBJETIVO N 2. IDENTIFICAR REGLAS Y VENTAJAS DEL INFORME ESCRITO. Reglas del Informe 1. Debe apoyarse en un hecho real . Conocido directa o indirectamente; Se debe tener o desarrollar la capacidad de observacin, ser objetivo y concentrarse en los puntos importantes. 2. Debe ser una demostracin. Contentiva de una consideracin personal y discusin. Se deben contestar las siguientes preguntas: Cul es la situacin?; Qu sabe de la misma?: Qu opina usted de sta? Para contestarlas se debe seguir algunos lineamientos: Consideracin de los hechos Exposicin de las causas posibles Eleccin y presentacin de las mejores soluciones 3. Se deben presentar soluciones prcticas. El informe debe ser eficaz. Las propuestas: concretas, realistas y factibles.

Ventajas de los Informes escritos

Proporcionan informacin fiable para la gerencia Sirven de base para la toma de decisiones Son ms fciles de archivar y poder consultar Son cmodos de visualizar y efectivos Proporcionan informacin sobre un tema importante Pueden poner y mantener al da a los interesados Contribuyen a la sistematizacin y el orden en la informacin Constituyen la memoria escrita de las instituciones

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OBJETIVO N 3. REVISAR LOS TIPOS DE INFORME Y SU CLASIFICACIN SEGN SU FUNCIONALIDAD. Por la materia que abarcan se clasifican en: Cientficos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categora de memorias cientficas. Tcnicos: se desarrollan en las organizaciones pblicas o privadas sobre temas de sociologa, antropologa, psicologa social, etc.; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigacin cientfica. De divulgacin: destinados al pblico en general; su lenguaje se adapta a una persona de mediana cultura. Mixtos: destinados tanto a instituciones como al pblico en general; su lenguaje se adapta a los dos destinatarios. (Pea: 2005) Otra clasificacin es la siguiente: 1. Personales. Se trata de conocer ciertos aspectos de una persona tanto en el mbito profesional como en otros mbitos (econmico, privado, etc.). 2. Comerciales. Suelen hacerse para conocer detalles de nuestras relaciones comerciales con clientes y proveedores. 3. Tcnicos. Informes que se realizan para conocer ms a fondo un producto o servicio.

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4. De Mercado. Podran englobarse en los informes comerciales. Se utilizan para conocer aspectos del mercado (precios, valoracin del producto o servicio, etc.), y generalmente referenciados a otros sectores de nuestra competencia ms directa. 5. Cientficos. Se utilizan en el mbito acadmico/cientfico y tienen como funcin presentar la informacin sobre un aspecto investigado. Deben presentarse siguiendo ciertas normas establecidas por las instituciones. Otros documentos: Memorndums. Aunque el significado original de la palabra fuera el de comunicacin diplomtica, generalmente no firmada, en que se recapitulan hechos y razones para que se tengan presentes en un asunto, actualmente, es un documento utilizado para transmitir rdenes, comentar temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc. Los memorndums son un medio de comunicacin interna en las empresas e instituciones. Carta comercial La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas o bien una empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. Actas Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunin y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normal mente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas".

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Ensayo Es el gnero que desarrolla un tema o una tesis elaborados por el autor desde una perspectiva netamente personal y que exige la participacin del lector, incitndolo a pensar por cuenta propia. Cualquier tema puede ser motivo de un ensayo: conocimientos y experiencias del autor, razonamientos propios o ajenos, observacin directa de la realidad, siempre que el desarrollo sea original y subjetivo. Solicitud La solicitud es una comunicacin escrita que se propone formular un pedido, a fin de conseguirlo en un futuro inmediato o mediato dirigida a las actividades o entidades para conseguir algo que la ley nos concede.

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Tipos de informes Clasificar los informes es un tanto complejo, por cuanto si se atiende a la especialidad sobre la que trata cada uno seran interminables las categoras. Una manera fcil de clasificarlos es la siguiente: Segn su extensin: Cortos y largos. Se dice que un informe es corto si su extensin no pasa de ocho a diez cuartillas, tamao carta a espacio y medio, o a dos espacios, escrita a mquina o computadora. Es largo si su extensin sobrepasa las diez cuartillas.

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Segn su funcin: Comunicativos, examinadores y analticos. Comunicativos. Presentan un conjunto de informacin, debidamente organizada de acuerdo a la naturaleza de la materia, sin que el autor aada interpretaciones. Examinadores. Expone e interpreta, adems de presentar la informacin

pertinente, el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma, con el propsito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos estn vinculados entre s. Su fin primordial es lograr la mejor captacin del alcance de la informacin presentada. Analticos. Presenta informacin, interpreta, deduce conclusiones y formula recomendaciones. Es el ms semejante a la concepcin tradicional del informe, en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones, si es necesario. Segn su finalidad: Operacionales y para cambios. Operacionales. Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organizacin hacia los objetivos predeterminados. Todos los informes que exponen las polticas, determinan las actividades y las relaciones de las reas de la organizacin. Para cambios: Destinados al anlisis, a la exposicin o a la promocin de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organizacin. Tienen carcter innovador, cambios planeados y se mantienen al da en relacin con los cambios exigidos por la dinmica empresarial. Segn el grado de formalidad : Formales e informales. Formales. Se preparan conforme a los usos ms exigentes y se acompaa con las ayudas grficas necesarias. o Generalmente son dirigidos a un superior o al exterior de la organizacin. o Los datos presentados han sido verificados y son altamente confiables.

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Informales. Se preparan de manera rpida, sin mayor exigencia en cuanto a la forma. Suelen ser de corta extensin y su preparacin puede ser muy sencilla , e incluso en formularios o formatos pre elaborados. Casi siempre son para circular dentro de la empresa o departamento. Pueden presentar datos preliminares y su confiablidad es relativa.

Ejercicio N 1. Redacte un pequeo informe sobre algo que desea comunicar a algn compaero de trabajo o a su jefe. _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________

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OBJETIVO N 4. DESCRIBIR LA ESTRUCTURA DEL INFORME TCNICO. Este tipo de informe generalmente alude a informes que versan sobre procesos de produccin, mantenimiento industrial, computacin, servicios especiales, etc. Para elaborarlos se requiere de cierto dominio sobre el rea del conocimiento a la que hace referencia. Hay autores que sealan que no hace falta colocarle la palabra tcnico porque de hecho, todo informe lo es. Es importante aclarar que parte del objetivo de este taller es describir la estructura de un informe, pero no se pretende establecer reglas absolutas y determinantes, pues cada persona encargada de realizar un informe adoptar la estructura ms idnea a su objetivo y a sus circunstancias, por supuesto, tomando como gua lo sealado ac. Veremos a continuacin la estructura comn de un informe analtico, completo y formal, recordando que los mismos pueden tener variaciones segn su complejidad. Partes principales del informe: 1. Ttulo. Designacin con que se indica el contenido del informe. 2. Prlogo. Breve descripcin que nos indica el tema a tratar en el informe. 3. Cuerpo o exposicin. Relato pormenorizado del tema o asunto tratado, con la aportacin de datos y hechos. 4. Conclusiones. Deduccin habida cuenta de los hechos y datos expuestos. 5. Apreciaciones. Dependiendo del destinatario del informe, se pueden hacer valoraciones o conclusiones acerca del mismo, y proyecciones de futuro. 6. Material complementario o anexo. Para darle mayor credibilidad. Los informes varan mucho en cuanto a su extensin y estructura, de acuerdo con la prctica de la organizacin para lo cual se elaboran. Pero, bsicamente, todos se ajustan a un contenido comn que comprende:

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Propsito: todo informe contiene una exposicin declarada del propsito o finalidad con que se expresa (Para qu?).

Mtodo o procedimiento: Explica la forma, procedimiento, tcnica o mtodo empleado en la recoleccin de datos o en la investigacin, para que el lector juzgue la exactitud veracidad o grado de confiabilidad en la informacin que se le proporciona (Cmo?).

Hechos: Incluye tambin una descripcin o narracin de los hechos encontrados, en forma objetiva, lgica, clara y analtica (Qu?).

Anlisis y discusin: La informacin proporciona da debe ser analizada y evaluada con el criterio del informante, para que su destinatario decida sobre su valor.

Conducciones, recomendaciones o solicitaciones: El informe concluye con la opinin o el punto de vista del autor; o con una recomendacin al lector para asociarlo en la decisin; o a veces concluye con una solicitud o pedido de normas para actuar (Qu debe hacerse?). Estos contenidos suelen agruparse segn las normas de la institucin dentro del cual circula el informe, aunque sin embargo la estructura y esquema ideal y completo de un informe debera organizarse en la siguiente forma: Cubierta o portada Tabla de Contenido Cuerpo Apndices
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ubierta o portada:

C
palabras. informe.

Es la primera pgina bajo la cubierta, debe contener:

- El ttulo: que debe dar una indicacin clara del tema con el menor nmero posible de

- Una indicacin de la naturaleza del informe: si es un borrador, un informe provisional o un informe final. - El nombre: del autor o del organismo, la empresa, unidad, etc. donde se origina el

- La fecha de elaboracin. - Otros aspectos, cantidad de pginas (opcional), la direccin de la organizacin que ha elaborado el informe, cualquier advertencia sobre su carcter confidencial, el copyright, etc.

abla de Contenido. ndice

Debe aparecer tras la portada y no al final del informe, como a veces se hace

en otro tipo de documentos. En el ndice se consignan los captulos y secciones del informe. Tambin se indica la pgina donde aparecen. El ndice es la mejor expresin de la estructura de un informe. Si los ttulos de los captulos y las secciones estn redactados cuidadosamente, el ndice puede dar al lector una buena idea del contenido y naturaleza del informe.

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Introduccin

Su misin es dar cuenta, en unas pocas pginas, del contenido del informe. Por ello, debe redactarse en ltimo lugar, una vez que ya sepamos cual es el contenido del cuerpo principal del informe y, en su caso, de los anexos. Acerca de la introduccin.La importancia de la introduccin reside en el hecho de que a travs de ella el lector recibe una primera impresin no slo del asunto y objetivos del informe, sino tambin de la relevancia e inters que ste tiene. De la introduccin depender en muchas ocasiones que el informe sea o no ledo. Por otra parte, hay personas que, por escasez de tiempo, slo leern la introduccin al informe. La introduccin se convertir, en consecuencia, en el nico elemento con que dichas personas contarn para valorar la totalidad del informe. La extensin de la introduccin debe ser proporcional a la del cuerpo principal del informe. De cualquier forma, se estima que la introduccin no debe sobrepasar en ningn caso las seis pginas. Si en el caso de un informe largo, de unas cien pginas o ms, se estima que una introduccin de seis pginas no es suficiente para dar cuenta del contenido, lo ms conveniente es hacer, adems de la introduccin, una versin abreviada del informe principal que sea un documento independiente de ste. Los primeros prrafos de la introduccin deben sealar la finalidad del estudio: de qu trata el informe, quin pidi que se hiciera, a quin se lo pidi y por qu. Adems de resumir el contenido del informe, en la introduccin se debe hacer referencia a los siguientes aspectos: Finalidad u objetivos del informe. Metodologa que se ha seguido para elaborar el informe. Conclusiones y recomendaciones del informe.

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Propsito - Mtodo o procedimiento -Hechos - Anlisis y discusin - Conclusiones, recomendaciones o solicitud. El cuerpo principal es la parte del informe que primero se debe redactar, ya que las otras partes (introduccin, conclusiones, portada) dependen lgicamente de l. Slo los apndices guardan cierta autonoma en relacin con el cuerpo principal. La forma concreta en que se organiza el cuerpo principal del informe depende, obviamente, del asunto que all se trate. Existen ciertos principios complementarios entre s que conviene observar, especialmente, a la hora de redactar el cuerpo principal de un informe, son la claridad, la unidad y la primaca.

uerpo principal El cuerpo principal de un informe se divide en captulos, que a su vez se dividen en secciones. En el caso de un informe muy breve (de menos de diez pginas), puede

estar dividido en una pocas secciones. No se pueden dar normas exactas sobre la extensin de los captulos y de las secciones. Una seccin puede constar de un solo prrafo o necesitar una docena de ellos ms varios diagramas y tablas. Un captulo puede tener una sola seccin o doce. Se ha aconsejado que, siempre que resulte posible, los captulos de un mismo informe deben tener una extensin similar. Tambin se ha di cho que un captulo no debe superar las seis pginas. Si es necesario incluir ms informacin, se puede remitir a un apndice. Se recomienda que cada captulo comience con un prrafo previo a la aparicin de la primera de sus secciones. Es conveniente que los ttulos de captulos y secciones resulten informativos en relacin con el contenido de stos. Ningn aspecto clave de los que se tratan en el texto debe carecer de ttulo y de una referencia en el ndice para llamar la atencin sobre l.

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Los informes largos, pueden dividirse en subttulos para facilitar su lectura, comprensin y recordacin. Cuando las divisiones y subdivisiones son muchas dentro de un texto, suelen utilizarse normalmente dos tipos de series de designacin o numeracin: o Con letras y nmeros I, A, 1, a, (1) y (a) o Con nmeros 1. 1. 1.1.1 1. 2. 1.2.1 1.1.2 1.2.2

Conclusiones. Las conclusiones pueden ser referidas en la introduccin si el informe es extenso. Tambin suelen acompaar a cada captulo o seccin del cuerpo principal en relacin con el asunto en ellos tratado. De cualquier forma, es conveniente incluir en el informe un ltimo captulo dedicado a reunir todas las conclusiones, hayan sido o no expuestas. Este captulo contendr: - Las conclusiones propiamente dichas, esto es, las que se derivan de lo expuesto con anterioridad en el cuerpo principal del informe. El resto de las principales apreciaciones o juicios de valor realizados por el autor a partir de lo ya expuesto. - Las recomendaciones que el autor haga a tenor de lo expuesto. - La relacin de las ventajas que se derivarn de adoptar las recomendaciones. - Al igual que en el caso de la introduccin, la extensin del captulo dedicado a las conclusiones debe ser proporcional al tamao del cuerpo principal del informe.
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pndices La funcin de los apndices es recoger toda aquella informacin que, por un lado, se cree que resultara engorroso consignar en el cuerpo principal del

informe, pero por otro, tambin se cree que tiene el suficiente inters como para figurar, de algn modo, en el informe. En otras palabras, slo se debe apelar al apoyo que en relacin con el cuerpo principal suponen los apndices cuando se estime verdaderamente necesario. En general se pueden colocar como apndice o anexos: Las tablas de cifras largas y complicadas Las muestras de documentos, facturas, notas de prensa, fotografas, etc. Los glosarios Ilustraciones, grficos o todo otro material complementario. Con relacin a los apndices. Se debe hacer referencia en el texto a todo el material incluido en los apndices. Resumen Ejecutivo El resumen ejecutivo es un resumen del informe, que incluye informacin de cada seccin del informe. El objetivo del resumen ejecutivo es permitir que el lector sepa las ideas principales y conclusiones sin necesidad leer el informe entero. Generalmente un

resumen ejecutivo se escribe despus de que el informe est terminado y es aproximadamente el 10 % de la longitud del informe completo (es decir de 1 pgina para un informe de 10pginas). El resumen ejecutivo debera ser un documento completo en s y no debera ser un resumen de secciones individuales sino un resumen global del informe, proporcionando la informacin importante de cada seccin.

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Resumen o abstract en informes cientficos o acadmicos Un abstract tiene por objetivo permitir a los lectores identificar el contenido bsico del documento rpida y fielmente, con el fin de determinar la relevancia del mismo para sus intereses y, por tanto, para decidir si necesitan leer el documento en su totalidad. Suele ir en la primera pgina y es normalmente lo primero que se lee de un trabajo; por eso es muy importante que est bien escrito. Describe los objetivos del estudio, la metodologa usada, los resultados principales del trabajo y sus conclusiones fundamentales. Casi siempre es un nico prrafo, compuesto por menos de 250 palabras, segn la institucin o evento en el cual se presenta. Va acompaado de unos descriptores o palabras claves que refieren los puntos neurlgicos del tema investigado.

Consideraciones tcnicas para la elaboracin de Informes Legibilidad Los elementos que favorecen esa legibilidad son: - El empleo de palabras claras y breves. - Palabras simples, no rebuscadas. - Deben evitarse las redundancias. - No utilizar palabras vacas, que lo que hacen es disminuir el inters y la calidad del escrito. Se pueden emplear giros y trminos tcnicos necesarios, pero siempre de una forma clara y simple, pensando en quien va a recibir el escrito. - Si se piensa que quien va a recibir el escrito no conoce el significado de algn trmino, se le debe definir discretamente en su primera aparicin en el texto.

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Fuente (tipo de letra) El tipo de letra que se usa frecuentemente, es Times New Roman, Arial u otra fuente de igual aspecto. Si bien, en este sentido no se exige tanto, debe predominar la legibilidad por encima de la esttica. El tamao de la letra para el cuerpo es de 11 o 12. Debe evitar usar fuentes de diversos colores sino, negro o azul oscuro. Los ttulos se colocan en un nmero mayor. Con respecto al tipo de hoja, en todos los casos debern ser blancas, tamao carta u oficio. Ttulos Se suele distinguir entre ttulos, que encabezan los captulos, y subttulos, que encabezan las secciones. Hay mltiples mtodos grficos para diferenciar a los ttulos de los subttulos y a ambos del resto del texto (subrayado, letra cursiva, etc.). Lo ms habitual es: - Escribir los ttulos en maysculas. Si es posible, se utilizar adems la letra negrita. LAS PALABRAS ESCRITAS EN MAYSCULAS NO DEBEN SUBRAYARSE ni escribirlos con letra cursiva. - Escribir los subttulos en minsculas. Si es posible, se utilizar preferentemente la letra cursiva. Si sta no est disponible, se subrayar el subttulo. Es tambin admisible usar las posibilidades anteriores (minsculas cursivas o minsculas subrayadas) combinadas con el tipo de letra negrita. - Siempre colocarlos de forma horizontal y nunca de manera vertical. Interlineado Al decidir si utilizar un interlineado de uno, uno y medio o dos espacios hay que considerar la longitud y la finalidad del informe. Los borradores se suelen mecanografiar a doble espacio para poder hacer correcciones y cambios.
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Para informes largos se recomienda un espacio, porque as se reduce el nmero de pginas. Sin embargo con el interlineado a un solo espacio hay que procurar que los prrafos sean bastante cortos y que haya dos espacios entre ellos. Esto le da un aspecto atractivo a la pgina, aunque la escritura sea densa. Para informes de extensin media o pequea, digamos de menos de veinte o treinta pginas, se recomienda espacio y medio. Grficos y diagramas Es recomendable su inclusin, ya que permiten una valoracin ms rpida e intuitiva de los datos. Deben ir acompaados de una breve explicacin y de una referencia en el texto: "el diagrama de la figura 2.1 nos muestra que...". Si es previsible que algunos lectores del informe no estn familiarizados con los signos convencionales utilizados en grficos y diagramas, es necesario incluir una tabla con las claves. Si es posible, las tablas y los diagramas que aparezcan en el cuerpo principal del informe deben ocupar menos de una pgina para que cualquier descripcin o comentario de ellos pueda aparecer en la misma pgina. Si no es posible, lo mejor es utilizar la pgina s iguiente con este propsito. Mrgenes Lo ms usual es dejar un margen de 2,5 centmetros en las cuatro direcciones que encuadran el texto. Si se utiliza un sistema de encuadernacin que ocupe algo de espacio a la izquierda, debe tenerse en cuenta. Suele ser suficiente con aadir medio centmetro. En la primera pgina de un captulo o de una seccin importante, el margen superior puede ser mayor, por ejemplo, de cinco centmetros. Este espacio actuar de seal visual para el lector. Con respecto a la sangra puede dejarse dos o tres espacios para diferenciarse, an cuando actualmente es aceptable prescindir de sta. Numeraciones Siempre se debe hacer la numeracin de las pginas. Tambin se debern enumerar los captulos y las secciones.
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OBJETIVO N 5. ANALIZAR LA IMPORTANCIA DE LAS REGLAS DE ORTOGRAFA, LA REDACCIN Y EL ESTILO PARA REALIZAR UN INFORME. La redaccin es un escrito en el que se desarrolla de una manera completa, clara, precisa y ordenada un trabajo, de manera de expresar idneamente lo que se desea comunicar. Ortografa Es la parte de la gramtica que se ocupa de la manera correcta de escribir las palabras. El principal uso del idioma es la comunicacin, y para poder comunicarnos efectivamente, es necesario que elaborarnos los mensajes de manera correcta y comprensible. Los elementos fundamentales para comprender la expresin ortogrfica, es conocer lo que se denomina una oracin, una frase, una palabra y una slaba, asimismo las reglas ortogrficas. Se destaca en este caso, la clasificacin de las palabras de acuerdo al acento, las reglas para el uso de las letras maysculas y minsculas y los principales signos de puntuacin. Gramtica La gramtica incorrecta induce la ambigedad y la incomprensin del tema. Hay errores frecuentes entre el sujeto y el verbo, forma plural de algunos sustantivos, casos de concordancia tales como sexo y gnero, irregularidades verbales, defectos propios del habla regional, entre otros elementos. Elementos de la redaccin Los elementos de la redaccin son el fondo y la forma. El fondo lo conforman las ideas que utiliza el autor para desplegar el tema objeto de estudio. La forma es la manera personal que el autor tiene para emitir sus ideas, y se relaciona tambin con la presentacin. Sin embargo, aunque el estilo es algo personal, hay procedimientos que se
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deben considerar para tener un mejor estilo: claridad, precisin, sencillez y naturalidad. Elementos bsicos de la redaccin: - Tener claridad de redaccin y coherencia en la expresin de las ideas. - La claridad en la redaccin es tan importante como el rigor conceptual cuando se va a desarrollar un tema. - Los trabajos se redactan en tercera persona, se debe evitar el uso de expresiones coloquiales, metforas y expresiones figurativas. - El lenguaje se utiliza en forma clara y precisa, se debe prestar atencin a las reglas gramaticales y se deben evitar las oraciones de difcil comprensin. - El trabajo se organiza en forma clara y lgica - El tema se expresa sin desviarse de la idea principal, por lo cual, hay que tener los datos suficientes para soportar la conjetura. - Uso correcto del lenguaje: reglas gramaticales y ortografa. - Es muy importante el uso de los signos de puntuacin para que el lector haga pausas, subordinaciones y pueda leer la idea fluidamente. Tambin es importante el uso de las maysculas y la correcta aplicacin de las abreviaturas y los trminos tcnicos. - Es importante considerar todas las normas que se refieren a las citas, comillas, abreviaturas, notas al pie de pgina. - Todos los autores utilizados para la comprensin y elaboracin del trabajo deben estar reseados en la bibliografa. (Tomado de: GUIA DE ESTILO PARA LA ELABORACIN DE TRABAJOS, MONOGRAFAS, ENSAYOS E INFORMES: Universidad Metropolitana: 2005)

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OBJETIVO N 6. EXPLICAR LOS ERRORES Y VICIOS MS COMUNES AL REALIZAR UN INFORME. Los diversos manuales de redaccin, estudios gramaticales y tratados sealan que la prctica de las nueve cualidades de estilo (claridad, propiedad, precisin, brevedad, sencillez, originalidad, armona, abundancia y adecuacin.) son los principal es atributos de un buen escrito, en consecuencia, la ausencia de alguna de estas cualidades y la presencia de ciertos elementos que revisaremos posteriormente, afectan negativamente cualquier escrito. a) La claridad es la redaccin sin lagunas, anfibologas (doble sentido de una palabra), etc., de suerte que cualquier lector comprenda sin confusiones ni rodeos el sentido de nuestras frases y vocablos. Principales obstculos de la claridad: frases demasiado largas o rebuscadas; ineficaz o incorrecta organizacin de las palabras; ambigedades y omisiones; uso de parntesis frecuentes o exceso de clusulas subordinadas, entre otros. b) La propiedad es la calidad del estilo que consiste en escribir voces, frases y oraciones de manera correcta y pertinente, tanto por su apego a las normas gramaticales como por sus implicaciones de matiz. Las principales faltas de propiedad son: El solecismo, que es una violacin de la sintaxis, ejemplo: Balones para nios de goma (Anuncio en una tienda de juguetes) El barbarismo, que es la falta ortogrfica o una confusin de un trmino por otro. Barbarismo, segn el Diccionario de la Real Academia Espaola (DRAE), es una incorreccin que consiste en pronunciar o escribir mal las palabras, o en emplear vocablos

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impropios. En Lingstica estricta puede corresponder a una forma estigmatizada socialmente, o bien a una innovacin lingstica. Barbarismo es tambin un extranjerismo no incorporado totalmente al idioma. Se trata de un caso particular de barbarismo en su primera acepcin. Los barbarismos acaban a veces siendo aceptados por los rganos reguladores normativos ya que su uso se generaliza por personas cultas e incluso por escritores de renombre; v.g. control, hoy aceptado y antiguamente barbarismo. Ejemplos de barbarismo son: narizn, que normativamente es narign, etc. Otros ejemplos: ambos dos por ambos cptel por cctel dentrar por entrar descambiar por cambiar (cuando se refiere a dinero) haiga por haya insepto o insesto por insecto pieses por pies (en plural) rampla por rampa nadien, nadies, o peor an naiden, por nadie veniste o venistes por viniste. Otros barbarismos seran en el caso de palabras que deben escribirse separadas, como por ejemplo la expresin osea que debe escribirse o sea. y el defectuoso empleo de los sinnimos. Si bien algunos sinnimos puede decirse que son perfectos, pues la equivalencia semntica entre ellos es total, no siempre ocurre as, y es muy comn que la identidad de significados entre dos o ms vocablos no sea absoluta, y que, en consecuencia, podamos usar una palabra en lugar de otra que es su equivalente slo en ciertos casos, pero no siempre, ello depender del contexto dentro del cual haya de hacerse la sustitucin. c) La Precisin , ntimamente ligada con la claridad y la propiedad en su forma, pues las tres se combinan en una buena comunicacin, se refiere sobre todo al contenido y al sentido estricto de los vocablos y raciones empleados para difundir la informacin.
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Aunque en la bsqueda de la precisin tambin se evitan impropiedades y confusiones, la tarea especfica en este punto es encontrar la palabra justa y la oracin irreprochable para transmitir exacta y estrictamente lo que queremos decir. Un anlisis minucioso de las palabras, concepto, clusulas, ideas y datos es indispensable. d) La brevedad, que, como se dice, redobla la calidad del buen escrito, es de capital importancia. La brevedad es el arte de sintetizar lo escrito/sin embargo, no debe confundirse con el laconismo (brevedad) telegrfico, ni preocuparse si al hacerlo pierde el texto precisin, propiedad o claridad. e) La sencillez de un texto produce en sus lectores la impresin de que se escribi de un modo natural, sin afectaciones ni artificios, y les permite captar la informacin sin pensar en lo escabroso o complicado de la misma ni en la cualidad del que escribe. El rebuscamiento de un escrito se debe habitualmente a que el redactor est ms empeado en exhibir su originalidad o dotes de escritor que en dar fluidez y transparencia al texto. f) Originalidad : Cuando se redacta, como norma general conviene evitar toda muestra de automatismo, copia o actitud indiferente. Escribir sin pensar en los trminos empleados, en su mejor distribucin o funcionalidad expresiva, no es saber redactar. A veces se logra originalidad simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez del habla cotidiana, en terrenos en que la mayora se empantana entre frmulas rimbombantes y frases amoldadas por mentalidades de otra poca. g) La armona es la cualidad estilstica que, en primer lugar, procura la compatibilidad, concordancia o simpata entre la forma y el contenido del escrito, entre el estilo, y la materia informativa.

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Evitar la cacofona, la rima, el sonsonete; combinar frases cortas con largas, y procurar la armona dosificando melodiosamente la acentuacin y las pausas. La cacofona es el efecto sonoro desagradable producido por la cercana de sonidos o slabas que poseen igual pronunciacin dentro de una palabra o en palabras cercanas en el discurso. Se emplea a veces como recurso literario. Ejemplos. Un no s qu que quedan balbuciendo Pedro Prez pide permiso para partir para Pars h) La abundancia se refiere sobre todo a la variedad o riqueza del vocabulario y al dominio tcnico de las mltiples formas de organizacin sintctica, recursos que por s solos son capaces de erradicar la monotona de nuestros textos y de imprimirles novedad y sutileza. i) Adecuacin : Es una virtud clave en todo acto de relacin humana: Cada cosa en su lugar, con su por qu. No conviene dirigirse a todos de idntica manera, salvo el caso de situaciones grupales. El mismo tema tratado en un informe cientfico, un escrito protocolar, un artculo periodstico o una carta familiar, requiere de una redaccin distinta, adecuada a cada cosa. Tener un estilo propio slo es aceptado en un literato, que es un artista, pero no en un redactor, que slo expone por escrito un tema. La adecuacin en lo escrito significa un sentido de consideracin hacia el destinatario. La pregunta medular es: quin leer esto que escribo? Y la respuesta, un escrito adaptado a la compresin, gusto y necesidades del posible lector. Frases gastadas: Hace referencia a aquellas frases que han sido usadas por mucho tiempo y se han vuelto tan comunes que ya su uso se vuelve chocante. Algunos ejemplos de estas frases son: A la tierna edad; brazo largo de la ley; cada fibra de su ser; de ms est decir; deja mucho que desear; brindarle un sincero reconocimiento; todos y cada uno de nosotros.
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Frases ambiguas: Una frase ambigua es aquella que puede tener ms de una interpretacin. Ejemplos: El director de la escuela prohibi el uso del tabaco en la junta de profesores.
(No se sabe si prohibi que se fumara en la junta, o bien si en la junta estableci dicha prohibicin).

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Otros errores en la redaccin son: Omisin : consiste en dejar de decir por olvido, mal criterio o intencionadamente, algo importante o simplemente necesario para la cabal comprensin del mensaje. Se evita recordando que toda informacin completa debe contener respuesta a las preguntas clsicas: quin?, qu?, dnde?, cundo?, por qu? y cmo? Redundancia: es la repeticin innecesaria de una idea ya expuesta, lo cual alarga sin razn el texto y cansa al lector. Sin embargo, no toda repeticin es forzosamente redundante y se la admite slo cuando se la emplea para reforzar la expresin. Exageracin : consiste en presentar un hecho o asunto fuera de lo natural, ordinario o conveniente. Se puede minimizar o maximizar un asunto, es decir, presentarlo en su expresin mnima o mxima y, en ambos casos, se lo saca de su justa importancia. Irrelevancia: se incurre en este defecto cuando se agregan detalles mnimos o aspectos insignificantes o claramente sobreentendidos, de lo que resulta una confusa nivelacin de lo principal y lo accesorio. En un escrito informativo, no literario, una de las exigenc ias ms imperativas es la de expresar lo importante y sustancial de un tema, y nada ms. Indefinicin : consiste en evitar la toma de una decisin o compromiso en un informe, para lo cual se recurre a expresiones vagas, no categricas. Confusin : las oraciones y los prrafos deben estar organizados y construidos con total claridad y nitidez, de manera que el pensamiento transmitido resulte cristalino. Los prrafos largos y las intercalaciones conspiran contra este criterio. Cada prrafo debe encerrar una sola idea importante o general, a lo sumo dos.
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OBJETIVO N 7. REVISAR LAS CONSTRUCCIONES PARA ENLAZAR PRRAFOS,

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Fuente: Balestrini, Mirian: Metodologa par a la elaboracin de informes. BL Consultores. Caracas. 20001

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EN SNTESIS: La estructura -conformacin bsica-de un escrito tiene dos fases: Interna, producto de la elaboracin mental del autor, Externa, visible en el escrito. Para la estructura interna, el escritor debe ejecutar estos actos mentales: 1.-Fijar el objetivo del trabajo por realizar. 2.-Determinar quin ser el destinatario y cmo es. 3.- Elegir el asunto general que tratar, con los temas y subtemas relacionados. 4.- De todo lo pensado, seleccionar el material apropiado para la obra. 5.- Jerarquizar ese material segn su importancia relativa al trabajo.

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PARA LA ESTRUCTURACIN EXTERNA, AL ESCRIBIR EL TRABAJO, EL AUTOR DEBE REALIZAR ESTOS PASOS: 1.- Ordenar el material pensado, de acuerdo con el plan del escrito (elaborado con miras funcionales). 2.- Escoger y utilizar las formas del lenguaje apropiadas para esa comunicacin. 3.- Cuidar de que las expresiones traduzcan el tono intencional que quiere dar al escrito. 4.-Buscar la manera expresiva-estilo-conveniente, para que el trabajo tenga las condiciones de fuerza expresiva y modernidad que hoy exige la buena redaccin o redaccin eficaz.

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Expresione s Incorrecta s a la mayor brevedad al objeto de a nivel de atentar el orden ausentismo laboral cesar a alguien chequear el documento de acuerdo a delante nuestro detent ar un cargo en base a ese rea horas puntas ideas claves las estimaciones posicionarse precio accesible preveer preveyendo redactar un report temas a tratar testar (Comparar) Expresione s correcta s con la mayor brevedad con el objeto de en atentar contra el orden absentismo laboral destituir a alguien revis ar el documento de acuerdo con delante de nosotros desempear un cargo basndonos en esa rea horas punta ideas clave los clculos situarse precio as equible prever previendo redactar un informe temas que hay que tratar analizar

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Redaccin de Informes Tcnicos Reglas bsicas para una correcta redaccin


1.- Antes de escribir se debe tener toda la documentacin perteneciente, profundice en el caso, hecho o lo que se est dando y desde ese punto de vista enfoque su redaccin. 2.- Fjese siempre un objetivo, esto ayuda a redactar con precisin y claridad; piense siempre antes de escribir. 3.- Dar al tema el orden estructural o lgico: Sujeto, verbo y predicado. 4.- Escriba frases cortas; pero que den una idea completa y clara. 5.- Utilice palabras fciles de comprender, no d la impresin de fatuidad (arrogancia, altanera, orgullo). 6.- No haga uso de palabras que tenga duda, ni haga repeticiones. No utilice dos palabras con el mismo significado. Evite palabras innecesarias. 7.- Utilice sinnimos cuando est hablando del mismo tema. Consulte un buen diccionario. 8.- Nunca corte un nombre propio, cifras, ni siglas al final del rengln (o margen derecho). 9.- Utilice correctamente el lenguaje y evite en lo posible la utilizacin de gerundios. 10.- No haga prrafos largos (8 lneas mximo) y no abuse de la puntuacin. Sugerencias para conseguir una buena tcnica de redaccin 1.- Conocimiento de estructura sintctica. 2.- Observar la expresin oral de los que nos rodean. 3.- Adquisicin de una riqueza lxica, para asimilar nuevos vocablos. 4.- Realizar ejercicios de anlisis de lectura. 5.- Realizar sntesis de escrituras. 6.- Inters por la lectura de libros, peridicos, revistas tcnicas y cientficas y cualquier otro material que le ayude a ampliar su vocabulario y a estar enterado y actualizado.

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BIBLIOGRAFA

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Balestrini, Mirian: Metodologa para la elaboracin de informes. Modalidades, estructuras, cuestiones gramaticales y redaccin. BL Consultores. Caracas. 2001. Metz, M.: Redaccin y estilo. Una gua para evitar los errores ms frecuentes . Editorial Trillas. Mxico. 2002. Oliva, Elizabeth. Sugerencias bsicas para la presentacin del informe . Ilustrados.com. Documento en lnea disponible en: http://www.ilustrados.com/publicacion/Vi: 17/05/08 Pea Cabrera, Gianell. Informe final de investigacin de mercados. Documento en lnea. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/informes/edu/htm. Vi: 23/05/2008 La Comunidad Latina de estudiantes de negocios . 26/10/2005. Documento en lnea. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/htm. Vi: 17/05/08 Quesada Castillo, Roco. Gua del Estudiante. Cmo preparar un informe escrito. Ed. Limusa, Mxico. 2000. Sierra Bravo, Restituto. Tesis doctorales y trabajos de investigacin cientfica; metodologa general de su elaboracin y documentacin. Madrid: Paraninfo, 1999. Universidad Metropolitana. Gua de estilo para la elaboracin de trabajos, monografas, ensayos e informes. Ediciones de la Universidad. Caracas. 2005. Universidad Pedaggica Experimental Libertador. Manual de Trabajos de Grado de Especializacin y Maestra y Tesis Doctorales. Vicerrectorado de Investigacin y Postgrado. Fondo Editorial de la Universidad Pedaggica Experimental Libertador (FEDUPEL). Caracas. 2005.

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Redaccin de Informes Tcnicos 35 ANEXO 10 Reglas de "Oro para redactar"


1.- Haga una introduccin breve.

2.- Evite frases que aburran y que cansen al lector antes de llegar al asunto. 3.- Sin olvidar la cortesa vaya directamente al objetivo principal. 4.- Sea positivo, emplee frases agradables. Si va a comunicar algo que contenga malas noticias no lo manifieste al principio. 5.- Para la elaboracin de los documentos (correspondencia), debe contestar las siguientes preguntas: a.- Quin? b.- Cundo? c.- Cmo? d.- Dnde? e.- Por qu? 6.- D fechas y datos concretos. 7.- Evite cierres demasiado formales o aburridos. 8.- Sea seguro al escribir, evite palabras como: creo que, quiz, tal vez... 9.- Incluya dentro de la carta u oficio prrafos que sean de mayor inters, para que no parezca demasiado comn, montono o sin sentido. 10.- Haga que el lector disfrute lo que usted ha escrito.

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