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Curso - Taller
Caracas, 2011
elementos persuasivos, tales como recomendaciones para el posible lector del informe. Los informes pueden ser pblicos o privados y responden a demandas de mbitos tan diversos como los negocios, la educacin o la ciencia. Parece algo simple, no obstante, en muchas ocasiones el hecho de tener que presentar un informe puede convertirse en un problema si la persona no cuenta con los conocimientos y destrezas adecuadas para tal fin. En algunos casos se carece de conocimientos gramaticales, otras veces de prctica y, tambin se presentan fallas relacionadas con la redaccin. Redactar bien es expresarse con idoneidad y esto se logra dominando ciertas reglas, pasos y tcnicas que son de fcil adquisicin y que slo requieren de prctica y deseos de expresarse correctamente. Usted tiene en sus manos una herramienta que lo ayudar en esta til y fructfera labor. Cordialmente, Noralys Villarroel de Espinoza
Dra. En seguridad Social
Dirigido a: Todos aquellos trabajadores vinculados con la preparacin, anlisis y suministro de informacin a terceros. Estrategias metodolgicas: Disertacin por parte del facilitador, discusin dirigida, ejercicios de aplicacin, demostraciones.
Proporcionan informacin fiable para la gerencia Sirven de base para la toma de decisiones Son ms fciles de archivar y poder consultar Son cmodos de visualizar y efectivos Proporcionan informacin sobre un tema importante Pueden poner y mantener al da a los interesados Contribuyen a la sistematizacin y el orden en la informacin Constituyen la memoria escrita de las instituciones
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Tipos de informes Clasificar los informes es un tanto complejo, por cuanto si se atiende a la especialidad sobre la que trata cada uno seran interminables las categoras. Una manera fcil de clasificarlos es la siguiente: Segn su extensin: Cortos y largos. Se dice que un informe es corto si su extensin no pasa de ocho a diez cuartillas, tamao carta a espacio y medio, o a dos espacios, escrita a mquina o computadora. Es largo si su extensin sobrepasa las diez cuartillas.
pertinente, el autor desarrolla un esfuerzo interpretativo sobre la misma, con el propsito de permitir al lector captar la manera como ciertos datos estn vinculados entre s. Su fin primordial es lograr la mejor captacin del alcance de la informacin presentada. Analticos. Presenta informacin, interpreta, deduce conclusiones y formula recomendaciones. Es el ms semejante a la concepcin tradicional del informe, en el sentido de incluir tanto conclusiones como recomendaciones, si es necesario. Segn su finalidad: Operacionales y para cambios. Operacionales. Destinados a dar a conocer y a mantener el ritmo de las actividades cotidianas de la organizacin hacia los objetivos predeterminados. Todos los informes que exponen las polticas, determinan las actividades y las relaciones de las reas de la organizacin. Para cambios: Destinados al anlisis, a la exposicin o a la promocin de modificaciones importantes en la forma de hacer las cosas dentro de la organizacin. Tienen carcter innovador, cambios planeados y se mantienen al da en relacin con los cambios exigidos por la dinmica empresarial. Segn el grado de formalidad : Formales e informales. Formales. Se preparan conforme a los usos ms exigentes y se acompaa con las ayudas grficas necesarias. o Generalmente son dirigidos a un superior o al exterior de la organizacin. o Los datos presentados han sido verificados y son altamente confiables.
Informales. Se preparan de manera rpida, sin mayor exigencia en cuanto a la forma. Suelen ser de corta extensin y su preparacin puede ser muy sencilla , e incluso en formularios o formatos pre elaborados. Casi siempre son para circular dentro de la empresa o departamento. Pueden presentar datos preliminares y su confiablidad es relativa.
Ejercicio N 1. Redacte un pequeo informe sobre algo que desea comunicar a algn compaero de trabajo o a su jefe. _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________
Mtodo o procedimiento: Explica la forma, procedimiento, tcnica o mtodo empleado en la recoleccin de datos o en la investigacin, para que el lector juzgue la exactitud veracidad o grado de confiabilidad en la informacin que se le proporciona (Cmo?).
Hechos: Incluye tambin una descripcin o narracin de los hechos encontrados, en forma objetiva, lgica, clara y analtica (Qu?).
Anlisis y discusin: La informacin proporciona da debe ser analizada y evaluada con el criterio del informante, para que su destinatario decida sobre su valor.
Conducciones, recomendaciones o solicitaciones: El informe concluye con la opinin o el punto de vista del autor; o con una recomendacin al lector para asociarlo en la decisin; o a veces concluye con una solicitud o pedido de normas para actuar (Qu debe hacerse?). Estos contenidos suelen agruparse segn las normas de la institucin dentro del cual circula el informe, aunque sin embargo la estructura y esquema ideal y completo de un informe debera organizarse en la siguiente forma: Cubierta o portada Tabla de Contenido Cuerpo Apndices
Facilitadora: Noralys Villarroel
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palabras. informe.
- El ttulo: que debe dar una indicacin clara del tema con el menor nmero posible de
- Una indicacin de la naturaleza del informe: si es un borrador, un informe provisional o un informe final. - El nombre: del autor o del organismo, la empresa, unidad, etc. donde se origina el
- La fecha de elaboracin. - Otros aspectos, cantidad de pginas (opcional), la direccin de la organizacin que ha elaborado el informe, cualquier advertencia sobre su carcter confidencial, el copyright, etc.
Debe aparecer tras la portada y no al final del informe, como a veces se hace
en otro tipo de documentos. En el ndice se consignan los captulos y secciones del informe. Tambin se indica la pgina donde aparecen. El ndice es la mejor expresin de la estructura de un informe. Si los ttulos de los captulos y las secciones estn redactados cuidadosamente, el ndice puede dar al lector una buena idea del contenido y naturaleza del informe.
Su misin es dar cuenta, en unas pocas pginas, del contenido del informe. Por ello, debe redactarse en ltimo lugar, una vez que ya sepamos cual es el contenido del cuerpo principal del informe y, en su caso, de los anexos. Acerca de la introduccin.La importancia de la introduccin reside en el hecho de que a travs de ella el lector recibe una primera impresin no slo del asunto y objetivos del informe, sino tambin de la relevancia e inters que ste tiene. De la introduccin depender en muchas ocasiones que el informe sea o no ledo. Por otra parte, hay personas que, por escasez de tiempo, slo leern la introduccin al informe. La introduccin se convertir, en consecuencia, en el nico elemento con que dichas personas contarn para valorar la totalidad del informe. La extensin de la introduccin debe ser proporcional a la del cuerpo principal del informe. De cualquier forma, se estima que la introduccin no debe sobrepasar en ningn caso las seis pginas. Si en el caso de un informe largo, de unas cien pginas o ms, se estima que una introduccin de seis pginas no es suficiente para dar cuenta del contenido, lo ms conveniente es hacer, adems de la introduccin, una versin abreviada del informe principal que sea un documento independiente de ste. Los primeros prrafos de la introduccin deben sealar la finalidad del estudio: de qu trata el informe, quin pidi que se hiciera, a quin se lo pidi y por qu. Adems de resumir el contenido del informe, en la introduccin se debe hacer referencia a los siguientes aspectos: Finalidad u objetivos del informe. Metodologa que se ha seguido para elaborar el informe. Conclusiones y recomendaciones del informe.
uerpo principal El cuerpo principal de un informe se divide en captulos, que a su vez se dividen en secciones. En el caso de un informe muy breve (de menos de diez pginas), puede
estar dividido en una pocas secciones. No se pueden dar normas exactas sobre la extensin de los captulos y de las secciones. Una seccin puede constar de un solo prrafo o necesitar una docena de ellos ms varios diagramas y tablas. Un captulo puede tener una sola seccin o doce. Se ha aconsejado que, siempre que resulte posible, los captulos de un mismo informe deben tener una extensin similar. Tambin se ha di cho que un captulo no debe superar las seis pginas. Si es necesario incluir ms informacin, se puede remitir a un apndice. Se recomienda que cada captulo comience con un prrafo previo a la aparicin de la primera de sus secciones. Es conveniente que los ttulos de captulos y secciones resulten informativos en relacin con el contenido de stos. Ningn aspecto clave de los que se tratan en el texto debe carecer de ttulo y de una referencia en el ndice para llamar la atencin sobre l.
Conclusiones. Las conclusiones pueden ser referidas en la introduccin si el informe es extenso. Tambin suelen acompaar a cada captulo o seccin del cuerpo principal en relacin con el asunto en ellos tratado. De cualquier forma, es conveniente incluir en el informe un ltimo captulo dedicado a reunir todas las conclusiones, hayan sido o no expuestas. Este captulo contendr: - Las conclusiones propiamente dichas, esto es, las que se derivan de lo expuesto con anterioridad en el cuerpo principal del informe. El resto de las principales apreciaciones o juicios de valor realizados por el autor a partir de lo ya expuesto. - Las recomendaciones que el autor haga a tenor de lo expuesto. - La relacin de las ventajas que se derivarn de adoptar las recomendaciones. - Al igual que en el caso de la introduccin, la extensin del captulo dedicado a las conclusiones debe ser proporcional al tamao del cuerpo principal del informe.
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pndices La funcin de los apndices es recoger toda aquella informacin que, por un lado, se cree que resultara engorroso consignar en el cuerpo principal del
informe, pero por otro, tambin se cree que tiene el suficiente inters como para figurar, de algn modo, en el informe. En otras palabras, slo se debe apelar al apoyo que en relacin con el cuerpo principal suponen los apndices cuando se estime verdaderamente necesario. En general se pueden colocar como apndice o anexos: Las tablas de cifras largas y complicadas Las muestras de documentos, facturas, notas de prensa, fotografas, etc. Los glosarios Ilustraciones, grficos o todo otro material complementario. Con relacin a los apndices. Se debe hacer referencia en el texto a todo el material incluido en los apndices. Resumen Ejecutivo El resumen ejecutivo es un resumen del informe, que incluye informacin de cada seccin del informe. El objetivo del resumen ejecutivo es permitir que el lector sepa las ideas principales y conclusiones sin necesidad leer el informe entero. Generalmente un
resumen ejecutivo se escribe despus de que el informe est terminado y es aproximadamente el 10 % de la longitud del informe completo (es decir de 1 pgina para un informe de 10pginas). El resumen ejecutivo debera ser un documento completo en s y no debera ser un resumen de secciones individuales sino un resumen global del informe, proporcionando la informacin importante de cada seccin.
Consideraciones tcnicas para la elaboracin de Informes Legibilidad Los elementos que favorecen esa legibilidad son: - El empleo de palabras claras y breves. - Palabras simples, no rebuscadas. - Deben evitarse las redundancias. - No utilizar palabras vacas, que lo que hacen es disminuir el inters y la calidad del escrito. Se pueden emplear giros y trminos tcnicos necesarios, pero siempre de una forma clara y simple, pensando en quien va a recibir el escrito. - Si se piensa que quien va a recibir el escrito no conoce el significado de algn trmino, se le debe definir discretamente en su primera aparicin en el texto.
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Otros errores en la redaccin son: Omisin : consiste en dejar de decir por olvido, mal criterio o intencionadamente, algo importante o simplemente necesario para la cabal comprensin del mensaje. Se evita recordando que toda informacin completa debe contener respuesta a las preguntas clsicas: quin?, qu?, dnde?, cundo?, por qu? y cmo? Redundancia: es la repeticin innecesaria de una idea ya expuesta, lo cual alarga sin razn el texto y cansa al lector. Sin embargo, no toda repeticin es forzosamente redundante y se la admite slo cuando se la emplea para reforzar la expresin. Exageracin : consiste en presentar un hecho o asunto fuera de lo natural, ordinario o conveniente. Se puede minimizar o maximizar un asunto, es decir, presentarlo en su expresin mnima o mxima y, en ambos casos, se lo saca de su justa importancia. Irrelevancia: se incurre en este defecto cuando se agregan detalles mnimos o aspectos insignificantes o claramente sobreentendidos, de lo que resulta una confusa nivelacin de lo principal y lo accesorio. En un escrito informativo, no literario, una de las exigenc ias ms imperativas es la de expresar lo importante y sustancial de un tema, y nada ms. Indefinicin : consiste en evitar la toma de una decisin o compromiso en un informe, para lo cual se recurre a expresiones vagas, no categricas. Confusin : las oraciones y los prrafos deben estar organizados y construidos con total claridad y nitidez, de manera que el pensamiento transmitido resulte cristalino. Los prrafos largos y las intercalaciones conspiran contra este criterio. Cada prrafo debe encerrar una sola idea importante o general, a lo sumo dos.
Facilitadora: Noralys Villarroel
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Fuente: Balestrini, Mirian: Metodologa par a la elaboracin de informes. BL Consultores. Caracas. 20001
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PARA LA ESTRUCTURACIN EXTERNA, AL ESCRIBIR EL TRABAJO, EL AUTOR DEBE REALIZAR ESTOS PASOS: 1.- Ordenar el material pensado, de acuerdo con el plan del escrito (elaborado con miras funcionales). 2.- Escoger y utilizar las formas del lenguaje apropiadas para esa comunicacin. 3.- Cuidar de que las expresiones traduzcan el tono intencional que quiere dar al escrito. 4.-Buscar la manera expresiva-estilo-conveniente, para que el trabajo tenga las condiciones de fuerza expresiva y modernidad que hoy exige la buena redaccin o redaccin eficaz.
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Balestrini, Mirian: Metodologa para la elaboracin de informes. Modalidades, estructuras, cuestiones gramaticales y redaccin. BL Consultores. Caracas. 2001. Metz, M.: Redaccin y estilo. Una gua para evitar los errores ms frecuentes . Editorial Trillas. Mxico. 2002. Oliva, Elizabeth. Sugerencias bsicas para la presentacin del informe . Ilustrados.com. Documento en lnea disponible en: http://www.ilustrados.com/publicacion/Vi: 17/05/08 Pea Cabrera, Gianell. Informe final de investigacin de mercados. Documento en lnea. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/informes/edu/htm. Vi: 23/05/2008 La Comunidad Latina de estudiantes de negocios . 26/10/2005. Documento en lnea. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/htm. Vi: 17/05/08 Quesada Castillo, Roco. Gua del Estudiante. Cmo preparar un informe escrito. Ed. Limusa, Mxico. 2000. Sierra Bravo, Restituto. Tesis doctorales y trabajos de investigacin cientfica; metodologa general de su elaboracin y documentacin. Madrid: Paraninfo, 1999. Universidad Metropolitana. Gua de estilo para la elaboracin de trabajos, monografas, ensayos e informes. Ediciones de la Universidad. Caracas. 2005. Universidad Pedaggica Experimental Libertador. Manual de Trabajos de Grado de Especializacin y Maestra y Tesis Doctorales. Vicerrectorado de Investigacin y Postgrado. Fondo Editorial de la Universidad Pedaggica Experimental Libertador (FEDUPEL). Caracas. 2005.
2.- Evite frases que aburran y que cansen al lector antes de llegar al asunto. 3.- Sin olvidar la cortesa vaya directamente al objetivo principal. 4.- Sea positivo, emplee frases agradables. Si va a comunicar algo que contenga malas noticias no lo manifieste al principio. 5.- Para la elaboracin de los documentos (correspondencia), debe contestar las siguientes preguntas: a.- Quin? b.- Cundo? c.- Cmo? d.- Dnde? e.- Por qu? 6.- D fechas y datos concretos. 7.- Evite cierres demasiado formales o aburridos. 8.- Sea seguro al escribir, evite palabras como: creo que, quiz, tal vez... 9.- Incluya dentro de la carta u oficio prrafos que sean de mayor inters, para que no parezca demasiado comn, montono o sin sentido. 10.- Haga que el lector disfrute lo que usted ha escrito.