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Asignatura: Tcnicas de Comunicacin Efectiva

Aprende a redactar Apuntes del curso impartido online (Aracely Ayala)

El proceso de escribir me recuerda los preparativos para una fiesta. No sabes a cunta gente invitar, ni qu men escoger, ni qu mantel poner... Ensucias ollas, platos, vasos, cucharas y cazos. Derramas aceite, lo pisoteas, resbalas, vas por los suelos, sueltas cuatro palabrotas, maldices el da en que se te ocurri la feliz idea de complicarte la existencia. Finalmente, llegan los invitados y todo est limpio y reluciente, como si nada hubiera pasado. Los amigos te felicitan por el banquete y t sueltas una de esas frases matadoras: "Nada..., total media hora... todo lo ha hecho el horno!" (Casez, 1995: 114)

La redaccin de documentos de una empresa o institucin es una de las tareas ms comunes. Sin embargo, cada texto necesita una redaccin diferente ya sea una carta, un oficio, un informe, una solicitud, etc.; por lo que en esta sntesis repasaremos las reglas bsicas para redactar cualquier tipo de documento.

Objetivos 1.- Informar al lector sobre decisiones, proyectos o ideas. 2.- Influir en la actitud que ha de adoptar el lector al leer el mensaje.

Caractersticas Vitales y Complementarias. 1.- Vitales (Fondo o contenido)

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a.- Claridad Es como las ideas o pensamientos se expresan en una forma concisa o breve, la cual se consigue utilizando frases cortas y signos de puntuacin. No deja lugar a dudas respecto a su significado. La redaccin debe de ser clara y fcil de comprender, los lectores deben de estar seguros de la intencin de los escritos, esto se logra mediante. 1) La seleccin de palabras y frases que expresen el significado exacto y se interpreten de una sola manera. 2) Evitar el estilo telegrfico que sacrifica claridad por brevedad. 3) Generalizando, hay que utilizar la voz activa en oraciones cortas y sencillas, evitando expresiones vagas sin sentido y ambiguas (confusas, dudosas, equvocas). b.- Precisin La redaccin no debe de tener hechos errneos, ni otras equivocaciones. Debe presentar solo hechos esenciales y exactos, sin ninguna desviacin o exageracin. El uso correcto de la gramtica, de la puntuacin y ortografa, tambin contribuyen a que la redaccin sea clara y fcil de comprender. c.- Breve pero completa Debe limitarse a hechos esenciales, ser breve y al caso. Debe abarcarse el tema completamente manteniendo el escrito lo ms breve posible, si es necesario las explicaciones deben incluirse como anexos. d.- Coherencia Es el desarrollo y la disposicin lgica de un tema. Se logra considerando primero el tema desde el comienzo hasta el fin y ordenar sus partes en orden lgico y que guarden armona entre s, que permite su comprensin y razonamiento. e.- Unidad El escrito debe adherirse a una sola idea principal, este principio no solo debe aplicarse a cada oracin y prrafo, sino tambin a todo su escrito, si se tiene que considerar ms de un tema prepare un documento por separado.

f.- Cortesa

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Los documentos deben ser redactados en trminos corteses (amables, atentos, agradables) y respetuosos; pero con el cuidado de no caer en adulacin.

g.- Belleza Cuando el contenido se ha expresado en un estilo agradable y atractivo que deleita al lector y a la vez de elegancia a lo que e ha querido expresar, el cual se consigue dndole al contenido una naturalidad y sencillez; evitando las frases articuladas y rebuscadas. h- Seriedad Sin incurrir en sequedad.

Complementarias (Es la forma) a.- Correccin, concerniente a: 1) Errores ortogrficos. 2) Impresin desigual de letras. 3) Mrgenes mal colocados. 4) Cartas descentradas. 5) Puntuacin incorrecta. 6) Borrones. 7) Divisin incorrecta de palabras. 8) Ideas y oraciones cortadas e incompletas. 9) Cartas ajadas y mal doblada. 10) Prrafos muy anchos o muy angostos.

b.- Cohesin Unin, enlace, afinidad.

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c.- Creacin de inters d.- Lenguaje positivo e.- Modernismo

Elementos de la redaccin: Fondo: Son las ideas que el autor utiliza para desarrollar el tema. Forma: El modo particular que el autor tiene para expresar esas ideas.

10 Reglas de "Oro para redactar" 1.- Haga una introduccin breve. 2.- Evite frases que aburran y que cansen al lector antes de llegar al asunto. 3.- Sin olvidar la cortesa vaya directamente al objetivo principal. 4.- Sea positivo. Si va a comunicar algo que contenga malas noticias no lo manifieste al principio. 5.- Para la elaboracin de los documentos (correspondencia), debe de contestar las siguientes preguntas: a.- Quin? b.-Qu? c.- Cundo? d.- Cmo? e.- Dnde? f.- Por qu? 6.- D fechas y datos concretos, nunca escriba: a.- En un futuro, b.- Ms tarde, c.Oportunamente. 7.- Evite cierres demasiado formales o aburridos, as como tambin, cierres con palabras articuladas. 8.- Sea seguro al escribir, evite palabras como: Creo que, quiz, talvez...

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9.- Incluya dentro de la carta u oficio prrafos que sean de mayor inters, para que no parezca demasiado comn, montono o sin sentido. 10.- Haga que su lector disfrute lo que usted ha escrito.

Reglas bsicas para una correcta redaccin 1.- Antes de escribir se debe tener toda la documentacin perteneciente, profundice en el caso, hecho o lo que se est dando y desde ese punto de vista enfoque su redaccin. 2.- Fjese siempre un objetivo, esto ayuda a redactar con precisin y claridad; piense siempre antes de escribir. 3.- Dar al tema el orden estructural o lgico: Sujeto, verbo y predicado. 4.- Escriba frases cortas; pero que den una idea completa y clara. 5.- Utilice palabras fciles de comprender, no d la impresin de fatuidad (arrogancia, altanera, orgullo). 6.- No haga uso de palabras que tenga duda, ni haga repeticiones. No utilice dos palabras con el mismo significado. Evite palabras innecesarias. 7.- Utilice sinnimos cuando est hablando del mismo tema. Consulte un buen diccionario. 8.- Nunca corte un nombre propio, cifras, ni siglas al final del rengln (o margen derecho). 9.- Utilice correctamente el lenguaje y evite en lo posible la utilizacin de gerundios. 10.- No haga prrafos largos (8 lneas mximo) y no abuse de la puntuacin.

Sugerencias para conseguir una buena tcnica de redaccin 1.- Conocimiento de estructura sintctica (sujeto-verbo-predicado). 2.- Observar la expresin oral de los que nos rodean. 3.- Adquirir una riqueza lxica, para asimilar nuevos vocablos. 4.- Realizar ejercicios de anlisis de lectura. 5.- Realizar sntesis de escrituras.

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6.- Inters por la lectura de libros, peridicos, revistas, proyectos, informes, etc.

SUGERENCIAS:

No deben aparecer en sus cartas las siguientes frases o trminos en desuso:

Agradecindole por anticipado En respuesta a Les anticipamos las gracias Prontas noticias Aprovechamos la ocasin Aprovechamos la oportunidad Quedamos a su disposicin En espera de Quedo de usted Muy seores nuestros Muy seor mo De nuestra consideracin Espero verme honrado Quedamos a sus rdenes Nos complace Ponemos en su conocimiento Con el agrado de siempre Nos es grato Q.e.s.m. (que estrecha su mano)

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Quedamos a la espera Tener el gusto de Deseando Se hace del conocimiento de Sin ms por el momento Quedo atento y seguro servidor Esperando su pronta respuesta Su muy afecto amigo Su affmo. S.s. /su afectsimo y seguro servidor) A su rdenes La presente tiene por objeto Confirmndole Le suplicamos Se sirva notificaciones A la mayor brevedad posible De orden del seor

Algunas frases o trminos sustitutos a emplear son: Esperamos que Muchas gracias Anexo Le agradecer Firmada Me es grato manifestarle que Expreso a usted atentamente

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Le comunico En relacin con Agradezco su Apreciamos su comunicacin del Atentamente Cordialmente Me es grato referirme a Respetuosamente Estimados seores Creo oportuno manifestarle Expreso a usted atentamente Le agradezco... gracias por Afectuosamente Hago referencia a su

Es preciso quitar de las cartas los adornos excesivos y la palabrera. No utilice abreviaturas en la despedida.

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