Artigos Qualipp n4

Mapeamento de Processos

Hammer e Champy (1994) conceituam processo como um grupo de atividades realizadas numa seqncia lgica com o objetivo de produzir um bem ou um servio que tem valor para um grupo especfico de clientes. Os processos so definidos para que seja possvel a padronizao e repetibilidade desta ao. Neste artigo iremos abordar alguns aspectos do mapeamento de processos, propsitos, resultados, aplicao e algumas ferramentas para realiz-lo. O Mapeamento de Processos uma ferramenta gerencial e de comunicao que tem a finalidade de ajudar a melhorar os processos existentes ou de implantar uma nova estrutura voltada para processos. O mapeamento auxilia a organizao a enxergar claramente os pontos fortes e os pontos fracos de sua estrutura. Usualmente, trabalha-se nas resolues de problemas como: complexidade na operao, custos elevados, gargalos, falhas de integrao entre processos e reas, atividades redundantes, tarefas de baixo valor agregado, retrabalhos, excesso de documentao e aprovaes. O mapeamento uma excelente forma de melhorar o entendimento sobre os processos e aumentar o resultado do negcio. O Mapeamento de Processos deve ser elaborado a partir de dados coletados em entrevistas, questionrios, reunies, workshops, observao de campo, anlise da documentao existente e de outras evidncias. As etapas a serem cumpridas em um mapeamento seguem descritas abaixo: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Identificar os objetivos do processo; Identificar as entradas e sadas do processo; Identificar os fornecedores e clientes do processo; Identificar os componentes do processo (utilize verbos no infinitivo); Determinar os limites do processo e Documentar o processo, identificando as reas envolvidas. A figura 1 contm os detalhes do fluxo do processo:

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Figura 1 - Fluxo do Processo

Para percorrer todas estas etapas necessrio montar um time que tenha conhecimento do processo e de suas interaes com outros. O time deve conter a diversidade necessria para que as etapas sejam esclarecidas e evidenciadas. importante que o time verifique se todos os envolvidos numa determinada atividade do processo a realizam da mesma maneira, de forma a retratar as diferenas significativas. Siga um padro, como uma normativa ou instruo de trabalho. Muito comum nesta etapa perceber que existem lacunas dentro dos processos, que podem ser geradas por diversos fatores como: mudanas de pessoal, sada de um componente do time, mudanas de liderana, falta de treinamento especfico ou alteraes de produtos. A falta de descries claras e completas das atividades de um processo por gerar inmeros problemas para a organizao. Concludas as etapas do mapeamento da situao atual, o time ter fornecido uma exibio visual do processo atual e demonstrar os papis e relaes entre as etapas e departamentos envolvidos no processo. Alm disso, indicar reas problemticas, ciclos desnecessrios, complexidade e aqueles pontos onde o processo pode ser simplificado, ajudar a identificar o lugar para coletar dados e onde uma investigao mais detalhada pode ser necessria, ajudar a identificar quais elementos de um processo podem ter um impacto sobre o desempenho. Por fim, o processo deve ser documentado, padronizado e que sejam definidos pontos de medio de desempenho. O autor comenta que em alguns casos, a falta de medio pode tornar um processo extinto porque a falta da medio determina o comportamento dos funcionrios. Segundo Goldrath, autor do livro A Meta, o comportamento dos funcionrios depende da forma como so medidos. Como resultado de um Mapeamento de Processo, espera-se: contato@qualipp.com www.qualipp.com
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1) Melhor entendimento do processo em sua situao atual; 2) Analisar e melhorar os processos de negcio; 3) Ter requisitos mais claros, tornando o desenvolvimento de sistemas mais fcil de gerenciar; 4) Reduo do tempo de execuo; 5) Melhoria da qualidade e Padronizao; 6) Estabelecer uma inteno inicial de pensamento por processos e no por departamentos. Existem algumas ferramentas que apoiam a visualizao dos processos como o Business Process Modeling Notation. Trata-se de uma notao grfica para expressar os processos de negcio em forma de diagrama de processo de negcio. O objetivo do BPMN dar suporte ao gerenciamento de processo de negcio, tanto para os usurios tcnicos quanto para os usurios de negcio, fornecendo uma notao intuitiva para os usurios, tornando-os capazes de representarem semnticas de processos complexos. BPMN um padro internacional de modelador de processos aceito pela comunidade e independente de qualquer metodologia de modelador de processos.

Figura 2- Exemplo BPMN

Com BPMN pode ser criada uma ponte padronizada para diminuir a lacuna entre os processos de negcios e sua implementao e permite modelar o processo de uma maneira unificada e padronizada. Este artigo buscou esclarecer conceitos e formas de se obter um processo mapeado e pronto para uma anlise de seu desempenho e implementao de melhorias. Fabiano Faccini contato@qualipp.com www.qualipp.com
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