Universidade de Braslia Faculdade de Cincia da Informao

ANA KELLY ALVES LAMEIRA BRBARA KAROLINE DA SILVA BANDEIRA DE MELO FELIPE JNIO MENDES

Base de Dados de Normas Administrativas (NADM): avaliao ergonmica

Braslia DF Maro, 2013

ANA KELLY ALVES LAMEIRA BRBARA KAROLINE DA SILVA BANDEIRA DE MELO FELIPE JNIO MENDES

Base de Dados de Normas Administrativas (NADM): avaliao ergonmica

Trabalho sobre a estrutura da Base NADM, como requisito para aprovao na disciplina Estudo de Usurios, da Faculdade de Cincia da Informao da Universidade de Braslia.

Prof. Orientador: Jos Antonio Machado do Nascimento

Braslia DF Maro, 2013

RESUMO

Apresenta uma avaliao ergonmica da Base de Normas Administrativas do Senado Federal. Para alcanar tal objetivo, foram realizadas entrevista com os gestores e anlise do contexto de criao e uso da base, abordando conceitos de informao jurdica e usabilidade. Foram constatadas algumas dificuldades no processo de manuteno da base, quanto ao software e controle do vocabulrio. Contudo, percebe-se que a base est passando por um perodo de transformao de gesto e, consequentemente, de foco de uso e contedo. Nesse sentido, a NADM caminha para sanar tais problemas advindos de seu histrico e, assim, se tornar uma base de dados eficiente no servio que oferece ao seu pblico-alvo.

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS ISO NADM PRODASEN SICON SIDOC SF International Organization for Standardization Base de Dados de Normas Administrativas Secretaria Especial de Informtica do Senado Federal Sistema de Informaes do Congresso Secretaria de Informao e Documentao Senado Federal

SERH

Secretaria de Recursos Humanos

SUMRIO 1. 1.1. 1.2. 2. 2.1. 2.2. 3. 4. 4.1. 4.2. 5. 6. Reviso de literatura............................................................................................................ 5 Alguns conceitos iniciais .......................................................................................................... 5 Usabilidade e avaliao ergonmica em bases de dados ....................................................... 6 Objetivos............................................................................................................................. 7 Objetivo geral .......................................................................................................................... 7 Objetivos especficos ............................................................................................................... 8 Contextualizao da Base NADM ......................................................................................... 8 Instrumentos de coletas de dados para a avaliao ............................................................ 10 Entrevista com gestores ........................................................................................................ 10 Avaliao Ergonmica (anlise do contexto de uso) ............................................................. 10 Anlise dos dados .............................................................................................................. 11 Consideraes finais .......................................................................................................... 11

Referncias ................................................................................................................................. 13 Apndices ................................................................................................................................... 14 Apndice I - Roteiro da entrevista ..................................................................................................... 14 Apndice II Roteiro da Avaliao Ergonmica ................................................................................ 16

1.

Reviso de literatura 1.1. Alguns conceitos iniciais A informao, ao ser compreendida como todo conhecimento registrado, existe em

diversos tipos, formatos e suportes. Entre os vrios tipos est a pouco conhecida informao jurdica. Conforme Passos (1994) define, informao jurdica :
[...] toda a unidade de conhecimento humano que tem a finalidade de embasar manifestaes de pensamento de jurisconsultos, tratadistas, escritores jurdicos, advogados, legisladores, desembargadores, juzes e todos aqueles que lidam com a matria jurdica, quando procuram estudar (do ponto de vista legal) ou regulamentar situaes, relaes e comportamentos humanos, ou ainda quando interpretam e aplicam dispositivos legais.

Com a exploso documental, cresceu a necessidade de se controlar a informao contida nesses documentos. nesse contexto que surgiram diversos mecanismos e instrumentos de controle, como os catlogos, as bibliografias e as bases de dados jurdicas. As bases de dados se tornaram objeto de estudo com o advento das novas tecnologias, como a Internet, pois permitem divulgar em maiores quantidades aquelas informaes que antes eram difceis de serem obtidas, como o caso da informao jurdica. De acordo com Lopes apud Barros (2004), as bases de dados online so aquelas que fazem uso dos modelos de telecomunicaes para fornecer aos usurios acesso, recuperao e disseminao de seus dados armazenados *...+. Outro fator contribuinte para essa expanso o crescente trabalho das bibliotecas jurdicas as quais, na viso de Miranda (2004), so responsveis por:
[...] disseminar a informao jurdica especialmente na esfera de suas instituies mantenedoras, com o intuito de subsidiar as decises processuais em fluxo, como tambm auxiliar todos os juristas no cumprimento da justia.

Logo, ntido o papel que as bibliotecas e seus bibliotecrios desempenham junto comunidade em que esto inseridos, o qual se justifica em suprir a necessidade do seu usurio. Entretanto, para que isso seja possvel, preciso que ela fornea um servio de qualidade, o qual possvel obter por meio de avaliaes de satisfao do seu pblico e de seus gestores. 1.2. Usabilidade e avaliao ergonmica em bases de dados De acordo com a International Organization for Standardization (ISO) 9241/2011 usabilidade a medida pela qual um produto pode ser usado por usurios especficos para alcanar objetivos especficos com efetividade, eficincia e satisfao em um contexto de uso especfico. Portanto, deve-se entender que a avaliao de um produto fornecido a um grupo de pessoas imprescindvel para o seu desenvolvimento, o que naturalmente se promove e atrai mais usurios. Alguns estudos demonstram a importncia de realizar avaliaes ergonmicas em bases de dados. Heeman (1997) afirmou:
As bases de dados so domnios diferenciados de outros domnios de aplicao, e que os princpios desenvolvidos para interfaces de outras aplicaes no podem ser necessariamente traduzidos com sucesso para aplicaes de bases de dados.

Isso significa que da mesma forma que existe uma necessidade de analisar se um produto a ser lanado no mercado alcanar os objetivos especficos determinados pelo seu desenvolvedor, importante tambm que as bases de dados passem por avaliaes para verificar se seus usurios esto satisfeitos com os servios e produtos oferecidos. E essa anlise exige que haja uma adaptao para o contexto de uso especfico da base de dados. Para comparao de estudos de usabilidade entre bases de dados, portais e websites geralmente utiliza-se a avaliao heurstica a qual segundo Jeffries et al FULANO! (1991):
[...] representa um julgamento de valor sobre as qualidades ergonmicas das interfaces homem-computador. Essa avaliao realizada por especialistas em ergonomia, baseados em sua experincia e competncia 6

no assunto. A tcnica produz timos resultados, em termos da rapidez de avaliao e da quantidade e importncia de problemas diagnosticados, mas exigem um grupo razovel de ergonomistas, de modo a identificar a maior parte dos problemas ergonmicos das interfaces.

Ou seja, deve-se fazer um estudo prvio do usurio a fim de identificar peculiaridades da base de dados em funo da sua usabilidade, mas isso no quer dizer que o que funciona para uma base de dados vai servir para outra com a mesma eficincia. Deve ser levado em conta o tipo de informao fornecida e o tipo de usurio que a utilizar. Lancaster apud Mesquita et al (2006) afirma que uma base de dados bibliogrficos deve ser avaliada pela sua utilidade ao responder as necessidades de informao. Oulanov & Pajarillo apud Nascimento (2006) vo na mesma direo ao conclurem que:
[...] as atualizaes (de uma base de dados) deveriam privilegiar o constante reexame do servio de referncia virtual luz dos valores da Cincia da Informao para alcanar o uso ponderado e racional das suas potencialidades.

Assim, entende-se que a informao jurdica, com a exploso documental, ganhou visibilidade na sociedade da informao e, por meio de instrumentos de controle como as bases de dados, foi possvel que ela fosse armazenada, tratada e recuperada com mais facilidade. Todavia, para que esses sistemas de informao continuem fornecendo produtos e servios de qualidade a seus usurios, necessrio que eles sejam avaliados constantemente. 2. Objetivos

2.1. Objetivo geral O principal objetivo deste estudo realizar a avaliao ergonmica da Base de Normas Administrativas (NADM).

2.2. Objetivos especficos A partir da avaliao ergonmica ser possvel identificar problemas de interface da Base NADM que impedem a sua correta utilizao pelos usurios e propor recomendaes aos gestores para futuras correes. 3. Contextualizao da Base NADM A Base de Dados NADM, conhecida antigamente como Programa NADM, foi criada em meados da dcada de 80 com o intuito de facilitar a recuperao de todos os documentos produzidos pelo Senado Federal desde 1946. Foi executada pela Secretaria Especial de Informtica do Senado Federal (PRODASEN), sob a superviso da Subsecretaria de Administrao de Pessoal, atravs do seu Servio de Instruo Processual, Seo de Controle de Legislao e Jurisprudncia. A NADM faz parte do Sistema de Informaes do Congresso (SICON), o qual foi criado para facilitar a recuperao de documentos, no s no NADM, mas tambm em diversos outros bancos de dados. Desde sua criao, no houve interferncia de profissionais relacionados rea de Cincia da Informao. Sua gesto fora realizada desde o incio pela Secretaria de Recursos Humanos (SERH) Em maio de 2012, a base de dados passou a ser gerenciada pela Secretaria de Informao e Documentao (SIDOC), a qual tem como objetivo planejar, supervisionar e coordenar as atividades vinculadas ao sistema de informao e documentao do Senado Federal, relativas ao Museu, Informaes, Traduo e Interpretao. A SIDOC, a qual subordinada Diretoria-Geral, composta pelo Servio de Museu, Servio de Traduo e Interpretao, e Subsecretaria de Informaes, como pode ser visto no organograma simplificado a seguir:

Diretoria-Geral

Secretaria de Documentao e Informao

Assessoria

Base NADM

Servio de Museu

Servio de Traduo e Interpretao

Subcretaria de Informao

Figura 1 Organograma da SIDOC

Em vista da condio atual do programa, formou-se um grupo de estudos para elaborar diagnstico sobre a edio de atos oficiais administrativos do Senado. Pela primeira vez, foi possvel determinar a quantidade e os tipos de atos administrativos existentes, as autoridades emitentes e os pontos de acesso, proporcionando uma viso crtica acerca dos pontos positivos e negativos que o produto oferecia. A proposta da nova gesto estabelecer um processo de reestruturao, modernizao e de saneamento desses atos antigos e criar um padro para os novos, servindo como modelo para outros bancos de dados com o mesmo objeto de informao. Dessa forma, novos procedimentos e mecanismos foram criados para compatibilizar, racionalizar e padronizar o contedo e o fluxo dos documentos. Com isso, ser possvel

organizar e controlar os atos administrativos normativos do SF, alm de informar com preciso a vigncia dos atos e dos seus dispositivos. O acervo da base composto por atos administrativos normativos e os atos administrativos de gesto de pessoal posteriores ao ano de 2007, como nomeaes, exoneraes, dispensas e aposentadorias. 4. Instrumentos de coletas de dados para a avaliao fim de obter informaes para a concretizao dos objetivos, foram adotados dois instrumentos para coleta de dados baseados no modelo proposto por Nascimento (2010) : o guia de entrevista com gestores para anlise do contexto de uso de websites e a ficha de observao para anlise do contexto de uso de websites. 4.1. Entrevista com gestores A entrevista foi estruturada em cinco tpicos com o intuito de compreender o contexto de criao, de uso, de seleo e manuteno do acervo, o objetivo e o caminhar da base para a realizao desse objetivo e os fatores que prejudicam o alcance dos objetivos ou mesmo o funcionamento. Foi realizada no Senado Federal, na SIDOC, no dia 22 de fevereiro de 2013. Foi estruturado um roteiro, porm este foi flexvel medida que eram identificadas novas possibilidades de informaes. A entrevistada foi a bibliotecria Edilenice Passos, atual responsvel pela NADM, que se mostrou disponvel em passar informaes e contribuir para a realizao da avaliao. 4.2. Avaliao Ergonmica (anlise do contexto de uso) A avaliao ergonmica foi realizada seguindo um roteiro para a anlise do contexto de uso de websites com base na proposta de Nascimento (2010), feitas as adaptaes necessrias.

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5. Anlise dos dados Durante toda a entrevista percebeu-se o empenho da bibliotecria Edilenice Passos com o trabalho realizado na NADM, o qual tivemos a oportunidade de observar pessoalmente, e realmente d-se a entender que as alteraes feitas at hoje, por mais que tenham sido realizadas a posteriori, surtiram efeito no uso, na usabilidade, no leiaute e at na representao da informao. Por mais que existam dificuldades, conforme citadas por ela software sem muito suporte a alteraes, falta de continuidade do trabalho por pessoas previamente treinadas e falta de pessoal especializado em linguagem jurdica o trabalho tem sido bem realizado, visando consertar os problemas oriundos dos utentes da base. 6. Consideraes finais
Aps analisar a situao da Base NADM, percebeu-se que embora a gesto atual esteja muito engajada na renovao de sua proposta, ainda existem alguns problemas que atrasam a sua evoluo. A questo de no haver um vocabulrio prprio um dos principais empecilhos, visto que a equipe passa constantemente por incertezas quanto adoo de um termo que melhor represente os atos normativos. Sugere-se que a gesto tente criar uma equipe voltada especificamente para o estudo e a elaborao de tesauro especfico de direito administrativo. Notou-se tambm problemas administrativos, que dependem de decises de autoridades superiores, como a troca de software, a qual est sujeita a processos de licitao e toda uma burocracia interna; e o remanejamento de pessoal para fazer parte da equipe NADM. De modo geral, a base NADM representa uma iniciativa muito importante na rea de informao jurdica pois ... Tpicos para abordar: - problemas que esto sendo resolvidos (longo prazo): vocabulrio - problemas que dependem da autoridade maior (na Casa): troca do software, recurso humano 11

- sugestes????

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Referncias MESQUITA, Rosa et al. Elaborao e aplicao de instrumentos para avaliao da base de dados Scopus. Perspectivas em Cincia da Informao, Belo Horizonte, v.11, n.2, p. 187-205, maio/ago., 2006. NASCIMENTO, Jos Antonio Machado do. Usabilidade no contexto de gestores, desenvolvedores e usurios do website da Biblioteca Central da Universidade de Braslia. 2006. 215 f. Dissertao (Mestrado) - Universidade de Braslia, Braslia, 2006. NASCIMENTO, Jos Machado do Amaral; AMARAL, Sueli Anglica do. Avaliao de usabilidade de websites. Braslia: Thesaurus, 2010. 124 p. JEFFRIES, Robin; MILLER, James; WHARTON, Cathleen; UYEDA, Kathy. User interface evaluation in the real world: a comparison of four techniques. In: - CHI "91" Human Factors in Computing Systems, New Orleans: 1991. MIRANDA, Antonio; SIMEO, Elmira. A conceituao de massa documental e o ciclo de interao entre tecnologia e o registro do conhecimento. DataGramaZero: revista de Cincia da Informao, Braslia, v.3, n.4 , ago., 2002. PASSOS, Edilenice Jovelina Lima. O controle da informao jurdica no Brasil: a contribuio do Senado Federal. Cincia da Informao, Braslia, v.23, n.3, p. 363-368, set./dez., 1994. BARROS, Lucivaldo. Fontes de informao jurdica. In: PASSOS, Edilenice. Informao jurdica: teoria e prtica. Braslia: Thesaurus, 2004. p. 201-225. MIRANDA, Ana Cludia Carvalho de. A poltica de desenvolvimento de colees no mbito da informao jurdica. In: PASSOS, Edilenice. Informao jurdica: teoria e prtica. Braslia: Thesaurus, 2004. p. 137-152. HEEMANN, Vivian. Avaliao ergonmica de interfaces de bases de dados por meio de Checklist especializado. 1997. Diss. Dissertao (Mestrado em Engenharia da Produo) PsGraduao em Engenharia da Produo, UFSC, Florianpolis, 2007. (FOI ESSA A REFERNCIA

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USADA? SE SIM, TEM QUE SER COLOCADO L NO TEXTO O ANO DE 2007, E NO 1997. CERTO?)

Apndices Apndice I - Roteiro da entrevista Desenvolvimento da base a. b. Como se deu o processo de concepo da Base NADM do Senado Federal? A base NADM foi desenvolvida em consonncia com outras bases do SF?

Usurios, produtos e servios c. Durante o desenvolvimento da base foi levado em considerao entender

quem so seus usurios e o que querem? d. e. f. A SIDOC motiva os usurios a acessarem a base NADM? Os usurios costumam sugerir modificaes para a base NADM? O advento da base proporcionou mais dinamismo aos servios que so

prestados pela SIDOC em ambiente tradicional? Dificuldades gerenciais g. Quais foram as principais dificuldades enfrentadas durante o

desenvolvimento da base NADM? h. NADM? Contedo i. j. Qual o processo de seleo dos contedos disponibilizados na base NADM? Como os contedos so disponibilizados? Com antecedncia ou Quais so as principais dificuldades enfrentadas para a manuteno da base

dinamicamente em tempo real?

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k.

Existe um modelo de contedo? Este modelo foi criado antes do

desenvolvimento da base ou simultneamente? l. O contedo da base tem propiciado a intensificao do relacionamento entre

a SIDOC e os seus usurios? m. Como o processo de gerenciamento de contedo administrado? Por fases?

Por fluxo de trabalho? Usabilidade n. o. p. q. A base NADM foi desenvolvida atravs de algum estudo de usabilidade? Testes de usabilidade foram realizados durante o desenvolvimento da base? A soluo desenvolvida foi testada por usurios antes de ser disponibilizada? A equipe de desenvolvimento contou com uma equipe multidisciplinar para a

anlise dos processos desenvolvidos na construo da base? r. Durante o desenvolvimento da base tentou-se conciliar a viabilidade do

sistema com os objetivos do usurio? s. As questes relativas ao design da base foram tratadas durante todo o

processo de desenvolvimento da base ou apenas no final do processo para valid-la esteticamente?

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Apndice II Roteiro da Avaliao Ergonmica Informaes gerais sobre o website a. b. c. d. e. f. g. h. Nome: Base NADM Instituio: Senado Federal URL: https://intra.nadm Gestor(es): Secretaria de Informao e Documentao (SIDOC) Gestor(es) de contedo: Secretaria de Informao e Documentao (SIDOC) Desenvolverdor(es): SERH OU (PRODASEN) Programador(es) visual(is): PRODASEN Usurios da base: servidores do SF

Especificaes tcnica do website i. j. k. l. m. n. o. p. Software(s) em que foi desenvolvido: Linguagem utlizadas: Nmero de processos/registro: Tamanho em bytes: Nmero total de visitas (estimado): Website cadastrado em sistemas de busca? No Contedo da intranet o mesmo da extranet? No se aplica Configurao mnima de software exigida para navegar pela base: navegador

Internet Explorer q. r. s. Configurao mnima de hardware para navegar pela base: Normas para a editorao de documentos: Sim. ATC 16/2012, Manual da base Outros: siglrio, glossrio, competncias por autoridade, ndice por assunto

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