ACUERDO #006 de 2011

Repblica de Colombia Institucin Educativa Tcnica Industrial San Antonio de Padua Consejo Directivo
ACUERDO N 006 (Octubre 26 de 2011) REGLAMENTO INTERNO PARA LA ADMINISTRACIN INSTITUCIONAL DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS Por la cual se aprueba y adopta el manual que establece el reglamento interno para la administracin institucional del fondo de servicios educativos, de conformidad con las directrices del decreto 4791 de 2008 de la Institucin Educativa Tcnica Industrial San Antonio de Padua El Consejo Directivo de la Institucin Educativa Tcnica Industrial San Antonio de Padua, en uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas en el decreto 1860 de 1994, ley 715 de 2001 y decreto 4791 de 2008, ley 87 de 1993, y
CONSIDERANDO QUE:
1. El artculo 23 del decreto1860 de 1994, establece como funcin del consejo directivo
la toma de decisiones que afecten el funcionamiento de la institucin, excepto las que sean competencia de otra autoridad.
2. Es funcin del consejo directivo adoptar los reglamentos que orienten la gestin
administrativa financiera.
3. De conformidad con el artculo 3 del decreto 4791 de 2008, el rector o coordinador

rural en coordinacin con el consejo directivo administraran el fondo de servicios educativos.
4. El artculo 5 del decreto 4791 de 2008, establece como funciones del consejo
directivo, frente a la administracin del fondo de servicios educativos: La aprobacin del presupuesto para cada vigencia La adopcin del reglamento para el manejo de tesorera La aprobacin de modificaciones al presupuesto La reglamentacin mediante acuerdo, para contratos hasta los 20 SMLMV La autorizacin del procedimiento para la utilizacin de bienes del establecimiento educativo La determinacin del procedimiento para la utilizacin de recursos del fondo para la realizacin de eventos pedaggicos, cientficos, culturales, deportivos o la participacin de educandos en representacin del establecimiento educativo.
5. De conformidad con el numeral 1 del artculo 8 del decreto 4791 de 2008, la

explotacin de bienes del ente educativo precisa de aprobacin por parte del consejo directivo.
6. Segn el numeral 9 y 13 del artculo 11 del citado decreto, se requiere la adopcin de

un reglamento que defina el procedimiento para el reconocimiento de gastos de viaje,
transporte, hospedaje y manutencin de educandos y docente acompaante, para la participacin en diversos eventos.
7. La gestin administrativa y pedaggica del establecimiento educativo precisa de la

contratacin de servicios tcnicos y profesionales temporales, y que no estn dentro de las funciones del personal de planta, para lo cual el consejo directivo de conformidad con el numeral 11 del artculo 11 del decreto 4791 de 2008, deber autorizarlos.
8. La adquisicin de bienes deber hacerse con sujecin al plan de compras aprobado

por el consejo directivo.
9. Es necesario definir el procedimiento para el mejoramiento continuo de la institucin

educativa. Conforme al numeral 14 del artculo 11 del decreto reglamentario para el fondo de servicios educativos, el mejoramiento institucional es uno de los conceptos de utilizacin de los recursos del fondo, en tal sentido las acciones de capacitacin fortalecen los planes de mejoramiento institucional; la formacin permanente de directivos y personal docente es la principal alternativa del logro de los objetivos propuestos en los citados planes.
10. Las modificaciones al presupuesto, segn lo dispuesto en el artculo 12 del decreto

4791 de 2008, son objeto de autorizacin por parte del consejo directivo.
ACUERDA: ARTCULO 1. Aprobar el manual que establece el reglamento interno integral y los procedimientos para la administracin del fondo de servicios educativos en lo referido especficamente a cada asunto tratado en los considerando. ARTICULO 2. Definir la estructura del manual por captulos, segn se detalla a continuacin: Capitulo 1 Reglamento para tesorera Capitulo 2 Reglamento para contratacin hasta los 20 smlmv Capitulo 3 Reglamento para el reconocimiento de gastos de viaje, transporte, hospedaje y manutencin de educandos y docente acompaante, para la participacin en diversos eventos. Capitulo 4 Procedimiento para utilizacin de bienes Capitulo 5 Procedimiento para presupuesto y modificaciones del mismo Capitulo 6 Procedimiento para la utilizacin de recursos del fondo para la realizacin de eventos pedaggicos, cientficos, culturales, deportivos o la participacin de educandos en representacin del establecimiento educativo. Capitulo 7 Procedimiento para la explotacin de bienes Capitulo 8 Procedimiento para las acciones de capacitacin inscritas en el los planes de mejoramiento institucional.
ARTICULO 3. Determinar que el manual que establece el reglamento interno para la administracin del fondo de servicios educativos, es parte integral de este acuerdo y su principal anexo. ARTICULO 4. Reconocer y aprobar como poltica institucional la continua capacitacin y formacin del personal directivo y docente, como estrategia de acciones de mejoramiento de la gestin escolar y acadmica siempre que se encuentre inscrita en un plan de mejoramiento concordante con el PEI. ARTCULO 5. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobacin y deroga las disposiciones que le sean contrarias. COMUNQUESE, PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dado en Soledad a los veinticuatro (24) das del mes de Octubre de 2011. Para constancia de lo anterior firman
EVELYN NAVARRO GMEZ Rectora
MNICA MIRANDA SILVA Rpte Docentes
HERNN ZULETA DIAZ Rpte Docentes
ANA ELVIA DIAZ Rpte. Sector Productivo
INGRID AREVALO Rpte. Padres de familia
INDIRA RAMIREZ CHAVARRIAGA Rpte. Estudiantes
ANGELICA GIL Rpte. Exalumnos
CAPTULO 1. REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERIA

Definicin de operaciones de tesorera Las operaciones de tesorera son aquellas que se originan en la administracin de fondos y garantizan la liquidez y correcta destinacin de recursos financieros. En el presente reglamento, se determinara la forma y procedimiento para: 1. Realizacin de los recaudos 2. Realizacin de Pagos 3. Seguimiento y control permanente del flujo de caja 4. Responsables en la autorizacin de los pagos 5. Otros aspectos generales
1.1 Realizacin de los recaudos

Procedimiento 1.1.1 Administracin de recursos en cuenta bancaria De conformidad con el artculo 15 del decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, los recursos financieros del fondo de servicios educativos se manejaran en cuenta(s) bancaria(S) nmero 27369999472 a nombre del mismo, en la entidad financiera Banco Davivienda que dispone de la respetiva vigilancia de la superintendencia financiera. A la entidad territorial certificada Municipio de soledad, se enviara con oficio motivado constancia de existencia de (los) productos bancarios para su respectivo registro en tesorera.
1.1.2 Apertura de nuevas cuentas

Cuando con ocasin de nuevos recursos se precise de la apertura de nuevos productos bancarios, se proceder a su apertura. De tal hecho se enviara notificacin a la entidad territorial certificada, dentro del mes calendario siguiente al hecho, en todo caso se proceder de conformidad a las directrices que para este fin seale el ente territorial.
1.1.3 Recepcin de efectivo

Todos los ingresos percibidos por la institucin educativa se administraran desde la cuenta(s) bancaria registrada. 1. Comprobantes de ingresos Recibido el extracto bancario se proceder a la consolidacin de la informacin para el registro contable del comprobante de ingreso, clasificando segn corresponda contable y presupuestalmente los valores relacionados en el extracto bancario.
1.1.4 Constitucin de ttulos

Siempre que se garantice la atencin a compromisos adquiridos segn la programacin financiera anual: proyectos, POIA y flujo de caja, la institucin educativa podr favorecer la obtencin de mayor rendimiento financiero a travs de la
constitucin de certificados de depsito a trmino fijo en entidades vigiladas por la superintendencia financiera.
1.1.5 Nuevos ingresos

La institucin educativa propender la eficiente gestin financiera a travs de la consecucin de nuevos recursos en fuentes lcitas propias, relacionadas o complementarias del objeto social del ente educativo. Estos nuevos ingresos se adicionaran al presupuesto y administrarn en la cuenta del fondo de servicios educativos si su fin es general o en cuenta independiente si su fin es particular. Toda actividad susceptible de generar recursos para la institucin educativa ser sometida a consideracin del consejo directivo, su aprobacin y destinacin constaran en la respectiva acta de la sesin donde se trate el asunto.
1.1.6 Acciones de cobro

Sin perjuicio de la gratuidad en la prestacin del servicio educativo segn artculo 67 de la constitucin nacional, obrando de conformidad con lo dispuesto en la ley 1066 de 2006, la institucin educativa suscribir acuerdos de pago con los padres de familia que no paguen los servicios complementarios o derechos acadmicos del estudiante del cual es acudiente. El seguimiento a estos acuerdos ser trimestral y mediante oficios se anunciara el incumplimiento de los mismos. Para el cobro de otros conceptos como la contraprestacin mensual por la concesin de la cafetera escolar, se exigir comprobante de consignacin mensual al adjudicatario, en caso de incumplimiento por ms de dos meses se iniciara trmite de realizacin de la pliza de cumplimiento o el que seale el respectivo contrato de concesin. Para cada caso de incumplimiento de pago, en otros servicios o convenios se proceder de conformidad con las clausulas que seale el respectivo documento suscrito por las partes.
1.2 Realizacin de pagos 1.2.1 Programacin del pago

Todo pago se efectuara con sujecin a la disponibilidad de fondos. No podr adquirirse compromiso sin la verificacin de saldo liquido para su atencin. Cumplido esta verificacin se adelantara la comprobacin de los requisitos rutinarios de presupuesto: disponibilidad, compromiso, recibido a satisfaccin; los contables: causacin y existencia de la factura o documento equivalente; los contractuales: orden de compra, prestacin o servicio segn corresponda en reglamento interno; realizada esta confrontacin se proceder a la elaboracin de la respectiva orden de pago.
1.2.2 Disponibilidad de fondos y presupuesto
De conformidad con el artculo 10 del decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, todo pago que se programe deber contar con la previa disponibilidad de recursos presupuestales y de fondos.
1.2.3 Pagos en cheque o transferencia

En la institucin educativa, no se generan pagos en efectivo. La modalidad de pago ser de contado, por la incapacidad jurdica frente a las condiciones que permite el endeudamiento pblico; el instrumento de pago ser el cheque o transferencia electrnica segn convenio suscrito con la entidad bancaria.
1.2.4 Autorizacin del pago

El pago debe ser autorizado por el ordenador del gasto: rector o director, quien adems firmara la orden de pago, no obstante la firma del soporte de pago para el caso de gerencia electrnica, o cheque cuando se trate de titulo valor, deber estar firmado por el rector y quien cumpla funciones de tesorera.
1.2.5 Requisitos del beneficiario

Para todo pago el beneficiario, con sujecin al rgimen tributario al que pertenezca, deber presentar factura o documento equivalente con el pleno de los requisitos tributarios. Adicionalmente anexar la documentacin que corresponda, de conformidad con el captulo 2: reglamento interno de contratacin.
1.2.6 Pagos no contemplados

Los pagos resultantes que no estuviesen en la planeacin financiera anual de la institucin educativa, debern cumplir previamente el requisito de la modificacin al presupuesto a fin de garantizar la disponibilidad que los ampare. Se harn con sujecin al procedimiento definido para tal fin en el presente reglamento.
1.2.7 Cheques anulados o no cobrados

Los cheques anulados, se anexaran a la respectiva colilla de chequera, en donde podr verificarse el consecutivo de los girados y los anulados. Contablemente, se efectuara un registro de devolucin de la compra, presupuestalmente, se ajustar adicionando el rubro de reintegros.
1.3 Seguimiento y control permanente del flujo de caja

El flujo de caja anual se elaborara con base en las necesidades de las reas incluida la administrativa, reportadas oportunamente en la planeacin financiera por la metodologa de proyectos educativos. Segn las nuevas necesidades de la vigencia y no contempladas previamente se harn los respectivos ajustes mensuales. Estas modificaciones sern reflejadas en la ejecucin presupuestal y se comunicaran con la periodicidad requerida de este informe, al consejo directivo.
1.3.1 Responsables en la autorizacin de los pagos
El pago debe ser autorizado por el ordenador del gasto: rector o director, quien adems firmara la orden de pago. El cheque o autorizacin de giro por gerencia electrnica deber estar firmado por el rector y quien cumpla funciones de tesorera. Para la debida garanta de proteccin de los recursos, ambos firmantes contaran con una pliza de manejo constituida de conformidad con las normas del sector pblico y con cargo a los recursos del fondo de servicios educativos, an si el tesorero es contratista, en razn de que la pliza de manejo no es un costo de legalizacin del contrato sino derivado del cumplimiento de funciones del mismo.
1.3.2 Fondo de caja menor

La institucin educativa podr contar con un fondo fijo de caja menor, constituido de conformidad con la resolucin 001 de 2007 del ministerio de hacienda y crdito pblico, de acuerdo a la citada norma se faculta al ordenador del gasto para que se cree el fondo mediante resolucin en la que adems constara su reglamento. La resolucin deber notificarse al consejo directivo en la primera sesin siguiente al acto administrativo y de tal hecho se dejara constancia en la respectiva acta.
1.4 Otros aspectos generales 1.4.1 Costo del servicio bancario.

La comisin bancaria por el recaudo y consultas, as como el costo de chequeras o transferencias ser convenido con la respectiva entidad bancaria, garantizando la favorabilidad en la seleccin de conformidad con el decreto 2474 de 2008. Este costo, dentro del presupuesto se atender con cargo al concepto acciones de mejoramiento de la gestin escolar.
1.4.2 Funciones y perfil del asistente para la gestin financiera

Con cargo al concepto contratacin de servicios tcnicos y profesionales, con sujecin al reglamento interno para este fin, se seleccionara anualmente un contratista, contador pblico, habilitado para la firma de estados financieros, quien prestara el servicio de asistencia financiera de la institucin educativa, y cumplir funciones de contabilidad, tesorera y administrativas segn se detalla a continuacin:
1.4.2.1 Funciones de tesorera:

Participar en la elaboracin del Presupuesto de ingresos y gastos por vigencia conforme a decreto 111 y dems reglamentarios y concordantes. Establecer mtodos de recaudo y distincin del ingreso. Orientar y elaborar pagos a proveedores de bienes y servicios
Participar en la presentacin de proyectos de adquisicin de recursos, inversin y asignacin de los mismos. Colaborar en el diseo de polticas para asignacin de recursos de todo tipo, entre ellos por S. G .P Rendir un informe anual sobre gestin. Elaborar las conciliaciones bancarias Facilitar y proveer oportunamente la informacin para la elaboracin de estados financieros y dems reportes financieros Elaborar los informes presupuestales y de tesorera que requieran los rganos de control y los dems que soliciten las entidades del estado
1.4.2.2 Funciones contables:

Orientar la elaboracin de comprobantes de ingreso y gastos Realizar registros contables en libros reglamentarios Preparar y presentar ante el Consejo directivo, los estados financieros reglamentarios Elaborar los informes contables que requieran los rganos de control y los dems que soliciten las entidades del estado Elaborar las respectivas declaraciones tributarias. Atender solicitudes de informacin contable y presupuestal. Asesorar trmites ante la DIAN, cmara de comercio y otros organismos Proporcionar informes contables y administrativos oportunos. Asesorar financieramente la institucin. Asesorar la institucin educativa en aspectos contractuales.
CAPTULO 2. REGLAMENTO PARA CONTRATACION HASTA LOS 20 SMLMV.

El Consejo Directivo de la institucin educativa Tcnica Industrial San Antonio de Padua, en atencin a lo estipulado en el artculo 13 de la ley 715 de 2001 y en cumplimiento del artculo 17 del decreto 4791 de 2008, establece en el presente reglamento los procedimientos para la adquisicin de bienes y servicios hasta los 20 SMLMV. En el mismo sentido, se autoriza al rector o director rural como ordenador del gasto para las adquisiciones de los bienes y/o servicios hasta el lmite de los 20 SMLVM, en concordancia con las necesidades que fueron reportadas oportunamente para la conformacin del plan anualizado de compras, POAI, flujo de caja y proyectos educativos de la vigencia fiscal, debida y oportunamente aprobados por el consejo directivo como parte integral de la planeacin financiera y presupuesto institucional. Los bienes y servicios solicitados durante el ejercicio presupuestal anual y no contemplados dentro la planeacin financiera presupuesto institucional debern ser sometidos a anlisis y aprobacin por parte del rector de la Institucin hasta la cuanta de 15 salarios mnimos legales vigentes. Los que superan esta cantidad y hasta 20 salarios mnimos debern ser sometidas a aprobacin por parte del consejo directivo Superior a 20 Salarios mnimos y hasta los 125, se proceder mediante invitacin pblica. En todo caso las compras y/o servicios adquiridos debern ceirse a los siguientes parmetros que garanticen la seleccin objetiva del proveedor. En especial la regulacin ac establecida tendr alcance en: 1. Trmites de seleccin objetiva 2. Actos y contratos que requieren autorizacin expresa del consejo directivo 3. Garantas, formas y formalidades contractuales 4. Contratacin de servicios generales, tcnicos y profesionales 5. Convenios de cooperacin, comodato y en general de derechos y beneficio para la comunidad educativa. 6. Cafetera escolar 7. Publicacin mensual de contratos
2.1 Trmite de seleccin objetiva

La seleccin del proveedor: contratista de bienes, servicios generales, tcnicos y profesionales para gestiones especficas y temporales hasta la cuanta de 20SMLMV, se llevara a cabo de conformidad con los siguientes parmetros: a. De 1 hasta 15 SMLMV vigentes. De conformidad con el artculo 46 decreto 2474 de 2008, la seleccin se har con la nica consideracin de precios de mercado, garantizando en todo caso favorabilidad y conveniencia segn el mejor precio en atencin a la calidad, detalles tcnicos, valor agregado, experiencia e idoneidad segn corresponda en bien o servicio requerido. b. Superior a 15 SMLMV y hasta los 20 SMLMV, se solicitaran como mnimo dos cotizaciones, la combinacin de precio, calidad, detalles tcnicos, valor agregado, experiencia e idoneidad, sern los factores que determinen la conveniencia y favorabilidad para la seleccin. c. Superior a 20 SMLVM y hasta el 10% de la menor cuanta, se solicitara como mnimo 3 cotizaciones, la seleccin se har por la conveniencia y favorabilidad que se sustente en cuadro comparativo de propuestas.
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d. Superior al 10% de la menor cuanta se proceder con la modalidad de contratacin que corresponda segn ley 1150 de 2007 y decreto 2474 de 2008. Resumen Intervalo 1 a 15 SMLMV SUPERIOR A 15 SMLMV Y HASTA 20 SMLMV SUPERIOR A 20 SMLMV Y HASTA 10% de menor cuanta SUPERIOR A 10% menor cuanta Trmite de Seleccin Consideracin precios mercado 2 cotizaciones 3 cotizaciones y cuadro comparativo de propuestas Procedimiento que corresponda segn modalidad contractual de la ley 1150 y decreto 2474 de 2008.
2.2 Actos y contratos que requieren autorizacin expresa del consejo directivo
Requieren aprobacin expresa del consejo directivo: a. Adquisicin de bienes y servicios superiores a 15 SMLMV, no contemplados en la planeacin financiera anual: flujo de caja, POIA, proyectos educativos, presupuesto. b. Convenios de cooperacin, uso o explotacin de bienes, comodatos, y dems formas contractuales que superen los 20 SMLMV.
2.3 Garantas, formas y formalidades contractuales

La garanta nica de cumplimiento tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente a las entidades estatales, por razn de la celebracin, ejecucin y liquidacin de los contratos estatales. Por tanto con sujecin a los trminos respectivos del contrato deber cubrir cualquier hecho constitutivo de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista en los trminos de la respectiva garanta. Segn el artculo 7 de la ley 1150 de 2007, las garantas contractuales solo sern exigibles en contratos que superen el 10% de la menor cuanta. La institucin educativa en su reglamento interno adopta este criterio, no obstante en objetos contractuales inferiores al 10% de la menor cuanta y que por su naturaleza lo requieran, podrn incluir clausula de exigencia de la pliza, conservando la cobertura de los siguientes riesgos: Correcto manejo de anticipo: El valor del amparo del anticipo o pago anticipado deber ser equivalente al ciento por ciento (100%) del monto entregado al contratista vigencia del contrato y seis meses mas. Cumplimiento 10% del valor del contrato por el trmino del mismo y cuatro meses ms. salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones 5% del valor del contrato por el trmino del mismo y tres (3) aos ms.
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Estabilidad de la obra: el monto es de acuerdo con los trminos del contrato y no ser inferior a cinco (5) aos. Responsabilidad Civil: de acuerdo con los trminos que se pacten, se consagra en un amparo autnomo contenido en una pliza anexa. Calidad y correcto funcionamiento el 5% del valor del contrato, vigencia del mismo y un ao ms.
Ante la ausencia de oficinas jurdicas en las instituciones educativas la aprobacin de la pliza de cumplimiento le corresponde al directivo institucional mediante Resolucin rectoral.
2.4 Formas contractuales

Para la formalizacin de las acciones contractuales, la institucin educativa empleara: rdenes de compra, rdenes de prestacin de servicio y minutas de contrato. El documento contractual se elije en razn de la cuanta segn el siguiente criterio: Intervalo Forma contractual: documento Adquisicin de bienes o servicios hasta 15 Orden de compra o servicio segn SMLMV corresponda Adquisicin de bienes o servicios superior a Minuta de contrato 15 SMLMV
2.5 Formalidades contractuales del contratista

La institucin educativa iniciara la conformacin de un directorio codificado y base de datos con la documentacin de todas las personas naturales y jurdicas que se vinculen a la misma, mediante negociaciones de suministro de bienes o servicios, para lo cual cada proveedor se permitir presentar la siguiente documentacin segn corresponda al objeto contractual y con ocasin del proceso de seleccin en el que participa o soporte contractual que suscribe, sin perjuicio de adicionar otros propios de cada modalidad especifica de seleccin. De modo general, la base de datos fsica, registrar la documentacin que se relaciona y de conformidad con las normas que se citan: NOTA 1: Los documentos podrn ser aportados durante el proceso de seleccin, siempre que no afecten la asignacin de puntaje, de conformidad con el pargrafo 1 del artculo 5 de la ley 1150 de 2007, asimismo los documentos entregados durante el proceso de seleccin que no precisen de una determinada vigencia, se tomarn como parte del expediente contractual para el caso del participante que sea elegido como contratista, con lo cual, slo sern aportados por una vez.
TIPO DE PROVEEDOR
DOCUMENTO REQUERIDO
PARA
MOMENTO DE PRESENTACION
NORMA
12
DOCUMENTO REQUERIDO 1 Existencia y representacin legal expedido por cmara de comercio o por organismo que reconoce su personera jurdica (caso de corporaciones y entes no obligados a la inscripcin en cmara de comercio. Fotocopia del documento de identidad del contratista o representante legal de la persona jurdica. Certificacin de pagos al sistema de seguridad social y aportes parafiscales. (No ser necesario en contratos u rdenes de prestacin de servicio inferiores a 3 meses)
PARA Contrato, orden de compra, orden de servicio
MOMENTO DE PRESENTACION Para la participacin en un proceso de seleccin y para la suscripcin del acto contractual. Para las rdenes de compra y prestacin de servicio podr solicitarse anual
TIPO DE PROVEEDOR Persona jurdica y naturales obligadas a la inscripcin en la cmara de comercio
NORMA ART. 5 L.1150/08 y art. 11 decreto 066/08. Decreto 0427 de 1996
Contrato, orden de compra, orden de servicio
Contrato, de servicio
orden
Para la participacin en el respectivo proceso de seleccin y servir como soporte en la contratacin cuando se es elegido en el respetivo proceso. Con la presentacin de la propuesta, para la suscripcin del documento contractual y con las cuentas de cobro segn se establezca la periodicidad de pago.
Persona jurdica y Natural.
Artculo 5 ley 1150 de 2007,
Verificacin de la situacin militar del contratista persona natural para varones de 18 a 50 aos. RUT Registro nico tributario
contrato
8 9
Garantas Seriedad Garanta nica: con la cobertura de cumplimiento, calidad, correcto funcionamiento, estabilidad de obra, correcto manejo anticipo, prestaciones sociales; segn corresponda. Certificado de antecedentes disciplinarios. (Procuradura General de la Repblica) Certificado de antecedentes penales(DAS) Paz y salvo fiscal (contralora general de la repblica)
Contrato, orden de compra, orden de servicio contrato
Con la presentacin de la propuesta y para la suscripcin del documento contractual. Con la presentacin de la propuesta y para la suscripcin del documento contractual Con la propuesta Con el contrato
Personas jurdica: Lo presentarn con respecto al personal que se ocupe para el cumplimiento del acuerdo. contractual. Personas naturales. Persona natural, varn entre 18 y 50 aos Personas naturales y jurdicas.
Artculo 23 ley 1150 de 2007. Artculo 114 decreto 2150 de 1995
Personas naturales y jurdicas que suscriban actos contractuales superiores al 10% de la menor cuanta. Persona natural
Artculo 111 decreto 2150 de 1985 artculo 20 del Decreto 2788 de 2004 Artculo 7 ley 1150 de 2007. Se exceptan contratos interadministrati vos, de seguro y emprstitos. Ley 190 de 1995
Contrato
Para la suscripcin del contrato
Contrato Contrato
Para la suscripcin del contrato Para el proceso de seleccin y Para la suscripcin del contrato.
Persona natural Personas naturales y jurdicas
Ley 190 de 1995 Artculo 60 ley 610 de 2000. Artculo 6 ley 962 de 2005 Carta circular 051 de 2004; decreto 3361 de 2004
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Boletn de deudores morosos del estado (BDME) (contadura general de la repblica.)
Contrato
Para el proceso de seleccin y Para la suscripcin del contrato
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Formato nico hoja de vida
Contrato
Para la suscripcin del contrato
Personas naturales y jurdicas, que suscriban actos contractuales superiores a 20SMLMV Personas naturales y jurdicas Personas naturales y jurdicas que suscriban contratos superiores a 50SMLMV
12
Recibo de pago derechos de publicacin (Imprenta Nacional o gaceta departamental o municipal, segn sea el contrato)
Contrato
Una vez suscrito el contrato
Artculo 8 Decreto 1049 de 2001 Decreto 1477 de 1995, decreto 327 de 28 febrero de 2002
13
DOCUMENTO REQUERIDO 13 Recibo de pago del impuesto de timbre, a una tarifa del 1% ao base 2008 (bases renovables cada ao)
PARA contratos
MOMENTO DE PRESENTACION Una vez suscrito el contrato
14
15
Registro nico de proponentes (RUP) No ser requerido para actos contractuales objeto de contratacin directa, prestacin de servicios de salud, enajenacin de bienes del estado, adquisicin de productos agropecuarios en bolsa de productos, concesin, contratos inferiores al 10% de la menor cuanta. Inscripcin en el SICE. Exigible para actos contractuales superiores al 10% de la menor cuanta
contratos
TIPO DE PROVEEDOR Personas naturales y jurdicas que suscriban contratos superiores a $132.324.000 ao base 2008 Personas naturales y jurdicas
NORMA Decreto 2007 4818
Artculo 6 ley 1150 de 2007
contratos
Personas jurdicas
Art 6 decreto 2170 de 2005; ley 598 de 2000; decreto 3512 de 2003. Acuerdo 005 SICE. Ley 598 de 2000, decreto 3512 de 2003, resolucin Nro 05313 de feb.2002; acuerdo 05 SICE de 2005.
16
Certificado de registro nico de precios de referencia (RUPR)
Contratos superiores al 10% menor
Para el proceso de seleccin
Personas naturales y jurdicas
Segn el proceso contractual particular, la institucin educativa, podr sealar otros documentos en los pliegos de condiciones como condicin habilitante o de asignacin de puntaje.
2.6 Formalidades contractuales del contratante: institucin educativa Tcnica Industrial

San Antonio de Padua.
1. 2 DOCUMENTO REQUERIDO Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Estudio y documentos previos PARA Contrato, orden de compra, orden de servicio Contratos superiores al 10% de la menor cuanta MOMENTO DE PRESENTACION Previo al proceso de seleccin o adquisicin del bien o servicio Previo al proceso de seleccin o adquisicin del bien o servicio NORMA Decreto 4791 de 2008 Art. 25 ley 80 de 1993, artculo 3 decreto 066 de 2008 Art. 8 decreto 2474 de 2008.
Aviso de convocatoria
Pliego de condiciones
Contratos que se adjudiquen por convocatoria pblica en las modalidades de licitacin, seleccin abreviada y concurso de mritos Contratos que se adjudique por convocatoria pblica: licitacin, seleccin abreviada, concurso de meritos.
Previo al proceso de seleccin o adquisicin del bien o servicio
Previo al proceso de seleccin o adquisicin del bien o servicio
Art.6 decreto 2474 de 2008
14
DOCUMENTO REQUERIDO Acto administrativo de apertura
Acto administrativo directa
contratacin
Publicaciones SECOB, PORTAL WEB SICE: aviso de convocatoria, proyecto de pliegos, actos de apertura, documento final pliego condiciones, actas audiencia, informe de evaluacin, Acta de adjudicacin y/o acto declaratoria desierta, contrato-adicionesmodificaciones-suspensiones, acta de liquidacin Consulta RUPR (Registro nico de precios de referencia) Aprobacin de la garanta nica
PARA Contratos que se adjudique por convocatoria pblica: licitacin, seleccin abreviada, concurso de meritos. Contratos que se adjudiquen por seleccin bajo la modalidad de contratacin directa Contratos superiores al 10% de la menor cuanta. Se excepta procedimientos de contratacin directa, en donde solo se publica el acto administrativo que la sustenta.
MOMENTO DE PRESENTACION Previo al proceso de seleccin o adquisicin del bien o servicio
NORMA Art. 5 decreto 2474 2008
Previo al proceso de seleccin o adquisicin del bien o servicio Antes, durante y hasta la liquidacin del contrato
Art. 76 decreto 2474 de 2008. Art.8 decreto 2474 de 2008
Contrato inferiores al 10%menor cuanta Contratos superiores al 10% menor cuanta
Previo al proceso de seleccin o adquisicin del bien o servicio Una vez suscrito el contrato
Decreto 3512 2003. Acuerdo 05 sice 2005. Art. 18 dec 679 de 1994. Artculo 7 ley 1150 de 2007. Se exceptan contratos interadministrativo s, de seguro y emprstitos.
2.7 Contratacin de servicios generales, tcnicos y profesionales

La contratacin de estos servicios se har de conformidad con lo dispuesto en el numeral 2.1 del presente reglamento.
2.8 Convenios de cooperacin, comodato y en general de derechos y beneficio para la

comunidad educativa. La institucin educativa podr suscribir de cooperacin, con amparo jurdico en el decreto 393 de 1991, cuando entre particulares y la institucin educativa, conjuntamente se tengan los siguientes propsitos: a. Adelantar proyectos de investigacin cientfica. b. Apoyar la creacin, el fomento, el desarrollo y el financiamiento de empresas que incorporen innovaciones cientficas o tecnolgicas aplicables a la produccin nacional, al manejo del medio ambiente o al aprovechamiento de los recursos naturales. c. Organizar centros cientficos y tecnolgicos, parques tecnolgicos, e incubadoras de empresas. d. Formar y capacitar recursos humanos para el avance y la gestin de la ciencia y la tecnologa. e. Establecer redes de informacin cientfica y tecnolgica. f. Crear, fomentar, difundir e implementar sistemas de gestin de calidad. g. Negociar, aplicar y adaptar tecnologas nacionales o extranjeras.
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h. Asesorar la negociacin, aplicacin y adaptacin de tecnologas nacionales y extranjeras. i. Realizar actividades de normalizacin y meteorologa. j. Crear fondos de desarrollo cientfico y tecnolgico a nivel nacional y regional, fondos especiales de garantas, y fondos para la renovacin y el mantenimiento de equipos cientficos. k. Realizar seminarios, cursos o eventos nacionales o internacionales de ciencia y tecnologa. l. Financiar publicaciones y el otorgamiento de premios y distinciones a investigadores, grupos de investigacin e investigaciones. De igual modo el rector podr suscribir convenios o contratos que favorezcan el desarrollo institucional, cuando particulares manifiesten su inters de contribuir al cometido educativo, para lo cual cuenta con la facultad de hacerlo autnomamente hasta los 20 SMLMV. Superior a esta cuanta requerir aprobacin que conste en acta de consejo directivo.
2.9 Kiosko escolar

La cafetera escolar se adjudicara mediante la modalidad de concesin, toda vez que no se trata del arrendamiento de un inmueble sino de un espacio fsico dentro de la institucin educativa para la prestacin del servicio de alimentacin escolar. La seleccin se realizara por invitacin pblica y calificacin de propuestas cuando la presuncin de derechos anuales por este concepto sea superior a los 20 SMLMV. Cuando el ingreso acumulado para el ao sea inferior a este margen, podr adjudicarse directamente por el consejo directivo previa confrontacin de propuestas, de lo cual se dejara constancia en la respectiva acta de la sesin donde se trata el asunto. La adjudicacin de la cafetera se har antes del 15 de diciembre de cada ao. Un adjudicatario de cafetera puede ser reelegido para periodos sucesivos o volver a participar en el proceso, siempre que haya cumplido con todo lo contemplado en la respectiva propuesta.
2.10 Publicacin acumulada de la informacin de contratos

El ordenador del gasto, publicara en cartelera rectoral o de un espacio administrativo, con corte al 30 de cada mes, dentro de los 15 primeros das del mes siguiente la informacin contractual acumulada para el ao. El detalle del informe se muestra a continuacin: Institucin educativa: Titulo del informe: Relacin de convenios y contratos Periodo: enero a _____de ____ Nombre del Objeto del valor contratista contrato plazo Estado de ejecucin del
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contrato
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CAPTULO 3. REGLAMENTO PARA EL RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE VIAJE,

TRANSPORTE, HOSPEDAJE, Y MANUTENCION DE EDUCANDOS Y DOCENTE ACOMPAANTE. La participacin de estudiantes en eventos de tipo acadmico, deportivo, artstico, tecnolgico o cultural, entre otros, es una oportunidad de extensin, representacin y proyeccin de la institucin educativa, asimismo es un estimulo para quienes han logrado demostrar competencia en el campo del saber o hacer especifico. La necesidad de garantizar la asistencia de los estudiantes a estos espacios justifica la definicin de directrices para la obtencin de recursos econmicos del fondo de servicios educativos que permitan la concurrencia a los citados eventos. En el orden de lo expresado, de modo especifico, harn parte de este reglamento 1. Solicitud de recursos econmicos para la asistencia de estudiantes y docente acompaante a diversos eventos. 2. Lmite de cuantas asignadas para la participacin en el evento 3. Procedimiento previo para el cobro 4. Procedimiento posterior para la sustentacin del gasto
3.1 Solicitud de recursos econmicos para la asistencia de

acompaante a diversos eventos.
estudiantes y docente
Para la autorizacin de la participacin de estudiantes y docente acompaante en eventos, se faculta al ordenador del gasto hasta la cuanta de 20 SMLMV, superior a esta cuanta la aprobacin ser por parte del consejo directivo. En ambos casos, los estudiantes interesados, tramitaran el valor requerido a travs del diligenciamiento del formulario: solicitud de recursos econmicos para la inscripcin y gastos de asistencia a evento, el cual se empleara para la participacin individual o en colectivo. El (los) estudiantes podrn realizar la solicitud por invitacin directa o bien porque han sido informados del evento y tienen las competencias que justifican su asistencia. Para los casos requeridos, podr solicitarse la compaa de un docente.
3.2 Formato de la solicitud.

INSTITUCION EDUCATIVA TCNICA INDUSTRIAL SAN ANTONIO DE PADUA
FORMULARIO: solicitud de recursos econmicos para la inscripcin y gastos de asistencia a evento
NOTA: ANEXAR A ESTE FORMULARIO COPIA DE LA INVITACION, PLEGABLE O COMUNICACIN QUE CONVOCA POSTERIOR AL EVENTO ANEXAR COPIA DE LA CONSIGNACION PARA INSCRIPCION O SOPORTE DE PAGO, FACTURAS DE VIAJE, HOTELES Y ALIMENTACION, CONSTANCIA DE ASISTENCIA fecha de la solicitud: nombre(s) del (los) estudiante(s)
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Grado: Tipo de participacin(detalle el evento al frente de la opcin que corresponda) Deportiva Cultural Artstica Acadmica Tecnolgica otra (cul) Objetivo de la participacin:
Fecha de salida: Fecha de regreso: Ciudad y lugar del evento: valor de la inscripcin individual: valor de la inscripcin grupo:
das de permanencia valor del transporte terrestre valor del transporte areo
Requiere docente acompaante?
firma del estudiante direccin: tel (fijo y mvil): Email firma de autorizacin (ordenador del gasto)
Firma de autorizacin del padre de familia
Firma de autorizacin de la madre
Valor que asumir la familia valor autorizado del FSE-_____________
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Observaciones:
3.3 Lmite de cuantas asignadas para la participacin en el evento.

El ordenador del gasto, queda facultado para convenir con los acudientes de los estudiantes asistentes el valor que asumir la familia para el desplazamiento y sostenimiento durante el evento, el aporte de la institucin estar entre el 50 y 100 % de este concepto, en cada caso depender de las condiciones socioeconmicas de las respectivas familias. La inscripcin ser cancelada 100% del fondo de servicios educativos.
3.4 Procedimiento previo para el cobro

La rutina de cumplimiento del pago para la participacin en eventos sealados en este captulo, ser la siguiente: a. Invitacin o convocatoria b. Diligenciamiento del formulario de solicitud de los recursos econmicos c. Acuerdo con los acudientes para el permiso de asistencia y apoyo econmico de la familia ( mediante firma que consta en el mismo formulario de solicitud) d. Cuenta de cobro para tesorera, la que se presentara con el formulario y avisos de invitacin o convocatoria. e. Pago
3.5 Procedimiento posterior para la sustentacin del gasto

En forma posterior al evento el (los) estudiantes, y el docente acompaantes (si lo hubiere) presentaran a la tesorera institucional a. Soporte de inscripcin: consignacin, recibo de caja o documento equivalente. b. Tiquetes de transporte areo o terrestre, segn corresponda c. Factura de hotel o sitio de hospedaje. Se acepta cuenta de cobro en el caso de rgimen simplificado. d. Facturas de sitios de alimentacin. e. Constancia de permanencia durante el evento. En caso de no poder obtener las facturas de alimentacin, tiquetes de transporte terrestre y taxis, se acepta una relacin de estos gastos, sobre la que se presume su corresponsabilidad con los precios reales en cada concepto. La tesorera institucional confrontara el pago efectuado en forma previa, con la sumatoria de gastos sustentados y proceder a liquidar el excedente a favor del (los) estudiantes, en
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caso de que se genere un valor a favor de la institucin, los beneficiarios del pago cuentan con un plazo de 3 das hbiles para su consignacin al fondo de servicios educativos.
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CAPTULO 4. PROCEDIMIENTO PARA UTILIZACION DE BIENES

Los bienes y espacios de la institucin educativa son de beneficio pblico, en tal sentido precisan la definicin de medidas para el debido cuidado, custodia y garanta de correcto uso. El siguiente procedimiento determinara las condiciones de prstamo de los bienes devolutivos y espacios para la tenencia de los mismos en condiciones de permanente servicio, dicta directrices para las personas a las que se asigne o soliciten en prstamo bienes cargados al inventario institucional. Toda persona que disponga en calidad de prstamo para el uso propio o particular de un bien institucional, adquiere responsabilidad sobre el mismo. La institucin educativa debe ejercer el control directo sobre los bienes de su propiedad, por tal razn es necesario tener un procedimiento confiable y oportuno, que permita la localizacin de bienes e identificacin de quienes hacen uso de los espacios. Propiedad sobre los bienes y espacios. Los bienes en inventarios y los espacios e instalaciones de la institucin educativa son propiedad del ente territorial certificado. El ordenador del gasto tiene la responsabilidad en la administracin y custodia de ellos, la comunidad educativa, contratistas, administrativos, autoridades educativas, en general tienen el derecho al uso pero responsabilidad sobre las consecuencias del mismo, consecuentemente, debern propender por el cuidado de los bienes y espacios asignados para evitar el dao y deterioro, no exceder el uso normal objetivo y racional y asegurar el conocimiento necesario para el adecuado manejo de bienes o uso de espacios.
4.1 Obligaciones de quienes solicitan en prstamo espacios o bienes.

Los tenedores de bienes o espacios en calidad de prstamo, tendrn las siguientes obligaciones: a. Pagar anticipadamente el valor pactado (si esto es convenido) b. Garantizar la reposicin del espacio o bien en las mismas condiciones en que fue recibido y con el lmite del tiempo pactado. c. Emplear el espacio o bien en acciones de legalidad. d. Propender el buen uso y evitar el deterior o dao del espacio o bien. e. Reponer el bien en caso de prdida, hurto, deterioro o dao.
4.2 Competencia en el prstamo de bienes y espacios.

El consejo directivo faculta al ordenador del gasto para el trmite de autorizacin de uso bienes y espacios con sujecin al procedimiento establecido en este captulo.
4.3 Valor de los espacios o bienes conferidos en calidad de prstamo.

El uso de los bienes y espacios de la institucin educativa, tiene como premisa el beneficio de la comunidad educativa, as cuando se trate de actividades institucionales o particulares en pro de la comunidad educativa, el uso no tendr algn valor. Cuando el objeto del uso de los bienes o espacios tenga un carcter de beneficio econmico para quien lo solicita, se convendr un pago equivalente a los referentes de mercado para el mismo bien o espacio.
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4.4 Trmite de prstamo de bienes o espacios

1. Diligenciamiento de formulario que se presenta al final de este capitulo 2. Consignacin en la cuenta del fondo de servicios educativos y entrega a tesorera (si esto aplica) 3. Recepcin del bien y suscripcin de compromiso de responsabilidad sobre el bien o espacio (en el mismo formulario de solicitud) 4. Devolucin, verificacin de condiciones inciales de uso del bien o espacio. En los casos requeridos tramites de reposicin del bien.
4.5 Formulario para la solicitud de prstamo de bienes o espacios.

INSTITUCION EDUCATIVA TCNICA INDUSTRIAL SAN ANTONIO DE PADUA FORMULARIO PARA SOLICITUD DE PRESTAMO DE BIENES O ESPACIOS
FECHA______________
especifique su solicitud: Bienes espacios
DATOS DEL SOLICITANTE -RESPONSABLE: Nombre de persona natural o jurdica: Identificacin C.C NIT Direccin sede principal o residencia Ciudad Nmeros de contacto (fijo y mvil) Email:
EL BIEN O ESPACIO SE REQUIERE PARA? REALIZAR DESCRIPCION DE UTILIZACION
TIEMPO DE TENENCIA DEL BIEN O ESPACIO desde: Hasta:
Valor a pagar por la utilizacin del bien o espacio: (si aplica)
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Consignar en cuenta 27369999472 del Banco Davivienda a nombre del FSE de la IE.
COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD EN LA TENENCIA DEL BIEN O ESPACIO
En calidad de responsable en la tenencia temporal por el prstamo gratuito____u oneroso ____del bien___________________________ o espacio_______________________de la institucin educativa_____________________________, acepto las siguientes responsabilidades:
a. Pagar anticipadamente el valor pactado (si esto es convenido)
b. Garantizar la reposicin del espacio o bien en las mismas condiciones en que fue recibido y con el lmite del tiempo pactado. c. Emplear el espacio o bien en acciones de legalidad. d. Propender el buen uso y evitar el deterior o dao del espacio o bien. e. Reponer el bien en caso de prdida, hurto, deterioro o dao.
firma de aceptacin y recibo del bien o servicio.
firma de quien autoriza el prstamo del bien o espacio
ordenador del gasto
OBSERVACIONES ( PARA LA ENTREGA DEL BIEN O ESPACIO A LA INSTITUCION EDUCATIVA) a. el bien o espacio fue recibido en las condiciones iniciales entregadas al solicitante b. El bien o espacio presenta deterioro, dao o condiciones de NO uso, debera hacerse efectiva el compromiso de responsabilidad. fecha de devolucin:
firma de quien recibe la devolucin del bien o espacio
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ordenador del gasto
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CAPTULO 5. PROCEDIMIENTO PARA PRESUPUESTO Y MODIFICACIONES AL MISMO

El presupuesto institucional de cada vigencia, se tramitar en cumplimiento de los principios presupuestales y mediante la metodologa de proyectos educativos que garantiza un presupuesto objetivo, social y la integracin paralela de valores para el flujo de caja y acciones para el POAI; lo cual permite la inclusin de las necesidades bsicas frente al desarrollo de las reas en el colectivo educativo.
5.1 Etapas para la elaboracin del presupuesto

1. Programacin 1.1 Del presupuesto de ingresos. Se clasificara de conformidad con el artculo 8 del decreto 4791 de 2008, as: ingresos operacionales, transferencias y recursos de capital, en consideracin especifica del clculo sobre los valores que percibir el ente por concepto de los servicios educativos: complementarios o derechos acadmicos (requiere estudio socioeconmico), extensin, espacios, explotacin de bienes, entre otros. 1.2 Del presupuesto de gastos: inversin y funcionamiento. El presupuesto de gastos se conformara por proyectos educativos, sern contempladas las necesidades institucionales expresadas en los proyectos, siempre con sujecin a la disponibilidad presupuestal. En esta instancia se aplica un procedimiento de suma por reglones empleados en cada proyecto. 1.3. Consolidacin e integracin de cifras del presupuesto 1.4 Clculo sobre la asignacin del gasto identificada por renglones y proyectos 2. Presentacin del presupuesto: Este debe presentarse ante el rgano que lo aprobar, para nuestro caso, el consejo directivo. Debe entregarse clasificado en: ingresos, gastos y disposiciones generales. 3. Estudio, discusin y aprobacin del presupuesto En los FSE, corresponde al consejo directivo esta etapa. 4. Liquidacin del presupuesto Corresponde al ejecutivo institucional, rector, proferir acto administrativo: resolucin de liquidacin del presupuesto, aprobado o sancionado en la etapa de estudio y discusin por parte del consejo directivo. El acto de liquidacin es la carta de presentacin del presupuesto que regir la prxima vigencia fiscal, la fecha lmite para este, es el 10 de diciembre de cada ao.
5.2 Principios presupuestales

PRINCIPIO 1. ANUALIDAD DEFINICIN Presupuesto formulado para una vigencia, comprendida entre el 1 de enero y 30 de diciembre, posterior a esta fecha no podrn asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del ao fiscal que se cierra.
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2.PLANIFICACIN
3.UNIVERSALIDAD 4.UNIDAD DE CAJA 5.PROGRAMACIN INTEGRAL
6.ESPECIALIDAD
7.INEMBARGABILIDAD
8.COHERENCIA MACROECONMICA 9.HOMEOSTASIS PRESUPUESTAL
El presupuesto debe ser orientado por los objetivos propuestos por la autoridad competente en desarrollo de su cometido estatal. De ah que considere planes, proyectos y programas del ente educativo Contempla la inclusin de la totalidad de conceptos de ingresos y gastos del ente oficial Se refiere al pago oportuno de apropiaciones autorizadas en el presupuesto, considerando como nica fuente el recaudo de rentas propias del ente. Manifiesta que todo programa presupuestal debe contemplar simultneamente los gastos de inversin y funcionamiento que las exigencias tcnicas y administrativas demanden como necesarias para su ejecucin y operacin. Consagra la elaboracin detallada y especfica de del presupuesto, omitiendo su expresin en forma global. Hace nfasis en la ejecucin estricta conforme al fin para el que fueron programadas. En virtud de este principio se reconoce un fuero proteccional del presupuesto pblico. Cualquier demanda en contra de este instrumento pblico se orientara por lo contemplado en el cdigo contencioso administrativo. Hace alusin a la compatibilidad del presupuesto con las metas y planes fijadas por la administracin central Conforme a este principio el crecimiento del presupuesto institucional debe guardar concordancia con el crecimiento econmico, de tal manera que no se genere desfases tericos al ser confrontados con la realidad Reconoce al poder legislativo, la facultad de crear nuevos ingresos Se refiere a la estricta igualdad numrica que determina el equilibrio entre el presupuesto de ingresos y el de apropiaciones Segn este principio el contenido financiero y estadstico del presupuesto pblico debe ser publicado, comentado, divulgado ante la comunidad, de tal modo que sea comprensible Corresponde a la programacin y ejecucin presupuestal, considera que los ingresos pblicos deben ser los requeridos para satisfacer la necesidad pblica
10. OTROS PRINCIPIOS A. LEGALIDAD B. EQUILIBRIO C.PUBLICIDAD
D.SUFICIENCIA
5.3 Cronograma de la planeacin financiera por proyectos para conformacin del

presupuesto institucional La institucin educativa anualmente organizara la planeacin financiera de la vigencia siguiente de conformidad con el siguiente cronograma
1. Programacin 1.1 Del presupuesto de ingresos: educativo. 1.2 Del presupuesto de gastos: inversin, funcionamiento. En esta instancia se inicia el trmite formulacin de proyectos educativos
A M AB M JU JU G A RI AY NI LI O R L O O O S
S O N D E C O I P T V C
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1.2.2 Clasificacin, seleccin y aprobacin de proyectos que contaran con asignacin presupuestal 1.2.3 Consolidacin e integracin de cifras del presupuesto 2. Presentacin del presupuesto: Este debe presentarse ante el rgano que lo aprobar: consejo directivo. Debe entregarse clasificado en: ingresos, gastos y disposiciones generales. 3. Estudio, presupuesto discusin y aprobacin del
4. Liquidacin del presupuesto Ejecucin de proyectos: segn cronograma definido por cada uno. Siempre inicia en la vigencia siguiente.
5.4 Ejecucin del presupuesto

El trmino de ejecucin es la vigencia fiscal, sin embargo las reservas presupustales por compromisos reales a del 31 de diciembre de la vigencia que termina y reportados al tesoro institucional antes del cierre del balance general del tesoro (30 de enero del ao inmediatamente siguiente) pueden prolongar la ejecucin del presupuesto correspondiente a la vigencia que termina hasta por el perodo anual siguiente. Durante el ejercicio de las acciones propuestas en los proyectos, conviene hacer ajustes en el sistema contable y presupuestal, de modo que se pueden generar centros de costos y dar informe detallado de lo planeado vs lo ejecutado en cada proyecto. Este filtro de apropiacin y gasto permitir el estudio, anlisis y conclusiones de cada proyecto, asimismo identificar que se programo y finalmente que se cumpli, a la vez consolidar el informe de gestin requerido por el numeral 4 del artculo 19 del decreto 4791 de 2008. Los centros de costos, sern la estrategia de monitoreo en el valor proyectado, su lectura posibilita detectar desfases de cantidades y precios y oportunamente sugerir las respectivas modificaciones presupustales. La ejecucin debe darse en el marco de observancia de normas de estricto cumplimiento, es fundamental que los coordinadores de los proyectos conozcan esta rutina para que no se de la suspensin de actividades programadas porque no contaban con los requisitos previos como disponibilidad, compromiso, entre otros, el proceso de ejecucin presupuestal no es tan simple como el ejercicio de la accin.
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5.5 Requisitos de la ejecucin presupuestal

Como podr observarse en el ciclo de ejecucin presupuestal, el ltimo momento es el del pago, pero antes de este suceden trmites que no pueden ser obviados, consecuentemente, las tareas y actividades programadas deben llevarse a cabo con el cumplimiento de estos requisitos. A continuacin se explica cada uno de ellos: Secuencia 1. 2. 3. 4. 5. 6. Disponibilidad presupuestal Seleccin objetiva para orden de servicio, compra o contrato Compromiso Causacin contable Recibido a satisfaccin Orden de pago
Disponibilidad presupuestal Artculo 19 de decreto reglamentario 568 de 1996: Documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces ( tesorero para IE) con el cual se garantiza la existencia de apropiacin presupuestal libre de afectacin para la asuncin de compromisos, afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efecta el registro presupuestal. . Los rganos debern llevar un registro de estos que permita determinar los saldos de apropiacin disponibles para expedir nuevas disponibilidades. Seleccin objetiva Es el procedimiento que garantiza que la adquisicin de un bien o servicio se cumple conforme a los principios de la ley 80 de 1993 (de contratacin) garantizando eficiencia, economa y favorabilidad para el ente pblico y beneficio para el contratista, con lo cual se logra el equilibrio contractual. Todo acto de adquisicin de un bien servicio en un ente pblico representa una modalidad de contratacin ajustada a lo dispuesto en la ley 1150 de 2007 y su decreto reglamentario 2474 de 2008. Seguidamente cada uno de estos actos se materializa en un instrumento: minuta de contrato, orden de compra o servicio (son excluyentes, solo se diligencia uno en el proceso), documentos de carcter contractual en el que el ordenador del gasto manifiesta su intencin de adquirir el bien o servicio a un determinado proveedor. Cada formato de estos tiene sus clusulas particulares y es este aspecto el que distingue una u otra forma. Compromiso Se perfecciona a travs del registro presupuestal, afecta de manera definitiva la apropiacin, con lo cual se garantiza que esos recursos no se desven a otras actividades. En este documento se expresa claramente la cuanta, el plazo o perodo de ejecucin de la actividad y el beneficiario del futuro pago.
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Causacin Norma general de contabilidad pblica, por la cual el registro de ingresos y gastos debe hacerse en funcin de la corriente real de bienes y servicios, y no en el momento en que sucede la corriente monetaria o financiera. Segn este principio el registro contable tomara esta forma: Gasto xxx C xp xxx
Y el ingreso as Cxc Ingreso xxx xxx
Orden de pago Documento que formaliza la intencin del ordenador del gasto para efectuar el pago al proveedor, previa verificacin de cumplimiento de requisitos: Presupuestales: CDP, Compromiso Contables: causacin De tesorera: disponibilidad de fondos y comprobacin del recibido a satisfaccin De contratacin: adecuado trmite de seleccin objetiva. En este documento deben practicarse las retenciones de ley.
5.6 Informe de gestin

El informe de gestin no es nuevo en el marco de administracin de recursos pblicos, la ley 951 de 2005 solicita a funcionarios que dejan un cargo la presentacin de este informe. Lo novedoso es la reglamentacin establecida para los fondos de servicios educativos, en el numeral 4 del artculo 19 del decreto 4791 de 2008, se precisa de una periodicidad anual. Luego de un esfuerzo significativo como el que implica la ejecucin de un proyecto, cabe la pregunta: y para que se hizo todo esto?, si un adecuada tcnica de medicin es probable que este interrogante se quede sin respuesta. El informe de gestin y monitoreo constante son indispensables para representar el significativo alcance de un proyecto. Segn la ley 42 de 1993, los entes pblicos deben cumplir los principios de economa, eficacia, equidad y valoracin de costos, una razn ms para orientar todos los procesos a una lectura acertada bajo un informe de gestin. Necesidad de medicin
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Las actividades objeto de un proyecto educativo, llevan su propio ritmo, no obstante requieren de instrumento de medicin que determine el avance y alcance de las mismas. Segn Jorge Alirio Charry R, son beneficios de la medicin: la determinacin de estrategias de la alta direccin informe de resultados en los procesos la determinacin de un control de gestin que permite valorar tanto la accin como los resultados.
Preguntas que se formulan cuando se desea medir una actividad Qu medir Momentos de la medicin Referentes de comparacin. Con el control de gestin se busca calcular principalmente la eficiencia y eficacia de las metas trazadas y proyectadas para un determinado tiempo. Segn teoras de mejoramiento contino elementos como poltica, planificacin, implementacin, verificacin y revisin son parte integral de proceso de sistema de gestin de calidad, la ausencia de ellos arroja un falencia que bien puede ser medida y / o normalizada por un control de gestin. Instrumentos de medida: indicadores Un indicador es un dato que se obtiene de un sistema de medicin cualitativo o cuantitativo y conduce a una interpretacin que facilita una lectura comprensible del entorno en cual se aplica la medida y finalmente fundamenta la toma de decisiones. Aunque son muchos los indicadores que pueden practicarse, resultan necesarios para el seguimiento y conclusiones de proyectos educativos: rendimiento en las actividades, desempeo, satisfaccin de la comunidad, eficiencia y eficacia. Para determinar la formula de un indicador cuantitativo, aplicado a una actividad, basta con definir una relacin entre dos variables implcitas en los objetivos, por ejemplo: alumnos que participaron en el proceso democrtico de eleccin gobierno escolar / las previsiones para la misma actividad. Si el indicador que se desea aplicar es cuantitativo se pueden emplear instrumentos como las encuestas de medicin de satisfaccin o estrategias similares.
5.7 Modificaciones al presupuesto

El estatuto orgnico del presupuesto, en sus artculos 79 a 87, determina los eventos que permiten modificar el presupuesto inicial durante la ejecucin. El presupuesto se modifica por acto administrativo: resolucin o acuerdo, bajo tres modalidades: 1. TRASLADOS PRESUPUESTALES: Cambio de destinacin de los recursos en una misma institucin, para cubrir faltantes en una determinada actividad, los recursos se
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originan en un rubro que presenta excedentes. TRASLADOS PRESUPUESTALES:
LIMITACIONES A LOS
No podr reducirse la participacin porcentual del gasto de inversin dentro del total de las apropiaciones. No se podr ejercer traslados de inversin hacia funcionamiento. 2. REDUCCION DE PARTIDAS O CONTRACREDITOS: Se podr reducir las apropiaciones presupuestales o diferir la ejecucin de la totalidad o parcialidad de las obligaciones. Esta modificacin al presupuesto se da cuando se presenten situaciones que afectan las condiciones de estabilidad financiera de los establecimientos educativos, por circunstancias de dificultad en el recaudo de los recursos presupuestados inicialmente. ADICIONES AL PRESUPUESTO O CREDITOS SUPLEMENTARIOS: Aumenta las apropiaciones para cubrir necesidades, requerimientos, ampliar servicios, o crear programas y proyectos de inversin. Se tipifica la adicin presupuestal en los siguientes casos:
3.
Nuevos recursos que generen ingresos. Mayor recaudo partidas presupuestadas Recibir alguna donacin, aporte para proyectos, transferencias. Transferencias de recursos para proyectos o por aportes. En este caso los recursos percibidos son de destinacin especfica y debern adicionarse a los rubros que cite el proyecto o decreto que reglamenta el aporte o transferencia. Se recomienda manejarlos en cuenta bancaria independiente, a fin de facilitar la rendicin especfica y particular de dichos recursos, ya que casi siempre el rgano que los gira, exige ejecucin e informes de estos a fin de ejercer la debida auditora sobre ellos. Competencia para las modificaciones presupuestales en la institucin educativa Con fundamento en el artculo 12 del decreto 4791 de 2008 y previa aprobacin de la entidad territorial, o cumplimiento del procedimiento que esta defina, se faculta al ordenador del gasto para que autnomamente mediante resolucin, realice las modificaciones de adicin al presupuesto en los siguientes casos: a. Mayor recaudo b. Recursos provenientes de la gestin de proyectos c. Convenios d. Transferencias. En el mismo sentido, el consejo directivo, faculta al ordenador del gasto para que realice mediante resolucin las modificaciones al presupuesto referidas a traslados o reducciones, hasta la cuanta de 20 SMLMV, superior a esta cuanta se har por acuerdo del consejo directivo.
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En todo caso los actos administrativos de modificacin al presupuesto deben ser notificados oportunamente al consejo directivo, de lo cual se dejara constancia en la respectiva acta de la sesin donde se notifique el hecho.
5.8 Modelos e instrumentos referidos a presupuesto

El consejo directivo aprueba como complemento del procedimiento de presupuesto los siguientes modelos, minutas, formas. Se faculta al ordenador del gasto para que realice los ajustes requeridos de filas, columnas, detalle de datos especficos y dems propios para la presentacin de informacin a los organismos que lo soliciten. a. Acuerdo presupuesto: Es el acto administrativo por el cual se aprueba el presupuesto del fondo de servicios educativos para la vigencia. b. Anexos al presupuesto POAI: ( Art 8 dec.111/96) Sealar los proyectos de inversin clasificados por sectores, para el caso, programas. Indica en cada uno el objetivo, responsables, actividades, tareas y las cuentas presupuestales que se ven afectadas con cada una de ellas. Permite una prospectiva del tiempo de ejecucin Flujo de caja: Instrumento mediante el cual se hace la programacin anual mensualizada del presupuesto del FSE, definiendo mes a mes los recaudos y los gastos que se pueden ordenar, clasificado de acuerdo al presupuesto. La tradicin seala que la tcnica usual es la de doceavas, sin embargo el cronograma de actividades y tareas de los proyectos educativos, debidamente costeadas, permitir que este instrumento sea objetivo y no tcnico, como hasta ahora ha sido. En el proceso de consolidacin ser posible sumar en una matriz por renglones y meses las apropiaciones destinadas a cada proyecto, con lo cual el PAC, estar conformado desde la planeacin. Plan de compras: Es un informe detallado de cantidades de bienes o servicios descritos ampliamente, indicando adems rubro presupuestal en el que se inscriben y los valores unitarios. Es un importante instrumento desde el punto de vista de la ley 80 de contratacin estatal ya que segn esta ltima no podr adquirirse bien o servicio que no haya sido programado o previsto en este plan de compras. c. Disposiciones generales del presupuesto: Adjunto al proyecto de presupuesto de ingresos y gastos, ir un articulado que constituye las reglas sobre las que se har la ejecucin presupuestal durante toda una vigencia, este cuerpo textual establece las facultades y prohibiciones para el ordenador del gasto y tesorero, adems de indicar otros procedimientos relacionados con reservas, apropiaciones, traslados y adiciones d. Resolucin de liquidacin del presupuesto: Corresponde al ejecutivo institucional (rector) proferir acto administrativo (resolucin de liquidacin del presupuesto) aprobado o sancionado en la etapa de estudio y discusin por parte del consejo directivo. El acto de liquidacin es la carta de presentacin del presupuesto que regir la prxima vigencia fiscal, la fecha lmite para este, es el 10 de diciembre de cada ao.
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e. Resolucin de modificacin al presupuesto. Es el acto administrativo mediante el que se actualiza el presupuesto por situaciones como la adicin, el traslado o la disminucin. f. Solicitud de adicin presupuestal dirigida al ente territorial. Documento requerido para la aprobacin de una adicin en una institucin educativa de conformidad con el artculo 12 del decreto 4791 de 2008. g. Formato de ejecucin presupuestal. La ejecucin presupuestal es un informe comparativo del presupuesto inicial vs el ejecutado, refleja los porcentajes disponibles en cada rubro, muestra adems el movimiento de cada rubro actualizado con las adiciones, traslados o disminuciones. h. Informe de gestin: Este tipo de informes, es requerido a partir de la ley 951 de 2005, en la institucin educativa su elaboracin no ser requisito solo para dejar un cargo pblico, de acuerdo al numeral 4 del artculo 19 del decreto 4791 de 2008, su periodicidad ser anual. Este informe presenta un resumen de las acciones programadas vs las cumplidas en la vigencia anterior. El consejo directivo, aprueba que para este informe se suscriba un acta con el detalle requerido en el modelo que este procedimiento se presentara. Modelo para el acuerdo de presupuesto
ACUERDO NRO______ Por el cual se aprueba el PRESUPUESTO de ingresos y Gastos SERVICIOS EDUCATIVOS
ACTA______
FECHA_____ ____
DEL FONDO DE (Decreto 4791 de 2008 MUNICI PIO
NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO:
VIGENCIA 200___
EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA INSTITUCION EDUCATIVA EN EJERCICIO DE SUS FACULTADES CONSIDERANDO QUE:
1. Que la lnstitucin educativa genera recursos en la prestacin del servicio educativo y que segn presupuestales para el sector pblico deben ser distribuidos conservando el principio de equilibrio 2. Que la comunidad educativa a travs de la formulacin de proyectos educativos ha manifestado la necesidades que conforman el plan financiero y de desarrollo anual para el ente educativo 3. Que el decreto 4791 de 2008, reglamente el funcionamiento de los FSE y determina la composicin del mismo RESUELVE
ARTCULO 1: Emitir concepto favorable al proyecto de presupuesto institucional, conformado por tres parte as: Primera parte - ingresos; segunda parte - Gastos ; tercera parte - Disposiciones generales, para l vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 200___ en la suma de:_________________ conforme al siguiente detalle: COD CTAS DE CONCEPTOS PLANEAC Y PPTO (CERO) 1. Presupuesto de Ingresos 1,1 Recursos del balance ACTIVO EFECTIVO CAJA Caja principal BANCOS Y CORPORACIONES Cuenta corriente bancaria Cuenta de ahorro DEUDORES PRESTACIN DE SERVICIOS Servicios educativos TRANSFERENCIAS POR COBRAR Transferencias corrientes al gobierno general 1,2 Ingresos operacionales VENTA DE SERVICIOS Educacin formal preescolar Matriculas e Inscripciones Derechos acadmicos Educacin formal bsica INGRESO S PROYECT ADOS
CODIGO PRESUPUESTAL
1 11 1105 11050100 1110 11100500 11100600 14 1407 14070100 1413 14130300 1 43 1430507 143050701 143050702 1430508
0 0 0 0 0 0 0
O20790 O20790 O20790
0 0 0
O20342 O20342
primaria Matriculas e Inscripciones Derechos acadmicos Educacin formal bsica secundaria Matriculas e Inscripciones Derechos acadmicos Educacin formal Media acadmica Matriculas e Inscripciones Derechos acadmicos Educacin formal Media tcnica Matriculas e Inscripciones Derechos acadmicos SERVICIOS EDUCATIVOS Otros Servicios Educativos Conexos a la educacin Certificados Alimentacion escolar: concesion cafeteria SERVICIOS DE SALUD Servicios Ambulatorios Salud Oral 1,3 Transferencias TRANSFERENCIAS CORRIENTES DEPARTAMENTAL ADMINISTRACION CENTRAL De los Municipios
143050801 143050802 1430509 143050901 143050902 1430510 143051001 143051002 1430511 143051101 143051102 14305 1430550 143055014 143055041 14312 143121900 144 14403 1440308 1440323 148 14805 148059000 14810 1481006 148100600
O20342 O20342
O20342 O20342
O20342 O20342
O20342 O20342
0 0 0
O20352 O20352 O20352
O20352
0 0
O20426
O20718
1,4 Otros ingresos (Recursos del balance) 0 RENDIMIENTOS FINANCIEROS 0 Otros Ingresos Financieros 1,5 EXTRAORDINARIOS (no operacionales) 0 Arrendamiento de Bienes 0 Concesin - Arrendamientos 0
O20352 O20352
PRESUPUESTO DE INV 1 2 3 4 COD - CONCEPTO CTAS DE PLANEAC Y PPTO (CERO) PRESUPUESTO DE GASTOSFUNCIONAMIENTO PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Bienes muebles en bodega O32104 Maquinaria y Equipo Muebles, Enseres y Equipo de O32104 Of. O32104 Equipo de Comunicacin Y EGRESOS PROYECT ADOS (suma 1 a 10 ) 0 0 0 0 0 0 Y NA DEMOCR AC GEST. ANUAL ESCOLAR EDUC. AMBIENT FORMAC AL CIUDADA
CODIGO PRESUPUESTAL 2 216 21635 216350100 216350300 216350400
IDIOMAS
Computacin Otros Bienes Muebles en Bodega MAQUINARIA Y EQUIPO DE ENSEANZA Equipo de msica Equipo de enseanza EQUIPO CIENTIFICO Equipo de laboratorio BIBLIOTECAS Libros y publicaciones INTANGIBLES Software GASTOS DE ADMINISTRACION ADMINISTRACION Generales Impuestos contribuciones y tasas Gravamen a los movimientos fros GASTO PUBLICO SOCIAL EDUCACION Generales Estudios y proyectos Gastos de desarrollo Comisiones Honorarios y Servicios Materiales y Suministros Mantenimiento Reparaciones Servicios Pblicos Viticos y Gastos de Viaje Impresos y Publicaciones, suscripciones y afiliaciones Fotocopias Comunicaciones y Transporte Seguros Generales Capacitacin Docente Implementos Deportivos Procesamiento de Informacin Organizacin de eventos Elementos de Aseo Y Lavandera Otros Gastos generales 0. Generales Comision bancaria Gastos bancarios Caja menor LOS PROYECTOS SUMAN REPRESENTA EL % INSTITUCIONAL
216359000 21655 216559003 216559007 21660 216609002 21960 219600701 21970 21970080000 25 251 25111 25120 2512024 255 25501 2550105 255010506 255010509 255010511 255010514 255010515 255010516 255010517 255010519 255010521 255010522 255010523 255010525 255010528 255010536 255010550 255010554 255010555 255010590 25501059001 25501059003 25501059004 25501059005
O32104
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
O32104 O32104 O32104 O32104 O32104
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 PPTO
O32124
O32191 O32191 O32008 O32106 O32107 O32107 O32110 O32108 O32109 O32106 O32108 O32111 O32123 O32106 O32008 O32191 O32106 O32119 O32124 O32124 O32190
0 0
DEL
Modelo plan operativo de inversiones POAI

INSTITUCION EDUCATIVA: MUNICI PIO: NIT: VIGEN CIA: CONSOLIDACION DE LA PROGRAMACION PARA PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES POAI , PLAN DE ACCION Y PLAN DE COMPRAS FUENTE DE RECURSOS: PROPIOS Y GESTION Tiempo de ejecucin de los proyectos: segn cronograma y proyeccin de cada uno. Ver los respectivos anexos
INCIDENCIA DE PROYECTOS EN EL PEI: El crecimiento institucional es una meta de trabajo conjunto. Por eso, la planeacin institucional desde los requerimientos de las rea y proyectos especificos de las mismas, fortalece el proyecto educativo Institucional. En la medida en que las diversas instancias se compromenten en la planeacin institucional se cualifica todo el sistema educativo.
ANEX PROY EC. PROYECTO 1 Gestin anual escolar 2 Educacin Ambiental 3 Formacin ciudadana y democracia 4 Idiomas 5 Tiempo libre actividades ludicas y deportivas 6 Competencia logico matemtica 7 Prevencin de emergencias y
OBJETIV O
ACTIVIDA DES
TAREAS/ RECURSO S/ CANTIDAD
RESPO NSAB.
CUEN TA
VALO R
PLAN COMP RAS
desastres 8 valores 9 media tecnica 10 sexualidad
Modelo flujo de caja

INSTITUCION EDUCATIVA FLUJO DE CAJA VIGENCIA COD. PPTAL 1. Presupuesto de Ingresos En ero 0 0 0 F e b Mar Ab Ma Ju Jul Ag Se O N D zo ril yo nio io os pt ct ov ic
1 11 1105
1,1 Recursos del balance ACTIVO EFECTIVO CAJA
O2 11050 079 100 0 Caja principal BANCOS Y 1110 CORPORACIONES O2 11100 079 Cuenta corriente 500 0 bancaria O2 11100 079 600 0 Cuenta de ahorro 14 DEUDORES PRESTACIN DE 1407 SERVICIOS 14070 Servicios 100 educativos TRANSFERENCIA 1413 S POR COBRAR Transferencias 14130 corrientes al 300 gobierno general 1,2 Ingresos operacionales 1 VENTA DE 43 SERVICIOS 14305 Educacin formal 07 preescolar O2 14305 034 Matriculas e 0701 2 Inscripciones O2 14305 034 Derechos 0702 2 acadmicos 14305 Educacin formal 08 bsica primaria 14305 O2 Matriculas e 0801 034 Inscripciones
0 0 0
0 0 0
2 O2 14305 034 Derechos 0802 2 acadmicos 14305 Educacin formal 09 bsica secundaria O2 14305 034 Matriculas e 0901 2 Inscripciones O2 14305 034 Derechos 0902 2 acadmicos 14305 Educacin formal 10 Media acadmica O2 14305 034 Matriculas e 1001 2 Inscripciones O2 14305 034 Derechos 1002 2 acadmicos 14305 Educacin formal 11 Media tcnica O2 14305 034 Matriculas e 1101 2 Inscripciones O2 14305 034 Derechos 1102 2 acadmicos SERVICIOS 14305 EDUCATIVOS Otros Servicios O2 Educativos 14305 035 Conexos a la 50 2 educacin O2 14305 035 5014 2 Certificados O2 Alimentacion 14305 035 escolar: concesion 5041 2 cafeteria SERVICIOS DE 14312 SALUD O2 Servicios 14312 035 Ambulatorios Salud 1900 2 Oral 144 14403 1,3 Transferencias TRANSFERENCIA S CORRIENTES DEPARTAMENTAL ADMINISTRACION CENTRAL
0 0
14403 08
O2 14403 042 23 6 De los Municipios 1,4 Otros ingresos (Recursos del 148 balance) RENDIMIENTOS 14805 FINANCIEROS O2 14805 071 Otros Ingresos 9000 8 Financieros
0 0
1,5 EXTRAORDINARI OS (no operacionales) O2 035 2 O2 035 2 Arrendamiento de Bienes Concesin Arrendamientos
14810 14810 06 14810 0600
0 EGRES OS PROYE EN CTADO ER S O
216 21635 21635 0100 21635 0300 21635 0400 21635 9000 O3 210 4 O3 210 4 O3 210 4 O3 210 4
CONCEPTO PRESUPUESTO DE GASTOSFUNCIONAMIENT O PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Bienes muebles en bodega Maquinaria y Equipo Muebles, Enseres y Equipo de Of. Equipo de Comunicacin Y Computacin Otros Bienes Muebles en Bodega MAQUINARIA Y EQUIPO DE ENSEANZA
F E B
A MA AB M JU JU G RZ RI AY NI LI O O L O O O S
S O N E C O PT T V
D I C
0 0
21655 21655 9003 21655 9007 21660 21660 9002 21960 21960 0701 21970 21970 08000 0 25 251 25111
O3 210 4 Equipo de msica O3 210 Equipo de 4 enseanza EQUIPO CIENTIFICO O3 210 Equipo de 4 laboratorio BIBLIOTECAS O3 210 Libros y 4 publicaciones INTANGIBLES O3 210 4 Software GASTOS DE ADMINISTRACION ADMINISTRACION Generales
0 0
0 0
0 0
0 0 0
Impuestos contribuciones y tasas
25120
O3 25120 212 Gravamen a los 24 4 movimientos fros GASTO PUBLICO 255 SOCIAL 25501 EDUCACION 25501 05 Generales O3 25501 219 Estudios y 0506 1 proyectos O3 25501 219 Gastos de 0509 1 desarrollo O3 Comisiones 25501 200 Honorarios y 0511 8 Servicios O3 25501 210 Materiales y 0514 6 Suministros O3 25501 210 0515 7 Mantenimiento O3 25501 210 0516 7 Reparaciones O3 25501 211 0517 0 Servicios Pblicos O3 25501 210 Viticos y Gastos 0519 8 de Viaje Impresos y O3 Publicaciones, 25501 210 suscripciones y 0521 9 afiliaciones O3 25501 210 0522 6 Fotocopias O3 25501 210 Comunicaciones y 0523 8 Transporte O3 25501 211 0525 1 Seguros Generales O3 25501 212 Capacitacin 0528 3 Docente O3 25501 210 Implementos 0536 6 Deportivos O3 25501 200 Procesamiento de 0550 8 Informacin O3 25501 219 Organizacin de 0554 1 eventos O3 25501 210 Elementos de Aseo 0555 6 Y Lavandera 25501 O3 Otros Gastos
0 0 0 0
0 0
0590 211 9 25501 05900 1 25501 O3 05900 212 3 4 25501 O3 05900 212 4 4 25501 O3 05900 219 5 0 generales
0. Generales
Comision bancaria
Gastos bancarios
Caja menor
Modelo plan de compras Se presenta el modelo que debe subirse a la pgina del SICE antes del 31 de enero de cada vigencia. En la tabla encontrara una seleccin de los cdigos ms utilizados por la institucin educativa. (pegar la tabla de Excel denominada plan de compras)
v3
PLAN DE COMPRAS SICE
Importante: De conformidad con el artculo 1 del Acuerdo 0004 de 2005, se define Plan de Compras como: Plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pblica de las entidades y particulares que manejan recursos pblicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversin Nombre Tipo de la Identificac Entidad ion [Maximo Nit de la Funcionar Identificacion 100 Entidad io Funcionario caracteres [3 - 15 Responsa Responsable [Maximo Ao Fiscal Valor Total [Maximo 20 digitos]No utilice ] digitos] ble 15 digitos] [AAAA] comas, puntos ni signo $
Codigo CUBS 1.8.1 1.17.4 1.20.1 1.21.4 1.22.1 1.27.1 1.27.2 1.27.3 1.28.2 1.32.4 1.32.8 1.32.9 1.35.2 1.35.5 1.37.16 1.37.23 1.40.1 1.40.4 1.40.7 1.42.5 1.43.9.7 1.43.9.9 1.43.9.10 1.43.9.16 1.43.9.17 1.43.9.18 1.43.9.19 1.43.9.27 1.43.9.28 1.43.9.35 1.43.9.36 1.43.9.48 1.43.15 1.44.2
Modalida Mes d de Proyectad Contratac o de ion [Entre Compra [1 1 y 7] - 12] 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6
Cantidad [Maximo 10 digitos]
Valor Presupuest ado incluido IVA
Descripcion del Elemento llantas para neumaticos Equipo para control de plagas cuerda, cables, cadenas, alambres Ventiladores, circuladores de aire Equipo para incendio Tuberia Mangueras y tubos flexibles Conecciones en mangueras, tubos flexibles y accesorios Griferia Clavos, tachuelas, puntillas, grapas y pasadores por libra Cerraduras y candados Cemento Ladrillo y bloques Cubiertas, techos y cielos rasos Audifonos, auriculares, microfonos Cables y alambres de equipo de comunicacin Lamparas halogenas lamparas y tubos fluorescente Dispositivos y accesorios para iluminacion y lamparas Gasas 100% algodn Bureta graduada Probeta de decantacin espejo concavo espejo convexo Embudo Erlemeyer tubo de ensayo Pipeta graduada Probeta-bureta vaso de precipitado brujula sencilla termometro de mercurio Pesas y basculas Camaras digitales
1.44.8 1.47.1 1.47.2 1.47.4 1.48.1.1 1.48.1.2 1.48.1.9 1.48.1.10 1.48.1.11 1.48.1.13 1.48.1.14 1.48.1.18 1.48.1.19 1.48.1.23 1.48.1.25 1.48.1.30 1.48.1.31 1.48.1.32 1.48.2.6 1.48.3.4 1.48.3.7 1.52.1.2 1.52.1.3 1.52.1.8 1.52.1.9 1.52.1.14 1.52.1.17 1.52.1.19 1.52.1.21 1.52.1.22 1.52.1.23 1.52.1.24 1.52.1.25 1.52.1.29 1.52.1.30 1.52.1.31 1.52.1.32 1.52.1.35 1.52.1.38 1.52.1.41 1.52.1.45 1.52.1.48 1.52.1.55 1.52.1.57 1.52.1.58 1.52.1.59 1.52.1.61 1.52.1.62 1.52.1.68 1.52.1.70 1.52.1.71 1.52.1.75 1.52.1.76 1.52.1.79 1.52.1.81 1.52.1.85 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 Juegos, estuches, equipo fotografico Computadores Fotocopiadora Hadward, softward, redes DVD Armario Escritorio Estante Mesa Pupitre Silla ejecutiva Gabinete Kardex Papelera Tarjetero Mesa plastica Silla plastica Estante plastico Repisa Entrepao Soporte para Televisin y/o reproductor de video Acuarela Agenda Block de papel Boligrafo Bisturi Borrador Carpeta por paquete Cartulina Chinches por caja Crayola Cuaderno Cinta adhesiva Diskette Cintas para maquina de escribir Cinta para impresora Colores Corrector Lapiz Marcador Gancho legajador Pegante Papel autohadesivo Tempera y vinilo Pincel Planillero Plastilina Resaltador Portaminas Tinta impresora Tiza Toner Cartucho Guia para trazos (reglas) Rollo de papel Resma de papel
1.53.1 1.53.2 1.53.3 1.53.5 1.54.1 1.55.1 1.55.2 1.55.3 1.55.5 1.55.6 1.56.3 1.56.4 1.56.5 1.56.6 1.56.7 1.56.8 1.56.9 1.57.1 1.57.2 1.57.3 1.57.4 1.57.5 1.57.6 1.57.7 1.57.8 1.61.2 1.61.3 1.62.2 1.65.1 1.68.1 2.2.1 2.10.1 2.10.16 2.16.1 2.28.1 2.31.9 2.31.17 2.31.1 2.36.1 2.36.8 2.36.9 2.37.1 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 6 Libros y folletos periodicos y revistas Mapas, atlas, cartas geograficas, globos terraqueos Libros de musica Instrumentos musicales Balones de futbol Balones de baloncesto Balones de voleibol juegos de mesa, elementos didacticos y para recreacion elementos de gimnasia Blanqueador *galon Traperas Escobas Cepillos Papel higienico institucional Esponjas Baldes Pinturas Brochas Thiner Silicona Lijas Vinilos Recogedores Guante Industrial Detergentes * bultos Toallas para manos Abono Combustibles, lubricantes, aceites y ceras Alambre de hierro y acero no electrico Servicios de investigacion y desarrollo Servicios de mantenimiento de software Servicios de administracion de redes telecomunicacion servicios de mantenimiento a lugares de recreacion Polizas Servicios de contabilidad Otros servicios profesionales. servicios publicos Servicios educativos y de capacitacion. capacitacion para el curriculo otras capacitaciones Servicios de transporte
Modelo disposiciones generales del presupuesto TERCERA PARTE DEL PRESUPUESTO DE LA VIGENCIA ARTCULO 2. Las disposiciones Generales del presente Acuerdo, son complementarias de la Ley 115, ley 715 de diciembre de 2001 y su decreto reglamentario 4791 de 2009 y deben aplicarse en armona con stas. CAMPO DE APLICACIN ARTCULO 3. Las disposiciones Generales rigen para toda la institucin Educativa: El presupuesto general del ente educativo descrito, ubicado en el Municipio de _________________, guardara concordancia con los contenidos del plan de desarrollo institucional, del plan financiero y del plan operativo anual de inversiones, y regir para la vigencia fiscal de 200___ ARTCULO 4. El Presupuesto de Ingresos contiene la estimacin de los Ingresos operacionales, transferencias y Recursos de Capital del fondo de servicios educativos de la institucin. La tesorera en coordinacin con el consejo directivo de la institucin fijar los criterios tcnicos para el manejo de los excedentes de liquidez del Tesoro institucional, acorde con los objetivos financieros del ente educativo. ARTCULO 5. Los rendimientos financieros que generan las inversiones con recursos del fondo de servicios educativos se utilizarn en la consecucin de activos que propendan a la calidad de la educacin. DE LOS GASTOS ARTCULO 6. Incluye las apropiaciones para la institucin educativa y sus dependencias. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupustales debern contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de recursos para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos debern contar con registro presupuestal para que los recursos con l financiados no sean desviados a ningn otro fin. En consecuencia, el ordenador del gasto no podr contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldo disponible, o sin la autorizacin previa del Consejo directivo para comprometer vigencias futuras. Cualquier compromiso que se adquiera sin el lleno de estos requisitos crear responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones. Las obligaciones con cargo del Tesoro Institucional que se adquieran con violacin a este precepto, no tendrn valor alguno. ARTCULO 7. Las afectaciones al presupuesto general se harn teniendo en cuenta la prestacin principal originada en los compromisos que se adquieran y con cargo a este rubro se cubrirn los dems costos inherentes o accesorios. El cargo a cada rubro se har con sujecin al concepto y definicin que otorguen las normas del sector pblico. Algunos de los rubros reconocidos para la ejecucin presupuestal son: INVERSION Maquinaria y Equipo Muebles, Enseres y Equipo de Of. Equipo de Comunicacin Y Computacin Otros Bienes Muebles en Bodega MAQUINARIA Y EQUIPO DE ENSEANZA Equipo de msica
Equipo de enseanza EQUIPO CIENTIFICO Equipo de laboratorio BIBLIOTECAS Libros y publicaciones INTANGIBLES Software FUNCIONAMIENTO ADMINISTRACION Generales Impuestos contribuciones y tasas Gravamen a los movimientos fros GASTO PUBLICO SOCIAL EDUCACION Generales Estudios y proyectos Gastos de desarrollo Comisiones Honorarios y Servicios Materiales y Suministros Mantenimiento Reparaciones Servicios Pblicos Viticos y Gastos de Viaje Impresos y Publicaciones Fotocopias Comunicaciones y Transporte Seguros Generales Capacitacin Docente Implementos Deportivos Eventos Culturales Procesamiento de Informacin Organizacin de eventos
Elementos de Aseo Y Lavandera Otros Gastos generales Comisin bancaria Gastos bancarios Caja menor
PARAGRAFO: el ente educativo, podr emplear rubros adicionales, siempre que figuren como cuenta en el plan general de contabilidad pblica y se tenga los actos administrativos de modificacin presupuestal, en donde conste la disponibilidad del rubro. ARTCULO 8. Prohbase tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones que afecten el Presupuesto de Gastos cuando no renan los requisitos legales o se configuren como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos respondern disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma. ARTCULO 9. El consejo directivo ser el competente para expedir el acuerdo que regir la constitucin y funcionamiento de la caja menor de la institucin. DEL PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA -PACARTCULO 10. La ejecucin de los gastos del Presupuesto General del establecimiento educativo se har a travs del Programa Anual Mensualizado de Caja -PAC-. Este es el instrumento mediante el cual se define el monto mximo mensual de fondos disponibles en la Tesorera Institucional y el monto mximo mensual de pagos que esta puede hacer, con el fin de cumplir los compromisos a cargo de la Administracin. El Programa Anual Mensualizado de Caja estar clasificado en la misma forma del Presupuesto y ser elaborado por el ordenador del gasto, con la asesora de La Tesorera institucional y teniendo en cuenta las metas financieras establecidas por el Consejo directivo. Metodolgicamente, se emplear la estrategia de doceavas. El PAC correspondiente a las apropiaciones de la vigencia fiscal, tendr como lmite mximo el valor del presupuesto aprobado por el Consejo directivo. Las modificaciones al Programa Anual de Caja sern potestad del ordenador del gasto y se efectuarn conforme a la necesidad de ajuste. ARTCULO 11. La Tesorera slo podr transferir recursos de la institucin a travs de las cuentas registradas. Los rendimientos generados, cualquiera que sean las fuentes que los produce, debern ser apropiados en el presupuesto con el fin de satisfacer las necesidades de gasto pblico. DE LAS CUENTAS POR PAGAR ARTCULO 12. El monto que se determine como cuenta por pagar ser causado contablemente y constituido como compromiso por el ordenador del gasto y lo podr ejecutar desde el momento en que la Tesorera reciba la relacin de los compromisos en que se basa la obligacin. La presentacin de la relacin de los compromisos Presupustales se har por conducto del ordenador del gasto a la Tesorera antes del 10 de diciembre de 200__. Slo podrn incluirse en los compromisos presupustales las obligaciones legalmente contradas. ARTCULO 13. Las compromisos presupustales constituidas por el rgano que conforma el Presupuesto General del establecimiento correspondientes a 200___, que no hubiesen sido ejecutadas a 31 de diciembre de 200__, expirarn sin excepcin y se cancelarn por desaparecer el compromiso que las origin, se elaborar un acta suscrita por el ordenador del gasto y se comunicar a la Tesorera para el ajuste respectivo en el PAC.
MODIFICACIONES PRESUPUESTALES ARTCULO 14. El Rector estar facultado durante la vigencia fiscal para efectuar todos los traslados, adiciones o disminuciones al Presupuesto General de la institucin mediante resolucin, de conformidad con el reglamento y procedimiento interno para este tema, segn necesidades de ajuste en el gasto, accin que con posterioridad comunicar al Consejo Directivo, cuando la ejecucin presupuestal requiera modificar el monto de las apropiaciones para complementar las partidas insuficientes, ampliar los servicios existentes o establecer nuevos servicios. DISPOSICIONES VARIAS ARTCULO 15. El Rector de oficio o a peticin del jefe del rgano respectivo har por resolucin las aclaraciones y correcciones de leyenda necesarias para enmendar los errores de transcripcin y aritmticos que figuren en el Presupuesto General del Establecimiento para la vigencia fiscal de 200___. Lo anterior, no implica cambio en la Leyenda del rubro presupuestal ni en su objeto y cuanta. ARTCULO 16. La institucin Educativa que origina el Presupuesto General del Ente deber llevar el registro y el control de la ejecucin presupuestal. La Contralora municipal o quien haga sus veces, ejercer el control fiscal que le corresponda en los trminos de la Ley 42 de 1993. ARTCULO 17. El Rector queda facultado para suscribir contratos a que haya lugar, conforme a las normas y reglamento interno para la contratacin, para el cabal cumplimiento de los Programas y Proyectos contemplados en el Plan Anual de Inversiones. ARTCULO 18 . Publicacin de informes: El rector institucional publicara en cartelera administrativa o su equivalente, copia de la ejecucin presupuestal mensualmente, dentro de los quince das siguientes al corte mensual. Con los informes publicados conformara una carpeta donde conste fecha de publicacin y fecha de archivo de la ejecucin. Los dems informes contables, presupuestales, financieros y soportes podrn ser consultados en el legajo de cuentas oficiales, por parte de los integrantes de la comunidad educativa interesados en esta informacin, la consulta siempre deber solicitarse con 10 hbiles de anticipacin y deber hacerse en presencia del rector o quien este delegue. ARTCULO 19 . Caja menor. La constitucin del fondo fijo de caja menor estar sujeta a un acuerdo del consejo directivo, quien en el mismo determinara su reglamento. La constitucin de este fondo se har con cargo al rubro presupuestal: gastos generales, inscrito en las acciones de mejoramiento de la gestin escolar. ARTCULO 20. Contra el presente acuerdo rigen los recursos de reposicin ante el Rector (a) del establecimiento, y de apelacin ante el Consejo Directo de la institucin, dentro de los cinco (5) primeros das hbiles, despus de recibir la notificacin. El presente acuerdo rige a partir de la fecha y deroga todas las normas que le sean contrarias. Dado en ___________________, a los das del mes de 200__, Segn consta en acta del consejo directivo, nmero _____ COMUNQUESE Y CMPLASE (este es el espacio para firmas de todo el acuerdo presupuestal: ingresos, gastos y disposiciones generales)
Representante alumnado Rector (a)
Representante Padres de Familia
Representante Padres de Familia
Representante Docentes Representante Docentes
Representante Sector Productivo
Representante Exalumnas
Modelo de la Resolucin de liquidacin del presupuesto INSTITUCION EDUCATIVA: RESOLUCION NRO____________ FECHA____________
Por medio de la cual se liquida el presupuesto de ingresos y gastos de la institucin educativa, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 200__ El rector (a) de la institucin educativa en ejercicio de sus facultades legales y considerando que: 1. Mediante acuerdo____ acta del consejo directivo____ del _da___mes_____ao_____, se aprob el presupuesto del ente educativo, para la citada vigencia. 2. Siendo la Institucin educativa un ente de educacin pblica, debe acogerse a las normas del sector, especficamente las de presupuesto. 3. El decreto 4791 de 2008, reglamenta el funcionamiento del FSE, a travs del presupuesto institucional.
RESUELVE ARTCULO 1 Liquidar el presupuesto de ingresos y gastos de la institucin educativa para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y 31 de diciembre de 200__, en la suma de _____________________, valores que conservan el principio de equilibrio por el cual se garantiza la equivalencia de ingresos y gastos; segn detalle descrito en el acuerdo de presupuesto y que acompaa este acto administrativo. ARTCULO 2 La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dada en__________________________ a los ______________del mes_________de 200__ RECTOR
Modelo de la Resolucin de modificacin al presupuesto INSTITUCION EDUCATIVA NIT EL RECTOR INSTITUCIONAL RESOLUCION NUMERO _____ MODIFICACION AL PRESUPUESTO VIGENCIA____ TIPO: ADICION_____ TRASLADO_____REDUCCION_____
1.1 FECHA:
Por medio del cual se modifica el presupuesto de la actual vigencia. El rector de la institucin educativa en uso de sus atribuciones legales y en especial de las conferidas en la ley 715 de 2001, decreto reglamentario 4791 de 2008, procedimiento y reglamento interno para la administracin del fondo de servicios educativos, Considerando 1. Que el procedimiento y reglamento interno aprobado mediante acuerdo del consejo directivo nmero____ del _______, otorga facultades al ordenador del gasto para las modificaciones al presupuesto. 2. Que ________________________ otorgo recursos para ______________________l 3. Que dicho importe constituye un nuevo recurso para la institucin, el cual debe adicionarse 4. El recurso proviene de ___________________________
Resuelve: ARTCULO PRIMERO: Adicionar el presupuesto de Ingresos y gastos de la actual vigencia. 1.2 INGRESOS Rubro presupuestal denominacin valor
1.3 EGRESOS
Rubro presupuestal denominacin valor
Total Para constancia firma ORDENADOR DEL GASTO
NOTA: Adaptar el texto de los considerando cuando se trate de un traslado presupuestal o reduccin, igualmente el resuelve debe quedar con el trmino que corresponda: trasladar o disminuir.
Modelo de la Solicitud de adicin presupuestal dirigida al ente territorial. (oficio) Ciudad y fecha____________________________ Seores Secretaria de educacin Municipio o departamento certificado
Asunto:
solicitud aprobacin para adicin presupuestal en la institucin educativa:_____________________________________________
Cordial saludo. Conforme a la referencia, procedimiento interno para las modificaciones presupuestales y reglamento territorial para las mismas, me permito solicitar aprobacin para adicin presupuestal por valor de___________________, genera en: (dejar en el oficio una sola alternativa) a. Mayor recaudo (cuando los recursos propios en recaudo son mayores a los presupuestados) b. Transferencia de: (cite ente pblico que transfiere) c. Nuevos recursos. (actividades o renglones no contemplados inicialmente) d. Donacin de:______________________________________ e. Gestin del proyecto_________________________________ f. Otro (cual)
Los recursos adicionados sern destinados al fin dispuesto en acto administrativo que los confiere o para el que fueron tramitados en el proyecto, especficamente se atender con ellos, (seleccione una alternativa) a. b. c. d. e. f. Materiales: (describa) Adquisicin de equipos: (describa) Estudios y proyectos (cite) Obras e infraestructura (detalle) Eventos culturales, artsticos, cientficos, tecnolgicos (explique) Otros (cual)
Agradezco su oportuna y gil aprobacin. Cordialmente, Firma del solicitante Ordenador del gasto Anexo: Copia de (segn corresponda) Presupuesto inicial y ejecucin de ingresos(cuando se trate de mayor recaudo) Acto administrativo que confiere los recursos (cuando sea transferencia) firma de quien recibe
Certificado de donacin (para donaciones) Proyectos (cuando la gestin de recursos provenga de este) Oficio de notificacin de los recursos (si quien lo confiere lo notifica)
Espacio para el ente territorial Funcionario que tramita la aprobacin________________________________ Observaciones________________________________________________________ ___________________________________________________ Concepto: aprobado ______ Fecha___________ Firma________________________________________________ NO aprobado____
Modelo del Formato de ejecucin presupuestal RUBR DENO PPTO ADICION TRASL DISMIN O MIN. INICIA ES AD UC. L ING Y GTOS
PPTO ACTU AL
EJECUTA DO
PPT O DIS P.
%EJ E
%DIS P
Modelo de Informe de gestin Presentacin del informe de gestin. El rector o director institucional, suscribe la presente acta de conformidad con el numeral 4 del artculo 19 del decreto 4791 de 2008, en ella se presenta el informe de gestin, su contenido ser divulgado mediante audiencia pblica previamente convocada para el ltimo da hbil de febrero. Contempla los asuntos de competencia de su gestin, estado de los recursos financieros, excedente que se adiciona al presupuesto de la vigencia siguiente, recursos de talento humano y administrativos obtenidos, gestin de proyectos, estudios y obras realizados y en curso; todo lo anterior en relacin con el periodo para el que se presenta el informe de gestin. Contenido del acta: Datos generales NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE CARGO INSTITUCION EDUCATIVA CIUDAD Y FECHA PERIODO a. Informe ejecutivo de la gestin. Descripcin resumida de las acciones realizadas durante la vigencia: programas, actividades, proyectos. A partir del siguiente cuadro de relacin puede elaborarse la descripcin de acciones referidas a los proyectos educativos de la planeacin financiera del fondo de servicios educativos.
ACCIONES PROGRAMA DAS CUMPLIDAS
VALOR PPTADO INDICADOR DE EJECUTAD CUMPLIMIIE O ACC NTO / CUMPL ACT PGRAMADA S % EJECUTAD O
PROYECTO 1 2 3 4 5 Praes - ambiental Idiomas Democracia Tempo libre Valores Tecnologa competencia laboral
OBSERVACIONES
7 8 9 10
Prevencin desastres Lgico Matemtica Administrativa Ed. sexual
de
b. Informe de recursos. Financieros: se presentara en el siguiente esquema: Saldo en libro de bancos (conciliado) a diciembre 31 ao anterior Menos compromisos y cuentas por pagar Menos ingresos recibidos por anticipado Igual a excedente que se adiciona como recursos del balance
Fsicos e institucionales: Cantidad de: Aulas Oficinas Patios, canchas, espacios deportivos Cafeteras Sala de audiovisuales Sala de sistemas laboratorios Otros espacios: describa
Talento humano: se detallara en la siguiente tabla: tipo Docentes Directivos docentes Administrativos Apoyo logstico Planta cargos de provisionales cobertura gestin total
Descripcin general del desempeo del personal (mencin de premios, condecoraciones y otros mritos reconocidos en el personal). c. Estudios Proyectos ejecutados o en realizacin. (corta descripcin de los proyectos ejecutados o en curso, distintos de los de reas que integran la planeacin financiera). d. Obras pblicas, construccin e infraestructura. Detalle de las labores anuales de mantenimiento institucional. e. Ejecucin Presupuestal de la vigencia, se presentara en el siguiente formato RUBR O ING Y GTOS DENO MIN. PPTO INICIA L ADICION ES TRASL AD DISMIN UC. PPTO ACTU AL EJECUTA DO PPT O DIS P. %EJ E %DIS P
f.
Relacin de la contratacin Pblica ejecutada y en ejecucin segn detalle: Nombre del contratista Objeto del valor contrato plazo Estado ejecucin contrato de del
g. Relacin de actos administrativos: acuerdos del consejo directivo en los que se adoptan reglamentos, manuales de organizacin, de procedimientos, y en general los aspectos relacionados con la situacin administrativa y de desarrollo institucional. Para la relacin se documentara el siguiente instrumento: Acuerdo No objeto fecha acta
Observaciones finales: (si es necesario agregar algo al informe) Firma del rector.
CAPTULO 6. PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZACION DE RECURSOS DEL FONDO EN
LA REALIZACION DE EVENTOS El desarrollo institucional en concordancia con las metas del PEI y proyectos educativos de las reas acadmicas y administrativa para su correspondiente articulacin a la planeacin financiera de la vigencia, precisa la realizacin de eventos de tipo pedaggico, cientfico, tecnolgico, artsticos deportivos y culturales; por lo expuesto y de conformidad con el numeral 9 del artculo 5 y el numeral 12 del artculo 11 del decreto 4791 de 2008, el consejo directivo define el procedimiento para el cumplimiento de las actividades propias de este tipo de eventos. 6.1 Eventos autorizados. En la institucin educativa, podrn llevarse a cabo dentro de la gestin anual escolar todas las actividades relacionadas con los eventos de tipo pedaggico, cientfico, tecnolgico, artsticos, deportivos y culturales; siempre que previamente hayan sido incluidos en la planeacin financiera de la respectiva vigencia dentro del proyecto del rea educativa con la que guarda coherencia o en el componente administrativo, si es con este la vinculacin; lo anterior con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos presupuestales iniciales: disponibilidad; contractuales: figuracin en un plan de compras; y de planeacin financiera: plan operativo y presupuesto. En el caso de que el evento no haya sido programado previamente e incluido en la respectiva planeacin financiera, dependiendo de la relevancia del evento y excepcionalmente, se proceder de conformidad con lo dispuesto en el procedimiento para las modificaciones presupuestales. 6.2 Montos asignados para cada evento El valor asignado a cada evento, ser equivalente a la sumatoria de actividades que lo conforman, precisando que del fondo de servicios educativos solo podr atenderse lo que guarde estricta relacin con las medidas de austeridad en el gasto pblico; en todo caso el consejo directivo dispone que el monto mximo asignable a cada evento es hasta el lmite de 2 SMLMV. Si el evento supera en valor este monto, los responsables del proyecto en el que se encuentra inscrito el evento cuentan con la autonoma para auto gestionar el excedente requerido. 6.3 procedimiento para el desembolso Los responsables del proyecto en el que se encuentra inscrito el evento, y matriculado en la respectiva agenda educativa anual, sern los encargados de la diligencia y cumplimiento de las actividades propuestas para el desarrollo del mismo. Con los tiempos requeridos por la tesorera y de acuerdo al tramite presupuestal, quedan facultados para solicitar la disponibilidad presupuestal, y continuar hasta la fase de ordenacin del gasto, (que corresponde al rector o director rural) la accin a realizar en la rutina del evento. Para la programacin del pago ser necesario que presenten a la tesorera los documentos propios del desembolso, como: cuenta de cobro, factura o documento equivalente; RUT, constancia de afiliacin al sistema de seguridad social de los contratistas y dems que correspondan segn reglamento interno de contratacin. 6.4 Informe del evento Finalizado el evento, los responsables, dentro de los quince das hbiles siguientes a la culminacin del mismo, presentaran a la rectora informe ejecutivo donde conste descripcin breve de la realizacin, acciones programas vs acciones cumplidas, fortalezas y debilidades del evento y anlisis de los indicadores sugeridos en la formulacin del proyecto que dio origen al evento. Esta informacin ser fuente de consolidacin para el informe de gestin anual. 6.5 Recursos generados en eventos Los eventos en las instituciones de educacin pblica para preescolar, bsica primaria, secundaria y media; tienen una connotacin social, por lo que el valor agregado radica en el beneficio de la comunidad en la que se invierte del fondo de
servicios educativos para la realizacin del evento; no obstante, si las actividades llegan a generar un recurso econmico, este, en su totalidad, se incorporara al presupuesto del fondo de servicios educativos sin descontar el costo del evento, evitando la compensacin y garantizando los principios contables en especial el reconocimiento de hechos financieros paralelos: ingreso y gasto.
CAPITULO 7 PROCEDIMIENTO PARA LA EXPLOTACION DE BIENES La explotacin de bienes a titulo oneroso es una actividad que fortalece las finanzas del fondo de servicios educativos, segn el numeral 1 del artculo 8 del decreto 4791 de 2008, este rengln de ingresos se considera operacional y siempre que sea en forma permanente debe sustentarse con un estudio previo que garantice la cobertura de costos y someterse a aprobacin del ente territorial; si la explotacin del bien es eventual, el consejo directivo faculta al ordenador del gasto para que tome la decisin con base en los requisitos establecidos en el captulo 4 de este manual: procedimiento para utilizacin de bienes. 7.1 Estudio previo que garantice la cobertura de costos Este estudio, acompaado de oficio de solicitud, debe ser presentado al ordenador del gasto, por el interesado en la explotacin del bien, o elaborado por el (los) docentes, directivos o estudiantes, que tenga la iniciativa del proyecto objeto de explotacin del bien. El rector institucional, asesorado por personal idneo en el rea financiera y que podr ser contratado de conformidad con el reglamento de contratacin captulo 2 de este manual, concluir sobre la posibilidad de cobertura de costos y gastos del proyecto, decisin que constara en acta suscrita por el rector y el equipo asesor (mximo dos asesores). En caso de no requerir la contratacin de asesores porque en la institucin educativa se cuenta con el personal que cumple el perfil, se conformara el comit de anlisis del estudio previo con un nmero de 3 integrantes, siendo uno el rector. El equipo conformado por el personal de la institucin o integrado por asesores externos suscribir acta que se socializara en la primera sesin de consejo directivo siguiente a la firma del acta. El estudio previo contemplara: un objetivo del proyecto, la proyeccin de ingresos gastos y costos a fin de determinar el valor probable y razonable de pactar por el uso del bien objeto de explotacin. El estudio incluir adems un anlisis de riesgos previsibles por la explotacin del bien. 7.2 Valor a pagar por la explotacin del bien Si el estudio previo para la explotacin de bienes, es institucional, el 100% de los ingresos se administraran por el fondo de servicios educativos atendiendo desde este mismo fondo los costos y gastos, evitando as la compensacin. Si el estudio previo para la explotacin de bienes es presentado por particulares, el valor a pagar concepto de uso del bien debe ser cuando menos del 50% de la utilidad prevista. 7.3 Formato para el estudio previo ESTUDIO PREVIO PARA LA DETERMINACION DE COBERTURA DE COSTOS Y PROYECCION DE UTILIDAD. Presentado por: Datos de ubicacin Direccin Telfono Email Fecha de elaboracin Periodo para el que se presenta la proyeccin
OBJETIVO DEL PROYECTO.
PROYECCION DE UTILIDAD
CONCEPTO (presente un anexo con el detalle del clculo VALOR de cada rengln) INGRESOS Ventas generadas en la explotacin del bien Otros ingresos TOTAL INGRESOS COSTOS Materiales Mano de obra Costos indirectos (cif) TOTAL COSTOS GASTOS Administrativos: arriendos, servicios pblicos, personal de oficinas, puntos de venta entre otros. Otros gastos ANALISIS DE RIESGOS Tipo de riesgo (asociado a la explotacin Descripcin del bien) tcnico mercadeo operacional temporales Previos al inicio de la explotacin Durante la explotacin del bien Posteriores.
Firma de quienes elaboran el estudio previo
Espacio para observaciones del equipo que efecta anlisis
Firmas de quienes realizan el anlisis
7.5 Responsabilidades en la tenencia del bien Los tenedores de bienes a titulo oneroso por la explotacin del mismo, tienen las siguientes obligaciones: a. Pagar el valor convenido en los plazos sealados b. Garantizar la reposicin del bien en las mismas condiciones en que fue recibido y con el lmite del tiempo pactado. c. Emplear el bien en las acciones descritas en el estudio previo. d. Propender el buen uso y evitar el deterioro o dao del bien. e. Reponer el bien en caso de prdida, hurto, deterioro o dao. 1.6 Convenio suscrito para la explotacin del bien
Este convenio se suscribir una vez el ente territorial apruebe el estudio previo y solo si la explotacin del bien se da con particulares, cuando se trate un proyecto institucional su manejo ser interno y no se requerir de convenio. La forma del convenio ser la una minuta contractual para la explotacin de bienes, elaborada con la asesora de la oficina jurdica del ente territorial. 1.7 Solicitud de aprobacin al ente territorial (oficio)
Ciudad y fecha________________________ Seores Secretaria de educacin Municipio o departamento (segn corresponda la certificacin)
Asunto:
solicitud aprobacin estudio previo para la explotacin del bien(es)___________________________________ de la institucin educativa______________________________________.
Cordial saludo. De conformidad con el numeral 1 del artculo 8 del decreto 4791 de 2008, reglamentario de los fondos de servicios educativos, me permito solicitar aprobacin para estudio previo de la referencia. Anexo: Estudio previo Acta suscrita por el equipo institucional que lo analizo. Cordialmente Rector
CAPITULO 8 PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTION ANUAL ESCOLAR Y ACADMICA: CAPACITACION INSCRITAS EN EL PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL El programa de capacitacin docente en la institucin educativa, es la accin inmediata de la gestin escolar y acadmica que consolida la bsqueda de calidad inscrita en el plan nico de mejoramiento, creado de conformidad con la resolucin 5580 de 2005, expedida por la contralora general de la repblica. Los planes de mejoramiento son el instrumento indispensable para procurar el buen uso de los recursos pblicos y garantizar la eficacia del proceso de control previo y posterior auditoria, disminuyendo el riesgo de hallazgos. Se entiende por plan de mejoramiento, el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de control fiscal, tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden administrativo, con el fin de adecuar la gestin fiscal a los principios de economa, eficiencia, eficacia, equidad. En este sentido la institucin educativa de forma autnoma, sin la existencia previa de una auditoria con enfoque integral, inicia acciones de mejoramiento contino para la constante bsqueda de calidad de la educacin, a partir de actividades de capacitacin administrativa y docente. 1.1 Recursos para la capacitacin Siendo la capacitacin una accin de la gestin escolar y acadmica que propende el mejoramiento, inscrita en el plan formulado, y de conformidad con el numeral 14 del artculo 11 del decreto 4791 de 2008, el consejo directivo autoriza al ordenador del gasto para que apruebe un monto mximo de 2 SMLMV, por concepto de inscripcin, para cada tema de capacitacin que conste en el plan de mejoramiento. La ficha de plan de mejoramiento se sumara anualmente al proyecto administrativo y se incluir en la planeacin financiera dentro del rubro capacitacin docente. 1.2 Procedimiento para la obtencin de los recursos a. Solicitud de capacitacin numeral 8.3 de este captulo. b. Copia de la invitacin o convocatoria que formaliza el evento acadmico c. Legalizacin del pago: constancia de asistencia y consignacin de la inscripcin, factura o documento equivalente. d. Socializacin y/ o divulgacin de la temtica: durante las jornadas pedaggicas programadas por la institucin educativa , el o los docentes o directivos docentes asistentes a capacitaciones atendidas desde el fondo de servicios educativos, socializaran brevemente lo aprendido durante la capacitacin, con lo que se garantiza la transferencia del conocimiento. La socializacin dependiendo de la temtica podr tratarse en colectivo o por reas segn corresponda y en los casos requeridos ser el referente inicial de procesos requeridos en un marco de legalidad u estndares definidos. De cada socializacin se levantara acta donde conste por lo menos: fecha, lugar, asistentes, tema tratado, tareas que quedan pendientes y resumen ejecutivo. 1.3 Formulario de solicitud de capacitacin
INSTITUCION EDUCATIVA: FORMULARIO: solicitud de recursos econmicos para acciones de mejoramiento de la gestin escolar y acadmica: capacitacin, enmarcada en el plan de mejoramiento institucional NOTA: ANEXAR A ESTE FORMULARIO COPIA DE LA INVITACION, PLEGABLE O COMUNICACIN QUE CONVOCA POSTERIOR AL EVENTO ANEXAR COPIA DE LA CONSIGNACION PARA INSCRIPCION O SOPORTE DE PAGO fecha de la solicitud: nombre(s) del docente o directivo
Tema de capacitacin Relacin con el plan de mejoramiento (accin con la que se correlaciona) Objetivo de la participacin:
Fecha de salida: Fecha de regreso: Ciudad y lugar del evento: valor de la inscripcin individual: valor de la inscripcin grupo: das de permanencia firma del Solicitante direccin: tel (fijo y mvil): email firma de autorizacin (ordenador del gasto) valor autorizado _____________ Observaciones: del FSE-
1.4 Formato del plan de mejoramiento en el que se inscriben las acciones de mejoramiento de la gestin escolar y acadmica.
INFORMACIN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO Entidad: Rector: NIT Periodo: Aspecto que desea fortalecerse segn auto diagnstico institucional: La bsqueda de la calidad en la educacin es una meta que se logra desde la formacin permanente, por esta razn la capacitacin es una las acciones correctivas de la gestin escolar y acadmica que garantiza el mejoramiento institucional en el aspecto de calidad educativa.
Accin correctiva
objetivo
Descripcin de metas
Unidad Dimensin de de la meta medida de las metas
Fecha inicio
Fecha termina
Capacitacin docente por reas Capacitacin para administrativos Capacitacin en procesos

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Repblica de Colombia Institucin Educativa Tcnica Industrial San Antonio de Padua Consejo Directivo

3. De conformidad con el artculo 3 del decreto 4791 de 2008, el rector o coordinador

5. De conformidad con el numeral 1 del artculo 8 del decreto 4791 de 2008, la

6. Segn el numeral 9 y 13 del artculo 11 del citado decreto, se requiere la adopcin de

7. La gestin administrativa y pedaggica del establecimiento educativo precisa de la

8. La adquisicin de bienes deber hacerse con sujecin al plan de compras aprobado

9. Es necesario definir el procedimiento para el mejoramiento continuo de la institucin

10. Las modificaciones al presupuesto, segn lo dispuesto en el artculo 12 del decreto

EVELYN NAVARRO GMEZ Rectora

MNICA MIRANDA SILVA Rpte Docentes

HERNN ZULETA DIAZ Rpte Docentes

ANA ELVIA DIAZ Rpte. Sector Productivo

INGRID AREVALO Rpte. Padres de familia

INDIRA RAMIREZ CHAVARRIAGA Rpte. Estudiantes

ANGELICA GIL Rpte. Exalumnos

CAPTULO 1. REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERIA

1.1 Realizacin de los recaudos

1.1.2 Apertura de nuevas cuentas

1.1.3 Recepcin de efectivo

1.1.4 Constitucin de ttulos

1.1.5 Nuevos ingresos

1.1.6 Acciones de cobro

1.2 Realizacin de pagos 1.2.1 Programacin del pago

1.2.2 Disponibilidad de fondos y presupuesto

1.2.3 Pagos en cheque o transferencia

1.2.4 Autorizacin del pago

1.2.5 Requisitos del beneficiario

1.2.6 Pagos no contemplados

1.2.7 Cheques anulados o no cobrados

1.3 Seguimiento y control permanente del flujo de caja

1.3.1 Responsables en la autorizacin de los pagos

1.3.2 Fondo de caja menor

1.4 Otros aspectos generales 1.4.1 Costo del servicio bancario.

1.4.2 Funciones y perfil del asistente para la gestin financiera

1.4.2.1 Funciones de tesorera:

1.4.2.2 Funciones contables:

CAPTULO 2. REGLAMENTO PARA CONTRATACION HASTA LOS 20 SMLMV.

2.1 Trmite de seleccin objetiva

2.3 Garantas, formas y formalidades contractuales

2.4 Formas contractuales

2.5 Formalidades contractuales del contratista

PARA Contrato, orden de compra, orden de servicio

TIPO DE PROVEEDOR Persona jurdica y naturales obligadas a la inscripcin en la cmara de comercio

NORMA ART. 5 L.1150/08 y art. 11 decreto 066/08. Decreto 0427 de 1996

Contrato, orden de compra, orden de servicio

Persona jurdica y Natural.

Artculo 5 ley 1150 de 2007,

Contrato, orden de compra, orden de servicio contrato

Artculo 23 ley 1150 de 2007. Artculo 114 decreto 2150 de 1995

Para la suscripcin del contrato

Persona natural Personas naturales y jurdicas

Boletn de deudores morosos del estado (BDME) (contadura general de la repblica.)

Para el proceso de seleccin y Para la suscripcin del contrato

Formato nico hoja de vida

Para la suscripcin del contrato

Una vez suscrito el contrato

MOMENTO DE PRESENTACION Una vez suscrito el contrato

Para el proceso de seleccin y Para la suscripcin del contrato

NORMA Decreto 2007 4818

Artculo 6 ley 1150 de 2007

Para el proceso de seleccin y Para la suscripcin del contrato

Certificado de registro nico de precios de referencia (RUPR)

Contratos superiores al 10% menor