Conceituaes

Na rea de cofee break

Quanta informao importante estamos recebendo, vocs no acham? DS: Concordo. No entanto, preciso de mais fatos e dados, para efetivamente poder trabalhar com gerenciamento de projetos. PR: No sei no. Acredito que tudo isso s vai burocratizar mais o meu trabalho. MC: Burocratizar no, Pedro Rocha. Temos de considerar que novos processos de trabalho, no incio, so complicados, pois so novidades. Mas depois facilitam nossas tarefas e demonstram a eficincia e eficcia dos nossos resultados. SB: A que mora o perigo!!! Risos de todos
MC:

Como disse o Sr. PMI, a metodologia de gerenciamento de projetos traz um conjunto de mtodos, tcnicas e ferramentas para nos auxiliar na execuo de programas e projetos. SB: So muitas informaes para eu assimilar. No acredito que isso vai dar certo. MC: Temos que estar mais abertos s mudanas. Vejam s, demos o primeiro passo ao elaborarmos nossa planejamento estratgico. PR: H, mas esse trabalho ficou s no papel.
MC:

Voc est precisando de culos, Pedro. No reparou que, em todos os andares da empresa, esto os quadros divulgando nossa identidade organizacional? PR: No que eu no reparei? MC: E no s isso. Recebemos material por e-mail. Temos insumos suficientes para trabalharmos nossos processos, programas e projetos. DS: Mas existem muitos conceitos que ainda no esto claros. MC: Vamos voltar para o auditrio, acredito que neste segundo tempo tudo ser esclarecido. SB: L vamos ns de novo.
DS:

1 conceito PMI

Sejam bem-vindos de volta ao nosso encontro. Espero que tenham aproveitado esse intervalo para assimilar um pouco mais as informaes j repassadas. PMI: Para aprimorar nossos conhecimentos em gerenciamento de projetos, vamos conceituar alguns termos importantes para vocs no dia-a-dia. Todo o nosso trabalho est conceituado conforme as melhores prticas em gerenciamento de projetos definidas no PMBOK, publicado pelo PMI.
SF:

(Em pensamento) L vem ele de novo com essas siglas. PMI: Mas o que PMI? O PMI - Project Management Institute hoje a maior instituio no mundo exclusivamente dedicada ao fomento da atividade de Gerenciamento de Projetos. Criada em 1969 na Pensilvnia, Estados Unidos, conta hoje com mais de 200.000 filiados distribudos em cerca de 140 pases. O PMI compartilha seus padres tcnicos e ticos com a comunidade internacional de Gerenciamento de Projetos atravs de organizaes sem fins lucrativos de mbito regional. So os Captulos locais do PMI. Hoje so aproximadamente 300 captulos.
PR:

Com o passar do tempo, o PMI se tornou, e continua sendo, a principal associao profissional em Gerenciamento de Projetos. Os associados e interessados em Gerenciamento de Projetos tm sua disposio uma extensa relao de produtos e servios oferecidos pelo PMI. Esses produtos e servios esto detalhados no site do PMI, que vocs podem acessar a qualquer momento. O site www.pmi.org. Vou entregar a vocs tambm um arquivo (LINK) com o detalhamento desses produtos e servios.
2 conceito PMBOK

E PMBOK? O PMBOK Project Management Body of Knowledge" (PMBOK Guide) um termo que abrange o universo do conhecimento da profisso de Gerenciamento de Projetos. Esse universo de conhecimento vem dos praticantes e acadmicos que utilizam e desenvolvem tanto as prticas
PMI:

amplamente testadas e aprovadas quanto aquelas modernas e inovadoras, com aplicao mais restrita. Um dos principais mecanismos utilizados para compartilhamentos dos padres tcnicos e ticos a publicao, sempre atualizada e revista, do PMBOK Project Management Body of Knowlwdge, um livro que rene o corpo de conhecimento em gerenciamento de projetos. O livro identifica e descreve o subconjunto do universo do conhecimento de Gerenciamento de Projetos reconhecido como boas prticas em muitos projetos na maior parte do tempo, havendo consenso pelos praticantes sobre seus valores e aplicabilidade. Entretanto, a aceitao geral no representa a necessidade de aplicao uniforme em todos os projetos, devendo ser definido o que apropriado para cada projeto / indstria. O PMBOK Guide tambm estabelece uma linguagem comum para a profisso, servindo de referncia bsica para qualquer um que se interesse pelo Gerenciamento de Projetos e, como tal, no deve ser encarado como um documento que contemple a totalidade do conhecimento de Gerenciamento de Projetos. Periodicamente so realizadas revises, e novas verses so desenvolvidas.

3 conceito Projetos
MC:

O principal conceito de projetos vem do trabalho desenvolvido pelo PMI?

Sim. Segundo PMI Projeto um esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado exclusivo. Temporrio, pois cada projeto tem incio e fim definidos; e Exclusivo, pois o produto ou servio gerado diferente, em algum ponto, de qualquer produto ou servio existente.
PMI:

Mas quais so as principais caractersticas de um projeto? PMI: Um projeto possui vrias caractersticas, dentre as quais eu destaco: ele sempre Multifuncional, pois requer recursos de vrias reas, sejam recursos humanos, materiais ou financeiros; envolve incertezas relativas a escopo, prazos e contedo de forma geral, que, no incio, so grandes, mas diminuem com seu andamento; podem sofrer Alteraes de escopo, custo e prazo durante sua realizao; PR: Voc j classificou os projetos. Poderia me dar exemplos de projetos? PMI: claro! Exemplos de Projetos: construo de uma usina siderrgica; desenvolvimento de um software de computador; construo de um prdio; lanamento de um novo modelo de automvel; implantao de um Sistema da Qualidade; implantao de um sistema de medio de nvel do ao para produo de lingotes.
DS:

4 conceito Gerenciamento de Projetos

Falei, na primeira parte do nosso encontro, sobre metodologia de gerenciamento de projetos. Agora explico a vocs o que gerenciamento de projetos. Segundo PMI Gerenciamento de projetos a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
PMI:

Todo projeto dever ter um responsvel a quem chamamos de Gerente de Projeto. Este Gerente o responsvel pelo gerenciamento do projeto. Gerenciar um projeto inclui: 1. identificar necessidades, estabelecer objetivos claros e alcanveis; 2. balancear as demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo; 3. adaptar as especificaes dos planos e da abordagem s diferentes preocupaes e expectativas das diversas partes interessadas. SB: Em resumo, para gerenciar projetos, temos que ser um super heri. risos Mas gerenciamento de projetos s isso? SB: S isso?! PMI: Segundo descrio do PMBOK, o gerenciamento de projetos existe em um contexto mais amplo que inclui o gerenciamento de programas, o gerenciamento
MC:

de portflios e o escritrio de projetos. Normalmente, existe uma hierarquia de plano estratgico, portflio, programa, projeto e subprojeto, na qual um programa constitudo de diversos projetos associados contribuir para o sucesso de um plano estratgico.
5 conceito Programas

Tudo muito lindo, mas ainda no sei como isto vai facilitar o meu trabalho. Vamos acabar misturando alhos com bugalhos. PMI: Como acabei de dizer, o gerenciamento de projetos existe em um contexto muito mais amplo. Dessa forma temos como gerenciar projetos, atravs de programas. Um Programa um grupo de projetos relacionados entre si, administrados e coordenados de forma centralizada para se obterem benefcios e controles no disponveis, se administrados individualmente.
PR:

Programas possuem um Ciclo de Vida e projetos podem ser acrescentados ao longo do ciclo conforme necessidade e objetivos. Programas podem incluir elementos de trabalho fora do mbito do escopo de seus projetos. Os projetos de um programa podem ser associados a linhas especficas de um negcio ou a tipos gerais, como infra-estrutura e melhoria interna de processos. Programas tambm envolvem sries repetitivas ou cclicas de aes. Exemplos: O programa de um novo modelo de carro pode ser dividido em projetos de desenho tcnico e atualizao de cada componente principal (por exemplo, transmisso, motor, interior, exterior), enquanto a fabricao acontece na linha de montagem; Empresas realizam programas de construo anual, uma operao regular e contnua que envolve muitos projetos. O gerenciamento de programas compreende a administrao coordenada e centralizada dos projetos que o compem, visando a alcanar os objetivos estratgicos e os benefcios do programa. A estrutura do programa precisa ser revisada e ajustada periodicamente, em resposta ao desempenho interno e a fatores externos governamentais, tecnolgicos, polticos e econmicos. Pontos-chave a respeito de programas e projetos: executar um programa como operar um negcio; ambos tm os clientes e outros envolvidos com interesse no resultado; ambos tm uma misso contnua, um propsito e uma viso; ambos tambm precisam de estratgias e planos com metas de longo prazo e objetivos; o programa composto por todos os projetos que, direta e indiretamente,

conduzem ao atendimento de sua meta; em gerenciamento de programas, os elementos principais so planejamento, oramento, estimativas de recursos, liderana e coordenao; o coordenador de programa deve produzir uma srie de planos especficos e relacionados, que incluem planos estratgicos, execuo, custos, pessoal, comunicao, negcio e tecnologia; projetos bem definidos aumentam as chances de sucesso do programa; programas so dinmicos e requerem reviso peridica e ajuste. Podemos afirmar que os Programas so completamente dependentes dos seus projetos, subprojetos e processos, e o sucesso do programa global diretamente proporcional ao sucesso desses elementos? PMI: Exatamente. Em outras palavras, o sucesso do programa diretamente proporcional ao sucesso dos projetos que o compem.
MC:

6 conceito Portflios

Nem todos os conceitos esto muito claros para mim. Posso dizer que gerenciamento de programas a mesma coisa que gerenciamento de portflio? PMI: No. Portflio mais amplo. Portflio o conjunto de projetos e/ou programas de uma organizao, entidade ou gerente. Os projetos e/ou programas que compem um portflio no so necessariamente dependentes ou diretamente relacionados. PR: Agora bagunou minha cabea. Ento para que utilizamos gerenciamento de programas, se podemos utilizar o gerenciamento de portflios? PMI: As empresas utilizam o gerenciamento de portflios quando j possuem uma estrutura bem consolidada de gerenciamentos de projetos. Dessa forma, o gerenciamento de portflio passa a ser um processo de deciso dinmico, atravs do qual uma lista de projetos para novos produtos (e para Pesquisa & Desenvolvimento) constantemente atualizada e revisada. Neste processo, novos projetos so avaliados, selecionados e priorizados; os existentes podem ser acelerados, eliminados ou "despriorizados"; e recursos so alocados e realocados aos projetos ativos.
DS:

Segundo Ricardo Vargas, Gerenciamento de Portflio significa gerir o conjunto dos projetos e programas com um todo sistmico. Mas no um todo indiferenciado. , sim, um sistema que comporta diferentes graus de contribuio estratgica. Requer agrupar e discriminar todas as iniciativas, permitindo: a alocao diferenciada dos recursos, a alocao adequada dos esforos para atingir os objetivos; e a gesto tima dos investimentos. DS: Mas que benefcios a empresa tem em utilizar o Gerenciamento de Portflios? PMI: O Gerenciamento de Portflios est diretamente vinculado s estratgias da empresa. Se vocs lembrarem o que eu disse anteriormente, as estratgias

traduzem a direo da empresa para o alcance dos objetivos. Dessa forma temos os seguintes benefcios: permite validar a estratgia corporativa; permite o gerenciamento de recursos; liga os resultados dos projetos com as estratgias organizacionais; mantm a visibilidade de todas as informaes vitais dos projetos; facilita o acesso e as comunicaes dentro da organizao; e subsidia a tomada de decises. SB: Tenho uma memria visual. Voc no teria por acaso uma representao grfica de como todas as informaes esto relacionadas? PMI: Tenho sim. Veja a o prximo slide.

Agora ficou mais claro? SB: Ficou sim. Obrigado.

PMI:

7 conceito Convnios

Trabalhamos hoje com um volume grande de convnios. Podemos considerar que cada convnio um projeto? PMI: Nem sempre um convnio igual a um projeto. Vocs sabem a definio de convnio? MC: Convnio um instrumento jurdico. So acordos firmados por entidades pblicas de qualquer espcie, ou entre essas e organizaes particulares, para a realizao de objetivos de interesse comum dos partcipes. PMI: Exatamente. Assim temos convnios que representam um projeto ou convnios que representam um programa onde podemos desenvolver vrios projetos.
PR:

Podemos dizer que somos parceiros de entidades pblicas no desenvolvimento de aes? PMI: Sim, podemos. Essas parcerias so concretizadas por meio de convnios que definem aes, em regime de cooperao, com nfase nos aspectos relativos qualidade, produtividade, inovao, capacitao, desenvolvimento de estudos, novos produtos e processos produtivos. Os convnios firmados entre as empresas e os seus parceiros geram aes que resultam em projetos, os quais so juridicamente contratualizados, especificando escopo, prazo e custo.
PR:

8 conceito Contratos

Podemos dizer que convnio o mesmo que contrato? PMI: No. Contrato um acordo em que os participantes tm interesses diversos e opostos, ou seja, quando se deseja, de um lado, o objeto do acordo ou ajuste, e do outro, a contraprestao correspondente, ou seja, o preo Contrato um instrumento utilizado para firmar, perante terceiros, o compromisso de adquirir ou oferecer servios, materiais e outras obrigaes reciprocamente estabelecidas. Os contratos podem variar em tamanho, contedo e propsito. De forma geral, h diversos tipos de contratos, como de prestao de servios e de representao, compra e venda de bens e/ou produtos.
DS:

: Dessa forma podemos dizer que um convnio, alm de definir um programa ou projeto, tambm composto de vrios contratos para sua execuo.
MC

: Isso mesmo. Bem pessoal, termino aqui a minha apresentao. Espero ter contribudo com informaes que lhes permitam aprofundar seus conhecimentos em gerenciamento de projetos. SF: Gostaria de agradecer a todos pela participao neste encontro. Tenho a certeza de que demos o primeiro passo para a implantao de uma boa gesto de projetos na empresa. O Sr. Paulo Martins Incio estar disposio para quaisquer esclarecimentos que vocs necessitem tendo em vista o bom desenvolvimento de suas tarefas. Desejo a vocs um timo traba
PMI