GUIA PARA EL MANEJO DEL CUESTIONARIO DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO

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PARA REGRESAR A PORTADA PUNCHAR

INTRODUCCION

Como parte del proceso de formacin acadmica en la maestra de AUDITORIA INTEGRAL, hemos querido compartir con ustedes otra metodologa de evaluacin del Sistema de Control Interno, en la que se pueda visualizar de manera objetiva la integridad de la organizacin en la que usted est desarrollando su labor. El objetivo fundamental de esta propuesta es permitir a los evaluadores establecer el nivel de confianza que proporcionan los procesos y operaciones de control de las empresas, sean pblicas o privadas; para determinar la efectividad con que el Sistema de Control Interno (SCI), utilizado por la empresa, garantiza en forma razonable el cumplimiento de sus objetivos estratgicos y de rentabilidad, sobre la base de la efectividad y eficiencia de sus operaciones, la generacin de informacin financiera y contable confiable y oportuna, y el cumplimiento de las Leyes, Reglamentos, Regulaciones y en general la normativa que le sea aplicable. Existen varias formas de evaluar los sistemas de control interno, que generalmente son utilizados por quienes ejercen la Auditora y por los supervisores de los organismos de control. Entre estas formas se encuentran los cuestionarios de control interno, diagramas de flujos de procesos y operaciones y las explicaciones narrativas; cada uno con formas de valoracin y ponderacin diferente segn quien los utilice y su objetivo. Esta propuesta pretende ser una herramienta sencilla en su aplicacin y de fcil interpretacin, por lo que se ha elegido utilizar la metodologa del cuestionario, con la caracterstica de que las respuestas que conlleven una afirmacin positiva, impliquen por s mismo una fortaleza de control interno. Adems permitir enfocar la evaluacin desde la perspectiva del riesgo que puede presentar para el cumplimiento de los objetivos institucionales la respuesta negativa, que implica en cambio, una debilidad de control interno. Debo manifestarles que en su oportunidad esta metodologa fue desarrollada por una firma consultora internacional con apoyo de la dgrv, para realizar una evaluacin integral sobre el nivel de confianza del control interno en las cooperativas de ahorro y crdito. Hoy aprovecho la oportunidad para compartir esta experiencia..

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PROCEDIMIENTO PARA APLICAR EL CUESTIONARIO Las preguntas del cuestionario estn organizadas de acuerdo a los componentes del control interno definidas por la Estructura Conceptual del Comit de Organizaciones Auspiciantes de la Comisin Treadway, mejor conocido como el enfoque COSO del Control Interno. El cuestionario pretende establecer a lo largo de toda la evaluacin la forma en que la cooperativa, previene, detecta y corrige los errores e irregularidades en cada una de las reas evaluadas; y determinar si esos errores e irregularidades, inciden de manera importante en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Las opciones de respuesta posible son: 1. SI, que denota una afirmacin sobre la existencia del control, fortalezas del procedimiento, cumplimiento de las normas y alcance de objetivos y metas institucionales. NO, que denota una debilidad o inexistencia de control, incumplimiento de normas, procedimientos, objetivos y metas. NA, que se utiliza cuando la pregunta no est relacionada con las operaciones y actividades que desarrolla la entidad sujeta a evaluacin.

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Segn corresponda a la respuesta, el evaluador marcar con un visto o una (x),

que la cooperativa, previene, detecta y corrige los errores e irregularidades en cada una de las reas evaluadas; y determinar si esos errores e irregularidades, inciden de manera importante en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Las opciones de respuesta posible son: 1. SI, que denota una afirmacin sobre la existencia del control, fortalezas del procedimiento, cumplimiento de las normas y alcance de objetivos y metas institucionales. NO, que denota una debilidad o inexistencia de control, incumplimiento de normas, procedimientos, objetivos y metas. NA, que se utiliza cuando la pregunta no est relacionada con las operaciones y actividades que desarrolla la entidad sujeta a evaluacin.

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Segn corresponda a la respuesta, el evaluador marcar con un visto o una (x), en el casillero que respectivo. El formato incluye la columna observaciones, en la que el evaluador podr registrar comentarios que respalden su criterio en la evaluacin, informacin adicional o detalles que considere importantes. Con el propsito de establecer una valoracin cuantificada del riesgo que representa la condicin en que se encuentra el control relativo a cada pregunta, se aade la columna riesgo, en la cual el evaluador establecer segn su criterio el puntaje de acuerdo con el siguiente esquema:
Riesgo bajo Riesgo moderado Riesgo moderadamente alto Riesgo alto 1 2 3 4

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Debido a que la valoracin del riesgo en cada pregunta incidir en la calificacin integral del sistema, es muy importante que, quien realice la

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evaluacin tenga criterio objetivo y profesional. Sin perjuicio de que este cuestionario sea aplicado como una auto evaluacin, ser preferible si es utilizado criterio neutral e independiente para establecer una seguridad razonable de que se alcanzarn los objetivos en las siguientes categoras: -Efectividad cumplimiento comerciales, proteccin de poder. y Eficiencia de las Operaciones : es decir, en cuanto al de los objetivos estratgicos de la Cooperativa -sean estos sociales, de rentabilidad y financieros- y la salvaguarda o sus recursos y los bienes de terceros que se encuentran en su

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-Suficiencia y Confiabilidad de la Informacin financiera y la que se produce para uso interno, as como de la preparacin de los estados financieros con destino a terceros, y -Cumplimiento de las Regulaciones: en general las disposiciones que afectan el desarrollo institucional, tales como: leyes, normas del gobierno, estatuto, reglamentos, circulares o disposiciones oficiales, e instrucciones internas. La evaluacin del SCI no se limita a las reas de trfico de efectivo y contabilidad nicamente, sino que integra todos los procesos de la cooperativa para identificar el grado de acercamiento a las tres categoras de objetivos. y la manera en que se cumplen en relacin con los cinco componentes del Control Interno Efectivo: 1. 2. 3. 4. 5. Ambiente de control; Valoracin de riesgos; Actividades de control; Informacin y comunicacin; y, Monitoreo y control

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AMBIENTE DE CONTROL

El estudio del COSO ubica a este componente como el primero de los cinco y se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las actividades del personal con respecto al control de sus actividades. El ambiente de control, es el principal elemento, sobre el que se sustentan o actan los otros cuatro componentes, indispensables a su vez, para la realizacin de los propios objetivos del control.

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Ambiente de control; Valoracin de riesgos; Actividades de control; Informacin y comunicacin; y, Monitoreo y control

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El estudio del COSO ubica a este componente como el primero de los cinco y se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las actividades del personal con respecto al control de sus actividades. El ambiente de control, es el principal elemento, sobre el que se sustentan o actan los otros cuatro componentes, indispensables a su vez, para la realizacin de los propios objetivos del control.

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EVALUACION DE RIESGOS

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El segundo componente del control, involucra la identificacin y anlisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para det erminar la forma en que tales riesgos deben ser manejados. Asimismo se refiere a los mecanismo necesarios para identificar y manejar riesgos especficos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la CAC como en el interior de la misma. Para lo anterior, es indispensable primero el establecimiento de objetivos tanto a nivel global de la Organizacin, como de las actividades relevantes, obteniendo con ello una base sobre la cual sean identificados y analizados los factores de riesgos que amenazan su oportuno cumplimento. La evaluacin, o mejor dicho la auto evaluacin de riesgo debe ser una responsabilidad ineludible para todo los niveles que estn involucrados en el logro de objetivos.

ACTIVIDADES DE CONTROL Las actividades de control son aquellas que realiza la Gerencia y dems personal de la CAC para cumplir diariamente con actividades asignadas. Estas actividades estn relacionadas (contenidas) con las polticas, sistemas y procedimientos internos.

INFORMACIN Y COMUNICACION

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Para poder controlar la cooperativa y tomar decisiones correctas respecto a la obtencin, uso y aplicacin de los recursos, es necesario disponer de informacin adecuada y oportuna. Los estados financieros constituyen una parte importante de esa informacin. Consecuentemente la informacin pertinente debe ser identificada, capturada, procesada y comunicada al personal en la forma y dentro del tiempo indicado, de manera tal que le permita cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas producen reportes conteniendo informacin operacional, financiera y de cumplimiento que hace posible conducir y controlar la Organizacin. Todo el personal debe recibir un claro mensaje de la Alta Gerencia de sus responsabilidades sobre el control, as como la forma en que las actividades individuales se relacionan con el trabajo de otros. Debe contarse con medios para comunicar informacin relevante hacia los mandos superiores, y a entidades externas.

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Calificacin del riesgo

Riesgo Alto Moderadamente alto Moderado Bajo

Puntos
301-400 251-300 176-250 100-175

Interpretacin
SCI no confiable SCI no confiable SCI confiable SCI efectivo

Los elementos que se han definido para cada componente son los siguientes:
AMBIENTE DE CONTROL 1 VALORES ETICOS Y DE CONDUCTA INTERNA

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Puntos
301-400 251-300 176-250 100-175

Interpretacin
SCI no confiable SCI no confiable SCI confiable SCI efectivo

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Riesgo Alto Moderadamente alto Moderado Bajo

Los elementos que se han definido para cada componente son los siguientes:
AMBIENTE DE CONTROL 1 2 3 4 5 6 7 8 VALORES ETICOS Y DE CONDUCTA INTERNA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SELECCIN DE PERSONAL MOTIVACIN E INCENTIVOS ADMINISTRACION DE SANCIONES ADMINISTRACIN DE VACACIONES CAPACITACION MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERES

EVALUACIN DEL RIESGO 1 2 3 4 5 6 7 8 OBJETIVOS ESTRATGICOS FACTORES EXTERNOS FACTORES INTERNOS MANEJO DEL CAMBIO RIESGO DE MERCADO RIESGO DE CREDITICIO RIESGO DE LIQUIDEZ RIESGO LEGAL Y OPERATIVO

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ACTIVIDADES DE CONTROL 1 CONTABILIDAD 2 PRESUPUESTOS 3 ADMINISTRACION DE SEGUROS 4 CAJA BANCOS 5 INVERSIONES 6 CUENTAS POR COBRAR 7 ACTIVOS FIJOS 8 CAPTACIONES EN AHORROS 9 CAPTACIONES EN PLAZO FIJO 10 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 11 PATRIMONIO INFORMACION Y COMUNICACIN 1 2 3 4 5 NORMATIVIDAD INTERNA ARQUITECTURA DE HARDWARE Y SOFTWARE PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION RESPALDO DE LA INFORMACIN

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